Doris Schröder

Projektarbeit

Als Unterstützung zielorientierter Kreis.-/Ortsverbandsarbeit

02./03. März 2007

Doris Schröder

Was ist ein Projekt ?

• Zeitlich befristet (Anfangs- und Enddatum)• Aufgabe ist abgegrenzt und einmalig• Die Bearbeitung ist geplant und organisiert• Das Team ist interdisziplinär• Es ist klar, wer über die Ergebnisse entscheidet• Es gibt eine Projektleitung• Es gibt eine Projektorganisation (Projektleitung,

Projektteam, Auftraggeber, ggfls. Teilprojekte)• Budget?

Doris Schröder

Projektformen• Projektform 1 – Projektarbeit innerhalb einer

Organisationseinheit: Aus einer Organisationseinheit (z.B. Abt.) werden MitarbeiterInnen einen Teil ihrer Zeit für das Projekt freigestellt

• Projektform 2 – Projektarbeit über mehrere Organisationseinheiten: MitarbeiterInnen aus verschiedenen Abteilungen werden einen Teil ihrer Zeit für das Projekt freigestellt. Erfordert einen höheren Koordinationsaufwand und eine Steuerung

• Projektform 3 – Projektarbeit als befristet eigene Organisationsarbeit: Projektteam vollständig für das Projekt freigestellt. Für große, langjährige Projekte geeignet – Gefahr der Verselbständigung durch kein klares Ende

Doris Schröder

Welche Projektform wann?Kriterien Projektform 1 Projektform 2 Projektform 3

Projektumfang Mittel Groß Sehr groß

Projektdauer Kurz Mittel Lang

Komplexität Mittel Hoch Hoch

MitarbeiterInneneinsatz im Projekt

Teilzeit Teilzeit Vollzeit

Projektleitungsqualität

Kenntnisse Projektmanagement, Mitarbeit in Projekten

Erfahrungen mit Projektmanagement

Erfahrungen mit Leitungsaufgaben und Projektmanagement

Doris Schröder

Notwendige KompetenzenFachliche Kompetenz (z.B. BR-

Wahl-Kampagne)• Z. B. BetrVG

• Wahlverfahren zum BR/PR

• Presseerfahrungen

Methodische Kompetenz• Metaplan• Straßenaktionen• Aufgaben entwickeln• Tätigkeiten planen• Zeitmanagement• ModerationsmethodenPersönliche Kompetenz

• Teamfähig sein

• Sich und andere motivieren können

• Persönliche Meinung haben und vertreten können

• Kompromissbereitschaft

• Konflikte austragen können

• Kritikfähig sein

Soziale Kompetenz• Mit Konflikten in Gruppen

umgehen

• Soziale Rollen in Teams erkennen

• Positive Arbeitsatmosphäre schaffen

Beziehungsebene

Prozessebene

SachebeneAuftrag

Anlass

Zweck

Ergebnis

Fachliche Kompetenz Methodische Kompetenz

Persönliche Kompetenz Soziale Kompetenz

Doris Schröder

Problemlösungszyklus (Projektphasen)

Soll/Ist VergleichAusgangslage klären

Ziele definieren

Planung (Vorgehensweise

festlegen)Durchführung

Lösung

Doris Schröder

Rollen im Projekt

1. Auftraggeber2. Auftragnehmer3. Projektleiter4. Projektteam5. Projektzuarbeiter6. Fachexperte7. Prozessberater8. Beratungsgruppe

Doris Schröder

1. Auftraggeber• Person oder Gremium• Entscheidet über zu erarbeitende Ergebnisse, formuliert

Projektauftrag mit Grobzielen• Entscheidet über die Bereitstellung von Ressourcen

(finanziell/personell/zeitlich/administrativ [Räume, Computer Fachinformationen])

• Beruft Projektleiter und (in Abstimmung mit diesem) Projektteam

• Setzt Prioritäten für die inhaltliche Arbeit des Projektteams• Hält Projektleiter/Projektteam den Rücken frei, hilft

Hindernisse aus dem Weg zu räumen• Ist für den Transfer der Ergebnisse in die Organisation

verantwortlich• Wirkt bei der Erfolgskontrolle mit

Doris Schröder

2. Auftragnehmer

• Oft ein und die selbe Person/ein und dasselbe Gremium

• Sinnvoll bei Beteiligung vieler verschiedener Bereiche

• Auftragnehmer sind die Organisationseinheiten die Projektleiter und Projektmitarbeiter in ein Projekt entsenden (z.B. Verwaltungsstellen der IGM in einer Region die gemeinsam ein Projekt des Vorstandes durchführen)

• Sorgen für Umsetzung der Projektergebnisse

Doris Schröder

3. Projektleiter• Gestaltung der Freiräume innerhalb des Projektes durch Methoden

des Projektmanagements• Koordiniert, plant und steuert• Macht Vorschläge zur Besetzung des Projektteams• Präzisiert Auftrag und Projektziele• Erarbeitet ersten Projektplan• Plant die Startveranstaltung mit dem Projektteam und führt sie durch• Leitet Projektteam und sorgt für gute Zusammenarbeit• Erteilt Arbeitsaufträge an Zuarbeiter bzw. Experten• Aktualisiert die Planung, sorgt für kontinuierliche Dokumentation• Sorgt für Einhaltung von Terminen und Budget• Leitet bei Abweichungen Maßnahmen ein• Informiert Auftraggeber, Auftragnehmer, Beratungsgruppe• Ist für Projektdokumentation und Projektabschluss verantwortlich• Hilft den Transfer der Ergebnisse in die Organisation zu planen

Doris Schröder

4. Projektteam

• Bearbeitet Projektaufgaben und unterstützt Projektleiter

• Ist der Kern des Projektes, alle Fäden laufen hier zusammen

• Feinplanung und Erarbeitung der Projektaufgaben

• Diskutiert Lösungsvorschläge und Ideen• Zusammenarbeit Personen mit

unterschiedlichem Fachwissen• Vorbereitung und Durchführung von Workshops,

Befragungen etc.

Doris Schröder

Projektzuarbeiter

• Klar definierte Aufgabe

• Auftragserteilung durch den Projektleiter

• Keine kontinuierliche Einbindung ins Projekt

• Aber: Einbindung in den Informationsfluss

Doris Schröder

6. Fachexperte

• Budget für externe Experten einplanen (Aufgabe Projektleiter)

• Vermittelt Spezialwissen was im Projektteam nicht vorhanden ist

• Erstellt evtl. Gutachten

• Macht Lösungsvorschläge

• Klare Definition des Auftrags notwendig

Doris Schröder

7. Prozessberater

• Unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung der Projektsitzungen oder von Workshops

• Leitet die inhaltliche Diskussion• Klärt eventuelle Missverständnisse und Konflikte

durch Moderation• Keine Experten für inhaltliche Fragen• Benötigen Distanz zum Thema um in

Konfliktfällen eine Klärung herbeiführen zu können

Doris Schröder

Beratungsgruppe

• Kann zur Unterstützung des Projektteams eingesetzt werden, muss aber nicht zwingend installiert werden

• Ist mit Vertretern von seiten des Auftraggebers und des Auftragsnehmers besetzt

• Berät über offene Fragen oder Schwierigkeiten des Projektes und sucht nach Lösungen

• Sorgt für Akzeptanz des Projektes• Soll sich nicht in Inhalte des Projektes

einmischen (Gefahr )

Doris Schröder

Projektziele

• Politische Ziele – z.B. Umsetzung eines Tarifvertrages

• Mitgliederorientierte Ziele – z.B. bezogen auf Bedürfnisse, Wünsche der Mitglieder oder Mitgliedergewinnung

• Fachliche Ziele – z.B. Erhöhung der Qualität von Veröffentlichungen

• Soziale Ziele – z.B. Einbeziehung leistungsgeminderter Personen in die Gruppenarbeit

Doris Schröder

Finden von Zielen

• Sammeln

• Ordnen/strukturieren

• Präzisieren

• Bewerten

• Abgrenzen

Doris Schröder

Aspekte der Planung

• Was ist zu tun?

• Wer soll es tun?

• Wie soll es getan werden?

• Bis wann muss es getan sein?

• In welcher Reihenfolge ist was zu tun?

Doris Schröder

Zusammenarbeit im Team

12

3

6

9

TestphaseHöflichUnpersönlichGespanntVorsichtig

NahkampfphaseUnterschwellige KonflikteKonfrontation der PersonenCliquenbildungMühsames VorwärtskommenGefühl der Ausweglosigkeit

Orientierungsphase•Entwicklung neuer Umgangsformen•Entwicklung neuer Verhaltensweisen•Feedback•Konfrontation der Standpunkte

Verschmelzungs-phase

IdeenreichFlexibel

OffenLeistungsfähig

Solidarisch und hilfsbereit

Phase 1

Phase 2Phase 3

Phase 4

Doris Schröder

Soziale Rollen im Team

• Macher

• Hilfssheriff

• Denker

• Mahner

• Sündenbock

• Ablenker

Doris Schröder

Macher

Ausprägungen Wie fördert sie das Team

Wo hindert sie Was kann der Projektleiter tun

•Sheriff

•Macho, Obermacho

•Guru

•Druide

•Strahlt zuversicht aus

•Beschützer

•Oberfeldwebel

•Trabt voran

•Übernimmt Verantwortung

•Übernimmt Aufgaben, die andere nicht übernehmen wollen

•Motiviert die Gruppe

•Dominiert die Gruppe

•Hindert Entfaltung Anderer

•Erzeugt schlechtes Gewissen

•Präzise Aufgaben stellen

•Offizielles Lob vor Publikum

•Erfolge würdigen

Doris Schröder

Hilfssheriff

Ausprägungen Wie fördert sie das Team

Wo hindert sie

Was kann der Projektleiter tun

•Träumer

•Softie

•Weichei

•Unentschieden

•Bremser

•Beschwichtiger

•Achtet auf Zeiten, Pausen

•Bremst den Macher

•Hält das Team nach innen zusammen

•Bezieht keine Position

•Deckt Konflikte zu

•mauschelt

•Klare Spielregeln vereinbaren

Doris Schröder

Denker

Ausprägungen Wie fördert sie das Team

Wo hindert sie

Was kann der Projektleiter tun

•Tante Frieda

•Oberstudienrat

•Hat immer Bedenken

•Domina

•Klar strukturiert

•Durchdringt Themen in die Tiefe

•Bremst

•Nervt durch Detailverliebtheit

•Lob für Klarheit und Genauigkeit

•Deutlich machen, wann Idee, wann Analyse

Doris Schröder

Mahner

Ausprägungen Wie fördert sie das Team

Wo hindert sie

Was kann der Projektleiter tun

•Schuldzuweiser

•Ungeduldig

•Aufbrausend

•Revoluzzer

•Vorstadtrambo

•Chaot

•Pessimist

•Miesmacher

•Zeigt Schwachstellen auf

•Bleibt am Ball

•Keine konstruktiven Beiträge

•Verbreitet Pessimismus

•Konstruktive Beiträge einfordern

Doris Schröder

Sündenbock

Ausprägungen Wie fördert sie das Team

Wo hindert sie

Was kann der Projektleiter tun

•Muss aufs Klo

•Der Schüchterne

•Duckmäuser

•Mitläufer

•mea culpa

•Sträfling

•Blitzableiter fürs Team

•Nimmt Druck raus

•Verhindert das Konflikte ausgetragen werden

•Schützen

•Konflikte ansprechen

Doris Schröder

Ablenker

Ausprägungen Wie fördert sie das Team

Wo hindert sie

Was kann der Projektleiter tun

•Optimist

•Flippig

•Albern

•Unstet

•Launenhaft

•Wendehals

•spontan

•Sorgt für gute Stimmung

•Darf Wahrheiten aussprechen

•Kostet Zeit

•Geht vom Thema weg

•Fest organisieren lassen

Doris Schröder

Die vier Ohren einer Botschaft

Nachricht

Sachlich

Appell

Beziehung

Selbstoffenbarung