Einstieg - ORBIT-Karlsruhe · ELVIS Einstieg Einstieg ••• 5 Passwörter Das Programm ELVIS...

ELVIS Einstieg Einstieg •••• 1

ELVIS

Einstieg

ORBIT GmbH

Inhalt

Einstieg 4

Programmstart..................................................................................................................... 4 Passwörter........................................................................................................................... 5 Erste Schritte in ELVIS ...................................................................................................... 6

Banken und andere Tabellen ................................................................................ 6 Vereins-Stammdaten ............................................................................................ 7 Abteilungen .......................................................................................................... 8 Beiträge................................................................................................................. 9 Briefe und Dokumente........................................................................................ 10 Mitglieder-Stammdaten ...................................................................................... 10 Weitere Vorbereitungen ..................................................................................... 12

Der erste Beitragslauf ....................................................................................................... 12 Die ersten Zahlungseingänge.............................................................................. 13 Schlusswort......................................................................................................... 14

FAQ 15

Öffnen von bestimmten Datensätzen ................................................................................ 15 Laden von Sätzen.............................................................................................................. 15 Wie wähle ich Tabellenzeilen aus..................................................................................... 15 Wie kann ich nach Einträge in einer Tabelle suchen bzw. nach diesen Sortieren............. 16 Wie lösche ich Tabellenzeilen .......................................................................................... 17 Wie verwendet man den Erweiterter Filter bzw. Filter setzen in Öffnen Dialogen........... 17

Probleme 19

Probleme mit Datumseingaben ......................................................................................... 19 Probleme mit der Wordkopplung bei Datenträgerbegleitzetteln....................................... 20 Word 2002 (XP) bzw. Word 2003 erkennt Umlaute in Steuerdateien nicht korrekt ........ 20 Word lehnt den Automationsaufruf von ELVIS ab .......................................................... 20

Tipps und Tricks 21

Unterdrücken von Feldern in Serienbriefen...................................................................... 21 Einlesen von Steuerdateien in EXCEL ............................................................................. 22 Sie wollen die Adressen der ausgetretenen Mitglieder durch Speicherung aufbewahren. 25 Sie möchten von neueingetretenen Mitgliedern Aufnahmegebühr und Erstbeitrag direkt erheben, obwohl der reguläre Beitragseinzug nur einmal jährlich erfolgt. ....................... 26 Wie erreicht man bestimmte Zielgruppen mit Rundschreiben? ........................................ 26 Wie können vor der ersten automatischen Beitragserhebung alte Beitragsrückstände auf die Mitgliedskonten verbucht werden? ............................................................................. 26 Wie behandelt man Mahngebühren, wenn der Verein die Mahngebühren nicht fordert und diese somit bei dem Mahnlauf nicht automatisch verbuchen lässt?.................................. 27 Problemkreis Alterswechsel.............................................................................................. 28 Sie möchten den Inhalt bereits erfasster Datensätze vollständig oder teilweise beim Erfassen neuer Datensätze übernehmen............................................................................ 28 Familienmitglied wird selbständig.................................................................................... 28 Innerhalb einer Familienmitgliedschaft tritt der Zahler aus .............................................. 29 Erhebung zusätzlicher Beiträge ........................................................................................ 29 In Ihrem Verein oder einer Abteilung können Beiträge zum Teil auch über Arbeitsstunden abgegolten werden ............................................................................................................ 29 Eine einzelne Beitragsgruppe soll zu einem anderen Zeitpunkt erhoben werden als die übrigen Beiträge................................................................................................................ 29 Anteilige Beiträge bei Neumitgliedern ............................................................................. 29


Wie bucht man Rücklastschriften aus Beiträgen und die dem Verein von der Bank belasteten Rücklastschriftgebühren, mit denen das betreffende Mitglied belastet werden soll?....................................................................................................................................30 Wie können Sondergebühren und -beiträge, mit denen bestimmte Mitglieder unregelmäßig und ggf. mit individuellen Beträgen belastet werden, erhoben werden?.....30 Beitragserhöhungen im laufenden Jahr, wenn ein Teil der Beiträge mit den bisher gültigen Beitragssätzen bereits erhoben wurde................................................................................31

Einstieg

Programmstart Durch Klicken auf die Schaltfläche "Start" und zeigen auf "Programme" stehen Ihnen die installierten Programme zur Auswahl. Nun zeigen Sie auf "ELVIS" und klicken auf "ELVIS".

Eine andere Möglichkeit ist: ein Doppelklick auf im Windows-Programm-Manager.

Nach beiden Möglichkeiten öffnet sich die Dialogbox zur Anwahl der zu verwendenden Datenbank

Nach Auswahl der Datenbank erscheint ein Dialog zur Anmeldung:

Für die erste Anmeldung verwenden Sie

Benutzername: ORBIT

Passwort: orbit

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.

Nach Bestätigung mit OK erscheint der ELVIS-Desktop.


Passwörter Das Programm ELVIS wird mit mehreren vordefinierten Benutzern ausgeliefert.

Beachten Sie bitte, dass in der Demoversion alle Module der ELVIS-Software zu sehen sind und genutzt werden können. Sobald die Software lizenziert wurde stehen Ihnen nur noch die lizenzierten Module zur Verfügung.

Die Benutzerverwaltung finden Sie auf dem ELVIS Desktop im Menü ‚Optionen – Benutzerverwaltung’.

Benutzer mit NUR-LESER Rechten

Benutzername: INFO

Passwort: info

Standardbenutzer

Benutzername: ORBIT

Passwort: orbit

Finanzbuchhaltungsbenutzer

Benutzername: ORBITFIBU

Passwort: orbitfibu

Mitgliedsverwaltungsbenutzer

Benutzname: ORBITMTGL

Passwort: orbitmtgl

Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, sollten Sie mindestens die Passwörter der Benutzer ändern. Empfehlenswert wäre es neue Benutzer mit den entsprechenden Rechten und Einschränkungen einzurichten und die vordefinierten Benutzer zu löschen, sobald Sie mit den neuen Benutzern bzw. Passwörtern vertraut sind.

Lesen Sie dazu mehr unter

Benutzerverwaltung und

Benutzer-Rechtevergabe

Erste Schritte in ELVIS Voraussetzung dafür, dass Ihr Vereinsinformationssystem ELVIS ordnungsgemäß arbeitet, ist ein korrektes Vorgehen beim erstmaligen Eingeben der Stammdaten ins System.

Lesen Sie deshalb diesen Teil des Benutzerhandbuchs sorgfältig durch und führen Sie anschließend die notwendigen Arbeiten Schritt für Schritt aus.

Nachdem Sie das Handbuch gründlich durchgearbeitet, möglichst auch eine entsprechende Schulung besucht und alle wichtigen Programmfunktionen mit den Testdaten erprobt haben, möchten Sie nun eigene Vereinsdaten in den Rechner eingeben.

Dieses läuft in zwei Abschnitten:

1) Erfassen der Vereins-Stammdaten

2) Erfassen aller Mitglieder-Stammdaten

Im Anschluss an das Erfassen sämtlicher Mitglieder sind noch einige einmalige Verarbeitungsschritte durchzuführen, damit Sie anschließend alle Programmfunktionen voll nutzen können.

Während dieser Arbeiten werden Sie bestimmte Tabellen benötigen. Z.B. werden die Bankleitzahlen sowie Funktions- und Serienkennungen in Tabellen definiert. Lesen Sie dazu: ‚Banken und andere Tabellen’.

Weitere Hilfestellungen finden Sie unter

FAQ

Probleme

Tipps und Tricks

Banken und andere Tabellen

Die Tabelle der Bankleitzahlen finden Sie, wie auch die restlichen in ELVIS verwendeten Tabellen, im Ordner ‚Systemfunktionen’ unter dem Icon ‚Tabellen’.

Falls Sie sich in einem Programmpunkt, wie z.B. Mitglieder, befinden, können Sie die Tabellen auch über das Menü ‚Extras – Tabellen’ erreichen, ohne den aktuellen Vorgang beenden zu müssen. Sie werden in diesem Fall nach dem bearbeiten der Tabellen an Ihren Ausgangspunkt zurückgebracht.


Geben Sie für alle Banken, bei denen Ihre Lastschriftzahler Konten unterhalten, einen Satz in die Bankentabelle ein.

Desgleichen auch für die Banken, bei denen Ihr Verein ein Konto hat. Bei der Auslieferung enthält Ihre Datenbank bereits eine Bank mit der fiktiven BLZ "99999999" für die Kasse, die zur Aufnahme bar bezahlter Mitgliedsbeiträge dient.

Beachten Sie, dass die BLZ und der Bankname eingegeben werden sollten.

Erstellen Sie eine Liste aller gängigen Bezeichnungen (für Berufe, Funktionen, Ehrungen, Kündigungsgründe), die zur Zeit in Ihrem Verein verwendet werden und geben Sie diese in die entsprechenden Tabellen ein. Erweitern Sie die Tabellen während der Eingabe der Mitgliederstammdaten um neu hinzukommende Bezeichnungen.

Vereins-Stammdaten

Die Vereinsstammdaten finden Sie auf dem ELVIS – Desktop im Ordner ‚Systemfunktionen’ im Programmpunkt ‚Betreiber’.

Erfassen Sie die Stammdaten Ihres Vereines. Hierbei sind einige Dinge zu beachten:

Das Kürzel wird z.B. für die Bankeinzüge verwendet und ist daher nur 27 Zeichen lang.

Es existieren mehrere Bankverbindungen im Vereinsstammsatz, ob Sie alle benötigt werden, ist von den genutzten Modulen abhängig. Die erste Bankverbindung ‚Beitragskonto’ stellt, falls weitere nicht gefüllt wurden, auch die Bankverbindung für die Übungsleiter- und Kursverwaltung dar.

Tragen Sie alle erforderlichen Daten in den Betreibersatz ein und stellen Sie die Optionen passend zu Ihren Anforderungen ein.

Soweit zu den Vereinsstammdaten. Kommen wir nun zu den Abteilungsdaten.

Abteilungen

Im Ordner ‚Grundmodul’ finden Sie den Programmpunkt ‚Abteilungen’.

Legen Sie dort für alle erforderlichen Abteilungen, sowie den Gesamtverein an. Dieser wird durch die Abteilung ‚00V0’ repräsentiert.

Felder, die unbedingt ausgefüllt werden müssen:

Abt-Nummer

Abt-Bezeichnung

BLZ (nur bei "00V0")

Kontonummer (nur bei "00V0")


Die Altersstruktur der Mitgliederstatistik ist in jeder Abteilung einzutragen. Bei der Auslieferung enthält Ihre Datenbank bereits eine Altersstruktur für den Gesamtverein. Die Altersgruppierung der übrigen Abteilungen müssen neu eingegeben werden.

Für den Gesamtverein und für jede Abteilung, die einen gesonderten Abteilungsbeitrag erhebt, ist eine Beitragsklasse anzulegen. Als Schlüssel der Beitragsgruppe verwenden Sie die Nummer der betreffenden Abteilung!

Beiträge

Die Beitragsklassen finden Sie im Ordner ‚Grundmodul’ im Programmpunkt ‚Beiträge’.

Je nach dem ob Ihr Verein einen einzelnen Gesamtbeitrag, getrennte Abteilungsbeiträge oder eine Mischform verwendet, müssen unterschiedliche Beitragsklassen erfasst werden.

Erfassen Sie für jede Abteilung die Beiträge erhebt bzw. für die Abteilung ‚00V0’, die den Verein an sich repräsentiert, eine Beitragsklasse.

Beitragsklassen unterteilen sich in beliebig viele Beitragsarten, wie z.B. Kinder-, Jugend- und Erwachsenenbeitrag. Erfassen Sie die benötigten Arten.

Jede Beitragsart besitzt einen Betrag für die monatliche, vierteljährliche, halbjährlich und jährliche Abrechnung. Je nach dem was für Zahlungsintervalle Sie Ihren Mitgliedern anbieten, müssen die entsprechenden Felder gefüllt werden.

Beachten Sie, dass bei einem Beitragslauf jeweils die bei dem Mitgliedern hinterlegten Beitragsarten mit den angegebenen Zahlungsintervallen abgerechnet werden. Das Programm berechnet z.B. nicht aufgrund eines eingegebenen monatlichen Beitrags den entsprechenden vierteljährlichen.

Ihre Datenbank enthält bei der Auslieferung bereits eine Beitragsklasse mit dem Schlüssel ‚00MA’ für die Aufnahme von Mahngebühren. Diese Beitragsklasse kann während der ersten Schritte vernachlässigt werden. Lesen Sie dazu mehr unter ‚Beiträge’.

Die automatisch eingefügte Beitragsart ‚UM’ steht für die Umlagen dieser Beitragsklasse. Diese Beitragsart kann während der ersten Schritte vernachlässigt werden. Lesen Sie dazu mehr unter ‚Beiträge’.

Briefe und Dokumente

Ändern Sie, sofern gewünscht, die Dokumente, die in den Ordnern Test\Briefe\ und User1\Briefe stehen. Diese Verzeichnisse befinden sich in Ihrem ELVIS – Installationsverzeichnis. Standardinstallationsverzeichnis ist ‚C:\orbit\elvis\’.

Mitglieder-Stammdaten

Jedes Vereinsmitglied sowie jeder "Nur-Zahler" ist in die Datenbank einzufügen. Zahlende Mitglieder erhalten eine Mitgliedsnummer mit einer ‚0’ (Null) am Ende. Mitglieder, deren Beiträge von dem ‚0’er Mitglied gezahlt werden, erhalten die gleiche Mitgliedsnummer, mit der Unterscheidung, dass die letzte Stelle ungleich ‚0’ ist.

Beispiel:

‚0000020’ Zahlendes Mitglied

‚0000021’ Mitglied dessen Beiträge von 0000020 gezahlt werden.

.

.

‚0000029’ Mitglied dessen Beiträge von 0000020 gezahlt werden.


Zur Vereinfachung der Eingabe können Sie Erfassungsbögen benutzen, in die jedes Mitglied seine Stammdaten einträgt.

ZWINGENDE ANGABEN:

Mitgliedsnummer

Name

Adresse (einschließlich Bezirk)

Geburtsdatum

Geschlecht

Eintrittsdatum

Nummer und Status sämtlicher Abteilungen (und Gesamtverein)

Beitragsklasse und Beitragsart, sowie Zahlweise für die zu zahlenden Beiträge.

Zusätzliche zwingende Angaben bei zahlenden Mitgliedern:

Zahlungsart

Zusätzlich zwingende Angaben bei Lastschriftzahlern:

BLZ und Kontonummer

Tragen Sie nun die Mitgliederstammdaten wie Name, Adresse, Telefonnummer u.ä. sowie falls notwendig die Bankverbindung und Zahlerdaten ein. Unter der Abteilung Status tragen Sie das Eintrittsdatum ein.

Erfassen Sie nun die Abteilungen und die Beiträge, die das Mitglied zu zahlen hat.

Genaueres zu den oben genannten Vorgängen lesen Sie im Handbuch unter

Mitglieder

Beiträge

Weitere Vorbereitungen

Eintrittsbestätigungen

Um zu vermeiden, dass an "alte" Mitglieder Eintrittsbriefe versendet werden, müssen Sie vor der Erfassung von "neuen" Mitgliedern einen "Pseudo-Lauf" Eintrittsbriefe starten.

Klicken Sie auf das Druckersymbol und wählen Sie in der kommenden Auswahl den Punkt ‚Briefe’ an.

Wählen Sie ‚eine Steuerdatei erstellen’ und ‚Eintrittsbriefe erstellen’ an.

Nach dem Erstellen der Datei werden Sie gefragt, ob die Kennung ‚Eintrittsbrief erstellt’ gesetzt werden soll. Beantworten Sie diese Frage mit ‚ja’.

Der Zweck dieses Verfahrens liegt darin, das Kennzeichen "Eintrittsbriefe" für jedes alte Mitglied zu setzen.

Es ist auch möglich, bei diesen Mitgliedern beim Erfassen das Feld ‚Eintrittsbrief’ anzuhaken.

Alte Beitragsrückstände

Buchen Sie alte Beitragsschulden mit Hilfe der Funktion ‚Buchen’ im Ordner ‚Mitgliederbuchhaltung’ und der Auswahl "Sonstige Buchungen erfassen" ins Soll der Mitgliedskonten. Als Gegenkonto wählen Sie die entsprechenden Beitragskonten.

Der erste Beitragslauf Nachdem Sie nun die Abteilungen, die entsprechenden Beitragsklassen Ihres Vereins, sowie die Mitglieder eingegeben haben, kommen wir nun zur ersten Beitragserhebung.

HINWEIS: Sichern Sie vor dem ersten Lauf auf jeden Fall Ihren Datenbestand.

(Ordner Systemfunktionen – Sicherung – Vereinsverwaltung)

Die Beitragserhebung gliedert sich zuerst in die unterschiedlichen Zahlungsarten.

Möglich sind Lastschriften, Firmenlastschriften, Rechnungen und Barzahlungen.

Als nächstes wählen Sie den abzurechnenden Zeitraum aus. Beachten Sie hierbei, dass größere Zeiträume die kleinern einschließen.

Dies bedeutet, dass bei einem vierteljährlichem Beitragslauf auch die monatlichen Beiträge eingezogen werden. Bei den weiteren Zeiträumen verhält es sich ähnlich.


Gehen wir von der einfachsten Beitragserhebung aus, des monatlichen Barzahlerlaufes. Hierbei werden bei den entsprechenden Mitgliedern die zu erhebenden Beträge auf den Mitgliederkonten ins Soll gestellt. Die Beträge werden auf den entsprechenden Beitragskonten im Haben gebucht.

Klicken Sie nun auf ‚Zahlungsliste’.

Sie erhalten nun eine Listen mit allen abzurechnenden Mitgliedern, ihren Einzelbeiträgen und der Gesamtsumme dieses Beitragslaufes.

Drucken Sie sich diese Liste aus oder speichern Sie diese als html-Datei, um einen Überblick über die erhobenen Beiträge und die entsprechenden Mitglieder zu behalten.

Klicken Sie nun auf ‚Beitragslauf’.

Sie werden nun auf einen möglicherweise schon getätigten Beitraglauf hingewiesen und gefragt, ob Sie diesen Lauf wirklich durchführen möchten. Bestätigen Sie die Abfragen und warten Sie auf die abschließende Statusmeldung.

Fertig.

Falls es während des Laufes zu Fehlern kommt, können Sie über den Knopf ‚Fehlerprotokoll’ eine Liste der Fehler einsehen und gegebenenfalls ausdrucken.

Die ersten Zahlungseingänge

Nun beschäftigen wir uns mit den ersten Zahlungseingängen.

Bei einem Beitraglauf werden die betroffenen Beitragsklassen mit dem passenden Betrags bei dem Mitglied abgelegt. Dieses erlaubt eine einfache Erfassung von Beitragseingängen.

Öffnen Sie im Ordner Mitgliederbuchhaltung den Programmpunkt ‚Buchen’.

Zu Beginn sehen Sie an dieser Stelle eine leere Buchungsliste.

Klicken Sie auf ‚Buchung erfassen’.

Wählen Sie ‚Beitragseingänge erfassen gemäß letzter Beitragserhebung’.

Wählen Sie entsprechend des Eingangs eine Bankleitzahl aus. Falls Sie den Betrag in Bar erhalten, wählen Sie die ‚99999999 – BAR’ als Bankleitzahl aus.

Nun geben Sie als Konto das Konto des Mitglieds an.

Der eingegebene Betrag wird, ungeachtet seiner Höhe, unter den passenden Beitragskonten aufgeteilt.

Nachdem Sie noch einen Buchungstext eingegeben haben, klicken Sie auf ‚Übernehmen’.

Wechseln Sie nun wieder zurück auf die Erfassungsliste. Die eben erfasste Buchung taucht in der Liste auf.

Klicken Sie auf ‚Liste verbuchen’.

Alle vorhandenen korrekten Buchungen werden nun verbucht und eine Kontrollliste erstellt.

Schlusswort

Für alle weiteren Funktionalitäten, sowie genauere Beschreibungen der angesprochen Funktionen, möchten wir Sie auf das Handbuch verweisen. Sie finden es in Ihrer Software unter dem Menüpunkt ‚Hilfe’. Des weiteren erhalten Sie mit einem Druck auf ‚F1’ oder einem Klick auf einen ‚Hilfe-Knopf’ den Hilfstext zum momentan aktiven Programmpunkt.

ELVIS Einstieg FAQ •••• 15

FAQ

Öffnen von bestimmten Datensätzen In jedem Öffnen-Dialog gibt es die Möglichkeit in Textfeldern wie Nachname, Vorname etc. durch die Verwendung von Platzhaltern eine Auswahl zu treffen.

Möglich sind '%' und '_', wobei das Prozentzeichen für eine beliebige Anzahl beliebiger Zeilen steht und der Unterstrich für ein beliebiges Zeichen steht. Beide können beliebig kombiniert werden.

Beispiel:

Mitglieder - Nachname:

A% alle Mitglieder deren Nachname mit A beginnt

Ma_er alle Mitglieder deren Nachname mit "Ma" beginnt, dann ein beliebiger Buchstabe folgt und mit "er" endet.

Leu%-S%er alle Mitglieder deren Nachname mit "Leu" beginnt und mit "er" endet, wobei dazwischen beliebig viele Buchstaben stehen können, allerdings müssen zwischen Anfang und Ende die Buchstabenfolge "-S" vorhanden sein.

Laden von Sätzen Durch den Öffnen-Dialog mit einem der Aufrufe:

Klick auf den Menüpunkt DATEN ---> ÖFFNEN.

Bestätigung mit der EINGABETASTE.

Klick mit der rechten Maustaste auf das Icon, dann den Menüpunkt ÖFFNEN anklicken mit der linken Maustaste.

Klick auf die Schaltfläche .

Doppelklick auf das Icon.

Wie wähle ich Tabellenzeilen aus Beispiel Mitglieder:

Einzelne Zeilen werden durch einen Klick auf die Zeilennummer markiert. Um mehrere Zeilen zu markieren klicken Sie mit gedrückter "Strg" Taste auf die Zeilennummern. So lassen sich mehrere nicht aufeinander folgende Zeilen markieren. Um einen Bereich zu markieren wählen Sie die erste Zeile aus und klicken mit der Maus und gedrückter "Shift" Taste die letzte zu markierende Zeile an.

An dieser Stelle ist noch zu bemerken, dass fast alle Druckfunktionen, seien es Listen oder Briefe, sich an folgende Kriterien halten:

Ist keine Zeile markiert werden alle bearbeitet.

Ist eine oder sind mehrere Zeilen markiert, so werden nur diese bearbeitet.

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in die Zeilennummern bekommen Sie folgendes Menü

Die Funktion "Markierung umschalten" bewirkt ein tauschen der Markierungen.

Die Funktion "Markierte Selektieren" sorgt dafür, dass nur noch die markierten Zeilen in der Tabelle angezeigt werden.

Die Funktion "Markierte selektieren" kann über "Selektion aufheben" zurückgenommen werden.

Wie kann ich nach Einträge in einer Tabelle suchen bzw. nach diesen Sortieren Beispiel Mitglieder:

ELVIS Einstieg FAQ •••• 17

Dieses Menü wird durch einen Klick mit der rechten Maustaste im Überschriftfeld aufgerufen.

Wie lösche ich Tabellenzeilen

Wählen Sie die betreffende Zeile an und löschen Sie diese über das Menü BEARBEITEN � ZEILE LÖSCHEN, bzw. mit Strg + D.

Wie lege ich neue Datensätze an

Durch den Neu-Dialog mit einem der Aufrufe:

Klick auf den Menüpunkt DATEN ---> NEU.

Klick mit der rechten Maustaste auf das Icon, dann den Menüpunkt NEU anklicken mit der linken Maustaste.

Klick auf die Schaltfläche .

Wie verwendet man den Erweiterter Filter bzw. Filter setzen in Öffnen Dialogen

Hier können Sie vordefinierte Filter finden, bzw. selbst einrichten. Wenn Sie den Filter aufrufen und eine wie oben angezeigte Ansicht vorfinden, sind schon ein oder mehrere Filter definiert worden. Sie können nun einen auswählen und über den Knopf 'Anwenden' diesen aktivieren. Möchten Sie an dieser Stelle eine neue Filtereinstellung eingeben drücken Sie auf den 'Bearbeiten' Knopf.

Sind keine Filtereinstellungen gespeichert, sehen Sie folgende Maske.

Wählen Sie die Felder aus, nach denen Sie selektieren möchten, indem Sie auf die Zeilennummer klicken und 'übernehmen' anwählen.

In diesem Beispiel wurden die Felder 'Schlüssel', 'Vorname' und 'Email' übernommen. In den Tabellenzeilen werden nun die Filterkriterien eingetragen. Wobei folgendes gilt: die Spalten werden mit UND verknüpft wie im Beispiel (Schlüssel = 'test UND Vorname like 'Ha%' UND Email is not null). Die in einer Spalte untereinanderstehenden Kriterien werden mit ODER verknüpft d.h. wenn in der zweiten Zeile bei 'Schlüssel' noch = 'original' steht, dann würden alle Mitglieder ausgewählt, die im Feld 'Schlüssel' den Text 'test' oder 'original' beinhalten.

Nun kommen wir zur Beschreibung der Abfragen:

Wie im Beispiel zu sehen ist werden bei Textfeldern die Bedingungen in '' (einfache Hochkommas) gesetzt.

Bei rein numerischen Feldern wie z.B. 'Erstbeitrag' werden Sie weggelassen.

Folgende Bedingungen sind möglich:

= gleich

like ähnlich wie

is null ist leer

is not null ist nicht leer

> größer

>= größer gleich

ELVIS Einstieg Probleme •••• 19

< kleiner

<= kleiner gleich

<> ungleich

Wobei zu beachten ist das Textfelder leer bzw. nicht leer sein können (is null bzw. is not null) und numerische Felder einen Wert haben.

Probleme

Probleme mit Datumseingaben Falls bei Datumseingaben das Datum auf 20xx korrigiert wird, ist folgende Einstellung anzupassen.

Im Startmenü wählen Sie den Menüpunkt 'Einstellungen' dort 'Systemsteuerung'. In der Systemsteuerung rufen Sie den Punkt Ländereinstellungen auf.

Dort ändern Sie unter 'Datum'

das Datumsformat ab, indem Sie die Einstellung

in

abändern.

Probleme mit der Wordkopplung bei Datenträgerbegleitzetteln

In den Verzeichnissen

User1/Bank - Mitgliederlastschriften

User1/Bank/UelVerw - Übungsleiterüberweisungen

User1/Bank/KursVerw - Kursgebührenlastschriften

befindet sich jeweils ein Dokument mit dem Name DTBZ.doc. Diese Dokumente sind die Datenträgerbegleitzettel. Die entsprechenden Steuerdateien heißen dtaus1.doc und befinden sich im jeweiligen Verzeichnis.

Die Datenträgerbegleitzettel werden normalerweise vom ELVIS aus aufgerufen. Falls es zu Problemen mit der Ansteuerung von Word kommen sollte, können sie auch per Hand aufgerufen werden.

Falls Ihnen keine Seriendruckfunktionalitäten zur Verfügung stehen, muss das jeweilige Dokument über das Menü Extras’ Eintrag ‚Seriendruck’ unter Punkt 1 ‚Erstellen’ zu einem Serienbrief gemacht werden. Dem Dokument muss dann noch über das Menü ‚Extras’ Eintrag ‚Seriendruck’ unter dem Punkt 2 ‚Daten importieren’ mit ‚Datenquelle öffnen’ die entsprechende Steuerdatei zugewiesen werden.

Drucken Sie das Dokument dann über den Shortcut ‚Seriendruck an Drucker’ aus.

Word 2002 (XP) bzw. Word 2003 erkennt Umlaute in Steuerdateien nicht korrekt Bei der Verwendung von Word 2002 bzw. 2003 kann es vorkommen, dass die Umlaute in den Steuerdateien nicht korrekt erkannt werden und Sie statt 'öäü' etc. chinesische Zeichen oder andere Platzhalter erhalten. Das Problem ist eine fehlerhafte Erkennung des zu verwendenden Zeichensatzes für die Steuerdatei. Siehe Microsoft Knowledge Base Article – 290981. Falls Sie eine ELVIS Installation besitzen die nach dem 18.05.2004 erstellt wurde finden Sie im ELVIS Verzeichnis den Ordner 'Korrekturen' und darin in den entsprechenden Verzeichnissen 'Word XP' bzw. 'Word 2003' eine Datei mit der Sie die Standardkodierung auf 'Latin-1' setzen können.

Word lehnt den Automationsaufruf von ELVIS ab Dieses Problem taucht bei einem installierten Norton Antivirus auf und ist im Microsoft Knowledge Base Article - 259748 beschrieben. Leider bleibt nur die Möglichkeit einen anderen Virenscanner zu verwenden oder die im Artikel angesprochene Plug-In-Komponente OfficeAV.dll abzuschalten. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Microsoft Knowledge Base Artikel.

ELVIS Einstieg Tipps und Tricks •••• 21

Tipps und Tricks

Unterdrücken von Feldern in Serienbriefen Für Organisationen können Nachname und Vorname eingetragen werden. Diese stören dann meist in den Serienbriefen, da die Briefanrede ‚Sehr geehrte Damen und Herren’ lautet und ein Nachname folgt.

Dieses Problem löst man mit folgendem Vorgang.

Entfernen Sie das Leerzeichen und das Feld ‚Nachname’ nach der Briefanrede.

Fügen Sie nun nach der Briefanrede ein Bedingungsfeld ein.

Institutionen werden durch ein ‚I’ im Feld Geschlecht gekennzeichnet. Wählen Sie den Feldnamen ‚Geschlecht’ aus und geben Sie als ‚Vergleich:’ ungleich an. Verglichen wird mit ‚I’.

Lassen Sie beide Textfelder leer und klicken Sie auf OK.

Markieren Sie nun die komplette Zeile und klicken Sie den markierten Bereich mit der rechten Maustaste an und schalten Sie die Feldfunktionen ein.

Nun sollten Sie folgende Zeile vor sich sehen.

Klicken Sie nun zwischen die ersten zwei Anführungszeichen und fügen Sie eine Leerstelle und das Feld ‚Nachname’ ein.

Danach sollte die Zeile so aussehen.

Markieren Sie dann die ganze Zeile und klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an. Schalten Sie die Feldfunktionen wieder aus.

Ab jetzt wird der Nachname nur noch gedruckt wenn das Geschlecht ungleich ‚I’ ist.

Hinweis: Vergessen Sie die Leerstelle nicht.

In dieser Art und Weise können Sie Abfragen auf jedes beliebige Feld durchführen.

Lesen Sie hierzu in der Word Hilfe den Punkt ‚ Beispiele für IF-Felder’.

Einlesen von Steuerdateien in EXCEL Steuerdateien die in ELVIS unter Drucken->Briefe erstellt wurden können in EXCEL oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm eingelesen werden. Sie befinden sich im ELVIS Verzeichnis unter Test\Briefe bzw. User1\Briefe. Um diese Dateien zu öffnen müssen Sie den Dateityp auf "Alle Dateien" ändern.


Nun können Sie die "stu" Dateien auswählen. Hier z.B. die Steuerdatei für die Adressaufkleber.

Da EXCEL den Aufbau der Datei nicht automatisch erkennt müssen Sie den Textkonvertierungs-Assistenten verwenden. Dieser wird nach Auswahl der Datei automatisch gestartet.

Im Schritt 1 stellen Sie als Datentyp "Getrennt" ein. Und klicken Sie auf "Weiter".

Ändern Sie im Schritt 2 das Trennzeichen auf Semikolon. Nun können Sie auf "Fertig stellen" klicken.


Fertig!

Sie wollen die Adressen der ausgetretenen Mitglieder durch Speicherung aufbewahren Hierbei ist zu beachten das diese Sicherungen nicht in das Programm wieder aufgenommen werden können.

Möglichkeit 1: Selektieren sie die ausgetretenen Mitglieder durch die Eingabe entsprechender Daten im Standardfilter und wählen im Menü Extras den Eintrag Excel um die selektierten Mitglieder in eine Excel Tabelle zu übernehmen, die dann normal gesichert werden können.

Möglichkeit 2: Selektieren sie die ausgetretenen Mitglieder durch die Eingabe entsprechender Daten im Standardfilter und wählen sie im Menü Daten den Eintrag Drucken. Hier wählen sie Briefe an und erstellen in diesem Falle eine Steuerdatei. Diese kann später mit einer Tabellenverwaltung o.ä. bearbeitet werden.

Möglichkeit 3: NUR FÜR PERSONEN MIT DATENBANKKENNTNISSEN! Benutzen sie die Exportschnittstelle mit der Einstellung Mitgliederstammdaten und ändern sie das Statement entsprechend ab.

Sie möchten von neueingetretenen Mitgliedern Aufnahmegebühr und Erstbeitrag direkt erheben, obwohl der reguläre Beitragseinzug nur einmal jährlich erfolgt. Lösung: Verwenden Sie innerhalb der "Beitragserhebung" die Programmfunktion "Erstbeitrag/Aufnahmegebühr"

Wie erreicht man bestimmte Zielgruppen mit Rundschreiben? Lösung: In den in der Mitgliedermaske befindlichen Serienkennungsfeldern können beliebige Verteiler definiert werden und damit können die entsprechenden Mitglieder über den Standardfilter angesprochen werden. Im Standardfilter stehen ihnen dann auch noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung.

Wie können vor der ersten automatischen Beitragserhebung alte Beitragsrückstände auf die Mitgliedskonten verbucht werden? Lösung: Wollen Sie die alten Rückstände auch als Beitragsanspruch auf dem Vereinskonto erscheinen lassen, so buchen Sie

Bitte beachten Sie, dass Sie in dem Fall, dass Abteilungskonten existieren, und die Aufteilung der Rückstände manuell vornehmen müssen. Genügen Ihnen hingegen die offenen Posten auf den Mitgliedskonten, dann legen Sie ein "Differenzenkonto" an und buchen anschließend:

Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie nicht die Funktion "Beitragseingang erfassen", sondern "sonstige Buchungen erfassen" benutzen.


Wie behandelt man Mahngebühren, wenn der Verein die Mahngebühren nicht fordert und diese somit bei dem Mahnlauf nicht automatisch verbuchen lässt? Lösung: Da die Behandlung von Mahngebühren in jedem Verein anders ist, bietet das Programm in diesem Punkt keinen Automatismus; es bleibt vielmehr dem Anwender selbst überlassen, das vereinsspezifische Vorgehen auf das System abzubilden.

Folgendes Verfahren wäre denkbar:

Legen Sie ein Konto für Mahngebühren an. Erfolgt nach einem Mahnlauf ein Beitragseingang mit Mahngebühren, so verbuchen Sie den gesamten Zahlungseingang zunächst in der herkömmlichen Weise:

bzw. mit der Funktion 'Sonstige Buchungen erfassen gemäß letzter Beitragserhebung. Die Mahngebühren werden im Verhältnis wie die Beiträge nun auf die Abteilungskonten gebucht.

Anschließend buchen Sie die Mahngebühren mittels "sonstige Buchungen erfassen":

Dem Saldo des Mahnkontos können Sie jederzeit entnehmen, wieviel Mahngebühren eingegangen sind.

Wenn die Mahngebühren jedoch vollständig dem Vereinskonto zurechnen möchten, buchen Sie wie folgt:

Bei ausschließlichen Mahngebühren

und

Bei Zahlungseingängen

über die Auswahl Beitragseingang gemäß letzter Beitragserhebung

HINWEIS Mit dem Versenden der Mahnschreiben erfolgt nur dann eine automatische Sollstellung der Mahngebühren auf den jeweiligen Mitgliedskonten, wenn Sie nach der Ausgabe der Mahnbriefe auf Datei oder Drucker die Abfrage ob die Mahngebühren verbucht werden sollen mit "Ja" bestätigt wurde.

Problemkreis Alterswechsel. Mit Vollendung des 18. Lebensjahres bzw. zum 1. Januar des darauffolgenden Jahres müssen Jugendliche den Erwachsenenbeitrag bezahlen. Es sei denn, Sie erbringen eine Bestätigung darüber, dass sie sich zur Zeit noch in der Ausbildung befinden.

Lösung: Diese "Alterswechsel-Problematik" wird von ELVIS in doppelter Hinsicht unterstützt:

Erstellen einer Liste, die alle Personen umfasst, die im Laufe des Jahres ihr 18. Lebensjahr vollenden.

Versenden von Mitteilungen an diese Mitglieder.

Die gleichen Funktionen stehen auch für die Mitglieder zur Verfügung, bei denen man noch im Laufe des Jahres mit einem Wegfall des Ermäßigungsgrundes (z.B. Ausbildung) rechnen muss.

Ablauf: Einmal pro Jahr sollten Sie mit Hilfe des Standardfilters alle Mitglieder selektieren die in diesem Jahr 18 Jahre alt werden und erstellen eine Liste für Kontrollzwecke, sowie eine Steuerdatei für Briefe. Zweckmäßigerweise geschieht dies im August oder September, so dass den angeschriebenen Mitgliedern genug Zeit bleibt, die verlangte Bescheinigung dem Verein zuzuschicken. Im Dezember wird dann anhand der Liste geprüft, wer zum 1. Januar den Erwachsenenbeitrag zu zahlen hat und wer nicht. Dazu tragen sie, falls jemand eine Ausbildungsbescheinigung eingereicht hat, das (voraussichtliche) Ende der Ausbildung ins Feld "ermäßigt-bis" ein. Bzw. ändern Sie das/die Betragsfeld(er).

In gleicher Weise müssen einmal pro Jahr Mitglieder mit abgelaufenen Ermäßigungen aufgerufen werden. Zum Jahresende gibt man ebenfalls die sich daraus ergebenden Änderungen in die Mitgliederdatei ein.

Aufgrund der freien Eingabe der Daten sind auch andere Alterswechsel möglich und eine zeitlich frei gestaltbare Abwicklung möglich.

Eine automatische Änderung der Beitragsarten infolge des Alterswechsels oder des Wegfalls des Ermäßigungsgrundes ist mit der Datenpflege möglich.

Sie möchten den Inhalt bereits erfasster Datensätze vollständig oder teilweise beim Erfassen neuer Datensätze übernehmen Lösung 1: Rufen Sie den bereits erfassten Datensatz auf. Nun können sie entsprechende Felder ändern. Vorsicht! Nach der Anpassung wird der Datensatz mit der Funktion 'Speichern unter...' des Daten Menüs gesichert. Nun wird eine neue Nummer vorgeschlagen die bestätigt oder geändert werden kann.

Lösung 2: Unter dem Menüpunkt Extras finden Sie den Standardsatz. In diesem können Sie Daten eintragen und diese bei der Erfassung neuer Mitglieder verwenden.

Familienmitglied wird selbständig Ein ehemals jugendliches Mitglied, das innerhalb einer Familienmitgliedschaft abgerechnet wurde, wird erwachsen und soll seinen Beitrag selbst bezahlen. Sie möchten praktisch nur seine Mitgliedsnummer, die Beitragsart, Zahlweise und Zahlart verändern.

Lösung: Machen sie mit Hilfe der Globalen Funktion – Mitgliedsänderungen das entsprechende Mitglied selbständig und bestätigen bzw. korrigieren die vorgeschlagene neue Mitgliedsnummer. Diese Funktion finden Sie auch im Menü Funktionen in der Mitgliederverwaltung. An dieser Stelle wird auch ein neues Konto für das Mitglied erstellt. Die Änderungen an den Mitgliederdaten, z.B. Beitragsarten etc. werden unter der Stammdatenverwaltung nach dem selbständig machen des Mitglieds durchgeführt.


Innerhalb einer Familienmitgliedschaft tritt der Zahler aus Variante 1: Der Zahler wird auch weiterhin für die übrigen Mitglieder den (die) Beitrag (Beiträge) zahlen.

Lösung: Sie tragen bei dem ausgetretenen Zahler sein Austrittsdatum ein und aktivieren das Feld 'Nur-Zahler'.

Variante 2: Der Zahler wird künftig nicht mehr für die übrigen Mitglieder den Beitrag bezahlen. Ein anderes Familienmitglied wird Zahler.

Lösung: Benutzen sie unter Globale Funktionen – Mitgliedsänderungen die Funktion Familienvater ersetzen. Hier werden die Mitgliedsnummern von zwei Mitgliedern einer Familie ausgetauscht. Der alte Familienvater kann nun, da er kein '0'er Mitglied mehr ist, einfach gelöscht werden.

Erhebung zusätzlicher Beiträge Ihr Verein bzw. einzelne Abteilungen erheben neben dem Vereinsbeitrag und/oder den Abteilungsbeiträgen zusätzliche Beiträge wie z.B. Verzehrgeld, Hallenbelegung Sommer/Winter, Zusatztraining etc.

Lösung: Legen Sie dafür zusätzliche Beitragsgruppen und zugehörige Konten an.

Tragen Sie dann die entsprechenden Beitragsarten in die betreffenden Mitgliedersätze ein.

In Ihrem Verein oder einer Abteilung können Beiträge zum Teil auch über Arbeitsstunden abgegolten werden Lösung: Splitten Sie den betreffenden Beitrag in zwei Beitragsgruppen und zwar in "zu zahlenden Beitrag" und in "zu leistenden Beitrag". Legen Sie dafür die entsprechenden Beitragsgruppen und - sofern keine Abteilung mit diesem Schlüssel existiert (z.B. für die Beitragsgruppe "Arbeitsstunden - AS") - die zugehörigen Konten an. Bei der Beitragsrechnung werden diese beiden Beiträge gesondert ausgewiesen. Behandeln Sie die geleisteten Arbeitsstunden wie Beitragseingänge, verbuchen Sie jedoch - da kein tatsächlicher Zahlungseingang erfolgte - über die Funktion "Sonstige Buchungen erfassen" den anzusetzenden Betrag auf dem Mitgliedskonto im Haben und auf dem Konto "Arbeitsstunden" im Soll.

Eine einzelne Beitragsgruppe soll zu einem anderen Zeitpunkt erhoben werden als die übrigen Beiträge Lösung: Vor der Erhebung der Beiträge der Gruppe setzen Sie die DM-Beträge in den übrigen Beitragsgruppen auf Null. Nachdem die Beiträge der Gruppe erhoben wurden und bevor die übrigen Beiträge erhoben werden, setzen Sie die DM-Beträge in der Gruppe auf Null und in die übrigen Beitragsgruppen tragen Sie die gültigen DM-Beträge ein. Dann starten Sie die Beitragserhebung für die übrigen Beiträge.

Anteilige Beiträge bei Neumitgliedern Sie ziehen Ihre Beiträge nicht zu Beginn des Abrechnungszeitraumes (also vollständig im voraus), sondern während des Abrechnungszeitraumes (z.B. zur Hälfte im voraus und zur Hälfte im nachhinein) ein. Bei neu eingetretenen Mitgliedern, die zwischenzeitlich eintreten, muss sichergestellt sein, dass Sie trotz EDV-Erfassung nur ihren anteiligen Beitrag für den Zeitraum der tatsächlichen Mitgliedschaft (je nach Satzung) berechnet bekommen.

Lösung: Tragen Sie in den Mitgliedssätzen der neu eingetretenen Mitglieder die betreffende Beitragsart mit der gewünschten Zahlweise ein. Ermitteln Sie die Differenz zwischen dem Beitrag für den vollen Abrechnungszeitraum und dem tatsächlich von dem Mitglied zu erhebenden Beitrag. Diese Differenz tragen Sie mit einem Minuszeichen versehen in das Feld "Erstbeitrag" ein. Damit wird das "Guthaben" vom neuen Mitglied vom vollen Beitrag abgezogen.

Wie bucht man Rücklastschriften aus Beiträgen und die dem Verein von der Bank belasteten Rücklastschriftgebühren, mit denen das betreffende Mitglied belastet werden soll? Lösung: Da es sich um zwei unterschiedliche "Buchungsarten" handelt - der Rücklastschrift liegt eine ursprünglich angenommene Zahlung des Mitglieds, der Bankgebühr liegt noch keine Zahlung des Mitglieds zugrunde - sind zwei Buchungen durchzuführen. Nur so können Sie eine korrekte Übernahme bzw. Abstimmung mit Ihrer Finanzbuchhaltung sicherstellen.

Erstens: Buchung der Rücklastschrift (= Storno des angenommenen Beitragseingangs) in der Funktion "Beitragseingänge erfassen"

Bzw. Verbuchung über sonstige Buchung gemäß letzter Beitragserhebung mit dem negierten Betrag

Zweitens: Buchen der Bankgebühren mittels "sonstige Buchungen erfassen". Vorher müssen Sie sich jedoch entscheiden, ob die Gebühren über ein separates Zwischenkonto (Rücklastschriftenkonto) oder das Mahngebührenkonto oder direkt auf das Gesamtvereinskonto "B0000V0" gebucht werden sollen.

Wie können Sondergebühren und -beiträge, mit denen bestimmte Mitglieder unregelmäßig und ggf. mit individuellen Beträgen belastet werden, erhoben werden? Lösung: Nutzen Sie dafür das Feld "Erstbeitrag". Bevor Sie die Eintragung des Betrages in das Feld "Erstbeitrag" vornehmen, führen Sie einen "Erstbeitragslauf" durch, um sicherzustellen, dass alle regulären Erstbeiträge erhoben wurden. Tragen Sie anschließend die Sonderbeiträge bei den betreffenden Mitgliedern in das Feld "Erstbeitrag" ein und führen Sie anschließend erneut einen "Erstbeitragslauf" durch. Ändern Sie dafür den Verwendungszweck entsprechend der Art des "Sonderbeitrags" und der Zahlart.


Beitragserhöhungen im laufenden Jahr, wenn ein Teil der Beiträge mit den bisher gültigen Beitragssätzen bereits erhoben wurde Beispiel: Der Gesamtverein und/oder eine Ihrer Abteilungen erhöht die Beiträge ab 01.07.; der Beitragslauf für den Abrechnungszeitraum "jährlich" ist bereits im Januar durchgeführt worden. Der zweite halbjährliche (und weitere kürzere) Abrechnungszeitraum steht noch bevor.

Lösung: Tragen Sie in der Funktion "Stammdatenverwaltung - Beiträge" für die halbjährlichen und kürzeren Abrechnungszeiträume die neuen Beiträge und für den jährlichen Abrechnungszeitraum die Differenz (zwischen bereits erhobenem Beitrag und neuem Beitrag) ein. Setzen Sie die ggf. nicht betroffenen Beiträge (Beitragsgruppen oder nur einzelne Beitragsarten) auf DM 0,00. Führen Sie anschließend den jährlichen Beitragslauf durch. Abschließend ändern Sie die jährlichen Beiträge gemäß der neuen Beitragssatzung.

Einstieg - ORBIT-Karlsruhe · ELVIS Einstieg Einstieg ••• 5 Passwörter Das Programm ELVIS...

Documents

Transcript of Einstieg - ORBIT-Karlsruhe · ELVIS Einstieg Einstieg ••• 5 Passwörter Das Programm ELVIS...