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Elektronische Rechnungsstellung

LEITFADEN FÜR KLEINE UND MITTLERE UNTERNEHMEN IN DER EU

November 2009

„Dieser Leitfaden ist ein sehr nützliches Instrument, das die Einführung der elektronischen Rechnungsstel-lung in den KMU sicher fördern wird. Gleichzeitig zeigt er, und das ist vielleicht noch wichtiger, dass wir nur dann die Früchte eines einheitlichen EU-weiten Rechtsrahmens werden ernten können, wenn die gelten-den EU-Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung so geändert und vereinfacht werden, wie es die Europäische Kommission vorgeschlagen hat."

Gerhard Huemer, Direktor für Wirtschafts- und Steuerpolitik, UEAPME (Europäische Union des Handwerks und der Klein- und Mittelbetriebe)

BIBLIOGRAPHISCHE ANGABEN

Autoren Carmen Ciciriello Mairi Hayworth

Herausgeber European Business Lab

Buchdesign MAP Gallery

Grafik Giulia Tonelli

© 1. Auflage 2009 Alle Rechte vorbehalten. European Business Lab. E-Mail: [email protected] Webseite: www.euebl.org Via Carlo Troya 38, 70031 Andria (BA) Italien

AUSTRIAPRO ist der österreichische Sponsor des vorliegenden LeitfadensAUSTRIAPRO Verein zur Förderung der e lektronischen Datenübermit t lung - in Kooperation mit der Wirtschaftskammer Österreich

HAFTUNGSAUSSCHLUSS

Diese Broschüre dient nur als allgemeiner Leitfaden zur Information. Sie stellt keine Fachberatung dar. Sie sollten ohne vorherige, auf Sie zugeschnittene Fachberatung nicht auf Basis d e r i n d i e s e r B r o s c h ü r e e n t h a l t e n e n Informationen handeln. Es wird keinerlei Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der in dieser Broschüre enthaltenen Informationen und den gesetzlich zulässigen Rahmen gegeben. Das European Business Lab, seine Mitglieder, Mitarbeiter und Handlungsbevollmächtigen übernehmen keinerlei Haftung und schließen jede Verantwortung für Folgen aus, die Ihnen oder jemand anderem entstehen, der auf Grundlage der in dieser Broschüre enthaltenen Informationen handelt oder eine Entscheidung trifft oder auf dieser Grundlage von einer Handlung absieht.

DAS EUROPEAN E-BUSINESS LAB

Das European e-Business Lab (EBL) i s t e ine branchenübergreifende Initiative, die von erfolgreichen Organisationen mit dem Ziel gegründet wurde, sich über Best Practices im Bereich des e-Business, deren Einführung, Standardisierung und Innovationen auszutauschen und sie zu verbessern. Es ist eine Abteilung der European Business Lab Association. Das Labor liefert eine Plattform für ein offenes, von den Benutzern ausgehendes Innovations-Ökosystem, das sich mit der Weiterentwicklung elektronischer Geschäftsprozesse beschäftigt.

DANK

Die Autoren möchten den Sponsoren und Organisationen, die als Partner des European e-Business Lab an dieser Broschüre mitgewirkt haben, danken:

Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ) AUSTRIAPRO Konsortium CBI (Customer to Business Interaction) SEPA InternationalUEAPME (Europäische Union des Handwerks und der Klein- und Mittelbetriebe) Wir möchten außerdem dem „Enterprise Europe Network“ der Europäischen Kommission für seinen wertvollen Beitrag danken.

Die Autoren möchten außerdem folgende Personen, die zur Erstellung dieses Leitfadens beigetragen haben, dankend erwähnen:

Costas Andropoulos Antonio Conte David EllardRisto Suominen Aigars Jaundalders Danny Gaethofs Pieter Breyne Kai Haberzettl Thomas Wilson Mike BeralDulce LopesJulian Inza

mailto:[email protected]


http://www.euebl.org

http://www.euebl.org

Vorwort zur Auflage in Österreich

Das Thema elektronische Rechnungsstellung ist „heiß“: Ende 2009 bezeichnen mehr als 60 Prozent der Unternehmen das Thema elektronische Rechnung als „sehr wichtig“ oder „wichtig“ für ihr Unternehmen. Dies ist auch verständlich, lassen sich doch damit die Kosten des Rechnungslaufes um bis zu 80 Prozent verringern. Bereits ¾ der österreichischen Unternehmen haben Rechnungen in elektronischer Form bekommen. Dabei sind derzeit elektronische Rechnungen im PDF-Format mit mehr als 90 Prozent am weitesten verbreitet.

Die Thematik der elektronischen Rechnung wird sich in den nächsten Jahren umfassend weiterentwickeln und ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Überlegungen werden. Themen wie die Etablierung eines EU-weiten IT-Standards sowie die Vereinfachung der rechtlichen Rahmenbedingungen vor allem innerhalb Europas sind zentrale Diskussionspunkte. Für die anwendenden Unternehmen ist dieser Umstellungsprozess am ehesten mit der Einführung des elektronischen Zahlungsverkehrs zu vergleichen. Diese Umstellung wurde von einigen Unternehmen Mitte der 70er Jahre begonnen. Die Durchdringung war rund 15 Jahre später auch bei den kleinsten Unternehmen abgeschlossen. Angesichts der raschen Verbreitung des Internets wird sich diese Zeit bei der elektronischen Rechnung auf 5-10 Jahre verkürzen und sie wird in den nächsten Jahren aus dem betrieblichen Alltag nicht mehr wegzudenken sein. Daher ist es entscheidend sich umfassend und rechtzeitig damit auseinanderzusetzen. Dieses Buch will der Managementebene in kleinen und mittleren Unternehmen dabei helfen, diese Veränderungsprozesse in ihrem Sinn zu gestalten und das nötige Wissen dazu geben, gemeinsam mit ihren Dienstleistern optimale individuelle Lösungen zu finden. Wichtig dabei ist, elektronische Rechnungsstellung als Prozessthema für die Chefebene zu sehen und es nicht als ein weiteres IT-Projekt abzutun.

In Ergänzung zum vorliegenden eher für die Managementebene gedachten Buch, hat die WKÖ bereits die zweite Auflage des E-Rechnungshandbuchs für die praktische Anwendung wie z.B. Signaturprüfung herausgegeben. Gemeinsam mit kostenlosen Softwarelösungen finden Sie alle Hilfestellungen unter http://wko.at/e-rechnung

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Gerhard Laga

AUSTRIAPRO/Arbeitskreisleiter E-BillingLeiter WKÖ E-Center

AUSTRIAPRO:

Der in der Wirtschaftskammer Österreich angesiedelte Verein AUSTRIAPRO hat gegenwärtig etwa 90 Mitglieder (Unternehmen verschiedener Branchen und Größen, Forschungseinrichtungen, öffentliche Einrichtungen etc.) und stellt die zentrale Informationsschnittstelle zum Thema E-Business sowie standardisiertes XML für den elektronischen Geschäftsverkehr in verschiedenen Wirtschaftsgebieten in Österreich dar. Den österreichischen KMU wird ein vielseitiges Serviceangebot zuteil: mit Informationskampagnen, Fachkonferenzen, Seminaren und Workshops bietet der Verein einen effektiven und für kleine Betriebe leistbaren Einstieg in die Welt der elektronischen Handelsbeziehungen an. Gestützt auf das Know-How der Mitglieder und auf einen großen Experten-Pool, engagiert sich AUSTRIAPRO in Pilot- und Demonstrationsprojekten zur Awarenessbildung von E-Business Standards auf nationaler und internationaler Ebene.

Ergänzend werden internationale Kontakte aufgebaut und an österreichische Firmen, die an europaweiten Kooperationen interessiert sind, vermittelt. AUSTRIAPRO unterstützt durch aktuelle Information auf der Homepage des Vereins sowie durch Informationsveranstaltungen die Teilnahme heimischer KMU an E-Business Pilotprojekten.

Die Bereitschaft seitens des Vereins - gestützt auf seine Experten und Arbeitskreise – die Koordination und das Management von Best Practice- und Demonstrationsprojekten zu übernehmen, trägt zur erfolgreichen Verbreitung internationaler E-Business Standards in Österreich bei (siehe Teil 5 - Standards).Nähere Information: www.austriapro.at und www.ebinterface.at

http://wko.at/e-rechnung


http://www.austriapro.at


http://www.ebinterface.at

http://www.ebinterface.at

Vorwort des European e-Business Lab

Das European e-Business Lab (EBL) ist eine Initiative, die von erfolgreichen Organisationen mit dem Ziel ins Leben gerufen wurde, sich über Best Practices im Bereich des e-Business, deren Einführung, Standardisierung und Innovationen auszutauschen und diese zu verbessern. Wir überwachen und erfassen Unternehmensanforderungen, um das aktuelle Ökosystem elektronischer Geschäftsprozesse zu verbessern, und arbeiten eng mit den europäischen Institutionen, dem öffentlichen Sektor und Lösungs- und Diensteanbietern zusammen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen der KMU berücksichtigt werden.

Wir freuen uns, Ihnen den ersten Leitfaden des European e-Business Lab vorstellen zu dürfen: den „Leitfaden für kleinere und mittlere Unternehmen zur europäischen elektronischen Rechnungsstellung (e-Invoicing)“. AUSTRIAPRO hat die deutsche Version dieses Leitfadens gesponsert und veröffentlicht ihn in Kooperation mit der Wirtschaftskammer Österreich und als Kooperationspartner des European e-Business Lab im deutschsprachigen Raum.

Für unseren ersten Leitfaden zum Thema e-Business haben wir entschieden, einen zunehmenden Trend zu behandeln, der sich in den nächsten Jahren auf alle Unternehmen in Europa auswirken wird. Dieser Trend ist die Automatisierung der Rechnungsstellung und läuft unter dem Begriff elektronische Rechnungsstellung – „e-Invoicing“. In dieser Broschüre verwenden wir beide Ausdrücke.

Ziel dieses Leitfadens ist, kleinen und mittleren Unternehmen (und allen Organisationen) neutrale Informationen und Einblicke in die verschiedenen Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung und eine praktische Anleitung für den Einstieg zu liefern. Dieser Leitfaden verbindet geschäftliche, technische, praktische, rechtliche Informationen, damit interessierte KMU eigenständig über die beste weitere Vorgehensweise für ihr Unternehmen entscheiden können.

Carmen Ciciriello & Mairi Hayworth

European e-Business Lab (EBL)

AUTORINNEN:

CARMEN CICIRIELLO Carmen Ciciriello gehört den Expertengruppen der Europäischen Kommission (EK) für die elektronische Rechnungsstellung und für den Zahlungsverkehrsmarkt an. Sie erfasst und bewertet Geschäftsanforderungen und trägt Fachstellungnahmen zu Unternehmensanforderungen im Bereich der Gesetzgebung und Technologie für e-Business bei. Als Vorstandsvorsitzende von SEPA International Ltd. unterstützt Carmen Ciciriello die Sicht eines integrierten und wettbewerbsfähigen europäischen e-Business-Ökosystems und vertritt die Anforderungen und Belange der Unternehmen gegenüber den Entscheidungsträgern und Regulierungsbehörden. Carmen Ciciriello ist die Vorsitzende des European e-Business Lab.

MAIRI HAYWORTHMairi Hayworth ist ein Gründungsmitglied des European e-Business Lab; davor gehörte sie zehn Jahre lang dem European e-Commerce Standards Board an. In ihrer 25-jährigen Karriere hat sie vorrangig Transaktionszentren in einem multinationalen, grenzübergreifenden Kontext geleitet. Sie war die treibende Kraft hinter verschiedenen E-Business-Lösungen, globalen Standards und der Harmonisierung der Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung. Mairi Hayworth hat hohe Führungspositionen im operativen Geschäft und in den Bereichen Finanzen und Informationstechnologien bekleidet.

ÜBER DIESEN LEITFADEN

TEIL EINS: EINFÜHRUNG IN DAS E-INVOICING

Kapitel 1 - Elektronische Rechnungslegung

.......................................................Einführung in die elektronische Rechungsstellung und ihre Vorteile 1

.........................................................Elektronisches Rechnungsverhalten und Anforderungen der KMU 2

................................................................................................Wichtige e-Invoicing-Initiativen in Europa 3

Kapitel 2 - Auswirkungen der elektronischen Rechnungsstellung

.......................................................................................................Auswirkungen auf das Unternehmen 4

.....................................................................................................................Auswirkungen auf Prozesse 5

...........................................................................................................Auswirkungen auf die Technologie 5

Kapitel 3 - Modelle für die Einführung von e-Invoicing

.........................................................................Die Entwicklung der Elektronischen Rechnungsstellung 7

..................................................................................................................................E-Invoicing Modelle 7

TEIL ZWEI: DER EINSTIEG

Kapitel 1 - Checkliste für das e-Invoicing

.......................................................................................................................Festlegung des Umfangs 19

................................................................................................................Bewertung der Umsetzbarkeit 19

...............................................................................................................Wahl der e-Invoicing-Plattform 20

........................................................................................................................Umsetzung Ihrer Lösung 22

Kapitel 2 - Elektronische Signaturen

..............................................................................................................................................Einführung 27

............................................................................................Technologien für elektronische Signaturen 27

........................................................................Einfache, Fortgeschrittene und Qualifizierte Signaturen 28

Kapitel 3 - Neue Technologien


i

Inhaltsverzeichnis

..................................................................................................................Intelligente PDF-Dokumente 30

....................................................................................................Massgeschneiderte Tabellenvorlagen 30

..............................................................................................................................Andere Technologien 30

TEIL DREI: BEST PRACTICES

Kapitel 1 - Best Practices für die elektronische Rechnungsstellung

...............................................................................................................Kontrolle der Rechnungsdaten 33

....................................................................................................................Empfohlene Best Practices 34

Kapitel 2 - Best Practices für die elektronische Archivierung

.....................................................................................Pflichten des Lieferanten und des Empfängers 35

Kapitel 3 - Wechsel der Technologie

TEIL VIER: EINHALTUNG DER RECHTSVORSCHRIFTEN

..............................................................................................................................................Einführung 37

.....................................Rechtliche Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Europa 37

...................EU-Länder mit zwingender elektronischer Rechnungsstellung für den öffentlichen Sektor 43

..................................................Rechtliche Bestimmungen zur elektronischen Archivierung in Europa 44

..............................................Grenzübergreifende elektronische Rechnungsstellung und Archivierung 45

...........................Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung in der EU 45

..................................................Vorschlag für einen vereinfachten und harmonisierten Rechtsrahmen 51

TEIL FÜNF: STANDARDS

............................................................................................................................Technische Standards 55

..............................................................................Standards für die elektronische Rechnungsstellung 55

......................................................................................................Vorteile der Nutzung von Standards 55

.....................................................................................Gemeinsame globale und regionale Standards 56

.............................................................................................................Branchenspezifische Standards 57

.....................................................................................................................................Neue Standards 57

....................................................................................................................Konvergenz der Standards 58

....................................................................................................................................Nachrichtenarten 58

.................................................................................................................Datenübertragungsmethoden 59

ANHANG 1

Rechnungsinhalt für Mehrwertsteuerzwecke


ii

ANHANG 2

Befragung von KMU zur Elektronischen Rechnungsstellung

BIBLIOGRAPHIE

GLOSSAR


iii

Über diesen Leitfaden

TEIL EINS: EINFÜHRUNG IN DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG Teil 1 enthält eine Einführung in die elektronische Rechnungsstellung und ihre Auswirkungen auf das Unternehmen, Prozesse und Technologien. Er bietet einen Überblick über die verschiedenen Grade der Prozessautomatisierung und -integration von manuell, über semi- bis hin zur vollautomatisierten Lösung. Die Folgen für den Käufer (Empfänger der elektronischen Rechnung) und den Lieferanten (Sender der elektronischen Rechnung) werden in jedem Szenario analysiert.

TEIL ZWEI: DER EINSTIEG Teil 2 bietet praktische Empfehlungen für den „Einstieg“ in die elektronische Rechnungsstellung. Eine detaillierte Checkliste definiert die typischen Phasen und Entscheidungen eines Projekts zur Umsetzung einer durchgängigen, voll automatisierten e-Invoicing-Lösung einschließlich der kritischen Aspekte.

Dieser Teil umfasst außerdem am Ende eine Einführung in elektronische Signaturen und die neuesten Technologien. .

TEIL DREI: BEST PRACTICES Teil 3 beschreibt detailliert vorbildliche Verfahren (die sog. „Best Practices“), die auf europäischer und internationaler Ebene von Experten und Anwendern der elektronischen Rechnungsstellung zusammengetragen wurden, um kleinen und mittleren Unternehmen bestmögliche Empfehlungen zu geben.

TEIL VIER: EINHALTUNG DER RECHTSVORSCHRIFTENTeil 4 untersucht die rechtlichen Anforderungen, um bei der elektronischen Rechnungsstellung das Mehrwertsteuerrecht in der EU und ihren Mitgliedsstaaten einzuhalten. Dieser Teil bietet eine praktische Erläuterung der Anforderungen und erklärt, wie kleine und mittlere Unternehmen bei Anwendung der verfügbaren Optionen die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen.

Der letzte Teil beschreibt den aktuellen Vorschlag der Europäischen Kommission zur Harmonisierung und Vereinfachung des bestehenden Rechtsrahmens für die elektronische Rechnungsstellung und wie dieser den Unternehmen nutzen würde.

TEIL FÜNF: STANDARDS Teil 5 beschäftigt sich mit den Rechnungsdatenstandards, Nachrichten und Übertragungstechnologien.

ANHANG 1 Inhalt einer Rechnung für Mehrwertsteuerzwecke

ANHANG 2 Ergebnisse der Umfrage unter KMU zur elektronischen Rechnungsstellung, die 2008 unter Mitgliedern der Expertengruppe der Europäischen Kommission für das e-Invoicing durchgeführt wurde.

REFERENZEN

GLOSSAR


iv


v

Teil Eins Einführung in das

e-Invoicing

Teil Eins: Einführung in das e-Invoicing

KAPITEL 1 - ELEKTRONISCHE RECHNUNGSLEGUNG

1. EINFÜHRUNG IN DIE ELEKTRONISCHE RECHUNGSSTELLUNG UND IHRE VORTEILE

Die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) bezeichnet den automatisierten Prozess der Erstellung, des Versands, Empfangs und der Bearbeitung von Rechnungsdaten auf elektronischem Wege.

In den letzten zwanzig Jahren haben Großunternehmen ihr Rechnungswesen automatisiert, um die Einsparungen und Effizienzsteigerungen für sich zu nutzen, die e-Invoicing bietet. Seit 2005 haben die Regierungen einiger europäischer Staaten (z.B. Dänemark, Spanien, Italien, Schweden etc.) begonnen, die elektronische Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor zwingend vorzuschreiben. In diesen Ländern müssen alle Unternehmen und Bürger, die Waren und Dienstleistungen an den öffentlichen Sektor liefern, ihre Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form einreichen.

Die Einsparungen, die in Europa durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erzielt werden könnten, werden auf € 238 Milliarden geschätzt (kumuliert über einen Zeitraum von sechs Jahren)1. Während die Kosten für eine Rechnung in Papierform zwischen € 1,13 und € 1,65 liegen, würden die Kosten für eine elektronische Rechnung nur € 0,28 bis € 0,47 betragen, eine Kostensenkung von 70% bis 75%2. Der europäische Verband „European Association of Corporate Treasurers“ gelangt zu ähnlichen Ergebnissen und schätzt, dass Unternehmen durch die automatisierte Bearbeitung von Rechnungsdaten und dem wegfallenden Papier- und Bearbeitungsaufwand bis zu 80% ihrer derzeitigen Kosten einsparen könnten.

Dennoch erstellen die meisten kleinen und mittleren Unternehmen3 in Europa ihre Rechnungen noch immer in Papierform, stecken sie in Umschläge, frankieren diese und senden sie per Post oder Kurierdienst an ihre Kunden. Die Kunden müssen beim Eingang der Rechnungen überprüfen, ob die darin enthaltenen Angaben korrekt sind und die Daten manuell in ihr System eingeben, bevor die Zahlung freigegeben werden kann.

Dieses gesamte Verfahren kann vollautomatisiert ohne manuellen Eingriff ablaufen: Die in der Rechnung enthaltenen Daten können durch den Computer des Lieferanten automatisch angelegt und an den Kunden versandt werden, dessen Computer automatisch die Richtigkeit der Informationen überprüft und die Zahlung freigibt. Dies verringert die Zeit und Kosten für die Erstellung, den Versand, den Eingang, die Überprüfung, Freigabe und Zahlung einer Rechnung beträchtlich.

Ein wichtiger Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung für KMU ist neben der höheren Effizienz und Kostensenkung die Möglichkeit (oder der Wettbewerbsvorteil), Zugang zu einem größeren Markt potenzieller Kunden und Lieferanten zu haben, vor allem Großunternehmen, die es vorzuziehen, mit e-fähigen Geschäftspartnern zu arbeiten. Jede Chance, angesichts des derzeitigen Wirtschaftsklimas Geschäftschancen zu verbessern und auszubauen, ist äußerst wertvoll und lohnenswert.

Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht es KMU, in Bezug auf Aufträge, Kunden oder Zulieferer zu expandieren, ohne im gleichen Umfang in Mitarbeiter investieren zu müssen, die wiederkehrende Verwaltungsaufgaben ausführen, für die sich die Prozessautomatisierung am besten eignet. Die Mitarbeiter, die derzeit damit beschäftigt sind, Daten manuell in das System des Unternehmens einzupflegen, Umschläge zu


1

1 CapGemini, „SEPA: potential benefits at stake“. Januar 2008

2 Aberdeen Group, „Electronic Invoicing Solution Selection Report: Leading an Accounts Payable Extreme Make Over“. Dezember 2005

3 Gemäß Artikel 2 des Anhangs der Empfehlung 2003/361/EG setzt sich die Größenklasse der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) „aus Unternehmen zusammen, die weniger als 250 Personen beschäftigen und die entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. EUR erzielen oder deren Jahresbilanzsumme sich auf höchstens 43 Mio. EUR beläuft.”

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

öffnen und zu verschließen und Papierdokumente zu archivieren, können ihre Zeit auf Aufgaben mit größerer Wertschöpfung verwenden, wie die Pflege von Kundenbeziehungen.

Die elektronische Rechnungsstellung entwickelt sich zunehmend zum bevorzugten Mittel für den Austausch von Rechnungsdaten. Kleine und mittlere Unternehmen müssen sich auf diese natürliche Marktentwicklung einstellen.

2. ELEKTRONISCHES RECHNUNGSVERHALTEN UND ANFORDERUNGEN DER KMU

2008 führte PricewaterhouseCoopers Erhebungen durch, um das Verhalten, die wahrgenommenen Vorteile, Hindernisse und potenziell beschleunigende Faktoren für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu ermitteln (siehe ANHANG 2). Die Ergebnisse können wie folgt zusammengefasst werden:

Die große Mehrheit der KMU versendet elektronische Rechnungen derzeit oder plant ihren Versand:

Als PDF Direkt aus ihrem Buchhaltungsprogramm an ihre Kunden.

35,5%

58,9%

Die Hauptvorteile elektronischer Rechnungen sehen die KMU in:

Kostensenkungen Höherer Effizienz Schnelleren Zahlungen

37,8%

79,3%

75%

Die Kernprobleme elektronischer Rechnungen für die KMU sind:

Bereitschaft für/Kompatibilität mit internen Informatiksystemen Kundenbereitschaft/-kompatibilitätRechtsunsicherheit Komplexität

22,8%

22,4%

33,1%

30,25%

Die wichtigsten Faktoren, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung beschleunigen, sind:

1. Kostenfreie Software für die Erstellung, Übertragung und den Versand elektronischer Rechnungen

2. Begleitmaterial (Lösungsdokumentation, Benutzerhandbücher, Dokumentation der rechtlichen Situation, Beispieldateien, häufig gestellte Fragen (FAQ))

3. Gewissheit, dass die Lösung der Mehrwertsteuergesetzgebung entspricht

Inwiefern die Einsparungen und Effizienzsteigerungen, die durch die elektronische Rechnungsstellung in Europa möglich sind, realisiert werden können, hängt von der Einführung durch die KMU ab. Ihre derzeitigen Praktiken und Anforderungen sollten als Grundlage für jede erfolgreiche Wirtschaftspolitik und verwandte Initiativen dienen.


2

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

3. WICHTIGE E-INVOICING-INITIATIVEN IN EUROPA

Immer mehr europäische Regierungen haben es sich zum Ziel gesetzt, die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu fördern.

Um den Verwaltungsaufwand für die Unternehmen zu verringern, vereinfachen und harmonisieren die Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten (z.B. Niederlande) den nationalen Rechtsrahmen und beseitigen die bestehenden Rechtshemmnisse. Ein einheitlicher Rechtsrahmen und die Einführung eines gemeinsamen globalen Standards sind zwei Vorbedingungen, um die möglichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung ausschöpfen zu können.

Eine wichtige Maßnahme, die die Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten ergreifen könnten, ist die Förderung eines globalen, nicht proprietären Standards, der den Anforderungen der Gruppen entspricht, die derzeit nationale und branchenspezifische Standards verwenden. Als größter Abnehmer in der europäischen Wirtschaft könnte der öffentliche Sektor der Konvergenz hin zu einem gemeinsamen Standard großen Auftrieb geben und gleichzeitig die Kosten und Komplexität der Datenumwandlung innerhalb des gesamten e-Invoicing-Ökosystems verringern (siehe Teil 5 zu weiteren Informationen über Standards).

Manche EU-Mitgliedsstaaten, vor allem diejenigen, in denen die elektronische Rechnungsstellung für den öffentlichen Sektor zwingend ist, bieten einfache Tools für die Benutzer im Bereich Business-to-Government an. Die dänische Bundesagentur für Informationstechnik & Telekommunikation hat einen offenen Rahmen – NemHandel – für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente4 in einer sicheren und zuverlässigen Umgebung eingeführt.

Die Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten beteiligen sich außerdem an der groß angelegten Initiative PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online, paneuropäisches öffentliches Auftragswesen online), die es jedem Unternehmen in der EU und insbesondere KMU ermöglichen soll, während des gesamten Beschaffungsprozesses mit jeder europäischen Regierungsinstitution elektronisch zu kommunizieren. Die Initiative PEPPOL beschäftigt sich auch mit dem Austausch elektronischer Rechnungsdokumente zwischen allen relevanten Akteuren.5

Gleichzeitig führt die Europäische Kommission ein Pilotprojekt zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung und Beauftragung (e-PRIOR) mit einer Reihe von Lieferanten durch. Hauptziel dieses Projekts ist, reale Erfahrungen mit der elektronischen Rechnungsstellung zu sammeln und die daraus gezogenen Lektionen mit den Mitgliedsstaaten und anderen interessierten Parteien auszutauschen.6

Die andere Seite des Kreislaufs von der Beauftragung bis zur Bezahlung ist die Zahlung. SEPA (Single Euro Payments Area) ist eine Initiative der Europäischen Union zur Schaffung eines einheitlichen europäischen Zahlungsmarkts, innerhalb dessen elektronische Zahlungen einfach, sicher, kosteneffektiv und effizient erfolgen können. SEPA wird es den Bürgern, Unternehmen, Regierungsbehörden und anderen, unabhängig davon, wo sie sich in Europa befinden, ermöglichen, mithilfe zweier Instrumente (SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschriftverfahren) Zahlungen in Euro zu tätigen und zu erhalten und in jedem Land Kredit- und Guthabenkarten mit standardisierten Grundkonditionen, -rechten- und -pflichten zu nutzen.

Der Bankensektor lieferte im Januar 2008 das erste paneuropäische Zahlungsinstrument, die SEPA-Überweisung, und im November 2009 folgte das SEPA-Lastschriftverfahren. Die nationalen Zahlungsinstrumente werden nach und nach eingestellt und durch SEPA-Instrumente ersetzt. Die elektronische Rechnungsstellung gilt als einer der wichtigsten Mehrwertdienste, die Banken im Rahmen ihres SEPA-Angebots für ihre Kunden bereithalten können. Einige Banken bieten bereits Dienstleistungen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung an, wie den automatisierten Abgleich der Rechnungs- und Zahlungsdaten, die automatisierte Finanzierung der elektronischen Rechnungsstellung7 und andere Finanzdienstleistungen.


3

4 Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.epractice.eu/en/news/292390

5 Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.peppol.eu/

6 Weitere Informationen finden Sie unter: www.epractice.eu/cases/ePRIOR

7 Der Standard ISO 20022 für einen Rechnungsfinanzierungsantrag-Dienst wurde 2007 vom Konsortium CBI (vormals ACBI) in das ISO20022-Verzeichnis (www.iso20022.org) aufgenommen.

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

http://www.epractice.eu/en/news/292390


http://www.peppol.eu

http://www.peppol.eu

http://www.epractice.eu/cases/ePRIOR

http://www.epractice.eu/cases/ePRIOR

http://www.iso20022.org

http://www.iso20022.org

KAPITEL 2 - AUSWIRKUNGEN DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG

1. AUSWIRKUNGEN AUF DAS UNTERNEHMEN

1.1.AUSWIRKUNGEN AUF DIE ORGANISATION

Ein kleines oder mittleres Unternehmen, das sein Rechnungsverfahren automatisiert, kann sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz sichern und wird von Geschäftspartnern (Lieferanten/Kunden), die bereits den Großteil ihrer Geschäfte elektronisch abwickeln, bevorzugt werden.

Durch die Automatisierung ihres Rechnungswesens können Unternehmen die Mitarbeiter in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung bei wiederkehrenden Aufgaben mit geringem Mehrwert, wie der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten in interne Systeme und den manuellen Abgleich, entlasten und sich stärker auf den Kundendienst und die Prozessoptimierung konzentrieren und so die interne Kommunikation mit anderen Abteilungen verbessern.

Die höhere Qualität der Arbeit für die Beschäftigten führt zu höherer Produktivität und größerer Flexibilität in der Reaktion auf Marktkräfte.

Die Konzentration auf Aufgaben mit höherem Mehrwert und die Automatisierung repetitiver, fehlerträchtiger Prozesse gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihr Geschäft auszubauen, ohne mehr Mitarbeiter in direktem Verhältnis zur Zunahme der Geschäftstätigkeit für die Dateneingabe einstellen zu müssen.

Mehrere Fallstudien8 zeigen die Vorteile, die sich in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren (Wirtschaftssektor, Grad der Prozessautomatisierung, Anzahl der Transaktionen, administrative Komplexität, Datenformat etc.), in Form von Einsparungen in Höhe von 1 bis 3 Prozentpunkten des Unternehmensumsatzes ergeben können.

Die Umwandlung der Geschäftsunterlagen in elektronische Daten reduziert die Verwendung von Papier und das Transportaufkommen, womit sich wiederum die Umweltfolgen der Geschäftstätigkeit verringern.

1.2. AUSWIRKUNGEN AUF DIE GESCHÄFTSPARTNER

Kunden und Lieferanten, die mit einem KMU arbeiten, das die Rechnungsstellung automatisiert hat, profitieren von der Effizienz, die variable Preismodelle ermöglichen. Dies kann in Abhängigkeit der erzielten Vorteile variieren. Rabatte und Nachlässe sind als Anreiz nicht ungewöhnlich.

Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung können KMU allen Geschäftspartnern in der gesamten Lieferkette (Abnehmer, Zulieferer, Vertriebshändler, Wiederverkäufer, Finanzinstitutionen etc.) Vorteile bieten und einen Wandel der Unternehmenskultur bewirken und stärker auf Kooperation ausgerichtete Modelle fördern, die abteilungsübergreifende Bemühungen erfordern (Logistik, Verwaltung, Vertrieb, Finanzen, Rechtsabteilung etc.), was wiederum die Beziehung mit den Geschäftspartnern ausbaut und verbessert.

Erste Zahlen aus Frankreich9 über den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen (Business-to-Business) lassen auf potenzielle Zuwächse in der Größenordnung von 40 Milliarden EUR schließen, von denen nur knapp mehr als 1 Milliarde EUR auf die 50 größten Konzerne entfällt, was die Bedeutung der KMU zeigt.


4

8 Politecnico Mailand, „Electronic invoicing as a keystone in the collaboration between companies, banks and PA”, Bericht 2008, und „Joint collaboration: a powerful driver for electronic invoicing in Italy”, Bericht 2009.

9 Arthur D. Little for Deskom/Post@xess, Juni 2001, übersetzt aus „Le Livre Blanc de la Facture Electronique”, EBG (Electronic Business Group) - Deskom, September 2004

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

2. AUSWIRKUNGEN AUF PROZESSE

An einem e-Invoicing-Projekt können Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen beteiligt sein (z.B. Finanzen, Verwaltung, Einkauf, Steuern, Rechtsabteilung, IT und Vertrieb) und es bietet eine ausgezeichnete Gelegenheit, interne Prozesse auf Grundlage des Inputs der verschiedenen Funktionen zu überdenken. Dies kann zu innovativen Ideen und neuen Einsichten für die Verbesserung, Optimierung und Rationalisierung von Prozessen führen. Selbst in Kleinstunternehmen, wo diese Funktionen von weniger Mitarbeitern ausgeführt werden, können die Vorteile der Prozessautomatisierung trotzdem ähnliche Ergebnisse bringen.

Abhängig von verschiedenen Faktoren (Verwaltungskomplexität, Anzahl von Transaktionen, Art und Anzahl der Geschäftspartner und Grad der bereits erzielten Integration) können die Auswirkungen auf die Prozesse wie folgt zusammengefasst werden:

• Kostensenkung und Optimierung durch verminderte manuelle Dateneingabe und damit einhergehend geringere Fehlermarge, weniger fehlende Rechnungen, weniger Raumbedarf für die Archivierung und wegfall von Portokosten

• Höhere Effizienz durch die Nutzung strukturierter Daten10 für die interne Systemintegration und den automatisierten Abgleich von Geschäftsdaten, höhere Datengenauigkeit und Bearbeitungsgeschwindigkeit, leichtere Beilegung von Streitigkeiten und Bereinigung von Diskrepanzen

• Verringertes operatives Risiko durch die automatisierten Abgleichs- und Freigabeverfahren, die Überprüfungen der Rechnungsdaten umfassen sowie einen Abgleich der Rechnungsdaten mit den Bestellungen und/oder Wareneingangsscheinen des Unternehmens und eine Überprüfung, ob die berechneten Güter/Dienstleistungen bestellt und geliefert wurden. Der automatisierte Abgleich reduziert das Risiko betrügerischer Rechnungen und doppelter Zahlungen beträchtlich

• Der Abgleich kann noch weiter verbessert werden, indem die in den elektronischen Rechnungen angegebene Bankverbindung anhand derjenigen geprüft wird, die das Unternehmen bereits in seinen Stammdaten hinterlegt hat. Dies stellt sicher, dass ein Unternehmen (und seine Mitarbeiter) niemals die in seinem internen System hinterlegten Bankdaten ändern, nur weil eine elektronische Rechnung mit anderen Daten eingeht. Dies ist eine wichtige Maßnahme, um das Unternehmen vor Betrug zu schützen (siehe „Wie elektronische Rechnungen das Betrugsrisiko mindern helfen“, Teil 4 des Leitfadens)

• Das Umlaufvermögen erhöht sich durch die geringere Anzahl von Tagen, bis ein Unternehmen nach einem Verkauf die Einnahmen verbuchen kann (Außenstandstage = DSO). Entscheidungen über die Bargelddisposition und Kundenkredite können durch die Datenverarbeitung in Echt- oder Fast-Echtzeit verbessert werden, was zu erhöhter Transparenz und Prozesskontrolle führt. Streitigkeiten über Rechnungen werden aufgrund der höheren Datenqualität vermindert, was wiederum zu weniger DSO führt.

3. AUSWIRKUNGEN AUF DIE TECHNOLOGIE

Die Gesamtauswirkungen auf die Technologie variieren in Abhängigkeit von folgenden Faktoren:

• Art der Lösung: interne oder externe Entwicklung der Lösung?

• Größe der Lösung: Lässt sie einen oder mehrere Geschäftspartner zu?

• Umfang der Lösung: Unterstützt sie nur einen oder mehrere Rechnungsstandards und nur eine oder mehrere Arten von Geschäftsunterlagen?

• Grad der Integration: semi- oder voll automatisierte Bearbeitung?

Es ist üblich, dass ein Unternehmen zunächst mit einer einfachen Lösung beginnt, um elektronische Rechnungen mit einem Geschäftspartner auszutauschen und dann beschließt, e-Invoicing mit möglichst vielen Geschäftspartnern umzusetzen. Ein weiteres gängiges Szenario ist die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung mit nur einem Partner, dem dann die Umsetzung elektronischer Bestellungen (e-Orders), Zahlungen (e-Payments), Überweisungen (e-Remittances) etc. folgt, bis alle Transaktionsaustausche (Nachrichtentypen) mit diesem bestimmten Partner voll automatisiert wurden.


5

10 Siehe Glossar

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

Für jedes Szenario gilt, dass Unternehmen die Vorzüge ihrer ersten Umsetzung recht schnell genießen können und kurz darauf eine Erweiterung planen werden. Umso höher die Anzahl von Prozessen, die das Unternehmen automatisiert, umso größer der Nutzen.


6

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

KAPITEL 3 - MODELLE FÜR DIE EINFÜHRUNG VON E-INVOICING

1. DIE ENTWICKLUNG DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG

Die folgenden Modelle stellen einen allmählichen Übergang von der manuellen Rechnungsstellung hin zur vollständigen und durchgängigen Automatisierung, den ein Unternehmen durch den Ausbau seiner Fähigkeit schrittweise erreichen kann. Je nach den Anforderungen des Unternehmens bietet jedes e-Invoicing-Modell gegenüber dem Austausch von Papierrechnungen beträchtliche Vorteile.

Die geschäftlichen Gründe, die elektronische Rechnungsstellung einzuführen, können durch externe Marktkräfte bedingt sein – ein Großkunde/-zulieferer fordert die Einführung oder eine Regierungsinitiative schreibt dies zwingend vor – oder interner Natur sein, um das Geschäft mithilfe eines Niedrigkostenmodells auszubauen. In beiden Fällen führt es im Resultat zu einem schnelleren Zahlungseingang und verbesserten Kundenbeziehungen.

Ein typischer Weg für ein KMU sieht wie folgt aus:

1. Interne Bereitschaft:• Umsetzung einer Buchhaltungssoftware (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung), die Rechnungen in

einem einfachen PDF- oder ähnlichen Format erstellen kann• Festlegung der Prozessschritte (beteiligte Mitarbeiter und Systeme) für den Versand/Erhalt der Rechnungen

und Erörterung der Schritte, die sich im Falle der Automatisierung beträchtlich auf das Geschäft auswirken 2. Elektronischer Austausch von Rechnungen:

• Das Unternehmen beginnt, Rechnungen im PDF- oder ähnlichen Format per E-Mail oder über ein einfaches Dateiübertragungsverfahren wie FTP zu verschicken und zu empfangen

• Die Vorzüge, die sich aus der höheren Zustellgeschwindigkeit ergeben, aus erster Hand kennen lernen3. Mit den Lösungen der Partner arbeiten:

• Bereit sein, den Wünschen großer Lieferanten zu entsprechen und Rechnungen in deren Webportale einzugeben

• Den Druck nehmen, die eigenen e-Invoicing-Umsetzbarkeit auszubauen, bevor man dazu bereit ist 4. In Erwägung ziehen, ein eigenes Webportal einzurichten:

• Das Geschäft auch weiterhin automatisiert abwickeln, selbst wenn die Kunden nicht über die Möglichkeit des e-Invoicing verfügen

• Es den Kunden ermöglichen, ihre Rechnungen von der Webseite des Unternehmens auszudrucken oder herunterzuladen

5. Über eine e-Invoicing-Plattform nachdenken:• Ausbau der Fähigkeit, den Anforderungen mehrerer Zulieferer und Kunden zu entsprechen• Integration des Rechnungsversands und -empfangs in die internen Systeme und Prozesse

6. Ausbau der Plattform:• Automatisieren der Bestellungen, Zahlungen, Überweisungen und Zahlungseinzüge• Bewertung der Verbesserung in allen Geschäftsbereichen

2. E-INVOICING MODELLE

Die nachfolgenden Diagramme zeigen verschiedene Automatisierungs- und somit Effizienzgrade. Sie enthalten insbesondere Beispiele für: traditionelles manuelles Rechnungswesen, halbautomatisierter Prozess mit Rechnungen im PDF-Format, Webportale (sender- und empfängerbasiert), durchgängig automatisierter elektronischer Rechnungsprozess und schließlich ein vollständig integrierter Kreislauf von der Beauftragung bis zur Zahlung.


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EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

2.1. MANUELLER RECHNUNGSPROZESS

Dieses Diagramm zeigt ein einfaches Rechnungsverfahren zwischen zwei Unternehmen. Die Anzahl der Schritte variiert je nach Größe des Unternehmens, der Anzahl der beteiligten Abteilungen und Prüfungen und der Komplexität der internen Systeme und Prozesse.

Abbildung 1.1

In diesem Szenario entstehen beiden Parteien unnötiger Kosten- und Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben, die bei jedem Verfahrensschritt Fehlerpotenzial bergen.

Öffnet Post und setzt Eingangsstem-pel auf Rechnung

Prüft gegen Bestel-lung oder erhält Freigabe zur Bearbeitung

Schlägt Lieferan-ten- und Ausga-bencodes im System nach

Gibt Rechnungsan-gaben in das ERP-System ein

Überprüfung der Rechnungsdaten und Zahlungsfrei-gabe durch die bevollmächtigte Person

Rechnung wird den Begleitdokumenten zugeordnet und abgelegt

RECHNUNGSSTELLER EMPFÄNGER

ERP-System erstellt die Rechnung

Druck der Rechnungen

Sortieren nach Kunden

Kuvertieren der Rechnungen und Frankieren

Transport zur Post oder Abholung

Eine Rechnungskopie wird archiviert

POST


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EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

Folgende Überlegungen sind dabei zu berücksichtigen:

Für den Rechnungssteller

• Personalkosten für den Druck und das Sortieren von Rechnungen, Kuvertieren, Frankieren und Ablegen

• Porto- und Papierkosten• Umweltfolgen der Papierverwendung und Zustellung• Mögliche Drucker- oder Postversandfehler, was zu fehlenden Rechnungen führt• Mögliche Sortierfehler, die dazu führen, dass ein Kunde die Rechnungen eines anderen Kunden erhält• Kosten für das Anrufen von Kunden aufgrund verspäteter Zahlung infolge fehlender Rechnungen• Kosten für den Postversand von Rechnungskopien und möglicher Verlängerung des Zahlungsziels• Kosten für die Organisationsstruktur (Personal) für die Bearbeitung der Rechnungen• Kosten für die Archivierung von Papierdokumenten• Kosten im Zusammenhang mit der Archivverwaltung (z.B. Suchen, Logistik etc.)• Folgen für die Kundenbeziehung, da beide Parteien in der Regel den Fehler bei der anderen Partei

suchen

Für den Rechnungsempfänger:

• Personalkosten für das Öffnen der Post, Sortieren der Rechnungen nach Lieferanten, Anbringen des Eingangsstempels, Abgleich mit Bestellungen oder anderen Begleitdokumenten, Nachschlagen der Lieferanten- und Kontencodes für die Bearbeitung, Eingabe der Daten in den Computer und Überprüfung der Richtigkeit der Eingaben

• Mögliche Fehler bei der Dateneingabe, die zu inkorrekten Zahlungen und Abgleichproblemen mit Lieferanten oder falschen internen Buchungen führen, die weitere Buchhaltungsprobleme verursachen

• Kosten für zusätzliche Mitarbeiter, um die Dateneingabe von der Rechnungsfreigabe zu trennen• Kosten für die Unterhaltung des Papierarchivs

HINWEIS: Auch wenn die Abkürzung per definitionem für Enterprise Resource Planning (Warenwirtschaftssystem) steht, wird sie häufig als Bezeichnung für das IT-System verwendet, indem die Kundenkonten geführt, wichtige Geschäftsaktivitäten ausgeführt und Finanztransaktionen aufgezeichnet werden. In einigen Fällen werden diese Aktivitäten in mehr als einem System ausgeführt.


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EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

2.2.SEMIAUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS

2.2.1.SEMIAUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS MITHILFE HERKÖMMLICHER PDF-RECHNUNGEN

Dieses Diagramm zeigt eine typische Situation, in der der Lieferant Rechnungen im PDF-Format per E-Mail an den Rechnungsempfänger schickt.

Abbildung 1.2

Es gibt andere, sichere Wege für die Übertragung von Rechnungen im PDF-Format, siehe Teil 2 – Kapitel 2.


ERP-System erstellt die Rechnung im PDF-Format und archiviert automa-tisch eine Kopie

Systemprogramm gruppiert Rechnungen und legt automatisch E-Mails oder Datei-übertragungen an, um die Rechnungen an die Kunden zu schicken

INTERNET

Öffnet E-Mail, speichert Dateien, druckt Rechnungen und setzt Eingangs-stempel darauf

Prüft anhand Bestellung oder erhält Freigabe zur Bearbeitung

Schlägt Lieferanten- und Ausgabencodes im System nach

Gibt Rechnungsan-gaben in das ERP-System ein

Zahlungsfreigabe der Rechnung durch die bevollmächtigte Person

Rechnung wird den Begleitdokumenten zugeordnet und abgelegt


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EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

2.2.2.SEMIAUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS MITHILFE SENDERBASIERTER WEB-RECHNUNGEN

In diesem Diagramm lädt der Lieferant seine Rechnungen im PDF-Format in ein webbasiertes Portal, wo der Empfänger diese ansehen, drucken oder herunterladen kann.

Abbildung 1.3

In den beiden Szenarien oben realisiert der Lieferant (Rechnungssteller) alle Effizienzsteigerungen, aber für den Empfänger ändert sich im Ablauf nichts.

Die wichtigsten Überlegungen können wie folgt beschrieben werden:

Für den Rechnungssteller (Sender)

• Senkt Personal-, Druck-/Download-, Archivierungs- und Portokosten• Verringert Fehler durch manuelle Bearbeitung• Vermindert die durch die Er- und Zustellung von Papierdokumenten bedingten Umweltfolgen• Verbessert die Kundenbeziehung durch den rechtzeitigen Versand korrekter Rechnungen


ERP-System erstellt

die Rechnung im

HTML-Format und

archiviert automa-

tisch eine Kopie

Systemprogramm

gruppiert Rechnun-

gen nach Kunden

und lädt sie

automatisch in

eine webbasierte

Anwendung

WEBANWENDUNG

Kundenorientierte

Webanwendung

speichert Rechnungen in

Kundenkonten

Loggt sich in die

Webseite ein, lädt

Rechnungen herunter,

druckt sie und setzt

Eingangsstempel

darauf

Prüft anhand

Bestellung oder

erhält Freigabe zur

Bearbeitung

Schlägt Lieferan-

ten- und Ausga-

bencodes im

System nach

Gibt Rechnungsan-

gaben in das

ERP-System ein

Zahlungsfreigabe

der Rechnung durch

die bevollmächtigte

Person

Rechnung wird den

Begleitdokumenten

zugeordnet und

abgelegt


11

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

Für den Empfänger

• Bleiben die Personalkosten für das Öffnen der Post, das Sortieren der Rechnung nach Lieferanten, Eingangsstempel, Abgleich mit anderen Begleitdokumenten, Nachschlagen der Lieferanten- und Kontencodes für die Bearbeitung, Eingabe der Daten in den Computer und Überprüfung der Richtigkeit der Eingaben

• Mögliche Fehler bei der Dateneingabe führen zu falschen Zahlungen und Abgleichproblemen mit Lieferanten oder inkorrekten Buchungen, die zu weiteren Buchhaltungsproblemen führen

• Kosten für zusätzliche Mitarbeiter, um die Dateneingabe von der Rechnungsfreigabe zu trennen• Kosten für die Unterhaltung von Papierarchiven


12

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

2.2.3.SEMIAUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS MITHILFE EMPFÄNGERBASIERTER WEB-RECHNUNGEN

In diesem Diagramm bietet der Empfänger eine Webanwendung an, in der Lieferanten ihre Rechnungsdaten eingeben können. Diese Webanwendung wird so programmiert, dass die Rechnung im erforderlichen Format zum Herunterladen in das System des Empfängers angelegt wird.

Abbildung 1.4


Für den Rechnungssteller

• Wahrscheinlich muss das System des Rechnungsstellers auch weiterhin eine Rechnung erstellen, um intern die richtigen Buchungsbelege anzulegen

• Zusätzliche Personalkosten für die manuelle Eingabe der gleichen Rechnungsdaten in die Webseite des Empfängers (auch wenn diese Kosten gesenkt werden können, wenn die Rechnung auf der Bestellung basiert)

• Risiko der falschen Eingabe von Daten auf der Webseite des Empfängers und der Erstellung zweier unterschiedlicher Rechnungen, die im Wesentlichen die gleichen Daten enthalten sollten

• Personalkosten für den zusätzlichen Abgleich, um sicherzustellen, dass die Angaben übereinstimmen

• Kosten für die gemeinsame Archivierung der beiden Rechnungskopien• Kosteneinsparungen bei den Personalkosten, der Abwicklung und Frankierung von Rechnungen


ERP-System erstellt

die Rechnung

Lieferant gibt Rech-

nungsdaten erneut in

die webbasierte

Anwendung des

Empfängers ein und

druckt oder lädt eine

Kopie herunter

Kopie wird der

Originalrechnung

zugeordnet und

abgelegt

WEBANWENDUNG

Lieferantenorientierte

Webanwendung lädt

Rechnungen im

erforderlichen Format

in das System des

Empfängers herunter

Die Rechnungen

werden automatisch

anhand der

Lieferanten- und

Bestell-daten

geprüft und ohne

manuellen Eingriff

elektronisch in das

ERP-System

gespielt und bear-

beitet

Die Originalrech-

nungsdaten werden

automatisch

archiviert


13

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

Für den Empfänger:

• Verringert den Arbeitsaufwand für das Sortieren, Zuordnen, die Dateneingabe und Archivierung• Behebt das Risiko der falschen Dateneingabe und damit einhergehenden Abgleichprobleme• Behebt die Notwendigkeit weiterer Mitarbeiter zur Überprüfung der Dateneingabe• Bietet oft die Möglichkeit, in der Webanwendung Geschäftsbedingungen und Kontrollen zu

ergänzen• Mindert die durch die Archivierung von Papierbelegen bedingten Umweltfolgen• Verbessert die Kundenbeziehung, indem Rechnungen schnell und richtig zur Zahlung gelangen

Dieses Verfahren wird im Allgemeinen nur verwendet, wenn der Rechnungssteller nur wenige Rechnungen stellt oder die Transaktionen manuell aufzeichnet und nur die Gesamtwerte in ein Buchungssystem einträgt. Es bietet eine ausgewogene Lösung für Kleinstunternehmen, die mit Unternehmen Geschäfte tätigen, die über die Fähigkeit des vollautomatisierten e-Business verfügen.


14

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

2.3. VOLLAUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS

Dieses Diagramm zeigt ein typisches Verfahren zwischen zwei Geschäftspartnern, wenn beide Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung umgesetzt haben.

Abbildung 1.5

In diesem Szenario realisieren beide Parteien alle Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung, was zur Kostensenkung, Unversehrtheit der Daten und insgesamt einer Verbesserung der Geschäftsbeziehung führt.


Für den Rechnungssteller:

• Verringert die Personal-, Druck-, Archivierungs- und Portokosten• Beseitigt das Risiko von Bearbeitungsfehlern• Beseitigt die durch die Er- und Zustellung von Papierbelegen bedingten Umweltfolgen• Verbessert die Geschäftsbeziehung durch den rechtzeitigen Versand korrekter Rechnungen• Verbessert die Effizienz und die Prozesskontrollen• Verbessert das Leistungsmanagement

Für den Empfänger:

• Verringert den Arbeitsaufwand für das Sortieren, Zuordnen, die Dateneingabe und Archivierung• Beseitigt Dateneingabefehler und damit einhergehende Abgleichprobleme• Behebt die Notwendigkeit zusätzlicher Mitarbeiter für die Überprüfung der Dateneingabe• Beseitigt die Umweltfolgen der Archivierung von Papierbelegen• Verbessert die Effizienz und die Prozesskontrollen• Verbessert das Leistungsmanagement• Verbessert die Geschäftsbeziehung, indem Rechnung pünktlich und korrekt zur Zahlung gelangen


ERP-System erstellt

die Rechnung und

sendet die Datei an

den Datenkonverter.

Rechnungen werden

automatisch archi-

viert.

Die Daten werden in

ein geeignetes

Format oder einen

Standard umgewan-

delt und an den

Kunden übertragen.

INTERNET

Die Dateiübertragung

erfolgt über das Internet

oder über ein geschlos-

senes Netzwerk.

Die Rechnungen

werden automa-

tisch anhand der

Lieferanten- und

Bestelldaten

geprüft und ohne

manuellen Eingriff

elektronisch in das

ERP-System

gespielt und

bearbeitet.

Die Originalrech-

nungsdaten

werden automa-

tisch archiviert

Die Rechnungsdatei

geht ein, wird in ein

Format umgewan-

delt, das mit der

Software des

Empfängers kompa-

tibel ist, und wird an

das ERP-System

weitergeleitet.


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EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

2.4. VOLLAUTOMATISIERTER KREISLAUF VON DER BEAUFTRAGUNG BIS ZUR ZAHLUNG (ORDER-TO-PAYMENT)11

Dieses Diagramm zeigt eine typische, durchgängige Transaktion zwischen Geschäftspartnern und ihren Banken. Es können beliebig viele weitere Parteien beteiligt sein, wie e-Business-Diensteanbietern, Spediteure, Zollbeamte, Finanz- oder Faktoringunternehmen etc. Die Parteien haben ihre e-Invoicing-Fähigkeit um elektronische Aufträge und Bestellungen (e-Orders), Zahlungen (e-Payments) und Überweisungsanzeigen (e-Remittance) erweitert.

INTERNETZustellung über

Internet oder geschlossenes

Netzwerk

Sender bearbeitet elektronischen Auftrag

Annahme des elektronischen Auftrags an Empfänger

Versand erfolgt und elektronische Rechnung wird an den Empfän-ger geschickt

Elektronische Überweisungsanzeige wird der elektronischen Zahlungsbenach-richtigung zugeordnet und automatisch an Debitorenbuchhaltung überstellt

Bank bearbeitet elektronische Zahlung, schreibt den Betrag dem Konto des Senders gut und informiert ihn elektronisch

Anfrage für elektronischen Auftrag an Sender

Eingabe des Auftrags in ERP-System

Bestätigter elektronischer Auftrag bleibt im ERP-System offen

Elektronische Rechnung wird Auftrag zuge-ordnet und an die Kreditoren-buchhaltung übermittelt

Anzeige über elektronische Überweisung an Sender

Elektronische Zahlungsanwei-sung an die Bank

Bank bearbeitet elektronische Zahlung, schreibt den Betrag dem Konto des Senders gut und informiert ihn elektronisch

1

2

4

3

6

5

7

8

9

10

11

RECHNUNGSSTELLER

EMPFÄNGER


16

11 Es ist üblich aus Sicht des Lieferanten über den „Order-to-Cash“-Zyklus zu sprechen und aus Sicht des Käufers vom „Purchase-to-Pay“-Zyklus.

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

Abbildung 1.612

In diesem Szenario realisieren alle an der Transaktion beteiligten Parteien die Vorteile einer durchgängigen Integration.

Die Unversehrtheit der Daten13 wird während der gesamten Transaktion garantiert, da die für den ursprünglichen Auftrag angelegten Daten elektronisch für die Erstellung von Versandaufforderung, Bestandsanpassung, Rechnung, Kreditorenbeleg, Zahlungsaufforderung, Überweisung, Überweisungsanzeige und abschließender Gutschrift der Barmittel im Debitorensystem des Zulieferers wieder verwendet werden – und so die Fehlermarge in all diesen Schritten beseitigt wird.

Dies wirkt sich auch sehr positiv auf die Umwelt aus. da alle beteiligten Parteien entschieden weniger Papierdokumente drucken und auf dem Postweg zustellen.


17

12 In dem Diagramm oben geht EBL von der Annahme aus, dass alle ausgetauschten Dokumente automatisch archiviert werden

13 Siehe Glossar

EINFÜHRUNG IN DAS

E-INVOICING

Teil ZweiDer Einstieg

Teil Zwei: Der Einstieg

KAPITEL 1 - CHECKLISTE FÜR DAS E-INVOICING

Diese Checkliste beschreibt die typischen Phasen und Entscheidungen eines Projekts zur Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung mit dem Ziel einer vollautomatisierten, durchgängigen Integration.

1. FESTLEGUNG DES UMFANGS

1.1.ERWÄGUNG DER SOFORTIGEN UND KURZFRISTIGEN ANFORDERUNGEN

• Empfang elektronischer Rechnungen von einem Lieferanten• Empfang elektronischer Rechnungen von mehreren Lieferanten• Versand elektronischer Rechnungen an einen Kunden• Versand elektronischer Rechnungen an mehrere Kunden• Pläne zur Erweiterung der e-Business-Fähigkeit um Bestellungen, Zahlungen und

Überweisungsanzeigen.

1.1.1.ERMITTLUNG EINES PILOT-GESCHÄFTSPARTNERS

1. Erste Diskussion oder Erhebung, um die Interessen und Bereitschaft der Lieferanten/Kunden zu ermitteln. Kernfragen, die zu berücksichtigen sind:

• Wie viele meiner Geschäftspartner haben derzeit die Möglichkeit elektronische Rechnungen zu stellen?

• Habe ich Geschäftspartner, mit denen ich bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zusammenarbeiten könnte?

• Welche Datenstandards und -übertragungstechnologien verwenden diese Unternehmen?

2. Führen Sie aktuelle und potenzielle Lieferanten/Kunden auf, die bereits die Möglichkeit zum e-Invoicing haben.

2. BEWERTUNG DER UMSETZBARKEIT

Erörtern Sie die folgende Liste von Fragen intern und mit dem Pilot-Geschäftspartner:

• Haben Sie Mitarbeiter, die bereits frühere Erfahrungen mit der elektronischen Rechnungsstellung gesammelt haben?

• Verfügen Sie über die technischen Voraussetzungen zur elektronischen Rechnungsstellung? • Welche e-Invoicing-Standards werden unterstützt oder bevorzugt? • Welche Nachrichtenarten und -versionen sollen verwendet werden (z.B. Rechnungen,

Bestätigungen)?• Welcher Übertragungsmechanismus wird bevorzugt? (z.B. AS2, FTP, VAN etc.) • Bearbeiten Sie derzeit die Rechnungen mit diesem Partner manuell? • Handelt es sich um einen komplexen Rechnungsprozess (z.B. mehrere Länder)?• Sind diese Transaktionen grenzübergreifend?


19

DER EINSTIEG

3. WAHL DER E-INVOICING-PLATTFORM

3.1.DEFENIEREN SIE IHRE ANFORDERUNGEN

Auf Grundlage der Bewertung Ihrer Fähigkeiten sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Welche Standards muss meine Lösung unterstützen? • Welche Übertragungsmechanismen muss ich unterstützen? • Möchte ich Dateien direkt senden oder soll mein Partner diese von einem externen Server

abholen? • Möchte ich Dateien direkt von meinem Partner erhalten oder sie von einem externen Server

abholen?

• Habe ich intern technische Mitarbeiter, die über das erforderliche Know-how zur elektronischen Rechnungsstellung verfügen oder in der Lage sind, e-Invoicing zu unterstützen?

• Muss ich technische Mitarbeiter einstellen oder ausbilden? • Ziehe ich es vor, eine Software zu kaufen (oder Open Source zu verwenden) und eine e-Invoicing-

Plattform einzurichten? • Ziehe ich es vor, diese Aktivitäten ganz oder teilweise an einen erfahrenen Diensteanbieter zu

vergeben? • Vergibt mein Geschäftspartner diese Aktivitäten extern oder verfügt er intern über diese

Möglichkeit? • Habe ich mein(e) System(e) oder meinen ERP-Anbieter auf die bestehende Import-/Export- oder

e-Invoicing-Kompatibilität hin überprüft? • Muss die von mir gewählte Plattform um andere Geschäftspartner, andere Nachrichten etc.

erweitert werden?

3.2.UMSETZUNG

Nach der Ermittlung seines Bedarfs sollte das Unternehmen unter Berücksichtigung der nachfolgenden Optionen entscheiden, wie es seine Lösung umsetzt.

3.2.1.OUTSOURCING

Auch wenn die Entscheidung der Ausgliederung ausschließlich eine Frage der Geschäftspräferenzen ist, sind aus Sicht der elektronischen Rechnungsstellung zusätzliche Punkte zu berücksichtigen.

Die meisten Anbieter von e-Invoicing-Diensten verwenden Software, die verschiedene Standards umwandeln und mit mehreren Übertragungstechnologien arbeiten kann. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, mit vielen Partnern Geschäfte zu tätigen und dennoch nur eine Methode für den Dateiempfang (direkt vom Diensteanbieter) im geforderten Format zu unterstützen. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn das Unternehmen seine gesamte IT ausgegliedert hat oder Geschäfte mit vielen Partnern tätigt, die unterschiedlichste Technologien verwenden.

HINWEIS: Diese Dienste werden oft auf Basis einer gleitenden Skala als „Gebühr pro Transaktion“ berechnet. Sollten Ihre Geschäftspartner bereits intern e-Invoicing-Kapazitäten haben und für den Unterhalt ihrer eigenen Infrastruktur zahlen, werden Sie in der Regel nicht davon ausgehen, für die Geschäfte mit Ihnen Gebühren an Ihren Diensteanbieter entrichten zu müssen.

3.2.2.UMSETZUNG DURCH DIE MITARBEITER DES UNTERNEHMENS

Wenn Ihr Unternehmen beschließt, eine e-Invoicing-Infrastruktur einzurichten, bieten viele Anbieter Paketlösungen an, die Datenkonvertierungssoftware umfassen sowie eine Anleitung für die Einrichtung der ‚Gateway-Infrastruktur (zum Senden und Empfangen von Dateien) und Schulungs- und Umsetzungssupport. Einige bieten auch kostengünstige „Peer-to-Peer“-Lösungen für den Einstieg an – mit einem oder einer begrenzten Anzahl von Geschäftspartnern.


20

DER EINSTIEG

Wenn Ihr Unternehmen bereits intern über technische Mitarbeiter mit den erforderlichen Kompetenzen verfügt, aber nicht in zusätzliche Software investieren kann, gibt es auch viele kostengünstige oder kostenfreie „Open Source“-Software- oder Datenübertragungslösungen. Für deren Umsetzung müssen Sie zumindest Datenextraktionsformate und die damit verbundene Netzwerksicherheit sowie die Import-/Exportmöglichkeiten Ihres ERP-Systems kennen.

3.2.3. HALB-AUTOMATISIERTE LÖSUNG

In diesem Szenario bietet einer der Geschäftspartner (für gewöhnlich der Empfänger) ein Internetportal an, auf dem der Rechnungssteller seine Rechnungen in eine Maske eingeben oder laden kann. Diese Maske ist so programmiert, dass die Rechnungsdaten in eine automatisierte Datei im Format des ERP-Systems des Empfängers konvertiert werden. So entsteht ein automatisierter Prozess für den Empfänger, während der Rechnungssteller keinerlei e-Invoicing-System haben muss. Der Nachteil für den Rechnungssteller ist, dass er die Daten manuell in das Internetformular eingeben oder laden muss. Im Falle eines Fehlers besteht das potenzielle Risiko, dass die im ERP-System des Rechnungsstellers angelegte Rechnung nicht den Daten entspricht, die in das Portal des Empfängers eingegeben wurden.

Unabhängig davon, ob diese Aktivitäten extern vergeben oder Software erworben wird, um sie intern ausführen zu können, kann in allen drei der oben geschilderten Szenarien eine Software- oder Dienstlösung für gewöhnlich erweitert werden, um automatisch viele andere Transaktionsarten zu bearbeiten (z.B. Bestellungen, Versandanzeigen, Bestätigungen, Zahlungen und Zahlungseinzug, Überweisungsanzeigen, Auszüge etc.).

3.3.RECHTLICHE ANFRODERUNGEN

Bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung ist es wichtig, die rechtlichen Aspekte zu beachten und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, die in Teil 4 dieses Leitfadens beschrieben werden, sicherzustellen.

Ihr Unternehmen sollte zunächst anhand der Ländermatrix (Abbildung 4.1) die rechtlichen Anforderungen unter dem Aspekt der Mehrwertsteuer betrachten.

Die Umsetzung, die in diesem Teil des Leitfadens beschrieben wird, stellt eine typische EDI-Lösung (Electronic Data Interchange = Elektronischer Datenaustausch) dar (gemäß der Empfehlung des Rats 1994/820/EG über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs, die die Verwendung vereinbarter Standards wie EDI oder XML-basierter Standards zulässt), eine der drei möglichen Optionen, um die Bestimmungen der Mehrwertsteuerrichtlinie hinsichtlich der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts zu erfüllen.

Unter dem Aspekt der Mehrwertsteuer erfordert eine ordnungsgemäße EDI-Lösung grundsätzlich keine fortgeschrittene (oder qualifizierte) elektronische Signatur. Das Thema EDI wird in der EU allerdings unterschiedlich gehandhabt. In Österreich muss z. B. zusätzlich zum elektronischen Datentransfer eine Sammelrechnung in Papier oder digital signiert (dafür genügt die fortgeschrittene Signatur) geschickt werden.

3.4.KOSTEN- UND NUTZENANALYSE

Es gibt verschiedene Methoden, um die Kosten für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen zu ermitteln. Der Rechnungssteller sollte mindestens die Kosten für die Bedruckung des Papiers, das Porto und die Zustellung einrechnen, während der Empfänger die Kosten für die Freigabe/Bewilligung der Rechnung, Eingabe der Rechnungsdaten, die Korrektur von Fehlern und das Ablegen von Papierrechnungen berücksichtigen sollte. Zwar verfügen viele Anbieter von e-Invoicing-Software/Lösungen über Online-Berechnungstools, die diese Analyse unterstützen können, aber es sollten auch Zeit- und Bewegungsstudien durchgeführt werden, die die Schätzungen untermauern.

Es ist wichtig festzuhalten, dass einige Vorteile schwierig zu quantifizieren sind – insbesondere die Zeit für die Bearbeitung von Anfragen oder damit verbundene Zahlungsverzögerungen, abgesehen von der Gesamtverbesserung der Geschäftsbeziehung zwischen Lieferant und Kunden..


21

DER EINSTIEG

3.5.AUSWAHL EINES LÖSUNGS- ODER DIENSTEANBIETERS

Der Lösungs- oder Diensteanbieter, der Ihren derzeitigen und zukünftigen Plänen am besten entspricht, sollte sorgfältig ausgewählt werden. Viele Unternehmen, die zunächst mit einem Partner zur elektronischen Rechnungsstellung wechseln, werden ihr System später um weitere Lieferanten/Kunden erweitern oder zusätzliche Geschäftsprozesse automatisieren.

Eine e-Invoicing-Lösung, die sich auf nur eine Art von Transaktion, einen Standard oder den Datenaustausch mit einem Partner beschränkt, mag zwar einen sofortigen Geschäftsbedarf bedienen, könnte sich aber als kostspielig erweisen, wenn sie später nicht um weitere E-Business-Transaktionen erweitert werden kann.

4. UMSETZUNG IHRER LÖSUNG

Wenn Sie sich für eine e-Invoicing-Plattform (Software/Hardware oder Lösungsanbieter) entschieden und einen „Pilotgeschäftspartner“ ausgewählt haben, der e-Invoicing-fähig ist, kann die Umsetzungsphase beginnen.

4.1.FESTLEGUNG DER VERANTWORTLICHKEITEN DER GESCHÄFTSPARTNER

In dieser ersten Phase sollten die folgenden wichtigen Maßnahmen unternommen werden:

• Legen Sie fest, wie viele Ressourcen und Engagement für dieses Projekt aufgewandt werden sollen

• Schlagen Sie einen für beide Parteien geeigneten Zeitplan vor

• Legen Sie den Datenprüfprozess und die Anzahl der erforderlichen Zyklen fest

• Ermitteln Sie die Kennungen und Adressroutinen für den Test

• Dokumentieren Sie die Zuständigkeiten, Kommunikationskanäle etc. der Partner

• Legen Sie den Übergang von der Test- zur realen Umgebung fest

• Verständigen Sie sich über den Prozess nach der Umsetzung

• Treffen Sie ggf. eine formelle Abmachung

Es ist wichtig, die vereinbarten Kernpunkte einschließlich der Entwicklungs- und Testpläne zu dokumentieren. Dies sollte auch die Anzahl von Tagen und Stunden umfassen, während der Ressourcen und Systeme verfügbar sein müssen.

Die Planung der Humanressourcen ist entscheidend, da die erfolgreiche Umsetzung des e-Invoicing möglicherweise davon abhängt, dass man mit den Daten des Partners und deren Bearbeitung im ERP-System vertraut ist. Besteht die Geschäftsbeziehung bereits, können Mitarbeiter aus der Buchhaltung oder dem Betrieb vielleicht Einblick in Pflichtdaten (über die rechtlichen und fiskalischen Anforderungen hinaus, die in ANHANG 1 behandelt werden) geben. Die Mitarbeiter sind auch für den Datentestprozess vor der eigentlichen Umsetzung von großem Wert.

Die Verfügbarkeit von Systemressourcen ist ein wichtiger Faktor bei der Planung der Frequenz, mit der Dateien abgeholt, bearbeitet und in das ERP-Systemen geladen werden – in Echtzeit, nach Plan oder Bearbeitung von Sammelsendungen über Nacht.

Ebenfalls festgelegt werden muss, ob der Rechnungssteller in der Lage ist, alle Rechnungen gesammelt und nur eine Datei pro Tag (oder periodisch) zu senden. E-Invoicing-Prozesse, bei denen in regelmäßigen Abständen Einzelrechnungen geschickt werden, können aufgrund von Ausfallzeiten des Netzwerks auf beiden Seiten problematisch sein und dazu führen, dass Rechnungen fehlen und Abgleichprobleme auftreten. Es empfiehlt sich, den Empfang von Rechnungen zu bestätigen, wenn der Sammelversand keine Option ist.


22

DER EINSTIEG

4.1.1.ALLGEMEINE VEREINBARUNG – VERANTWORTLICHKEITEN DER GESCHÄFTSPARTNER

In dieser Phase vereinbaren und dokumentieren die Geschäftspartner, wie der tägliche Ablauf nach der Umsetzung aussehen soll. Die Geschäftspartner müssen sich über das Datum verständigen, an dem das Verfahren von Papier- auf elektronische Rechnungen umgestellt werden soll und wie sie kommunizieren und Probleme beheben werden, die im laufenden Prozess auftreten können.

Dabei sollte auch besprochen werden, ob die technischen oder die nicht-technischen Mitarbeiter beider Unternehmen Gespräche miteinander abstimmen, wenn Probleme oder Fragen auftreten. Ist außerdem ein Diensteanbieter beteiligt, wird ausdrücklich empfohlen, dass die Geschäftspartner an jeder Kommunikation direkt beteiligt werden. Dies ist wichtig, da die Geschäftspartner die alleinige Verantwortung (aus rechtlicher und steuerlicher Sicht) für ihre Rechnungen tragen und Kenntnis über mögliche Probleme haben müssen.

In diesem Dokument sollte auch vereinbart werden, wie mit Rechnungen umgegangen wird, die zurückgewiesen werden, ungeachtet ob das Problem durch einen technischen Fehler oder inkompatible Daten verursacht wird. Einige e-Invoicing-Systeme sind so eingerichtet, dass eine elektronische Rechnung nicht erneut versandt werden kann, selbst wenn sie vom Rechnungssteller korrigiert wurde. Hier muss bereits im Vorfeld eine Einigung getroffen werden, dass in diesen Fällen eine PDF-Datei oder eine Ersatzrechnung auf Papier akzeptiert und bearbeitet wird.

Auch wenn elektronische Bestätigungen eine gewisse Sicherheit hinsichtlich der technischen Übertragung bieten, werden dabei in der Regel einzelne Rechnungen nicht ermittelt, die beim Herunterladen in das ERP-System des Empfängers abgelehnt wurden. Die monatliche Erstellung von Auszügen und deren Abgleich mit den Konten durch den Empfänger sind gängige Buchhaltungsverfahren, die die Vollständigkeit des Prozesses gewährleisten – sei es bei der manuellen oder elektronischen Rechnungsstellung. Es ist daher wichtig, diese Erwartungen zu formulieren und sich bereits zu Beginn des Prozesses darüber zu verständigen.

Die oben genannten Punkte können die Grundlage für ein detailliertes Dokument oder eine formelle Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern, die vor der Umsetzung geschlossen wird, bilden

4.2.DETAILLIERTE DATENÜBERTRAGUNG

In dieser Umsetzungsphase sollten folgende wichtigen Maßnahmen erfolgen:

• Kopien von Rechnungen und Gutschriften einholen

• Sicherstellen, dass alle Pflichtrechnungsdaten übertragen werden

• Besondere Bearbeitungsaspekte erörtern (Nachlässe, Fracht- oder andere Gebühren)

• Die Transaktion unter dem Gesichtspunkt der Mehrwertsteuer verstehen

• Größe der Datenfelder überprüfen, um Kompatibilität zu gewährleisten

4.2.1.AUSTAUSCH UND ÜBERPRÜFUNG VON DATENELEMENTEN

In dieser Phase müssen sich die Geschäftspartner auf die Art von Daten einigen, die versandt werden sollen, und sicherstellen, dass das System des Empfängers diese empfangen und alle erforderlichen Angaben bearbeiten kann. Die folgende Liste hat keinen erschöpfenden Charakter, bietet aber exemplarisch einige Fragen, die ggf. zu berücksichtigen sind.

1. Ist der Rechnungssteller in der Lage, alle für eine Standardrechnung erforderlichen Angaben zu liefern?

2. Welche weiteren Daten benötigt der Empfänger möglicherweise, um die Rechnungen (oder damit verbundene Gutschriften) zu bearbeiten?

Der Empfänger ordnet für gewöhnlich die eingehende Rechnung dem Originalauftrag zu und benötigt dafür eventuell die Auftragsnummer, Auftragsdatum und Versandangaben sowie


23

DER EINSTIEG

Produktcodes, Teilenummern, Seriennummern, Beschreibungen, Mengen und die erwarteten Konditionen und Preise. Bei Gutschriften ist ggf. die Retourennummer oder ein anderer Code erforderlich, um diese dem Originalauftrag und der Originalrechnung zuordnen zu können

3. Ist das System des Empfängers in der Lage, die oben genannten Daten anzunehmen?

Da Unternehmen mit unterschiedlichen Arten von Software arbeiten, kann es erforderlich sein, bestimmte Daten (aufgrund der Anzahl oder Art von Zeichen) zu kürzen, da sie sonst nicht in die Datenfelder des Empfängersystems passen. Ein Beispiel: Der Lieferant sendet eine 18-stellige Seriennummer, aber das Seriennummernfeld im Empfangssystem bietet nur Platz für 15 Zeichen. Der Empfänger muss eine Regel oder ein Programm anlegen, die/das die eingehenden Nummern so kürzt, dass nur die letzten 15 Zeichen angenommen werden. In diesen Fällen muss eine Geschäftsentscheidung getroffen werden, um sicherzustellen, dass nur die wichtigsten Zeichen erhalten bleiben.

4. Muss der Empfänger unter Umständen einen Teil der Daten hoch setzen – zum Beispiel Unterposten in Posten?

5. Sind sich beide Parteien darüber einig, was „Kopfdaten“ im Gegensatz zu „Detailangaben“ sind?

Unter Punkt 4 und 5 ist ggf. eine besondere Erfassung erforderlich, wenn ein System Detailangaben akzeptiert, das andere aber nur Kopfdaten. Ein Beispiel: Das System des Rechnungsstellers fakturiert Frachtgebühren oder die Mehrwertsteuer auf der Kopfdatenebene, aber das System des Empfängers muss beim Laden in das System in einzelne Posten untergliedern.

6. Sind innergemeinschaftliche Lieferungen dabei, wo Gewichte und Warencodes erforderlich sind?

7. Gibt es einen Nachlass auf die Gesamtrechnung oder einzelne Posten?

8. Umfasst eine einzige Rechnung unterschiedliche Mehrwertsteuersätze?

Die oben gezeigte Liste kann je nach Partner variieren, aber diese Angaben sind die komplexesten Bereiche bei der Konfiguration der elektronischen Rechnungsstellung. Wenn sie einmal erfasst und umgesetzt sind, bilden sie die Struktur für den laufenden Datenabgleich.

Wird dies richtig mit der Senderkennung und anderen möglicherweise bei der Kommunikation geforderten ID-Daten verbunden, bietet die Genauigkeit dieses automatischen Zuordnungsprozesses eine hohe Gewissheit hinsichtlich der Echtheit und Unversehrtheit der Daten, die das mit digitalen Signaturen erreichbare Niveau bei weitem übersteigt.

4.3.EINRICHTUNG DER KUNDEN UND DATENERFASSUNG

In dieser Umsetzungsphase sollten folgende wichtige Maßnahmen erfolgen:

• Erstellen einer Querverweisliste der Identifikationsdaten der Kunden/Lieferanten

• Querverweise aller erforderlichen Produkt- und/oder Konditionscodes

• Abbildung der Datenfelder der Rechnung

• Einrichtung der Testumgebung

• Technische Überprüfung der Testdaten ausführen

• Sicherstellen, dass die Geschäftsnutzer die Testdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit hin überprüfen

4.3.1. EINRICHTUNG DER KUNDEN UND DEFINITION DER QUERVERWEISE

Diese Phase umfasst alle Änderungen, die an den Systemen der Partner für den Empfang und die Annahme der Testrechnungen vorgenommen werden müssen. Die Systemfähigkeit kann von einer Reihe


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DER EINSTIEG

einfacher Programme und -aufgaben bis zu hin zu sehr komplexen, vielschichtigen Schnittstellen für die Geschäftspartner reichen.

Die Einrichtung eines Kunden für die elektronische Rechnungsstellung erfordert die Eingabe aller in den Rechnungen aufgeführten bekannten, vereinbarten und Pflichtdaten in Softwaretabellen (Querverweiserfassung des Kunden). Diese Einträge sind spezifische Referenzen (Alpha- oder numerische Codes), die nur das System des Rechnungsstellers verwendet, um seine Geschäftsbedingungen und Produkte zu beschreiben. Die „Codes“ des Senders werden den entsprechenden Codes zugeordnet, die das Empfängersystem verwendet, um diese zu beschreiben.

Ein Beispiel: Das System des Lieferanten verwendet als Kennung für das eigene Unternehmen den Code „A1234“, während das System des Empfängers für diesen Lieferanten den Code „B5678“ verwendet. In diesem Fall hat die Querverweistabelle im System des Empfängers, die für die Erkennung dieses Lieferanten verwendet wird, folgenden Eintrag: A1234 = B5678. Dieser Querverweisprozess kann mehrmals für alle bekannten Daten wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Produktcodes, Codes für Zahlungsbedingungen etc. wiederholt werden. Nachdem festgestellt wurde, dass die Rechnung von einem eingetragenen Sender kommt, und akzeptiert wurde, durchläuft sie normalerweise einen zweiten Prozess, in dem sie einem erfassten Auftrag zugeordnet wird (durch Abgleich der Auftragsnummer oder Produktangaben, Beträge etc.).

Die Softwaretabellen (oder Nachschlagetabellen) müssen eingerichtet und gepflegt werden. Sie können Überprüfungen nach Pflichtdaten und -programmen umfassen, um zurückgewiesene Rechnungen zu erkennen und aufzuführen.

4.3.2. DATENABBILDUNG UND DATEIPRÜFUNG

Datenabbildung kann (im Zusammenhang mit e-Invoicing) als Prozess der Ermittlung des Datenformats beschrieben werden, das vom Lieferanten erwartet wird, und wie die Daten zu konvertieren oder zu „übersetzen“ sind, sodass sie vom Computersystem des Empfängers empfangen werden können.

Diese wird durchgeführt, indem ein besonderes Softwareprogramm geschrieben oder eine eigens entwickelte Datenabbildungs- und „Konvertierungssoftware“ umgesetzt wird. Ist dies abgeschlossen, können mit dieser Zuordnung die eingehenden Rechnungen laufend konvertiert werden. Während manche Unternehmen für jeden Kunden eine eigene Zuordnung anlegen, entwickeln andere eine Zuordnung für die Bearbeitung jedes Datenstandards, den sie unterstützen, und können diese für viele Kunden verwenden (diese werden in der Regel durch Kunden-Querverweistabellen, wie in Abschnitt 4.3.1. beschrieben, unterstütz).

Je nach Datenkomplexität und -qualität oder Kompetenz des Geschäftspartners kann die technische Überprüfung und Bearbeitung der Testdateien in wenigen Tage ausführt werden oder beträchtliche Änderungen erfordern, was zu einer erneuten Prüfung führt, die den gesamten Prozess auf mehrere Wochen ausdehnt. Die umfassende Erörterung der Datenelemente – wie in Punkt 4.2 erläutert – wirkt sich direkt auf die Qualität des Tests und die Umsetzungsgeschwindigkeit aus.

Auch wenn der Test mit einer kleinen Datenprobe begonnen werden kann, um sicherzustellen, dass die Basiskonzepte zuverlässig sind, ist es wichtig, dass die Testdateien mehrere Rechnungen, Gutschriften und eine so große Varianz an Daten enthalten, wie vor der Umsetzung nur irgend möglich ist. Damit die Testdaten effektiv sind, müssen sie die tatsächlich angegebenen Rechnungsdaten des Senders klar darstellen. Ein Vergleich der elektronischen Daten mit einer Musterpapierrechnung ist in den frühen Testphasen sehr hilfreich.

4.4.TESTEN DER SCHNITTSTELLEN


• Legen Sie die Anzahl der Testzyklen, die Zeit und den Ort des Testgebiets fest

• Stellen Sie sicher, dass technische Experten zur Unterstützung verfügbar sind


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DER EINSTIEG

• Übertragen Sie Testdateien zu vereinbarten Zeiten und „außerhalb der Geschäftszeiten“, um die Abdeckung sicherzustellen

Es wird empfohlen, dass die Geschäftspartner Regeln zur Häufigkeit der Testübertragungen vereinbaren und separate Kennungen und Passwörter für den Sender (und ggf. den Empfänger) anlegen, um die Test- und realen Daten klar voneinander zu unterscheiden.

Es ist wichtig, ausreichend Zeit und Ressourcen für das Testen der Dateiübertragung (mindestens eine ganze Woche) einzuplanen, sollte einer oder mehrere der Partner eine bestimmte Übertragungsmethode zum ersten Mal verwenden.

4.5. DUALE BEARBEITUNG UND UMSETZUNG


• Ändern Sie die Einstellung des Kunden auf „Live“-Bearbeitung

• Deaktivieren Sie die Testbenutzernamen

• Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsnutzer während eines vereinbarten Zeitraums die Ergebnisse der elektronischen Rechnungen mit Papierrechnungen vergleichen

• Stimmen Sie das Umstellungsdatum ab, an dem Sie aufhören, Papierrechnungen zu senden/empfangen

• Stellen Sie sicher, dass täglich eine Problemermittlung und -lösung durchgeführt wird

Die Zeit der dualen Bearbeitung wird als definierter Zeitraum festgelegt, während dessen der Sender seine Rechnungen elektronisch übermittelt, gleichzeitig aber weiter Papierrechnungen erstellt und an den Empfänger schickt. So kann der Empfänger die erhaltenen elektronischen Daten anhand der Papierrechnungen überprüfen, um die Richtigkeit, Unversehrtheit und Vollständigkeit der Daten sicherzustellen. Dies gewährleistet außerdem, dass alle Rechnungen und Gutschriften elektronisch eingehen. Es besteht allgemein Einigkeit, dass dieser Prozess über einen Zeitraum von zwei Wochen durchgeführt werden sollte.

Ist das System des Lieferanten technisch nicht in der Lage, für eine Transaktion sowohl eine elektronische als auch eine Papierrechnung zu schicken, kann in dieser Phase für gewöhnlich ein Auszug oder Bericht, der die Rechungsdaten enthält, verwendet werden.


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DER EINSTIEG

KAPITEL 2 - ELEKTRONISCHE SIGNATUREN

1. EINFÜHRUNG

Praktisch betrachtet, ist eine elektronische Signatur eine Technologie, die Folgendes bietet:

a) Gewissheit, dass die erhaltene „unterzeichnete“ Rechnung tatsächlich von dem Unternehmen oder der Person stammt, die behauptet, sie ausgestellt zu haben – wird auch als „Echtheit der Herkunft“ bezeichnet

b) Gewissheit, dass die „unterzeichnete“ Rechnung nicht geändert wurde – auch bekannt als „Unversehrtheit der Daten“.

2. TECHNOLOGIEN FÜR ELEKTRONISCHE SIGNATUREN

Es gibt verschiedene Technologien, die für die Erstellung elektronischer Signaturen herangezogen werden können.

Es gibt beispielsweise Technologien, die in die für die Erstellung (oder Übertragung) der Dokumente und Dateien genutzte Software eingebettet (oder an diese angehängt) sind, um die durchgängige Integration ohne manuellen Eingriff sicherzustellen, oder Lösungen, die einen manuellen Eingriff erfordern, wie Smartcards oder USB-Geräte, die der Benutzer an seinen PC anschließen kann, um Dokumente persönlich zu unterzeichnen oder die Datenübertragung freizugeben.

PKI ist eine gängige Technologie für die Erstellung elektronischer Signaturen und steht für „Public Key Infrastructure“. Sie verwendet öffentliche und private (kryptographische) Schlüssel, die den sicheren und geschützten Austausch von Daten über das Internet oder andere ungesicherte Netzwerke ermöglichen.

Der private Schlüssel wird verwendet, um die Signatur als Form der Kennung zu erstellen, während mit dem öffentlichen Schlüssel die Echtheit der Signatur überprüft und die Nachricht während der Übertragung verschlüsselt wird. Die Schlüssel werden über einen Zertifizierungsdienstanbieter (über Software) oder lokal vom Klienten über eine spezifische Anwendung erstellt und verwaltet (widerrufen, erneuert etc.).

Das Schlüsselpaar (der private und entsprechende öffentliche Schlüssel) können je nach erforderlichem Sicherheitsniveau auf unterschiedliche Weise gespeichert werden. Die Schlüssel können bei Anwendungen mit geringerem Risiko in Dateien auf dem Desktop (oder Laptop) des Benutzers gespeichert werden, während Smart Cards oder USB-Schlüssel eine höhere Sicherheitsstufe gewährleisten.

Das Zertifikat des Unterzeichners ist in der Regel in der unterzeichneten Nachricht enthalten oder wird im Rahmen der Signaturprüfung, die die Echtheit und Unversehrtheit der Nachricht sicherstellt, durch oder im Namen des Empfängers verifiziert.

Um die „Vertrauenskette“ herzustellen, ist eine Zertifizierungsstelle, d.h. eine vertrauenswürdige Drittpartei, erforderlich. Diese Zertifizierungsstelle (Certificate Authority – CA) kann ein Dienstleistungs-/Lösungsanbieter oder ein Unternehmen (Nutzer) sein, der/das intern unter Verwendung der auf dem Markt erhältlichen Technologien eine CA einrichtet.

Das Unternehmen (CA) prüft die Echtheit der Organisation und stellt Organisationen und Einzelpersonen das Wurzelzertifikat14 (das die Vertrauenskette herstellt) aus. Im Kontext der elektronischen Rechnungsstellung muss die Zertifizierungsstelle (CA) oft die Zustimmung der geografisch zuständigen Steuerbehörde einholen.

Auch dort, wo das Gesetz diese Zustimmung nicht explizit vorschreibt, kann es hilfreich sein, mit einer bekannten CA zu arbeiten, sodass ein Steuerprüfer die Vertrauenswürdigkeit des Prozesses leicht feststellen kann.


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14 Ein Wurzelzertifikat ist entweder ein unsigniertes Zertifikat mit einem offenen Schlüssel oder ein selbstsigniertes Zertifikat, dass die Wurzelbehörde (Root CA) ausweist, Quelle: Wikipedia.

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3. EINFACHE, FORTGESCHRITTENE UND QUALIFIZIERTE SIGNATUREN

In Europa werden drei unterschiedliche Begriffe verwendet:

A) Einfache elektronische SignaturenB) Fortgeschrittene elektronische SignaturenC) Qualifizierte Signaturen

A) Eine einfache elektronische Signatur ist ein Rechtsbegriff, der erstmals in der elektronischen Signaturrichtlinie von 1999 erwähnt wurde. Praktisch betrachtet, kann jeder Code, jede Kennung oder jede Marke, die die Echtheit elektronischer Daten oder Transaktionen bestätigt, eine einfache Signatur sein. PKI ist nur eine der Technologien, die für die Erstellung einfacher elektronischer Signaturen verwendet werden können.

B) An eine fortgeschrittene elektronische Signatur werden spezifische rechtliche und technische Anforderungen gestellt, die erfüllt werden müssen:

• Ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet

• Muss die Möglichkeit bieten, den Unterzeichner zu erkennen

• Muss mit einem Mittel erstellt werden, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann

• Muss so mit den Daten verbunden sein, auf die sich bezieht, dass eine nachträgliche Änderung der Daten erkannt werden kann.

Die Nutzung eines Schlüsselpaars auf Basis von PKI (öffentlicher/privater Schlüssel) und eines Zertifikats (das online von einem vertrauenswürdigen Anbieter erworben und heruntergeladen werden kann) erfüllt diese Anforderungen. Derzeit sind auf dem Markt verschiedene Lösungen und Dienste erhältlich, die in die elektronische Rechnungsstellung integriert werden können und transparente Funktionalität garantieren.

Ein alternativer Ansatz ist das Programm „Web of Trust“ (Netz von Vertrauensbeziehungen)15, das mit selbstsignierten Zertifikaten und Bestätigungen dieser Zertifikate durch Drittparteien arbeitet. Der Begriff „Web of Trust“ bedeutet nicht die Existenz eines einzigen Netzes von Beziehungen oder eines gemeinsamen Vertrauenspunkts, sondern vielmehr eine Reihe potenziell unabhängiger Netze. Beispiele für die Umsetzung dieses Ansatzes sind PGP (Pretty Good Privacy) und GnuPG (eine Umsetzung von OpenPGP, der standardisierten Spezifikation von PGP). Da die Umsetzungen von PGP und GnuPG die Nutzung digitaler E-Mail-Signaturen für die Selbstveröffentlichung öffentlicher Schlüsselangaben zulassen, ist es relativ einfach, sein eigenes „Web of Trust“ einzurichten.

C) Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die durch die Nutzung einer sicheren Signaturerstellungseinheit unterstützt werden muss und auf einem „qualifizierten Zertifikat“ basiert, das die Identität des Senders bescheinigt. Es gilt insbesondere:

1. Das Zertifikat, auf dem die Signatur basiert, ist qualifiziert, was zu der zusätzlichen Anforderung führt, dass die Identität des Senders durch die Eintragungsstelle überprüft wird. Das Zertifikat muss bei einer Zertifizierungsstelle erworben werden – die den in Teil 4 des Leitfadens aufgeführten Bestimmungen genügt – wobei diese Eintragung in der Regel persönlich erfolgt (z.B. im Rathaus, bei der Bank etc.). In den meisten Ländern werden qualifizierte Zertifikate nur für natürliche Personen (Einzelne) ausgestellt, nicht aber juristische Personen (Unternehmen); in einigen Fällen gestattet die Zertifizierungsstelle jedoch, dass im Zertifikat ein Unternehmensname genannt wird. Bei der Beantragung eines qualifizierten Zertifikats muss der Antragsteller sich einmalig als Teilnehmer anmelden, während Verlängerungen ohne eine zusätzliche Authentisierung möglich sind. Jemand, der ein Dokument unterzeichnet, wird über das qualifizierte Zertifikat eindeutig ausgewiesen.


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15 Quelle: Wikipedia (http://en.wikipedia.org/wiki/Public_key_infrastructure)

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2. Die Signatur wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erstellt. Das heißt, dass der private Schlüssel und das Zertifikat in einer sicheren Einheit gespeichert werden. Einige Beispiele für eine SSEE sind:

• SmartCard – Es ist eine PIN erforderlich, um auf die Karte zuzugreifen

• USB-Token – Enthält eine Chipkarte, die sowohl die Funktion eines USB-Tokens als auch einer SmartCard hat

• Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) – Findet breite Anwendung zur Sicherung des Wurzelschlüssels in einem PKI-System

• In einigen Ländern wird auch ein softwarebasiertes Sicherheitsmodul als SSEE anerkannt.

Eine einfache elektronische Signatur, die nicht fortgeschritten ist, kann daher nicht qualifiziert sein.

Qualifizierte Zertifikate können von besonderen Betreibern ausgestellt werden, die bestimmten gesetzlichen Bestimmungen genügen und für die Erbringung dieser Dienstleistung im Namen ihrer Kunden haften. Theoretisch sollte die Drittpartei, der man diesen Bereich anvertraut, einen Kreis von Vertrauensbeziehungen unter ihren Nutzern aufbauen.

In der Praxis kann die technische Kompatibilität problematisch sein, wenn viele Betreiber beteiligt sind. Die sicheren Technologien entwickeln sich permanent weiter, ebenso wie die Standards, auf denen sie basieren.

Außerdem haben Zertifikate ein Verfallsdatum und können widerrufen werden (z.B. bei Verlust des privaten Schlüssels), sodass sie effektiv verwaltet werden müssen, um dauerhaft ihre Gültigkeit zu behalten.


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KAPITEL 3 - NEUE TECHNOLOGIEN

1. INTELLIGENTE PDF-DOKUMENTE

Einige Unternehmen haben semiautomatische Verfahren zum Scannen von Daten entwickelt, die Zeichenerkennungssoftware nutzen, um die Rechnungsdaten von einem Papier- oder PDF-Dokument zu lesen und zu interpretieren, aber es gibt neue Technologien, die diesen Prozess vollständig automatisieren.

Der Begriff „intelligentes PDF-Dokument“ bezeichnet ein sicheres Verfahren für die elektronische Rechnungsstellung, das auf der Norm ISO 32000 und der Servertechnologie Adobe „LiveCycle“ ES basiert.

In diesem Verfahren werden die vom ERP-System des Senders erstellten Rechnungen mithilfe der Software LiveCycle ES in ein XML-Format umgewandelt. Die Rechnungen werden dann per E-Mail oder mithilfe einer der in Teil 5 des Leitfadens genannten Dateiübertragungsmethoden an den Kunden geschickt.

Bei Erhalt lädt die Software LiveCycle ES die Rechnung in einen Arbeitsbereich, wo sie auf Richtigkeit geprüft wird und bei Bedarf vor dem automatischen Abgleich und Laden in das ERP-System des Empfängers manuell angezeigt werden kann.

Der Hauptvorteil dieses Verfahrens besteht in der Verbindung aus XML-Automatisierung und „menschenlesbaren“ PDF-Dokumenten, wodurch ein semiautomatisches Verfahren zur vollautomatisierten und integrierten Lösung wird.

2. MASSGESCHNEIDERTE TABELLENVORLAGEN

Für Unternehmen, deren Geschäftspartner Dokumente im Tabellenformat fordern, gibt es serverbasierte Softwarelösungen oder Webdienste, die:

A) Rechnungen, die im ERP-System des Senders erstellt wurden, in das vom Empfänger geforderte „ladebereite“ Tabellenformat konvertieren können oder

B) die dem Sender die Möglichkeit geben, Rechnungen in einem Tabellenformat zu liefern, das in das vom ERP-System des Empfängers geforderte „ladebereite“ Format konvertiert werden kann.

Diese Lösungen verwenden an die Kundenanforderungen angepasste Tabellenvorlagen, die eingebaute Datenüberprüfungs-Routinen umfassen, um Fehler zu minimieren und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten.

3. ANDERE TECHNOLOGIEN

3.1.OPEN SOURCE SOFTWARE (OSS)Open-Source-Lösungen sind Software (der zugrunde liegende Code und die damit verbundenen Rechte), die für die öffentliche Nutzung entwickelt wird und für deren Nutzung keine Lizenzgebühren anfallen. Diese wird oft von Akademikern oder Mitgliedern der Öffentlichkeit entwickelt oder von Regierungen oder anderen interessierten Parteien anschubfinanziert.

Es fallen zwar keine Nutzer- oder Entwicklungslizenzkosten an, aber der Markt hat nur zögerlich auf das Open-Source-Konzept reagiert und viele, die diese Lösung gewählt haben, haben für die laufende Pflege (einschließlich Upgrades) und Softwaresupport Verträge mit Dienstleistern abgeschlossen. Die Marktakzeptanz hat sich in letzter Zeit stark verbessert,16 zum Teil aufgrund der derzeitigen wirtschaftlichen Bedingungen und zunehmenden Einführung durch Regierungen und andere prominente Einrichtungen und Akteure.


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16 Nach Aussage der Studie der IDC „Worldwide Open Source Software 2009-2013 Forecast" werden die Ausgaben für Open-Source-Software um 22,4% jährlich steigen, was bis 2013 zu Einnahmen in Höhe von $ 8,1 Milliarden führen wird (siehe: http://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS21947509)

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Bei der Verwendung von Open-Source-Software sind spezifische Bestimmungen einzuhalten. Nimmt ein Unternehmen Änderungen am Quellcode oder Verbesserungen an der Kernsoftware vor, müssen diese Änderungen unter der gleichen Open-Source-Lizenz allgemein zugänglich veröffentlicht werden. Dies bedeutet nicht, dass ein Unternehmen jedes Produkt, das es unter Nutzung einer Open-Source-Software entwickelt, veröffentlichen muss.

Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen ein Open-Source-Textverarbeitungsprogramm verwendet und mit dieser Software Hunderte von Dokumenten erstellt, sind diese Dokumente Eigentum des erstellenden Unternehmens. Dieses hat mit der Software vielleicht auch andere Dokumente oder Produkte erstellt, nicht aber die zugrunde liegende Textverarbeitungssoftware, deren Quellcode oder Funktionsweise geändert.

Weitere Informationen über Open Source in Europa finden Sie unter: http://www.osor.eu


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http://www.osor.eu

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Teil DreiBest Practices

Teil Drei: Best Practices

KAPITEL 1 - BEST PRACTICES FÜR DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG

Um ein ausreichendes Maß technologieneutraler Kontrollen des Rechnungsprozesses sicherzustellen (einschließlich der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten, aber nicht ausschließlich), werden die folgenden Kontrollen und Best Practices empfohlen:

1. KONTROLLE DER RECHNUNGSDATEN

1.1.VOLLSTÄNDIGKEIT UND RICHTIGKEIT DER RECHNUNGSDATEN

1.2.ÜBERPRÜFUNG UND ABGLEICH DER RECHNUNGSDATEN

A) Mit anderen kritischen Geschäftsdaten wie: Bestellungen, vereinbarte Konditionen oder Zahlungsbedingungen

B) Mit anderen Stammdaten wie: Mehrwertsteueridentifikationsnummer, Kunden- oder Lieferantenkennung oder Vertragsnummern

C) Mit produktbezogenen Angaben wie: Transportdokumente, Lieferorte, Produktcodes und Postenreferenzen.

Es wird ausdrücklich empfohlen, zumindest einen Abgleich mit der Lieferantenkennung und Auftragsnummer oder anderen kritischen Geschäftsdaten vorzunehmen. In vielen Fällen erfolgt der Abgleich sehr detailliert für jeden einzelnen Posten der Bestellung unter Berücksichtigung der georderten Produkte und vereinbarten Preise.

1.3.VERHINDERUNG DER MEHRFACHBEARBEITUNG VON RECHNUNGSDATEN

1.4.VERHINDERUNG ODER ERKENNUNG MÖGLICHER KORRUPTER DATEN VOR DER ANNAHME ODER BEAR-BEITUNG

1.5.ÜBERTRAGUNG DER RECHNUNGSDATEN IN EINER SICHEREN UMGEBUNG MITHILFE TECHNOLOGIENEU-TRALER, AKZEPTIERTER MITTEL DIE IM VERHÄLTNIS ZUM GESCHÄFTSRISIKO STEHEN

A) Unter Nutzung vereinbarter Übertragungsmedien (zum Beispiel: http-s, FTP, SFTP, AS2, VAN, E-Mail etc.)

1.6.NUTZUNG STRUKTURIERTER DATENFORMATE ODER STANDARDS

Darüber hinaus müssen die Geschäftspartner:

A) Die Existenz eines Notfallplans nachweisen können, sollte es zu einem Systemausfall oder Datenverlust kommen

B) Die Prüfkette zwischen dem/den elektronischen Rechnungssystem(en) und internen Anwendungssystem(en), die für die Bearbeitung der elektronischen Rechnungsdaten verwendet werden, aufrechterhalten.


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BEST PRACTICES

2. EMPFOHLENE BEST PRACTICES

2.1.KONTROLLE ÜBER BANKKONTENDATEN AUßERHALB DES ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSPROZESSES

Die Einrichtung von Lieferantenbankkonten und nachfolgende Änderungen der Kontoangaben müssen außerhalb des elektronischen Rechnungsprozesses überprüft werden. Die Bankverbindung der Geschäftspartner sollte in den Stammdaten des Unternehmens nicht ausschließlich auf Grundlage der Kontoangaben auf einer erhaltenen Rechnung geändert werden, sofern nicht andere interne Kontrollen durchgeführt wurden und andere Prozesse diese Angaben bestätigen, bevor die Zahlung erfolgt.

2.2.MONATLICHER ABGLEICH

Es wird empfohlen, einen monatlichen Abgleich mit dem Lieferanten vorzunehmen, der einen Auszug der offenen Rechnungen an den Empfänger schickt, der wiederum die notwenigen Überprüfungen vornimmt, um sicherzustellen, dass keine alten und unbezahlten Rechnungen vorliegen. Diese Vorgehensweise wird ungeachtet der Frage empfohlen, ob die Rechnungen manuell oder mithilfe einer automatisierten Lösung verschickt und bearbeitet werden.

2.3.SAMMELVERSAND ELEKTRONISCHER RECHNUNGEN

Wo immer dies möglich ist, wird empfohlen, dass alle Rechnungen für einen Geschäftspartner in einer Sendung gesammelt werden und täglich (oder in gemeinsam festgelegten Abständen) gleichzeitig in einer Datei verschickt werden. Dies verringert das Risiko fehlender elektronischer Rechnungen aufgrund kleinerer Netzwerkausfälle oder während Stillstandszeiten des Systems erheblich. Es garantiert außerdem Kohärenz und bietet dem Empfänger die Möglichkeit, Prozesse einzurichten, um die Dateiaktivität zu verfolgen und entsprechend zu reagieren, wenn Dateien nicht innerhalb eines angegebenen Zeitrahmens eingehen.

2.4.KUNDENZUSTIMMUNG ZUM EMPFANG ELEKTRONISCHER RECHNUNGEN

In der EU ist in der Regel die Zustimmung des Kunden zum Empfang elektronischer Rechnungen erforderlich. Es wird Geschäftspartnern, die sich für die elektronische Rechnungsstellung entscheiden, empfohlen, die Zustimmung schriftlich festhalten, um auf Verlangen der Steuerbehörden den Nachweis führen zu können. Dies kann auch Absprachen zwischen den Parteien über das Datenformat, Standards und die Übertragungsweise beinhalten.


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BEST PRACTICES

KAPITEL 2 - BEST PRACTICES FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

1. PFLICHTEN DES LIEFERANTEN UND DES EMPFÄNGERS

Während der Aufbewahrungsfrist müssen die Geschäftspartner in der Lage sein, die Originalrechnungsdaten – die Daten selbst, nicht die Formatierung – aus ihren jeweiligen Speichersystemen in einem lesbaren Format abzurufen (weitere Informationen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Archivierung finden Sie in Teil 4 des Leitfadens).

Darüber hinaus müssen die Geschäftspartner:

A) Jederzeit in der Lage sein, auf Verlangen Rechnungsinformationen vorzulegen und diese wo erforderlich von externen Anbietern einzuholen

B) Aufzeichnungen darüber führen, wo geeignete Angaben zu beliebigen Zeitpunkten in der Vergangenheit zu finden sind, sollten diese von einem Steuerprüfer verlangt werden.

Dies gilt auch für eingescannte Abbildungen von Papierdokumenten, die für Mehrwertsteuerzwecke verwendet und gespeichert werden.

KAPITEL 3 - WECHSEL DER TECHNOLOGIE

Es gibt zwei Szenarien, in denen Unternehmen die für die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung verwendeten Technologien wechseln müssen:

A) Es tritt im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit ein unvorhergesehenes (vorübergehendes) Problem mit der Technologie oder dem Verfahren der elektronischen Rechnungsstellung auf, das es technisch schwierig oder unmöglich macht, das e-Invoicing-System weiter zu verwenden. In diesem Fall müssen die Geschäftspartner ggf. wieder auf ein Papierverfahren – einschließlich der Aufbewahrung – zurückgreifen, bis das Problem gelöst ist.

B) Ein Unternehmen wechselt die Technologie, um ein Upgrade seines Systems zu installieren oder die Kapazitäten zur elektronischen Rechnungsstellung zu erweitern.

In beiden Fällen ist es wichtig, die alten, vorübergehenden und neuen Verfahren detailliert zu dokumentieren. Steuerprüfer müssen die Gewissheit haben, dass ungeachtet der verwendeten Technologien die geeigneten Kontrollen erfolgt sind.


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BEST PRACTICES

Teil VierEinhaltung der Rechtsvorschriften

Teil Vier: Einhaltung der Rechtsvorschriften

1. EINFÜHRUNG

Dieser Teil des Leitfadens behandelt die Notwendigkeit der rechtlichen Transparenz und Klarheit. Das Augenmerk liegt auf den Mehrwertsteueranforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung, die in den einzelnen europäischen Ländern unterschiedlich sind.

Jedes Unternehmen, das die Einführung einer Technologie zur elektronischen Rechnungsstellung plant, muss den Rechtsrahmen kennen, den die EU-Mitgliedsstaaten für die elektronische Rechnungsstellung und Aufbewahrung von Rechnungsdaten verabschiedet haben.

Auch wenn ein KMU beschließt, bei der Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung mit einem oder mehreren Dienste- oder Lösungsanbietern zu arbeiten, muss es bedenken, dass jeder Geschäftspartner (KMU, Großkonzern etc.) in seiner Funktion als Steuerzahler für die Gültigkeit seiner elektronischen Rechnungsstellung, die in Steuererklärungen und -forderungen einfließt, verantwortlich ist. Dienste- und Lösungsanbieter haften niemals.

Im ersten Abschnitt dieses Teils werden die Anforderungen auf europäischer Ebene an die elektronische Rechnungsstellung bzw. Archivierung der Rechnungsdaten beschrieben. Landesspezifische Informationen werden in den Abbildungen 4.1 und 4.2 geliefert, die wichtige rechtliche Anforderungen für 23 europäische Länder aufführen.

Im zweiten Abschnitt dieses Teils werden mögliche zukünftige Änderungen angesprochen, wobei besonderes Augenmerk auf den Vorschlag der Europäischen Kommission gelegt wird, die Mehrwertsteuerrichtlinie zu ändern, was eine beträchtliche Anstrengung darstellt, den Rechtsrahmen für die elektronische Rechnungsstellung zu vereinfachen und zu harmonieren.

2. RECHTLICHE ANFORDERUNGEN AN DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG IN EUROPA

Eine Rechnung (auf Papier oder elektronisch) hat in der Regel (unter dem Aspekt der Gesetzestreue) eine doppelte Funktion: sicherzustellen und zu belegen, dass der Lieferant den korrekten Mehrwertsteuerbetrag berechnet hat und für den Kunden das Recht auf Vorsteuerabzug (MwSt. berechnet oder abgezogen). Die Steuerbehörden müssen die Richtigkeit der Mehrwertsteuerabrechnung und des in den Rechnungsdaten angegebenen Mehrwertsteuerbetrags prüfen, wobei die Rechnungsdaten alle Elementen beinhalten, die für den ausreichenden Nachweis über die Transaktion erforderlich sind17.

Rechnungen (auf Papier und elektronisch) beinhalten relevante Informationen und sind Teil eines ineinander greifenden Systems von Belegen, die Steuerprüfer bei der Ausführung ihrer Prüfungen für gewöhnlich heranziehen.

Ist eine Transaktion mehrwertsteuerpflichtig18, sind sowohl der Lieferant als auch der Kunde verpflichtet, eine gültige Rechnung (auf Papier oder elektronisch) auszustellen bzw. zu empfangen. Eine gültige Rechnung muss bestimmte Bedingungen erfüllen, insbesondere hinsichtlich des Inhalts (bitte beachten Sie hierzu ANHANG 1). Bei elektronischen Rechnungen müssen zwei zusätzliche Bedingungen erfüllt sein, damit der Mehrwertsteuergesetzgebung genügt wird:

A) Annahme durch den Kunden B) Garantie der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts.


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17 In einigen Rechtssystemen oder Geschäftsfeldern (z.B. im Einzelhandel oder bei B2C-Transaktionen) ist keine formelle Rechnung erforderlich.

18 Es besteht auch dann eine Verpflichtung, wenn der Lieferant nicht mehrsteuerpflichtig ist (z.B. Ausnahmen).

EINHALTUNG DER RECHTSVORSCHRIFTEN

Die Mehrwertsteuerrichtlinie der EU19 bildet den europäischen Bezugsrahmen für die Einhaltung der Rechtsvorschriften bei der elektronischen Rechnungsstellung für Mehrwertsteuerzwecke. Die Richtlinie verlangt insbesondere, dass bei elektronischen Rechnungen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit mithilfe einer der drei folgenden Optionen gewährleistet werden:

1. Mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur; die Mitgliedsstaaten können ggf. verlangen, dass die fortgeschrittene elektronische Signatur auf einem qualifizierten Zertifikat basiert, das mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) angelegt wurde

2. Mithilfe des elektronischen Datenaustauschs (EDI), wenn die Vereinbarung über den Austausch die Verwendung von Verfahren vorsieht, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten garantieren (die Mitgliedsstaaten können vorbehaltlich von ihnen festgelegter Bedingungen verlangen, dass eine zusätzliche Übersicht auf Papier übermittelt wird)

3. Mit „anderen Mitteln“, die der Annahme durch die betroffenen Mitgliedsstaaten unterliegen.

Zur Klärung: Die oben genannten Optionen 2 und 3 beziehen sich auf mögliche Methoden für die Automatisierung des Rechnungsprozesses, während Option 1 einfach nur eine spezifische Art zusätzlicher Sicherheit darstellt, um die das Verfahren ggf. ergänzt werden muss.

Aus Sicht der elektronischen Rechnungsstellung ist „Echtheit“ die Gewissheit, dass das Dokument tatsächlich vom Sender stammt, wohingegen „Unversehrtheit“ die Garantie ist, dass die Rechnungsdaten während der Übertragung nicht geändert oder manipuliert wurden.

*Siehe Abbildung 4.1 zu den landesspezifischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung.

2.1.FORTGESCHRITTENE ELEKTRONISCHE SIGNATUREN UND QUALIFIZIERTE ZERTIFIKATE

Gemäß der Mehrwertsteuerrichtlinie können Unternehmen elektronische Signaturen verwenden, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung sicherzustellen.

Eine einfache elektronische Signatur20 ist definiert als „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“. Jede Art elektronischer Daten, einschließlich der Nutzung eindeutiger Sender- und Empfängerkennungen oder eine eingescannte menschliche Unterschrift, die den elektronischen Daten beigefügt ist, gilt als einfache elektronische Unterschrift.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die folgende vier Anforderungen erfüllt:

A) Sie ist ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet.Ein Unterzeichner ist eine Person, die eine Signaturerstellungseinheit hat, die aus konfigurierter Software oder Hardware besteht und verwendet wird, um die Signaturprüfdaten auszuführen (wie Codes oder öffentliche kryptographische Schlüssel, die für die Überprüfung der elektronischen Signatur verwendet werden) und handelt entweder im eigenen Namen oder für die natürliche Person oder Rechtseinheit, die sie vertritt. Eine Drittpartei kann im Auftrag eines anderen Unternehmens unterzeichnen (z.B. Outsourcing).

B) Die Unterschrift ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.Es ist eine Software oder Hardware erforderlich, um spezifische Daten zu überprüfen (die so genannten Signaturprüfdaten), die mit einer bestimmten Person/Einheit verbunden sind (oder ihr entsprechen), und die Identität zu bestätigen.

C) Sie wird mithilfe von Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann.


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19 Richtlinie des Rats 2006/112/EG vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem

20 Definiert in Punkt (2) von Artikel 2 der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rats vom 13. Dezember 1999 über einen gemeinschaftlichen Rahmen für elektronische Signaturen (oder ‚elektronische Signatur-Richtlinie).


Dies erfordert, dass die Person/das Unternehmen, die/das die Einheit hat, bei der Erstellung der Signatur einmalige Daten verwendet (Codes oder private kryptographische Schlüssel) und dass sie/es sowohl die Daten als auch die Einheit unter ihrer alleinigen Kontrolle halten kann.

D) Sie ist so mit den Daten verknüpft, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

Die ersten drei Anforderungen beziehen sich auf die Echtheit der Herkunft, wohingegen die vierte die Unversehrtheit des Inhalts sicherstellen soll.

Die Mehrwertsteuerrichtlinie erlaubt es den Mitgliedsstaaten außerdem, eine fortgeschrittene elektronische Signatur zu verlangen, die auf einem qualifizierten Zertifikat basiert und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit21 erstellt wird, was gemeinhin als qualifizierte elektronische Signatur bezeichnet wird.

Während ein Zertifikat eine elektronische Bescheinigung ist, die einer Person Signaturprüfdaten zuordnet, die die Identität dieser Person bestätigen, ist ein qualifiziertes Zertifikat ein Zertifikat, das folgende Anforderungen erfüllt22:

A) Angabe, dass das Zertifikat als qualifiziertes Zertifikat ausgestellt wirdB) Angabe des Zertifikatediensteanbieters und des Staats, in dem er niedergelassen istC) Name des Unterzeichners oder ein Pseudonym, das als solches zu identifizieren istD) Platz für ein spezifisches Attribut des Unterzeichners, das ggf. je nach Bestimmungszweck des Zertifikats

aufgenommen wird E) Signaturprüfdaten, die den vom Unterzeichner kontrollierten Signaturerstellungsdaten entsprechen F) Angaben zu Beginn und Ende der Gültigkeitsdauer des Zertifikats G) Identitätscode des Zertifikats H) Die fortgeschrittene elektronische Signatur des ausstellenden Zertifizierungsdiensteanbieters I) Ggf. Beschränkungen des Geltungsbereichs des Zertifikats und J) Ggf. Begrenzungen des Werts der Transaktionen, für die das Zertifikat verwendet werden kann.

Das Zertifikat muss von einem Zertifizierungsdiensteanbieter ausgestellt werden, der folgenden Anforderungen erfüllt:

A) Müssen die erforderliche Zuverlässigkeit für die Bereitstellung von Zertifizierungsdiensten nachweisenB) Müssen den Betrieb eines schnellen und sicheren Verzeichnisdiensts und eines sicheren und unverzüglichen

Widerrufsdiensts gewährleistenC) Müssen gewährleisten, dass Datum und Uhrzeit der Ausstellung oder des Widerrufs eines Zertifikats genau

bestimmt werden könnenD) Müssen mit geeigneten Mitteln nach einzelstaatlichem Recht die Identität und ggf. die spezifischen Attribute

der Person überprüfen, für die ein qualifiziertes Zertifikat ausgestellt wirdE) Müssen Personal mit den für die angebotenen Dienste erforderlichen Fachkenntnissen, Erfahrungen und

Qualifikationen beschäftigen; dazu gehören insbesondere Managementkompetenzen, Kenntnisse der Technologie elektronischer Signaturen und Vertrautheit mit angemessenen Sicherheitsverfahren; sie müssen ferner geeignete Verwaltungs- und Managementverfahren einhalten, die anerkannten Normen entsprechen

F) Müssen vertrauenswürdige Systeme und Produkte einsetzen, die vor Veränderungen geschützt sind und die die technische und kryptographische Sicherheit der von ihnen unterstützten Verfahren gewährleisten

G) Müssen Maßnahmen gegen Fälschungen von Zertifikaten ergreifen und in den Fällen, in denen sie Signaturerstellungsdaten erzeugen, die Vertraulichkeit während der Erzeugung dieser Daten gewährleisten

H) Müssen über ausreichende Finanzmittel verfügen, um den Anforderungen der Richtlinie entsprechend arbeiten zu können. Sie müssen insbesondere in der Lage sein, das Haftungsrisiko für Schäden zu tragen, zum Beispiel durch Abschluss einer entsprechenden Versicherung


39

21 Eine ‚sichere Signaturerstellungseinheitʼ bezeichnet eine Signaturerstellungseinheit, die die in ANHANG III der Richtlinie 1999/93/EG festgelegten Anforderungen erfüllt. .

22 ANHANG 1 der Richtlinie 1999/93/EG


I) Müssen alle einschlägigen Informationen über ein qualifiziertes Zertifikat über einen angemessenen Zeitraum aufzeichnen, um insbesondere für Gerichtsverfahren die Zertifizierung nachweisen zu können. Die Aufzeichnungen können in elektronischer Form erfolgen

J) Dürfen keine Signaturers te l lungsdaten von Personen speichern oder kopieren, denen Schlüsselmanagementdienste angeboten werden

K) Müssen, bevor sie in Vertragsbeziehungen mit einer Person eintreten, die von ihnen ein Zertifikat zur Unterstützung ihrer elektronischen Signatur wünscht, diese Person mit einem dauerhaften Kommunikationsmittel über die genauen Bedingungen für die Verwendung des Zertifikats informieren, wozu unter anderem Nutzungsbeschränkungen für das Zertifikat, die Existenz eines freiwilligen Akkreditierungssystems und das Vorgehen in Beschwerde- und Schlichtungsverfahren gehören. Diese Angaben müssen schriftlich – ggf. elektronisch übermittelt – in klar verständlicher Sprache vorliegen. Wichtige Teilinformationen werden auf Antrag auch Dritten zur Verfügung gestellt, die auf das Zertifikat vertrauen

L) Müssen vertrauenswürdige Systeme für die Speicherung von Zertifikaten in einer überprüfbaren Form verwenden, sodass:

• Nur befugte Personen Daten eingeben und ändern können

• Die Angaben auf ihre Echtheit hin überprüft werden können

• Zertifikate nur in den Fällen öffentlich abrufbar sind, für die die Zustimmung des Inhabers des Zertifikats eingeholt wurde

• Technische Veränderungen, die die Einhaltung dieser Sicherheitsanforderungen beeinträchtigen, für den Betreiber klar ersichtlich sind.

Zu den Ländern, die qualifizierte elektronische Signaturen verlangen, gehören: Estland, Griechenland, Italien, Portugal, Schweiz, Ungarn, Deutschland, Lettland, Polen, Slowenien und Spanien.

Praktische Ratschläge zu elektronischen Signaturen und den verschiedenen Sicherheitsniveaus, die sie bieten, finden Sie in Teil 2, Kapitel 2 dieses Leitfadens.

2.2.ELEKTRONISCHER DATENAUSTAUSCH (EDI)Die Empfehlung der Kommission zu den rechtlichen Aspekten des elektronischen Datenaustauschs definiert EDI23 als „elektronische Übertragung kommerzieller und administrativer Daten zwischen Computern nach einer vereinbarten Norm zur Strukturierung einer EDI-Nachricht“.

In der Praxis muss eine EDI-Lösung folgenden Anforderungen genügen, um die rechtlichen Bestimmungen zu erfüllen:

A) Elektronische Übertragung kommerzieller und administrativer Daten zwischen Computern. Es muss eine elektronische Übertragung zwischen Computern stattfinden, wobei es verschiedene Möglichkeiten für die Übertragung gibt24 und die Parteien die zu verwendende Kommunikationsmethode bestimmen. Die in einer Rechnung ausgetauschten Informationen sind in der Regel kommerzieller und administrativer Art.

B) Die Daten müssen nach einer vereinbarten Norm ausgetauscht werde. Dies bezieht sich auf die Anwendung anerkannter europäischer und internationaler Standards, die von Normierungsstellen gebilligt und öffentlich zur Verfügung gestellt werden (wie EDIFACT oder allgemein gebräuchliche XML-basierte Standards). In jedem Fall müssen sich die Parteien über den anzuwendenden Standard einigen und den erforderlichen Detaillierungsgrad und die notwendigen Angaben festlegen.

C) Austausch einer EDI-Nachricht, bestehend aus einer Gruppe von Segmenten (die die zu berücksichtigenden Daten darstellen: Name des Lieferanten, Mehrwertsteuersatz und -betrag etc.), die unter Anwendung eines vereinbarten Standards strukturiert und in einem computerlesbaren Format erstellt werden sowie automatisch und eindeutig bearbeitbar sind. EDI-Nachrichten sollten schnellstmöglich nach Erhalt ohne manuellen Eingriff bearbeitet werden (es sei denn, es tritt ein Fehler bei der Bearbeitung auf, der den manuellen Eingriff zum Wechsel des Verfahrens erforderlich macht).


40

23 Gemäß der Begriffsbestimmung in Artikel 2 der Empfehlung der Kommission 1994/820/EG vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs

24 Einschließlich der Datenübertragung über das Internet mittels https, SOAP, ASN2 etc., aber nicht ausschließlich


D) Verwendung von Verfahren (d.h. Überprüfung) zur Sicherstellung der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts, um zu prüfen, ob jede eingehende EDI-Nachricht vollständig ist und nicht geändert wurde, dies ist für EDI-Nachrichten zwingend vorgeschrieben. Zu den empfohlenen Kontrollmaßnahmen gehören spezifische Prüfungen, Empfangsbestätigungen, Referenznummern, Kennungen etc. Die Kontrolltiefe hängt von der Wichtigkeit einer Transaktion ab. Die Mitgliedsstaaten schreiben in dieser Hinsicht im Allgemeinen keine spezifischen Verfahren vor und lassen den Unternehmen die nötige Flexibilität.

E) Je nach den von den Mitgliedsstaaten vorgeschriebenen Bedingungen ist die Übermittlung einer zusätzlichen Übersicht erforderlich. Diese Rechnungsübersicht führt alle während des Kalendermonats verschickten elektronischen Rechnungen auf. Die Rechnungsübersicht muss entweder auf Papier oder je nach nationalen Anforderungen in elektronischer Form verschickt werden (siehe Tabelle unten).

ÖSTERREICH FRANKREICH GRIECHENLAND UNGARN RUMÄNIEN

Papier X X X X X

Elektronisch X X


41


In Griechenland wird eine Zusammenfassung nur für Transaktionen mit Parteien verlangt, die im Ausland (in der EU oder Drittstaaten) niedergelassen/wohnhaft sind, und sie muss auf Papier versandt werden.

In Deutschland wurde die Anforderung einer zusätzlichen Übersicht für EDI-basierte Rechnungen am 1. Januar 2009 außer Kraft gesetzt25.

Obwohl EDI in der Schweiz als Option nach dem Mehrwertsteuerrecht zur Gewährleistung der Echtheit und Unversehrtheit anerkannt ist, müssen monatliche (oder in einem anderen Rhythmus wiederkehrende) Rechnungsübersichten mit einer auf einem qualifizierten Zertifikat basierenden elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

F) Die Existenz einer „Austauschvereinbarung“Die Empfehlung der Europäischen Kommission verlangt eine Vereinbarung, die die rechtlichen Bestimmungen umfasst, die bei der Verwendung von EDI zu beachten sind, ergänzt durch einen technischen Anhang, in dem alle technischen Spezifikationen (und Verfahren) aufgeführt sind, auf die sich die Parteien einigen. Die Europäische Kommission verlangt die Verwendung einer „Europäischen EDI-Mustervereinbarung“ – als Beispiel einer Austauschvereinbarung (praktische Ratschläge finden Sie in Abschnitt 4.1 in Teil 2, Kapitel 1).

Die Vereinbarung kann von den Parteien als bilaterales Dokument verabschiedet werden oder auch als multilaterale Vereinbarung angelegt werden, die von einer Gruppe von Unternehmen, einer Benutzergemeinschaft oder jeder beliebigen Nutzergruppe unterzeichnet wird. Im technischen Anhang sollten die betrieblichen Anforderungen festgelegt werden (Ausstattung, Kommunikationsmittel, EDI-Nachrichtenstandards und -codes), die Bearbeitung und Bestätigung von EDI-Nachrichten, Sicherheit von EDI-Nachrichten, Zeitgrenzen, Verfahren für Tests und Versuche zur Ermittlung und Überwachung der Eignung der technischen Spezifikationen und Anforderungen.

Für ein KMU ist die Nutzung von EDI in der Regel teuer, aber neueste technologische Entwicklungen ermöglichen auch die kosteneffektive Umsetzung von EDI-Lösungen.

Aus rechtlicher Sicht deckt eine EDI-Lösung die Bedingungen und Konditionen ab, die die Geschäftspartner für den Austausch elektronischer Daten vereinbart haben, und daher schwanken die Kosten je nach Art der Technologie, die die Unternehmen für die Umsetzung verwenden möchten.

Im Allgemeinen akzeptieren die EU-Mitgliedsstaaten EDI als Option für die elektronische Rechnungsstellung, die die Anforderungen der Mehrwertsteuergesetzgebung erfüllt (siehe Abbildung 4.1 zu länderspezifischen Informationen).

Praktische Ratschläge für den Einstieg in die Umsetzung von EDI finden Sie in Teil 2 dieses Leitfadens.

2.3. ANDERE MITTEL

Einige EU-Mitgliedsstaaten schreiben keine spezifische technologische Lösung vor, um die Echtheit und Unversehrtheit zu gewährleisten. In diesen Ländern steht es den Unternehmen frei, jede Technologie zu verwenden, die sie für geeignet halten, um ihren Rechnungsprozess zu automatisieren, während sie gleichzeitig als Steuerzahler für die Gültigkeit ihres elektronischen Rechnungsprozesses verantwortlich bleiben (siehe Abbildung 4.1 zu länderspezifischen Informationen).

Die dieser Option zugrunde liegende Logik ist, dass spezifische, durch die Verordnung vorgeschriebene Technologien eventuell nicht so effektiv sind wie Geschäftskontrollen, um die Echtheit der Herkunft oder Unversehrtheit des Inhalts elektronischer Rechnungen zu gewährleisten. Außerdem entwickelt sich die Technologie rasant weiter und es ist nicht möglich, einen Rechtsrahmen mit der gleichen Geschwindigkeit anzupassen. Daher kann man sich hier nicht darauf verlassen, dass bestimmte technologische Lösungen den gesetzlichen Bestimmungen genügen.


42

25 Mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz hat der Gesetzgeber die Notwendigkeit einer zusätzlichen Rechnungsübersicht bei der elektronischen (EDI-basierten) Rechnungsstellung für Lieferun-gen ab 2009 eingestellt.


Allgemein müssen Unternehmen, die andere Mittel verwenden, um die Echtheit und Unversehrtheit einer elektronischen Rechnung zu gewährleisten, Folgendes sicherstellen:

A) Die Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnung muss ausreichend geprüft werden.B) Rechtzeitige Bearbeitung sowie Verhinderung oder Erkennung von Datenkorruption durch die

Übertragung C) Verhinderung der Mehrfachbearbeitung.

Teil 3 dieses Leitfadens beschreibt Best Practices, die empfohlen werden, um eine zufrieden stellende Kontrolle des Rechnungsprozesses zu garantieren.

Einige EU-Mitgliedsstaaten, wie beispielsweise das Vereinigte Königreich26, liefern eine Liste der empfohlenen Kontrollen und Best Practices, die ein Unternehmen umsetzen sollte, um die Echtheit und Unversehrtheit elektronischer Rechnungen sicherzustellen. Ähnliche Kontrollen und Verfahren werden derzeit auch in den meisten EDI-Lösungen umgesetzt, da sie allgemein anerkannte Geschäftsverfahren sind und den Steuerbehörden Gewissheit geben.

In den Niederlanden gilt seit Februar 2009 der Versand einer Rechnungsdaten-Datei per E-Mail ohne Verwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur als rechtmäßig nach dem Mehrwertsteuergesetz. Unternehmen können über die Art der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen frei entscheiden und der frühere Vorschlag der Steuerbehörden zur Verwendung einer alternativen Methode („Andere Mittel“) wurde zurückgezogen. Die Einwilligung des Empfängers, elektronische Rechnungen anzunehmen, ist weiterhin erforderlich, aber die Vereinbarung muss nicht explizit erfolgen.

Auch wenn Rechnungen im PDF-Format unter dem Aspekt der Einhaltung der einschlägigen Gesetzgebung als elektronische Rechnungen gelten, stellen sie keine durchgängig integrierte Lösung dar, sondern lediglich eine Methode, die die postalische Zustellung der Rechnung überflüssig macht. In Teil 2, Kapitel 3 dieses Leitfadens wird jedoch eine Ausnahme beschrieben: intelligente PDF-Dokumente.

3. EU-LÄNDER MIT ZWINGENDER ELEKTRONISCHER RECHNUNGSSTELLUNG FÜR DEN ÖFFENTLICHEN SEKTOR

Das Engagement des öffentlichen Sektors wird eine entscheidende Rolle spielen, um die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Europa zu fördern.

Die öffentlichen Verwaltungen sind wichtige Akteure, die:

• die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen fördern können, insbesondere bei den KMU • die Automatisierung des gesamten Kreislaufs vom Auftrag bis zur Zahlung einschließlich des

Zahlungsabgleichs, Archivierung der Unterlagen etc. unterstützen können.

In den folgenden Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung zwingend, wenn der Empfänger der öffentliche Sektor ist: Dänemark (seit 2005), Spanien (ab November 2010) und Finnland (ab Ende 2010). In Schweden hat die Regierung beschlossen, dass alle Regierungsbehörden alle Rechnungen ab Juli 2008 elektronisch abwickeln müssen. In Italien wurde die elektronische Rechnungsstellung bei allen Transaktionen zwischen Unternehmen und der Verwaltung durch das Gesetz „Finanziaria 2008“ verpflichtend eingeführt, es steht jedoch noch der Durchführungserlass aus, der die technischen Anforderungen (z.B. den zu verwendenden Standard) und die Fristen für den Versand elektronischer Rechnungen an öffentliche Behörden festlegen wird. Es wird davon ausgegangen, dass der Erlass Ende 2009 veröffentlicht wird.

In Ländern wie Dänemark stellt die Regierung den Unternehmen Tools bereit, die sie benötigen, um elektronische Rechnungen mit dem öffentlichen Sektor auszutauschen27.


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26 HMRC Notice 700/63 Electronic Invoicing, Abschnitt 4.4

27 Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.epractice.eu/en/news/292390




4. RECHTLICHE BESTIMMUNGEN ZUR ELEKTRONISCHEN ARCHIVIERUNG IN EUROPA

Steuerpflichtige Personen, die Güter oder Dienstleistungen liefern, müssen Rechnungen über den Erwerb oder Verkauf solcher Güter oder Dienstleistungen aufbewahren. Die gleiche Verpflichtung gilt für Kunden, die Rechnungen an sich selbst (Eigenfakturierung) oder für dritte Parteien (Outsourcing) stellen.

Damit die Steuerbehörden ihre Arbeit und Prüfungen ausführen können, müssen sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen (und andere dazu gehörige Dokumente) nach den nationalen Mehrwertsteuervorschriften aufbewahrt werden.

Steuerpflichtige Personen, die Rechnungen austauschen, müssen Steuerprüfern innerhalb eines vertretbaren Zeitraums vollen Zugang zu Rechnungsdaten und anderen Transaktionsbelegen gewähren.

Steuerpflichtige Personen28 müssen während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist folgendes gewährleisten:

• Echtheit der Herkunft der Rechnung • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (d.h. die Rechnungsangaben dürfen nicht verändert werden) und • Lesbarkeit

Die Mitgliedsstaaten können verlangen, dass die Rechnungen im Originalformat, in dem sie geschickt (oder bereitgestellt) wurden, aufbewahrt werden, sei es Papier oder ein elektronisches Format.

Werden die Rechnungen elektronisch gespeichert, können die Mitgliedsstaaten verlangen, dass die Daten, die die Echtheit und Unversehrtheit ihres Inhalts garantieren, ebenfalls aufbewahrt werden.

Diese Anforderung können die Mitgliedsstaaten insbesondere dann vorschreiben, wenn die Rechnungsdaten mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur oder EDI empfangen oder gesendet werden. In diesen Fällen kann von einem Unternehmen verlangt werden, dass es nicht nur die Rechnungsdaten, sondern auch die fortgeschrittene elektronische Signatur und/oder das qualifizierte Zertifikat speichert. Wird EDI verwendet, müssen auch die Daten gespeichert werden, die die Echtheit und Unversehrtheit (z.B. Prüfnachrichten) nachweisen.

Diese Anforderung gehört bei der elektronischen Aufbewahrung der Rechnungsdaten zu den schwierigsten. In der Praxis bedeutet dies für die Unternehmen, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist, die in einigen Ländern bis zu zehn Jahre dauern kann, die gleiche Technologie behalten müssen.

Es ist von kritischer Bedeutung, dass der Inhalt (d.h. die Bedeutung der Rechnungsdaten) während der gesamten Aufbewahrungszeit wie zum Übertragungszeitpunkt reproduzierbar ist.

Die einzelnen Mitgliedsstaaten schreiben unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor (siehe Abbildung 4.2).


44

28 Nicht-steuerpflichtige Personen müssen von den Mitgliedsstaaten verpflichtet werden, Rechnungen, die sie erhalten, aufzubewahren


5. GRENZÜBERGREIFENDE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG UND ARCHIVIERUNG

Die Anstrengungen, die unternommen werden müssen, um den rechtlichen Bestimmungen zu genügen, erscheinen größer, wenn das Unternehmen in der EU grenzübergreifend tätig ist, da Ungewissheit darüber herrscht, welche einzelstaatlichen Bestimmungen greifen. Die Bestimmungen zur Rechnungsstellung sind die, die in dem Mitgliedsstaat Anwendung finden, in dem die Lieferung unter dem Aspekt der Mehrwertsteuer stattfindet (dies kann der Mitgliedsstaat des Liefanten oder des Kunden sein, je nach Art der Transaktion).

Es muss auch berücksichtigt werden, dass es bei der elektronischen Rechnungsstellung Überschneidungen zu anderen Rechtsbereichen gibt, wie der Körperschaftssteuer, der Buchhaltungs- und Datenschutzgesetzgebung, und dass diese Bereiche genauso beachtet werden müssen, wie es bei einer Papierrechnung der Fall wäre (z.B. datenschutzrechtliche Überlegungen zum Aufbewahrungsort der Rechnung, Archivierungszeitraum etc.).

6. ANFORDERUNGEN AN DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG UND ARCHIVIERUNG IN DER EU

Die Mehrwertsteuerrichtlinie sollte zwar einen gemeinsamen Rechtsrahmen in Europa schaffen, aber die Mitgliedsstaaten haben die drei Optionen zur Gewährleistung der Echtheit und Unversehrtheit elektronischer Rechnungen unterschiedlich angewandt und somit Hemmnisse, Komplexität und Kosten bei der Einhaltung der Rechtsvorschriften verursacht.

Die Abbildungen 4.1 und 4.2 bieten eine Liste der rechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung und deren Umsetzung in den EU-Mitgliedsstaaten. Diese Informationen dienen nur als allgemeine Leitlinie und ersetzen keine Fachberatung29.

Bitte beachten Sie außerdem, dass die im Mehrwertsteuergesetz vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer anders sein kann als die in der Buchhaltungs- oder Direktsteuergesetzgebung etc. In Spanien müssen laut Mehrwertsteuergesetz Dokumente vier Jahre aufbewahrt werden, während das Buchhaltungsgesetz eine Dauer von sechs Jahren vorbeschreibt.

Wenn die im Mehrwertsteuergesetz vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer kürzer ist als die in der Buchhaltungsgesetzgebung verlangte Dauer, hat letztere Vorrang. In Abbildung 4.2 wurde die Anzahl von Jahren, die für Mehrwertsteuerzwecke verlangt werden, aufgeführt, wenn diese gleich lang (oder länger) als die in der Buchhaltungsgesetzgebung festgelegte Dauer ist. In Ländern, wo die nach der Buchhaltungsgesetzgebung geforderte Aufbewahrungsdauer länger ist, wurde diese angegeben.


45

29 Quellen: SEPA International, Europäische Kommission, italienische Steuerbehörde, Mitglieder von EBL , Wirtschaftskammer Österreich, PricewaterhouseCoopers


Abbildung 4.1 – Landesspezifische Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in EU

EDI akzeptiert

Art der elektron-ischen Signatur – nur verpflichtend, wenn EDI nicht verwendet wird

und andere Mittel nicht akzeptiert

werdenAndere Mittel

akzeptiert

Zustimmung des Kunden erforder-

lich

Benachrichtigung der Behörden vor Ausstellung elek-

tronischer Rechnungen erforderlich

Österreich Ja FES Nein Ja Nein

Belgien Ja FES Ja4 Ja Nein

Dänemark Ja FES Ja Ja Nein

Estland Ja QES Ja Ja Nein

Finnland Ja Beliebig Ja Ja Nein

Frankreich Ja FES Nein Ja Nein8

Vereinigtes Königreich Ja FES Ja5 Ja Nein

Griechenland Ja QES Ja Ja Nein

Italien Ja QES1 Nein Ja Nein

Niederlande Ja FES Ja Ja6 Nein

Portugal Ja QES Nein Ja (E) Nein

Slowakische Republik Ja QES2 Nein Ja Nein

Schweden Ja Beliebig Ja Ja Nein

Schweiz Ja QES Nein Nein Nein

Ungarn Ja QES3 Nein Ja Nein

Deutschland Ja QES Nein Ja Nein

Lettland Ja QES Nein Ja Nein

Irland Ja FES Ja Ja Nein9

Norwegen Ja FES Ja Ja Nein

Polen Ja QES Nein Ja (E) Nein

Luxemburg Ja FES Nein Ja Nein

Slowenien Ja QES Nein Ja (E) Nein

Spanien Ja QES Ja7 Ja Nein

1 In Italien müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts auch mithilfe eines zeitlichen Bezugs (oder „Zeitstempels“) gewährleistet werden. 2 In der Slowakei sind die Durchführungsbestimmungen zum Elektronischen Signatur-Gesetz Nr. 215/2002 am 8. April 2009 in Kraft getreten. 3 In Ungarn wird ein Zeitstempel verlangt. 4 Wird in Belgien ein anderes Mittel zur Gewährleistung der Echtheit und Unversehrtheit verwendet, ist eine Einzelgenehmigung des belgischen Finanzministeriums erforderlich. 5 Im Vereinigten Königreich ist das Vorhandensein interner Geschäftskontrollen oder Best Practices bei Verwendung anderer Mittel ausreichend, um den rechtlichen Bestimmungen zu genügen (Bekanntmachung zur elektronischen Rechnungsstellung: HMRC Notice 700/63 Electronic Invoicing, Juni 2007). 6 Seit dem 16. Februar 2009 können Unternehmen in den Niederlanden die Form (z.B. PDF) und Mittel, mit denen elektronische Rechnungen erstellt, versandt und empfangen werden, frei wählen. In der Praxis ist die Verwendung einer elektronischen Signatur oder von EDI nicht mehr zwingend vorgeschrieben. Diese Bestimmungen gelten jedoch nur für Transaktionen innerhalb der Niederlande. Bei Verwendung anderer Mittel ist keine Benachrichtigung der Behörden mehr erforderlich. 7 Die spanischen Behörden verlangen bei Verwendung anderer Mittel eine Einzelgenehmigung. 8 In Frankreich wird die Kontaktaufnahme mit und Benachrichtigung der Steuerbehörden bei Verwendung von EDI empfohlen, um die Einhaltung der Mehrwertsteuer-Bestimmungen sicherzustellen. 9 Werden in Irland andere Mittel verwendet, ist die Steuerbehörde (Revenue Commissioner) zu benachrichtigen.


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Länderspezifische Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung: Terminologie

Begriff Beschreibung

Elektronischer Datenaustausch (EDI) akzeptiert Der Mitgliedsstaat akzeptiert EDI als eine der Optionen, die den Mehrwertsteuerbestimmungen zur Echtheit und Unversehrtheit entsprechen.

Art der elektronischen Signatur – NUR verpflichtend, wenn EDI nicht verwendet wird und andere Mittel nicht akzeptiert werden

Verpflichtende Verwendung einer bestimmten elektronischen Signa-tur in einem Mitgliedsstaat, um die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen zu gewährleisten; wird nur dann verlangt, wenn ein Unternehmen kein EDI-System nutzt oder wenn die Verwendung anderer Mittel in diesem Mitgliedsstaat nicht akzeptiert wird.

FES Fortgeschrittene Elektronische Signatur

QES Qualifizierte elektronische Signatur

Beliebig Jede Art elektronischer Signatur (ES, FES, QES) gewährt in diesem Mitgliedsstaaten die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen.

Andere Mittel akzeptiert Der Mitgliedsstaat akzeptiert andere Mittel zur Erfüllung der rechtli-chen Bestimmungen. Die Nutzung von EDI oder irgendeiner Art elektronischer Signatur ist daher nicht zwingend.

Zustimmung des Kunden zum Erhalt elektronischer Rechnungen Der Kunde muss seine Zustimmung erteilen, elektronische Rechnungen vom Sender zu erhalten. Die Vereinbarung kann zum Teil informell zwischen den Geschäftspartner erfolgen, während in einigen Mitgliedsstaaten eine ausdrückliche formelle Zustimmung erforderlich ist.

(E) Explizite Zustimmung (siehe oben)

Benachrichtigung der Behörden vor Ausstellung elektronischer Rechnungen ist erforderlich

Dies bezieht sich auf die Notwendigkeit, unter bestimmten Umstän-den die nationalen Behörden vor Ausstellung elektronischer Rechnungen zu benachrichtigen.


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Abbildung 4.2 – Länderspezifische Anforderungen an die elektronische Archivierung in EU

Aufbewahrungs-dauer (Jahre) vorgeschrieben

Archivierung in anderem EU-Staat akzeptiert

Archivierung außerhalb der EU akzeptiert

Benachrichtigung der Steuerbehörden bei Archivierung im Ausland erforderlich

Österreich 7 Ja Ja Nein

Belgien 7 Ja Nein Ja

Dänemark 5 Ja (A)3 Ja

Estland 7 Ja Ja Ja

Finnland 6 Ja Ja4 Ja6

Frankreich 6 Ja Nein Ja

Vereinigtes Königreich 6 Ja Ja Nein

Griechenland 5 Ja Ja5 Ja

Italien 101 Ja Nein Ja

Niederlande 7 Ja Ja Nein

Portugal 10 Ja Ja Ja

Slowakische Republik 10 Ja Ja Nein

Schweden 10 Ja (A) Ja

Schweiz 10 Ja2 Ja Nein

Ungarn 10 Ja (A) Ja

Deutschland 10 Ja Nein Ja

Lettland 10 Nein Nein Nein

Irland 6 Ja Ja Ja7

Norwegen 10 Nein Nein N/A

Polen 5 Ja Nein Ja

Luxemburg 10 Ja Nein Ja

Slowenien 10 Ja Ja Ja

Spain 6 Ja Ja Ja8

1 In Italien müssen elektronische Rechnungen innerhalb von 15 Tagen nach Ausstellung/Erhalt durch den Rechnungssteller und Empfänger abgelegt werden.

2 Bei elektronischen Rechnungen ist die Archivierung im Ausland zulässig, wenn auf die Rechnungen aus der Schweiz zugegriffen werden kann.

3 Die Archivierung ist nur innerhalb der EU und Ländern zulässig, mit denen Dänemark Amtshilfeabkommen abgeschlossen hat, d.h. Norwegen, Liechtenstein, Grönland und die Faröer-Inseln

4 Die vorübergehende Archivierung ist in Mitgliedsländern des EWR und der OECD ohne Genehmigung erlaubt. Für andere Staaten ist eine Genehmigung der Buchhaltungsbehörde erforderlich.

5 Alle Rechnungen, die in einem Land archiviert werden, mit kein Amtshilfeabkommen besteht, müssen auch von der steuerpflichtigen Person in Griechenland archiviert werden (elektron-isch oder auf Papier).

6 Werden die Rechnungen vorübergehend in ein Nicht-EWR oder Nicht-OECD-Land übermittelt, ist eine Genehmigung erforderlich.

7 In Irland ist die Genehmigung der Steuerbehörde für Länder erforderlich, mit denen kein Amtshilfeabkommen besteht.

8 Die vorherige Zustimmung der spanischen Behörden ist erforderlich, wenn Rechnungen in einem Drittstaat archiviert werden, mit dem kein Amtshilfeabkommen besteht.


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Länderspezifische Anforderungen für die elektronische Archivierung: Terminologie

Begriff Beschreibung

Aufbewahrungsdauer (Jahre) vorgeschrieben Vorgeschriebene Dauer (in Jahren), während der die Rechnungen aufbewahrt werden müssen.

Archivierung in einen anderen EU-Staat Die Archivierung elektronischer Rechnungen in einem anderen EU-Staat ist erlaubt.

Archivierung außerhalb der EU Die Archivierung elektronischer Rechnungen außerhalb der EU ist zulässig.

Benachrichtigung der Behörden bei Archivierung im Ausland Die nationalen Behörden müssen benachrichtigt werden, wenn elektronische Rechnungen außerhalb des Hoheitsgebiets des Lands archiviert werden.

A Amtshilfe. Ziel der gegenseitigen Amtshilfe ist, die Zusammenarbeit zwischen den Verwaltungen der Mitgliedsstaaten zu verbessern. Die Archivierung von Rechnungen in einem anderen Land ist er-laubt, wenn es ein Amtshilfeabkommen mit dem anderen Land gibt.

N/A Nicht anwendbar.


49


EXKURS VON EBL - WIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN DAS BETRUGSRISIKO MINDERN HELFEN

Wie bei Papierrechnungen liegt das echte Risiko bei elektronischen Rechnungen nicht in der Zustellung der Daten, sondern beim Abgleich, der Bearbeitung und Zahlung der Rechnungen durch das System des Empfängers. Ein Unternehmen kann nur dann Opfer betrügerischen Handelns werden, wenn es nicht über die geeigneten Kontrollen verfügt.

Sicherheits- oder Authentisierungsmaßnahmen auf Ebene der Datenübertragung schützen nicht vor Betrug. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen (oder ein Betrüger innerhalb dieses Unternehmens) eine elektronische Rechnung für Produkte ausstellt, die niemals hergestellt wurden, oder eine andere Bankverbindung angibt, kann eine elektronische Signatur den Empfänger in keiner Weise schützen. Nur die internen Kontrollen und Verfahren können den Empfänger schützen.

Typische Versäumnisse sind der fehlende Datenabgleich und Überprüfung der Bankverbindung des Lieferanten.

Um interne oder externe Betrugsfälle effektiv zu minimieren, ist es von größter Wichtigkeit, dass eine Firmenpolitik zur Arbeitstrennung besteht, um sicherzustellen, dass:

• Die Überprüfung der Bankverbindung eines Kunden unabhängig (z.B. Überprüfung durch Person A) von der Eingabe dieser Bankverbindung in die Stammdaten des Unternehmens (z.B. durch Person B) erfolgt

• Die Überprüfung sollte auch den Pfad von der ursprünglichen Eingabe einschließlich aller nachträglichen Änderungen an den Stammdaten des Unternehmens umfassen

• Diese Überprüfung muss unbedingt erfolgen, unabhängig davon, ob die Bankverbindung automatisiert oder manuell aufgerufen wird.

Die oben geschilderte Politik stellt den wichtigsten Schritt in der Betrugsbekämpfung dar.

Für kleinere Unternehmen kann es recht schwierig sein, immer ausreichend Mitarbeiter zu haben, um den Erhalt, die Eingabe und Freigabe einer Rechnung personell vollständig voneinander zu trennen. Somit sind das Unternehmen und oft nichtsahnende Mitarbeiter anfällig für Betrug. Da mit der elektronischen Rechnungsstellung der Empfang der Rechnung durch den Mitarbeiter entfällt (neben der manuellen Zuordnung, Freigabe und Eingabe in das ERP-System), verringert sich das Betrugsrisiko beträchtlich. Ein KMU ist daher in der Lage, diese automatisierten Transaktionen und Kontrollen mit weniger Mitarbeitern auszuführen.

Ein wichtiger Schritt bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung ist der Austausch von Kennungen zwischen den Geschäftspartnern, mit deren Hilfe eine Reihe von „Querverweistabellen“ konfiguriert werden. Zweck dieser Tabellen ist, einen Pfad für die wichtigsten Referenzen in der Rechnung des Sende r s anzu l egen (S t ammda ten w ie Kennung des L i e f e r an t en , Mehrwertsteueridentifikationsnummer, Konditionen oder Produktcodes), die dann in die entsprechenden Codes konvertiert werden, die im System des Empfängers hinterlegt sind. Diese Tabellen bilden die Grundlage für die erste Etappe des Identitätserkennungsprozesses, den eine Rechnung durchlaufen muss, um vom System des Empfängers angenommen zu werden.

Die zweite Phase des Rechnungsabgleichs erfolgt beim Herunterladen in das ERP-System des Empfängers. Hier handelt es sich in der Regel um eine detaillierte Form der Datenerkennung, wo Auftragsnummern, Produktangaben, Rechnungsbeträge etc. abgeglichen werden.

Rechnungen, die sich während dieses automatisierten Abgleichs nicht laden lassen, werden abgewiesen und der jeweilige Geschäftspartner wird informiert. Dies ist der zweite wichtige Schritt zur Verminderung des externen Betrugsrisikos.

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Kombination aus Einführung der elektronischen Rechnungsstellung und strenger Kontrolle der Bankkontoeinträge eine wichtige Maßnahme ist, um Geschäftsbetrug zu verhindern.


50


7. VORSCHLAG FÜR EINEN VEREINFACHTEN UND HARMONISIERTEN RECHTSRAHMEN

Im Januar 2009 ergriff die Europäische Kommission einen revolutionären und dringend notwendigen Schritt30 zur Überwindung der rechtlichen Hemmnisse, die die breite Markteinführung der elektronischen Rechnungsstellung erschweren: die Verabschiedung eines Vorschlags31 zur Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie mit dem Ziel der Gleichbehandlung von Papier- und elektronischen Rechnungen32.

Sollte dieser Vorschlag auf europäischer Ebene beschlossen werden, würden sich folgende Änderungen für die elektronische Rechnungsstellung und Aufbewahrung ergeben33:

A) Elektronische Signaturen oder EDI: Unternehmen steht es frei, elektronische Rechnungen unter den gleichen Bedingungen zu versenden, die für Papierrechnungen gelten. Die Vorbedingungen für den Versand elektronischer Rechnungen über fortgeschrittene elektronische Signaturen oder elektronischen Datenaustausch (EDI) entfallen.

B) Zustimmung des Empfängers: Diese ist nicht länger erforderlich. Es gilt die normale Geschäftspraxis der stillschweigenden Zustimmung.

C) Elektronische Aufbewahrung: Die Option der Mitgliedsstaaten, die Aufbewahrung der Rechnung im Originalformat zu verlangen, entfällt. Somit bekommen Unternehmen die Möglichkeit, Papierrechnungen elektronisch zu archivieren (dies ist in einigen EU-Ländern bereits möglich).

D) Aufbewahrungsdauer: Die Option der Mitgliedsstaaten, die Aufbewahrungsdauer festzulegen, wird außer Kraft gesetzt. Die EU-weite Aufbewahrungsdauer für mehrwertsteuerpflichtige Rechnungen wird auf sechs Jahre festgesetzt.

E) Aufbewahrungsort: Es können keine Bedingungen für den Aufbewahrungsort auferlegt werden, außer dass die Rechnungen ohne ungebührliche Verzögerung verfügbar sein müssen. Rechnungen, die außerhalb des Mitgliedsstaats des Lieferanten oder Kunden archiviert werden, müssen nicht mehr elektronisch online abrufbar sein.

F) Benachrichtigung über den Aufbewahrungsort: Dies wird unter keinen Umständen mehr gefordert. G) Aufbewahrung durch nicht-steuerpflichtige Personen: Bei Lieferungen von Unternehmen an

Verbraucher (B2C) haben die Mitgliedsstaaten derzeit die Option, von Privatpersonen oder nicht-steuerpflichtigen juristischen Personen zu verlangen, die erhaltenen Rechnungen aufzubewahren. Diese Option der Mitgliedsstaaten entfällt.

Der Vorschlag definiert außerdem den Mitgliedsstaat, dessen Bestimmungen beim grenzübergreifenden Austausch elektronischer Rechnungen gelten:

A) RechnungsstellungEs gelten die Bestimmungen zur Rechnungsstellung des Mitgliedsstaats, in dem das liefernde Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist.

B) Aufbewahrung einer Rechnung Es gelten die Bestimmungen des Mitgliedsstaats, in dem der Lieferant bzw. der Kunde mehrwertsteuerpflichtig ist.


51

30 Die derzeitige Mehrwertsteuerrichtlinie (Artikel 37) verlangt von der Kommission die Vorlage eines Vorschlags zur Änderung der Bedingungen für die elektronische Rechnungsstellung bis Dezember 2008, um zukünftigen technologischen Weiterentwicklungen in diesem Bereich Rechnung zu tragen.

31 Vorschlag für eine RICHTLINIE DES RATES zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften.

32 PricewaterhouseCoopers, „A study on the Invoicing Directive (2001/115/EC) now incorporated into VAT Directive (2006/112/EC), Final Report to the European Commission”, Januar 2009

33 Quelle: „Review of the VAT invoicing rules: frequently asked questions“, Europäische Kommission, Steuern und Zollunion, 28. Januar 2009


EXKURS VON EBL

Der Vorschlag der Europäischen Kommission erfüllt in vollem Umfang die Bedürfnisse und Anforderungen der europäischen Unternehmen hinsichtlich Technologieneutralität und Vereinfachung des Rechtsrahmens. Unternehmen können zukünftig die Art von Technologien frei wählen, die sie für die Automatisierung ihrer Geschäftsverfahren auf Grund der bereits in ihren Organisationen vorhandenen Kontrollen und Prozesse benötigen und die bei ihren Geschäftspartner bereits im Einsatz sind.

Der Gesetzgeber sollte die rechtlichen Anforderungen definieren, nicht aber die Technologielösungen, die diesen rechtlichen Anforderungen genügen. Die Technologie sollte einem Prozess nicht als „erzwungene Kontrolle“ aufgestülpt werden. Begleitdokumente, Kontrollen von Buchhaltungssystemen und Dateneinträgen/-aufzeichnungen, der Datenabgleich und eine Prüfkette sind wichtige Elemente, um den Steuerbehörden gegenüber ein ausreichendes Maß an Geschäftskontrollen nachweisen zu können.

Der Vorschlag der Kommission wird wirklich einen harmonisierten Rechtsrahmen für die elektronische Rechnungsstellung und Aufbewahrung schaffen, den Verwaltungsaufwand verringern, Betrug wirkungsvoller bekämpfen und beträchtliche Einsparungen in ganz Europa ermöglichen. Sofern er von allen EU-Mitgliedsstaaten verabschiedet wird, tritt der aktuelle Vorschlag der Europäischen Kommission 2012 in Kraft.

Auch wenn derzeit enorme Anstrengungen unternommen werden, um den Rechtsrahmen für die elektronische Rechnungsstellung zu vereinfachen und zu harmonisieren, sollten KMU bereits mit der Planung für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung auf Basis der aktuellen rechtlichen Situation beginnen.


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Teil FünfStandards

Teil Fünf: Standards

Für Unternehmen wird es zunehmend schwieriger, ihre Technologie für die elektronische Rechnungsstellung auszuwählen und zu entscheiden, welche Datenstandards sie unterstützen müssen. Dies liegt zum Teil an der Geschwindigkeit, mit der sich die Technologie weiterentwickelt, aber auch an der zunehmenden Anzahl von Standards, die sich in bestimmten Branchen und Unternehmen durchsetzen.

In diesem Teil möchten wir Unternehmen beraten, indem wir Definitionen, gemeinsame Optionen und praktische Vorschläge geben, um fundierte Entscheidungen über die besten Technologieoptionen zu treffen.

1. TECHNISCHE STANDARDS

Einfach gesagt, können technische Standards mit Sprachen verglichen werden, die Menschen gemeinhin verwenden, um miteinander zu kommunizieren. Wie der Mensch müssen auch Computer miteinander kommunizieren, um sich auszutauschen und Informationen zu verstehen. Die Sprachen und Regeln, die Computer für die Kommunikation verwenden, basieren auf technischen Standards.

Jede menschliche Sprache hat eine eigene Grammatik, die die Regeln für die korrekte Formulierung von Aussagen festlegt, und ein Wörterbuch, das die Bedeutung der einzelnen Wörter bestimmt. Jeder technische Standard hat eine Art Grammatik – eine „Syntax“ für die korrekte Strukturierung von Nachrichten – und ein Wörterbuch – die „Semantik“, die die Bedeutung der Termini festlegt.

Computer haben jedoch die Fähigkeit, Aussagen mit unterschiedlicher Syntax (grammatikalischer Strukturen), aber gleicher Semantik (Bedeutung) zu erstellen. Diese Interoperabilität zwischen verschiedenen Rechnersystemen ist besonders wichtig, da sie es Computern mit unterschiedlichen Programmiersprachen ermöglicht, die Bedeutung der von ihnen ausgetauschten Aussagen, unter Zugriff auf gleiche Informationsquellen, zu nutzen. Diese Interoperabilität wird durch den Einsatz von technischen Standards gewährleistet.

Und so wie es verschiedene Sprachen gibt, die weit verbreitet sind und in vielen Ländern gesprochen werden (zum Beispiel Englisch, Französisch, Spanisch etc.), gibt es schließlich auch technische Standards, die in Europa oder auf internationaler Ebene häufig verwendet werden.

2. STANDARDS FÜR DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG

Standards für die elektronische Rechnungsstellung sind Gruppen technischer Regeln und Anforderungen (als Spezifikationen bezeichnet), die der Strukturierung der Rechnungsdokumente (Nachrichten) dienen und die Lesbarkeit und Verwendbarkeit von Daten in den Systemen der Geschäftspartner sicherstellen (bekannt als Interoperabilität oder Kompatibilität). Die Inhalte und Regeln für die Verwendung der Standards werden häufig von Standardisierungsstellen entwickelt und gefördert, die die Industrie und Regierung auf allen Ebenen beteiligen, um die Geschäftsprozesse, die diese Standards unterstützen müssen, zu definieren.

3. VORTEILE DER NUTZUNG VON STANDARDS

Der Hauptvorteil, der sich durch die Standards in der elektronischen Rechnungsstellung ergibt, ist die konsequente Anwendung gemeinsamer Termini und Datenstrukturierungsleitlinien durch alle Geschäftspartner, was sicherstellt, dass beide Parteien und ihre Systeme „die gleiche Sprache sprechen“. Die Regeln der Standards werden entwickelt, um Best Practice unter den Partnern zu fördern. Der Zugang zu diesen Nachrichtenregeln und detaillierten Definitionen ist offen.

Technisch betrachtet, ermöglichen Standards die effiziente, erneut verwertbare Datenkonvertierung bei verschiedenen Geschäftspartnern. Umso mehr Geschäftspartner den gleichen Standard anwenden, umso mehr


55

STANDARDS

setzt sich eine gemeinsame Sprache und Auffassung der Termini und Praktiken in der gesamten Geschäftswelt durch und sichert ein Mindestmaß an Datenunversehrtheit und Kompatibilität.

Häufig werden gängige Standards von der Gemeinschaft der Softwareentwickler eingeführt, bevor sie zu einem festen Bestandteil der ERP-Software werden. Die Datenformate der Kontoauszüge in ERP-Systemen sind ein gutes Beispiel für diesen Entwicklungsprozess.

EXKURS VON EBLDie Alternative zu Standards ist ein effizienter Prozess des Datenaustauschs in einem proprietären Dateiformat. Dies ist im Allgemeinen die Verwendung einer einfachen „Textdatei“ oder „Flatfile“ in einem Format, das nur vom ERP-System eines der beiden Geschäftspartner gelesen werden kann. Diese Praxis schafft ein Umfeld, in dem es kaum eine oder keine gemeinsame Sprache und somit Prozesse gibt, die auch mit anderen Geschäftspartnern zusammen Anwendung finden können.

Einige Unternehmen glauben, dass proprietäre Formate sie „an einen Kunden fesseln“, während de facto das Unternehmen, das sie durchsetzt, lediglich den Verwaltungsaufwand auf seine Kunden oder Lieferanten abwälzt. Die meisten Softwares zur elektronischen Rechnungsstellung werden die gängigsten Standards konvertieren, aber wohl kaum ein proprietäres Dateiformat eines bestimmten Unternehmens lesen können.

Auch wenn Diensteanbieter für gewöhnlich den Verwaltungsaufwand und die Kosten für die Bearbeitung elektronischer Rechnungsdateien in „beliebigen“ Formaten in Kauf nehmen, fallen doch reale Kosten an, die in den Transaktionsgebühren an die Kunden weitergegeben werden.

Die Verwendung dieser Art unstrukturierter Datendateien kann auch technisch problematisch sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn im System des Senders auch nur geringfügige Änderungen an der Software vorgenommen werden oder Rechnungen Freiformdatenfelder haben, die möglicherweise unlesbare Zeichen oder Kommata (zum Beispiel in einer durch Trennzeichen abgetrennten Datei) enthalten. Die daraus resultierenden Daten könnten falsch gelesen oder sogar verändert werden. Die Unversehrtheit der Daten ist unter solchen Umständen nur schwer sicherzustellen.

4. GEMEINSAME GLOBALE UND REGIONALE STANDARDS

UN/EDIFACT: Ein EDI-Standard, der unter der Ägide der Vereinten Nationen entwickelt wurde und von UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business – Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterung und elektronische Geschäftsprozesse) gepflegt und vorwiegend in ganz Europa genutzt wird.

ANSI X12: Ein EDI-Standard, der vom amerikanischen Normierungsinstitut entwickelt wurde – er wird vorwiegend in Nordamerika und Asien verwendet.

eCOM: Umfasst GS1 EANCOM, basiert auf einer Teilmenge des UN-EDIFACT-Standards (konzentriert sich auf Pflichtelemente) und GS1 XML, der speziell für den Datenaustausch über das Internet konzipiert wurde. GS1 ist eine globale Organisation, die es sich zum Ziel gesetzt hat, branchenübergreifende Standards für die Liefer- und Nachfragekette zu erarbeiten und umzusetzen.

ebXML: Globale XML-basierte branchenübergreifende Standards, die von OASIS (Organisation for the Advancement of Structured Information Standards – Organisation zur Förderung strukturierter Informationsstandards) und UN/CEFACT finanziert werden.

UBL: XML-basierte branchenübergreifende Standards, die von OASIS zusammen mit einer Reihe von Industriedaten-Standardisierungsorganisationen entwickelt wurden. UBL findet in Europa breite Anwendung im öffentlichen Sektor (zum Beispiel in Dänemark).


56

STANDARDS

RosettaNet: Ein XML-basierter Standard, der von RosettaNet entwickelt wurde (einem Konsortium großer Computer-, Elektronik-, Halbleiter- und Logistikunternehmen) und überwiegend in Nordamerika und Asien verwendet wird, aber zunehmend auch in Europa.

HINWEIS: RosettaNet ist nicht nur ein Nachrichtenstandard (Rechnungen, Zahlungen etc.), sondern auch ein Standard für die Übertragung, Verschlüsselung und den gesamten Datenprozess.

5. BRANCHENSPEZIFISCHE STANDARDS

Viele Sparten haben auf Grundlage von branchen- oder sektorspezifischen Geschäftsregeln oder -praktiken eigene Standards entwickelt. Hier einige Beispiele:

ODETTE: Ein EDI-Standard, der von einem Konsortium (Organisation for Data Exchange by Tele Transmission in Europe – Organisation für den Datenaustausch per Fernübertragung in Europa) eigens für die Automobilindustrie entwickelt wurde.

PIDX: EDI-, XML- und FTP-Standards, die vom Petroleum Industry Data Exchange Committee für den Datenaustausch in der Erdöl- und Erdgasindustrie entwickelt wurden.

CIDX: EDI-basierte „Chem e-Standards“, die von der Chemieindustrie entwickelt und 2009 auf die Open Applications Group Inc. (OAGI, eine Organisation mit dem Ziel, grenzübergreifende Standards zu entwickeln) und das Chemical Information Technology Centre (ChemITC) übertragen wurden.

6. NEUE STANDARDS

UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) version 2: UN/CEFACT hat vor kurzem Version 2 des Standards Cross Industry Invoice (CII) entwickelt34.

CBI35: Ein XML-basierter Standard, der in Italien weit verbreitet ist und vom Konsortium CBI entwickelt wurde. Die Standards von CBI genügen den Anforderungen von ISO20022 und SEPA und decken Zahlungen, den Austausch elektronischer Rechnungen und die Rechnungsfinanzierung ab. Insbesondere der Standard des CBI für die elektronische Rechnungsstellung ist am semantischen Datenmodell von UN/CEFACT CII und den Finanzdienstleistungen nach ISO20022 ausgerichtet und gewährleistet somit die vollständige Prozessintegration über die gesamte Finanzwertschöpfungskette.

Facturae: Dieser XML-basierte Standard für die elektronische Rechnungsstellung wurde gemeinsam vom spanischen Bankenverband, dem Industrieministerium und der spanischen Steuerbehörde für Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor entwickelt.

ebInterface: Der österreichische XML-Standard für die elektronische Rechnungsstellung36. AUSTRIAPRO hat den ersten österreichischen XML-Standard „ebInterface” für die elektronische Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit führenden österreichischen ERP- und Buchhaltungssoftwarefirmen entwickelt. Die besondere Innovation ist der „Bottom-up-Ansatz“. Dadurch konnten die Bedürfnisse der Klein- und Mittelunternehmen berücksichtigt werden. Diese stellen den erheblichen Anteil der in Österreich vertretenen Betriebe. Der Standard setzt sich in der österreichischen Geschäftswelt schnell durch und wird künftig auch von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert.

EbInterface wurde bereits von einer laufend wachsenden Anzahl Herstellern von ERP-/Buchhaltungssoftware wie z.B. BMD, Mesonic u.a. verwendet. Durch die Offenlegung von ebInterface , ist auch eine Implementierung in andere FIBU Software möglich und bereits erfolgt (z.B. SAP). Der Standard wird weiterentwickelt und aktuell ist Version 3.0 erhältlich. Es wurden bereits die ersten Schritte zur Internationalisierung auf technischer (UBL 2.0, ebXML) und organisatorischer Ebene (CEN/ISSS, NORMAPME) gesetzt.


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34 Weitere Informationen zum Standard CII finden Sie unter: http://www.unece.org/press/pr2009/09trade_p08e.htm

35 Weitere Informationen zum CBI-Standard für die elektronische Rechnungsstellung und Finanznachrichten finden Sie unter : www.cbi-org.eu

36 Weitere Informationen zu ebInterface finden Sie unter: http://www.ebinterface.at/en/index.html

STANDARDS

http://www.unece.org/press/pr2009/09trade_p08e.htm

http://www.unece.org/press/pr2009/09trade_p08e.htm

http://www.cbi-org.eu


http://www.ebinterface.at/en/index.html

http://www.ebinterface.at/en/index.html

EXKURS VON EBLIn einer Geschäftsbeziehung führt oft eine der beiden Parteien einen bestimmten Standard (oder ein spezifisches Dateiformat) und eine Datenübertragungstechnologie ein, um den Anforderungen des/der größten Geschäftspartner zu entsprechen, und ermutigt nach und nach andere Geschäftspartner, die gleiche Technologie einzuführen.

Theoretisch müsste dies zur Massenstandardisierung und Verbesserung der Transaktionen in der gesamten Lieferkette führen. In der Praxis ist es jedoch häufig so, dass Unternehmen unterschiedliche Standards oder Varianten dieser Standards und ein ganzes Spektrum von Datenübertragungstechnologien nutzen.

Auch wenn dies die anfängliche Entscheidung erschwert, kann man sagen, dass im Allgemeinen nie mehr als acht gemeinsame Standards oder Technologien gleichzeitig global verwendet werden, und in einer Branche sind es häufig nur zwischen einem und vier Standards. Die meisten Unternehmen neigen dazu, langfristig zwei oder drei Standards und Übertragungsmethoden zu unterstützen, um den Anforderungen einer großen Anzahl von Geschäftspartner zu entsprechen.

Die meisten Konvertierungssoftwarepakete für elektronische Geschäftsprozesse berücksichtigen diese Anforderungen. Sie bieten die verschiedenen Standards und Methoden, die oft als „Plug-in“-Optionen vertrieben werden.

7. KONVERGENZ DER STANDARDS

In jedem Land und jeder Branche sollte die Konvergenz auf einen gemeinsamen, globalen Standard das Endziel aller Standardisierungsbemühungen sein.

Entwicklungen in dieser Richtung laufen derzeit zwischen UN/CEFACT und UBL. UN/CEFACT hat 2006 UBL 2 als e-Business-geeignete XML-Dokumente der ersten Generation anerkannt. Es wurde vereinbart, dass künftige UN/CEFACT-Produkte das Upgrade für UBL sein werden, während OASIS keine größeren neuen Versionen von UBL (über UBL 2 hinaus) mehr herausbringen wird.

Im November 2008 hielt die Europäische Kommission eine informelle Sitzung mit Vertretern mehrerer Standardisierungsstellen ab. Bei dieser Sitzung wurde bestätigt, dass zukünftige Weiterentwicklungen von UBL in den verschiedenen Aktivitäten von UN/CEFACT integriert werden sollen. Es wurde während des BII-Workshops von CEN/ISSS insbesondere eine Angleichung der Datenelemente zwischen den Standards UBL und UN/CEFACT CII erzielt, eine vollständige Konvergenz steht jedoch noch aus37.

8. NACHRICHTENARTEN

Der Begriff „Nachricht“ bezeichnet die Art des übertragenen Dokuments (zum Beispiel: Zahlung, Auftragsanfrage, Auftragsbestätigung, Überweisungsanzeige etc.).

Die am häufigsten verwendeten Dokumente im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung sind Rechnungen, Gutschriften und Belastungsanzeigen. In den meisten Standards umfasst die „Rechnungsnachricht“ einen Code, der anzeigt, welche Dokumente Rechnungen, Gutschriften und Belastungsanzeigen sind.

Detaillierte oder summarische Bestätigungen sind automatisierte Nachrichten, mit denen der Eingang einer Datenübertragung bestätigt werden kann.

Einige Netzwerkumgebungen für die elektronische Rechnungsstellung sind in der Lage, mit zusätzlichen Nachrichtenarten zu arbeiten, um den gesamten Geschäftsprozess des elektronischen Rechnungsaustauschs zu unterstützen. Ein Beispiel sind “Geschäftsstatusnachrichten”, mit denen der Empfänger den Sender über die Annahme/Ablehnung der Rechnung informiert. Diese Nachrichten können, müssen aber nicht automatisiert sein,


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37 Quelle: „Convergence UN/CEFACT, OASIS/UBL and CEN-BII“. Schlussfolgerungen einer informellen Sitzung der Europäischen Kommission, November 2008. Siehe:

http://www.cen.eu/CENORM/sectors/sectors/isss/activity/ebif08009reportmtgublcefactbii.pdf

STANDARDS



werden aber auf Grundlage der Prüfung der elektronischen Rechnung generiert (z.B. zu zahlender Gesamtbetrag, Stückpreis, Menge etc.).

9. DATENÜBERTRAGUNGSMETHODEN

FTP: File Transfer Protocol (Datenübertragungsprotokoll) ist eine einfache und effiziente Weise, um Dateien zwischen Computern über das Internet auszutauschen. Die FTP-Client-Software wird in der Regel mit jedem beliebigen Betriebssystem geliefert und benutzerfreundlichere Versionen sind als Freeware erhältlich. Um auf einen FTP-Server zugreifen zu können, muss der Administrator einen Benutzernamen und ein Passwort ausstellen.

SFTP: SSH (Secure Shell) File Transfer Protocol (Sicheres Datenübertragungsprotokoll) ist eine sichere Methode für die Übertragung von Dateien über das Internet, wobei wie oben FTP verwendet wird, aber über einen sicheren Kanal. Mittels Verschlüsselung wird die Unversehrtheit und Geheimhaltung der Daten gewährleistet. Der Computer und der Benutzer werden aus der Ferne authentisiert.

VAN: Ein „Value Added Network“ ist ein sicheres, privates (d.h. geschlossenes) Netzwerk, das in der Regel von einem externen Diensteanbieter zur Unterstützung der Datenübertragung angeboten wird. Dieser Dienst umfasst eine Prüfkette einschließlich Aufzeichnungen über alle Aktivitäten, wie: Datei- und Nutzerauthentisierung, Tools für die Endnutzer zur Verfolgung oder Verwaltung von Dateien und das Angebot sicherer externer Mailboxen, wo Daten abgeholt und abgeliefert werden können. VAN-Dienste können auch die Datenübersetzung, -konvertierung und Fehlererkennung umfassen.

EDIINT (inc. AS1, AS2 AS3): Kommunikationsstandard für die Übertragung von EDI- oder XML-Nachrichten auf Basis von Internetprotokollen unter Berücksichtigung aller Sicherheitsaspekte, Nachweisbarkeit, Prüfkette, Dateimanagement, Mailboxen der Partner und Bestätigungsnachrichten, die Value Added Networks traditionell bieten.

E-mail: Eine in der Regel unverschlüsselte Methode für den Austausch von Nachrichten und Anhängen innerhalb eines Netzwerks im Internet oder über Netzwerke hinweg. Basiert auf SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) and MIME (Multi-Purpose Internet Mail Extensions).

S-HTTP: Secure Hypertext Transfer Protocol (Sicheres Hypertext-Übertragungsprotokoll) ist ein nachrichtenorientiertes Kommunikationsprotokoll für den Schutz sensibler Daten. Es wird häufig für Webanwendungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung verwendet.

HINWEIS: Der Begriff EDI wird oft mit dem Austausch strukturierter Dateien über Value Added Networks in Verbindung gebracht, während XML häufig mit Datenübertragungsprotokollen über das Internet verknüpft wird. Diese Konnotationen sind historisch gewachsen, verlieren aber zunehmend an Bedeutung. Die von Ihnen gewählte Datenübertragungsmethode ist völlig unabhängig und losgelöst von der Entscheidung, mit strukturierten Dateien auf Basis von EDI- oder XML-Standards zu arbeiten (zur Klärung siehe die rechtliche Definition von „EDI“ in Teil 4 dieses Leitfadens).


59

STANDARDS

EXKURS VON EBLJedes Unternehmen muss für sich entscheiden, welche Datenübertragungsmethode seinen Aktivitäten am besten entspricht. Unternehmen, die Daten mit vielen Geschäftspartnern austauschen, entscheiden sich oft für Software oder Dienste, die alle Aktivitäten – einschließlich gescheiterter Transaktionen wie nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums vom Kunden erhaltene Dateien – organisieren, verfolgen und aufzeichnen. Unternehmen, deren Aktivitäten überschaubarer sind, können sich für kosteneffektivere oder einfachere Methoden entscheiden.

In beiden Fällen sind verschiedene Sicherheitsniveaus verfügbar, sowohl für die Dateiübertragungsmethode selbst als auch als zusätzlicher Schritt im Dateiübertragungsprozess (siehe Teil 2: Elektronische Signaturen).

Unternehmen müssen zunächst entscheiden, wie sie ihre Daten einstufen:

Businesses first must decide whether they consider their data:

A) Unterliegen sie einem geringen Risiko, weil Sie und Ihre Partner über die geeigneten Geschäftskontrollen verfügen?

B) Sind sie extrem sensibel oder vertraulich (zum Beispiel wenn ihre Preise nicht für jedermann zugänglichveröffentlicht werden)? In diesem Fall sollten Sie eine Lösung mit einem „geschlossenen Netzwerk“ in Erwägung ziehen.


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STANDARDS


61

Anhänge

Anhang 1

RECHNUNGSINHALT FÜR MEHRWERTSTEUERZWECKE

Unter dem Aspekt der Mehrwertsteuer muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten38:

(1) Das Ausstellungsdatum

(2) Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird

(3) Die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, unter der der Steuerpflichtige die Gegenstände geliefert oder die Dienstleistung erbracht hat

(4) Die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, unter der der Erwerber oder Dienstleistungsempfänger eine Lieferung von Gegenständen oder eine Dienstleistung, für die er Steuerschuldner ist, oder eine Lieferung von Gegenständen nach Artikel 138 erhalten hat

(5) Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Steuerpflichtigen und des Erwerbers oder Dienstleistungsempfängers

(6) Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen

(7) Das Datum, an dem die Gegenstände geliefert werden oder die Dienstleistung erbracht bzw. abgeschlossen wird, oder das Datum, an dem die Vorauszahlung im Sinne des Artikels 220 Nummern (4) und (5) geleistet wird, sofern dieses Datum feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist

(8) Die Steuerbemessungsgrundlage für die einzelnen Steuersätze beziehungsweise die Befreiung, den Preis je Einheit ohne Mehrwertsteuer sowie jede Preisminderung oder Rückerstattung, sofern sie nicht im Preis je Einheit enthalten sind

(9) Den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz

(10) Den zu entrichtenden Mehrwertsteuerbetrag, außer bei Anwendung einer Sonderregelung, bei der nach dieser Richtlinie eine solche Angabe ausgeschlossen wird

(11) Bei Steuerbefreiung oder wenn die Steuer vom Erwerber oder Dienstleistungsempfänger geschuldet wird: Verweis auf die einschlägige Bestimmung dieser Richtlinie oder die entsprechende nationale Bestimmung oder Hinweis darauf, dass für die Lieferung von Gegenständen beziehungsweise die Dienstleistung eine Steuerbefreiung gilt beziehungsweise diese der Verlagerung der Steuerschuldnerschaft unterliegt

(12) Bei Lieferung neuer Fahrzeuge unter den Voraussetzungen des Artikels 138 Absatz (1) und Absatz (2)(a): die in Artikel 2 Absatz (2)(b) genannten Angaben

(13) Im Falle der Anwendung der Sonderregelung für Reisebüros: Verweis auf Artikel 306 oder auf die entsprechenden nationalen Bestimmungen oder ein anderer Hinweis darauf, dass diese Regelung angewandt wurde

(14) Im Falle der Anwendung einer der auf Gebrauchtgegenstände, Kunstgegenstände, Sammlungsstücke und Antiquitäten anwendbaren Sonderregelungen: Verweis auf Artikel 313, 326 oder 333 oder auf die entsprechenden nationalen Bestimmungen oder ein anderer Hinweis darauf, dass eine dieser Regelungen angewandt wurde

(15) Wenn der Steuerschuldner ein Steuervertreter im Sinne des Artikels 204 ist: Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, vollständiger Name und Anschrift des Steuervertreters.


38 Artikel 226 der RICHTLINIE DES RATES 2006/112/EG vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem

ANHÄNGE

Anhang 2

BEFRAGUNG VON KMU ZUR ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG

Im Frühjahr 2008 hat PricewaterhouseCoopers (PwC) im Auftrag der Kommission eine Studie zur Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung in Europa durchgeführt. Im April 2008 wurde der Fragebogen von PwC an finnische KMU verschickt; 694 haben geantwortet, was ein recht repräsentatives Bild der Situation in Finnland ergibt. Mitglieder der Expertengruppe der Europäischen Kommission zur elektronischen Rechnungsstellung versendeten einen ähnlichen Fragebogen an KMU in Österreich, Italien und Spanien. In diesen Ländern war die Beteiligung schwächer: In Österreich kamen 126 Fragebögen beantwortet zurück, in Italien 60 und in Spanien 34. Die Antworten zeigen jedoch ein ähnliches Verhaltensmuster bei allen KMU.

Der Arbeitsgruppe, die die Studie vorbereitete und den Fragebogen für die verschiedenen Länder übersetzte, gehörten Carmen Ciciriello, Liliana Fratini Passi, Maria-Jesus Garcia-Martin, Gerhard Laga und Risto Suominen an.

1. WIE VIELE RECHNUNGEN STELLT IHR UNTERNEHMEN PRO JAHR (%)?

AU FI IT SP

1-100 34,4 36,5 18,6 29,4

101 - 500 26,4

60,3

27,1 47,1

501 - 2000 7,2 60,3 18,6 8,8

2001 - 5000 8,8

60,3

10,2 5,9

5001 - 23,2 3,2 25,4 8,8

2. VERSENDET IHR UNTERNEHMEN DERZEIT ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN AN DIE KUNDEN?

AU FI IT SP

Ja. 53,2 19,9 30 23,5

Noch nicht, aber wir planen, demnächst elektronische Rechnungen an unsere Kunden zu schicken. 23 29 20 38,2

Nein. 23,8 51 50 38,2

3. WENN JA, IN WELCHER FORM?

AU IT SP

PDF 83,5 76 100

XML 20,6 20 23,1

Word 9,3 0 0

Excel 1 0 0

Andere 9,3 8 23,1


ANHÄNGE

4. WIE ARCHIVIEREN SIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN?

AU IT SP

Archivierungssystem 47,3 72,9 59,1

Mailsystem 14,5 16,7 9,1

Festplatte 60 14,6 45,5

CD 11,8 0 4,5

DVD 14,5 2,1 4,5

5. WURDE IHR UNTERNEHMEN JEMALS VON DEN KUNDEN AUFGEFORDERT, RECHNUNGEN ELEKTRON-ISCH ZU SENDEN?

AU FI IT SP

Ja 40,3 40,3 32,8 27,3

Nein 59,7 59,7 67,2 72,7

6. WELCHE ART VON E-INVOICING-LÖSUNG VERWENDET IHR UNTERNEHMEN ODER WELCHE PLANEN SIE EINZUFÜHREN?

AU FI IT SP

Sie senden eine elektronische Rechnung aus Ihrer Buchhaltungsanwendung direkt an den Kunden 33 29,6 36,4 42,9

Sie senden eine elektronische Rechnung aus Ihrer Buchhaltungsanwendung über eine e-Invoicing-Plattform an Ihren KundenName der e-Invoicing-Plattform:

7 17,7 11,4 7,1

Sie nutzen das Portal Ihrer Kunden, wo Sie die Rechnungsdaten in ein Webformular eingeben 1,7 2,4 2,3 7,1

Sie verwenden das Portal einer e-Invoicing-Plattform, wo Sie die Rechnungsdaten in ein Webformular einge-ben, und die e-Invoicing-Plattform sendet die elektron-ische Rechnung an Ihren Kunden Name der e-Invoicing-Plattform:

1,7 4,4 0 3,6

Sie schicken eine PDF per E-Mail 63,5 46,2 54,5 71,4

Andere: 13 13,1 11,4 0

7. WELCHE POTENZIELLEN VORTEILE HAT DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG FÜR DEN SENDER?

AU IT SP

Kostensenkung 82,9 84,5 93,9

Gesteigerte Effizienz 77,2 86,2 63,6

Schnellere Zahlung des Kunden 43,9 24,1 45,5

Weniger Streitigkeiten mit Kunden 11,4 17,2 21,2

Entspricht den Präferenzen der Kunden 30,9 13,8 91,1

Es gibt keine Vorteile 2,4 1,7 0

Andere 8,9 1,7 0


ANHÄNGE

8. WELCHE POTENZIELLEN VORTEILE HAT DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG FÜR DEN EMPFÄNGER?

AU IT SP

Kostensenkung 64 66,1 56,3

Gesteigerte Effizienz 77,6 93,2 78,1

Weniger Streitigkeiten mit Kunden 13,6 32,2 40,6

Entspricht den Präferenzen der Kunden 24 10,2 9,4

Es gibt keine Vorteile 12 0 0

Andere 12 3,4 3,1

9. WAS SIND IHRER MEINUNG NACH POTENZIELLE PROBLEME BEI DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG?

AU FI IT SP

Komplexität 27 18,9 23,9 21,4

Teuer/Hohe Investitionen erforderlich 12,3 17,5 15,6 11,1

Bedenken hinsichtlich Kapitalrendite 14,2 9,2 13,9 14,8

Bereitschaft/Kompatibilität interner Systeme 30,4 34,6 36 20

Kundenkompatibilität/-bereitschaft 36 51,8 23,9 20,7

Rechtsunsicherheit über die Annahme der Rechnungen in den verschiedenen Mitgliedsstaaten 46,8 9,4 21,4 12

Es gibt keine Barrieren 10,3 11,6 20,8 15

Andere: 23,7 10,3 0 15,4

10. NUTZT IHR UNTERNEHMEN EINEN DER FOLGENDEN E-PROCURMENT-DIENSTE?

AU FI IT SP

Elektronische Kataloge: Sie bieten Ihren Kunden elek-tronische Informationen oder nutzen elektronische Pro-duktinformationen Ihrer Lieferanten

49,3 43,6 27,5 58,8

Elektronische Bestellung: Sie erhalten elektronische Bestellungen von Ihren Kunden oder senden elektron-ische Bestellungen an Ihre Lieferanten

65,2 76,6 32,5 58,8

Elektronische Zahlung: Sie bezahlen Ihre Lieferanten elektronisch 65,2 56,5 90 70,6


ANHÄNGE

11. WELCHE FUNKTIONALITÄTEN WÜRDEN SIE BEI EINEM E-INVOICING-PORTAL (D.H. EIN PORTAL, AUF DEM SIE DIE RECHNUNGSANGABEN IN EIN WEBFORMULAR EINGEBEN) ALS ESSENTIELL ERACHTEN?

AU FI IT SP

Rechnungen erstellen und als Entwurf speichern 78,8 73,6 76,9 80,6

Rechnung (Entwurf) bearbeiten und Rechung senden 78,8 65,6 69,2 64,5

Gutschrift/Belastungsanzeigen senden 76,9 45,4 71,2 45,2

Rechnungen erneut versenden 80,8 49,8 61,5 51,6

Für eine gewisse Dauer nach archivierten Rechnun-gen suchen und diese anzeigen können 31,7 28,9 32,7 54,8

Rechnungen während der gesetzlich vorgeschriebenen Dauer (z.B. 10 Jahre) suchen und anzeigen können 76 46,1 65,4 74,2

Rechnungsstatus überprüfen (vom Kunden ange-nommen, zahlbar in X Tagen, bezahlt, …) 69,2 40,6 67,3 74,2

Die den rechtlichen Anforderungen genügende Rechnung herunterladen (z.B. unterzeichnete PDF) 86,5 27 73,1 80,6

Rechnung in eine Buchungsdatei (XML oder anderes Format) zur Integration in Ihr Buchhaltungssystem exportieren

76 44,4 71,2 58,1

Rechnung drucken 76 45,4 71,2 71

Diskussionsforum – Prozess zur Beilegung von Strei-tigkeiten 17,3 13,4 17,3 9,7

Rechnung auf Grundlage des Wareneingangsscheins erstellen 34,6 22,1 15,4 45,2

Rechnung aus früherer Rechnung kopieren 46,2 32 34,6 58,1

Preisinformationen aus einem Online-Katalog ver-wenden 21,2 20,1 9,6 35,5

Technischen Anhang oder Zeitpläne anhängen 51 48 40,4 48,4

12. WELCHE ELEMENTE SIND AUS SICHT IHRES UNTERNEHMENS DIE WICHTIGSTEN BESCHLE-UNIGUNGSFAKTOREN FÜR DIE EINFÜHRUNG DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG?

AU FI IT SP

Kostenfreie IT-Tools oder -Lösungen für Er-stellung, Übertragung und Versand elektron-ischer Rechnungen

60,3 62,1 75 71,9

Garantiert schnellere Zahlungen 31,9 29,5 35,7 43,8

Begleitmaterial (Lösungsdokumentation, Be-nutzerhandbücher, rechtliche Dokumentation, Musterdateien, häufig gestellte Fragen (FAQ), …)

53,4 48 41,1 50

Ein Service Desk für die Beantwortung aller Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung 51,7 40,4 26,8 53,1

Schulung zu vorgeschlagenen Lösungen 22,4 38,4 23,2 28,1

Zertifizierung durch eine Drittpartei, die bes-cheinigt, dass die von Ihrem Kunden vorgesch-lagene Lösung den MwSt.-Vorschriften ent-spricht

60,3 48,8 46,4 21,9

Andere: 12,9 7,1 3,6 6,3


ANHÄNGE

Bibliographie

Richtlinie des Rats 2006/112/EG vom 28. November 2006 zum gemeinsamen Mehrwertsteuersystem.

Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rats vom 13. Dezember 1999 über einen gemeinschaftlichen Rahmen für elektronische Signaturen.

„Review of the VAT Invoicing Rules: Frequently Asked Questions“, Europäische Kommission, Steuern und Zollunion, 28. Januar 2009.

Vorschlag für eine Richtlinie des Rats zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinschaftliche Mehrwertsteuersystem in Bezug auf die Rechnungsstellung.

Empfehlung der Kommission 94/820/EG vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs.

HMRC, Bekanntmachung 700/63, „Electronic Invoicing“.

BERICHTE UND STUDIENCapGemini, „SEPA: Potential Benefits at Stake”, Januar 2008.

Aberdeen Group, „Electronic Invoicing Solution Selection Report: Leading an Accounts Payable Extreme Make Over”, Dezember 2005.

Politecnico Mailand, „Electronic Invoicing as a Keystone in the Collaboration Between Companies, Banks and PA”, Mai 2008

Politecnico Mailand, „Joint Collaboration: A Powerful Driver for Electronic Invoicing in Italy”, Mai 2009.

Arthur D. Little for Deskom/Post@xess, Juni 2001, übersetzt aus „Le Livre Blanc de la Facture Electronique”, EBG (Electronic Business Group) - Deskom, September 2004.

PricewaterhouseCoopers, „A Study on the Invoicing Directive (2001/115/EC) Now Incorporated Into VAT Directive (2006/112/EC), Final Report to the European Commission”, Januar 2009.


Glossar

Dieses Glossar enthält kurze Definitionen und Erläuterungen technischer und wirtschaftlicher Fachbegriffe, die in diesem Leitfaden verwendet werden. Die im Glossar angebotenen Definitionen wurden aus verschiedenen online verfügbaren Quellen entnommen und bei Bedarf angepasst oder gekürzt. Die Hauptquellen sind:

http://ec.europa.eu/idabc/en/home - IDABC (Interoperable Delivery of European e-Government Services to Public Administrations, Business and Citizens) ist ein Gemeinschaftsprogramm, das von der Generaldirektion Informatik der Europäischen Kommission geleitet wird.

http://www.oecd.org/ - OECD: Die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung

http://www.ebusiness-watch.org/ - European e-Business Watch – Europäische Überwachungsstelle für elektronische Geschäftsprozesse. Diese „sektorale Überwachungsstelle für e-Business" (SeBW) untersucht die Auswirkungen der IKT und elektronischer Geschäftsprozesse auf Unternehmen, Branchen und die Wirtschaft im Allgemeinen.

http://en.wikipedia.org – Die internetbasierte Enzyklopädie Wikipedia wurde verwendet, sofern sie geeignete Einträge enthielt.

Back Office System (oder Back End): Computerinfrastruktur innerhalb einer Organisation, die wichtige Geschäftsprozess-Anwendungen unterstützen kann, aber keine externe Schnittstelle zum Kunden hat (im Gegensatz zu einer Webseite oder einem Portal). Es wird häufig als ERP-System bezeichnet.

Datenunversehrtheit: Die Gewissheit, dass Daten nicht unbefugt oder versehentlich verändert oder zerstört wurden oder verloren gegangen sind.

Datenverarbeitungssystem: Ein System, das Daten bearbeitet, erfasst und in einem computererkennbaren Format kodiert oder von einer anderen Einheit eines Informationsverarbeitungssystems angelegt und gespeichert wurden.

Datums-/Zeitstempel: Ein Zeitstempel ist eine Sequenz von Zeichen, die das Datum und/oder die Uhrzeit angibt, zu der eine Transaktion eingeleitet oder ein Dokument an ein Computersystem übermittelt wird, oder die Uhrzeit, zu der eine Transaktion aufgezeichnet oder archiviert wird. Die Praxis der konsequenten Aufzeichnung von Zeitstempeln zusätzlich zu den eigentlichen Daten nennt man „Timestamping“ oder Zeiterfassung.

Days Inventories Outstanding (DIO): Bezieht sich auf die Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen braucht, um Lagerbestände umzusetzen. Umso niedriger die Kennzahl DIO ist, umso schneller wird der Lagerbestand umgesetzt. Unternehmen versuchen in der Regel, ihre Lagerbestände zu minimieren, um ihren Umlaufvermögensbedarf möglichst gering zu halten

Days Payables Outstanding (DPO): Bezieht sich auf die Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen braucht, um seine Kreditoren innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu bezahlen.


http://ec.europa.eu/idabc/en/home

http://ec.europa.eu/idabc/en/home

http://www.oecd.org

http://www.oecd.org

http://www.ebusiness-watch.org

http://www.ebusiness-watch.org

http://en.wikipedia.org

http://en.wikipedia.org

Days Sales outstanding (DSO): Außenstandstage, die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen braucht, bis es Einnahmen nach einem getätigten Verkauf verbuchen kann (oder durchschnittliche Dauer, bis Außenstände in Barmittel umgewandelt werden können). Eine geringe DSO-Kennzahl bedeutet, dass das Unternehmen weniger Tage bis zur Zahlung von Außenständen braucht. Ein hoher Wert zeigt, dass ein Unternehmen seine Produkte auf Kredit an die Kunden abgibt und länger braucht, bis die Zahlung eingeht.

Debitorenbuchhaltung: Die Serie von Buchhaltungstransaktionen, die sich mit der Rechnungsstellung an Kunden befasst, die einem Unternehmen (Lieferanten) für Güter und Dienstleistungen, die dem Kunden geliefert wurden, Geld schulden. Der Betrag, den die Kunden dem Unternehmen schulden, sind die Außenstände. Ein Unternehmen generiert die Rechnungsdaten, die dem Kunden zugestellt werden, der wiederum innerhalb eines bestimmten Zeitraums, der als Zahlungsziel oder Zahlungsbedingungen bezeichnet wird, den Betrag begleichen muss.

Echtheit: Im Kontext des e-Business könnte Echtheit als Absicherung der Herkunft von Daten oder Identität des Senders beschrieben werden. Die Authentisierung ist in diesem Zusammenhang eine Methode, mit der ein Computer die Identität des Senders einer Nachricht oder Datei erkennt und überprüft. Der Authentisierungsmechanismus kann auf etwas basieren, das die Einheit kennt, hat oder ist (z.B. ein Passwort, eine Chipkarte (so genannte SmartCard), die mit einer Verschlüsselung oder Zufallszahl für ein Challenge-Response-Verfahren arbeitet, oder ein Fingerabdruck).

EDIFACT: Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport (Elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Verkehr), siehe UN/EDIFACT.

Electronic Data Interchange (EDI) – Elektronischer Datenaustausch: Die elektronische Übertragung strukturierter Daten (kommerzieller und administrativer Natur) zwischen Computern unter Zuhilfenahme vereinbarter Nachrichtenstandards.

Elektronische Daten: Informationen, die normalerweise ohne manuellen Eingriff in elektronischer Form in ein Datenverarbeitungssystem eingegeben werden.

Elektronische Überweisungsanzeige: Eine elektronische Nachricht (z.B. EDI, XML etc.), die die für eine Zahlung erforderlichen Angaben enthält. Die Datei beinhaltet in der Regel den Gesamtbetrag der Zahlung, das Zahlungsdatum, die einzelnen Rechnungsnummern, das Rechnungsdatum und Beträge.

Eigenfakturierung: Ein System, wo ein Kunde Mehrwertsteuerrechnungen im Namen seiner mehrwertsteuerpflichtigen Lieferanten erstellt. Der Kunde sendet mit der Zahlung eine Rechnungskopie an den Lieferanten. Eine Eigenfakturierungs-Anwendung ermöglicht es Kunden, ihre eigenen Rechnungen auf Grundlage der Nutzung, Daten und anderer Parameter zu erstellen und bietet eine automatisierte Überweisung mithilfe elektronischer Übertragung oder Webschnittstelle.

Enterprise Resource Planning (ERP) – Warenwirtschaftssystem: Ein Softwaresystem oder eine Systemgruppe, die dazu dienen, alle wichtigen Geschäftsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens zu integrieren und zu erfassen, einschließlich der Produktplanung, dem Teileeinkauf, Bestandsverwaltung, Auftragsverfolgung, Humanressourcen und Finanzen.

e-Business: Automatisierte Geschäftsprozesse (sowohl intern als auch zwischen Firmen) über computergestützte Netzwerke. „Automatisierung“ bedeutet den Ersatz vormals manueller Verfahren. Dies kann durch die Ablösung der papierbasierten Bearbeitung von Dokumenten durch den elektronischen Austausch (Maschine zu Maschine) erfolgen, erfordert jedoch eine Vereinbarung zwischen den Teilnehmern über die elektronischen Standards und Prozesse für den Datenaustausch.


e-Catalogue: Elektronischer Katalog – Eine organisierte, beschreibende Liste von Produkten oder Dienstleistungen, die Lieferanten potenziellen Käufern über das Internet zur Verfügung stellen.

e-Commerce:Elektronischer Handel – Der Verkauf oder Kauf von Gütern oder Dienstleistungen durch Unternehmen, private Haushalte, Einzelpersonen oder Regierungen und andere öffentliche oder private Organisationen über computergestützte Netzwerke. Die Güter und Dienstleistungen werden über diese Netzwerke bestellt, aber die Zahlung und Lieferung der Güter oder Dienstleistungen kann online oder offline erfolgen.

e-Invoicing: Elektronische Rechnungsstellung – Der automatisierte Prozess des Erstellens, Versendens, Empfangens und Bearbeitens von Rechnungsdaten mithilfe elektronischer Mittel.

e-Procurement:Elektronisches Beschaffungswesen – Der Ein- und Verkauf von Bedarfsgegenständen, Arbeiten und Dienstleistungen über das Internet und andere Informations- und Vernetzungssysteme, wie EDI und ERP, zwischen Unternehmen (Business-to-Business), Unternehmen und Verbrauchern (Business-to-Consumer) oder Unternehmen und der Verwaltung (Business-to-Government).

HyperText Markup Language (HTML): Die Hauptsprache für die Erstellung von Webdokumenten.

Internetprotokoll (IP): Die Regeln für die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Computern über das Internet

Interoperabilität: Die Fähigkeit von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) sowie den von ihnen unterstützten Geschäftsprozessen, sich auszutauschen und Informationen zu verwenden.

Kreditorenbuchhaltung: Die Serie von Dateien oder Konten, die den Betrag enthalten, den das Unternehmen Lieferanten schuldet und noch nicht beglichen hat (eine Form von Schulden). Erhält ein Unternehmen eine Rechnung, kommt diese zu den Kreditorenbelegen. Diese Verbindlichkeiten sind eine Art Kredit, den Lieferanten ihren Kunden gewähren, indem sie ihnen gestatten, erst nach Erhalt eines Produkts oder einer Dienstleistung zu bezahlen.

KMU: Die Größenklasse der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) setzt sich aus Unternehmen zusammen, die weniger als 250 Personen beschäftigen und die entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. EUR erzielen oder deren Jahresbilanzsummer sich auf höchstens 43 Mio. EUR beläuft (Auszug aus Artikel 2 des Anhangs der Empfehlung 2003/361/EG).

Open source software: Computersoftware, die unter einer Lizenz veröffentlicht wird, die uneingeschränkt folgende Freiheiten einräumt: Nutzung, Änderung und Verbesserung der Software und Weitergabe der Software in modifizierter und unveränderter Form. Voraussetzung ist der Zugang zum Quellcode.

Open standard: Ein Standard, der von einer gemeinnützigen Organisation angepasst und gepflegt wird, dessen Entwicklung auf Grundlage eines Entscheidungsprozesses erfolgt, an dem sich alle interessierten Parteien beteiligen können. Er ist öffentlich zugänglich und das Standardspezifikationsdokument ist entweder kostenfrei oder gegen eine geringe Gebühr erhältlich. Es muss allen möglich sein, diesen Standard kostenfrei oder gegen eine geringe Gebühr zu kopieren, zu verbreiten oder zu verwenden. Das geistige Eigentum am Standard wird unwiderruflich und ohne Lizenzgebühren zur Verfügung gestellt.

Portable Document Format (PDF): Dies ist ein Dateiformat, das 1993 von Adobe Systems für den Dokumentenaustausch entwickelt wurde. Das PDF zeigt zweidimensionale Dokumente unabhängig von der Anwendungssoftware, Hardware und dem Betriebssystem an. Dateien mit der Endung „PDF“ wurden mit einer anderen Anwendung angelegt und dann in PDF-Dateien umgewandelt, sodass sie von jedem unabhängig von der Plattform angezeigt werden können. Vormals ein proprietäres Format, wurde PDF offiziell als offener Standard freigegeben und von der Internationalen Normierungsorganisation ISO (als ISO/IEC 32000 -1:2008) veröffentlicht.


Stammdaten: Stamm- oder Referenzdaten sind Informationen, die für den Betrieb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Dazu gehören beispielsweise Daten über Kunden, Produkte, Mitarbeiter, Werkstoffe, Lieferanten etc. Die Stammdaten sind in der Regel im Hauptgeschäfts- oder Buchhaltungssystem hinterlegt (manchmal als „Back End“ oder „ERP-System“ bezeichnet).

Strukturierte Daten: Daten, die elektronisch mit Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden können, da die Struktur und Bedeutung der Daten mithilfe eines Datenmodells standardisiert und generell festgelegt wurde. Werden die gleichen Datenstrukturen für das Speichern und den Zugriff auf Daten verwendet, können unterschiedliche Anwendungen Daten austauschen.

UBL (Universal Business Language): Ein Format für den Datenaustausch zwischen zwei XML-Business-Sprachen. Auf ebXML Core Components basierend, wurde UBL konzipiert, um eine gemeinsame Sprache zu schaffen, die als Mittlervokabular dient, sodass unterschiedliche XML-Vokabulare interoperabel sind. UBL wurde entwickelt, um das e-Business über das Internet zu fördern. Von der Common Business Language (CBL) abgeleitet, die von der US-amerikanischen Regierung finanziell unterstützt wurde, wurde UBL 2004 zum OASIS-Standard.

Umlaufvermögen: Stellt die Liquidität dar, die einem Unternehmen zur Verfügung steht. Es wird berechnet als kurzfristige (aktuelle) Aktiva minus kurzfristige (aktuelle) Passiva. Aktuelle Aktiva setzen sich zusammen aus: Barmittel, kurzfristige und veräußerbare Wertpapiere (z.B. Geldmarktfonds, Regierungswertpapiere etc.), Lagerbestände (einschließlich fertiger, versandbereiter Produkte), unverkaufte fertige Güter, laufende Arbeiten und Rohstoffe), Außenstände. Aktuelle Passiva bestehen aus: Verbindlichkeiten, kurzfristigen Darlehen, ausgestellte kurzfristige Warenwechsel, aktuelle Tilgungsverpflichtungen bei langfristigen Darlehen, andere kurzfristige Schulden. Ein positives Umlaufvermögen stellt sicher, dass ein Unternehmen seine Geschäftstätigkeit fortsetzen kann und über ausreichende Mittel verfügt, um kurzfristige Verbindlichkeiten zu bedienen und anstehende Betriebsausgaben zu decken.

UN/CEFACT: United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business – Zentrum der Vereinten Nationen für Handelserleichterung und elektronische Geschäftsprozesse. Die Organisation ist aktuell dabei, die nächste Generation von Standards und Tools für die Handelserleichterung und das e-Business zu definieren.

UN/EDIFACT: United Nations rules for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport – Bestimmungen der Vereinten Nationen für den elektronischen Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Verkehr.

Unstrukturierte Daten: Daten, deren Bedeutung erläutert werden müssen, damit ein Computer sie verwenden kann, wie Textverarbeitungsdokumente, E-Mail-Nachrichten, Bilder, digitale Audioformate und Videos.

XML (Extensible Markup Language): Eine Beschreibungssprache für das Erstellen von Dokumenten, die strukturierte Daten definiert. XML bietet eine grundlegende Syntax, die für den Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Arten von Computern, unterschiedlichen Anwendungen und Organisationen verwendet werden kann. Wie HTML wird sie nur als Text verfasst und strukturiert die Inhalte mithilfe von Tags. Sowohl XML als auch HTML umfassen so genannte „Mark-up-Symbole“, mit denen die Inhalte einer Seite oder Datei beschrieben werden. Während HTML jedoch definiert, wie Elemente angezeigt werden, definiert XML, was diese Elemente beinhalten. Ein XML-Dokument kann eine Gruppe selbstbeschreibender Regeln umfassen, die die Tags und ihre Beziehungen untereinander festlegen. Die Benutzer haben damit die Möglichkeit, eine auf ihre Anforderungen zugeschnittene Sprache zu schaffen. Es wurden viele Vokabulare entwickelt und es ist eine universelle Sprache entstanden, um einen Standard für die Interoperabilität zwischen diesen zu liefern (siehe UBL).


Sponsoren

WIRTSCHAFTSKAMMER ÖSTERREICH

Die Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ) koordiniert und vertritt die Interessen österreichischer Unternehmen auf nationaler und internationaler Ebene. Die nationalen Regierungen sind gesetzlich verpflichtet, sich mit den Kammern über Gesetzesvorhaben und wichtige Rechtsakte zu beraten.

Die WKÖ setzt sich zusammen mit ihren Partnern aus dem öffentlichen und privaten Sektor aktiv für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ein. Um das Know-how österreichischer Unternehmen – insbesondere der kleinen und mittleren – über den Rechtsrahmen und die praktischen Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung zu verbessern, hat die WKÖ eine Website eingerichtet: http://wko.at/e-rechnung. Um diesen Unternehmen die Verwendung des E-Invoicing Standards „ebInterface“ zu ermöglichen, hat die Wirtschaftskammer Österreich verschiedene Gratistools in Auftrag gegeben. Unter http://wko.at/e-rechnung sind diese Tools zur Generierung von XML Rechnungen (auch aus Word 2007) und deren Prüfung abrufbar. Auch ein Online-Beratungstool wird angeboten. Darüberhinaus ist ein gedrucktes „Handbuch für elektronische Rechnungsstellung in Österreich“ erhältlich.

Die elektronische Rechnungsstellung ist auch bei den von der WKÖ organisierten IKT-Veranstaltungen ein großes Thema (E-Day, TELEFIT). Außerdem ist die WKÖ die treibende Kraft hinter der Normierungsplattform AUSTRIAPRO, die den ersten österreichischen XML-Standard für die elektronische Rechnungsstellung unter dem Namen „ebInterface” entwickelt hat.

Kontaktdaten: WKO E-Center Dr. Gerhard Laga Wiedner Hauptstraße 63 A-1045 Wien Tel.: + 43 (0)5 90 900-4203 E-Mail: [email protected] Web: http://wko.at/e-business







http://wko.at/e-business

http://wko.at/e-business

AUSTRIAPRO

AUSTRIAPRO ist die Standardisierungsplattform für Datenschnittstellen im B2B-Bereich (Business to Business) in Österreich. Die Vereinigung wurde 1989 als Initiative der Wirtschaftskammer Österreich gegründet. Diese sektorenübergreifende Expertenplattform hat etwa 90 Mitglieder aus österreichischen Unternehmen, Forschungsinstitutionen und öffentlichen Organisationen.

AUSTRIAPRO ist die zentrale Anlaufstelle zum Thema E-Business sowie standardisiertes XML für den elektronischen Geschäftsverkehr in Österreich. Gestützt auf das Know-How der Mitglieder, engagiert sich AUSTRIAPRO in Pilot- und Demonstrationsprojekten zur Awarenessbildung von E-Business Standards auf nationaler und internationaler Ebene.

Der unmittelbare Nutzen, den die heimische Wirtschaft aus den Aktivitäten von AUSTRIAPRO zieht, lässt sich wie folgt darstellen:

• Forcierung standardkonformer E-Business Lösungen in Österreich - etwa der e-Invoicing Standard „ebInterface“

• AUSTRIAPRO Standards sind Bottom-Up-Standards, d.h. es werden die Anforderungen speziell der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) erhoben und in den Standard eingepflegt.

• AUSTRIAPRO Standards werden offengelegt und sind kostenlos verfügbar

• Interoperabilität von Softwarelösungen über Unternehmensgrenzen hinweg durch standardkonforme Implementierung

• Exzellenter Experten-Pool

• Informationskampagnen, Fachkonferenzen, Seminare und Workshops

ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG: AUSTRIAPRO hat den ersten österreichischen XML-Standard „ebInterface” für die elektronische Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit führenden österreichischen ERP- und Buchhaltungssoftwarefirmen entwickelt. Der Standard setzt sich in der österreichischen Geschäftswelt schnell durch und wird künftig auch von der öffentlichen Verwaltung akzeptiert.

EbInterface wurde bereits in eine steigende Anzahl weit verbreiteter ERP-/Buchhaltungssoftware integriert. Der offengelegte Standard ist aktuell in Version 3.0 verfügbar. Er wird von AUSTRIAPRO weiterentwickelt und mittelfristig in internationale Lösungen übergeführt, sobald diese Verbreitung finden

Kontaktdaten: AUSTRIAPRO, c/o Wirtschaftskammer Österreich Alexandra Sladek Wiedner Hauptstraße 63 A-1045 Wien Tel.: +43 (0)5 90 900-4487 E-Mail: [email protected] Web: http://www.austriapro.at/ Web: http://www.ebinterface.at/





http://www.ebinterface.at/

http://www.ebinterface.at/

Hauptsitz: Piazza del Gesù 49 Geschäftsstelle: Via del Gesù, 62 00186 Rom – Italien Tel.: +39 06 6767459-441 Fax +39 06 6767688 E-Mail:[email protected] [email protected] Web: www.cbi-org.eu

CBI CONSORTIUM – CUSTOMER TO BUSINESS INTERACTION

Das Konsortium CBI (Customer to Business Interaction) legt national und international Regeln, technische Standards und den Rahmen für den CBI Service (Interbank Corporate Banking) fest. Dieser Dienst, der aus einer Gruppe von Funktionen besteht, ermöglicht den Austausch von Informationen und den Fluss zwischen einem Kunden (Unternehmen, öffentliche Verwaltung, Mittler etc.) und einem Finanzmittler mit dem vorrangigen Ziel, das Management der Finanzressourcen eines Unternehmens zu rationalisieren und zu optimieren.

Das Konsortium definiert die gemeinsame Produkt- und Dienstleistungspalette (Basisdienste) und es bleibt jedem Mitglied überlassen, über die Einzelheiten seines Angebots an den Markt zu entscheiden.

Darüber hinaus verwaltet das Konsortium eine moderne Technologieinfrastruktur, um die Beziehungen zwischen den verschiedenen Akteuren der CBI-Community (Institutionen, öffentliche Organisationen, Unternehmen, Industrieverbände, Softwareanbieter etc.) zu stärken. Dieses auf dem XML-Standard basierende Netzwerk erfüllt die Anforderungen hinsichtlich Abgleich, Rückverfolgbarkeit und Sicherheit (digitale Signatur) und bietet die Möglichkeit der direkten Kommunikation zwischen den verschiedenen Parteien der CBI-Community über die Zugangsfinanzinstitutionen (durchgehende Kommunikation).

So können alle Mitglieder ihren Kunden innovative Dienstleistungen anbieten, sowohl im Kernbereich des Zahlungseinzugs/-dienste als auch im neuen Bereich des Dokumentenmanagements (z.B. elektronische Rechnungsstellung) und damit verwandten Finanzdienstleistungen (z.B. Rechnungsfinanzierung). Diese wurden im Hinblick auf die von den Akteuren geäußerten Anforderungen, internationale Standards (ISO 20022) und Entwicklungen im SEPA (Single Euro Payments Area – einheitlicher europäischer Zahlungsraum) erarbeitet.

Darüber hinaus verwaltet das Konsortium CBI die Zertifizierung der technischen Stellen, die autorisiert sind, im Netzwerk als technische Mittler zwischen Mitgliedern und Kunden aufzutreten (Diensteanbieter im Besitz der Banken und NODI). CBI unterstützt Informationsveranstaltungen – Schulungsmaßnahmen: das Konsortium organisiert Konferenzen und Werbekampagnen.

Im Rahmen der Entwicklung von e-Regierungs-Projekten bietet das Konsortium CBI öffentlichen Verwaltungen alleinigen (effizienten und sicheren) Zugang zu Banken und Bankdienstleistungen mithilfe einer Ad-hoc-Netzwerkschnittstelle (Access Point), was der neuen Marktrolle von CBI entspricht. So wird CBI in der Lage sein, auch Nichtmitgliedern des Konsortiums Dienste anzubieten und sowohl mit öffentlichen Verwaltungen als auch Akteuren des neuen europäischen Markts zu arbeiten, dabei aber gleichzeitig den Wettbewerb der eigenen Mitglieder zu respektieren.

Die Infrastruktur des CBI verbindet heute mehr als 780.000 Unternehmen und etwa 685 Partner (mehr als 95% des italienischen Bankensystems und der italienischen Post).

ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG

Unter den Funktionen, die die Banken den Kunden anbieten, ist der durchgehende Versand strukturierter Dokumente (e-Rechnung) die wichtigste. Bei der Entwicklung dieser Dienstleistung wurde erwogen, sie mit anderen typischen Finanzdiensten zu verbinden (wie Rechnungsvorschuss, Zahlung und Abgleich, Ablegen, Konfliktbeilegung, Kreditdokumentation etc.), von denen einige im Wettbewerb angeboten werden. Ziel ist, die Dematerialisierung und Prozessintegration in den Beziehungen zwischen Unternehmen (Business-to-Business - B2B) und Unternehmen und der Verwaltung (Business-to-Government - B2G) zu erleichtern.

Seit Verabschiedung des Finanzgesetzes von 2008 nimmt das Thema der elektronischen Rechnungsstellung großen Raum ein (Artikel 1, Absätze 209 bis 214 des Gesetzes Nr. 244 vom 24. Dezember 2007). Dieses Gesetz verpflichtet Lieferanten, die öffentliche Behörden (auch eigenständige) und nationale öffentliche Institute beliefern, ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch zu stellen, zu übertragen und zu archivieren.

Daher beabsichtigt das Netzwerk von CBI, Maßstab für die elektronische Rechnungsstellung zu werden und so die Beteiligung öffentlicher Behörden zu fördern, sowohl als Benutzer – für Dokumentenmanagement und Zahlungseinzug/-dienste – und als externer Diensteanbieter für die Unternehmen von CBI mit besonderem Augenmerk auf der zentralen öffentlichen Verwaltung.

CBI könnte für sein Austauschsystem (Exchange System) im Rechtsrahmen als privilegierter Kanal (Mittler) anerkannt werden, der von Unternehmen für die Versendung elektronischer Rechnungen an öffentliche Behörden genutzt wird.







SEPA INTERNATIONAL

Unsere Aufgabe ist die Schaffung eines integrierten und wettbewerbsfähigen europäischen e-Business-Ökosystems und uns dabei gegenüber den Entscheidungsträger und Regulierungsstellen für die Anforderungen und Bedürfnisse der Unternehmen einzusetzen.

In der Zusammenarbeit mit wichtigen Akteuren macht sich SEPA bei verschiedenen EU-weiten Initiativen für die Anforderungen der Unternehmen stark und stellt so sicher, dass die daraus resultierenden Standards und der Regulierungsrahmen für Großunternehmen und KMU gleichermaßen förderlich sind.

SEPA arbeitet mit den Regulierungsbehörden der EU an der Gestaltung des künftigen e-Business-Ökosystems durch die aktive Beteilung, Beratung und Vision, wobei wir niemals die wesentlichen Faktoren aus den Augen verlieren, die gegeben sein müssen, um die breite Einführung in ganz Europa sicherzustellen.

FÜRSPRACHE BEI UNTERNEHMENDer erste Schritt auf dem Weg zu einem Konsens ist die Bewusstseinsbildung und Verbreitung von Wissen über die wichtigsten Initiativen im Bereich des e-Business, ihre Vorteile und Risiken.

Zu diesem Zweck fungiert SEPA International als Moderator für den laufenden Dialog zwischen europäischen und internationalen Unternehmen, Regulierungsbehörden und Industrieverbänden bei verschiedenen Initiativen.

Wir bringen verschiedene Nutzergruppen mit ihren jeweiligen Anforderungen und Bedürfnissen zusammen und ermöglichen es Unternehmen, mit einer einzigen Stimme zu sprechen.

UNSERE DIENSTLEISTUNGENSEPA International bietet Konzernen, Regierungen, Branchen- und Berufsverbänden, Nichtregierungsorganisationen und dem öffentlichen Sektor Advocacy- und Beratungsdienste an.

Das Unternehmen organisiert selbst Konferenzen und seine führenden Köpfe sprechen bei Konferenzen in ganz Europa, um sicherzustellen, dass Unternehmen die Auswirkungen von Vorschlägen verstehen und bei deren abschließender Gestaltung mitwirken.

Wenn Sie weitere Informationen zu unseren Advocacy- und Beratungsdienstleistungen wünschen, kontaktieren Sie uns unter:

[email protected]



ÜBER EBL

Das European e-Business Lab ist eine sektorenübergreifende Initiative, die von erfolgreichen Organisationen mit dem Ziel ergriffen wurde, sich über Best Practices für elektronische Geschäftsprozesse und deren Einführung, Standardisierung sowie Innovationen auszutauschen und diese zu verbessern. Es handelt sich um eine Abteilung der European Business Lab Association.

Das Lab dient als Plattform für die Schaffung eines offenen, von den Benutzern ausgehenden Innovations-Ökosystems, das sich mit der Weiterentwicklung elektronischer Geschäftsprozesse beschäftigt. Auf dieser Plattform können e-Business-Benutzer Best Practices erörtern und praktischen Rat finden, sich über Ideen und Meinungen austauschen und Verfahren, Standards, neue Technologien, Politiken und Pilotprojekte im Bereich des e-Business erproben.

Das European E-Business Lab (EBL) unterhält enge Kontakte mit den polit ischen Entscheidungsträgern auf EU-Ebene, Normierungsstellen, Experten und allen relevanten Akteure, was es dem Lab ermöglicht, Änderungen direkt zu beeinflussen und voranzutreiben.

Das Lab vertritt die Anforderungen seiner Mitglieder und empfiehlt Lösungen, um das e-Business-Ökosystem zu verbessern, indem in einem iterativen Verfahren alle wichtigen Akteure am Innovationsprozess beteiligt werden und die Benutzer ‚das Steuer übernehmenʼ.

AUFGABEUnternehmen in die Lage versetzen, die Einführung elektronischer Geschäftsprozesse und Innovationen mit dem Ziel zu fördern, ein offenes und interoperables europäisches e-Business-Ökosystem zu schaffen.

VISION

Auf einem harmonisierten Rechts- und Regulierungsrahmen basierend, wird das zukünftige europäische e-Business-Ökosystem eine Umgebung liefern, in der Benutzer standardisierte e-Business-Tools in ihre internen Informatiksysteme integrieren können, ohne große Investitionen tätigen und Ausfallzeiten fürchten zu müssen und in dem die Marktakteure von einem paneuropäischen, innovativen und wettbewerbsfähigen Umfeld profitieren werden.

ZIELE1. Die Mitglieder gegenüber den EU-Institutionen und Marktakteuren vertreten und Politiken,

neue Technologien und Initiativen zur Förderung von Marktentwicklungen im Bereich des e-Business erproben

2. Brücken zwischen der Community der Mitglieder, den europäischen Institutionen und Marktakteuren bauen und dabei Forschung, Praxis und Politik miteinander verbinden

3. Wissen und Informationen zu e-Business-Entwicklungen bereitstellen, Best Practices formulieren und sich über diese austauschen

4. Kooperation zwischen unseren Mitgliedern fördern und dabei die Einbindung von KMU ermöglichen und Peer-to-Peer-Plattformen schaffen, um Erfahrungen auszutauschen

5. Die Entwicklung und Einführung gemeinsamer Methoden für die Automatisierung und Standardisierung der Wertschöpfungskette fördern, um die Mitglieder bei der Umsetzung ihrer Entwicklungsprogramme im Bereich e-Business zu unterstützen

6. Forschung und durch die Benutzer vorangetriebene Innovationen für neue Technologien und Pilotprojekte fördern

7. Mit anderen Organisationen, auch außerhalb Europas, zusammenarbeiten, um die Ausrichtung an und Abstimmung mit globalen e-Business-Entwicklungen sicherzustellen

Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.euebl.org/ebl/

Oder kontaktieren Sie uns unter: [email protected] or [email protected]

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