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1 SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mySAP.com, mySAP.com Logo und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. Einführung in SAP ® R/3 ® Module: FI ® / CO ® / MM ® / SD ® (Ausschnitte) Release Enterprise Prof. Dr. Joachim Buch

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SAP, SAP Logo, R/2, R/3, mySAP.com, mySAP.com Logo und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen.

Einführung in SAP® R/3®

Module: FI®

/ CO®

/ MM®

/ SD®

(Ausschnitte) Release Enterprise

Prof. Dr. Joachim Buch

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Gliederung 1. Einführung in das SAP R/3-System

1.1. Allgemeines 1.2. Anpassung an betriebsindividuelle Strukturen 1.3. Module des Systems

2. SAP – Ordnungsbegriffe in FI/CO 3. Einführung in die Systembedienung

3.1. An- und Abmelden 3.2. Das R/3-Fenster 3.3. Matchcode 3.4. IDES

4. Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung

4.1. Grundsätzlicher Aufbau der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung 4.1.1 Konto als zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung 4.1.2 Organisation der Finanzbuchhaltung als Haupt- und Nebenbuchhaltung

4.1. Strukturen / Stammdaten der Finanzbuchhaltung 4.2.1. Anlegen / Ändern / Anzeigen Sachkonto 4.2.2. Anlegen Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten

4.2.2.1. Zentrale Pflege versus Pflege in FI 4.2.2.2. Anlegen von Kreditorenstammdaten - Zentrale Pflege 4.2.2.3. Anlegen von Debitorenstammdaten – Zentrale Pflege

4.3. Erfassen von Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung 4.3.1 Vorbemerkungen 4.3.2 Erfolgsneutrale Sachkontenbuchung 4.3.3 Informationssystem 4.3.4 Kreditorische und debitorische Buchungen

4.4. Bilanz und GuV 5. Komplexe Geschäftsprozesse

5.1. Lieferantenbestellung abwickeln 5.2. Kundenauftrag bearbeiten

6. Grundfunktionen der Kostenrechnung

6.1 Integration Finanzbuchhaltung – Kostenrechnung 6.2. Strukturen / Stammdaten

6.1.1 Kostenarten 6.1.2. Kostenstellen / Kostenstellenhierarchie 6.1.3. Leistungsart 6.1.4. statistische Kennzahlen

6.2. Informationssystem 6.3. Primärkosten erfassen

6.4. Innerbetriebliche Leistungsverrechnung 6.4.1. Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung 6.4.2. Permanente Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

6.4.2.1. Umbuchung von Kosten 6.4.2.2. Direkte Leistungsverrechnung

6.4.3. Periodische Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung

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Literatur: Pflichtlektüre: Hildebrand, Knut / Rebstock, Michael, Betriebswirtschaftliche Einführung in SAP R/3, Mün-chen, Wien 2000 oder spätere Auflagen, Oldenbourg, S. 13 - 119 als Überblick über alle Module: Möhrlen, Regine / Kokot, Friedrich, SAP R/3 – Kompendium, Haar bei München 1998 oder spätere Auflagen, Markt und Technik-Verlag Kostenrechnung / Controlling: Brück, Uwe, Praxishandbuch SAP-Controlling, Galileo Press, Bonn, 1. Auflage 2003 oder spätere Auflagen Klenger, Franz / Falk-Kalms, Ellen, Kostenstellenrechnung mit SAP R/3, Braunschweig / Wiesbaden 3. A., 2001 oder spätere Auflagen, Vieweg-Verlag betriebswirtschaftliche Grundlagen: Kargl, Herbert, EDV und Buchhaltung, in: Handwörterbuch des Rechnungswesens (HWR), 3. A., Sp. 436 – 449 Bea, Franz Xaver, Rechnungswesen, Grundbegriffe, in: Handwörterbuch der Betriebswirt-schaftschaftslehre (HWB), 5. A., Sp. 3697 – 3715 Brink, Hans-Josef, Kostenstellen und Kostenstellenrechnung, in: HWB, 5. A., Sp. 2376-2385 Schierenbeck, Henner, Innerbetriebliche Leistungen, in:HWR, 3. A., Sp 910-920

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1. Einführung in das SAP R/3-System 1.1. Allgemeines SAP R/3 ist eine Standardsoftware, die sowohl alle betriebswirtschaftlichen Funktionsbe-reiche abdeckt als auch in allen Branchen eingesetzt werden kann. Ein wesentlicher Vorteil des Systems besteht darin, dass die gegenseitigen Abhängigkeiten der betriebswirtschaftli-chen Funktionsbereiche in der Standardsoftware berücksichtigt sind. Solche EDV-Systeme werden als integrierte System bezeichnet. SAP – steht für Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung - war eines der ersten Softwarehäuser, das ein betriebswirtschaftliches Programmpaket entwickelte, das „realtime“ arbeitete. Realtime bedeutet, dass die Daten, sofort nach der Eingabe verarbeitet werden. Gegensatz ist „Batch“, in diesem Fall werden die Daten gesammelt und zu be-stimmten Zeitpunkten (meistens nachts) weiterverarbeitet. Der wesentliche Vorteil von Real-time-Anwendungen besteht darin, dass die Informationen den Empfängern direkt nach der Eingabe zur Verfügung stehen. R/3 bedeutet also eine Realtime-Anwendung; die 3 steht für die Standardsoftware, die auf Client-Server-Systemen eingesetzt wird. Das „Vorgängermo-dell“, das für Großrechner konzipiert war, heißt R/2. SAP-R/3 ist eine Standardsoftware für eine Client-Server-Architektur. Als Client-Server-Architektur wird ein dezentrales Rechner-Konzept bezeichnet, bei dem die Verarbeitung auf mehreren, unterschiedlichen Plattformen erfolgt. Der Server stellt verschiedene Dienste zur Verfügung, die vom Client in Anspruch genommen werden. Beispielsweise übernimmt ein spezialisierter Datenbankserver die Suche in umfangreichen Datenbeständen. In R/3 lassen sich grob drei Funktionsbereiche untergliedern: Präsentation, Anwendungslogik und Daten-haltung. Seit etwa Anfang 1999 bemüht sich die SAP die Zahl der Ansprechpartner in der Hochschul-landschaft zu reduzieren. Sie hat dazu mit einigen Hochschulen (Uni Magdeburg, Technische Universität München) so genannte Hochschulkompetenzzentren (HCC) gegründet, die die Versorgung der angeschlossenen Hochschulen übernehmen. Das HCC stellt die Hardware zur Verfügung und betreibt das R/3-System. Die Hochschulen greifen via Internet zu. HCC’s werden von SAP wie ein Konzern behandelt. Seit WS 2003/2004 ist die FH Ludwigshafen dem HCC Magdeburg angeschlossen. Installiert ist das Release Enterprise. 1.2. Anpassung an betriebsindividuelle Strukturen SAP als branchenneutrale Standardsoftware weist eine Fülle von Funktionalitäten auf. Aus diesem Angebot muss jedes Unternehmen die Funktionen auswählen, die seine betriebsindi-viduellen Fragestellungen und Probleme lösen helfen. Die Einstellung / Anpassung des SAP-Systems an die betrieblichen Erfordernisse des jeweiligen Unternehmens wird Customi-zing genannt. Damit wird die unternehmensneutral ausgelieferte Funktionalität des Sys-tems den spezifischen betriebswirtschaftlichen Anforderungen des einzelnen Unternehmens angepasst. Im Rahmen des Customizing werden hauptsächlich Tabellen eingestellt, die das System steuern. In R/2 musste man diese Tabellen noch direkt pflegen (also z.B. Tabellen-name und Spaltenbedeutung wissen); in R/3 erfolgt das Customizing ohne direkten Bezug auf die Tabellen. Im Customizing ist wichtig, dass die richtigen Abläufe in der richtigen Rei-henfolge durchgeführt werden, da die Daten, die im Rahmen des Customizing eingepflegt

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werden, aufeinander aufbauen. Deshalb hat SAP eine Struktur hinterlegt, die als Einfüh-rungsleitfaden bezeichnet wird. Die wachsende Unübersichtlichkeit des Programmpaketes hat SAP weiterhin veranlasst, im Rahmen der Customizing-Funktionalitäten einen Strukturierungselemente für die Einführung und Veränderung/Erweiterung des R/3 Systemes mitzuliefern (Vorgehensmodell). Weiterhin werden Werkzeuge für die Systemeinstellung und deren Dokumentation bereitgestellt. Im Rahmen des Customizing müssen z.B. die Währung, die Geschäftsjahresvariante, Num-mernkreis für Buchungen und Kostenrechnungsbelege usw. eingestellt werden. 1.3. Module des Systems SAP deckt alle betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche ab. Alle wesentlichen Funktions-bereiche sind als eigenständiges Modul vorhanden (vgl. Abb. 1).

R/3R/3Client / ServerClient / Server

ABAP/4ABAP/4

FIFIFinancialFinancial

AccountingAccounting

COCOControllingControlling

AMAMFixed AssetsFixed Assets

Mgmt.Mgmt.

PSPSProjectProjectSystemSystem

WFWFWorkflowWorkflow

ISISIndustryIndustry

SolutionsSolutions

MMMMMaterialsMaterials

Mgmt.Mgmt.

HRHRHumanHuman

ResourcesResources

SDSDSales &Sales &

DistributionDistribution

PPPPProductionProductionPlanningPlanning

QMQMQualityQuality

Manage-Manage-mentment PMPM

Plant Main-Plant Main-tenancetenance

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R/3 Modul

Bezeichnung Verwendung

BC Basic grundlegende Steuerung des Systems

FI Financials Finanzbuchhaltung / Erstellung des Jahresabschlusses

AA Asset Accounting Verwaltung der Anlagen; Anla-genbuchhaltung

CO Controlling PS Project System Planung und Kontrolle von Pro-

jekten (F&E, Anlagenbau) OC Office and Communication IS Industries Solutions spezielle Branchenlösungen MM Material Management Unterstützung für Einkauf und

Logistik PP Production Planning Unterstützung für die Arbeitsvor-

bereitung PM Plant Maintenance Instandhaltung SD Sales and Distribution Vertriebsunterstützung Abb. 1: Module im SAP-System Die funktionsorientierten Module (z.B. FI, HR, SD) werden ergänzt durch spezielle Anwen-dungen für Branchen (IS). 2. SAP-Ordnungsbegriffe in FI/CO

Abb. 5: SAP-Hierarchie der Ordnungsbegriffe (FI/CO) (Quelle: Klenger, S.124) Mandant oberster Begriff in der Hierarchie von Ordnungsbegriffen. Jeder Mandant ist eine für sich ab-geschlossene Einheit mit eigenen Stammsätzen und einem vollständigen Satz von Tabellen. In allen Datensätzen wird ein Mandantenschlüssel (als Primärschlüsselfeld) mitgeführt, der die Trennung der Datensätze nach Mandanten gewährleistet. Es handelt sich quasi um eine

Buchungskreis Buchungskreis

Kostenrechnungskreis

Buchungskreis

Kostenrechnungskreis

Kontenplan Kontenplan

Mandant

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geschlossene „Welt“. Üblicherweise stellt man sich unter einem Mandanten einen Konzern vor. Buchungskreis Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlust-rechnungen. Alle Stammdaten der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens müssen einem Buchungskreis eindeutig zugeordnet sein. Gesellschaft Eine Gesellschaft ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die nach der jeweiligen Handelsgesetzgebung ein Einzelabschluss aufzustellen ist. Ge-sellschaft und Buchungskreis sind i.d.R. deckungsgleich. Mandant – Buchungskreis Mandant und Buchungskreis stehen im Verhältnis 1:n, d.h. einem Mandanten können mehre-re Buchungskreise zugeordnet werden.

Quelle: Voß, Martin, Organisationseinheiten im SAP R/3 System, Schulungsunterlagen des HCC-Kompetenzzentrums Passau

SAPSAP

WerkWerk

UnternehmenUnternehmen

LagerhalleLagerhalle

AbteilungAbteilung SparteSparte GeschäftsGeschäfts--bereichbereich

VertriebsVertriebs--gesellschaftgesellschaft--

MandantMandant

BuchungskreisBuchungskreis

WerkWerk

LagerortLagerort

VerkaufsVerkaufs--organisationorganisation

SparteSparte

FirmaFirma TochterTochter--gesellschaftgesellschaft

R

Beispiel für eine UnternehmensstrukturBeispiel für eine Unternehmensstruktur

© SAP AG

SAPSAPSAPSAP

WerkWerk

UnternehmenUnternehmen

LagerhalleLagerhalle

AbteilungAbteilung SparteSparte GeschäftsGeschäfts--bereichbereich

VertriebsVertriebs--gesellschaftgesellschaft--

MandantMandant

BuchungskreisBuchungskreis

WerkWerk

LagerortLagerort

VerkaufsVerkaufs--organisationorganisation

SparteSparte

FirmaFirma TochterTochter--gesellschaftgesellschaft

RRR

Beispiel für eine UnternehmensstrukturBeispiel für eine Unternehmensstruktur

© SAP AG

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Kostenrechnungskreis Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Im Kostenrechnungskreis werden die innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet, wobei die primären Kosten aus dem ex-ternen Rechnungswesen übernommen und nach innerbetrieblichen Gesichtspunkten geglie-dert werden. Stammdaten der Kostenrechnung werden beim Anlegen sowohl dem Kosten-rechnungskreis als auch dem Buchungskreis zugeordnet. Damit ist die Kostenstelle als Ob-jekt auch in der Finanzbuchhaltung bekannt und kann als weiteres Erfassungskriterium ne-ben dem Konto verwendet werden. Warum ist der Kostenrechnungskreis über den Buchungskreisen angesiedelt? SAP will da-durch die Möglichkeit einer buchungskreisübergreifenden Kostenrechnung schaffen. Dies bedeutet, dass zwei oder mehr eigenständige Unternehmen in einer Kostenrechnung zu-sammengefasst werden. Dies ist sinnvoll, wenn man Verrechnungen zwischen den Gesell-schaften im Rahmen der Kostenrechnung durchführen möchte, statt Rechnungen (ext. Rechnungswesen) zu schreiben. Eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung ist nur bei sehr engen Verflechtungen zwischen den Unternehmen sinnvoll. Die Regel wird sein, dass der Kostenrechnungskreis dem Buchungskreis entspricht. Damit ist auch Kostenrech-nungssicht und Buchhaltungssicht identisch. Kontenplan Ein Kontenplan ist ein Verzeichnis der im betrachteten Unternehmen notwendigen Konten. Dieses vom Rechnungswesen definierte Gliederungsschema lehnt sich üblicherweise an ei-nen Kontenrahmen (Industriekontenrahmen, Gemeinschaftskontenrahmen) an. Der Konten-plan ist also die Summe aller in einem Unternehmen verwendeten Konten; wird durch eine Kontenplan-Nr identifiziert.

Abb. 6. Beispiel für einen Kontenplan (Copyright SAP AG)

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Beziehungen zwischen Mandant - Buchungskreis - Kontenplan In einem Mandanten hat jedes eigenständige Unternehmen einen eigenen Buchungskreis. Der Mandant stellt damit einen Konzern oder eine Unternehmensgruppe dar. Jedes dieser Unternehmen arbeitet mit einem Kontenplan. Ein Unternehmen kann nicht mit mehreren Kontenplänen arbeiten! In einem Konzern kann ein Kontenplan allerdings von mehreren Un-ternehmen verwendet werden. Deshalb steht der Kontenplan oberhalb der Buchungskreise und auch oberhalb der Kostenrechnungskreise. Werden mehrere eigenständige Unterneh-men (Buchungskreise) in einer gemeinsamen Kostenrechnung geführt, müssen alle Unter-nehmen den gleichen Kontenplan einsetzen, da es sich bei SAP um ein Einkreissystem han-delt. Ein gleicher Kontenplan für mehrere Unternehmen kann sinnvoll sein, wegen Vergleichbar-keit zwischen Konzerngesellschaften. Nachteil: Zentraler Kontenplanpfleger notwendig, der für alle beteiligten Konzerngesellschaften sachkundig ist. Bei heterogenen Gesellschaften entsteht eine Vielzahl von Konten, die von den meisten Unternehmen nicht benötigt werden, z.B. gibt es im Großhandel keinen Ausschuss, bei Dienstleistern und Energieversorgern kei-ne Fertigwarenbestände. Meist gibt es bei heterogenen Konzernen auch nichts zu verglei-chen, da die Unternehmen viel zu unterschiedlich sind. Solche Zentralisierungslösungen sind immer auf ihre Tauglichkeit zu prüfen. SAP sagt nur, dass bestimmte Funktionalitäten vor-handen sind. Ob es sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt. (Hausaufgabe: Aufgabe 1)

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3. Einführung in die Systembedienung 3.1. An- und Abmelden Anmelden erfolgt durch Anklicken des SAP-Icons auf dem Desktop oder über die Startleiste. Es erscheint folgender Bildschirm

Dieser und alle weiteren Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP AG. Sie sind zum Teil aus Platzgründen nur ausschnittsweise abgebildet. Enter oder (Alle abgebildeten Icons unterliegen dem Copyright der SAP AG) Das Kennwort muss beim erstmaligen Anmelden geändert werden. Bestätigen Sie die fol-gende Systemnachricht mit Enter Abmelden: Menüfolge: System – Abmelden Das Skript wurde im Hinblick auf das Release Enterprise durchgesehen. Soweit sich die Hardcopies nicht inhaltlich geändert haben basieren sie noch auf Release 4.6 B. Die Hardcopies dienen der Veranschaulichung des Textes und sind nicht als durchge-hende Falldokumentationen zu verstehen

FB 1 nutzt Mandant 901

Benutzer: Matrikelnummer Kennwort: Student

Sprache: DE (kann weggelasssen werden)

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3.2. Das R/3-Fenster

Die Navigation in den einzelnen Funktionsbereichen erfolgt mit Hilfe des „Baumes“ im linken Teil des Bildschirmes. Die Navigation ist dem NT-Explorer vergleichbar. Klick auf + öffnet den entsprechenden Ast, Klick auf – schließt ihn. Schließt man einen Ast mit tiefer Navigations-struktur durch – auf den obersten Knoten bleibt der Navigationspfad erhalten. Das bedeutet, dass man bei gleichem Geschäftsprozess (z.B. Buchung) nicht wieder navigieren muss. Da-durch wird die Menüstruktur recht schnell unübersichtlich, wenn man verschiedene Ge-schäftsprozesse durchführt. Anklicken dieses Symbols setzt alle Navigationspfade zurück. a) Symbole und Menüs

Die Symbolleiste enthält Drucktasten für häufig gebrauchte Funktionen wie z.B. Sichern und Enter. Die aufgeführten Menüs hängen von der jeweiligen Anwendung ab, die Sie gerade bearbeiten. Folglich sehen Sie verschiedene Menüs, wenn Sie verschiedene Anwendungen verwenden.

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Enter-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste in der Symbolleiste oder Drücken der ENTER –Taste auf Ihrer Tastatur bestätigen Sie die auf einem Bild gemachten Eingaben. Befehlsfeld

Feld zur Eingabe von Befehlen, etwa Transaktionscodes, Buchstaben für die Direktwahl und andere Befehle. Eine Transaktion ist eine Folge zusammengehöriger Dialogschritte, um ei-nen logisch abgeschlossenen Vorgang im SAP-System abzuwickeln (z.B. eine Buchung). Eine Transaktion kann über das Menü oder über ihren „Namen“ (Transaktionscode) aufgeru-fen werden. Sichern-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Arbeit. Zurück-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine Anwendungshierarchiestufe zurück. Falls Da-ten verloren gehen, erscheint ein Dialogfenster, mit einer Warnung. Eventuell können Sie auch Daten sichern. Beenden-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Drucktaste beenden Sie die aktuelle Transaktion. Das System kehrt zum Menübildschirm zurück. Abbrechen-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle Anwendung ab.

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Suchen-Drucktaste

Durch Anklicken dieser Taste können Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen. Ein weiteres wichtiges Fensterelement, das Ihnen im R/3-System immer wieder begegnen wird, ist das Dialogfenster. Ein Dialogfenster erscheint, • immer wenn SAP weitere Informationen für die Verarbeitung benötigt • um Ihnen Informationen anzuzeigen, z.B. Meldungen oder spezifische Informationen zu

Ihrer aktuellen Anwendung. Hier sehen Sie ein Beispiel:

Die mit einem ? gekennzeichneten Felder im Dialogfenster sind MUSS-Felder und daher immer mit einer Eingabe zu versehen. b) Funktionsumfang der Menüleiste Die folgende Tabelle führt Menüs auf, die auf jedem Bild des R/3-Systems angeboten wer-den. Menü Bedeutung System Im Menü System finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte Sys-

tem beziehen (z.B. Erzeugen Modus, Benutzervorgaben und Abmel-den).

Hilfe Im Menü Hilfe finden Sie Funktionen, um auf die verschiedenen Formen der im R/3-System verfügbaren Online-Hilfe zuzugreifen.

Die folgende Tabelle führt Menüs auf, die Sie in der Regel in jeder R/3-Anwendung vorfinden. Menü Bedeutung <Objekt> In der Regel ist der erste Menüpunkt (ganz links) nach dem Objekt

(z.B. Material) benannt, mit dem Sie gerade arbeiten. In diesem Menü finden Sie Funktionen, die sich auf das gesamte Objekt beziehen, wie z.B. Anlegen, Ändern oder auch Drucken. Außerdem finden Sie in die-sem Menü die Funktion Beenden mit der die aktuelle Anwendung be-endet wird.

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Bearbeiten Der zweite Menüpunkt heißt Bearbeiten. In ihm finden Sie Funktionen, die auf Teile des gerade bearbeiteten Objektes wirken, wie z.B. Mar-kieren, Editieren, Kopieren. Außerdem finden Sie hier die Funktion Ab-brechen, mit der Sie eine Anwendung verlassen können, ohne daß das System die bisher eingegebenen Daten prüft und sichert.

Springen Der dritte Menüpunkt heißt Springen und enthält Navigationsfunktio-nen, die es Ihnen ermöglichen, direkt auf Bilder der aktuellen Anwen-dung zu springen. Hier finden Sie auch die Navigationsfunktion Zurück, mit der Sie der Struktur der Anwendung entsprechend eine Ebene zu-rückgehen können, wobei das System Ihre Daten prüft und bei inkon-sistenten Daten einen Korrekturdialog beginnt.

Weiterhin können auch folgende Menüs in der Menüleiste angezeigt werden: Menü Bedeutung Zusätze Das Menü Zusätze enthält Funktionen, die das aktuelle Objekt oder

Teilobjekt ergänzen und nicht ständig benötigt werden. Umfeld Das Menü Umfeld enthält Funktionen, mit denen Sie zusätzliche In-

formationen zu dem aktuellen Objekt erhalten können. Sicht Das Menü Sicht enthält Funktionen, die die Sicht auf das aktuelle Ob-

jekt verändern, z.B. von einer zweizeiligen auf eine einzeilige Listen-darstellung umschalten.

Einstell- ungen

Das Menü Einstellungen enthält Funktionen, die benutzerspezifische Voreinstellungen von Anwendungsparametern erlauben.

Hilfsmittel Das Menü Hilfsmittel enthält Funktionen, die objektübergreifend arbei-ten, z.B. allgemeine Lösch-, Kopier- und Druckfunktionen.

Hinweise zum Arbeitsplatzmenü nach dem Anmelden In dieser Menüleiste sehen Sie die Hauptmodule des SAP-Systems

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Büro verschiedene Bürofunktionen wie Terminkalender, Archivierung und Ablage, Nachrichten Logistik Unter dem Hauptpunkt Logistik sind folgende betrieblichen Funktionen subsummiert: Materialwirtschaft, Vertrieb, Produktionsplanung und –steuerung, Instandhaltung, Service- und Qualitäts-Management Rechnungswesen Die Funktionen Finanzwesen (i.W. Buchhaltung), Treasury, Controlling finden sich unter dem Hauptpunkt Rechnungswesen Personal Die wesentlichen Funktionen des Personal-Moduls sind Personalmanagement, Zeitwirt-schaft, Personalabrechnung Infosysteme In den einzelnen Modulen, die sich an den Unternehmensfunktionen orientieren, gibt es je-weils einen Bereich Infosysteme, der der Wiedergewinnung und Aufbereitung der Informatio-nen dient. Dadurch ist die Funktion Informationsgewinnung (nur Lesen) von der Menüstruktur eng mit Pflege (Lesen und Schreiben) verknüpft. Im Unternehmen gibt es jedoch eine Viel-zahl von Mitarbeitern, die nur Leserechte haben sollen, diese jedoch in allen Modulen. Ohne einen speziellen Punkt Infosysteme müssten sie ständig die Module wechseln (benutzerun-freundlich) und für die Systemadministration wäre eine komplexe Zugangsberechtigung zu verwalten. Werkzeuge Unter diesem Menüpunkt sind eine Reihe von Tools zusammengefasst, die über die tägliche Arbeit hinausgehen. • Im Rahmen der ABAP/4-Workbench können Entwickler zusätzliche Programme erstellen

und mit dem ABAP/4-Dictionary Informationen über die Datenstruktur gewinnen. • Funktionen für den System-Administrator zur Verwaltung des Systems • Customizing stellt Werkzeuge für die Systemeinführung und die betriebsindividuellen An-

passungen bereit (Vorgehensmodell und Einführungsleitfaden) Customizing-Leitfaden über Menüpfad: Werkzeuge – Customizing – IMG -Projektbearbeitung – SAP-Referenz-IMG

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• Business Navigator, Business Workflow visualisieren die einzelnen Sichten des R/3-Referenzmodells (Datensicht, Prozesssicht usw.)

System Hier finden sich verschiedene Systemfunktionen. Wichtig hiervon ist: • Abmelden • Erzeugen Modus / Löschen Modus

Mit Hilfe mehrerer Modi können Sie im SAP-System parallel arbeiten. Dies bedeutet, dass Sie in der Kostenrechnung einen Betriebsabrechnungsbogen ansehen können und paral-lel in der Finanzbuchhaltung einen Sie interessierenden Beleg ansehen können, ohne zwischen den Modulen zu wechseln. Ein zweiter Modus verhält sich so, als hätten Sie ein zweites SAP-System zur Verfügung.

Öffnen Sie aufgrund der Systembelastung nicht mehr als 2 Modi.

Hilfe Verschiedene Hilfefunktionen.

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3.3 Matchcode: Ein Matchode erlaubt es Ihnen, den Schlüssel eines bestimmten Datenbanksatzes (z.B. eine Kontonummer) zu finden, indem Sie im Satz enthaltene Informationen eingeben. Das System zeigt dann eine Liste aller Sätze an, die für die die eingegebenen Kriterien zutreffen. Ein Matchcode kann man sich etwa so vorstellen, wie das Stichwortverzeichnis eines Buches.

Meist sind unterschiedliche Matchcodes vorhanden. Diese finden sich dann als Registerleis-te. Die zu suchenden Informationen kann man durch Anklicken dieses Icons im folgenden Dialogmenü eingrenzen.

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Beispiel für ein Suchergebnis – verändert sich im Laufe der Zeit durch neu angelegte Konten:

Hausaufgabe: Aufgabe 2

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3.4. IDES IDES ist die Abkürzung für International Demonstration and Education System. IDES ist ein von SAP entwickeltes Modellunternehmen. Es handelt sich dabei um eine internationale Unternehmensgruppe mit Standorten in Europa, Asien, Nord- und Südamerika. Normalerweise wird die Software ja ohne Anwendungsdaten ausgeliefert, d.h. die Anwender müssen die betriebsindividuellen Daten wie Organisationsstrukturen, Werksstandorte, Kon-ten, Kostenstellen, Kostenarten usw. erst einmal anlegen. Wenn dies erfolgt ist, kann man die laufenden Geschäftsvorfälle erfassen. Beim Unternehmen IDES hat die SAP sowohl Stammdaten angelegt als auch Geschäftsvorfälle in das System eingegeben. Wir steigen daher in ein bereits existierendes Unternehmen ein, ähnlich einem Mitarbeiter, der nach Stu-dium oder Arbeitsplatzwechsel in einem neuen Unternehmen tätig wird. Die folgenden Informationen über das Modellunternehmen IDES sollen Ihnen das Arbeiten im Verlauf des Semesters erleichtern. Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau der IDES-Gruppe.

Abbildung 7: Aufbau der IDES-Gruppe Im Rahmen der Veranstaltung werden wir uns ausschließlich mit dem deutschen Tochterun-ternehmen der IDES-Gruppe beschäftigen. Dieses Unternehmen (IDES-Deutschland) ist ein integraler Bestandteil der Europa-Gruppe.

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IDES-Deutschland ist durch folgende Sachverhalte gekennzeichnet: Buchungskreis Gesellschaft Sitz Währung Kontenplan Produkte 1000 1000 Frankfurt EUR INT Aufzüge, Motorräder,

Autos, Pumpen, PC’s, Glühlampen, Farben, Tabletten

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4. Grundfunktionen der Finanzbuchhaltung 4.1. Grundsätzlicher Aufbau der Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung 4.1.1. Konto als zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung Zentrales Objekt der Finanzbuchhaltung ist das Konto. Alle Geschäftsvorfälle werden in Form von Soll- und Habenbuchungen auf den Konten erfasst. Um Geschäftsvorfälle auf den Kon-ten erfassen zu können, müssen die einzelnen Konten dem System erst einmal bekannt ge-macht werden. Dies geschieht mit Hilfe eines Kontenstammsatzes. Anschließend können die Geschäftsvorfälle kontenbezogen erfasst werden (Bewegungsdaten). Stammdaten werden meist vor Aufnahme des lfd. Betriebes angelegt. Sie haben keinen Pe-riodenbezug. Sie gelten so lange, bis sie geändert werden. Sie ändern sich relativ selten. Bewegungsdaten sind vorgangsorientiert und werden durch den laufenden Betrieb ständig hinzugefügt. Sie haben einen Periodenbezug und zwar i.d.R. über das Datum. 4.1.2. Organisation der Finanzbuchhaltung als Haupt- und Nebenbuchhaltung Entwicklungsgründe: Ursprünglich gab es in der Buchhaltung Bestands- und Erfolgskonten, die zur Bilanz und GuV führten. Dieses System kennen Sie aus den Vorlesungen zur Buchhaltung und zum Jahresabschluss. Zunehmende Unternehmensgrößen haben zur Ausweitung der Zahl der Geschäftsvorfälle geführt und auch die Zahl der Lieferanten und Kunden hat beträchtlich zu-genommen. Dies führte zu einer Vielzahl von Buchungen auf den Konten Forderungen und Verbindlichkeiten. Ein einzelner Buchhalter konnte diesen Arbeitsanfall nicht mehr abwickeln, und mehrere Buchhalter konnten nicht mit einem einzigen Forderungs- und Verbindlichkeits-konto arbeiten. Man hat deswegen für jeden Lieferanten und jeden Kunden eine Art Kartei-karte angelegt und die Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen darauf erfasst, d.h. für jeden Lieferanten und für jeden Kunden wurde ein eigenes Konto eingerichtet. Jetzt konnten die Lieferanten und Kunden auf mehrere Buchhalter verteilt werden. Außerdem konnte sehr viel schneller ein Überblick über die Forderungen gegenüber den Kunden bzw. den Verbindlich-keiten gegenüber den Lieferanten gewonnen werden. Die Karteikarten / Kontenblätter für die Lieferanten wurden zu Kreditorenbuchhaltung Kreditor: Fachbegriff des externen Rechnungswesens für den Lieferanten; Kreditoren

schicken dem betrachteten Unternehmen Eingangsrechnungen. Die Karteikarten / Kontenblätter für die Kunden wurden zur Debitorenbuchhaltung. Debitor: Fachbegriff des externen Rechnungswesens für den Kunden; Debitoren er-

halten vom betrachteten Unternehmen Ausgangsrechnungen. Debitoren- und Kreditorenkonten sind also Personenkonten. Kreditoren- und Debitorenbuch-haltung bezeichnet man als Nebenbuchhaltungen. Die „normalen“ Bilanz- und GuV-Konten (Sachkonten) bilden die Hauptbuchhaltung.

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Von Zeit zu Zeit (meist monatlich) wurden die Kreditoren und Debitoren zusammengefasst und die Kreditoren auf ein spezielles Hauptbuchkonto (Kreditorenverbindlichkeiten) und die Debitoren auf ein spezielles Hauptbuchkonto (Debitorenforderungen) übertragen. Dann konnte im Hauptbuch der Abschluss erstellt werden. Sachkonto: Alle über Bilanz oder GuV abzuschließenden Konten. Auch das Debitoren-

konto (Summe aller Debitoren / Forderungen) und das Kreditorenkonto / Verbindlichkeiten) sind Sachkonten.

Diese Organisationsform der Buchhaltung hat auch in die Software von SAP Eingang gefun-den. SAP hat die existierende Organisation der Buchhaltung einfach „abprogrammiert“. Aus der Gesamtheit der Konten wurden die Kundenkonten (Debitoren) und die Lieferantenkonten (Kreditoren) wegen ihrer großen Anzahl und der Besonderheiten (Zahlungsverkehr) in Ne-benbuchhaltungen ausgegliedert. Ebenso werden die Anlagenkonten in eine separates Sub-Modul Anlagenbuchhaltung ausgegliedert. Zum Teil werden auch die Bankkonten (auf-grund von speziellen Erfassungsmasken) ausgegliedert. Auch die oben beschriebenen Hauptbuchkonten, auf die die Summen der Lieferanten und Kunden übertragen werden, gibt es in SAP. Sie werden Abstimmkonten genannt. Einen klei-nen Unterschied gibt es jedoch. In SAP werden nicht periodisch die Summen auf das Ab-stimmkonto übertragen, sondern jede Buchung parallel mitgeführt. Das Abstimmkonto ist al-so ein Sachkonto, auf dem jede Bewegung der Nebenbuchhaltung, also der Debitoren, der Kreditoren und der Anlagen mitgeführt wird. Diese Technik wird Mitbuchkontentechnik ge-nannt. Über die Mitbuchkontentechnik erfolgt das synchrone Verbuchen der Nebenbuchvor-gänge auf dem korrespondierenden Abstimmkonto des Hauptbuches. Dadurch kann jeder-zeit und nicht nur periodisch (nach Übertrag) ein Abschluss erstellt werden. Abstimmkonten stellen ein Werkzeug dar, um Haupt- und Nebenbuchhaltung zu synchronisieren. Sie dienen nur SAP-internen Zwecken und können nicht direkt bebucht werden. Ursprünglich wurden Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung ausgegliedert, um die Datenfülle beherrschen zu können. Bei SAP ist die Datenfülle durch die Mitbuchkontentechnik noch an-gewachsen. SAP begründet daher die Ausgliederung mit den Besonderheiten bei der Bear-beitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Natürlich führt das beschriebene Vorge-hen zu einer erheblichen Aufblähung des Buchungsstoffes, aber Ressourcenverschwendung hat SAP eigentlich noch nie interessiert. In existierenden Unternehmen gibt es nicht nur ein Abstimmkonto für die Lieferanten und ei-nes für die Kunden, sondern in der Regel verweisen zusammengehörige Gruppen von Kon-ten der Nebenbuchhaltung auf ein gemeinsames Abstimmkonto. Zum Beispiel können alle ausländische Debitoren auf ein gemeinsames Abstimmkonto weisen. Der Geschäftsvorfall „Zahlung der Miete“ wird grundsätzlich mittels des folgenden Buchungs-satzes dargestellt: Mietaufwand an sonstige Verbindlichkeiten Augrund der Organisation der FiBu in Haupt- und Nebenbuchhaltung und aufgrund der Mit-buchkontentechnik löst dieser Geschäftsvorfall in SAP folgende Buchungen aus:

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Mietaufwand an Kreditor(enkonto) und gleichzeitig Belastung des Abstimmkontos

In der Finanzbuchhaltung finden sich also folgende Daten:

Abb. 9 : Daten in der Finanzbuchhaltung (Quelle: Klenger, S. 143)

Daten in der Finanzbuchhaltung

Stammdaten Bewegungsdaten

Hauptbuch Belege(Geschäftsvorfälle)

Nebenbücher

Debitoren- /Kundenkonten

Kreditoren- / Lieferantenkonten

Anlagenkonten

Sachkonten

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4.2. Strukturen der Finanzbuchhaltung – Pflege der Stammdaten Wesentliche Stammdaten der Finanzbuchhaltung sind: • Sachkonto • Kreditor • Debitor 4.2.1. Anlegen / Ändern / Anzeigen Sachkonto Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Einzelbearbei-tung - Zentral Mit dieser Menüfolge legen Sie das Sachkonto im Kontenplan und im Buchungskreisbereich an. Die Menüfolgen ... – Stammdaten – Einzelbearbeitung – Im Kontenplan und ... – Stammda-ten – Einzelbearbeitung - Im Buchungskreis – sind nicht relevant, da hier das Konto in zwei Schritten (zunächst im Kontenplan, dann im Buchungskreis) angelegt wird. Dieses zweistufi-ge Vorgehen erscheint wenig sinnvoll. Voraussetzung für ein solches Vorgehen ist, dass zwei oder mehr Unternehmen eines Konzerns mit dem gleichen Kontenplan arbeiten, aber nicht alle Konten in den eigenen Buchungskreis übernehmen. Im Kontenplan sind dann alle Konten enthalten, die die beteiligten Unternehmen verwenden. In den einzelnen Buchungs-kreisen jedoch nur eine Teilmenge dieses Kontenplanes. Vereinheitlichungen der Kontenpläne von Konzernunternehmen sind grundsätzlich kritisch zu sehen. Besser ist es, jedem Unternehmen seinen eigenen Kontenplan zu lassen und jedes Konto dieses Kontenplanes einem Konzernkonto zuzuordnen. In diesem Fall hat jedes Un-ternehmen einen eigenen Kontenplan mit einer eigenen Kontenplanbezeichnung. Im Einstiegsbild geben Sie die Konto-Nr. und den Buchungskreis an und wählen im Menü Sachkonto – Anlegen oder durch Anklicken dieses Icons. Die Icons daneben dienen dem Anzeigen bzw. Ändern.

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1. Bild für die Sachkontenanlage

Wichtige Felder: Kontengruppe: betriebswirtschaftlich: Gruppe von gleichartigen Konten (die den gleichen Regeln gehor-chen), z.B. Anlagekonten, Forderungskonten. In SAP muss jedes Konto einer Kontengruppe zugeordnet werden. Sie steuert das Anlegen von Stammsätzen, z.B. welche Felder beim Anlegen des Stammsatzes gefüllt werden müs-sen oder können. Konkret steuert die Kontengruppe das Erscheinungsbild der Erfassungsmaske und den Um-fang der Felder, die im Sachkontenstammsatz gespeichert werden sollen (Bildschirmlayout) - die Art der Nummernvergabe für die Kontonummer - die Nummernkreise, aus denen die Nummern für die Sachkonten zu wählen sind Das Bildschirmlayout wird dadurch geregelt, dass beim Customizing der Kontengruppe für jedes Feld der „Feldstatus“ festgelegt wird. Der Feldstatus regelt, ob das Feld ein- oder aus-geblendet ist und ob es ein Muss- oder Kann-Feld ist. Bei der Eingabe der Konten wird dann jeweils die Kontengruppe eingegeben, nach der die Stammdaten erfasst werden sollen. Es

Eine kurze betriebswirtschaftliche Erklärung der einzelnen Felder erhalten Sie, wenn Sie die Feld-bezeichnung (Text) anklicken und dann auf das gelbe Fragezeichen klicken.

Konto wird dem Buchungskreis (Un-ternehmen) zugeordnet

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ist logisch, dass für die Anlage eines Anlagenkontos andere Felder benötigt werden, als bei der Anlage eines Forderungs- oder Verbindlichkeitskontos. Die Felder sind zu Feldgruppen zusammengefasst (z.B. Kontensteuerung). Der Einstieg ins Customizing erfolgt über Werkzeuge – Customizing – IMG - Projektbearbei-tung – SAP-Referenz-IMG. Sie sehen die Struktur des Einführungsleitfadens (linkes Bild) und wählen das entsprechende Modul aus. Im obigen Fall Finanzwesen – Hauptbuchhaltung – Sachkonten – Stammdaten – Vorarbeiten – Kontengruppe definieren (Uhrsymbol) – Suchen des Kontenplanes INT und der Kontengruppe ERG – Markieren durch Klicken auf linkes Quadrat – Icon mit Feldstatus anklicken – anzuzeigende Zeile markieren – Detail-Icon. Man erhält das rechte Bild.

Nummernkreise: Mit dem Nummernkreisintervall wird festgelegt, aus welchem Nummern-Bereich die Konto-nummer genommen werden darf. Bei externer Nummernvergabe (wird vom Anwender ein-getippt) findet eine Überprüfung statt, ob die eingetippte Nummer aus einem zulässigen Nummernbereich stammt. Bei interner Nummernvergabe vergibt das System eine Nummer aus dem zulässigen Nummern-Intervall. Interne und externe Nummernvergabe ist insbeson-dere bei der Anlage von Debitoren und Kreditoren von Bedeutung. Für GuV-Konten (Aufwands- und Ertragskonten) ist die Kontengruppe Erfolgskonten ein-zugeben. Bilanzkonten sind mit den Kontengruppe Sachkonten allgemein anzulegen.

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Erfolgskonto oder Bestandskonto Es muss angegeben werden, ob es sich um ein Erfolgs- oder Bestandskonto handelt. Die Detailsteuerung Erfolgskonten ist nur relevant beim Umsatzkostenverfahren. Bezeichnung in Pflegesprache (EN) Der Kontenplan INT ist ein internationaler Kontenplan und wird in Englisch gepflegt. Man muss hier Bezeichungen eingeben. Diese können aber in Deutsch erfolgen. Partnergesellschaft Macht bei Sachkonten keinen Sinn – nicht auszufüllen. Konzern-Kontonummer Jedes Konto des betrachteten Unternehmens wird einem Konzern-Konto zugeordnet. Da-durch ist es möglich, eine Bilanz und GuV in einer konzerneinheitlichen Struktur zu erstellen, ohne dass die einzelnen Unternehmen einen einheitlichen und damit aufgeblähten (Konzern-)Kontenplan übernehmen müssen. Das Konzernkonto muss dem Konzernkontenplan CONS entnommen werden. Normalerweise wird dieser Kontenplan bei Aktivierung des Matchcodes auch angezeigt. Ist dies nicht der Fall, muss der Matchcode „Sachkontonummer im Konten-plan“ aktiviert und das Konto gesucht werden.

Durch Anklicken dieses Symbols kann man einen Suchbegriff eingeben. Eine Fortsetzung der Suche ist durch dieses Icon möglich.

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2. Bild für die Anlage eines Sachkontos

Steuerkategorie Hier kann hinterlegt werden, ob das Konto MWST-relevant ist und ob es sich um Vorsteuer oder um Ausgangssteuer handelt. Wird hier keine Eingabe gemacht, können keine Bu-chungen mit Umsatzsteuer gemacht werden. Alternative Konto-Nr. : frei verfügbares Feld, kann z.B. für eine Kontonummer aus einem Altsystem verwendet wer-den Einzelpostenanzeige Wenn auf einem Konto Einzelposten geführt werden sollen, d.h. wenn man die einzelnen Buchungen auf dem Konto sehen will, muss dieses Feld aktiviert werden. Wird es aktiviert, dann ist die Angabe eines Sortierschlüssels notwendig.

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3. Bild für Sachkontenanlage

Feldstatusgruppe: Sie regelt den Erfassungsbildschirm für Bewegungsdaten, also den Erfassungsbildschirm für Buchungen auf das Sachkonto. Die Feldstatusgruppe hat nichts mit dem Stammdatenbildschirm zu tun. Wichtig: Es ist zu unterscheiden zwischen: • der Anlage eines Sachkontos (mit seinen Stammdaten, z.B. Kto.-Nr., Kto.-Bez.). Hierfür

gibt es mehrere Erfassungsbilder (wird gesteuert über Kontengruppe). • und den Buchungen auf dem Sachkonto. Hierfür gibt es ein anderes Bildschirmlayout.

Dieses „Buchungslayout“ wird als Nr. im Sachkontenstammsatz eingegeben (Feldstatus-gruppe). Wenn kostenrechnungsrelevante Buchungen erfolgen sollen, muss die Feldsta-tusgruppe Kostenkonten gewählt werden, andernfalls fehlt das Feld für die Eingabe der Kostenstellennummer.

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Finanzposition: Hier muss eine Eingabe erfolgen, da das Finanzmanagement aktiv ist. Erfolgt keine Eingabe, führt dies zu Schwierigkeiten bei der Bebuchung des Kontos. Da wir die Funktion Finanzmanagement nicht nutzen, verwenden Sie am besten immer die Finanzposi-tions-Nr. 1136 oder 9993.

4. Bild für die Anlage eines Sachkontos Damit man die Kontenbezeichnung bei Matchcode-Suchen findet, muss man in diesem Bild die deutsche Bezeichnung angeben.

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Das Konto wird durch Anklicken des Icons Sichern angelegt. Wenn Daten fehlen, erscheint folgende Meldung:

Besonderheiten bei der Anlage von Bestandskonten Bei den Bestandskonten (schlagen sich in der Bilanz nieder) ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Bestandskonto mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung (z.B. Anlagenbuchhaltung) handelt oder nicht. Bestandskonten mit Bezug zu einer Nebenbuchhaltung sind immer Ab-stimmkonten (bitte auf die entsprechende Kontengruppe achten und Abstimmkonto hinterle-gen). Die folgenden Bildschirmmasken zeigen die Einstellungen bei einem Bestandskonto mit Be-zug zu einer Nebenbuchhaltung am Beispiel eines Anlagenkontos)

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Bitte achten Sie auf die Kontengruppe, die festlegt, dass es sich um ein Konto des Anlage-vermögens handelt. Die nächste Hardcopy zeigt das Folgebild. Hier ist nochmals auf das Abstimmkonto hinzuweisen. Bei den Anlagekonten handelt es sich grundsätzlich um Ab-stimmkonten, da die Einzelbewegungen in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden. Dies be-deutet, dass die Anlagekonten nicht direkt bebucht werden können. Als Feldstatusgruppe ist G007 (Anlagekonten) einzugeben, damit bei den Anlagenzugängen die richtigen Felder gepflegt werden können. Bei Bestandskonto ohne Bezug zur Nebenbuchhaltung gibt es keine wesentlichen Beson-derheiten. Bei genauem Vergleich z.B. der „Seite“ Erfassung/Bank/Zins eines Anlagen- und eines Fi-nanzkontos (z.B. 113100) erkennt man, dass unterschiedliche Angaben abgefragt werden. Dies wird wie oben beschrieben über die Kontengruppe gesteuert. Gleichartige Konten kann man auch über ein Vorlagekonto anlegen. Das ist so eine Art „Blaupause“ für alle weiteren Konten. Aber bitte vorher überzeugen, dass die Einstellungen des Vorlagekontos richtig sind.

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4.2.2. Anlegen von Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten 4.2.2.1. Zentrale Pflege versus Pflege in FI Bei der Anlage von n Kreditoren und Debitoren gibt es zwei Alternativen: • Pflege nur im Modul FI • Zentrale Pflege Wird der Kreditor/Debitor nur in FI angelegt, ist er nur den Sub-Modulen von FI und dem Mo-dul CO bekannt. Eine Verknüpfung mit anderen Modulen des SAP-Systems (vor allem MM und SD) ist nicht möglich. Erfolgt eine zentrale Pflege, können alle Module des Systems auf den Kreditor/Lieferanten bzw. Kunden/Debitor zugreifen. Die zentrale Pflege hat den Vorteil, dass hier die Systemintegration voll zum Tragen kommt. Sie hat den Nachteil, dass dem Buchhalter Strukturinfomationen der Logistik/Materialwirtschaft bekannt sein müssen. Ein Kreditor oder Debitor, der zunächst isoliert in FI angelegt wurde, kann nicht durch Än-dern zentral angelegt werden. In diesem Fall erhält man die Fehlermeldung, dass der Kredi-tor für die Einkaufsorganisation 1000 nicht angelegt ist. Will man für einen zunächst in FI isoliert angelegten Kreditor Einkaufsdaten nachpflegen, geht das nur über: ...Stammdaten – Zentrale Pflege – Anlegen !! Man kann dann die fehlenden Daten nachpflegen. 4.2.2.2. Anlegen von Kreditorenstammdaten - Zentrale Pflege Hier kommt zum ersten Mal die Integration mit anderen Modulen ins Spiel. Bei den Kredito-ren ist das im wesentlichen die Materialwirtschaft (MM). Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Stammdaten – Zentrale Pflege – Anlegen/Ändern/Anzeigen Einstiegsbild:

Eingabe bei externer Nummernver-gabe, freilassen bei interner Regelt Nummernkreis und interne bzw. externe Nummernvergabe – IDES: KRED – interne Vegabe 0001 – externe Vergabe

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Im Einstiegsbild sind neben dem Buchungskreis und ev. der Kontonummer noch die Ein-kaufsorganisation und die Kontengruppe einzugeben. • Einkaufsorganisation Die Einkaufsorganisation ist eine Organisationseinheit des MM und ist eine organisatorische Einheit innerhalb der Logistik. Mit Hilfe der Einkaufsorganisation wird das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs strukturiert. Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien bzw. Dienstleistungen, sie handelt mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aus und ist für diese Geschäfte verantwortlich. Die Einkaufsorganisation ist nach außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Die Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen geglie-dert, die für die operativen Tätigkeiten zuständig sind. Die Form der Beschaffung wird durch die Zuordnung von Einkaufsorganisationen zu Bu-chungskreisen und Werken festgelegt. Es gibt folgende Formen des Einkaufs: - konzernbezogen - eine Einkaufsorganisation beschafft für alle Buchungskreise eines

Mandanten - unternehmensbezogen - eine Einkaufsorganisation beschafft für genau einen Buchungs-

kreis und dessen Werke Zur Überwachung der Materialbestände muß es möglich sein, im System die Orte festzuhal-ten, an denen die Materialien physisch vorhanden sind. Dies erfolgt mittels der Begriffe Werk und Lagerort. Als Werk bezeichnet man die Unternehmensteile, die Materialien produzieren bzw. Waren und Dienstleistungen bereitstellen. Die Untergliederung des Unternehmens in Werke ist eine Untergliederung des Unternehmens aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition. Beim Werk handelt es sich um eine organisatorische Einheit der Logistik. Werke werden in den Modulen PP (Werk als Produktionsstandort), MM (Werk als Warenlager) und SD (Werk als Auslieferungslager) verwendet. Jedes Werk gehört zu genau einem Buchungskreis. Damit können die Bestände und die Werte der Bestände in den einzelnen Firmen getrennt geführt werden. Im Buchungskreis 1000 ist folgende Einkaufsorganisation hinterlegt: Einkaufsorganisation Werke Standort 1000 1000 Hamburg 1100 Berlin 1200 Dresden 1300 Frankfurt

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• Kontengruppe Die Kontengruppe regelt die nächsten Erfassungsbilder, die Art der Nummervergabe und die Nummernkreise für die Kreditoren-Stammdaten. Diese Einstellungen werden im Customizing festgelegt:

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Wenn Sie einen Stammsatz anlegen, müssen Sie die Kontengruppe angeben. Sie kann nach dem Anlegen des Stammsatzes nicht mehr geändert werden. Über Matchcode finden sich für Kreditoren z.B. die beiden Kontengruppen KRED und 0001. Aus der Zuordnung des Nummernkreises ‚02‘ und der Definition der Nummernkreise im Cu-stomizing kann man erkennen, dass ‚KRED‘ interne Nummernvergabe zugeordnet ist. Die Kontengruppe 0001 sieht externe Nummernvergabe vor. Externe Nummernvergabe ist sinnvoll, wenn man die Kreditoren-Nummern nach einem be-stimmten System vergeben will. Dies setzt ein gut durchdachtes Nummernsystem, die Erar-beitung einer Organisations-Richtlinie und deren Befolgung durch die Mitarbeiter voraus. Doppelte Nummern sind durch Prüfungen in SAP ausgeschlossen. Bei interner Nummernvergabe werden die Kreditoren-Nummern fortlaufend durch das Sys-tem vergeben. Wir wählen die Kontengruppe KRED und gelangen in das Bild zur Pflege der Adresse (1. Bild). Mit Enter oder ‚nächste Seite‘ gelangen wir in das 2. Bild: Im 3. Bild werden die Bankverbindungen des Lieferanten eingetragen. Dies ist notwendig für automatische Zahlungen. Im IDES keine Mußfelder!

ermöglicht die Verrechnung der offenen Posten

Jedes Unternehmen in ei-nem Konzern erhält eine eindeutige Nummer. Da-durch können die konzern-internen Geschäftsvorfälle (gegenseitige Lieferungen, Kreditvergaben usw.) er-kannt werden und im Rah-men der Konsolidierung eliminiert werden.

hier kann eine Konzern-Nr. eingetragen werden, wenn der Lieferant zu einem Konzern gehört

Bei allen Kreditoren/Debitoren der EU muss eine Umsatzsteuer-ID eingegeben wer-den, bestehend aus DE und einer 9-stelligen Zahl (steht normalerweise auf der Ge-schäftspost des Geschäftspartners

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Im 4. Bild (Kontoführung) ist das Abstimmkonto wichtig, da es die Verbindung zwischen der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) und der Hauptbuchhaltung herstellt.

Abstimmkonto (Muss-Feld): Für jede Nebenbuchhaltung müssen Sie im Sachkontenbereich mindestens ein Abstimmkon-to führen. Bevor man also Kreditoren- und Debitorenkonten anlegen kann, muss man zumin-dest ein Abstimmkonto für die Kreditorenkonten und eines für die Debitorenkonten anlegen. Wenn Sie auf ein Konto der Nebenbuchhaltung buchen, bucht das System automatisch auf das entsprechende Abstimmkonto mit. Die Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten sind typische Abstimmkonten. Abstimmkonten können nicht direkt bebucht werden. Weiterhin ist die Finanzdispositionsgruppe einzutragen: Kreditoren und Debitoren werden einer Finanzdispositionsgruppe zugeordnet, die bestimmte Eigenschaften, Risiken oder Arten der Geschäftsbeziehung widerspiegelt.

Ausprägungen z.B.: - Kunden – Inland - Kunden – Ausland - Großlieferanten

Im 5. Bild (Zahlungsverkehr Buchhaltung) wird der Zahlungsverkehr geregelt. Auf die hier hinterlegten Zahlungsbedingungen wird bei der Bezahlung der Rechnung zurückgegriffen. Erfolgt also bei der Zahlungsbedingung ‚0002‘ die Ausgangszahlung 10 Tage nach Rech-nungserhalt, wird vom Zahlungsprogramm automatisch 3% Skonto berücksichtigt.

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Die Maske enthält weitere Regelungen für den automatischen Zahlungsverkehr. Rechnungs-prüfung / Toleranzgruppe: gibt die Größenordnung für Toleranzen zwischen Rechnungsbe-trag und Zahlungsbetrag an. Im IDES sind das alles keine Mußfelder, jedoch sollte zumindest das Feld Zahlungsbed gepflegt werden.

6. Bild (Korrespondenz Buchhaltung): Angaben zu Mahnverfahren, Interne Organisation der Buchhaltung, usw. Keine Mussfelder im IDES.

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7. Bild (Einkaufsdaten):

letztes Bild (Partnerrollen):

Konditionen: Hier werden die Bedin-gungen hinterlegt, die allgemein für Geschäfte mit dem Lieferanten gelten (Zahlungsbedingungen, Mindestbe-stellwert, usw) Bei den Steuerungsdaten, Vor-schlagswerte Material, Servicedaten handelt es sich um spezielle Steue-rungsparameter des Einkaufs. Über Springen- Einkaufsorganisation Daten – Einkaufsdaten kann man sich die Einkaufsdaten (aus MM) an-sehen – wenn der Kreditor angelegt ist. Mußfeld im IDES: Bestellwährung

regelt, welche Rollen der Kreditor aus Sicht des Ein-kaufs annimmt, z.B. Be-stelladresse, Lieferant. Einzugeben sind die Kredi-torennummer und der Kre-ditorenname Keine Mußfelder im IDES

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4.2.2.3. Anlegen von Debitorenstammdaten – Zentrale Pflege Für die zentrale Anlage eines Debitors lautet die Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Debitoren – Stammdaten – Zentrale Pflege - Anle-gen/Ändern/Anzeigen Der Aufbau der Masken ist nicht vollständig identisch. Bei den Debitoren wurde das Regis-terkartenprinzip“ schon realisiert.

Bei den Debitoren müssen bei zentraler Anlage zusätzlich die Strukturen des Vertriebsberei-ches hinterlegt werden (Integration mit dem Modul SD). Damit werden dem Debitoren zusätz-liche Merkmale (Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte) mitgegeben. Für diese Kriterien kann dann im Modul SD eine Verdichtung der Debitoren-Bewegungsdaten erfolgen. Mit Hilfe der Verkaufsorganisation wird im IDES die regionale, nationale oder internationale Untergliederung des Marktes berücksichtigt. Alle Geschäftsvorfälle des Vertriebs werden stets innerhalb einer Verkaufsorganisation abgewickelt. Vertriebswege definieren die Wege des Produktes zum Kunden (Absatzkanäle). Mit Hilfe der Sparte können Sie bei einem breitgefächerten Produktspektrum Produkte oder Produktlinien zusammenfassen. Für jede Sparte können Sie kundenindividuelle

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Vereinbarungen, z.B. über Teillieferungen, zur Preisfindung und über die Zahlungsbedingun-gen, treffen. Innerhalb einer Sparte können Sie statistische Auswertungen durchführen oder ein eigenes Marketing aufbauen. Innerhalb eines Vertriebsbereichs können Sie Auswertun-gen durchführen, in denen Sie z.B. den dort entstehenden Umsatz analysieren. Die Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte bildet einen Vertriebs-bereich. Verkaufsorganisation: Die Verkaufsorganisation 1000 übernimmt den Vertrieb von Pumpen, Aufzügen, Beleuch-tung, Motorrädern, Fahrzeugen, und High-Tech Produkten. Die Verkaufsorganisation 1020 ist für Konsumgüter, für chemische und pharmazeutische Produkte und Kosmetika zuständig. Vertriebsweg: Vertriebsweg Bezeichnung 10 Endkundenverkauf 12 Wiederverkäufer 14 Service 20 Handelsketten 22 Abnehmer Industrie 24 Abnehmer Pharma Produktsparten: Die im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgenden Produktsparten zugeordnet: Sparte Produkt 00 Produkte aller Sparten 01 Pumpen 02 Motorräder .. .. Für IDES-Deutschland sind die unten dargestellten Vertriebsbereiche vorgesehen. Man kann sich die zulässigen Vertriebsbereiche durch Anklicken von ‚Alle Vertriebsbereiche‘ ansehen. Gibt man eine nicht zulässige Kombination an, ist eine Anlage des Debitors nicht möglich.

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Besondere Mußfelder beim Debitor: Allgemeine Daten Transportzone passend zum Ort (Register Adresse) Vertriebsbereichsdaten Versandbedingung Standard Rechnungstermine Fabrikkalender Deutschland Standard Ausgangssteuer 1 (steuerpflichtig)

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CPD-Konten: Neben diesen normalen Kreditoren- bzw. Debitorenkonten gibt es auch sogenannte CPD-Konten. CPD ist die Abkürzung für Conto pro Diverse. Für einmalige Geschäfte mit einem Kreditor oder Debitor richtet man nicht jedesmal einen eigenes Konto (Stammsatz) ein, son-dern man richtet für alle diese Kreditoren oder Debitoren einen speziellen Stammsatz mit Hilfe der speziellen Kontengruppe ein. Die spezifischen Daten des Geschäftspartners, wie die Adresse und die Bankverbindung, werden nicht im Stammsatz, sondern im Beleg einge-geben. Ein CPD-Konto ist daher ein Konto, auf dem die Verkehrszahlen einer Gruppe von Geschäftspartnern ausgewiesen werden, mit denen nur einmal oder selten ein Geschäft ab-gewickelt wird. Beispiel: Sie haben einem Debitor eine Rechnung zu schreiben, der ausnahmsweise Waren von Ihnen bezogen hat, da sein Hauptlieferant nicht liefern konnte. In einem solchen Fall werden Sie die Rechnung auf ein CPD-Konto buchen und keinen separaten Stammsatz an-legen. Beim Buchen auf ein CPD-Konto verzweigt das System automatisch auf ein Stamm-datenbild. Dort geben Sie die spezifischen Stammdaten für den Debitor ein, die gesondert innerhalb des Belegs gespeichert werden.

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4.3. Erfassung von Bewegungsdaten in der Finanzbuchhaltung 4.3.1 Vorbemerkungen Belegprinzip Eherne Grundregel der Buchhaltung: Kein Buchung ohne Beleg! Daran orientiert sich auch SAP. Letztendlich werden die immer noch vorhandenen Buchhaltungsbelege aus Papier in ein EDV-System übernommen, um sie besser auswerten zu können. Buchungen werden immer in Belegform gespeichert. Es gelten die Grundregeln der Buchhaltung: Soll- und Ha-benpositionen müssen Null ergeben, der Buchungsbeleg muss alle wichtigen Informationen enthalten, um ihn auswerten zu können (Periodenzuordnung über das Datum, Kontonummer, Betrag usw.). Jeder Beleg besteht aus einem Belegkopf und einer oder mehrerer Belegposi-tionen. Im Belegkopf werden alle Daten eingegeben, die für den gesamten Beleg gelten (z.B. Belegdatum, Buchungsdatum, Belegnummer usw.). Die Belegpositionen sind die einzelnen Soll- bzw. Habenbuchungen. In den Belegpositionen werden die Kontonummern, Beträge, Buchungsschlüssel usw. angegeben. Auch in der Kostenrechnung orientiert sich SAP am Belegprinzip, d.h. Sie finden auch „Kostenrechnungsbelege“. Die wichtigsten Buchungen sind: • erfolgsneutrale Sachkontenbuchung • kreditorische Buchung • debitorische Buchung 4.3.2. Erfolgsneutrale Sachkontenbuchung Bei der erfolgsneutralen Sachkontenbuchung werden 2 Bilanzkonten angesprochen, es han-delt sich um einen Aktivtausch oder einen Passivtausch, eine Bilanzverlängerung oder –verkürzung. Beispiel: Aufnahme eines Kredites in Höhe von 1 Mio €. Der Geldeingang soll dem Postgirokonto zugute kommen. Bisher wurde noch kein Kredit in Anspruch genommen. Buchungssatz: Bank an Kreditverbindlichkeiten Prozesskette beim Durchführen einer Sachkontenbuchung 1. Vorhandensein der anzusprechenden Sachkonten prüfen 2. eventuell Sachkonto anlegen 3. Buchung durchführen

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1. Kontonummer des Postgirokontos feststellen Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Einzelbearbei-tung - Zentral Mit Hilfe des Matchcodes ‚Sachkontenbezeichnung im Buchungskreis‘ die Sachkontennum-mer feststellen. Das Postgirokonto hat die Kontonummer 110000. Mit ‚Sachkonto anzeigen‘ oder entsprechendem Icon das Konto anzeigen. Das Unternehmen hat bisher noch keinen Kredit in Anspruch genommen. Wir gehen davon aus, dass über Matchcode kein entsprechendes Verbindlichkeitskonto festgestellt wurde. Es muss ein Bilanzkonto für den Kredit angelegt werden. 2. Sachkonto anlegen Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Einzelbearbei-tung - Zentral Als Feldstatusgruppe kommen G005, G009, G019 und G032 in Frage. Bei G005 ist bei der anschließenden Buchung das Valutadatum (erfolgt automatisch), bei G009 das Fälligkeitsda-tum und bei G032 Valuta- und Fälligkeitsdatum und bei G019 weder noch zu pflegen. 3. Buchung durchführen: Menüfolge: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Buchung – Sachkontenbeleg erfassen Diese Sachkontenbuchung ist eine Enjoy-Transaktion. Das bedeutet, dass dies eine Einbild-transaktion ist. Dies bedeutet, dass damit Belege auf einem Bildschirm ohne Kontextverlust erfasst werden können. Die „Sachkontenbuchung Enjoy“ wird parallel zu den bereits vorhan-denen Erfassungstransaktionen (Allgemeine Buchung) angeboten. Folgende Funktionen stehen Ihnen auf den Registerkarten zur Verfügung: - Grunddaten - Detail

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• Registerkarte Grunddaten

Geben Sie das Belegdatum und das Buchungsdatum ein. Diese Eingaben sind Mußein-gaben. Sie können zu diesem Zeitpunkt die Währung wechseln. Geben Sie in der Tabelle die Daten für die Belegpositionen ein. Als Belegpositionen wer-den die Soll-Buchung und die Haben-Buchung angesehen. Es sind selbstverständlich auch Buchungen mit mehrere Soll- und mehrere Habenpositionen möglich (Aufteilungs-buchungen). Geben Sie für jede Belegposition Sachkontonummer, Soll/Haben und Betrag ein. Weitere Daten können durch den Verschieben des Reglers eingegeben werden. Bestätigen Sie durch Enter. Das System prüft die eingegebenen Daten und kennzeichnet eine geprüfte Belegposition durch in der Statusspalte der Tabelle.

• Detail

Auf diesem Bild können Sie weitere Felder zur Sachkontenzeile, wie z. B. Zuordnungs-nummer, (Partner-)Geschäftsbereich, Kostenstelle oder Umrechnungskurs eingeben. Um automatisch Steuern zu berechnen, markieren Sie das Ankreuzfeld Steuer rechnen. Beachten Sie, dass es sich bei dem eingegebenen Betrag um den Bruttobetrag handelt.

Wenn Eingaben fehlen, erhält man einen Warnhinweis und kann die Daten nachpflegen. Am besten durch Markieren der Zeile und Anklicken des Icons ‚Detail‘. Im vorliegenden Fall fehlte das Fälligkeitsdatum.

Ampel

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Durch ‚Zurück‘ kommt man wieder auf den Erfassungsbildschirm für die Buchung. Die Ampel neben dem Register gibt den Belegsaldo in Belegwährung an:

• rot - Saldo ist ungleich Null • gelb - ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus) • grün - Saldo ist gleich Null

Über die Funktion Simulieren erhalten Sie eine Listanzeige, die Ihnen verschiedene Opti-onen der Datenaufbereitung bietet.

Die Eingabe von Belegart, Kurs, Umrechnungsdatum, übergreifender Nummer sowie Rech-nungs- und Buchungsdatum ist nur möglich, wenn Sie noch keine Position im Sachkontenbild erfaßt haben. Nach Erfassen der ersten Sachkontenposition ist auch eine Änderung der Be-legwährung, des Buchungskreises und des Sachkontos nicht mehr möglich. Wenn Sie die Daten ändern möchten, müssen Sie zuerst die Sachkontenpositionen löschen. Im Beispiel ist der Geschäftsvorfall abgeschlossen, die Buchung wird durch ‚Beleg buchen‘ oder durch das Icon Sichern im System abgespeichert. Während des Buchungsvorganges

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(das ganze wird als Transaktion bezeichnet, die einzelnen Teile des Buchungsvorganges sind im System als dynamische Programme [DYNPRO] abgespeichert) werden die Eingaben nur zwischengespeichert. Bei eventuellen Fehlern wird ein Roll-back durchgeführt. 4.3.3 Informationssystem a) einzelnen Beleg gezielt anzeigen Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Beleg - Anzeigen benötigte Informationen: - Belegnummer - Buchungskreis - Geschäftsjahr Solange die Sitzung nicht unterbrochen wurde, wird die letzte Belegnummer automatisch angezeigt. Dies ist eine Möglichkeit, die Belegnummer der Buchung zu erhalten, wenn man sie bei der Buchung nicht notiert hat. b) Kontensaldo anzeigen Rechnungwesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Konto – Salden anzeigen benötigte Informationen: - Kontonummer - Buchungskreis - Geschäftsjahr

Wichtig: Starten der Transaktion über ‚Ausführen‘-Icon

Aufriß des monatlichen Saldos (einzelne Geschäftsvorfälle) durch Doppelklick

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Durch Doppelklick auf eine offene Position kann man sich den entsprechenden Buchungs-satz ansehen. Man erhält in der Regel die Soll-Seite der Buchung.

Doppelklick hier führt zum nächsten Bild (Übersicht über Soll- und Habenseite der Buchung):

Hier können unter-schiedliche Spalten ausgewählt werden, z.B. Anzeige der Kos-tenstellen-Nr.

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c) einzelne Posten des Kontos anzeigen In diesem Prozeß zeigen Sie die Hauptbuchpositionen für Ihr Aufwandskonto direkt an, d.h. ohne Aufriß über die monatlichen Salden. Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Konto – Posten anzeigen/ändern

benötigte Informationen: - Buchungskreis - Kontonummer - Auswahl der Posten – entsprechendes Feld markieren Transaktion über ‚Ausführen‘ starten.

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Durch weitere Doppelklick’s auf die Zeilen mit der gewünschten Information erhält man immer detailliertere Informationen bis zum Beleg.

d) Saldenlisten Die bisher dargestellten Informationsmöglichkeiten sind auf die Anzeige einzelner oder weni-ger Konten ausgerichtet. Will man sich einen Überblick über alle Konten verschaffen, emp-fiehlt es sich eine Saldenliste auszudrucken. Diese Saldenlisten dienen den Buchhaltern im Zuge der periodischen Abschlüsse (Monat, Quartal, Halbjahr, Jahr) zur Abstimmung ihrer Konten. In SAP lassen sich eine Vielzahl von unterschiedlich strukturierten Saldenlisten defi-niert. Saldenlisten werden über den folgenden Menüpfad aufgerufen: Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Infosystem – Berichte zum Hauptbuch – Saldenlisten - Allgemein In den folgenden Abbildungen sehen Sie einige Beispiele der vorhandenen Saldenlisten. Liste „Sachkontensalden“

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Die Konten sind nach Geschäftsbereichen differenziert. Liste „Summen- und Saldenliste“

Die beiden obigen Listen stellen die Konten in Form einer nach Kontonummern sortierten Liste bereit. Es erfolgt keine Strukturierung in Form von Bilanz- oder GuV-Positionen. In klei-neren Unternehmen wird noch oft auf Basis solcher Listen die Bilanz und GuV per Hand oder mittels Excel erstellt. Liste „Strukturierte Saldenliste“

Bei der strukturierten Saldenliste werden die einzelnen Konten nicht nach der Kontonummer fortlaufend ausgewiesen, sondern strukturiert nach Bilanz und GuV-Positionen. Dies bedeu-tet, dass man die Konten diesen Positionen zuordnen muß. Wie dies erfolgt, wird im Kapitel 4.4 Bilanz und GuV erklärt.

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4.3.4 Kreditorische und debitorische Buchungen Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle werden i.d.R. durch kreditorische oder debitorische Bu-chungen abgebildet. Prozesskette beim Durchführen einer kreditorischen Buchung 1. Vorhandensein des Sachkontos prüfen 2. Vorhandensein des Kreditors prüfen 3. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen 4. Rechnung erfassen 5. Rechnungsbelege anzeigen 6. Kreditorensalden, Einzelposten und Belege anzeigen 7. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen 8. Hauptbuchpositionen (Aufwand) feststellen Beispiel: Buchung auf Aufwandskonto 472001; Kreditor: 60XX; Betrag: 46.400 € (brutto) 1. Sachkonto anzeigen Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch – Stammdaten – Einzelbearbeitung – Zentral – Sachkonto anzeigen oder Anzeige-Icon anklicken Sofern die Kontonummer nicht bekannt ist, muss das Konto über Matchcode gefunden wer-den. 2. Kreditorenkonto suchen Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Stammdaten – Zentrale Pflege - Anzeigen Matchcode verwenden, um über Kreditorenname usw. das Kreditorenkonto zu finden – hier nicht notwendig, da die Konto-Nr schon angegeben ist. 3. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen Hinweis: Im Hauptbuch finden sich die Kreditorenverbindlichkeiten auf einem Abstimmkonto. Wo kann man nachsehen, um welches Abstimmkonto es sich handelt? Im Kreditorenstamm-satz! Merken muss man sich den Haben- bzw. den Kontensaldo. 4. Rechnung erfassen Rechnungswesen - Finanzwesen - Kreditoren - Buchung - Rechnung

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Die Buchungsmaske der kreditorischen Rechnung ist wie die Sachkontenbuchung eine En-joy-Transaktion und ähnlich aufgebaut. Der obere Bereich des Bildes bildet den Belegkopf ab. Alle hier eingegebenen Werte bezie-hen sich auf den gesamten Beleg. Im unteren Bereich des Bildes beginnt die Erfassung der Belegpositionen. Mußfelder sind an der blauen Schrift zu erkennen. Damit die Umsatzsteuer automatisch ermittelt wird, muss unbedingt das Feld „Steuer rechnen“ markiert werden.

Folgende Eingaben sind zu tätigen: Feld Eingabe Kreditor 60XX (XX steht für Teilnehmer-Nr.) Rechnungsdatum Bel. Datum im akt. Monat/Jahr (nicht in der Zukunft) Buchungsdatum Aktuelles Datum (autom.) Währung/Kurs EUR (automatisch) Referenz Rechnungsnummer des Kreditors (beliebig; Matrikel-Nr.) Text beliebig Betrag 46.400 € Steuer rechnen Markieren Steuerkennz. VN (automatisch, wenn Kreditorenstammsatz o.k.) Zahlungsbed. werden aus Kreditorenstammsatz übernommen Sachkonto 472001 S/H Soll (voreingestellt) Betrag 46.400 oder * (bei * Übernahme aus Betragsfeld)

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Nach Eingabe aller Werte und Enter kann man an der Ampel (rechts neben dem Feld Saldo) erkennen, ob die Buchung in Ordnung ist. Man kann sich auch durch Simulieren die Buchung in folgendem Layout noch einmal ansehen.

Buchen Sie die Rechnung durch Betätigen des Symbols Sichern. Das System bestätigt die Transaktion mit der Ausgabe einer Meldung und der Belegnummer. Notieren Sie sich die Belegnummer, damit Sie sie später verwenden können. 5. Rechnungsbelege anzeigen Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Beleg – Anzeigen benötigte Informationen: - Belegnummer - Buchungskreis - Geschäftsjahr 6. Kreditorensalden, Einzelposten und Belege anzeigen Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Konto – Salden Sie zeigen das Kreditorenkonto sowie die monatlichen Salden des Kreditors an. Anschlie-ßend können Sie einen Aufriß auf die einzelnen Positionen durchführen, aus denen sich die Salden zusammensetzen. Anschließend kann man sich die Belege, die zuvor gebucht wur-den ansehen. Benötigte Informationen: - Kreditor - Buchungskreis - Geschäftsjahr 7. Hauptbuchsalden (Verbindlichkeiten) feststellen siehe oben

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8. Hauptbuchpositionen (Aufwand) feststellen siehe oben Ausgangsrechnung buchen Hier lautet der Buchungssatz: Forderungen an Umsatzerlöse bzw bei Vorliegen einer Nebenbuchhaltung: Debitor an Umsatzerlöse Die Umsatzerlöskonten befinden sich in der Kontenklasse 8 und das „normale“ Umsatzkonto „Umsatzerlöse Inland“ trägt die Kontonummer 800000. Dieses Konto ist allerdings kosten-rechnungsrelevant, so dass hier als zusätzliches Kontierungsmerkmal ein Bezugsobjekt der Kostenrechnung einzugeben ist. Daher muß bereits an dieser Stelle kurz auf die Integration von Finanzbuchhaltung und Kos-tenrechnung eingegangen werden. Exkurs: Integration Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung Das gesamte Rechnungswesen besteht im wesentlichen aus dem externen Rechnungskreis der Hauptbuchhaltung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern und dem internen Rechnungskreis der Kosten- und Erlösrechnung. Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung sind bei SAP als Einkreissystem ausgestaltet. Die Buchhaltung versorgt deshalb die Kosten- und Erlösrechnung mit allen Aufwands- und Erlösbuchungen. Die Instrumente einer solchen Integration sind im Einzelnen • ein gemeinsamer, von Buchhaltung und Kostenrechnung nutzbarer Kontenplan. • ein durchgängiges Belegkonzept mit Einzelbelegverbuchung nach dem Realtime-Prinzip.

Dies bedeutet im Detail, dass jede Buchung in der Finanzbuchhaltung einen Finanzbuch-haltungs-Beleg nach sich zieht. Dieser Beleg wird abgespeichert. Die Integration mit der Kostenrechnung führt dann dazu, dass ein weiterer Beleg (ein Kostenrechnungsbeleg) erzeugt und abgespeichert wird.

• eine individuelle Eingabe von parallelen Kontierungsmerkmalen für Haupt- und Nebenbü-cher und Kosten- und Erlösrechnung. Objekte der Kostenrechnung wie Kostenstelle, Kos-tenträger, Auftrag etc. können als zusätzliche Kontierungsmerkmale in der FiBu mitgege-ben werden.

• gegenseitiger Verrechnungsfluss von Buchhaltung in die Systematik der Kosten- und Er-lösrechnung und umgekehrt.

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Abb. 10: Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung (Quelle: SAP AG) Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung bei den Stammdaten ist einer-seits dadurch gewährleistet, dass die Finanzbuchhaltung auf die in CO angelegten Stamm-sätze zurückgreifen kann (z.B. Kostenstellen, Kostenträger, Aufträge). Beim Buchen können–diese Objekte direkt angesprochen werden. Andererseits muss eine Verzahnung zwischen FI und CO auch auf der Ebene „Konto“ und „Kostenart“ erfolgen. In den SAP-Systemen ist dies so geregelt, dass eine 1:1-Beziehung zwischen kostenrechnungsrelevanten Sachkonten und Kostenarten bestehen muss. Zu jedem kostenrechnungsrelevanten Sachkonto wird eine (primäre) Kostenart mit der gleichen Nummer angelegt. SAP stellt dann über die Identität der Nummern die Beziehung zwischen Konto und Kostenart her. Ist keine Kostenart angelegt, können in der Buchung keine CO-Objekte angesprochen werden. Sind die entsprechenden Felder als Muss-Felder definiert, ist die Buchung erst möglich, wenn die entsprechende Kos-tenart angelegt wurde. Ist für ein Sachkonto eine Kostenart angelegt, muss bei jeder Bu-chung ein CO-Kontierungsobjekt eingegeben werden. Ein Objekt der Kostenrechnung wie Kostenstelle, Kostenträger, Auftrag etc. muss als zusätzliches Kontierungsmerkmal in der FiBu mitgegeben werden. Ist keine Kostenart angelegt, können in der Buchung keine CO-Objekte angesprochen werden. Im Fall der debitorischen Buchung ist dieses CO-Kontierungsmerkmal das PSP-Element. Ein alternativer Lösungsansatz für die Zuordnung von Sachkonto und Kostenart besteht dar-in, im Sachkonten-Stammsatz ein Feld vorzusehen, in das die zugehörige Kostenart einge-pflegt wird. Dies hat den Vorteil, dass mehrere Sachkonten problemlos zu einer Kostenart zusammengefasst werden können bzw. die die Systematik der Kostenarten unabhängig von der Systematik der Sachkonten festgelegt werden kann. Die Lösung von SAP führt dagegen zu einer Vielzahl von Kostenarten sowie zu einer vollständigen Abhängigkeit der Kostenar-tenstruktur von der Sachkontenstruktur. Ein weiterer Nachteil der 1:1-Beziehung zwischen Sachkonten und Kostenarten tritt dann auf, wenn nationale Gesetze die Verwendung speziel-

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ler Kontenpläne vorschreiben, wie dies z.B. in Frankreich der Fall ist. In diesen Fällen ist es sehr schwierig das betreffende Unternehmen in eine buchungskreisübergreifende Kosten-rechnung einzubeziehen, da dessen Kontenplan und damit die Kostenartenstruktur von der Kostenartenstruktur der übrigen Buchungskreise abweicht. Die Integration von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung wird im Rahmen der Kosten-rechnung noch einmal aufgegriffen. Außerdem sind bei der Erfassung debitorischer Vorfälle zwei weitere Organisationseinheiten von Bedeutung: Geschäftsbereich und Profit Center: Wir lernen jetzt neben Buchungskreis und Kontenplan eine dritte Organisationseinheit im Modul FI kennen: den Geschäftsbereich. Ein Geschäftsbereich in der betriebswirtschaftli-chen Terminologie ist ein rechtlich nicht-selbständiger Teilbereich eines Unternehmens. I. d. R. ist er dadurch gekennzeichnet, dass in ihm sämtliche Funktionen (Einkauf, Produktion, Vermarktung usw) für ein Produkt oder eine Produktgruppe zusammengefasst sind (Objekt-prinzip, divisionale Organisation). Meist sind Geschäftsbereiche einer Sparte untergeordnet. Die Leiter der Geschäftsbereiche sind üblicherweise ergebnisverantwortlich. Daher muss für die Geschäftsbereiche eine Ergebnisrechnung erfolgen. Dies geschieht meist in Form der kurzfristigen Erfolgsrechnung als Teilgebiet der Kostenrechnung. Einheiten, für die eine in-terne Erfolgsrechnung erstellt wird, werden als Profit Center bezeichnet. In SAP wird unter Profit Center eine organisatorische Einheit des Controllings verstanden, die das Unterneh-men zum Zwecke der internen Steuerung gliedert. Für ein Profit Center können im Rahmen der KER interne Ergebnisse ermittelt werden. Zunehmend wird jedoch vorgeschlagen, einzelne Geschäftsbereiche wie rechtlich selbstän-dige Unternehmen zu betrachten. Daher müssen für diese Geschäftsbereiche Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen erstellt werden (nur für interne Zwecke). Im SAP-Sprachgebrauch versteht man daher unter einem Geschäftsbereich eine nicht-selbständige organisatorische Einheit innerhalb eines Buchungskreises, für den trotzdem – aber nur für interne Zwecke - eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden soll. Der Geschäftsbereich ist daher ein weiteres Strukturkriterium innerhalb des Buchungskreises. Damit ist es möglich, alle Verkehrszahlen je Geschäftsbereich zu speichern und auszuwer-ten. Diese beiden Organisationseinheiten müssen bei der debitorischen Buchung eingegeben werden, da sie sich nicht aus anderen Informationen ableiten lassen, die bei der Buchung erfasst werden. Bei Aufwandsbuchungen können Profit Center und Geschäftsbereich auto-matisch abgeleitet werden, da sie im Kostenstellenstammsatz hinterlegt werden und damit aus der Kostenstellennummer abgeleitet werden können.

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Die wichtigsten Belegarten und Buchungsschlüssel: Belegart Bedeutung Verwendung für: DR Debitorenrechnung Ausgangsrechnung an Kunden DZ Debitorenzahlung Zahlungseingang vom Kunden KR Kreditorenrechnung Eingangsrechnung von Lieferant KZ Kreditorenzahlung Zahlungsausgang an Lieferant SA Sachkonten allgemein erfolgsneutrale Sachkontenbuchung Buchungsschlüssel Bedeutung 40 Sachkontenbuchung Soll, Sollbuchung bei kreditorischer Bu-

chung 50 Sachkontenbuchung Haben, Habenbuchung bei debitorischer

Buchung 01 debitorische Rechnung (Soll) 31 kreditorische Rechnung (Haben)

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4.4 Bilanz und GuV Auch hinsichtlich Bilanz und Guv sind im IDES mehrere Berichte zu finden. Der Menüpfad entspricht weitgehend dem Menüpfad bei den Saldenlisten. Bilanz- und GuV-Informationen findet man durch Rechnungswesen - Finanzwesen – Hauptbuch – Infosystem – Berichte zum Hauptbuch – Bilanz/GuV/Cash flow – Allgemein Wählt man unter Ist-Ist-Vergleiche den Eintrag Bilanz/GuV aus, erhält man die folgende Bi-lanz und GuV angezeigt. Bitte geben Sie im Auswahlbildschirm unbedingt die Nummer des Buchungskreises an, da Sie nur so eine Gesamtbilanz für den Buchungskreis und damit das betrachtete Unternehmen erhalten. Geben Sie für die Bilanz/GuV-Struktur unbeding INT an, da nur diese Struktur die Konten des verwendeten Kontenplanes INT verwendet. Wenn Sie eine andere Struktur angeben, werden Konten anderer Kontenpläne herangezogen, mit de-nen wir nicht arbeiten. Außerdem ist bei Listausgabe „Klassische Liste“ anzugeben

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Um eine solche Bilanz und Guv zu erstellen, reicht es nicht aus, die entsprechenden Konten nur anzulegen und zu bebuchen, da die einzelnen Konten zu Bilanz- und Guv-Positionen verdichtet werden. Will man daher eine Bilanz und eine GuV automatisiert erstellen, muß man a) eine entsprechende Bilanz- und GuV-Struktur erstellen und b) die Konten den einzelnen Bilanz- oder GuV-Positionen zuordnen. Wird ein Konto nach der Stammdatenanlage keiner Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet, fehlt es in der entsprechenden Bilanz- oder GuV-Position und wird zunächst unter der Positi-on „nicht zugeordnete Konten“ ausgewiesen. Beispiel: Konto 472002 wurde neu angelegt!

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In der obigen Abbildung fehlt das Konto unter der Position Post und Versand. Die Hardcopy unten zeigt das Konto unter den nicht zugeordneten Konten. a) Erstellung der Bilanz- und GuV-Struktur Die erstmalige Definition der Bilanz und Guv-Struktur erfolgt zweckmäßigerweise im Custo-mizing. Dabei ist im Einführungsleitfaden folgender Menüpfad zu durchlaufen: Finanzwesen – Hauptbuchhaltung – Geschäftsvorfälle – Abschluss – Dokumentieren – Bi-lanz-/GuV-Strukturen definieren Werden später nur noch einzelne Konten hinzugefügt, kann die Zuordnung dieser Konten auch direkt im Rahmen der Anlage des Sachkontos erfolgen und zwar mit dem Button Bi-lanz/GuV-Struktur bearbeiten (siehe dazu auch die Hardcopy auf S. 23 des Skripts). Im Beispiel wird eine GuV-Position – nämlich Post und Versand – als weitere Untergliede-rung im Rahmen der Übrigen sonstigen betrieblichen Aufwendungen hinzugefügt. Man positioniert den Cursor auf die Position, nach der man eine neue Position einfügen will und aktiviert den Button Positionen anlegen.

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b) Zuordnung der Konten Die Zuordnung der Konten kann sowohl im Rahmen des Customizing als auch im Rahmen der Sachkontenstamm-Anlage erfolgen. Eine Zuordnung im Rahmen des Customizing wird man bevorzugen, wenn man eine komplette Struktur definiert. Eine Zuordnung im Rahmen der Stammdaten-Anlage wird man bevorzugen, wenn man nachträglich einzelne Konten ein-richtet. Aus Effizienzgesichtspunkten empfiehlt es sich, den einzelnen Positionen bestimmte Nummernintervalle zuzuordnen. Dann sind Konten, die man später im Rahmen dieses Nummernintervalles anlegt, automatisch der Bilanz- oder GuV-Position zugeordnet. Dies be-deutet aber gleichzeitig, dass die Struktur von Bilanz und GuV mit der Struktur des Konten-plans abzustimmen ist. Im Folgenden wird gezeigt, wie man Konten im Rahmen des Customizing zuordnet:

Hat man die Struktur definiert, kann man Konten zuordnen, indem man die entsprechende Position anklickt und den Button Konten zuordnen aktiviert. In der Eingabemaske kann man dann einzelne Konten oder Nummernbereiche eingeben. Beachten Sie bitte, dass Sie defi-nieren können und müssen, ob nur die Sollseite (S), nur die Habenseite (H) oder der Saldo (durch Anklicken von S und H) übernommen werden sollen. Welche Einstellungen hier getä-tigt werden müssen hängt u. a. davon ab, wie Stornierungen etc. erfolgen. Werden im Rahmen der laufenden Arbeiten in der Buchhaltung nur unregelmäßig neue Kon-ten angelegt, kann die Zuordnung der Konten zur Bilanzstruktur oder eine Veränderung der Bilanzstruktur auch aus der Maske der Stammdaten-Anlage heraus erfolgen. Die Zuordnung des Kontos erfolgt dann im Anschluss an das Anlegen des Kontos.

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Hat man die für die Anlage des Kontos erforderlichen Angaben getätigt, klickt man auf den Button Bilanz/GuV-Struktur bearbeiten. Es erfolgt eine Abfrage, ob die geänderten Daten gesichert werden sollen. Diese Sicherung muss erfolgen, da ansonsten die eingegebenen Daten verlorengehen. Anschließend wählt man die Bilanz-/GuV-Struktur aus, der man das Konto zuordnen will (im Buchungskreis 1000 – INT; siehe unten).

Das System verzweigt in das Bild mit der Bilanzstruktur (siehe Customizing), man wählt die Position, der das Konto zugeordnet werden soll und fügt das Konto über Konten zuordnen den Konten der Position hinzu.

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In der folgenden Hardcopy sieht man das Ergebnis: Das Konto 472002 wird nicht mehr unter den nicht zugeordneten Konten geführt, sondern unter der GuV-Position Post und Versand.

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5. Komplexe Geschäftsprozesse 5.1. Lieferantenbestellung abwickeln

Prozesskette 1. Materialbestellung erfassen 2. Wareneingang erfassen 3. Wareneingang anzeigen (direkt nach Erfassung) 4. Eingangsrechnung erfassen 5. Anzeigefunktionen

- Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus MM) - Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus FI) - Kontensalden nach der Rechnungsbuchung anzeigen

6. Ausgangszahlung mit Scheckbearbeitung erfassen 7. Kontensalden nach Zahlung anzeigen Beispiel: Der Einkauf der IDES Deutschland bestellt Zukaufteile. Es soll sich um eine normale Bestel-lung für das Werk in Hamburg handeln. Das Material ist zunächst für das Materiallager (La-gerort 0001) bestimmt. Die Bestellung wird von der Einkäufergruppe Dietl (001) abgewickelt. Das Material wird bei der Firma Blacks AG (1006) (Dozent) bzw. beim Lieferanten 60XX (Studierende) bestellt. Um gegenseitige Blockierungen zu vermeiden, bestellt die Stückzahl Material Preis 1. Reihe 5 Stück Zylinderköpfe (Material V10) 50 € 2. Reihe 5 Stück Flachdichtungen (100-120) 20 € 3. Reihe 5 Stück Rohling für Laufrad GG (100-210) 50 € 4. Reihe 5 Stück Sechskantschraube (100-130) 0,5 € Überblick über die Einkaufsstrukturen IDES Deutschland: Werksstruktur Werk Bezeichnung Schwerpunkt 1000 Hamburg diskrete Fertigung 1100 Berlin Prozessfertigung 1200 Dresden Serienfertigung 1300 Frankfurt Kundeneinzelfertigung 1400 Stuttgart Serviceleistungen Struktur der Lagerorte Werk Lagerort Bezeichnung 1000 0001 Material 1300 0002 Fertigwaren 1400 0003 Wareneingang 0004 FHM 0005 Gefahrstoffe 0006 Außenlager 0088 Warenhaussortiment

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1. Materialbestellung erfassen Bei diesem integrierten Geschäftsprozess bildet die Bestellung die erste Komponente. Hier werden alle Informationen über das Produkt eingegeben, das gekauft werden soll. Logistik – Materialwirtschaft – Einkauf – Bestellung – Anlegen – Lieferant bekannt Da die Einkäufer in der Regel die Bestellungen im Rahmen gleicher Organisationsstrukturen (Buchungskreis, Werk, Einkäufergruppe etc.) abwickeln, kann man diese Einstellungen in SAP fest hinterlegen. Das bedeutet, dass diese Eingaben nicht immer wieder eingegeben werden müssen. Die Masken zur Pflege der oben genannten Vorschlagswerte werden durch den Button Pers. Einstellung aufgerufen und anschließend durch die Registerkarte Vor-schlagswerte aktiviert

Erste Eingabe bei der Bestellung ist der Lieferant !!

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. Die Bestellmaske enthält 3 Bereiche (Bestellkopf, Positionsübersicht und Positionsdetail), die mittels dieser Icons angezeigt oder ausgeblendet werden können. Wenn die folgenden Daten nicht unter „Pers. Einstellungen hinterlegt sind, müssen sie im Bestellkopf im Register OrgDaten eingegeben werden: Feld Daten Einkaufsorg IDES Deutschland Einkäufergruppe Dietl Buchungskreis IDES AG In der Positionsübersicht sind in der Registerkarte Lieferung/Rechnung folgende Eingaben zu tätigen: Feld Daten Material V10 Bestellmenge 5 Nettopreis 50 Währung EUR Werk 1000 Lagerort 0001

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Sichern Sie die Bestellung. Das System blendet die Bestellnummer ein. Notieren Sie sich diese Nummer zur späteren Verwendung. Fehler werden durch dieses Symbol angezeigt. Durch Anklicken wird die Fehlermeldung ein-geblendet.

Man kann die Fehlermeldungen abarbeiten, indem man Sie markiert und dann Enter eingibt.

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Die letzte angelegte Bestellung kann man sich mit Logistik – Materialwirtschaft – Einkauf – Bestellung – Anzeigen ansehen. Allerdings sind die Felder für Eingaben gesperrt. Will man eine andere Bestellung ansehen, muss man den Button „Bestellung - Andere Bestellung“ anklicken. Dieser ermöglicht die Eingabe der Bestellnummer bzw. Matchcodesuche

2. Wareneingang erfassen Die zweite Komponente ist der Wareneingang. Um einen Wareneingang zu erfassen, wählen Sie folgende Menüfolge: Logistik - Materialwirtschaft – Bestandsführung - Warenbewegung – Wareneingang – Zur Bestellung – WE zur Bestellung (MIGO) oder Bestell-Nr. bekannt Sie erhalten die folgende Maske. Wichtig ist, dass der obige Aufruf zu einer Vielzahl von Transaktionen führen kann (z.B. Anzeigen Wareneingang, Erfassen einer Nachlieferung etc.). Der konkrete Geschäftsvorgang kann in der Drop-Down-Liste links oben ausgewählt werden. Das System merkt sich immer die letzte Einstellung.

Geben Sie die Bestellnummer ein und wählen Sie Enter. Die entsprechende Bestellung wird angezeigt

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Bestell-Nummer vergessen ?! Anstatt die Bestellnummer manuell einzugeben, können Sie auch das Feld Bestellung frei lassen und eine Matchcode-Suche vornehmen. Es erscheint das Dialogfenster mit den zur Verfügung stehenden Matchcodes. Wählen Sie z.B. „Einkaufsbelege zum Lieferant“. Geben Sie die Lieferantennummer ein. Sie erhalten eine Liste von Bestellungen aus. Wählen Sie die gewünschte Bestellung aus.

Falls Sie bei der Bestelung vergessen haben, den Lagerort anzugeben, tragen Sie diesen im unteren Teil der Maske bitte nach.

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Mit Einstellungen – Vorschlagswerte können Sie Einstellungen vornehmen, die in Zukunft vorgeschlagen werden. Dies ist sinnvoll, wenn ein Sachbearbeiter immer nur Wareneingänge für ein bestimmtes Werk erfasst. Für den Lehrbetrieb ist dies nicht sinnvoll, da Wareneingän-ge für unterschiedliche Werke erfasst werden. Es ist lediglich sinnvoll, den Schalter „OK in Zukunft vorschlagen“ zu markieren, da ansonsten jede Bestellposition angeklickt werden muß und mit OK markiert werden muss. Beachten Sie die Voreinstellung der Bewegungsart mit 101. Bewegungsart: Schlüssel für die Art der Materialbewegung (z.B. Wareneingang, Waren-ausgang, Umlagerung). Abhängig von der Bewegungsart findet das System vorgegebene Buchungsregeln zum Bebuchen von Konten der Finanzbuchhaltung (Bestands- und Ver-brauchskonten) und zum Fortschreiben von Bestandsfeldern im Materialstammsatz. Durch Bestätigung (Kennzeichen OK) der vorgeschlagenen Menge aktualisiert der Waren-eingang automatisch sowohl die Mengenwerte im Bestand als auch die €-Werte in der Bi-lanz. In unserem Beispiel ist die erhaltene Menge und die bestellte Menge identisch. Wählen Sie Buchen bzw. Sichern nachdem alle Bestellpositionen mit OK versehen sind. Klicken Sie auf den Button Übersicht ein und notieren Sie die Belegnummer des Materialbeleges, die im linken Bildschirm angegeben ist.

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3. Wareneingang anzeigen (direkt nach Erfassung) Logistik – Materialwirtschaft – Bestandsführung – Materialbeleg - Anzeigen Die Nummer des letzten bearbeiteten Materialbelegs wird vorgeschlagen. Ist dies nicht der Fall, geben Sie die notierte Nummer des Wareneingangsbelegs ein oder versuchen eine Matchcode-Suche. Bestätigen Sie durch Enter. Durch Anklicken „Kopf-Icons“ erhalten Sie die allgemeinen Daten des Beleges, das „Über-sichts-Icon“ zeigt die Positionen (wie unten gezeigt).

Wählen Sie „Übersicht“ und anschließend Umfeld – RW-Belege oder klicken Sie auf den But-ton RW-Belege, um sich die Rechnungswesenbelege anzusehen. Im jetzt erscheinenden Dialogfenster wählen Sie Buchhaltungsbeleg mit Doppelklick aus.

Das System zeigt Ihnen den folgenden Buchhaltungsbeleg:

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Wenn Sie einen Doppelklick auf die erste der beiden Positionen des Buchhaltungsbelegs ausführen, erhalten Sie nähere Informationen zur Soll-Buchung. Führen Sie einen Doppel-klick auf die zweite Zeile aus, erhalten Sie Informationen zur Haben-Buchung. Im Feld Zu-ordnung sehen Sie die ursprüngliche Bestellnummer, so daß Sie sich diese notieren und an-sehen können.

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4. Eingangsrechnung erfassen Die letzte Komponente Ihres Prozesses ist der Eingang der Kreditorenrechnung. Für die Er-fassung der Rechnung müssen Sie nur eine minimale Datenmenge eingeben. Wenn die Mengen und Werte der Bestellung, des Wareneingangs und der Rechnung übereinstimmen, können Sie die Rechnung nach Buchung der Eingangsrechnung bezahlen. Wenn bezüglich dieser Mengen und Werte irgendwelche Diskrepanzen bestehen, ist die Rechnung gesperrt und kann nicht bezahlt werden. Da die Rechnung ihre Verbindlichkeiten erhöht, hat sie wie-derum Auswirkungen auf die Buchhaltung, die Bilanz (in der Kreditorenbuchhaltung) und das Cash Management. Logistik - Materialwirtschaft – Logistik-Rechnungsprüfung – Belegerfassung – Eingangsrech-nung hinzufügen Falls ein Dialogfeld für den Buchungskreis erscheint, geben Sie den Buchungskreis 1000 an. Wählen Sie im Feld Vorgang „Rechnung“ aus. Geben Sie in diesem Bild folgende Daten ein: Feld Daten Belegdatum Rechnungsdatum des Kreditors Buchungsdatum aktuelles Datum Referenz Rechnungsnummer des Kreditors Bestellung Bestellnummer

Stellen Sie in der Praxis sicher, daß das Buchungsdatum der Rechnung nach dem Lieferda-tum liegt. Wenn Ihr Rechnungsdatum vor dem Lieferdatum liegt, sperrt das System aufgrund

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einer Zeittoleranz automatisch die Zahlung der Rechnung. Diese Sperre verhindert, daß Sie eine verfrühte Zahlung für ein Produkt vornehmen, das entweder zu früh geliefert oder zu früh in Rechnung gestellt wurde. Das System schlägt im Positionsübersichtsbereich die abzurechnenden Beträge entspre-chend der erfolgten Wareneingänge vor. Sie können während der Rechnungserfassung die Belegnummer (der Bestellung) jederzeit noch ändern, das System schlägt dann die abzu-rechnenden Positionen des anderen Beleges vor. Im rechten oberen Bereich sehen sie nun die Lieferantendaten eingeblendet.

Das Feld Saldo zeigt die Differenz zwischen dem eingegebenen Bruttobetrag und dem vom System vorgeschlagenen abzurechnenden Gesamtbetrag vor. Da das Betragsfeld noch leer ist, ist der Bruttobetrag identisch mit dem Feld Saldo. Beachten Sie bitte, dass im Feld Betrag neben dem Warenwert auch die MWST berücksichtigt werden muss. Nachdem der korrekte Betrag eingegeben ist und mit Enter bestätigt wurde, springt die Am-pel auf grün. Die Differenz zwischen dem Betragsfeld (manuelle Eingabe) und dem vom Sys-tem vorgeschlagenen Betrag ist Null. Der Beleg kann gebucht werden, ist aber zur Zahlung gesperrt. Durch Anklicken des Buttons Belegstruktur ein wird eine vollständige, übersichtsartige Dar-stellung der Beleghistorie mit allen bislang zu diesem Einkaufsbeleg und seinen Positionen erfolgten Aktivitäten dargestellt. Durch Anklicken des Buttons Simulieren lassen sich die buchhalterischen Konsequenzen des Rechnungsbeleges anzeigen. Sichern/Buchen Sie mit dem Diskettensymbol. Notieren Sie die Belegnummer der Rechnung.

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5. Anzeigefunktionen - Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus MM) Die Belegstruktur kann man sich im Bereich Rechnungsprüfung anzeigen lassen. Logistik - Materialwirtschaft - Logistik-Rechnungsprüfung – Weiterverarbeitung – Rech-nungsbeleg anzeigen Man gibt die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum oder Tagesdatum an und erhält die entsprechende Anzeige:

Den linken Teil des Bildschirms erhält man nur dann, wenn die Bestellstruktur aktiviert ist (Button zum Aktivieren – Deaktivieren). Um die zur MM-Rechnung gehörige Buchung in FI anzuzeigen, wählen Sie Folgebelege. Sie erhalten dann den Buchhaltungsbeleg zur Rechnung. Man kann die Abwicklung des Prozesses und die Belegstruktur auch von der Bestellung aus ansehen: Der Status der Bestellung findet sich im Bestellkopf:

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Die Belegstruktur kann man sich im Positionsdetail unter Bestellentwicklung ansehen:

- Belege der gesamten Prozesskette ansehen (aus FI) Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Beleg - Anzeigen oder Rechnungswesen – Finanzwesen – Kreditoren – Konto – Salden anzeigen oder Posten an-zeigen

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Um die gebuchten Einzelposten einer Periode anzuzeigen führen Sie einen Doppelklick auf die Salden der gewünschten Periode aus. Sie erhalten eine Belegübersicht. Um die Details eines bestimmten Beleges anzuzeigen, wählen Sie in der Belegübersicht die Belegnummer der Rechnung aus. Die unterschiedlichen Belegarten kann man anhand der Belegart unterscheiden. Kreditorische Buchungen (Rechnungen) aus FI haben die Belegart KR, Rechnungen aus MM haben die Belegart RE. Um zu sehen, wer den Beleg wann angelegt hat, wählen Sie Belegkopf. Um alle Belegzeilen anzuzeigen, wählen Sie Belegübersicht. Durch Doppelklick auf die Wareneingangszeile der Rechnung kann man sich die Bestellnummer ansehen bzw. sie steht unter Zuordnung. Wenn Sie von FI und nicht von MM auf den Buchungsbeleg zugreifen, können Sie die Kette herauf bis zur Bestellung zurücknavigieren. Wenn Sie sich in einem FI Dokument befinden, können Sie die Einzelposten aufreißen. Das bedeutet, dass Sie sich zusätzliche Details an-zeigen lassen wollen. Positionieren Sie den Cursor auf das Feld Belegnummer und wählen Sie Umfeld - Ursprungsbeleg.

Die Anzeigefunktion aus MM für die Rechnung wird angezeigt. 6. Ausgangszahlung erfassen Abschließend wird die manuelle Zahlung der Rechnung durchgeführt. Dies beinhaltet das Ausgleichen der ausstehenden Verbindlichkeit und das Ausdrucken des Schecks für die Rechnung. Rechnungswesen - Finanzwesen – Kreditoren - Buchung - Zahlungsausgang - Buchen

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Geben Sie das Belegdatum ein und wählen Sie ein Bankkonto aus. Geben Sie den Zah-lungsbetrag und das Konto des Kreditors an. Hinweis zum Zahlungsbetrag: Der Zahlungsbetrag ergibt sich aus dem Nettobestellwert zuzüglich 16 % MWST abzüglich eventuell vereinbartes Skonto. Klicken Sie auf den Button OP bearbeiten und Sie erhalten die folgende Übersicht der offe-nen Posten des Kreditors.

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Der von Ihnen eingegebene Zahlungsbetrag wird in der Zeile Erfasster Betrag dargestellt. Vom System werden diesem Zahlungsbetrag automatisch alle offenen Posten des Kreditors zugeordnet, da davon ausgegangen wird, dass dieses alle beglichen werden sollen. Durch Doppelklick auf die Zeilen, die nicht bezahlt werden sollen, kann man die Rechnungen aus dieser automatischen Zuordnung entfernen. Man muß alle Rechnungen anklicken, die man nicht bezahlen will. Wenn viele Posten vorhanden sind, ist das Anklicken jeden Postens sehr mühsam. Es empfiehlt sich dann, alle Posten zu markieren, Sie inaktiv zu setzen und an-schließend den Posten, den man bezahlen will, mit Doppelklick zu aktivieren. Besteht Identität zwischen der Zeile Erfasster Betrag und der Zeile Zugeordnet, kann man die Rechnung bezahlen. Ist dies nicht der Fall erhalten Sie folgende Fehlermeldung.

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Mit Zurück kommt man in folgendes Bild:

Ein Doppelklick auf die Positionszeile führt zu folgendem Bild, in dem der Betrag korrigiert werden kann:

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Durch erneutes Betätigen von OP bearbeiten ist man wieder im Bild Zahlungsausgang bu-chen und kann dort sichern. 7. Kontensalden nach Zahlung anzeigen Zuletzt zeigen Sie das Ergebnis der Zahlung im Kreditorensaldo an. Rechnungswesen - Finanzwesen – Kreditoren - Konto - Salden anzeigen Eingabefelder: Feld Daten Kreditor Ihre Kreditorennummer Buchungskreis 1000 Geschäftsjahr Aktuelles Jahr Ausführen betätigen!!

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Wählen Sie in diesem Bild die interessierende Periode und Spalte (Soll, Haben oder Saldo) mit einem Doppelklick aus. Die Einzelposten der betreffenden Periode werden angezeigt:

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Nach Auswahl der Periode 10 und der Spalte Saldo, können Sie jetzt unmittelbar erkennen, welche Rechnungen noch offen und welche bezahlt wurden. Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile können Sie sich jetzt die einzelnen Eingaben/Informationen der Bu-chung und des Kreditors ansehen.

Ein Doppelklick auf das Übersichts-Icon führt zum nächsten Bild, das den Buchungsbeleg in der Belegübersicht anzeigt.

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Buchungslogik Im Rahmen des oben beschriebenen Prozesses werden Buchhaltungsbelege - beim Wareneingang - bei der Erfassung der Eingangsrechnung und - bei der Zahlung erstellt. - Wareneingang: Der Buchhaltungsbeleg lautet wie folgt: Soll: 300000 Rohstoffe 1 (Bestandskonto) € 2.500,-- Haben: 191100 Wareneingang / Rechnungseingang € 2.500,-- Das Wareneingangskonto (191100) ist ein Verrechnungskonto. Jede Zeile, die auf dieses Konto gebucht wird, repräsentiert entweder eine Position aus dem Wareneingang. Das Sys-tem gleicht diese Positionen einzeln ab, um Ihre offenen Posten zu ermitteln. Durch die Bu-chung auf das Bestandskonto Rohstoffe wird der Wareneingang als Posten der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen. - Eingangsrechnung: Der Buchhaltungsbeleg lautet wie folgt: Soll 191100 Wareneingang / Rechnungseingang € 2.500,-- Soll 154000 Eingangssteuer € 400,-- Haben 1015 Wöllner AG (Kreditor) € 2.900,-- Die Haben-Buchung auf das Kreditorenkonto aktualisiert sowohl das Kreditoren-Sachkonto (Abstimmkonto) als auch das Kreditorenkonto im Nebenbuch (Personenkonto). D.h. es wird eine zusätzliche Buchung

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- Zahlung: Der Buchhaltungsbeleg lautet wie folgt: Soll 1015 Wöllner AG (Kreditor) € 2.900,-- Haben 113201 Bank2 € 2.813,-- Haben 27600 Skontoertrag € 75,-- Haben 154000 Eingangssteuer € 12,--

Abb. 10: Systematik der Buchungen bei der Beschaffung von Rohstoffen

Kto. 113 201(Bank)

Kto. 1015 (Kreditor) Kto. 154 000 (Eingangssteuer)

Kto. 300 000 (Rohstoffe)

2500,-

1

Kto. 191 100(Wareneingang)

2500,-2500,-

2900,- 400,-

2

2900,-

2813,-

12,-

3

3

2

1

Kto. 27 600(Skontoertrag)

75,-

Wareneingangsbuchung

Eingangsrechnung

Zahlung

Kto. 160 000(Abstimmkto)

2900,-2900,-

2a

3a

2a Buchung auf Abstimmkto

3a Buchung auf Abstimmkto

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5.2. Kundenauftrag bearbeiten In diesem Prozeß wird der integrative Ablauf der Auftragserfassung, der Lieferscheinerstel-lung, des Warenausgangs, der Übernahme in die Debitorenbuchhaltung mit anschließender Zahlungserfassung und die Darstellung der entsprechenden Werte im Vertriebs- und Ergeb-niscontrolling (CO-PA) gezeigt. Damit Sie alle gespeicherten Informationen schnell anzeigen und als Referenz benutzen können, ist es wichtig, daß Sie die vom System erteilten Belegnummern notieren. Prozeßkette 1. Fertigwarenbestände prüfen 2. Kundenauftrag anlegen 3. Kommissionierung und Lieferung 4. Fakturierung 5. Analyse der Debitoreneinzelposten 6. Ergebnisbericht 7. Schnellerfassung des Zahlungseingangs Beispiel: Die Verkaufsorganisation 1000 der IDES AG (Buchungskreis 1000) verkauft an einen End-kunden (Vertriebsweg 10) mittels eines Terminauftrages (Auftragsart TA) 1 Stück Materialbezeichung - der Pumpe P-101 P-101 (1. Reihe) - der Pumpe P-102 P-102 (2. Reihe) - der Pumpe P-103 P-103 (3. Reihe) - der Pumpe P-109 P-109 (4. Reihe) an den Kunden 50XX.

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Die Daten im Überblick: Feld Daten Beschreibung Auftragsart TA Terminauftrag Verkaufsorganisation 1000 Vertriebsweg 10 Direktverkauf Sparte 00 Sparte Pumpen Auftraggeber 50XX

Kunden

Materialnummer P-101 P-102 P-103 P-109

Materialstamm Pumpe

Menge 1 Versandstelle 1000 Buchungskreis 1000 Währung EUR Hauswährung 1. Fertigwarenbestände prüfen Infosystem – Logistik – Bestandsführung – Material - Bestandslisten - Bestandsübersicht oder Logistik – Materialwirtschaft – Bestandsführung – Umfeld – Bestand - Bestandsübersicht

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Dies ist deshalb wichtig, da wir in der Vorlesung keine Produktion der Güter durchführen, sondern aus dem Fertigwarenbestand verkaufen und deshalb gesichert sein muss, dass ge-nügend Produkte am Lager sind. 2. Kundenauftrag anlegen Im ersten Schritt erhalten Sie eine Anfrage eines Kunden und legen einen Kundenauftrag an. Der Beleg ist ein Vertriebsbeleg und führt noch zu keiner Buchung in der Finanzbuchhaltung. Er ist jedoch die Grundlage für die gesamte Verkaufsabwicklung. Menüfolge: Logistik - Vertrieb - Verkauf - Auftrag – Anlegen In der ersten Erfassungsmaske sind folgende Eingabefelderfelder zu pflegen: Feld Daten Auftragsart TA Verkaufsorganisation 1000 (Vertriebsorganisation

Deutschland) Vertriebsweg 10 (Endkundenverkauf) Sparte 00 (Spartenübergreifend)

Um die Eingabe zu vereinfachen, wird hier die Sparte 00 eingegeben. Die richtige Zuordnung des Kundenauftrages zu einer Sparte erfolgt erst, wenn im nachfolgenden Bild das bestellte Produkt eingegeben wird. Dadurch wird die richtige Zuordnung automatisch vom System ge-troffen. Ein daraus resultierender Vorteil ist die Möglichkeit in einem Auftrag Artikel ver-schiedener Sparten anzulegen.

Bestätigen Sie die Eingaben mit Enter. In der nächsten Eingabemaske im Rahmen der Anla-ge eines Auftrages sind folgende Eingabefelder zu pflegen:

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Feld Daten Auftraggeber 50XX Bestellnummer (des Kunden)

beliebige Angabe (informati-ve Eingabe)

Bestelldatum Gestriges Datum Wunschlieferdatum Wird vom System ermittelt Preisdatum Vom System vorgeschlagen Material P-101/P-102/P-103/P-109 Auftragsmenge 1 Mengeneinheit (ME) ST Falls ein Dialogfenster erscheint, in welchem Sie aufgefordert werden, den Warenempfänger bzw. die Entladestelle zu spezifizieren, wählen Sie den Warenempfänger 1000 (IDES-DE) mit Doppelklick aus. Nach Verarbeitung der Belegeingaben erscheint der Nettowert der er-faßten Verkaufspositionen oben rechts. Zusätzlich wird die Bezeichnung der bestellten Mate-rialien angezeigt (siehe oben). Falls die vom Kunden bestellten Waren zum Wunschlieferda-tum nicht verfügbar sind, verzweigt das System automatisch in ein Bild zur Prüfung der Ver-fügbarkeit. Hier können Sie eine der Lieferoptionen (z.B. Liefervorschlag) selektieren. Das System R/3 verzweigt dann in das Übersichtsbild zurück.

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Notieren Sie unbedingt das Wunschlieferdatum. Sie brauchen es für die Bearbeitung der Warenauslieferung im nächsten Schritt. Wenn Sie sich weitere Informationen zum Kundenauftrag ansehen wollen, klicken Sie ein-fach auf die entsprechenden Registerkarten. Weitere Informationen zur Auftragsposition er-

halten Sie, indem Sie die eingegebene Position markieren und wählen. Das System verzweigt in die Positionsdaten (s.u.).

Sie können sich durch Anklicken der Registerkarten die Daten der jeweiligen Auftragsposition ansehen. So werden z.B. alle Elemente, die für die Preiszusammensetzung einer Auftrags-position relevant sind (z.B. Preise, Zuschläge, Abschläge, Frachtkosten, Steuern, usw.) im Bild „Konditionen“ angezeigt. In diesem Register werden die unterschiedlichen Preiselemente angezeigt, die vom System R/3 für die Position ermittelt wurden.

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Durch markieren der Auftragsposition und Anklicken des Icons Details können sie sich die genaue Versandterminierung ansehen. Um die wichtigsten Versandaktivitäten, wie z.B. Kommissionierung, Laden und Transport, rechtzeitig zu beginnen, führt das System R/3 eine automatische Versandterminierung durch. In diesem Bild zeigt das System R/3 die für den Versand benötigten Angaben an.

Notieren Sie sich das Materialbereitstellungsdatum bzw. das Wunschlieferdatum, da dieses Datum als Selektionskriterium für die Lieferungserstellung notwendig ist. Nach dem Sichern des angelegten Kundenauftrags erscheint die Meldung mit der Auftrags-nummer.

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3. Kommissionierung und Lieferung Im zweiten Schritt nehmen wir an, daß die bestellten Pumpen jetzt im Fertiglager zur Verfü-gung stehen. Die Waren werden zusammengestellt und dem Kunden ausgeliefert. Es wird ein Warenausgang gebucht. Bei diesem Vorgang entstehen mehrere Belege, darunter ein Material-, ein Buchhaltungs- und ein Profit-Center-Beleg. Logistik − Vertrieb − Versand und Transport - Auslieferung – Anlegen – Einzelbeleg – Mit Be-zug zum Kundenauftrag Im Eingangsbild sind folgende Eingabefelder auszufüllen: Feld Daten Versandstelle 1000 Selektionsdatum Für die Position ermitteltes

Materialbereitstellungs- oder Transportdispositions-datum

Auftrag Auftragsnummer Ab Position bleibt frei Bis Position bleibt frei

Wurde hier nicht das Tagesdatum (wird automatisch vorgeschlagen) durch das Materialbe-reitstellungsdatum überschrieben, erhält man folgende Fehlermeldung.

Nach Bestätigung der (richtigen) Eingabewerte erhalten Sie eine Übersicht des Lieferbelegs:

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Durch markieren der Position und Anklicken des Icons Detail kann man sich wiederum De-tails der Position ansehen (siehe insbesondere Registerkarte Kommissionierung) Die Kommissionierung der Lieferung wird durch einen Transportauftrag angestoßen. Dabei handelt es sich allerdings nicht um einen Transport zum Kunden, sondern um einen Trans-port aus dem Lager. Der Transportauftrag bildet die Grundlage für die Kommissionierliste, mit deren Hilfe die bestellte Ware aus dem Lager entnommen wird. Der Transportauftrag wird als Folgefunktion aus der Lieferung heraus erzeugt. Folgefunktionen – Transportauftrag anlegen Es folgt ein Dialogbild mit der Abfrage, ob gesichert werden soll. Die Frage ist mit Ja zu be-antworten. Damit wird die Lieferung gesichert und es erfolgt eine Verzweigung in den Trans-portauftrag.

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In diesem Bild bedienen Sie folgende Eingabefelder: Feld Daten Lagernummer 010 Werk 1000 Lieferung Wird vom System vorge-

schlagen Hell/Dunkel Ablauf D Kommimenge übernehm. 2

Ein Transportauftrag zur Kommissionierung der Liefermengen wird erzeugt. Die Option 2 (Kommimenge übernehm) bewirkt, daß die Warenausgangsbuchung für die Lieferung gleich-zeitig erfolgt.

In diesem Bild Sichern betätigen. Beim Warenausgangsbeleg zu einer Lieferung wird sowohl ein SD-Beleg als auch ein FI-Beleg erstellt, mit dem Bestandsmengen und – werte fortgeschrieben werden. Der Buchungssatz des FI-Beleges lautet: Herstellkosten des Umsatzes (Soll) an Bestand Fertige Erzeugnisse (Haben)

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Mögliche Fehler und ihre Korrektur: Warenausgangsbuchung vergessen: Wenn die „Auslieferung“ bereits angelegt wurde, kann die Warenausgangsbuchung mittels folgendem Pfad nachgeholt werden. Logistik − Vertrieb − Versand und Transport – Buchung Warenausgang – Auslieferung Ein-zelbeleg oder Logistik − Vertrieb − Versand und Transport – Auslieferung – Ändern - Einzelbeleg Transportauftrag vergessen: Der Transportauftrag kann mittels folgendem Pfad nacherfasst werden: Logistik − Vertrieb − Versand und Transport – Auslieferung – Ändern – Einzelbeleg Enter Folgefunktionen – Transportauftrag anlegen 4. Fakturierung

Fakturierung vornehmen Die Fakturierung ist die abschließende Aktivität im Vertrieb. Wenn Sie eine Faktura erstellen, nehmen Sie stets Bezug auf einen Referenzbeleg, d.h. im folgenden Fall auf die Lieferung der einen Pumpe. Erst bei diesem Vorgang wird der Umsatz und die Forderung gegenüber dem Kunden in der Finanzbuchhaltung gebucht. Logistik − Vertrieb − Fakturierung - Faktura − Anlegen Normalerweise steht in dieser Erfassungsmaske im Feld Beleg die Nummer der eben ange-legten Lieferung. Sollte dies nicht der Fall sein, geben Sie bitte die notierte Liefernummer des letzten Vorganges ein.

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Nach Eingabe von Ausführen (Uhrsymbol) erhalten Sie:

Im obigen Bild machen Sie einen Doppelklick auf die von Ihnen angelegte Fakturaposition. Das System zeigt im folgenden Bild detaillierte Faktura-, Preis-, Buchhaltungs- und Auftrags-daten zu dieser Position an. Beachten Sie bitte, dass die Anzeige mehr als eine Bildschirm-seite umfaßt. Um alle Daten anzusehen, müssen Sie daher über den Bildschirm scrollen.

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Wählen Sie Positionspartner. Im nächsten Bild werden die verschiedenen Partner angezeigt, die an diesem Geschäftsvor-fall beteiligt sind. Rechnungsempfänger und Auftraggeber haben die gleiche Kundennummer. In unserem speziellen Fall soll die Rechnung jedoch von einem anderen Debitor reguliert werden. Der Regulierer (der die Rechnung zahlt) hat die Nummer 1050.

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Diese Struktur ist im Debitoren-Stammsatz hinterlegt, siehe unten:

Unter Konditionen kann man sich die Preisermittlung für die Pumpe ansehen. Kehren Sie durch Zurück zum Bild Übersicht Fakturapositionen zurück, Sichern Sie und no-tieren Sie die Faktura-Nummer. Falls die Fakturanummer nicht angezeigt wird, wählen Sie in diesem Bild Faktura - anzeigen, dann ist die Fakturanummer im Feld „Faktura“ Der Vorgang bedeutet nicht nur, daß die Faktura im Vertriebssystem gesichert wurde, son-dern auch, daß die Fakturadaten automatisch an die Finanzbuchhaltung, das Profit-Center und die Ergebnisrechnung weitergeleitet wurden. Die Daten fließen auch in das Treasury, jedoch wird dafür kein Beleg erstellt.

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Anzeigefunktionen im Rahmen von MM

- Faktura ansehen Logistik − Vertrieb − Fakturierung - Faktura − Anzeigen

Die Faktura-Nummer ist bereits im Feld eingetragen. Mit Enter oder Anklicken von Faktura-positionen können Sie sich die einzelnen Faktura-Positionen nochmals anzusehen. Mit Dop-pelklick auf die Faktura-Positionen erhalten Sie die Details der Position (Hardcopies siehe oben).

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- Rechnungswesenbelege ansehen Logistik − Vertrieb − Fakturierung - Faktura − Anzeigen Durch Anklicken des Buttons „Rechnungswesen“ erscheint ein Dialogfenster (s.o). Die Liste enthält 6 unterschiedliche Belege des Rechnungswesen. Mit Hilfe dieses Dialogfensters kön-nen Sie in die einzelnen Module verzweigen und sich die entsprechenden Belege ansehen. Folgende Belege sehen wir uns näher an:

Buchhaltungsbeleg Beleg der Ergebnisrechnung Kostenrechnungsbeleg

Buchhaltungsbeleg Doppelklicken Sie auf Buchhaltungsbeleg.

Die Forderung und der Umsatz wurden auf den Geschäftsbereich 1000 (Maschinenbau) ge-bucht wurden. Das Material P-103 wurde im Werk 1000 (Hamburg) produziert und gehört der Sparte 01 (Pumpen). Diese Kombination führte zu einer Buchung auf diesem Geschäftsbe-reich. Den Geschäftsbereich kann man sich durch Variation der Anzeigevariante anzeigen. Mit Zurück gelangen Sie in die Belegübersicht zurück.

Ergebnisrechnungsbeleg Doppelklicken Sie auf Ergebnisrechnung.

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Unter Merkmale, kann man sehen, welche Merkmale dem Geschäftsvorfall zugeordnet wur-den. Unter Wertfelder werden Betragsfelder für Erlös, Skonto etc. angezeigt. Unter Herkunftsdaten wird z.B. der zugehörige Kundenauftrag angezeigt. Unter Verwaltungsdaten werden Anlegedatum, Erfasser etc. angezeigt. Mit Zurück gelangen Sie in die Belegübersicht zurück.

Kostenrechnungsbeleg Doppelklicken Sie auf Kostenrechnungsbeleg. Klicken Sie auf das Zeichen vor der Beleg-Nr.

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Die Objektart ERG im Bild Belege Istkosten bedeutet, daß es sich hier um ein Ergebnisobjekt handelt. Der Umsatz wurde auf der „Kostenart“ 800000 (Umsatzerlöse Inland) erfasst. 5. Analyse der Debitoreneinzelposten Mit der Faktura ist die Forderung gegenüber dem Kunden gebucht worden. Menüfolge: Rechnungswesen - Finanzwesen – Debitoren – Konto – Posten anzeigen Eingabefelder:

Feld Daten Debitor (Regulierer) 1050 Buchungskreis 1000 Offen zum Stichtag Datum, das ca 10 Tage nach

Tagesdatum liegt Offene Posten x (markieren) Beim Kunden Becker (Debitor 1000) weicht der Regulierer (Zahler) vom Auftraggeber und vom Rechnungsempfänger ab (das hat mit den Partnerrollen im Debitoren- bzw. Kreditoren-stammsatz zu tun). Sie müssen somit die Debitornummer 1050 angeben, die von der Kun-dennummer abweicht. Sie erhalten eine Liste aller offenen Rechnungen dieses Debitors. Im Feld Zuordnung stehen die Lieferscheinnummern (Liefernummer aus dem 2. Vorgang). Sofern zahlreiche offene Posten vorliegen, sortieren Sie diese nach dem Belegdatum (neuester Vorgang oben). Doppelklicken Sie auf den Beleg, den Sie eben gebucht haben. Es wird die erste Position des Beleges angezeigt. Es handelt sich um die Buchung der Forderung. Das Abstimmkonto des Debitors in der Bilanz ist das Konto 140000 (Forderungen Inland) in der Hauptbuchhal-tung. Als weitere Informationen werden unter anderem die Skontobasis und die Zahlungsbe-dingungen geliefert. Das Basisdatum ist das Datum, auf das sich die Fristen für die Skonto-fälligkeit und die Nettofälligkeit beziehen.

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Wenn Sie auf das Icon Weitere Daten klicken bekommen Sie u. a. das Dispositionsdatum ("Dispo-Datum") angezeigt, unter dem die Fortschreibung des zu erwartenden Zahlungsein-gangs in die Finanzdisposition erfolgt (siehe unten). Dies bedeutet, dass das System für den entsprechenden Tag einen Zahlungseingang prognostiziert und dadurch eine Liquiditäts-planung auf Basis der einzelnen Geschäftsvorfälle erfolgt. Das Datum wird vom System unter Einbeziehung verschiedener Informationen wie "Basisda-tum im FI-Beleg der Faktura" und "bisheriges Zahlungsverhalten des Debitors" ermittelt. Speziell durch den Einfluß dieser zweiten Komponenten ("bisheriges Zahlungsverhalten") ist das Dispo-Datum für Sie u.U. nicht auf den ersten Blick nachvollziehbar. Es müßte dazu ein Exkurs in die Kundenkredit-Kontrolle gemacht werden. Gehen Sie in die Belegübersicht zurück und führen Sie einen Doppelklick auf der Erlöszeile aus. Sie erhalten das folgende Detailbild, das die Erlösbuchung betrifft.

Hier kommen Sie in die Belegübersicht Hier können sie sich zwi-schen den Positionen des Buchungssatzes hin- und herbewegen.

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Markieren Sie in diesem Bild das Feld Mehr. Sie erhalten ein Dialogfeld, in dem das Profit Center angegeben wird. Das Profit Center 1010 steht für Hochleistungspumpen und wurde aus den Auftragsdaten abgeleitet (z.B. aus dem verkauften Produkt). Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf das Feld Ergebnisobjekt. Sie erhalten Information über die Ableitungen auf das Ergebnisobjekt (siehe unten).

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6. Ergebnisbericht in der Ergebnisrechnung Im nächsten Schritt wollen wir uns den Kundenauftrag aus Sicht der Ergebnisrechnung an-sehen. Bereits aus SD heraus wurde sichtbar, dass mit Erstellung der Faktura die Daten in die Ergebnisrechnung geflossen sind. Den entsprechenden Ergebnisrechnungsbeleg haben wir uns angesehen. Mit Hilfe der Ergebnisrechnung (CO-PA) können vom Anwender definierte Objekte (z.B. Pro-dukte, Kunden, Erzeugnisgruppen, Regionen und Geschäftsbereiche) ausgewertet werden. Ziel der Ergebnisrechnung ist es, dem Vertrieb, der Geschäftsleitung und den Planungsabtei-lungen Ihres Unternehmens Informationen zu liefern, die das Interne Rechnungswesen und die Entscheidungsfindung unterstützen. Auf der Grundlage der für die jeweilige Organisation ausgewählten Objekte eröffnet die Ergebnisrechnung die Möglichkeit, auf individuelle Anfor-derungen zugeschnittene Berichte anzulegen. Damit können Deckungsbeiträge oder andere Kennzahlen analysieren werden. Da die Ergebnisrechnung ein Teilgebiet des Controllings ist, muss jetzt der Einstieg über das Modul Controlling erfolgen. Menüfolge: Rechnungswesen - Controlling – Ergebnis- und Marktsegmentrechnung - Informationssystem – Bericht ausführen Beim erstmaligen Aufrufen einer Transaktion im Rahmen der Ergebnisrechnung ist der Er-gebnisbereich anzugeben. Der Ergebnisbereich ist die Organisationseinheit im Rahmen der Ergebnisrechnung, die die Strukturen des Absatzmarktes widerspiegelt. I.d.R. reicht ein Er-gebnisbereich für ein Unternehmen aus. Die einzelnen Markt- oder Absatzsegmente (Stich-wort Absatzsegmentrechnung) im Rahmen des Ergebnisbereiches werden durch Ergebnis-objekte abgebildet. D.h. einzelne Marktsegmente, die durch klassifizierende Merkmale be-schrieben werden können (z.B. Artikelgruppe, Kundegruppe, Land, Vertriebsweg), werden als Ergebnisobjekte bezeichnet. Für diese Marktsegmente (SAP-Begriff: Ergebnisobjekt) wird durch Gegenüberstellung von Kosten und Erlösen ein Ergebnis ausgewiesen. Im ersten Dialogfenster der Ergebnisrechnung sind folgende Eingaben zu tätigen:

Feld Daten Ergebnisbereich IDEA Form der Ergebnisrechnung kalkulatorisch

Dieses Dialogfenster wird während Ihrer Sitzung nur einmal eingeblendet. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, selektiert das System den betreffenden Ergebnisbereich und die betreffende Art der Ergebnisrechnung immer wieder entsprechend Ihrer Angaben.

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Wählen Sie den Bericht IDES-050 und klicken Sie auf Ausführen. Geben Sie in den Eingabefeldern des angezeigten Dialogfensters folgende Variable für den Bericht ein: Feld Daten Verkaufsorganisation 1000 Periode Von akt. Monat und Jahr Periode Bis akt. Monat und Jahr Plan-/Istkennzeichen 0 Version leer Vorgangsart F (für Fakturadaten) Ausgabeart grafische Berichtsausgabe Sie erhalten folgendes Übersichtsbild, das das Gesamtergebnis der Verkaufsorganisation 1000 darstellt.

Im oberen Bildabschnitt ist das Firmen-Logo (IDES) zu sehen, das sich jedes Unternehmen selbst definieren und in die Berichte einbinden kann. Im Bereich Navigation (erster Abschnitt des mittleren Bildbereiches) sehen Sie die in der Be-richtsdefinition ausgewählten Merkmale. Die Darstellung der dazugehörigen Merkmalswerte erfolgt im zweiten Abschnitt des mittleren Bildbereiches.

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Die sogenannte Detailliste, die die detaillierten Kennzahlen zu einer Merkmalskombination wiedergibt, ist im linken unteren Bildausschnitt zu sehen. Die grafische Darstellung der Merkmalswerte erfolgt im rechten unteren Bildausschnitt. Diese Darstellung, in der die Aufriß- und Detailliste und die grafische Darstellung der Be-richtsdaten auf einen Blick zu sehen sind, sowie die Einbindung des Firmenlogos, wird bei der Berichtsdefinition unter Ausgabeart eingestellt. Die Größe der einzelnen Bildabschnitte kann mit Hilfe der linken Maustaste durch Verschie-ben der horizontalen und vertikalen Bilderbalken individuell eingestellt werden. Durch Anklicken der Merkmale im linken Teil des Bildschirmes werden die Daten nach dem entsprechenden Merkmal aufgegliedert, d.h. man kann sich die Informationen nach Kunden oder Produkten anzeigen lassen.

Ein Doppelklick im rechten Teil des mittleren Bildbereiches auf die Sparte Pumpen führt da-zu, dass man sich die Differenzierung zunächst nach Kunden und anschließend für einen bestimmten Kunden nach Produkten ansehen kann.

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Die Einzelposten erhält durch Markieren der Zeile und Springen – Einzelposten aufgelistet. Durch erneuten Doppelklick auf die Zeile erhält man die Details. Durch Klicken auf Integrati-on erhält man eine Liste aller Belege, die angezeigt werden können.

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Möchte man einen anderen Kunden ansehen (gilt auch für alle anderen Merkmale), muß man den Kunden markieren und die rechte Maustaste drücken. Anschließend wählt man Merkmalswert auswählen und erhält das ganz rechts eingeblendete Dialogmenü. Hier kann man sich dann den gewünschten Kunden auswählen.

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Schauen Sie sich auch einmal den Bericht Ides-020 an und navigieren Sie in diesem Bericht. Wird bei Ausgabeart klassischer Recherchebericht ausgewählt erhält man eine listenorien-tierte Darstellung, in der die Navigation deutlich wenig komfortabel ist. Die bereitgestellten Daten sind jedoch identisch. Es handelt sich hierbei um die alte Funktionalität im Rahmen der Ergebnisrechnung, so dass man auch hier die Verbesserungen zu Release 4.0 B gut feststellen kann. 7. Schnellerfassung des Zahlungseingangs Einige Tage nach Zusendung der Rechnung erhalten Sie die Zahlung für die versandten Pumpen. Die Zahlung müssen Sie jetzt in der Debitorenbuchhaltung eingeben. Rechnungswesen - Finanzwesen – Debitoren - Buchung - Zahlungseing. schnell Bedienen Sie folgende Eingabefelder: Feld Daten Buchungskreis 1000 Buchungsdatum Basisdatum + 14 Tage oder Tagesdatum Bankkonto 113109 Währung EUR Referenz beliebige Nummer Belegdatum Basisdatum + 14 Tage oder Tagesdatum Valutadatum Basisdatum + 14 Tage oder Tagesdatum

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Wählen Sie Zahlungen erfassen. Das System R/3 meldet eventuell, daß das Belegdatum in der Zukunft liegt. Überspringen Sie die Meldung mit Enter. Bedienen Sie im obigen Bild folgende Eingabefelder: Feld Daten Debitor (Regulierer) 50XX Betrag Bruttopreis ./. Skonto Falls keine Informationen über den Betrag vorliegen, öffnen Sie einen neuen Modus, wählen Faktura anzeigen und lassen sich die Faktura anzeigen, die Sie jetzt bezahlen wollen. Kli-cken Sie Preiskonditionen an (Icon ganz unten, ganz rechts) und ermitteln Sie den Zah-lungsbetrag. Hat die Bestellung mehrere Positionen, wählen Sie Springen – Kopf – Preiskon-ditionen Kopf. Wählen Sie OP bearbeiten. Die nächsten Bilder zeigen die Folgen, die entstehen, wenn der Rechnungsbetrag nicht um das Skonto gekürzt wird. Die offenen Posten des Kunden werden im Bild Schnellerfassung Zahlungseing:Offene Pos-ten bearbeiten aufgelistet. Selektieren Sie den auszugleichenden Posten mit Doppelklick im Feld EUR Brutto, so daß die Schrift in der Zeile farbig wird. Die eventuellen weiteren Zeilen müssen schwarz sein (Wenn nicht, bitte die farbig markierten Beträge mit Doppelklick im Feld EUR Brutto entselektieren, die Sie dem erfaßten Betrag nicht zuordnen wollen)

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Sie erkennen, dass der Rechnungsbetrag um das Skonto gemindert werden muss. In der vorherigen Bildschirmmaske wurde der ungekürzte Rechnungsbetrag eingegeben. Zur Kor-rektur klicken Sie auf Übersicht. Sie kommen in die Belegübersicht des Zahlungsvorganges (siehe unten).

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Durch Doppelklick auf die Buchungszeile in obiger Maske können Sie den Betrag ändern. Sie geben 27.409,87 € ein (siehe oben). Nach Korrektur des Betragsfeldes wählen Sie OP bear-beiten und kommen wieder in die Übersich mit den offenen Posten zurück. Erfasster Betrag und zugeordneter Betrag stimmen jetzt überein, so dass der Zahlungseingang jetzt verbucht werden kann. Beleg buchen oder Icon Sichern wählen

Anzeige der erfolgten Zahlung Die erfolgte Zahlung kann man sich auf dem Debitorenkonto ansehen. Menüfolge Rechnungswesen - Finanzwesen – Debitoren - Konto – Posten Markieren Sie jetzt das Feld Ausgeglichene Posten und wählen Sie Enter.

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6. Grundfunktionen der Kostenrechnung 6.1. Strukturen / Stammdaten Überblick: Kostenstellen - betrieblicher Teilbereich, für den Kosten erfaßt werden, Orte der

Kostenentstehung Kostenarten - Kostenarten dienen der Klassifikation von Kosten. Kostenarten klassifi-

zieren den betriebszweckbezogenen bewerteten Verbrauch von Produk-tionsfaktoren

Leistungsarten - Bezugsgrößen; Maßeinheiten, um Kosten für interne Leistungen verur-

sachungsgerecht zu verrechnen stat. Kennzahlen - Bezugsbasen für innerbetriebliche Leistungsverrechnung 6.1.1. Kostenarten Die Kosten- und Erlösartenrechnung stellt den Teil der Kostenrechnung dar, in dem die wäh-rend einer Abrechnungsperiode angefallenen Kosten erfaßt und gegliedert werden. Es han-delt sich also weniger um eine Rechnung als vielmehr um eine geordnete Erfassung von Da-ten, die die Basis einer Kostenrechnung bildet. In einem integrierten Rechnungswesen, wie es das R/3-System darstellt, ist eine besondere Erfassung der Kosten nicht notwendig, weil jeder kostenrechnungsrelevante Geschäftsvorfall detaillierte Informationen nicht nur über die Kostenart, sondern auch über die Kontierungsob-jekte (Kostenstellen, Kostenträger usw.) an die Kostenrechnung liefert. Jeder Verbrauchs-vorgang in der Materialwirtschaft, jede Fakturierung im Vertriebssystem (= Erlös), jede Ein-gangsrechnung fließt direkt über das Sachkonto (= Kostenart) dem jeweiligen Kontierungsob-jekt zu. Bei den Kostenarten werden primäre und sekundäre Kosten unterschieden. Primäre Kostenarten – Verbrauch unternehmensextern – also vom Markt - bezogener Güter und Dienstleistungen (Nummernkreis: 4XXXX). Ausprägungen siehe Abb. 12. Die Kostenarten stehen in engem Zusammenhang mit den Sachkonten der Finanzbuchhal-tung, da das SAP-R/3-System aus Sicht der Kostenrechnung als Einkreissystem aufgebaut ist. Einkreissystem bedeutet, daß die primären Kostenarten sowie die Erlösarten aus den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung übernommen werden und somit kein zweiter Abrechnungskreis für die Kostenrechnung aufgebaut wird. Die Strukturen und Orga-nisationseinheiten des Finanzwesens müssen Sie beim Anlegen von Kostenarten berück-sichtigen. Dies bedeutet, dass die primären Kostenarten den Sachkonten der Finanzbuchhaltung ent-sprechen. Somit muss jedem Sachkonto eine primäre Kostenart mit identischer Nummer zu-geordnet werden. Eine primäre Kostenart kann nur dann angelegt werden, wenn zuvor im Kontenplan ein entsprechendes Sachkonto verzeichnet und im Finanzwesen ein entspre-

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chendes Konto angelegt wurde. Beim Anlegen prüft das SAP-R/3-System, ob ein entspre-chendes Konto im Finanzwesen angelegt wurde. Falls Sie noch kein Sachkonto angelegt haben, können Sie direkt aus dem Anforderungsbild über Umfeld - Anlegen Sachkonto in die entsprechende Stammdatenpflege der Finanzbuchaltung verzweigen. Umgekehrt können keine Kontierungsobjekte der Kostenrechnung (Kostenstelle, Kostenträ-ger) bei einer Buchung eingegeben werden, wenn keine Kostenart vorhanden ist.

Ist dem Sachkonto (Aufwandskonto) eine Kostenart zugeordnet, ist es kostenrechnungsrele-vant. In diesem Fall muss bei jeder Buchung auf das Konto entweder eine Kostenstelle oder ein Innenauftrag angegeben werden. Somit stehen am Periodenende die Daten gegliedert nach Kostenarten und Kostenstellen/Innenaufträgen für Analysen zur Verfügung. Sekundäre Kostenarten – Sie entstehen bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung und stellen somit abgeleitete Kostenarten dar. Es sind Kosten innerbetrieblicher Leistungen (z.B. einer Instandhaltungsleistung), die sich aus den primären Kosten der die Leistungen erbringenden Kostenstelle (z.B. Personalkosten, Materialkosten, Energieverbrauch der Werkstatt) und den Kosten der in Anspruch genommenen innerbetrieblichen Leistungen (z.B. eigenerstellter Strom) zusammensetzen. Durch die Einführung sekundärer Kostenarten ist es möglich, für jede Kostenstelle die direkt zurechenbaren Kosten (hierbei handelt es sich im-mer um primäre Kosten) und die zugeschlüsselten Kosten getrennt zu zeigen.

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Sekundäre Kostenarten lassen sich ausschließlich in der Kostenrechnung anlegen und ver-walten. Sie dienen der Abbildung des innerbetrieblichen Werteflusses im Rahmen der Kos-tenstellenrechnung. Beim Anlegen von sekundären Kostenarten prüft das System, ob das Konto bereits im Finanzwesen vorhanden ist. Ist dies der Fall, so kann die sekundäre Kos-tenart in der Kostenrechnung nicht angelegt werden.

Abb. 11: Primäre und sekundäre Kosten im Betriebsabrechnungsbogen Die Unterscheidung zwischen primären Kosten und sekundären Kosten erfolgt über den Kostenartentyp.

Primäre Kostenart bearbeiten: Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling - Kostenartenrechnung – Stammdaten – Kostenart – Einzel-bearbeitung - Anlegen primär, Anzeigen, Ändern Beim erstmaligen Aufruf der Kostenrechnung im Rahmen einer Arbeitssitzung ist der Kosten-rechnungskreis einzugeben.

Nachdem Sie den Kostenrechnungskreis eingegeben haben, erhalten Sie folgendes Ein-stiegsbild. Als Kostenartennummer ist die Nummer des korrespondierenden Sachkontos ein-zutragen. Achten Sie darauf, dass der Beginn des Gültigkeitszeitraums immer mit dem Ge-

Ist Plan Abw. ..... Primäre Kosten

Gehälter

1.000

Abschreibungen Reisekosten Raummieten :

2.000 5.000 10.000

Summe primäre Kosten

17.000

Sekundäre Kosten

verr. Poolfahrzeuge verr. Energiekosten verr. Raumkosten

1.000 1.000 -16.000

Summe sekundäre Kosten

-14.000

Kostenstellensaldo

3.000

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schäftsjahresbeginn übereinstimmt. Da sich der Kostenartenplan dauerhaft ist, sollte die Gül-tigkeit nicht auf ein Geschäftsjahr beschränkt werden

Die Maske für die weiteren Eingaben erhält man durch Anklicken des Übersicht-Buttons.

Die Bezeichnung der Kostenart wird aus dem Sachkonto übernommen, kann jedoch abge-ändert werden. Mit dem Kostenartentyp wird einerseits unterschieden, ob es sich um primä-re oder sekundäre Kosten handelt und andererseits eine detailliertere Strukturierung der Kos-tenarten durchgeführt. In obigem Bild sehen Sie die unterschiedlichen Strukturen bei den Primärkosten. Sie sehen, dass auch die Erlösarten und die Erlösschmälerungen mit Hilfe des Menüs Kostenart anlegen gepflegt werden. Der Kostenartentyp 3 und 4 wird benötigt, wenn man aperiodisch entstandene Aufwendungen im Rahmen der Kostenrechnung periodisieren will oder wenn man kalkulatorische Kosten berücksichtigen will. Normalerweise sind aperio-disch entstehende Ausgaben bereits in der Finanzbuchhaltung zu periodisieren.

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Sekundäre Kostenart bearbeiten: Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling - Kostenartenrechnung – Stammdaten – Kostenart – Einzel-bearbeitung - Anlegen sekundär, Anzeigen, Ändern Folgende Kostenartentypen sind von Bedeutung: Kostenartem mit dem Kostenartentyp 41 (Gemeinkostenzuschläge) werden verwendet, um Kosten von Kostenstellen mittels Zuschlägen an interne Aufträge weiterzuverrechnen. Dies kann z.B. bei Instandhaltungsaufträgen, selbsterstellte Anlagen etc. der Fall sein. Kostenartem mit dem Kostenartentyp 42 (Umlage) werden im Rahmen pauschaler Umlagen verwendet. Dies kann z.B. die Umlage der Raumkosten nach qm, der Stromkosten nach in-stallierten kW etc. sein.

Kostenartem mit dem Kostenartentyp 43 (Verrechnung von Leistungen) werden genutzt, um die Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen nach Inanspruchnahme durchzuführen. Ver-rechnung der Stromkosten nach gemessenen kWh, Verrechnung von Instandhaltungsleis-tungen nach erfassten Reparaturstunden.

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Kostenartengruppen anlegen, ändern, anzeigen, kopieren: Da die Kostenarten den Sachkonten der Finanzbuchhaltung entsprechen, ist ihre Zahl relativ groß. Dies hat eine geringe Übersichtlichkeit zur Folge und macht den Einstieg in die Kos-tenanalyse schwieriger. Die Kostenarten sollten deshalb hierarchisch strukturiert und ver-dichtet werden. Es empfiehlt sich die Kostenarten zu Kostenartengruppen zusammenzufas-sen. Dadurch gewinnt man eine größere Übersichtlichkeit, ohne auf Details verzichten zu müssen, da ein Drill Down bis auf die einzelne Kostenart jederzeit möglich ist. ZUORDNUNG D. KOSTENARTEN ZU KA-GRUPPEN IN DER KOSTENSTELLENRECHNUNG

Kostenarten- Kostenarten- KOSTENARTgruppe untergruppe NR. BEZEICHNUNG

a) primäre Kostenarten

1900 1190 40000 BERATERLEISTUNGEN DR1900 1190 40100 HONORARE FREIE MA1900 1190 40200 LABORLEISTUNGEN 1900 1290 40500 LIEF/MONT.V.BAUTEIL.1900 1290 48580 MIETE/INST.FREMDGER. 1900 1290 48810 GERINGW.WG PROJ.BEZ.1900 1290 48820 WOHNUNGSEINRICHT.1900 1290 48890 AUSRÜSTUNGSGÜTER1900 1390 47310 BUERO-/SCHREIBARB FR 1900 1390 47320 ÜBERSETZUNGSARB. FR3510 3510 41100 VERG.HILFSKR., INL.3510 3510 42100 GEH. STAMMPERS. INL.3510 3510 42600 GEH.TECH.STAMM.AUSL3510 3510 42700 GEH.STAMM.AUSL.O.GMK3900 3110 41500 LOHN,GEH.OERTL.PERS.3900 3110 42800 ABFINDUNGEN3900 3110 42900 SAMMELKONTO GEHÄLTER3900 3110 42910 VERGUETUNG HILFSKR.3900 3210 43110 SOZIALVERS. FFM3900 3210 43120 SOZIALVER.BAUST.AUSL3900 3210 43130 BEITR. Z. BERUFSGEN.3900 3210 43190 SONST. SOZ. ABGABEN

Abb. 12: Zuordnung der Kostenarten zu Kostenartengruppen

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Kostenartengruppen können für eine Übersichtliche Darstellung im BAB genutzt werden. Die mit * oder ** oder *** bezeichneten Kostenartengruppen stellen die Verdichtungsebenen bei den Kostenartengruppen dar. Die Gehälter sind den Personalkosten, diese wiederum den Primärkosten und diese der Belastung insgesamt untergeordnet. Durch Anklicken des Sym-bols für „Aufreißen/Komprimieren“ kann der Detaillierungsgrad festgelegt werden.

Menüfolge für die Pflege der Kostenartengruppen: Rechnungswesen – Controlling - Stammdaten -Kostenartengruppe -Anlegen/Ändern/Anzeigen

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Um Kostenartengruppen zu kopieren, wählen Sie im jeweiligen Einstiegsbild der Gruppen-pflege Gruppe - kopieren. Hinweis: Kostenarten und Kostenartengruppen können auch in der Kostenstellenrechnung angelegt werden.

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6.1.2 Kostenstellen / Kostenstellenhierarchie

Kostenstellenstruktur Bevor Sie Kostenstellen anlegen, müssen Sie eine hierarchische Kostenstellenstruktur definieren (Kostenstellenhierarchie). Kostenstellenhierarchien geben Ihnen die Möglichkeit, flexibel und nach Ihren spezifischen Reporting- bzw. Analyseanforderungen Daten anzuzei-gen und Verdichtungen durchzuführen. Die Kostenstellenhierarchie ermöglicht bereichsweise Verdichtungen, so daß Kosten für alle organisatorischen Teileinheiten eines Unternehmens berichtet werden können. Mit Hilfe der Kostenstellenhierarchie faßt das System die Kosten der untergeordneten Kostenstellen zusammen. Ansonsten wären manuelle Zusammenfas-sungen der einzelnen Kostenstellen notwendig, wenn kostenstellenübergreifende Kostenin-formationen benötigt werden. Die Verdichtung erfolgt mittels "Knotenkostenstellen“. Durch die Einführung einer Kostenstellenhierarchie können Kosten bei der Hierarchie-Ebene aus-gewiesen werden, der sie als Kostenstellen-Einzelkosten zugerechnet werden können (Ein-zelkosten- und Deckungsbeitragsrechnung). Zu jedem Kostenrechnungskreis gibt es genau eine Standardhierarchie. Diese ist dadurch gekennzeichnet, daß der oberste Knoten dieser Hierarchie im Stammsatz des Kostenrech-nungskreises hinterlegt ist (Customizing). In der Standardhierarchie müssen alle Kostenstel-len enthalten sein! Bei Auswertungen innerhalb der Standardhierarchie werden (systemsei-tig) alle Kostenstellen vollständig erfaßt. Sie können neben der Standardhierarchie beliebig viele weitere Kostenstellenhierarchien anlegen. Die übrigen Hierarchien werden als Alterna-tivhierarchien bezeichnet. Jede Kostenstelle muß beim Anlegen einer Gruppe der Standardhierarchie zugeordnet wer-den. Somit ist sichergestellt, daß die Standardhierarchie alle Kostenstellen des Kostenrech-nungskreises enthält. Wie wird dies sichergestellt? Dadurch, daß jede Kostenstelle in ihrem Stammsatz auf den ihr übergeordneten Knoten verweist. Eine Kostenstelle kann ohne Zuordnung zu einem Kno-ten nicht angelegt werden.. Die Zuordnung der Kostenstelle zur untersten Hierarchiestufe kann nur im Kostenstellenstamm verändert werden. Die Zuordnung einer Kostenstelle zur untersten Hierarchiestufe kann nicht in der Standardhierarchie geändert werden. In der Stan-dardhierarchie können nur „Knoten“ umgehängt werden. Den einzelnen Knoten dürfen entweder weitere Knoten oder Kostenstellen untergeordnet sein

Kostenstellenhierarchie anzeigen Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling – Kostenstellenrechnung – Stammdaten – Standardhierar-chie – Anzeigen

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Durch Anklicken der +-Zeichen vor den Knoten kann man den entsprechenden Teilbaum ex-pandieren. Das heißt die nächste Ebene wird angezeigt. Man kann auch mit der rechten Maustaste expandieren, dann wird der komplette Teilbaum expandiert. Das bedeutet, dass alle Knoten der Kostenstellenhierarchie angezeigt werden, die unterhalb des markierten Kno-tens liegen. Expandiert man den obersten Knoten mit der rechten Maustaste wird alles ex-pandiert. Aber Vorsicht: es gibt kein Icon für Komprimieren. Im linken Teil des Bildschirmes kann man nach Knoten oder Kostenstellen durch Eingabe der KST-Nummer oder der Kostenstellenbezeichnung suchen. Wurde ein Wert gefunden und im linken Bereich angezeigt, kann man sich z.B. den entsprechenden Teilbaum mittels Doppel-klick auf den Wert anzeigen.

Durch Anklicken dieses Icons wird der Bildschirm „geteilt“ und die Stammdaten des gerade markierten Objektes werden angezeigt. Ein Doppelklick auf die einzelne Kostenstelle bzw. den Knoten führt zur Anzeige des Stamm-satzes im unteren Teil.

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Mit den blauen Pfeilen kann man sich in den vorangegangenen „Ansichten“ bewegen. Mit diesem Icon bewegt man sich eine Hierarchiestufe nach oben.

Kostenstellenhierarchie ändern Das Umschatlen zwischen Anzeige- und Änderungsmodus erfolgt durch Anklicken des „Stif-tes“ oder aus dem Menübaum durch „Ändern“. Die Bezeichnungen lassen sich im unteren Bildschirmteil verändern (erkenntlich am weiß unterlegten Feld). Zusätzliche Hierarchieebenen lassen sich im Menü „Bearbeiten“ oder durch diese Buttons einpflegen.

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Anlegen einer Kostenstelle Menüfolge: Rechnungswesen- Controlling – Kostenstellenrechnung – Stammdaten – Kostenstelle - Ein-zelbearbeitung - Anlegen

Kostenstellennummer eingeben und auf Stammdaten oder Enter klicken.

Die Kostenstellenarten sind durch das Customizing festgelegt worden. Beispielhaft für die Customizing-Aktivitäten der Pfad unten.

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Das folgende Bild zeigt die Tabelle mit den Customizing-Einstellungen für die Kostenstellen-arten.

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Wie oben schon ausgeführt, ist der unterste Knoten der Standardhierarchie anzugeben, da-mit sichergestellt wird, dass die Kostenstelle in der Standardhierarchie einem Knoten zuge-ordnet wird. Beim Anlegen der Kostenstelle müssen Felder für Geschäftsbereich und Profit Center gefüllt werden. Wenn das Profit Center fehlt, kommt Warnung „trotz aktiver Profit Center Rechnung wurde kein PC eingegeben“. Dies ist darauf zurückzuführen, dass die Profit Center-Rechnung aktiv ist und die Zuordnung der Geschäftsvorfälle zum Profit Center z.T. mit Hilfe der Kostenstellennummer erfolgt. Welchen Hintergrund hat die Hinterlegung des Geschäftsbereichs im Kostenstellen-stamm? Was wollen wir? Um einzelne Geschäftsbereiche eines Unternehmens wie rechtlich selbständige Unterneh-men betrachten zu können, sollen für diese Geschäftsbereiche Gewinn- und Verlustrechnun-gen und Bilanzen erstellt werden. Der Geschäftsbereich ist daher ein weiteres Strukturkriteri-um innerhalb des Buchungskreises. Damit ist es möglich, alle Verkehrszahlen je Geschäfts-bereich zu speichern und auszuwerten. Solche Bilanzen /GuV’s für Geschäftsbereiche lassen sich auf unterschiedlichen Wegen er-stellen. Einige mögliche Lösungen und deren Auswirkungen: • die einzelnen Konten werden nach Geschäftsbereichen differenziert - unüberschaubarer

Kontenplan, häufige Fehlkontierungen • mittels Customizing wird ein Geschäftsbereich angelegt und das Feld "Geschäftsbereichs-

bilanz ermöglichen" wird aktiviert und damit Eingabemöglichkeit für eine Geschäftsbe-reichs-Nr. während der Buchung - Doppeleingaben; Inkonsistenzen, da KST-Nr. und Ge-schäftsbereichs-Nr. eingegeben werden muß

• wenn die Geschäftsbereichs-Nr. zusätzlich im Stammsatz der Kostenstelle hinterlegt ist, kann der Geschäftsbereich aus der Kostenstellenangabe im Beleg abgeleitet werden, so daß keine Angabe der GB-Nr. im Beleg erforderlich ist.

Die Objekte des Controllings (beispielsweise Kostenstellen und Innenaufträge) haben die Funktion einer Kontierungshilfe, da der Geschäftsbereich aus den Stammsätzen abgeleitet werden kann. Wird bei einer Primärbuchung auf eine Kostenstelle kontiert, so kann der zu-gehörige Geschäftsbereich aus dem Kostenstellenstamm ermittelt und die Buchung dem kor-rekten Geschäftsbereich zugeordnet werden. Somit braucht im Buchungsbeleg der Ge-schäftsbereich nicht manuell gesetzt zu werden, sondern kann vom System automatisch gesetzt werden. Damit werden Fehlkontierungen bei der Belegerfassung minimiert.

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Exkurs: allgemeine Aussagen zur Abbildung von Strukturen und Hierarchien immer schlecht, wenn Strukturen oder Hierarchieinformationen im Rahmen von Bewegungs-daten mitgegeben werden. Dies ist der Fall, wenn die Geschäftsbereichs-Nr. in jeder Bu-chung mitgegeben wird: Kontonr Bezeichnung KST GB-Nr. Betrag 40000 Material 12 1 4000,- 40000 Material 21 2 5000,- Warum? Weil die Struktur in den Bewegungsdaten fest hinterlegt ist und Strukturänderungen Ände-rungen in den Bewegungsdaten erfordern, z.B. um Zeitvergleiche machen zu können Alternative: Bewegungsdaten: Konto-Nr. KST-Nr. Betrag 40000 12 4000,- 40000 21 5000,- Strukturdaten: KST-Nr. GB-Nr. 11 1 12 1 21 2 Im Bild Steuerung kann man eingeben, welche Rechengrößen für die Kostenstelle erfasst werden dürfen – es wird festgelegt, welche Rechengrößen gesperrt sind. Die übrigen Bilder enthalten Informationen zur weiteren Kennzeichnung der Kostenstellen (Anschrift, Telefon-nummer etc.) und sind keine Muss-Felder. Nach dem Erfassen aller Daten: Sichern nicht vergessen !!! 6.1.3. Leistungsarten Maßeinheiten, um die Kosten der internen Leistungen verursachungsgerecht zu verrechnen (Bezugsgrößen in der GPKR, Kostentreiber in der Prozesskostenrechnung). Die Leistungen, die in den Kostenstellen erbracht werden, werden durch Leistungsarten abgebildet. Einer Kostenstelle können eine, mehrere oder keine Leistungsart(en) zugeordnet werden.

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Beispiele für Leistungen von Kostenstellen im Bereich der Fertigung sind Maschinenstunden oder gefertigte Einheiten. Durch die Abnahme der Leistungen einer Kostenstelle von anderen Kostenstellen, Aufträgen, Prozessen usw. werden die Ressourcen der leistenden Kostenstelle in Anspruch genommen. Zur Verrechnung der Leistungen werden die Mengen erfaßt, die für eine bestimmte Leis-tungsart angefallen sind. Diese Leistungsmengen werden mit einem Verrechnungspreis (Ta-rif) bewertet. Die Weiterverrechnung von innerbetrieblichen Leistungen über Leistungsarten erfolgt nach dem Schema Menge x Preis. Der Verrechnungspreis (Tarif) wird getrennt nach fixen und variablen Anteilen geführt. Die Tarife für die Leistungsarten einer Kostenstelle können vom Benutzer eingegeben wer-den oder vom System aufgrund der den Leistungen zugerechneten Kosten berechnet wer-den. Es kann sowohl ein Tarif auf Basis der Plankosten als auch auf Basis der Istkosten er-mittelt werden.

Leistungsart anzeigen / anlegen Rechnungswesen- Controlling – Kostenstellenrechnung – Stammdaten – Leistungsart - Ein-zelbearbeitung – Anlegen/Anzeigen/Ändern

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Im Feld Leistungseinheit ist anzugeben, welche Leistungseinheit (Stück, Stunde, qm, m, km, kW etc) der Leistungsart zugrundeliegt. Mit Hilfe des Feldes Kostenstellenarten kann man die Verwendung der Leistungart auf be-stimmte Kostenstellen beschränken. Mit dem Leistungsartentyp wird gesteuert, ob und wie eine Leistungsart verrechnet wird. Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht über die möglichen Leistungsartentypen und ihre Ver-wendung in der Kostenstellenrechnung.

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Leistungsartentypen für Plan- und Istverrechnung Leistungsartentyp Bedeutung Verwendung 1 Leistungsart, deren Istleistung

direkt erfaßt und verrechnet wird

z.B. meßbare (Fertigungs-)Lei-stungen Berechnung über Ist-menge * Plantarif

2 Leistungsarten, deren Leis-tungsmengen aus der Summe der auf den einzelnen Empfän-gern mittels Bezugsbasen er-rechneten Leistungsaufnahmen resultieren

Retrograde Ermittlung der Leis-tungsmenge über Empfängerbe-zugsbasen

3 Leistungsarten, deren Istlei-stung indirekt im Rahmen der indirekten Leistungsver-rechnung verrechnet wird

Maschinelle Verrechnung der Leistungsmengen über Empfän-gerbezugsbasen

4 Leistungsarten, die nicht ver-rechnet werden

Leistungsart kann verwendet werden, um auf den Senderkos-tenstellen ausschließlich geleis-tete Mengen und keine Werte zu erfassen

Abb. 13: Übersicht über Leistungsartentypen Leistungsartentyp 1 (manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung) Für Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant. Die Istleistungsmengen werden im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung vorgangsbezogen erfaßt. Leistungsartentyp 2 (indirekte Ermittlung, indirekte Verrechnung) Für Leistungsarten dieses Typs wird eine Leistungsartenplanung auf der Senderkostenstelle durchgeführt. Die Leistungsmengen können maschinell durch Addition der Bezugsbasen in den Empfän-gerkostenstellen ermittelt werden. Es können Gewichtungsfaktoren eingesetzt werden, die pro Senderkostenstelle definiert werden können.

Leistungsartentyp 3 (manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung) Für Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant. Istleistungsmengen erfassen Sie vorgangsbezogen im Menü der Kostenstellenrechnung über Istbuchungen – Senderleistungen. Sie können dabei keine Empfängerobjekte angeben. Die Verrechnung der Leistungsmenge im Plan und Ist erfolgt maschinell über hierzu zu defi-nierende Sender-/Empfängerbeziehungen. Das SAP-R/3-System ermittelt die zu verrech-nende Leistungsmenge pro Empfänger aus dem Verhältnis der Bezugsbasen aller Empfän-ger. Die manuell geplante oder gebuchte Leistungsmenge wird dabei komplett an die Emp-fänger weiterverrechnet. Dies hat zur Folge, daß die Leistungsarten im Plan nach Ausfüh-rung der indirekten Leistungsverrechnung immer abgestimmt sind.

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Leistungsartentyp 4 (manuelle Erfassung, keine Verrechnung) Für Leistungsarten dieses Typs werden die Leistungsmengen manuell geplant. Die Erfassung der Istleistungsmenge erfolgt vorgangsbezogen im Menü der Kostenstellen-rechnung über Istbuchungen - Senderleistungen. Sie können dabei keine Empfängerobjekte angeben. Eine Verrechnung an andere Objekte ist nicht möglich. Die Verrechnungskostenart legt fest, unter welche sekundäre Kostenart für die Weiterver-rechnung der Leistungsart herangezogen wird. Es können mehrere Leistungsarten über die-selbe Verrechnungskostenart verrechnet werden. 6.1.4. statistische Kennzahlen Rechnungswesen- Controlling – Kostenstellenrechnung – Stammdaten – Statistische Kenn-zahlen - Einzelbearbeitung – Anlegen/Anzeigen/Ändern Statistische Kennzahlen sind Zahlen zur Charakterisierung von Kostenstellen, Leistungsar-ten, Aufträgen, Geschäftsprozessen und Profit Centern. Statistische Kennzahlen können als Basis für interne Verrechnungen, wie beispielsweise für Verteilung und Umlage, verwendet werden.

Beispiel: Die Kosten für die Kantine werden auf die einzelnen Kostenstellen entsprechend der Anzahl der dort beschäftigten Mitarbeiter umgelegt. Hierfür ist es erforderlich, die Anzahl der Mitarbeiter je Kostenstelle als statistische Kennzahl zu erfassen.

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Kennzahlentyp: Statistische Kennzahlen können in zwei Ausprägungen definiert werden:

• als Festwert • als Summenwert

Kennzahlen, die als Festwert definiert werden, werden ab der Buchungsperiode in allen fol-genden Buchungsperioden des Geschäftsjahres gebucht.

Die statistische Kennzahl "Mitarbeiter" sei als Festwert definiert. In Periode 1 des Geschäfts-jahres werden 10 Mitarbeiter auf die Kostenstelle 4100 gebucht. Dies bewirkt, daß in den Perioden 2 bis 12 ebenfalls 10 Mitarbeiter gebucht werden. In Periode 6 wird die Mitarbeiterzahl auf 15 erhöht. In Periode 6 werden daher 15 Mitarbeiter auf die Kostenstelle gebucht. Dies bewirkt, daß in den Perioden 6 bis 12 jeweils 15 Mitarbei-ter gebucht werden.

Kennzahlen, die als Summenwert definiert werden, werden ausschließlich in der jeweiligen Buchungsperiode gebucht.

Die statistische Kennzahl "Telefoneinheiten" sei als Summenwert definiert. In Periode 1 des Geschäftsjahres werden 1000 Telefoneinheiten auf die Kostenstelle 4100 gebucht. Dies be-wirkt, daß 1000 Telefoneinheiten nur in Periode 1 gebucht werden. Kennzahlentyp und Planung Bei Festwerten wird der geplante Wert in alle Perioden (Monate) übernommen. Der Kenn-zahlentyp „Festwert“ ist bei Rechengrößen zu verwenden, die nicht kumulierbar sind. Beim Kennzahlentyp „Summenwert“ wird der für das Jahr geplante Wert auf die Perioden (Monate) aufgeteilt. Der Kennzahlentyp „Summenwert“ wird bei Rechengrößen verwendet, die kumulierbar sind.

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6.2. Informationssystem In der Kostenartenrechnung stehen die folgenden Berichte zur Verfügung.

Rechnungswesen – Controlling – Kostenartenrechnung – Infosystem – Berichte zur Kosten-/Erlösartenrechnung oder Infosysteme – Rechnungswesen – Controlling –Berichte zur Kosten-/Erlösartenrechnung Es handelt sich hierbei im wesentlichen um kostenartenweise gegliederte Übersichten für unterschiedliche Organisationseinheiten wie Buchungskreise (Gesamtunternehmen) oder Geschäftsbereiche. Darüber hinaus finden sich Standard-Reports für die Abstimmung zwi-schen Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung und zum Kostenfluss. Die folgende Abbildung zeigt die kostenartenweise Aufgliederung der Kosten des Buchungs-kreises IDES AG nach Geschäftsbereichen.

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Ob alle Buchungskreise des Kostenrechnungskreises oder nur ein bestimmter Buchungs-kreis angezeigt werden sollen, wird im linken Teil durch Anklicken geregelt.

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Im Rahmen der Kostenstellenrechnung sind folgende Standardberichte vorhanden:

Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling – Kostenstellenrechnung – Infosystem – Berichte zur Kos-tenstellenrechnung oder Infosysteme – Rechnungswesen – Controlling –Berichte zur Kostenstellenrechnung

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Im Einstiegsbild ist die Betrachtungsperiode und das Betrachtungsobjekt einzugeben. Es können die Werte von Hierarchieknoten, einzelne Kostenstellen oder fortlaufende Kostenstel-len-Nummern eingetragen und angesehen werden. Hierarchieknoten (im IDES immer mit H....) werden unter Kostenstellengruppe, einzelne Kostenstellen bzw. fortlaufende Kosten-stellen-Nummern werden unter Werte eingetragen. Man erhält den folgenden BAB. Hier können weitere Spalten eingeblendet werden, sofern vorhanden.

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Durch Eingabe einer Kostenartengruppe kann man sich den BAB in der Struktur dieser Kos-tenartengruppe ansehen.

Durch Sicht – Zeilenhierarchie kann man den Detaillierungsgrad (Alles Komprimieren / Alles Expandieren) wählen. Durch Anklicken dieser Icons kann man einzelne Abschnitte expandie-ren oder komprimieren.

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Durch Doppelklick auf eine Zeile (Kostenart) kann man sich die Einzelposten anzeigen las-sen. Dabeimuss man dieses Menü noch einmal ausfüllen.

Durch Anklicken der Anzeigevariante kann man bestimmte Felder ein- bzw. ausblenden. Die eingeblendeten Felder stehen im linken Teil des Fensters Anzeigevariante definieren, die ausgeblendeten im rechten Fenster. Durch Anklicken des Feldes und Pfeil nach links kann man Felder einblenden. Durch Anklicken und Pfeil nach rechts wird ausgeblendet.

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6.3 Primärkosten erfassen Primärkosten werden durch Buchungen in der Finanzbuchhaltung (Sachkontenbuchungen, kreditorische Buchungung), durch Abwicklung von Bestellungen in MM, durch Übergabe von Lohn- und Gehaltskosten aus HR, durch Übernahme der Abschreibungen aus der Anlagen-buchhaltung usw. erfasst. 6.4. Innerbetriebliche Leistungsverrechnung 6.4.1. Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung In SAP R/3 existieren folgende Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung: • Umbuchung • Direkte Leistungsverrechnung • Umlage • Verteilung • indirekte Leistungsverrechnung • Fixkostenvorverteilung Dabei unterscheidet man permanente und periodische Verrechnungen. Permanente Ver-rechnungen finden jederzeit und zu jedem beliebigen Zeitpunkt innerhalb der Betrachtungs-periode (Monat) statt. Permanente Verrechnungen sind mit den Buchungen der Finanz-buchhaltung zu vergleichen. Periodische Verrechnungen werden einmal am Ende der Rechnungsperiode (Monat) durchgeführt. Umbuchung und direkte Leistungsverrechnung sind Verfahren der permanenten Verrech-nung. Umlage, Verteilung, indirekte Leistungsverrechnung, Fixkostenvorverteilung und die periodische Umbuchung sind Verfahren der periodischen Verrechnung. Um die periodischen Verfahren ausführen zu können, müssen sogenannte Verrechnungszyk-len definiert werden. • Bei der Umbuchung werden Kosten in Form von Geldbeträgen von einer auf andere Kos-

tenstellen "umgebucht". • Bei der direkten Leistungsverrechnung werden innerbetriebliche Leistungen mit einem

Preis versehen und die Empfänger-Kostenstellen werden mit den abgenommenen Men-geneinheiten der innerbetrieblichen Leistung belastet. Typischer Fall: Reparaturkostenver-rechnung mit Hilfe von Werkstattstunden und Werkstattstunden-Verrechnungssatz. Jeder einzelne Vorgang wird erfasst.

• Bei Umlage und Verteilung werden Verrechnungsstrukturen zwischen Kostenstellen defi-niert. Mit Umlage und/oder Verteilung kann man z.B. das Stufenleiterverfahren abbilden.

• Die indirekte Leistungsverrechnung kombiniert die periodischen Verrechnungsstrukturen von Umlage/Verteilung mit der mengenorientierten Verrechnung der direkten Leistungs-verrechnung

• Die Fixkostenvorverteilung ist ein spezielles Verfahren, um Fixkosten auf die Kostenstellen zu verteilen. Dabei wird davon ausgegangen, dass die leistenden Kostenstellen ihre Be-triebsbereitschaft - und damit ihre Fixkosten - nach den geplanten Leistungsabnahmen dimensionieren. Entsprechend werden die variablen Kosten nach tatsächlicher Inan-

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spruchnahme, die Fixkosten nach der geplanten (nicht nach der tatsächlichen) Inan-spruchnahme verrechnet.

6.4.2. Permanente Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung 6.4.2.1. Umbuchung von Kosten Menüfolge: Rechnungswesen- Controlling - Kostenstellenrechnung - Istbuchungen – manuel-le Umbuchung Kosten – Erfassen/Anzeigen/Ändern Bei der Umbuchung wird eine Kostenstelle entlastet und eine oder mehrere andere Kosten-stellen werden mit Kosten belastet. Die entlastete Kostenstelle wird Sender-Kostenstelle, die belasteten Kostenstellen werden als Empfänger-Kostenstellen bezeichnet. Be- und Entlas-tung erfolgen unter einer primären Kostenart. Neben Sender, Empfänger und Kostenart ist der Geldbetrag, der umgebucht werden soll, anzugeben.

Eingabefelder sind Periode (ev. schon voreingestellt), alte Kostenstelle, neue Kostenstelle, Kostenart und Betrag sowie erklärende Texte. Für die Erfassung von Umbuchungen stehen zwei unterschiedlich Erfassungsmasken zu Verfügung: Listerfassung (siehe Hardcopy oben) und Einzelerfassung (siehe Hardcopy un-ten). Im Detailbild kann nur eine einzelne Umbuchung erfasst werden. Das Listbild eignet sich so-wohl für eine als auch für mehrere gleichartige Umbuchungen. Ich empfehle das Arbeiten mit dem Listbild.

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Umbuchung mittels Detailbild:

Kritik: Belastungen und Entlastungen der Kostenstelle erfolgen unter derselben Kostenart. Dadurch vermischen sich primäre und sekundäre Kosten. Im Extremfall kann es vorkommen, dass die Höhe der primären Kosten nicht erkennbar ist. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn man eine Kostenstelle hat, die die Mietkosten sammelt und dann vollständig weiterverrechnet. Erfolgt dies mit Hilfe der Umbuchung saldieren sich Belastung und Entlastung auf der Kostenstelle unter der primären Kostenart Mietkosten zu Null. Dies mindert die Transparenz und er-schwert die Kostenplanung und Kostenkontrolle. Das Ergebnis der Umbuchung kann man sich im Betriebsabrechnungsbogen ansehen. Ein-zelposten lassen sich auch ohne den Betriebsabrechnungsbogen ansehen, indem man im Menü den Einzelpostennachweis aufruft.

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Manchmal möchte man nicht alle Einzelposten der Kostenstelle sehen, sondern sie nach ei-nem Merkmal filtern. Dazu muss man sich die entsprechende Spalte markieren, den Button "Filter" (Trichter-Symbol) aktivieren und die entsprechenden Merkmalsausprägen eingeben.

6.4.2.2. Direkte Leistungsverrechnung Bei der direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die erbrachten innerbe-trieblichen Leistungen erfaßt, bewertet und verrechnet. Es wird jeder Sachverhalt einzeln in Form der Gleichung Menge x Plan-Preis bewertet. Die empfangende Kostenstelle wird mit dem Produkt aus abgenommener innerbetrieblicher Leistung und Plan-Kostensatz der leis-tenden Kostenstelle belastet. Die Erfassung und Verrechnung erfolgt in Form einzelner „Bu-chungssätze“, d.h. die Leistungen werden einzeln verrechnet. Nachteil: hoher Erfassungs-aufwand Der Plantarif kann im Zuge einer geschlossenen Plankostenrechnung ermittelt werden oder in Form eines politischen Preises hinterlegt werden. Politische Preise sind Verrechnungs-preise, die nicht auf der Planung gegenseitiger Leistungsverpflechtungen beruhen, sondern willkürlich gesetzt werden. Dies geschieht entweder aus Vereinfachungsgründen oder zu Steuerungszwecken. Wenn man eine Leistungsverrechnung durchführen will, muß man die Leistungsart (Bezugs-größe) kennen. Darüber hinaus ist es notwendig, festzustellen, ob bei der leistenden Kosten-stelle schon ein Planpreis hinterlegt wurde. Leistungsart anzeigen (zeigt Stamm-Infos zur Leistungsart) Menüfolge: Rechnungswesen - Controlling – Kostenstellenrechnung – Stammdaten – Leis-tungsart - Einzelbearbeitung – Anlegen/Ändern/Anzeigen

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Im Feld Verrechnungskostenart wird die sekundäre Kostenart angegeben, unter deren Nummer die innerbetriebliche Leistung verrechnet und im BAB ausgewiesen wird. Tarife ansehen (Preis, mit der die Leistung verrechnet wird) Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling - Kostenstellenrechnung – Planung - Leistungs-erbringung / Tarife – Anzeigen

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Die Leistung wird mit Vollkosten weiterverrechnet, so daß hier der Verrechnungssatz 80 €/h beträgt. Leistungsart planen (Verrechnungspreise und Leistungsmengen hinterlegen) Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling - Kostenstellenrechnung – Planung - Leistun-gerbringung / Tarife – Ändern

Nach Anklicken des Übersichtsbuttons wird die Maske für die Planung der Jahreswerte an-gezeigt. Man gibt dann die geplante Jahresleistung - in unserem Fall 5 Mitarbeiter mit 1600 Arbeitsstunden im Jahr - an. Anschließend wird der Planpreis hinterlegt - in unserem Fall in Form eines politischen Preises.

Durch Anklicken des Buttons "Perioden" wird in eine Maske verzweigt, die zeigt, wie die Pe-riodenwerte der geplanten Größen zeigt.

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Es ist erkennbar, dass die geplante Jahresleistung von 8.000 Stunden gleichmäßig auf die einzelnen Perioden heruntergebrochen wurde. Der Planpreis gilt für alle Perioden. Will man saisonale Schwankungen der Leistung (z.B. Urlaubszeit, Weihnachten, viele Feiertage) oder unterschiedliche Preise im Jahresverlauf (z.B. unterjährige Anpassung wegen Gehaltserhö-hung im Juni) berücksichtigen, muß man in diesem Menu die Daten überarbeiten. Man kann auch sofort die Periodenwerte planen. Man muss dann aber berücksichtigen, dass die Jahreswerte verzerrt werden, wenn man nur einzelne Perioden plant (siehe folgende Hardcopies).

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Durchführen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling - Kostenstellenrechnung – Istbuchungen – Leis-tungsverrechnung – Erfassen/Anzeigen/Stornieren Auch hier gibt es wieder eine Listerfassung und eine Einzelerfassung. Da die Listerfassung übersichtlicher ist, verwenden wir die Listerfassung. In dieser Maske sind die Informationen für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung ein-zupflegen. Dabei handelt es sich um: - Umfang der Leistung (Menge) - Leistungseinheit - Sender-Kostenstelle - Empfänger-Kostenstelle - Leistungsart, die für die Verrechnung herangezogen wird.

6.4.3. Periodische Verfahren der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Allen Verfahren der periodischen innerbetrieblichen Leistungsverrechnung sind folgende Schritte gemeinsam: • Sender-Kostenstelle festlegen (Wer will Kosten weiterverrechnen?) • Empfänger-Kostenstellen festlegen / anlegen (An wen sollen die Kosten verrechnet wer-

den?) • weiterzuverrechnende Primärkosten festlegen (Welche Kosten sind zu verrechnen - alle

Kosten der Kostenstelle oder nur bestimmte Kostenarten?)

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• Bezugsgröße festlegen / anlegen (Nach welchen Kriterien sollen die Kosten verrechnet werden?) – "Leistungsart" – statistische Kennzahl

• Bezugsgröße mit Werten versehen • Zyklus anlegen 6.4.3.1. Umlage • es werden primäre und sekundäre Kosten verrechnet • Kostenarten der Senderkostenstelle werden kumuliert und mittels einer Umlagekostenart

auf die empfangenden Kostenstellen verteilt • Originalkostenarten des Senders gehen verloren • Sender- und Empfänger werden im Kostenrechnungsbeleg dokumentiert Vorgehen zur Durchführung der Umlage a) Sender und Empfängerstruktur festlegen und feststellen Die Umlage erfolgt von der Senderkostenstelle 152XX auf die Empfängerkostenstellen - 1000 - 1200 - 1210 - 1220 - 1230. Diese Kostenstellen sind in der Kostenstellengruppe H 1120 zusammengefaßt. Deshalb kann später auch die gesamte Kostenstellengruppe angegeben werden. b) Schlüssel oder Bezugsgröße für die Umlage festlegen Es gibt zwei Möglichkeiten: 1. Bezugsgröße – in SAP als Leistungsart bezeichnet 2. Schlüssel – in SAP als stat. Kennzahl bezeichnet Zunächst muß man sich davon überzeugen, ob die Leistungsart / statistische Kennzahl schon vorhanden ist oder noch angelegt werden muß. • Leistungsart anzeigen - siehe oben

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• statistische Kennzahlen anzeigen Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling - Kostenstellenrechnung – Stammdaten - Statis-tische Kennzahlen – Einzelbearbeitung - Anlegen/Ändern/Anzeigen

Im Stammsatz der statistischen Leistungsart wird die Nummer der statistischen Kennzahl, die Bezeichnung und die Einheit angegeben. Bei statistischen Kennzahlen gibt es im Gegensatz zu Leistungsarten einen Kennzahlentyp. Dieser regelt, ob es sich um einen Kennzahl han-delt, die im Jahresverlauf kumuliert werden kann (Stunden, Telefoneinheiten, km usw.) oder ob es sich um eine Kennzahl handelt, die nicht kumuliert werden darf (z.B. Mitarbeiter, qm). Für Kennzahlen, die kumulierbar sind, muss der Kennzahlentyp auf Summenwerte, bei nicht kumulierbaren Kennzahlen auf Festwerte eingestellt werden. Bei Summenwerten werden die Jahreswerte auf die Monate heruntergebrochen, d.h. gezwölftelt. Bei Festwerten wird der Planwert für alle untergeordneten Perioden (z.B. Monate) übernommen. Die Werte, die die Bezugsgrößen bzw. die statistischen Kennzahlen annehmen, können als Planzahlen und als Istzahlen hinterlegt werden. Als Planzahlen hinterlegt man die Werte immer dann, wenn die Zahlen sich im Verlauf des Jahres nicht oder nur kaum verändern. Ein Beispiel im Rahmen der stat. Kennzahlen ist die Fläche der Kostenstelle. Bezugsgrößen oder stat. Kennzahlen müssen als Istzahlen hinterlegt werden, wenn sie starke Schwankungen im Jahresverlauf aufweisen und wenn die Kosten der einzelnen Perioden diese Schwankungen auch abbilden sollen. Ein Beispiel hierfür im Rahmen der stat. Kennzahlen wären Telefon-einheiten. Dann muß geprüft werden, ob Werte für die einzelnen Kostenstellen bei der ausgewählten Leistungsart erfaßt sind. Dabei muß zwischen Plan und Ist unterschieden werden (s.o.). • Erfassung der Werte bei einer Bezugsgröße (stat. Kennzahl) prüfen (Plangrößen) Rechnungswesen – Controlling - Kostenstellenrechnung – Planung - Statistische Kennzahlen – Ändern/Anzeigen

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Das obige Bild zeigt im Übersichtsbild, dass für die Kostenstelle 1000 unter der stat. Kenn-zahl Fläche 100 qm geplant wurden. Unten ist das Periodenbild zu sehen. Es handelt sich um einen Festwert, d.h. der Planwert wird in jede Periode übernommen.

Bei einem Summenwert wird die geplante Menge auf alle Perioden des Geschäftsjahres ver-teilt. Die Planleistung von 1.600 Stunden wird auf die 12 Perioden aufgeteilt. Dieses Vorge-hen wurde bei der Leistungsart demonstriert.

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• Erfassung der Werte bei einer Bezugsgröße (stat. Kennzahl) prüfen (Istgrößen) Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling – Kostenstellenrechnung – Istbuchungen - Statis-tische Kennzahlen – Erfassen/Anzeigen

c) Umlagekostenart Die Umlage erfolgt unter einer speziellen Umlagekostenart mit dem Kostenartentyp 42. Es werden zur Dokumentation Einzelposten geschrieben. Als Umlagekostenart fungiert die Kostenart 632500 „Umlage Raumkosten“ d) Umlagezyklus anlegen • Vorgehensweise Um Umlage, Verteilung oder indirekte Leistungsverrechnung ausführen zu können, müssen Verrechnungszyklen definiert werden. In diesen Zyklen werden die Sender-Empfänger-Beziehungen definiert. Ein Zyklus besteht aus einem Zykluskopf mit grundlegenden Informa-tionen zur gesamten Umlage sowie beliebig vielen Zykluspositionen (Segmente). Verrech-nungszyklen für Plankosten und Istkosten werden separat definiert. Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling – Kostenstellenrechnung – Periodenabschluss – Einzelfunktionen – Verrechnungen - Umlage In der aufgerufenen Transaktion: Zusätze – Zyklus – Anlegen

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Wichtig: Das Anfangsdatum des Zyklusses muss immer der 1. des jeweiligen Monats sein. Beginnt man einen Zyklus mitten im Monat, kann man für diesen Monat keine Umlage durch-führen. In der ersten Maske des Umlagezyklus (Zykluskopf) werden die für den gesamten Zyklus geltenden Merkmale festgelegt. Wichtig ist hier insbesondere das Feld "iterativ". Hier wird festgelegt, ob der Umlagezyklus wechselseitige Leistungsverflechtungen der Kostenstellen durch Iteration lösen soll.

Anhängen Segment und definieren der Umlagestruktur Die einzelnen Umlagestrukturen (Sender-/Empfängerbeziehungen) werden in Segmenten verwaltet. In jedem Segment kann eine Kostenstelle, eine Kostenstellengruppe (Knoten) oder ein Bereich numerisch zusammenhängender Kostenstellen (alle Kostenstellen von 1000 bis 2000) entlastet werden. In den Segmenten (Zykluspositionen) werden die eigentlichen Umla-geregeln definiert. Sie beschreiben insbesondere die Sender- / Empfängerbeziehungen und die Bezugsgröße, die für die Umlage herangezogen wird. Zunächst ist die Registerkarte Segmentkopf zu pflegen:

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Im obigen Bild wird festgelegt, dass die Umlage unter der Kostenart 630000 erfolgen soll. Im Bereich Senderwerte wird festgelegt, ob Plankosten oder Istkosten umgelegt werden. Für Plan- und Istkosten kann definiert werden, ob die kompletten Kosten der Kostenstelle (gebuchte Beträge) oder ein fester Betrag z.B. 500.000 € unabhängig von den tatsächlichen Istkosten (Feste Beträge) oder ein fester Tarif verrechnet wird. Bei einem festen Tarif wird die Senderkostenstelle mit dem Produkt aus Sendertarif und Empfänger-Bezugsbasis entlastet. Beispiel: Die Kantine soll auf die Empfänger-Kostenstellen mittels eines festen Betrags je Mitarbeiter entlastet werden. Fester Tarif ist dann dieser Betrag (z.B. € 30 je Mitarbeiter und Monat). Empfänger-Bezugsbasis sind die Mitarbeiterzahlen in den Empfänger-Kostenstellen. Weiterhin kann definiert werden, ob die Plan- bzw. Istkosten der Kostenstelle vollständig (100 %) oder nur zum Teil weiterverrechnet werden sollen.

In der obigen Hardcopy wurde im Bereich Senderwerte festgelegt, dass die auf die Sender-Kostenstelle gebuchten Istkosten umgelegt werden. Die auf der Senderkostenstelle ge-buchten Beträge werden zu 100 % umgelegt – es verbleibt also kein Rest auf der Senderkos-tenstelle. Im Bereich Empfängerbezugsbasis wird festgelegt, ob die Empfänger nach variablen Antei-len, festen Beträgen, festen Prozentsätzen oder festen Anteilen belastet werden.

Die Kosten können auf den Empfänger nach variablen Anteilen verrechnet werden. Als Maßgrößen für die variablen Anteile kommen Istkosten, Plankosten, statistische Kenn-zahlen, Leistungsarten in Betracht. Dies wird unter Art var. Anteile festgelegt.

Bei einer Verrechnung nach festen Beträgen wird für jede Kostenstelle ein fester Betrag

definiert, um den die Sender-Kostenstelle entlastet und der Empfänger belastet wird. In diesem Fall sind in der Maske "Bezugsbasen" die Beträge einzutragen.

Bei der Verrechnung nach festen Prozentsätzen werden %-Sätze statt eines €-Betrages

bei den Kostenstellen hinterlegt. Beispiel: Die Kosten der Kostenstelle A werden zu 30 % an die Kostenstelle B und zu 70 % an die Kostenstelle C verrechnet.

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Bei der Verrechnung nach festen Anteilen werden statt %-Sätzen Anteile definiert. Bei-spiel: Von den Kosten der Kostenstelle A gehen 50 Anteile an die Kostenstelle B und 150 Anteile an die Kostenstelle C.

In der Registerkarte Sender / Empfänger ist die Sender-Kostenstelle und die Empfänger-Kostenstelle(n) bzw der Empfängerknoten zu definieren. Die Umlage erfolgt von der Kosten-stelle 15201 (Sender) zum Knoten H1120 (Empfänger). Man kann auch Umlagen auf andere Empfängerobjekte als Kostenstellen durchführen. Dies ist ebenfalls aus unterem Bild ersicht-lich.

Die Registerkarte Senderwerte braucht nicht gepflegt zu werden, da die entsprechenden Einstellungen bereits im Segmentkopf vorgenommen wurden. In der Registerkarte Empfängerbezugsbasis muss die spezielle Leistungsart oder stat. Kennzahl, die für die Verrechnung zu Grunde gelegt wird (Maßgröße) definiert werden. Man kann sowohl einzelne Leistungsarten/stat. Kennzahlen als auch Gruppen als Verrechnungs-grundlage verwenden.

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Verwendet man variable Anteile, kann man die Maßgröße (z.B. km, Mitarbeiter) durch Ge-wichtungsfaktoren für einzelne Kostenstellen differenzieren. Diese Gewichtungsfaktoren wir-ken dann so ähnlich wie Äquivalenzziffern. Dadurch ist es möglich einerseits für alle Kosten-stellen die gleiche Maßgröße zu verwenden, andererseits die Kostenverursachung in den einzelnen Kostenstellen zu differenzieren. Beispiel: Die Raumkosten werden nach qm umge-legt. Der Vorstand hat besonders ausgestattete Büros und erhält daher den Gewichtungsfak-tor 2, um die höheren Kosten abzubilden. Diese Einstellungen nimmt man in der Registerkar-te Empf.gew.faktoren vor.

Bei der Durchführung der Verrechnung werden die Segmente nacheinander verarbeitet. Die nachgelagerten Segmente berücksichtigen die in den vorgelagerten Segmenten verrechne-ten sekundären Kosten. Durch entsprechende Abfolge der Segment kann man z.B. das Stu-fenleiterverfahren definieren. e) Umlage starten Menüfolge: Rechnungswesen – Controlling – Kostenstellenrechnung – Periodenabschluss – Einzelfunktionen – Verrechnungen - Umlage

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Hier können mehrere Zyklen nacheinander gestartet werden. Zunächst ist eine Testlauf durchzuführen, um zu prüfen, ob die Umlage korrekt ist. Dies ist vor allem notwendig, da ein Produktivlauf alle anderen Anwender stört. Erst wenn die Umla-ge fehlerfrei getestet ist, sollte Testlauf deaktiviert werden und die Umlage tatsächlich ver-bucht werden. Nach korrekter Durchführung der Umlage wird folgendes Protokoll ausgegeben:

Durch Anklicken des Buttons Segmente kann man sich nähere Informationen zu den einzel-nen Segmenten ansehen (Umlagekostenart, Umfang der Entlastung beim Sender):

Der Button Sender zeigt nähere Informationen zum Sender:

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Der Button Empfänger zeigt nähere Informationen zu den Empfängern:

Treten Probleme bei der Durchführung der Umlage auf, wird dies durch „Warnung“ ange-zeigt.

Die Warnmeldungen kann man sich unter Springen – Meldungen – Gesamt ansehen.

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Die Fehlermeldungen sind oft nicht besonders aussagefähig. Bei Fehlermeldungen sollte überprüft werden:

Wurden Empfängerkostenstellen definiert? Wurde die Nummer der Leistungsart / stat. Kennzahl in der Registerkarte Empfängerbe-

zugsbasis angegeben? Wurden Werte für die Leistungsart bzw. stat. Kennzahl bei den empfangenden Kosten-

stellen erfasst? Wurden ev. Istwerte bei Leistungsart / stat. Kennzahl erfasst und im Segmentkopf unter

Art var. Anteile eine Umlage gemäß Planwerten hinterlegt? Wurde die Senderkostenstelle mit Kosten bebucht, und zwar in dem Monat für den die

Umlage durchgeführt wurde? Meldung: Senderbasis ist 0 Zusammenfassung: Die Umlage dient zum Abrechnen primärer und sekundärer Kosten in der Kostenstellenrech-nung. Eine Verrechnung mittels Umlage kann erfolgen, wenn die Zusammensetzung der Ko-sten für die Empfänger keine wichtige Information ist. Beispielsweise ist bei der Umlage der Kantine nicht interessant, welchen Anteil die Lebensmittel, die Energie- und Personalkosten an den umgelegten Kantinenkosten haben. Umlagen sind in Form von Zyklen zu definieren. Ein Zyklus kann mehrere Segmente beinhal-ten. Dadurch kann prinzipiell die komplette Umlagestruktur in einem Zyklus definiert werden. Aus Performance- und Verrechnungsgesichtspunkten können jedoch auch mehrere Zyklen gebildet werden, die nacheinander in der Reihenfolge der Eingabe abgearbeitet werden. Die Aufteilung in mehrere Zyklen kann aus folgenden Gründen sinnvoll sein: • Teilbereiche des Unternehmens können durch Aufteilung in Zyklen getrennt - auch zeitlich

getrennt - verrechnet werden. Im Fehler- und Änderungsfall müssen nicht alle Sender-Empfängerbeziehungen storniert/gelöscht und neu ermittelt werden.

• Es können aufeinander aufbauende Verrechnungszyklen abgebildet werden. So können z.B. die Hilfskostenstellen in einem ersten, die Endkostenstellen in einem folgenden Zyk-lus verarbeitet werden.

• bei voneinander abhängigen Zyklen (ein Zyklus verwendet das Ergebnis eines vorange-gangenen Zyklus) ist auf die richtige Reihenfolge bei der Ausführung zu achten.

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6.4.3.2. Verteilung Im Rahmen der Primärkostenverteilung werden primäre Kosten (aber keine sekundären Kos-ten) unter Beibehaltung der Originalkostenart nach definierten Schlüsseln verteilt. ● es werden nur primäre Kosten verrechnet ● es muß jede primäre Kostenart auf der Senderkostenstelle separat verteilt werden ● Originalkostenart des Senders bleibt erhalten ● die innerbetriebliche Leistungsverrechnung erfolgt nicht unter einer besonderen Kostenart ● existiert die Kostenart auch als primäre Kostenart beim Empfänger, ist dennoch ein ge-

trennter Berichtsausweis von primären und sekundären (verteilten) Kosten möglich ● Sender- und Empfänger werden im Kostenrechnungsbeleg dokumentiert Auch bei der Verteilung ist ein Zyklus anzulegen. Die Definition des Zyklusses erfolgt wie bei der Umlage. Die Verteilung folgt dem Prinzip der Umlage, auch die Masken sind nahezu i-dentisch. Die Verteilung muss eingesetzt werden, wenn man eine sogenannte Primärkosten-rechnung durchführen will. Dies ist ein Kostenrechnungssystem, bei dem man die ursprüngli-chen Kostenarten in der Kostenstellenrechnung separat führt, um dann bei den Kostenträ-gern ihre jeweiligen Anteile feststellen zu können. Das System wurde z.B. für energieintensi-ve Branchen vorgeschlagen, um zu sehen, welchen Anteil die Energiekosten an den Ge-samtkosten der Kostenträgers ausmachen. Die Verteilung kann eingesetzt werden, wenn man auf einer Kostenstelle unterschiedliche Kostenarten sammelt und diese Kostenarten getrennt weiterverrechnen möchte. Beispiel: Auf einer Kostenstelle werden Büromaterial-Kosten und Telefonkosten gesammelt. Die Büromaterialkosten sollen nach Mitarbeitern, die Telefonkosten nach Telefoneinheiten weiterverrechnet werden. Man muss dann die beiden Kostenarten mit dem jeweiligen Schlüssel separat weiterverrechnen.