Die neuen GoBD: Regeln für die elektronische Buchführung und Rechnungsstellung ab 2015.

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Die neuen GoBD: Regeln für die elektronische Buchführung und

Rechnungsstellung ab 2015

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Inhaltsübersicht

1. Von den GoBS zu den GoBD

2. Die Neuerungen der GoBD

3. Die elektronische Aufbewahrung in der Praxis

4. ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft

5. Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung

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1. Von den GoBS zu den GoBD

Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 14.11.2014 :

• Inhalt: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“

• Unterschied zu GoBS: GoBS enthalten grobe Leitlinien. GoBD sind verbindlicher ausgestaltet.

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Inhaltsübersicht2. Die Neuerungen der GoBD

2.1 Für wen gelten die neuen Vorgaben?

2.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?

2.3 Welche Daten müssen aufbewahrt werden?

2.4 Ab wann gelten die GoBD?

2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen

2.6 Die Verfahrensdokumentation

2.7 Das interne Kontrollsystem

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2.1 Für wen gelten die GoBD?

Die Neuerungen der GoBD betreffen:

• alle buchführungspflichtigen Betriebe, die auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form erfüllen

• Steuerpflichtige, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen

Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften generell von jedem Unternehmer beachtet werden müssen.

Hinweis

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2.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?

Alle elektronischen Systeme, die für die betriebliche Buchführungrelevante Daten liefern:

• betriebliche EDV

• sogenannte Vor- und Nebensysteme

Jede elektronische Apparatur ist dahingehend zu untersuchen, ob sie buchführungsrelevante Daten liefert.

Hinweis

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2.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?

Beispiele:

• Anlagenbuchführung

• Lohnbuchhaltungssysteme

• elektronische Kassensysteme

• elektronische Warenwirtschaftssysteme

• elektronische Zahlungssysteme

• Taxameter

• Archiv- und Datenmanagementsysteme

 

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2.3 Welche Daten müssen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sind alle elektronisch steuerlich relevanten Daten aufbewahrungspflichtig.

Daten sind besteuerungsrelevant, wenn daraus Betriebsausgaben oder -einnahmen verbucht werden oder wenn sie sich in sonstiger Weise auf den steuerlichen Gewinn auswirken.  

Faustregel

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2.3 Welche Daten müssen aufbewahrt werden?

Beispiele für steuerlich relevante elektronische Daten:

• Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe

• Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu Bilanzpositionen

• Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern

• Belege für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungs-aufwendungen

• Daten aus separaten Systemen für die Reisekostenabrechnung

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2.3 Welche Daten müssen aufbewahrt werden?

Beispiele für steuerlich nicht relevante Daten:

• Rechtsgutachten (oft Streitpunkt in Betriebsprüfungen)

• Aufzeichnungen über Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten

• Unterlagen über Privatvermögen oder private Kontoverbindungen

• Personalakten

• betriebsinterne Statistiken

• Aufzeichnungen zu Zwecken des Controllings, der Erfolgsüberwachung oder des Risikomanagements

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2.4 Ab wann gelten die GoBD?

Die neuen Grundsätze sind für Veranlagungszeiträume ab dem 01.01.2015 anzuwenden und ersetzen die bisherigen GoBS.

Jeder sollte die Prüfung bestehender Prozesse und die erforderlichen Anpassungsarbeiten so schnell wie möglich in Angriff nehmen.  

Tipp

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2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit:

• Mittels elektronischer Buchführung muss sich ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können.

• Die Verarbeitungskette muss lückenlos nachvollziehbar sein.

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2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit:

Beispiel:Bei der A-GmbH wird der Wechsel des Buchhaltungsprogramms notwendig. Nach der Einführung des neuen Programms stellt sich heraus:

• Die Altbestände können nicht oder nur sehr aufwendig und mit vorgelagerten Konvertierungsarbeiten ins neue System übernommen werden.

• Die Daten können nur noch als PDF-Datei lesbar gemachtwerden.

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2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit:

Im Beispielsfall ergeben sich verschiedene Probleme im Hinblick auf die Nachprüfbarkeit:

• Der Inhalt der ursprünglichen Dateien darf nicht verändert werden.

• Es dürfen keine Informationen verlorengehen.

• Die Umwandlung der Daten eines Buchführungsprogramms in PDF-Dateien ist untersagt.

Findet sich keine Lösung zur direkten Übernahme ins neue System, muss die Vorgängersoftware inklusive der Datenbestände für den Rest der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.  

Konsequenz

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2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen

Vollständigkeit:

• Für jeden Geschäftsvorfall sind alle relevanten Informationen aufzuzeichnen.

• Verdichtete Aufzeichnungen sind nur zulässig, wenn sich die Zusammensetzung nachvollziehen lässt und die einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden können.

• Stornobuchungen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein. • E-Mail-Anhänge mit relevanten Informationen sind aufzubewahren.

Wenn es auf den genauen Zeitpunkt der Zustellung ankommt, sollte auch die Träger-E-Mail aufbewahrt werden.  

Hinweis

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2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen

Richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung:

• Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen.

• Unbare Vorgänge sollten innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden.

• Bei Kasseneinnahmen gilt die Regel der täglichen Erfassung zumindest in einem (elektronischen) Kassenbuch.

Wenn kein Dokumentenmanagementsystem mit automatischer Dokumentation eingesetzt wird, kann das elektronische Kassenbuch jeden Tag einmal als PDF-Datei abgespeichert werden. 

Hinweis

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2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen

Richtige und zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung bei periodischerBuchung:

• unbare Geschäftsvorfälle eines Monats bis Ablauf des folgenden Monats

• Verlust von Unterlagen vorbeugen

-laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen

-Ablage in besonderen Ordnern

-elektronische Grundbuchaufzeichnungen in Kassen-, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystemen 

Maßnahmen

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2.5 Die neuen Grundsätze im Einzelnen

Ordnung und Unveränderbarkeit:

• systematische Erfassung

• übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen

-Änderungshistorie

-problemloser Datenaustausch mit anderen Systemen

-Formattreue 

Anforderungskriterien an Software

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2.6 Die Verfahrensdokumentation

Vermutlich wird die Finanzverwaltung die Verfahrensdokumentation künftig verstärkt ins Visier nehmen.

Aus der Dokumentation müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.

Anforderungskriterien

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2.6 Die Verfahrensdokumentation

Diese Punkte müssen in der Verfahrensdokumentation enthalten sein:

• Allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme

• Anwenderdokumentation• technische Systemdokumentation • Betriebsdokumentation• Beschreibung des „internen Kontrollsystems“• Datensichersicherungskonzept • Historie der eingesetzten Programme • Änderungen innerhalb der Dokumentation

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2.7 Das interne Kontrollsystem

Das interne Kontrollsystem umfasst folgende Aspekte:

• Kontrolle der Zugangs- und Zugriffsberechtigungen

• Funktionstrennungen

• Erfassungskontrolle

• turnusmäßige Kontrolle der zutreffenden technischen Verarbeitung

• Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten

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Inhaltsübersicht3. Die elektronische Aufbewahrung in der Praxis

3.1 Grundregeln der elektronischen Archivierung

3.2 Das ersetzende Scannen

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3.1 Grundregeln der elektronischen Archivierung

Systematik der Ablage:

• nachvollziehbarer Dateiname

• Auffindbarkeit der Dokumente anhand eines Indexsystems

Entscheiden Sie sich für ein Ordnersystem, sollte die Ordnerstruktur vorab geplant und ggf. grafisch dargestellt werden.

Bei größerem Belegvolumen ist möglicherweise der Einsatz eines Datenmanagementsystems sinnvoll.

Hinweise

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3.2 Das ersetzende Scannen

Nahezu sämtliche Papierbelege des Unternehmens können durch Einscannen elektronisch erfasst werden.

Vorteil:Papierbelege können vor Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

-sechs Jahre (z.B. Geschäftsbriefe und geschäftliche E-Mail-Korrespondenz)-zehn Jahre (z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege)

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

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3.2 Das ersetzende Scannen

Personelle Anforderungen:

• In die Verfahrensdokumentation ist aufzunehmen, welche Mitarbeiter für den Prozess der zu scannenden Belege bis hin zur Vernichtung der Originale verantwortlich sind.

• Es muss dokumentiert werden, dass die Mitarbeiter in ihre Aufgaben eingewiesen wurden.

• Bei externen Dienstleistern ist genau zu dokumentieren, welche Prozessschritte diese übernehmen.

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3.2 Das ersetzende Scannen

Technische Anforderungen:

• Genaue Beschreibung der Hard- und Software, die zur Digitalisierung und Aufbewahrung verwendet wird

• Hard- und Software muss technisch auf einem hinreichenden Niveau sein, um die Lesbarkeit zu gewährleisten sowie die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit den Originalen zu garantieren

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3.2 Das ersetzende Scannen

Beschreibung des Verfahrensablaufs:

• Eingang bzw. Generierung der Belege

• Scanprozess

• elektronische Ablage

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3.2 Das ersetzende Scannen

Weitere Hinweise zum Ablauf des Scanprozesses:

• Vorbereitend muss eine Auswahl getroffen werden, welche Dokumente ersetzend gescannt werden können.

• Bestimmte Dokumente sind vom ersetzenden Scannen auszunehmen (z.B. Urkunden, gerichtliche Entscheidungen sowie Jahresabschlüsse).

Nicht scannen sollte man Papierdokumente, bei denen man keinen verwertbaren Scan erzeugen kann.

Papierdokumente müssen vollständig lesbar sein.  

Hinweise

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3.2 Das ersetzende Scannen

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Verfahrensablauf: Posteingang und ggf. Vorsortierung der zu scannen-

den Papierdokumente

Identifikation der zu scannenden Belege

Vorbereitung und Digitalisierung der Belege sowie richtige,

indizierte elektronische Ablage im Dateisystem

Vernichtung der Papierbelege

Löschung der digitalen Archivbestände nach Ende der

Aufbewahrungsfrist

Kontrolle auf Voll-ständigkeit, Lesbarkeit

und Plausibilität

Anwendung des Vieraugenprinzips

Hochwertiges Scan-verfahren erforderlich;

Einrichtung von Zugriffs-beschränkungen,

Abgleich mit Papierbelegen

technische Einweisung der

Mitarbeiter

erst nach Endkontrolle

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4. ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft

ZUGFeRD – einheitliches Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch:

• Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN/CEFACT und ist i.d.R. mit ausländischen Systemen kompatibel.

• Durch Integration in die elektronische Rechnungsdatei wird eine maschinelle Auswertung in modernen Buchhaltungssystemen möglich.

• Hierzu enthält die XML-Datei standardisierte „qualifizierte Textfelder“ für vordefinierte Informationen.

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4. ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft

Standardisierte „qualifizierte Textfelder“ für vordefinierte Informationen:

Standarddaten werden rechnungsübergreifend im XML-Teil immer nach derselben Norm gespeichert.

- Basic- Comfort - Extended

Varianten

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5. Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung

Kostet das alles nicht nur Geld und verkompliziert die betrieblichen Abläufe noch mehr?

Die Anfangskosten werden sich rasch amortisieren. 

Antwort

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5. Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung

Sicher, dass die Betriebsprüfung elektronische Bücher und Rechnungen akzeptiert?

Verfahrensdokumentation dient dazu, dass sich der Betriebsprüfer einen Überblick über die betrieblichen Abläufe verschaffen kann.

Kann die Prüfsoftware IDEA eingesetzt werden und wurden die Kriterien des Scannens beachtet, dürfte es keine Probleme geben.

Antwort

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5. Weitere Fragen zur elektronischen Buchführung

Was passiert, wenn durch die Anpassungen oder beim ersetzenden Scannen Daten verlorengehen?

-Schätzen der Besteuerungsgrundlage

- Verspätungszuschläge

Antwort

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit