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Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 1 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017 Die wichtigsten Eckpunkte zu den GoBD mit Hinweisen zu den Registrierkassen Inhalt 1. Wichtige Eckpunkte zur Archivierung von Daten und elektronischen Belegen im Sinne der GoBD .......................................................................................................................... 2 1.1. Im Unternehmen eingehende Belege ................................................................................................2 1.2. Im Unternehmen mittels Softwareprogrammen (ERP Systeme) erzeugte Daten ......................3 1.3. Word und Excel im Sinne der GoBD .................................................................................................4 2. Wichtige Eckpunkte - die Verfahrens- und Ablaufdokumentationen / das interne Kontrollsystem / Datensicherung .................................................................................................. 5 2.1. IKS internes Kontrollsystem.............................................................................................................5 2.2. Datensicherheit .....................................................................................................................................5 2.3. Verfahrensdokumentationen ...............................................................................................................5 3. Wichtige Eckpunkte - Die GoBD und Ihre laufende Buchhaltung ............................................. 7 3.1. Zeitgerechte Buchung, Verarbeitung und Ablage beim Unternehmen.........................................7 3.2. Zeitgerechte Buchung, Verarbeitung und Ablage beim Steuerberater ........................................7 4. Wichtige Eckpunkte die Unveränderbarkeit von Buchungen ................................................. 9 4.1. Buchungen und Eingaben ...................................................................................................................9 4.2. Stammdaten ..........................................................................................................................................9 5. Wichtige Eckpunkte - Einzelaufzeichnungspflichten ab dem 01.01.2017............................... 10 5.1. Allgemein zu dieser Vorschrift ..........................................................................................................10 5.2. Welche Betriebe können eine Befreiung erlangen? ......................................................................11 5.3. Welche Betriebe können sich nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht ab dem 01.01.2017 befreien lassen:..............................................................................................................12 5.4. Informationen und Beispiele..................................................................................................... 13 6. Wichtige Eckpunkte zu den Registrierkassen ........................................................................... 15 7. Wichtige Eckpunkte Was sind Vor- und Nebensysteme? ..................................................... 17 8. Fazit Warum ist das alles so wichtig?...................................................................................... 18

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Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 1 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

Die wichtigsten Eckpunkte zu den GoBD mit Hinweisen zu den Registrierkassen

Inhalt

1. Wichtige Eckpunkte zur Archivierung von Daten und elektronischen Belegen

im Sinne der GoBD .......................................................................................................................... 2

1.1. Im Unternehmen eingehende Belege ................................................................................................ 2

1.2. Im Unternehmen mittels Softwareprogrammen (ERP Systeme) erzeugte Daten ...................... 3

1.3. Word und Excel im Sinne der GoBD ................................................................................................. 4

2. Wichtige Eckpunkte - die Verfahrens- und Ablaufdokumentationen / das interne

Kontrollsystem / Datensicherung .................................................................................................. 5

2.1. IKS – internes Kontrollsystem ............................................................................................................. 5

2.2. Datensicherheit ..................................................................................................................................... 5

2.3. Verfahrensdokumentationen ............................................................................................................... 5

3. Wichtige Eckpunkte - Die GoBD und Ihre laufende Buchhaltung ............................................. 7

3.1. Zeitgerechte Buchung, Verarbeitung und Ablage beim Unternehmen ......................................... 7

3.2. Zeitgerechte Buchung, Verarbeitung und Ablage beim Steuerberater ........................................ 7

4. Wichtige Eckpunkte – die Unveränderbarkeit von Buchungen ................................................. 9

4.1. Buchungen und Eingaben ................................................................................................................... 9

4.2. Stammdaten .......................................................................................................................................... 9

5. Wichtige Eckpunkte - Einzelaufzeichnungspflichten ab dem 01.01.2017 ............................... 10

5.1. Allgemein zu dieser Vorschrift .......................................................................................................... 10

5.2. Welche Betriebe können eine Befreiung erlangen? ...................................................................... 11

5.3. Welche Betriebe können sich nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht ab dem

01.01.2017 befreien lassen: .............................................................................................................. 12

5.4. Informationen und Beispiele..................................................................................................... 13

6. Wichtige Eckpunkte zu den Registrierkassen ........................................................................... 15

7. Wichtige Eckpunkte – Was sind Vor- und Nebensysteme? ..................................................... 17

8. Fazit – Warum ist das alles so wichtig? ...................................................................................... 18

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1. Wichtige Eckpunkte zur Archivierung von Daten und elektronischen Belegen

im Sinne der GoBD

Kein Problem in der Praxis stellen üblicherweise Finanzbuchhaltungsprogramme dar. Diese

speichern die Buchungsdaten bereits seit 2002 im sogenannten GDPdU-Format und können für

Zwecke der Betriebsprüfung ausgegeben werden. Sind elektronische Belege an den Buchungen

angehängt, so werden diese ebenso an die Finanzverwaltung mit ausgegeben.

Wie verhält es sich aber bei ERP-Systemen, Faktura-Programmen oder digitalen Belegen?

Es existiert eine im System abgespeicherte Rechnungs-Vorlage zur Rechnungsstellung in Word

oder Excel. Wird eine Rechnung mit einer Word- oder Excel-Vorlage erstellt, ausgedruckt und in

Papierform versandt, jedoch nicht abgespeichert, dann handelt es sich um eine Rechnung in

Papierform, die in Papierform aufbewahrt werden muss und darf.

Wird diese Rechnung zusätzlich oder anstatt dem Papierausdruck abgespeichert, liegt ein digitaler

Beleg vor. Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist dann nicht mehr zulässig.

1.1. Im Unternehmen eingehende Belege

Im Unternehmen gehen Papierbelege, E-Mail mit angehängten Rechnungen ein, es werden Belege

von Plattformen, wie beispielsweise von Amazon, downgeloaded oder es werden Papierbelege zur

weiteren Verarbeitung gescannt.

Auch weiterhin ist es zulässig, dass eingehende Papierbelege vollständig in „Papierform“

abgelegt und aufbewahrt werden. Es besteht keine Pflicht zur Digitalisierung.

Für die Digitalisierung gilt Folgendes:

Per Post oder E-Mail eingehende Belege, die zur digitalen Speicherung gescannt werden und nicht

an die Buchung / Finanzbuchhaltung angehängt werden:

Eine Speicherung dieser Daten beispielsweise im Windows Explorer (Dateiform) genügt nicht

den Anforderungen der GoBD an die revisionssichere Speicherung. Diese Daten können

beispielsweise gelöscht werden.

Ein Ausdruck einer per E-Mail eingegangenen Rechnung erfüllt nicht die Voraussetzung der

GoBD. Die elektronische Rechnung ist in dem Format aufzubewahren, wie diese

eingegangen ist.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 3 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

Die E-Mail als solche, nämlich als reiner „Briefumschlag“ ist nicht aufbewahrungspflichtig.

Eine E-Mail ist dann aufbewahrungspflichtig, wenn in der E-Mail selbst Inhalte mit steuerlicher

Relevanz enthalten sind. Dies kann beispielsweise bei einem Schriftwechsel über eine

Rechnungskorrektur der Fall sein.

Per Post oder E-Mail eingehende Belege, die zur digitalen Speicherung gescannt werden und an

die Buchung / Finanzbuchhaltung angehängt werden:

Wird das ersetzende Scannen betrieben und die Belege werden dem Buchungssatz in der

Buchhaltung „angehängt“ – so findet in aller Regel eine revisionssichere Speicherung der Daten

in einem Archivsystem statt. Die Papierbelege dürfen vernichtet werden.

Für beide Varianten ist zwingend ein Archivsystem einzurichten. Mit dem Archivsystem und dem

ersetzenden Scannen müssen sogenannte Verfahrens- und Ablaufdokumentationen erstellt

werden. Im Ergebnis muss beschrieben werden – wer wann was an Tätigkeiten verrichtet, dass ein

Abgleich der gescannten Belege mit dem Papierbeleg vorgenommen wird und das entsprechende

Sicherheitsvorkehrungen gegen Verlust, Löschung oder Fehler getroffen werden.

1.2. Im Unternehmen mittels Softwareprogrammen (ERP Systeme) erzeugte

Daten

Hier ist darauf zu achten, dass alle eingesetzten Softwareprogramme wie ERP-Systeme,

Hotelverwaltungsprogramme, Warenwirtschaftssysteme, Fakturierungssystem den GoBD

entsprechen und damit die Daten fiskalfähig gespeichert sind sowie einen Zugriff möglich

machen. Hier gibt es bei auf dem Markt erhältlichen Programmen nach wie vor Lücken in der

Speicherung oder dem Datenzugriff. Daher muss der Unternehmer direkt bei seinen Herstellern

anfragen, denn gesetzliche Zertifikate gibt es (noch) nicht.

DER TIPP - Werden Schriftwechsel, E-Mails, Angebote, Rechnungen usw. in der ERP-Software

erzeugt und dort in elektronischer Form vorgehalten, so kann nur dringend zur einer Anbindung

an ein gängiges revisionssicheres Archivierungssystem bzw. DMS-System geraten werden.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 4 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

1.3. Word und Excel im Sinne der GoBD

Bei der Rechnungsstellung mittels Word oder Excel - liegt eine elektronische Rechnung vor, die

dem Grundsatz der Unveränderbarkeit unterliegt. Dies ist dann der Fall, wenn mittels einer Vorlage

die Rechnung geschrieben wird und je Kunden auch gespeichert wird.

Eine Ausnahme besteht nur, wenn mittels der Vorlage eine Rechnung geschrieben und gedruckt

wird – diese Datei aber nicht gespeichert wird. Es ist also nur die Vorlage gespeichert, die für jede

Rechnung überschrieben wird. Dies dürfte die Ausnahme darstellen.

Ist die Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder die Online-Archivierung

wirklich der einzige Weg, die Unveränderbarkeit sicherzustellen?

Laut den GoBD genügt die Speicherung von digitalen Belegen in einem normalen Dateisystem

nicht. In einem (Windows) Dateimanager kann eine unveränderbare Historisierung nicht hergestellt

werden. Dies kann auch nicht durch die Einrichtung von Berechtigungen umgangen werden, da der

Administrator selbst immer löschen und verändern könnte. Die Ablage der elektronischen Belege

muss daher zwingend in einem DMS erfolgen, was die Unveränderbarkeit und Historisierung

garantiert.

Wird eine Word- oder Excel-Rechnung als solche in einem „File-System“ gespeichert, so gilt sie als

elektronisches Dokument, welches unveränderbar gespeichert werden muss. Auf den weiteren

Verfahrensweg – per Post oder E-Mail – kommt es dann nicht mehr an.

Zu der Frage, ob dieses System in der Hard- und Software des Anwenders oder in einer Cloud-

Lösung implementiert wird, treffen die GoBD keine Aussage. Jedoch ist auch bei Cloud-Lösungen

darauf zu achten, dass diese Daten 10 Jahre lang vollständig verfügbar sind. Es gelten hierbei die

gleichen gesetzlichen Vorschriften wie bei im Haus gespeicherten Daten, auch was den Schutz vor

Verlust oder Vernichtung betrifft.

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2. Wichtige Eckpunkte - die Verfahrens- und Ablaufdokumentationen / das

interne Kontrollsystem / Datensicherung

2.1. IKS – internes Kontrollsystem

Um alles „richtig“ zu machen, hat der Unternehmer Kontrollen einzurichten, durchzuführen und zu

protokollieren. Im Wesentlichen handelt es sich um:

Zugangs- und Berechtigungskontrollen – wer darf was, wie und wann?

Erfassungskontrollen und Verarbeitungskontrollen der tätigen Personen

Vorbeugung von bewussten und unbewussten Abänderungen von Daten, Programmen oder

Dokumenten – zum Beispiel: Wer darf stornieren?

Der Umfang eines IKS ist abhängig von der Größe und Struktur sowie der Ausrichtung des

Unternehmens – eine Analyse der Betriebsabläufe muss möglich sein.

2.2. Datensicherheit

Der Unternehmer ist verantwortlich, um seine IT vor Verlust, Vernichtung, Unauffindbarkeit oder

Diebstahl zu sichern. Hat der Unternehmer seine Daten nicht per Datensicherung gesichert, ist

das ein schwerwiegender formaler Mangel, der Sicherheitszuschläge bewirken kann.

Bei höherer Gewalt wie Hochwasser entscheidet der Einzelfall über die Folgen, also ob sich der

Unternehmer ausreichend abgesichert hat.

Das Finanzamt interessiert keine Zertifikate und Testate, der Unternehmer haftet aktuell für die

Fiskalfähigkeit und Datensicherheit.

2.3. Verfahrensdokumentationen

Verfahrensdokumentationen bilden den Aufbau, Ablauf und die Ereignisse des DV-Verfahrens und

sämtliche Handbücher im Allgemeinen ab. Diese Dokumentation umfasst in aller Regel:

Die Anwenderdokumentation muss alle Informationen enthalten, die für eine sachgerechte

Bedienung des DV-Systems erforderlich sind.

Die Technische Systemdokumentationen trifft Aussagen über Netzinfrastruktur, Software-

Standardkomponenten und individuelle Software

Die Betriebsdokumentation beschreibt Berechtigungen, Arbeitsabläufe, Datensicherungs-

verfahren, Verfahrens- und Freigabeverfahren

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 6 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

Die hierfür zur Verfügung stehenden Mustervorlagen müssen auf die Abläufe und Bedürfnisse in

den Unternehmen individuell angepasst werden.

Einer Verfahrensdokumentation soll erhebliche Bedeutung beigemessen werden, da der Prüfer sich

damit in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können soll.

Für die Praxis gesprochen – das sind Unterlagen für die Prüferakte, die schlichtweg Fleißarbeit und

unliebsamen Papierkram bedeuten. Vorschriften zu Inhalt und Form gibt es aktuell nicht. Es ist auch

unklar, was geschieht, wenn diese Dokumente nicht vorhanden sind. Gerade in bargeldintensiven

Betrieben dürfte dies aber schwerwiegende Folgen haben. Dies gibt auch die aktuelle

Rechtsprechung wieder, wonach das Fehlen einer Bedienungsanleitung für eine Kasse ein

schwerwiegender formaler Mangel ist – Folge Sicherheitszuschläge.

Die Mustervorlage einer Verfahrensdokumentation und die Checkliste GoBD /

Verfahrensdokumentation Kasse finden Sie auf unserer Homepage im

Downloadbereich – Rubrik „GoBD“.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 7 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

3. Wichtige Eckpunkte - Die GoBD und Ihre laufende Buchhaltung

Die GoBD treffen nicht nur Aussagen darüber, wie Belege elektronischer Art vorgehalten werden

müssen, sondern auch darüber, wie die Buchhaltung beschaffen sein und vor allem in zeitlicher

Hinsicht erstellt werden muss.

Bislang konnten Sie als Unternehmer sagen – das macht der Steuerberater, „ich liefere nur Belege“.

Wobei auch bislang eine „willkürliche Belegsammlung“ nicht den gesetzlichen Anforderungen

entsprach und damit verworfen werden konnte.

3.1. Zeitgerechte Buchung, Verarbeitung und Ablage beim Unternehmen

Sinngemäß darf ein Beleg nicht zu lange in der Schwebe bleiben, also nicht der Buchhaltung

oder Verarbeitung zugeführt werden.

Daher muss die „Verarbeitung“ innerhalb von 10 Tagen erfolgen, durch Erfassung,

Nummerierung oder geordnete Belegablage. Letzteres dürfte der Praxisfall sein für

Unternehmen, die keine Buchhaltung im Haus führen.

Für Unternehmen, die selbst buchen gilt - alle Buchungen müssen nach den neuen GoBD zum

Ende des nächsten Monats festgeschrieben sein. Die gewährte Dauerfristverlängerung oder

die Quartalsbuchhaltung nimmt dabei keinen Einfluss.

Alternativ kann die Bereitstellung und Erfassung der Belege auf Portalen wie beispielsweise auf

DATEV Unternehmen online erfolgen. Es handelt sich hierbei um die Plattform zum

Datenaustausch zwischen dem Unternehmen und unserer Kanzlei.

Die Kasse muss insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben immer täglich geführt werden.

Dies gilt für die offene Ladenkasse wie auch für elektronische Kasse- und Wiegesysteme.

Wird das Belegwesen nicht zeitnah geführt, gilt die Buchhaltung als formal nicht korrekt und kann

verworfen werden. Beispiel: Eine von Ihnen beanstandete Rechnung vom Mai wird erst nach

Einigkeit mit dem Lieferant im August in die Buchhaltung eingereicht.

3.2. Zeitgerechte Buchung, Verarbeitung und Ablage beim Steuerberater

Alle Buchungen müssen nach den neuen GoBD zum Ende des nächsten Monats

festgeschrieben sein. Dauerfristverlängerung oder Quartal nimmt dabei keinen Einfluss. Ob

dies praxisnah ist, sei aktuell dahingestellt. Im Ergebnis werden hier Gerichte über die

Zumutbarkeit und Machbarkeit entscheiden müssen.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 8 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

Der Steuerberater muss die Buchhaltung endgültig und damit unveränderbar festschreiben und

zuvor ordentlich erstellen, was bei einer „Schuhkartonbuchhaltung“ nicht möglich ist.

Es empfiehlt sich daher Belege soweit als möglich digital zu übermitteln, Vorerfassungssysteme

zu nutzen und Daten aus Vorsystemen mittels Schnittstellen in die Buchhaltung einzulesen.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 9 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

4. Wichtige Eckpunkte – die Unveränderbarkeit von Buchungen

4.1. Buchungen und Eingaben

Überall dort, wo elektronische Daten erfasst werden, müssen diese Daten „fiskalfähig“ erfasst

und festgeschrieben werden.

Dies bedeutet: Diese Buchungen, beispielsweise in einer Kasse oder in der Finanzbuchhaltung,

dürfen nicht veränderbar sein.

Natürlich muss trotzdem noch etwas korrigiert werden können, dies muss systemseitig aber

erkennbar und gespeichert werden. Tragen Sie in einem elektronischen Fahrtenbuch eine Fahrt

versehentlich mit 80 KM statt mit 8 KM ein, so muss die Ursprungseingabe festgeschrieben

sein. Mit der Korrektur wird die Zeile vorher erkenntlich durchgestrichen und es wird eine

Korrekturzeile eingefügt. Das ist fiskalfähig.

Buchungen in der Buchhaltung müssen festgeschrieben werden. Die Festschreibung hat bis

zum Ende des nächsten Monats, welcher der Buchung folgt, zu erfolgen. Eine Buchung für eine

Eingangsrechnung vom 03.05.2017 ist daher bis zum 30.06.2017 auf endgültig zu setzen.

Elektronische Registrierkassen müssen die erfassten Daten in unveränderbarer Form

speichern. Wir sprechen von Kassen mit „Datenhaltung“. Der Ausdruck eines Z-Bons

interessiert das Finanzamt nicht, sondern nur der Zugriff auf die elektronischen Kassendaten.

Das Entstehen der Buchung ist prüfungsrelevant, nicht der Ausdruck.

4.2. Stammdaten

Auch der Artikelstamm eines Kassensystems oder ERP Programmes muss eine Historie

abbilden. Es muss erkennbar sein, wann eine Preiserhöhung im Artikelstamm erfolgte, sich ein

Name oder eine Adresse im Lieferanten- oder Kundenstamm geändert hat.

In elektronischen Aufzeichnungssystemen (Kasse) sind die Benutzer mit Namen anzulegen, um

beispielsweise zu erkennen, wer etwas verändert oder korrigiert hat. Gleiches gilt auch für

Stornierungen in den jeweiligen System, vor allem in Registrierkassen.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 10 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

5. Wichtige Eckpunkte - Einzelaufzeichnungspflichten ab dem 01.01.2017

5.1. Allgemein zu dieser Vorschrift

Zum 01.01.2017 wurden mehr oder weniger öffentlichkeitswirksam die Vorschriften zur

Einzelaufzeichnung gravierend geändert. Hierfür muss der entsprechende Gesetzestext zitiert

werden.

§ 146 Abs. 1 der Abgabenordnung - Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für

Aufzeichnungen

Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig,

zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich

festzuhalten. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei

Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht.

Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des

§ 146a verwendet.

Die Aufzeichnungspflichten treffen Bilanzierende und Einnahme-Überschuss-Rechner

Die gesetzliche Neuregelung trifft damit vor allem Dienstleister, die bisher eine „offene Ladenkasse“

geführt und die Summe der Tageseinnahmen mittels Tageskassenbericht ermittelt haben. Sie sind

nunmehr ausdrücklich zur Einzelaufzeichnung jedes Umsatzes verpflichtet, ohne unter die enge

Ausnahmeregelung zu fallen.

In vielen Branchen ist die Verwendung einer offenen Ladenkasse damit seit 01.01.2017 mit

erheblichen Risiken behaftet. Es wird daher der Einsatz fiskalfähiger Kassen dringend empfohlen.

Denn mit der Einzelaufzeichnungspflicht ist ein Tageskassenbericht nicht mehr zulässig, da dieser

eben nicht die einzelnen Einnahmen dokumentiert.

Die Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht ist möglich, wenn vier Voraussetzungen

erfüllt sind:

1. Verkauf von Waren (also nicht Dienstleistungen)

2. Vielzahl von Verkäufen

3. Nicht bekannte Personen

4. Barzahlung

Die Befreiung greift nicht, wenn ein elektronisches System verwendet wird.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 11 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

5.2. Welche Betriebe können eine Befreiung erlangen?

Automatengeschäfte (Vorsicht: liegt beim BFH)

Bäckerei

Bäckerei mit Lebensmitteleinzelhandel

Blumenladen

Bratwurstbude (reiner Straßenverkauf)

Dönerbude (reiner Straßenverkauf)

Einzelhandelsgeschäfte

Einzelhandel mit Kurzwaren

Einzelhandel mit Lebensmitteln

Einzelhandel mit Schreibwaren

Einzelhandel mit Tabakwaren

Kioske

Marktstände mit Verkauf von Waren

Metzgerei

Obst- und Gemüsehändler

Selbstbedienungsläden

Supermärkte

Teilbereiche von Betrieben wie Passagengeschäfte und Ramschtische

Verkaufswagen

Warenverkauf bei besonderen Anlässen wie Stoßgeschäft und

Schlussverkauf

vergleichbare Berufsgruppen, die allgemein Waren an ihnen der Person nach

unbekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahlung verkaufen

Wichtig: Dies ist nur eine kleine, nicht abschließende, Auflistung.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 12 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

5.3. Welche Betriebe können sich nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht

ab dem 01.01.2017 befreien lassen:

Änderungsschneiderei

Ärzte

Aufzeichnung von Videoaufnahmen

Autoverleih

Bar

Bauarbeiten und Reparaturarbeiten

Café

Dachdeckerei

Dienstleistungsbranchen allgemein

Diskothek

Eisdiele

Fahrrad-Reparaturwerkstatt

Fahrzeugreinigung

Fensterreinigung

Friseure

Gartenbaubetrieb

Gaststätten

Gerüstbauer

Gipserarbeiten

Handwerker allgemein

Heilpraktiker

Hotel

Hüten von Haustieren

Kfz-Werkstatt

Krankengymnast

Malerbetrieb

Mannequindienste für Werbe- und

verkaufsfördernde Zwecke

Nagelstudio

Omnibusunternehmen

Personalvermittlung

Physiotherapeut

Reinigungsbetrieb (Kleidung)

Reiseunternehmen

Schifffahrtsbetrieb

Schreibbüro

Spielcasino

Spielhallen

Stehbierhallen

Tierarzt

Vermietung von Verkaufsständen

Vermietung von Werbeflächen

Waschanlage

Wellnessmassage

Werbeagentur

Zustelldienste

Wichtig: Dies ist nur eine kleine, nicht abschließende, Auflistung.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 13 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

5.4. Informationen und Beispiele

Das Deutsche Patent- und Markenamt (www.dpma.de) hat zum 01.01.2017 eine 20-seitige

alphabetische Liste „Dienstleistungen" herausgegeben. Diese Auflistung ist zwar nicht für das

Steuerrecht maßgebend, bietet aber trotzdem hilfreiche Infos.

Die Liste kann unter folgender Internetadresse abgerufen werden:

https://www.dpma.de/service/klassifikationen/nizzaklassifikation/

Die Befreiung ist auf Antrag auch rückwirkend möglich, wenn die Aufzeichnungs- und

Aufbewahrungspflicht eine Härte mit sich bringt.

Ein Beispiel wäre die Einzelaufzeichnung von Kundennamen und Adressen.

Auch Nutzer der offenen Ladenkasse müssen damit neuerdings die Einnahmen und Ausgaben

einzeln aufzeichnen.

Umfang der Einzelaufzeichnung

Datum

Bruttobetrag

Umsatzsteuersatz

Inhalt des Geschäftes (Leistungsbeschreibung)

Name des Kunden (abhängig vom Einzelfall)

Adresse des Kunden (abhängig vom Einzelfall)

Erfüllung durch

Händische Quittungen

Einzelaufzeichnung im Kassenbuch

Erfassung in der Registrierkasse

Aus der Einzelaufzeichnung muss sich der zutreffende und vollständige Geschäftsvorfall ergeben.

Gerade bei elektronischen Registrierkassen kann bzw. muss die genaue Aufzeichnung zutreffend

erfüllt werden.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 14 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

Wichtige Eckpunkte – Bespiele für Einzelaufzeichnungspflichten ab dem 01.01.2017

Textileinzelhandel

1 Herrenhemd extra gestärkt, uni blau, Größe 42 – 49,95 EUR (richtig)

1 Herrenhemd – 49,95 EUR (falsch)

Metzgerei

100 g Pfeffersalami – 2,75 EUR

1 ungarische geräucherte Paprikawurst, 500 g – 14,50 EUR (richtig)

Salami – 2,75 EUR

1 x Stückpreis – 14,50 EUR (falsch)

Gastronomie

Forelle im Salzmantel – 21,50 EUR (richtig)

Diverse Küche – 21,50 EUR (falsch)

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 15 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

6. Wichtige Eckpunkte zu den Registrierkassen

Die schärfsten Veränderungen sind sicherlich im Bereich der Kassen- und Wiegesysteme

eingetreten, also vor allem für die Branchen Metzgerei, Gastronomie und Hotellerie.

Zu beachten sind insbesondere:

Einsatz fiskalfähiger Kassen und Wiegesysteme ab dem 01.01.2017. Wer dagegen verstößt,

missachtet auf gröbste Weise formelle Vorschriften und es drohen Hinzuschätzungen oder im

schlimmsten Falle Steuerstrafverfahren.

Diese Kassen müssen die Daten speichern und ausgeben können – auf die Dauer der

gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Die Kassen sind zum 31.12.2019 auf vom Bundesamt für Sicherheit zertifizierte Kassen

aufzurüsten.

Bedienungsanleitungen, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung,

die Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern.

Bei Einsatz einer Registrierkasse und Waagen gilt eine Mindestdokumentation.

Geräteunterlagen, Protokolle, Einsatzorte und Zeiträume sowie Handbücher / Anweisungen

müssen vorliegen.

Die Kassen sind täglich zu führen.

Tägliches Auszählen des Bargeldbestandes und Abgleich mit dem Soll-Bestand laut Kasse.

Dabei muss kein „amtliches Zählprotokoll“ verwendet werden – wie Sie zählen und das Ergebnis

dokumentieren ist Ihnen überlassen.

Keine Kassenfehlbeträge.

Stornos sind lückenlos sowie einzeln dokumentiert und der Grund ist am besten systemseitig

hinterlegt.

Das Zustandekommen und die Zusammensetzung der Tageseinnahmen nach einzelnen Artikel

muss sich ergeben.

Zum 01.01.2018 wird die Kassennachschau in Kraft treten. Ein Prüfer darf damit wie bei einer

Zoll-Prüfung unangekündigt sich von ordnungsgemäßen Führung der Kassensysteme

überzeugen. Verstöße können mit Geldbußen ab 2.500 EUR geahndet werden.

Tipp: Ist alles korrekt gespeichert, ist ein Ausdruck der Z-Bons bzw. der

Tagesabschlüsse nicht erforderlich.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 16 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

Tipps für die Kassenführung

Das Kassenbuch auf dem zertifizierten DATEV Unternehmen täglich online führen. Diese Daten

werden täglich festgeschrieben

In der Registrierkasse einen Kellner für Mitarbeiteressen und Getränke anlegen, die umsonst

ausgereicht werden. Dieser Haus- oder Mitarbeiterbon ermöglicht die Verbuchung der Artikel

mit dem Wert 0 sowie eine extra Dokumentation. Im Gespräch mit dem Betriebsprüfer hilft es,

wenn dieser bemängelt, dass der Wareneinsatz zu hoch sei oder der Umsatz vermeintlich zu

niedrig.

In der Registrierkasse einen Kellner für Gäste / Lieferanten / Geschäftspartner (Freibon)

anlegen, die bspw. ein Getränk umsonst erhalten. Das hilft ebenso bei der Nachkalkulation.

Bei Stornos in der Kasse den Stornogrund eingeben oder handschriftlich vermerken mit

Namen des Stornierenden bspw. bei Reklamationen, Rückgaben von Bestellungen oder echten

Stornierungen. Damit ist jede Abweichung perfekt dokumentiert und es zudem gibt

Kassensysteme, mit denen der Stornogrund auf den Bon gedruckt werden kann. Falls die Kasse

diese Möglichkeit nicht hat, lassen Sie den Bon von der Servicekraft abzeichnen und vermerken

alles handschriftlich. Diese Bons dann zu der Tagesabrechnung heften.

Keine Saldierungen von Stornos!

Wer im Außenbereich seiner Gastronomie keine extra Registrierkasse aufstellen kann oder will,

kann sich so behelfen - einfach eine Strichliste pro Artikel führen und die draußen verkauften

Produkte (nachträglich oder parallel) an diesem Tag in die elektronische Kasse einbuchen, am

besten auch auf einen extra Kellner. Dies gilt insbesondere bei einmaligen oder nicht ständig

wiederkehrenden Anlässen.

Wenn bspw. Kartonage für Essensreste eingekauft und ausgereicht werden – in der Kasse

erfassen, entweder umsonst oder bspw. für 50 Cent. – Grund ist die Verpackungskalkulation

bei Pizzerien und vergleichbaren Betrieben. Dies gilt vor allem dann, wenn Speisen auch außer

Haus mit Kartonage verkauft wird.

Unregelmäßigkeiten wie Stornos, Diebstahl, Abweichungen, Verderb oder

Wechselgelddifferenzen sind dokumentiert.

Einzelne Wochenkarte anlegen, Artikel und Saisonprodukte nicht einfach überschreiben oder

löschen. Jedes Produkt hat einen eigenen Artikel und wird bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert.

Achtung! Ein Artikel „Diverse“ darf nicht mehr verwendet werden.

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 17 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

7. Wichtige Eckpunkte – Was sind Vor- und Nebensysteme?

Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen

Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente

erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden

Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme

Also die Finanzbuchhaltung im Allgemeinen,

elektronische Aufzeichnungssystem im Allgemeinen mit besonderen Bestimmungen für

elektronische Kassensysteme

und sonstige Nebensysteme wie die Zeiterfassung oder ERP-Software

Hier eine beispielshafte Auflistung der in Frage kommenden Systeme

Lohnbuchhaltung Registrierkasse Warenwirtschaft

Zahlungsverkehr Geldspielgeräte Elektronische Waagen

Materialwirtschaft MS Office, also E-Mails, Word

und Excel

Fakturierung

Zeiterfassungssystem Archivsysteme DMS

Fahrtenbücher PC Kassensystem Taxameter

Zahlungsverkehrssysteme Rückstellungsberechnungen Internet/Cloud zur

Datenhaltung

Steuerberater I Rechtsanwalt Seite 18 Karlsruhe I Baden-Baden 13.06.2017

8. Fazit – Warum ist das alles so wichtig?

Die neuen GoBD Vorschriften ersetzen den GoBD-Erlass vom 07.11.1995. Schon damals wurde

für die „Papierbuchhaltung“ durch den Gesetzgeber definiert, welche formalen Anforderungen durch

eine Buchhaltung oder ein Kassensystem zu erfüllen sind. Ebenso wie die Belege abzulegen sind

oder Kontierungen zu erfolgen haben.

Mit den neuen GoBD wird dies auf vollkommen neue Grundlagen gestellt und dem digitalen Zeitalter

angepasst. Und dies mit einer Fülle an Regelungen, wie Sie unschwer den heute übermittelten

Informationen entnehmen können.

Wichtig sind diese Vorschriften deswegen, da die formalen Voraussetzungen und deren Erfüllung

mehr denn je Prüfungsschwerpunkt einer jeden Betriebsprüfung sind.

Die Buchungen müssen zudem einzeln aufgezeichnet werden und die Buchungen dürfen

nicht ohne Kenntlichmachung verändert werden können. Ausdrucke interessieren das

Finanzamt nicht, man will die „Rohdaten“ prüfen.

Um es zu verdeutlichen – werden die formalen Voraussetzungen innerhalb der eingesetzten

elektronischen Aufzeichnungssystem, ERP-Programme, der Belegablage usw. nicht erfüllt – kann

die Buchhaltung verworfen werden. Dies bedeutet, dass diese Zahlen der Besteuerung nicht

zugrunde gelegt werden können und dann die Besteuerungsgrundlagen geschätzt werden oder den

Fehlern mittels empfindlichen Sicherheitszuschlägen Rechnung getragen wird. Dramatisch wird es,

wenn hierzu materielle Fehler wie negative Kassenfehlbeträge, fehlende Einnahmen und

dergleichen kommen.

Je nach Schwere der Fehler in formeller und materieller Hinsicht können standardisiert

Sicherheitszuschläge bzw. Zuschätzungen von bis zu 10 % der erklärten Umsätze erhoben werden,

welche dann der Besteuerung in allen Steuerarten unterliegen. Meist kommen dann noch Zinsen

von 6 % pro Jahr hinzu. Diese 10 % stellen aber keine Obergrenze da, je nach Sachverhalt kann

dies individuell niedriger oder höher ausfallen.