e-Mail Flut im Unternehmen besser organisieren

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E-Mail-Flut im Unternehmen //Recherche und Ideensammlung

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1. Tipps zur Verhaltensänderung

2. Technische Lösungsansätze

3. Ansätze für das Projektmanagement

4. 'Lösungen' per Unternehmensdekret

5. Fazit

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5. Fazit

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• Nach mehreren Tagen Abwesenheit: Sortieren Sie den Posteingang nach Absender, nicht nach Datum.

• Veröffentlichen Sie allgemeine Informationen möglichst im Intranet an einem Schwarzen Brett, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben

• Nur ein Thema pro E-Mail.

• Verwenden Sie aussagekräftige Betreffzeilen. Wenn nötig, machen Sie die Dringlichkeit klar (»erbitte Antwort bis…«)

• Hermetisches Schreiben bedeutet, eine Mail so zu verfassen, dass die Chance auf eine Rückmail aktiv auf ein absolutes Minimum reduziert wird.

• Eine Mail wirkt um so hermetischer, je besser sie für sich allein stehen kann. Es lohnt sich daher, die Kernpunkte des Gegenüber zu zitieren und direkt darunter zu beantworten.

E-Mail-Flut in Unternehmen

Tipps zur Verhaltensänderung

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• Je verständlicher die Mail ist, desto seltener sind logischerweise Nachfragen. Um die Verständlichkeit zu erhöhen, sollte man in kurzen, klaren Sätzen schreiben.

• Unnötige Fragezeichen sind streng verboten. Das gilt auch für rhetorische Fragen, die im übrigen von gefühlt 65% aller Empfänger gar nicht als rhetorisch verstanden werden.

• Die meisten nervigen Mailkaskaden entstehen durch Nachfragen, und die meisten Nachfragen entstehen durch ungenaue Daten.

• Ein Gutteil der Mailkommunikation besteht aus Absagen.

• Jede Mail an so wenige Adressaten schicken wie möglich. “Reply All” nur verwenden, wenn es nicht anders geht.

• Je länger die Mail, desto Antwort. Diese Regel gilt allerdings nur bis zu einer Länge von ungefähr 1500 Zeichen.



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• Tagsüber abgesendete Mails werden wesentlich häufiger beantwortet, weil das Eintreffen an sich als Kommunikationsaufforderung verstanden wird.

• Smalltalk ist praktisch eine Rückmailgarantie.

• Nicht gesendete E-Mails sind gute E-Mails: Vor jeder E-Mail sollte man überlegen, ob sie überhaupt nottut.

• Wer, was, wann, wo und warum sollte in Mails von vorneherein klar formuliert sein, um Rückfragen zu ersparen.

• Mehr reden, weniger E-Mails: Reden hilft Missverständnisse zu vermeiden und wir ergänzen die Worte um unsere Persönlichkeit.

• Wer wichtiges will, sagt es persönlich.

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5. Fazit

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Einsatz intelligenter Filterfunktionen auf Server- und Clientebene

Beim ERMS (E-Mail Response Management Systemen) handelt es sich um eine datenbankbasierte, automatische Beantwortung von großen E-Mail-Mengen. Das System kommt vorwiegend in der Kommunikation mit Endkunden zum Einsatz.

Der Einsatz von Konversations-Threads dient der übersichtlicheren Gestaltung der Inbox. Kommunikationen werden in 'Threads' zusammengefasst, wobei immer nur die ‚Leitnachricht‘ zu sehen ist. Ein Klick auf diese Nachricht, öffnet die gesamte Konversation (Einsatzbeispiele: Blue-Mail, GMail, iOS iPhone, …)

Tags werden zur besseren Suche von E-Mails eingesetzt. Sie bieten den Vorteil einer sehr dynamischen Struktur, eine Alternative zur hierarchischen Ordnerstruktur. Einer Nachricht können beliebig viele Tags vergeben werden, dadurch ist sie in unterschiedlichen Kontexten zu finden. (Einsatzbeispiele: Blue-Mail, GMail, …)

…


Technische Lösungsansätze

Filter //

ERMS //

Threads //

Tags //

…

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5. Fazit

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Onlinebasierte Projektmanagement-Plattformen machen Kommunikationen für alle (berechtigten) sichtbar. Darüber hinaus findet die projektrelevante Kommunikation auf einem anderen Medium statt, das nach dem Holprinziep funktioniert und dadurch die Inbox maßgeblich entlastet.

Diese Lösungen verbindet Kommunikationen mit Milestones und Artefakten und dient auch der Projektdokumentation.

•Basecamp

•activeCollab

•Mingle

•Zoho Projects

•CentralDesktop

•5pm

•GoPlan

•…


Ansätze für das Projektmanagement

Beispiele //

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5. Fazit

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In der Nestlé-Schokoladenfabrik im britischen York bleiben die elektronischen Postfächer am Freitag leer. Für eine Arbeitsabsprache oder die Verabredung zum gemeinsamen Mittagessen greifen die Beschäftigten zum Telefon. Oder sie gehen persönlich vorbei. E-Mails sind jedoch tabu.

Das Verbot ist allerdings keine Vorgabe für den Konzern. In den meisten Niederlassungen versuchen die Mitarbeiter per Delegation, mit überlaufenden Postfächern umzugehen, und Sekretärinnen sortieren die elektronische Post vor.

Der E-Mail-freie Freitag bei Nestlé hat Nachahmer gefunden. Bei der Stadtverwaltung Liverpool findet am Freitag auch kein E-Mail-Verkehr statt.

Die Maske AG hat – nach eigenen Angaben als erstes deutsches Unternehmen – zwei Arbeitstage im Monat eingeführt, an denen die Beschäftigten keine E-Mails schreiben dürfen. Intern gar keine und extern nur die notwendigsten Botschaften.

Verschieben des ‚replay all‘ Buttons in tiefere Navigationsstrukturen. Dadurch steht die Funktion einfach nicht mehr zur Verfügung.


‚Lösungen‘ per Unternehmensdekret

Nestlé //

Stadtverwaltung Liverpool //

Maske AG //

Name unbekannt //

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5. Fazit

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Wir empfehlen eine strategische Herangehensweise. Das erleichtert die Koordination der Teilprojekte und Sie behalten die Kontrolle über das Vorhaben.

Dazu sehen wir zunächst zwei Schritte als notwendig:

1. Workshop zu Erarbeitung folgender Inhalte:• Definition der Zielsetzung (maßgeblich für die Lösungsansätze und Erfolgskontrolle) • Klärung der Rahmenbedingungen (grenzt den Suchraum möglicher Lösungen ein)

2. Integration in das Gesamtprojekt Intranet


Fazit

Kurzfristig //

Langfristig //

LUTZ HIRSCH // Executive Partner

Mobil: +49-173-54 44 707

Email: [email protected]

JOCHEN FRITZ // Principal Consultant

Mobil: +49-163-338 50 22

Email: [email protected]

HIRSCHTEC GmbH & Co. KG

Valentinskamp 24

D-20354 Hamburg

Twitter: @hirschtec

Facebook: hirschtec

Web: www.hirschtec.eu

Wir freuen uns über ein persönliches Gespräch:

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