BMW Welt, München17. – 18. Oktober 2013

SAP, NAV, AX Integration &

Eingangsrechnungsverarbeitung

Nikolaus Proske

Area Manager Austria

d.velop GmbH

Sales

PreSales

Qualifizierung

Professional Service

Live-Demo

Agenda

Sales

ECM mit SharePoint

Collobaration

DMS Versionierung/

Check In Check Out

Workflow/BPM

EAI / ERP Integration

Scan mit Klassifzierung

Records-management/

Akten Strukturierung

Konvertierung Anzeige

Archivierung Compliance

Import/

Integration

Datenhaltung

Prozesse/

Lösungen

ecspand – 100% ECM for SharePoint

(Akten, Suchen & Finden, Konvertierung, Anzeige,

Archivierung und Workflow)

ecspandERP connectorDynamics, SAP

ecspandimporter

API, Cold, Doks

ecspandcapture

Scannen, Klassifzieren

ecspandsidebar

Drag & Drop

ecspand

Vertragsmanagement

ecspand

Qualitätsmanagement

ecspand

Eingangsrechnungs-

verarbeitung

ecspand

Personalakte

Merkmale

Import/

Integration

Datenhaltung

Prozesse/

Lösungen

ecspand – 100% ECM for SharePoint

(Akten, Suchen & Finden, Konvertierung, Anzeige,

Archivierung und Workflow)

ecspandERP connectorDynamics, SAP

ecspandimporter

API, Cold, Doks

ecspandcapture

Scannen, Klassifzieren

ecspandsidebar

Drag & Drop

ecspand

Vertragsmanagement

ecspand

Qualitätsmanagement

ecspand

Eingangsrechnungs-

verarbeitung

ecspand

Personalakte

Merkmale

Echtes Enterprise Content Management mit SharePoint.

Strukturierung Anzeige Konvertierung Archivierung

Merkmale Basis

Abhängig von Anforderungen & Anzahl Standorte

Scan Clientcapture batch

Scan Client

Klassifizierungwebscan Cloud Scan

Klassifizierung

Scannen

Workflow

Workflow basierend auf Nintex

In 4+2 Schritten

Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, Fibu-Freigabe

Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

Workflow

die durchschnittliche Durchlaufzeit beträgt 11 Arbeitstage

95% der Unternehmen binden Fachseiten intensiv in die Freigabe ein

80% davon binden Fachseiten in Papierform in den Prozess ein

über 50% der Unternehmen können die Prozesskosten nicht benennen

diejenigen, die dies können, kommen auf 9€ bis 11€ pro Rechnung

Studien B2B, interim2000 kommen auf Kosten in Höhe von 5,62€ bzw. 8,64€

80% der Rechnungen haben einen Bestellbezug

2,5% der Eingangsrechnungen sind sachlich falsch

78% aller Unternehmen erfassen Kopfdaten einer Rechnung

56% erfassen zusätzlich Positionsdaten

im Schnitt sind 5,25 Mitarbeiter Vollzeit mit der Datenerfassung

beschäftigt

PreSales

Was sollte im Vorfeld bekannt sein?

Vorbereitung

Anzahl Mitarbeiter im Prozess involviert

Anzahl Rechnung / Jahr

ERP – System mit Versionsstand

Integrationstiefe ins ERP

Zentrales oder dezentrales Scannen

Anzahl Mandanten

Welche Module sind interessant

SharePoint vorhanden/Strategie

Vorbereitung

Erfassung/OCR Buchung/Zahlungsfreigabe

Posteingang Scannen

Sachliche Prüfung

Import

ecspand

Klassifizierung/Erkennung

FreigabeRechnerische Prüfung

Buchung Zahlungsfreigabe

Workflow: Prüfung, Kontierung und Freigabe

Attribut-

extraktion

Autom.

Klassifizierung

Man.

Korrektur

1 2 4

3

Erfassung OCR Buchung Zahlungsfreigabe

Erfassung/OCR Buchung/Zahlungsfreigabe

Posteingang Scannen

Sachliche Prüfung

Import

ecspand

Klassifizierung/Erkennung

FreigabeRechnerische Prüfung

Buchung Zahlungsfreigabe

Workflow: Prüfung, Kontierung und Freigabe

Attribut-

extraktion

Autom.

Klassifizierung

Man.

Korrektur

1 2 5

43

Erfassung OCR Buchung Zahlungsfreigabe

SAP / d.velop Classifier

Validierung

(opt.)

Process

MonitorDunkelbuchung

Vorbereitung

Angebot erstellen, aber wie?

Angebotsgenerator

Automatische Berechnung

Budgetübersicht

Export Budgetübersicht für Kunden

Projektübersicht

Automatische Erstellung Word-Angebot

Textbausteine

Weitere Informationen bei Ihrem Partnermanager

Qualifizierung

Qualifizierung

Eingangsrechnungsverarbeitung – Sales Training

Liefert Antworten auf die folgenden Fragen:

Wie verkaufe ich ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung?

Welche Argumente sprechen für ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung?

Wie überzeuge ich den Kunden?

Welche Kunden sind interessant?

Details ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung

Module

Lizenzen

Referenzkunden

Eingangsrechnungsverarbeitung - Presales Training

Ziele

ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung auf Demoumgebung kennenlernen

Wie präsentiere ich am besten ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung?

Langfristig: Eigene erfolgreiche Demos!

Details ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung

Der Basisprozess

verwendete ecspand Komponenten

Freigeben einer Eingangsrechnung

Eingangsrechnungsverarbeitung - Technical Trainings

ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung

für ecspand Partner Projektleiter und Consultants mit ecspand Projekterfahrung

Kennenlernen der ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung Funktionen

zwei Tage Intensivtraining

ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung Advanced

für Partner Projektleiter und Consultants mit ecspand

Eingangsrechnungsverarbeitung Projekterfahrung

Requalifizierung (neue Funktionen)

ein Tag Best Practice aus Projekten

Eingangsrechnungsverarbeitung

Professional

Service

Projektablauf

Projektdurchführung

Projektvertrag

Workshop

Konzept/Pflichtenheft

Durchführung

Controlling

Checklisten für Durchführung

Abschluss/Abnahme

Übergabe Support

Wartungsvertrag

Referenzvertrag

Initiierung und Planung

Durchführung und Controlling

Abschluss

PMHB

Projektplan, Termine, Ressourcen

Konzeption, Lieferobjekte

Risken, Umfeld, Projektorganisation

Projektziele

Projektkategorie

CR-Management

Qualität, Risiken

Dokumentation

Statusverfolgung

Abschlussfeier

Lessons Learned

Abschlussformular

Kundenabnahme

Formulare f. Übergabe &

Abschluss

Vorlagen und

Checklisten

Projektablauf

Projektdurchführung

Simple Das Ziel muss einfach und Verständlich sein

Messbar Das Ergebnis muss messbar sein, um Abweichungen zu erkennen

Akzeptabel Das Ziel muss von allen Projektbeteiligten anerkannt sein

Realistisch Das Ziel muss mit vorhanden Ressourcen, im vereinbarten Zeitrahmen und dem Budget erreichbar sein

Terminiert Es muss ein Zeitplan zur Umsetzung vereinbart werden

Aufteilung in Phasen/Arbeitspakete

Projektdurchführung

Phase I ERP Integration, Scannen von Altbelegen, Archivieren von bestehenden Belegen im ERP

Phase II Scannen mit automatischer Klassifizierung, ecspand SAP classifier (Cockpit, Verbuchen der Rechnungen)

Phase III Workflow

Phase 1

- Basisinstallation ecspand- Initialisierung Aktenplan- Initialisierung Berechtigung- Initialisierung ecspandServices

- Abnahme Phase 1

Phase 2

- Initialisierung XY- Initialisierung XY- Initialisierung XY- Initialisierung XY- Abnahme Phase 2

Phase 3

- Initialisierung XY- Initialisierung XY- Initialisierung XY- Initialisierung XY- Abnahme Phase 3

Standardprozess

Clearing-Stelle

Subprüfung

FiBu Anwender FiBu

Microsoft SharePoint

ecspand

Eingangsrechnungsverarbeitung

- Prüfung und Freigabe -

Standard Clearing VerteilungSachliche Prüfung

FreigabeDifferenz-Anzeige

Erfassung

(& Klassi-

fizierung)

Workflow-

abschluss /

Übergabe

an FiBu-

System

Scannen

Live

Mit durchgängigen Faden präsentieren

ImportScannen

FindenAuftragsliste

BearbeitenWorkflow

FunktionenAnzeige, Struktur

Präsentation