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Die wichtigsten Word-Tipps für die Textgestaltung

mit Word 2007, 2010, 2013und 2016

von Burkhard Oerttel ©

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»Word ist keine Schreibmaschine!« Die Idee zu dieser Überschrift kam mir, als ich

immer wieder beobachten musste, wie Kolleginnen und Kollegen typische Bedien-

weisen der Schreibmaschine 1:1 auf ihre Technik beim Schreiben mit Textpro-

grammen übertragen. Sie machen sich damit das Leben unnötig schwer, denn mit

diesem Vorgehen kommen sie nicht in den Genuss vielfältiger Hilfestellungen, die

so eine Software der Schreibmaschine nun mal voraushat.

Dieses Script entstand aus den Erfahrungen in einer Schulungsreihe, bei der die

Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbst die Probleme benennen durften, die in den

Veranstaltungen gelöst werden sollten. Es fasst die „typischen“ Anwenderprobleme

zusammen, die sich in folgende Kategorien gliedern lassen:

Fehlende Kenntnis: „Ich wusste gar nicht, dass es so eine Funktion gibt.“

Optionen nicht gefunden: „Ich habe diese Funktion schon einmal ausprobiert,

aber sie entsprach nicht meinen Bedürfnissen.“

Fehlender Kontext: „Ich wusste gar nicht, in welchem Zusammenhang diese

Funktion steht.“

Ich hoffe, dass Ihnen dieses Heftchen hilft, besser mit Ihrer Schreibhilfe auszu-

kommen.

© Burkhard Oerttel, Juli 2007 (zuletzt aktualisiert im Juli 2016)

Hinweise zu den Darstellungen in diesem Heft:

Die Beschreibungen gelten für die Word-Versionen ab 2007.

Das Arbeiten ist in den Versionen ab 2007 fast identisch. Beachten Sie, dass in Ver-

sion 2007 die Funktionen der Registerkarte DATEI mit dem Office-Button aufgeru-

fen werden.

Die Abfolge der aufzurufenden Menübefehle ist in KAPITÄLCHEN geschrieben; aufei-

nander folgende Befehle sind durch | voneinander getrennt.

Ein hilfreiches Instrument ist das Kontextmenü, das die meisten in einer bestimm-

ten Situation benötigten Funktionen bereitstellt. Sie öffnen das Kontextmenü mit

einem Rechtsklick der Maus oder mit der Taste .

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1 Zeichen und Wörter ........................................................................................................... 4

1.1 Autokorrektur ....................................................................................................................... 5

1.2 Silbentrennung ..................................................................................................................... 6

1.3 Textattribute und Hervorhebungen ..................................................................................... 7

1.4 Anführungszeichen ............................................................................................................... 8

2 Zeilen und Absätze ............................................................................................................ 9

2.1 Der kleine Unterschied ......................................................................................................... 9

2.2 Zeilenorientierung ................................................................................................................ 9

2.3 Absatz-Formatierungen ...................................................................................................... 10

2.4 Aufzählungen, Nummerierungen, Gliederungen ............................................................... 11

2.5 Einrückungen, Tabulatoren ................................................................................................ 13

2.6 Absätze einrahmen und farbig unterlegen ........................................................................ 15

3 Seiten ............................................................................................................................... 16

3.1 Seitenformat ....................................................................................................................... 16

3.2 Seitenrahmen ..................................................................................................................... 16

3.3 Seitennummerierung.......................................................................................................... 16

4 Längere Werke ................................................................................................................. 17

4.1 Abschnitte ........................................................................................................................... 17

4.2 Verweise und Verzeichnisse ............................................................................................... 17

4.3 Formatvorlagen .................................................................................................................. 21

Hinweis: Für die Bearbeitung von Tabellen gibt es ein eigenes Script.

4

1 Zeichen und Wörter

Werte und Maßeinheiten wie 300 € oder 25 m³ dürfen nie getrennt werden; zwi-

schen Wert und Maßeinheit gehört ein Leerschritt. Automatischer Zeilenumbruch

erkennt aber einen Leerschritt als Möglichkeit zum Zeilenumbruch.

Abhilfe schafft der »geschützte Leerschritt« mit der Tastenkombination

S + H + K

Ebenso wirkt ein verlorener Bindestrich am Zeilenende unprofessionell und lässt

sich beim Teil-Zeugma wie „Abteilungsleiterinnen und -

leiter“ durch den »geschützten Trennstrich« vermeiden:

S + H + -

Der geschützte Bindestrich hat auch den Vorteil, dass die „Parenthese1-Automatik“

ihn nicht berührt, die sonst Bindestriche - in Halbgeviertstriche (Gedankenstriche)

— umwandelt.

Anderseits ist diese Automatik sehr sinnvoll, denn Sie erspart beim Schreiben, ei-

nen Gedankenstrich mittels EINFÜGEN | SYMBOL in den Text zu bringen. Diese Automa-

tik arbeitet nach folgender Logik:

Hinweis: Folgt auf einen Binde-

strich ein Leerschritt, wird der

Bindestrich nach Abschluss des

darauf folgenden Wortes in ei-

nen Halbgeviertstrich umge-

wandelt. Beim nachträglichen

Einfügen des Bindestriches

funktioniert die Automatik

nicht! Dann müssen Sie den Ge-

dankenstrich tatsächlich als

Symbol einfügen.

EINFÜGEN | SYMBOL | WEITERE

SYMBOLE | Registerkarte

SONDERZEICHEN

Weitere Sonderzeichen finden Sie in der Tabelle des Registers SYMBOLE.

1 Parenthese: in Gedankenstriche eingeschlossener Nebensatz.

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1.1 Autokorrektur

Sofern Sie Symbole und Sonderzeichen häufiger benötigen, hilft die Autokorrektur:

In der Sonderzeichenauswahl klicken

Sie auf AUTOKORREKTUR; das zuvor

gewählte Sonderzeichen wird in das

Feld DURCH: übernommen. Im Feld

ERSETZEN tragen Sie die Zeichenkom-

bination ein, die durch das Sonder-

zeichen ersetzt werden soll — im

Fall der Parenthese eignet sich z.B.

ein doppelter Bindestrich — und be-

stätigen mit HINZUFÜGEN.

Hinweis: Das Promillezeichen ‰ fin-

den Sie im Bereich „Allgemeine In-

terpunktion“; eine Autokorrektur ist

dafür leider nicht vorgegeben, Sie

müssen Sie also selbst definieren,

z.B. für %o und/oder %0.

Optionen:

NUR TEXT für Sonderzeichen derselben Schriftart (normaler Text),

FORMATIERTEN Text für Sonderzeichen aus Symbolschriftarten.

Einige häufig benötigte Symbole sind schon als Standardeinträge vorhanden, z.B.

Eingabe wird zu Eingabe wird zu Eingabe wird zu

1/4 ¼ 1/2 ½ 3/4 ¾

--> ==> (c) ©

<-- <== (r) ®

<=> (tm) ™

sowie zahlreiche „gebräuchliche“ Tippfehler.

Die Autokorrektur-Einstellungen finden Sie auch unter DATEI | OPTIONEN |

DOKUMENTPRÜFUNG | AUTOKORREKTUR-OPTIONEN.

Unerwünschte Autokorrekturen können mit der Rücktaste R oder der Schaltflä-

che oder S + z zurückgenommen werden oder mit dem Smarttag, das beim

Berühren eines autokorrigierten Wortes mit dem Textcursor aufleuchtet:

Einige Sonderzeichen lassen sich über voreingestellte Tastenkombinationen erzeu-

gen, hier die am häufigsten benötigten:

6

Symbol Tastenkombination Symbol Tastenkombination

µ G+m ² G+2

ø S+H+7,o ³ G+3

Im Dialog AutoKorrektur lassen sich eigene Tastenkürzel und Ersetzungen nachrüs-

ten.

1.2 Silbentrennung

Wenn als Ausrichtung „Blocksatz“

gewählt wird, ist die automatische

Silbentrennung zwingend, um Text-

löcher zu vermeiden.

erreichbar mit:

SEITENLAYOUT | SILBENTRENNUNG

Vortrennung zur Umgehung unschö-

ner Automatik-Trennungen:

Setzen Sie den Textcursor zwischen

die zu trennenden Buchstaben und

betätigen Sie S + -. Damit set-

zen Sie eine „Trennfuge“ in das

Wort, an der sich die Silbentrennung

orientiert.

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Unterdrückung der automatischen Silbentrennung

Die Trennautomatik orientiert sich an der Regel, dass auch nach Einzelbuchstaben

getrennt werden darf. Um das zu vermeiden, markieren Sie das Wort und klicken

Sie in der Statuszeile unten links auf die Sprachanzeige. Im daraufhin öffnenden

Dialog SPRACHE aktivieren Sie die Option RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK NICHT PRÜFEN;

damit wird die Trennautomatik in diesem Wort abgeschaltet.

Ganze Absätze können Sie von der automatischen Silbentrennung ausnehmen im

Absatz-Dialog START |ABSATZ , Register ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH, Option KEINE

SILBENTRENNUNG.

1.3 Textattribute und Hervorhebungen

erreichbar mit: START | SCHRIFTART

Einige Funktionen sind bereits im Menü-

band anzutreffen, nach Klick auf wird

der volle Funktionsumfang zugänglich.

Textattribute fett oder kursiv

Bitte beachten Sie, dass Fettdruck ein

Blickfänger ist, der den Blick beim Lesen

zu einer bestimmten Stelle im Text lenken

soll, während Kursivdruck im Fließtext den

Lesefluss unterbricht, das Auge „stolpern

lässt“.

Unterstreichungen jeder Art (es gibt Varia-

tionen) bitte auf Ausnahmefälle beschrän-

ken.

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1.4 Anführungszeichen

Typografische Anfüh-

rungszeichen aktivieren:

DATEI | OPTIONEN |

DOKUMENTPRÜFUNG |

AUTOKORREKTUR-OPTIONEN

Register: AUTOKORREKTUR

und AUTOKORREKTUR

WÄHREND DER EINGABE

Guillemets (»französische« Anführungs-

zeichen)

erreichbar mit

EINFÜGEN | SYMBOL

Hinweis: Im Deutschen stehen die Spitzen der

Guillemots zum eingeschlossenen Text hin!

Wenn Sie die MATHEMATISCHE AUTOKORREKTUR akti-

viert haben, ersetzt Word

>> durch » und

<< durch «.

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2 Zeilen und Absätze

2.1 Der kleine Unterschied

Diese dicke Taste Ü verführt dazu, sie wie bei der Schreibmaschine am Zeilenen-

de zu drücken. Inzwischen haben wir zwar gelernt, dass Textprogramme einen au-

tomatischen Zeilenumbruch besitzen, aber am Ende eines Absatzes benötigen wir

sie schon. Doch warum immer gleich doppelt? Den Abstand zwischen zwei Absätzen

bekommen Textprogramme automatisch viel besser in den Griff. Aber nur dann,

wenn der Absatz entsprechen formatiert wird (siehe Seite 10).

Also: Mit 1 x Ü wird ein Absatz eingefügt, der Abstand zwischen den Absätzen

ergibt sich aus den Einstellungen im Absatz-Dialog. Wird innerhalb eines Absatzes

ein Zeilenumbruch benötigt, benutzen Sie H + Ü, das fügt einen zwingenden

Zeilenwechsel ein, aber die neue Zeile gehört weiter zu diesem Absatz.

Bei eingeschalteter

Sonderzeichenanzeige

erkennen Sie den Un-

terschied.

Wechsel erzeugen mit Darstellung

Zeilenwechsel H + Ü

Absatzwechsel Ü

2.2 Zeilenorientierung

Übliche Korrespondenz wird entweder linksbündig oder im Blocksatz ausgerichtet.

Beim Blocksatz erweitert Word die Wortzwischenräume so, dass auch rechts ein

glatter Rand entsteht. Diese Formatierung hat folgende Tücken:

Ist keine automatische Silbentrennung (Seite 6) eingeschaltet, kommt es bei

Zeilen mit langen, ungetrennten Wörtern evtl. zu unschönen, langen Lücken.

Beim manuellen Zeilenwechsel mit H + Ü wird die Zeile ebenfalls gestreckt,

wie die Abbildung unten links zeigt.

Tipp: Setzen Sie vor den Zeilenwechsel einen Tab-Sprung.

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Text drehen

Text zu drehen funktioniert nur in Textfeldern und Tabellen.

1. EINFÜGEN | TEXTFELD

2. Schreiben Sie den zu drehenden Text in das Textfeld.

3. Benutzen Sie den Dreh-Anfasser bzw. oder die Funktion ZEICHENTOOLS

FORMAT | DREHEN, um das Textfeld zu drehen. Der Text dreht sich mit.

Eine weitere Möglichkeit, Text zu drehen, gibt es

sowohl in den ZEICHENTOOLS als auch in den

TABELLENTOOLS | LAYOUT. Dort finden Sie bei markier-

tem Textfeld oder markierter Tabellenzelle die

Funktion TEXTRICHTUNG.

2.3 Absatz-Formatierungen

Mit START | ABSATZ oder KONTEXTMENÜ | ABSATZ gelangen Sie zu allen Einstellungen,

die für die Abstände von Zeilen und Absätzen zueinander nötig sind.

Gedre

hte

r Text

11

Absatz-Automatik

Die »Absatzkontrolle« vermeidet

einzeln stehende Zeilen eines

Absatzes vor oder nach einem

Seitenumbruch, in der Setzer-

Fachsprache als „Schusterjunge“

(Einzelzeile auf Vorseite) und

„Hurenkind“ (Einzelzeile auf Fol-

geseite) bezeichnet.

2.4 Aufzählungen, Nummerierungen, Gliederungen

Sie aktivieren die automatische Vergabe von Aufzählungszeichen und Nummerie-

rungen auf unterschiedliche Weise:

Registerkarte START benutzen:

1. Schreiben Sie den Text ohne Nummerierung oder Aufzählungszeichen.

2. Markieren Sie die zu nummerierenden Absätze.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche für Nummerierungen oder für Auf-

zählungszeichen.

4. Stufen Sie Unterpunkte tiefer, indem Sie sie markieren und anschließend die

Schaltfläche klicken.

Aufzählungs- und Nummerierungsautomatik verwenden:

1. Beginnen Sie einen mit Aufzählungszeichen zu versehenden Absatz mit einem

Spiegelstrich (Tasten Bindestrich - und Leer K nacheinander); schreiben

Sie dann den Text Ihres Absatzes ohne Einrückungen.

oder

Beginnen Sie einen zu nummerierenden Absatz mit „1. “ (mit Leerschritt

nach dem Punkt) und schreiben Sie dann den Text Ihres Absatzes ohne Einrü-

ckungen.

2. Beim Betätigen der Absatzschaltung Ü wird der fertige Absatz eingerückt

und der neue Absatz mit Spiegelstrich / fortlaufender Nummerierung und Ein-

rückung begonnen.

3. Beenden Sie den Aufzählungsmodus, indem Sie beim ersten nicht mehr zur

Aufzählung gehörenden Absatz die Rück-Taste R betätigen.

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Wollen Sie einzelne Absätze aus dieser Gliederung ausnehmen, so deaktivieren Sie

für diese Absätze die Automatik mit einem Klick auf oder .

In der Aufzählungsautomatik sind

einige Funktionen voreingestellt,

die bei komplexeren Texten stö-

rend wirken. Hier Abhilfe zu schaf-

fen, klicken Sie auf die Symbole

neben den Schaltflächen oder

. Damit gelangen Sie zu Varian-

ten der Zeichen/Zählung und mit

NEUES AUFZÄHLUNGSZEICHEN/ZAHLEN-

FORMAT definieren zu erweiterten

Einstellungen.

Bei LISTE MIT MEHREREN EBENEN finden Sie verschiedene hierarchische Nummerie-

rungssysteme, die Sie nach Klick variieren können.

Per Kontextmenü lässt sich die Zäh-

lung beeinflussen.

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2.5 Einrückungen, Tabulatoren

Zur Gliederung von Texten dienen Einzüge — auch ohne Nummerierungen oder Auf-

zählungszeichen. Wo welcher Einzug steht, zeigt das Symbol im Zeilenlineal an.

Sobald Sie eines der Symbole anklicken, wird eine gepunktete Linie eingeblendet,

die Ihren Text durchzieht und Ihnen die Lage des Einzugs im Bezug zu Ihrem Text

zeigt.

Alternativ lassen sich die Einzüge auch im Absatz-Dialog (START | ABSATZ oder Kon-

textmenü ABSATZ) einstellen:

Der Sondereinzug gibt an, ob die erste

Zeile

(OHNE) mit den Folgezeilen in

einer Flucht steht,

ERSTE ZEILE gegenüber den Folgezei-

len nach rechts eingerückt

ist (z.B. zur Verdeutli-

chung eines neuen Absat-

zes),

HÄNGEND gegenüber den Folgezei-

len nach links ausgerückt

ist (für Aufzählungszei-

chen, Nummerierungen,

Distanzierungen wie in

dieser Aufzählung).

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Solange sich solche Einrückungen in nur einer Zeile abspielen, reicht natürlich auch

ein Tabulator. Sie können Tabulatoren setzen, indem Sie auf die gewünschte Stelle

im Lineal klicken.

Den Dialog TABSTOPPS öffnen Sie durch

Doppelklick auf das Tabstopp-Symbol

im Lineal. Hier stellen Sie Tabulato-

ren numerisch ein und können Optio-

nen zur Ausrichtung und zu Hilfslinien

wählen. Die Ausrichtung des Tabula-

tors lässt sich auch beim Anlegen per

Mausklick beeinflussen, wenn Sie das

Symbol in der linken oberen Ecke des

Lineals „durchklicken“.

Ändern lassen sich Tabulatoren durch

Bearbeiten der Tabulatordaten im Dialog

oder

Ziehen mit der Maus.

Ziehen Sie einen Tabulator aus dem Lineal ins „Blatt“, wird er gelöscht.

Hinweis: Formatieren mit Tabulatoren ist nur dann sinnvoll, wenn es sich nur um

einzelne Zeilen handelt. Sobald Inhalte eines Eintrags über mehrere Zeilen gehen,

werden Tabstopp-Formatierungen zur Quälerei, wie dieses Negativbeispiel einer

„Hoppelformatierung“ zeigt:

Für komplexe Tabellen mit mehrzeiligen Einträgen in den Spalten stellt Word den

überaus bequemen Tabellenmodus ( Seite Fehler! Textmarke nicht definiert.)

zur Verfügung.

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2.6 Absätze einrahmen und farbig unterlegen

Die Schaltflächen und in START, Gruppe ABSATZ, erlauben Ihnen, Teile Ihres

Textes farbig zu unterlegen oder einzurahmen.

Ein Klick auf das Symbol wendet die

angezeigte Formatierung auf die

markierten Absätze an. Klicken Sie

auf die Schaltfläche daneben,

gelangen Sie zur Auswahl.

Hinweis: Steht der Textcursor ohne

Markierung in einem Absatz, wird

der komplette Absatz formatiert.

Die Rahmung und Färbung von Absätzen ist nahezu identisch mit jener der Tabel-

lenzellen und ausführlich ab Seite Fehler! Textmarke nicht definiert. beschrie-

ben.

16

3 Seiten

3.1 Seitenformat

Im Dialog SEITE EINRICHTEN, erreichbar über SEITENLAYOUT | SEITE EINRICHTEN oder Dop-

pelklick auf die grauen Enden des Lineals finden Sie

einen Dialog mit mehreren Registern, in denen alle Einstellungen zur Seitengestal-

tung vorgenommen werden können:

3.2 Seitenrahmen

Konsequent stehen die Rahmen- und Schattierungsmöglichkeiten (Seite Fehler!

Textmarke nicht definiert.) auch für ganze Seiten zur Verfügung. Benutzen Sie

dafür das Register SEITENRAND im Dialog RAHMEN UND SCHATTIERUNG.

3.3 Seitennummerierung

Eine automatische Seitennummerierung stellt Word in der Registerkarte KOPF- UND

FUßZEILE ganz links zur Verfügung; sie erscheint, wenn Sie in den Kopfbereich der

Seite doppelklicken.

Die in der Kopf- oder Fußzeile eingefügte Seitennummer wird auf jeder Seite an

dieser Stelle angezeigt. Um sie zu unterdrücken, muss der Text in Abschnitte

(SEITENLAYOUT | UMBRÜCHE | ABSCHNITTSUMBRUCH …) gegliedert und in den Kopf- und

Fußzeilenwerkzeugen die Option MIT VORIGER VERKNÜPFEN deaktiviert sein.

Hinweis: Eine Sonderstellung nimmt die erste Seite ein. Mit der Option ERSTE SEITE

ANDERS wird der ersten Seite eines jeden Abschnitts ein eigenes Layout und damit

auch eine eigene Gestaltung von Kopf- und Fußzeilen zugeteilt.

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4 Längere Werke

4.1 Abschnitte

Mit SEITENLAYOUT | UMBRÜCHE kön-

nen Sie Ihren Text in Abschnitte

gliedern, die jeweils unter-

schiedliche Zählweise, Formatie-

rungen, Seitenausrichtungen,

Kopf- und Fußzeilen etc. besit-

zen.

Die Optionen GERADE SEITE und

UNGERADE SEITE sind vor allem

dann wichtig, wenn Sie mit den

Abschnitten Kapitel gliedern, die

immer wieder auf derselben Sei-

te des Layouts beginnen sollen.

Fortlaufende Abschnittswechsel

kommen vorwiegend beim Do-

kumentschutz (z.B. für Formula-

re) zum Einsatz. Sie können z.B.

geschützte Start- und Ende-

Bereiche eines Dokuments vor

Veränderung schützen, während

der Platz dazwischen frei ge-

staltbar bleibt.

4.2 Verweise und Verzeichnisse

Um einen längeren Text übersichtlich zu gestalten, ist in erster Linie eine Struktur

durch Überschriften nötig. Die Formatvorlagen ( Seite 21) für Überschriften hel-

fen dabei,

eine einheitliche Gestaltung der Überschriften und Überschriftenebenen beizu-

behalten und

dem Text ein Inhaltsverzeichnis voranzustellen.

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Fuß- und Endnoten

Erläuterungen, die den Lesefluss beeinträchtigen, sollten in geeigneter Form aus

dem Fließtext ausgegliedert werden. (Rechts-)Quellenangaben u.ä. eignen sich da-

für besonders. Wählen Sie VERWEISE | FUßNOTE EINFÜGEN, legt Word einen Fußnoten-

hinweis an der aktuellen Schreibmarkenposition ein und springt an den unteren Sei-

tenrand, wo Sie den Fußnotentext eingeben können.

Geben Sie den Text ein und klicken Sie anschließend

doppelt auf das Notenzeichen am Beginn des No-

tiztextes, dann gelangen Sie zurück zu der Stelle, an

der Sie die Aktion begonnen haben.2 Ebenso gelangen

Sie mit einem Doppelklick auf den Notenhinweis im

Text zur Notiz.

Mit VERWEISE | FUßNOTEN rufen Sie einen Dialog Ge-

staltungsoptionen für Fuß- und Endnoten auf.

Bewegen Sie beim Lesen den Mauszeiger in die Nähe

des Notenhinweises, wird Ihnen der Notiztext in einer

Quickhelp-Box angezeigt.

Tipp: Sie können auf dieselbe Fuß- oder Endnote mehrfach verweisen, indem Sie

anstelle des Notenhinweises einen Querverweis (Seite 18) des Typs FUßNOTE einfü-

gen.

Fußnotentrennlinie ändern

Standardmäßig wird die Fußnote vom Text durch eine kurze gerade Linie abge-

trennt. Der Weg zur Änderung ist etwas diffizil:

1. Wählen Sie ANSICHT | ENTWURF.

2. Wählen Sie VERWEISE | NOTIZEN ANZEIGEN.

Die Fußnoten werden in einem separaten Fenster am unteren Ende des Textfens-

ters angezeigt. Eine Pulldown-Liste gestattet Ihnen die Auswahl von

FUßNOTENTRENNLINIE.

Gestalten Sie die Trennlinie mit Textzeichen neu oder wählen Sie FORMAT | RAHMEN

UND SCHATTIERUNG und klicken im dann öffnenden Dialog auf die Schaltfläche

HORIZONTALE LINIE, um eine dekorative grafische Trennlinie einzufügen.

2 Eine Fuß- oder Endnote können Sie nur löschen, indem Sie das Verweiszeichen im Text löschen.

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Querverweise

Um im Text auf eine andere Textposition zu verweisen, rufen Sie EINFÜGEN

|QUERVERWEIS oder VERWEISE | QUERVERWEIS auf. Sie können links auswählen, welche

Strukturdaten als Ziel anzuzeigen sind und rechts, wie sie im Verweis dargestellt

werden.

Haben Sie am Zielort keinen strukturierten Text, können Sie ein Ziel mit Hilfe einer

Textmarke erzeugen, die Sie durch Markieren der Zielposition und Aufruf von

EINFÜGEN | TEXTMARKE erzeugen.

Hinweis: Es wird ausschließlich das eingefügt, was Sie unter VERWEISEN AUF ausge-

wählt haben. Zusätzliche Hinweise wie z.B. »siehe Seite « müssen Sie von Hand da-

zusetzen.

Wenn Sie den Text als Word-Datei weitergeben wollen, empfiehlt sich die Option

ALS HYPERLINK EINFÜGEN. Beim Anklicken des Verweises wird der Leser zur verwiese-

nen Textstelle umgeleitet.

Inhaltsverzeichnis

Die Inhaltsverzeichnis-Automatik greift auf die Überschriften zurück, die Sie mit

Formatvorlagen des Typs »Überschrift n« in Ihren Text eingefügt haben. Manuell

formatierte Überschriften werden davon nicht erfasst, es sei denn, Sie haben dabei

dieselben Formatierungen wie eine der Überschrift-Formatvorlagen erwischt und

Word ordnet dieser manuellen Formatierung intern die passende Formatvorlage zu.

Setzen Sie den Textcursor an die Position,

wo das Inhaltsverzeichnis eingefügt wer-

den soll und wählen Sie VERWEISE |

INHALTSVERZEICHNIS | BENUTZERDEFINIERTES

INHALTSVERZEICHNIS. Die dortigen Einstellun-

gen sind selbsterklärend; Sie bestimmen,

bis zu welcher Überschriftenebene das

Inhaltsverzeichnis gehen soll und wie die

Einträge zu formatieren sind.

20

Mit der Schaltfläche OPTIONEN gelangen Sie

zur individuellen Einstellung jener For-

matvorlagen, die als Quellen für das In-

haltsverzeichnis dienen sollen. Sobald Sie

in den Feldern rechts eine Zahl für die

Einzugsebene im Verzeichnis eingetragen

haben, wird diese Textstruktur ebenfalls

erfasst.

Aktualisiert wird das Inhaltsverzeichnis

bei jedem Druckvorgang. Sie können es

auch manuell aktualisieren, wenn Sie im

Kopf des Inhaltsverzeichnisses

INHALTSVERZEICHNIS AKTUALISIEREN anklicken.

Schlagwortverzeichnis (Index)

Um ein Schlagwortverzeichnis zu erzeu-

gen, müssen zunächst Schlagworte erfasst

werden.

Markieren Sie den zu erfassenden Begriff

und betätigen Sie die Tastenkombination

A+H+x. Der markierte Begriff er-

scheint im Feld HAUPTEINTRAG. Mit einem

Klick auf FESTLEGEN fügen Sie diesen Be-

griff als versteckten Text und der Feld-

kennung für einen Indexeintrag in Ihren

Text ein.

Untereinträge sind durch : vom Hauptein-

trag getrennt; bei der Erstellung werden

solche Einträge eingerückt beim Haupt-

eintrag aufgelistet.

Ein Schlagwortverzeichnis erstellen Sie an

der aktuellen Schreibposition mit VERWEISE

| INDEX EINFÜGEN.

21

4.3 Formatvorlagen

Formatvorlagen sind nicht nur ein wichtiges Instrument zum Strukturieren von Tex-

ten, sondern auch eine wesentliche Arbeitserleichterung. Sie nehmen den größten

Teil der Registerkarte START ein.

Vergleichen Sie nur Klickzahl einer manuellen Formatierung einer Überschrift mit

der beim Verwenden einer Formatvorlage:

manuell mit Formatvorlage

1. Text markieren

2. Klick auf bei Schriftart

3. ggf. Scrollbalken verschieben

4. gewünschte Schrift anklicken

5. Klick auf bei Schriftgröße

6. ggf. Scrollbalken verschieben

7. gewünschte Schriftgröße anklicken

8. und/oder anklicken

9. Klick auf in Gruppe Absatz

10. Absatzabstand »vor« einstellen

11. Absatzabstand »nach« einstellen

12. Register ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH ankli-

cken

13. Häkchen bei ABSÄTZE NICHT TRENNEN setzen

14. auf klicken

1. Textmarke in Absatz setzen

2. Klick auf oder bei Format-

vorlagen

3. ggf. Scrollbalken verschieben

4. gewünschte Formatvorlage an-

klicken

Dieser Unterschied

spricht für sich!

Word liefert einige Formatvorlagen mit, Sie können diese jederzeit ändern, löschen

und ihnen weitere hinzufügen. Den kompletten Vorlagenkatalog sehen Sie, wenn

Sie in der Gruppe Formatvorlagen auf klicken, dann ganz unten auf OPTIONEN und

im Dialog aus der Liste Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen: ALLE

FORMATVORLAGEN.

22

Barrierefreiheit

Darüber hinaus sind nur mit Formatvorlagen struk-

turierte Texte in barrierefreie Netzveröffentli-

chungen umwandelbar!

Die korrekte Strukturierung eines Dokuments kön-

nen Sie sehen, wenn Sie n der Registerkarte ANSICHT

die Option NAVIGATIONSBEREICH (2007:

DOKUMENTSTRUKTUR) aktivieren.

Diese Struktur wird auch bei der Umwandlung in

das PDF-Format3 als Lesezeichen übernommen und

macht das Dokument so für Interpretationssoftware

verwendbar.

Formatvorlagen ändern

Sie können mit NEUE FORMATVORLAGE am Fuß der Formatvorlagenliste eigene Format-

vorlagen erstellen.

Einfacher ist das Abändern bestehender Formatvorlagen an die eigenen Bedürfnis-

se.

Der einfachste Weg geht wie folgt:

1. Formatieren Sie einen Absatz mit einer

vorhandenen Formatvorlage.

2. Formatieren Sie den Absatz nach Ihren

Wünschen um.

3. Rechtsklicken Sie die Formatvorlage im

Menüband oder in der Liste und wählen

Sie

4. ● in Word 2007 und 2010 im Kontextmenü

des Textes FORMATVORLAGEN |

… AKTUALISIEREN, UM DER AUSWAHL ZU

ENTSPRECHEN

● in Word 2013 im Kontextmenü der For-

matvorlagenschaltfläche … AKTUALISIEREN,

UM DER AUSWAHL ZU ENTSPRECHEN

3 Seit Word 2007 lassen sich Word-Dokumente auch direkt aus Word ins PDF-Format exportieren.

Diese Möglichkeit ist dem Adobe-AddIn und dem Distiller vorzuziehen, weil sie schneller und weniger

störanfällig arbeitet.

2007: | SPEICHERN UNTER | PDF ODER XPS

2010: DATEI | SPEICHERN UND SENDEN |PDF/XPS-DOKUMENT ERSTELLEN

2013: DATEI |EXPORTIEREN |PDF/XPS-DOKUMENT ERSTELLEN

23

Index

Absatz

Abstand .................................................................... 10

Automatik ................................................................ 11

Absatzendemarke ........................................................... 9

Absatzkontrolle ............................................................. 11

Anführungszeichen

französische ............................................................... 8

typografische ............................................................. 8

Aufzählung .................................................................... 11

Autokorrektur ................................................................. 5

Barrierefreiheit .............................................................. 22

Bindestrich

bedingter.................................................................... 6

geschützter ................................................................ 4

Blocksatz.......................................................................... 9

Einrückung .................................................................... 13

Einzug ............................................................................ 13

Endnote ......................................................................... 18

Fettdruck ......................................................................... 7

Formatvorlagen ............................................................. 21

Fußnote ......................................................................... 18

Gedankenstrich ............................................................... 4

Gliederung ..................................................................... 11

Guillemets ....................................................................... 8

Hervorhebungen ............................................................. 7

Index .............................................................................. 20

Inhaltsverzeichnis .......................................................... 19

Kursivdruck ..................................................................... 7

Leerschritt, geschützter .................................................. 4

Nummerierung .............................................................. 11

Parenthese ...................................................................... 4

PDF ................................................................................ 22

Promille ........................................................................... 5

Querverweise ................................................................ 19

Schlagwortverzeichnis .................................................. 20

Seite

Format ..................................................................... 16

Nummer ................................................................... 16

Rahmen.................................................................... 16

Silbentrennung................................................................ 6

unterdrücken ............................................................. 7

Sonderzeichen............................................................. 4, 5

Symbole .......................................................................... 5

Tabstopp ....................................................................... 14

Tabulator ...................................................................... 13

Text drehen ................................................................... 10

Textattribute ................................................................... 7

Textfeld ......................................................................... 10

Trennfuge ........................................................................ 6

Trennlinie für Fußnoten ................................................ 18

Unterstreichungen .......................................................... 7

Zeilenabstand ................................................................ 10

Zeilenschaltung ............................................................... 9