ECM-Webinar: Alfresco Migration Bestandsdaten Teil 2

Wie überführt man sinnvoll „lebende“ Dokumente nach Alfresco?

Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II


Vorstellung / Agenda

Frank Hofmann

Senior Consultant ECM

digital media center GmbH

[email protected]

Heiko Robert

Senior Consultant

digital media center GmbH

[email protected]

Vorstellung dmc

Einführung Input Management

Schnittstellen von Alfresco

Best Practices mit Anwendungsfällen

Lieferantenakte

Angebotsworkflow

Folie 2

dmc digital media center GmbH Agenda

Folie 2

mailto:[email protected]



Vorstellung dmc digital media center GmbH

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dmc und seine Kerngeschäftsfelder

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Besseres E-Commerce

Mehr Reichweite,

mehr Umsatz,

mehr Erfolg.

Besseres ECM

Informationen zur

richtigen Zeit am

richtigen Ort.

Wir schaffen für Sie Zusatznutzen durch die Weiterentwicklung

von Unternehmensprozessen und Geschäftsmodellen.

Alfresco Migration von Bestandsdaten Teil II Folie 5

dmc auf einen Blick

dmc ist die größte inhabergeführte

Internetagentur Deutschlands und

realisiert in über 40 Ländern weltweit

erfolgreich E-Business-Projekte.

Daten und Fakten

Gründung

1995 in Stuttgart

500 TEUR Stammkapital

Unternehmensform

Inhabergeführte GmbH

Mitarbeiter

190 FTE (Ende 2008)

Umsatz 2008

18,20 Mio. €

Management

Managing Partner:

Andreas Schwend und Daniel Rebhorn

Managing Director:

Andreas Magg

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Ausgangssituation & Best Practices zum Vorgehen mit Alfresco

Wie überführt man sinnvoll „lebende“ Dokumente nach Alfresco?

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Aufgabenstellung

Ausgangssituation

Die Bestände von Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge) wurden aus

unterschiedlichen Quellen (Papier, Filesystem, Alt-Archiv/DMS) in Alfresco nach

einheitlichen Ablageregeln überführt.

Dokumente und Informationen fallen jedoch auch nach der Überführung regelmäßig

in den unterschiedlichsten Systemen an und sollten nach den gleichen Regeln

abgelegt werden.

Um Qualität und Geschwindigkeit in den Prozessen

zu erhöhen, soll der Mensch als Schnittstelle zwischen

den Systemen für wiederkehrende und stupide Aufgaben

entlastet werden, indem Dokumente und Informationen

automatisch, einheitlich gespeichert und weiter gegeben

werden.

In der ECM-Sprache heisst dies:

Input-Management

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Input-Management

Die Experten unterteilen in

Quelle: AIIM / PROJECT

CONSULT 2003


Klassifikation eines Dokumentes (z.B. Rechnung, Lieferschein, Vertrag)

Bestimmen der notwendigen Metadaten und Prozesszugehörigkeit

Einheitliche Ablageregeln und Verhalten für die klassifizierten Dokumente unabhängig von

ihrem Ursprung und Dokumentart.

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Input-Management

Wir versuchen es einmal weniger kompliziert


Übergabe

File-Protokolle (CIFS/FTP/)

CMIS/REST über HTTP

WebServices oder API

Klassifikationen und Metadaten

über Dokumenttypen und Aspekte

Prozesse

Regeln

Aktionen

Workflows

Timer

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Input-Management

Konzepte mit Alfresco

Shared

Drive

Interface

Web

Access

Regeln

Automation


1. Sichtung / Erfassung der Anwendungsfälle

2. Definition der Workflows und Lebenszyklen

3. Erstellung des Dokumentenmodells

4. Erstellung der Ablageregeln

5. Definition der Rechte & Rollen

6. Definition der Systemübergaben

Beispiel: File-Übergabe & Regel

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Vorgehensweise

Die typischen Arbeitsschritte


Anwendungsbeispiele

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und deren automatische Ablage und Weiterverarbeitung in Alfresco über

Freigabeworkflows in einer Lieferantenakte

Scannen von Dokumenten über Kofax Capture

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Papierbasierter Prozess

Kein DMS/ECM System vorhanden

Keine Workflow Unterstützung

Unterschiedliche Datenquellen (Papier, E-Mail, File-System, elektronische Rechnung)

Kaum Eskalationsmanagement

Individuelle, wenig strukturierte Dokumentenablage

Zeitintensive Dokumentenrecherche

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Ausgangssituation


Etablierung von Scanarbeitsplätzen

Automatische Anlage von Lieferantenakten

Elektronische Rechnungsfreigabe

Einhaltung der Unterschriftenregelung

Suche- und Recherchesystem

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Aufgabenstellung


Konzept: dmc-Lieferantenakte

Bestellworkflow

Lieferantenakte(Rechnungen, Bestellungen, AB, sonst.)

Rechnungsprüfung


Lösungspfad: Rechnung freigeben

Rechnungfreigeben

Rechnungs-erfassung

Lieferanten-akte erstellen/

ergänzen

Rechnungsprüfung und-freigabe

Buchung und Zahlungsfluss

Erstellung Lieferanten

akte


Akteure

Lieferantenakte

Fachabteilungfachliche Prüfung

Einkauf / ERP-SystemErzeugt Bestellung (nach Genehmigung)

Buchhaltungrechnerische Prüfung

Rechnung Lieferschein

GeschäftsführungRechnungsfreigabe


Rechnung freigeben

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Rechnungs-erfassung

• Erfassung der

Eingangsrechnung

mittels Scan-Lösung

• Übergabe der

elektr. Rechnungs-

dokumente incl.

Extraktion der

Rechnungsdaten


Szenario: Rechnung freigeben

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Rechnungs-freigabe

• Weiterleitung der

Rechnung nach

definiertem

Regelwerk (E-Mail

und Aufgabe)

• Schrittweise

fachliche und

kaufmännische

Prüfung und

Freigabe


Ablauf Rechnungsprüfung

gescannt Zu prüfenRechnerisch

richtigFachlich richtig

freigegeben gebucht

Weitere Metadatenfelder füllen

Rechnung falsch

Rechnung falsch


und deren automatische Freigabe über Alfresco

Erstellung von Angeboten in SAP

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Angebote werden in der Applikation SAP SD (Sales & Distribution) erstellt

Es existiert eine organisatorische Unterschriftenregelung für die Freigabe von Angeboten in

Abhängigkeit von Angebotshöhe und Preisfindung, jedoch gibt es keinerlei elektronischer

Unterstützung zur Umsetzung und Dokumentation dieses Freigabeworkflows

Die Freigabe von Angeboten dauert teilweise mehrere Tage, da vertrieblich verantwortliche

Personen viel unterwegs sind.

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Ausgangssituation


Abbildung eines elektronischen Workflows zur Freigabe von Angeboten aus SAP SD heraus

Berücksichtigung der Unterschriftenregelung und Dokumentation der Freigabehistorie für jeden

Vorgang

Beschleunigung der Freigabe von Angeboten

Einhaltung des 4-Augen-Prinzips

Zugriff auf den Freigabeworkflow ohne SAP und ggf. mit mobilen Geräten (z.B. Blackberry)

Ablage aller erstellten Angebote mit notwendigen Metadaten

und Verknüpfung mit SAP

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Aufgabenstellung


Übergabe des SAP-Angebots als PDF mit Metadaten als XML an Alfresco über CIFS

Zuordung des Dokumenttyps „Vertriebsdokument“ mit entsprechenden Metadaten

Ablage des Angebots und automatisch Rückverknüpfung zu SAP aufgrund der Metadaten im

übergebenen Textdokument.

Abbildung des Freigabeworkflows in Alfresco mit E-Mail-Vorlagen

Ermittlung der Unterschriftenregelung und des

Genehmigers

Eskalation im Stundentakt

Einhaltung der Geschäftszeiten (keine Eskalation

ausserhalb der Arbeitszeit)

Dokumentation der Freigabehistorie in den

Metadaten

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Lösungspfad


Darstellung des Workflows in UML-Notation


Übergabe des Angebots aus SAP SD

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PDF & XML werden von SAP direkt in Alfresco gespeichert


Versand einer E-Mail an Genehmiger

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Bestätigung nach Genehmigung

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Rückübermittlung der Statis an SAP

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Ablage der Angebote in Alfresco mit Eigenschaften

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Zusammenfassung

Zusammenfassung Optimierung von Prozessen

Auflösen von Medien- und Systembrüchen

Unterstützung der Mitarbeiter durch Workflows

Schnelle & pragmatische Anbindung von Systemen

über die offenen und flexiblen Schnittstellen von

Alfresco

dmc-Expertise

Prozess-Know-how & Best-Practice

Tools

dmc-File-Importer für Metadaten

Workflow Composition Engine (Workflows selbst

über eine Weboberfläche erstellen / ändern)

Erweiterung & Entwicklung

Beispiel: E-Mail-Templates in Workflows,

automatische Erzeugung von Metadaten zur

Übergabe an weitere Andwendungen


Diskussion & Fragerunde

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Haben Sie weitere Fragen oder offene Punkte zum vorgestellten Thema?


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Heiko Robert

Senior Consultant

[email protected]

Ihr Referent

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Klaus Merk

Head of Unit

Telefon: +49 (711) 60 17 47-357

[email protected]

Kontakt

www.dmc.de/ecm

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