Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8 de Rueda · Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8...

Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8

Einführung als „big bang“ bei drei Versicherungen

Ihr Systemhaus für Versicherungen

Zu meiner Person…

� Heico de Rueda

� Abteilungsleiter der SV-Informatik demIT-Dienstleister der SparkassenVersicherung

� SV-Informatik betreibt Anwendungsentwicklung

CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 2

� SV-Informatik betreibt Anwendungsentwicklung� ca. 220 Mitarbeiter an 3 Standorten

� Wir betreuen auch: SV-Sachsen und HFK

� Ich bin seit 1997 im Archivumfeld und ECM „im Einsatz“

Archivmigrationen. Ich war dabei…

� zwei FileNet IS � ein FileNet IS (OSAR)

� FileNet IS (OSAR) � FileNet IS (MSAR)

� SER � FileNet IS

� FileNet IS � FileNet IS


� FileNet IS � FileNet IS

� FileNet IS � IBM P8bei drei Versicherungen parallel

Hände hoch!

Wer hat schon eine Migration durchgeführt?


Migration? Muss das denn sein?

� FileNet IS ist seit 1996 bei der SparkassenVersicherung in Produktion� Stabil, schnell, hohe KundenzufriedenheitErgo: Es gab keine fachlichen oder technischen Gründe für einen Umstieg

� Durch die Anforderung der SV zur Anbindung des Außendienstes und der Sparkassen an das Archiv


Außendienstes und der Sparkassen an das Archiv verdoppelten sich die Nutzer und damit die Lizenzgebühren

� Der Zugriff für den Außendienst ermöglicht neue prozessuale Optimierungsansätze mit einer deutlichen Verbesserung und Beschleunigung der Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst

Warum P8?

� Der Umstieg auf „nicht IBM Archive“ wurden geprüft.� z.B. Oracle UCM. Warum? Weil unsere AWL auf Oracle basiert.Aber: ungünstiger Migrationspfad, Kosten

� Zum Glück gibt es P8!


� IBM hat ein attraktives Lizenzmodell angeboten

� So entstand ein Business Case der einen Umstieg „rechnete“

� Aber. Wir nutzen nur den P8-Content Manager und Content-Connector SAP

Planung

� Projektleitung lag in der der Verantwortung der SV-Informatik

� Cenit wurde beauftragt die Migration technisch - in enger Zusammenarbeit mit unserem IT-Betreiber GaVI – umzusetzen


� Cenit. Das war eine gute Entscheidung!

�kompetent, zuverlässig, mit der notwendigenExpertise und Erfahrung in IS und P8

Protagonisten

�GaVI (IT-Betreiber)

�Cenit (u.A. Spezialist für Migrationen)

�SV-Informatik (PL, Anwendungsintegration)

�Revision


�Revision

�DVK und Fachbereiche der Versicherungen

�Levigo (Jadice Viewer)

Warum drei Archive migrieren?

� Die SV-Informatik versorgt drei Versicherungen mit IT-Dienstleistungen

� Alle drei nutzten bis dato FileNet IS

� „Über“ dem Archiv liegt eine von der SV-Informatik entwickelte Postkorb-Applikation

� Entwicklung und Einsatz der Postkorb-Applikation


� Entwicklung und Einsatz der Postkorb-Applikation erfolgen nach dem Prinzip des „single source“

� Darum die Entscheidung alle drei Versicherungsunternehmen „gleichzeitig“ mit P8 in Produktion zu nehmen

Zeitleiste

Q3 Q4 Q1 ffQ2Q1Q4Q3Q2

201220112010Q1

Konzeption und Planung

Aufbau Testumgebung

Aufbau Q-Umgebung

2009

Strategische Überlegungen


Umstellung Postkorbschnittstellen auf P8

Vorbereitung Migration

Abnahmetests und Abnahme

Implementierung Jadice-Viewer-Schnittstelle

Dokumentenmigration

Produktionsbeginn P8 / Abschaltung Filenet IS

Aufbau Produktionsumgebung

Aufbau Q-Umgebung

� Riesige Datenmengen in einem definierten Zeitkorridor von IS nach P8 transportieren

� Knowhow Aufbau P8� Annotationen müssen im Zielarchiv unverändert

angezeigt werden� Performance. Werden die Dokumente ausreichend

schnell zur Anzeige gebracht?

Was waren die Herausforderungen?


� Performance. Werden die Dokumente ausreichendschnell zur Anzeige gebracht?

� Stabilität. Läuft das neue Archiv robust?� Der Benutzer soll keine Veränderungen feststellen

(außer Verbesserungen…)� Integration eines neuen Viewers� und, und, und…

Unsere Herausforderung. „Export“

� Bereitstellung eines stabilen, konsistenten Verfahrens für den Transport von Dokumenten und Annotationen von der Quelle zum Ziel

� Die Verwendung des „eMigrator“ für den Export erwies sich als Sackgasse� massive Probleme aufgrund eines Bugs in AIX


� massive Probleme aufgrund eines Bugs in AIX


201220112010Q1



Aufbau Testumgebung


Aufbau Q-Umgebung

2009



201220112010Q1



Aufbau Testumgebung


Aufbau Q-Umgebung

2009


Ärger, Forschung,Umbau der Verfahren

Unsere Herausforderung. „Export“

� Schwenk und Umbau von „eMigrator“ auf „IS-Exporter“für den Export der Dokumente aus IS

� Zentrale Verwaltung der Migration über die „Auftragstabelle“ � durchgängige Protokollierungalle Prozessschritte � Nachvollziehbarkeit


� Aber weiterhin: Import der Dokumente nach P8 unter Verwendung des „eMigrator“

� Durchsatz:IS-Exporter (raus aus IS): ca. 12 - 15.000 Doks / heMigrator (rein in P8) : ca. 20 - 25.000 Doks / h

Unsere Herausforderung. Annotationen

� Annotationen haben eine zentrale Bedeutung� Annotationen dienen als Nachweis� Zum Teil „phantasievolle“ Anwendung von Annotationen

� Position, Größe, Menge, Typen, Schrifttypen, kunden-spezifische Besonderheiten müssen berücksichtigt werden


spezifische Besonderheiten müssen berücksichtigt werden� Beispiel 200 Annotationen auf einem Dokument

� Neuer Dokumenten-Viewer „Jadice“ unter P8

Unsere Herausforderung. Viewer

� IBM bieten keinen leistungsfähigen Dokumentenviewer für P8

� Entscheidung für den Einsatz von „Jadice“ von Levigo

� Notwendig: Umbau der Schnittstellen unserer Postkorb-Applikationen auf „Jadice“ und P8. Aufwand hoch


� Sehr gute Unterstützung durch Levigo

Ablauf und Komponenten…


15.000 Doks/h25.000 Doks/h

2 bis 4 WindowsServer

Zahlen und Fakten.

Dokumente im FileNet IS Migration von SAP-DatenDaten + Dokumente (SAPMIG)

Themen

Seiten im FileNet IS

davon COLD-Dokumente

120 Mio

SV

334 Mio

26 Mio

24 Mio

SVS

44,5 Mio

-

5,7 Mio

HFK

18,1 Mio

-

Dauer �2.4. bis 17.8.2011= 137 Tage


Annotationen 27,9 Mio 2,6 Mio 0,7 Mio

Plattenplatzbelegung vor Migra 2 x 15 TB 2 x 2 TB 2 x 1 TB

Plattenplatzbedarf nach Migra 1 x 15 TB 1 x 2 TB 1 x 1 TB

jährl. Zuwachs 2,3 TB 400 GB 150 GB

Schnittstellen

Postkorb-Viewer

Themen

Docentry/Filenet-Capture(Scanner, OCR, Massen-e-mail)

Postkorb-AD-Web-Service

ja

SV

ja

ja

ja

SVS

ja

ja(neu mit P8)

ja

HFK

ja

nein


(Scanner, OCR, Massen-e-mail) ja ja ja

Cold-Import nein nein nein

BatchIT-Import/PK-Import (Papyrus-Dokumente) ja ja ja

AC-SAP (Eingangsrechnungen, Reorg-Daten) ja

ja(neu mit P8)

nein

Fileindex/IDM-Desktop (DVD-/File-Import, e-mail) ja ja ja

Test. Last und Performance

� Die Betriebstauglichkeit des neu aufgebauten FileNet P8-Systems wurde durch Last- und Performancetests geprüft und dokumentiert

� Die Tests erfolgten direkt gegen FileNet P8 mit realitätsnahen Daten


� Ziel des Lasttest:

� Überprüfung des System- und Antwortzeitverhaltens unter realitätsnaher Serverbelastung.

� Tool �

Test. Last und Performance

Testsequenzen:

� Test 1: Abarbeitung einer Referenzdokumentenliste mit 516 Dokumenten. Vergleich des Standortdurchsatzes

� Test 2: Simulation der Sachbearbeiterzugriffe zu


� Test 2: Simulation der Sachbearbeiterzugriffe zu Spitzenzeiten bis zu 5-facher durchschnittlicher Produktionslast

� Test 3: (Stresstest): mit maximaler Anzahl an möglichen parallelen Zugriffen (hochdrehen der Zugriffszahlen bis zum Stillstand der Server)

Test. PCs pro Standort

11


1

3

3

5

RZ in Stuttgart

Rahmenbedingungen. Big Bang

� Die Datenmigration erfolgt komplett vor dem Umschalten der Systeme auf P8. Inklusive der letzten Delta-Migration…

� Vor dem eigentlichen Umschalten der Systeme kann das komplette System durchgetestet werden und von den Fachbereichen und der Revision geprüft werden

� Erst nach vollständiger Abnahme von P8 inkl. der Datenbestände wird auf


� Erst nach vollständiger Abnahme von P8 inkl. der Datenbestände wird auf P8 umgestellt

� Im Postkorb werden die DocIDs von IS und P8 gehalten. Der Wechsel von IS auf P8 kann per Konfigurationsparameter im Postkorb umgestellt werden

� Die umgestellten Anwendungsschnittstellen werden technisch vor Umstellung bereitgestellt. Die Aktivierung erfolgt zeitgleich mit der Umschaltung auf P8

Rahmenbedingungen. Big Bang

� Stichtagsumstellung � Umstellung aller Eingangs- und Ausgangsschnittstellen

gleichzeitig auf Filenet P8� Im Postkorb wird per Konfiguration das Zielarchiv (mit

Viewer) definiert� Alle User arbeiten nach Umstellung mit P8 und Jadice


� Alle User arbeiten nach Umstellung mit P8 und Jadice

� Vorteile� Keine kontinuierliche Deltamigration IS nach P8� Keine organisatorischen und prozessualen

Einschränkungen

� Nachteile� Keine stufenweise Einführung möglich

Zeitplan der Produktivnahme

JanDezNov

Jan 2012Nov – Dez 2011

Aktivitäten und Meilensteine

Deltamigrationen25.-30.11.11, 2. - 3.1.12, 12.1.12

Produktionsbeginn P8 13.1.12

SV-Sachsen

HFK


Produktionsbeginn P8

Deltamigrationen25.–30.11.11, 20.-22.12., 19.–20.1.12, 26.1.12

Deltamigrationen 2. – 3.1.12, 19.1.12

Produktionsbeginn P8

Hauptmigration 15.11. -30.11.11

27.1.12

20.1.12

HFK

SV

Rahmenbedingungen. Fallback

� Für die Umstellung von IS nach P8 wurde ein Fallback auf IS entwickelt, verbunden mit einer Rückmigration der in P8 neu hinzugekommenen oder geänderten Dokumente und Annotationen.

� Die Rückmigration von P8 nach IS wäre einzigartig


� Die Rückmigration von P8 nach IS wäre einzigartig gewesen…Zum Glück wurde dieses mehrfach verprobte Szenariokeine Wirklichkeit!

Was bleibt…

� Nach der Migration ist vor der Migration� Nächste ist schon in Planung

Von P8 nach IBM CM (bei HFK)

� „Rück“Migrationsverfahren P8 nach IS

� Ein selbstentwickeltes Tool für den Vergleich von


� Ein selbstentwickeltes Tool für den Vergleich von Dokumenten am Bildschirm IS<=>P8.Extrem hilfreich für Revision, Abnahme, Fehlersuche

� Selbstentwickelte, unabhängige Schnittstelle zwischen Jadice und P8

Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit.


Heico de Rueda

Abteilungsleiter / IV1SV-Informatik

Tel. 0611 / 178 44048

[email protected]

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