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RECRUITINGREVOLUTION

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Gute Mitarbeiter bilden das Fundament jedes erfolgreichen

Unternehmens. Doch nur wenige Unternehmen sind auf

den Wandel der digitalen Recruiting Revolution vorbereitet.

Wer heute Top-Talente für sein Unternehmen

gewinnen und halten möchte, muss alte Pfade

verlassen.

In diesem Buch erklärt der erfahrene Recruiting-Experte

Sascha Jecht, wie Sie alte Denkmuster ablegen und durch

einfache Verbesserungen zeitgemäße Recruitingprozesse

etablieren.

Positionieren Sie sich als attraktiver Arbeitgeber, gewinnen

Sie Top-Mitarbeiter und machen Sie Ihr Unternehmen zu-

kunftssicher: Es wird Zeit für die Recruiting Revolution.

Kostenfreies Erstgespräch:

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7 Irrtümer in Ihrem Recruitment-Prozess

Sascha Jecht

RECRUITINGREVOLUTION

7 Irrtümer in Ihrem

Recruitment-Prozess

Kostenfreies Erstgespräch unter:


© Sascha Jecht. Alle Rechte vorbehalten. Das Werk darf, auch teilweise,

nur mit Genehmigung des Autors wiedergegeben werden. Herausgeber:

SMG Personal GmbH, Neuer Wall 10, 20354 Hamburg

In Zusammenarbeit mit www.buchkodex.de, Düsseldorf

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RECRUITING REVOLUTION

Inhalt

01. Je umfassender die Stellenanzeige, desto besser

02. Die großen Job-Portale bringen am meisten

03. Post and Pray – Active Sourcing bringt nichts

04. Fürs Screening eignen sich nur Profis

05. Je mehr Gespräche, desto besser

06. Verhandlungen brauchen Zeit

07. Onboarding ist unnötig

08. Mit der Recruiting-Roadmap zu mehr Top-Kandidaten

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4 Sascha Jecht

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Vorwort

Gute Mitarbeiter bilden das Fundament jedes erfolg-reichen Unternehmens. Nur wenn Sie die richtigen Mitarbeiter haben, können Sie Ihre Produkte und

Dienst leistungen in der gewünschten Qualität und Form an-bieten, eine gesunde Marge etablieren und ein nachhaltig er folg rei ches und starkes Unternehmen führen.

Doch in der heutigen Zeit wird es immer schwieriger, ebenje-ne Mitarbeiter zu finden – mit verheerenden Konsequenzen für das Unternehmen.

Ich habe Firmen kennengelernt, die Aufträge ablehnen müs-sen, weil sie das Arbeitspensum überfordern würde. Diese Unternehmen hätten zwar das Potenzial zu wachsen, aber ihnen fehlt die Manpower.

Nehmen wir beispielsweise die Handwerksbranche. Wenn in zehn Jahren rund 40 Prozent der Mitarbeiter in Rente gehen, wird es einen noch größeren Mangel an Fachkräften geben. Trotz Digitalisierung muss es Menschen geben, die die prak-tische Arbeit ausführen können.

6 Sascha Jecht

Vorwort

Doch wie wollen wir bei 50 Prozent Abiturientenquote Men-schen für das Handwerk begeistern, und wie findet man diese? Große Unternehmen haben weniger Schwierigkeiten, neue Mitarbeiter zu rekrutieren.

Sie unterhalten große HR-Ab teilungen und ihre Marken sind bekannt. Wenn ihnen Mitarbeiter fehlen, setzen sie ihren Re-crui ting prozess in Gang.

Mittelständische Unternehmen müssen die se Pro zesse erst neu lernen, etablieren und ebenfalls mit Arbeitskräften aus-statten. Vor allem aber müssen sie ein anderes Mindset ge-genüber dem Recruiting aufbauen.

Dieses Buch soll genau diesen Firmen helfen, ihre Sicht auf das Thema zu verändern und effiziente Recruiting prozesse zu implementieren. Das Ziel: Kandidaten in einem struk-turierten Recruitingprozess selektieren und am Ende Top-Mitarbeiter einstellen.

Gerade der Mittelstand muss umdenken. Heute geht es im Recruiting weniger um Selektion als darum, den Funnel zu füllen. Daher stelle ich in diesem Buch viele Techniken vor, die aus dem Vertrieb bekannt sind. Denn jeder Mitarbeiter ist auch Recruiter und Botschafter seines Unternehmens.

Die Kernfrage lautet daher: Wie etabliere ich einen vernünf-tigen Recruiting-Trichter, den ich gut managen kann und der mir vielversprechende Kandidaten liefert?

Ich bin seit 1998 im Personalbereich tätig. In dieser Zeit habe ich alle HR-Bereiche kennengelernt, aber mein Fokus lag

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immer auf dem Recruiting. Ich kann mich noch an die Zeiten erinnern, als die Bewer bungen körbeweise gekommen sind.

Damals lag der Fokus noch auf der Selektion der Kandidaten, weshalb man sich so etwas wie Persönlichkeitstests einfal-len lassen musste.

Heute hingegen stehen wir vor einem reinen Bewerbermarkt, die Sichtweise auf das Recruiting hat sich stark verändert. Jetzt haben die Kandidaten die Macht. Statt Papiermappen nutzen sie Smartphones, um sich zu bewerben.

Beim Mobile Recruiting geht das per Knopfdruck, ohne eine einzige Zeile zu schreiben. Klicks auf Stellenanzeigen wer-den verauktioniert.

Mehr denn je sind Kenntnisse im Online-Marketing vonnö-ten, um überhaupt erfolgreich zu schalten.

Viele Geschäftsführer der Old Economy bekommen diese Trends zwar mit, können sie aber nicht richtig greifen. Jüng e-re wiederum kennen zwar häufig den Markt, aber Recruiting ist nicht ihr Hauptgeschäft.

Sie erhalten viele Bewerbungen, verlieren jedoch durch inef-fiziente Recruitingprozesse viele potenzielle Mitarbeiter.

Dank meiner Zeit als Interim-Manager weiß ich, wie es in den Unternehmen aussieht. Ich weiß, wie in ihnen gedacht wird und wie hoch ihre Hürden sind.

8 Sascha Jecht

Heute gehe ich in Firmen, um die Recruitingprozesse gemein sam mit den Verant wortlichen unter die Lupe zu neh-men und konkrete Lösungen zu erarbeiten.

Meine Firma unterstützt – durch gezielte Übernahme ganzer Prozessketten im Recruiting – dabei, gute Mitarbeiter zu fin-den und erfolgreich einzustellen.

Dieses Buch richtet sich an Unternehmer, Geschäftsführer, Personaler und alle anderen, die im Recruiting involviert sind. Es ist für Unternehmen gedacht, die als Arbeitgeber attraktiver sein und Top-Kandidaten gewinnen wollen.

Das Buch eignet sich auch für diejenigen, die merken, dass sich das Recruiting stark verändert hat. Es enthält sieben Stellschrauben, mit denen Sie Ihr Recruiting mit einfachen Mitteln verbessern können. Die enthaltenen Tipps sind ein-fach, konkret und sofort umsetzbar.

Wenn Sie weitere Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Recruitingprozesse benötigen und Ihr Recruiting ganzheit-lich auf ein neues Level heben wollen, freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenloses Erstgespräch und wir sprechen über die Möglichkeiten. Hier Termine buchen: www.staffconcept.de/termin-sascha-jecht

Ihr Sascha Jecht

Vorwort

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I R R T U M 1 :

Je umfassender die Stellenanzeige, desto

besser

Viele Unternehmen neigen dazu, in Stellenanzeigen ihren Wunschkandidaten zu beschreiben. Das ist falsch! Bei der Stellenausschreibung geht es nicht um

Selektion, sondern zunächst darum, den Funnel zu füllen. Das stellt einen ganz anderen Ansatz dar.

Man muss das so sehen: Die Stellenanzeige ist eine Art digi-taler Werbeflyer. Tatsächlich ist Recruiting heute nichts an-deres als Vertrieb – und zwar B2C und online!

Schließlich kommen die Bewerber nicht von allein: Sie müs-sen sie anwerben.

10 Sascha Jecht

Kernaussagen statt unwichtiger Details

Es geht in einer Stellenanzeige nicht darum, was die Be-werber können sollten, sondern darum, was ihre zukünftige Aufgabe ausmacht. Statt „Ihre Bewerbung sollte …“ ist Ihre Kreativität gefragt.

Was die Kandidaten wirklich interessiert: Wie helfen sie dem Unternehmen mit ihrem Job? Welchen Wert hat ihre Arbeit? Wie können sie sich verwirklichen? Was ist die Vision des Unternehmens?

Diese Fragen zu beantworten ergibt viel mehr Sinn, als eine reine Aufgabenbeschreibung abzuliefern.

Häufig fällt der Anforderungskatalog hinsichtlich der Qua li-fikation der Bewerber zu detailliert und zu lang aus.

Ist man ehrlich, sind viele Nennungen „nice to have“, aber kein Muss.

§ Die Gefahr ist: Bewerber gehen gedanklich durch die Stellenanzeige und haken ab, was bei ihnen zutrifft und was nicht. Vielleicht stoßen sie dann auf eine Anforderung wie „verhandlungssicheres Englisch“ und haben Angst, im Vorstellungsgespräch einen Ver trag übersetzen zu müssen. Also sagen sie sich vielleicht: „Ach nein, verhandlungssicher ist mein Englisch nicht.“ Schon sind sie ausgestiegen, obwohl es vielleicht ausgereicht hätte, mit den Kollegen aus England zu telefonieren.

Irrtum 1: Je umfassender die Stellenanzeige, desto besser

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Das ist nur ein Beispiel für viele Kleinigkeiten, die Sie weg-lassen können. Konzentrieren Sie sich auf drei oder vier Kernpunkte, die wirklich wichtig sind.

Den Rest streichen Sie. Studien haben gezeigt, dass die Men-schen viel stärker auf Benefits schauen und auf das, was ihren Job ausmacht.

Sie wollen wissen, was Arbeitgeber bieten.

Welche Benefits bietet Ihr Unternehmen?

Bei Ihnen gibt es einen Kickertisch und frisches Obst? Das ist zwar schön, aber es gibt keinen Kandidaten, der sich al-lein auf Grundlage dessen entscheidet: „Ah, da gibt es Obst umsonst, da gehe ich hin!“ Konzentrieren Sie sich auf das, was Ihren Bewerbern wirklich wichtig ist, etwa Zuschüsse für den ÖPNV oder andere Mobilitätskonzepte sowie eine be-triebliche Altersvorsorge.

Was auch sehr gut ankommt, sind soziale Tage, zum Beispiel einmal im Halbjahr: An zwei Tagen im Jahr werden Mitar bei-ter freigestellt, um sich für soziale Projekte zu en gagieren. Dann fehlt der Mitarbeiter zwar zweimal im Jahr, aber diese Zeit ist für ihn sehr wichtig – und für Sie als Un ternehmen bleibt der „Verlust“ überschaubar.

Vielleicht gibt es auch ein Weiterbildungsportal, aus dem sich Mitarbeiter frei bedienen können. Hier sagen sich viele Bewerber: Das ist ein echter Benefit!

12 Sascha Jecht

Denken Sie lieber über diese Punkte nach als darüber, was noch alles in den Aufgabenkatalog muss, damit er beson-ders wichtig klingt.

Die Stellenanzeige ist häufig der allererste Kontakt mit dem Bewerber und Ihre Chance, zu glänzen.

Inspirationen aus dem Sales

Vertriebler sagen nicht: „Sie können bei uns nur Kunde wer -den, wenn Sie diese zehn Kriterien erfüllen“, sondern über-legen, wie sie ihr Unternehmen besonders herausstellen können und warum ein Kunde bei ihnen kaufen sollte.

So ist es auch im Recruiting; der Filter sollte in der Stellen-anzeige daher sehr weit sein.

Lieber erhalten Sie zu viele Bewerbungen und werden am Ende positiv überrascht – wenn der Filter hingegen zu eng ist, verlieren Unternehmen gute Kandidaten.

Wie im Sales hilft eine gute Unique Selling Proposition. Setzen Sie Ihre Kreativität ein, um sich von anderen abzuhe-ben, allerdings ohne extravagant zu werden.

Machen Sie sich Gedanken, warum die Mitarbeiter gerne ausgerechnet in Ihrem Unternehmen arbeiten. Überzeugen Sie Kandidaten, zu Ihnen zu kommen. Ein Vorreiter auf die-sem Gebiet ist Axel Springer.


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Das Un ter nehmen hat den Spieß umgedreht und fordert Bewerber auf zu äußern, worauf sie Lust haben.

Im Anschluss schafft das Unternehmen die passende Stelle. Das kann natürlich nicht jede Firma, aber es ist ein schönes Beispiel dafür, dass es im Recruiting heute um ein veränder-tes Mindset geht.

Die nächsten Schritte

Jetzt sind Sie an der Reihe:

01. Warum sollte ein Bewerber bei Ihnen arbeiten? Wofür steht das Unternehmen? Sind Werte „nur“ formuliert oder werden sie auch gelebt?

02. Worin bestehen die besten Benefits, die Ihr Unternehmen bietet? Werden alle in Ihren Stellenanzeigen genannt?

14 Sascha Jecht

03. Was können Sie tun, um Ihre Stellenanzeige von an-deren abzuheben?

Hier ist Raum für Ideen und Notizen:


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I R R T U M 2 :

Die großen Job-Portale bringen am meisten

Viele machen sich keine Gedanken darüber, wo sie ihre Stellenanzeigen schalten. Hauptsache, die Großen sind dabei, irgendein Package wird gebucht und da

hört es auf mit der Kanalwahl.

„Wir sind ja auf den großen Portalen vertreten. Jetzt schauen wir mal.“ – Das ist die völlig falsche Attitüde.

Es ist extrem wichtig, sich mit den verfügbaren Kanälen auseinanderzusetzen. Vertriebler machen sich auch Ge-danken, wo sie ihre Zielgruppe am besten erreichen. Web, Zeitschriften oder Messe?

Entscheiden Sie für jede einzelne Position, welcher Kanal voraussichtlich am besten performt.

16 Sascha Jecht

Natürlich haben die Platzhirsche unter den Portalen eine riesige Marktplatzliquidität und reichlich Traffic, aber unter den Tausenden Anzeigen dort geht Ihre womöglich unter.

Nischenportale für Spezial-Fachkräfte

Wenn Sie Pech haben, landen Sie aufgrund der starken Kon-kurrenz in kürzester Zeit ganz weit hinten in den Listings und kein Mensch blättert weiter als Seite 2 oder 3 der Such-ergeb nisse. Deswegen ist es häufig sinnvoller, auf kleinere, spezialisierte Portale zu gehen, die im Übrigen auch günsti-ger sind. Warum nicht einen Test starten?

Wenn ich sehe, dass Azubi-Anzeigen auf Xing gepostet wer-den, sträuben sich mir die Haare.

Zwar entstehen jede Woche neue Plattformen, aber das bedeutet nur, dass Sie sich Zeit nehmen müssen, deren Relevanz zu prüfen. Wie platzieren Sie sich dort am besten, um Kandidaten abzuholen?

Fachzeitschriften, Newsletter & Co.:

Ideen für neue Kanäle

Wenn Sie 20 Positionen zu besetzen haben, ist es sinnlos, alle auf Stepstone zu posten. Vielleicht möchten Sie bei vier oder fünf eine größere Masse ansprechen und nutzen die Reichweite des Portals, zum Beispiel bei kaufmännischen

Irrtum 2: Die großen Job-Portale bringen am meisten

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Positionen. Aber die anderen Anzeigen beziehen sich wo-mög lich auf spe zialisierte IT- oder Finance-Kräfte.

Überlegen Sie sich, ob es kleine Plattformen gibt, die sich mit genau diesen Bereichen beschäftigen.

Was ebenfalls eine Rolle spielt: Kandidaten bewerben sich auf großen Portalen bei vielen Firmen.

Wenn jeden Tag 20 neue IT-Anzeigen

erscheinen, warum dann nicht bei 40

Unternehmen bewerben?

Gerade Spezial-Fachkräfte lesen häufig Fachmagazine und Blogs oder folgen Influencern aus der Branche.

Vielleicht können Sie die Reichweite derjenigen nutzen, die Ihre Ziel gruppe bereits ansprechen. Warum also nicht eine Anzeige in einem Fachmedium veröffentlichen oder eine spannende Fachveranstaltung organisieren?

Hier sitzt Ihre Zielgruppe! Oder wie wäre es mit einem Empfehlungsprogramm oder einem Hinweis in einem bran-chenrelevanten Newsletter? Ein Beispiel für einen neuen Kanal: Eine Software-Firma stellte zu Beginn des Bewer -bungsprozesses eine Pro grammieraufgabe.

Sie war so originell und witzig gestaltet, dass sich die Aktion wie ein Lauffeuer verbreitete. Die IT-Spezialisten haben die

18 Sascha Jecht

Webseite immer wieder mit anderen geteilt. Ganz nach dem Motto: „Probier das mal, das ist lustig.“

Oder: „Wer schafft es am schnellsten?“ So nehmen Projekte man chmal eine Eigendynamik an.

Allerdings kommen diese Ideen nicht von allein. Recruiting ist keine Nebentätigkeit. Sie müssen sich Mühe geben, damit Ihre Stellenausschreibung erfolgreich ist.

Aber genau hier liegt häufig das Problem: Die Ressourcen fehlen. Ich komme häufig in Unternehmen, bei denen es heißt: „Hier läuft es nicht, schauen Sie sich bitte den Prozess an.“ Dann stellt sich heraus, dass für das ganze Recruiting ein Teilzeit-Mitarbeiter verantwortlich ist.

Wie soll das funktionieren?


Überlegen Sie sich zum Beispiel Folgendes:

01. Erstellen Sie eine Matrix mit den verschiedensten Re cruitment-Kanälen auf der einen Seite und den ausgeschriebenen Stellen auf der anderen Seite.


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02. Definieren Sie nun für jede einzelne Position die Aktivitäten und Kanäle. Stellen Sie sich dabei die Frage, ob Sie auf dem entsprechenden Kanal auch wirklich Ihre Zielgruppe finden. Beispiel:

03. Erweitern Sie die Matrix, indem Sie überlegen: Welche Zeitschriften, Portale oder Blogs gibt es, auf denen Ihre Fachkräfte unterwegs sind?

20 Sascha Jecht

04. Welche Aktion könnten Sie starten, um Spezial-Fachkräfte anzusprechen?

Hier ist noch mehr Platz für Ihre Ideen:


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I R R T U M 3 :

Post and Pray – Active Sourcing bringt nichts

Viele Unternehmen posten ihre Stellenanzeige und war-ten passiv ab, bis sich jemand meldet. Das ist schon alles. Beim sogenannten „Active Sourcing“ hingegen

sprechen Personaler passend erscheinende Kandidaten di-rekt an. Häufig höre ich: „Das funktioniert bei uns nicht, da kommt kein Rücklauf.“

Meistens liegt das aber an der Breite des Funnels: der zu-ständige Recruiter oder Sourcer hat schlicht zu wenige Kan-didaten aktiv angesprochen. Was viele nicht wissen: Active Sourcing unterliegt genauso einer Conversion Rate wie jede andere Maßnahme und ist damit ein Fulltime-Job!

Schaffen Sie Inhouse-Ressourcen dafür oder geben Sie es an einen Dienstleister ab, aber machen Sie keine halben Sachen. Ein „bisschen“ Active Sourcing gibt es nicht.

22 Sascha Jecht

Viel hilft viel

Xing hat etwa 15 Millionen Nutzer. Wahrscheinlich sind aber nur rund zehn Prozent regelmäßig aktiv. Viele schauen nur einmal die Woche, was gerade los ist, deshalb muss man permanent dranbleiben.

Außerdem müssen Sie eine kritische Masse an Fachkräften kontaktieren, um einen guten Rücklauf zu erhalten. Oft höre ich: „Wir haben 50 Leute angesprochen, und nur drei haben sich zurückgemeldet. Am Ende hatte keiner Interesse.“ Hier greift die Kommunikation zu kurz.

In meiner Firma sprechen Sourcer 250 bis 300 mögliche Kandidaten pro Woche und Position an, rund 1000 Kon-taktaufnahmen pro Monat sind der Durchschnitt. Jetzt wird Ihnen vielleicht klar, wie groß der Aufwand tatsächlich ist.

Active Sourcing ist ein wichtiger Teil des Recruitment Fun-nels geworden. Hier gilt: von der Masse zur Klasse. Sie müssen erst eine relevante Anzahl von Ansprachen in der Zielgruppe erzeugen, um dann Ergebnisse zu bekommen. Rücklaufquoten schwanken je nach Position sehr stark, lie-gen sie jedoch unter zehn Prozent, müssen Sie handeln.

Kommunikation perfektionieren

Klappt es nicht, stimmt vielleicht die Ansprache nicht. Einem jungen Programmierer brauchen Sie keine E-Mail zu schi-cken, die mit „Sehr geehrter Herr Müller“ beginnt.

Irrtum 3: Post and Pray – Active Sourcing bringt nichts

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Diese Nachricht wird er gar nicht erst lesen. Meiner Erfah-rung nach schreiben Sie besser: „Hallo Tom, wir suchen gerade Programmierer wie Dich. Hast Du Lust, an einem Projekt mitzuarbeiten, mit dem wir gerade die Welt verän-dern?“ Da rauf erhalten Sie eine Antwort.

Die Menschen erkennen den

Unterschied zwischen standardisierten

Blaupausen voller Worthülsen und

kreativen, individuellen Anschreiben

sehr gut.

Auch wenn Sie Ihre E-Mail per „Copy and Paste“ an Hunderte Fachkräfte schicken, muss jeder das Gefühl haben, dass Sie sich mit ihm und seiner Geschichte auseinandergesetzt haben. Das bedeutet nicht: ellenlange Texte verfassen oder übertreiben, denn auch das merken Bewerber sofort.

Für Active Sourcing müssen Sie keinen Doktortitel haben, das kann jeder lernen. Aber Sie brauchen ein Gespür dafür, wo Sie Menschen finden und wie Sie diese gekonnt anspre-chen. Richtig zu kommunizieren erfordert Erfahrung. Aber dann kann Active Sourcing sehr erfolgreich sein.

Ich habe etwa ein Unternehmen mit einem Recruiter erlebt, der den ganzen Tag nur Active Sourcing betrieben hat. Die Manager des Unternehmens standen Schlange, um ihre Positionen von ihm bearbeiten zu lassen.

24 Sascha Jecht

Weil er seinen Job ernst nahm und einen

Riesen-Spaß dabei hatte, war er auch so

erfolgreich.

Auch die Kaltakquise im Sales braucht Zeit. Kein potenzieller Kunde würde sofort mit „Let’s do it!“ reagieren.

Selbst wenn Sie 200 E-Mail-Adressen haben: sofern Sie jeden mit „Sehr geehrter Herr“ ansprechen und Ihre Ansprache viel Text enthält, brauchen Sie sich nicht zu wundern, wenn niemand antwortet.

Wenn Sie aber auf jeden individuell eingehen, steigt die Response Rate. Übertragen Sie dieses Vorgehen auch auf Ihr Active Sourcing.


Hier ein paar Denkanstöße:

01. Wie viele Fachkräfte könnten Sie pro Woche aktiv ansprechen?


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02. Wer könnte die Aufgabe in Ihrem Team übernehmen? Haben Sie aktuell genügend Ressourcen?

03. Wie können Sie Ihr Anschreiben verbessern, damit es potenzielle Bewerber begeistert?

26 Sascha Jecht

Weitere Notizen:


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I R R T U M 4 :

Fürs Screening eignen sich nur Profis

Ein weiterer häufiger Irrtum: Nur der Senior Recruiter kann Kandidaten richtig einschätzen und Lebensläufe lesen. Tatsächlich aber beurteilt am besten derjenige

die Bewerber, der für seinen eigenen Bereich sucht.

Der Recruiter ist für die Steuerung des Personalbedarfs für das ganze Unternehmen zuständig.

Wer möchte sich schon anmaßen zu sagen: „Ich bin Recruiter und habe BWL studiert, bin aber außerdem der absolute Crack in IT. Im Einkauf fühle ich mich genauso zu Hause wie im Marketing. Dass ich Vertrieb und CNC-Fräsen beherr-sche, ist selbstverständlich. Ich kann alles!“

Das ist natürlich Unfug.

28 Sascha Jecht

Konzentriere ich mich wie im ersten Kapitel beschrieben auf drei bis vier Kernthemen, die für die Position absolut not-wen dig sind, gestaltet sich das Screening ganz simpel.

Denn es geht nur darum, im Lebenslauf abzuklopfen, ob die-se Kriterien erfüllt sind.

Das kann ein Student machen, vielleicht sogar ein guter Auszubildender. Er müsste nur drei Stapel anlegen: einen mit den Absagen, einen mit guten Kandidaten und einen mit Bewerbungen, bei denen er sich unsicher ist.

Im Zweifel sollte er die Bewerber eher weiterkommen las-sen, als sie vorschnell abzulehnen.

Schnelles Screening, schnelle Rückmeldung

Das Gute: Der Kandidat bekommt sofort eine Rückmeldung und geht nicht verloren. Das ist viel besser, als sechs Wochen in der Warteschleife zu hängen. Sie starten schneller mit den Telefoninterviews, die CVs liegen nicht ewig in einem Ordner, die Bewerber sind sofort im Prozess.

Wenn ein Recruiter für 20 Positionen zuständig ist und etwa 200 Lebensläufe gesammelt hat, kann es ansonsten schnell zeitkritisch werden – außerdem haben 50 Prozent der Bewerber in der Zwischenzeit vermutlich eine Zusage anderswo.

Irrtum 4: Fürs Screening eignen sich nur Profis

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Viele Kandidaten klagen: „Ich habe mich bei Firma XY bewor-ben, aber nie etwas gehört!“

Das liegt an einem Phänomen, das ich häufig beobachte: Ein Recruiter braucht für 200 Unterlagen etwa drei volle Tage. In der Zwischenzeit kommen schon wieder zehn neue Bewer-bungen an.

Wenn er dann nach acht Wochen einen Kandidaten kontak-tieren könnte, lässt er es häufig lieber gleich bleiben – aus (berechtigter) Angst, der Kandidat sei längst über alle Berge.

Ersparen Sie Ihren Bewerbern diese schlechte Erfahrung. Sie würden sie für immer verlieren, auch für zukünftige Aus-schreibungen, und Ihnen würde im Worst Case publikums-wirksam ein negatives Zeugnis ausgestellt.

Schlechte Erlebnisse sprechen sich

schneller herum als gute!

Geschickt Absagen formulieren

Im Vertrieb heißt es: Lieber ein klares Nein als ein vorsich-tiges Vielleicht. Damit kann jeder umgehen, auch wenn die Enttäuschung im ersten Moment groß ist.

30 Sascha Jecht

Aber Sie geben dem Bewerber auch mit einer Absage das Gefühl, sich mit ihm auseinandergesetzt zu haben.

Schrei ben Sie einfach einen schönen Text dazu, dann ist das kein Problem. Die Personaler bei Adidas schreiben bei-spielsweise so etwas wie: „Hallo Sascha, leider haben wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden.

Aber es wäre super, wenn wir Dich weiter mit Infos versor-gen könnten oder Du ab und an auf unsere Website schaust.

Grundsätzlich fanden wir Dein Profil sehr gut und würden uns freuen, wenn Du Dich wieder ins Gespräch bringst.” Mit einer solchen Rückmeldung kann jeder umgehen.

Warum sammeln Sie gute Bewerber, die leider nicht zum Zugekamen, nicht einfach in einer E-Mail-Liste (Ein ver-ständnis vorausgesetzt!) und informieren sie regelmä ßig in einer Art Newsletter über Neuigkeiten in Ihrem Unter-nehmen und interessante Stellenausschreibungen?

Das ist simpel, günstig, effizient und schafft

eine besondere Nähe zu Ihren Bewerbern.

Fazit: Die langen Warteschleifen im Screeningprozess kön-nen Sie vermeiden, wenn Sie einen bis zwei Mitarbeiter mehr einbinden. Das können auch Azubis oder Studenten sein.


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Diese nehmen eine Vorauswahl vor und beschleunigen den Prozess da durch enorm.



01. Wie lange brauchen Sie momentan, um sich bei einem Bewerber zu melden?

02. Wer könnte Ihnen beim Screening helfen? Wäre es möglich, einen Studenten einzustellen?

32 Sascha Jecht

03. Wie formulieren Sie Ihre Absagen? Gibt es Verbesserungspotenzial?

Weitere Ideen:


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I R R T U M 5 :

Je mehr Gespräche, desto besser

Häufig werden zahllose Gespräche angesetzt. Aber viele Interviews führen nicht automatisch zu vielen Neuzugängen im Unternehmen. Genügend Personaler

denken: „Je mehr Mitarbeitern ich den Kandidaten vorstelle, desto sicherer kann ich mir sein, dass er wirklich gut ist.

Und wenn es später doch Probleme gibt, kann ich immer sa gen, dass sich doch anfangs alle einig waren.“ Viele Ge-spräche ziehen den Prozess ewig in die Länge.

Ich höre oft: Bei Google zum Beispiel gibt es elf Gespräche. Aber Google kann es sich aufgrund seiner Markenbekanntheit auch leisten – hier steht noch immer Selektion im Fokus, nicht der Funnel. Beim klassischen Mittelstand sieht das anders aus.

34 Sascha Jecht

Gespräche sinnvoll gestalten:

Länger statt mehr

Grundsätzlich ist es gut, viele Mitarbeiter in die Gespräche zu involvieren. Die Einstellung eines neuen Kollegen ist eine wichtige Ent scheidung – besonders bei kleinen Unternehmen. Aber dann ist es besser, statt einer Stunde zwei anzusetzen.

Nach einer Stunde könnten zum Beispiel zwei weitere Mit-arbeiter dazukommen. Mehr als zwei persönliche Ge spräche würde ich nie empfehlen. Was gibt es nach zwei Ge sprächen noch zu fragen, was risikomindernd sein könnte?

Manchmal folgen auf ein Gespräch mit dem Vorgesetzten eines mit einem Fachmitarbeiter, eines mit HR und dann noch drei weitere.

Hier muss der Kandidat viermal dasselbe erzählen. Das ist unnötig! Lieber sind beim Gespräch zwei, drei oder vier un-terschiedliche Mitarbeiter dabei. Laden Sie allerdings nicht die halbe Belegschaft ein: Kein Kandidat sitzt gerne vor ei-nem vollen Saal.

Kollegen aus dem Fach einbeziehen

Häufig passiert der Fehler, die Mitarbeiter aus dem Fach-bereich nicht zu involvieren. Kollegen verbringen in der Regel acht Stunden täglich miteinander und stehen im Thema:

Irrtum 5: Je mehr Gespräche, desto besser

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Sie sind im Gespräch daher wichtiger als Vorgesetzte, die den neu en Mitarbeiter später vielleicht nur einmal im Quartal sehen und auch das Tagesgeschäft nicht kennen.

Deshalb empfehle ich:

Vereinbaren Sie einen Telefontermin

vorab, das der Fach vorgesetzte, nicht der

Recruiter, führt.

Denn es geht im Telefoninterview erst einmal um die grund-sätzliche fachliche Eignung. Danach sollten maximal zwei persönliche Gespräche stattfinden.

Behalten Sie hier im Hinterkopf: Je mehr Gespräche Sie füh-ren, desto eher geben Sie anderen Unternehmen die Chance, schneller zu sein. Ihre Bewerber müssen sich ohnehin schon eine Ausrede einfallen lassen oder Urlaub nehmen, um in Ihrem Unternehmen zu erscheinen.

Ausfälle dieser Art sollten Sie so knapp wie möglich halten.Vor wenigen Jahren noch hieß es: Wer nicht bereit ist, Zeit zu investieren, ist nicht der Richtige für den Job.

Heute müssen Sie überlegen, wie sich der Recruitingprozess insbesondere für den Bewerber angenehm und effizient ge-stal ten lässt.

36 Sascha Jecht


Überlegen Sie sich:

01. Setzen Sie häufig mehr als zwei Gespräche an? Wenn ja: Können Sie die Anzahl reduzieren?

02. Wer ist bei Ihren Interviews dabei und warum?

Irrtum 5: Je mehr Gespräche, desto besser

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Arbeiten Sie in Gesprächen mit konkreten Aufgabenstel lun-gen aus dem täglichen Geschäft, um dem Kandidaten einen guten Einblick zu geben.

03. Welche Herausforderungen gab es zuletzt?

Verzichten Sie auf „Psycho-Spielchen“. Schaffen Sie eine At-mosphäre, in der sich der Kandidat wohlfühlt und sich auch ein Stück weit öffnet.

Weitere Notizen:

38 Sascha Jecht

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I R R T U M 6 :

Verhandlungen brauchen Zeit

In vielen Unternehmen hat die Unterzeichnung eines Ar-beitsvertrages immer noch eine besondere Bedeutung. Tatsächlich ist ein solcher Vertrag natürlich werthaltig.

Das heißt aber nicht, dass Sie sich deswegen übermäßig viel Zeit lassen sollten.

Denn sind Sie sich einig und dauert es dennoch lange, bis der Kandidat den Vertrag erhält, wird er sich naturgemäß fragen: „Warum warte ich nach zwei Wochen immer noch?

Ist sich der Recruiter doch nicht sicher?“ Wenn eine andere Firma jetzt schneller ist, entgeht Ihnen der Kandidat.

„Wenn ich das Angebot ablehne, stehe ich am Ende viel-leicht ganz ohne Job da“, so seine verständliche Denk weise. Deswegen ist Geschwindigkeit an dieser Stelle alles.

40 Sascha Jecht

Ich empfehle in diesem Zusammenhang, mit Vertrags-entwürfen zu arbeiten. Das hat sich zum Beispiel dann be-währt, wenn der Betriebs rat noch einbezogen werden soll oder derjenige, der den Vertrag unterzeichnet, selten vor Ort ist.

Ein Entwurf oder ein anderes Dokument zeugen von Commit-ment! Zumindest ein grob formuliertes Angebot mit einem Dossier über die Firma darf es schon sein.

Zeichnungsbefugnis delegieren

Vielleicht können Sie auch die gestaffelte Zeichnungsbefugnis an Kollegen delegieren, die besser ansprechbar sind. Warum sollte ein HR-Manager nicht Verträge bis beispielsweise 50.000 Euro Jahresgehalt selbst unterzeichnen dürfen?

Erst Verträge, bei denen es um mehr Gehalt

geht, müssten dann an den Personalchef

weitergereicht werden. So sparen Sie viel Zeit!

Wenn nur eine Person Zeichnungsbefugnis hat, aber gerade nicht anwesend ist, dann steht der ganze Prozess still.

Auch im Sales würde niemals einem Kunden kommuniziert werden:

Irrtum 6: Verhandlungen brauchen Zeit

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„Sie möchten das Angebot zwar annehmen, aber der Vertriebschef ist die nächsten vier Wochen im Urlaub, des-halb können Sie leider noch nicht unterschreiben.“

Im Gegenteil: Die Vertriebler setzen alles in Bewegung, um das Angebot loszuschicken. Im Recruiting ist es genauso: Sie können zwei, drei Tage warten, aber nicht drei Wochen.

Große Konzerne nutzen mittlerweile auch digitale Signaturen. Hier läuft der Vertrag durch eine digitale Approval-Schleife und der Bewerber hat ihn schnell zurück.

Das klappt sehr gut. Schauen Sie sich um, welche Software für Ihr Unternehmen hilfreich sein kann.

Verhandlungskorridore festlegen

Zu viel Bürokratie gibt es oft auch beim Budget. Jeden Cent, der über einem bestimmten Betrag liegt, muss noch der Finanzvorstand genehmigen. Aber jeder weiß, wie wichtig Verhandlungsspielraum ist!

Besser ist es, hier vorher einen Verhandlungskorridor fest-zulegen. Gehen Sie davon aus, dass Ihre HR-Mitarbeiter im Sinne der Firma handeln.

Keiner sagt: „Ist mir egal, ich gebe dem Kandidaten 5000 Euro mehr.“ Rücksprache halten können Sie immer noch, wenn Sie sich außerhalb des Korridors bewegen.

42 Sascha Jecht

Es ist sehr wichtig, den Recruitern Vertrauen und Handlungs-spielraum zu geben. So lässt sich auch dieser Prozess deut-lich verkürzen.


Machen Sie sich über folgende Fragen Gedanken:

01. Wie lange brauchen Sie im Schnitt, bis Sie einen Vertrag abschicken?

02. Wie können Sie den Prozess beschleunigen?


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03. Dürfen Sie selbst unterzeichnen? Kann man die Unterschriftsbefugnisse delegieren?

04. Haben Sie Spielraum bei Verhandlungen?

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Weitere Notizen:


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I R R T U M 7 :

Onboarding ist unnötig

Viele Personaler denken, der Recruitingprozess sei nach Vertragsunterzeichnung abgeschlossen. Wir er-innern uns: Recruiting ist vergleichbar mit Vertrieb.

Das bedeutet, dass der Personaler sicherlich gegenüber dem Bewerber einzelne Facetten des Jobs rosiger darge-stellt haben wird, als sie sind.

Vice versa ebenso: Auch der Bewerber wird nur seine Scho-koladenseiten gezeigt haben.

Übertreibung ist normal und vertretbar, solange sie nicht in Lügen oder komplette Fehlinformation ausartet.

Problematisch wird es aber, wenn der Mitarbeiter vor Ort merkt, dass etwas im größeren Umfang nicht stimmt.

46 Sascha Jecht

Den ersten Arbeitstag vereinfachen

Sorgen Sie für einen guten Start in den ersten Arbeitstag und senken Sie damit die Hemmschwelle. Versetzen Sie sich in den Mitarbeiter hinein: Er ist nervös, weiß nicht, was auf ihn zukommt, kennt sich vor Ort nicht aus und ist unsicher, wo sein Arbeitsplatz ist.

Wenn ebenjener dann aber so gestaltet

ist, dass der Neue seinen Laptop, Papier

und Stifte vorfindet, dann ist das schon

mal gut.

Ein Blumenstrauß und eine Notiz wie „Hallo Tom, schön, dass Du da bist. Wir freuen uns, Dich im Team zu haben. Wenn Du eine Frage hast, melde Dich bei uns!” kommen noch besser an, kosten fast nichts und haben eine unglaub-liche Tragweite.

Das ist, was Sie erzielen wollen: „Im Gespräch habt ihr mir den Job ein bisschen besser verkauft, als er am Ende war.

Aber ich habe mich von Anfang an so wohlgefühlt. Es war ein tol ler Start. Daher war es trotzdem dierichtige Ent scheidung.“

Richten Sie Ihrem neuen Kollegen alle Zugänge ein und geben Sie ihm alle Passwörter. Wenn er seinen Laptop auf-klappt, könnte bereits eine E-Mail in seinem Postfach liegen mit einem animierten GIF, das ihn willkommen heißt.

Irrtum 7: Onboarding ist unnötig

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Das ist wieder einfach, kostet nichts und ist viel besser, als den Laptop aufzumachen und nichts funktioniert.

Wie es hingegen nicht laufen sollte: „Müller? Haben wir noch nie gehört. Was sollen Sie hier machen?“ Frau Müller kommt dann an einen Arbeitsplatz, der gerade freigeräumt worden ist und auf dem noch Brotkrümel des Vorgängers liegen.

„Setz dich mal hin, es kommt gleich jemand.“ Wenn dann noch andere Dinge schieflaufen, fragt sich Frau Müller schnell:

„War die Jobwahl möglicherweise ein Fehler?“

Deswegen ist es so wichtig, sich über die ersten zwei, drei Tage Gedanken zu machen.

Wir haben früher für größere Einstellungswellen sogenann-te „New-Hire-Days“ veranstaltet.

Je mehr Mitarbeiter Sie einstellen, desto besser können Sie eine erinnernswerte Veranstaltung daraus machen.

Bei einem Neuzugang pro Monat müssen Sie natürlich keine große Show liefern, hier reicht authentisches Interesse am Kennenlernen des Kandidaten.

Warum sich Onboarding lohnt

Sie haben viel Aufwand betrieben, um den neuen Kollegen zu finden. Sie haben viele Interviews geführt und bei der Ver-tragsunterzeichnung Gas gegeben.

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Lassen Sie den Mitarbeiter jetzt nicht links liegen. Wenn er während der Probezeit kündigt, weil er sich unwohl fühlt, ist das die (teure) Höchststrafe mit folgenschweren Konsequenzen wie etwa negativen Arbeitgeber-Bewertungen.

Stellen Sie sich vor: Sie waren zehn Jahre in einer Firma, die Ihnen gut gefiel, aber jetzt bietet sich eine neue Chance. Die Kollegen schauen Sie an und sagen: „Nein, das kann nicht sein. Du kannst nicht gehen!“

Aber Sie tun es trotzdem. Zwar mit einem mulmigen Gefühl, aber Sie wagen den Schritt. Und dann erleben Sie im neuen Job ein Desaster.

Sorgen Sie lieber dafür, dass sich Ihr neuer Kollege nicht so fühlt, sondern am Abend nach Hause kommt und sagt:

„Heute Morgen hatte ich noch ein komisches Gefühl, aber der Tag ist gut gelaufen. Es war eine super Entscheidung!“

Ich war erst neulich in Berlin bei einer Firma, die ihren neuen Mitarbeitern eine Führung durch alle vier Stockwerke des alten Bürogebäudes anbot und von der Geschichte des Hau ses erzählte.

Das schuf pures Zusammengehörigkeitsgefühl – und origi-nell war es auch.


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01. Ist Onboarding bereits ein wichtiger Teil des Recruitings in Ihrer Firma? Wie viele Mitarbeiter springen aktuell wieder ab?

02. Wie werden Mitarbeiter momentan in Ihrem Unternehmen empfangen? Was können Sie besser machen?

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03. Gibt es die Möglichkeit, einen kleinen Event daraus zu machen?

Hier ist Raum für weitere Gedanken:


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Mit der Recruiting-Roadmap zu mehr Top-Kandidaten

Sie wissen jetzt, woran es liegen kann, wenn Ihnen die richtigen Kandidaten fehlen. Sehr wichtig ist Ihre Grundhaltung. Stellen Sie eine Parallele zum Sales

her. Fragen Sie sich: „Was kann ich als Unternehmen tun, um gute Mitarbeiter zu gewinnen?“

Nicht der Kandidat bewirbt sich bei Ihnen, sondern Sie sich bei ihm. Sorgen Sie für gute Rahmenbedingungen. Stellen Sie sich vermehrt und kritisch die WARUM-Frage.

01. Warum sollte jemand bei uns arbeiten wollen?

02. Warum sollte unsere ausgeschriebene Position für jemanden interessant sein?

03. Warum führen wir diese Anzahl von Gesprächen und ist sie wirklich zielführend?

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04. Warum darf nur der HR Director Arbeitsverträge un ter schrei ben?

Und so weiter …

Die Denkweise „Ich zahle das Gehalt, also bestimme ich die Spielregeln“ funktioniert heute nicht mehr.

Natürlich geht es darum, Geld zu verdienen. Aber wichtig ist auch, gemeinsam ein Unternehmen nach vorne zu bringen und an der Zukunft zu arbeiten.

Davon haben am Ende alle etwas. Wenn Sie das verinner-licht haben, ist Ihnen ein großer Schritt nach vorne gelungen. Der zweite wichtige Punkt: Das Recruiting braucht genügend Ressourcen. Sie haben hoffentlich verstanden, dass Re crui-ting die volle Aufmerksamkeit erfordert.

Sowohl die Personaler als auch die Bewerber benötigen vor, während und nach dem Prozess genug Wertschätzung und Aufmerksamkeit. Das heißt nicht, dass Sie alle Teile des Recruitingprozesses selbst übernehmen müssen.

Überlegen Sie, welche Bereiche Sie mit eigenen Ressourcen abdecken möchten (zum Beispiel die Stellenausschreibung auf Jobportalen) und welchen Teil des Recruitingprozesses Sie auch an externe Dienstleister geben können (zum Bei-spiel Active Sourcing).

Mit der Recruiting-Roadmap zu mehr Top-Kandidaten

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Starten Sie jetzt!

Ein Buch ist schnell gelesen.

Aber am Ende ist es wichtig, ins Handeln zu kommen, auch wenn vermeintlich die Zeit fehlt oder zunächst unklar ist, wo man idealerweise anfangen sollte. Wenn Sie Unterstützung brauchen oder intern keine Ressour cen frei haben, kann ein Berater weiterhelfen.

Schon ein Tag vor Ort reicht aus, um die Prozesse zu analysie-ren und Empfehlungen zu geben. Sie erfahren, an welchen Stell schrau ben Sie drehen können und welche Hand lungs-strategien greifen, um die Situation zu verbessern. Sollte für große Teile des Recruitings die Zeit nicht reichen, bildet Outsourcing eine Alternative.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, vereinbaren Sie hier einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch und wir erörtern die Möglichkeiten.

Hier Termin vereinbaren:


Herzlichst

Ihr

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