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Fakten über Faxen. Die wichtigsten Informationen zum Thema Faxserver

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Fakten über Faxen.

Die wichtigsten Informationen

zum Thema Faxserver

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_______________________________________________________________________________________Editorial

Liebe Leser!

In jedem Netzwerk wird früher oder später die Frage nach einem Faxserver gestellt. Die Vielfalt der angebotenenLösungen und die teilweise unterschiedlichen Vorstellungen von Anwendern und Administratoren sowie die oftmißverständliche Verwendung von Begriffen erschweren den Durchblick und verunsichern. Noch dazu definiertjeder Hersteller die Funktion eines Faxservers anders, ohne daß Sie als Interessent eine Möglichkeit haben, ihreAnforderungen zu beschreiben.

Wir möchten mit unserer Broschüre all denjenigen helfen, die sich einen Überblick über diese komplexeThematik verschaffen wollen. Dabei haben wir die häufigsten Fragen unserer Kunden und Interessentenzugrunde gelegt.

Als autorisierter Distributor von FACSys sind zwar auch wir sicher nicht ganz neutral bei der Auswahl einerFaxserverlösung, aber wir haben versucht diese Broschüre so informativ und hilfreich wie möglich zu gestalten.

IhrUwe UlbrichGeschäftsführer

Fax: /fakß/ Kurzw. Das; -es; -e Telefax = über Telefonleitungen, Fernkopierer übertragenes Schriftstückfaxen: Kurzw. /fakßen/ faxt; faxtest; hast gefaxt einen Brief, ein Schriftstück über einen Fernkopierer absenden;telefaxen »ich habe das Schreiben vor einer Woche and die Hauptgeschäftsstelle gefaxt.«

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Fakten über Faxen.

FAKTEN ÜBER FAXEN. 3

FAXSERVER FÜR HETEROGENE WELTEN 4Rentabilität und Kosten 4Einsatzmöglichkeiten von Faxservern 5

Wege zum Faxserver 5Dediziert oder auf dem Fileserver? 6Ausfallsicherheit und Lasttrennung 6Protokolle, Betriebssystem und Lizensierung 6Faxintegration in E-Mail 7Konvertierung am Arbeitsplatz 7Konvertierung auf dem Faxserver 7

Faxübertragung 8Faxmodems 9ISDN-Karten 9Passive ISDN-Karten 9Aktive ISDN-Karten 9Faxkarten 10Fax-Karten mit ISDN Interface 10

Technische Realisierung 10Faxrouting 11Benutzerverwaltung und Sicherheit 12Faxserver Systemadministration 12Faxserver im Internet 13Faxserver und Dokumentenmanagement 13

INTEGRATIONSBEISPIELE 14

FACSys v4.5 Fax Messaging Gateway 14Hard- und Softwarevorraussetzungen 15Lizensierung 15FACSys und MS Exchange 15FACSys und Lotus Notes 16FACSys und SMTP / POP3 16FACSys und Microsoft Mail 16FACSys und Infinite Connect² 17FACSys und GroupWise 17FACSys und “Microsoft at work FAX” 17FACSys und Hostsysteme 17FACSys und Digital Alpha 17FACSys und NetWare 18

Das FACSys Workflow Partner Program 18FACSys und kaufmännische Anwendungssysteme 18FACSys und SAP 18FACSys und Citrix WinFrame 19FACSys und der HP Network ScanJet 5 19FACSys und Fax-Dienstleister 19FACSys und die FACSys API 19

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Faxserver für heterogene WeltenFaxserver müssen zu Faxlösungen gemacht werden! Nur so können Sie in Ihrem Unternehmen die erheblichenKostenvorteile dieser Technologie nutzen. Ein Faxserver stellt für vorhandene und neue EDV-Systeme dieFunktionen „Fax senden“ und „Fax empfangen“ bereit. Um die Vorteile eines Faxservers vollständigzu nutzen, sollten Schnittstellen zu möglichst allen EDV Systemen Ihres Unternehmens vorhanden oderprogrammierbar sein. Suchen Sie nicht einen Faxserver für Ihr „Windows-Netzwerk“ sondern für IhrUnternehmen!Mit dieser Maßgabe können Sie alle elektronisch erstellten Dokumente - und das sind die Mehrzahl derDokumente in heutigen Unternehmen - ohne Medienbruch Daten-Papier-Daten per Fax versenden. EmpfangeneFaxe können mit allen anderen elektronischen Dokumenten in Geschäftsprozessen verwendet werden -z.B. in einem Workflow-System und einer Archiv-Datenbank.

Rentabilität und KostenFaxserver erschließen Ihrem Unternehmenerhebliche Produktivitäts- und damitKostensenkungspotentiale hinsichtlich desArbeitsaufwandes und durch Senkung derTelekommunikationsgebühren. Die wichtigstenBereiche für den Kostenabbau sind:

• weniger Zeitaufwand für die Tätigkeit „Faxsenden“: kein Warten auf den Ausdruck vonDokumenten, kein Warten am Faxgerät, keinWarten bei Besetztzeichen der Gegenstelle,kein Papierstau bei mehrseitigen Sendungen

• weniger Zeitaufwand durch automatischeWahlwiederholung, bei Rundfax und Serienfax

• Reduzierung der Anzahl herkömmlicherFaxgeräte, geringere Wartungskosten undPapiereinsparung

• Gebührenersparnis durch Versand zukostengünstigen Tarifzeiten

Neben diesen quantifizierbaren Potentialen ergebensich qualitative Potentiale, die unter dem Begriff„Besserer Service für den Kunden“ einemUnternehmen Wettbewerbsvorteile erschließen:

• bessere Qualität eingehender Faxe undqualitativ hochwertiger Faxversand

• schnelles Speichern, Archivieren,Wiederauffinden empfangener Faxe inelektronischer Form

• bessere Erreichbarkeit und wenigerFaxleitungen durch zentrale, dynamischeAusnutzung der Telekommunikationsleitungen

Diesen Nutzenpotentialen stehen folgende Kostengegenüber:

Anschaffungskosten:• Zeitaufwand für Auswahl, Test, Beschaffung

und Installation der Faxserversoftware• Faxserver Hardware: PC, Faxkarten,

Netzwerk-anschluß, Festplatten• Faxserver Software: Betriebssystem,

Netzwerk-lizenzen

• Telekommunikation: Anschlüsse,Rufnummern, Ausbau der Telefonanlage (ggf.laufende Kosten)

• Aufwendungen für Ausfallsicherheit undDatensicherung

Betriebskosten:• Benutzeradministration, Schulung und

Abrechnung• Installation der Software auf den

Arbeitsrechnern• Kosten für laufende Wartung, Überwachung• anfallende Telefongebühren für

Faxübertragung

Bei EDV-Systemen betragen dieAnschaffungskosten meist nur 15% - 20% derGesamtkosten. Wichtig ist daher in jedem Fall dieBetrachtung der variablen Kostenanteile!

Für die Beurteilung von Kosten und Nutzenbenötigen Sie Informationen über Ihr heutiges undzukünftiges Faxvolumen. Nutzen Sie ProtokolleIhrer Telefonanlage und der herkömmlichenFaxgeräte. Berücksichtigen Sie neue Möglichkeitenund gestiegenes Volumen wie z.B. durch denVersand von Angeboten per Fax statt per Postdirekt aus Ihrem kaufmännischen Anwendungs-system.

Ermitteln Sie den notwendigen Endausbau IhresFaxservers, um die unterschiedlichenLizensierungsmodelle der Faxserverproduktevergleichen zu können (Lizenz nach Benutzern,Servern, Leitungen, Schnittstellen zuMailsystemen). Praktische Werte zeigen, daß proLeitung ca. 40-50 Seiten je Stunde übermitteltwerden können. Abhängig vom ermitteltenFaxvolumen und Ihren Ansprüchen an eine zeitnaheVersendung können Sie die Anzahl dernotwendigen Leitungen bestimmen.

Für die Ermittlung der möglichen Einsparungkönnen Sie das nachfolgende Rechenschemabenutzen. Dabei wird ein Zeitaufwand von 10

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Minuten für den Versand eines Faxes mit einemherkömmlichen Faxgerät zugrundegelegt (Druckendes Dokuments, Abholen vom Netzwerkdrucker,Weg zum Faxgerät, Ausfüllen eines Deckblatts,Wählen, Einlegen des Dokuments in das Faxgerät,Warten bis das Dokument übermittelt wurde und -

vorausgesetzt die Übermittlung ist bereits beimersten Versuch erfolgreich – Zurückkehren zumArbeitsplatz). Die Erfahrung zeigt, daß dieserVorgang in vielen Fällen erheblich länger dauert.

Einsatzmöglichkeiten von FaxservernEin Faxserver empfängt und verschickt Faxe, das ist einfach. Wie können Sie einen Faxserver zu einemWerkzeug für Ihr Unternehmen machen? Wir möchten Ihnen kurz einige Beispiele geben, wie Kunden FACSysfür ihr Geschäft einsetzen:- Rundfax: Versand von "Junk-Fax" oder Werbefax in der Nacht zu reduzierten Telefon-Tarifen. Dabei wird

ein standardisiertes Fax an viele Empfänger geschickt.- Serienfax: Wie bei einem Serienbriefes wird auf Basis von Datenbankinformationen für jeden Empfänger

ein spezifisches Fax generiert und verschickt. Z.B. kundenzielgruppenspezifische Sonderangebote.- Integration in Geschäftsprozesse: Versand von Anfragen, Bestellungen, Aufträgen oder Mahnungen direkt

aus kaufmännischen Applikationen heraus. (z.B. SAP R/3)- Als Eingangstrigger für Geschäftsprozesse: Eingehende Aufträge werden mit FACSys empfangen, in ein

Dokumenten-Management-System übertragen und dort im Rahmen eines Workflow bearbeitet.

Wie kann FACSys Ihr Geschäft erfolgreicher machen?

Wege zum FaxserverWie bereits dargelegt, sollte ein Faxserver möglichst viele Schnittstellen für Standardsysteme undProgrammierschnittstellen unterstützen. Dabei kommen verschiedene Wege in Betracht:

• Druckaufträge in Druckerwarteschlangen von NetWare, Windows NT oder UNIX• E-Mail (z.B. als Gateway oder durch API-Aufrufe durch den Faxserver, MAPI, VIM, und andere SDKs)• gemeinsam genutzte Verzeichnisse auf einem Fileserver• direkte Kommunikation (Named-Pipes, Streams, TCP/UDP)

Dabei sind die verwendeten Dateiformate, z.B. in Druckerwarteschlangen oder Verzeichnissen nicht immerdokumentiert oder einfach für eigene Zwecke nutzbar.

Auf den unterstützen Arbeitsplätzen stehen vor allem faxserver-spezifische Applikationen oderProgrammierschnittstellen bereit:

• Versand als E-Mail• DDE, Software Development Kits (SDK) für 16 bit und 32 bit Windows• Drag and Drop von Dokumenten auf eine Faxapplikation• Versand mit der Faxapplikation selbst• Kommandozeilenprogramme• universeller Druckertreiber mit Faxportmonitor oder spezieller Faxdruckertreiber

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Dediziert oder auf dem Fileserver?Ein weiterer Aspekt bei der Auswahl einesFaxservers ist die Betriebssystemplattform, auf derdas Faxserverprogramm ausgeführt wird. Geradebei kleineren Netzwerken sind Faxserver gefragt,die auf dem vorhandenen Fileserverbetriebssystemablaufen oder nur geringen Hardwarebedarf haben.Viele Faxserver sind daher als NetWare-NLM oderDOS-Programm erhältlich. Die Anzahl der Serverfür Windows 95 nimmt ebenfalls zu. Fürleistungsfähige Faxserver im professionellenEinsatz sind Systeme auf Basis von Windows NToder UNIX verfügbar.Nicht dedizierte Server nutzen die Ressourcen desFileservers mit. Dies kann zu spürbaren

Beeinträchtigungen führen, da für dieKommunikation und Konvertierung von Faxdatenoftmals viel Rechenleistung notwendig ist, so daßab einer bestimmten Größe ein dedizierter d.h.eigenständiger Faxserver eingesetzt werden sollte.Die Trennung des Faxserverdienstes vom Fileservererhöht die Ausfallsicherheit und erleichtert eineErweiterung oder Fehlersuche. So muß nicht immerder komplette Netzwerkbetrieb eingestellt werden,wenn der Faxserver um eine zusätzliche Faxkarteerweitert werden soll.Prüfen Sie daher, ob administrative Änderungen amFaxserver (mit Ausnahme von Hardwareumbauten)einen Neustart benötigen.

Ausfallsicherheit und LasttrennungEin weiterer Punkt ist die Nutzung mehrererFaxserver zur Ausfallsicherung und Lasttrennung.Solange die Faxaufträge noch in derDruckerwarteschlange oder E-Mail stehen, könntejeder Faxserver diese abarbeiten. Daher dürfen sichzwei Faxserver hierbei nicht behindern. Sind dieDaten schon vom Faxserver abgeholt undkonvertiert worden, bedeutet ein Ausfall immer dieVerzögerung oder den Verlust dieser Aufträge.Faxserver legen die Fax-Daten oft auf der lokalenFestplatte ab, um schnell und kontinuierlich darauf

Zugriff zu haben und das Netzwerk zu entlasten.Diese müssen in das Datensicherungskonzept einesUnternehmens mit einbezogen werden. Beibesonders kritischen Anwendungen könnenStandby Faxserver bereitgehalten werden, die imNormalfall nur per Replikation auf dem aktuellenDatenbestand gehalten werden und im Fehlerfalldie Aufgabe als Faxserver übernehmen.Der einfachste und erste Schritt im Bezug aufAusfallsicherung und Lasttrennung ist natürlich dieTrennung der Funktion Faxserver und Fileserver.

Protokolle, Betriebssystem und LizensierungDie Auswahl eines Faxservers ist auch vomeingesetzten Netzwerkbetriebssystem abhängig.Oftmals sind nur einige der Netzwerkschnittstellen(ODI, NDIS, WinSock, Named Pipes etc.) zurKommunikation mit dem Faxserver nutzbar. Auchdie Unterstützung für Druckerwarteschlangen unddie Anbindung an Mailsysteme kann auf bestimmteNetzwerkbetriebssysteme beschränkt sein.

Die Lizensierung handhabt jeder Herstellerindividuell, so daß Preisvergleiche nur anhand einerfest vorgegebenen Konfiguration möglich sind.Oftmals wird aber übersehen, daß für viele

Benutzer auch ausreichend Leitungen zurVerfügung stehen müssen, und damit Angeboteohne Beschränkung der Benutzeranzahl nur in derersten Ausbaustufe, mit wenigen Faxleitungenpreiswerter erscheinen. Auch wenn es keineabsoluten Vorgaben für Benutzer pro Leitung gibt,sollten Sie dies an Ihrem zu erwartendenFaxaufkommen vorab abschätzen.

Oftmals werden Zusatzfunktionen wie ISDN-Routing oder Anbindung an Mailsysteme nuraufpreispflichtig unterstützt.

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Faxintegration in E-MailIm geschäftlichen Einsatz ist derDokumentenaustausch per Fax etabliert,funktionstüchtig und nicht mehr wegzudenken. Erstmit dem Internet-Boom setzte sich auch hierzulandedie Erkenntnis durch, daß E-Mail nützlich,produktiv und längst erwachsen geworden ist.Microsoft Exchange, GroupWise und Lotus Notesdemonstrieren, daß heute Informationen sehr gut ineinem Mailsystem verwaltet werden können. Abernoch gibt es zu viele untereinander nichtverbundene oder nicht kompatible Mailsysteme, umeinen grenzenlosen elektronischen Austausch zuermöglichen.Da in den Intratnets der Unternehmen mehr undmehr das Mailsystem zur Informationsdrehscheibeund zentralen „InBox“ wird, kommt der IntegrationMail und Fax eine sehr hohe Bedeutung zu.Rückmeldungen unterschiedlichster Quellen sollenim Mailsystem eingehen und damit sortierbar,archivierbar und besser zu verarbeiten sein. Dazugehört auch, daß der Faxserver empfangene Faxe andie Mailbox des jeweiligen Benutzers sendet. DasFax selbst wird zur Anlage an dieser Mitteilung.Dabei sollte das verwendete Grafikformat speicher-platzoptimiert und gut zu bearbeiten sein. Es solltejedoch auch individuell je Benutzer einstellbar sein,ob und in welchem Format ein empfangenes Fax an

die Fax-Empfangsnachricht angehängt wird. Sokönnen die Anwender einen passenden Betrachternutzen und es können hohe Kosten bei langsamenWählverbindungen zu mobilen Mailanwendernvermieden werden. Natürlich sollten auchStatusmeldungen des Faxervers als Mail eingehen,selbst wenn der Anwender das Fax aus eineranderen Anwendung oder per Druckertreiberversandt hat. Der Versand von Mails über dasFaxsystem ist ebenfalls eine notwendigeAnforderung. Die meisten Mailsysteme bieten sehrgute zentrale und private Adreßbücher, welche auchFaxnummern verwalten können. DieBenutzerdatenbanken von FACSys und MailSystem können bei einigen unterstützten Mail-systemen synchronisiert werden.Neben dem Versand der reinen Textnachrichtzeichnen sich gute Faxserver dadurch aus, daß dieseauch formatierte Nachrichten und diverseAnlageformate versenden können. FACSys bietetFaxdeckblätter, die die formatierte Mailnachrichtaufnehmen. Das sogenannte Document Renderingfür Mail-Anlagen stellt sicher, daß ein Anwenderseine Dokumente per Mail an andereMailempfänger versenden und gleichzeitig auch anFaxempfänger adressieren kann. Dabei gibt es zweiLösungsansätze:

Konvertierung am ArbeitsplatzDas zu versendende Dokument wird auf demArbeitsplatz mit der passenden Anwendung undeinem Druckertreiber in ein für den Faxserververständliches Dateiformat abgespeichert und perMail an den Faxserver gesandt. Hierbei sollten abernur Faxempfänger adressiert werden, denn dieÜbertragung von statischen Pixeldaten anstelle derDokumente ist kaum Sinn einer E-Mail. Es seidenn, das Format kann auch auf dem PC selbst mitgängigen Betrachtern angezeigt werden. Dann hatdiese Verfahren den weiteren Vorteil, daß dieEmpfänger eben nicht ein Originaldokumenterhalten und dieses eventuell verändert. Dieseskann gegebenenfalls ein gewollter Aspekt sein.Geeignet ist z.B: TIFF oder PDF. Formate wie PCLoder PostScript scheiden aus, da sie nur mit eigensinstallierten Betrachtern wieder sichtbar gemachtwerden können. Für den Netzwerkverantwortlichen

ist die Größe der übertragenen Datei wichtig, umNetzwerk, Maildatenbank, Kommunikations-struktur und Arbeitsplatz nicht über Gebühr zubelasten. Schließlich sollte ein 10Mbit-Netzwerkproblemlos auch mehrere Faxübertragungenverkraften. Wird ein Fax von einer DIN-A-4-Seitebei 9600 Bit/s in 1 Minute übertragen, so sind diesca. 70kByte Daten. Manche Systeme erstellenjedoch für Faxsendungen sehr viel größere BMPoder DCX-Dateien. Nur wenn der Faxserver dieDokumentenfFormate nicht wandeln kann, ist dieKonvertierung auf dem Arbeitsplatz zu empfehlen.Oftmals teilen sich Faxserver und Arbeitsplatz-PCdie Arbeit, indem der Arbeitsplatzrechner die Datenin ein Metafile (z.B. PCL) wandelt und derFaxserver den zweiten Teil der Konvertierungdurchführt.

Konvertierung auf dem FaxserverHier wird das Dokument selbst als Mail versandtund der Faxserver übernimmt die Umwandlung inein faxbares Grafikformat. Der Arbeitsplatzrechnerkann sogar Faxempfänger und Mailempfängergleichermaßen adressieren. Mailempfänger erhaltendie Originaldatei, während an die Faxgeräte eineGrafik gesandt wird. Der Versand eines

Teildokuments ist jedoch mit diesem Ansatz nurmit Einschränkungen realisierbar. Einige Faxserverimplementieren diese Funktion des DocumentRendering als Teilfunktion eines Mailgateways, sodaß nicht alle Kommunikationswege von dieserFunktion profitieren. Erst die Realisation imeigentlichen Faxserver sichert, daß die gleiche

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Konvertierung auch für verschiedene Mailsystemeund andere Schnittstellen nutzbar ist. DiesesVerfahren stößt an seine Grenzen, wennDokumente verschlüsselt sind, Makros oderVerweise enthalten oder von denen nur selektiveinige Seiten versandt werden können. Generellgibt es zwei Ansätze, wie die Konvertierung vomapplikaitonsspezifischen Dokumentenformat in

Grafik vorgenommen wird. Die Nutzung dereigentlichen Applikation und einerDruckerschnittstelle auf dem Server sichert dieoptimale Darstellung und die Unterstützung deraktuellesten Formatversion. Dokument Viewer vonDrittherstellern unterstützen oft mehr als 100Dokumentenformate, stellen diese aber nicht immeroptimal und in der aktuellsten Version dar.

Mailsysteme erlauben auch die Nutzung gemeinsamer Ordner, welche zudem über mehrere Standorte hinwegrepliziert werden können. Ausgehende sowie empfangene Faxe und Quittungen können in solchen Ordnernabgelegt werden, so daß mehrere Personen ein gemeinsames Projekt bearbeiten können und direkt Kenntnis vonden Faxvorgängen der letzten Zeit haben.Die Geschäftsprozesse eines Unternehmens werden oftmals durch hostbasierte Systeme (z.B. SAP auf UNIX)gesteuert. Faxserver zeichnen sich in einem solchen Umfeld aus, wenn Sie auch dann per E-Mail eineRückmeldung erstatten können, wenn die Daten auf anderem Wege zum Faxserver transportiert worden sind.Hier ist dann sowohl die Leistungsfähigkeit des Faxservers als auch der Mailsoftware gefragt.

FaxübertragungFür die Übermittlung von Faxdaten wurden verschiedene Geräte entwickelt: herkömmliche Faxgeräte,Faxmodems und Faxkarten. Diese „Faxgeräte“ wickeln Ihre Kommunikation auf Basis des T.30 Protokolls ab.In diesem Protokoll ist z.B. der Verbindungsaufbau, der Austausch der Absender-Faxnummer und dieÜbertragung und Quittierung der einzelnen Zeilen des Dokuments definiert.In der G3-Faxübertragung gibt es primär zwei Geschwindigkeiten: 9.600 bps und 14.400 bps. Zusätzlichexistieren noch drei Kompressionsverfahren: MH - Modified Huffmann, MR - Modified Read und MMR -Modified Modified Read.

Die reine Übertragungszeit einer Musterseite beläuft sich auf:Geschwindigkeit / Kompression MH MR MMR

9.600 bps 30 sec 15 sec 9 sec14.400 bps 20 sec 10 sec 6 sec

Bei der Übertragung eines Fax wird von den beiden Endgeräten die Kombination aus Geschwindigkeit undKompressionsverfahren zu Beginn, während der "Trainingsphase" ausgehandelt. Abhängig von derFunktionalität der beiden Endgeräte wird die höchstmögliche Geschwindigkeit und die höchstmöglicheKompressionsstufe gewählt.Da erst bei Aufbau der Verbindung Informationen über die unterstützten Standards der Gegenstelle vorliegen, istbei höherer möglicher Kompression eine neue Komprimierung der Faxdaten notwendig. Dieses muß von dersendenden Stelle "on the fly" erledigt werden.

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FaxmodemsFaxmodems sind heute weit verbreitet undpreisgünstig zu erhalten. Mit einem Class 1 Modemwird die Hauptlast der Kommunikation vomRechner geleistet. Das Modem selbst überträgt nurden reinen Datenstrom. Mit der Entwicklung vonClass 2 und 2.0 wurden mehr Funktionen auf dasModem verlagert. Das Modem wickelt das T.30-Protokoll ab. Class 2 selbst ist kein Standard,sondern war ein Zwischenschritt auf dem Weg zuClass 2.0. Hersteller implementierten einfach dendamaligen Stand der Spezifikation. So ist ECM(Error Correction Mode) erst bei Class 2.0 definiert.Auch die Befehlssätze sind unterschiedlich.Modems können meist nur wenige Bytezwischenpuffern. Ist der Faxserver ausgelastet,bricht die Faxübertragung zusammen. Da derFaxserver zudem die komplette Konvertierung derFaxdaten abwickeln muß, sind Faxmodemsüberwiegend für den privaten oderarbeitsplatzbezogenen Bedarf geeignet. Selbst beim

Einsatz gepufferter serieller Schnittstellen werdenbei 9600 Bit/s Verbindungen immer noch vieleInterrupts generiert, die eine Zwischenverarbeitungder übertragenen Daten erzwingen. Damit geht vielZeit durch die Übertragung vom Faxmodem bis zurPC-Software verloren.Diese Situation läßt sich gut mit einem Linienbusvergleichen. An jeder Haltestelle geht Zeit verloren,die sich zwar nicht auf die Zahl der transportiertenPersonen und auch nicht auf dieFahrtgeschwindigkeit auswirkt, jedoch vieleHaltestellen verlängern die Gesamtfahrzeit. Zurückzum Fax: Die Faxübermittlung mit Faxmodemsdauert länger und wird teuerer, obwohl Modemsund Faxkarten mit der gleichenLeitungsgeschwindigkeit arbeiten. Faxmodemsunterstützen nur die MH (Modified Huffmann)Kompression. Obwohl sie vielfach 14.400 bpsunterstützen, ist es nicht möglich weitergehendeFunktionen der Gegenstelle auszuschöpfen.

ISDN-KartenAuch im digitalen ISDN ist die Übertragung vonFaxdaten möglich. Hierbei kann der eigensdefinierte G4-Standard zwischen zwei G4-tauglichen Geräten benutzt werden, um mit 64kBitschnell und mit hoher Qualität die Faxdaten zuübertragen. G4 und das gebräuchlichere G3-Verfahren der herkömmlichen Faxgeräte sind abernicht kompatibel.Auch bei der Verwendung von ISDN erfolgt dieÜbertragung zu analogen Faxgeräten mit dem G3-Standard. Dabei überträgt die ISDN-Karte dieDaten so, als wäre ein analoges Signal digitalisiert

worden. Damit wird auch mit ISDN-Karten diehohe Übertragungsgeschwindigkeit fürFaxübermittlungen nicht nutzbar. Der immenseVorteil von ISDN liegt in der Möglichkeit, dieRufsignalisierung mit Durchwahlziffen zumautomatischen Zustellen empfangener Faxe zunutzen.Bei ISDN-Karten sind im Hinblick auf dieFaxtauglichkeit drei Typen zu unterscheiden:

Passive ISDN-KartenPassive ISDN-Karten sind sehr preiswert undeinfach aufgebaut. Die passive ISDN-Karte leistetnur etwas mehr als die elektrische Anpassung ansISDN. Die Nutzung diverser Dienste mit dieserKarte beansprucht die CPU des Rechners, da dieKarte selbst kaum Unterstützung für dieverschiedenen Kommunikationsprotokolle bietet.

Dementsprechend belegt die Treibersoftware relativviel Speicher. Die kann für eine Einzelplatzlösungakzeptiert werden. Meist ist der Rechner dann zumArbeiten immer noch schneller, als die Daten perISDN übermittelt werden. Der Einsatz im Server istjedoch nicht zu empfehlen und wäre mit denNachteilen eines Faxmodems zu vergleichen.

Aktive ISDN-KartenAktive ISDN-Karten besitzen einen eigenenProzessor und wickeln das ISDN-Protokollweitgehend eigenständig ab. Sie sind optimiert füreinen fehlerfreien und verzögerungsarmenDatenverkehr. Die Treiber belegen dabei deutlichweniger Hauptspeicher. Die Hauptanwendung istdie Übertragung binärer Daten (64 Kbit). ImGegensatz zum Gruppe 4 Fax sind beim G3-Faxaber überwiegend analoge Daten zu generieren unddann digital zu verpacken. Dies bedeutet einen

hohen Rechenaufwand, weswegen einige Herstellersogar eigene Zusatzkarten für Fax (z.B. ITK, EiconDiehl) entwickelt haben. Im Common-ISDN-API (CAPI ), der standardisierten Softwareschnittstellefür ISDN-Karten, ist für Fax das SFF-Format(Structured Fax File) definiert, in dem Faxdatenvom Faxserver an die CAPI übergeben werden. DieErzeugung dieses Formats bleibt dem Faxserverüberlassen. Ob diese Datei dann direkt der Kartezum Versand übergeben wird oder der CAPI-

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Treiber auf Kosten der Rechner-CPU die Dateizeilenweise an die ISDN-Karte übergibt und dasProtokoll abwickelt, bleibt das Geheimnis derKartenhersteller.Die Treiberimplementation der ISDN-Kartenhersteller beschränkt sich auf dieÜbertragungsgeschwindigkeiten 9.600 bps und14.400 bps mit dem Kompressionsmodus MH -

Modified Huffmann. Auch hier gilt dasselbe wiebei Modems: Das Potential einer besserausgestatteten Gegenstelle wird nicht ausgeschöpftund damit längere Übertragungszeit und somithöhere Telefongebühren in Kauf genommen.Teilweise können aufgrund der ungenügendenRechenleistung nicht beide Kanäle eines ISDNAnschlussen parallel genutzt werden.

FaxkartenSchon vor den Modems haben spezielle Faxkartendie Kommunikation zu Faxgeräten sichergestellt.Diese Faxkarten werden über herstellerspezifischeoptimierte Schnittstellen angesteuert. Faxkartenkönnen komplette Seiten auf der Karte selbstkonvertieren, senden und empfangen. Dies entlastetden Faxserver von der Steuerung desVerbindungsaufbaus, dem Handshake und derDatenübertragung. Der geringeKommunikationsbedarf zwischen Host undFaxkarte macht sich auch bei den Ressourcenbemerkbar. Viele Faxkarten benötigen wederDMA-Kanäle, Interrupts noch Shared Memory. DieAusbaufähigkeit eines PC-Systems wird dadurchimmens gesteigert. Die Faxkarte ist eineigenständiger Rechner. Einige Faxkarten könnendirekt PC-Datenformate umwandeln, z.B. DCX-Grafiken, ASCII-Dateien oder Postscript-Daten.Faxkartenhersteller betreiben einen hohen Aufwanddurch Testreihen und Prüfungen, um maximaleKompatibilität mit bestehenden Faxgeräten durchein robustes T.30 Protokoll zu garantieren. DaFaxkarten eine Firmware ausführen, die bei jederInitialisierung auf die Karte geladen wird, werden

Updates bei Weiterentwicklungen der T.30 Imple-mentierung erleichtert.Dedizierte Faxkarten von Brooktrout undGammalink unterstützen die Übertragung vonTelefax mit 9.600 bps und 14.400 bps mit allen dreiKompressionsstufen. Hiermit erreichen Sie diemaximale Ausnutzung der Funktionalität derGegenstellen. Das Gebühreneinsparungspotentialist beträchtlich:Angenommen, Sie versenden je Tag 200 Seiten perTelefax a´ 1 Minute = 200 Minuten tagsüber a´ -,69/Min = DM 138,- Telefongebühren.Wenn Sie in der Lage sind, bei 20% der Telefaxauch nur 20%, also 12 Sekunden Übertragungszeiteinzusparen (konservative Schätzung) so sparen Sie40*12=480 Sekunden je Tag = 8 Minuten = DM5,52 /Tag oder DM 110,- /Monat. Wobei 200 Seitenfür einen Faxserver eher der untere Lastbereichdarstellt.Dedizierte Faxkarten sind nicht für Modembetrieboder RAS-Services nutzbar, da sie nur das T.30Protokoll unterstützen. Dieses erhöht die Sicherheitin Netzwerken, da keine Einwahl auf diesen Kartenmöglich ist.

Fax-Karten mit ISDN InterfaceISDN-Fax-Karten bilden eine Sonderstellung. Essind im Prinzip analoge Faxkarten, welche oftmalsauch den gleichen Treibersatz und Firmwarecodewie ihre analogen Schwestern nutzen. Sie verfügenlediglich über ein ISDN Anschlußinterface. Die

Treiber sind damit nahezu unverändert geblieben.Die erweiterten Signalisierungsmöglichkeiten vonISDN werden zusätzlich implementiert. So geltenhierfür die gleichen Vorteile wie bei analogenFaxkarten.

Technische RealisierungEin Problem bei eingehenden Faxmitteilungen ist die direkte automatische Zustellung an den entsprechendenEmpfänger (Routing). Neben der manuellen Zuordnung der empfangenen Faxe zu dem richtigen Mitarbeiter,gibt es verschiedene Ansätze für das automatische Routing. Jedes dieser Verfahren ermittelt eine Routing ID fürdas empfangene Fax. Der Faxadministrator kann nun jeder ID einen bestimmten Benutzer oder eine Aktionzuordnen. So erhalten die Benutzer entweder ihre Mitteilungen im Journal der Faxapplikation, per Mail, alsAusdruck oder als Weiterleitung auf ein anderes Faxgerät. Empfänger können neben Personen auch Geräte sein.So könnte jeder Drucker einer Firma mit einer eigenen Faxnummer versehen werden und damit als„Normalpapierfax“ genutzt werden. In Verbindung mit Dokumentenmanagementsystemen undArchivierungssystemen (z.B. FileNet, iXOS, PC Docs, Watermark,) könnten projektbezogene Routing ID eineautomatische Ablage in Datenbanken ermöglichen.

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FaxroutingLinerouting: Beim Linerouting wird jederFaxleitung ein fester Empfänger zugeordnet. Meisthat hierbei jede Leitung eine eigeneTelefonnummer, so daß der Faxserver mehrereNummern unterstützt. Diese einfache und sichereTechnik reduziert die Anzahl der direkterreichbaren Teilnehmer auf die Anzahl dervorhandenen Faxleitungen. Ein Leitungspool, derauf mehrere Faxnummern reagiert, ist dabeinatürlich nicht realisierbar.

DTMF - Dual Tone Multi Frequency: Dieses in denUSA verbreitete Verfahren setzt die Unterstützungdurch entsprechende Faxkarten und dieTelefonanlage voraus. Der Anrufende wählt dabeimehr Ziffern, als für die eigentliche Anwahlnotwendig wären. Die Telefonanlage speichert dieüberzähligen Ziffern (= Router ID). Sobald dieFaxkarte den Ruf angenommen hat, sendet dieTelefonanlage nach einer vorgegebenen Pause dieüberschüssigen Ziffern als Töne vor dereigentlichen Faxübertragung an die Faxkarte. DieFaxkarte übergibt diese Zusatzinformationen an denFaxserver zur Auswertung.

DID - Direct Inward Dialing: Das DID-Verfahrenunterscheidet sich zum DTMF-Verfahren dadurch,daß die Faxkarte nach dem Abheben derTelefonanlage den Startzeitpunkt für dieÜbertragung der überschüssigen Ziffernsignalisiert. Die Faxkarte liefert den Schleifenstromund polt diesen kurzzeitig um. Auch dies muß dieTelefonanlage unterstützen.

CSID - Call Subscriber ID: Hierbei wird dieAbsenderkennung des Faxsenders als Kriteriumzum Routen hergenommen. Diese Kennung solltejedes Faxgerät aussenden. Damit können Faxebestimmter Absender immer an bestimmteEmpfänger geleitet werden. Dieses Verfahren istjedoch meist nicht praktikabel, da immer mehrFirmen - vor allem Massenversender - die CSIDnicht mehr übermitteln, um die eigene Faxnummerzu verschleiern.

ISDN: Mit ISDN sind Funktionen möglichgeworden, die DID und DTMF auf analogenVerbindungen bieten: Die Rufnummer wird nichtmehr komplett von der Telefonanlage ausgewertet,sondern im ISDN-D-Kanal an die Faxkarte über-mittelt. Damit kann die Faxkarte die angewählteRufnummer (Durchwahl) als Router ID nutzen

Im ISDN unterscheiden sich hier derAnlagenanschluß und der Mehrgeräteanschluß.Neben dem technischen Unterschied ist derHauptaspekt die mögliche Anzahl der Rufnummernpro S0-Anschluß. Auf einem Mehrgeräteanschlußwerden mehrere MSN (Multiple SubscriberNumber = Rufnummer) signalisiert.

Diese werden von der Telefongesellschaft freivergeben und müssen nicht immer aus einemfortlaufenden Block bestehen. Die Anzahl ist je S0-Bus auf zehn Nummern limitiert. Somit sindmaximal 10 unterschiedliche Empfängerautomatisch routbar, wobei ein S0-Anschluß nurzwei parallele Verbindungen erlaubt.

Bei Anlagenanschlüssen werden von derTelefonanlage oder Telefongesellschaft kompletteRufnummernblöcke reserviert. Die Telefonanlagesignalisiert alle Nummern, die Teil dieses Blockssind, zum Endgerät. Der gleiche Rufnummernblockkann für mehrere Leitungen vergeben werden. Esentsteht ein Leitungspool. Über die gleiche Techniksind ISDN- Telefonanlagen an die Telefon-gesellschaft angeschlossen. Die ISDN-Faxkartesieht für die vorgeschaltete Telefonanlage aus, wieeine kleine Unteranlage. Einige TK-Anlagenhersteller bezeichnen diese Anschlußartauch als “Querverbindung”, wie sie zur Kopplungzweier Anlagen einer Firma genutzt werden kann.

OCR (Optical Character Recognition): Da inDeutschland das DID oder DTMF-Verfahren imöffentlichen Netz nicht möglich ist, haben einigeFaxserver die Möglichkeit, eingehende Faxe perOCR (optische Zeichenerkennung) in Textumzuwandeln und darin nach Namen oder Ziffern

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zu suchen. Für diese Technik müssenleistungsfähige OCR Software Module, dienotwendige Rechenleistung zur OCR-Behandlungund die Kooperation der Absender vorhanden sein.

Die Erkennungsgenauigkeit ist zudem stark von derQualität und der verwendeten Schriftart desAbsenders abhängig und meist nicht pratikabel

In Deutschland wird daher bei geringer Benutzeranzahl das Linerouting oder manuelle Routing alskostengünstige Alternative gewählt werden. Sobald die Nutzung einer ISDN-Faxkarte möglich ist, sollte dieserder Vorzug gegeben werden. Leider sind die Verfahren DTMF und DID in Deutschland kaum nutzbar, obwohlsie nahezu die gleiche Funktionalität erfüllen wie der digitale ISDN-Anschluß. DID oder DTMF sind jedoch ineiner Firma an einem Anschluß an der eigenen TK-Anlage durchaus realisierbar.

Benutzerverwaltung und SicherheitJeder Faxserver benötigt eine Benutzerverwaltung.Auch wenn sowohl die Windows Domaindatenbankals auch Novells NDS eine Ablage der Datenerlauben, haben die meisten Faxsysteme eineeigene Benutzerverwaltung. Meist beschränkt sichdie Verbindung der Benutzerdatenbanken auf denmanuellen oder automatischen Import aus NDS,Domain oder Mailsystem. Zusätzlich zu denBenutzernamen, Paßwort und Beschreibung mußder Faxserver noch wissen, welche Zugriffsrechteder Benutzer hat, welche Routing ID er besitzt undwie eingehende Faxe zu behandeln sind. VonVorteil ist eine detaillierte Rechtevergabe, so daßfür die Benutzer definiert werden kann, ob sie dieeingegangenen Faxe ansehen, routen, löschen undausgehende Faxe anhalten, löschen oder dieSendeoptionen verändern dürfen.Gerade in Verbindung mit der automatischenWeiterleitung eingegangener Faxe an Benutzerkommt der Benutzerverwaltung eine besondereBedeutung zu. Je Benutzer können Aktionenkonfiguriert werden, die mit dem empfangenen Faxausgeführt werden, z.B. Weiterleiten per Mail,Ausdrucken, Weitersenden per Fax. Optimal ist es,wenn auch ein manuelles Routen durch einenAnwender diesen Mechanismus aktiviert. Zu jedemBenutzer gehören Einstellungen für Deckblatt undTelefonbuch. Sind diese Informationenserverbasiert, so bleiben sie auch beim Wechsel desArbeitsplatzes verfügbar. Liegen Deckblätter oderTelefonbücher jedoch auf der Festplatte desArbeitsplatzrechners, dann müssen diese auch beimWechsel mitgenommen werden. Dabei hilftsicherlich die Ablage auf einem Netzwerklaufwerk.Notwendig sind hierbei entsprechende Werkzeuge

zum Import und Export dieser Faxadressen. Kanndirekt ein anderes externes Faxbuch (z.B. ausMicrosoft Exchange oder über ODBC/DAO)genutzt werden, verbessert dies dieIntegrationsmöglichkeit.Benutzer- und Systemadministration sollten, beientsprechender Berechtigung, auch vomArbeitsplatz Steuerungen der Faxserver vornehmenkönnen. Der Faxserver sollte Fehlersituationenprotokollieren und den Administrator überProbleme oder bei Erreichen von voreingestelltenSchwellwerten z.B. für freien Festplattenplatz oderdie maximal zulässige Fehlerrate pro Faxleitungbenachrichtigen. Für die Problemanalyse solltendetaillierte Logfiles geschrieben werden können.Ein NT-basierter Server sollte dazu das WindowsNT Eventlog nutzen.Vergessen Sie nicht die Möglichkeit einerAbrechnung und Auswertung bei einem Faxserver.Faxserver bedienen von Natur aus viele Benutzerverschiedener Abteilungen und erlauben einerTelefonanlage kaum eine eindeutige Kosten-zuordnung. Der Faxserver selbst muß ihrer Firmadie Möglichkeit geben, die angefallenen Faxe unddadurch entstandenen Gebühren auf die Kosten-stellen umzulegen. Nebenbei dienen solcheAuswertungen auch dazu, die Auslastung undeventuelle Engpässe aufzuspüren. Zumindest derExport der Daten in eine Textdatei oder Datenbanksollte selbstverständlich sein. Die Analysefunk-tionen von Tabellenkalkulationsprogrammen wieExcel oder Reportgeneratoren wie Crystal Reportssind aber meist leistungsfähiger als noch so einschönes Kuchendiagramm in der Administrator-konsole.

Faxserver SystemadministrationFür unternehmensweiten Einsatz von Faxserverngibt es spezielle Anforderungen an Installation,Wartung und Support. Ein auf Windows NTablaufender Faxserver sollte als Windows NT-Dienst implementiert sein. Damit haben Sie alsSystemverwalter die Möglichkeit, die Verwaltungs-, Steuerungs- und Reportingmechanismen vonWindows NT für die Verwaltung und dasMonitoring des Faxservers einzusetzen. DieseDienste sind unter Windows NT auch remotekontrollierbar.

Statusinformationen sollte der Faxserver in das NT-Eventlog schreiben, um über zentraleAuswertungen des Eventlogs den Status über-wachen zu können.Die "normale" Systemadministration des Fax-servers sollte natürlich auch remote funktionieren,damit Sie für Einstellungsarbeiten an Routing-Informationen etc. nicht am Server selbst seinmüssen. Damit werden Faxserver auch infirmenweiten Netzwerken zentral administrierbar.

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Faxserver im InternetDer unaufhaltsame Weg des World Wide Weböffnet für Faxserver ein neues Betätigungsfeld. Mitder Verfügbarkeit von vom Betriebssystemunabhängigen Browsern gibt es die Möglichkeit,neben dem eigenen Programm zur Verwaltung auchHTML-basierte Clients einzusetzen.Eingehende Faxe könnten dann per WWW alsGrafik angezeigt werden. Auch die Verwaltung desFaxservers via Web ist denkbar. Die SchnittstelleHTML macht den Faxserver auf fast allenBetriebssystemplattformen eines Unternehmensund für mobile Mitarbeiter auch unterwegsverfügbar.

Mit der Verbreitung von IP-Weitverkehrs-netzwerken werden diese auch für optimiertenFaxversand nutzbar. Dabei ist zu unterscheiden, obAufträge für Faxserver zwischen Faxservernausgetauscht werden, um von dem amkostengünstigsten sendenden Server verarbeitet zuwerden (sog. Least Cost Routing), oder ob es sichum die Übertragung von Fax-Signalen über IP-Netzwerke ähnlich zur Internet Telefonie handelt.

Für das Least Cost Routing könnten Firmen mitNiederlassungen den Faxverkehr so steuern, daßüber bestehende WAN-Verbindungen die Aufträgebis zum dem Empfänger am nächsten gelegenenFaxserver gesandt werden und erst dort über dasöffentliche Netz übertragen werden. So lassen sichÜbertragungskosten reduzieren. Diese Funktionkann proprietär eine Komponente des Faxserversselbst sein oder sich auf ein bestehendes

Mailsystem stützen. Microsoft Exchange und LotusNotes unterstützen solche Routingfunktionenbereits.

Die Übertragung von Fax-Signalen über IP-Netzwerke ähnlich zur Internet Telefonie istschwierig, da das für den Faxversand genutzte T.30Protokoll sehr enge Grenzen für das Timing vonSignalen zwischen Endgeräten vorschreibt. Wirddieses Timing nicht eingehalten, so kann dieVerbindung leicht abbrechen. Gerade inWeitverkehrsnetzen können nicht immerÜbertragungszeiten garantiert werden. Dieses kannmit sogenannten Store and Forward-Systemenumgangen werden. Dabei nimmt ein lokaler Knotendie Faxnachricht im T.30 Format an, speichert siezwischen und überträgt sie zeitversetzt und ohneTiming-Probleme zu einem anderen Store andForward Endgerät. Von dort wird das Fax wiederüber eine normale Telefonleitung weiterversandt.Mit diesem Zwischenschritt ist allerdings dieEntkoppelung von Faxversand und Faxempfangverbunden. Ein Fax, das über diesen Wegverschickt wird, kommt nicht in dem Moment an,wo es auf der Sendeseite fertig eingescannt ist,sondern wird zeitversetzt um ggf. nur wenigeMinuten übertragen. Wird die Gegenstelle jedochnicht erreicht, kann der Faxserver darüber nichtmehr informiert werden, da der Auftrag erfolgreichan das erste System übertragen worden ist.

Faxserver und DokumentenmanagementFax-Daten sind Grafik-Daten, welche nur mit vielAufwand wieder in eine Textdatei umgewandeltwerden können. In den meisten Fällen bleibeneingegangene Faxe in diesem Grafikformatgespeichert. Zur ordnungsgemäßen Ablage vonwichtigen Faxnachrichten sollte der Vorteil deselektronischen Formates und der hohenGrafikqualität genutzt werden.FACSys Faxdateien können automatisch inDokumenten-Management-Systemen archiviertwerden. Die Ordnungsfunktionen von Mail-systemen sind sehr begrenzt, so daß FACSys

Anbindungen an leistungsfähige Archivsysteme wiez.B. FileNet WorkFlo®, Watermark Enterprise,DOCS und an alle von SAP R/3 unterstütztenSysteme bietet.Diese Schnittstellen bieten auch die Möglichkeit,Dokumente des Archivsystems per Fax zuversenden und vermeiden somit den MedienbruchDaten-Papier-Daten.Über das Active Fax Messaging SoftwareDevelopment Kit (AFM SDK) kann jedoch auchdie Anbindung an Dokumenten ManagementSysteme anderer Hersteller erreicht werden.

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Integrationsbeispiele

FACSys v4.5 Fax Messaging GatewayAls echter Faxserver unter Windows NT unterstütztFACSys eine Vielzahl von Schnittstellen, auf derenBasis anspruchsvolle Faxlösungen entwickeltwerden können und eine optimale Integration vonFACSys in eine bestehende IT-Umgebung möglichist.

Als Serversysteme werden Windows NT 3.51 oder4.0 basierend auf den Prozessorfamilien Intel i386oder digital Alpha unterstützt. FACSys ist ein 32 bitWindows NT Service. Direkt unterstützteClientbetriebssysteme sind Windows 3.x, Windows95 und Windows NT. FACSys ist ebenso inNetWare 3.x und 4.x Netzen einsetzbar. FACSys istproblemlos erweiterbar und die Grenzen fürLeitungen und Benutzer werden durch dieLeistungsfähigkeit und Ausbaufähigkeit derverwendeten Hardware gesetzt. Es können mehrereFACSys Server in einem Netzwerk betriebenwerden, die gemeinsam die gleichen Mailsystemebedienen, um eine Lasttrennung zu erreichen.

Der primäre Ansatz von FACSys ist die starkeEingliederung in eine bestehende Mailumgebung,da E-Mail als universelle Schaltzentrale desAnwenders angesehen wird.Dazu zählt auch eine breite Palette an unterstütztenDateiformaten für Anlagen sowie diverseGrafikformate als auch Word- und Exceldateien.Integrierte Mailsysteme sind Microsoft Mail,cc:Mail, Lotus Notes, SMTP/POP3, GroupWiseund Netware MHS / Connect². Über den optionalenFACSys Fax Connector for MS Exchange ist einenahtlose Integration in Microsoft Exchangemöglich. Die Mailsysteme sind parallel nutzbar undje Benutzer ist ein eigenes Mailgatewaykonfigurierbar. Zudem können die Gatewaysmehrfach für verschiedene Systeme aktiviertwerden.

FACSys bedient NetWare und Windows NTDruckwarteschlangen und unterstützt damit jedenClient, der einen entsprechend formatiertenDruckauftrag in diese Wartenschlangen einstellenkann.. Dabei versteht FACSys die DruckerdialekteHPPCL5e und Postscript Level 1 und 2 DieFaxnummer und weitere Informationen müssen indiesen Druckausgaben als Steuerzeicheneingebunden sein. Über diese offene und flexibleSchnittstelle eröffnen sich Wege zu Fremdsystemenwie BS2000, Unix, AS400 und Macintosh. Auchwenn per Druckauftrag ein Fax versandt wird, ist

eine Quittierung per E-Mail möglich. SAP R/2 undSAP R/3 werden über den SRS ComServer direktunterstützt. In vielen Fällen wird ein Fax über einenWindows Druckertreiber versandt werden. EinFaxmonitor auf dem Arbeitsplatz-PC unterstütztden Anwender bei der Eingabe der Faxnummer,welche natürlich auch per DDE übergeben werdenkann. So sind auch Serienbriefe problemlosmöglich. Die Kommunikation wird direkt mit demFaxserver aufgebaut, so daß kein Umweg über dasSpoolsystem oder Filesystem eines Fileserversnotwendig wird. Alternativ kann eine bestehendeMAPI-Schnitttstelle zur Kommunikation benutztwerden. Somit werden Faxaufträge als Mail unterZuhilfenahme des Mailadressbuchs versandt.Faxnummern aus dem Exchange Directory oderOutlook Kontakten sind damit problemlos abrufbar.

Rundfaxe an viele Empfänger werden in einemAuftrag zusammengefaßt und bleiben auch imLogbuch eine Einheit. Ebenso wird ein Rundfaxgesammelt mit einer Mail quittiert. Einzelneerfolglose Faxe können erneut gesendet werden. Sobleibt auch bei vielen Faxen der Überblick erhaltenund der Posteingang wird nicht durch Quittungenfür jeden einzelnen Empfänger überfüllt.

Der Faxversand erfolgt über Faxkarten mitanalogem oder digitalem Interface. EingehendesRouting ist analog über DTMF oder DID und beiISDN problemlos möglich. Je Benutzer kann dabeiein automatischer Ausdruck, eine Weiterleitung perE-Mail und ein Versand auf ein anderes Faxgeräteingestellt werden. Die Zugriffsrechte undausführbaren Funktionen sind je Benutzerindividuell einstellbar.

FACSys erstellt benutzerdefinierbare Reports zumZweck der Abrechnung oder Analyse.FACSys protokolliert kritische Fehler (z.B.„Plattenplatz unter 5%“ oder „Übertragungsfehlerüber 10%“) im Windows NT Eventlog, damit diesemit anderen Werkzeugen (SMS, SNMP etc.) zentralgelesen werden können. Das offene, gutdokumentierte und kostenfreie FACSys Active FaxMessaging Software Development Kit erlaubtzudem für Eigenentwicklungen einen schnellen undproblemlosen Zugriff auf alle notwendigen Datenund Funktionen.

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Hard- und SoftwarevorraussetzungenEs ist kaum möglich, zutreffende Aussagen für dieAusstattung eines Faxservers zu nennen, ohne dasEinsatzgebiet zu kennen. FACSys selbst benötigtca. vier Megabyte Hauptspeicher und weniger als20 Megabyte für die Programme und Treiber. FürWindows NT ist ein Pentium 100 mit 24 MegabyteRAM als praktikables Minimum anzusehen. Geradewenn Windows NT extensiv vom virtuellenSpeicher Gebrauch macht, sinkt die Leistung desGesamtsystems merklich ab und speziellFaxmodem können dann aus dem Tritt geraten.Deshalb ist generell zu mehr Hauptspeicher zuraten. Die Nutzung der Document RenderingFunktion bedingt den Start der notwendigenKonvertierungsmodule, welche ebenfalls speicher-und rechenzeitintensiv sein können. Da alle Faxe

auf der Festplatte dieses Rechners abgelegt werden,muß der Platz ausreichend bemessen sein.100kByte pro DIN-A-4-Seite sind hierbei einAnhaltspunkt. Bei der Verwendung fürFaxbroadcast liegt ein Auftrag natürlich nur einmalals Datei vor. Für die Faxübertragung werden eineoder mehrere Faxkarten benötigt. Zur Anbindungder Clients ist eine Netzwerkkarte notwendig.Beachten Sie hierbei die gleichen Empfehlungenzur Bandbreite und Lasttrennung, die sie beimAnschluß eines Fileservers anwenden. Für einkleineres Netzwerk oder Test undEntwiclungsbetrieb kann FACSys auf dem NTFileserver oder Applikationserver installiert und mitFaxmodems betrieben werden.

LizensierungFACSys wird getrennt nach Server und Clientlizensiert. Je FACSys Server (= ein Server PC) isteine Serverlizenz notwendig. Für jeden Anwenderder auf FACSys zugreifen kann eine Clientlizenz.Clientlizenzen können auf jedem FACSys-Serverinstalliert und die Lizenzpakete aufaddiert werden.Die Anzahl der Lizenzen bestimmt die Anzahl derBenutzer, welche in FACSys eingetragen werdenkönnen. Die Lizenzen bestimmen also die Anzahlder unterscheidbaren Benutzer, welche später aucheinzeln für eingehendes Routing definiert werdenkönnen ("Named User"). Die Anzahl derFaxleitungen je FACSys Server ist nur durch diephysikalischen Grenzen der Rechner vorgegeben.Die Anzahl der praktisch installierbarenClientlizenzen ist durch das Netzwerk und dieGeschwindigkeit der Systeme und durch dieNutzungsintensität der Anwender begrenzt. Mit

FACSys können so Server mit hoher Kapazität zugünstigen Lizenzbedingungen realisiert werden.Durch die benutzerbasierte Lizensierung bleibenIhnen Überraschungen erspart, da Sie bei steigen-dem Faxvolumen nicht zusätzliche Leitungs-lizenzen in heute noch nicht kalkulierbaremUmfang erwerben müssen. Sie rüsten lediglichIhren Faxserver mit weiteren Faxkarten aus, zahlenaber keine zusätzlichen Lizenzgebühren.

In der Serverlizenz sind alle direkt nutzbarenMailsysteme sowie SAP R/2 und R/3 Unterstützungohne Zusatzkosten enthalten. Zur Unterstützungvon SAP ist optional der SRS ComServer alsexterne Komponente notwendig. Für MS Exchangeist zusätzliche der FACSys Fax Connector for MSExchange zur Installation auf dem Exchange Servernotwendig.

FACSys und MS ExchangeDie Einbindung von FACSys in Exchange erfolgtdurch den FACSys Fax Connector für MicrosoftExchange. Diese optional erhältlicheSoftwarekomponente wird auf dem ExchangeServer installiert und konfiguriert. Der FACSys FaxConnector kann mehrere FACSys Server bedienenund Sendeaufträge abhängig von der Auslastungder Faxserver dynamisch zuteilen ("LoadBalancing"). Die Übergabe von Faxaufträgenerfolgt transaktionsorientiert, wird also erst nacherfolgreicher Verarbeitung durch den Faxserver alserledigt an Exchange signalisiert. So ist auch beiAusfall eines FACSys Servers die Bearbeitung derFaxaufträge gesichert.Über den FACSys Fax Connector ist zudem einLeast Cost Routing zu verschiedenen FACSysServern möglich. Damit können aus Exchangeheraus verschickte Faxe direkt an den "günstigsten"

Faxserver weitergeleitet und von diesem verschicktwerden.

Der FACSys Fax Connector verfügt über eineReihe konfigurierbarer Fehler- undStatusmeldungen, die den Exchange Administratorüber den Zustand des Systems und einzelnerAufträge informieren. Für Benutzer kann einindividuelles Deckblatt durch den Administratorvorgegeben werden. Auch die Faxnummer desBenutzers ist über den Exchange-Administratoreinstellbar. Exchange Benutzerinformationenkönnen periodisch automatisiert in die FACSysBenutzerdatenbank exportiert werden.Auf Clientseite können durch den FACSys FaxConnector für MS Exchange alle notwendigenFaxfunktionen wie senden, empfangen, verwaltenund adressieren abgebildet werden. Es kann auf die

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Installation der FACSys Client-Applikationverzichtet werden. Faxadressen können inExchange Adressbüchern oder gemeinsamenKontakteordnern in Outlook gepflegt und überStandorte hinweg repliziert werden.Über Formulare für MS Exchange Client oderOutlook ist die Auswahl verschiedener Deckblätterund das Bestimmen des Sendezeitpunktes möglich.Quittungen von FACSys and Exchange können alsechte Delivery/Non-Delivery Reports verschicktwerden und werden so automatisch den

Nachrichten im Ordner Gesendete Objekte alsStatus zugeordnet.

Bei Einsatz der FACSys Applikation mitDruckertreiber und Printmonitor kann Exchange alsTransportmedium zwischen Arbeitsplatz undFACSys Server verwendet werden. So können auchVertriebsmitarbeiter unterwegs ein Faxbeauftragen, welches nach der nächsten Verbindungmit dem Exchange Server aus der Zentraleabgesendet wird.

FACSys und Lotus NotesFACSys unterstützt den Versand und Empfang vonFaxen ab Lotus Notes Version 3. Dabeikommuniziert FACSys mit dem Notes Server überdie VIM-Schnittstelle des Notes Client, welche aufdem FACSys Server installiert wird. Eine NotesClientlizenz ist notwendig.

Der Notesanwender kann Nachrichten direkt an dieDomain FAX senden. Die Eingabe der Faxnummerund des Ansprechpartners wird standardmäßigdurch Notes angeboten.Am Ende wird das geschriebene Dokument in derMaildatenbank des Benutzers FACSys abgelegt.FACSys nutzt die VIM Schnittstelle des NotesClient um diese Nachrichten regelmäßig auszulesenund als Faxaufträge zu übernehmen. DieFaxnummer und der Ansprechpartner wird aus der

Empfängeradresse übernommen. Anlagen undNachricht selbst werden konvertiert und als Faxversandt. Da FACSys sowohl einfachen Text alsauch RTF versteht, sind formatierte und gestalteteNachrichten möglich. Das Document Renderingerlaubt auch den Versand von Dateianlagen mit denunterstützten Formaten. Eingehende Faxe könnenan jede gültige Adresse in Notes gesandt werden.FACSys stellt diese wiederum über VIM in denServer zur Verteilung ein. Durch diese einfacheRealisation erhalten Ihre Anwender eine einfache,leistungsfähige und funktionierende Faxlösung fürNotes. Zudem ist sie für den Administratorbesonders transparent und einfach zu pflegen undzu überwachen. Auch hier können Quittungen vonFaxjobs per Druckauftrag ebenso an Notes gesandtwerden.

FACSys und SMTP / POP3Die von den anderen Mailgateways bekanntenFunktionen werden auch über das SMTP/POP3Gateway unterstützt. Damit können Sie FACSys inUnix-basierten oder auf SMTP/POP3 aufbauendenMailsystemen als Faxserver einsetzen. Ausgehende

Telefax werden an FACSys per E-Mail geschickt.FACSys holt sich die Faxaufträge per POP3 voneinem Mailserver ab. Eingehende Telefaxe werdendem Empfänger als SMTP-Email über den Mailhostmit dem Fax als Anlage zugestellt.

FACSys und Microsoft MailDie Auswahl an leistungsfähigen Faxservern fürMicrosoft Mail war lange Zeit sehr gering. DasMicrosoft Faxgateway für MS-Mail war durch denAufbau auf die CAS-Schnittstelle auf einfacheTexte und Text- oder DCX-Anlagen eingeschränkt.Ein-gehende Faxe wurden ebenfalls im speicher-platzintensiven DCX Format abgelegt, wodurchviele Mailboxen eine stattliche Größe erreichtenund das Netzwerk erheblich belasteten.

FACSys bedient ein oder mehrere Microsoft MailPostoffices im LAN oder WAN über die FFAPISchnittstelle. Mit der Microsoft Fax-Access-Komponente ist auch eine Anbindung verbundener

MS-Mail Standorte an den FACSys Servermöglich. Bei einer kostenpflichtigenModemverbindung sollten Faxdaten jedoch nichterneut über langsame Leitungen gesandt werden,sondern besser ein eigener Faxserver vor Ortinstalliert werden. Mit dem MS Mail Gateway vonFACSys können empfangene Faxe alsspeicherplatzoptimierte TIFF Datei abgelegtwerden. Ausgehende Nachrichten können dankDocument Rendering Dateianlagen enthalten. DieSynchronisation von MS Mail Benutzerdatenbankund FACSys Benutzerdatenbank kann automatischerfolgen.

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FACSys und Infinite Connect²Die schon beim DOS-basierten Faxserver FACSys3.x gemachten Erfahrungen wurden auch beiFACSys eingesetzt. Dank der erweitertenFunktionen von FACSys stellt auch dieses GatewayDocument Rendering und komprimierteDateiformate bereit.

Im Connect² System werden Gateways zu anderenKommunikationssystemen als Dateischnittstelleabgebildet. Mails werden im SMF Format als Datei

zur Übergabe abgelegt und enthalten Verweise aufDateianlagen. FACSys nutzt dieseGatewayfunktion, indem es regelmäßig imGatewayverzeichnis von MHS bzw. Connect² nachneuen Aufträgen sucht und eingegangeneMitteilungen zur Verteilung dort einstellt. Dabei istes nicht notwendig, den Betrieb von MHS oderConnect² zu unterbrechen, da auf dem Mailserverselbst keine zusätzliche Software oder Treibernotwendig sind.

FACSys und GroupWiseFACSys unterstützt direkt GroupWise. Vergleich-bar zur Anbindung an MHS und MS-Mail greiftFACSys direkt auf die entsprechend freigegebenenVerzeichnisse des GroupWise Domainpostofficeszu und holt die dort abgestellten Faxaufträge ab.Eingehende Faxe können wie bei allen anderenMailsystemen direkt dem Empfänger als Anlage

zugestellt werden. Auch anderweitig in Auftraggegebene Faxe können per Mail quittiert werden.Dazu ist die Installation des API-Gateways vonGroupWise notwendig und der FACSysServerdienst muß Zugriff auf die Dateistrukturerhalten.

FACSys und “Microsoft at work FAX”FACSys unterstützt auch die von Microsoft mitWindows 3.11 und Windows 95 installiertenMSFAX-Dienste. Hierbei werden üblicherweiseModems eines anderen Systems als Faxserver

freigegeben. FACSys kann als logisches Modemüber das von Microsoft definierte Logical ModemInterface LMI angesprochen werden.

FACSys und HostsystemeDie offene Schnittstelle von FACSys erlaubt auchdie Einbindung von Hostsystemen. Spätestens hierwird FACSys wirklich der „Faxserver fürheterogene Welten“. Für Host-Systeme ist derZugang zu FACSys per Printqueue sicher ameinfachsten. Dank der Fähigkeit von Windows NT,per TCP/IP Druckdaten anzunehmen, kann FACSysüber die normale Lineprinteransteuerung derdiversen Unixderivate und Hostsysteme bedientwerden. Bei der Übergabe der Druckdaten mußmindestens die Faxnummer in den Datenstromeingebunden werden. Allerdings ist es gerade imBereich der Datenbank- und Anwendungs-programmierer eine der einfachsten Übungen,entsprechende Ausgabefilter und Module zuentwickeln. Die Rückmeldung über den erfolg-reichen Faxversand oder Störungen erfolgt z.B. per

Mail an den Anwender. Verwendet dabei derAnwender ein PC-basiertes Mailsystem, dann istdie Integration sehr einfach. UNIX-Anwenderkönnen ihre Mails per SMTP erhalten.Einzig die FACSys Applikation selbst ist nochnicht als UNIX-Programm verfügbar. Damit einAnwender unter UNIX den Status seinerFaxaufträge direkt abfragen kann, kann er denWebAgent von FACSys über einen Internet-Browser einsetzen. Denkbar ist die „Fernsteuerung“einer FACSys-Console über von FACSysunterstützte Systeme wie Citrix WinFrame oder dieHydra-Technologie. Beide Produkte erweiterneinen Windows NT Server um dieMultiuserfähigkeit und erlauben jedem X-Terminaldie Nutzung von Windows-Anwendungen undwerden ausdrücklich von FACSys unterstützt.

FACSys und Digital AlphaMicrosoft Windows NT ist als portables undskalierbares Betriebssystem ausgelegt. FACSys istdaher sowohl als Intel als auch als Alpha-Versionverfügbar. Dies gilt für die Serverdienste, die ClientApplikationen und den FACSys Fax Connector for

MS Exchange. FACSys unterstützt die Faxkartenauch mit Kerneltreibern für diese Prozessorfamilienund beweist damit die konsequente Entwicklung fürWindows NT. Es ist keine Portierung einer 16-bitSoftware.

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FACSys und NetWareFACSys 4.x bedient wie der DOS basierteVorgänger FACSys 3.x auch weiterhin NovellPrintqueues. Druckaufträge in einer NetWarePrintqueue werden von einem QSERVER.NLM aufdem NetWare Server direkt zum FACSys Servergesendet. Damit können bisherige FACSys 3.4

Anwender, welche eine leistungsfähigere undWIN32-taugliche Anwendung benötigen,problemlos umsteigen. Alle bisher realisiertenImplementationen können so ohne Änderungenweitergeführt werden und ohne Zeitdruck auf dieneuen Möglichkeiten umgestellt werden.

Das FACSys Workflow Partner ProgramDie Offenheit von FACSys hat viele Unternehmen dazu bewogen, ihre Anwendungen mit FACSys zuintegrieren. Dieses Programm wird "Workflow Partner Programm" genannt. Einige Ergebnisse diesesProgrammes möchten wir Ihnen im folgenden vorstellen. Für Sie hat diese Offenheit den Nutzen, daß Sie auchSysteme und Anwendungen in Ihrem Unternehmen leicht in FACSys integrieren können. Kaum ein Produkt aufdem Markt hat eine so breite Integration, wie FACSys.

FACSys und kaufmännische AnwendungssystemeFür die KHK Classic Line wurde von Net at Workein Export-Filter erstellt, der auf Anfrage erhältlichist. Damit lassen sich aus KHK heraus direkt Faxeverschicken.

Partner von Net at Work haben FACSys bereits mitBaan Systemen, Navision und Navision Financialsintegriert.Auch aus diesen Systemen ist ein reibungsloserVersand mit FACSys möglich.

FACSys und SAPFACSys verfügt über eine SAP R/2 und SAP R/3Schnittstelle. Die Vorteile des Faxserverswerden so auch für SAP Dokumente nutzbar.

Faxaufträge können direkt aus SAP unterZuhilfenahme der in den SAP Stammdatenvorliegenden Faxnummern erstellt und überwachtwerden. Der Faxservice ist ebenfalls aus SAPOfficenutzbar. Eingehende Faxe werden anhand einerEmpfängernummer direkt in den SAPOfficeEingang des jeweiligen Anwenders zugestellt. DerAnwender kann das Fax ansehen, drucken oder anSAP ArchiveLink zur Archivierung übergeben. DerFaxversand und Faxempfang ist für R/3 ab Version2.x integrierbar. Bei SAP R/2 ist ein Versand abVersion 5.00 möglich. In SAP R/2 ist keine

Möglichkeit für den Empfang von Faxenvorhanden.

Über den SRS ComServer wird eine bidirektionaleVerbindung zwischen SAP und Faxserverhergestellt. Die Faxaufträge werden über dieDateischnittstelle APPLI/COM ausgetauscht. SRSComServer unterstützt sowohl SAPcomm als auchSAPconnect und ist somit eine zukunftssichereInvestition.FACSys erhält alle Informationen wie Rufnummer,Empfänger, Absender etc. aus den SAPStammdaten. Die separate Pflege von Lieferanten-und Kunden-Faxnummern ist somit nichtnotwendig.Mit dem FACSys SAP Gateway können die

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gleichen Schriftarten und Schriftgrößen verwendetwerden, wie beim Ausdruck von SAP Dokumenten.Spezielle Faxformulare sind nicht notwendig.Firmenlogos können in die R/3 Dokumenteeingebunden werden. FACSys sendetStatusmeldungen für bearbeitete Faxaufträge an

SAP. Fehlerhafte Sendeaufträge können einfachwiederholt werden.Der SRS ComServer ist als Windows NT Serviceverfügbar und somit interessant für alle SAPPlattformen (SAPcomm unter UNIX oder OS/2 istnicht notwendig). Faxserver und SRS ComServerkönnen auf einem System kombiniert werden.

FACSys und Citrix WinFrameCitrix WinFrame und seine OEM Produkte wieWinDD von Tektronix, Ntrigue, WinCenter Pro etc.ermöglichen den Einsatz von NT Systemen imMultiuserumfeld. Mehrere Mitarbeiter können sichüber NetStations oder NetPCs oder sogar überWeb-Browser auf dem WinFrame Server anmeldenund arbeiten dort, als wenn sie auf einem eigenenPC arbeiten würden. Der WinFrame Server wirdzentral administriert und verwaltet und spart

dadurch im Vergleich zu dezentral installiertenSystemen Administrationskosten.Voraussetzung für den Faxversand von solchenSystemen ist, daß beim Ausdruck auf einenvirtuellen Printerport für die Faxsoftwareersichtlich ist, von welchem Benutzer auf diesenPort gedruckt wurde. Nur damit kann bei diesemBenutzer die Abfrage nach der Telefonnummer fürdas Fax erscheinen. FACSys ist eine der wenigenFaxlösungen, die diese Systeme unterstützen.

FACSys und der HP Network ScanJet 5"..und Sie werden sich fragen, wofür es Faxgerätegab..." Der HP Network ScanJet 5 ist ein Scannermit automatischem Vorlageneinzug, LCD-Display,Tastatur und Netzwerkanschluß.Das Versenden von Papierdokumenten an einzelnePC´s, Empfängergruppen, Faxgeräte oder spezielleAnwendungen (Workflow) ist dabei so einfach wieFaxen - nur schneller! Nach dem Einlegen einesDokumentes in den Vorlageneinzug oder auf dasVorlagenglas des HP Network ScanJet 5 identifi-ziert sich der Anwender am Gerät. Dann wählt ereinen oder mehrere Empfänger aus einer Liste aus,hinter der sich E-Mail Adressen, Faxnummern,Drucker oder Anwendungen verbergen können undgibt ggf. zusätzlich Faxnummern an. Nach demDrücken der Starttaste und dem Einlesen der Do-kumente ist der Vorgang für den Anwender been-det. E-Mail Empfänger bekommen eine E-Mail mit

angehängtem TIF oder PDF Dokument zugestellt.Die Ausgabe an einen Drucker entspricht derFunktion einen Fotokopierer. Telefaxaufträgeewerden an FACSys zum Versand übergeben. DieRückmeldung über den Faxversand erhält der Mit-arbeiter wie gewohnt am Arbeitsplatz.Dieser neue Weg Telefax und auch Dokumente imHaus zu verschicken faßt HP unter dem Begriff"Scan-to-Share" zusammen. Erhebliche Produktivi-tätssteigerungen sind möglich, da nicht mehr amFaxgerät auf den Versand des Telefax gewartetwerden muß, da eingehende Fax direkt amArbeitsplatz elektronisch zugestellt und auchweitergeleitet werden können. Mit einem von HPerhältlichen Kostenvergleichsmodell können Sieeinfach prüfen, wie schnell sich der HP NetworkScanJet 5 und FACSys für Ihr Unternehmenrechnen.

FACSys und Fax-DienstleisterFür die Faxdienstleistungen von Xpedite undGraphnet gibt es Schnittstellen zu FACSys. Sieübergeben Ihr Fax an FACSys und FACSys leitet esweiter an den Dienstleister. Damit können Sie auchin kurzer Zeit ein hohes Faxvolumen versenden,

ohne selber große Hardware-Investitionen tätigenzu müssen. Über diese Dienstleister können Sieebenfalls deren globales Netz nutzen, umVersandkosten zu sparen.

FACSys und die FACSys APIFalls Sie Ihre eigenen Applikationen in FACSysintegrieren möchten, oder Sie Administrations- undZugriffsfunktionen wünschen, die so in FACSysnoch nicht realisiert sind, dann steht Ihnen die mitFACSys kostenlos mitgelieferte und gutdokumentierte API zur Verfügung. Mit Zugriffenauf diese API z.B. aus Visual Basic oder Visual

C++ können Sie eigene Programme mit FACSysintegrieren oder zusätzliche Funktionen zurAdministration etc. realisieren. Sie haben dieMöglichkeit, auf die Benutzerdatenbank, die Sende-und Empfangsverwaltung und auch auf dieTelefonbücher von FACSys zuzugreifen.

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Für Ihre Notizen:

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