Digitale Verwaltung 2020 - Eine Positionsbestimmung der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des...
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Berlin, 8. Juli 2015
Digitale Verwaltung 2020
SAP-Infotag fr die ffentliche Verwaltung
Landesvertretung Nordrhein-Westfalen, Berlin
Eine Positionsbestimmung der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes
Peter Weinmann
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Inhalt
1. Wer wir sind
2. Die Herausforderung
3. Das Projekt AdeBA
4. Perspektive
5. Was wir bisher gelernt haben
6. Empfehlung
7. Gezeitenwechsel
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Wer wir sind
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Deutschlands Zukunft gestalten - Koalitionsvertrag
Digitales Wachstumsland Nummer 1 in Europa.
Digitale Verwaltung 2020 Regierungsprogramm der 18. Legislaturperiode
Um den Wandel zu einer digital geprgten Gesellschaft zu begleiten, hat das
Bundeskabinett am 20. August 2014 die Digitale Agenda 2014 -2017 beschlossen. Sie
schafft den Rahmen fr das Handeln der Bundesregierung bei der Digitalisierung aller
Lebens- und Wirtschaftsbereiche.
Die Verantwortung fr die Gestaltung des E-Governments ist Fhrungsaufgabe.
Die Vision des E-Government ist, dass Informations-, Kommunikations- und
Transaktionsprozesse zwischen Politik, Verwaltung, Brgern und der Wirtschaft von
jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Medium erfolgen knnen, und zwar schnell,
einfach, sicher und kostengnstig. Eine einfache Digitalisierung der vorhandenen
Papierwelt wird hierfr nicht ausreichen.
Der Auftrag der Politik
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AdeBA - Ablaufoptimierung durch elektronische Bearbeitung und
Aktenverwaltung ist ein Projekt der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des
Bundes (WSV), der Bundesanstalt fr Wasserbau (BAW), der Bundesanstalt fr
Gewsserkunde (BfG) und dem Bundesamt fr Seeschifffahrt und Hydrographie
(BSH). Im Rahmen von AdeBA wird die papiergesttzte Akte durch die elektronische
Akte ersetzt.
Mit AdeBA werden wesentliche Ablufe der tglichen Verwaltungsarbeit untersttzt von
der Posteingangsbehandlung ber die Aktenverwaltung und Bearbeitung von Unterlagen
bis hin zur Beteiligung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und dem Postausgang.
AdeBA untersttzt sowohl hierarchisch strukturierte als auch lokal verteilte
Organisationseinheiten.
Projektsteckbrief AdeBA
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AdeBA basiert auf SAP NetWeaver Folders Management
Die WSV folgt mit dem Einsatz von AdeBA konsequent den ab dem Jahr 2000 vom
BMVI angestoenen Modernisierungs- und Konsolidierungsprozess im Bereich der
Verwaltungs-IT mit Anwendungen auf SAP-Basis.
IT-Dienstleister ist das DLZ-IT BMVI.
Derzeit gibt es in der WSV etwa 3.300 aktive SAP-Anwender.
Die WSV setzt SAP-Anwendungen in den Bereichen Personal, Haushalt,
Anlagenbuchhaltung, Projektmanagement, Materialwirtschaft, Planmige
Unterhaltung, Liegenschaftsmanagement und Wasserstraenberwachung ein.
Fr die Einfhrung und den Betrieb der SAP-Verfahren im Geschftsbereich des BMVI
wurden bislang ber 50 Millionen Euro investiert. Mit der Einfhrung von AdeBA
werden deshalb auch die bereits gettigten hohen Investitionen im SAP-Bereich
geschtzt.
AdeBA als Teil der IT-Strategie der WSV
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Ein erstes Projekt zur Einfhrung eines Dokumentenmanagementsystems wurde bereits
in der Konzeptionsphase wegen fehlender Personalkapazitten innerhalb der
Verwaltung abgebrochen.
Das Projekt AdeBA wurde Anfang 2010 gestartet. Wesentliche Teile des Projekt-
managements wurden an die Firma Capgemini Consulting vergeben.
Ab September 2010 begann die schrittweise Pilotierung in den beteiligten Behrden.
Die Gesamtkosten fr die Konzeption und Pilotierung betrugen bislang rund 8 Millionen
Euro.
Ende 2012 wurde fr AdeBA die Einfhrungsreife erreicht.
Wegen Widerstnden des Hauptpersonalrats im BMVI betrug das Beteiligungsverfahren
18 Monate.
Im Mrz 2015 wurde die Einfhrung des Verfahren fr den Geschftsbereich
freigegeben.
Projektentwicklung
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Pilotierung
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Pilotierung
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Rolloutplanung
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8. Juli 2015 | Seite 11
2015
Sicherstellung Pilotbetrieb,
Abschluss Rollout BAW und BSH, Einfhrung BfG
2015
Sicherstellung Pilotbetrieb,
Abschluss Rollout BAW und BSH, Einfhrung BfG
2015
Vorbereitende
Manahmen zum
Rollout WSV
2015
Vorbereitende
Manahmen zum
Rollout WSV
2016 - 2019
Durchfhrung
Rollout fr
ca. 6 000 Anwender
2016 - 2019
Durchfhrung
Rollout fr
ca. 6 000 Anwender
Bedeutet auf Schwbisch Schaffe, net schwtzeBedeutet auf Schwbisch Schaffe, net schwtze
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Rolloutplanung
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Toolbox
Schulungsbibliothek
Bibliothek aller Schulungsunterlagen und begleitender Materialen zur Anwenderuntersttzung (z.B. Tutorials)
Konzepte der Hauptuntersuchung
Freigegebene Dokumente aus der Pilotierung wie etwa Pilotbericht, Betriebshandbuch, IT-Sicherheitskonzept etc.
Prozessbibliothek
Sammlung aller erhobenen und designten Prozesse whrend der Pilotierungsphase
Checklisten
Checklisten fr die Ist-Analyse, Aufbau des AdeBA-Aktenplans, Technikbedarf, Schulungsplanung, etc.
Change Management Unterlagen
Vorlagen fr die Kommunikationsplanung und Anwendung von Change Manahmen
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Die Einfhrung von AdeBA in der WSV wird in den nchsten 4 Jahren erhebliche
Kraftanstrengungen und Investitionen im siebenstelligen Bereich erfordern!
Aber
Mit AdeBA erhlt die WSV ein ausgereiftes und zukunftsfhiges
Dokumentenmanagementsystem.
AdeBA ist das Fundament der E-Government-Lsung der WSV.
AdeBA erfllt die Anforderungen des E-Government-Gesetzes (EGovG) zur
Elektronischen Aktenfhrung und Akteneinsicht sowie zum Ersetzenden Scannen.
AdeBA erfllt die fachlichen Anforderungen des Organisationskonzept elektronische
Verwaltungsarbeit des BMI.
Alle Grundstze des EGovG sind bei Nutzung der SAP-Plattform in AdeBA
technologisch umsetzbar.
Die bestehenden SAP-Anwendungen knnen optimal angebunden werden.
Perspektive
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Alle mssen mitmachen Keine Ausnahmen fr Fhrungskrfte.
Ganz oder gar nicht Hybridakten funktionieren nicht.
Nach vorne schauen Keine groe Kraft in die Altaktendigitalisierung stecken.
Digitales Bewusstsein schaffen - Gewerkschaften und Personalvertretungen sind im
digitalen Wandel noch nicht wirklich angekommen.
Auch fr SAP gibt es noch viel zu tun
- Verwaltung als Entwicklungspartner ernst nehmen
- Benutzeroberflche
- Lizenzmodell
Was wir gelernt haben
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8. Juli 2015 | Seite 14
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Die Verwaltung braucht ein integriertes und prozessbergreifendes digitales
Dokumentenmanagement.
Ein nur auf der E-Akte basierendes Konzept ist nicht die Lsung.
Empfehlung
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8. Juli 2015 | Seite 15
Dokumentenmanagement
Prozess 1
Prozess 2
Prozess 3
Prozess 1
E-Akte
Prozess 2
E-Akte
Prozess 3
E-Akte
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Die Zeit der Dokumente ist vorber.
Das Zeitalter der Daten hat gerade begonnen.
Dokumentenmanagementsysteme sind die Brcken,
um das neue Ufer sicher zu erreichen.
Gezeitenwechsel
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8. Juli 2015 | Seite 16
Bundesanstalt fr Wasserbau
76187 Karlsruhe
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Vielen Dank fr Ihre Aufmerksamkeit!
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Kontakt
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8. Juli 2015 | Seite 18
Peter Weinmann
Bundesanstalt fr Wasserbau
Leiter Lenkungsausschuss AdeBA
0721/9726-3030
Tom Gensicke
Capgemini Consulting
Projektleiter AdeBA
030/88703-260
Hermann Gross
Generaldirektion
Wasserstraen und Schifffahrt
Projektleiter AdeBA
04941/602-415
Dr. Frank Steinmann
DLZ-IT BMVI
Lenkungsausschuss AdeBA
03677/669-2200
