Dokumentenmanagement als effizientester Hebel für die ... · Am besten passt der Begriff EIM:...

Open Source Dokumentenmanagement 30.03.2016 Seite 1

Dokumentenmanagement als effizientester Hebel

für die Digitalisierung

Oliver Schulze, agorum® Software GmbH

Open Source Dokumentenmanagement

Digitalisierung in aller Munde

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Alle Welt spricht von der Digitalisierung.



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Aber wie und wo damit anfangen?



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Der digitale Schatz liegt direkt vor der eigenen Nase:


Der digitale Schatz

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Content Dokumente

E-Mails Papier

…


Papier

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Papier

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Wissen Sie, wieviel eine Papierrechnung kostet?


Papier

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Für eine Rechnung, die analog auf Papier bearbeitet wird, entstehen nach konservativen Schätzungen des

BMI Mehrkosten von 15,00 - 20,00 Euro, die Europäische Kommission geht sogar

von 30,00 - 40,00 Euro aus


Papier

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Von 32 Milliarden Rechnungen, die in Deutschland 2014 ausgetauscht wurden,

waren weniger als 10 Prozent elektronisch.


Papier

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Pro Mitarbeiter werden durchschnittlich 31 Seiten Papier pro Tag ausgedruckt


Papier

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Dazu kommen für jedes Papierdokument:

Lagerkosten Kosten für die manuelle Ablage

Kosten für die Suche in Aktenordnern


E-Mails

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E-Mails

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Was passiert mit all den E-Mails, die Unternehmen jeden Tag erhalten?


E-Mails

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Diese Schlummern meist in Mailboxen oder Archiven


E-Mails

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So gut wie nicht auffindbar oder nutzbar


Dokumente

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Elektronische Dokumente


Dokumente

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Was ist mit all den elektronischen Dokumenten?


Dokumente

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Diese liegen meist vergessen auf Fileservern


Dokumente

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So gut wie nicht auffindbar oder nutzbar


Content ist wertvoll

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Was tun?


Archivierung

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Meist wird „nur“ archiviert, weil es teilweise gesetzlich vorgeschrieben ist.


Archivierung

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Ganz ehrlich: das ist meist aber auch nur ein weiteres Datengrab.



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Dokumentenmanagement ist weitaus mehr als nur Archivierung



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Wenn auch nicht ganz korrekt:

In Deutschland dominiert der Begriff DMS und meist werden darunter auch ECM und

EIM zusammengefasst.



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Am besten passt der Begriff EIM: Enterprise Information Management



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Das, was Unternehmen jeden Tag an digitalen Inhalten produzieren wird erst

dann sinnvoll nutzbar, wenn:



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wenn Inhalte schnell verfügbar sind



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wenn Inhalte überall verfügbar sind



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wenn Zusammenhänge zwischen den Inhalten leicht erkennbar sind



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wenn sinnvoll mit den Inhalten gearbeitet werden kann



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wenn Inhalte einfach zwischen Mitarbeitern geteilt werden können



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wenn wiederkehrende, lästige Prozesse automatisiert werden können



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wenn die elektronische Ablage schnell und einfach geht


Warum nicht einfach anfangen?

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„Ok, klingt gut, ABER…“



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Warum zögern so viele Unternehmen, ein DMS einzuführen?



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„Das klingt nach viel Aufwand“



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Das kommt darauf an, wie man es macht und mit welchem DMS



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„Das ist teuer“



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Ein DMS nicht einzusetzen ist noch viel teurer



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„Arbeiten meine Mitarbeiter überhaupt damit? Ist das nicht zu aufwändig?“



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Das richtige DMS, richtig eingesetzt, erspart weitaus mehr Aufwand als es kostet



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„Alle Prozesse müssen umgestellt werden“



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Ein gutes DMS integriert sich nahtlos in vorhandene Prozesse und ergänzt diese

sinnvoll



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„Es gibt so viele gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen, wer blickt da

noch durch?“



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Meist ist das einfacher als man denkt, oder es von vielen suggeriert wird.



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„Wo soll ich überhaupt anfangen?“



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Klein starten, groß denken!

Mit einem DMS, das in der Lage ist, sich flexibel anzupassen an neue

Anforderungen.


Zusammengefasst

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Zusammengefasst

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Mit einem DMS machen Sie einen großen Sprung in Richtung Digitalisierung, wenn Sie ein DMS einsetzen, das


Ein DMS, das…

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sich flexibel an die wachsenden Anforderungen anpasst


Ein DMS, das…

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jede Art von Information speichern und schnell verfügbar machen kann


Ein DMS, das…

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für den Benutzer einfach zu bedienen ist und ihm lästige Arbeit abnimmt


Ein DMS, das…

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jede Art von Informationen leicht auffindbar macht


Ein DMS, das…

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zukunftssicher ist: Stichwort Open Source


Ein DMS, das…

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von jedem gerne benutzt wird und Spaß macht


Fazit

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DMS ist der ideale Hebel für die Digitalisierung in Unternehmen


Fazit

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Denn die Inhalte sind bereits vorhanden, sie müssen nur sinnvoll verfügbar gemacht

werden.


Fazit

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Wo Sie ein solches DMS finden?


Fazit

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Besuchen Sie uns im Open Source Park, am Halle 3, Stand D36/710

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