Eine Umfrage unter Eine Umfrage unter Fachbereichs-Geschäftsführern Fachbereichs-Geschäftsführern

und Geschäftsführerinnenund Geschäftsführerinnen

2

Ziel der Umfrage

Hochschulkurs „Fakultätsmanagement“ alter Stellentypus (v.a. an natur-/ingenieurwissenschaftlichen

Fachbereichen) neue Aufgaben: Hochschulautonomie

Leitfragen: Aufgaben? Schwierigkeiten? ideale Stellenkonzeption?

3

Vergütungsgruppe

3

10

18

2 21

2

BAT Ia /A15

BAT Ib /A14

BAT IIa /A13

BAT III /A11

BAT IVb BAT Vb k. A.

4

Zufriedenheit

30 2 5 1

Ist dieGeschäftsführungeine befriedigende

Aufgabe?

in hohem Maße teilweise eher nicht nicht zu entscheiden

+Gestaltungsmöglichkeiten

VielseitigkeitAkzeptanz und Ansehen

-mangelnde BefugnisseTendenz zur Überlastungmangelnde Resonanz

5

Aufgabenfelder

1

6

9

21

24

26

30

34

7

17

12

5

8

8

5

3

24

13

15

9

5

4

3

1

6

2

2

3

1

0

0

0

Technologietransfer

Lehre/Wissenschaft

Prüfungsorganisation

Evaluation

Personal

Strategieentwicklung

Haushalt/Finanzen

Verwaltung/Organisation

in hohem Maße teilweise eher nicht k.A.

6

Umfeld

Erwartungen des Fachbereichs

4

4

5

5

5

8

14

17

20

Interessenvertretung in der Hochschule

gerechte Ressourcenverteilung im FB

Koordination

Moderation, Konfliktlösung

Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen, Strategien

Entlastung der Dekane

Ansprechpartner, Kontakt nach innen und außen

Fachwissen, Informationen, Kompetenz im Wissenschaftsmanagement

reibungsloser Ablauf der FB-Geschäfte, Kontinuität

7

Umfeld

Erwartungen der Hochschulleitung

1

1

1

1

2

3

3

7

10

13

14

positive Außenwirkung

Informiertsein über politische und sachbezogene Vorgänge in der HS/Ministerium

vorausschauende Planung

Kompetenz und Verantwortung, Zuverlässigkeit

Delegation von Verwaltungstätigkeiten auf FB-Ebene

effektives Ressourcenmanagement

Kontinuität über Dekanewechsel

allgemeine Erwartungen der HSL sind unbekannt

Schnittstelle, Bindeglied zwischen FB und Zentrale

Umsetzung/Durchsetzung von Vorgaben der HSL

Ansprechpartner für alle den FB betreffenden Fragen, Informationsquelle

8

Schwierigkeiten

2

2

2

3

4

6

7

10

10

13

unklare Kompetenzen und Vorgaben

schlechter werdende Randbedingungen

Gremienentscheidung

zu wenig Verwaltungspersonal

zu viele Aufgabenfelder, Kleinarbeit

Zeitnot

fehlende Stellenbeschreibung

mangelndes Engagement, mangelnde Verlässlichkeit der Profs

mangelnde Professionalität: keine besten Lösungen, Inkompetenz

Bürokratie: BAT, Vorgaben aus dem Ministerium, HS-Verwaltung

9

Gibt es die ideale Stellenkonzeption?

Sicher nicht!

Unterschiede durch: unterschiedliche Fachrichtungen Größe des Fachbereichs: Bedarf nicht zuletzt: Persönlichkeit des Stelleninhabers

Unterschiede in: Kompetenzbereich Aufgabenbereich Freiräume für eigene Konzepte Entwicklungsmöglichkeiten der Stelle

10

Verschiedene Stellentypen 1

VerwaltungFB-intern hochschulweit

Strategie

Assistenz

akademische Stelle Assistenz, Entlastung für den Dekan Kontinuität über den Wechsel des Dekans Vielzahl von Arbeitsbereichen: in Verwaltung und Prüfungsorganisation, im Bereich Lehre/Wissenschaft sowie bei der Strategieentwicklung. eigene Konzepte nur unter bestimmten Umständen gewisses Macht- und Kompetenzpotential darf, um nicht zu Konflikten zu führen, nicht offen ausgespielt werden

„Dekansassistent“

11

Im Abgleich mit den Daten

„Dekansassistent“

Dekan

Sekretärin ... ...

GF

zumeist akademische Stellen Vergütungsgruppen sind uneinheitlich (fünf BAT Ib/A14-, drei BAT IIa/A13- und eine A15-Stelle); auffällig häufig A-Stellen die derzeitigen Stelleninhaber kamen in den 1990er Jahren auf diese Stellen Verwaltung und Schnittstelle zwischen Verwaltung und Wissenschaftsmanagement Erwartung der Hochschule: Umsetzung von Vorgaben Selbstbeschreibung als „Change Agent“, an zweiter Stelle „Lastesel“ größtes Problem: fehlende Stellenbeschreibung (für vier der zehn Befragten von Typ 1) wichtigste Aufgabengebiete: Lehre/Wissenschaft (Koordination von Habilitationen, Organisation des Lehrangebot, Entwicklung von Studienprogrammen und die Begleitung von Akkreditierungen, Lehrevaluationen); Strategie (Entwicklungsplanung, Leitbildentwicklung), Verwaltung (Gremienbetreuung (fachbereichsintern wie -extern) sowie die Vertretung des Fachbereichs innerhalb der Hochschule; Initiierung von Beratungsangeboten)

12

Verschiedene Stellentypen 2

VerwaltungFB-intern hochschulweit

Strategie

Assistenz

qualifizierte Erweiterung des Verwaltungspersonals in Teilen ähnlich der Rolle des Dekans neue Aufgaben im Bereich der Personal- und Finanzverwaltung, Lehre (z. B. die Prüfungsverwaltung) weisungsbefugt gegenüber dem Dekanatspersonal die Kompetenzen sind auf das Dekanat beschränkt könnte langfristig auf Fachbereichsebene die dem des Kanzlers auf der Hochschulebene entsprechen

„Dekanatsleiter“

13

Im Abgleich mit den Daten

„Dekanatsleiter“

Dekan

GF

Sekretärin ... ...

mehrheitlich akademische Stellen fast die Hälfte wurde erst in den 2000er Jahren eingerichtet Vergütung zumeist nach BAT IIa Wissenschaftsmanagement die Erwartungen der Hochschule sind weitgehend unbekannt Selbstbeschreibung als „Change Agent“, in zweiter Linie „Dekanats-Chef“ Schwierigkeiten: bürokratische Vorgaben aus Zentralverwaltung oder Ministerium wichtigste Aufgabengebiete: Strategie (Mittelverteilung, Entwicklungsplanung, Profilbildung, Leitbild-Prozesse), Prüfung (Prüfungsverwaltung und Verbesserungen bei der Prüfungsorganisation), Verwaltung (fakultätsinterne Gremien, Veranstaltungen und Außendarstellung), Personal (Berufungsverfahren, Einstellung von wiss. Hilfskräften, Vorgesetztenfunktion)

14

Verschiedene Stellentypen 3

VerwaltungFB-intern hochschulweit

Strategie

Assistenz

handelt im Auftrag des Fachbereichsrats hat die administrative Leitung des Fachbereichs inne Vorgesetzter des Dekanatspersonals sowie des sonstigen nicht-wissenschaftlichen Personals Einbindung in strategische Fragen (Personal- und Haushaltsentscheidungen) Experte für alle Fragen des Fachbereichs, zentralen Ansprechperson Schwerpunkt im Bereich Wissenschaftsmanagement übernimmt repräsentative Aufgaben, Öffentlichkeitsarbeit

„Fachbereichsmanager“

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Im Abgleich mit den Daten

Dekan

Sekretärin GF ...

keine gemeinsamen Tendenzen, sehr heterogene Gruppe: zur Hälfte Verwaltungs-, zur anderen Hälfte akademische Stellen Schwerpunkt bei BAT IIa-Stellen (7 von 16); ansonsten variieren die Vergütungsgruppen von BAT Vb bis Ib. 9 (von 16) haben erst nach 2000 ihre Stelle angetreten, davon 4 als erste Stelleninhaber vor allem Verwaltung, wenige im Bereich Wissenschaftsmanagement stark mit Aufgaben aus dem Bereich Lehre/Wissenschaft betraut größte Schwierigkeit: mangelnde Befugnisse

erst kurze Zeit im Amt: inoffizielle Befugnisse werden nicht als Befugnisse der Stelle angegeben

16

Schlussfolgerungen

der Erfolg der Reformen entscheidet sich in den Fachbereichen: selbständige Entscheidungen, erfolgreiche Selbstmanagement, Profilierung. Worin genau bestehen diese neuen Aufgaben? Wie kann das Ziel der zunehmenden Professionalisierung des Fachbereichs erreicht werden? zentrale Erfolgsfaktoren: Aufbau von Kompetenzen in den Bereichen Strategie/ Konzeptentwicklung, Umsetzung und Controlling/Qualitätssicherung. Die Einrichtung einer Geschäftsführerstelle ist dabei hilfreich, wenn nicht notwendig. Klärung der Erwartungen im Fachbereich. Diskussion, Ableitung von Aufgaben und Befugnissen für GF: Anforderungen und Freiräume Stellenbeschreibung: offen, flexibel, anpassungsfähig (auch an die Qualifikation des Stelleninhabers: Nutzung der hohe Qualifikation) Zusammenarbeit, Vernetzung, Weiterbildung für die Geschäftsführer