Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche...

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DIE BEDEUTUNG EINER EFFEKTIVEN UND EFFIZIENTEN BESCHAFFUNG VON KOMMUNIKATIONS- DIENSTLEISTUNGEN FÜR DIE ÖFFENTLICHE HAND FÜR DIE ÖFFENTLICHE HAND AM BEISPIEL DER BUNDESVERWALTUNG MANAGEMENT SUMMARY 1

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Die Bedeutung einer effektiven und effizienten Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung.

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DIE BEDEUTUNG EINER EFFEKTIVEN UND EFFIZIENTENBESCHAFFUNG VONKOMMUNIKATIONS -DIENSTLEISTUNGENFÜR DIE ÖFFENTLICHE HAND FÜR DIE ÖFFENTLICHE HAND AM BEISPIEL DERBUNDESVERWALTUNG

MANAGEMENT SUMMARY

1

Page 2: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Zürcher Fachhochschule

MASTERTHESIS

Zürcher FachhochschuleHWZ Hochschule für WirtschaftMAS Business Communications

FABIENNE STOLL

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Inhaltsverzeichnis

Ausgangslage ………………………………… 5Fragestellung und Zielsetzung …………….. 10 Methodische Vorgehensweise …………….. 15Ergebnisse Befragungen …………………… 22Empfehlungen ……………………………….. 51Massnahmenkatalog ………………………… 66

3Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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AUSGANGSLAGE

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In der Schweiz ist die Bundesverwaltung aufgrund ihres gesetzlichen Auftrags zur Information und Kommunikation verpflichtet. Sie muss rechtzeitig, umfassend und Sie muss rechtzeitig, umfassend und kontinuierlich informieren und dabei die Grundsätze der Kontinuität, Transparenz, Wahrheit, Richtigkeit, Sachlichkeit, Verantwortlichkeit und der Verhältnis-mässigkeit einhalten.

5Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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In modernen Informations- und Wissensgesellschaften sind die Informations und Kommunikationstätigkeiten der Bundesverwaltung an neue Erwartungen der Gesellschaft geknüpft. Die Bundes-Gesellschaft geknüpft. Die Bundes-verwaltung sieht sich heute nicht nur gezwungen zu kommunizieren, sie sieht sich gezwungen aufgrund der steigenden Erwartungen professionell zukommunizieren.

6Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Um ihre Kommunikationsaktivitäten professionell auszuführen, kann die Bundesverwaltung externe Spezialisten beiziehen, die es sich gewohnt sind, mit komplexen Kommunikationsprozessen komplexen Kommunikationsprozessen umzugehen und die nötige Fachkompetenzhaben, um Akteure der Verwaltung zu beraten, Kommunikationsstrategien zu entwickeln und Kommunikations-massnahmen umzusetzen.

7Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Anders als in der Privatwirtschaft ist das Beiziehen von externen Spezialisten für die Öffentliche Hand rechtlichen Rahmen-bedingungen unterstellt. Kommunikations-dienstleistungen, die den Schwellenwert von dienstleistungen, die den Schwellenwert von 230’000 Schweizerfranken überschreiten, werden öffentlich ausgeschrieben, d. h. mittels eines offenen oder selektiven Verfahrens beschafft.

8Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Diese Verfahren sind an stark formalisierte gesetzliche Regelungen gebunden. Zudem ist die Beschaffung mittels eines offenen oder selektiven Verfahrens sowohl auf der Beschaffer- wie auch auf der Anbieterseite mit Beschaffer- wie auch auf der Anbieterseite mit Aufwand verbunden. Weiter ist die Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen innerhalb der Bundesverwaltung dezentral geregelt. Dies erhöht die Gefahr einer unzureichenden Koordination und kann folglich zu Ineffizienzen führen.

9Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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FRAGESTELLUNG UNDZIELSETZUNG

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Fragestellung

Wie lässt sich die Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen im offenen oder selektiven Verfahren durch die oder selektiven Verfahren durch die Bundesverwaltung unter den gegebenen gesetzlichen Rahmenbedingungen und der dezentralen Organisation des Beschaffungs-wesens effizient und effektiv gestalten?

11Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Effizienz ist ein Mass für die Wirtschaftlichkeit.

Effektivität ist ein Mass für die Zielerreichung.

12Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Es wird untersucht, wie die Bundesverwaltung anhand eines offenen oder selektiven Verfahrens mit einem möglichst geringen Aufwand (effiziente Beschaffung) den für das Lösen einer Kommunikationsaufgabe Lösen einer Kommunikationsaufgabe geeignetsten Spezialisten ermitteln kann (effektive Beschaffung). Dies darum, weil Verwaltungsinstitutionen von öffentlichen Geldern finanziert werden und deshalb ein Interesse daran haben, effektiv und effizient zu sein.

13Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Ziel

Formulierung von Empfehlungen für eine effiziente und effektive Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen durch die Kommunikationsdienstleistungen durch die Bundesverwaltung im offenen oder selektiven Verfahren.

14Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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METHODISCHEVORGEHENSWEISE

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Explorative Forschungsarbeit

• Zur Beschaffung von Kommunikations-dienstleistungen mittels einer öffentlichen Ausschreibung bestehen weder theoretische Ausschreibung bestehen weder theoretische noch empirische Vorarbeiten

• Die vorliegende Masterthesis nimmt deshalb einen explorativen Charakter ein

• Die erarbeiteten Empfehlungen sind weder abschliessend noch umfassend

16Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Theoretische Grundlagen

Forschungsergebnisse, Literatur, Branchenempfehlungen

Zusammenarbeit zwischen Agenturen und Kunden imBereich der KommunikationBereich der Kommunikation

Allgemeines Beschaffungswesen der Bundesverwaltung

Wirtschaftswissenschaften

New Public Management17

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Forschungsfragen

Aufgrund des explorativen Charakters der Masterthesis komm als methodische Vorgehens-weise die Beantwortung von offenen Forschungs-fragen anstelle der Überprüfung von Hypothesen fragen anstelle der Überprüfung von Hypothesen zum Einsatz:• Ausgehend von den theoretischen Grundlagen

werden acht Forschungsfragen formuliert• Zur Beantwortung der Forschungsfragen werden

sowohl qualitative wie auch quantitativeempirische Forschungsmethoden eingesetzt

18Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Forschungsmethoden

Quantitative Befragungen

Qualitative Befragungen

Anbieter

Qualitative Befragungen

Beschaffer

19Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Quantitative Befragungen

242 Leiter von

PR-, Kommunikations- undWerbeagenturen

35Kommunikationsverantwortliche

der Bundesverwaltung

20Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Qualitative Befragungen

3Agenturleiter, die bereits an mehreren öffentlichen Aus-schreibungen der Bundes-

verwaltung teil-genommen haben

3Kommunikationsverantwortliche

der Bundesverwaltung, die in den letzten drei Jahren eine öffentlicheAusschreibung durchgeführt haben

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ERGEBNISSEQUANTITATIVE BEFRAGUNGENAGENTURLEITER

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Page 23: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Untersuchungsdesign

• Stichprobe: 242 Leiter von PR-, Werbe-und Kommunikationsagenturen

• Untersuchungszeitraum: März 2011• Rücklaufquote: 33%• Art der Befragung: Online-Fragebogen

23Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Wichtigste Ergebnisse

Im Folgenden werden die wichtigstenErgebnisse der Befragung schematischaufgezeigt (Auszug aus den Antworten).aufgezeigt (Auszug aus den Antworten).

24Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Kampagne(Information/

Sensibili-sierung); 56,3%

Einzelnes Kommunikations-

mittel; 22,9%

Andere; 6,3%

Information und Kommunikation für

ein Amt; 14,6%

Information und Kommunikation für ein Projekt; 60,4%

Abbildung 5: Art von Kommunikationsdienstleistungen, für die sich Agenturen mittels einer öffentlichen Ausschreibu ngbeworben habenFrage: Für welche Art von Kommunikationsdienstleistungen hat sich Ihre Agentur bereits im öffentlichen Wettbewerb beworben(Mehrfachnennung möglich)? (N=48)Quelle: Eigene Aufbereitung

25Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 26: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Die Qualität war sehr

unterschiedlich; 32,4%

Die Qualität war mehrheitlich nicht

gut; 2,9%

Die Qualität war mehrheitlich sehr

gut; 8,8%

Die Qualität war mehrheitlich gut;

55,9%

Abbildung 6: Beurteilung der Qualität der öffentlichen Aus schreibungenFrage: Wie beurteilen Sie die Qualität der öffentlichen Ausschreibungen, an denen Sie teilgenommen haben z. B. hinsichtlich Wahl derVergabekriterien, Aufbereitung der Ausschreibungsunterlagen, Definition des Pflichtenhefts usw.? (N=34)Quelle: Eigene Aufbereitung

26Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 27: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

sehr gut; 14,6%

weniger gut; 25,0%

nicht gut; 4,2%

gut; 56,3%

Abbildung 7: Einbringen von Stärken und Know-how in öffentl iche AusschreibungenFrage: Inwiefern können Sie die Stärken bzw. das Know-how (Spezialgebiete, Angebotspalette, spezifische Kenntnisse) IhrerAgentur in eine öffentliche Ausschreibung einbringen? (N=48)Quelle: Eigene Aufbereitung

27Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 28: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

ZK eignen sich sehr gut; 6,4%

ZK eignen sich

ZK eignen sich nicht; 8,5%

ZK eignen sich gut; 40,4%

ZK eignen sich weniger gut;

46,8%

Abbildung 8: Eignung der Zuschlagskriterien, um Kompetenz en und Stärken aufzuzeigenFrage: Inwiefern eignen sich die Zuschlagskriterien (ZK) einer öffentlichen Ausschreibung, um die Kompetenzen und Stärken IhrerAgentur gezielt aufzuzeigen? (N=47)Quelle: Eigene Aufbereitung

28Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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Gewichtung ist ausgeglichen;

35,7%

Zu hohe Gewichtung der

Qualität zugunsten des Preises; 14,3%

Zu hohe Gewichtung des

Preises zugunsten der Qualität; 50,0%

Abbildung 9: Gewichtung des Preises gegenüber der QualitätFrage: Wie beurteilen Sie die Gewichtung von Qualität und Preis für die Zuschlagserteilung? (N=42)Quelle: Eigene Aufbereitung

29Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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59,1%

40,9%

30%

40%

50%

60%

70%

0,0% 0,0%0%

10%

20%

sehr hoch hoch tief sehr tief

Abbildung 10: Administrativer Aufwand bei öffentlichen Au sschreibungenFrage: Wie hoch schätzen Sie jeweils den administrativen Aufwand für Ihre Agentur ein für die Teilnahme an einer öffentlichenAusschreibung? (N=44)Quelle: Eigene Aufbereitung

30Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

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51,5%

42,4%

20%

30%

40%

50%

60%

0,0% 6,1%0%

10%

20%

sehr benutzerfreundlich benutzerfreundlich wenig benutzerfreundlich nicht benutzerfreundlich

Abbildung 11: Benutzerfreundlichkeit der Vorlagen für die AngebotserfassungFrage: Beurteilen Sie bitte die Benutzerfreundlichkeit der durch den Auftraggeber vorgegebenen elektronischen Vorlagen (Word-, Excel-Dokument o. Ä.)? (N=33)Quelle: Eigene Aufbereitung

31Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 32: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

26,5%

67,6%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

0,0%5,9%

0%

10%

20%

Die Vorlagen eignen sich sehr gut

Die Vorlagen eignen sich gut

Die Vorlagen eignen sich weniger gut

Die Vorlagen eignen sich nicht

Abbildung 12: Eignung der Vorlagen zur Einbringung von Stär ken und KompetenzenFrage: Beurteilen Sie bitte, inwiefern sich die vorgegebenen elektronischen Vorlagen eignen, um dem Auftraggeber die Kompetenzen undStärken Ihrer Agentur aufzuzeigen? (N=34)Quelle: Eigene Aufbereitung

32Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 33: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Nein; 13,6%

Ja; 86,4%

Abbildung 13: Bereitschaft der Anbieter, eine Ausschreibu ng mittels eines Fragebogens zu evaluierenFrage: Würden Sie die Gelegenheit nutzen, eine öffentliche Ausschreibung nach der Bekanntgabe des Zuschlags in einem kurzenOnline-Fragebogen zu evaluieren? (N=44)Quelle: Eigene Aufbereitung

33Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 34: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Nein; 39,5%

Ja; 60,5%

Abbildung 14: Interesse der Anbieter, an einem Workshop zur Optimierung des öffentlichen Beschaffungsverfahrensfür Kommunikationsdienstleistungen teilzunehmenFrage: Hätten Sie Interesse, sich mit Kommunikations-Fachleuten der Bundesverwaltung in einem Workshop zum Thema«Optimierung des öffentlichen Beschaffungsverfahrens für Kommunikationsdienstleistungen» auszutauschen? (N=43)Quelle: Eigene Aufbereitung

34Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 35: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

74,6%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

21,1%

4,2%0,0%

0%

10%

20%

sehr wichtig wichtig weniger wichtig nicht wichtig

Abbildung 15: Beurteilung der Wichtigkeit des Kenne nlernens von Auftraggeber und -nehmer vor der Vergabe eines AuftragsFrage: Wie wichtig finden Sie es für die zukünftige Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und -nehmer, dass ein Auftraggeber seinen potenziellen Auftragnehmer vor der Vergabe eines Auftrags persönlich kennenlernt (z. B. im Rahmen einer Agentur- oder Wettbewerbspräsentation?)? (N=71)Quelle: Eigene Aufbereitung

35Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 36: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

ERGEBNISSEQUANTITATIVE BEFRAGUNGENKOMMUNIKATIONSVERANTWORTLICHE DERBUNDESVERWALTUNG

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Page 37: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Untersuchungsdesign

• Stichprobe: 35 Kommunikations-verantwortliche der Bundesverwaltung auf AmtsebeneAmtsebene

• Untersuchungszeitraum: März 2011• Rücklaufquote: 60%• Art der Befragung: Online-Fragebogen• Auswertung: Randauszählung und

Subgruppenanalyse

37Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 38: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Wichtigste Ergebnisse

Im Folgenden werden die wichtigstenErgebnisse der Befragung schematischaufgezeigt (Auszug aus den Antworten).aufgezeigt (Auszug aus den Antworten).

38Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 39: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Sensibili-sierungs-/

Informationskam-pagne; 40,0%

Einzelnes Kommunikations-mittel (z.

B. Broschüre, Internet-Portal

o. Ä.); 60,0%

Information und Kommunikation für mein

Amt (institutionelle Kommunikation); 30,0%

Information und Kommunikation für ein

Projekt; 90,0%

Abbildung 16: Art von Kommunikationsdienstleistungen, di e von der Bundesverwaltung mittels eineröffentlichen Ausschreibung eingekauft wurdenFrage: Welche Art von Kommunikationsdienstleistung/en wurde/n durch Ihr Amt öffentlich ausgeschrieben(Mehrfachnennung möglich)? (N=10)Quelle: Eigene Aufbereitung

39Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 40: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

50,0%

80,0%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

- Ex-Chef Information- Stellvertretung Kommunikation Leistungsbereiche (in Zusammen-arbeit mit KOM)

- Andere Informationsbeauftragte- Projektleiter/in- Chef oder Sachbearbeiter Bereich Kommerz/Finanzen

- Bereich Beschaffung Dienst-leistungen

- Diverse

0%

10%

20%

30%

Ich Andere Person

Abbildung 17: Verantwortlichkeit bei durchgeführten öffe ntlichen AusschreibungenFrage: Wer war in Ihrem Amt jeweils für die durchgeführten Ausschreibungen verantwortlich (Mehrfachnennung möglich)? (N=10)Quelle: Eigene Aufbereitung

40Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 41: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

100,0%

40%

60%

80%

100%

120%

Rollen:- Aufsicht, Verantwortung- Entscheidungsinstanz- Führung Projektleiter/in- Prüfung der rechtlichen Rahmenbedingungen

- Diverse

0%0%

20%

40%

Ja Nein

Abbildung 18: Mitwirkung und Rolle von Kommunikationsvera ntwortlichen in einem Ausschreibungsprozess,bei einer Beschaffung durch andere PersonenFragen: Sind Sie jeweils im Ausschreibungsprozess involviert, wenn eine andere Stelle Ihres Amtes eineKommunikationsdienstleistung öffentlich ausschreibt? (N=5) / Welches ist jeweils Ihre Rolle im Ausschreibungsprozess?(N=5)Quelle: Eigene Aufbereitung

41Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 42: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Abbildung 19: Funktionen der Personen, welche die Eignungs - und Zuschlagskriterien definierenFrage: Wer bestimmt jeweils nebst den gesetzlichen Vorschriften die Eignungs- und Zuschlagskriterien in einer öffentlichenAusschreibung? (N=10)Quelle: Eigene Aufbereitung

42Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 43: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

43,8%Bei mir

43,8%Bei anderen

Personen

12,5%Es gibt keine

verantwortliche Stelle in unserem

Amt

Abbildung 20: Verantwortung für öffentliche Beschaf fungen von Kommunikations-dienstleistungenFrage: Wo ist die Verantwortung generell für die öffentliche Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen in Ihrem Amt angesiedelt? (N=16)Quelle: Eigene Aufbereitung

43Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 44: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

80,0%

66,7%

33,3%30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

20,0%

33,3%

0%

10%

20%

30%

Externe Evaluation mit Anbieter findet statt

Externe Evaluation mit Anbieter findet nicht statt

Interne Evaluation findet statt

Interne Evaluation findet nicht statt

Abbildung 21: Evaluation der öffentlichen Ausschreibunge nFragen: Führen Sie nach der Zuschlagserteilung intern jeweils eine Evaluation der öffentlichen Ausschreibung durch? (N=6) / FührenSie nach der Zuschlagserteilung jeweils eine Evaluation bzw. ein Debriefing der öffentlichen Ausschreibung mit den externenAnbietern durch? (N=5)Quelle: Eigene Aufbereitung

44Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 45: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Ja; 14,3%Ich weiss es nicht;

28,6%

Nein; 57,1%

Abbildung 22: Existenz einer Übersicht von öffentlichen Au sschreibungen von KommunikationsdienstleistungenFrage: Gibt es für Ihr Amt eine Übersicht, welche internen Stellen mittels einer öffentlichen AusschreibungKommunikationsdienstleistungen beschafft haben? (N=7)Quelle: Eigene Aufbereitung

45Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 46: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

50,0%

31,3%

20%

30%

40%

50%

60%

Hilfsmittel:- Dokumentationen, Archiv, Optimierungsprozesse- Interne Kurse Beschaffungswesen- Interne Dokumente- Leitfäden- GIMAP- Formulare und Dokumente- Website Bundesamt für Bauten und Logistik- Kompetenzzentrum öffentliche Ausschreibungen armasuisse

18,8%

0%

10%

Ja Nein Ich weiss es nicht

Abbildung 23: Hilfsmittel für das Erstellen und die Durchfü hrung einer öffentlichen Ausschreibung vonKommunikationsdienstleistungenFragen: Stehen Ihnen Hilfsmittel zur Verfügung für das Erstellen und die Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung vonKommunikationsdienstleistungen? (N=16) / Welche Hilfsmittel stehen Ihnen zur Verfügung für das Erstellen und dieDurchführung einer öffentlichen Ausschreibung von Kommunikationsdienstleistungen? (N=8)Quelle: Eigene Aufbereitung

46Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 47: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

81,3%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Stellen:- BBL (9 Nennungen)- Sektion Kommunikationsunterstützung der Bundeskanzlei (4 Nennungen)

- Generalsekretariat (2 Nennungen)- Direktion- Kommunikation Departement- Kommunikationsverantwortliche von anderen Ämtern- Netzwerk der Kommunikationsleute in der Bundesverwaltung- Finanz und Recht- Rechtsdienst des Amtes- Kompetenzbereich öffentliche Ausschreibungen armasuisse

12,5%

6,3%

0%

10%

20%

30%

40%

Ja Nein Ich weiss es nicht

Abbildung 24: Unterstützende Stellen für die öffentliche A usschreibung einesKommunikationsauftragsFrage: Gibt es bei der Bundesverwaltung eine oder mehrere Stellen, bei der Sie sich Unterstützung holenkönnen, wenn Sie einen Kommunikationsauftrag öffentlich ausschreiben? (N=16) / Welche Stelle/n kennenSie? (N=13)Quelle: Eigene Aufbereitung

47Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 48: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

ERGEBNISSEQUALITATIVE BEFRAGUNGENAGENTURLEITER UNDKOMMUNIKATIONSVERANTWORTLICHE

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Page 49: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Untersuchungsdesign

• Stichprobe: 3 Kommunikations-verantwortliche der Bundesverwaltung auf Amtsebene; 3 Leiter von Kommunikations-bzw. PR-Agenturenbzw. PR-Agenturen

• Untersuchungszeitraum: März 2011• Art der Befragung: Strukturierte

Leitfadengespräche• Auswertungsmethode: Zusammenfassende

Inhaltsanalyse nach Mayring

49Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 50: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Erkenntnisse

Die Auswertung der qualitativenBefragungen ist vertraulich und wird deshalbnicht im vorliegenden Management nicht im vorliegenden Management Summary aufgeführt. Die Erkenntnissefliessen selbstverständlich in die nachfolgenden Empfehlungen ein.

50Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 51: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNGEN

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Page 52: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Ausgehend von den theoretischen und empirischen Erkenntnissen der Masterthesis können folgende Empfehlungen für eine können folgende Empfehlungen für eine effiziente und effektive Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen anhand einer öffentlichen Ausschreibung formuliert werden:

52Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 53: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 1

Definition und Gewichtung der Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie Bewertung der Angebote durch Kommunikationsfachleute

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Page 54: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 2

Definition von Zuschlagskriterien, die es erlauben, die Stärken, das Know-how und die Kompetenzen der Anbieter zu evaluieren

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Page 55: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 3

Systematische Anwendung eines zweistufigen Verfahrens inklusive mündlicher Präsentation in der zweiten Stufe und Entschädigung der Anbieter der zweiten Stufe

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Page 56: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 4

Die monetären Zuschlagskriterien nicht höher gewichten als die qualitativen Kriterien

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Page 57: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 5

Fachliche und formale Qualitäts-prüfung der Ausschreibungen durch zentrale Dienste und Kommunikationsfachleute

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Page 58: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 6

Einsatz von standardisierten Vorlagen für das Erstellen der Ausschreibungsunterlagen, die Angebotserfassung und die Bewertung der Angebote

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Page 59: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 7

Definition und strukturierte Beschreibung des Definition und strukturierte Beschreibung des Prozesses für die Beschaffung vonKommunikationsdienstleistungen mittels einer öffentlichen Ausschreibung inklusive der einzusetzenden Hilfsmittel und Akteure

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Page 60: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 8

Systematische Evaluation der öffentlichen Ausschreibungen, sowohl intern wie auch extern zusammen mit den Anbietern

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Page 61: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 9

Erstellen einer Übersicht der Personen, die innerhalb der Bundesverwaltung bereits eine Kommunikationsdienstleistung mittels einer öffentlichen Ausschreibung beschafft haben

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Page 62: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 10

Neu geschaffene Möglichkeiten zur Entlastung der Anbieter aktiv nutzen: Elektronische Angebotseinreichung, Verlangen der Nachweise nach der Evaluationsrunde

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Page 63: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 11

Erfahrungs- und Wissensaustausch zum Erfahrungs- und Wissensaustausch zum Thema «Öffentliche Ausschreibungen» im Rahmen von bestehenden Sitzungen und Veranstaltungen zu Kommunikation/Information fördern

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Page 64: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 12

Erfahrungs- und Wissensaustausch zum Thema «Wahl einer Agentur» im Rahmen von Anlässen der Kommunikationsbranche

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Page 65: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

EMPFEHLUNG NR. 13

Organisation und Durchführung eines Workshops mit ausgewählten Anbietern

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Page 66: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

MASSNAHMEN

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Page 67: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

• Basierend auf den oben aufgeführten Empfehlungen wurde ein Massnahmenkatalog zusammengestellt, der aus übergeordneten Massnahmen und Detailmassnahmen besteht. Der Katalog befindet sich im Anhang des Der Katalog befindet sich im Anhang des vorliegenden Management Summarys.

• Die Massnahmen sollen es der Bundesverwaltung erlauben, die Empfehlungen für einen effizienten und effektiven Einkauf von Kommunikations-dienstleistungen mittels einer öffentlichen Ausschreibung in der Praxis umzusetzen.

67Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll

Page 68: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

«Professionelle Kommunika-tionsarbeit kostet Geld, […] und es kostet das Geld der und es kostet das Geld der Steuerzahler».

Jarren, Ottfried: Staatliche Kommunikation unter mediengesellschaftlichen Bedingungen. Rahmenbedingungen, Probleme und Anforderungen an die Kommunikation staatlicher Akteure am Beispiel der Schweiz. In: Donges, Patrick (Hrsg.). Politische Kommunikation in der Schweiz. Bern, Stuttgart, Wien 2005. S. 43.

Management Summary Masterthesis - Fabienne Stoll 68

Page 69: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

ANHANG:MASSNAHMENKATALOG

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Page 70: Effektive und effiziente Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen für die öffentliche Verwaltung am Beispiel der Bundesverwaltung

Massnahmenkatalog

MASSNAHME 1

Erstellen eines elektronischen Handbuchs Erstellen eines elektronischen Handbuchs für die Beschaffung von Kommunikations- dienstleistungen mittels einer öffentlichen Ausschreibung. Für das Erstellen des Handbuchs fallen die Massnahmen (MN) 1.1 bis 1.9 an.

Das Handbuch beinhaltet folgende Elemente: • Strukturierte Beschreibung des Beschaffungsprozesses mittels Flussdiagramm

(siehe MN 1.5) • Links zu standardisierten Vorlagen (siehe MN 1.4) • Empfehlungen für die Wahl und Gewichtung der Eignungs- und Zuschlagskriterien

(siehe MN 1.7.1) • Empfehlung zur Anwendung eines zweistufigen Verfahrens (siehe MN 1.7.2) • Empfehlungen zur Entlastung der Anbieter (siehe MN 1.7.3) • Kontaktdaten der zentralen Dienste Sektion Kommunikationsunterstützung und KBB • Übersicht der Personen, die bereits eine Kommunikationsdienstleistung mittels einer

öffentlichen Ausschreibung beschafft haben (siehe MN 1.6) • Verweise bzw. Links auf die gesetzlichen Grundlagen • Verweise bzw. Links auf weiterführende Informationen zum allgemeinen Beschaffungsrecht • Durchgeführte öffentliche Ausschreibung als Benchmark (siehe MN 1.2 und 1.8)

Massnahme 1.1

Bestimmen einer Arbeitsgruppe Für das Erstellen des Handbuchs wird eine Arbeitsgruppe bestimmt. Die Arbeitsgruppe besteht aus folgenden Akteuren: • Felix Spahr, Kommunikationsberater, Sektion Kommunikationsunterstützung Bundeskanzlei • Kommunikationsverantwortliche der Bundesverwaltung, die bereits mehrere

Ausschreibungen durchgeführt haben • Repräsentant der Beschaffungskommission des Bundes BKB • Repräsentant der Fachstelle Informationstechnologien im öffentlichen Beschaffungswesen

Massnahme 1.2

Interner Workshop mit Beschaffern Die Arbeitsgruppe führt einen internen Workshop mit Kommunikationsverantwortlichen der Bundesverwaltung durch, die bereits eine Kommunikationsdienstleistung mittels einer öffentlichen Ausschreibung beschafft haben. Inhalt und Ziele des Workshops: • Sammeln von Inputs für die Definition von standardisierten Vorlagen für die Beschaffung

von Kommunikationsdienstleistungen (siehe MN 1.4) • Austausch von Tipps & Tricks für die Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung • Erfahrungsaustausch betreffend Wahl und Gewichtung von Eignungs- und

Zuschlagskriterien (siehe MN 1.7.1) • Erfahrungs- und Wissensaustausch rund um die Durchführung einer öffentlichen

Ausschreibung mittels einem zweistufigen Verfahren und die Entschädigung der Anbieter (siehe MN 1.7.2)

• Diskussion rund um die Definition einer Vorbild-Ausschreibung zur Verwendung als Benchmark (siehe MN 1.8)

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Massnahme 1.3

Workshop mit Anbietern und Beschaffern Die Arbeitsgruppe führt einen Workshop mit Anbietern durch, die bereits an mehreren öffentlichen Ausschreibungen teilgenommen haben. Es wird mindestens eine Agentur involviert, die über ein Qualitätsgütesiegel verfügt (z. B. BPRA oder CMSII). Inhalt und Ziele des Workshops: • Austausch von Tipps & Tricks sowie Do’s and Don’ts bei der Wahl einer Agentur • Erfahrungs- und Wissensaustausch rund um die Wahl und Gewichtung von Eignungs- und

Zuschlagskriterien (siehe MN 1.7.1) • Inputs der Anbieter bezüglich benutzerfreundliche und praxistaugliche Gestaltung der

Vorlagen für die Angebotserfassung (siehe MN 1.4)

Massnahme 1.4

Erstellen von standardisierten Vorlagen Erstellen von standardisierten elektronischen Vorlagen für … • … das Erstellen der Ausschreibungsunterlagen (bspw. Pflichtenheft mit Leistungs- und

Auftragsbeschreibung) • … die Angebotserfassung durch Anbieter • … die Auswertung der Angebote • … die interne Evaluation der Ausschreibung nach dem Zuschlag Die Vorlagen werden zentral abgelegt und verwaltet, bspw. durch die Sektion Kommunikations- unterstützung der Bundeskanzlei auf dem Intranet der Bundesverwaltung.

Massnahme 1.5

Definition eines bundesverwaltungsübergreifenden Pr ozesses für die Beschaffung von Kommunikationsdienstleistungen mittels einer öffent licher Ausschreibung Definition und strukturierte Beschreibung des Beschaffungsprozesses anhand eines Flussdiagramms inkl. den zu involvierenden Stellen und vorhandenen Hilfsmitteln bzw. Vorlagen pro Teilschritt im Prozess. Das Flussdiagramm wird ins Handbuch integriert.

Massnahme 1.6

Erstellen einer Übersicht der mittels einer öffentl ichen Ausschreibung beschafften Kommunikationsdienstleistungen Erstellen einer Übersicht, wer innerhalb der Bundesverwaltung welche Art von Kommunikationsdienstleistungen mittels einer öffentlichen Ausschreibung beschafft hat. Die Übersicht wird ins Handbuch integriert.

Massnahme 1.7

Formulierung von Empfehlungen Formulierung von Empfehlungen an die Beschaffer… • … für die Wahl und Gewichtung der Eignungs- und Zuschlagskriterien (siehe MN 1.7.1) • … zur Anwendung eines zweistufigen Verfahrens (siehe MN 1.7.2) • … zur Entlastung der Anbieter (siehe MN 1.7.3) Die Empfehlungen werden ins Handbuch integriert.

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Massnahme 1.7.1

Formulierung von Empfehlungen für Eignungs- und Zus chlagskriterien Es werden Empfehlungen für die Wahl und Gewichtung der Eignungs- und Zuschlagskriterien formuliert. Die Empfehlungen werden basierend auf den Erkenntnissen der beiden Workshops (MN 1.2 und 1.3) formuliert und anhand von Beispielen illustriert. Beispiel einer Empfehlung: Definieren Sie Kriterien, die es Ihnen erlauben, zu bewerten, ob und wie gut ein Anbieter eine gestellte Aufgabe lösen kann. Konkretes Beispiel: Sie suchen eine Agentur für die Redaktion eines monatlichen Newsletters. Um zu beurteilen, ob und wie gut ein Anbieter dafür geeignet ist, geben Sie den Anbietern einen Input und verlangen Sie von ihnen die Redaktion einer News basierend auf Ihrem Input. Beurteilen Sie die redigierte News aufgrund folgender Kriterien: Die News wurde nach journalistischen Regeln aufbereitet; sie enthält keine grammatikalischen Fehler; stilistische Regeln wurden eingehalten, die News ist zielgruppengerecht redigiert und bringt die wichtigsten Elemente des Inputs auf den Punkt.

Massnahme 1.7.2

Formulierung einer Empfehlung zur Anwendung eines z weistufigen Verfahrens Formulierung einer Empfehlung zur Anwendung eines zweistufigen Verfahrens mit einer mündlichen Präsentation und einer Entschädigung der Anbieter in der zweiten Stufe. Beispiel für die Empfehlung: Führen Sie Ihre Ausschreibung in einem zweistufigen Verfahren durch. Prüfen Sie in der ersten Stufe, welche Anbieter sich für Ihren Auftrag eignen. Definieren Sie dazu Eignungskriterien und gewichten Sie die Kriterien. Anbieter, die einen formal gültigen Antrag einreichen und die Eignungskriterien erfüllen, werden in der zweiten Stufe zur Offertstellung eingeladen. Erfüllen mehr als fünf Bewerber die Eignungskriterien, werden nur die besten fünf Bewerber zur Offertstellung eingeladen. Definieren Sie für die zweite Stufe Zuschlagskriterien. Verlangen Sie von den Anbietern in der zweiten Stufe das Lösen einer konkreten Aufgabenstellung. Laden Sie die Anbieter dazu ein, Ihnen in einer mündlichen Präsentation aufzuzeigen, dass die Aufgabenstellung verstanden wurde und Lösungsansätze, um den Auftrag auszuführen, angeboten werden können. Entschädigen Sie die Anbieter der zweiten Stufe für ihre konzeptionelle Arbeit. Die Sektion Kommunikationsunterstützung der Bundeskanzlei gibt Ihnen gerne eine Empfehlung für die Höhe der Entschädigung ab.

Massnahme 1.7.3

Formulierung von Empfehlungen zur Entlastung der An bieter Formulierung von Empfehlungen zur administrativen Entlastung der Anbieter Beispiel einer Empfehlung: Verlangen Sie die schriftlichen Eignungsnachweise zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der Anbieter (Handels- und Betreibungsregisterauszug, Versicherungs- und Bankgarantien) erst nach der Evaluation der Angebote der potenziellen Zuschlagsempfänger. Bitten Sie alle Anbieter, ein Selbstdeklarationsformular zu unterzeichnen, das besagt, dass die verlangten Eignungsnachweise eingehalten werden.

Massnahme 1.8

Bestimmen eines Benchmarks Aufgrund der Diskussionen in den Workshops (MN 1.2 und 1.3) wird eine durchgeführte öffentliche Ausschreibung als Benchmark bestimmt. Die Beschaffer können sich an dieser «Vorbild-Ausschreibung» orientieren. Die Vorbild-Ausschreibung wird zentral bei der Bundesverwaltung abgelegt und mittels einem Link als Benchmark ins Handbuch integriert.

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Massnahme 1.9

Bekanntmachung des Handbuchs Das Handbuch wird den Kommunikations- und Informationsbeauftragten der Bundesverwaltung im Rahmen einer Veranstaltung des «Forum der Informationsbeauftragten des Bundes» vorgestellt. Anhand einer E-Mail mit einem Link auf das zentral abgelegte Handbuch werden zudem alle Kommunikations- und Informationsbeauftragten der Bundesverwaltung über das neue Handbuch informiert und gebeten, sich bei der Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung an das Handbuch zu halten.

MASSNAHME 2

Evaluations-Fragebogen für Anbieter Erstellen eines standardisierten Online-Fragebogens für die systematische Evaluation der öffentlichen Ausschreibungen von Kommunikationsdienstleistungen nach der Zuschlags- erteilung. Der Link zum Online-Fragebogen wird nach der Zuschlagserteilung an alle Anbieter verschickt, die an der Ausschreibung teilgenommen haben. Die Erkenntnisse der Online-Fragebogen werden in einem internen Evaluationsbericht festgehalten. Der Evaluationsbericht wird anhand der standardisierten Vorlage erstellt (siehe MN 1.4) und im Rahmen der amtsübergreifenden Sitzungen zu Information und Kommunikation diskutiert (siehe MN 3).

MASSNAHME 3 Einführung des Traktandum s «Öffentliche Beschaffung von Kommunikations - dienstleistungen» an amtsübergreifenden Sitzungen z u Information und Kommunikation Nach der Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung werden die wichtigsten Erkenntnisse des internen Evaluationsberichts im Rahmen der nächsten stattfindenden amtsübergreifenden Sitzung zu Information und Kommunikation vorgestellt. Die Teilnehmer der Sitzung stellen sicher, dass die diskutierten Erkenntnisse in alle Informations- und Kommunikationsabteilungen der Bundesverwaltung fliessen.

MASSNAHME 4 Empfehlung an Informations - und Kommunikationsverantwortliche, einem Branchenverband beizutreten Die Sektion Kommunikationsunterstützung stellt im Rahmen einer Veranstaltung des «Forum der Informationsbeauftragten des Bundes» die existierenden Branchenverbände im Bereich der Kommunikation vor und empfiehlt den Informations- und Kommunikationsverantwortlichen einem Branchenverband beizutreten, um den Erfahrungs- und Wissensaustausch in der Kommunikationsbranche zu fördern.

MASSNAHME 5

Bekanntmachung der Plattform simap.ch auf der Anbie terseite Die simap-Plattform ist nicht allen Anbietern von Kommunikationsdienstleistungen bekannt. Im Jahre 2010 führte das Bundesamt für Bauten und Logistik in drei Städten die Informations- veranstaltung «Wie komme ich zu Aufträgen der Bundesverwaltung?» durch. Die Beschaffungs- plattform simap.ch kann Anbietern im Rahmen einer weiteren solchen Veranstaltung vorgestellt werden. Die Anbieter aus der Kommunikationsbranche werden mittels Branchenverbänden auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht. Denkbar sind zum Beispiel eine entsprechende News-Meldung auf den Websites der Branchenverbände und/oder ein E-Mailing an alle Mitglieder der Branchenverbände.