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REGINA THIELE STEUERFACHANGESTELLTE / BILANZBUCHHALTERIN STEUERINFOS Vorsteuer beim Auslagenersatz In der Praxis gibt es immer wieder Probleme mit dem Auslagenersatz und der Vorsteuer. Auslagener- satz liegt immer dann vor, wenn Ihr Arbeitnehmer auf Ihre Rechnung Ausgaben t tigt und Sie diese Aufwendungen im Nachhinein bernehmen. Lohnsteuer Erstatten Sie den Auslagenersatz, k nnen Sie dies sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungsfrei vornehmen. Umsatzsteuer Zun chst ist festzustellen, dass Ihre Zahlung des Auslagenersatzes an Ihren Arbeitnehmer nicht um- satzsteuerpflichtig ist. Denn Sie bewirken keinen steuerlichen Umsatz an Ihren Mitarbeiter. In aller Regel erstatten Sie nur die Barauslagen Ihrer Mitarbeiter. Zwar kn pft das Umsatzsteuerrecht hieran keine unmittelbaren Folgen an, dennoch kann die bernahme des Auslagenersatzes zu Problemen mit dem Fiskus f hren. Der Fiskus streicht die Vorsteuer Dies ist immer dann der Fall, wenn Ihnen Ihr Mitarbeiter keine ordnungsgem e Rechnung vorlegt. Denn erf llt die Ihnen vorliegende Rechnung nicht alle Anforderungen, versagt Ihnen der Fiskus hier- aus den Vorsteuer-Abzug. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie die folgenden Vorkehrungen treffen: 1. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, fehlendes Material nur bei den von Ihnen bestimmten H ndlern zu erwerben. 2. Vereinbaren Sie mit den entsprechenden H ndlern, dass Sie monatliche Rechnungen er- halten. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihnen nur ordnungsgem e Rechnungen vorliegen. Fehlen dann Angaben, die zum Vorsteuer-Ausschluss f hren, berweisen Sie Rech- nungen erst dann, wenn Ihnen alle notwendigen Angaben vorliegen. 3. Scheidet ein zentraler Einkauf aus, weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, das ben tigte Material nur gegen Rechnung zu erwerben. 4. Ist nur ein Barkauf m glich, muss Ihr Mitarbeiter darauf achten, dass die Rechnung auf den Namen Ihres Unternehmens ausgestellt wird. Dabei kommt es auf die exakte Anga- be Ihres Firmennamens an. 5. Zahlen Sie einen pauschalen Auslagenersatz, k nnen Sie keine Vorsteuer beim Fiskus geltend machen, da Ihnen die notwendige Rechnung fehlt. 6. In der Mehrzahl der F lle wird es sich beim Auslagenersatz um Kleinbetragsrechnungen handeln. F r einen Vorsteuer-Abzug sind die unten stehenden Angaben notwendig. H n- digen Sie Ihrem Mitarbeiter am besten eine Kopie hier ber aus. Fehlerhafte Kleinbetragsrechnungen Nat rlich ist es rgerlich, wenn Ihnen Ihr Mitarbeiter eine Kleinbetragsrechnung vorlegt, die fehler- haft ist und aus der Ihnen kein Vorsteuerabzug zusteht. Was tun? Richtig w re es, wenn Sie die Rechnung berichtigen lassen w rden. Bezogen auf das unten genann- ten Beispiel w rden Ihnen dann 7,68 Umsatzsteuer zustehen. Dies f hrt aber zu weiteren Kosten und Verwaltungsaufwand. Wie Kleinbetragsrechnungen aussehen m ssen, entnehmen Sie bitte der folgenden Tabelle.

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REGINA THIELESTEUERFACHANGESTELLTE / BILANZBUCHHALTERIN STEUERINFOS

Vorsteuer beim Auslagenersatz

In der Praxis gibt es immer wieder Probleme mit dem Auslagenersatz und der Vorsteuer. Auslagener-satz liegt immer dann vor, wenn Ihr Arbeitnehmer auf Ihre Rechnung Ausgaben tätigt und Sie diese Aufwendungen im Nachhinein übernehmen.

LohnsteuerErstatten Sie den Auslagenersatz, können Sie dies sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungsfrei vornehmen.

UmsatzsteuerZunächst ist festzustellen, dass Ihre Zahlung des Auslagenersatzes an Ihren Arbeitnehmer nicht um-satzsteuerpflichtig ist. Denn Sie bewirken keinen steuerlichen Umsatz an Ihren Mitarbeiter. In aller Regel erstatten Sie nur die Barauslagen Ihrer Mitarbeiter. Zwar knüpft das Umsatzsteuerrecht hierankeine unmittelbaren Folgen an, dennoch kann die Übernahme des Auslagenersatzes zu Problemenmit dem Fiskus führen.

Der Fiskus streicht die VorsteuerDies ist immer dann der Fall, wenn Ihnen Ihr Mitarbeiter keine ordnungsgemäße Rechnung vorlegt. Denn erfüllt die Ihnen vorliegende Rechnung nicht alle Anforderungen, versagt Ihnen der Fiskus hier-aus den Vorsteuer-Abzug. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie die folgenden Vorkehrungen treffen:

1. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, fehlendes Material nur bei den von Ihnen bestimmten Händlern zu erwerben.

2. Vereinbaren Sie mit den entsprechenden Händlern, dass Sie monatliche Rechnungen er-halten. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihnen nur ordnungsgemäße Rechnungen vorlie-gen. Fehlen dann Angaben, die zum Vorsteuer-Ausschluss führen, überweisen Sie Rech-nungen erst dann, wenn Ihnen alle notwendigen Angaben vorliegen.

3. Scheidet ein zentraler Einkauf aus, weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, das benötigte Material nur gegen Rechnung zu erwerben.

4. Ist nur ein Barkauf möglich, muss Ihr Mitarbeiter darauf achten, dass die Rechnung auf den Namen Ihres Unternehmens ausgestellt wird. Dabei kommt es auf die exakte Anga-be Ihres Firmennamens an.

5. Zahlen Sie einen pauschalen Auslagenersatz, können Sie keine Vorsteuer beim Fiskusgeltend machen, da Ihnen die notwendige Rechnung fehlt.

6. In der Mehrzahl der Fälle wird es sich beim Auslagenersatz um Kleinbetragsrechnungen handeln. Für einen Vorsteuer-Abzug sind die unten stehenden Angaben notwendig. Hän-digen Sie Ihrem Mitarbeiter am besten eine Kopie hierüber aus.

Fehlerhafte KleinbetragsrechnungenNatürlich ist es ärgerlich, wenn Ihnen Ihr Mitarbeiter eine Kleinbetragsrechnung vorlegt, die fehler-haft ist und aus der Ihnen kein Vorsteuerabzug zusteht. Was tun?Richtig wäre es, wenn Sie die Rechnung berichtigen lassen würden. Bezogen auf das unten genann-ten Beispiel würden Ihnen dann 7,68 € Umsatzsteuer zustehen. Dies führt aber zu weiteren Kosten und Verwaltungsaufwand. Wie Kleinbetragsrechnungen aussehen müssen, entnehmen Sie bitte der folgenden Tabelle.