Dokumentenmanagementsystem

Elektronische Archivierung ein Muss?

Handelsgesetze: Aufbewahrungsfristen (Belege 10 Jahre, Hilfsdoku. 6 Jahre, Bauindustrie und Gesundheitswesen bis 30 Jahre)

Steuergesetze: Laut GDPdU sind alle Belege dem Vertreter des FA in elektronischer Form zu übergeben. Begriff: Revisionssichere Archivierung(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

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Dokumentenmanagement

Schließt die elektronische Archivierung ein• Komfortable Benutzeroberfläche• Sammlung aller Unternehmensdaten (Integration bestehender Systeme)• Suchkriterien und Sortierung• Zugriffssteuerung• Überblick und Zusammenhänge • Informationsmanagement• Lenkung der Dokumente• Datensicherheit

Vorteile der Archivierung Minimierung der Reaktionszeiten Erhöhung der Flexibilität Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer Kosteneinsparung (Zeitgewinn, Platzeinsparung) Erhöhte Dokumenten- sicherheit (Versionen) Gesetzeskonform TÜV-Zertifiziert

Hauptfunktionen des Clients

• Suchen (Volltext- und Index-Suche)• Import (Scans, MS Office, Windows Explorer, ERP-Systeme z.B. VARIO…)• Bearbeiten von Dokumenten, Anmerkungen• Sortieren und Gruppieren• Vorschau der Dokumente• Mehrsprachigkeit (D,E,F,I,ES,HU)• Workflow• Dokumente per E-Mail senden• Mehrere Ansichten gleichzeitig

Eingabehilfen

• Feldeingaben: Eigene Listen hinterlegen• Listenbegriffe einschränken• Zugriff auf Datenquellen über ODBC (mehrere Felder füllen, z.B. Adresse)• Vorbelegung von Feldern mit Werten oder mit Hilfe von Formeln, z.B. aktuelles Tagesdatum

Dokumentenimport(alle Formate)

• MS-Office-Programme (Vorlagen)• Windows-Explorer (Kontextmenü)• Drag and Drop• Datenbanken (SQL, ODBC,…)• ERP-Systeme (vollautomatisch)• Scanner• Daten-Verzeichnis als Quelle• Einbindung von Viewern

Scannen

• An allen Arbeitsplätzen• Verwenden von Schablonen zur Text- und Barcodeerkennung• Stapelverarbeitung• direktes Scannen in die richtige Dokumentenklasse• Automatisches Auffüllen von Indexfeldern• Alle Scanner mit Twain-Treiber kompatibel

Stapelscannen

• Stapel-Verarbeitung von Massen-Dokumenten mit Hochleistungsscanner• Barcode-Erkennung (alle Typen)• OCR-Erkennung• Scan-Schablonen und -Profile• Bildreinigung• Datenbankverbindung zum Füllen der Indexfelder

Archivstruktur und Administration

• Abbildung Ihrer individuellen Dokumentenstruktur• Zugriffsberechtigungen fein abstimmbar• Zentrale Administration der Archiv-Eigenschaften• Protokollierung• Zahlreiche Zusatzmodule• keine Kapazitätsgrenzen• Automatische Verknüpfungen

Workflow

• Grafischer Designer für einfache und komplexe Workflows• Zerlegung komplexer Workflows in mehrere Module• Mehrstufiges Eskalationsmanagement• Auswertung von Indexfeld-Inhalten zur Steuerung• Benachrichtigung in SCANVIEW und / oder externem Mailprogramm (Outlook, Lotus Notes)• Aufruf externer Anwendungen• Stabilität und Performance durch eigene Datenbank• Admin-Tools zur Überwachung und Steuerung

Workflow Beispiele• Bestellanforderungen• Eingangsrechnungen• Angebote, Kalkulationen• Reisekostenabrechnung• Monatsreports Vertrieb• Ausgangsrechnungen, Zahlungseingang• Leistungsbeschreibung, Preislisten• Urlaubsanträge• Laufzettel oder Checkliste für neue Mitarbeiter• Änderungsmitteilungen als Alternative zur E-Mail• Verteilung Eingangspost• Freigabe und Versand der Ausgangspost

EingangsrechnungenEingangs-rechungen kommen ins Haus

Erkennung durch Barcode

Erfassung in der Buchhaltung mit Barcodezahl

123456Aufkleben des Barcodes (laufende Nr.)

SCANVIEWAutomatische ÜbertragungVorteil: Nur eine Eingabe nötig!

Zusammen- führung

Lieferscheine

Lieferschein aus dem WWS wird autom. übertragen

Lieferschein aus dem WWS wird ausgedruckt.

SCANVIEW

Lieferschein aus dem WWS mit Unterschrift.

Erkennung Barcode

Ausgangsrechnungen

• Entstehung im ERP-System mit Barcode • Automatische Übertragung ins Archiv

Rechnungen mit gefüllten Indexfeldern.

• Ausdruck für Kunden• Einbinden in Workflow

Elektronische DokumenteAutomatische Übertragung aus dem Warenwirtschaftssystem:• Anfragen• Bestellungen• Rechnungen• Lieferscheine• …

Warum diese Übertragung?• Entlastung• Vorgänge im Zusammenhang• Datensicherung• Selektion für Behörden

E-Mail Dokumente

E-Mails sind z.B. Briefe oder Bestellungen, die Anhänge enthalten Dokumente zu Geschäftsvorfällen und fallen damit unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

• Automatische Übertragung aller E-Mails: Von Server übertragen mit Filterfunktionen

• Manuelle Übertragung einzelner E-Mails: Von Benutzer zugeordnet

Zusammenfassung

• Alle Dokumente in allen Formaten archivierbar• Individuelle Struktur von Verzeichnissen, Dokumentenklassen und Sortierung• Weitentgehende Automatisierung• Umfangreiche Unterstützung der Benutzer• Dokumentenmanagement auf viele Bereiche anwendbar

Zeigen im Programm

• Suchfunktionen• Bedienung, Miniaturansicht• Verbindung E-Mail, Word, Excel, Explorer• Stapelscannen (Barcode und OCR)• Dokumentenklassen• Benutzer- und Verzeichnisverwaltung• Routing• Viewer• Datenbankverbindung