The next Level ECM

SharePoint und ecspand

Wir möchten mit Ihnen über aktuelle Trends und

Herausforderungen, die Unterschiede zwischen

klassischen ECM Systemen und ecspand your SharePoint

sowie die TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand

sprechen.

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Trends in der ECM Branche

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„Trends“ in der ECM Branche

Mobile

Beobachtet man die ECM Branche und Ihre Analys(t)en

werden immer drei aktuelle Trends genannt: Cloud,

Mobile und Social.

Die Realität sieht aber wie folgt aus:

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Realität der Branche

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Zukunftsrealitiät?

Microsoft

Future Vision www.microsoft.com/office/vision

Es gibt dazu von Microsoft ein sehr interessantes

Video zum Thema „Future Vision“ aus dem wir drei –

auch für den ECM Bereich interessante - Ausschnitte

genauer anschauen möchten.

Das komplette Video finden Sie auf http://youtu.be/a6cNdhOKwi0?hd=1

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Zukunftsrealität?

mobiler

Workflow

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Zukunftsrealität?

mobiler

Workflow Der erste Ausschnitt beschäftigt sich mit den Themen

Mobile und Workflow und der Möglichkeit ortsun-

abhängig Prozesse bearbeiten zu können.

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Zukunftsrealität?

arbeiten mit

Dokumenten

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Zukunftsrealität?

arbeiten mit

Dokumenten

So oder so ähnlich könnten wir schon bald mit

Dokumenten arbeiten. Synchronisiert über die Cloud

mit komfortablen Editier- und Suchfunktionen.

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Zukunftsrealität?

Collabo-

ration

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Zukunftsrealität?

Collabo-

ration

Gemeinsam und parallel an Dokumenten und

Aufgaben zu arbeiten – vernetzt über die Cloud und

damit komplett ortsunabhängig.

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Zukunftsrealität?

Collabo-

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mobiler

Workflow

arbeiten mit

Dokumenten

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Zukunftsrealität?

Collabo-

ration

mobiler

Workflow

arbeiten mit

Dokumenten

Egal ob man jetzt daran glaubt oder nicht, dass so oder

so ähnlich die Zukunft aussehen könnte …

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Arbeitsrealität

Wissens-

arbeiter

dezentrale

Teams

Zeitmangel

Suchen und

Finden

steigende

Informations-

mengen

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Arbeitsrealität

Wissens-

arbeiter

dezentrale

Teams

Zeitmangel

Suchen und

Finden

steigende

Informations-

mengen

… die Arbeitsrealität vieler MitarbeiterInnen ist heute

schon von Wissensarbeit geprägt mit Herausforder-

ungen wie Mobilität, BYOD (Bring your own device),

Arbeit in verteilten Teams …

Dafür werden mehr und mehr andere Tools eingesetzt:

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Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge

Dropbox

box.com

Evernote

Google

Docs

Skydrive

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Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge

Dropbox

box.com

Evernote

Google

Docs

Skydrive

Die Nutzungszahlen der etablierten (Cloud-)Anbieter

im Bereich Collaboration und Dokumentenaustausch

(Skydrive >100Mio User, Dropbox >50Mio. User, Evernote >14Mio User) zeigen eindrucksvoll, dass sich

immer mehr Benutzer (auch im Arbeitskontext) neue

Tools suchen und diese auch einsetzen.

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Medienbrüche

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Medienbrüche

Tagtäglich haben wir an ständigen mit Medienbrüchen

zu kämpfen und müssen viele verschiedene

Applikationen und Suchrepositories bemühen um

unsere Informationen zu finden und Arbeit erledigen zu

können.

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„The Big Disconnect“

How can it be that

I am so powerful as a

consumer and so lame

as an employee? Geoffrey Moore

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„The Big Disconnect“

How can it be that

I am so powerful as a

consumer and so lame

as an employee? Geoffrey Moore

Christoph Pliete hat dieses Zitat von Geoffrey Moore

gestern schon in seiner Keynote gezeigt.

Warum gibt es einen so großen Unterschied in der

Qualität und Benutzerfreundlichkeit der Tools die wir

privat bzw. beruflich einsetzen? Und warum nicht eine

Software einsetzen, die bereits viele der Problem-

stellungen (wie Collaboration, Portal, Suche, Content-

management, …) adressiert?

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Lösung?

Self Service

Content Mgmt

Collaboration

Portal

Suche

Reporting

SharePoint

is a great tool

for pumping up

productivity.

Garantiert!

Sobald allerdings im

ECM Kontext von

SharePoint die Rede

ist kommen immer

wieder Kritikpunkte wie:

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Einschätzung der Analysten

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Einschätzung der Analysten

Business

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Einschätzung der Analysten

Interessant wird es wenn man sich die Einschätzung von

Forrester im Detail - aufgeteilt nach Foundational

(Suche, Archivierung, Workflow, Records Management,

Security), Business (Portal, DMS, Collaboration, BPM,

Rights Management) und Transactional (Imaging,

Cold, Formulare) - ansieht.

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Trotz fehlender Features wie …

Diese „Lücke“

des SharePoint ...

Diese „Lücke“

des SharePoint

wird gefüllt mit

ecspand your

SharePoint!

TOP 5 Gründe für den Einsatz von

SharePoint als ECM System

1 SharePoint

als Basis

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Anders als klassische ECM Systeme

Capture

Storage

Link zu

SharePoint Link zu ERP

DMS Server

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Anders als klassische ECM Systeme …

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Storage

Link zu

SharePoint Link zu ERP

DMS Server

... die einen eigenen DMS Server voraussetzen und

SharePoint wie andere Drittapplikationen integrieren …

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… basiert ecspand zu 100% auf SharePoint

… Capture

Storage

Link zu

SharePoint Link zu ERP

DMS Server

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… basiert ecspand zu 100% auf SharePoint

… Capture

Storage

Link zu ERP

DMS Server

... nutzt die vorhandenen DMS Features und erweitert

den SharePoint damit zum vollwertigen ECM System.

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eine zentrale Infrastruktur

für dokumentenbasierte

Prozesse

SharePoint als Basis

einfaches

Verwalten

Nutzung der

Features

Office

Integration

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Logische Strukturierung

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Logische Strukturierung

Der ecspand Aktenplan aggregiert Dokumente

übersichtlich anhand ihrer Metadaten aus unterschied-

lichen Dokumentenbibliotheken.

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Logische Suche

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Logische Suche

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Logische Suche

Die ecspand Suche erlaubt das komfortable Wieder-

auffinden von Dokumenten anhand der spezifischen

Metadaten.

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Dokumentumwandlung

(Rendition) in normierte

langzeitstabile Formate

Archiv-

anbindung

integrierter (Web-)Viewer

Zusätzliche ECM „Standardfeatures“

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Dokumentumwandlung

(Rendition) in normierte

langzeitstabile Formate

Archiv-

anbindung

integrierter (Web-)Viewer

Zusätzliche ECM „Standardfeatures“

Der Renditionservice wandelt (nahezu) beliebige

Dokumentformate in langzeitstabile und compliance-

konforme PDF Dateien um, zeigt diese direkt im

Browser an und unterstützt Annotationen und

Highlightings.

2 Integration

inte

gra

tio

n

Integration

Scanning

Drag &

Drop am

Desktop

ERP, LOB,

Datenbanken

Drag &

Drop im

Browser

Dokumente werden an den verschiedensten Stellen im

Unternehmen erzeugt. Egal ob auf Papier oder

elektronisch: ecspand bietet zahlreiche Schnittstellen

zum Dokumentimport.

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Integration

Scanning

Drag &

Drop am

Desktop

ERP, LOB,

Datenbanken

Drag &

Drop im

Browser

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Integration

Scanning

Drag &

Drop am

Desktop

ERP, LOB,

Datenbanken

Drag &

Drop im

Browser

Der Scanclient (verfügbar für Desktop und Web)

digitalisiert Papierdokumente, legt diese im SharePoint

ab und ordnet sie automatisch in den Vorgangsakt ein.

Die sidebar hilft bei der einfachen Drag&Drop Ablage

von Dokumenten aus dem Filesystem oder Microsoft

Outlook

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Integration

Scanning

Drag &

Drop am

Desktop

ERP, LOB,

Datenbanken

Drag &

Drop im

Browser

Mit den ERP Connectoren werden (Stamm-)Daten

abgeglichen, (Ausgangs-)Dokumente archiviert und im

ERP verfügbar gemacht und applikationsübergreifende

(Standard-)Prozesse zur Verfügung gestellt.

3 Joy of Use

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of use

Joy of Use

100% Web -

100% Funktion

Device-

unabhängig

Einheitliches

Interface

Office

Integration

Social Social und

Collaboration

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Joy of Use

100% Web -

100% Funktion

Device-

unabhängig

Einheitliches

Interface

Office

Integration

Social

Arbeiten von wo und wie man will, eine 100%ige und

native Officeintegration, das gewohnte Benutzerinter-

face und die Nutzung der in SharePoint vorhandenen

Collaboration- und Socialfeatures erhöhen nicht nur

den Arbeitskomfort sondern reduzieren auch

Schulungsaufwände.

4 Lösungen

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Lösungen

Verträge

Rechnungen

Qualitäts-

management

Posteingang

Case

Management

Aufbauend auf den Basisservices und Importschnitt-

stellen bietet ecspand zahlreiche konfigurierbare

Lösungen und Lösungstemplates.

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Lösungen

Verträge

Rechnungen

Qualitäts-

management

Posteingang

Case

Management

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Vertragsmanagement

Erstellung

Archivierung

Verwaltung

Controlling

zentraler

Akt

Unterstützt das Arbeiten mit Verträgen über die

gesamte Laufzeit hinweg, verwaltet Dokumente und

Metadaten, beinhaltet Workflowtemplates und

metadatengesteuerte Berechtigungen.

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Vertragsmanagement

Erstellung

Archivierung

Verwaltung

Controlling

zentraler

Akt

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Vertragsmanagement

alles im

Überblick

einfaches

Userinterface

integrierte

Dokument-

erstellung

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Eingangsrechnungsverwaltung

Scannen

Erkennung

Ablage

Prozess

Integration

Vom Scannen über die Vorerfassung bis hin zu Frei-

gabeworkflows, Verbuchung in das ERP System und

Langzeitarchivierung hilft ecspand die Rechnungspro-

zesse zu beschleunigen.

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Eingangsrechnungsverwaltung

Scannen

Erkennung

Ablage

Prozess

Integration

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Eingangsrechnungsverwaltung

einfaches

Userinterface

Integration

mobiler

Geräte

Cloud

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Qualitätsmanagement

vollständige

Dokumen-

tation

Dokumenten-

lenkung

Fokus auf

Anwender

Erstellen Sie Ihr QM-Handbuch mit der SharePoint

Lösung von ecspand inklusive Dokumentenlenkung, ISO

9001 Konformität, komfortable Workflowmasken und

Integration in Microsoft Office.

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Qualitätsmanagement

vollständige

Dokumen-

tation

Dokumenten-

lenkung

Fokus auf

Anwender

5 Sicherheit

sich

erh

eit

bewährte Standardprodukte

Sicherheit

Investitions-

sicherheit

Nummer 1

Plattform

geringere

Durchlauf-

zeiten

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bewährte Standardprodukte

Sicherheit

Investitions-

sicherheit

Nummer 1

Plattform

geringere

Durchlauf-

zeiten

Mit SharePoint als die Nummer 1 Businessplattform

und ecspand stehen zwei bewährte Standardprodukte

zur Verfügung die durch Konfiguration und Parame-

trisierung spezifisch an Ihre Bedürfnisse angepasst

werden.

sich

erh

eit

bewährte Standardprodukte

Sicherheit

Investitions-

sicherheit

Nummer 1

Plattform

geringere

Durchlauf-

zeiten Dies gewährleistet rasche Projektumsetzung und

–änderungen, geringe Folgekosten und eine hohe

Update- und Investitionssicherheit!

Fazit

fazi

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Fazit

So ähnlich könnte ein typischer Geschäftsfall mit

SharePoint und ecspand aussehen.

Geprägt von kollaborativem Arbeiten, Officeintegration,

(mobile) Workflows und komfortablen Editier-, Such-

und Auswertungsmöglichkeiten.

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Fazit

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Fazit

SharePoint

und

ecspand

Integration

Joy of Use

Lösungen

Sicherheit

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Kombination von SharePoint & ecspand

Mit der Kombination von

und wird

Ihre Collaborationplattform

form vom Strong Performer zum ECM Leader!

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/me

Florian Laumer

Technical Sales Manager

d.velop International GmbH

florian.laumer@ecspand.de

+49-89-6720861540

www.ecspand.com

www.d-velop.com

fazi

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Bilder:

iStockphoto – ausgenommen Folie 5 (Nokia, Apple),

7 (Minolta), 25 (Nokia) und 29 (Microsoft)

Alle verwendeten Logos und Markennamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firmen.

Credits