Unterschiedliches NiveaueAkte: Stand der Einführung in den Bundesländern12.03.15 | Autor: Ira Zahorsky

Das eGovernment-Gesetz vom August2013 sieht für zahlreicheBundesbehörden ab 2020verpflichtend eine elektronischeAktenführung vor. Aber auch fürbehördliche Einrichtungen, die nichtdirekt davon betroffen sind, kann sichdie Einführung der digitalenAktenführung lohnen.

eGovernment Computing hat sich beimBund sowie in den Ministerien der Bundesländer umgehört, wie der aktuelleEntwicklungsstand in puncto eAkte ist. Der Einsatz erfolgt bislang auf sehrunterschiedlichem Niveau.

Das Bundesinnenministerium (BMI) hat im Juni 2012 auf die elektronischeAktenführung umgestellt. Nach Pilotierungsphasen war es die Aufgabenstellung desProjekts, die eAkte bei rund 1.500 Nutzern im BMI einzuführen.

In Baden Württemberg hat der Landessystemausschuss, das Gremium für dieressortübergreifende Koordinierung des Einsatzes der IT in der Landesverwaltung,beschlossen, ein zwischen den Ressorts abgestimmtes gemeinsames Fachkonzeptzur eAkte zu entwickeln. Dazu ist eine Arbeitsgruppe „Landeseinheitliche eAkte“eingesetzt worden. Das Fachkonzept soll bis Ende 2015 entwickelt sein.

Die Einführung der elektronischen Akte wirdbis 2020 verpflichtend.( © DigitalGenetics -Fotolia)

Entsprechend dem Ministerratsbeschluss vom 7. Januar 2013 ist die elektronischeAkte (eAkte) in der bayerischen Staatsverwaltung bis Ende 2015 grundsätzlich miteinheitlicher Software im Rahmen der zur Verfügung stehenden (Plan-)Stellen undHaushaltsmittel einzuführen. Die Umsetzungs- und Finanzierungsverantwortung folgtdem Ressortprinzip. Ziel des Projekts ist es, die papiergebundene durch dieelektronische Aktenführung zu ersetzen.

Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport in Berlin hat im Zeitraum von April bisOktober 2012 gemeinsam mit der Bietergemeinschaft Accenture GmbH / INFORAGmbH ein Umsetzungskonzept zur landesweiten Einführung der elektronischenAktenführung und Vorgangsbearbeitung in der unmittelbaren Berliner Verwaltungerstellt. Das Umsetzungskonzept beschreibt die Einführung eines eAkte-Basisdienstesauf 34.000 Arbeitsplätzen bis 2016.

Die Landesverwaltung Brandenburg hat bereits 2010 auf der Ebene der oberstenDienstbehörden mit der Einführung der eAkte begonnen. Derzeit sind rund 1.200Nutzer im System registriert. Der Einführungsgrad in den einzelnen Ministeriengestaltet sich jedoch unterschiedlich.

Bremen hat im Dezember 2012 die Einführung der flächendeckenden Einführung dereAkte beschlossen. Ende 2016 soll die elektronische Aktenführung an 2.300Arbeitsplätzen realisiert sein. Ab 2017 soll das elektronische Dokumenten-Management dann weiter ausgebaut werden und in der Endphase für rund 5.500Arbeitsplätze zur Verfügung stehen.

Wo die eAkte in den einzelnen Bundesländern bereits eingesetzt wird undwelcher Zeitplan für die weitere Umsetzung ansteht, erfahren Sie in unsererBildergalerie.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, wie weit Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, NRW und Rheinland-Pfalz sind.

Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, NRW undRheinland-PfalzHamburg: Nach einer Pilotierung Ende der 90er Jahre ist die elektronische AkteHamburg-weit im Einsatz. Sie wird einerseits als Ersatz für die klassischeDokumentenhaltung in Papierakten verwendet, ist aber auch an verschiedene, teilssehr große Fachverfahren angebunden. Die eAkte bildet in Hamburg außerdem dieBasis für die nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz zu veröffentlichendenDokumente.

In den hessischen Ministerien und der Staatskanzlei wurde weitgehend eineVollausstattung erreicht, die elektronische Aktenführung wurde in mehreren Häusern

bereits per Hauserlass als Standard festgelegt. In weiteren Häusern wurde dieUmstellung auf die verbindliche elektronische Aktenführung in Teilbereichenabgeschlossen. Im nachgeordneten Bereich werden derzeit verstärktEinführungsaktivitäten gestartet, wobei auch hier die elektronische Aktenführung mitder führenden eAkte, beispielsweise im Justizvollzug, der OberfinanzdirektionFrankfurt, bei den IT-Dienstleistern oder in Teilbereichen der Regierungspräsidienbereits umgesetzt ist. Die Nutzung der eAkte wird zudem am normalenBüroarbeitsplatz im Rahmen von Fachanwendungen immer wichtiger.

In Mecklenburg-Vorpommern wurde die eAkte in Form von Domea für dasMinisterium für Inneres und Sport und unter Federführung des Finanzministeriumsauch in allen anderen Ressorts der Landesregierung eingeführt. Das Projekt„Einführung von Domea auf der obersten Ebene der Landesverwaltung“ wurde am 30.Juni 2014 zeitlich als auch inhaltlich erfolgreich umgesetzt. Damit ist Mecklenburg-Vorpommern das einzige Bundesland, in dem nicht nur ein einheitlicheselektronisches Dokumentenmanagement, sondern auch die vollständige elektronischeVorgangsbearbeitung vom Posteingang bis zum Postausgang eingeführt wurde. 2.300Nutzer haben damit Zugang zur elektronischen Akte und zur elektronischenVorgangsbearbeitung in den obersten Landesbehörden mit einem Gesamtbestand vonmehr als sieben Millionen Dokumenten.

In Niedersachsen ist das Ministerium für Inneres und Sport für die Einführung eineslandesweiten DMS zuständig; bereits seit 2005 beschäftigt sich die Landesverwaltungmit der Einführung der elektronischen Akte in Niedersachsen. Zunächst wurde imRahmen eines Pilotbetriebes die Einführung der eAkte mit einem Domea-zertifiziertenProdukt erprobt. Die angestrebte Nutzerzahl in der Pilotierung von 1.200 Arbeitsplätzenkonnte jedoch nie erreicht werden. Daran änderte auch ein Re-Start Ende 2009 nichts.Die Software erwies sich als nicht Anwender-freundlich. Vor dem Hintergrund dieserErfahrungen beschloss die Landesregierung Ende 2012 einen Systemwechsel.

Leider wurden uns von Nordrhein-Westfalen auch auf mehrmalige Anfrage hin keineInformationen zum Stand der eAkte bereitgestellt. Auch auf den Websiten desInnenministeriums waren keine verwertbaren Informationen zu finden.

In Rheinland-Pfalz ist – in Anlehnung an das Vorgehen des Bundes – geplant, eineGovernment-Gesetz zu erlassen. Es wird erwogen, in diesem Gesetz auch dieEinführung der eAkte in der unmittelbaren Landesverwaltung zu regeln.

Wo die eAkte in den einzelnen Bundesländern bereits eingesetzt wird undwelcher Zeitplan für die weitere Umsetzung ansteht, erfahren Sie in unsererBildergalerie.

So ist der Stand der eAkte im Saarland, in Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen: Lesen Sie weiter auf Seite 3!

Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und ThüringenIm Saarland wird für die eAkte ein landeseinheitliches DMS basierend auf OpenTextDomea eingesetzt. Neben der reinen Dokumentenablage wird Domea auch intensiv alsVorgangsbearbeitungssystem genutzt. So sind vielerorts bereits Workflows bis in dieHausspitze realisiert. Parallel zum technischen Rollout wurden bereits zahlreicherechtliche Vorschriften und Verordnungen auf die elektronische Welt angepasst.

Die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ist imSächsischen eGovernment-Gesetz, in der Strategie für IT und eGovernment desFreistaates Sachsen sowie im aktuellen Koalitionsvertrag verankert. Seit dem Jahr2012 läuft die Roll-Out-Phase auf Landesebene. Dabei wird ein ganzheitlicher Ansatzverfolgt, das heißt, der gesamte „Lebenszyklus“ des Schriftguts – vom Eingang undgegebenenfalls der Digitalisierung über die elektronische Vorgangsbearbeitung undAktenhaltung bis hin zur elektronischen Langzeitspeicherung und Archivierung – wirdhierbei betrachtet. Mit dem System VIS.SAX wird eine einheitliche Software eingesetzt.Insgesamt sind Strukturen zur intensiven Zusammenarbeit aller Beteiligten eingeführt.

In Sachsen-Anhalt ist der einheitliche Einsatz einer universalen eAkten-Lösunggegenwärtig nicht vorhanden und nicht geplant.

Die eAkte wird in Schleswig-Holstein seit 2005 auf freiwilliger Basis eingeführt. MitBeschluss der Landesregierung im Jahr 2013 erfolgt nunmehr die verbindliche eAkte-Einführung in der Landesverwaltung. In einem ersten Schritt wird dieMinisterialverwaltung auf die elektronische Verwaltungsarbeit umgestellt. DieserUmstiegsprozess soll 2017 abgeschlossen werden.

Die eAkte im Sinne des Ersatzes der „Papierakte“ durch die „Elektronische Akte“ wirdin Thüringen nicht eingesetzt, jedoch gemäß eGovernment- und IUK-Strategie imFreistaat Thüringen mittelfristig angestrebt.

Wo die eAkte in den einzelnen Bundesländern bereits eingesetzt wird undwelcher Zeitplan für die weitere Umsetzung ansteht, erfahren Sie in unsererBildergalerie.

Über den AutorIra Zahorsky

Redakteurin und Online-CvD

Flexibel und sicherBlockchain im Gesundheitswesen

Copyright ©2018- Vogel Communications Group

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt.Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden?Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de.

Dieses PDF wurde Ihnen bereitgestellt von http://www.egovernment-computing.de

(© DigitalGenetics - Fotolia)

Ziele der Umstellung auf die eAkte im Bundesinnenministerium (BMI) waren eine revisionssichere undtransparente elektronische Schriftgutablage, verbesserte Recherchemöglichkeiten, flexiblereZugriffszeiten, die Optimierung der Arbeit an verteilten Standorten durch einen ortsunabhängigen Zugriff,die Reduzierung ineffizienter Medienbrüche und die Förderung des Informations- undWissensmanagements. (Bundesinnenministerium)

In der Landesverwaltung Baden-Württemberg wird derzeit die eAkte noch nicht eingesetzt. In einigenRessorts ist die Dokumenten- und Schriftgutverwaltung mit digitalen Posteingang und -ausgang imBetrieb. In der Justiz ist die Einführung von „e-justice“ vorgesehen; damit werden in der JustizGerichtsakten künftig als eAkten geführt. Auch haben einige Fachverfahren, die in denRegierungspräsidien oder bei der Polizei eingesetzt werden, eine komplette elektronische Abbildung derAkte und der dazugehörigen Vorgänge. In der Kommunalverwaltung ist die eAkte in einigenLandratsämtern eingeführt. Die Landesverwaltung Baden-Württemberg plant, mit Blick auf dieVerabschiedung des eGovernment-Gesetzes und der ab 2020 beabsichtigten Nutzung der eAkte eineAusschreibung gemäß dem Fachkonzept eAkte durchzuführen. Die Planungen stehen unter demVorbehalt der Beauftragung durch den Ministerrat und der Freigabe der erforderlichen finanziellen Mittel.Ab Mitte 2017 soll mit der stufenweise Einführung der eAkte in einzelnen Behörden begonnen werden.(Innenministerium Baden-Württemberg)

Acht Geschäftsbereiche der bayerischen Staatsverwaltung und der Bayerische Oberste Rechnungshof(ORH) haben sich im Projekt eAkte unter Federführung des Staatsministeriums des Innern für Bau undVerkehr (StMI) zusammengeschlossen. Die einheitliche Software wird in zwei Domänen betrieben. Derzeitsind etwa 40 Verwaltungsbehörden mit.rund 5.500 Anwendern am System angebunden. Das Zielszenariodes Projekts eAkte liegt bei deutlich mehr als 10.000 Anwendern. Bis Ende 2016 sollen 54 weitere eAkte-Einführungsprojekte umgesetzt sein, und damit insgesamt deutlich mehr als 100 Staatsbehörden dieeAkte nutzen können. Zur Koordinierung des Vorgehens und der Aktivitäten ist das Programm eAkteetabliert; es findet ein stringentes Controlling statt. Die eingesetzte Software wird kontinuierlichfortentwickelt; der nächste Versionswechsel ist für Juni 2015 vorgesehen. (Bayerisches Staatsministeriumdes Innern, für Bau und Verkehr)

Der eAkte-Basisdienst des Berliner Umsetzungskonzeptes soll die Kernfunktionalitäten der Aktenführungabdecken, sodass die Ablösung bisher auf Papier geführter Akten durch ausschließlich digitale Aktenmöglich wird. Das Umsetzungskonzept sieht eine stufenweise, zentral gesteuerte und koordinierteVorgehensweise hinsichtlich Beschaffung, Einführungsunterstützung und der erforderlichensystematischen Weiterentwicklung vor. Die Implementierungsfahrpläne enthalten eineEinführungsplanung, die konkreter als im Umsetzungskonzept ausgestaltet ist. Sie sehen vor, die eAktezunächst in 6 Behörden mit insgesamt 3.100 Arbeitsplätzen einzuführen. Weitere rund 21.500Arbeitsplätze sollen nach einer Evaluierungsphase anschließend umgestellt werden. (www.berlin.de)

In der Landesverwaltung Brandenburg wurde im Jahr 2010 auf der Ebene der obersten Dienstbehördenmit der Einführung eines Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystems (DMS/VBS)begonnen. Vom Posteingang bis zur Abgabe der digitalen Akten an das BrandenburgischeLandeshauptarchiv (BLHA) stehen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alle Funktionalitäten zurVerfügung, um die Verwaltungsarbeit elektronisch abzuwickeln. Während in einigen Ministerien dieelektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenhaltung bereits vollumfänglich eingesetzt wird, arbeiten inanderen Häusern derzeit nur ausgewählte Organisationseinheiten mit dem DMS/VBS. Die weiterePlanung sieht die vollumfängliche Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und derelektronischen Aktenhaltung in allen Ministerien der Landesverwaltung Brandenburgs vor.(Innenministerium Brandenburg)

In der Hansestadt Bremen sollen langfristig alle relevanten Dokumente, Informationen undKorrespondenzen in der eAkte abgelegt werden. Die zentrale Betreuung und Wartung der Verwaltungs-PCs übernimmt der IT-Dienstleister Dataport. (Senatskanzlei Bremen)

Die elektronische Akte wird zurzeit von rund 9.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der FreienHansestadt Hamburg genutzt. Einschließlich der Fachverfahren sind inzwischen weit über 50 MillionenDokumente abgelegt. Die eAkte wird kontinuierlich weiterentwickelt, um den Anforderungen der Behördenund Ämter Rechnung zu tragen. (Finanzbehörde Hamburg)

In der Hessischen Landesverwaltung wird als DMS/VBS das Verfahren „HessischeeDokumentenverwaltung“ (HeDok) eingesetzt, das auf dem Produkt Domea der Firma OpenText basiert.Das Verfahren HeDok ist ein erklärter Standard in der Hessischen Landesverwaltung und bildet dieGrundlage für die Umstellung von der papierbasierten auf die elektronische Aktenführung, sowohl imBereich der Büroarbeitsplätze wie auch im Rahmen von Fachanwendungen. Die DMS/VBS-Einführung inder Hessischen Landesverwaltung, die von Beginn an neben technologischen auch rechtliche,organisatorische und anwenderbezogene Themen umfasst, wurde Ende 2003 begonnen und wird inweiteren Ausrollprozessen kontinuierlich fortgeführt. Derzeit sind rund 8.500 Arbeitsplätze in derLandesverwaltung mit einem DMS/VBS ausgestattet. (HMdIS)

Das Ministerium für Inneres und Sport Mecklenburg-Vorpommern hat die größeren nachgeordnetenBehörden, wie das Landesamt für innere Verwaltung (LAiV) und den Fachhochschule für öffentlicheVerwaltung in Güstrow aufgefordert, für die Einführung der eAkte bis zum Jahr 2020 Haushaltsvorsorgezu treffen. (Isgus)

Niedersachsen: Die bisher mit dem Domea-zertifizierten Produkt ausgestatteten Piloten führen diesesDMS zunächst weiter bis über den neuen Piloten entschieden worden ist. Es handelt sich vornehmlich umArbeitsplätze in Teilbereichen des Umwelt-, Finanz- und des Innenministeriums sowie imLandesgesundheitsamt. Die erforderlichen – insbesondere organisatorischen - Vorarbeiten zur Einführungeines solchen DMS sind inzwischen weitgehend abgeschlossen. Der Schwerpunkt wird zuerst auf dieEinrichtung einer Aktenablage gelegt. Danach sollen weitere Module, wie z. B. Vorgangsbearbeitung,folgen. Zurzeit befindet sich das Projekt in einem Pre-Test. Mit der eigentlichen Pilotierung wird imFrühjahr 2015 begonnen und dann über die Einbeziehung verschiedener weiterer Behördenressortübergreifend ausgeweitet. Nach Abschluss der Pilotierung wird die Landesregierung im Jahr 2016über den weiteren Fortgang entscheiden. (Innenministerium Niedersachsen)

Leider wurden uns von Nordrhein-Westfalen auch auf mehrmalige Anfrage hin keine Informationen zumStand der eAkte bereitgestellt. Auch auf den Websiten des Innenministeriums waren keine verwertbarenInformationen zu finden. (Land NRW)

Im Bundesland Rheinland-Pfalz werden eAkte-Lösungen in verschiedenen Dienststellen derunmittelbaren Landesverwaltung mit unterschiedlichem Funktionsumfang bereits genutzt. Es ist allerdingskeine flächendeckende Einführung der eAkte vorhanden und die Nutzung als führendes System derVorgangsbearbeitung ist die Ausnahme. Es ist geplant zunächst auf der Ebene der oberstenLandesbehörden eine flächendeckende Einführung der eAkte umzusetzen. Es wurde bereits eineVoruntersuchung hinsichtlich der Rahmenbedingungen einer solchen flächendeckenden Einführungdurchgeführt. Anschließend soll sich nun eine Hauptuntersuchung, in der die organisatorischen,fachlichen und technischen Anforderungen an eine eAkte-Lösung beschrieben werden sollen. EineAusschreibung zur Beschaffung einer eAkte-Lösung ist nach derzeitigem Planungsstand für das 2.Halbjahr 2016 vorgesehen, ab dem Jahr 2017 soll dann die Umsetzung beginnen. (InnenministeriumRLP)

Domea wird in den meisten obersten Landesbehörden des Saarlandes und in einigen nachgeordnetenBereichen in unterschiedlich starker Ausprägung eingesetzt und von rund 1.100 Mitarbeitern genutzt.Beispiele für eine elektronische Aktenführung sind Verwaltungs-, Projekt- und Haushaltsakten sowieAkten aus dem Bereich der Fördermittelverwaltung. Wo sinnvoll möglich ersetzt die elektronische Akte diepapierene. Elektronische Workflows werden im Posteingangs- und Postausgangsprozess sowie imRechnungslauf genutzt. Neben dem Rollout des Domea-Systems auf weitere Dienststellen sollen auchweitere technische Anforderungen umgesetzt werden. So ist beispielsweise das Saarland auf der CeBITmit einem Prototyp für die Übernahme und Bearbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen in Domea vertreten.Darüber hinaus sind weitere Anpassungen rechtlicher Vorschriften geplant, um die Anwendungsbereicheder elektronischen Akte sukzessive auszuweiten. (Niedermeyer Staatskanzlei Saarland)

VIS.SAX wird bereits bei mehr als 10.000 Arbeitsplätzen eingesetzt, beispielsweise in der LandesdirektionSachsen. VIS.SAX unterstützt darüber hinaus die Vorbereitungen und Durchführungen der Sitzungen desSächsischen Kabinetts. Dieses „eKabinett“ ist ein wichtiger Motor für die laufende Einführung vonVIS.SAX in den Ministerien. Das elektronische Archiv des Freistaates Sachsen wurde bereits 2013produktiv gesetzt. Das Sächsische eGovernment-Gesetz legt fest, dass die staatlichen Behörden dieelektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung bis 1. August 2018 einsetzen sollen. Der zentraleelektronische Langzeitspeicher wird noch im Jahr 2015 realisiert. Dabei setzt der Freistaat auf dieKooperation mit den Kommunen. Gemäß aktuellem Koalitionsvertrag sollen alle parlamentarischen Inhalteauf digitalem Wege beim Sächsischen Landtag eingereicht, bearbeitet und eingesehen werden können.Die Kommunikation zwischen Staatsregierung und Landtag wird entsprechend auf diesen elektronischenAustausch umgestellt. Ähnlich ist dies für die landesinternen Prozesse zum Bundesrat (ProjekteBundesrat) vorgesehen. Das weitere Vorgehen hierzu befindet sich noch in Abstimmung. (SächsischesStaatsministerium des Innern)

Die elektronische Akte wird in einzelnen Ressorts und Landesbehörden Sachsen-Anhalts alsDokumentenmanagement- oder Vorgangsbearbeitungssystem eingesetzt. Dabei haben die Ressorts undBehörden in den vergangenen Jahren eine für die eigenen Bedürfnisse angepasste Lösung konzipiertund, soweit möglich, umgesetzt. Ein einheitlicher Einsatz einer universalen eAkten-Lösung ist gegenwärtignicht vorhanden und nicht geplant. Wohl stellt jedoch die Schnittstellenfähigkeit der eingesetztenLösungen ein primäres Ziel des IKT-Einsatzes in der Landesverwaltung dar. Eine besondereHerausforderung für die (allgemeine) Landesverwaltung wird der Einsatz der elektronischen Akte in derJustiz sein, die für alle Justizbehörden zwingend vorgeschrieben ist. Wie in anderen Bundesländern auch,könnten weitergehende Regelungen durch eine Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriftenoder mittels eines eGovernment-Gesetzes getroffen werden. (Finanzministerium Sachsen-Anhalt)

Das Finanzministerium und die Staatskanzlei Schleswig-Holstein arbeiten bereits vollumfänglich mit dereAkte. Zusätzlich wird die eAkte auf freiwilliger Basis vielfältig in unterschiedlichen Bereichen undnachgeordneten Behörden innerhalb der Landesverwaltung eingesetzt. Sobald der eAkte-Umstiegsprozess innerhalb der Ministerialverwaltung abgeschlossen wurde, erfolgen weitere verbindlicheeAkte-Einführungsprozesse in den nachgelagerten Behörden. (Staatskanzlei Schleswig-Holstein)

Der Freistaat Thüringen verfügt über eine zentrale IT-Infrastruktur, in der für alle Ressorts Instanzen fürdas Dokumentenmanagementsystem (DMS) bereitgestellt werden. Drei Ressorts nutzen dieseInfrastruktur und betreiben das DMS unterstützend zur Papierakte. Alle anderen Ressorts betreiben ihrDMS noch dezentral. Langfristig ist geplant, diese auf die zentrale Infrastruktur zu migrieren. Zurkonkreten weiteren Umsetzung wurden noch keine Entscheidungen getroffen. (ThüringerFinanzministerium)