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ECDL Europäischer Computer Führerschein Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Microsoft Office Excel 2007) gemäß Syllabus 5.0 (zertifiziert für Deutschland) ECDL4-07-5 ECDL4-07-5 Autor: Peter Wies 1. Ausgabe vom 14. Mai 2008 © HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: www.herdt.com Das ECDL-Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL-Foundation. Der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH ist ein von der DLGI, der OCG und der ECDL Switzerland AG unabhängiges Unternehmen und insbeson- dere nicht gesellschaftsrechtlich mit diesen verbunden. Dieses Produkt kann genutzt werden, um Schulungsteilneh- mer bei der Vorbereitung auf die European Computer Driving Licence-Prüfung zu unterstützen. Weder der Lizenz- geber noch der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH gewährleisten, dass durch die Verwendung dieses Produk- tes das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von den Lizenzgebern genehmigten Lernmaterial-Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben genehmigt worden ist: Das Produkt enthält in einem zumindest zufriedenstellen- den Maß das gesamte Lernmaterial in Hinblick auf den ECDL-Syllabus Version 5.0. Das Lernmaterial wurde nicht auf technische Richtigkeit überprüft, und es wird nicht gewährleistet, dass der Endverbraucher die dazugehörigen ECDL-Prüfungen besteht. Alle in diesem Produkt ent- haltenen Einstufungstests und/oder leistungsbezogenen Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die Lizenzgeber für die ECDL-Prüfungen. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen aus- geschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jewei- ligen Anbieter verantwortlich.

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ECDLEuropäischer Computer Führerschein

Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Microsoft Office Excel 2007) gemäß Syllabus 5.0 (zertifiziert für Deutschland)

ECDL4-07-5

ECDL4-07-5 Autor: Peter Wies 1. Ausgabe vom 14. Mai 2008

© HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: www.herdt.com Das ECDL-Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL-Foundation. Der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH ist ein von der DLGI, der OCG und der ECDL Switzerland AG unabhängiges Unternehmen und insbeson-dere nicht gesellschaftsrechtlich mit diesen verbunden. Dieses Produkt kann genutzt werden, um Schulungsteilneh-mer bei der Vorbereitung auf die European Computer Driving Licence-Prüfung zu unterstützen. Weder der Lizenz-geber noch der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH gewährleisten, dass durch die Verwendung dieses Produk-tes das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von den Lizenzgebern genehmigten Lernmaterial-Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben genehmigt worden ist: Das Produkt enthält in einem zumindest zufriedenstellen-den Maß das gesamte Lernmaterial in Hinblick auf den ECDL-Syllabus Version 5.0. Das Lernmaterial wurde nicht auf technische Richtigkeit überprüft, und es wird nicht gewährleistet, dass der Endverbraucher die dazugehörigen ECDL-Prüfungen besteht. Alle in diesem Produkt ent-haltenen Einstufungstests und/oder leistungsbezogenen Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die Lizenzgeber für die ECDL-Prüfungen.

Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen aus-geschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.

Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jewei-ligen Anbieter verantwortlich.

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I ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Microsoft Office Excel 2007)

2 © HERDT-Verlag

Erste Schritte mit Excel

1 Überblick...................................................4 1.1 Der Europäische Computer Führerschein ...... 4 1.2 Was Sie wissen sollten .................................... 5

2 Die Arbeitsoberfläche .............................6 2.1 Tabellenkalkulation mit Excel........................ 6 2.2 Excel starten und beenden............................. 7 2.3 Das Excel-Anwendungsfenster....................... 8 2.4 Befehle aufrufen .......................................... 10 2.5 Dialogfenster bedienen................................ 12 2.6 Schnellübersicht............................................ 13

3 Grundlegende Tabellenbearbeitung....14 3.1 Im Tabellenblatt bewegen ........................... 14 3.2 Daten eingeben............................................ 15 3.3 Zellinhalte verändern und löschen .............. 16 3.4 Zellen markieren........................................... 17 3.5 Arbeiten rückgängig machen ...................... 19 3.6 Arbeitsblätter drucken ................................. 20 3.7 Arbeitsmappen speichern und schließen..... 21 3.8 Arbeitsmappen erzeugen und öffnen......... 24 3.9 Zwischen geöffneten Arbeitsmappen

wechseln ....................................................... 26 3.10 Schnellübersicht............................................ 27 3.11 Übung ........................................................... 27

4 Mit Formeln arbeiten ............................28 4.1 Aufbau und Eingabe von Formeln............... 28 4.2 Die Funktion SUMME ................................... 29 4.3 Zellbezüge durch Zeigen in Formeln

einfügen........................................................ 31 4.4 Formeln bearbeiten...................................... 32 4.5 Schnellübersicht............................................ 33 4.6 Übung ........................................................... 33

5 Die Hilfefunktion von Excel nutzen .....34 5.1 Schnell Hilfe zum Programm erhalten......... 34 5.2 Mit der Excel-Hilfe arbeiten......................... 36 5.3 Schnellübersicht............................................ 37 5.4 Übung ........................................................... 37

Tabellenaufbau und -gestaltung

6 Die grundlegende Zellformatierung ...38 6.1 Formatierungsgrundlagen ........................... 38 6.2 Schriftarten und Schriftattribute

festlegen ....................................................... 40 6.3 Zellinhalte ausrichten................................... 41

6.4 Zeilenumbrüche und verbundene Zellen verwenden.................................................... 42

6.5 Rahmen und Linien verwenden................... 44 6.6 Hintergrundfarbe bzw. -muster

zuweisen....................................................... 45 6.7 Zahlen formatieren ...................................... 46 6.8 Schnelle Formatierungsmöglichkeiten ........ 48 6.9 Schnellübersicht............................................ 50 6.10 Übung .......................................................... 51

7 Ausfüllen, Kopieren und Verschieben............................................ 52 7.1 Kopieren und Verschieben mittels

Drag & Drop ................................................. 52 7.2 Kopieren und Verschieben mittels

Zwischenablage............................................ 53 7.3 Die Ausfüllfunktion nutzen ......................... 55 7.4 Relative, absolute und gemischte

Bezüge verwenden....................................... 57 7.5 Schnellübersicht............................................ 59 7.6 Übung ........................................................... 60

8 Tabellenstruktur bearbeiten ................ 62 8.1 Spaltenbreite und Zeilenhöhe verändern ... 62 8.2 Spalten bzw. Zeilen aus- oder

einblenden.................................................... 63 8.3 Spalten bzw. Zeilen einfügen

oder löschen ................................................. 64 8.4 Schnellübersicht............................................ 65 8.5 Übung ........................................................... 65

Funktionen

9 Mit Funktionen arbeiten....................... 66 9.1 Aufbau und Eingabe von Funktionen ......... 66 9.2 Auswahl einfacher Funktionen.................... 68 9.3 Den Funktions-Assistenten nutzen .............. 71 9.4 Aufbau und Einsatzgebiete der Funktion

WENN............................................................ 74 9.5 Fehler in Formeln ......................................... 75 9.6 Tabellenblatt auf Formelfehler prüfen ....... 78 9.7 Schnellübersicht............................................ 79 9.8 Übung ........................................................... 79

10 Mit Datum und Uhrzeit arbeiten ......... 82 10.1 Datums- und Zeitangaben eingeben

und formatieren........................................... 82 10.2 Einfache Zeitberechnungen durchführen ... 84 10.3 Mit Datums- und Uhrzeitfunktionen

arbeiten ........................................................ 85 10.4 Praktische Anwendungen ............................ 86 10.5 Schnellübersicht............................................ 88 10.6 Übung .......................................................... 88

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Inhalt I

© HERDT-Verlag 3

Diagramme und Arbeitsmappen

11 Mit Diagrammen arbeiten ....................90 11.1 Grundlagen zu Diagrammen........................90 11.2 Diagramme erstellen.....................................91 11.3 Auswahl verschiedener Diagrammtypen .....94 11.4 Grundlagen zur Diagrammbearbeitung ......95 11.5 Darstellung bzw. Struktur von

Diagrammen ändern.....................................96 11.6 Diagrammelemente formatieren

und bearbeiten .............................................99 11.7 Diagramme beschriften ..............................101 11.8 Diagramme drucken ...................................103 11.9 Schnellübersicht ..........................................103 11.10 Übung .........................................................105

12 Arbeitsmappen effektiv nutzen.........106 12.1 Mit Arbeitsmappen arbeiten ......................106 12.2 Arbeitsblätter verschieben und

kopieren ......................................................108 12.3 Speicheroptionen für Arbeitsmappen

festlegen......................................................109 12.4 Dokumenteigenschaften festlegen............110 12.5 Schnellübersicht ..........................................111 12.6 Übung .........................................................112

13 Druckeinstellungen festlegen............ 114 13.1 Mit der Seitenansicht arbeiten...................114 13.2 Die Druckseiten einrichten .........................115 13.3 Seitenumbrüche definieren........................117 13.4 Kopf- und Fußzeilen verwenden................119 13.5 Spalten- und Zeilentitel festlegen..............122 13.6 Schnellübersicht ..........................................122 13.7 Übung .........................................................123

Besondere Techniken

14 Große Tabellen bearbeiten ................ 124 14.1 Tabellen zoomen ........................................124 14.2 Zeilen und Spalten fixieren ........................125 14.3 Tabellen(-teile) sortieren ............................126 14.4 Die Rechtschreibprüfung verwenden ........130 14.5 Bestimmte Zellinhalte suchen und

ersetzen.......................................................131 14.6 Schnellübersicht ..........................................134 14.7 Übung .........................................................135

Anhang: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen ................................ 136

Stichwortverzeichnis ............................... 140

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1 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Microsoft Office Excel 2007)

4 © HERDT-Verlag

1 Überblick

In diesem Kapitel erfahren Sie

was der ECDL (Europäische Computer Führerschein) ist

welche Lehrplaninhalte das Modul 4 hat

wie Sie mit diesem Buch arbeiten können

Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser,

Sie haben eine gute Entscheidung getroffen. Mit dem Erwerb dieses Buches sind Sie auf dem richtigen Weg, Ihre bisherigen PC-Kenntnisse zu optimieren. Denn die nachfolgenden Lerninhalte stellen einen ersten wich-tigen Baustein im Zertifizierungsprogramm des Europäischen Computer Führerscheins (ECDL®) dar.

In nahezu allen Berufszweigen werden solide IT-Kenntnisse vorausgesetzt. Dass der Erwerb des ECDL® die richtige Antwort auf diese Anforderung ist, beweisen die rund 8 Millionen Teilnehmer/-innen, die dieses in 148 Ländern anerkannte Zertifikat besitzen oder anstreben. Wer über den ECDL® als Nachweis fundierter IT-Kompetenz verfügt, hat einen klaren Wettbewerbsvorsprung auf dem Arbeitsmarkt.

Möchten Sie wissen, wie es um Ihre bisherigen IT-Fähigkeiten bestellt ist? Über die ECDL®-Diagnosetests können Sie bequem via Internet von zu Hause aus prüfen, wo Ihre Stärken liegen oder wo es Defizite gibt. Mit den Demotests können Sie sich ansehen, wie eine ECDL-Prüfung aussieht und welche Art der Fragestel-lung Sie in den Tests vorfinden. Aktuelle Informationen zu diesem Thema finden Sie auch auf den Websites der jeweiligen Länder.

Sie haben die Möglichkeit, in mehr als 3.000 Prüfungszentren bzw. Test Center in Deutschland, Öster-reich, der Schweiz und dem Fürstentum Liechtenstein Ihr erworbenes IT-Wissen zu vertiefen und zertifizieren zu lassen. Nach dem Ablegen aller sieben Modulprüfungen in einem der ECDL®-Prüfungszentren haben Sie den ECDL® bestanden.

Eine Übersicht der ECDL®-Prüfungszentren bzw. Test Center finden Sie hier:

Deutschland www.ecdl.de

Österreich www.ecdl.at

Schweiz www.ecdl.ch

1.1 Der Europäische Computer Führerschein

Wissenswertes über den Europäischen Computer Führerschein Der Europäische Computer Führerschein (kurz ECDL) stellt ein in Europa standardisiertes Zertifikat über die Kenntnisse und Fertigkeiten der Computeranwender dar, das in ganz Europa gültig ist. Der ECDL wird von den der CEPIS (Council of European Professional Informatics Societies) angehörenden Computergesellschaf-ten betreut. Die Europäische Union (EU) fördert die Entwicklung des ECDL, der die fundierte Vermittlung von Computerwissen zum Ziel hat.

Der ECDL basiert auf einem einheitlichen Europäischen Lehrplan (Syllabus). Dieser Lehrplan dient der Sicher-stellung eines gemeinsamen europaweiten Standards im Bereich Computerwissen. Der Lehrplan umfasst ins-gesamt sieben Module.

Lehrplan für das Modul 4 Die Teilnehmer sollen

den Aufbau und das Leistungsspektrum der Tabellenkalkulation kennen Nutzungsmöglichkeiten der Tabellenkalkulation einschätzen können einen praxisnahen Überblick über Funktionen und Anwendungen der Tabellenkalkulation gewinnen

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Überblick 1

© HERDT-Verlag 5

grundlegende Begriffe der Tabellenkalkulation kennen praktische Fähigkeiten bei der Erstellung von Tabellen und Diagrammen mit der Tabellenkalkulation

erwerben die Grundfunktionen der Tabellenkalkulation beherrschen (Umgang mit Formeln, Summenbildung,

Maximum-, Minimum- und Durchschnittsberechnungen) die Grundbefehle von der Tabellenkalkulation beherrschen (Öffnen, Speichern, Drucken) eine Tabelle verändern können (Zeilen und Spalten einfügen, Spaltenbreite) eine Tabelle formatieren können (Zeichen, Seite, Kopf- und Fußzeile, Dezimalstellen, Währung) die Hilfefunktion verwenden können absolute und relative Zellreferenz in Formeln verstehen Diagramme erstellen und mit Titel und Beschriftungen drucken können Daten sortieren mit mehr als einer Tabelle arbeiten und Informationen zwischen Tabellen bewegen können

1.2 Was Sie wissen sollten

Aufbau und inhaltliche Konventionen des Buches

Das Buch ist in verschiedene Bereiche unterteilt, um Ihnen so einen Überblick über den Inhalt des Buches zu geben und dadurch den Programmeinstieg zu erleichtern.

Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende jedes Kapitels eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick.

Die meisten Kapitel enthalten Übungen, mit deren Hilfe Sie die jeweiligen Inhalte einüben können.

Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden beispielsweise Ordner-namen immer kursiv geschrieben.

KAPITÄLCHEN kennzeichnen alle vom Programm vorgegebenen Bezeichnungen für Schalt-flächen, Register, Gruppen etc.

Kursivschrift kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben.

GROSSBUCHSTABEN verweisen auf Menüpunkte (z. B. auf den Menüpunkt DRUCKEN - SCHNELL-DRUCK).

Symbole

Besondere Information zur Programmbedienung

Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann

Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen

Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten

Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Die Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien finden Sie auf der Homepage des HERDT-Verlages im Internet unter http://www.herdt.com.

Hinweis zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen des Buches wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office Excel 2007 (Service Pack 1 für Microsoft Office 2007) unter dem Betriebssystem Windows Vista Ultimate und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers kann das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in Excel 2007 und die Fenster-darstellung unter Windows Vista gegebenenfalls von den Abbildungen im Buch abweichen.

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2 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Microsoft Office Excel 2007)

6 © HERDT-Verlag

2 Die Arbeitsoberfläche

In diesem Kapitel erfahren Sie

welche Vorteile die Tabellenkalkulation mit Excel bietet

wie Sie Excel starten und beenden

welche Elemente das Excel-Anwendungsfenster enthält und wie Sie damit arbeiten

welche Möglichkeiten der Programmsteuerung zur Verfügung stehen

Voraussetzungen

Grundkenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem Windows

2.1 Tabellenkalkulation mit Excel

Was bedeutet Tabellenkalkulation mit Excel?

Eine Excel-Tabelle ist ein "elektronisches" Kalkulationsblatt, das aus einzelnen Käst-chen (Zellen) besteht. In diese Zellen können Sie Texte, Zahlen und Formeln ein-geben. Der Text dient in Form einer Rubrik oder Überschrift meistens zur Erklärung und Struk-turierung der Tabelle. Mit den Zahlen und Formeln (z. B. =12+34+25) werden Berech-nungen durchgeführt. Wie ist eine Tabelle in Excel aufgebaut?

Ein Tabellenblatt in Excel ist - ähnlich einem Schachbrett - in einzelne Felder aufgeteilt.

Jede Zelle kann durch eine Adresse (Spalten- und Zeilenbezeichnung) genau lokalisiert werden. Die Abbildung zeigt in Spalte C, Zeile 7 den Preis 70,00 €. Diese Zelle wird mit C7 be-zeichnet.

In einer Tabellenkalkulation können Daten unterschiedlicher Art, wie beispielsweise Euro-Beträge (C7) oder Prozentwerte (C9), eingege-ben werden.

Worin besteht der Vorteil einer Tabellenkalkulation?

In einer Tabellenkalkulation können Sie durch die Eingabe von Formeln Berechnungen durchführen. Sie können die Berechnungen variabel halten, indem Sie innerhalb der jeweiligen Formeln anstelle fester Werte Adressen bzw. Zellbezüge eingeben (z. B. C5 oder C7). Die Ergebnisse der Formeln werden dann von Excel automatisch neu berechnet, wenn sich die Werte in diesen Zellen ändern. Beispielsweise resultieren in der abgebildeten Tabelle die Ergebnisse der Zellen C8, C10 und C12 aus einer Formel. Wenn die Werte der Zellen C5 bzw. C7 nachträglich geändert werden, berechnet Excel die Ergeb-nisse in den Zellen C8, C10 und C12 automatisch neu.

Excel-Tabelle

Beispiel einer Tabellenkalkulation

Spaltenbezeichnung Zeilenbezeichnung

Zelle C3

Die Zelle enthält die Formel:

= C8*C9

Die Zelle enthält die Formel: = C8-C10

Die Zelle enthält die Formel:

= C7*C5

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Die Arbeitsoberfläche 2

© HERDT-Verlag 7

Aufbau einer Excel-Datei

Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeich-net. Diese besteht aus einzelnen Arbeitsblättern - ähnlich einem Schnellhefter, der mit einzelnen Sei-ten gefüllt ist. Arbeitsblätter können z. B. Tabellen-blätter oder Diagrammblätter sein. Sie können die Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe löschen, umbenennen, kopieren, verschieben oder durch weitere Blätter ergänzen. Auch die Reihen-folge der Arbeitsblätter lässt sich nachträglich ver-ändern.

2.2 Excel starten und beenden

Excel über die START-Schaltfläche starten

Klicken Sie auf die START-Schaltfläche von Windows , und zeigen Sie auf den Menüpunkt ALLE PROGRAMME .

Eine Liste aller installierten Programme wird eingeblendet.

Klicken Sie auf den Eintrag MICROSOFT OFFICE , um eine Liste mit sämtlichen installierten Microsoft-Office-Anwendungen einzublenden.

Klicken Sie auf den Eintrag MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 . Excel beenden

Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Excel-Anwendungsfensters.

oder Betätigen Sie die Tastenkombination ALT F4 . Falls eine oder mehrere geöffnete Arbeitsmappen nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert sind, können Sie diese Dateien auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. Schalten Sie den Computer nie einfach aus, sondern beenden Sie das Betriebssystem ordnungsgemäß. Ver-lassen Sie Excel immer mit einer der zuvor beschriebenen Möglichkeiten. Nur wenn Sie das Programm ord-nungsgemäß verlassen, kann Excel geöffnete Dateien korrekt schließen und interne Dateien speichern. So vermeiden Sie Datenverluste. Excel lässt sich nicht beenden

Sollte es vorkommen, dass Excel nicht mehr auf Eingaben rea-giert (Programm hat sich "aufgehängt"), betätigen Sie die Tas-tenkombination STRG ALT ENTF .

Windows Vista blendet eine Liste mit Sicherheitsoptionen ein.

Klicken Sie auf den Eintrag .

Das Dialogfenster WINDOWS TASK-MANAGER, mit dessen Hilfe Sie die laufenden Prozesse kontrollieren und verwalten können, wird geöffnet.

Stellen Sie sicher, dass das Register ANWENDUNGEN aktiviert ist.

Tabellenblätter einer Excel-Arbeitsmappe

Excel starten

Speicherrückfrage

Task-Manager starten

Tabellenblätter

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2 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Microsoft Office Excel 2007)

8 © HERDT-Verlag

Klicken Sie im Listenfeld auf den Eintrag MICROSOFT EXCEL - Arbeitsmappenname, und betätigen Sie die Schaltfläche TASK BEENDEN.

Klicken Sie auf das Schließfeld , um das Dialogfenster zu schließen. Excel wird geschlossen, ohne dass Sie andere geöffnete Anwendungen oder Windows Vista selbst beenden müssen. Wenn Sie mit dem Betriebssystem Windows XP Professional arbeiten, wird nach Betätigen der Tastenkom-bination STRG ALT ENTF das Dialogfenster WINDOWS SICHERHEIT eingeblendet. Dort können Sie das Dialog-fenster WINDOWS TASK-MANAGER durch Betätigen der Schaltfläche TASK-MANAGER öffnen.

2.3 Das Excel-Anwendungsfenster

Das Anwendungsfenster

Nach dem Start des Programms gelangen Sie in das Excel-Anwendungsfenster. Dieses enthält sowohl Excel-spezifische als auch Windows-Standardelemente.

Das Excel-Anwendungsfenster Je nach gewählter Installation von Excel und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Excel kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen.

Namenfeld

Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld(Arbeitsmappenfenster/Anwendungsfenster)

Aktuelles Tabellenblatt

Bearbeitungsleiste Bildlaufpfeil

Statusleiste

Titelleiste

Bildlauffeld

Symbolleiste für den Schnellzugriff Register

Aktive Zelle

Blattregister Zoom-Regler

OFFICE-Schaltfläche

Multifunktionsleiste

Ansichtssteuerung

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Die Arbeitsoberfläche 2

© HERDT-Verlag 9

Allgemeine Bildschirmelemente

Titelleiste Die Titelleiste enthält neben dem Datei- und Programmnamen die Windows-Standardelemente Minimierfeld, Voll- bzw. Teilbildfeld und Schließfeld.

Minimierfeld

Reduziert das Anwendungsfenster auf eine Schaltfläche in der Windows-Task-leiste

Voll-, Teilbildfeld

Mit diesen Feldern schalten Sie zwischen Vollbilddarstellung (gesamter Bild-schirm) und verkleinerter Fenstergröße um.

Schließfeld

Schließt das Anwendungsfenster; Excel wird dadurch beendet.

Bildlaufpfeile/-felder Diese Elemente dienen zum Bewegen (Blättern/Scrollen) in Tabellenblättern.

Übersicht über die besonderen Excel-Bildschirmelemente

Tabellenblatt Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig drei Tabellenblätter. Sie können jederzeit neue Arbeitsblätter hinzufügen, wobei die maximale Anzahl der Arbeitsblätter von der Größe des Arbeitsspeichers Ihres Computers abhängt.

Auf jedem Tabellenblatt lassen sich verschiedene Tabellen erstellen. Die Tabel-lenblätter werden fortlaufend mit dem Namen TABELLE und einer Nummerie-rung versehen, beispielsweise TABELLE1.

OFFICE-Schaltfläche Über die OFFICE-Schaltfläche können Sie u. a. die grundlegenden Befehle zum Erstellen, Speichern oder Drucken von Dateien aufrufen.

Symbolleiste für den Schnellzugriff

Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Speichern einer Datei) schnell durch Anklicken des entsprechenden Symbols ausführen. Die Auswahl an Befehlen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell anpassen.

Multifunktionsleiste Fast sämtliche Befehle des Programms lassen sich über die Multifunktionsleiste aufrufen. Die Multifunktionsleiste ist in verschiedene Register (bzw. Register-karten) unterteilt, die jeweils die wichtigsten Befehle enthalten, um eine be-stimmte Aufgabe zu erledigen.

Namenfeld Im Namenfeld werden die Koordinaten der aktiven Zelle angezeigt. Es lässt sich beispielsweise nutzen, um zu einer bestimmten Zelle bzw. einem bestimm-ten Zellbereich auf dem Tabellenblatt zu wechseln.

Bearbeitungsleiste Hier und in der aktiven Zelle können Sie Daten eingeben und bearbeiten.

Arbeitsmappenfenster Wenn Sie Excel starten, ist bereits eine leere Arbeitsmappe in einem eigenen Fenster (Arbeitsmappenfenster) innerhalb des Anwendungsfensters geöffnet.

Sie können das Arbeitsmappenfenster separat reduzieren , in Teilbild- oder Vollbilddarstellung anzeigen und schließen .

Blattregister Die Namen der Arbeitsblätter werden im Blattregister angezeigt. Über das Blattregister können Sie u. a. schnell zwischen Arbeitsblättern wechseln oder neue Arbeitsblätter einfügen.

Statusleiste Hier erhalten Sie Hinweise zum aktuellen Programmstatus bzw. zur gerade eingeleiteten Arbeit. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klicken, können Sie über das eingeblendete Kontextmenü beispielsweise be-stimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden.

Ansichtssteuerung Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten von Excel wech-seln (Normalansicht , Seitenlayoutansicht , Umbruchvorschau ).

Zoom-Regler Durch Ziehen des Zoom-Reglers nach rechts bzw. links können Sie die Anzei-ge einer Tabelle vergrößern oder verkleinern.

Sie können allgemeine Programmeinstellungen von Excel (z. B. Einstellungen zur Bildschirmdarstellung) im Dialogfenster EXCEL-OPTIONEN festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Excel. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie auf die OFFICE-Schaltfläche klicken und die anschließend eingeblendete Schaltfläche EXCEL-OPTIONEN betätigen.

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2 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Microsoft Office Excel 2007)

10 © HERDT-Verlag

Merkmale von Tabellenblättern

Sie können Ihre Tabellen auf verschiedenen Tabellen-blättern erstellen.

Mehrere Tabellenblätter lassen sich in einer einzigen Arbeitsmappe bzw. Datei speichern.

Zwischen Tabellenblättern wechseln

Klicken Sie auf den Tabellenblattnamen im Blattregister.

Tabellenblätter beschriften Klicken Sie doppelt auf den Tabellenblattnamen.

Der Tabellenblattname wird markiert.

Geben Sie einen neuen Namen ein (maximal 31 Zeichen).

Bestätigen Sie diesen Namen mit der RETURN -Taste.

Neue Tabellenblätter einfügen Klicken Sie auf das Symbol im Blattregister.

Excel fügt hinter den vorhandenen Arbeitsblättern ein neues Tabellenblatt ein.

2.4 Befehle aufrufen

Die Multifunktionsleiste nutzen

Die Multifunktionsleiste bietet Ihnen Zugriff auf die meisten Befehle von Excel, die Sie über die dortigen Ele-mente - z. B. über Symbole (bzw. Schaltflächen oder Befehlsschaltflächen) - aufrufen können.

Die Multifunktionsleiste

Die Multifunktionsleiste besteht aus verschiedenen Registern, in denen die wichtigsten Befehle für bestimmte Aufgaben zur Verfügung stehen. So lässt sich beispielsweise über die im Register SEITEN-LAYOUT enthaltenen Elemente das Layout einer Arbeitsmappe festlegen.

Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet, die die Befehle zur Durchführung einer be-stimmten Aufgabe zur Verfügung stellen. Viele Gruppen besitzen das Symbol , mit dessen Hilfe Sie ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen können.

Bei einigen speziellen Tätigkeiten (z. B. bei der Bearbeitung von Dia-grammen) nutzt Excel sogenannte Kontexttools , die am rechten Rand der Multifunktionsleiste zusätzliche Register zur Verfügung stellen.

Möchten Sie, dass von der Multifunktionsleiste lediglich die Register angezeigt werden, klicken Sie auf das

Symbol rechts neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff und wählen Sie den Eintrag MULTIFUNKTIONS-LEISTE MINIMIEREN. Um die ursprüngliche Anzeige wiederherzustellen, wählen Sie diesen Eintrag erneut. Das Kontextmenü verwenden

Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü öffnen.

Tabellenblätter im Blattregister

Register des Diagrammtools

Vorhandene Tabellenblätter

Aktives Tabellenblatt

Register Gruppe

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Die Arbeitsoberfläche 2

© HERDT-Verlag 11

Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters oder des Tabel-lenblattes Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontext-menü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl.

Klicken Sie beispielsweise auf ein Symbol der Multifunktionsleiste, können Sie dieses Symbol über das eingeblendete Kontextmenü zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

Wenn Sie in einer Zelle das Kontextmenü aufrufen, stellt Ihnen Excel die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf die Zelle an-wenden können. Zusätzlich wird die sogenannte Minisymbol-leiste eingeblendet, über die sich schnell verschiedene Formatie-rungsbefehle wählen lassen.

Sie können auch vor dem Aufruf des Kontextmenüs ein bestimmtes Ob-jekt markieren (z. B. eine Grafik oder ein Diagramm). Mit Smarttags arbeiten

Mit den sogenannten Smarttags (= "intelligente Etiketten") stellt Excel eine Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszu-führen bzw. auf automatisch von Excel ausgeführte Aktionen Einfluss zu nehmen. Smarttags erscheinen entweder automatisch in der Tabelle, oder sogenannte Smarttag-Indikatoren in Form eines grünen Dreiecks weisen im Innern von Zellen auf ein Smarttag hin. Durch Anklicken der Zelle, die den Indikator enthält, wird das betreffende Smarttag (z. B. ) einge-blendet, über das Sie ein Pulldown-Menü mit kontextbezogenen Aus-wahlmöglichkeiten öffnen können. Folgende Smarttags stellt Excel zur Verfügung:

Symbol Bezeichnung Funktion

AUTOKORREKTUR-OPTIONEN

Wurden von Excel automatische Korrekturen oder For-matierungen im Text vorgenommen, können Sie über dieses Smarttag bestimmen, ob die Änderungen ange-nommen oder abgelehnt werden.

Zeigen Sie mit dem Mauszeiger in das geänderte Wort, wird in Form eines blauen Rechtecks unter dem Wort angezeigt, dass eine AutoKorrektur stattgefun-den hat. Durch Zeigen auf das Rechteck erscheint das Smarttag .

EINFÜGEN-OPTIONEN Dieses Smarttag erscheint direkt, wenn Sie eine kopierte oder verscho-

bene Auswahl oder Grafiken in die Tabelle einfügen. Über das Smarttag können Sie festlegen, mit welchen Optionen, z. B. mit welcher Formatie-rung, das einzufügende Objekt versehen werden soll.

EINFÜGEOPTIONEN Fügen Sie Zellen, Zeilen oder Spalten ein, haben Sie die Möglichkeit,

über das eingeblendete Smarttag zu bestimmen, ob die Formatierung der benachbarten Bereiche übernommen werden soll oder nicht.

AUTO-AUSFÜLLOPTIONEN Dieses Smarttag unterstützt Sie beim Ausfüllen von Zellen. Sie können

mithilfe des Smarttags beispielsweise bestimmen, wie die betreffenden Zellen ausgefüllt werden.

Abhängig vom jeweiligen Fehlertyp

Eine Zelle, die einen vermeintlichen Fehler enthält, ver-fügt über einen sogenannten Smarttag-Indikator . Klicken Sie die betreffende Zelle an, wird das Smarttag SPUR ZUM FEHLER eingeblendet, das Ihnen mehrere Optio-nen zur Fehlerüberprüfung bzw. -verbesserung bietet.

Smarttags sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht gedruckt.

Minisymbolleiste und Kontext-menü einer Zelle

Pulldown-Menü eines Smarttags

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2 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Microsoft Office Excel 2007)

12 © HERDT-Verlag

2.5 Dialogfenster bedienen

Wozu dienen Dialogfenster?

Bei vielen Arbeiten oder aktivierten Befehlen benötigt Excel vom Anwender Informationen für die Ausfüh-rung des Befehls: zum Beispiel bei der Eingabe von Dateinamen oder bei der Wahl zwischen verschiedenen Einstellungen. Diese Eingaben werden in Dialogfenstern (bzw. Dialogfeldern) vorgenommen, die im Allge-meinen zentriert auf dem Bildschirm erscheinen. In den Beschreibungen dieser Unterlage können Sie die Elemente eines Dialogfensters, wie Eingabefeld, Register, Schaltfläche usw., und den Namen des Dialogfensters an der Formatierung in Kapitälchen erkennen (z. B. die Schaltfläche ABBRECHEN oder das Dialogfenster SEITE EINRICHTEN).

Elemente eines Dialogfensters Eingaben in Dialogfenstern bestätigen

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Einstellungen, die in einem Dialogfenster vorgenom-men wurden, zu bestätigen.

Damit wird auch das Dialogfenster wieder geschlossen. Eingaben in Dialogfenster abbrechen

Um das Dialogfenster zu schließen, ohne die Einstellungen zu verändern, klicken Sie auf die Schaltfläche ABBRECHEN oder betätigen Sie die ESC -Taste.

Besonderheiten in Excel-Dialogfenstern

Einige Eingabefelder von Excel besitzen ein Symbol , durch das die Dialogfenster so reduziert wer-den können, dass nur noch das Eingabefeld sichtbar ist. Durch Anklicken des Symbols wird wieder das komplette Dialogfenster eingeblendet.

Die Eingabe in diese Eingabefelder ist durch die sogenannte Zeigen-Methode möglich. Dabei wird in der Tabelle der gewünschte Zellbereich markiert und automatisch in das Eingabefeld übertragen.

Register

Schaltfläche

Listenfeld (Liste oder Katalog)

Eingabefeld

Kontrollfeld (Kontrollkästchen)

Optionsfeld

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Die Arbeitsoberfläche 2

© HERDT-Verlag 13

Mit Aufgabenbereichen arbeiten

Excel stellt Ihnen für Aufgaben wie das Einfügen von ClipArts automatisch alle wesentlichen Befehle in einem separaten Fenster - dem sogenannten Aufgabenbereich - zur Verfügung. Je nachdem, welche Arbeiten Sie aus-führen, wird der entsprechende Aufgabenbereich automatisch eingeblen-det. Im Aufgabenbereich erfolgt der Aufruf der Befehle z. B. durch Anklicken mit der Maus .

2.6 Schnellübersicht

Sie möchten …

Excel starten START-Schaltfläche - ALLE PROGRAMME, Eintrag MICROSOFT OFFICE, Eintrag MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

Excel beenden oder ALT F4

zwischen Vollbild- und Teilbild-darstellung wechseln

(Vollbild) bzw. (Teilbild)

ein Fenster minimieren die Anzeige einer Tabelle vergrößern bzw. verkleinern

Zoom-Regler in der Statusleiste nach rechts bzw. links ziehen

allgemeine Programmeinstellungen vornehmen

OFFICE-Schaltfläche, Schaltfläche EXCEL-OPTIONEN

zwischen Tabellenblättern wechseln Tabellenblattnamen im Blattregister anklicken

ein Tabellenblatt umbenennen Tabellenblattnamen im Blattregister doppelt anklicken, Bezeich-nung eingeben, RETURN

ein neues Tabellenblatt einfügen (Blattregister)

Aufgabenbereich CLIPART

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3 ECDL - Modul 4 - Tabellenkalkulation (mit Microsoft Office Excel 2007)

14 © HERDT-Verlag

3 Grundlegende Tabellenbearbeitung

In diesem Kapitel erfahren Sie

wie Sie eine bestimmte Zelle im Tabellenblatt aktivieren

wie Sie Daten in eine Tabelle eingeben

wie Sie Zellen markieren

wie Sie Tabellen nachträglich bearbeiten, drucken und speichern

wie Sie Arbeitsmappen öffnen, schließen und wie Sie neue erzeugen

wie Sie zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln

Voraussetzungen

Excel starten und beenden

3.1 Im Tabellenblatt bewegen

Zelle mit der Tastatur aktivieren

Sie können nur in eine aktive Zelle Daten eingeben. Möchten Sie die Dateneingabe nicht in Zelle A1 be-ginnen, müssen Sie zuvor die entsprechende Zelle als aktive Zelle festlegen.

Nächste Zelle gemäß Pfeilrichtung

STRG () STRG () STRG () STRG ()

Zum Anfang/Ende der Tabelle gemäß der Pfeilrichtung

BILD Eine Bildschirmseite nach unten

BILD Eine Bildschirmseite nach oben

POS1 Erste Zelle der aktuellen Zeile

STRG POS1 Erste Zelle des Tabellenblattes (Zelle A1)

STRG ENDE Letzte Zelle des Tabellenblattes mit Inhalt

Im Tabellenblatt bewegen

Zelle mit der Maus aktivieren

Klicken Sie die gewünschte Zelle in der Tabelle an.

oder Sollte der Tabellenausschnitt nicht sichtbar sein, blenden Sie ihn mithilfe der Bildlauffelder ein und klicken Sie dann in die entsprechende Zelle.

Aktive Zelle Mauszeiger

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Grundlegende Tabellenbearbeitung 3

© HERDT-Verlag 15

3.2 Daten eingeben

Text oder Zahlen eingebeneingeben

Aktivieren Sie die Zelle, in die Sie Text oder eine Zahl eingeben möchten.

Geben Sie die Daten direkt in der Zelle oder in der Bearbeitungsleiste ein.

Betätigen Sie die RETURN - bzw. die -Taste, um die Eingabe abzuschließen.

Alternative:

Achten Sie darauf, dass Sie in jede Zelle einer Tabelle nur eine Angabe eintragen. Bei einer Adressliste geben Sie z. B. die Postleitzahl in eine Zelle und den Wohnort in eine andere Zelle ein. So lässt sich die Tabelle später beispielsweise nach Wohnorten sortieren.

Korrekturen während der Eingabe vornehmen

Zum Beheben von Tippfehlern betätigen Sie die KORREKTUR -Taste.

oder Wenn Sie die Eingabe abbrechen möchten, betätigen Sie die ESC -Taste.

Alternative: Falls die Zelle vor der Eingabe bereits einen Inhalt besitzt, wird er durch das Beenden der Eingabe überschrie-ben. Bei Abbruch der Eingabe bleibt der alte Inhalt erhalten.

Besonderheiten bei der Eingabe von Zahlen

Excel erkennt an den eingegebenen Zeichen automatisch, ob es sich um Text, Zahlen oder Formeln handelt. Werden in eine Zelle nur Ziffern eingetragen, interpretiert Excel diese Eingaben als Zahl.

Zahlen werden standardmäßig rechtsbündig in der Zelle platziert.

Einer negativen Zahl müssen Sie ein Minuszeichen voranstellen.

Die letzte angezeigte Nachkommastelle rundet Excel kaufmännisch . Excel rechnet jedoch immer mit dem ursprünglichen ungerundeten Inhalt einer Zelle , unabhängig von der Darstellungsweise.

Sehr große Zahlen werden in der Exponential-schreibweise dargestellt.

Besonderheiten bei der Eingabe von Text

Texte werden standardmäßig linksbündig in der Zelle platziert.

Sollte die Spaltenbreite nicht ausreichen, um einen Texteintrag komplett anzuzeigen, werden die rech-ten Nachbarzellen überdeckt. Sollte die rechte Nachbarzelle nicht leer sein, wird der Text am rechten Spaltenende in der Anzeige abgeschnitten. Der komplette Inhalt der aktiven Zelle bleibt jedoch erhalten und wird in der Bearbeitungsleiste ein-geblendet.

Bei sehr umfangreichen Einträgen innerhalb einer Zelle kann es vorkommen, dass die entsprechende Eingabe nicht komplett in der Bearbeitungsleiste angezeigt wird. Sie können die Bearbeitungsleiste durch Anklicken des Symbols am rechten Rand der Leiste vergrößern und bei Bedarf den gewünschten Teil des Zellinhalts mithilfe der zur Verfügung stehenden Bildlaufpfeile anzeigen. Über das Symbol stellen Sie die ursprüng-liche Größe der Bearbeitungsleiste wieder her.

Daten im Tabellenblatt eingeben

BearbeitungsleisteAdresse der aktiven Zelle

Aktive Zelle