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November 2014 1 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler Einführung eines Facility Management Systems (CAFM*) bei der Landeshauptstadt Stuttgart *CAFM = Computer aided facility management Vortrag beim Kundenforum 2014 der DZBW in Mainz

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November 2014 1 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

Einführung eines

Facility Management Systems (CAFM*)

bei der

Landeshauptstadt Stuttgart

*CAFM = Computer aided facility management

Vortrag beim Kundenforum 2014 der DZBW in Mainz

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November 2014 2 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

Agenda

• Situation Immobilienmanagement bei der Landeshauptstadt Stuttgart

• Das Immobilienprojekt

• Details rund um das Projekt

Organisation

Bestandsaufnahme

Anforderungen

Umsetzung

• Screenshots aus der Anwendung

• Hindernisse bei der Umsetzung

• Die CAFM-AG

• Ausblick

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November 2014 3 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

CO Controlling

PSCD Kasse, Einnahmen,

Mahnungen

FI Ausgabenrechnung

PM (Plant Maintenance)

z.B. Instandhaltung von Gebäuden

Störungen,

Reparaturen,

Wartung

RE-FX Immobilienmanagement

-Verwaltung und Vermietung

von Gebäuden und Flächen

der Stadt.

AA Anlagenrechnung

Einordnung von RE-FX in die SAP-Landschaft der Landeshauptstadt Stuttgart

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GEOLiNE.pro

GIS

Kopplung

SAPERION

Archiv-System

SAP

RE-FX

Architektonische

Sicht

RE-FX

Nutzungssicht

Wirtschafts-

einheit

Gebäude

Mietobjekt

Vertrag

Flurstück

PM

Instandhaltung

PM

Instandhaltung

Störungsmanagement

mit Gebäudekatalog

Finanzwesen

Controlling

Situation Immobilienmanagement bis Mitte 2013

RE-FX

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Der Sachbearbeiter in der neuen DV-Landschaft „CAFM“

Situation Immobilienmanagement ab Herbst 2013

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Was ist passiert ?

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Immobilienprojekt

Prüfung und Weiterentwicklung des Immobilienmanagements

der Landeshauptstadt Stuttgart

Projektauftrag hierzu beinhaltet:

Noch nicht genutzte Funktionalitäten als gemeinsame Grundlage erarbeiten

und bei weiteren Ämtern produktiv einsetzen.

Klärung: bestehende IuK-Verfahren im Bereich Immobilienmanagement

ganz oder teilweise durch SAP-Funktionalitäten abzulösen oder in SAP einzubinden.

Anbindung an das Finanzwesen

Produktive RE-FX-Funktionalitäten bei weiteren Ämtern einführen

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November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 8

Details rund um das Projekt - Organisation

Projektmitglieder und beteiligte Ämter

Amt für Liegenschaften und Wohnen (23)

Schulverwaltungsamt (40)

Hochbauamt (65)

Projektleitung: SAP Competence Center (SAP CCS)

Stadtmessungsamt (62)

Tiefbauamt (66)

Amt für Sport und Bewegung (52)

Garten-/Friedhof-/Forstamt (67)

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Details rund um das Projekt - Organisation

Zeitplan

Kick-Off

Sitzung Offizielles

Projektende

Regelmäßig

Wöchentliche

Projektsitzungen

Produktivsetzung:

- Grafische Anbindung

- Architektonische Sicht

- Bereitstellung aller

weiteren

CAFM-Komponenten

03.11.2010 01.02.2011 12.09.2012 17.09.2013 31.01.2014

Start:

Teilprojekt

Grafische Anbindung

15.08.2014

CAFM AG

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November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 10

RE-FX Nutzungssicht

Wirtschafts-

einheit

Gebäude

Mietobjekt

Vertrag

Flurstück

PM

Instandhaltung Gebäude

Technische

Plätze

Equipments

Finanzwesen

Controlling

IHD

Instandhaltungsdatei

ACCESS-DB

SAM

Sanierungs- und

Maßnahmendatei

PostgreSQL-DB

Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme

Der Sachbearbeiter in der (DV)-Landschaft

SAP Module

Bauabrechnungsbuch zur

Abwicklung Bauprojekte,

Sanierungen

(Oracle-DB)

BAB

GIS

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Datenmenge

Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme

12 Betriebshöfe mit ca. 122 Gebäuden des Tiefbauamts

1.300 Gebäude des Liegenschaftsamts

170 Schulen mit insgesamt 570 Gebäuden des Schulverwaltungsamts

150 Anlagen des Sportamts

272 Gebäude des Garten-/Friedhofs-/Forstamts

27.000 Flurstücke der Landeshauptstadt Stuttgart

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Details rund um das Projekt - Bestandsaufnahme

Bis dato vorhandene Prozesse

Anlage von Gebäudestammdaten in RE-FX oder anderen IuK-Verfahren

Vermietungs-/Verpachtungsprozesse

Abwicklung von Störungen

Instandhaltungsprozesse

Reinigungsmanagement

Grafisches Datenmanagement

Berichtswesen und Controlling

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November 2014 13 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

„Wunschliste“ der beteiligten Ämter Welche Prozesse sollen im Rahmen des Immobilienprojekts angegangen und umgesetzt werden ?

Raumbelegung

Reinigungs-

management

CAD-Plan

Integration

RE-FX

Stammdaten-

verwaltung

PM

Stammdaten-

verwaltung

Störungs-

management

Energie-

management

Vermietung

Auswertungen/

Berichts-

wesen

- auch stadtweit

Instandhaltungs- und

Sanierungsmaßnahmen

Verpachtung

Wartungs-

management

Anmietung

Schlüssel-

verwaltung

Stadtweites

Immocontroling

Kennzahlen zur

Vergleichbarkeit

mit anderen

Stadtverwaltungen

Schadensabwicklung

Flächen-

management Abfallmanagement

Mülltonnenverwaltung

Gebäudekosten-

controling

Nebenkostenabrechnung

Raumreservierung

Stadtweit

einheitliche

Standards Synergie-

effekte

Details rund um das Projekt - Anforderungen

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Festlegungen:

• Aufbau der Architektonischen Sicht in RE-FX

• Anbindung SAP-Modul PM an RE-FX

• Darstellung der CAD-Pläne aus dem Grafiksystem in RE-FX

• Bereitstellung der weiteren CAFM-Komponenten

Informationsgewinnung:

• Besuch bei Verwaltungen zum Erfahrungsaustausch

• Externe Beratung zu Möglichkeiten und Aufbau der Architektonischen Sicht

• Besuch des SAP-Immobilienkongresses

Details rund um das Projekt - Umsetzung

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November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 15

Laufende Tätigkeiten

• Abstimmung mit allen tangierten Ämtern

• Prozessfestlegung und Umsetzung der Prozesse in den Ämtern

• Information der Amtsleitungen aber auch der Kollegen in den tangierten Ämtern

• Ausarbeiten der einzelnen Komponenten der Gesamtkonzeption

Internes während dem Projekt

• Diskussion über Begriffsdefinitionen und CAD-Standards

• Prozesse

• Betreiberhaftung

• Reporting

• Kontierungskonzeption

Details rund um das Projekt - Umsetzung

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Landeshauptstadt Stuttgart – CAFM-AG 16 9.10.2014

CAFM-System

mit

Screenshots

aus den Komponenten

Das Ergebnis

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Grafisches System – AutoCad Plan

Screenshots aus der Anwendung

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Grafisches System - Raumnutzer

Screenshots aus der Anwendung

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Grafisches System - Bodenbeläge

Screenshots aus der Anwendung

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Wechsel von grafischem System zu SAP in Echtzeit

Screenshots aus der Anwendung

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RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Allgemeines

Screenshots aus der Anwendung

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November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 22

RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Partner

In SAP dargestellte Partner entsprechen den im grafischen System zugeordneten Partnern

Screenshots aus der Anwendung

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RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Bemessungen

Verschiedene Bemessungsarten auf einem Raum

u.a. Raumgröße (Fläche) nach DIN 276 NF5, Bildung, Kultur und Unterricht

Reinigungsfläche Boden lt. Aufmaß im Originalplan

Screenshots aus der Anwendung

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RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – Reinigung

Reiterkarte mit detaillierten Reinigungsangaben

- Maße, Bodenbelag aus Originalplan

- Reinigungsintervall aus grafischem System

Screenshots aus der Anwendung

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RE-FX Architektonische Sicht: Raumdaten – CAD

Screenshots aus der Anwendung

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RE-FX Architektonische Sicht: Bemessungen auf dem Gebäude

= Summierte Flächenangaben aller Räume im Gebäude

Screenshots aus der Anwendung

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RE-FX Architektonische Sicht: Bemessungen auf der Liegenschaft

Alle Flächen der darunterliegenden Gebäude bzw. Räume INKLUSIVE der Außenflächen (Winterdienst)

auf einer Reiterkarte.

Screenshots aus der Anwendung

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November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 28

Zuordnung: Architektonisches Objekt

– Gebäude Nutzungssicht und Technische Sicht

Screenshots aus der Anwendung

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November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 29

RE-FX Nutzungssicht: Übersicht im Objektbaum

Screenshots aus der Anwendung

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November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 30

SAP PM (Instandhaltung): Objektbaum Technische Plätze

Gebäudestruktur nach DIN 276

Screenshots aus der Anwendung

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November 2014 31 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler

Hindernisse bei der Umsetzung

• Verteilte Datenhaltung durch verteilte Zuständigkeiten –

KEIN alleinzuständiges Immobilienmanagement bei der LHS

In SAP können unzählige Daten jeglicher Art und Güte hinterlegt werden. -

GEFAHR! Die Daten müssen auch aktuell gehalten werden !

Weniger ist mehr !

Schwierigkeiten/Schwachstellen/Gefahren im Projekt

• Umsetzung der Prozesse in den Ämtern

• Projekt lief bei den Projektmitarbeitern quasi „nebenher“.

Unterstützung/Verständnis der Mitarbeiter und Amtsleitungen in den Ämtern unterschiedlich ausgeprägt

• Durch die verteilten Zuständigkeiten bei der Stadtverwaltung: sehr viele Projektbeteiligte

• Andere an Immobilienprozessen beteiligte Ämter müssen mit eingebunden werden,

wie z.B. Hochbauamt, Stadtmessungsamt

• Unterschiedlicher Fokus der einzelnen gebäudeverwaltenden Ämter

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9.10.2014 Landeshauptstadt Stuttgart – CAFM-AG 32

Nach dem Projekt…

Regelung

für ein einheitliches Vorgehen

zur Umsetzung und Weiterentwicklung

eines CAFM-Systems

innerhalb der Landeshauptstadt Stuttgart

Bildung einer ämterübergreifenden Arbeitsgruppe

(CAFM-AG)

zur Sicherstellung des laufenden Betriebs

und der Weiterentwicklung

des CAFM-Systems

CAFM-AG

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9.10.2014 Landeshauptstadt Stuttgart – CAFM-AG 33

Die CAFM-AG befasst sich mit allen Daten und Abläufen, die für Facility Management

Aufgaben benötigt und stadtweit im CAFM-System bereitgestellt werden sollen.

Aufgaben der CAFM-AG

Die CAFM-AG soll einheitliche Stammdatenstrukturen sicherstellen

und den laufenden Betrieb aller Komponenten

des CAFM-Systems gewährleisten.

Die Fachaufgaben der beteiligten Ämter bleiben unangetastet.

In der ämterübergreifenden Arbeitsgruppe soll der Know-how Austausch und die

fachliche Kommunikation unter allen Mitgliedern gepflegt und gefördert werden.

Die CAFM-AG soll unter IT-Gesichtspunkten die einheitliche Anwendung und

Vorgehensweise bei der Nutzung des CAFM-Systems gewährleisten.

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November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 34

Ausblick

Laufender Betrieb und Weiterentwicklung des CAFM-Systems

Ablage eingescannter Verträge und sonstiger Unterlagen auf einem

externen Archivsystem

Bereitstellen von gezielten Auswertemöglichkeiten und Reports

Einführung der Nutzungssicht – sofern noch nicht im Einsatz

Abbilden der Daten für Betreiberhaftung

Ausbau des Störungsmanagements in Verbindung mit SAP/PM

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November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 35

Haben Sie noch Fragen ?

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November 2014 Landeshauptstadt Stuttgart - SAP Competence Center / Elke Mergenthaler 36

Vielen Dank

für Ihre Aufmerksamkeit

Elke Mergenthaler

Landeshauptstadt Stuttgart

SAP Competence Center Stuttgart

Kontakt:

e-Mail: [email protected]

Tel.: 0711/216-88 609