Effizienz steigern – Kosten senken - LVR...Mobile Datenerfassung mit Barcode-Technik > 16-17...

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Effizienz steigern – Kosten senkenDer Jahresbericht 2009

Software, Computer und Systeme sollten für die Menschen da sein. Und nicht umgekehrt. Finden wir. Also machen wir sie so: für Kliniken, Schulen, Kommunen. Systeme für eine funktionierende Gesellschaft. Software für Menschen. Software, Computer und Systeme sollten für die Menschen da sein. Und nicht umgekehrt. Finden wir. Also machen wir sie so: für Kliniken, Schulen, Kommunen.

LVR-InfoKom Jahresbericht 2009 >

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Inhalt > 04-05 Vorwort

> 06-07 Passend lösen

> 08-09 Willkommen im virtuellen Klassenzimmer Gemeinsam online lernen mit NRWir

> 10-11 Gelungene Integration AnLei: Ein effizientes Sozialhilfeverfahren für den LVR

> 12-13 Bestens abgesichert Revisionssichere Archivierung beim BLB NRW

> 14-15 Inventur leicht gemacht Mobile Datenerfassung mit Barcode-Technik

> 16-17 Speichern mit System Elektronische Patientenakten in der LVR-Klinik Bonn

> 18-19 Arbeitszeiten flexibel erfasst Elektronische Zeiterfassung in Kliniken

> 20-21 Arztbrief per Datenleitung Das neue Einweiserportal für die LVR-Kliniken

> 22-23 Alles auf eine Karte gesetzt LVR-Kliniken gut gerüstet für die eGK

> 24-25 Ordnung muss sein Neue Lösung für die Bildverwaltung im LVR-Dezernat für Kultur und Umwelt

> 26-27 Grenzenloser Kulturgenuss Multimedia-Guides für die LVR-Museen

> 28-29 Prozesse optimieren > 30-31 Effizient einkaufen Optimierte Beschaffungsprozesse bei den StEB

> 32-33 „Selbst verwaltet“ ESS: Urlaubsantrag per Mausklick

> 34-35 Die Saat ist aufgegangen Große Fortschritte im Projekt GreenPrint

> 36-37 Sicher betreiben > 38-39 Keine Chance für Angreifer Zentraler Bedrohungsschutz für die LVR-IT

> 40-41 Ganz nah an der Realität SAP-Systeme: Besser testen mit Data Transformer

> 42-43 LVR-InfoKom intern

> 44-45 Zahlen und Fakten LVR-InfoKom konkret

> 46-47 Beste Chancen garantiert IT-Ausbildung bei LVR-InfoKom

> 48 Impressum2 - 3

Inhalt


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Liebe Leserinnen, liebe Leser,

der nationale und internationale Standortwettbewerb stellt steigende Anforderungen auch an Kommunen und Verwal-tungen. Die Erwartungen von Bürgerinnen und Bürgern sowie von Unternehmen an öffentliche Dienstleistungen werden zunehmend anspruchsvoller. Gefragt sind Kunden-orientierung, Schnelligkeit und eine hohe Servicequalität – und dies bei möglichst nachhaltigem Ressourceneinsatz angesichts knapper Kassen und sinkender Budgets.

Die Grundlage für personell und finanziell effiziente Dienst-leistungen bilden vernetzte, zuverlässige IT-Systeme und innovative Software-Lösungen, die passgenau auf die Anfor-derungen im öffentlichen Sektor zugeschnitten sind. Kein Wunder also, dass die IT in diesem Bereich deutlich an Dynamik gewonnen hat. Auch LVR-InfoKom konnte nun schon im fünften Jahr in Folge sowohl die Mitarbeiterzahl als auch den Umsatz steigern. Angesichts des anhaltenden Kostendrucks stellt dieses kontinuierliche Wachstum einen bemerkenswerten Erfolg dar.

Möglich war dies auch in 2009 nur gemeinsam mit Ihnen, unseren Kunden. Auf Basis einer engen, vertrauensvollen Zusammenarbeit konnten wir auch im vergangenen Jahr wieder zahlreiche Projekte für Sie erfolgreich vorantreiben und realisieren. Einige Beispiele hierfür möchten wir

Oliver Hoffmann Geschäftsführer LVR-InfoKom

Vorwort

Ihnen in diesem Jahresbericht in Wort und Bild vorstellen. Hierzu gehören zukunftsweisende Projekte wie GreenPrint zur Modernisierung der LVR-Druckerlandschaft, ver- schiedenste Anpassungslösungen im Umfeld unseres Krankenhaus-Informations-Systems oder auch integrierte Softwarelösungen wie das innovative NRWir – ein integratives Lernportal als Komplettlösung für alle Schulen in NRW. All diese vielfältigen Aktivitäten dokumentieren die Schlüssel-rolle der IT im Prozess einer nachhaltigen Effizienzsteigerung und Modernisierung im öffentlichen Sektor und darüber hinaus.

Dabei darf eines nicht verkannt werden: Die IT ist selbst ein elementarer Teil dieses tiefgreifenden Wandlungsprozesses. Viele IT-Organisationen im öffentlichen Bereich befinden sich in einer Umbruchphase und setzen verstärkt auf den Weg der Kooperation, um Synergie- und Skaleneffekte zu nutzen. Auch LVR-InfoKom als Eigenbetrieb und kommunales Systemhaus des LVR muss sich proaktiv den sich verändern-den Rahmenbedingen stellen.

Aus diesem Grund haben wir auch im vergangenen Jahr intensiv daran gearbeitet, unsere Kontakte mit anderen IT-Häusern zu intensivieren und unser Netzwerk weiter auszubauen – sowohl im Hinblick auf gemeinsame Projekt-arbeit als auch auf gemeinsam getätigte strategische Beschaffungsmaßnahmen.

Im Mittelpunkt der Maßnahmen zur Kräftebündelung steht die Kooperation mit der IT der Stadt Köln, die immer kon-kretere Formen annimmt. So wurde am 26.08.2009 in einem feierlichen Rahmen im historischen Kölner Rathaus der Mietvertrag für das neue Rechenzentrum in Köln-Chorweiler unterzeichnet, das ab 2011 gemeinsam genutzt werden soll. Und mit dem Beitritt von LVR-InfoKom zur Zweckgemein-schaft kommunaler IT-Dienstleister (KDN) wurde diese Kooperation am 05.02.2010 nun auch auf formelle Füße gestellt. Damit haben wir die Erlaubnis, mit der Stadt Köln und anderen Mitgliedern Dienstleistungen auszutauschen.

Sie sehen – wir stellen die Qualität und Effizienz der eigenen Dienstleistungen immer wieder auf den Prüfstand. Nur so sind wir optimal aufgestellt für die komplexen Herausforderungen der Zukunft. Diese wollen wir gemein-sam mit Ihnen partnerschaftlich konstruktiv angehen. Darauf freue ich mich im Namen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von LVR-InfoKom.

Ihr

Oliver Hoffmann

4 - 5

Vorwort


> 6 - 7

Passend lösen

Software, Computer und Systeme sollten für die Menschen da sein. Und nicht umgekehrt. Finden wir. Also machen wir sie so: für Kliniken, Schulen, Kommunen. Systeme für eine funktionierende Gesellschaft. Software für Menschen.

Passend lösen

> 08-09 Willkommen im virtuellen Klassenzimmer Gemeinsam online lernen mit NRWir

> 10-11 Gelungene Integration AnLei: Ein effizientes Sozialhilfeverfahren für den LVR

> 12-13 Bestens abgesichert Revisionssichere Archivierung beim BLB NRW

> 14-15 Inventur leicht gemacht Mobile Datenerfassung mit Barcode-Technik

> 16-17 Speichern mit System Elektronische Patientenakten in der LVR-Klinik Bonn

> 18-19 Arbeitszeiten flexibel erfasst Elektronische Zeiterfassung in Kliniken

> 20-21 Arztbrief per Datenleitung Das neue Einweiserportal für die LVR-Kliniken

> 22-23 Alles auf eine Karte gesetzt LVR-Kliniken gut gerüstet für die eGK

> 24-25 Ordnung muss sein Neue Lösung für die Bildverwaltung im LVR-Dezernat für Kultur und Umwelt

> 26-27 Grenzenloser Kulturgenuss Multimedia-Guides für die LVR-Museen


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In Kooperation mit dem Partnerunternehmen Fronter und dem LVR-Zentrum für Medien und Bildung bietet LVR-InfoKom eine ganzheitliche Portallösung für alle Schulen in Nordrhein-Westfalen an. Auf der internetbasierten Lernplattform NRWir.de können Schüler, Lehrer und Eltern gemeinsam arbeiten und kommunizieren. Von den Vorteilen des virtuellen Klassenzimmers konnten sich inzwischen zahlreiche Schulen überzeugen.

Der professionelle Einsatz von IT in Schulen spielt eine zunehmend wichtige Rolle. Insbesondere Lernplattformen bieten enorme Möglichkeiten, das Lehren und Lernen ziel-gerichtet und individuell zu unterstützen. Als zumeist web-basierte Software-Systeme ermöglichen sie die Nutzung des Internets als Kommunikationsmedium im besten Sinne: Unabhängig von Ort und Schulzeiten können Infor-mationen ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden. Mit anderen Worten: IT nicht als separates Schulfach, sondern als Ergänzung und Unterstützung im Unterricht.

Vor dem Hintergrund dieser vielfältigen Möglichkeiten bietet LVR-InfoKom gemeinsam mit seinen Partnern Fronter und dem LVR-Zentrum für Medien und Bildung ein Gesamtpaket für den schulischen Einsatz an – bestehend aus einer Portallösung, Lerninhalten und pädagogischer Beratung. Kern von NRWir ist die aus Norwegen stam-mende Lernplattform „Fronter“, die weltweit bereits von

sechs Millionen Menschen für interaktives Lehren und Lernen genutzt wird. Neben Erweiterbarkeit und Barriere-freiheit bietet sie zahlreiche neue Funktionen für E-Learning und interaktive Zusammenarbeit. Insgesamt rund 100 verschiedene Werkzeuge unterstützen Schüler, Lehrer und Eltern bei der Kommunikation untereinander, der pädagogischen Arbeit, der Verwaltung und vielem mehr. Hierzu gehören beispielsweise Videoconferencing, Web 2.0-Tools oder zeitgesteuerte Abgabeordner. Sogar ein pädagogisches Comic-Erstellungswerkzeug gehört zum Angebotsumfang.

NWir in Hennef – Ein erfolgreiches PilotprojektPünktlich zum Start des Schuljahres 2009/2010 fiel der Startschuss für NRWir: Als Teil eines medienpädagogi-schen Entwicklungsplans wurde die neue Portallösung schulformübergreifend an elf von zwölf Schulen der Stadt Hennef implementiert. Die Einführung verlief dabei in enger partnerschaftlicher Kooperation von LVR-InfoKom, dem IT-Zentrum der Stadt Hennef, dem LVR-Zentrum für Medien und Bildung und dem Kompetenzteam Rhein-Sieg.

Im Rahmen eines Implementierungsworkshops erfolgte zunächst die medienpädagogische Prioritätensetzung. Wichtigstes Ergebnis war dabei die Einigung auf einen grundlegend einheitlichen Auftritt. Nach einer Testphase an der Gesamtschule Hennef wurden insgesamt zehn

weitere Schulen „virtuell“ mit jeweils einem eigenen Ge-bäude und eigenen Klassenzimmern in dem gemeinsamen WebPortal NRWir.de abgebildet. Die Ausgestaltung mit den verschiedenen Werkzeugen erfolgte indes individuell nach den spezifischen Anforderungen der einzelnen Schulen. Ein wichtiger Aspekt in allen Phasen war die intensive Schulung der Verantwortlichen durch User- und Administrator-Workshops.

Mehrwerte für alle BeteiligtenMit NRWir steht den Lernenden und Lehrenden in Hennef ein gemeinsames Portal zur Verfügung, das alle Anforde-rungen an modernes, multimediales E-Learning erfüllt. Die Benutzer können arbeiten und lernen wo sie wollen, unabhängig davon, ob sie gerade in der Schule sind oder sich zu Hause am Computer befinden. Hausaufgaben können beispielsweise online gestellt, von den Schülern einzeln oder in der Gruppe bearbeitet und von einem Lehrer bewertet werden. Neben der Nutzung als Lern-plattform ermöglicht NRWir den interaktiven Austausch von Lehrern, Schülern und Eltern.

Trotz der individuellen Ausgestaltung nach den Bedürfnis-sen der jeweiligen Schule liegt dem übergreifenden NRWir-Portal ein einheitliches „Look and Feel“ zugrunde. So können die Schülerinnen und Schüler auch nach einem Schulwechsel in der bekannten Umgebung des Lernportals

weiterarbeiten und auf zuvor genutzte Daten zugreifen. Und auch die Schulträger profitieren von dem gemein-samen Portal, da die Aufsplittung auf alle Schulen zu geringeren Kosten für Implementierung, Pflege und Administration führt.

Nach dem erfolgreichen Projekt in Hennef sollen nun auch andere Städte profitieren. Gemeinsam mit seinen Partnern bietet LVR-InfoKom NRWir schulformüber-

greifend als Komplettpaket für alle Schulen in NRW an. Hierzu gehören die Leistungen Beratung, Hosting/Betrieb, Einpflegen der Inhalte und Schulung. Aktuell wird intensiv an der Anbindung weiterer wichtiger Schul-Instrumente wie Stundenplanung oder auch Schulverwaltungssystemen gearbeitet.

Heimat für Abi-OnlineDarüber hinaus wird NRWir gemäß eines Auftrags des Landes NRW ab dem Schuljahr 2010/2011 Basisplattform des abendgymnasialen Lehrgangs Abi-Online sein. Über dieses System machen aktuell 2.000 Schüler an zehn Weiterbildungskollegs in NRW Abitur. Dabei werden ledig-lich 50 Prozent der anfallenden Lerneinheiten über Prä-senzunterricht abgewickelt, für die andere Hälfte bedienen sich die Schüler der Plattform („Blended Learning“). Eine Ausdehnung auf alle 56 Weiterbildungskollegs ist möglich.

Willkommen im virtuellen KlassenzimmerGemeinsam online lernen mit NRWir

8 - 9

Passend lösen

Karl-Heinz Assenmacher, Studiendirektor Gesamtschule Hennef„Das Lernmanagementsystem NRWir bietet ideale Voraussetzungen für eine virtuelle Erweiterung der jeweiligen Schule: Lehrende richten virtuelle Räume ein und der Unterricht wird bereichert durch neue und effektive Werkzeuge des Kommunizierens und Kollaborierens.”

Lösungen für Schulen


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Gelungene IntegrationAnLei: Ein effizientes Sozialhilfeverfahren für den LVR

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Passend lösen

Im September 2009 war es soweit: Nach rund dreijähriger Projektlaufzeit wurde der letzte Baustein einer integrier-ten Software-Lösung für die Sozialhilfe produktiv gesetzt – das Fachverfahren „Antragsaufnahme, Leistungsge-währung“, kurz AnLei. Damit steht dem LVR-Dezernat Soziales und Integration jetzt eine zukunftsfähige Anwen-dungslandschaft zur Unterstützung der Sachbearbeitung zur Verfügung.

Zur Gewährleistung einer langfristig bestmöglichen Ser-vicequalität im LVR-Dezernat 7 entschied man sich dafür, die verschiedenen eingesetzten Fachverfahren durch eine integrierte Software-Lösung zu ersetzen. Auf Basis der damit verbundenen Synergieeffekte sollten die Arbeitspro-zesse effizienter und sicherer gestaltet und somit Einspa-rungen erzielt werden. Im Wesentlichen bedeutete dies die Ablösung der bisher genutzten einzelnen Lösungen aus der so genannten SIMBA-Software-Familie (Sozialhilfe-Infor-mationssystem, menügesteuertes Bescheidmanagement und Ablauforganisation) – eine anspruchsvolle Aufgabe, denn immerhin werden aus diesen Verfahren jährlich rund 1,6 Milliarden Euro an Leistungen gezahlt.

Bei der Wahl der geeigneten Lösung entschied man sich schließlich für das vom Landeswohlfahrtsverband Hessen entwickelte Fachverfahren AnLei. Dieses wurde bereits erfolgreich vom LVR-Schwesterverband Westfalen-Lippe

eingesetzt und ermöglicht somit ein Benchmarking mit dem LWL. Ausschlaggebend war auch, dass AnLei die ge-wünschte Zusammenführung vieler einzelner Programme zu einer Gesamtlösung in bestmöglicher Weise gewähr-leistete.

Im Dezember 2006 startete das gleichnamige Projekt mit einem Team aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Dezernat 7, den Fachbereichen Rechnungsprüfung und Finanzmanagement und von LVR-InfoKom. Nach Projektstart wurde deutlich, dass sich die Einführung der Software als hoch komplex erweisen würde. Alles beherrschend waren dabei die Aspekte Datenmigration und Vernetzung:

> Eine besondere Herausforderung lag in der Migration aller ca. 70.000 aktiven Maßnahmen von SIMBA nach AnLei und im Parallelbetrieb beider Verfahren. Letzterer ist notwendig durch die in der Sozialhilfe gegebene Rückrechnungsfrist, nach der die nicht mehr aktiven Altverfahren noch bis zu fünf weitere Jahre zur Verfügung stehen müssen.

> Bedingt durch den notwendigen Parallelbetrieb musste ein Weg gefunden werden, wie Stammdaten und Kondi-tionen (Pflegesätze und sonstige Beiträge) nur einmal erfasst werden müssen, um dann sowohl in SIMBA (insbesondere noch für die Kriegsopferfürsorge) als auch in AnLei zur Verfügung zu stehen. Gelöst wurde dies über die Weiterentwicklung des SAP-Moduls Geschäftspartner für die Stammdatenverwaltung und die Neuentwicklung einer speziellen SAP Portal-Anwendung, des so genannten „Konditionentools“.

> Das neue Sozialhilfeverfahren musste mit dem beim LVR bereits eingeführten Neuen Kommunalen Finanz-management (NKF) in Einklang gebracht werden.

> Die Einführung von AnLei erforderte die Vernetzung mit zwei parallel laufenden eigenständigen IT-Projekten in Dezernat 7. So musste AnLei sowohl an den mit NKF eingeführten SAP-Geschäftspartner (GP) als auch an die elektronische Akte (ECM) angebunden werden.

Aufgrund dieser außergewöhnlichen Komplexität wurden gleich zu Beginn die eigenständigen Projekte AnLei, Geschäftspartner und Elektronische Akte zum Gesamtpro-jekt „AnLei/ECM/GP“ zusammengeführt. So entwickelte sich eines der größten und anspruchsvollsten IT-Projekte seit vielen Jahren. Die durch die mannigfaltigen Anforde-rungen entstehende Systemlandschaft rund um AnLei zu

erschaffen erforderte den Einsatz neuer Techniken, die Bewältigung enormer organisatorischer Herausforde-rungen und den Umgang mit gesetzlichen Änderungen während des Projekts.

Nach rund dreijähriger Laufzeit fand das Großprojekt in 2009 mit der Produktivsetzung der SAP-Geschäftspartner-

Erweiterung, des Konditionentools und schließlich von AnLei selbst seinen erfolgreichen Abschluss. Die Umstel-lung auf die elektronische Akte war bereits Mitte 2007 erfolgt – inzwischen sind knapp 100.000 Papierakten eingescannt und elektronisch archiviert worden.

Optimale IntegrationMit AnLei wurde eine hoch integrierte Anwendungs- Landschaft geschaffen, die drei große Verfahren virtuos mit-einander verbindet und für die IT des LVR ein neues Niveau der Systemintegration bedeutet. Mit der Einführung konnte die Zahl der Anwendungen verringert und die Sachbear-beitung in Dezernat 7 und der zentralen Buchhaltung vereinheitlicht werden. Die Benutzerfreundlichkeit und die geschaffenen Schnittstellen bieten hier den beteiligten Anwenderinnen und Anwendern einen optimalen Workflow, von dem letztlich alle Kunden profitieren werden.

Martina Hoffmann-Badache, LVR-Dezernentin Soziales und Integration „Die Arbeit im AnLei-Projektteam kennzeichnete sich durch den Mut zu Veränderungen, hohen persön- lichen Einsatz und eine ebenso konstruktive wie ergebnisorientierte Zusammenarbeit aller beteiligten Bereiche aus. Nur so konnte dieses ausgesprochen komplexe Projekt letztlich zu einem erfolgreichen Ende geführt werden. Unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern steht jetzt eine einheitliche und zukunftsfähige Lösung für eine qualitätvolle Sachbearbeitung in der Eingliederungshilfe zur Verfügung.”

Lösungen für die Sozialhilfe


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Der Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW (BLB NRW) ist das Immobilienunternehmen des Landes NRW. Das Leistungsspektrum umfasst den gesamten Lebens-zyklus von Immobilien – von der Standortsuche über die Projektentwicklung bis zur Realisierung. Im Mittelpunkt des eigenen Leitbilds stehen dabei Kundenzufriedenheit, Servicequalität und Zuverlässigkeit der Produkte. Um diese Werte dauerhaft sicherzustellen, werden konti-nuierlich IT-Innovationen realisiert. Jüngstes Beispiel hierfür ist ein vom BLB NRW eingeführtes System zur langfristigen Archivierung wichtiger Dokumente, das von LVR-InfoKom betrieben wird.

Archivierung von Daten ist kein Selbstzweck. Die sichere Aufbewahrung und Bereitstellung von elektronischer Information über viele Jahre ist heutzutage eine wichtige Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit von Unternehmen und Verwaltungen. Eine wichtige Rolle spielen dabei auch die gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere Speicherung geschäftsrelevanter Daten. Dies bedeutet, dass diese so gespeichert werden müssen, dass sie sich nachträglich nicht ändern lassen. Auch beim BLB NRW ist dies ein wichtiges Thema. Dort bewirtschaften rund 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Zeit über 1.300 Grundstücke und ca. 4.250 Immobilien. In ihrer täglichen Arbeit entstehen unzählige Dokumente in elektronischer Form – Rechnungen, Office-Dateien, E-Mails u.v.a.

Anfang 2009 startete der BLB NRW die Projekte SAP-DM und „Frühes Scannen“ zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagement- und Archivsystems und zur elektronischen Rechnungs- bzw. Kreditorenbearbeitung, um die Integrität und Revisionssicherheit der erforder-lichen Informationen für einen langen Zeitraum zu gewähr-leisten.

Ein zentrales IT-System des BLB NRW ist das ERP-System SAP. Damit stand gleich zu Projektbeginn ein zentrales Kriterium fest: Weil die komplette Dokumentenablage mit Bezug zu SAP-Objekten erfolgt, sollte das Archivsystem mit einer möglichst nahen und unkomplizierten Anbindung an SAP betrieben werden und darüber hinaus möglichst kostengünstig und schnell implementierbar sein.

Vor diesem Hintergrund entschied sich der BLB NRW für den SAP-Dienstleister LVR-InfoKom als Projektpartner. Als Kenner der SAP-Unternehmenslandschaft sollte das Systemhaus eine außergewöhnliche Lösung realisieren, die ohne spezielle Archivsoftware auskommt und auf der Ver-wendung des SAP-Content-Servers basiert – in Verbindung mit einem WORM-Speicher („Write once read many“), der keine Lösch- oder Änderungsvorgänge zulässt.

Maßgeschneiderte LösungAngesichts des innovativen und wenig erprobten Ansatzes stellte das Projekt keine geringe Herausforderung dar. So überzeugten sich die beteiligten IT-Spezialisten bei einem Referenzbesuch im Krebsforschungszentrum Heidelberg zunächst von den Vorteilen und Besonderheiten der intel-ligent vernetzten Technik. Das renommierte Institut setzt ebenfalls auf ein Speichersystem mit enger SAP-Anbin-dung und ist mit dieser Lösung sehr zufrieden.

Nach der genauen Analyse der Anforderungen des BLB NRW wurde die neue Lösung dem zuständigen Wirtschafts-prüfer vorgestellt, der dem neuen System einwandfreie Revisionssicherheit testierte. Im April 2009 starteten die eigentlichen Realisierungsprozesse. LVR-InfoKom instal-lierte in seinen beiden Rechenzentren zwei gespiegelte WORM-Speichersysteme und sorgte für die architek-tonische Anbindung an den SAP-Content-Server und

das SAP Dokumentenmanagement des BLB NRW. Im Anschluss an eine zweimonatige erfolgreiche Testphase erfolgte bereits im Oktober 2009 die Produktivsetzung in den ersten Bereichen des BLB NRW.

Im Ergebnis verfügt das größte Immobilienunter- nehmen des Landes nun über eine Archivlösung, die alle Kriterien für die revisionssichere Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente erfüllt. Das Besondere dabei ist die maßgeschneiderte Integration der neuen Lösung in die SAP-Systemlandschaft, woraus sich eine optimale Informationsverfügbarkeit und -transparenz sowie eine hohe Benutzerfreundlichkeit ergeben.

Für die Archivierung speichern die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BLB NRW einfach alle geschäftsrelevanten und in elektronischer Form vorliegenden Dokumente im SAP-Dokumentenmanagement. Hinzu kommen alle Rechnungen, die im Rahmen der „Automatisierten

Kreditorenbearbeitung“ von einem externen Dienstleister eingescannt werden. Über die Standard-Schnittstelle ArchiveLink werden die Informationen dann web-basiert automatisch an den SAP-Content-Server und von dort an den Speicher übertragen.

Garantiert revisionssicherDabei stellen die von LVR-InfoKom betriebenen WORM-Speichersysteme sicher, dass die Daten gemäß gesetzlicher Vorgaben innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht oder verändert werden können. Das heißt: Wird in SAP ein Archivdokument aufgerufen, so wird dieses über denselben Weg aus dem WORM-Speicher geholt, kann aber nicht verändert zurückgeschrieben, sondern nur unter einer neuen Versionsnummer wieder gesichert werden. In einem nächsten Schritt sollen auch die im Verfahren „Spätes Scannen“ gespeicherten Altdaten in das neue Sicherungsverfahren übernommen werden.

Revisionssichere Archivierung beim BLB NRW

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Passend lösen

Bestens abgesichert

Peter Stoffel, Leiter IT im Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW„Das neue Archivierungssystem passt geradezu ideal in die Systemlandschaft des BLB NRW. Vom ersten Tag an liefen diese anwenderfreundliche Lösung und das Gesamtprojekt reibungslos – nicht zuletzt dank der partnerschaftlichen Zusammenarbeit der IT-Spezialisten von LVR-InfoKom und unserem Haus.”

Lösungen für Verwaltungen


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Die Umstellung auf das Neue Kommunale Finanzmanage-ment (NKF) macht auch beim LVR eine regelmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensteile erforderlich. So muss nun zum Bilanzstichtag mindestens eines jeden dritten Haushaltsjahres eine buchmäßige und körperliche Inventur durchgeführt werden. Insbesondere Letztere bedeutet eine komplexe Aufgabe, müssen doch hierfür alle ca. 70.000 physisch vorhandenen Ausstattungsgegen-stände in den verschiedenen Dienststellen vollständig erfasst werden. Dank einer von LVR-InfoKom eingeführten modernen Inventur-Technik kann dieser notwendige Prozess nun einfach, schnell und vor allem genau erfolgen.

Ohne technische Unterstützung ist eine Inventur beim LVR nicht durchführbar. Aus diesem Grund wurde bereits im Rahmen der Inventur zur NKF-Eröffnungsbilanz im Jahr 2006 auf Barcode-Lesegeräte zurückgegriffen. Allerdings offenbarten sich im Zuge der Erfassung Schwierigkeiten, insbesondere aufgrund der fehlenden Möglichkeit, die aufgenommenen Bestandsinformationen direkt mit SAP abzugleichen.

Nach dem Scannen mussten die Daten umständlich und zeitraubend über Excel nach Access übertragen und dort analysiert werden. Erst danach konnte die notwendige Datenveränderung im SAP-System eingepflegt werden.

Zur Optimierung der technischen Inventur-Unterstützung wurde deshalb das Projekt „Mobile Datenerfassung“ ins Leben gerufen – bestehend aus Vertretern des LVR-Dezernates Finanz- und Immobilienmanagement und von LVR-InfoKom. Ziel war die Einführung eines modernen Barcode-Systems und dessen direkte Anbindung an das SAP-System zur schnellen Erfassung und Aktualisierung der verschiedenen Equipment-Bestände.

Unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen in den Inventur-Bereichen und der dezentralen Struktur des LVR (Zentralverwaltung, Museen und Kulturdienste, Förderschulen) entschied man sich für eine Lösung, mit der es möglich ist, die Daten separat in den verschiedenen Dienststellen zu erfassen und schließlich zentral zur Verfügung zu stellen. Dabei lag das Hauptaugenmerk auf einer bewährten, universell in unterschiedlichen Gebäude-Umgebungen einsetzbaren Scanner-Technik in Verbindung mit einem komfortablen, ergonomischen Design und robuster Verarbeitung des Scanners.

16 Scanner im EinsatzPünktlich zum vorgegebenen nächsten Bilanzstichtag am 31.12.2009 konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Hierfür wurden insgesamt 16 Scanner-Geräte angeschafft, mit dem entsprechenden SAP-Datenbestand ausgerüstet und den Fachbereichen für die Inventur zur

Inventur leicht gemachtMobile Datenerfassung mit Barcode-Technik

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Passend lösen

Verfügung gestellt. Darüber hinaus wurde das SAP-System für die nachfolgende Auswertung an die Anforderungen der neuen Technik angepasst.

Inventur schnell und einfachMit dieser ist die Inventur nun denkbar einfach und rasch durchführbar: Ausstattungsgegenstände und Räume sind mit Barcodes ausgestattet. Die Inventurteams des Fach-bereichs begehen die ihnen zugeordneten Räume und erfassen das dort vorgefundene Inventar mit dem Scanner. Eventuelle Diskrepanzen werden auf den Scannern ange-zeigt und können einfach korrigiert werden. Nach Abschluss der Arbeiten werden die aktualisierten Daten dann ein-

fach vom Scanner nach SAP elektronisch übertragen. Über gezielte Selektionen kann der Fachbereich nach Veränderungen oder auch nicht inventarisierten Anlagen suchen. Auswertungen nach Berechtigungsgruppe oder auch nach Kostenstelle werden durch die zentrale Equip-ment-Liste deutlich vereinfacht, und der Inventurabschluss wird beschleunigt. Die zuverlässige und zukunftsfähige Technik stellt zudem eine flexible Plattform dar, auf der weitere Anwendungen der mobilen Datenerfassung – z.B. die Warenentnahme aus Lagern, Equipment-Bestands-pflege bei Umzügen oder die Inventur-Durchführung auch in Verbindung mit anderen SAP-Systemen – realisiert werden können.

Achim Kaschny, Leiter Fachbereich Finanzmanagement beim LVR„Dank der neuen Technik konnten die Arbeitsabläufe bei der körperlichen Inventur deutlich optimiert werden. Die einfach zu handhabenden Scanner erlauben eine schnelle Erfassung der Bestände und eine ggf. notwendige Datenkorrektur in einem Arbeitsschritt – dies reduziert den Aufwand und spart somit Zeit und Geld.”



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den Teil der Vorgeschichte, der bisher nur in Papierform vorlag, auf Knopfdruck sofort zur Verfügung zu haben. Zudem sollte die elektronische Patientenakte vollständig in das elektronische Krankenhaus-Informations-System (KIS) der Klinik integriert werden. Hierfür wurde eigens ein gemeinsames Projektteam aus Mitarbeitern der Klinik und des Systemhauses gebildet, das die Bestandsaufnahme der spezifischen Anforderungen durchführte.

Im Juni 2009 startete die eigentliche Digitalisierung der Patientenakten. Seitdem werden alle Papierdokumente nach Abschluss der Behandlung im Archiv der Klinik eingescannt und zusammen mit dem bereits digital vor-liegenden Material wie Bildern in die elektronische Akte importiert. Zusätzlich wurden alle Patientenstamm- und Aufenthaltsdaten sowie sämtliche Patientendaten seit 1998 aus dem KIS in das Archiv importiert, um auch

Altakten zuordnen zu können. Die digitalisierten Doku-mente werden in den beiden Kölner Rechenzentren von LVR-InfoKom gespeichert und gesichert und können in Bonn – nach Legitimierung – direkt aus dem KIS heraus aufgerufen werden.

Platz gewonnenMit der Einführung der elektronischen Akte verabschiedet sich die LVR-Klinik Bonn von ihren Papierarchiven. Die zahlreichen Vorteile des digitalen Archivs (unmittelbarer Zugriff, automatisierte Ablage, Raumeinsparung) leisten einen wesentlichen Beitrag zur Qualitätssicherung und zur Reduzierung der Krankenhauskosten.

Angesichts dessen soll das Verfahren mittelfristig in weiteren LVR-Kliniken eingeführt werden, in diesem Jahr noch in Köln und Düsseldorf.

Speichern mit System Elektronische Patientenakten in der LVR-Klinik Bonn

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Passend lösen

Traditionelle Klinikarchive mit Patientenakten in Papier-form werden den heutigen Ansprüchen moderner Medizin immer weniger gerecht. Im Sinne eines möglichst effi-zienten Dokumentenmanagements wird die elektronische Archivierung des umfangreichen Materials immer wichtiger. In der LVR-Klinik Bonn hat LVR-InfoKom nun ein zukunftssicheres Verfahren eingeführt, mit dem Patientenakten digitalisiert und auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden können.

Die Zahl ist bemerkenswert: Je Krankenhausbett wird jährlich im Durchschnitt ca. ein laufender Meter an Papierdokumenten erzeugt. Dieser enorme Umfang und auch die hohe Heterogenität des Materials – hierzu gehören unter anderem Arztbriefe, Befunde, Röntgenbilder, Filme, Abrechnungsunterlagen – macht die Archivierung in diesem Bereich besonders schwierig. Andererseits ist eine sorgfältige Dokumentation und Aufbewahrung von Patientendaten aus medizinischen und rechtlichen Gründen unerlässlich. Um den hohen Ansprüchen gerecht zu werden, bedarf es einer IT-gestützten Lösung zur elektronischen Archivierung von Patientenakten.

Das PilotprojektIm Rahmen eines Pilotprojekts hat LVR-InfoKom ein solches System in der LVR-Klinik für Psychiatrie in Bonn eingeführt. Ziel war es, bei wiederkehrenden Patienten

Michael Hiller, Kaufmännischer Direktor LVR-Klinik Bonn„Bisher war der Zugriff auf die archivierten Papierakten sehr aufwändig, da sie extra im Archiv ange-fordert werden mussten. Heute können die archivierten Dokumente direkt am Arbeitsplatz aus dem KIS heraus aufgerufen werden. Dies unterstützt unsere Ärzte insbesondere bei wiederkehrenden Patienten, da bereits bei der Wiederaufnahme die komplette Vorgeschichte elektronisch zur Verfügung steht.”

Lösungen für Kliniken


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Mit den neuen tarifrechtlichen und betrieblichen Bestimmungen hat sich für zahlreiche Mitarbeiter im Gesundheitswesen einiges geändert. So sollen beispiels-weise Arbeitszeiten flexibel dokumentiert werden, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. LVR-InfoKom unterstützt die LVR-Kliniken hierbei mit einer maß- geschneiderten elektronischen Lösung zur Dienstplan-erstellung und Zeiterfassung.

Gemäß seines hohen medizinischen Versorgungsanspruchs und seiner Verpflichtung als großer Arbeitgeber der Regionmuss der LVR die Arbeitsabläufe in seinen Kliniken soeffektiv wie möglich gestalten. Dabei spielen die Dienstpla-nung und das Zeitmanagement eine entscheidende Rolle. Bislang erfolgt die Zeiterfassung noch als Negativzeiter-fassung, d.h. Abweichungen von der verplanten Zeit müssen manuell nacherfasst werden. Um dies zu ändern, soll nun den LVR-Kliniken ein elektronisches System zur positiven Erfassung der Kommen- und Gehen-Zeiten zur Verfügung gestellt werden.

Minutengenaue Zeitbuchung Den Anfang machte die LVR-Klinik in Köln. Im Rahmen eines großen Pilotprojekts implementierte LVR-InfoKom hier ein System, mit dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten an 26 stationären Terminals (per Dienstausweis) oder online über ein Web-Terminal

Arbeitszeiten flexibel erfasstElektronische Zeiterfassung in Kliniken

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(per Eingabe der Personalnummer) selbstständig und minutengenau erfassen können. Für die hardwaregestütz-ten Buchungen wurden Mitarbeiterausweise erstellt, mit denen die Zeitbuchung berührungslos am Terminal erfolgen kann. Dabei findet systemseitig eine Plausibilitäts-prüfung der Buchungen statt.

Wichtige Informationen einfach abrufbarDiese Karten enthalten einen Transponder zur Erkennung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters am Terminal undbieten weitere Funktionen, z.B. zur Identifikation an denBlutzucker-Messgeräten. Im Web-Terminal stehen über-dies umfangreiche Informationen zur Verfügung:

Online abrufbar sind persönliche Zeitnachweise, Über-sichten über Urlaub und Sonderurlaube sowie die persön-lichen Dienst/Bereitschaftspläne. Neben der klassischen Informationsbereitstellung können individuelle Wünsche

online in die Dienstplanung eingebracht werden. Geplant ist zudem, Urlaubsanträge im Web-Terminal zu integrieren.

Die elektronische Zeiterfassung ermöglicht eine deutliche Flexibilisierung der Arbeitszeit im Rahmen der tariflichen und betrieblichen Vorgaben. Da nun alle Berufsgruppen in der Dienstplanung und Zeiterfassung enthalten sind, reduziert sich der Aufwand bei der Abrechnung von un-stetigen Bezügen wie z.B. Bereitschaften, ebenso wie die Notwendigkeit für die manuelle Nacherfassung von Dienstplanabweichungen.

Aufgrund der wertvollen Hinweise aus der Klinikbeleg-schaft und des Personalrates ist es gelungen, das Ver-fahren noch weiter zu optimieren. Geplant ist, das neue System sukzessive in allen LVR-Kliniken sowie in den Einrichtungen der Heilpädagogischen Hilfen und der Jugendhilfe Rheinland einzuführen.

Gerhard Hauser, Kaufmännischer Direktor LVR-Klinik Köln„Hervorzuheben ist insbesondere die Möglichkeit zur Flexibilisierung der Arbeitszeit im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten und dadurch auch eine Optimierung der Servicezeiten.”



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Deutliche Verbesserungen in der Zusammenarbeit mit den niedergelassenen Ärzten und anderen Partnern verspricht das neue web-basierte Einweiserportal für die LVR-Kliniken. Über diese von LVR-InfoKom reali-sierte einrichtungsübergreifende Plattform können medizinische Daten einfach, schnell und sicher über-mittelt werden.

Um die Zusammenarbeit mit seinen externen Partnern (wie z.B. niedergelassenen Ärzten) zugunsten der Patienten weiter zu verbessern und gleichzeitig die Kosten im Ge-sundheitswesen zu senken, führt der LVR-Klinikverbund zurzeit ein Einweiserportal für seine Kliniken ein. Über dieses sollen Klinikärzte mit niedergelassenen Ärzten, Rehabilitationseinrichtungen und weiteren Servicepartnern wie Lieferanten kommunizieren und medizinische und andere Daten austauschen können.

Gelungener StartIn enger Kooperation mit dem Anbieter des Krankenhaus-Informations-Systems (KIS) realisierte LVR-InfoKom ein solches Portal – zunächst im Rahmen eines Pilotprojekts für die LVR-Klinik für Orthopädie in Viersen. Auf Grundlage der Anforderungen der medizinischen Fachleute vor Ortwurde hierfür zunächst eine Lösung entwickelt, um dievorhandenen und elektronisch gespeicherten Patienten-daten aus dem Krankenhaus-Informations-System der

Klinik für das Portal bereitzustellen. Anschließend erfolgte die Implementierung der eigentlichen Plattform.

Im Ergebnis ist die Klinik nun in der Lage, Informationen im Portal zur Verfügung zu stellen – beispielsweise Patienten-stammdaten, eine Übersicht über alle behandelnden Ärzte, Angaben über die Medikation und bislang ausgestellte Rezepte oder auch Arztbriefe. Die einweisenden Ärzte können die entsprechenden Dokumente aus dem Portal nach Anmeldung problemlos in ihr Praxisverwaltungssystem importieren.

Sicherheit garantiertDabei kommt den Aspekten Sicherheit und Komfort eine wesentliche Bedeutung zu. Um den hohen Sicher-heitsanforderungen gerecht zu werden und zugleich eine möglichst einfache Anmeldung zu ermöglichen, fiel die Entscheidung auf die Smartcard-Technologie. Dabei wird der/die AnwenderIn über das Einführen einer „Scheckkarte“ in ein Lesegerät und die zusätzliche Ein-gabe eines PIN-Codes erkannt.

Damit können patientenbezogene Dokumente und wichtige Informationen über Neuigkeiten oder gemeinsam erarbei-tete Prozesse in gesicherter Weise eingesehen, bearbeitet und ausgetauscht werden – und zwar unabhängig von Ort und Zeit (beispielsweise Öffnungszeiten der Praxis).

Arztbrief per DatenleitungDas neue Einweiserportal für die LVR-Kliniken

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Passend lösen

So stehen dem einweisenden Arzt die Patientendaten im stationären Fall nach der Entlassung oder im ambulanten Fall direkt zur Verfügung. Hiervon profitieren vor allem die Patienten:

Ihre Behandlung geht fließender, zügiger und individueller vom stationären in den ambulanten Bereich über. Doppel-untersuchungen wie z.B. wiederholte Blutabnahme oder Nachfragen gehören der Vergangenheit an.

Das neue Portal trägt für die Kliniken und deren Partner zur Verbesserung der Zusammenarbeit und so zu einer besseren und wirtschaftlicheren Behandlung bei. Durch die effiziente Nutzung von elektronischen Dokumenten werden redundante Untersuchungen vermieden, Behand-lungsabläufe verbessert und Einsparungen bei der Admi-nistration erzielt. Angesichts der Mehrwerte soll das neue Portal mittelfristig in allen zehn LVR-Kliniken für eine enge Zusammenarbeit mit den Partnern freigeschaltet werden.

Beatrix Heggen-Bogard, Projektleiterin Einweiserportal in der LVR-Klinik für Orthopädie Viersen„Mit dem neuen Einweiserportal bieten die LVR-Kliniken den einweisenden Ärzten einen Service, der für alle eine schnelle und einfache Kommunikation und Kollaboration ermöglicht.”



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Am 1. Oktober 2009 fiel der Startschuss für das größte informationstechnische Projekt in der Geschichte des deutschen Gesundheitswesens: Seit diesem Zeitpunkt geben die gesetzlichen Krankenkassen in der Testregion Nordrhein die neue elektronische Gesundheitskarte (eGK) an die Versicherten aus. Tausende medizinische Einrichtungen müssen nun technisch für die neue Chipkarte gerüstet sein – so auch die zehn LVR-Kliniken, in denen LVR-InfoKom spezielle eGK-fähige Lesegeräte installierte.

Die Verfügbarkeit von Patientendaten ist ein wesentliches Kriterium für eine hochwertige medizinische Versorgungund ein effizientes Gesundheitswesen. Mit der bundes-weiten Einführung der elektronischen Gesundheitskarte und dem Aufbau einer einheitlichen technischen Infra-struktur sollen nun die Voraussetzungen für eine optimale flächendeckende Kommunikation aller medizinischen Einrichtungen geschaffen werden. Insgesamt sollen 123.000 niedergelassene Ärzte, 65.000 Zahnärzte, 2.200 Krankenhäuser, 21.000 Apotheken sowie alle Kranken-

kassen online vernetzt werden und mit der eGK arbeiten. Zusätzlich erhalten über 80 Millionen Versicherte ihre neue Karte. Auf dieser sind nun auch ein Foto, eine lebens-lange Versichertennummer sowie ein Chip enthalten, auf dem später noch weitere Daten wie Rezepte oder Arztbriefe gespeichert werden können.

Vorbereitungen für den TestlaufDamit in Zukunft alles optimal funktioniert, werden in sieben Regionen umfangreiche Tests durchgeführt, in denen erste IT-technische Lösungen eingehend geprüft werden. Hierzu gehört auch das Gebiet Nordrhein, wo im Frühjahr 2009 der Basis-Roll-out startete. Im Zuge dessen sollten alle Vertragsärzte, Zahnärzte, Krankenhäuser undPsychotherapeuten sukzessive mit eGK-fähigen Karten-lesern ausgestattet werden. Für die Kliniken des LVR übernahm LVR-InfoKom diese Aufgabe, die bis zum 31. Oktober 2009 realisiert werden musste.

Bereits im Sommer 2008 startete das Projekt mit einer genauen Bedarfsanalyse in den LVR-Kliniken. Auf Basis der Ergebnisse entschied sich LVR-InfoKom für ein Gerät der Firma Hypercom, einem weltweit führenden Komplettanbieter von Produkten und Dienstleistungenfür sichere elektronische Transaktionen. Dieses kannneben den neuen auch noch die alten Karten lesen undist sowohl in einer stationären als auch in einer mobilen

Ausführung erhältlich. Letztere ist beispielsweise not-wendig für die Aufnahme von Patienten bei Hausbesuchen. Weitere Entscheidungskriterien waren die Einsatzfähigkeit für zukünftige Ausbaustufen der eGK sowie die rechtzeitige Zertifizierung durch die Gesellschaft für Telematik-Anwen-dungen der Gesundheitskarte (Gematik).

KIS-Anbindung erforderlichDie Projektumsetzung stellte eine komplexe Herausfor-derung dar, bei der es insbesondere darauf ankam, die neuen Lesegeräte in das Krankenhaus-Informations-System (KIS) der LVR-Kliniken und die Terminal-Server-Landschaft des LVR zu integrieren. Dies erforderte spezielle Anpassungen, die in enger Zusammenarbeit mit dem KIS-Entwicklungspartner und den IT-Verantwortlichen der Kliniken durchgeführt wurden. Nach erfolgreichen

Testmaßnahmen fand schließlich der eigentliche Roll-out statt, bei dem pünktlich zum vorgegebenen Stichtag alle 230 stationär erforderlichen Lesegeräte installiert wurden. Bis Mitte 2010 wird schließlich noch der Roll-out von ins-gesamt 40 mobilen Geräten erfolgen.

Damit ist der LVR-Klinikverbund optimal gerüstet für die weiteren Einführungsstufen des eGK-Projekts. In deraktuell laufenden Startphase werden auf der Karte nurdie Stammdaten der Patienten (Name, Adresse und Zuzahlungsstatus) und der europäische Krankenversiche-rungsschein gespeichert. Nach erfolgreichen Tests der eGK-Anwendungen in den sieben Testregionen wird die online-Anbindung erfolgen, durch die schließlich die weiteren Funktionen der eGK hinzukommen werden. Wann genau dies der Fall sein wird, steht aktuell noch nicht fest.

Alles auf eine Karte gesetztLVR-Kliniken gut gerüstet für die eGK

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Joachim Heinlein, Kaufmännischer Direktor LVR-Klinikum Düsseldorf„Mit den von LVR-InfoKom implementierten eGK-Lesegeräten verfügen wir nun über eine stabile, auf die besonderen Bedürfnisse unserer Klinik zugeschnittene Lösung, die sowohl für die neuen als auch die alten Versichertenkarten geeignet ist.”



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Der Trend zur Digitalisierung schreitet in allen Bereichen des LVR mit großen Schritten voran. In besonderem Maße gilt dies für den Kulturbereich, wo der Digital-Fotografie eine wachsende Bedeutung zukommt. Immer mehr digitale Inhalte sind entweder selbst museale Objekte oder beschreiben und dokumentieren Kulturgut. Große Digitalisierungsprojekte zur dauerhaften Sicherung und Verfügbarmachung des kulturellen Erbes im Rheinland sorgen für ein stetig wachsendes Datenvolumen.

Vor dieser Ausgangslage startete Anfang 2009 ein großes Projekt mit dem Ziel, im LVR eine einheitliche Lösung für die Bildverwaltung einzuführen, welche den heutigen Anforderungen an ein modernes Bildmanagement genügt. Den Anfang machte das LVR-Dezernat für Kultur und Umwelt mit seinen immens großen Datenbeständen. Alleine im Zentrum für Medien und Bildung (LVR-ZMB) gibt es ca. 250.000 Bilder aus 100 Jahren.

Enge KooperationDas Projektteam setzte sich zusammen aus Vertretern der Kulturdienststellen, der IT-Koordination des Dezernates und von LVR-InfoKom. Zunächst ging es darum, einen Anforderungskatalog für die Ausschreibung zu erstellen. Unter Berücksichtigung fachlicher und technischer Aspekte fiel die Wahl auf die Produkte Fotostation für die Bildverwaltung und Fotoweb als Internetanwendung.

Dieses Paket umfasst alle wesentlichen Funktionen, die für den Aufbau eines professionellen Systems zur Speicherung und Verwaltung von Daten erforderlich sind. Dazu gehören neben der inhaltlichen Erschließung mit Bildbeschreibung, Stichworten, geographischer Verortung und technischen Angaben auch ein durchgehendes Farbmanagement, diverse Recherchemöglichkeiten und ein verteiltes Arbeitenauf einer gemeinsamen Datenbasis. Durch einen definierten Workflow wird sichergestellt, dass die digitalen Inhalte quali-tätsgesichert der zentralen Datenbank zugeführt werden.

Mit Hilfe der neuen Lösung wird zurzeit der umfangreiche Bildbestand des LVR-ZMB überarbeitet und nach und nach für zugriffsberechtigte Nutzer über eine Webplattform recherchierbar gemacht. Darüber hinaus können in Zukunft ausgewählte Bilder über das Internet veröffentlicht und vermarktet werden.

Recherche vereinfachtZusammen mit dem aus dem Altsystem importierten Bildbestand sollen zunächst rund 42.000 Bilder des LVR-ZMB über die Plattform bereitgestellt werden. Gleichzeitig bietet diese eine Schnittstelle, über die sich Bilder ohne Konvertierung aus der zentralen Datenbank abrufen und in andere Webanwendungen integrieren lassen.

Bis Ende 2010 soll die neue Bildverwaltungs-Software in vielen weiteren Dienststellen des LVR-Dezernates für Kultur und Umwelt ausgerollt werden und somit die dienststellenübergreifende Recherche möglich sein.

Darüber hinaus ist geplant, die neue Lösung standard-mäßig auch in anderen Bereichen des LVR einzusetzen, beispielsweise im Fachbereich Kommunikation oder bei LVR-InfoKom.

Ordnung muss sein Neue Lösung für die Bildverwaltung im LVR-Dezernat für Kultur und Umwelt

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Michael Thessel, Amtsleiter LVR-Zentrum für Medien und Bildung„Mit der neuen Lösung werden wir über eine Bilddatenbank mit optimalen Recherche-, Präsenta-tions- und Nutzungsmöglichkeiten verfügen, mit der sich insbesondere die dezentrale Auftrags- bearbeitung sinnvoll unterstützen lässt.”

Lösungen für die Kultur


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Die neueste Generation „mobiler Führungsgeräte“ im Museum hat den Besucherinnen und Besuchern viel zu bieten: So genannte Multimediaguides ermöglichen das Abspielen von Videomaterial, Bildern und Animationen. Hiervon profitieren insbesondere hörbehinderte Menschen, für die die traditionelle Audiowiedergabe keine Hilfe ist. Ein guter Grund also für die LVR-Museen, ihre Technik umzurüsten – mit Unterstützung von LVR-InfoKom wurden in 2009 bereits drei Kultur-Dienststellen mit den modernen Geräten ausgestattet.

Aus heutiger Sicht beginnt die Geschichte des Audioguides kurios: Nach dem Tod des amerikanischen Präsidenten Franklin D. Roosevelt waren seine Wohnräume 1957 in ein Museum verwandelt worden, durch das seine Witwe Eleanor mit einer Tonbandführung leitete. Und unabhängig davon entwickelte eine amerikanische Theatergruppe inSan Francisco wenige Jahre später die Idee, eine Führungüber die Gefängnisinsel Alcatraz einzuspielen. Ehemalige Insassen und Wärter berichteten dort von ihren Erfahrun-gen, hinzu kamen Geräusche wie Schritte oder das Quietschen eines Schlüssels im Schloss.

Heutige Museumsbesuche haben mit diesen merkwürdigen Anfängen nichts mehr gemein. Längst sind elektronische Audioguides aus den Museen nicht mehr wegzudenken – als praktische Informationssysteme ergänzen sie die tra-

ditionelle Museumslehre. So sind in einigen Museen desLandschaftsverbandes Rheinland seit vielen Jahren Audio-guides im Einsatz. Mit der Eingabe von Nummern erhalten die Besucher über Kopfhörer spannend und prägnant auf-bereitete Hintergrundinformationen zu den jeweiligen Objekten.

Der Vorteil gegenüber einer Infotafel: Dem gesprochenen Wort kann man zuhören und sich gleichzeitig die Exponateansehen. Diese Möglichkeit haben allerdings hörbehinderte Besucher nicht. Vor diesem Hintergrund wurde das LVR-Dezernat für Kultur und Umwelt seitens des Kulturaus-schusses beauftragt, die elektronische Führung in den LVR-Museen auf eine barrierefreie Basis zu stellen und die vorhandenen Audioguide-Systeme dementsprechend zu erneuern.

Barrierefreiheit ermöglichenAnfang 2009 formierte sich ein Gemeinschaftsprojekt mit Vertretern des LVR-Dezernates für Kultur und Umwelt und von LVR-InfoKom. Ziel war es, ein fachliches und tech-nisches Konzept für die Einführung von modernen Multi-mediaguides zu entwickeln, das für alle LVR-Museen nutz-bar und weitestgehend barrierefrei für unterschiedliche Zielgruppen ist. Auf dieser Basis sollen bis 2012 alle LVR-Museen sukzessive mit der neuen Technik ausgerüstet werden.

Im Anschluss an die Konzeption führte das Projektteam eine intensive Marktsichtung unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Anforderungen der LVR-Museen durch. Dabei fiel die Wahl auf die Lösung der Firma „Acousti-Guide“. Dieser bildschirmbasierte Multimediaguide ermöglicht das Abspielen von Gebärdensprachvideos in Ergänzung zu den klassischen Audio-Erläuterungen. Damit ist das Gerät barrierefrei und damit auch für hör -behinderte Besucher geeignet. Hinzu kommen weitere Vorteile wie einfache Bedienbarkeit, hohe Speicherkapazität und gute Klangqualität. Unter Federführung von LVR-InfoKom erfolgte die Beschaffung des ausgewählten Systems für die Pilotdienststellen.

Roll-out gestartetSeit Herbst 2009 sind die Acousti-Guides im LVR-Kultur-haus Landsynagoge Rödingen bei Düren erfolgreich im Einsatz. Im Sommer 2010 wird der LVR-Archäologische Park Xanten / LVR-Römermuseum die Geräte mit Filmen, Rekonstruktionen und Gebärdensprachvideos in Betrieb nehmen. Auch das Max Ernst Museum Brühl des LVR arbeitet aktuell an der Bespielung der Geräte. Aufgrund besonders hoher Anforderungen an die Speicherkapazität entschied sich das LVR-LandesMuseum Bonn für eine iPod-basierte Lösung. Hier ist ebenfalls das Abspielen von Gebärdensprachvideos möglich, an der Umsetzung wird auch hier derzeit gearbeitet.

Grenzenloser Kulturgenuss Multimedia-Guides für die LVR-Museen

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Milena Karabaic, LVR-Dezernentin für Kultur und Umwelt„Mit den neuen barrierefreien Multimediaguides wird das Service- und Vermittlungsangebot in denLVR-Museen insbesondere im Hinblick auf Barrierefreiheit und Inklusion von Menschen mit Behin-derungen weiter verbessert.”

Lösungen für die Kultur


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Prozesse optimieren

Prozesse optimieren

> 30-31 Effizient einkaufen Optimierte Beschaffungsprozesse bei den StEB

> 32-33 „Selbst verwaltet“ ESS: Urlaubsantrag per Mausklick

> 34-35 Die Saat ist aufgegangen Große Fortschritte im Projekt GreenPrint



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Wer macht was wann, wie und womit? – so lautet eine zentrale Fragestellung bei der Analyse von Arbeitsabläufen. Seit 2006 gibt es bei LVR-InfoKom den Bereich Prozessberatung. Inzwischen wurden bei vielen Kunden zahlreiche Arbeitsabläufe erfolgreich aufgenommen, dokumentiert und analysiert – unter anderem auch für die Stadtentwässerungsbetriebe (StEB) Köln: Dank einer umfassenden Analyse im Bereich des Zentralen Einkaufs konnten hier entscheidende Optimierungspotenziale ermittelt werden.

Prozesse sind die Lebensadern einer Organisation. Nur wer weiß, wie sie funktionieren, wie man sie analysiert und optimiert, wird im Wettbewerb bestehen können. Dabei gehören Prozesse und IT eng zusammen, dennsauber strukturierte Arbeitsabläufe sind die Grund-voraussetzung für gut funktionierende IT-Lösungen.Nicht umsonst hat sich die professionelle Prozess-beratung längst als Standard in Projekten mit IT-Bezugetabliert. So auch bei LVR-InfoKom: Im Zuge der Neu-strukturierung des Systemhauses im Jahr 2006 wurde der Bereich „Beratung und Prozessmanagement“ ins Leben gerufen. Seitdem steigt das Interesse an Modellierung und Optimierung stetig an – in nur etwa drei Jahren wurden allein beim LVR bereits rund 750 Soll-Prozesse dokumentiert.

Prozessberatung für den Zentralen EinkaufAuch externe Kunden wie die Stadtentwässerungsbetriebe der Stadt Köln profitieren von der professionellen Beratung durch LVR-InfoKom: Im Jahr 2004 wurde bei den StEB ein Zentraler Einkauf eingeführt. Seitdem sind die Aktivitäten

in diesem Unternehmensbereich kontinuierlich gewachsen. Die stetigen Verbesserungsprozesse in allen Bereichen der StEB erhöhten sukzessive auch die internen Anforderungen an Qualität, Effizienz, Transparenz und Controlling der Beschaffungsprozesse.

Mit der steigenden Komplexität und den erhöhten An-sprüchen fielen allerdings auch zunehmend Optimierungs-potenziale der aktuellen Strukturen auf. Diese gründeninsbesondere darin, dass die Abbildung der Rahmenver-träge und Durchführung von Beschaffungsmaßnahmen über unterschiedliche IT-Lösungen erfolgt – ein Umstand, der für den Anwender unkomfortabel, zeitaufwändig und fehleranfällig ist sowie zudem einen hohen Pflege- und Koordinationsaufwand bedeutet. Vor diesem Hintergrund nahm sich LVR-InfoKom der Aufgabe an, für die Beschaf-fungsprozesse und deren Einbindung in die IT-Landschaft der StEB Optimierungsmöglichkeiten zu ermitteln.

Kurzer Prozess mit komplizierten AbläufenDer Fokus lag dabei auf dem Zusammenfügen von Pro-zessen zur Vermeidung von Systembrüchen, der Steigerung der Anwenderfreundlichkeit und der Einführung eines elektronischen Artikelkataloges. Ein wichtiges Ziel: Rahmenverträge sollten im Beschaffungsprozess medien-bruchfrei zur Verfügung stehen. Zu diesem Zweck machten sich die Prozessberater an die Aufnahme, Analyse und Dokumentation aller relevanten Prozesse im Bereich der Materialbeschaffung.

So erfolgte in insgesamt zehn Workshop-Terminen im Zeitraum von März bis Mai 2009 die Erhebung der Ist-Prozesse im Hinblick auf bestehende Stärken und

Schwächen sowie die Ausarbeitung der Soll-Prozesse, die mit dem Prozessmanagement-Werkzeug ARIS modelliert werden. Dabei wurden in folgenden Bereichen Optimierungs-potenziale ermittelt, gewertet und priorisiert:

> Beschaffungsvolumen Materialmanagement, zentrale und dezentrale Bedarfsmeldung und -abwicklung

> Lagerprozesse> Stammdatenpflege und Stammdaten der Logistik> Wareneingangsprozess> Bezugsquellenfindung Kontrakte und Einkaufsinfosätze> Kontraktmanagement> Kataloge> Anforderungen an das Reporting

Zukunftsfähige Beschaffungsabläufe etabliert Im Rahmen der Workshops wurden die Optimierungs-potenziale und Lösungsansätze identifiziert, aufgearbeitet und in einem Konzept zusammengefasst. Den Kern bildet dabei die Modellierung der betroffenen Geschäfts-prozesse im Ist- und Soll-Zustand. Hieraus resultierte u.a. die Einführung einer Beschaffungsplattform mit Katalog-Funktion, die Zentralisierung des Wareneingangs und die Einrichtung eines Genehmigungsverfahrens unter Berücksichtigung der Budgetverantwortung.

So wurden durch die Prozessberatung von LVR-InfoKom die Voraussetzungen für die weitere Optimierung des Zentralen Einkaufs geschaffen.

Effizient einkaufenOptimierte Beschaffungsprozesse bei den StEB

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Prozesse optimieren

Ulrike Liebscher, Management Materialwirtschaft StEB Köln„Mit dem aufgrund der gemeinsamen Prozessanalyse mit LVR-InfoKom ausgearbeiteten Konzept ver- fügen wir nun über eine Entscheidungsgrundlage zur grundlegenden Verbesserung der Beschaf-fungsprozesse.”

Lösungen für den Einkauf


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Auf der Suche nach effizienteren Organisationsstrukturen entdecken immer mehr Personalabteilungen die so ge-nannten Employee Self Services (ESS). Dabei können den Mitarbeitern mittels Intranet bestimmte Arbeitsprozesse wie die Verwaltung eigener ausgewählter Personaldaten übertragen werden. Von den entscheidenden Vorteilen einer solchen Lösung profitieren seit Kurzem das LVR-Dezernat Personal und Organisation und LVR-InfoKom, wo ein elektronisches Verfahren zur Urlaubsbeantragung eingeführt wurde.

Die verschiedenen Geschäftsprozesse im LVR-Personal-wesen sind oft noch von einem hohen Anteil an manuellen Tätigkeiten geprägt. Alleine im Bereich Urlaubsantrag müssen jährlich schätzungsweise 60.000 Anträge bearbei-tet werden. An dieser Stelle setzt eine Komponente im SAP-Personalmanagement (SAP-HCM) namens ESS ein.

Mit Hilfe eines web-basierten Anwendungsprogramms können Mitarbeiter eines Unternehmens eigene in der Personaladministration gespeicherte Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten. Zu den möglichen Einsatzbereichen gehören beispielsweise die Pflege der Stammdaten, die Beantragung von Reise-kosten und Schulungen sowie die Erstellung und Abgabe von Urlaubsanträgen.

„Selbst verwaltet“

Urlaubsantrag online

Angesichts der potenziellen Mehrwerte soll ESS nun auch beim LVR in verschiedenen Anwendungsbereichen zum Einsatz kommen. Den Anfang machten das LVR-Dezernat Personal und Organisation und LVR-InfoKom, wo ESS im Rahmen eines im September 2009 gestarteten Pilot-projekts für die Urlaubsbeantragung eingeführt wurde. Seit erfolgreichem Abschluss der Testphase im März 2010 verläuft diese ausschließlich auf elektronischem Wege und hat sich damit vom Ablauf her deutlich verbessert.

Im alten Prozess wurde der Urlaubsantrag auf einem Formular gestellt, vom Vertreter abgezeichnet, vom Vorgesetzten genehmigt, zentral in der Geschäftsleitung als Abwesenheit „Urlaub" im SAP-HCM erfasst und an-schließend an den Antragsteller zurückgesendet – wobei die Formularweiterleitung zwischen den Beteiligten auf dem Postweg erfolgte. Alles in allem also ein aufwändiger und langwieriger Prozess.

Verfahren optimiert

Gänzlich verbessert gestaltet sich nun die aktuelle Situation: Mit der eingeführten ESS-Lösung lässt sich das Verfahren aufgrund des integrierten Workflow-Manage-ments elektronisch abbilden. Jeder Mitarbeiter stellt seinen Antrag über eine web-basierte, einfach bedienbare Oberfläche und leitet ihn elektronisch an den Vorgesetzten

weiter. Dieser erhält daraufhin eine E-Mail, kann ESS über diese direkt aufrufen und den Antrag unmittelbar akzeptieren oder ablehnen. Sobald grünes Licht gegeben wird, erfolgt die automatische Buchung des Urlaubs im SAP-System.

Alle beteiligten Stellen haben stets Einsicht in das betref-fende Urlaubskonto und somit Zugriff auf die aktuellen Ab-wesenheitsdaten und den Urlaubssaldo, wobei jede Person nur diejenigen Daten sieht, die für ihre Rolle relevant sind. Schließlich geht es um vertrauliche Personaldaten. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter darf beispielsweise nur das eigene Urlaubskonto lesen und Anträge für Ab-wesenheiten stellen. Allerdings besteht über die nützliche Funktion „Teamkalender“ die Möglichkeit, sich die bean-tragten und genehmigten Urlaube aller Kolleginnen und Kollegen in einem Sachgebiet übersichtlich anzeigen zu lassen.

Mit dem ESS-Urlaubsantrag werden die Abläufe der Personal-Administration vereinfacht, beschleunigt und vereinheitlicht. Diese Qualitätssteigerung der Arbeits-prozesse führt im Endeffekt zu einer Reduzierung der Kosten. Diese ergibt sich zum einen aus den Einsparungen in punkto Druckkosten und zum anderen aus den frei werdenden Ressourcen in der Geschäftsleitung. Und auch die Antragsteller profitieren – von schnelleren Genehmigungsverfahren und mehr Transparenz.

Kein Wunder also, dass das neue Verfahren von den bislang beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern positiv auf-genommen wurde. Ein Übriges tut dabei sicher auch die einfache Bedienung von ESS, die keinen Schulungsaufwand erfordert. Nach der erfolgreichen Einführung in den beiden Pilotbereichen soll der elektronische Urlaubsantrag nun sukzessive auf alle Fachbereiche des LVR ausgedehnt werden. Weitere ESS-Anwendungen sollen folgen.

ESS: Urlaubsantrag per Mausklick

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Prozesse optimieren

Frithjof Berg, Leiter Fachbereich Personal und Organisation beim LVR„Mit dem elektronischen Urlaubsantrag über ESS wird der Beantragungs- und Genehmigungspro-zess workflowgesteuert unterstützt. Von der damit verbundenen Reduzierung der Durchlaufzeit und Verbesserung der Erfassungsqualität profitieren sowohl das Verwaltungspersonal in der Ge-schäftsleitung als auch die Antragsteller."

Lösungen für Personalwesen


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Der LVR nähert sich mit großen Schritten dem „grünen Druck“ – der Modernisierung der gesamten Drucker-landschaft. Nach dem offiziellen Start im Dezember 2008 konnte das ambitionierte Projekt GreenPrint unter Federführung von LVR-InfoKom im vergangenen Jahr erfolgreich vorangetrieben werden. Inzwischen ist der Gerätebestand in den meisten Dienststellen analysiert, dokumentiert und teilweise schon ausgetauscht worden.

Rückblick: Im Jahr 2008 hatte eine Analyse des umfang-reichen LVR-Druckerbestandes ergeben, dass dieser äußerst heterogen und überwiegend veraltet ist. Die Anschaffungs- und Betriebskosten für die rund 5.300 verschiedenen Ausgabegeräte beliefen sich Jahr für Jahr auf ca. drei Millionen Euro. Angesichts dessen war es Zeit für eine grundlegende Optimierung der so genannten Output-Infrastruktur.

Im Rahmen des Projekts GreenPrint sollen in allen Dienststellen je nach Bedarf die teils veralteten Drucker, Kopierer, Scanner und analogen Faxgeräte durch moderne, verbrauchsärmere Multifunktionsgeräte eines einzigen Herstellers ausgetauscht werden.

Ziel ist es, am Ende sowohl die Vielfalt als auch die Zahl der eingesetzten Geräte insgesamt deutlich reduziert zu haben.

Die Saat ist aufgegangen

Start in drei Pilotdienststellen

Im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung entschied man sich für die Firma Ricoh als Projektpartner. Nach sorgfäl-tiger Vorbereitung startete die Bestandsaufnahme in drei ausgewählten Pilotdienststellen. Im LVR-Dezernat für Kultur und Umwelt (Zentralverwaltung), in der LVR-Klinik Mönchengladbach sowie bei LVR-InfoKom wurde unter Einbeziehung der Beschäftigten genau analysiert, wo wie viel und in welcher Qualität gedruckt und fotokopiert wird. Auf dieser Basis wurden von dem Projektpartner dezidierte Ausstattungsvorschläge ausgearbeitet, über deren Um-setzung schließlich die beteiligten Dienststellenleiter in enger Abstimmung mit dem Personalrat sowie dem Brandschutz und der Arbeitssicherheit entschieden.

Damit war schließlich der Weg frei für den von LVR-InfoKom gesteuerten Roll-out: Innerhalb weniger Wochen wurden in den Büros der Pilot-Dienststellen die alten Drucker entfernt und die neuen modernen Geräte installiert. Hier freuen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun über einen deutlichen Zugewinn an Druckerleistung und Ausgabequalität.

LVR-weiter Roll-out

Doch nicht nur in den Pilotbereichen hat sich etwas getan: Inzwischen befinden sich nahezu alle Dienststellen im Prozess der Erfassung, Analyse und Bearbeitung des

Ausstattungsvorschlags. Dabei wird deutlich, dass die in den Pilotdienststellen gesammelten Erfahrungen für den LVR-weiten Ausroll-Prozess sehr hilfreich sind.

Erhebliche Einsparungen

Nach derzeitigem Stand wird der LVR Anfang 2011 „grün drucken“ – das heißt, spätestens dann soll der Gerätebestand in allen Dienststellen vollständig modernisiert sein.

Nach wie vor gehen die Verantwortlichen davon aus, dass der LVR mit dieser konsequenten Konsolidierung Kosten- und Energieeinsparungen von mindestens 20 bis 30 Prozent erzielen wird.

Große Fortschritte im Projekt GreenPrint

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Prozesse optimieren

Claus Cepok, LVR-Freilichtmuseum Kommern„Das Projekt GreenPrint verlief im LVR-Freilichtmuseum Kommern reibungslos. Bei der Ist- Aufnahme wurden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freundlich über alles Wichtige informiert. Und die Aufstellung der neuen Geräte ging schließlich in nur wenigen Arbeitstagen vonstatten.”



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Sicher betreiben

> 38-39 Keine Chance für Angreifer Zentraler Bedrohungsschutz für die LVR-IT

> 40-41 Ganz nah an der Realität SAP-Systeme: Besser testen mit Data Transformer

Sicher betreiben


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Wer wie der Landschaftsverband Rheinland zahlreiche Kliniken, Förderschulen und Kultureinrichtungen betreibt, muss nicht nur riesige Datenmengen verwalten. Viele Daten, wie etwa digitale Patientenakten, sind äußerst sensibel und erfordern daher aktiven Schutz – eine Aufgabe, die auch beim LVR zunehmend anspruchs-voller wird. Für die umfassende Sicherheit der insgesamt 8.000 PC-Arbeitsplätze und weit über 1.000 Server sorgt LVR-InfoKom mit einer zentral gesteuerten Sicherheits-lösung. In dem Maße, wie die Nutzung von Internet und E-Mail rasant wächst, steigt auch die Bedrohung durch so genann-te „Schadprogramme“. Dabei verwenden die Angreifer immer ausgefeiltere Techniken, um in fremde Systeme ein-zudringen. Ein Klick auf die falsche Internetseite oder das unbedachte Öffnen eines schädlichen E-Mail-Anhangs kann schwerwiegende Folgen haben.

Eine komplexe Herausforderung für den LVR – hier muss eine große IT-Landschaft geschützt werden. Eine Infra-struktur, in der das Datenaufkommen durch die Digitali-sierung der Arbeitsprozesse stetig wächst. So sind bei-spielsweise die Daten von rund 200.000 Leistungsberech-tigten und Patienten bereits gänzlich digital erfasst und müssen natürlich jederzeit verfügbar und aufgrund ihrer hohen Vertraulichkeit besonders sicher sein.

Dabei erfordern nicht nur die Zugriffe von den Arbeits-platz- und Heimarbeits-Rechnern besonderen Schutz: Ein hohes Sicherheitsniveau benötigt man auch für die rund 600 Notebook-Nutzer des Landschaftsverbandes.

Damit die Erfüllung der verschiedenen Sicherheitsanfor-derungen nicht zu komplex und zeitaufwändig wird, sind Komplett-Lösungen aus Virenscanner, Firewall und Antispy/Antispam besonders geeignet. Für den Schutz der umfangreichen LVR-IT hat sich LVR-InfoKom deshalb für eine Lösung von Symantec entschieden. Diese mehr-schichtige Software bündelt die Vorteile verschiedener Sicherheitstechnologien und kann zentral von einer Management-Konsole aus verwaltet werden.

Drei Monate getestetDie Implementierung lief in mehreren Schritten ab: Nach einer dreimonatigen Pilotphase mit 20 Notebooks wurde die Lösung zunächst auf den ca. 300 Endgeräten bei LVR-InfoKom ausgerollt. Ebenfalls getestet und für gut befunden wurde die Sicherheitslösung auf drei Servern in den LVR-Rechenzentren, so dass dem Roll-out nichts mehr im Wege stand.

Seit Ende 2009 werden alle PC-Arbeitsplätze, Notebooks und Server des LVR von der neuen Software geschützt. Damit haben alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen

Keine Chance für AngreiferZentraler Bedrohungsschutz für die LVR-IT

jederzeit aktuellen Endgeräteschutz, der unbemerkt im Hintergrund läuft und mehrmals täglich automatisch aktualisiert wird.

Zusätzlicher Spam-FilterNeben dem Endgeräteschutz kommt auch der Spam-Bekämpfung ein hoher Stellenwert zu. Täglich erreichen den LVR mehr als 150.000 E-Mails, davon ca. 90 Prozent Spams. Bisher versuchte man dieser Flut entgegenzu-wirken, indem die erste E-Mail eines unbekannten Absenders zunächst abgewiesen und erst nach einem weiteren Zustellversuch angenommen wurde. Da der typische Massen-Versand von Spam-Mails nur einmal an denselben Server erfolgt, konnte hierdurch ein Großteil der unerwünschten Nachrichten abgeblockt werden. Nach und nach hatten sich die „Spammer“ allerdings auf dieses Filter-System eingestellt – zum Missfallen der Anwenderinnen und Anwender, die mit zahlreichen unnützen E-Mails konfrontiert wurden.

Es musste also eine neue Lösung gefunden werden. So setzt LVR-InfoKom nun auch in punkto Mail-Sicherheit auf eine Lösung von Symantec. Der neue Spam-Filter bietet einige erhebliche Verbesserungen: Ein so genannter Reputationsfilter klassifiziert nach bestimmten Kriterien, welche Domains, E-Mail- und IP-Adressen in der Vergan-genheit negativ aufgefallen sind; passt eine E-Mail zu einem der gelisteten Datensätze, kann sie beim Empfangabgelehnt, verzögert, gelöscht oder als Spam gekenn-zeichnet werden. Darüber hinaus werden E-Mails, die sich an einen in der Organisation nicht bekannten Empfänger richten, grundsätzlich abgelehnt.

Der neue Spam-Filter wurde im September 2009 flächen-deckend beim LVR eingeführt und erzeugte rasch eine posi-tive Resonanz. Innerhalb kürzester Zeit bekam LVR-InfoKom viele erfreute Rückmeldungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des LVR, dass wesentlich weniger Spam-Mails zugestellt werden.

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Sicher betreiben

Karl-Heinz Frankeser, IT-Sicherheitsbeauftragter bei LVR-InfoKom„Sicherheit aus einer Hand hat für uns den Vorteil, dass wir einen Ansprechpartner haben, der unsere IT-Infrastruktur genau kennt und uns bei der strategischen Planung optimal unterstützen kann. Mit der gebündelten Lösung für den Endgeräteschutz und dem zusätzlichen Spam-Filter erreichen wir nicht nur ein hohes Maß an Sicherheit, sondern arbeiten äußerst effizient. Und dies kommt letztlich jedem Anwender zugute.”

Lösungen für die IT


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Für den LVR und andere Kunden betreibt LVR-InfoKom in Köln mehr als 60 SAP-Systeme. In diesem Umfeld werden regelmäßig Anpassungen vorgenommen, um die verschiedenen Anwendungen auf dem aktuellsten Release-Stand zu halten und um neue Anforderungen umzusetzen. Dabei macht jede Veränderung auch anschließende Tests erforderlich. Mit Hilfe der von LVR-InfoKom entwickelten Lösung Data Transformer können jetzt realitätsnahe Daten für Tests mit umfangreichen Datenbeständen schnell und datenschutzgerecht zur Verfügung gestellt werden.

Neue Versionen oder neue Funktionalitäten der SAP-Anwendungen, beispielsweise aufgrund von Gesetzes-änderungen, erfordern regelmäßige Anpassungen an den Produktivsystemen. Damit danach alles problemlos weiterläuft, müssen vor Produktivsetzung gründliche Tests durchgeführt werden. Dies spielt für die IT des LVR eine wichtige Rolle, wo der Umgang mit sensiblen Daten an der Tagesordnung ist. Nur mit einer professionellen Qualitätssicherung lässt sich gewährleisten, dass zum Beispiel die Erstellung der Leistungsberechnung oder Personalabrechnung korrekt vonstatten geht.

Die Qualität der notwendigen Testverfahren im SAP-Umfeld wird maßgeblich von der Qualität und Menge der verwen-deten Testdaten beeinflusst – je besser und realitätsnaher

die Testdaten, desto stabiler ist letztendlich der Betrieb der eingesetzten Lösung. Aufgrund bestehender Daten-schutzgesetze ist allerdings die Verwendung von kopierten „Echtdaten“ nicht zulässig. Eine ideale Lösung hierfür hat jetzt LVR-InfoKom für die Massen-Testverfahren der SAP-Anwendungen des LVR entwickelt. Mit Hilfe der Software Data Transformer können auf einfache Weise umfangreiche Testdatenbestände erzeugt werden, die den „Echtdaten“ in Struktur und Anzahl sehr nahe kommen, aber trotzdem ohne rechtliche Bedenken verwendet werden können.

Datenschutz gewährleistetIm Anschluss an die Entwicklungsarbeit wurde der Data Transformer zunächst in einer Testumgebung auf Herz und Nieren geprüft. Nachdem der LVR-Datenschutzbeauftragte die neue Lösung abgenommen hatte, erfolgte der Roll-Out auf verschiedenen SAP-Systemen des LVR.

Kommt das Tool nun zum Einsatz, wird zunächst eine Kopie der produktiven Umgebung erstellt. Hierbei kann es sich um einen einzelnen Mandanten oder ein ganzes SAP-System handeln. Auf diesem kopierten System läuft dann die so genannte Anonymisierungs- und Pseudonymisierungs-Routine, durch die die kopierten Datenbestände unkenntlich gemacht werden. Hierbei kann einfach und individuell defi-niert werden, welche Datenfelder auf welche Art modifiziert werden sollen. So kann u.a. vorgegeben werden, dass

Ganz nah an der RealitätSAP-Systeme: Besser testen mit Data Transformer

bestimmte Schlüsselfelder immer mit dem Wert „X“ überschrieben werden sollen, beispielsweise das Feld „Nachname“.

Dabei läuft die Routine immer in zwei Schritten ab: Im ersten Durchgang werden die Stammdaten unkenntlich gemacht,im zweiten werden die Bewegungsdaten wie gewünscht verändert. Um die Sicherheit der Prozedur weiter zu erhöhen, wird durch ein Rollenkonzept festgelegt, dass mindestens zwei Personen am Prozess zu beteiligen sind und so das 4-Augen-Prinzip greifen kann. Zusätzlich ist die Routine so programmiert, dass sie nicht versehentlich auf produktiven SAP-Systemen ausgeführt werden kann.

Effektives VerfahrenMit dem Data Transformer hat LVR-InfoKom eine wichtige funktionale Lücke geschlossen, denn eine vergleichbare Lösung wird von SAP bisher nicht zur Verfügung gestellt. Das neue Verfahren ist auf jedes SAP-System portierbar und kann nach der Installation an die individuellen Anforde-rungen im jeweiligen SAP-Umfeld angepasst werden.Dieser geringe Aufwand ist gut investiert: Der Data Trans-former vereinfacht und unterstützt die notwendigen Test-verfahren erheblich und gibt zudem wichtige Aufschlüsse über die Performance der SAP-Anwendungen im späteren Massenbetrieb. Auf diese Weise lassen sich letztendlich die Ressourcen und Kosten für die IT signifikant senken.

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Sicher betreiben

Ulrich Duldhardt, Datenschutzbeauftragter beim LVR„Beim LVR spielt die Verarbeitung sensibler Datenbestände eine höchst wichtige Rolle. Das Datenschutz- recht regelt genau, wie der Umgang mit personenbezogenen Daten zu erfolgen hat. Dies gilt auch für Test-verfahren in der IT-gestützten Datenverarbeitung: Echtdaten sind hierfür nicht zulässig. Der Data Transfor- mer ermöglicht die datenschutzrechtlich saubere Durchführung notwendiger SAP-Massentestverfahren. Dadurch steigt die Qualität der Testergebnisse und letztendlich die Qualität der eingesetzten Lösungen."

Lösungen für die IT


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LVR-InfoKom intern

> 44-45 Zahlen und Fakten LVR-InfoKom konkret

> 46-47 Beste Chancen garantiert IT-Ausbildung bei LVR-InfoKom


LVR-InfoKom intern


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Zahlen und FaktenLVR-InfoKom konkret

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LVR-InfoKom intern

Rolf Robens, Leiter Zentraler Service, LVR-InfoKom„Auch 2009 war wieder ein erfolgreiches Geschäftsjahr für LVR-InfoKom. Mit einem Umsatz von ca. 39 Mio. Euro und einer Steigerung von ca. 2 Mio. Euro gegenüber 2008 (plus 5,3%) erfüllte das Jahresergebnis unsere Erwartungen voll und ganz. Und auch für die kommenden Jahre erwarten wir eine erfolgreiche Entwicklung – nicht zuletzt aufgrund der vielversprechenden Kooperation mit der IT der Stadt Köln, die in den nächsten Jahren weiter ausgebaut werden soll.”

LVR-InfoKom ist das Systemhaus des Landschaftsverbandes Rheinland (LVR). Als eigenständiger Betrieb versorgt LVR-InfoKom den gesamten Verband sowie weitere Kunden mit modernen IT-Serviceleistungen von der Beratung über die Implementierung bis zum Betrieb.

Besondere Expertise hat LVR-InfoKom bei Aufgaben im kommunalen Bereich, insbesondere für Verwaltungen, Kliniken, Schulen und kulturelle Institutionen.

2004 2005 2006 2007 2008 2009

LVR-InfoKom betreibt am Standort Köln zwei ausfallsichere Hochsicherheits-Rechenzentren.

Speicherentwicklung in Terabyte

Umsatz in Mio. €

Mitarbeiter

2005 2006 2007 2008 2009

27,3

28,9 31,5 36,339,0

Gründung: 1962

• Eigenbetrieb – 100 % Tochter des LVR

• Rund 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Altersdurchschnitt: ca. 42 Jahre

Anteil Frauen: 31,3 %

Schwerbehindertenquote: 6,6 %

• Rund 1.000 IT-Lösungen im Einsatz

Z a h l d e s J a h re s

... so viele Anwenderinnen und Anwender versorgen wir allein im LVR (Landschaftsverband Rheinland) mit modernen IT-Serviceleistungen.

Strategisches NetzwerkMit Kooperations-Partnerschaften verfolgt LVR-InfoKom das Ziel, die Effi zienz seiner Leistungen stetig zu steigern und deren Kosten so niedrig wie möglich zu halten.

AKDN Arbeitsgemeinschaft kommunaler IT-Dienstleister NRWKDN Dachverband kommunaler IT-DienstleisterVitakoBundesarbeitsgemeinschaft kommunaler IT-DienstleisterProVitakoEinkaufsgenossenschaft der Vitako

10.000 Umsatzverteilung nach Kundenbereichen

LVR

LVR-Kliniken / Heilpädagogische Netze

Sonstige Kunden, z.B. Rheinische Versorgungskassen


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Die IT im öffentlichen Dienst steht vor einer gewaltigen Herausforderung: Einerseits steht fest, dass in diesem Bereich mit einer weiter zunehmenden Aufgabendichte zu rechnen ist. Andererseits wird die demographische Entwicklung zu einem Engpass an geeigneten Nach-wuchskräften führen. LVR-InfoKom stellt sich dem Wettbewerb auf dem IT-Arbeitsmarkt mit einem nach-haltigen und vielfältigen Ausbildungsprogramm.

Es bedarf keiner prophetischen Begabung, um die Ent-wicklung auf dem Arbeitsmarkt vorauszusagen: Bereits ab 2020 wird jeder dritte Erwerbstätige über 50 Jahre alt sein, just in einem Zeitraum, in dem die anstehende Pensionierungswelle ihren Höhepunkt erreichen wird. Angesichts dessen muss sich gerade der öffentliche Dienst rechtzeitig am Arbeitsmarkt positionieren, um im Wettbewerb um Talente bestehen zu können.

Strategische VorsorgeDies gilt insbesondere für die IT, wo bis 2020 ein erheb-licher Ausbildungsbedarf prognostiziert wird. Hinzu kommt, dass speziell in diesem Segment die Konkurrenz der öffentlichen Hand mit der freien Wirtschaft immer stärker wächst. So sind im IT-Bereich vom Markt nur sehr schwer geeignete Nachwuchskräfte zu den Konditionen des öffentlichen Dienstes (TVöD) zu bekommen. Es gilt also, frühzeitig dafür zu sorgen, dass der Personalbedarf auch

zukünftig entsprechend den steigenden Anforderungen gedeckt werden kann.

Aus diesem Grund setzt LVR-InfoKom auf eine nach-haltige Personalpolitik mit einem breit angelegten Ausbildungsprogramm. So werden im IT-Bereich derzeit FachinformatikerInnen, WirtschaftsinformatikerInnen und LandesinspektorInnen ausgebildet. Oberstes Ziel ist dabei, den engagierten Nachwuchskräften eine Aus-bildung von höchster Qualität anzubieten und diese nach Übernahme langfristig an LVR-InfoKom zu binden.

Vielfältige MöglichkeitenBisher gelingt dies mit großem Erfolg: Bereits seit 1998 werden bei LVR-InfoKom FachinformatikerInnen der Fachrichtungen Anwendungsentwicklung und System-integration ausgebildet. Von den seitdem ausgebildeten jungen Fachkräften konnten nach Abschluss der Ausbil-dungszeit alle in ein Arbeitsverhältnis bei LVR-InfoKom übernommen werden.

Ebenso positive Erfahrungen hat LVR-InfoKom mit Landes-inspektoranwärterInnen des LVR gemacht, die im System-haus einzelne Praktikumsabschnitte verbringen, um sie für das Thema IT zu begeistern. So konnten in den letzten Jahren regelmäßig junge InspektorInnen für den Einsatz bei LVR-InfoKom gewonnen und erfolgreich integriert

Beste Chancen garantiertIT-Ausbildung bei LVR-InfoKom

werden – unter anderem in die Abteilungen Infrastruktur, Produktmanagement sowie Strategie und Projektmanage-ment.

Duales Studium Großer Personalbedarf bei LVR-InfoKom besteht im gehobenen Dienst darüber hinaus im Bereich Wirtschafts-informatik. Daher wurde in 2009 als weiteres Standbein eine Kooperation mit der Fachhochschule der Wirtschaft in Bergisch Gladbach geschlossen.

Im Rahmen eines dreijährigen Dualen Bachelor-Studiums besteht nun die Möglichkeit zu einem parallelen Studium der Wirtschaftsinformatik, optional kombiniert mit einer Fachinformatiker-Ausbildung. Dabei schließt LVR-InfoKom mit dem/der ausgewählten BewerberIn einen Stipendien-vertrag ab und finanziert das Studium mit einem angemes-senen Betrag plus Ausbildungsvergütung.

Im Gegenzug geht der/die StudentIn die Verpflichtung ein, nach dem Studium für mindestens drei Jahre im Betrieb zu verbleiben. Ergänzt werden die verschiedenen Ausbildungsgänge durch die langfristige Bindung studen-tischer Hilfskräfte während des Studiums. Ziel ist es dabei, den Studentinnen und Studenten nach erfolgreichem Abschluss einen Arbeitsplatz im Systemhaus LVR-InfoKom anzubieten.

Auf Basis der bislang erzielten Erfolge wird LVR-InfoKom die Förderung von Nachwuchskräften in allen Bereichen konsequent fortführen und kontinuierlich ausweiten. Der Schlüssel liegt dabei in der Betonung der eigenen Stärken, als da wären: erstklassige fachliche Ausbildungs-qualität, ein gutes und konstruktives Betriebsklima und nicht zuletzt die vergleichsweise sehr guten Möglichkeiten auf Übernahme bei erfolgreichem Ausbildungs- bzw. Studienabschluss.

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LVR-InfoKom intern

Ute Thomas, Sachgebietsleiterin Personal und Organisation LVR-InfoKom„Im Wettbewerb um geeignete Nachwuchskräfte ist LVR-InfoKom bestens aufgestellt. Neben der klassischen Ausbildung 'Fachinformatiker/in' haben wir uns mit dem Angebot eines Dualen Studiums nun auch im Bereich der Wirtschaftsinformatik ein wichtiges Standbein geschaffen. Nur mit einem qualitätsvollen und breiten Ausbildungsprogramm können wir den negativen Auswirkungen des demo-graphischen Wandels auf den IT-Arbeitsmarkt erfolgreich begegnen. Und genau dies bieten wir an.”

Effizienz steigern – Kosten senken - LVR...Mobile Datenerfassung mit Barcode-Technik > 16-17...

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