Dokumentenmanagement – Quo Vadis? | BeB Bundesverband ev. Behindertenhilfe | Dr. Joachim Hartmann...

Bundesverband ev. Behindertenhilfe

Dokumentenmanagement

– Quo Vadis?

Dr. Joachim Hartmann

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2007

1

Dokumentenmanagement – Quo Vadis?Dr. Joachim Hartmann


Fulda, 18.04.07

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH



– Quo Vadis?


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– Quo Vadis?


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IBM „Icecube“

Prototyp des

IBM TMCC Europe

in Mainz



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Dokumentenmanagement-

Quo Vadis ?



– Quo Vadis?


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Agenda

• Dokumentenmanagement - ein Kernthema für Organisation und IT?

• Enterprise Content Management (ECM) • Die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften als Treiber

für ECM• Aktuelle Markttrends



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Dokumentenmanagement - ein Kernthema für Organisation und IT?



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Ein uraltes Thema

Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren:

Wissensmanagement basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung

© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer 2001-2002© PROJECT CONSULT 2002



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Ein uraltes Thema

Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern:

Das Dokument war geboren




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9

Ein uraltes Thema

Die Verwaltung der Dokumente,

modern Dokumentenmanagement genannt,

entstand ebenfalls bereits vor 5.000 Jahren in den frühen Kulturen




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Ein altes Thema

Elektronisches Dokumentenmanagement existiert seit ca. 25 Jahren.

Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert:

Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt




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Die frühen Anfänge

Datenverarbeitung basierte auf Daten und kennt den

Dokumentenbegriff nicht© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

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Zeichen, Daten, Informationen und Wissen

Marktmechanismendes Devisenmarktes

Devisenkurs

$1 = 1,70 DM

1,70

„1“, „0“, „7“

und „,“

Vernetzung

Syntax

Zeichen

Daten

Information

WissenBeispiele Zusammenhänge

Kontext

Zeichenvorrat

Beziehungen zwischen den Ebenen der Begriffshierarchie



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Papier ist längst nicht mehr das Hauptproblem –

immer mehr Dokumente entstehen digital und sind nicht mehr für eine physische Repräsentation geeignet

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Ein aktuelles Thema



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Der neue Dokumenten-Begriff

Ein Dokument kann heute alles sein• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachement• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002

• Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• dreidimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ...

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Das elektronische Dokument

Elementar Komplex Container

EinseitigesFAX

Textdatei

Textdatei mit

eingebunden

Bild / Grafik

Vorgang

Tabelle

Textdatei mit

Bild / Grafik

Audio

Einseitiges FAX

Tabelle

Information 1

Information 2

Information 3

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Das elektronische Dokument

• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt

• Dynamische Dokumente• Elektronisch signierte Dokumente © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer

• Automatisch erzeugte Massendrucke• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und

Formatinformationen erst zum Dokument werden

• Die rechtliche Gleichstellung von Papier und elektronischen Dokumenten durch die Einführung von digitalen Signaturen ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter



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Babylonische Sprachverwirrung


Records ManagementRecords Management

Electronic Document -ManagementElectronic Document -Management ImagingImagingMultiMedia-DatenbankenMultiMedia-Datenbanken

Web Content ManagementWeb Content Management

Enterprise Content ManagementEnterprise Content Management

EAIEAI

BPMBPM

EDMEDM

WorkflowWorkflow

ECMECMEDRMSEDRMS

Elektronische ArchivierungElektronische Archivierung

Collaborative CommerceCollaborative Commerce

ASP / DMCOASP / DMCODocument WarehouseDocument Warehouse

Optical FilingOptical Filing

E-BusinessE-BusinessBusiness Process ManagementBusiness Process Management

Digital SignatureDigital Signature

GroupwareGroupware

Collaborative CommerceCollaborative Commerce

Knowledge ManagementKnowledge Management

EDM Engineering Document ManagementEDM Engineering Document Management

DRT Document Related TechnologiesDRT Document Related Technologies

Content ManagementContent ManagementScanningScanning

Asset ManagementAsset Management

Enterprise Application Integration

Enterprise Application Integration

COLDCOLD

Digital Rights ManagementDigital Rights Management

DMSDMS

Intranet Repository

Intranet Repository

PortalePortale

Document-Management Document-Management

ILMILM

UDM UDM



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Unstructured Content

DefinitionECM Enterprise Content Management

DataBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2001



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ECM insgesamt ist eine Strategie oder Vision, kein einzelnes Produkt



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ECM als Unternehmensinfrastruktur

AIIM International

ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications

EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content

ManagementDoc MgmtImaging

Domino Exchange RDMSFile

System

Workflow Collaboration

Data WarehousingMining

EAI

E-Business

InfrastructureInfrastructure

IntegrationIntegration

Quelle: AIIM 2001 Industry Study

AP/AR RM/A CRM HRM



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ECM BasisideenIntegrative Middleware

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 1

Integrative Middleware




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ECM Basisideen Dienstekonzept

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 2

Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen




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ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort

AIIM International





System



EAI

E-Business



AP/AR RM/A CRM HRM

Basis Idee Nr. 3

Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository

für jeden Informationstyp




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Komponenten des Enterprise Content Management



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AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab



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CAPTURE

Human created Recogniton

Indexing

Input Designs

Categorization

• Office Documents • OCR

• Form • HCR

• Rich Media • ICR

• Microfilm • OMR

• Barcode

Application created Forms Processing

E-Forms/Web-Forms• ERP

• XML

• Financial Applications Aggregation

• E-Billing COLD/ERM

Input



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MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab



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Document Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

DocumentManagement

• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung



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Collaboration

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab Collaboration

• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informationszusammen-

führung



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Web Content Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab


• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung



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Records Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Records Management

• Ablagesystematik• Indizierung und

Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung



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Workflow / Business Process Management

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Workflow / Business Process

Management

• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und

sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung



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STORE

Repositories• File Systems• Content Management Systems• Databases • Data Warehouses

Library Services• Search/Retrieval• Version Control• Check In/Check Out• Audit Trail

Technologies• SAN• NAS• Magneto Optical• DVD• CD-ROM

• Tape• Magnetic Storage• RAID• Optical Disc



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PRESERVE

Archive• Paper• Mikrofilm• NAS/SAN• CAS• WORM• WORM-TAPE

Aussonderung



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DELIVER

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital Rights

Management/

Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

DitributionSecurity

Technologies

Transformation

• PapierViewer

• Digitales Fernsehen• Digital Signature• KonverterPublishing

• Syndication

• Compression

• Datenübermittlung mittels

EDI, XML u. anderer Formate

• CD / DVD

• PDF

• Email und Fax• Digital Rights

Management/

Watermark

• XML

• E-Business-Portale• Personalization

• Internet, Intranet, Extranet• PKI• COLD/ERMLayout/Design

Security as ECM Infrastructure

Output



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ECM-Haus

Collaboration

Scanning

Document Imaging

Forms Processing

Recognition

Categorization

Indexing

Document Management

Records Management

E-Mail Management

Digital Asset Management


Business Process

Management

Workflow

EAI

Repositories

Storage

Long-Term Archival

Backup / Recovery

Migration

Content Integration

Search / Retrieval

Syndication

Localization

Personalization

Publish

Paper

CA

PT

UR

EM

AN

AG

E ST

OR

EP

RE

SE

RV

ED

ELI

VE

R

Enabling Web Client other Devices

Usage

PKI DRMUser ManagmentDirectory Service

User RightsManagement

SE

CU

RIT

Y

Firewall

Electronic

Electronic Signature

Fat Client

Entry Exit

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y

SE

CU

RIT

Y



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Was ist neu im ECM-Portfolio

• DAM Digital Asset Management• E-Mail Management• EAI Enterprise Application Integration• Content Integration• Migration• Localization• DRM Digital Rights Management



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39

Die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften als Treiber für ECM



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40

Compliance

Übereinstimmung mit und Erfüllung vonrechtlichen und regulativen Vorgaben

Sind rechtliche Anforderungen Markttreiber für ECM?



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41

USA: Sarbanes-Oxley-Act

,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both."

(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)

2006



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42

USA: Securities und Exchange CommissionSEC

,, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents. Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media."

(Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)



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43

Rechtliche Vorgaben und ihre technische Umsetzung

• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt!

• Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch meist noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden



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45

Compliance als IT-Thema?

„Einhaltung von Vorschriften auf Platz Eins als wichtigster Motor für Informationssicherheit, noch vor

Würmern und Viren“

Überschrift einer Pressemitteilung zu einer Umfrage von Ernst&Young

Quelle: Finanznachrichten.de, 02.11.2005Compliance ist Marktreiber für ECM



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Compliance in Deutschland ?

• USA als „Trendsetter“ für zunehmend schärfere Regularien

• Viele neuen Regularien in Deutschland haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung

• Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen.

• Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden



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Gesetzesgrundlagen in DeutschlandAbk. Name Jahr AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006 BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006 BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006 ESTG Einkommensteuergesetz 2006 EGG Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz 2000 KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im

Unternehmensbereich 1998

HGB Handelsgesetzbuch 2006 IuKDG Informations- und Kommunikationsgestz 1997 InvZulG Investitionszulagengesetz 2004 SigG Signaturgesetz 2005 TDG & TDDSG

Teledienste 2006/2001

USTG Umsatzsteuergesetz 2006 UMWG Umwandlungsgesetz 2006 VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz 2004 ZPO Zivilprozessordnung 2006 3. Gesetz zur Änderung verwaltungs-

verfahrensrechtlicher Vorschriften 2002



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Gesetzesgrundlagen in DeutschlandNeu:EHUG

EHUG – Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister

• Seit 10.11.2006 in Kraft• Ergänzung der Definition von Geschäftsbriefen um

den Hinweis "gleichviel welcher Form"• Die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen

Pflichtangaben werden jetzt auch zwingend für geschäftliche E-Mails. verlangt

• Konsequenz ist, dass E-Mails im Geschäftsverkehr jetzt in jedem Fall wie Geschäftsbriefe behandelt und aufbewahrt werden müssen.



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Verordnungen in Deutschland

Abk. Name Jahr SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das

Rechnungswesen in der Sozialversicherung 2005

BPO Betriebsprüfungsordnung 2000 FGO Finanzgerichtsordnung 2006 GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2003 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit

digitaler Unterlagen 2002

GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

1995

SiGV Signaturverordnung 2005 USTDV Umsatzsteuerdurchführungsverordnung 2006



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Information Management Compliance (IMC)

• IMC hat nicht nur mit Technik zu tun, sie muss sich im gesamten Unternehmen, im Umgang mit Information und in den Prozessen einer Organisation widerspiegeln

• Beinhaltet Grundregeln und Verwaltensweisen für den Umgang mit Prozessen und Informationen (Corporate Governance)

• Delegation der Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung auf den nachgeordneten Ebenen erforderlich

• Die Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden. Hierzu gehören z.B. Qualitätssicherungsprogramme ebenso wie Audits. Information Management Compliance ist eine Abbildung all dieser Komponenten in elektronischen Systemen

• Die IT-Systeme müssen den Anforderungen mit ihrer Funktionalität, Sicherheit und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen



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52

Insellösungen vermeiden

• Compliance-relevante Informationen sind nur eine Untermenge aller Informationen im Unternehmen

• Daher keine isolierte Teillösungen für Einzelprobleme beschaffen (z.B. E-Mail-Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln bilden und das Problem noch verschärfen können

• Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM Enterprise Content Management Infrastruktur aufzubauen, die auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt



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53

Trends



– Quo Vadis?


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Nichts Neues ?

„Der Einsatz von Dokumenten-Technologien ist im Zeitalter der Information Society nicht mehr eine Frage des ‚Ob‘, sondern nur noch des ‚Wann‘ und ‚Wie‘.“

Ulrich Kampffmeyer,

IIR EDOK Kongress 1993



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Rückblick: Einschätzung derECM-Trends 2006

• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften

• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen

• Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete Outsourcing

• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet

• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten

• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management

• Directory Services• Elektronische Signatur• Web Content Management und Enterprise

Content Management

alt



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Trends aus Anwendersicht (1)

• Rechtssichere ArchivierungDie Diskussion um die GDPdU hat nunmehr – mit fast zwei Jahren Verspätung – auch die Anwenderunternehmen erreicht. Da schon die letzten zwei Jahrgänge digital aufbereitet für Prüfungen bereitstehen müssen, erhöht sich der Druck.

• Virtuelle elektronische AktenAls eigenständige Anwendung oder in Verbindung mit CRM-Lösungen sollen alle Dokumente und Informationen eines Kunden oder Vorganges zusammenhängend, strukturiert, übersicht und beliebig konfigurierbar dargeboten werden.



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• Die universelle InboxNicht mehr an verschiedenen Stellen suchen müssen, sondern alle Eingangsinformationen aus den unterschiedlichsten Quellen und in beliebigen Formaten in einem einheitlichen Posteingangskorb zusammenführen und in einen Workflow einspeisen.

• Effiziente PosteingangsverarbeitungSysteme zur weitgehenden automatischen Erfassung von Schriftgut, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und gesteuerten Weiterleitung werden inzwischen als wichtiges Effizienz- und Automatisierungspotential erkannt. Auch wenn mancher gleich von Rechnungen auf Papier abrückt und auf einen vollständigen elektronischen Informationsaustausch setzt.



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• Personal und Kosten sparen durch ProzessunterstützungWieder im Kommen sind BPR-, BPM- und Workflow-Themen. Bestehende Organisationen sind häufig bereits durchoptimiert, so dass weitere Verbesserungspotentiale nur durch Prozesssoftware erreicht werden können.

• Erschließung und Wiedernutzung vorhandener InhalteDas Aufräumen vorhandener Datengräber zur Verbesserung der Informationsqualität, die Vermeidung redundanter Aufbereitung von Content und die Erschließung von Informationen als Wissen gewinnen an Bedeutung und lassen selbst das fast verschwundene Schlagwort Wissensmanagement wieder aufleben.



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• Entlastung für E-Mail und ERPWeiterhin ein großes Desiderat ist die Entlastung von überquellenden Bürokommunikationsprogrammen und immer größer und komplexer werdenden ERP-Systemen.

• Elektronische SignaturZumindest bei Projekten in der öffentlichen Verwaltung gewinnt die elektronische Signatur an Fahrt und die ersten großen Vorhaben mit Einsatz der „Massensignatur“ beim Scannen bahnen sich an.



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60

IT-Hot-Topics 2007



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61

Der wichtigste Mega-Trend:

Exponentielle Beschleunigung



– Quo Vadis?


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62

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2001 2002 2003 2004 2005 2006

Explosion der Unternehmensinformationen

78% durchschnittliches

Wachstum

Feststehende „unstrukturierte“ Daten

Dynamische „strukturierte“ Daten

Storgage

Demand

Petabytes



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63

Der Content “Big Bang“

40.000 v.C

Höhlen-

malerei

Werkzeuge

105

Papier

3500

Schrift

1947

Tran-

sistor

1950

Computer

Späte 1960s

Internet

1870

Elektrizität, Telefon

1450

Druck

1993

Das Web

200436 Mrd

200324 Mrd

200212 Mrd

20016 Mrd

20003 Mrd

200552 Mrd

Gigabyte



– Quo Vadis?


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64

Zählweisen

Kilo

ZettaExa

Peta

Tera

GigaMega

Yotta



– Quo Vadis?


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65

Der Content “Big Bang“Die Folgen

• Unstrukturierte Daten wachsenschneller als strukturierte

• Unkontrollierte Redundanz• „Was war eigentlich das Original?“



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66

Exponentielles Wachstum bei Internet-Hostrechnern

1980 1985 1990 1995 2000 2005

102

108

Za

hl d

er

Jah

re b

is z

ur

An

wen

dun

g b

ei 2

5%d

er

US

-Be

völk

eru

ng

Jahr

104

106



– Quo Vadis?


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67

Erfassen des Fachwissens, bevor wichtige Angestellte nicht mehr zur Verfügung stehen

• Massiver Verlust an Fachwissen, wenn in den nächsten 10-20 Jahren die geburtenstarken Jahrgänge in den Ruhestand gehen

• Der Transfer bzw. der Verlust von Wissen wird immer mehr zu einem Problem (z.B. durch Jobwechsel oder Wechsel in andere Bereiche)

• Geistiges Eigentum wird als Wirtschaftsgut zunehmend wichtiger als Infrastruktur und Fabriken, aber die Unternehmen sind kaum darauf vorbereitet, dieses zu sichern und zu erhalten



– Quo Vadis?


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68

Strategie: Prozessoptimierung wird die wichtigste Arbeit

• Unternehmen machen ihre Webseiten immer ansprechender und interaktiver

• Kundenservice wird wichtiger• Unternehmen binden ihre großen Datenmengen

besser in die Arbeit ein• Die Steuerung und Organisation von Informationen

wird zum Kernthema. Hier setzen auch BPM, ECM und RM an



– Quo Vadis?


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69

Sicherheit und Risiken: Keine Abnahme bei den Gefahren für die IT-Sicherheit

• Die Anwender wenden sich auf Grund von Sicherheitsbedenken von Windows ab

• Sicherheit wandelt sich in Richtung Risikomanagement

• Compliance erreicht das, was die Regierungen sich erhofft hatten; Compliance regt Verbesserungen besonders bei Finanzprozessen an



– Quo Vadis?


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70

Technologie: Die Bewegung in Richtung neuer Architekturen bleibt bestehen

• Der Qualität von Daten muss Aufmerksamkeit gegeben werden. Dies gilt besonders für heterogene Umgebungen

• Die IT nimmt das Web 2.0 zunehmend an• SOA gewinnt an Realität, steckt aber noch in den

Kinderschuhen. • IT-Infrastrukturkomponenten werden zunehmend

standardisierter• Die Innovation in der IT verliert an Zugkraft



– Quo Vadis?


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71

ECM-Hot-Topics 2007



– Quo Vadis?


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72

Microsoft als Standard für ECM?

• Microsoft XML als Standard für Office-Formate?• Erfüllt viele grundlegende ECM-Bedürfnisse – MS

mutiert zum ECM-Komplettanbieter mit Ausnahme der elektronischen Archivierung

• Einfache Handhabung• Eine SharePoint-only Strategie erfüllt selten alle

Content Management-Ansprüche eines Unternehmens

• Strategisch ähnliche Ansätze bei Oracle und SAP• Diese Ansätze können zur Gefahr für die

etablierten klassischen Anbieter werden



– Quo Vadis?


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73

Konsolidierung des Marktes heißt nicht automatisch einfachere Auswahl

• Fachliche Anforderungen lassen sich heute gleichermaßen mit unterschiedlichen Produktkategorien auf verschiedenen Plattformen realisieren

• Der Markt trennt sich in Standardangebote und Lösungsangebote für Branchen, Spezialthemen oder Technologie-Nischen

• Wir erwarten Insolvenzen von Anbietern, die nicht aufgefangen werden

• Erste Projekte, in denen nicht die Auswahl sondern die „Abwahl“ von Komponenten im Vordergrund steht



– Quo Vadis?


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74

Die Signifikanz von Taxonomien und Suche

• Anwender müssen in der Lage sein, die Informationen, die im ECM-System gespeichert wurden, wieder zu finden

• Eine Unternehmensweite Struktur für die Organisation von Informationen als Grundvorrausetzung für das gemeinsame Arbeiten auf den Daten

• Erstellung einer Unternehmens-Taxonomie schon bei der Einführung eines neuen ECM-Systems erleichtert die spätere Benutzung

• Taxonomien, Thesauri und Nomenklaturen werden zunehmend multilingual



– Quo Vadis?


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75

Branchenlösungen

• Vorkonfigurierte Branchenlösungen lassen sich nicht nur einfacher installieren und einführen, sondern sind auch preiswerter, da die Entwicklungskosten auf zahlreiche Kunden verteilbar sind



– Quo Vadis?


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76

E-Mail-Archivierung

• Immer mehr eigenständige Produkte kommen auf den Markt, obwohl bei vielen Anwendern die Erkenntnis reift, dass E-Mails keine unabhängig existierenden Dokumente sind sondern in Kunden-, Vorgangs- oder Sachakten eingefügt werden müssen



– Quo Vadis?


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77

Records Management

• Records Management oder Electronic Records Management bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen

• RM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wieder finden

• RM ist auch eine wichtige Komponente von ECM. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt

• Eine Reihe neuer eigenständiger und integrierter Produkte wird dem Thema elektronische Archivierung neue Perspektiven geben

• RM erfährt durch Compliance und Standards Aufschwung



– Quo Vadis?


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78

Automatische Klassifikation

• Die zweite Generation wurde inzwischen so verfeinert und auch durch neue mathematische Verfahren ausgebaut

• Zu unterscheiden sind die Ansätze:• Klassifikation bei der Erfassung zur Schaffung besserer

Ordnung, Verteilung von Information und Indizierung• Klassifikation bei der Suche zur Verbesserung und

Strukturierung der Ergebnisse

• Die Technologie wird ausgereift und die Erkennungsraten sind für normale Anwendungen mehr als ausreichend



– Quo Vadis?


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Portallösungen

• Portal-basierte Lösungen, die mit anderen Anwendungen zusammenspielen, entwickeln sich zu einem eigenen Segment

• Produkte hierzu kommen sowohl von den Web-Content-Management- als auch von den Dokumenten-Management-Anbietern

• Die Zahl der Portal-Anbieter und – Produkte wird sich drastisch reduzieren

• Durch die Standards JSR 168, JSR 170 und JSR 283 sowie WebDAV können auch „dokumentenlastige“ Anwendungen einfach integriert werden.



– Quo Vadis?


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ECM Suiten

• Steigende Akzeptanz von ECM Suiten• Geringere Kosten bei der Einführung durch

Standardisierung, Vorkonfektionierung und Modularisierung

• Achtung: Viele Anbieter stellen ihre Produkte als neue oder überarbeitete Suite dar

• Bei vielen sind es jedoch immer noch einzelne Komponenten unterschiedlichen Alters und Herkunft, die erst noch mühsam integriert werden müssen



– Quo Vadis?


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Speichersysteme

• Nicht nur neue Lösungen im Festplattenbereich, wie z.B. Ergänzungssoftware für revisionssichere Festplatten und WORM-Tapes, sondern auch bei den traditionellen WORM-Medien gibt es mit UDO neue Laufwerke, Medien und Subsysteme

• Das Ende der Speicherkapazität der Medien ist noch längst nicht erreicht

• Es setzen sich mittelfristig die WORM-Festplattensysteme für die Archivierung durch



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ILMInformation Lifecycle Management

“A strategy to align IT infrastructure with the business based upon the changing value of information”

Quelle : EMC

© Copyright PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006

Wert der

Information

Zugriff auf die Information

Wirtschaftlichkeit der Speicher-Infrastruktur

Zeit



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ILM Information Lifecycle Management

• Information Lifecycle Management hat sich unabhängig von DLM herausgebildet (DLM wird in diesem Zusammenhang auch als Data Lifecycle Management übersetzt)

• ILM ist ein Vorstoß der Anbieter von Speichertechnologien um ihre Storage-Systeme mit Software aufzuwerten und intelligenter zu machen

• Produkte z.B. von EMC, HP, Hitachi, NetApp, IBM



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JAVA

• Fast alle neuentwickelten Produkte nutzen J2E oder andere Java-Varianten

• Ziel ist eine weitestgehende Plattformunabhängigkeit zu erreichen und auch für neue Plattformen wie Microsoft .Net gewappnet zu sein



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XML

• XML als Beschreibungssprache wird zunehmend bei der Verwaltung von Systemprofilen und beim Dokumenten- und Aktenaustausch verwendet

• Bei den angebotenen Produkten heißt es aber immer nachzuprüfen, wofür der Anbieter XML nutzt



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AJAX

• AJAX Asynchronous Javascript and XML gewinnt Bedeutung weil es an den letzten Grundfesten der „Fat-Clients“ rührt

• Die Asynchronität ermöglicht damit neue Konzepte, auch in Richtung Service orientierter Architekturen (SOA)

• AJAX ist hier nicht vollkommen neu sondern bündelt eine Reihe altbekannter Technologien

• Der Ansatz jedoch ist neu und begründet damit auch inzwischen ernsthaft von einem „Web 2.0“ zu sprechen

• Auch AJAX hat noch eine Reihe immanenter Probleme, die vor einer breiten Nutzung noch gelöst werden müssen, was auch die bisher nur sehr zurückhaltende Anwendung dieses technologischen Ansatzes erklärt



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Browser-basierte Clienten

• Fast überall, nicht nur in Verbindung mit Portalanwendungen, ist der Browser-basierte, schlanke Client auf dem Vormarsch

• Thin Client

• Smart Client

• Inzwischen kann man selbst schwierigere Aufgaben, wie z.B. das Scannen, mit einer Browserbasierten Anwendung erledigen



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Dienste-Konzept

• Alle moderneren Produkte setzen auf modularisierte, echte Dienstekonzepte und Mehrschichtarchitekturen auf

• Diese lassen sich als Dokumenten-orientierte Middleware zusammenfassen und um Dienste anderer Anbieter einfach ergänzen

• Damit sinkt auch die Fertigungstiefe in der Softwareentwicklung und erlaubt den Integratoren aus einem großen Spektrum für Kundenlösungen zu schöpfen

• Die Zeit der großen monolithischen Produkte neigt sich dem Ende zu



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Der Einsatz von Enterprise Content Management ist nicht mehr eine Frage des „ob“ sondern nur noch des „Wie“ und „Wann“!



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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Dr. Joachim HartmannE-Mail: [email protected]

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