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Definition, Bestandteile, Nutzen und Anwendungsbereiche

Projektmanagement Lernfeld 9

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1. Projekt (Definition) / Projektmerkmale Seite 2

2. Projektphase: Projektvorbereitung Seite 3

3. Projekt-Auftragsklärung Seite 4

4. Projektauftrag und dessen Inhalte Seite 5

5. Meilensteine (Definition und Funktionen) Seite 6

6. Projektinhalt- und Ziele (Zieldefinition, Funktionen der Ziele, SMART-Regel) Seite 7

7. Zielkonflikte (Magisches Dreieck und dessen Zielgrößen) Seite 8

8. Projektplanung, Teilpläne und Instrumente (Bsp. PSP und dessen Gliederungsprinzipien)

Seite 9

9. Projektablaufplan Seite 10

10. Balken oder Gannt-Diagramm Seite 11

11..

Netzplantechnik Seite 12

Agenda

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Projekt (Definition) / Projektmerkmale

Definition

Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mittel für die Abwicklung eines Projekts. Zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe

spezifischer Methoden und Instrumente. Eigene Definition: „Projekt“ ist aus der lateinischen Sprache abgeleitet und bedeutet „Entwurf“ | „Vorhaben“

Bestandteile

DIN 69901:

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der gesamten Bedingungen gekennzeichnet ist. Dazu gehören z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber Vorhaben und eine projektspezifische Organisation.

Anwendungsbereiche

Personalentwicklung | Dienstleistungsprojekt | IT-Projekte | Infrastrukturprojekte

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Projektphase: Projektvorbereitung

Definition

Problemanalyse, Entscheidung zur Projektdurchführung, Klärung der Projektziele, Projektauftrag, Projektorganisation, Kick-off-Meeting

Bestandteile

Enthält folgende Aufgaben:Zusammenführung der Mitarbeiter und die Reglung der ZusammenarbeitKlärung und Gestaltung der RahmenbedingungenBereitstellung der erforderlichen RessourcenFestlegung der Aufbau der ProjektorganisationÜberprüfung der MachbarkeitErstellung über ersten PlanungErmittlung der Ziele und ZielinhalteErstellung und Vereinbarung der Projektauftrages

Nutzen

Harmonisches Arbeitsklima aller Mitarbeiter,

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Projekt-Auftragsklärung

Definition

Jedes Projekt hat einen Anlass. Das kann eine neuartige Idee (wie z.B. eine Produktinnovation), aber auch Problem (z.B. überhöhte Produktionskosten) sein. Wirtschaftsprojekten liegt in der Regel ein Problem zugrunde. Sie beginnen daher in den meisten Fällen mit einer Problemanalyse.

Bestandteile

Für wen ist das Ergebnis vorgesehen?Für welchen Zweck ist das Ergebnis vorgesehen?Bis wann soll welches Ergebnis erzielt werden?Woran wird das Ergebnis gemessen?Bis wann muss das Ergebnis bereit sein?

Nutzen

Alle Unklarheiten werden durch Fragen des Projektleiters und Antworten des Projektauftraggebers geklärt.

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Projektauftrag und dessen Inhalte

Der Projektauftrag ist Voraussetzung für den offiziellen Start eines jeden Projektes – oder sollte es zumindest sein. Er ist anzusehen als Vertrag zwischen Projektleiter und Projektauftraggeber, der sowohl die Zusammenarbeit regelt, als auch gewährleistet, dass beide dieselben Ziele vor Augen haben.

Die Problemstellung

Wie läuft die Entstehung eines Projektes denn in der Praxis: Jemand hat eine Idee, ein zweiter findet sie gut und schon ist entschieden, ein Projekt zu starten. Ein Projektleiter ist schnell gefunden. Dieser weiß gar nicht wie ihm geschieht, als plötzlich sein Chef den Kopf zur Tür hereinsteckt und ihm mitteilt, dass er soeben befördert wurde – zum Leiter des Projektes „Larifari“. Aufgrund des klingenden Namens weiß der Projektleiter natürlich sofort, was da auf ihn zukommt und nimmt die „Beförderung“ an. Nun muss der Projektleiter erst einmal herausfinden, warum das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll, was damit zu erreichen geplant ist und wie viel Zeit und Geld das ganze Vorhaben in Anspruch nehmen darf. Mit viel Glück findet er jemanden, der ihm das sagen kann. Oft erhält er aber von drei verschiedenen Befragten vier verschiedene Antworten. Der Projektleiter muss nun durch Interpretationen und teilweise reine Vermutungen herausfinden, wo der Fokus liegt und was tatsächlich von ihm verlangt wird. Ist dies für ihn mehr oder weniger klar, sucht er sein Team zusammen und beginnt zu planen und umzusetzen. Bis zur ersten Präsentation vor den Auftraggebern, denn da kommt heraus, dass dieser sich alles ganz anders vorgestellt hat…

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Meilensteine (Definition und Funktionen)

Definition

Wichtige Zwischenergebnisse werden im Projektablauf als Meilensteine definiert.

Bestandteile

Zahlungstermine

Sie können Meilensteine in einem Projekt erstellen, um externe Vorgänge (Externer Vorgang: Ein Vorgang, der den verknüpften Vorgang aus einem anderen Projekt darstellt. Auf diese Weise ist eine einfache Möglichkeit gegeben, die Merkmale eines verknüpften Vorgangs zu überprüfen, ohne zwischen Projekten wechseln zu müssen. Ein externer Vorgang kann nur im Quellprojekt geändert werden.) darzustellen. Ein Projekt kann beispielsweise die Entwicklung einer Anwendung durch ein externes Unternehmen erfordern. In diesem Fall können Sie im Projekt einen Meilenstein mit einer Dauer vom Wert Null erstellen, um die Fertigstellung dieser Anwendung darzustellen

Nutzen

Wird ein Meilenstein erreicht, findet eine Überprüfung der Ergebnisse statt und es wird über den weiteren Verlauf des Projekts entschieden.

Anwendungsbereiche

Projekte

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Projektinhalt- und Ziele (Zieldefinition, Funktionen der Ziele, SMART-Regel)

Zieldefinition

Das Projektziel ist das nachzuweisende Ergebnis des Projekts

Funktionen der Ziele

PräzisierungsfunktionKonkretisierung des Projektauftrags durch Auftraggeber und AuftragnehmerBildet Grundlage für wichtige, während des Projekts zu treffende Entscheidungen

Orientierungsfunktion„Landkarte“ des ProjektsProjektleiter und Projektteam können sich immer an vereinbarten Zielen orientieren

MotivationsfunktionMitarbeiter, die in das Geschehen mit eingebunden werden, sind motivierter

SMART-Regel

Spezifisch so konkret wie möglich und abgegrenzt wie möglich, schriftlich

Messbar d.h. einen genauen Maßstab

Aktiv beeinflussbar, anspruchsvoll, anwendbar

Realistisch eingeschätzt sein

Terminiert d.h. Zwischenschritte und Endpunkte

 

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Zielkonflikte (Magisches Dreieck und dessen Zielgrößen)

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Projektplanung, Teilpläne und Instrumente (Bsp. PSP und dessen Gliederungsprinzipien)Definition

Projektplanung ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements. In der Regel bildet die Projektplanung die zweite der vier Haupt-Projektphasen eines Projektes, folgt zeitlich also auf die Projektdefinition und bereitet die eigentliche Projektdurchführung so gut wie möglich vor; doch ist Projektmanagement immer auch Krisenmanagement, die Projektplanung begleitet daher immer auch die Projektdurchführung, und muss auf nicht mehr kompensierbare Planabweichungen mit entsprechender Um- und Neuplanung reagieren.

Nutzen

Genaue Strukturierung, Ablauf von A nach B nach C, usw

Anwendungsbereiche

Strukturplanung, Aufwandsschätzung, Terminplanung, Materialplanung, Finanzplanung, Risikomanagement,

Erstellung der Projektpläne

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Projektablaufplan

Workshop zur Projektvorbereitung Workshop als Entscheidungsinstrument

KundenanforderungAufwandsentschädigung

Eckpunkte / Analyse kundenspezifischer Workflows ProjektplanungPflichtenheft

Verbindliche Definition der KundenanforderungenVerbindliche Definition des Projektablaufs und der einzelnen Bestandteile

AuftragserteilungGrundschulung

EinführungsschulungDemo Installation

Anwenderschulung Basics Level IAdminschulung

Anwenderschulung Admin Level I

     

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Balken oder Gantt-Diagramm

Definition

Ein Gantt-Diagramm oder Balkenplan ist ein nach dem Unternehmensberater Henry L. Gantt benanntes Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt.

Bestandteile

Nutzen

Genaue Berechnungen

Anwendungsbereiche

Im Gantt-Diagramm werden die Aktivitäten eines Projektes in die erste Spalte einer Tabelle eingetragen. In der ersten Zeile der Tabelle wird die Zeitachse dargestellt. Die einzelnen Aktivitäten werden dann in den jeweiligen Zeilen mit einem waagerechten Balken visualisiert. Je länger der Balken, desto länger dauert die Aktivität. Sich überschneidende Aktivitäten werden durch überlappende Balken dargestellt. Häufig wird mit Pfeilen versucht, Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten zu verdeutlichen. Bei einer großen Anzahl an Aktivitäten wird die Darstellung dann schnell unübersichtlich. Das Gantt-Diagramm eignet sich deshalb eher für Projekte mit einer geringen bis mittleren Anzahl an Aktivitäten.

Die Zusammenfassung von Aktivitäten zu Projektphasen macht das Gantt-Diagramm erheblich übersichtlicher.

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Netzplantechnik