Dokumentiertes wissen wirksam, modern und kostengünstig als präzise abrufbares knowhow...

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Knowledge management that delivers answers

Stand: 12. Oktober 2016Paul Caspers, Theum AG

Dokumentiertes Wissen wirksam, modern und kostengünstig als präzise abrufbares Knowhow bereitstellen- wie führende Unternehmen es vormachen



• Inhalte stecken in vielen isolierten „Containern“ – eben Dokumenten • Oft durch „Silos“ getrennt • Umgeben von Zugangsbarrieren durch benötigte Anwendungen – die zu starten sind • Völlig ungeeignet für moderne Endgeräte wie Smartphones • Und vor allem: Die kleinste Einheit die irgendeine Suchmaschine finden kann – ist

immer ein Dokument. Und das kann 1-10 oder 500 Seiten umfassen. • Keine passende „Auflösung“ – keine Präzision – keine Antwort• Nur Dokumenten-Stapel - digital aber unbrauchbar für schnelle Anwendung von Wissen• Archaisch - wie vor 30 Jahren

Beispiel?

Dokumente sind Bremsklötze der Digitalisierung



Dokumentsuche = Suche ohne „Zoom“

Such String: “performance guarantees plant system customer

obligations”

30 Folder > 100 Dokumente > 1.000 Seiten



Dokumentsuche = Suche ohne „Zoom“

Such String: “performance guarantees plant system customer

obligations”

30 Folder > 100 Dokumente > 1.000 Seiten

Die beste Suche von heute – egal mit welchem Tool … bringt nur Stapel von Dokumenten



• Wie viele Dokumente musste der Anwender öffnen? • Wie viele Seiten in den geöffneten Dokumenten mussten durchsucht werden? • Hat der Anwender jemals die korrekte Information gefunden? • Wie viele Versuche waren mit welchem Zeitaufwand nötig? • Oder hat der Anwender aufgegeben und getan was letzten Monat noch galt? • Wieviel mehr Aufwand wäre das bei einer unternehmensweiten Suche? • Wie viele Anwender suchen auf diese Art wie oft täglich nach Wissen?

Die Suche in Dokumenten ist ein gefährlicher Produktivitätskiller



• Zugriff auf Wissen ist langwierig, ineffizient und ungenau• Zeitvergeudung, Geldverschwendung, Fehlerrisiken

• Anwender brauchen direkten Zugang zu unmittelbar nutzbarem Wissen • Plakativ: Sie wollen Antworten – keine Dokument-Stapel!

• Eine Dokument zentrierte Strategie liefert immer nur Dokumente• keine Antworten – keine Exzerpte – nur isolierte Dokumente • im Quell- oder PDF Format

• In Dokumenten verpacktes Wissen kann man so niemals wirksam verteilen

Fazit: Dokument-basierte Suche ist für wirksame Wissensbereitstellung ungeeignet!



Was ist der Ansatz von Theum?Theum zerlegt

Dokumente in kleinste Elemente, ermittelt

vielfältige Beziehungen und erzeugt daraus eine thematische Matrix – die

als Index für die Suche nach Antworten fungiert



Was ist der Ansatz von Theum?

Themen




Knowledge Book




Antwort




Wissensbank



Man erhält ohne Umwege direkt lesbaren relevanten Text! Suchen wir also nach demselben Thema in einem Theum Knowledge Book live:

Wie wirkt sich Theum‘s Themenmatrix bei der Suche aus?

performance guarantees plant system customer obligations

LIVE !



Theum Themen Suche: Schnell, genau, feingranular, barrierefrei4 direkte lesbare Treffer für “performance guarantees plant system customer obligations”

performanceor “warranties”

Text im Browser – kein Dokument



• extrahiert aus dokumentierter Information jeder Art• individuelle isolierte Dokumente – verteilt in Dokument-Silos• umfassende heterogene Dokumentationen

• nutzbar auf allen modernen Geräten• Nutzung von PC über Tablet bis zu Smartphone und EBook • Nutzbar mit jedem Browser • Scroll bare Tabellen, Zoom bare Images, selbst anpassende Textränder

• einheitlich in Struktur und Darstellung • blitzschnell zu finden – auch in sehr umfangreichen Beständen

Fazit: Wissen gelangt binnen Sekunden zum Anwender …



Und es geht noch besser: Komplette Antworten im Kontext geben! Antworten auf Fragen geben

• Im Kontext

• sekundenschnell

• aus relevanten Textpassagen unterschiedlicher Dokumente

• präzise selektiert / zusammengestellt

• sofort lesbar

• verknüpft zu weiterführenden Informationen

Beispiel? Großkonzern und mittelständische Organisation …



Live Beispiel: US Centers for Desease Control**

Anfrage …

Knowledge Books …

**Besteht aus einer Vielzahl umfangreicher Dokumente

LIVE !

Cholera incubation period



Fazit zur „Antwortsuche“

Theum liefert Antworten

Theum liefert Antworten im Kontext

Überall suchen



• PC Tablet Smartphone • On offline• Aktuell • Einheitlich • Einfach nutzbar • Einfach beizutragen• Automatisiert

Nicht zu vergessen: Wissen wird einheitlich und mobil verfügbar



• Knowledge Buch mit diversen Dokumenten erzeugen• Knowledge Buch nutzen mit

• Navigation• Funktionen PDF EBook Suchen Drucken … • Grafik Zoom• Fußnoten Pop-In• Querverweisen• Präsentationsfolien • Feingranulare Suche• Smartphone Modus

Wie werden nun solche Bücher erzeugt?

Live in 1 Minute erzeugt

LIVE !



• Binnen 1 (!) Tages bewerkstelligen Sie• Theum Installation• Theum Konfiguration inkl. Style Guide Anpassung (CSS)• Theum digitale Bibliothek mit ersten Büchern • Theum Wissensbank intern oder extern freigeben und nutzbar machen

• Ab dann wächst Theum organisch weiter • Kein großen komplexen Projekte ! Evolutionäre Entwicklung. Sofortiger Nutzen.• Theum skaliert reibungslos und uneingeschränkt• Varianten

• Theum CLOUD • Private VM in Theum Cloud • VM (betriebsbereite vorgefertigte VMware Maschine für Betrieb bei Kunden)• On Premises (Installation auf vorbereiteten Windows 2012 Server)

Theum macht Ihr Wissen ab Tag 1 zum Treibstoff des Unternehmens



Theum wächst „organisch“ – Geburt:

Instruc-tions

Guide-lines

By-laws

Annual report

s

Governance

Financial Reportin

g

Corporate

Knowledge Books

Knowledge Base

Knowledge Libraries



Evolution eines Theum KM Systems: Natürliches Wachstum

Machine Info

Operat-ing

Guide-lines

Product Info

ISO Proce-dures

Manufacturing

Plant

Products

Knowledge BaseKnowledge Base



Unternehmensweit: Jedes Theum kennt jedes andere Theum

Knowledge Domain



Konzernweit: Theum Knowledge Universum

Knowledge Domains



Wofür kann man Theum nun einsetzen?

Guidelines/Richtlinien … • Financial Reporting

Guidelines• Unternehmensrichtlinien • Marketing Guidelines• Risiko Management Vorgaben• Rechtliche

Rahmenbedingungen• Prozessbeschreibungen• Arbeitsanweisungen• Qualitätsmanagement • Sicherheitshandbücher • Betriebshandbücher• Import/Export Regularien• …

Einkauf/Verkauf/Personal• Lieferanten Informationen • Kunden/Partner Akten• Newsletter, Rundschreiben• Whitepaper• Tagungsunterlagen• Lernunterlagen • …

Forschung/Entwicklung• Entwicklungsunterlagen• Spezifikationen• Forschungsergebnisse,

Studien • Projekt Knowledge Bases • Produkt Dokumentationen• Studienpläne (Universitäten)• …

Für alle Prozesse, bei denen umfassende Information in Form von Dokumenten erzeugt und an viele Nutzer verteilt wird. Intern u/o extern.



• Theum ist ein Wissensmanagement System für alle unstrukturierten dokument-basierten Informationen

• Theum erschließt die gesamte in Dokumenten festgehaltene Information einer Organisation Schritt für Schritt als feingranular blitzschnell abrufbares Wissen

• Theum stellt Wissen komfortabel nutzbar auf allen modernen Medien von PC bis zum Smartphone zur Verfügung.

• Theum macht Bereitstellen, Verteilen und Nutzen dokumentierten Wissens mühelos

Theum Summary

Wissensmanagement das Antworten liefert



(1) Verbessert die Produktivität Wissen wird unmittelbar bei Bedarf verfügbar

(2) Erhöht die Wirksamkeit Die Schlagkraft eines Unternehmens steigt durch schnellen Zugang zu vorhandenem aktuellsten Wissen

(3) Eliminiert RechercheaufwandLiefert benötigtes Wissen per Klick auf jedes Endgerät

(4) Ist ein Kostenkiller Aufwendige Prozesse für die Informationsbereitstellung und Lizenzkosten pro User (CALs) für Informationszugriffe entfallen

(5) Beseitigt Wissens-Silos Eine Schnittstelle für Zugang zu dokumentierten Wissen jeglicher Herkunft

(6) Verbessert das ImageKunden erhalten präzise abrufbares Wissen zu Ihren Produkten und Dienstleistungen in modernster Form (müssen Ihre Kunden noch PDFs am Smartphone lesen?)

Theum macht Ihre Organisation durch gezielten Zugriff auf Wissen fit für die Herausforderungen der digitalen Transformation.

6 sofortige nachhaltige Nutzen von Theum



• Einfacher als ein Einkauf bei Amazon • Es sind keine komplexen Konzepte, Projekte oder Technologien erforderlich• Theum wächst organisch „mit dem ersten Buch“• Sie können binnen 1 Tages (1 Stunde in der Cloud) mit Wissen „online“ gehen • Alles was Sie brauchen sind

• die Dokumente • Windows Server und Web Server** (in der Theum Cloud nur die Zugangsdaten zu Ihrer

Wissensbank) ** Die von Theum erzeugten Wissensbanken sind OPEN SOURCE und können ohne Theum auf jedem Web Server intern oder im Web kostenfrei angeboten werden

Wie aufwendig ist die Inbetriebnahme von Theum?



Die andere Hälfte des Wissens erschließen …

Zum Abschluss



Themenspeicher Q&A



Einfachste Theum Variante

Windows Server mit• Theum Server• IIS

Intranet/Internet Leser

Intranet / Internet Contributoren



Produktion und Nutzung getrennt

Windows Server mit Theum

Intranet/Internet Leser

Intranet / Internet Contributoren

Web Server mit Wissensbank(Open Source)



Theum Schnittstellen und Erweiterungen

Any Windows WEB Server

Theum ComposerTheum Server mit Load Balancing & Failover

Intranet/Internet

File server with documents

Theum Books/Libraries/ Knowledge Bases – Search CSS …on 1..n WEB Server

E-BOOK

SharePoint Composer App

Theum Web Service API

DMS

CMS

SAP

…

Dokumente aus SharePointDokumente aus Datei Laufwerken

Synchronisiert mit dropBox, oneDrive, SharePoint, Lotus Notes …

Dokumente aus jedem System,das XML Request an Theum Web Services API senden kann

Intranet -FrameEnterprise Search Integration

Web Dokumente

Theum Domino API

Dokumente und native Domino Content



Systemvoraussetzungen



Theum AGSchönbergstrasse 4573760 Ostfildern (Stuttgart)Deutschland

ManagementCEO

Paul Caspers

Executive Vice PresidentRichard Reed

Infrastruktur und DeploymentAlexander Steffen

WissensmanagementRichard Winkler

SalesContinental EU (EN DE)

+49 711 45 1000 10

US (EN)+1 817 989 6700

UK AU NZ (EN)+49 711 45 1000 42

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