[ecspw2013] Session Technik 01: ecspand 3.0 - Vorgangsbearbeitung für den SharePoint

BMW Welt, München17. – 18. Oktober 2013

ecspand 3.0

– Freude am Projekt

Stefan Osterkamp

Project Manager / Head of Professional Service

d.velop international GmbH

Wer hat schon einmal ein ecspand Projekt durchgeführt?

Benutzung: einfach

Vorankommen: schnell

Agenda

Was haben diese zwei gemeinsam?

Sales Presales Qualifizierung Technik

Agenda

Top 1: SharePoint als Basis

TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand

Kein dedizierter ECM Server

Keine doppelte Administration

Collaboration und ECM in einer Infrastruktur

Nahtlose Integration in die Microsoft Produktwelt

Schnellere User Akzeptanz – Weniger Kosten

Capture Link zu ERPLink zu

SharePoint

ECM Server

Storage

Capture Link zu ERP

ECM Server

Storage

Top 2: Logische Struktur


Alle Dokumente zu einem Kunden/Vorgang auf einen Blick

SharePoint ist keine „weitere Ablage mehr“ in der, der User nichts findet

Inhalte aus ERP/CRM/Scan/Drag & Drop können manuell, halb oder vollautomatisch Akten hinzugefügt werden

Ganze Akteninhalte, unabhängig vom Format, können mit einem Viewer aufgemacht werden

Aktenpläne steigern extrem die Userakzeptanz von SharePoint

Top 3: einfach Ablage in Akten und SP Bibliotheken


Sidebar: Drag&Drop Ablage aus Outlook oder Desktop

Webscan: Ablage direkt aus SharePoint

Dateiablage direkt in der Akte

Top 4: Integration


Automatische Ablage von Belegen in ecspand Akten

Realtime In Place Anzeige von Akten im ERP (verfügbar für AX, NAV, SAP)

Rechnungscockpits im ERP (verfügbar für u.a. NAV, AX, SAP)

Seit Jahren sehr etablierte Schnittstellen

Top 5: Lösungen


Vertragsmanagement

Qualitätsmanagement

Eingangsrechnungsverarbeitung

Personalakte, Casemanagement


Agenda

Vorbereitung Präsentation Nachbearbeitung

Agenda „Presales“

Gute Vorbereitung gewinnt Kunden

Gute Vorbereitung für einen Termin ist wichtig

Deshalb sollten im Vorfeld folgende wichtige

Fragen geklärt werden.

Nutzen Sie unsere Presales Checkliste!

Vorbereitung

Welche Probleme hat der Kunde?

Was erwartet der Kunde von der Lösung?

Wer wird von Kundenseite teilnehmen?

Wird SharePoint bereits verwendet und wofür?

Termin „PowerPoint“

Kundenlogo

Schriftgrößen, Schriftarten, ordentliche Rechtschreibung

Inhaltsfolien wichtiger als ausführliche Präsentation des eigenen Unternehmen

Kundenfeedback einholen – keinen Monolog führen

Gute Präsentation gewinnt Kunden

Gute Präsentation für einen Termin ist wichtig

Erfolgsfaktoren:

Gute Präsentation gewinnt Kunden

Gute Präsentation für einen Termin ist wichtig

Termin „Live“

Internet und Demosystem vorhanden (natürlich schon vor dem Termin abgeklärt)

Nicht alles und jedes Feature zeigen – Die Livedemo muss knackig sein und den Anforderungen entsprechen

Achten Sie besonders auf nicht SharePoint User

Keinen Monolog führen – Kundenfeedback einholen

Gute Nachbereitung gewinnt Kunden

Gute Nachbereitung für einen Termin ist wichtig

„Nach-Termin“

Schreiben Sie eine Dankesemail an die Teilnehmer für deren Zeit

Beantworten Sie offene Fragen zeitnah – Kommunizieren Sie nachhaltig

Zeigen Sie dem Kunden, dass er für Sie wichtig ist!

Gute

Vorbereitung

Gute

Präsentation

Gute

Nachbearbeitung

Erfolg

Lösungsformel

+ + =


Agenda

Qualifizierung


Agenda

Projektsetup Massendaten ecspand

fabric

ecspand

center

Agenda

ecspand im Projekt

Start

ecspand im Projekt?

Warum scheitern IT-Projekte?

Professional Service

ecspand im Projekt!

- Fertige Lösungen, Best Practices können verwendet werden um

dem Kunden Möglichkeiten und Standards zu demonstrieren.

- Kunde kann seine Prozesse mit den Standards abgleichen

- Lediglich Differenzen müssen weiter detailliert werden.

Workshops mit ecspand – Analyse von Abweichungen (Fit-Gap-Analyse)

ecspand im Projekt

Neu mit ecspand 3.0 – Standard Aktenplan

ecspand im Projekt

Der Projektstart wird mit ecspand

wesentlich vereinfacht!

ecspand im Projekt

ecspand im Projekt – und dann?

Iterative Anpassungen -> Berechtigungsvergabe –> Abnahme Testsystem -> Go-Live.

Nutzen Sie unseren Projektkoffer!

Konzeptvorlagen

Workshop FAQ

Vorlage Key-User-Schulung

Testplan Projektplan Best-Practice

Beispiel-Aufwandsschätzung

Wir benötigen eine Diamant-

Anbindung!Können Sie auch

CommvaultSimpana anbinden?

Kann der Workflow auch aus SAP

gestartet werden?

ecspand im Projekt – Spezialthemen

Unsere Rechnungs-verarbeitung muss in

Addison integriert sein.

E-Mails, die bestimmten Vorgaben entsprechen, sollen automatisch in SharePoint übernommen werden.

Nutzen Sie das Netzwerk!

Fast alle Fragen im Zusammenhang mit

ecspand sind schon irgendwo einmal

beantwortet worden.

Professional Service


fabric

ecspand

center

Agenda

Wir haben 2.000.000 Dokumente

vs.

SharePoint

Technik – unter der Haube: ecspand fabric


Praxistip: Nutzen Sie indizierte Spalten

Wirkt sich sofort positiv auf die Suchgeschwindigkeit und

den Aktenplan aus!

Mit ecspand 3.0 werden Indizierte Spalten optisch

hervorgehoben.

Schnellsuche ermöglicht Suche in allen indizierten Spalten

parallel

Schnell in einzelnen Bibliotheken und Listen suchen.

Beispiel: Suche in Bibliothek mit 1.000.000 Elementen in

indizierter Spalte liegt bei ca. 0,5 Sekunden.

Suchergebnisse sind immer aktuell.

Nutzung:

Wenn viele Daten häufig bearbeitet werden sollen.

Wenn Aktualität der Daten eine wichtige Rolle spielt.

SharePoint Listensuche

Webseiten-übergreifender Aktenplan

Planen Sie die SharePoint-Architektur so, wie Sie möchten!

Ergebnisse erscheinen nach Aktualisierung des Suchindex als Treffer.

Konfiguration der SP-Volltextsuche erfolgt weitestgehend durch ecspand.

Wann wird dies eingesetzt?

Abteilungs-Webseiten / Projektwebseiten

ERV, VM, QM in eigene Webanwendungen

Volltext

Fazit:

2 Millionen Dokumente

– kein Problem für SharePoint und ecspand

Index, Listensuche, Volltext


fabric

ecspand

center

Agenda

Bei der Anlage einer Reklamationsakte soll

eine Nummer aus dem aktuellen Datum

generiert werden.


Ausgangssituation

Mit Hilfe von Powershell lässt sich ecspand schnell und

leicht im Hintergrund erweitern.

Business Data Scripte: Eventgesteuert Logik ausführen

Timer Service Module: zeitgesteuert Logik ausführen

Powershell ist Bestandteil von ecspand

Fazit:

Mit Powershell können die Business-Anforderungen

schnell und einfach umgesetzt werden.


fabric

ecspand

center

Agenda

ecspand – Karosserie: ecspand center

Die Aktenansicht ist toll.

In der Personalakte soll aber das Foto des Mitarbeiters

angezeigt werden!

HTML5 + JavaScript

Templates

ecspand 3.0

Live!

Fazit:

Die neue UI ist sieht gut aus und lässt sich smart an

die Bedürfnisse der Anwender anpassen.


fabric

ecspand

center

Agenda


Agenda

Freude am Fahren.

Freude am Projekt!

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