Elektronische Archivierung und elektronisches Records … · Freitextsuche und Vektorraummodell •...

PROJECT CONSULT UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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112.09.2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und RezepteDr. Ulrich KampffmeyerVSA Jahresversammlung, 13.09.2012, Frauenfeld, Schweiz

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH



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© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Sep-12 / Quelle: PROJECT CONSULT 1

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management:

Herausforderungen, Konzepte und Rezepte

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Frauenfeld, 13.09.2012

VSA Jahresversammlung 2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 2


Agenda

|Einführung

||Ordnung

|||Aufbewahrung

||||Ausblick




212.09.2012




Die Themen des Vortrags drehen sich alle um das Thema „dOCUMENTieren“

Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptx

Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptxDie Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet

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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer

|Einführung||Einführung|Vom Ordnen und Aufbewahren||

|EINFÜHRUNG




312.09.2012




Am Anfang war die Sprache



Vom Aufbewahren und Archivieren

Ein uraltes Thema

Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern:

Das Dokument war geboren.





412.09.2012




What is a document?

“Object --- Document?Star in sky -- NoPhoto of star -- YesStone in river -- NoStone in museum -- YesAnimal in wild -- NoAnimal in zoo -- Yes

There is discussion of an antelope. An antelope running wild on the plains of Africa should not be considered a document, she rules. But if it were to be captured, taken to a zoo and made an object of study, it has been made into a document. It has become physical evidence being used by those who study it. Not only that, but scholarly articles written about the antelope are secondary documents, since the antelope itself is the primary document.”

Quelle: Michael K. Buckland: What is a document?; Journal of the American Society of Information Science 48, no. 9 (Sept 1997): 804‐809



Ein altes Thema

Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert:

Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt.





512.09.2012




Die Geburt des Archivs

Viele Dokumente erfordern Ordnung!

Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums der Zahl von Dokumenten erfunden.

Die Geburt des Archivs liegt mindestens 5000 Jahre zurück.

Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren.Ein eher überschaubarer Zeitraum.

© PROJECT CONSULT 2002



Der Begriff Archiv

„Der populäre Sprachgebrauch verwendet den Begriff ‚Archiv‘ heute derart inflationär, dass beinahe alles, was Altes, aber noch Wertvolles bzw. Nützliches aufbewahrt und zugänglich macht, als Archiv bezeichnet wird.“

„Archiv leitet sich aber nicht von griechisch archaios(alt) ab, sondern von arché (Regierung, Behörde, Amt).“

Quelle: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx




612.09.2012


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EINFÜHRUNG | VOM ORDNEN UND

AUFBEWAHREN



Der Mensch und Ordnung

„Als unspezialisiertes Neugierwesen braucht der Mensch Information zum Überleben!“

Das menschliche Gehirn ist in seiner Kapazität eingeschränkt und muss um den Überblick zu behalten, Informationen klassifizieren und zuordnen. (Ein)Ordnen ist dem Menschen angeboren.

Quelle: Hartmann, Gerd: Auf der Suche nach einer allgemeinen Ordnung der Information,




712.09.2012


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||Ordnung|||Ordnung|Records Management|||Ordnung|Records Management|Acht Grundprinzipien|||Ordnung|Records Management|Aktuelle Standards|||Ordnung|Records Management|Ordnung vs. Chaos|||Ordnung|Aufbewahrung|||

||ORDNUNG



Ordnungssystem

„Ordnungssystem definiert eine Ordnung und beschreibt ein Ordnungsprinzip

• Typische Ordnungsprinzipien sind Klassifikation, Register, Facettenklassifikation, Begriffskombination, Freitextsuche und Vektorraummodell

• Die Größe eines Ordnungssystems ergibt sich aus der Anzahl der in ihm enthaltenen verbindlichen Deskriptoren und Relationen.“

• Ordnungssysteme sind die Grundlage des Records Managements.

• Aufgabe des Records Managements ist es, Ordnung zu schaffen und Ordnung zu halten.

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Ordnungssystem




812.09.2012


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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT



Definitionen: Record

Alt: Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1)

Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen.

“Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.”

Quelle: ISO 15489-1:2001 Information and Documentation - Records Management – Part 1 : General




912.09.2012





Neu: Definition „Record“ ISO 30300

“Information created, received, and maintained as evidence and /or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.”

Quelle: http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=53732




Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (1)

Ein Record ist abgegrenzt und definiert durch seinen gesetzlichen und geschäftlichen Wert. Er ist ein beständiges, dauerhaftes, verbindliches und konsistentes Informationsobjekt, unabhängig von seinem physischen Format. Abhängig von den Inhalten, angereichert mit Zusammenhangs- und deskriptiven Informationen, ist ein Record durch eine eindeutige Kennzeichnung und seine Klassifikation bestimmt.

„Records can be defined by their attributes like business value, legal value, context, integrity, persistence, authenticity, defined metadata, consistency, classification, and more. These attributes separate records from other types of documents and information objects.“

Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer




1012.09.2012





Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (2)

Records werden durch ihre Eigenschaften definiert und von anderen Informationsobjekten wie Datensätzen, Dokumenten, Content etc. abgegrenzt. Die wichtigsten Eigenschaften eines Record sind:

• Betriebswirtschaftlicher Wert• Rechtlicher Wert• Kontext• Integrität• Unveränderlichkeit • Authentizität• Kontrollierte Metadaten• Konsistenz• Deklaration und Klassifikation• Aufbewahrungspflicht / Aufbewahrungswürdigkeit




Definitionen: Records Management

Alt: Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1)

Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.

“Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.”




1112.09.2012





Neu: Definition „Records Management“ nach ISO 30300

• ISO 30300 bezieht sich auf das Records Management System

• Ein Records System erfasst und verwaltet Records und macht sie langfristig zugänglich

• Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle (control) von Records

• Das „Management System for Records" führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen

Hinweis: „Control“ meint hier Steuerung und nicht Kontrolle!




Definition „Records Management“ nach PROJECT CONSULT (1)

Records Management ist der übergreifende Anwendungsbereich für die systematische und kontrollierte Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Informationen in Politik, Gesellschaft, Jurisprudenz, Exekutive, Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen, die deren Tätigkeit in Bezug auf die Konformität mit gesetzlichen, regulativen, geschäftlichen, moralischen, ethischen und anderen Vorgaben nachvollziehbar machen.





1212.09.2012





Definition „Records Management“ nach PROJECT CONSULT (2)

Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften auf, die es auch vom Dokumentenmanagement abgrenzen:

• Dedizierte Klassifikation und Deklaration von Information als Record

• Abbildung von Ordnungssystematiken, Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen

• Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen

• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)

• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Records

• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen.




Definition: Record Keeping

• Record Keeping ist ein weiterer Begriff, der durch die ARMA in acht Prinzipien „Generally Accepted Record Keeping Principles“ (GARP) beschrieben und mit Records Management weitgehend identisch ist.

• Record Keeping umfasst die Verwaltung von Informationsobjekten in Hinblick auf die unmittelbaren und zukünftigen regulatorischen und rechtlichen Anforderungen an Unternehmen sowie unterstützende Maßnahmen zur Risikominderung.

• Records Keeping kann als Grundlage für das Records Management betrachtet werden.

Quelle: http://www.arma.org/garp/garp.pdf




1312.09.2012


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||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ACHT

GRUNDPRINZIPIEN



ARMA

• Internationaler Berufsverband der Records Manager „ARMA Association of Records Managers andAdministrators“

• Gegründet 1955, über 11.000 Mitglieder (Records Manager, Archivare, Bibliothekare, Imaging Spezialisten, Legal Professionals, IT Manager, Berater, Lehrende etc.); inzwischen auch mit einem Chapter in der Schweiz!

• Zugleich Verwaltungsbehörde für Richtlinien zum elektronischen Records Management in den USA

• Veröffentlichte 2011 grundlegende Prinzipien zum Records Keeping (GARP - Generally Accepted Record Keeping Principles)




1412.09.2012




ARMA – Übersicht der GARP

Principle [EN] Prinzip [DE]

1 Principle of Accountability Prinzip der Verantwortlichkeit

2 Principle of Integrity Prinzip der Integrität

3 Principle of Protection Prinzip der Sicherung

4 Principle of Compliance Prinzip der Compliance

5 Principle of Availability Prinzip der Verfügbarkeit

6 Principle of Retention Prinzip der Aufbewahrung

7 Principle of Disposition Prinzip der Entsorgung

8 Principle of Transparency Prinzip der Transparenz

GARP – „Generally Accepted Records Keeping Principles“



1) Prinzip der Verantwortlichkeit

Innerhalb eines Unternehmens sollte es eine Führungskraft geben, die ein Records Management-System überwacht und System-Verantwortung an geeignete Personen delegiert sowie bestimmte Programm- Anforderungen adaptiert.

• Der verantwortliche Manager sollte eine Methode zur Gestaltung und Durchführung einer Struktur der Aufzeichnungspflichten vorgeben

• Für die Umsetzung von Records-Keeping-Maßnahmen sollte eine Governance-Struktur und Vorgehensweise geschaffen werden

• Zu den notwendigen Komponenten gehören eine verantwortliche Person und ein festgelegtes Maßnahmenprogramm

• Ein Record-Keeping-Programm sollte für seine Umsetzung über dokumentierte und auf Genehmigungen basierende Richtlinien und Verfahren verfügen

• Eine Nachvollziehbarkeit des Programms ermöglicht es, seine Aufgaben zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren




1512.09.2012




2) Prinzip der Integrität

Die Integrität, und somit auch die Authentizität und Zuverlässigkeit der Informationsobjekte in einem Record Keeping-Umfeld, sollten folgendes berücksichtigen:

• Richtigkeit und Einhaltung der Richtlinien und Verfahren des Unternehmens (Governance und Compliance)

• Zuverlässige, angemessene und wiederholte Information Management Ausbildung

• Zuverlässigkeit und Richtigkeit von Records Inhaltenund Kontext

• Verlässliches und auswertbares Audit-Trail

• Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Systems



3) Prinzip der Sicherung

Das Prinzip der Sicherung deckt Sicherheits-, Verfügbarkeits- und Schutzansprüche ab. Es erfordert

• Ein angemessenes Maß an Schutz für private, vertrauliche, privilegierte, als auch geheime oder für die Unternehmensabläufe wesentliche Records und Informationen

• Sichere Aufbewahrung von Informationen entsprechend den vorgeschriebenen gesetzlichen, regulativen oder durch Unternehmens-Richtlinien (Policy) definierte Vorgaben

• Angemessene Steuerungs- und Kontrollmechanismen für den gesamten Lebenszyklus von Informationsobjekten

• Angemessene Sicherheitsstrukturen mit exklusiven Zugangsberechtigungen für Administratoren, die den Zugang zum System durch Key-Cards oder ähnlichen elektronischen sowie physischen Schranken, kontrollieren




1612.09.2012




4) Prinzip der Compliance

Die verpflichtende Einhaltung regulativer Compliance-Vorgaben beinhaltet folgende Aspekte:

• Das Records Management System muss Informationen über die ordnungsgemäße Durchführung der Unternehmensaktivitäten enthalten und eine vollständige Dokumentation beinhalten

• Das Records Management System selbst ist Gegenstand der gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. Anforderungen an Steuer- oder sonstige Aufzeichnungen



4) Prinzip der Compliance

Daraus lässt sich folgern, dass jedes Unternehmen

• Wissen muss, welche Informationen als Records und Aufzeichnungen geführt werden müssen, um einen Nachweis der ordnungs-, rechts- und gesetzmäßigen Durchführung der Geschäftsaktivitäten zu besitzen

• Seine Informationen in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise als Records deklarieren und im Kontext wiederauffindbar aufbewahren muss

• Die Informationsobjekte für den gesetzlich oder durch regulative Vorgaben bestimmten Zeitraum aufbewahren und dies nachweisen können muss




1712.09.2012




5) Prinzip der Verfügbarkeit

Organisationen müssen in der Lage sein, alle Informationsobjekte die für die Aufbewahrung relevant sind zu erkennen, zu klassifizieren, zu lokalisieren und abrufen zu können. Diese Aufzeichnungen werden benötigt von

• Einzelpersonen und Gruppen, die die Informationen für ihre Tätigkeit als Referenz oder Bearbeitungsobjekt benötigen.

• Die für Qualitäts-, Rechts-, Revisions- und Prüfungsfragen Verantwortlichen im Unternehmen und gegebenenfalls von extern

• Manager und Managementgruppen für Bewertung, Steuerung und Entscheidungsfindung.



6) Prinzip der Aufbewahrung

Das Prinzip der Aufbewahrung orientiert sich an der Funktionalität, die auch für Archivsysteme gilt. Prinzipien wie Vollständigkeit, Integrität, Unverändertheit, Wiederfindbarkeit und andere kommen zur Anwendung. Es

• Beschreibt die Aufbewahrungsdauer und den Lebenszyklus von Informationsobjekten während der Aufbewahrung

• In der Regel muss eine Organisation seine Records für eine angemessene, zum Teil vorgegebene Zeit unter Berücksichtigung der

• rechtlichen, • aufsichtsrechtlichen, • steuerlichen, • betrieblichen • und historischen Rahmenbedingungen aufbewahren.




1812.09.2012




7) Prinzip der Entsorgung

Das Prinzip der Entsorgung schließt die Disposition mit logischen Löschen wie auch die physische Entsorgung als Deletion ein.

• Eine Organisation muss eine sichere und angemessene Disposition für Informationsobjekte bestimmen, um die geltenden Gesetze und die Unternehmens-Policieseinzuhalten

• Organisation sind dazu verpflichtet sicher zu stellen, dass alle Kopien und Versionen der Daten entsorgt werden und einen Nachweis hierüber zu führen

• Dies betrifft auch Migrations- und Konvertierungsprozesse, die zu dokumentieren sind



8) Prinzip der Transparenz

Die Prozesse und Aktivitäten eine Organisation, werden von dem Records Management System in einer verständlichen Art und Weise dokumentiert und werden für alle befugten Nutzer verfügbar gemacht.

Es ist im Interesse eines jeden Unternehmens und auch der Gesellschaft im Allgemeinen, allen Beteiligten deutlich zu machen,

• Dass ein Unternehmen seine Aktivitäten in rechtmäßiger und angemessener Weise durchführt

• Dass das Records Management System die relevanten Informationen der Organisation genau und vollständig erfasst

• Dass das Records Management System selbst in einer rechtmäßigen und angemessenen Art und Weise strukturiert und dokumentiert ist

• Dass die Implementierung, Betrieb und Nutzung des Records Management Systems ordnungsgemäß erfolgen




1912.09.2012


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||ORDNUNG|RECORDS

MANAGEMENT|AKTUELLE STANDARDS



Wildwuchs, wie wir ihn im Records Management und bei der Archivierung nicht zulassen würden:

Es gibt einfach zu viele Records Management Standards.

Wildwuchs




2012.09.2012


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ISONORMEN



ISO 15489:2001

ISO 15489-1:2001 Information and documentation --Records management -- Part 1: General

ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation-- Records management -- Part 2: Guidelines

Ausrichtung:

• Allgemein / High Level• Geeignet für Records Management Policies

• Technologie-unabhängig

• International

• Alle Branchen

• Keine „echte“ Zertifizierung

http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908




2112.09.2012




ISO 15489:2001

Gemäß ISO 15489 sollten Records aufweisen:

• Authentizität

• Glaubwürdigkeit

• Integrität

• Brauchbarkeit



ISO 15489:2001

Wesentliche Inhalte:

• Die Norm verlangt, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in der Schriftgutverwaltung festzulegen, zuzuweisen und in der gesamten Organisation bekannt zu machen (Ziff. 6.3).

• Die Norm verlangt, zur Erstellung, Führung und Bewahrung authentischer, aussagefähiger, zuverlässiger und benutzbarer Unterlagen ein Schriftgutverwaltungsprogramm einzuführen («Todo this, organizations should institute and carry out a comprehensive records management programme»; Ziff. 7.1).




2212.09.2012




ISO 22310:2006

ISO 22310:2006 Information and documentation --Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards

• Ermöglicht die angemessene Einbeziehung von Records- Anforderungen nach ISO 15489-1, ISO / TR 15489-2 und 23081-1 in andere Standards, die die Erstellung und Aufbewahrung von Records erfordern

• Verdeutlichung der verschiedenen Elemente, die für ein umfassendes Records-Management-Framework berücksichtigt werden müssen



ISO 23081-1:2006

ISO 23081-1:2006 Information and documentation --Records management processes --Metadata for records -- Part 1: Principles

• Beinhaltet die Grundsätze zu Records Management Metadaten

• Diese Prinzipien sind über den Lebenszyklus der Information anzuwenden auf:• Records und ihre Metadaten

• Alle Prozesse, die mit den Records in Verbindungstehen

• Jedes System, dem die Records angehören

• Jede Organisation, die für das Records Management zuständig ist




2312.09.2012




ISO/TS 23081-2:2009

ISO/TS 23081-2:2009 Information and documentation --Managing metadata for records --Part 2: Conceptual and implementation issues• Schafft den Rahmen für die Definition von Metadaten-

Elementen passend zu den Grundsätzen und Implementierungsvorschlägen aus ISO 23081-1:2006

• Zielsetzung:• Standardisierten Beschreibungen für Records• Ein allgemeines Verständnis zur Aggregation schaffen, um

die Interoperabilität von Records und relevanterInformationen zwischen organisatorischen Systemen zuschaffen

• Wiederverwendung und Standardisierung der Metadatenermöglichen, damit Records langfristig, anwendungs-übergreifend und ortsunabhängig gemanaged werdenkönnen



ISO 23081-3:2011

ISO 23081-3:2011 Information and Documentation -- Records Management Processes-Metadata Records• Gibt eine Anleitung zur Selbsteinschätzung von Records

Metadaten im Verhältnis zur Erstellung, Erfassung und Kontrolle von Records

• Die Selbsteinschätzung hilft :• Den aktuellen Zustand der Erfassung und des Managements

von Metadaten in Unternehmen oder darüber hinaus zuermitteln

• Prioritäten zu setzen was zu bearbeiten ist und wann• Hauptanforderungen aus ISO 23081-1:2006 und ISO 23081-

2:2009 zu bestimmen• Den Fortschritt der Entwicklung einer Metadatenstruktur zur

Implementierung spezifischer Ssysteme und Projekte zuevaluieren

• Den System- und Projektstatus zu evaluieren (die nächstePhase eines Systems oder Projektes starten) während die Records Metadaten Funktionalität in ein System integriertwird




2412.09.2012




ISO/TR 26122:2008

ISO/TR 26122:2008 Information and documentation --Work process analysis for records

• Bietet Anleitung aus der Perspektive der Erstellung, Erfassung und Kontrolle von Records

• Feststellung zweier Analysearten: 1. Funktionsanalyse (Zerlegen der Funktionen in

Prozesse), und

2. Ablaufanalyse (Erhebung des Arbeitsablaufs)



ISO 13008:2012

ISO 13008:2012 Information and documentation -- Digital records conversion and migration process (ersetztANSI/ARMA 16-2007 “The Digital Records Conversion Process”)

• Gibt Anleitungen für das organisatorische und wirtschaftliche Verfahren zur Konvertierung und Migration in die elektronischen Umgebung und zumVerständnis von Aufbewahrungsanforderungen in diesem Verfahren

• Die Verfahren behandeln nicht umfassend• 1) Backup Systeme

• 2) Langzeitarchivierung

• 3) Funktionalität von zuverlässigen digitalen Repositories

• 4) den Prozess der Konvertierung analoger Formate in digitale Formate und umgekehrt




2512.09.2012




ISO/TR 13028:2010

ISO/TR 13028:2010 Information and documentation --Implementation guidelines for digitization of records• Gibt Anleitungen zur Erstellung und Aufbewahrung von

Records, die nur für Records in digitalem Format gelten• Gibt Best Practice Richtlinien zur Digitalisierung um die

Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit der Records sicher zu stellen

• Gibt Best Practice Richtlinien für die Zuverlässigkeit der digitalisierten Records die sich auf die gesetzlicheZulässigkeit und die erwiesene Bedeutung solcher Records auswirkt

• Gibt Best Practice Richtlinien für den Zugang zu digitalisiertenRecords so lange sie verfügbar sein müssen

• Spezifiziert Strategien um digitale Records zu erstellen die fürlangfristige Aufbewahrungsfristen geeignet sind

• Gibt Best Practice Richtlinien zum Management von Records die aus nicht-digitalen Quellen kommen und digitalisiertwurden



ISO/TR 13028:2010

ISO/TR 13028:2010 Information and documentation --Implementation guidelines for digitization of records• Anwendbar beim Design und der Durchführung verantwortlicher

Digitalisierung von allen Unternehmen, die digitalisieren -entweder beim Geschäftsvorgang oder bei späterenErfassungsprojekten für Records Management • Zwecke, wie beschrieben in ISO 15489-1:2001 und ISO/TR

15801:2009• Nicht anwendbar auf:

• Erfassen und Management original erstellter digitaler Records• Technische Spezifikationen für das digitale Erfassen von

Records• Entscheidungsfindungsverfahren über den letztendlichen

Verbleib der Records• Technische Spezifikationen für die Langfristaufbewahrung

digitaler Records• Digitalisierung bestehender Archivbestände für die

Langzeitarchivierung




2612.09.2012




ISO/TR 15801:2009

ISO/TR 15801:2009 Document Management --Information Stored Electronically --Recommendations for Trustworthiness and Reliability

• Beschreibt die Implementierung und den Betrieb von Dokumenten-Management-Systemen von denen man ausgeht, elektronische Informationen sicher und zuverlässig zu speichern

• Nutzbar durch jede Organisation die ein Dokumenten-Mangement-System einsetzt, um authentische, sichereund nutzbare/lesbare elektronische Informationen imgesamten Zeitablauf zu speichern

• Behandelt keine Prozesse die benutzt werden um zuevaluieren, ob Information nach vorheriger Speicherung oder Import in das System echt bzw. authentisch ist



ISO 16175-2.2

• ISO 16175-1:2010 Information and documentation --Principles and functional requirements for records in electronic office environments --Part 1: Overview and statement of principles

• ISO 16175-2:2011 Information and documentation--Guidelines and functional requirements for records in electronic office environments

Ursprung: ICA-Req / ICA-ISDF




2712.09.2012




ISO 16175-2.2

ISO 16175-2.2 verweist auf Good - Practice-Methoden und Richtlinien, Risiken und ihre Minderungen für

• Die Verbesserung des Records Managements in Unternehmen

• Die Unterstützung von Unternehmensanforderungen, die zu einer effektiveren und effizienteren Arbeitsweise führen

• Eine Compliance gestützten, sicheren Arbeitsweise

• Die Entwicklung von Schlüsselprinzipien für ein funktionierendes automatisiertes Records Management-System

• Eine einheitliche „Sprache“ zwischen Anbietern und Anwendern



ISO 30300:2011

ISO 30300:2011 Information and documentation --Management systems for records --Fundamentals and vocabulary

Inhalt:

• Management Standards für Records

• Fundamentale Erläuterungen zu Begrifflichkeiten

• Kernprinzipien eines Records Management-Systems

• Terminologie und Definitionen Records Management-Systeme betreffend




2812.09.2012




ISO 30300:2011

ISO 30300:2011 Information and documentation --Management systems for records --Fundamentals and vocabulary

Zielsetzung:

• Grundsätze und Prinzipien zur Anwendung eines Records Management Systems (elektronisch und physisch)

• Beschreibung prozessorientierter Ansätze

• Spezifizierung der Rollen für das „Top Management“

• Definitionen der angewandten Terminologie innerhalb der ISO 30300



ISO 30301:2011

ISO 30301:2011 Information and documentation --Management systems for records -- Requirements

Inhalt:

• Funktionale Anforderungen an ein RM-System

• Voraussetzungen für eine Zertifizierung des Records Management-Systems nach ISO 30301




2912.09.2012




ISO 30301:2011

ISO 30301:2011 Information and documentation --Management systems for records -- RequirementsZielsetzung:

• Spezifizierung von Anforderungen an ein Records Management System

• Richtlinien für eine Records Management Policy innerhalb eines Unternehmens

• Hilfestellung zur Erreichung von optimalen Unternehmenszielen durch die Implementationeines regelkonformen Records Management-Systems

• Bezieht sich auf unterschiedlichste Organisationsformen



ISO 30300 und ISO 30301

• ISO 30300 und ISO 30301 wurden entwickelt, um kompatibel mit und komplementär zu anderen ISO -Management System Standards zu sein. Dazuzählen u.a.:

• ISO 9001 (quality management)

• ISO 14001 (environmental management)

• ISO/IEC 27001 (information security management)

• Weitere Standards der ISO 30300 Serie sind in Bearbeitung




3012.09.2012




ISO 30300 und ISO 30301

Angestrebte Vorteile:

• Einheitliche und weltweit geltende Standards

• Sicherheit und Compliance-Anforderungen entsprechend bei gewissenhafter Anwendung

• Compliance auf nationaler und internationaler Ebene

• Unterstützung im Risk Management, sowie im Reputation Management

• Weniger redundante Informationen im Unternehmen

• Konsistenter Informationsfluss

• Weniger Verwaltungsaufwand

• etc..



ISO 30300 und ISO 30301

Unterschiede zur ISO 15489:

• Die neuen (MSR Standards) ISO Normen beziehen sich hauptsächlich auf die standardisierte Kontrolle und das Management von Unternehmensprozessen innerhalb des Records Managements (Policies, Mitarbeiterführung, Planung und Aufsicht etc..)

• ISO 15489 bezieht sich mehr auf die betriebsbedingten Aspekte bezüglich Records Management

• Bei der ISO 15489 geht es um die Records, um ihre Kontrolle und die damit verbundenen Prozesse

• Grundsätzlich basieren die MSR Standards aber auf der ISO 15489!




3112.09.2012




ISO 30300 und ISO 30301

Unterschiede zur ISO 15489:

• Unterschiede zwischen „management system forrecords“ und „records system“

“A ‘management system for records’ is the management system to direct and control an organization with regard to records. It focuses on controlling the organization.”

Ein Management System für Records führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner Records. Der Fokus liegt hierbei auf der Kontrolle im Sinne von Steuerung.

• Anwendungsgebiet für die ISO 30300 und ISO 30301



ISO 30300 und ISO 30301

Unterschiede zur ISO 15489

Unterschiede zwischen „management system for records“ und „records system“

A ‘records system’ is an information system which captures, manages and provides access to records over time. It is usually a combination of people, processes, tools and technology specifically to control records.

• Ein Records System erfasst Records, verwaltet sie und macht sie langfristig zugänglich. Es handelt sich hierbei um eine Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle von Records.

• Anwendungsgebiet von ISO 15489!




3212.09.2012




PD ISO/TR 17068

PD ISO/TR 17068 Information and documentation --Records Management --The Trusted Third Party Repository for Electronic Records• Verantwortliches Kommittee:

IDT/2/17 Archive/Records Management• Status: Genehmigung• Dieser Standard ist noch in der Entwicklung und

wird kategorisiert in: • Allgemein• Terminologie• Standardisierung & Dokumentation• Informationswissenschaften• IT Anwendungen

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ANDERE STANDARDS




3312.09.2012


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ICAINTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES



ICA - Req

ICA International Council on Archives:

ICA – Req: Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments

Das Ziel des Standards ist es, global einheitliche

Prinzipien und funktionelle Anforderungen an

Software, die zum Erzeugen und Managen von

elektronischen Records eingesetzt wird, zu definieren.

ICA Standards wurden auch als ISO-Normen veröffentlicht.




3412.09.2012




ICA – Req: Scope

• ICA Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF)

• Dieser Standard setzt auf verschiedeneInformationselemente

• Allgemein gehalten• Auch für Mittelstand (SME)

• Auch für Entwicklungsländer

• Häufig „archivisch“ gedacht

• Zertifizierung geplant



ICA – Req

Die ICA-Req Suite von Richtlinien und funktionellen Anforderungen ist in drei Modulen organisiert:

Module 1 Overview and Statement of Principles

Module 2 Guidelines and Functional Requirements forElectronic Records Management Systems

Module 3 Guidelines and Functional Requirements forRecords in Business Systems




3512.09.2012


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DLM FOUNDATION



MoReq®

Europäische Kommission und DLM Forum:Model Requirements for the Management of Electronic Records MoReq®

• Ist keine Norm – besser: eine Empfehlung• Ist formell ein Modell – besser: es ist eine Leitlinie• Wird wie ein de facto Standard behandelt• Ist in einigen moderneren Gesetzgebungen

europäischer Staaten direkt oder indirekt verankert oder als Grundlage benutzt

• Erfüllung der Anforderungen wird teilweise bei der Beschaffung von Records-Management-Lösungen gefordert

• Ist das “Pendant” zum amerikanischen Standard DoD5015.2

MoReq ®, MoReq2 ® und MoReq2010 ® sind geschützte Warenzeichen der DLM Foundation, United Kingdom, http://www.DLMForum.eu, siehe auch http://bit.ly/NyO4jN




3612.09.2012




MoReq®

• MoReq® wurde 2000/2001 im Rahmen des europäischen IDA-Projektes entwickelt. Träger der Entwicklung war das von der Europäischen Kommission gefördete DLM Forum.

• MoReq® sollte als europäische Empfehlung für das Records Management bei Dokumenten der Verwaltungen der europäischen Mitgliedsstaaten und der europäischen Kommission dienen. Eine entsprechende Verankerung in Verordnungen oder Richtlinien ist jedoch nie erfolgt.

• MoReq® wurde im Jahr 2001 veröffentlicht und seit dem in zahlreiche Sprachen übersetzt.

• MoReq® war nicht durch technische Spezifikationen, einTestverfahren und eine Zertifizierung gestützt. Es konnte sichdaher bei Anbietern von Records Management Systemennicht etablieren

• Nach der Veröffentlichung von MoReq2® bürgerte sich die Bezeichnung MoReq1® für das ursprüngliche MoReq ® ein.



MoReq2®

MoReq2®

• war eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq®

(nunmehr vielfach als MoReq1® bezeichnet)• verbesserte, modularisierte und erweiterte MoReq1®

• aktualisierte MoReq1® in Bezug auf neue Technologien und Regularien

• stellte den Bezug zu anderen Normen und Standards her (ISO 15489, ISO 23081)

• ergänzte MoReq1® um XML-Schema, Testsuite und einZertifizierungs-verfahren für Softwareprodukte unter der Federführung des DLM-Forums (seit 2010 DLM Foundation)

MoReq2® wurde im Februar 2008 elektronisch und in gedruckterForm veröffentlicht.Die Entwicklung und die Zertifizierung von MoReq2® wurdedefacto 2009 eingestellt. Die MoReq2® Spezifikation wird immer noch übersetzt und alsStandard für beschreibende Funktionalität von Records Management Lösungen benutzt.




3712.09.2012




MoReq2®: Die Spezifikation

• 235 Seiten Text mit 794 Anforderungen• 13 Anhänge• ca. 1000 Seiten Test Cases und Test Daten• Metadaten Modell auf Basis ISO 23081 (nicht so

vollständig wie andere, aber besser strukturiert)



MoReq2010®

• 2009 wurde die Überarbeitung von MoReq2®

beschlossen (mangelnde Akzeptanz bei Anbietern)

• Der überarbeitete Standard trägt die Bezeichnung MoReq2010®, wobei MoReq® nunmehr „Modular Requirements for Records Systems“ bedeutet

• Im Juni 2011 wurde die MoReq2010® Spezifikation 1.0 als PDF veröffentlicht

• Die gedruckte Version ist kostenfrei bestellbar unter http://bookshop.europa.eu/en/modular-requirements-for-records-systems-pbKAAF11S01/

• In 2012 wurden weitere, noch fehlende Module von MoReq2010® zum Review bereitgestellt




3812.09.2012




Das High-level von MoReq2010®



Die 10 Grundmodule von MoReq2010®

1. System Services

1.1 Servicebasierte Architektur

1.2 Model Services und Plug-in Modules

1.3 Die Anwenderoberfläche

MoReq2010® (MCRS) alsGruppierung voneinader abhängigerDienste mit Service-basierterArchitektur.




3912.09.2012





2. Benutzer, Rollen und Berechtigungen

2.1 Berechtigungsanforderungen an das Records Management System

2.2 Many – to – many – Beziehungen der Nutzer

2.3 Zugangskontrollen durch Rollendefinition

In dem MCRS haben die Nutzer eine Many-to-ManyBeziehung




3. Klassifikation von Records

4. Record Service

5. System-Metadaten und kontextuelle Metadaten

6. Das MoReq2010® Record Lifecycle Management

Vererbung der Klassifikationen im MCRS

Lifecycle eines Records




4012.09.2012





7. Disposal Holding Service

8. Searching and Reporting Service

9. Export Service

10. Komponenten und Container

Speicherung von Komponenten

80



(Outdated) MoReq® Roadmap




4112.09.2012




Aktuelles zum DLM-Forum

• Seit 2010 ist der Träger des DLM Forum die DLM Foundation, die das DLM Network EEIG abgelöst hat

• Seit Juli 2012 ist John Leigh der neue Managing Director der DLM Foundation und des DLM Forum

• Das MGB MoReq® Governance Board wurde 2012 neu konstituiert und um Kommitees für Schulung, Weiterentwicklung, Zertifizierung, Vermarktung etc. ergänzt



DLM-Forum: Publications Policy

• Das DLM Forum hat im Juni 2012 eine neue Richtlinie für Veröffentlichungen herausgegeben: „DLM Forum: Publications Policy“ ( http://bit.ly/NyO4jN ).

• Nicht mehr gewünscht, Publikationen des DLM Forum, besonders zu MoReq2010®, auf anderen Servern zur Verfügung zu stellen. Nur noch der offizielle Download auf der Webseite des DLM Forum ( www.DLMforum.eu ) soll benutzt werden

• Die Verwendung von Namen, Logos, Texten und Grafiken aus MoReq2010® ist stark reglementiert. Sie ist auf kommerziellen Seiten und bei kommerziellen Veranstaltungen nur nach vorheriger Genehmigung und entsprechender Lizensierung möglich

• Im Gegensatz zu MoReq® und MoReq2® hat die Europäische Kommission keine Rechte an MoReq2010®. Diese liegen ausschließlich bei der DLM Foundation (damit ist MoReq2010® auch kein offener Standard der Europäischen Union mehr)




4212.09.2012




MoReq2012® Consultation Portal

• Das DLM Forum hat das MoReq2010®

Consultation Portal für eine neue Diskussionsrunde zu den Zusatzmodulen von MoReq2010® aktiviert

• Gegenstand der Erörterung sind die plug-in & extension modules "402 File Aggregations andVolumes" und "502 Security Categorization Service“

• Die Entwürfe wurden auf der DLM Forum Webseite publiziert.



MoReq2012® Erweiterungsmodule

Security




4312.09.2012




MoReq2012® Erweiterungsmodule 2012

File Aggregation / Container

86



OMG




4412.09.2012




Object Management Group

Die Object Management Group (OMG) ist ein 1989 gegründetes Konsortium, das sich mit der Entwicklung von Standards für die herstellerunabhängige systemübergreifende Objektorientierte Programmierung beschäftigt.

• Hauptsitz in Needham, Massachusetts

• Über 800 Mitglieder

• Entwicklung international anerkannter Standards

• Bekannteste Entwicklungen sind die Common Object Request Broker Architecture (CORBA), sowie Unified Modeling Language (UML)



OMG Records Management

Specification for Records Management Services

Die Spezifikation beinhaltet Modelle für Software-Services im Sinne von SOA im Bereich des elektronischen Records Management:

• PSM-1: Web Services definition for Records Management Services in Web Service Description Language (WSDL).

• PSM-2: Records Management Service XSD. • PSM-3: Attribute Profile XSD. The XSD is for

capturing and communicating attribute profiles to permit flexible attribution of certain types of Records Management Objects.




4512.09.2012


89



NATIONALE STANDARDS



USA: DoD 5015.2

DoD Department of Defense Standard DoD 5015.2• Wird in USA (und Kanada) eingesetzt• Militär und militärnahe Industriebetriebe• In einigen Bereichen auch sonstige öffentliche

Verwaltung• Maßstab für Records Management und Enterprise

Content Management in den USA• Zertifizierung mit mehreren Stufen• Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen

• Informationsmanagement• Systemmanagement

• Zuletzt aktualisiert 2007




4612.09.2012




DoD 5015.2

DoD 5015.2 ist international und bei den Systemanbietern immer noch der am Weitesten

verbreiteste und akzeptierte Standard

92



ANSIARMAAIIM




4712.09.2012




ANSI/ARMA 19-2012

American National Standard ANSI-ARMA 19-2012:Policy Design for Managing Electronic Messages• Definiert die Strategieanforderungen für das

Management von elektronischen Nachrichten alsRecords über deren gesamten Lebenszyklushinweg – von der Erstellung bis zur endgültigenZerstörung oder dem Verbleib

• Erstreckt sich auch auf textbasierte elektronischeNachrichten oder Kommunikation und schließtE-Mail (und dazugehörige Anhänge/Metadaten), Instant Messaging, und Text Messaging mit ein

• Beinhaltet keine Anforderungen für Anwendungenwie Video Messaging, Voicemail/Audio-basierteNachrichten, und andere elektronische Messaging Plattformen im Kontext von Social Media



ANSI/ARMA 5-2010

American National Standard ANSI-ARMA 5-2010

Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records

• Gibt Anleitungen zur Einführung unerlässlicherRecords Management Programme um wichtigeRecords zu erkennen, zu bewerten und zuschützen

• Hilft, die Auswirkung auf die Organisation beieventuellem Verlust oder Zerstörung der Records einzuschätzen




4812.09.2012




ANSI/ARMA 18-2011

American National Standard ANSI-ARMA 18-2011:

Implications of Web-Based, Collaborative Technologies in Records Management

• Gibt Anleitungen für das Erstellen von Strategienund Prozessen bei der Benutzung von Web-Portalen, Wikis, Blogs, Mash-Ups und verwandterkollaborativer Teamtechnologien

• Beinhaltet Best Practice Empfehlungen



ANSI/AIIM TR31-2004

ANSI/AIIM TR31-2004:Legal Acceptance of Records Produced by Information Technology Systems• Dieser Bericht aus 2004 ist eine Materialzu-

sammenstellung aus den Veröffentlichungen 1992-1994 als ANSI/AIIM TR31-1992, ANSI/AIIM TR31-1993, und ANSI/AIIM TR31-1994 (Teil III).

• Teil I gibt einen Überblick über rechtlicheBeweisführung (evidence law)

• Teil II stellt eine Leistungs-Richtlinie für die gesetzliche Anerkennung von Records dar die durch IT-Systeme erstellt wurden

• Teil 3 III bietet eine Selbst-Einschätzung zurBewältigung der Leistungs-Richtlinie




4912.09.2012




AIIM ARP1-2009

AIIM Recommended Practice AIIM ARP1-2009:Analysis, Selection, and Implementation of Electronic Document Management Systems (EDMS)

• Diese branchenweite Empfehlung stellt ein Set von Verfahren und Aktivitäten dar, die entwederberücksichtigt und/oder ausgeführt werden sollten –während aller Aspekte der Analyse, Auswahl und Implementierung von elektronischen Dokumenten-Management-Systemen

• Liefert eine Kategorisierung relevanter nationalerund internationaler Standards und Reports

• Hilft Anwendern und Organisationen , schnell die erforderlichen Informationen für alle Aspekte des ECMS Projektes zu erkennen und zu finden

98



DEUTSCHLAND

SCHWEIZ




5012.09.2012




Deutschland: OkeVa

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OkeVa• Nachfolger von DOMEA• Mai 2012 vom Bundesinnenministerium

veröffentlicht• Bestandteile:

• Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung

• Elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren

• Das DOMEA Zertifizierungsverfahren wird nicht fortgesetzt und für OkeVa nicht eingeführt



Deutschland: OkeVa

Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die folgenden Bausteine sind verfügbar:• Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte• Grundlagen und Bedarfsanalyse• E-Akte• E-Vorgangsbearbeitung• E-Zusammenarbeit• Projektleitfaden

Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung:• E-Langzeitspeicherung (in Arbeit)• E-Poststelle und Signatur (in Arbeit)• Scan-Prozess (in Arbeit)• Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung)• E-Fachverfahren (in Planung)




5112.09.2012




Deutschland

Weitere Konzepte und Lösungen mit Implikationen für das Records Management:• Bundes-CIO, IT-Planungsrat und neues E-

Governmentgesetz• Open Government Data• nPa und EID• De-Mail

Aber auch noch:• DOMEA 2.0 immer noch in Gebrauch und füllt

Lücken im OkeVa• FAVORIT



Deutschland

In Deutschland gibt es den Begriff „Records Management“

in der öffentlichen Verwaltung eigentlich nicht.

Schriftgutverwaltung – die deutsche Übersetzung aus der ISO –

trifft es weder begrifflich noch von der Philosophie noch funktional.




5212.09.2012




OkeVa

Deutschland versucht Lehren aus dem „Debakel“ um DOMEA zu ziehen, einfacher,

modularer, ohne Zertifizierung von Produkten.

Jedochdas neue Organisationskonzept

ist bereits jetzt wieder mit „Sonderlocken“ überfrachtet.



Schweiz

Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER• Am 23.01.2008 hat der Bundesrat beschlossen, für die

gesamte Bundesverwaltung eine elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) einzuführen

• GEVER Office ist in der Bundesverwaltung als zweites GEVER-System im Sinne der Mehrproduktestrategie des Informatikrats Bund IRB positioniert und basiert auf Standardtechnologien

• Lösung für papierlose Bundesverwaltung auf Basis von Microsoft SharePoint, jedoch im November 2011 eingestellt:„Wir mussten in einer detaillierten Untersuchung feststellen, dass die Weiterentwicklung von GEVER Office wirtschaftlich nicht vertretbar ist. Deshalb ist der einzig nachhaltige Weg, die Weiterentwicklung von GEVER Office abzubrechen.“

Quelle: http://www.igrm.ch/news/aktuell/beitrag-j2/




5312.09.2012




GEVER

Bei einem Vortrag in der Schweiz:

No comment!

106



AUSTRALIEN

BRASILIEN

FINNLAND

KANADA

NEUSEELAND

NORWEGEN




5412.09.2012




Australien

AGRMS Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0• Gibt Richtlinien zu Metadatenelementen und Unter-

elementen für Records Management• Basiswerkzeug, “das Informationen zu Records und den

Kontext in dem sie in den australischen Behördenerfasst und genutzt werden”, beschreibt

• Soll australischen Behörden helfen, “wirtschaftliche, Rechenschaftspflichts- und Archivanforderungen zuerfüllen: systematisch und konsequent – durchverlässliche, aussagekräftige und zugängliche Records”

• Der Standard wurde in zwei Teilen erstellt: • Der erste beschreibt seinen Zweck und die Merkmale• Der zweite Teil stellt die speziellen Metadatenelemente

und Unterelemente dar



Australien

AGLS Australian Government Locator Service, veröffentlicht als AS Australian Standard 5044-2010• Metadaten-Standard um Informationen online zu finden und

auszutauschen• Aktualisiert die 2002er Version und beinhaltet die Änderungen,

die von der Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) gemachtwurden

• Einige der wesentlichen Änderungen und Verbesserungen sind:• Überarbeitung von Terminologie, Beschreibung der

Eigenschaften und Formatierungsempfehlungen um mit der Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) konsistent zu bleiben

• Zuordnen von unabhängiger Beschreibung an Metadatenbegriffe

• Einfügen einer neuen Pflichtangabe ‘Empfohlen’• Aktualisierung von Verweisen auf die neuesten Versionen des

Request for Comment (RFC) Standards und ISO Standards• Beispiele in eXtensible Hypertext Markup Language (XHTML)




5512.09.2012




Australien

AS Australian Standard AS 5090:2003:Work process analysis for recordkeeping

• Ergänzt AS ISO 15489

• Gibt Richtlinien zum Verstehen von Geschäftsprozessen und Workflow, damit Records-Aufbewahrungsanforderungen festgelegt werdenkönnen



Brasilien

National Council of Archives of Brazil:

e-ARQ Brasil (v1.1)

• Der brasilianische Standard wurde ursprünglich2006 erstellt und 2009 aktualisiert

• Der Standard heißt im Original “Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de GestãoArquivística de Documentos, v1.1”




5612.09.2012




Finnland

Arkistolaitos Arkivverket:

SÄHKE2

• Veröffentlicht in 2008

• Ist der finnische Nationalstandard für elektronischesRecords Management

• Setzt sich zusammen aus: • SÄHKE2 Verordnung

• Anhang 1 – Erstellen von Metadaten

• Anhang 2 – Metadatenmodell

• XML Schema für Übergabedateien

• Anleitung über das Übertragen von Records an den National Archives Service



Kanada

Electronic Records as Documentary Evidence CAN/CGSB-72.34-2005 (“72.34”)Inhalt:

1. Management Autorisierung und Rechenschaftspflicht

2. Verfahrensdokumentation um Records zu managen

3. “Zuverlässigkeitsprüfung” elektronischer Records gemäß den gesetzlichen Regelungen

4. Verfahrenshandbuch und CRO Chief Records Officer

5. Produktionsbereitschaft (the “prime directive”)

6. Records die erfasst und aufbewahrt sind gemäß “im üblichenordnungsgemäßen Geschäftsgang” und “System Integrität,” – dies sind die Schlüsselsätze des Evidence Acts in Kanada

7. Aufbewahrungsdauer und Vernichtung von elektronischen Records

8. Backup und Records System Recovery

9. Sicherheit und Schutz. Von diesen Standards haben Anwenderviele spezielle Tests für das Auditing, die Erstellung und das Verfahren zur Änderung von elektronischen Records Management Systemen abgeleitet




5712.09.2012




Neuseeland

Archives New Zealand: DRS Digital Recordkeeping Standard• 2010 veröffentlicht• “Ermessens Best Practice” Standard • Ersetzt den Electronic Recordkeeping Systems

Standard (ERKSS) ”gemäß des Public Records Act 2005”

• Ähnlich des australischen Ansatzes, ist der DRS der ICA Standard, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments (ICA-Req) der zur ISO 16175 wurde, inklusive einer hinzugefügten Section One, um zuerklären, wie der Standard in andereneuseeländische Recordsaufbewahrunganleitungen– und standards hineinpasst



Norwegen

Arkivverket Digitalarkivet:

Norwegian Archive Standard NOARK 5

• Wurde in 2009 veröffentlicht

• Noark ist die norwegische Abkürzung für: Norsk arkivstandard

• Wurde ursprünglich alsAufbewahrungsanforderungen für elektronischeRecords-Aufbewahrungssysteme in der Öffentlichen Verwaltung in 1984 entwickelt und etablierte sich schnell zum de facto standard




5812.09.2012




Würde es nicht Sinn machen, alle nationalen und technischen Standards des

Records Management zu „vergessen“ und auf eine einfache – aber weltweit gültige – Leitlinie wie GARP General Accepted Records Keeping Principles

zu setzen`?

Wildwuchs

116



||ORDNUNG|RECORDS

MANAGEMENT|ORDNUNG VS. CHAOS




5912.09.2012




Suchen in chaotischen Datenbeständen

„Enterprise Search“

vs.

Ordnung schaffen

„Records Management“



Googlerisation

Eine Erwartungshaltung:• Man erwartet, dass alles ganz einfach nur über die Eingabe in

einem einzigen Feld rasend schnell zum richtigen Ergebnis führt

• Inhouse-Systeme (E-Mail-Postfach, große Datenbankanwendungen) können mit der Geschwindigkeitserwartung nicht mehr mithalten

• Die Benutzeroberfläche, der „eine Schlitz der Wahrheit“, hat sich längst als Metapher für optimales Suchen und Finden in unsere Verhaltensmuster eingeprägt

• Krieg zwischen den Lösungen für Ordnung wie z.B. Records Management und übergreifendem, universellen Finden wie Enterprise Search ab

• Metadaten helfen, doch kann nicht bitte das System dies selbst ermitteln? Oder sich irgendwoher downloaden? Und warum sieht die Suche im Archiv nicht aus wie bei Google?

• Semantische Technologien, die die Beziehungen zwischen Eigenschaften ermitteln, können irgendwann die bisherigen ECM-Strategien des Records Management obsolet machen




6012.09.2012




Consumerization

• Steht für die neue treibende Kraft bei der Entwicklung von Oberflächen, Funktionalität und Nutzungsmodellen

• Bisher: Aufwändige Clienten, an Funktionalität überbordende Oberflächen, volle Bildschirme

• Heute: Betriebssysteme werden bereits so designt, dass sie auf allen Arten von Geräten nutzbar sind• Der Maßstab sind nicht mehr die Oberflächen der

Unternehmens-IT sondern die der Verbraucherwelt, die des Consumers

• Intuitive Benutzbarkeit, einfachste fehlerfreie Installation, Performance, Attraktivität und viele andere Kriterien der „Benutzerfreundlichkeit“ spielen jetzt bei der Entwicklung von Anwendungen die entscheidende wichtige Rolle



Enterprise Search vs. Records Management

Thesen

• Enterprise Search ist der „natürliche Feind“ von geordneter, datenbankgestützter und mit Metadaten versehener Schriftgutverwaltung.

• Die Erwartung ist, alles über eine einfache Suche in einem Feld zu finden –die aufwändige facettierte Suche ist out!

• Die Automatische Klassifizierung ist der Schlüssel zur Überwindung des Flaschenhalses der Informationserfassung.

• Compliance Anforderungen sind zur Zeit die letzte Bastion des klassischen Records Managements




6112.09.2012


121



||ORDNUNG|AUFBEWAHRUNG



Records Lifecycle Management

Viele Dokumente

Einige Records

Wenige Archiv‐Objekte




6212.09.2012




Die entscheidende Frage ist:

Wie schafft man bei wachsender Datenflut ohne quälerische manuelle Sysyphus-Arbeit und

bei Wahrung der Ordnungsanforderungen den Schritt vom Document zum Record

und den Schritt vom Record zum Archiv-Objekt?

Lifecycle

124



|||Aufbewahrung||||Aufbewahrung|Archivierung||||Aufbewahrung|Archivierung|Compliance vs. historischem Wert||||Aufbewahrung|Archivierung|Die Wolke||||Aufbewahrung|Archivierung|Aufgabe Web & Co.||||Aufbewahrung|Zukunft||||

|||AUFBEWAHRUNG




6312.09.2012




Aufbewahrung ≠ Archivierung

• Der vom Gesetzgeber (in Deutschland) verwendete Begriff für Archivierung vor der eigentlichen Langzeitarchivierung ist „Aufbewahrung“

• Nur Bundes- und Landesarchivgesetze kennen den Begriff der Archivierung. Dieser bezieht sich auf die „Langzeitarchivierung“ archivisch (historisch) relevanter Information.

• GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme, HGB (Handelsgesetzbuch) oder auch AO (Abgabenordnung) sprechen nur von „Aufbewahrung“

126


Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG




6412.09.2012




Archiv

Unter einem Archiv (abgeleitet vom lat.: archivum, aus griech.: archeionRegierungs-, Amtsgebäude, und dadurch mit einem gewissen „offiziellen“ Charakter versehen) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Objekten, Unterlagen oder Informationen.



Begriffsverwirrung

Im deutschsprachigen Raum gab es bisher relative Klarheit, was unter elektronischer Archivierung zu verstehen ist

(siehe z.B. Wikipedia und andere Lexika)

In den letzten drei Jahren kamen viele neue Begriffe auf, die den Sicherheitsaspekt von Archivierung mit neuen Eigenschaften und Wortschöpfungen belegten

… heute herrscht Begriffsverwirrung




6512.09.2012




Begriffsverwirrung

• Aufbewahrung

• Archivierung

• Elektronische Archivierung

• Digitales Archiv

• Digitale Archivierung

• Langzeitarchivierung

• Langzeitspeicherung

• Revisionssichere Archivierung

• Rechtssichere Archivierung

• Rechtskonforme Archivierung

• Vertrauenswürdige Archivierung

• Beweiswerterhaltende Archivierung

• Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung

• usw.



In Englisch synonym oder divergent?

• Preservation (Archivierung? Langzeitarchivierung?)

• Digital Preservation (elektronische Langzeitarchivierung?)

• Archive (Archiv?)

• Electronic Archiving (Datensicherung! Archivierung?)

• Electronic Filing (Ablage, Zwischenarchiv?)

• Trusted Archive (Vertrauenswürdige Langzeitarchivierung?)




6612.09.2012




Revisionssichere Archivierung

Ein deutscher Begriff für Aufbewahrung im Sinne von Records Management und elektronische Archivierung:

Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.



Digitales Archiv

• „Ein digitales Archiv ist ein Informationssystem, dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale Ressourcen aufzubewahren und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen.

• Digitale Archive nehmen die gleiche Aufgabe für digitale Ressourcen wahr, wie „normale“ Archive es für analoge Inhalte tun.

• Sie sind häufig im WWW zu finden, können aber auch lokales Intranet, CDs und andere Trägermedien nutzen.“

Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Digitales_Archiv




6712.09.2012




Langzeitarchivierung

Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren.

Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.

134



ARCHIVIERUNGSSTANDARDS




6812.09.2012


135



ISO 14721CCSDS OAIS MAGENTA BOOK



ISO 14721:2003

National Aeronautics and Space Administration NASA/ Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS: OAIS:Reference Model for an Open Archival Information System

• 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1)• 2003 als Standard ISO 14721:2003 übernommen• Vor allem gedacht für die Verarbeitung digitaler

Informationen• Logisch strukturiert und damit unabhängig von

Implementierung• Sowohl aus der Sicht der Funktionalität als auch des

Informationsflusses darstellbar




6912.09.2012




CCSDS OAIS MAGENTA BOOK

The Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS:Reference Model for an Open Archive Information System (OAIS), Recommanded Practice, CCSDS 650.0-M-2, MAGENTA BOOK, June 2012• Entwicklung des OAIS Standards wurde von der NASA

(National Aeronautics and Space Administration) initiiert und gemeinsam mit der Raumfahrtorganisation ESA und Weltraumforschungszentren in Großbritannien, Kanada, Frankreich, Deutschland, Brasilien, Japan und Russland vorangetrieben

• Mai 1999 erster Entwurf "Referenzmodell für ein offenes Archiv-Informationssystem (OAIS)“ 2003 in den ISO Standard 14721 überführt

• 2009 überarbeitete Version, das CCSDS OAIS "Pink Book“• Version 2 von OAIS wurde im Juni 2012 von der CCSDS als

"Magenta Book" veröffentlicht und bereits im August 2012 von der ISO als ISO 14721:2012 übernommen



ISO 14721:2012

ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) --Reference model• Version 2.0 der ISO 14721:2012 wurde am 21.08.2012

veröffentlicht• Diese Norm gilt als der weltweit akzeptierte Standard für

die elektronische Archivierung• Auch die Version 2.0 basiert wieder auf dem Standard

der Weltraumbehörden CCSDS• Während die ISO käuflich erworben werden muss, ist die

"bis auf das Deckblatt" identische CCSDS-Version frei im Download verfügbar

• Zahlreiche Unklarheiten beseitigt: Betrifft konzeptionelle "Schwammigkeiten" aber auch neue Abschnitte zu Zugriffsrechten, Authentizität und anderen Funktionen

• Grafiken vollständig überarbeitet




7012.09.2012




Inhalt ISO 14721:2012 [EN]

1 INTRODUCTION 1.1 PURPOSE AND SCOPE 1.2 APPLICABILITY 1.3 RATIONALE1.4 CONFORMANCE 1.5 ROAD MAP FOR DEVELOPMENT OF RELATED STANDARDS 1.6 DOCUMENT STRUCTURE 1.7 DEFINITIONS

2 OAIS CONCEPTS2.1 OAIS ENVIRONMENT 2.2 OAIS INFORMATION 2.3 OAIS HIGH-LEVEL EXTERNAL INTERACTIONS

3 OAIS RESPONSIBILITIES 3.1 MANDATORY RESPONSIBILITIES 3.2 EXAMPLE MECHANISMS FOR DISCHARGING RESPONSIBILITIES




4 DETAILED MODELS 4.1 FUNCTIONAL MODEL

4.2 INFORMATION

4.3 INFORMATION PACKAGE TRANSFORMATIONS

5 PRESERVATION PERSPECTIVES 5.1 DIGITAL MIGRATION

5.2 PRESERVATION OF ACCESS AND USE SERVICES

6 ARCHIVE INTEROPERABILITY 6.1 TECHNICAL LEVELS OF INTERACTION BETWEEN OAIS ARCHIVES

6.2 MANAGEMENT ISSUES WITH FEDERATED ARCHIVES




7112.09.2012





ANNEX A COMPOSITE FUNCTIONAL VIEW (NORMATIVE)

ANNEX B RELATIONSHIP WITH OTHER STANDARDS OR EFFORTS (INFORMATIVE)

ANNEX C BRIEF GUIDE TO THE UNIFIED MODELING LANGUAGE (UML) (INFORMATIVE)

ANNEX D INFORMATIVE REFERENCES (INFORMATIVE)

ANNEX E A MODEL FOR SOFTWARE USE IN REPRESENTATION INFORMATION (INFORMATIVE)

ANNEX F SECURITY CONSIDERATIONS (INFORMATIVE)

142



ZUSAMMENFASSUNG INHALT

ISO ISO 14721:2012 NACH KAPITELN




7212.09.2012




1 INTRODUCTION

OAIS Introduction

• Zweck ist, das Referenzmodell der Internationalen Organisation für Standardisierung (ISO) für ein Offenes Archiv-Informations-System (OAIS) zu definieren

• Ein OAIS ist ein Archiv, das aus einer Organisation, die Teil einer größeren Organisation sein kann, aus Menschen und Systemen besteht, das die Verantwortung übernommen hat, Information zu erhalten und sie einer vorgesehenen Zielgruppe zugänglich zu machen.• Erfüllt eine Reihe von Verantwortlichkeiten, die in der Norm

definiert werden

• Erlaubt Unterscheidung von einem OAIS-Archiv von anderen Verwendungen des Begriffs „Archiv“.



1 INTRODUCTION

Das OAIS Referenzmodell:• Bietet Rahmen für das Verständnis und das gesteigerte

Bewusstsein für archivische Konzepte, die zur langfristigen Erhaltung digitaler Information und den Zugriff auf sie nötig sind

• Bietet Konzepte, die es nicht-archivischen Organisationen ermöglichen, erfolgreich am Erhaltungsprozess mitzuwirken

• Bietet Rahmen, inklusive Terminologie und Konzepte, zur Beschreibung und zum Vergleich des Aufbaus und der Tätigkeiten bestehender und zukünftiger Archive

• Bietet Rahmen zur Beschreibung und zum Vergleich verschiedener Langzeiterhaltungsstrategien und -techniken

• Bietet Basis zum Vergleich der Datenmodelle archivierter digitaler Information und für die Diskussion, inwiefern sich Datenmodelle und die zugrundeliegende Information über die Zeit verändern können




7312.09.2012




1 INTRODUCTION

OAIS• bietet einen Rahmen, der durch andere Bemühungen

ausgeweitet werden kann, um auch die Langzeiterhaltung NICHT-digitaler Information (z.B. physische Datenträger oder physische Proben) abzudecken

• erweitert Konsens über die Elemente und Prozesse der digitalen Langzeiterhaltung und des langfristigen Zugriffs und begünstigt einen größeren Markt, den Anbieter unterstützen können

• gibt Hinweise für die Identifikation und Anfertigung OAIS-verwandter Standards

• kann in jedem Archiv angewandt werden• definiert oder verlangt keine bestimmte Methode zur

Umsetzung der Konzepte



1 INTRODUCTION

• Ein OAIS-konformes Archiv kann weitere Funktionen für Benutzer zur Verfügung stellen, die über die von einem OAIS verlangten Leistungen hinausgehen.

• Nutzungshinweise:• Alle Leser sollten die Unterabschnitte „Zweck und

Aufgabenstellung“ (1.1), „Anwendbarkeit“ (1.2) und „Konformität“ (1.4) lesen, um einen Überblick über die Themen und Aufgabenstellungen dieses Dokuments zu gewinnen

• Diejenigen, die lediglich einen Überblick über die Hauptkonzepte wollen, sollten außerdem „OAIS-Konzepte“ (Abschnitt 2) und „OAIS-Aufgabenbereiche“ (Abschnitt 3) lesen

• Wer ein OAIS-Archiv umsetzen oder tagtäglich verwalten möchte, sollte das ganze Dokument lesen




7412.09.2012




2 OAIS CONCEPTS

OAIS Concepts

• Begründet und beschreibt zentrale OAIS-Konzepte• Umgebung des OAIS

• Informationsgewinnung aus Daten

• Konzepte und Beziehungen innerhalb eines Informationspakets

• Externe Daten des OAIS-Archivs

• Interaktion mit den Produzenten

• Interaktion mit den Endnutzern



Environment Model of an OAIS




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Obtaining Information from data



Information Package Concepts and Relationships




7612.09.2012




OAIS Archive External Data



3 OAIS RESPONSIBILITIES

OAIS Responsibilities

• Definiert Minimalanforderungen, die ein OAIS erfüllen sollte.• Darauf aufbauend einige Beispiele von

Mechanismen, um diese Aufgaben zu erfüllen, geboten (z.B. Verhandeln und Annehmen von Information, Ausreichende Kontrolle für die Langzeitarchivierung erlangen, Vorgesehene Zielgruppe bestimmen,…)

• Hinweise zu einigen relevanten Standards




7712.09.2012




4 DETAILED MODELS

OAIS Detailed Models

• Detailliertere, modellhafte Sicht auf die Funktionseinheiten des OAIS und der im OAIS bearbeiteten Information• Funktionales Modell

• Datenfluss-Diagramme

• Informationsmodell

• Transformationen von Informationspaketen

• Unterstützt Gestalter künftiger OAIS Systeme und stellt ein präziseres Set von Begriffen und Konzepten für die Bewertung bestehender Systeme zur Verfügung



OAIS Functional Entities




7812.09.2012




Ingest Functional Entity - Functions



Archival Storage Functional Entity - Functions




7912.09.2012




Data Management Functional Entity - Functions



Administration Functional Entity - Functions




8012.09.2012




Preservation Planning Functional Entity - Functions



Access Functional Entity - Functions




8112.09.2012




OAIS Data Flow Diagram



Administration Context Diagram




8212.09.2012




Information Object



Representation Information Object




8312.09.2012




Information Object Taxonomy



Information Package Contents




8412.09.2012




Information Package Taxonomy



Archival Information Package (AIP)




8512.09.2012




Preservation Description Information



Package Description




8612.09.2012




Archival Information Package (Detailed View)



Archival Specialization of the AIP




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Archival Specialization of the Package



Archival Information Unit (AIU)




8812.09.2012




Unit Description



Archive Information Collections Logical View




8912.09.2012




Collection Description



Data Management Information




9012.09.2012




High-Level Data Flows in an OAIS



Problemzonen im OAIS-Reference Model (1)

Problemzone 1:

Interfaces




9112.09.2012




Problemzonen im OAIS-Reference Model (2)

SIP

AIP AIP DIP

Problemzone 2:

Container‐Formate



5 PRESERVATION PERSPECTIVES

OAIS Preservation Perspectives• Verschiedene Verfahren, die angewendet werden oder

angewendet werden könnten, um digitale Information und Zugriffsservices zu digitaler Information langfristig nutzbar zu erhalten

• Stützt sich auf die Funktions- und Prozessmodelle (aus Abschnitt 4.2), wendet sie auf die verschiedenen Verfahren an und erweitert die Terminologie, um wesentliche Aspekte der verschiedenen Verfahren zu unterscheiden

• Mehrere Optionen zur Aufbewahrung von beliebigerdigitaler Informationen gegeben – die Aufbewahrungslösung sollte so ausgewählt werden, dass sie mit den Interaktionen von Administration und Erhaltungsplanung einhergeht

• Digitale Migration: Gründe, Kontext, Typen• Erhaltung des Zugriffs- und Nutzungsservice




9212.09.2012




Conceptual View of Relationships among Names and AIP Components



6 ARCHIVE INTEROPERABILITY

OAIS Archive Interoperability

• Ein OAIS kann geografisch getrennt sein jedoch miteinheitlichem Management, z.B. dem Archival Storage Functional Entity, das auf mehrereseparate Orte aufgeteilt werden kann, um Störungen zu reduzieren

• Mehrere OAIS Archive mit getrenntenManagements, die miteinander kooperierenmüssen• Technische Ebenen der Kooperation von Archiven

• Archivverbund

• Archive mit geteilten Funktionsbereichen




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Cooperating Archives with Mutual Exchange Agreement



Cooperating Archives with Standard Ingest and Access Methods




9412.09.2012




An OAIS Federation Employing a Common Catalog



Archives with Shared Storage




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Annex A: Composite of Functional Entities



Annex C: Key to UML Relationships




9612.09.2012




Annex E: Layered Information Model



Da es bereits eine deutsche Übersetzung des CCSDS OAIS „Pink Book“

als nestor Materialien gibt und das PINK Book weitgehend mit dem Magenta Book

übereinstimmt, und die ISO 14721 im Prinzip nur das Magenta Book

übernommen hat, wird es auch sehr schnell eine deutsche DIN Norm

geben (können)

Deutschsprachige Version der ISO 14721




9712.09.2012




Die Frage bleibt:

Beschreibt die ISO 14721 Verfahren,

die im Zeitalter von Web 2.0 und Cloud

noch relevant sind?

ISO 14721

194



ISO 16363ISO 18492ISO 28500




9812.09.2012




ISO 16363:2012

ISO 16363:2012 --Space data and information transfer systems --Audit and certification of trustworthy digital repositories• Praxisempfehlung zum Beurteilen der

Vertrauenswürdigkeit digitaler Langzeitarchive• Anwendbar auf den Gesamtumfang digitaler

Langzeitarchive• Audit- und Zertifizierungsstandard, der in drei

weitgefassten Kategorien organisiert ist:1. Organisation Infrastruktur2. Digital Object Management3. Technische Infrastruktur und Sicherheits-Risiko-

Management.

• Repräsentiert den “Gold Standard" für Audits und Zertifizierung für vertrauenswürdige Langzeitarchive



ISO TR 18492 (2005)

ISO TR 18492 (2005) --Long Term Preservation of Electronic Document Based Information

• Liefert praktische Methodenrichtlinien für die langfristigeAufbewahrung und das Wiederfinden der authentischenelektronischen dokumentbasierten Information, wennder Aufbewahrungszeitraum die Lebenserwartung der Technologie (Hardware und Software) überschreitet, die benutzt wurde, um die vorhandenen Informationen zuerstellen und aufzubewahren.

• Nimmt die Rolle der ISO 15489 zur Kenntnis, aber decktnicht die Prozesse zur Erfassung, Klassifizierung, Bereitstellung von authentischen elektronischendokumentbasierter Informationen ab




9912.09.2012




WARC ISO 28500

ISO 28500 -- Information and documentation –WARC file format• Soll verhindern, dass wertvolle Informationen verschwinden, wenn

sich eine Webseite verändert.

• Entwickelt durch ISO Technischen Komitees ISO / TC 46, Information und Dokumentation, Unterausschuss SC 4, Technische Interoperabilität

• WARC ist aber nur ein Dateiformat• Effektive Verwaltung, Strukturierung und Speicherung unzähliger,

angesammelter Ressourcen aus dem Internet• Erweiterung des ARC-Dateiformats, durch IIPC um Informationen und

Wissen aus dem Internet, für zukünftige Generationen bereitstellen zu können

• Aufzeichnung von http-request-headern, beliebig vielen Metadaten• Zuweisung von Kennungen für jede enthaltene Datei• Verwaltung von Duplikaten und migrierten Datensätzen• WARC speichert jede Art von digitalen Inhalten

Quelle: http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1255



WARC – Beispiel und Kritik

Das Problem an WARC liegt darin, dass die eigentlichen Inhalte weiterhin genauso vorliegen, wie sie auf der Webseite ursprünglich vorhanden waren. Hier ein Beispiel aus der Spezifikation selbst (ISO 28500:2009):

WARC/1.0 WARC-Type: responseWARC-Target-URI: http://www.archive.org/images/logoc.jpg WARC-Warcinfo-ID: <urn:uuid:d7ae5c10-e6b3-4d27-967d-34780c58ba39> WARC-Date: 2006-09-19T17:20:24Z WARC-Block-Digest: sha1:UZY6ND6CCHXETFVJD2MSS7ZENMWF7KQ2 WARC-Payload-Digest: sha1:CCHXETFVJD2MUZY6ND6SS7ZENMWF7KQ2 WARC-IP-Address: 207.241.233.58 WARC-Record-ID: <urn:uuid:92283950-ef2f-4d72-b224-f54c6ec90bb0> Content-Type: application/http;msgtype=response WARC-Identified-Payload-Type: image/jpegContent-Length: 1902 HTTP/1.1 200 OK Date: Tue, 19 Sep 2006 17:18:40 GMT Server: Apache/2.0.54 (Ubuntu) Last-Modified: Mon, 16 Jun 2003 22:28:51 GMT ETag: "3e45-67e-2ed02ec0" Accept-Ranges: bytesContent-Length: 1662 Connection: closeContent-Type: image/jpeg[image/jpeg binary data here] < PROBLEM




10012.09.2012




WARC – Beispiel und Kritik

• Der Inhalt ist weiterhin eine normale JPEG-Datei, d.h. auch mit WARC wird das Format-Problem nicht gelöst, sondern es wird einzig ein Container über die Daten gestülpt.

• Das löst zwar das Problem, der standardisierten Speicherung von HTTP-Informationen und Metadaten zusammen mit einem Objekt in einem WARC-File, nicht aber das eigentliche Kernproblem, dass die Webformate selbst (Videos, CSS, Javascripts, Bildformate, Flash, etc.) nicht langzeittauglich sind.

• Ein WARC-Reader ist sehr einfach zu schreiben, aber für die Darstellung der Inhalte wieder auf eine normale Rendering-Engine angewiesen.

• Mehr dazu: Diskussion auf XING in der Gruppe Information & Document Management http://bit.ly/srUTkX

200



NISTSTANDARDS FÜR MEDIENERHALTUNG




10112.09.2012




NIST SP 500-252

National Institute of Standards and Technology (NIST): NIST SP 500-252 -- Information Technology –Care and Handling of CDs and DVDs— A Guide for Librarians and Archivists

• Gibt Hinweise, wie man CDs und DVDs behandeltund pflegt um ihre Lebensdauer zu maximieren und Abnutzung oder Fehler zu reduzieren, die durchumweltbedingte Faktoren und physischen Umgangentstehen



NIST SP 800-88

National Institute of Standards and Technology (NIST):

NIST SP 800-88 – Computer Security –Guidelines for Media Sanitization

• Gibt Richtlinien für die ordnungsgemäße Übertragung, Wiedernutzung oder Vernichtung von Medien, um die Qualität zu erhalten und die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen beim Wiederherstellen und Hacken von Daten gebrauchter Platten oder Fehlernhervorgerufen von Medienalterung zu reduzieren

• Sanitization (Löschung von Daten) bezieht sich auf den allgemeinen Datenentfernungsprozess aus den Speichermedien, damit es eine sinnvolle Absicherunggibt, damit die Daten nicht leicht wiedergefunden und wiederhergestellt werden können




10212.09.2012


203



BSI TR 03125DEUTSCHE (?) FÜR NACHSIGNIEREN



BSI TR-ESOR 03125

BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik:TR-ESOR – Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Version 1.1

• Erschienen am 18.02.2011

• Sprachliche, als auch technische Überarbeitung der TR-VELS 03125

• Der wesentliche Fokus liegt auf der Nachsignatur kryptografisch signierter Objekte. Die Formulierungen der früheren Version konnten als Universalarchivanspruch für alle Branchen und jede Art der ordnungsgemäßen Aufbewahrung missverstanden werden. Dieser Punkt ist mit der neuen Version nun klarer formuliert.




10312.09.2012




BSI TR-ESOR 03125

• Das Einsatzfeld der TR 03125 ist dann gegeben, wenn eine gesetzliche Notwendigkeit oder der freiwillige Wunsch zur Nachsignatur besteht. Für die meisten Anwendungsfälle elektronischer Dokumente im DMS-Markt in Deutschland dürfte die TR-ESOR allerdings keine Anwendung finden, da diese Dokumente entweder nicht initial signiert werden müssen oder keine Nachsignatur erforderlich ist, obwohl sie initial signiert wurden.

• Vornehmlicher Anwendungsbereich der vorliegenden Technischen Richtlinie sind die Bundesbehörden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Andere Unternehmen können frei entscheiden, ob sie diese Spezifikation oder andere Verfahren einsetzen, solange die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.



TR-ESOR 03125 – wesentliche Inhalte

1. Module:

# Anlage TR-ESOR-M.1: ArchiSafe-Modul

# Anlage TR-ESOR-M.2: Krypto-Modul

# Anlage TR-ESOR-M.3: ArchiSig-Modul

2. Schnittstellen:

# Anlage TR-ESOR-S: Schnittstellenspezifikation

# Anlage TR-ESOR-E: Konkretisierung der Schnittstellen auf Basis des eCard-API-Framework

# Anlage TR-ESOR-F: Formate und Protokolle




10412.09.2012




Aktuelle Diskussionen um die TR-ESOR

• Verankerung im OkeVa Modul „Elektronische Akte“

• Planung die TR als allgemeingültige DIN Norm zu veröffentlichen• Der umbenannte DIN Arbeitskreis NA 009-00-15-06

"AK Beweiswerterhaltung von kryptographisch signierten Dokumenten" setzt die Umsetzung der TR-ESOR in eine DIN-Norm fort. Diese soll unter der Nummer DIN 31647 veröffentlicht werden.

• Erweiterung Geltungsbereich auch außerhalb von Bundesbehörden

• Zertifizierung von Produkten geplant

208



ISO FÜR OBJEKT-FORMATE




10512.09.2012




PDF Standards

ISO 15930 PDF/X Format für die Druckvorstufe PDF/X-1a = ISO 15930-1 PDF/X-3 = ISO 15930-3

ISO 14289 PDF/UA Aufbau eines Dokuments im Format PDF (Universal Accessability)

ISO 16612 PDF/VT Transaktionsdruckspeicherung (PPML/VDX)

ISO 19005 PDF/A PDF Archive Format für die Dokumentenarchivierung PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005 PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011 PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012

ISO 24517 PDF/E PDF Engineering Format für technische Zeichnungen

ISO 32000 PDF normiertes Format für Standard-PDFPDF= ISO 32000-1

PDF/H PDF im Gesundheitswesen (Health)



PDF ISO 32000-1

• Seit dem 1. Juli 2008 ist PDF in Version 1.7 als ISO 32000-1:2008 ein offener Standard.

• Funktionen:• Dokumentgetreue Darstellung unabhängig von Gerät und

Plattform

• Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen

• Gemeinsame Arbeit an Dokumenten über verschiedenen Plattformen hinweg

• Digitale Signaturen

• Sicherheits- und Rechtemechanismen

• Extraktion und Wiederverwendung von Inhalten für andere Formate

• Das Sammeln von Daten über PDF-Formulare und Integration mit Business-Systemen




10612.09.2012




PDF/A ISO 19005

• PDF-A basiert auf PDF-Standards von Adobe und verfolgt vier grundsätzliche Ziele:

• Maximierung der Geräteunabhängigkeit• Maximierung des „Self-Containment“• Maximierung der Selbst-Dokumentation• Maximierung der Informationsdurchlässigkeit

• Unterschiede zwischen PDF/A und PDF sind:

• Verschlüsselung ist in PDF-A Dateien nicht erlaubt,• PDF/A Dateien müssen geräteunabhängige Farbfelder

benutzten,• Der Verweis zu Inhalten außerhalb des PDF-A-

Informationsobjektes über dynamische Links ist nicht erlaubt,• Alle Schriften sind in die PDF-A Datei einzubinden, wo bei

man sich allerdings auch auf Subsets beschränken kann,• Es sind keine Multi-Media Inhalte in PDF-A-Dateien erlaubt.



PDF/A-2

• Kein neuer Normteil, sondern Erweiterung von PDF/A-1

• Je nach Anforderung entweder PDF/A-1 oder PDF/A-2 nutzen

• Keine Migration von einem Normteil zum anderen

• Beispiel:




10712.09.2012




PDF/A-3

• Veröffentlichung wird 2012 erwartet

• Erweiterung des Standards PDF/A-2 um Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDF-Dokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit PDF/A-2

• Ziel:

Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander verbinden

• Aber: weiterhin elektronisches Papier

Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3?



PDF/A Übersicht

Compliance Level

Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3?

• Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit der Strukturinformation

• Sonst Level „b“ oder „u“




10812.09.2012


215



WWF-FORMAT



WWF-Format

• Seit 30.11.2010 von der WWF World Wide Fund For Nature veröffentlicht

• Ein PDF-Format, dass nicht ausgedruckt werden kann• Soll unnötige Druckerei verhindern, um die Umwelt

zu schonen

• Motto „SAVE AS WWF, SAVE A TREE”

• Software kann kostenfrei unter http://www.saveaswwf.com/en/ heruntergeladen werden

• Ca. 53.000 Firmen, Organisationen und Einzelpersonen haben WWF-Format bisher heruntergeladen




10912.09.2012


217



|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|COMPLIANCE VS. HISTORISCHEM WERT



Compliance und historisch

ComplianceBetrifft in der Regel Informationsobjekte, die nach kaufmännischen, gewährleistungs-, haftungs-, qualitäts- und anderen rechtlichen Grundlagen einen Wert besitzen. Dieser Wert kann sich über die Zeit ändern und auch zur Löschung führen.

HistorischNicht alle Informationsobjekte, auch die zunächst aufbewahrungspflichtigen, besitzen einen historischen Wert. Dieser wird durch Fachleute bestimmt und führt zur Aussonderung aller Records, die dem Maßstab nicht genügen. Der Wert bleibt in der Regel beständig und die Aufbewahrung ist dauerhaft.




11012.09.2012




Compliance

Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen.

Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.



Compliance: Grundsätzliche Kriterien

• Authentizität

• Vollständigkeit

• Nachvollziehbarkeit

• Zugriffssicherheit

• Geordnetheit

• Integrität

• Auffindbarkeit

• Reproduzierbarkeit

• Unverändertheit

• Richtigkeit

• Prüfbarkeit

• Portabilität

• Vertrauenswürdigkeit




11112.09.2012




GRC

Governance, Risk management & Compliance GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell



Der historische Wert

• Archivare müssen aus einer großen Zahl von Unterlagen diejenigen herausfiltern, die nachfolgenden Generationen ein möglichst umfassendes Bild der derzeitigen Zeit liefern

• „Archivwürdige“ Informationsobjekte stellen • Einen bleibenden Wert für die Erforschung oder das

Verständnis der deutschen Geschichte

• Die Sicherung berechtigter Belange der Bürger

• Die Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung

dar

• Um sie auszuwählen bedarf es bestimmter Kriterien und Methoden

Quelle: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspx




11212.09.2012




Der historische Wert

„Gegenstand archivischer Verwahrung und Betreuung ist heute das gesamte Schrift-, Bild- und Tongut, das als dokumentarischer Niederschlag der Tätigkeit staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, aber auch sonstiger Einrichtungen, Verbände, Betriebe oder Einzelpersonen erwächst, soweit es wegen seines rechtlich-verwaltungsmäßigen, seines historischen, aber auch seines wissenschaftlich-technischen oder künstlerischen Quellenwertes als ‚archivwürdig’ zu dauernder Aufbewahrung bestimmt wird. “

Quelle: Eckhart G. Franz



Archive als „Gedächtnisspeicher“

„Archive sind zunächst das „Gedächtnis“ der sie tragenden und speisenden Verwaltung, übernehmen also wichtige Aufgaben der Rechtssicherung. Als „Rohstofflager der historischen Forschung“, zu denen sie in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts geworden sind, dürfen sie heute den Anspruch erheben, auch in einem viel weiteren Sinne „Gedächtnisspeicher“ zu sein.“

„Electronic Archives are the Memory of the Information Society“.

Quelle 1: http://www.oesta.gv.at/site/4936/default.aspxQuelle 2: Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, 1999)




11312.09.2012


225



|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|DIE

WOLKE



Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz

Storage

Archiv

Archiv

Storage

Tape

Storage

Server

ServerServer

User

Mobile Nutzer




11412.09.2012




Anschluss von Archivsystemen

Dediziert versus virtualisiert:

• Viele Archivsysteme verwenden persistente Speicherorte (Adressen, URLs), die sich bei Veränderungen in virtualisierten Systemen gegebenenfalls nicht mehr auflösen lassen

• Bestimmte WORM-Festspeicherplattensysteme verlangen dedizierte Adressen.

• Virtualisierte Speicher erlauben eine schnelle Skalierbarkeit.

• Die Verwaltung der Speicherorte im Archivsystem und in der Netzwerkadministration muss harmonisiert sein.



Sichere Auslegung von Archivsystemen

Archivoperativ

ArchivSicherung

„Inhouse“on premise

„Outhouse“outsourced

Archivoperativ

ArchivSicherung

Archivoperativ

ArchivSicherung

Eigen-Anwender

Eigen-Anwendermit outge-sourctemSicherheits-archiv

SaaS & Outsourcing




11512.09.2012




Der Unternehmens-Trend 2012: Cloud Computing



Cloud Computing

The Cloud

Infra‐structure

as a Service

IaaS

Platform as a Service

PaaS

Software as a

Service

SaaS

Amazon Elastic ComputeCloud (EC2)

Microsoft Azure

Amazon Glacier

Amazon Simple Storage Service (S3)

PayPal

Google Docs / SkyDrive

Salesforce

Box

Dropbox




11612.09.2012




Cloud Computing

Chancen Risiken &• Provider

• Vertrauen• Kontrolle• Abhängigkeit

• Zuverlässigkeit der Cloud• Engpässe in derDatenübertragung

• Software-Lizenzen• Eigentumsrechte

• Schnellere Verfügbarkeitvon Innovationen

• Theoretisch unbegrenzteSkalierbarkeit

• Kosteneinsparung beiHardware, Personal undLizenzen

• Aufwandersparnis beiProgrammupdates

• Schnelle Anpassung ansich änderndeAnforderungen

• Kostenkontrolle durchPay-for-use



Archivierung in der Cloud

• Angebote neben bisherigen Spezialisten aus dem ECM-Umfeld auch von Startups wie Boxnet und Dropbox sowie zunehmend die großen Web-Konzerne wie Amazon, Apple und Google

• Probleme: • Wenn man viel Archiviertes erst einmal auf einer

Plattform hat, dann kann man nur mit großem Aufwand auf eine andere Plattform wechseln.

• Keine Kontrolle darüber, was für Informationsobjekte die Anwender hochladen

• Sicherheit nur bei „sicheren“ Leitungen und kryptografischer Codierung, jedoch Probleme beim Recovery von kryptografisch codierten Informationsobjekten




11712.09.2012




„On-Premise“ (lokal im eigenen Haus) installierte Systeme gelten als „outdated“ (veraltet).

Cloud

234



|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|AUF-GABE WEB & CO.




11812.09.2012


235



DATENBANKARCHIVIERUNG



Datenbankarchivierung

• Komplette Archivierung von Datenbanken einschließlich Nutzdaten, Anwendungslogik und Nutzungsmodell

• Besonders bei der Abschaltung von Altsystemen

• Nur sehr spezielle Archivsysteme erlauben eine entsprechende Lösung, die im Regelfall nicht dem OAIS-Modell entsprechen

• Traditionellen Formen der Archivierung von Listen und anderen Ausgabeformaten

• Zahlreiche Lösungsansätze

• Datenstrukturen werden mitarchiviert und ein Suchen in den Tabellen ist somit gegeben.




11912.09.2012




Datensicherung und Archivierung bei Datenbanken

Backups Archivierung• Kurze Wiederherstellungs-

zeiten

• Wiederherstellung derDatenbestände

• Redundanz wg. Sicherung

• Kompletter Datenumfang ⇒keine Storage-Vorteile

• Suche in Zeiträumen

• Entlastung der Datenbank

• Behandlung von abhängigenDaten

• Berücksichtigung von DB-Teilausschnitten

• Offenes Archivformat

• DB-Herstellerunab-hängigkeit

• InkrementelleArchivierung



Datenbanksystem - basierte Archivierung

Anwendung mit

Archivierungsfunktionalität

DBMS

Datenbank

Archiv




12012.09.2012




Datenbanksystem - integrierte Archivierung

DBMS mit

Archivierungsfunktionalität

Datenbank Archiv

Datenbanksystem



Ablauf der Archivierung bei SAP

• Schreiben der zu archivierenden Daten aus der Datenbank in Archivdateien

• Löschen der Daten aus der Datenbank




12112.09.2012




Die Archivierung beliebiger Daten aus Datenbanken und Anwendungen ist ein großes Desiderat, da hier Objekte entstehen und genutzt werden, die später in

Archive überführt werden sollen.

Die Hauptproblematik – die Erhaltung des Kontext, der Funktionslogik und der ursprünglichen Präsentation –

stellt Archive vor große Herausforderungen. Es geht nicht mehr um das einzeln greifbare,

abgeschlossene und selbsttragende Archiv-Objekt.

Daten- und Datenbank-Archivierung

242



ARCHIVIERUNG VON

WEBINHALTEN




12212.09.2012




Webarchivierung

• Das Internet verändert den Dokument-Begriff:• Websites, CMS Content-Management-Systemen und

Portale und WCM Web Content Management

• Neuartige Formen von Dokumenten, Zusammenhang zwischen Inhalt, beschreibenden Daten sowie Struktur, Layout und Format bewusst aufgelöst

• Das Web – ein schnelllebiges Medium:• Anschwellende Menge von Plagiaten, Kopien, gestohlenen

Inhalten

• Keine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit, Originalität und Aktualität der Information

• Gesetzliche Regelungen, die die Betreiber von Webseiten verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu nachvollziehbar zu dokumentieren, wird meist nicht ernst genommen

• Abhängigkeit von Browsern und Viewern



Web Content Management System




12312.09.2012




Webarchivierung

Anforderungen an Archivsysteme für Webseiten

• Datenbankgestützte, kontrollierte Verwaltung und Zugriffsmöglichkeit auf die gespeicherten Informationen

• Standardschnittstellen• Verwaltung einheitlicher Metadaten• Umfangreiche Protokollierungs-, Audit-Trail- und

Journalfunktionen • Konverter und Rendition-Management• Versionierung• Berechtigungssysteme und Berechtigungssystematiken• Verwaltung von elektronischen Signaturen, Zertifikaten und

den zugehörigen Objekten• Revisionssicherheit, internes Kontrollsystem• Migrationswerkzeuge



Web-Archivierung: Herausforderungen




12412.09.2012




Web 2.0 verstärkt die Archivierungsproblematik

• Hohe Dynamik, keine „festen“ Objekte und Inhalte, die sich einer Archivierung „widersetzen“:• Indvidualisierung und Personalisierung

• Tweeds

• Blogs und Foren

• Wikis

• Multi-Media-Objekte

• Links

• Mashups

• usw.

• Die Bewertung, was „archivierungspflichtig“ und was „archivierungswürdig“ ist, ist kaum möglich

• Die unterschiedlichen technischen Formate machen eine einheitliche Strategie nahezu unmöglich



Wertvolle Inhalte sind bereits verloren gegangen.

Zukünftige Historiker werden unsere Ära das „dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“

nennen.

Web-Archivierung




12512.09.2012


249



MOBILE



Die Mobile Revolution

• Apps sind Wiedergeburt des Fat Client in mikroskopischer Form

• Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich nicht nur bei Apple das Thema Mobilität. Apps erfassen alle Betriebssystemplattformen und werden die neue Form des Anwendungsprogrammes

• Die Nutzung des Internets über Mobile Devices, Smartphones, Pads und andere mobile Services erzeugt auch Druck für ECM:• Nutzeroberflächen verändern sich und

• Damit auch die Erwartungen der Anwender, wie Software zukünftig bedient werden soll.




12612.09.2012




Archivierung im Bereich Mobile

• Mobile Geräte verfügen über keine eigenen Archivspeicher. Zu archivierende Information muss daher anders abgespeichert werden, in internen Archivsystemen oder in Archiven als Software as a Service

• Wege, wie Information erfasst, als archivwürdig oder archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich einem Archiv zugänglich gemacht werden, weitgehend ungeklärt

• Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefonen oder Tablets häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt, die auf ihren Servern Kommunikation wie auch Dokumente (zumindest zwischen-) speichern. Hier setzt das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-, Web- und Softwareanbieter an – Google und Apple in der ersten Reihe.



Die Mobile Revolution

• Auch ECM-Services wie E-Mail-Archive, elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe von Apps genutzt werden.

• Viele ECM-Anbieter haben daher Appsfür iPhone, iPad und vergleichbare Produkte.

• Die Sinnhaftigkeit der Nutzung von ECM-Apps auf Mobiltelefonen und Pads ist umstritten; lesen und freigeben ja, erstellen und editieren nein.




12712.09.2012




Inhalte für mobile Geräte werden Zukünftig die Mehrheit aller Informationen und den größten Teil des

Netzverkehrs ausmachen.

Niemand eine rechte Idee, was von mobilen Inhalten und mobiler Kommunikation unter rechtlichen

Gesichtspunkten in ein Records Management und unter Gesichtspunkten des Werts von Information in

ein Archiv gehört.

Mobile Inhalte

254



|||AUFBEWAHRUNG| ZUKUNFT




12812.09.2012


255



NEUE HERAUSFORDERUNGEN

DURCH MASH-UP, INDIVIDUALISIERUNG UND 3D



Mash-Up




12912.09.2012




Mash-Up: Probleme für die Archivierung

• Die Rekonstruktion der einzelnen Bestandteile eines Mash-Ups ist schwierig für die Archivierung

• Mash-Ups werden zur Laufzeit erst variabel, individuell und situationsbezogen zusammengebaut – für die Archivierung ist dies oft schwer nachvollziehbar

• z.B. Kontext kartografische Informationen (Karten, Bilder) mit darauf abgebildeten dynamischen Beschreibungen, Positionsmarken, Links etc.



Mash-Up Klimakarte




13012.09.2012




Mash-Up: Probleme für die Archivierung

• Für die meisten der Anwendungsfälle ist noch keine vernünftige Lösung in Sicht.

• Nur reduzierte, auf Standard-Format herunter gebrochene Auszüge/Views/Abstraktionen können als Einzelobjekte archiviert werden, was die Archiv-Formatauswahl erschwert.

• Das Problem ist die Anwendung proprietärer Software und die nichtgegeben Möglichkeit einer Alternative.



Web 3D

• 3D-Anwendungen sind im Kommen

• Zukunftsvisionen sind • 3D-Webshops, 3D-Chats, 3D-Communities,

3D-Browsergames, 3D-Messen, interaktive 3D-Präsentationen, virtuelle 3D-Messe-Besuche -selbst Social Networks/ Social Media in 3D und 3D-Homepages

• Ob die Verbreitung bis hin zum vernetzten Web 3D geschieht, hängt von technischer Entwicklung und Usability ab




13112.09.2012




Individualisierung von Websites

Probleme für die Archivierung:

• Persönliche Sichten von Webseiten erzeugen gleichzeitig verschiedene Versionen der Inhalte

• PROXY-Server erschweren die Archivierung

• Formular-Archivierung erschwert

• Rekonstruktion allgemein schwierig



3D - Architektur




13212.09.2012




3D: Probleme für die Archivierung

Bei 3D-Filmformaten sind die Tiefenschärfe und die Farbe kein unerhebliches Thema, ebenso wie die unterschiedlichen Tonspuren, die Overlays (Untertitel), die Einsprungadressen und eventuelle Verknüpfungen zu externen Daten.

Es ist schwierig sich auf nicht proprietäre und Langzeit -archivierbare 3D-Formate (Bild und Film) zu verständigen, die alle Komponenten, die für die Archivierung notwendig sind berücksichtigen:

• Farbtabellen, Tonspuren, Overlays

• Technische Squenzierung

• Dynamik, Brillianz, Auflösung

• Digital Rights Management

• Interaktive Steuerung

• Metadaten, Viewer

• Verknüpfungen zu externen Daten

• eigene Anwendung mit eigener Navigation

264



||||Ausblick|||||Ausblick|Herausforderungen|||||Ausblick|Herausforderungen|Große Aufgabe, k(l)eine Budgets|||||Ausblick|Herausforderungen|Die Rolle des Archivars|||||Ausblick|Herausforderungen|Die kulturelle und gesellschaftliche Aufgabe|||||

||||AUSBLICK




13312.09.2012


265



||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN



Herausforderung

Beschleunigung!




13412.09.2012




Rasantes Wachstum

Web

3D

Quelle: http://wiki.ugotit.de/images/3/3e/Entwicklung_Internet-klein-klein.jpg



Informationsüberflutung

Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.

Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss strategisch geplant, konsequent umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.




13512.09.2012




Explosion der Unternehmensinformationen

Quelle: http://www.it.com/images/datagrowth.png



Die Herausforderung des Informationswachstums

Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und kein ausreichendes “Management” der Informationen.

Problemfelder:• Unkontrollierte Redundanz

• Fehlende Einschätzung des Wertes von Information

• Die wachsende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit der Information

• etc.




13612.09.2012




Das digitale Universum

IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf



Abhängigkeit…

Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt.

Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit vonelektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information istlängst eine Existenzfrage geworden.

…von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information




13712.09.2012


273



||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|GROßE

AUFGABE, K(L)EINE BUDGETS



Records Management• Denken und Verfahren sind auf dem Stand des

vergangenen Jahrtausends (die Potentiale moderner Lösungen werden nicht ausgeschöpft)

• Die Mittel für einzelne Verwaltungen reichen nicht für durchgängige Lösungen (die meisten Lösungen sind „Einzelschicksale“)

• Jeder meint er sei anders (und brauche daher eine spezielle für ihn angepasste Lösung)

• Die Chancen gemeinschaftlicher Lösungen, z.B. in der Cloud, werden nicht genutzt (jeder meint es selbst machen zu müssen)

• Ohne Reform der Verwaltungen und der Prozesse enden viele Projekte als Elektrifizierung der vorhandenen Ineffizienz

Verzettelung in der öffentlichen Verwaltung (1)




13812.09.2012




Records Management• Geplante Lösungen nehmen häufig auf die

Endanwender keine Rücksicht• Systeme scheitern an ihrer eigenen eingebauten

Komplexität (entscheidend ist heute die Anpassungsfähigkeit)

• Wirtschaftliche Interessen führen durch Lobby-Gruppen zu unnötigen „Sonderlocken“

• Es gibt nicht genügend Vertrauen in Automatisierung (aber Automatisierung ist die einzige Chance den Flaschenhals der manuellen Erschließung zu überwinden)

• Die Angst vor dem demographischen Wandel ist noch nicht groß genug um ausreichend Willen und Mittel für die notwendigen Systeme zum Wissensmanagement zu mobilisieren

Verzettelung in der öffentlichen Verwaltung (2)



Die Bedeutung des Records Management steigt, wie z.B. die Initiative und Gesetzgebung

Präsident Obamas in den USA zeigt.

Diesem Vorbild sollte gefolgt werden.

Obama und das Records Management




13912.09.2012




Elektronische Archivierung• Ablage-Lösungen zur Aufbewahrung werden nur

halbherzig eingeführt und folgen keinen einheitlichen Standards

• Die Welle der elektronischen Informationen ist bei den meisten Archiven noch gar nicht richtig angekommen. Man beschäftigt sich vielfach immer noch mit Piloten.

• Kleine Archive können sich den Aufwand für eine professionelle, sichere Langzeitarchivierung weder in der Beschaffung und Befüllung noch in der Pflege und im Betrieb leisten.

• Konzeptionell ist man noch nicht beim „Universal-Archiv“ Gedanken sondern denkt immer noch in Sparten- und Medientyp-abhängigen Archiven.

Ohnmacht in den Archiven (1)



Elektronische Archivierung

• Das bisherige Konzept der Einzel-Bewertung von Archivgütern in Bezug auf die Archivierungs-würdigkeit lässt sich mangels geeigneter Kriterien und zu großer Menge nicht mehr bewältigen

• Archive setzten immer auf Auszüge und die Lücke im Bestand. Die historische Bedeutung der Informations-, Kommunikations- und Publikationsflut selbst erfordert neue archivischeKonzepte.

• Die für Aufbewahrung und Archivierung eingesetzten Mittel sind ein Tropfen auf den heißen Stein und werden der Herausforderung nicht gerecht.

Ohnmacht in den Archiven (2)




14012.09.2012




Internationale und europäische Projekte

International

• Internet Archive (open source, Oracle) – am Anschlag, überfordert, konzeptionell nicht mehr den Produkten der Zeit gewachsen

Europa

• Zahllose Förderprojekte, die nach Auslaufen der Förderung den „Heldentod“ sterben. Was wird z.B. aus APENET im Archivbereich?

• Europeana – eine Ausnahme?

Quelle: http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/2518838/



Blogforever

• Bis August 2013 gefördertes Projekt:• EU fördert das Konsortium mit 3,1 Millionen Euro, mit

der Eigenbeteiligung der Hochschulen in Thessaloniki, Berlin, London, Glasgow und Warwick kommen 4 Millionen Euro zusammen

• Bis August 2013 wollen Forscher ein System entwickeln, um Blog-Einträge und Konversationen für die Ewigkeit zu sichern

• Die Inhalte sollen authentisch und vollständig erhalten bleiben, leicht zu durchsuchen und zu analysieren sein

• Und was passiert nach August 2013?

Quelle: http://www.computerwoche.de/netzwerke/web/2518838/




14112.09.2012




Große Anbieter wie Amazon (Glacier, S3), Google (Postini, GDrive) und andere drängen in den kommerziellen „Aufbewahrung“-Sektor vor.

Internet-Anbieter machen den traditionellen Informationsangeboten von Archiven, Museen und

Bibliotheken zunehmend Konkurrenz.

Konkurrenz bei der Aufbewahrung und Archivierung



Niemand würde ein Softwareprodukt kaufen, mit der er nicht auch etwas versenden oder drucken könnte.

Wir alle kaufen aber Softwareprodukte, die nicht archivieren können!

Wo die Gesellschaft und ihre Institutionen nicht mehr in der Lage sind, Informationen effektiv zu verwalten

und zu bewahren, da sollten die Anbieter von Software, die hierfür keine Lösung in ihre

Betriebssysteme, Speichersysteme, Anwendungen und andere Standardsoftware eingebaut haben,

verdonnert werden, nunmehr einige Milliarden für eine weltweit und dauerhaft angelegte elektronische

Archivierung zu investieren.

Verantwortung




14212.09.2012




Auch Zuhause ist der Bestand anDokumenten, Bildern, Videos, Musik und Medien

so gewachsen, dass man auch hierprofessionelle Lösungen für das Informations- und

Archivmanagement brauchen würde.

Und wer denkt an den Privatmann?



Aber Records Management, Aufbewahrung und Archivierung sind immer noch Themen, die mental als unbedeutend, akademisch und in den Keller gehörig

herabgewürdigt werden.

Die Devise könnte/müsste lauten:

„Archivare, Bibliothekare und Records Manager, raus aus den Kellern, zur Freiheit, ans Licht“

Archivare und Records Manager müssen für ihre (unsere!) Sache so werben wie dies Umweltaktivisten,

Tierschützer und andere soziale Bewegungen tun.

Devise




14312.09.2012


285



||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE

ROLLE DES ARCHIVARS



Wer braucht NOCHArchivare und Records Manager?

Records Management und Archivierung gelten als „staubige“ Berufsbilder.

Die Bedeutung der Berufe wird unterschätzt. Information muss gepflegt werden um nutzbar zu sein.

Die bestehenden Berufsbilder sind den zukünftigen Anforderungen als „Information Manager“ häufig nicht gewachsen.

Einige Provokationen:




14412.09.2012




Einige Provokationen

Archivare

lieben Metadaten.

Sie sind komplexeDateneingabeformularegewohnt.

2.0 User hassen komplexeDateneingabeformulare!

Sie vertrauen derautomatischenKategorisierung.




Archivare sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche.

Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden.

2.0 User hassen komplexeSuchformulare!

Sie lieben “single field search” á la Google, die alles irgendwo findet.




14512.09.2012





Archivare kennen die Relevanz eines Informationskontextes.

Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen.

2.0 User sind faul!

Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen.




Archivare wissen genau, wiesie durch hierarchischeBäume und Ordner-Unterordner-Band-Register-Strukturen navigieren.

Es macht ihnen einfach Spaß.

2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nicht wie eineMedienbibliothek oderYouTube funktioniert.

Sind sie von der Software genervt, geben sie die Suche einfach auf.




14612.09.2012





Archivare sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst.

Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten.

2.0 User wissen, dass eine TeraByte Hard Disk im Kaufhaus nur 100 €kostet.

Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird.




Archivare sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records.

Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten.

2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist.

Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern.




14712.09.2012





Archivare lieben ihre Aktenpläne, Thesaurus, Taxonomien, Ontologien und Klassifikationsschema.

Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden.

2.0 User glauben an Folksonomy.

Wenn genügendAnwender den selben“Tag” verwenden, kann esnicht falsch sein.




Archivare sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen.

Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden.

2.0 User lieben ihren iPod!

Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht.




14812.09.2012





Archivare wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet.

Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente.

2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“.

…und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und sie übernehmen.



Digital Natives – eine falsche Hoffnung?

Viele glauben dass die heranwachsende Generation, die mit Web 2.0, Mobile & Konsole aufgewachsen ist, besser mit der elektronischen virtuellen Welt zurechtkommen wird.

Dies ist ein Trugschluss!

Vielfach geht es beim Digital Native nur um die Bedienung intuitiver Oberflächen – ein oberflächlichesWischen ohne Kenntnis der darunterliegendenTechnologien und Informationsstrukturen.

Der Bedarf an Information Professionals wächst und wird durch die Lehre nicht befriedigt.

Quelle: Ulrich Kampffmeyer




14912.09.2012


297



||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE

KULTURELLE UND GESELLSCHAFTLICHE

AUFGABE



Ubiquitous Computing

„Rechenleistungsallgegenwart“

• Allgegenwärtigkeit der rechnergestützten Informationsverarbeitung … alles und überall wird von Software gesteuert und ausgewertet

• Für jede Person viele Computer eingebettet, die in der Umgebung vernetzt arbeiten und ein „Netz der Dinge“ bilden

• Computer im Sinne des Ubiquitous Computing kommunizieren meist über ein mobiles Ad-hoc-Netz und können auf diese Weise auch ein verteiltes System bilden

• Miniaturisierung und Telekommunikation treiben Ubiquitous Computing voran




15012.09.2012





• Jenseits von PC, Notebook, Telefon und Tablett … Der persönliche Computer als Gerät wird verschwinden und durch „intelligente Gegenstände“ ersetzt werden. Die immer kleineren Computer arbeiten ohne „abzulenken“ oder überhaupt „aufzufallen“

• Statt selbst Gegenstand der menschlichen Aufmerksamkeit zu sein, soll das „Internet der Dinge“ den Menschen bei seinen Tätigkeiten unmerklich unterstützen. Es beinhaltet aber auch das Risiko der totalen Kontrolle und mehr noch der unkontrollierten Beeinflussung



Unsichtbarkeit an der Oberfläche,alles geht in den Untergrund

“In the future, content management will become like air, invisible to users. The content will be automatically

managed. We won't have to spend any thoughts on how to manage our content. We won't have to care about different formats or types of content, where the

content is stored, or what version of it that is the correct one. Instead we will be able to concentrate

entirely on how to communicate effectively.”

Quelle: Oscar Berg, 2011




15112.09.2012




“Library services such as version control and checkout/checkin are happening behind the scenes.“

“Cloud-based storage and automatic synchronization services enables seamless working across any

device.”

“Nothing is deleted. Ever.“

Unsichtbarkeit an der Oberfläche,alles geht in den Untergrund

Quelle: Oscar Berg, 2011




Wir haben keine Archivierungsstrategien für Distributed Ubiquitous Computing.




15212.09.2012




Herausforderungen…

Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer.

„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten

verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann

sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“

(

Quelle: Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline;

…für die Informationsgesellschaft



Konsequenzen von „Always online“

Was ist mit der Einstellung zur Privatsphäre ? Haben wir bald keine Bedenken mehr unsere Gedanken, Vorlieben und Fotos der ganzen Welt zu offenbaren?

Wie steht es um die Sicherheit vertraulicher Firmeninformationen im Zeitalter von „Social“? Was davon ist archivierungspflichtig oder zumindest archivierungswürdig?

Dank real-time Updates von Facebook oder Twitter können wir prüfen, was derjenige, den wir anrufen gerade tut. Wir wissen eher, was die Ex-Freundin wo zu Mittag isst, als was in unserem Unternehmen passiert!




15312.09.2012





Was ist das Selbstverständnis des Arbeiters im Büro der Zukunft?

Nur noch Monitoring und vielleicht Kontrolle von automatisch ablaufenden Prozessen?

Wird die echte Interaktion zur Ausnahme, übernehmen allgegenwärtiges Verfolgen, Multimedia, Video, Sprachsteuerung und Spracherkennung die Herrschaft über uns?

Moderne Kommunikation verändert unser Verhalten! Verändert es auch unsere Gene?




Wir haben keine Archivierungsstrategien für die wachsende Menge individueller und unstrukturierter

Nachrichten und Beiträge in verteilten Umgebungen –geschweige denn Konzepte zur Handhabung der

Menge von Informationen unter traditionellen archivischen Gesichtspunkten.




15412.09.2012




Die Informationsgesellschaft wird von Software getragen, gesteuert und manipuliert.

Informationsverfügbarkeit verändert soziale Schichtung.

Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt uns zunehmend.

Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild? –steht am Horizont:

„Homo socialus electronicus“

Gesellschaftliche Herausforderung




© PROJECT CONSULT 2002

Ist dies alles nur

ein Problem

unserer Generation?

Hoffnung




15512.09.2012


PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH



309


Danke!

Ulrich KampffmeyerE-Mail: [email protected]

Präsentation, weitere Informationen...www.PROJECT-CONSULT.com

Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptxDownload Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptxDie Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet

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