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Dokumentenmanagement – effizient und revisionssicher verwalten

Viele Daten, viele Dokumente und noch mehr Papier…

Gerade in der heutigen Zeit werden immer mehr Dokumente erzeugt - Der Dokumentenbestand im

Unternehmen wächst und wächst, Aktenarchive nehmen immer mehr Platz und Organisation in Anspruch

und oftmals wird es dabei schwierig, den Überblick zu behalten. Unternehmensrelevante Daten und

Informationen sind nur schwer auffindbar oder gehen gar ganz verloren. Die Folgen sind meist Einbußen in

Qualität und Produktivität und können auf Grundlage derzeitiger gesetzlicher Anforderungen rechtlich auch

zu Problemen führen.

Die Lösung für zukunfts- und erfolgsorientierte Unternehmen liegt daher immer häufiger in der Einführung

von elektronischen Archivsystemen, die vor allem in Bezug auf ihre Revisionssicherheit Daten und

Informationen unverändert und verfälschungssicher speichern, jegliche Zugriffe und Änderungen

protokolieren und vor allem Inhalte zeitnah auffindbar machen und somit gesetzlichen Anforderungen (AO,

HGB, GoBS und anderen rechtlichen Vorgaben) entsprechen.

Revisionssicherheit wird bei uns groß geschrieben!

Mit dem ECCOSoft DMS System sind Sie immer auf der sicheren Seite…

ECCOSoft DMS bietet die Sicherheit, den Anforderungen der

Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB), den

Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-geschützter

Buchführungssysteme (GoBS) und anderen rechtlichen Vorgaben

sowie im Unternehmen vorherrschenden betrieblichen

Bestimmungen gerecht zu werden.

ECCOSoft DMS unterstützt Sie in ihrem betrieblichen

Qualitätsmanagement und bietet Ihnen eine sichere Grundlage

für eine ISO 9001:2000 Zertifizierung.

ECCOSoft DMS gibt Ihnen die Möglichkeit, Geschäftsprozesse

akkurat zu dokumentieren und bietet durch Revisionssicherheit

Absicherung in Sachen Produkthaftung

ECCOSoft DMS hilft, den Erhalt von Wissen und Know-How

nachhaltig zu sichern

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Mit ECCOSoft DMS lassen sich alle Daten, Dokumente und Informationen automatisch erfassen, verwalten,

recherchieren, bearbeiten und verteilen ohne dabei verloren zu gehen oder gar zerstört zu werden. Ihre

Informationen werden unverändert und fälschungssicher gespeichert und sind durch umfangreiche

Suchmechanismen jederzeit auffindbar. Jeder Zugriff auf Daten und Dokumente wird zuverlässig

protokolliert und ist somit stets nachvollziehbar.

Das bedeutet für Sie:

Kosteneinsparungen durch den Wegfall konventioneller Aktenarchive und damit verbundenen

Platz- und Organisationsbedarf

Prozessbeschleunigung durch schnellere Zugriffszeiten mittels zuverlässiger

Recherchemöglichkeiten und dezentralem Zugriff

Durchlaufzeiten werden drastisch reduziert

Vermeidung von Datenverlust und Medienbrüchen, da viele Daten und Dokumente von

vornherein in digitaler Form vorliegen

ECCOSoft DMS verhilft Ihnen nicht nur zu einer ordnungsgemäßen Dokumentation Ihrer

Unternehmensprozesse, sondern lässt Ihre Arbeitsabläufe im Unternehmen auch um ein Vielfaches

effizienter werden. Somit erleben Sie durch ECCOSoft DMS nicht nur deutliche Effizienzsteigerungen,

sondern auch erhebliche Kostenreduzierung und schaffen bzw. erhalten sich Ihre Wettbewerbsvorteile.

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Leistungsmerkmale

Der Erste Schritt zum Erfolg…

ECCOSoft DMS – ein System aus der Praxis für die Praxis. Einfache Handhabung, performanter Zugriff

auf alle Dokumente, Dateien und Informationen und die optimale Unterstützung bei der Bewältigung Ihrer

täglicher Arbeiten.

Nutzen Sie die Vorteile unseres Dokumentenmanagement und Workflowsystems ECCOSoft DMS:

Schneller Zugriff auf alle Dokumente und Informationen

Systematische und geordnete Archivierung von Dokumenten, Informationen und Dateien

Revisionssichere Verwaltung von Dokumenten

Benutzerrechtmanagement

Lifecycle-Management für alle Dokumente und Dateien (Lebensakte/ Historienverwaltung)

Optimierung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen durch integrierte Workflows

und/oder Ad-hoc Workflows

Reduzierung von Sachkosten (Papier, Ordner, Lagerkosten) sowie Reduzierung von

Personal-zeiten/-kosten (Verkürzung von Ablage- und Suchzeiten)

Stammdatenverwaltung

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Archivierung

Nichts geht mehr verloren…

Das Dokumentenmanagement und Workflowsystem ECCOSoft DMS ermöglicht die langfristige Sicherung

von Wissen durch die revisionssichere Archivierung aller unternehmensrelevanter Dokumente, Dateien und

Informationen in digitaler Form. Um vor allem den Anforderungen einer ordnungsgemäßen

Verfahrensdokumentation gerecht zu werden, werden alle Dokumente und Dateien im ECCOSoft DMS

auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert.

Individuell definierbare Ordnerstruktur

Einfache und schnelle Recherche von Dokumenten, Dateien und Informationen durch Indexierung

mit Metadaten – dabei stehen umfangreiche Suchmechanismen zur Verfügung Automatische Ordnerbildung bei Archivierung neuer Dokumente

Vorgangsbezogener Zugriff auf verknüpfte Daten

View-Funktion für alle Dokumente und Dateien

Lifecycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung)

Automatische Vergabe von Versionskennzeichen zur Protokollierung jeglicher Änderungen und

Zugriffe

Durch die zuverlässige Versionierung kann stets auf ältere Versionsstände eines Dokumentes

oder Datei zugegriffen werden – Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes eines

Dokumentes ist somit jederzeit möglich

Überwachung der Aktualität bestimmter Dokumente durch die Vergabe von

Gültigkeiten (Zeitstempel)

Umfangreiches Berechtigungssystem für eine klare Vergabe von Rechten für das Ansehen,

Suchen, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten

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Digitale Ordner

Ordnung ist das halbe Leben…

Ein schneller Zugriff auf unternehmensrelevante Dokumente und Informationen für jeden User. ECCOSoft

DMS glänzt durch den automatischen Aufbau einer klaren, übersichtlichen und zuverlässigen

Ordnerstruktur, wodurch die Recherche und Sicht von Dokumenten schneller und einfacher möglich ist.

Nichts geht mehr verloren und Wissen wird nachhaltig erhalten.

Einfache Anlage neuer Ordner möglich

Automatische Ordnerbildung, vor allem bei der Archivierung neuer Dokumente durch

definierbare Klassifizierungen und Kennzeichen (z.B. Ordnernummern)

Der Suchaufwand für User wird durch die übersichtliche Struktur deutlich reduziert

Verknüpfung von Dokumenten und Ordner; vor allem auch vorgangsbezogener Zugriff auf

verknüpfte Ordner und deren Daten

Individuelle Benutzerrechteverwaltung

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Scannen und Klassifizieren

Optimieren Sie ihre Geschäftsabläufe und ersetzen Sie konventionelle Ablagesysteme. Durch die

Digitalisierung von Papierbelegen und Schriftstücken verhilft Ihnen ECCOSoft DMS zu erheblichen Kosten-

und Zeitersparnissen durch den Wegfall von umständlichen Papierarchiven.

Dokumente werden von Ihnen gescannt und ECCOSoft DMS erkennt die Art des Dokuments - Wichtige

Daten werden somit zuverlässig ausgelesen und dem richtigen Vorgang zugeordnet.

Zuverlässige Zuordnung gescannter Dokumente zu entsprechenden Geschäftsvorgängen

sichert Ihre täglichen Prozessabläufe

Einfaches und zügiges Auffinden von Dokumenten durch automatische Volltextindexierung (je

nach Wahl und Verfügbarkeit des Scanner Systems) – jedes Wort eines Dokumentes wird

durch die Indexierung suchfähig

Neben der Volltextindexierung zusätzlich die Möglichkeit zur Verschlagwortung von

Dokumenten

Schnelleres Arbeiten durch vollständige Dokumenteninformationen

Durchlaufzeiten in Ihrem Unternehmen werden signifikant reduziert

Klassifizierung auch bei E-Mails möglich

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Vorgangsbearbeitung

Durch die Vorgangsbearbeitung minimieren Sie Ihre Papier und Druckkosten und die Transportwege werden

verkürzt. ECCOSoft DMS vereinfacht die Archivierung komplexer Prozesse und ermöglicht eine

umfangreiche Recherche.

Verkürzung der Liege- und Transportzeiten

Verringert die Zugriffszeiten und bietet eine ständige Verfügbarkeit an Informationen

Zuverlässige Zuordnung von Vorgängen und Prozessen zu bestimmten Usern je nach

Prozessstatus

ECCOSoft DMS sorgt für einen reibungslosen Prozessablauf durch die Definition von

Vertreterregelungen – Je nach Verfügbarkeit von beteiligten Usern werden Dokumente und

Prozesse automatisch zugeordnet

Nichts wird vergessen – Durch die Definition von Eskalationsregeln bleiben Sie immer auf den

neusten Stand und behalten den Überblick über laufende Prozesse

Umfangreiche Workflow-Funktionen sowie frei definierbare Ad-hoc Workflows

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Workflowmanagement

Durch unser ECCOSoft DMS Workflowmanagement ist es möglich, Ihre verfügbaren Ressourcen sinnvoll

zu nutzen und die Geschwindigkeit der Bearbeitung zu erhöhen. Somit optimieren Sie Ihre Abläufe von der

Stammdatenpflege bis hin zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten.

Kontrolle über den Status eines Dokuments im Prozess

Einfache Abwicklung komplexer Prozesse

Grafische Abbildungen und automatisierte Steuerungen sind möglich

Erhöhung der Bearbeitungsgeschwindigkeit

Schnittstellen

Durch die Schnittstellen stehen Ihnen alle ERP-Dokumente inklusive der Stammdaten im digitalen Archiv

zur Verfügung. Somit lassen sich die Daten schnell und bequem wiederfinden.

Einfaches recherchieren und Beschleunigen der Prozesse

Integration in führende ERP- Systeme (z.B. SAP, CAD)

Keine aufwendigen, fehleranfälligen und zeitverzögerten Abgleichungen

Daten aus dem ERP System sind direkt aufrufbar

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Office Integration

Durch die Office Integration wird die digitale Archivierung und Recherche von Dokumenten aus Microsoft

Office heraus ermöglicht.

Drucken von Office Dokumenten

Arbeiten in bekannter Umgebung

Geringer Schulungsaufwand

Bearbeiten von Office Dokumenten

Erzeugen von Schriftverkehr

Stammdatenverwaltung

Bei der ECCOSoft DMS Stammdatenverwaltung werden alle Basisinformationen über Unternehmen,

Lieferanten und Personen erfasst. Durch das zentrale Verwalten der Informationen wird Ihre Arbeit

erleichtert.

Importieren von Dokumenten in kürzester Zeit

Schnelles Aufrufen von Dokumenten

Übersichtliches, zeiteinsparendes und kostengünstiges Arbeiten

Ständige Verfügbarkeit aller Daten

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Betriebsdokumentation

Gerade im Bereich der Wartung und Instandhaltung wird das Thema Dokumentenmanagement immer

wichtiger. Zwar ist es nicht das Hauptmerkmal eines Wartungs- und Instandhaltungssystems, jedoch ist

sollte die richtige Verwaltung von Betriebsdokumenten nicht außer Acht gelassen werden.

Dokumentendaten kommen in jedem Teil des Wartungsprozesseses vor. Unabhängig vom Dokumententyp,

ob Microsoft Office, PDF, Grafiken, CAD-Zeichnungen, Video oder sonstige Dateityp, jede Dokumentendatei

muss durch einen starkes und leistungsfähiges Softwaresystem verwaltet werden können. Weiterhin muss

es innerhalb eines System möglich sein, das ein Zugang zu sämtlichen Dokumentendateien für mehrere

Benutzer aus den verschiedensten Abteilungen eines Unternehmens jederzeit zugänglich sind. Durch ein

starkes Berechtigungssystem besteht zusätzlich die Möglichkeit, das Ansehen und Bearbeiten von

Dokumentendateien für bestimmte Usern oder User-Gruppen zu definieren.

Systematische und geordnete Archivierung aller relevanten Betriebsdokumente

Lifecycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung)

Workflow gesteuertes Änderungsmanagement

Bidirektionale Zuordnung von KKS-Nummern aus Zeichnungen (R&I Schemata) zum

Datenobjekt

Automatische Extraktion von KKS (Nummern) aus (R&I Schema) Zeichnungen

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