eEvolution DMS - Dokumenten Management & Office Produktivität

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eEvolution DMS Dokumenten Management & Office Produktivität Dipl. Ing. Jens Hampl

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Dokumenten Management aus eEvolution ermöglicht hohe Kostenersparnis. Vortrag von Jens Hampl ( eEvolution GmbH & Co.KG)

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eEvolution DMS Dokumenten Management & Office Produktivität Dipl. Ing. Jens Hampl

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Dokumenten Management auch DMS Dokumenten Verwaltungssystem …bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. …in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen …und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Quelle: Wikipedia 2013

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Enterprise-Content-Management ECM ist ein modernes Kunstwort. - Enterprise steht für eine von allen Berechtigten nutzbare Lösung. Gilt auch für Unternehmen im weitesten Sinne - private Projekte, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts - Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen. - Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle

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Was kennzeichnet bisherige DMS Systeme?

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Die Verwaltung von Dateien in

Netzwerken

Systeme sind dokumentenorientiert

Zugriff, Verwaltung und Darstellung

erfolgen auf Basis von

Dokumentenmerkmalen.

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Organisatorische Gesichtspunkte

wie gemeinsame Arbeiten mit Dokumenten und das Einbinden in

Prozesse etc.

spielen bei den klassischen Produkten keine Rolle!

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Und was brauchen die Unternehmen heute?

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Versionsmanagement

und selbstbeschreibende

Dokumentenobjekte

Bildung von

Dokumentengruppen /

Containern

gemeinsames Arbeiten

mit Dokumenten /

Einbinden in Prozesse

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Wer setzt DMS ein und wer noch nicht?

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…ist ein wichtiges Softwareinvestitionsfeld

geworden ist

… auch bei kleinen und mittelständischen

Unternehmen

…. 56% der Unternehmen setzen aktuell

eine DMS-Standardsoftware ein.

…ca. 3 % setzen Eigenentwicklung ein .

Quelle: RAAD Research | 25.02.2009

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Quelle: IDC‘s Document Management Thought Leadership Survey, Feb. 2012

Versteckte Prozess Potentiale

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eEvolution DMS als Standard Lösung !

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eEvolution DMS als weiteres Modul

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Reiter in eEvolution Modulen

Connect Fenster für Aktionen

Drop Zone - einfache manuelle Ablage

Deskbar – einfaches Suchen

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eEvolution DMS Reiter!

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eEvolution DMS Connect!

Aktionen zum Auftrag / Kunden, Bestellungen, Produktion, Service, NUG - Favoriten, Verlauf, schließt sich von allein nach einiger Zeit, zentral für alle Clients konfigurierbar (user configuration manager)

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eEvolution DMS Drop Zone!

Manuelle Ablage von beliebigen Dokumenten durch drag & drop

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eEvolution DMS Deskbar!

Freie Suchmöglichkeit im eEvolution DMS Kontext

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Ablage der Dokumente im eEvolution DMS Sharepoint

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Ablage der Dokumente im eEvolution DMS Sharepoint

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Lizenzierung

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eEvolution DMS / eEvolution DMS Connect / Templates eEvolution DMS, Serverlizenz 4.950,00 € eEvolution DMS, Nutzerlizenz 100,00 € eEvolution DMS Connect, Basissystem inkl. Designer-Modul 1.850,00 € eEvolution DMS Connect, Nutzer Lizenz 50,00 € eEvolution DMS Connect - Office Productivity Kit Serverlizenz, benötigt eEvolution DMS Connect 1.250,00 €

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eEvolution DMS / eEvolution DMS Connect / Templates eEvolution DMS, Small Business Edition 10 Dokumenten Management Software 3.875,00 € eEvolution DMS, Small Business Edition 20 Dokumenten Management Software 5.900,00 € eEvolution DMS Connect, Small Business 10 Office Productivity Kit 2.250,00 € eEvolution DMS Connect, Small Business 20 Office Productivity Kit 3.600,00 €

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eEvolution DMS / eEvolution DMS Connect / Templates eEvolution DMS Application Template 750,00 € eEvolution DMS Branchen Template Handel 750,00 € eEvolution DMS Branchen Template Service 750,00 € eEvolution DMS Branchen Template Produktion 500,00 € eEvolution DMS Branchen Template NUG

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Weitere Templates werden in 2013 erstellt:

eEvolution DMS Branchen Template REWE

eEvolution DMS Branchen Template Technischer Handel / eCommerce…

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LIVE DEMO durch David Crowder

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So gelingen DMS Projekte

Aufgaben-, Ziel-, Kennzahlen definition

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So gelingen DMS Projekte

Bestimmung von Begriffen und Inhalten

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So gelingen DMS Projekte

Situationsanalyse erstellen

Welche Dokumente liegen vor? Woher kommen die Dokumente? Welche Ablagesystematiken gibt es? Um welche Mengen wächst der Bestand?

Welche Verbesserungen sind möglich? Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf die Dokumente, wer liefert überhaupt welche? (Quelle: pixelio)

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So gelingen DMS Projekte

Fachkonzept erstelle & Inhalte abstimmen - Fachliche Beschreibung des künftigen Zustands (etwa digitale Akte). - Technische Auswirkungen des Vorhabens, nötige Maßnahmen. - Definierte Aktenstruktur mit Dokumenten und Metainformationen. - Relevante Abläufe und Vorgänge. - Zugriffsberechtigungen / Zeitplan

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So gelingen DMS Projekte

Systematische Kriterien Auswahl

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So gelingen DMS Projekte

Umsetzung, Test, Pilotierung

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So gelingen DMS Projekte

Übernahme in Produktivbetrieb

Prüfung des ROI Versprechens / kontinuierliche Überwachung der Kennzahlen

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Kümmern Sie sich um Ihr DMS Projekt! Vielen Dank - Jens Hampl [email protected]