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FH-PotsdamArchivare undRecords ManagerDr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULTUnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbHBreitenfelder Straße 1720251 Hamburgwww.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2009

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Wer braucht noch Archivare und Records Manager?

Dr. Ulrich KampffmeyerFachhochschule PotsdamPotsdam, 24.04.2009

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Handout-Version.Gezeigt wird eine gekürzte Präsentations-Version.



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Agenda

• Einführung: Archivierung, Records Management und herkömmliche Berufsbilder

• Definitionen: Archivar, Dokumentar, Records Manager, Mediendokumentar, Registrar, Bibliothekar

• Prozesse: Erfassung und Recherche• Web 2.0-Anwender und Archivare: einige Thesen• Berufsbilder



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Vorab

Brauchen wir noch Informationsspezialisten?

JA!

mehr denn je!



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Eine andere Sicht auf die „Welt“

Vorgangs-bearbeitungVorgangs-

bearbeitung

RecordsManagement

Langzeitarchivierung

Schriftgut-verwaltung

Schriftgut-verwaltung



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These aus dem Jahr 2009*

„The profession of recordsmanagement is dead, software will take over their task.“

*Blogeintrag Januar, 2009



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GESTERNProzesse: Erfassung und Recherche



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Thesen aus dem Jahr 2002*

„In der elektronischen Welt beginnt das Records Management bereits bei der Entstehung und beim Empfang von Informationsobjekten.“

„Records-Manager und Archivare müssen bereits bei Entstehung und Empfang tätig werden, um den möglichst sicheren, automatisierbaren und konsistenten Übergang von Informationsobjekten in Records sicherzustellen.“

„Die Tätigkeit von Records-Managern und Archivaren gehören nicht ans Ende des Informationslebenszyklus sondern an den Anfang.“

* DLM Forum Barcelona 2002



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Beispiel Vorgangsbearbeitung, ArchivierungHerkömmlich manuell mit Papier:

Elektronische Verarbeitung:

EingangRegistrierung

ErstellungSachbearbeiter/Vorgesetzter Archivar, Registrar

Sachbearbeiter/Vorgesetzter

Weiter-leitung

Bearbei-tung

Versand

Ablage Archiv

Bearbei-tung

Eingang Versand

Erstellung

Weiterleitung

Archivierung



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Beispiel Vorgangsbearbeitung, RechercheHerkömmlich manuell mit Papier:

Elektronischer Zugriff:

Anforderungen BereitstellungHeraussuchen von Archivgut

Ausgabevermerk

Sachbearbeiter Archivar Sachbearbeiter

Anforderungen

Sachbearbeiter

Archiv



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Beispiel Redaktion und ErstellungHerkömmlich manuell mit Papier:

Elektronische Verarbeitung:

RedakteurRecherche

Freigabe

Bearbei-tung

Information Satz

Dokumentar

KategorisierungIndizierung

Erstellung

Recherche

Freigabe

Information Druck

Erstellung

Druck

Archiv

Online

Archiv



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Grundsätzliche Veränderungen

• Sequentielles Bearbeiten durch unterschiedliche Spezialisten wurde abgelöst durch adhoc-Arbeitenvon „Semi“-Spezialisten.

• Die Aufgaben der Ordnung und Klassifikation werden von „Halbgebildeten“ und nicht mehr von Spezialisten wahrgenommen.

• Die traditionellen Aufgaben von Records Managern und Archivaren haben sich auf jeden verlagert, der Information empfängt oder erstellt.



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HeuteArchivare und Web 2.0-Anwender



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Einige Provokationen*

Der Archivar** derVergangenheit** kann auch durch Dokumentar,

Records Manager, Registrar …ersetzt werden

Der Archivar*** derZukunft?*** Web 2.0 nicht im Sinne Marketing-Hype

oder Technologie, sondern als Parabelfür geändertes Nutzungsverhalten

*DLM Forum Toulouse 2009



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Einige Provokationen

Records Managers love Metadata!

They are used to complex Data Entry Forms.

„2.0“-Users hate complex Data Entry Forms!

They want to trust in automatic Categorization.



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Records Managers are excellent in structured Search!

They are used to Expert Search Forms.

„2.0“-Users hate complex Data Entry Forms!

They want to trust in automatic Categorization.



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Records Managers are aware of the Importance of Context Information!

They are used to spent hours to create orderly Structures.

„2.0“-Users are lazy!

They don‘t mind where they are storing their stuff.



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Records Managers perfectly know to navigate by Tree Views and Folder-Sub-Folder-Volume-Hierarchies!

It‘s just about having Fun.

„2.0“-Users will loose temper when the Interface doesn‘t work like a Media Library or Youtube!

Or they get bored and just stop to search what they have been looking for.



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Records Managers know about the Importanceof Selection and Disposal!

They work until late in the Night to keep their Repositories clean.

„2.0“-Users know, that a 1-TB-Disk at the Grocers Store is now only 100 €!

They believe, that there will always be enough Space for Everything.



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Records Managers are Specialists in regard to determine the Value of Records!

They are working eagerly, to keep Informationaccessible and available for all time.

„2.0“-Users have no idea about a record and who might be responsible to store it safely!

Everybody gets Copies of Everything, so Somebody will take care of it.



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Records Managers are fond of their Fileplans, Thesauri, Taxonomies, Ontologies and Classification Schemes!

They move even through 7 Levels of Hierarchy to find the right Spot for a Note.

„2.0“-Users believe in Folksonomy!

If there are enough Users choosing the same Tag, it can not be false.



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Records Managers are prepared to learn hard every Function of their RM Solution!

With extensive Training every Software Interface can be turned into a usable Tool.

„2.0“-Users love their iPod!

If the User Interface is not sexy and if it not works like Facebook, they will just shut the Application down.



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Records Managers know by Heart (or by theirRetrieval System) the place of every Object!

They are in Control of Everything in the Electronic Realm and in the World of Paper Documents.

„2.0“-Users, the Digital Natives, started living in a virtual World …



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… and the Systems are no longer jailed in their Silicon Cages.

With RFID, Robotics, Cameras, Sensors they are entering the Real World and take over Control.



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Herausforderungen an die Ausbildung von Archivaren, Dokumentaren und Records-Managern



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„Es geht nicht nur um die Ausbildung, Die rasante technologische Entwicklung erfordert die ständige Auseinandersetzung und Weiterbildung.““Es müssen nicht nur Angebote geschaffen werden, sondern bereits in der Ausbildung die Grundlagen vermittelt werden, sich ständig neu anzupassen.“„Dokumentare müssen das Denken in statistischen Kategorien verlassen und sich dem Change Management öffnen.“

Frühjahrstagung VDA, FG 7 in Hamburg,2005



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Ausbildung

Die Ausbildung muss • neuen Medien mehr Rechnung tragen • die Studenten auf die schnellen Veränderungen in

der technologischen und organisatorischen Entwicklung vorbereiten

• auf Records-Management-nahe Prozesse und deren Umsetzung in Verwaltung und Privatwirtschaft fokussieren

• die Erschließung und Nutzung von Informationsobjekten und Records durch Nicht-Fachkräfte stärker adressieren

• betriebswirtschaftliche und organisatorische Themen bei Entwicklung und Betrieb von Lösungen stärker betonen

• neue Berufsbilder jenseits des herkömmlichen Archivars und Dokumentars entwickeln. Ziel: der Informationsmanager



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Weiterbildung

Die ständige Weiterbildung muss • durch neue Lehrangebote –

Präsenzveranstaltungen wie auch im Web –gefördert werden

• wesentliche Komponente der Weiterbildung muss das Change Management werden. Bereits das Studium muss das Thema „ständige Weiterbildung“ adressieren

• die sich ständig verändernden und erweiternden Compliance-Anforderungen zur Handhabung elektronischer Informationen berücksichtigen

• Veränderungen z.B. bei Standards, Formaten, Metadaten und Nutzungsmodellen berücksichtigen



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„Berufsbezeichnungen wie Mediendokumentar, Archivar usw. verhindern, dass Absolventen vernünftige Jobs in der Industrie finden.“

* Podiumsdiskussion zumBerufsbild des Mediendokumentars,HAW, 2000



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Folgerungen für die Aus- und WeiterbildungDie Ausbildung sollte den Bedarf adressieren von: • Anwenderunternehmen der freien Wirtschaft

Berufsbilder: Projektleiter, Organisationsleiter, CIO Chief Information Officer, CCO Chief Compliance Officer, CKO Chief KnowledgeOfficer, IQO Information Quality Manager

• Herstellern von SoftwareBerufsbilder: Produktmanager, Systemberater, Marketing, Entwickler

• Integratoren und SystemhäusernBerufsbilder: Systemberater, Organisationsberater, Projektmanager, Anwendungsentwickler

• BeratungsunternehmenBerufsbilder: Unternehmensberater, Organisationsberater, Projektmanager

• IT-DienstleisternBerufsbild: Informationsmanager, Qualitätsmanager



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These

Es werden „multifunktionale“ Informationsmanager benötigt.



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Anforderungen

Neben dem herkömmlichen „Handwerkszeug“

• ProjektmanagementBildung und Anleitung von Projektteams, Durchführung von Ausschreibungen, Einführung von SW-Lösungen, usw.

• Beratung, Moderation, TrainingAusbildungsplanung einschließlich Skill-Management,Ausbildung von Mitarbeitern, „Psychologische Anhaltung zur Disziplin“, Rhetorik zum „internen Verkauf“, Präsentation, Help Desk Management,usw.



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Anforderungen


• RechtskundeBewertung von rechtlichen Vorgaben, Compliance Management,Verfahrensdokumentation, Erstellen von Policies,Prüfung von Verträgen,Datenschutz,Methoden wie ITIL, CoBIT u.a., usw.

• Betriebswirtschaftliche GrundlagenWirtschaftlichkeit von Lösungen, Kosten der Informationshaltung und –nutzung, ROI-Betrachtungen, Bestimmung des Werts von Information,Risikobewertung,usw.



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Anforderungen


• Prozess DesignMethodik,Analyse und Bewertung von Prozessen, Design und Optimierung von Prozessen, Implementierung von Prozessen, Entwicklung von Kontrollen für Prozesse,usw.

• QualitätsmanagementDefinition von Qualitätsmaßstäben,Verfahren, Umsetzung, Maßnahmen zur Sicherstellung von Informationsqualität,Anleitung von „Qualitätszirkeln“,usw.



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Anforderungen


• TechnologieSoftware ALLER Bereiche, in denen „Records“ entstehen,Auswirkungen von Migrationen, Verfolgung und Bewertung von Technology Obsolence,Technologiefolgebewertung,Spezielle Lösungen für Storage Management, ECM, Records

Management, Archivierung, Berechtigungsverwaltung,Collaboration, etc.

Standards,usw.

• IT-StrategiePlanung von IT- und Organisationslösungen,Betriebs- und Nutzungskonzeption,IT-Architektur,usw.



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Anforderungen


• Change ManagementPlanung von Veränderungsprozessen,Nachhaltung der Auswirkungen von Veränderungen,Interne und externe „Marktbeobachtung“,Indikatorenanalyse und -bewertung,usw.

• Ressourcen ManagementIntern und externe Beschaffung und Verwaltung von Mitteln,Personalbedarfsplanung,Infrastruktur,Raum- und Betriebs-Management,Arbeitsplanung,usw.



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Anforderungen

Alles mit dem Ziel, Information

• langfristig verfügbar zu halten,• zur Bildung von Wissen zu nutzen,• den Lebenszyklus zu verwalten,• zu bewerten,• zu schützen, • in Prozessen nutzbar zu machen und• kontrolliert zu entsorgen.

… und dies mit dem Ansatz des Archivars und Records Managers …



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Fazit

Der Informationsmanager der Zukunft darf nicht am Ende des Lebenszyklus der Information stehen und Information nur verwalten, sondern muss den gesamten Prozess der Informationsnutzung steuern und kontrollieren.

Wir bekommen nur Ordnung in die elektronischen Archive, wenn wir bereits bei der Entstehung und Nutzung der Information ansetzen!



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Vision

Wir brauchen engagierte Öko-Krieger um die zunehmende Umweltverschmutzung der Welt mit Informationsmüll in den Griff zu bekommen!



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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

Dr. Ulrich KampffmeyerE-Mail: [email protected]

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