Einreichunterlagen celebration of service ibm österreich

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Titel der Einreichung: [Celebration of Service – IBM Corporate Volunteering Offensive anlässlich des 100 Jahr IBM Jubiläums] Einreichendes Unternehmen:[IBM Österreich GmbH] Ev. Externer Dienstleister:[*] Kunde: [*] (ausfüllen wenn Einreicher externer Dienstleister ist) Kategorie: Unternehmen bis 999 Mitarbeiter X Unternehmen von 1000 bis 10.000 Mitarbeiter Unternehmen über 10.000 Mitarbeiter (bitte ankreuzen) X Bewerbung für den Sonderpreis “Corporate Volunteering Projekte(gegebenenfalls bitte ankreuzen) (gegebenenfalls bitte ankreuzen) [Unternehmenslogo einfügen ] EINREICHFORMULAR

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European Change Communication

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Titel der Einreichung: [Celebration of Service – IBM Corporate Volunteering

Offensive anlässlich des 100 Jahr IBM Jubiläums]

Einreichendes Unternehmen:[IBM Österreich GmbH]

Ev. Externer Dienstleister:[*]

Kunde: [*]

(ausfüllen wenn Einreicher externer Dienstleister ist)

Kategorie:

□ Unternehmen bis 999 Mitarbeiter

X Unternehmen von 1000 bis 10.000 Mitarbeiter

□ Unternehmen über 10.000 Mitarbeiter

(bitte ankreuzen)

X Bewerbung für den Sonderpreis “Corporate Volunteering Projekte””

(gegebenenfalls bitte ankreuzen)(gegebenenfalls bitte ankreuzen)

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EINREICHFORMULAR

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AUSGANGSLAGE

• Ausgangssituation:Im Jahr 2011 feiert IBM das 100-jährige Unternehmensjubiläum. Als ein essentieller Teil der Jubiläumsfeierlichkeiten wurde das Corporate Volunteering Programm „Celebration of Service“ (www.ibm.com/ibm100/us/en/service) ins Leben gerufen. Darunter versteht IBM die Verstärkung des gesellschaftlichen Engagements und die Ausweitung der seit 2003 bestehenden IBM Ehrenamtsinitiative.

Als österreichisches Celebration of Service Projekt wurde der „Kampf gegen Lebensmittelverschwendung“ gemeinsam mit der Not-for-Profit-Organisation Wiener Tafel identifiziert.

Die Wiener Tafel sammelt überschüssige Lebensmittel von rund 160 Supermärkten, Märkten und Unternehmen ein und verteilt diese an rund 80 soziale Einrichtungen in Wien weiter, die Armutsbetroffene Menschen betreuen. Das Kernteam der Wiener Tafel besteht aus 9 bis 11 MitarbeiterInnen. Für die logistische Herausforderung des Einsammelns und Auslieferens an Lebensmittel nehmen 220 ehrenamtliche MitarbeiterInnen wahr.

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Beispiel IBM Deutschland

Ehrenamtsprojekt gemeinsam mit Caritas Deutschland für Flüchtlinge mit Bleiberecht.

Der durch die Flucht bedingte Aufenthalt kann durch Sichtung, Ausbildung, Qualifizierungen und

Pflege vorhandener Talente von Flüchtlingen in Deutschland so genutzt werden,

dass das Gast gebende Deutschland und die Bleibeberechtigten/Langzeitgeduldeten selbst einen

Nutzen haben. Dazu braucht es ein Wissen um die Fähigkeiten und Fertigkeiten, geeignete

Aktionsfelder, Beratung sowie ein Pool von möglichen Aufgaben und die Vermittlung. Gleichzeitig

könnte so auch temporäre Integration befördert werden – ohne die Menschen zu kennen, wird eine

aktive Einbindung immer nur in Ansätzen steckenbleiben.

Der Beitrag von IBM liegt in der strukturierten Erfassung von Bildungs- und Kompetenzdaten einer

ausgewählten Gruppe von Langzeitgeduldeten und Bleiberechtigten; IBM bringt als international

erfolgreich operierendes Unternehmen mit erheblicher Erfahrung in Mitarbeiterausbildung Knowhow

in der Aufnahme und der übersichtlichen Darstellung (interkultureller) Kompetenzen, sowie IT

Know-how als Grundlage strukturierter Erfassung ein; die festgestellten Kompetenzen werden dem

Bleibeberechtigten/Langzeitgeduldeten individuell sichtbar gemacht und zur Verfügung gestellt.

Schon die klare Darstellung in einer ansprechenden Form kann die Möglichkeit eröffnen, sich

professioneller in Vorstellungsgesprächen zu präsentieren

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• Kommunikative Herausforderung:

Intern: Möglichst viele MitarbeiterInnen über „Celebration of Service“ informieren und sie zur

ehrenamtlichen Mitarbeit motivieren.

Extern: Geeignete NPO-Partner und Projekte finden, welche die Smarter Planet Vision des

Unternehmens teilen und den MA die Möglichkeit geben, ihre Skills einzusetzen. Die IBM Celebration

of Service in geeigneten Netzwerken extern zu positionieren.

• Aufgabenstellung bzw. Auftrag:

Die IBM Landesorganisationen hatte den Auftrag möglichst viele MitarbeiterInnen dazu zu

motivieren, sich ehrenamtlich zu engagieren und ihnen geeignete Ehrenamtsprojekte zur Verfügung

zu stellen, die skills-basierend sind.

Im Projekt Kampf gegen Lebensmittelverschwendung:

Die Wiener Tafel ist nicht nur ein Sozialverein, sondern achtet auch auf den Umweltschutz. Obwohl es

schon einige Lebensmittelspender an die Wiener gibt, landen dennoch sehr viele Lebensmittel im

Müll. Die gemeinsame Zielsetzung war es somit, Wege zu finden, den CO2-Fußabdruck der Wiener

Tafel im Logisti-Bereich zu reduzieren und neue Lebensmittelspender zu identifizieren.

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KOMMUNIKATIONSZIEL

• Strategischer Ansatz: Celebration of Service wurde bei IBM Österreich zu folgenden strategischen Zielsetzungen eingesetzt.

-> Stärken des Teamgefühls als IBM Österreich -> Soziale Werbung bei unseren Kunden-> Kommunikation der Business Consulting-Kompetenz von IBM Ö an potentielle Kunden

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• Vorgehensweise / Wirkungsansatz:

Als bestmögliche Vorgehensweise hat sich ein kommunikativer

Kreislauf angeboten, der sowohl persönliches Messaging (Multiplikatoren)

als auch medial vermitteltes Messaging (Printmedien und Social Media)

berücksichtigt hat.

Mitarbeiterkommunikation und –motivation (intern) ->

Information der IBM Kunden über persönliche IBM Kontakte ->

Begleitende kommunikative Maßnahmen an IBM Kunden und potentielle IBM Kunden

über IBM Kundenmedien und Veranstaltungen->

Verstärken der Botschaften über Medien, Veranstaltungen und Medienaussendungen des

Projektpartners Wiener Tafel->

Breite Kommunikation an Österreichische Medien und über öffentliche Auftritte

->Nutzen der Medienbeiträge für die Mitarbeiterkommunikation und -motivation

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• Ausgewählte Zielgruppen:IBM Österreich Mitarbeiter

Kunden der IBM Österreich

Potentielle Kunden der IBM Österreich:

- Politische Einflussträger und Verwaltung (Anküpfungspunkt war das „European Year of Volunteering“: http://europa.eu/volunteering/)

- Meinungsbildner: Corporate Social Responsibility-Communities, NPOs

• Schlüsselbotschaften:

Intern:

Gemeinsam können wir als ein Team IBM Österreich einen echten Beitrag gegen

Lebensmittelverschwendung leisten.

Extern:

IBM trägt mit IT und IBM Know How zur Lösung von gesellschaftlichen Problemen im

Sinne der IBM Vision eines Smarter Planet bei.

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TAKTISCHE PLANUNG

• Maßnahmen / Instrumente:

Intern:-> Einbindung der Botschaft in alle MA-Kommunikationskanäle (MA-Kick-Off, Newsletter, Team-meetings, Gesonderte E-mail-Aussendungen)-> 3 inhaltliche Corporate Volunteering-Arbeitsgruppen sind gebildet worden: 1) „Smart Logistics“ Beratung der Wiener Tafel -> skills-based volunteering2) Lebensmittel einsammeln und ausliefern -> Executive volunteering (Positive Role Models, Kommunikation über starke Bilder) 3) Neue Partner für die Wiener Tafel finden (IBM Kunden über IBM Sales Force informieren und involvieren)-> MA-Motivation durch Peers (Multiplikatorensystem) Extern: -> Beiträge IBM und Wiener Tafel Medien (IBM Kundenzeitung „Think Magazin“, Social Media Plattformen, IBM Web TV, usw.) -> Presseaussendungen, Medienkooperationen -> Gemeinsame Podiumsdiskussionen mit der Wiener Tafel -> Gemeinsame Auftritte an öffentlichen Veranstaltungen zum „European Year of Volunteering“ -> Wiener Tafel Keynote Speech beim IBM Symposium (größte IT-Veranstaltung Österreichs mit 2.000 TeilnehmerInnen)

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Konkrete Zielvorgaben (Wirkungszeitraum / Umfang):

Kommunikative Ziele:

- Möglichst viele IBM MitarbeiterInnen zum Volunteering zu motivieren- IBM als Unternehmen öffentlich zu positionieren, das CSR lebt- Eine IBM Kundenreferenz im Bereich Logistik-Consulting zu schaffen

Projektziele: - Eine CO2-Reduktion von 20 % für die Wiener Tafel Auslieferung

durch ein Smarter Logistik-Konzept zu erreichen- 10 Prozent neue Spender für die Wiener Tafel zu finden

Der Wirkungszeitraum ist auf ein Jahr festgelegt. Eine nachhaltige und

langfristige Corporate Volunteering-Kooperation ist aber von Anfang an

Teil der Projekt-Planung gewesen.

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Dramaturgie des Projektes (Zeit-/Ablaufplan):

12/2010: Projekt-Partnersuche und Projektkonzeption

01/2011: Start der Kommunikation an IBM MA und externe Ankündigung der Kooperation1

02-03/2011: Kommunikation von Corporate Volunteering Role Models

04/2011: Start der Skills-based Volunteering Arbeitsgruppe (IBM Logistik-Team und Projekt-

Consultants)

16.6. 2011: IBM DAY OF SERVICE: Höhepunkt der internen und externen Kommunikation am IBM

Geburstag (siehe Medienbeiträge)

1.7.2011: IBM Österreich Centennial Day: Geburtstagsfeier der IBM Österreich gemeinsam mit Wiener

Tafel

07/2011: Das österreichische Celebration of Service Projekt wird als eines

von fünf weltweiten Projekten für eine IBM Spende in der Höhe von 100.000

USD ausgewählt.

08/2011: Briefing der IBM Sales Force -> Ziel: IBM als CSR-Vorreiter bei Kunden

positionieren und neue Partner für die WT gewinnen

10/2011: IBM Symposium: Wiener Tafel Key note Speech vor 2.000 Kunden und potentiellen Kunden

Anfang 2012: Implementierung der intelligenten Smarter Logistik-Lösung bei der Wiener Tafel (ehrenamtlich) = Projektende

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UMSETZUNG / EVALUATION

• Angaben zum Umsetzungsprozess:Die gelungene Kommunikation auf allen Ebenen (intern und extern) war ausschlaggebend für den inhaltichen Projekterfolg. -> IBM Österreich Geschäftsleitung von Projekt überzeugt-> Projektziel gemeinsam mit der Wiener Tafel definiert-> Genügend und die richtigen Volunteers für das Projekt gefunden-> Bei den Entscheidungsträgern in der IBM Corporation in einem kompetitiven Auswahlverfahren das höchstmöglichen Funding des Projektes erreicht=> Die inhaltliche Projektzielsetzung für die Wiener Tafel ist kurz vor der Umsetzung.

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Entstandene Probleme und deren Lösung:

- Dieses Coporate Volunteering Projekt ist sehr eng mit dem

Kerngeschäft von IBM Österreich verknüpft. Daher war es eine Herausforderung die IBM

MitarbeiterInnen zur ehrenamtlichen Mitarbeit zu überzeugen, die mit ihren

geschäftsentscheidenden Skills im Dauereinsatz in Kundenprojekten sind. =>Lösung:

Durch die Unterstützung der IBM Österreich Geschäftsleitung und die Möglichkeit einer

Kundenreferenz aus dem Ehrenamtsprojekt konnten die richtigen Experten gewonnen können.

- Da alle ProjektmitarbeiterInnen ausschließlich ehrenamtlich im Einsatz sind, war die

inhaltiche und zeitliche Projektplanung eine Herausforderung. => Lösung: Die Kommunikation von weitgefassten Meilensteinen im Projekt hat geholfen, das Projekt besser planbar zu machen.

- Die unterschiedlichen Größen der Organisationen und die unterschiedlichen Organisationskulturen waren eine Herausforderung. Es bestand die Gefahr, dass das IBM Corporate Volunteering Projekt die Erwartungshaltung der Wiener Tafel nicht erfüllt oder zu viele IBM MitarbeiterInnen gleichzeitig mit dem sehr kleinen Kernteam der Wiener Tafel in Kontakt treten. => Lösung: Ein Focal Point bei IBM und der Wiener Tafel wurde identifiziert.

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• Bewertung der Auswirkung von Maßnahmen (Evaluierungskriterien und –methoden)

- Bewertungskriterien: Anzahl der IBM Volunteers im Projekt: aktuell 140 = 7% der IBM Österreich MA, im Vergleich dazu: Der Aufbau der IBM Österreich Ehrenamtsinitiative von 2003 bis 2011 in einer Vielzahl einzelner Sozial-Projekte hat das Ergebnis von 500 engagierten MAen erreicht.

- Umsetzung des Logistik-Projektes: Die tatsächliche Implementierung der gemeinsam erarbeiteten Logistik-Lösung durch die Wiener Tafel, die kurz bevorsteht, ist ein wesentliches Erfolgskriterium dieses Ehrenamtsprojektes.

- Feedback der MAen: Auch MitarbeiterInnen, die sich nicht selbst in diesem Projekt engagieren, geben ein sehr positives Feedback. „Ich bin stolz, dass IBM sich an diesem sozialen Projekt beteiligt“

- Feedback der Kunden. Die Keynote Speech zum Thema Armutsbekämpfung und Kampf gegen Lebensmittelverschwendung von Martin Haiderer, Gründer der Wiener Tafel am IBM Symposium erhielt eine Kundenbewertung von 1,8 (nach Schulnotensystem).

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WERTSCHÖPFUNG

• Bewertung der Wirkungen gemessen am Kommunikationsziel

Kommunikative Ziele: Möglichst viele IBM MitarbeiterInnen zum Volunteering zu motivieren – Dieses Ziel wurde sehr gut erreicht. Der Wissensstand ist sehr hoch und das Teamgefühl im Unternehmen wurde gestärkt.

IBM als Unternehmen öffentlich zu positionieren, das CSR lebt – Die Anfragen zur Teilnahme an öffentlichen Podiumsdiskussionen und Veranstaltungen an IBM in diesem Zusammenhang sind massiv angestiegen. Dieses Ziel wurde gut erreicht.

Eine IBM Kundenreferenz im Bereich Logistik-Consulting zu schaffen – Dieses Ziel wird erst im nächsten Jahr erreicht.

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Beitrag des Projekts zum Organisationserfolg

Dieses Corporate Volunteering Projekt ist ein sehr greifbares Beispiel

für die IBM Werte, die wesentlich für die Unternehmensidentität sind.

Die Unternehmenswerte sind ausschlaggebend für die

Mitarbeitermotivation und damit für den gesamten Unternehmenserfolg.

IBM Values:

Dedication to our client´s success

Innovation that matters- for us and and for the world

Trust and personal responsibility in every relationship

• Schlussfolgerungen

Das IBM Centennial Celebration of Service war eine internationale

Initiative, um das 100 Jahr Jubiläum zu feiern. Die lokale Strategie und

Umsetzung hat einen wesentlichen Meilenstein in der CSR-Wahrnehmung

innerhalb und außerhalb von IBM gebracht.