Digitale Verwaltung 2020 - Eine Positionsbestimmung der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des...

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  • Berlin, 8. Juli 2015

    Digitale Verwaltung 2020

    SAP-Infotag fr die ffentliche Verwaltung

    Landesvertretung Nordrhein-Westfalen, Berlin

    Eine Positionsbestimmung der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes

    Peter Weinmann

  • www.baw.de

    Inhalt

    1. Wer wir sind

    2. Die Herausforderung

    3. Das Projekt AdeBA

    4. Perspektive

    5. Was wir bisher gelernt haben

    6. Empfehlung

    7. Gezeitenwechsel

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 2

  • www.baw.de

    Wer wir sind

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 3

  • www.baw.de

    Wer wir sind

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 4

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  • www.baw.de

    Deutschlands Zukunft gestalten - Koalitionsvertrag

    Digitales Wachstumsland Nummer 1 in Europa.

    Digitale Verwaltung 2020 Regierungsprogramm der 18. Legislaturperiode

    Um den Wandel zu einer digital geprgten Gesellschaft zu begleiten, hat das

    Bundeskabinett am 20. August 2014 die Digitale Agenda 2014 -2017 beschlossen. Sie

    schafft den Rahmen fr das Handeln der Bundesregierung bei der Digitalisierung aller

    Lebens- und Wirtschaftsbereiche.

    Die Verantwortung fr die Gestaltung des E-Governments ist Fhrungsaufgabe.

    Die Vision des E-Government ist, dass Informations-, Kommunikations- und

    Transaktionsprozesse zwischen Politik, Verwaltung, Brgern und der Wirtschaft von

    jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Medium erfolgen knnen, und zwar schnell,

    einfach, sicher und kostengnstig. Eine einfache Digitalisierung der vorhandenen

    Papierwelt wird hierfr nicht ausreichen.

    Der Auftrag der Politik

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 5

  • www.baw.de

    AdeBA - Ablaufoptimierung durch elektronische Bearbeitung und

    Aktenverwaltung ist ein Projekt der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des

    Bundes (WSV), der Bundesanstalt fr Wasserbau (BAW), der Bundesanstalt fr

    Gewsserkunde (BfG) und dem Bundesamt fr Seeschifffahrt und Hydrographie

    (BSH). Im Rahmen von AdeBA wird die papiergesttzte Akte durch die elektronische

    Akte ersetzt.

    Mit AdeBA werden wesentliche Ablufe der tglichen Verwaltungsarbeit untersttzt von

    der Posteingangsbehandlung ber die Aktenverwaltung und Bearbeitung von Unterlagen

    bis hin zur Beteiligung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und dem Postausgang.

    AdeBA untersttzt sowohl hierarchisch strukturierte als auch lokal verteilte

    Organisationseinheiten.

    Projektsteckbrief AdeBA

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 6

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    AdeBA basiert auf SAP NetWeaver Folders Management

    Die WSV folgt mit dem Einsatz von AdeBA konsequent den ab dem Jahr 2000 vom

    BMVI angestoenen Modernisierungs- und Konsolidierungsprozess im Bereich der

    Verwaltungs-IT mit Anwendungen auf SAP-Basis.

    IT-Dienstleister ist das DLZ-IT BMVI.

    Derzeit gibt es in der WSV etwa 3.300 aktive SAP-Anwender.

    Die WSV setzt SAP-Anwendungen in den Bereichen Personal, Haushalt,

    Anlagenbuchhaltung, Projektmanagement, Materialwirtschaft, Planmige

    Unterhaltung, Liegenschaftsmanagement und Wasserstraenberwachung ein.

    Fr die Einfhrung und den Betrieb der SAP-Verfahren im Geschftsbereich des BMVI

    wurden bislang ber 50 Millionen Euro investiert. Mit der Einfhrung von AdeBA

    werden deshalb auch die bereits gettigten hohen Investitionen im SAP-Bereich

    geschtzt.

    AdeBA als Teil der IT-Strategie der WSV

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 7

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    Ein erstes Projekt zur Einfhrung eines Dokumentenmanagementsystems wurde bereits

    in der Konzeptionsphase wegen fehlender Personalkapazitten innerhalb der

    Verwaltung abgebrochen.

    Das Projekt AdeBA wurde Anfang 2010 gestartet. Wesentliche Teile des Projekt-

    managements wurden an die Firma Capgemini Consulting vergeben.

    Ab September 2010 begann die schrittweise Pilotierung in den beteiligten Behrden.

    Die Gesamtkosten fr die Konzeption und Pilotierung betrugen bislang rund 8 Millionen

    Euro.

    Ende 2012 wurde fr AdeBA die Einfhrungsreife erreicht.

    Wegen Widerstnden des Hauptpersonalrats im BMVI betrug das Beteiligungsverfahren

    18 Monate.

    Im Mrz 2015 wurde die Einfhrung des Verfahren fr den Geschftsbereich

    freigegeben.

    Projektentwicklung

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 8

  • www.baw.de

    Pilotierung

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 9

  • www.baw.de

    Pilotierung

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 10

  • www.baw.de

    Rolloutplanung

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 11

    2015

    Sicherstellung Pilotbetrieb,

    Abschluss Rollout BAW und BSH, Einfhrung BfG

    2015

    Sicherstellung Pilotbetrieb,

    Abschluss Rollout BAW und BSH, Einfhrung BfG

    2015

    Vorbereitende

    Manahmen zum

    Rollout WSV

    2015

    Vorbereitende

    Manahmen zum

    Rollout WSV

    2016 - 2019

    Durchfhrung

    Rollout fr

    ca. 6 000 Anwender

    2016 - 2019

    Durchfhrung

    Rollout fr

    ca. 6 000 Anwender

    Bedeutet auf Schwbisch Schaffe, net schwtzeBedeutet auf Schwbisch Schaffe, net schwtze

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    Rolloutplanung

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 12

    Toolbox

    Schulungsbibliothek

    Bibliothek aller Schulungsunterlagen und begleitender Materialen zur Anwenderuntersttzung (z.B. Tutorials)

    Konzepte der Hauptuntersuchung

    Freigegebene Dokumente aus der Pilotierung wie etwa Pilotbericht, Betriebshandbuch, IT-Sicherheitskonzept etc.

    Prozessbibliothek

    Sammlung aller erhobenen und designten Prozesse whrend der Pilotierungsphase

    Checklisten

    Checklisten fr die Ist-Analyse, Aufbau des AdeBA-Aktenplans, Technikbedarf, Schulungsplanung, etc.

    Change Management Unterlagen

    Vorlagen fr die Kommunikationsplanung und Anwendung von Change Manahmen

  • www.baw.de

    Die Einfhrung von AdeBA in der WSV wird in den nchsten 4 Jahren erhebliche

    Kraftanstrengungen und Investitionen im siebenstelligen Bereich erfordern!

    Aber

    Mit AdeBA erhlt die WSV ein ausgereiftes und zukunftsfhiges

    Dokumentenmanagementsystem.

    AdeBA ist das Fundament der E-Government-Lsung der WSV.

    AdeBA erfllt die Anforderungen des E-Government-Gesetzes (EGovG) zur

    Elektronischen Aktenfhrung und Akteneinsicht sowie zum Ersetzenden Scannen.

    AdeBA erfllt die fachlichen Anforderungen des Organisationskonzept elektronische

    Verwaltungsarbeit des BMI.

    Alle Grundstze des EGovG sind bei Nutzung der SAP-Plattform in AdeBA

    technologisch umsetzbar.

    Die bestehenden SAP-Anwendungen knnen optimal angebunden werden.

    Perspektive

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 13

  • www.baw.de

    Alle mssen mitmachen Keine Ausnahmen fr Fhrungskrfte.

    Ganz oder gar nicht Hybridakten funktionieren nicht.

    Nach vorne schauen Keine groe Kraft in die Altaktendigitalisierung stecken.

    Digitales Bewusstsein schaffen - Gewerkschaften und Personalvertretungen sind im

    digitalen Wandel noch nicht wirklich angekommen.

    Auch fr SAP gibt es noch viel zu tun

    - Verwaltung als Entwicklungspartner ernst nehmen

    - Benutzeroberflche

    - Lizenzmodell

    Was wir gelernt haben

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 14

  • www.baw.de

    Die Verwaltung braucht ein integriertes und prozessbergreifendes digitales

    Dokumentenmanagement.

    Ein nur auf der E-Akte basierendes Konzept ist nicht die Lsung.

    Empfehlung

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 15

    Dokumentenmanagement

    Prozess 1

    Prozess 2

    Prozess 3

    Prozess 1

    E-Akte

    Prozess 2

    E-Akte

    Prozess 3

    E-Akte

  • www.baw.de

    Die Zeit der Dokumente ist vorber.

    Das Zeitalter der Daten hat gerade begonnen.

    Dokumentenmanagementsysteme sind die Brcken,

    um das neue Ufer sicher zu erreichen.

    Gezeitenwechsel

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 16

  • Bundesanstalt fr Wasserbau

    76187 Karlsruhe

    www.baw.de

    Vielen Dank fr Ihre Aufmerksamkeit!

  • www.baw.de

    Kontakt

    Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann

    8. Juli 2015 | Seite 18

    Peter Weinmann

    Bundesanstalt fr Wasserbau

    Leiter Lenkungsausschuss AdeBA

    0721/9726-3030

    [email protected]

    Tom Gensicke

    Capgemini Consulting

    Projektleiter AdeBA

    030/88703-260

    [email protected]

    Hermann Gross

    Generaldirektion

    Wasserstraen und Schifffahrt

    Projektleiter AdeBA

    04941/602-415

    [email protected]

    Dr. Frank Steinmann

    DLZ-IT BMVI

    Lenkungsausschuss AdeBA

    03677/669-2200

    [email protected]