EASY im œberblick

Click here to load reader

download EASY im œberblick

of 28

  • date post

    23-Mar-2016
  • Category

    Documents

  • view

    217
  • download

    1

Embed Size (px)

description

EASY im Überblick

Transcript of EASY im œberblick

  • EASY im berblick

    We save time.

  • Dokumentenmanagement mit System.

    Sparen Sie Zeit und Geld.

    Sie kennen das Problem: In unseremArbeitsalltag fallen immer mehrDaten, Belege und Dokumente an.Sie zu verwalten und zu archivierenkostet Zeit und Geld. Ein Doku-mentenmanagement-System (DMS)sorgt hier fr eine sprbare Arbeits-erleichterung und senkt die Kostendes Unternehmens.

    Vertrauen Sie dem Marktfhrer fr DMS.

    Seit 1990 entwickelt die EASYSOFTWARE AG innovative Lsun-gen fr die elektronische Beleg- undDatenarchivierung sowie das Ma-nagement von Dokumenten und In-halten. Mit unserer erfolgreichenProduktlinie EASY ENTERPRISEsind wir Marktfhrer* in Deutsch-land geworden. EASY ENTERPRISEist bereits in ber 8.700 Unterneh-men weltweit im Einsatz. We savetime!

    * Quelle: Marktstudie des VOI (Verband Organisations-

    und Informationssysteme e.V.) vom Herbst 2003.

    Przision.

    Die EASY-Produkte erfassen jedeArt von Massendaten, strukturierenund ordnen den Dokumentenfluss,sorgen fr eine revisionssichereLangzeitarchivierung und haltenInhalte und Informationen unab-hngig von Zeit und Ort unter-nehmensweit griffbereit.

    BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG

    2

    So erreichen Sie uns:

    EASY SOFTWARE AGAm Hauptbahnhof 4D-45468 Mlheim an der RuhrTelefon: +49 (0) 208/45016-0Telefax: +49 (0) 208/45016-90

    Im Internet unter www.easy.de

  • RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE

    3

    WORKFLOW ABLAGE

    Flexibilitt.

    Die EASY SOFTWARE AG bietetDokumentenmanagement-Lsun-gen fr alle gngigen Betriebs-systeme, Arbeitsumgebungen undDateiformate an. Die Datenber-nahme ist aus allen gngigen Standardapplikationen problemlosmglich. Basis des EASY-Dokumen-tenmanagement-Systems ist derDokumenten- und ArchivserverEASY ENTERPRISE.i (Windows-basiert) oder EASY ENTERPRISE.x(plattformbergreifend). Mit EASYENTERPRISE.+ bieten sich zudem zahlreiche Applikationslsungen frdie unterschiedlichsten Aufgaben.Dank des modularen Aufbaus passtsich EASY ENTERPRISE jederAnforderung an und ist flexibel einsetzbar von der kleinen Abteilungslsung bis hin zurplattformbergreifenden High-End-Installation bei internationalen Unternehmen.

    Stabilitt.

    Der EASY ENTERPRISE.x Serverluft sicher unter Microsoft Win-dows, AIX, HP-UX, Linux sowieweiteren Server-Plattformen mitverfgbarer Java-Technologie. DerServer zeichnet sich auerdemdurch seine Skalierbarkeit, Hoch-verfgbarkeit und effiziente Lasten-verteilung aus und ist auch fr sehrgroe Dokumentenvolumen pro-blemlos geeignet.

    Ein lsungsorientierter berblick.

    Doch bei aller Begeisterung frinnovative Technologie: Sie als Kun-de interessieren sich gewiss zualler-erst fr die Lsungen, die aus dieserTechnik resultieren. Deshalb mch-ten wir Ihnen in dieser Broschremit einem DMS-Rundgang einenschnellen berblick ber die ver-schiedenen Bereiche des Dokumen-tenmanagements verschaffen undzeigen, wie Ihnen die EASY-Produk-te das Leben leichter machen.

  • Sie haben es erfasst!

    Elektronische und Papierdoku-mente erfassen und sortieren.

    Eine hochleistungsfhige Beleger-fassung liefert die Grundlage fr alleweiteren Arbeitsschritte innerhalbeines modernen elektronischen Do-kumentenmanagements. Nach wievor erhlt ein Unternehmen diemeisten Dokumente wie Liefer-scheine, Rechnungen, Mahnungen,Vertrge und Farbbroschren inPapierform. EASY CAPTURE sorgtnicht nur fr die Erfassung, Indexie-rung, automatische Erkennung undintelligente Sortierung von schwarz-weien und farbigen Papierdoku-menten, sondern verarbeitet auchelektronische Dokumente wie Word-und Excel-Dateien bis hin zu digita-lisierten Rntgenbildern.

    Perfekte Ordnung bei groen Dokumentenmengen.

    EASY CAPTURE erfasst im Stapel-betrieb mit Hochleistungsscannernnahezu unbeschrnkte Dokumen-tenmengen und legt sie in elektroni-

    schen Arbeitskrben und themen-bezogenen Dokumentenstapeln sinn-voll ab. Dort heftet ein Sachbear-beiter dann die Seiten eines Belegselektronisch zusammen und ver-sieht den Beleg mit Indexbegriffen,anhand derer das Dokument spterrecherchiert werden kann.

    Komfort an jedem einzelnen Arbeitsplatz.

    Ebenso einfach untersttzt EASYCAPTURE das Ad-hoc-Scannen amArbeitsplatz des Sachbearbeiters.Die Indexierung erfolgt komfortabelber angepasste Eingabemasken.Auswahllisten und Plausibilitts-kontrollen garantieren eine fehler-freie Eingabe.

    Vollautomatische Indexierung.

    Sie knnen aber auch einfach dasSystem fr sich arbeiten lassen unddie gescannten Belege mittels OCR(Optical Character Recognition)

    oder Barcode vollautomatisch im Batch-Verfahren indexieren.Das EASY CAPTURE-ZusatzmodulEASY IQ classify geht sogar nocheinen Schritt weiter: Die heteroge-nen Dokumente der Tagespost wer-den vollautomatisch eingelesen, sor-tiert, klassifiziert und anschlieendzielgerichtet an die zustndigenSachbearbeiter weitergeleitet.

    Automatische Extraktion vonRechnungsdaten.

    Eine besonders komfortable Lsungfr die Erfassung von Eingangsrech-nungen bietet EASY xTRACT. DieDaten der Belege werden automa-tisch extrahiert, indem die Rech-nungsbestandteile durch vordefi-nierte Regeln erkannt werden. DerAbgleich der Daten mit einer hinter-legten Datenbank sorgt dann freine sichere Validierung.

    COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG

    4

    BELEGERFASSUNG

  • RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE

    BELEGERFASSUNG

    Erfassung, Indexierung und Sortierung sowohl elektronischer als auch schwarz-weier und farbigerPapierdokumente

    Erfassung auch groer Dokumentenmengen im Stapelbetrieb mit Hochleistungsscannern

    Mglichkeit sowohl der manuellen als auch der automatischen Indexierung mittels OCR oder Barcode

    Automatische Extraktion von Rechnungsdaten mit EASY xTRACT

    5

    WORKFLOW ABLAGE

  • BELEGERFASSUNG E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG

    6

    EASY COLD/EASY WINCOLD

    Vollautomatische Archivierung von Druckspooldateien auch direkt aus Windows-Applikationen heraus

    Archivierung von Massendaten auf digitalen optischen Speichern

    Ablage in einem EASY-Archiv oder in Workflow-Mappen

    COMPUTER-OUTPUT

  • RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE

    Druckdatenarchivierung lsst uns COLD.

    7

    WORKFLOW ABLAGE

    Flexible Archivierung von Druckdaten.

    Unsere DMS-Lsungen sind Alles-knner gleichgltig, welche Anfor-derungen Sie an Flexibilitt oderFunktionalitt des Systems stellen.Das gilt selbstverstndlich auch frunsere COLD-Lsungen zur Archi-vierung von Druckdaten.

    Archivierung von Massendaten auf digitalen optischen Speichern.

    COLD steht fr Computer Out-put on Laser Disk und bezeichneteursprnglich die wesentliche Funk-tion der frhen COLD-Systeme: diebernahme von Computer-Output(typischerweise im Druckdatenfor-mat) und die Archivierung dieserMassendaten auf digitalen opti-schen Speichern.

    Komfortable Verarbeitung von Druckspooldateien.

    EASY COLD archiviert Druck-spooldateien vollautomatisch undlegt sie im elektronischen Archiv ab.Es separiert die enthaltenen Doku-mente und extrahiert die Indexfel-der oder den Volltext mit hoher Ge-schwindigkeit und Genauigkeit. Sosteht einem Wiederholungsdruck zum Beispiel Ihrer Rechnungsko-pien nichts mehr im Wege.

    Druckdatenarchivierung fr Windows-Applikationen.

    Das Modul EASY WINCOLD lei-stet hnliches fr beliebige Win-dows-Applikationen; es erscheintunter Windows als eigener Archiv-drucker und kann direkt aus den jeweiligen Anwendungen mit-tels eines eigenen DruckertreibersDokumente im TIFF- bzw. PDF-Format in EASY ENTERPRISEoder in EASY DOCUMENTS able-gen. Anschlieend lassen sich diegesuchten Inhalte komfortabel undin Sekundenschnelle recherchieren.

  • RechtskonformesInformationsmanagement.

    Herausforderung E-Mail-Archivierung.

    Wo finde ich die Nachricht mit denwichtigen Auftragsdokumenten, dieder Geschftspartner meinem Kolle-gen vor Monaten geschickt hat? Wiestelle ich sicher, dass ich meine steu-errelevanten Mail-Inhalte auch revi-sionssicher und GDPdU-konformablege? Und dann noch das: IhrPostfach hat die maximal zulssigeGre berschritten soll ich nunwahllos die hundert ltesten E-Mailslschen, nur um das Problem einigeTage hinauszuschieben?

    BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG

    8

    EASY NOTES/EASY xBASE

    E-Mail-Archivierung fr Lotus Notes/Domino und Outlook/Microsoft Exchange

    Entlastung von Mail-Datenbank und Server

    Rechtskonforme und revisionssichere Ablage

    Volltextsuche aus der gewohnten Oberflche heraus

    E-MAILS

  • RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE

    Archivierungslsungen fr Notesund Outlook/Microsoft Exchange.

    Tausende Anwender in Unternehmenund Verwaltungen sehen sich tglichmit Problemen bei der E-Mail-Archi-vierung konfrontiert. Um Ihnen daszu ersparen, orientieren sich unserezeitgemen E-Mail-Archivierungs-Lsungen EASY NOTES (fr LotusNotes/Domino) und EASY xBASE(fr Outlook/Microsoft Exchange) anden konkreten Anforderungen destypischen Broalltags.

    Entlastung fr Datenbank und Server.

    Unsere E-Mail-Archivlsungen ent-lasten Mail-Datenbank und Serverdeutlich durch die Ablage von nichtpermanent bentigten Inhalten. Ver-stopfte Postfcher gehren somit derVergangenheit an. Die Mails werdendabei absolut rechtskonform undrevisionssicher abgelegt.

    Recherche aus der gewohntenOberflche heraus.

    Die E-Mails (und bei EASY NOTESauch alle anderen Daten und Doku-mente aus den verschiedenen Appli-kationen unter Notes heraus) sindauch nach Jahren mit Hilfe der komfortablen Volltextsuche inSekundenschnelle wiedergefunden bei EASY xBASE sogar, wenn sichdie gesuchten Inhalte in angehng-ten Dateien befinden. Dabei greiftder Anwender direkt aus dergewohnten Notes- oder Outlook-Oberflche heraus auf die Infor-mationen zu.

    9

    WORKFLOW ABLAGE