Digitale Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten

Agenda Cloud-Anwendungen für selbstständige Buchhalter

Herausgeber© Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Produktbeschreibung Digitale Zusammenarbeit | Stand: Januar 2018

Chefredaktion: Franz Stein

Redaktion: Christoph Buluschek, Dominique Gnadl

Design/Produktion: Gracia-Patricia Letu, Dominique Gnadl

Lektorat: Magdalena Mayer

Eine Haftung für die Richtigkeit der Publikation kann trotz sorgfältiger Prüfung nicht übernommen werden, Änderungen sind vorbehalten. Kein Teil darf ohne Genehmigung des Urhebers vervielfältigt oder verbreitet werden. Alle erwähnten Produktnamen und Warenzeichen sind Eigentum ihrer Besitzer.

Inhaltsverzeichnis

1 Digitale Zusammenarbeit...................................................... 4

2 Auf einen Blick ....................................................................... 5

3 Unternehmens-Portal ............................................................ 6

Kassenbuch Online ............................................................................ 7

Digitales Belegbuchen ...................................................................... 8

Auswertungen Online ....................................................................... 10

Bank Online ......................................................................................... 13

4 Personaldokumente zeitgemäß versenden ......................... 14

5 Optimaler Service für Ihre Mandanten ................................ 16

6 Funktionsübersicht ................................................................ 17

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1 Digitale Zusammenarbeit

Mit den Cloud-Anwendungen von Agenda schaffen Sie die Basis für eine einfache, sichere und zeitgemäße Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten.

Eine reibungslose Kommunikation und ein sicherer Datenaustausch sind die Basis für eine gute Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten. Mit unseren Cloud-Anwendungen holen Sie aus dem Agenda-Komplettsystem noch mehr heraus und gestalten Ihre Kommunikation durchgängig digital.

Sämtliche Dokumente aus den Bereichen Rechnungs- und Personalwesen stellen Sie mit nur einem Klick direkt aus Ihrer Agenda-Anwendung heraus online zur Verfügung. Lange Reaktionszeiten durch Druck und Versand von Dokumenten gehören so der Vergangenheit an. Ihre Mandanten können von jedem Gerät aus auf ihre Daten zugreifen und bei Bedarf sofort reagieren.

Im Agenda Unternehmens-Portal führen sie online Kassenbücher, erteilen Freizeichnungen und stellen selbst Dokumente und Dateien zur Verfügung. Die sensiblen Daten Ihrer Mandanten sind dabei bestens geschützt – dank verschlüsseltem Dateitransfer und sicherer Speicherung der Daten im Agenda-Rechenzentrum.

Automatisieren Sie zeitraubende Tätigkeiten wie das Verbuchen von Kontobewegungen, Kassen-büchern oder Rechnungsbelegen. Alle dazu benötigten Daten rufen Sie zentral aus dem Agenda-Rechenzentrum ab und lesen sie in die Finanzbuchführung ein. Dort werden Ihnen automatisch Buchungsvorschläge erstellt, die Sie nur noch bei Bedarf korrigieren müssen.

So gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse deutlich schlanker und können sich voll und ganz auf die persönliche Beratung Ihrer Mandanten konzentrieren.

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Ihr direkter Kontakt zu uns:

Telefon: 08031 2561-441 E-Mail: sales@agenda-software.de

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2 Auf einen Blick

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3 Unternehmens-Portal

Gestalten Sie mit dem Agenda Unternehmens-Portal die Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten völlig neu.

Das Unternehmens-Portal von Agenda ist die zentrale Plattform für die Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten. Sparen Sie sich den zeit- und kostenintensiven Austausch von Originalbelegen und übermitteln Sie Ihren Mandanten schnell und einfach alle Dokumente, die sie brauchen.

Ihre Mandanten greifen von jedem beliebigen internetfähigen Gerät* auf das Unternehmens-Portal zu. Dort können sie Dokumente einsehen oder selbst Dateien zur Verfügung stellen. Im hochsicheren Agenda-Rechenzentrum sind die Daten zu jedem Zeitpunkt vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Mit der Cloud-Anwendung „Auswertungen Online“ stellen Sie Auswertungen schnell und sicher online zur Verfügung, tauschen Daten miteinander aus und stellen Dokumente zur Freizeichnung bereit. Mit Agenda Kassenbuch Online übermitteln Ihnen Mandanten ihre selbstgeführten Kassen-bücher zur weiteren Buchung – auch ohne Buchhaltungskenntnisse.

Mit dem „Digitalen Belegbuchen“ senden Ihre Mandanten alle buchungsrelevanten Belege an das Agenda-Rechenzentrum. Mit nur einem Klick importieren Sie die Belege in Agenda Finanzbuch-führung – inklusive automatisch generierter Buchungsvorschläge. Welche Anwendungen Sie mit Ihren Mandanten nutzen möchten, entscheiden Sie je nach Mandant individuell.

Das Unternehmens-Portal von Agenda vereint alle Cloud-Anwendungen für die Zusammenarbeit

mit Ihren Mandanten an einer zentralen Stelle.

* Für mobile Endgeräte voraussichtlich ab 2018

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Kassenbuch Online

Automatisieren Sie das Buchen von Kassenbewegungen und vermeiden Sie Fehler. Mit „Kassenbuch Online“ geben Sie Ihren Mandanten ein leicht bedienbares Werkzeug an die Hand, das sie bei der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung unterstützt.

Kassenbücher in Excel-Tabellen oder auf Papier sind fehleranfällig und müssen aufwendig gebucht werden. Agenda Kassenbuch Online ist eine einfache und GoBD-testierte Cloud-Anwendung, in der auch Mandanten ohne Buchführungskenntnisse das Kassenbuch führen können.

Die Finanzbuchführung übernimmt die Bartransaktionen und verbucht sie automatisch. Durch die „Kassen-Minus-Kontrolle“ vermeiden Sie fehlerhafte Kassenbücher. Alle Daten bleiben im Agenda-Rechenzentrum gespeichert, sodass Sie und Ihre Mandanten jederzeit Zugriff darauf haben.

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Digitales Belegbuchen

Sparen Sie sich den zeit- und arbeitsintensiven Belegtransfer mit Pendelordnern und gewinnen Sie wertvolle Zeit für die Betreuung Ihrer Mandanten.

Für das Buchen von Eingangsrechnungen benötigen Sie in Zukunft keine Aktenordner mehr. Mit dem „Digitalen Belegbuchen“ übertragen Ihre Mandanten gescannte oder elektronische Rechnungen an die Cloud-Anwendung „Belegverwaltung Online“. Im Agenda-Rechenzentrum durchlaufen die Belege anschließend eine Texterkennung und erhalten automatisierte Buchungsvorschläge.

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Das „Digitale Belegbuchen“ ermöglicht Ihnen ein spürbar schnelleres Arbeiten: Sie rufen die Belege samt korrekter Kontenzuordnung in Agenda Finanzbuchführung ab und verbuchen die Geschäfts-vorfälle. Auch langes Suchen in Aktenordnern entfällt: Bei Bedarf gelangen Sie mit einem Klick vom Buchungssatz zum Originalbeleg.

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Auswertungen Online

Kommunizieren Sie schnell und sicher mit Ihren Mandanten.

Die Cloud-Anwendung „Auswertungen Online“ ist die innovative Lösung für einen schnellen, zeit-gemäßen und sicheren Informationsaustausch mit Ihren Mandanten. Zeit- und kostenintensiver Druck und Versand von Dokumenten oder die unsichere Kommunikation per E-Mail gehören damit der Vergangenheit an. Stellen Sie Ihren Mandanten Auswertungen direkt aus der Agenda-Software heraus online zur Verfügung.

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Ausgewählte Kennzahlen der Finanzbuchführung visualisieren Sie übersichtlich und leicht verständlich in einem Cockpit. Welche Informationen Sie Ihren Mandanten in grafischer Form bereitstellen möchten, entscheiden Sie individuell. So erhält jeder Mandant genau die Informationen, die für ihn relevant sind.

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Schützen Sie Ihre Kommunikation vor unberechtigtem Zugriff – mit dem verschlüsselten Agenda-Dateitransfer.

Gerade bei Terminsachen ist es wichtig, dass Sie Daten schnell und unkompliziert mit Ihren Mandanten austauschen können. Der Dateitransfer von Agenda bietet eine optimale Alternative zum unverschlüsselten Versand per E-Mail oder Post. Tauschen Sie Schriftverkehr, Dokumente oder andere Dateien sicher und verschlüsselt über unser Rechenzentrum mit Ihren Mandanten aus. Der Empfänger wird automatisch informiert, sobald neue Dateien verfügbar sind, und kann sofort darauf zugreifen.

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Bank Online

Die Lösung für eine effiziente Buchführung: Lesen Sie Kontoauszüge digital ein und erledigen Sie den Zahlungsverkehr Ihrer Mandanten.

Mit „Bank Online“ rufen Sie die Kontoauszugsdaten Ihrer Mandanten elektronisch ab. Dabei lesen Sie die Daten bankenübergreifend und für all Ihre Mandanten in einem Arbeitsschritt ein. Der in Agenda Finanzbuchführung integrierte Kontoauszugs-Manager erzeugt aus den Kontobewegungen fertig kontierte Buchungsvorschläge. Dadurch entfällt das lästige Abtippen von Kontoauszügen und Sie vermeiden wirkungsvoll Erfassungsfehler.

Bieten Sie Ihren Mandanten einen zusätzlichen Service und übernehmen Sie deren Zahlungsverkehr gleich mit. Mit „Bank Online“ ist der Aufwand minimal: Auf Knopfdruck übertragen Sie Zahlungen und Lastschriften für alle Banken an das Agenda-Rechenzentrum. Selbstverständlich gehen Sie kein Sicherheitsrisiko ein: Die Kommunikation mit unserem Hochsicherheits-Rechenzentrum erfolgt stets verschlüsselt und die Banken führen Zahlungen erst nach Freigabe des Kontoinhabers aus.

Besonders praktisch: Die Software speichert bereitgestellte Zahlungsläufe. Tauchen die Zahlungen später auf dem Kontoauszug auf, verbuchen Sie diese mit nur einem Klick.

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4 Personaldokumente zeitgemäß versenden

Sparen Sie sich das Ausdrucken und Verteilen von Gehaltsdokumenten.

Die Übergabe von Lohn- und Gehaltsdokumenten an Mandanten und deren Mitarbeiter ist zeit- und kostenintensiv. Druck, Verteilung oder Versand verursachen bis zu 1,50 Euro pro Abrechnung. Sparen Sie sich und Ihren Mandanten diese Ausgaben und schützen Sie Gehaltsdokumente vor unbefugtem Zugriff.

Mit „Lohn- und Gehaltsdokumente Online“ stellen Sie Abrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Lohnsteuerbescheinigungen bequem im Agenda Personal-Portal bereit. Die Mitarbeiter werden über den Eingang neuer Dokumente automatisch per E-Mail informiert. Der Zugriff auf das Personal-Portal ist von jedem internetfähigen Gerät möglich, auch vom Smartphone oder Tablet.

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Alle Dokumente werden drei Jahre lang archiviert. So können Arbeitnehmer jederzeit darauf zugreifen und Abrechnungen erneut ausdrucken. Und: Für die Nutzung von „Lohn- und Gehaltsdokumente Online“ entstehen Ihnen keine weiteren Kosten.

Ist keine Online-Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente gewünscht, bietet der Agenda Lohn-Druckservice eine kostengünstige Möglichkeit, Druck und Versand automatisiert abzuwickeln. Die Abrechnungsdaten werden dazu verschlüsselt über das Agenda-Rechenzentrum an die Deutsche Post übermittelt. Diese übernimmt das Drucken, Kuvertieren und Zustellen zum Mitarbeiter nach Hause.

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5 Optimaler Service für Ihre Mandanten

Punkten Sie mit Ihrem eigenen professionellen Newsletter und informieren Sie Ihre Mandanten über aktuelle rechtliche Änderungen.

Mit „Mandanteninfo Online“ bietet Ihnen Agenda einen besonderen Service zur Mandantenbindung: Informieren Sie Ihre Mandanten regelmäßig und kostengünstig mit Ihrem eigenen Newsletter über aktuelle rechtliche Änderungen.

Die enthaltenen Informationen sind spezifisch für Unternehmen, Privatpersonen oder Immobilien-besitzer aufbereitet und lassen sich pro Mandant individuell zusammenstellen. Der Versand erfolgt nach einmaliger Aktivierung in der Software automatisch – in Ihrem eigenen Layout und mit persönlicher Anrede des Empfängers.

Mit „Mandanteninfo Online“ bleiben Sie mit Ihren Mandanten in Kontakt.

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6 Funktionsübersicht

Unternehmens-Portal Allgemein Browserbasierte Oberfläche Nutzungsstatistiken Verwaltung von Benutzerrechten Verwaltung von E-Mail-Benachrichtigungen Hybride Verschlüsselung für jede Transaktion

Kassenbuch Online Revisionssicherheit GoBD-testiert Ständige Überprüfung auf Kassenminus Vollständigkeit der Buchungspositionen Chronologisch richtige und vollständige Ordnung

der Buchungen Dokumentation jeder Veränderung im Journal Festschreibung der Buchungen Zeitgerechte Erfassung Ausdruck als Kassenbuch Ständige Datensicherung im Agenda-Rechenzentrum Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

im Agenda-Rechenzentrum Funktionsumfang Kassensturzprotokoll erfassen und drucken Nutzung an jedem PC mit Internet-Zugang ohne Zusatzsoftware Ersteinrichtungsassistent für die Anlage des ersten Kassenbuches Einfache Benutzeroberfläche zur Buchungserfassung Buchungsvorlagen für wiederkehrende Buchungen Leichtes Anlegen von Buchungsvorlagen bei der

Buchungserfassung Variable Festlegung der Erfassungsfelder je Kassenbuch Laufende Berechnung von Anfangs- und Endbestand Tagesabhängige Hinweismeldung für Feiertage und

Geschäftszeiten Buchungsfestschreibung für ganze Monate Festschreibung und Bereitstellung per Mausklick E-Mail-Benachrichtigung über bereitgestellte Kassenbücher

ohne Installation einer Mail-Software am PC Export- und Importfunktion für Kassenbücher Druck von Kassenbuch und Kassenerfassungsbericht

im PDF-Format Automatische Steuerung gleichzeitiger Zugriffe Kopierfunktion für Kassenbücher Anlage beliebig vieler Kassenbücher und Mandanten Übersicht und Filterfunktion zum Bearbeitungsstand im

Posteingang Benutzerverwaltung zur Steuerung der Zugriffsrechte für

verschiedene Anwender Jederzeit aktuelle Software bei gesetzlichen Änderungen Automatische Updates, kein Administrator nötig

Digitales Belegbuchen Belegtransfer Einfache Benutzeroberfläche für den Scan-Vorgang Automatische Ansteuerung des Scanners im Hintergrund

mit optimalen Scanner-Einstellungen Import von elektronischen Belegen (z. B. im PDF-Format) Bildnachbearbeitung: Belege heften, drehen, löschen Verschlüsselter Versand an das Agenda-Rechenzentrum Anlage von individuellen Belegordnern Notizfunktion zu Belegen Möglichkeit zum Export der Belege für manuellen Versand Vorschlag zur E-Mail-Benachrichtigung, sobald Belege

gesendet wurden Belegverwaltung Online Belege über Drag-and-Drop-Funktion importieren Beleg-Import mit Windows und Mac möglich Nachbearbeitungsmöglichkeiten im Posteingangs-Ordner Verarbeitung verschiedener grafischer Datenformate sowie PDF Automatische OCR-Erkennung der Belege mit Buchungsvorschlag Löschen/Wiederherstellen von Belegen durch Papierkorbfunktion Dauerhafte Archivierung der Belege inkl. zugehörigem

Buchungssatz Suche nach Belegen im Archiv anhand verschiedener Kriterien Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand Automatische und einfache Mandanten-Neuanlage durch

Synchronisierung mit Agenda Finanzbuchführung Benutzerverwaltung zur Steuerung der Zugriffsrechte für

verschiedene Anwender Finanzbuchführung Abruf und Verarbeitung der Belege direkt in der

Buchungserfassung Belege liegen ausschließlich im Rechenzentrum, kein

Verbrauch von Speicherplatz am Server/Rechner Abruf der verbuchten Belege zum Buchungssatz aus vielen

verschiedenen Stellen in Finanz- und Anlagenbuchführung Beleg beim Löschen einer Buchung für neue

Verknüpfung freigeben Beleg einer bestehenden Buchung zuordnen Belegzuordnung von einer bestehenden Buchung trennen

Bank Online Funktionsumfang Aktivierung bzw. Deaktivierung von Kontoverbindungen

zu Bank Online (Konten synchronisieren) Kontoauszüge online und bankenübergreifend abrufen Zahlungen online und bankenübergreifend bereitstellen E-Mail-Reporting Information zur Banken-Freigabe per E-Mail Informationen zum Zahlungsstatus

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Auswertungen Online Funktionsumfang Vordefinierte Auswertungen je Mandant Automatisches Bereitstellen von Auswertungen

über den Bereitstellungs-Assistenten Bereitstellen von Auswertungen über den Stapeldruck Individuelles Bereitstellen einzelner Auswertungen Auswertungen und Kennzahlen grafisch darstellen (Cockpit) Komfortable Suchmöglichkeiten Verschlüsseltes Austauschen von Dateien (Dateitransfer) Elektronische Freizeichnung von Jahresabschlüssen

und Steuererklärungen Sofortige, vollständige Verfügbarkeit der Daten auf jedem

PC mit Internet-Zugang Bereitstellen von Dokumenten und Dateien durch den

Mandanten von jedem PC mit Internet-Zugang Keine Agenda-Software erforderlich für das Abrufen von Daten

(nur Internet-Browser) Erinnerungsfunktion Information per E-Mail bei Bereitstellung von Auswertungen Sofortige Benachrichtigung nach § 6 Steuerdaten-

Übermittlungsverordnung Mitteilung im Arbeitsplatz bei

Bereitstellung von Daten durch den Mandanten Freizeichnung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen

Lohn- und Gehaltsdokumente Online Funktionsumfang Automatische Online-Bereitstellung von

Lohn- und Gehaltsabrechnungen SV-Meldungen LSt-Bescheinigungen

Information der Mitarbeiter via E-Mail Verschlüsselter Transfer und Speicherung im

Agenda-Rechenzentrum Archivierung der Dokumente für drei Jahre Zugriff über das Agenda Personal-Portal – auch von

mobilen Endgeräten

Lohn-Druckservice Funktionsumfang Verschlüsselte Übermittlung von Lohn- und Gehaltsdokumenten

über das Agenda-Rechenzentrum an die Deutsche Post Druck und Kuvertierung von

Lohn- und Gehaltsabrechnungen SV-Meldungen LSt-Bescheinigungen

Versand und Zustellung der Dokumente an die Privatadresse der Arbeitnehmer

Kostenlose Sendungszusammenführung

Mandanteninfo Online Funktionsumfang Monatliche Informations-E-Mail an Mandanten mit Beiträgen

aus den Rechtsgebieten Steuerrecht Wirtschaftsrecht Arbeitsrecht Sozialrecht Angrenzende Rechtsgebiete

Monatliches Fundstellenverzeichnis zu den einzelnen Beiträgen (für den Berater)

Monatliche Versandbestätigung per E-Mail mit einer Übersicht aller Empfänger

Auswahl aus fünf verschiedenen Zielgruppen GmbHs Gewerbetreibende Freiberufler Immobilienbesitzer Alle Informationen

Individuelle optische Gestaltung von E-Mail und Website (eigenes Logo als Bilddatei)

Inhalte der Mandanteninformationen über das Hilfesystem aufrufbar

Optimierte Darstellung für mobile Endgeräte Alle Fälligkeitstermine des laufenden Monats auf einen Blick

Umsatzsteuer Lohnsteuer Einkommensteuer Kirchensteuer Körperschaftsteuer Gewerbesteuer Grundsteuer Solidaritätszuschlag Sozialversicherungsbeiträge

Art.-N

r. 770546

| Stand 25.01.20

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Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Oberaustr. 14 | 83026 Rosenheim

Telefon 08031 2561-0 | Fax 08031 2561-90

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