30.10.2011 Whitepaper eIMS 1 von 17

Whitepaper

„elektronische Integrierte Management Systeme“

Informationen statt Papier

Dipl.-Ing. Hans Schmitz

Process (Business) Engineer (IHK)

Bereichsleiter Managementsysteme, Prokurist

AKRA Business Solutions GmbH

Domstr. 17

20095 Hamburg

Erstelldatum: 29.10.2011

Version: 1.0

30.10.2011 Whitepaper eIMS 2 von 17

InhaltEinführung ............................................................................................................................................... 3

Warum integrierte Managementsysteme............................................................................................... 4

Intranet oder Managementsystem ......................................................................................................... 6

Die IMS Module im Überblick.................................................................................................................. 7

Content Management System............................................................................................................. 7

Core-Module ....................................................................................................................................... 8

Zentrale Maßnahmenverfolgung - ZMV.......................................................................................... 9

Formularcenter.............................................................................................................................. 10

Geschäftsprozesse......................................................................................................................... 11

Organisationsdarstellungen .......................................................................................................... 12

IMS – Datenbank ............................................................................................................................... 13

Prozessinformationen ................................................................................................................... 13

Smart Business Applications.......................................................................................................... 13

Auditmanagement......................................................................................................................... 13

List of Open Point (Liste offener Punkte) ...................................................................................... 13

Manager in the Field (Begehungen) .............................................................................................. 14

Gesetzesmonitoring und Legal Compliance .................................................................................. 14

Kataster ............................................................................................................................................. 14

System-Integration................................................................................................................................ 14

Reporting Services............................................................................................................................. 15

Transparenz und Übersichtlichkeit der Informationen......................................................................... 16

Fazit ....................................................................................................................................................... 17

30.10.2011 Whitepaper eIMS 3 von 17

Einführung

In diesem Dokument werden Ziele und Aufbau des elektronischen Integrierten Managementsystems

der AKRA Business Solutions erläutert.

Ziel dieses Dokumentes ist es, die Notwendigkeit elektronischer Systeme zur Steuerung von

Unternehmen darzulegen. Die AKRA Business Solutions besitzt mehrjährige Erfahrungen in der

Konzeption, dem Aufbau und dem Betrieb solcher Systeme.

Durch externe Zertifizierer (TüV Nord, SQS) wurden diese Managementsysteme begutachtet und die

Wirksamkeit der implementierten Systeme bestätigt.

Die AKRA BS hat sich auf das Management von Hochzuverlässigkeitsorganisationen spezialisiert.

Dieses sind Organisationen, deren Betrieb einer Genehmigung und laufenden Überwachung durch

Behörden unterliegt. Die hier gewonnenen Erfahrungen lassen sich aber auch auf weitere

Unternehmen übertragen.

Hochwertige Produkte und Dienstleistungen erfordern ein zeitgerechtes Management. Die Arbeit mit

und das Bereitstellen von Informationen wird immer mehr zum Schwerpunkt der Managementarbeit.

Dadurch stellen Managementsysteme heute wichtige Instrumente für den Unternehmenserfolg dar.

Einerseits erlauben sie es, das Prozess- und Methodenwissen einzelner Experten zu dokumentieren

und bereitzustellen, auf der anderen Seite fordern auch verstärkt Kunden sowie gesetzliche und

soziale Regelungen das Einführen solcher Systeme.

30.10.2011 Whitepaper eIMS 4 von 17

Warum integrierte ManagementsystemeBei der heutigen Komplexität der Arbeit besitzen Aspekte des Umweltschutzes, der Arbeitssicherheit

aber auch Risikobetrachtungen und branchenspezifische Normen (z.B. KTA Regelungen, ISO TS 16949

[VDA 6.1], HACCP u.a. ) Einfluss auf das Tagesgeschäft des Unternehmens.

Auf der anderen Seite gewinnen auch Managementverfahren, welche nicht normenbasiert sind,

immer stärker an Bedeutung. In vielen Betrieben sind

Wissensmanagement

Alterungsmanagement (der Komponenten, aber auch des Personals)

Beschaffungsmanagement etc.

immer weiter in den Fokus des Managements gerückt.

Unser primäres Ziel ist der Aufbau und die Optimierung eines integrierten Managementsystems, das

in allen Bereichen und Tätigkeiten eine kontinuierliche Verbesserung unter Berücksichtigung der

formulierten Managementleitlinien und Managementziele garantiert.

Zentrales Element ist dabei aus unserer Erfahrung die Ausrichtung der Geschäftsprozesse an den

Anforderungen des Kunden. Anhand dieser Geschäftsprozesse erfolgt durch uns auch die

Bereitstellung von vielfältigen Informationen für die tägliche Arbeit.

Dies gelingt aber nicht durch neu geschaffene Papierberge, sondern durch die Aufbereitung und

Verdichtung von Informationen. Eine Forderung von uns ist hierbei die Umsetzung des aus dem

Geheimschutz bekannten Prinzips „Need to Know“ – nur wissen, was notwendig ist.

Personalisierung von Informationen erlaubt es, den Kollegen genau die Informationen bereit zu

stellen, die sie für die Arbeit benötigen. Der schnelle und sichere Zugriff auf betriebliche

Informationen wird ermöglicht, eventuelle Vertraulichkeiten bleiben gewahrt.

Das eIMS basiert auf modernen Web 2.0 basierten Internet-Technologien. Hierdurch werden

moderne Kommunikationsmethoden (z.B. auch Social-Media-Komponenten) unterstützt. Aufwendige

Client- Installationen entfallen, ein Web-Browser und der Zugang zum System genügt. Gleichzeitig

verringert sich der Schulungsaufwand. Die Anwendung muss nicht mühsam erlernt werden, die

Benutzerführung ist weitestgehend selbsterklärend und intuitiv.

Um eine optimale Performance und damit Benutzerakzeptanz zu erreichen, werden fortschrittliche,

aber bewährte Internettechnologien eingesetzt. Technologoien wie AJAX und Ruby on Rails stehen

für eine zukunftssichere und stabile Basis. Durch offene Standards wie XML, XSL-FO usw. wird der

Austausch von Informationen mit externen Systemen und das Generieren von PDF-Dateien

ermöglicht.

Reporting-Services ermöglichen auch das systemübergreifende Auswerten vorhandener

Informationen. Die Archivierung aller Veränderungen des Informationsstandes unterstützt langfristig

den Aufbau einer Legal Compliance.

30.10.2011 Whitepaper eIMS 5 von 17

Abbildung 1: Übersicht über das System eIMS

30.10.2011 Whitepaper eIMS 6 von 17

Intranet oder Managementsystem

Ein elektronisches Managementsystem ist nach unserem Verständnis deutlich mehr als ein Intranet,

nutzt aber dessen Funktionalitäten.

Das eIMS basiert auf dem aus dem im Wissensmanagement bekannten Konzept des

Unternehmensgedächtnisses. Es werden die Informationen eines Unternehmens auf geschickte

Weise miteinander verknüpft und für den Benutzer übersichtlich bereitgestellt. Das

Managementsystem hilft dadurch, die Effizienz und Effektivität der Unternehmensentwicklung und

der Organisation zu verbessern.

Hierzu zählen u.a.

Umfangreiche Content-Management Funktionen

Unternehmensweite Suchfunktionalitäten

Bereichsübergreifende Nutzung von Daten und Informationen.

Damit wird eIMS zum DV-unterstützten betrieblichen Wissensmanagementsystem.

Mit dem eIMS werden folgende Ziele verbunden:

1. Einführen einer einfachen, vertrauten und einheitlichen Oberfläche für die Benutzer

2. Steigerung der Produktivität der Benutzer durch vereinfachte, tägliche Geschäftsaktivitäten

3. Unterstützung der Legal Compliance durch Transparenz der gesetzlichen und behördlichen

Anforderungen

4. Dokumentation und Verwaltung der betrieblichen „Intellectual Properties“

5. Systemübergreifender vereinfachter Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte

Informationen

6. Zusammenführen der betrieblichen Informationen auf der Basis der täglichen Abläufe, d.h.

der Geschäftsprozesse

Das Managementsystem stellt also auch Funktionalitäten des Intranets bereit. Es kann sich bei

sinnvoller Konzeption auch in bestehende Intranets integrieren.

30.10.2011 Whitepaper eIMS 7 von 17

Die IMS Module im Überblick

Content Management System

Abbildung 2: Content Mangement System des IMS

Kern des Intelligenten Integrierten Managementsystems ist ein Portal, über das Informationen für

die Benutzer bereitgestellt werden. Hierzu können u.U. auch bestehende Portale (Intranets) genutzt

werden. Der Zugriff kann über Web-Clients (z.Zt. IE8, FireFox) und eine Reihe mobiler Clients

erfolgen.

Im Fall des eIMS handelt es sich um ein Ruby-on-Rails basiertes System. Dieses Portal bietet die

Funktionalität eines Content Management Systems, d.h. es können Informationen durch die

Benutzer dezentral eingestellt werden. Für das Publizieren der Informationen ist eine

Qualitätssicherung über ein Vier-Augen-Prinzip realisiert. Den Autoren wird ein Word-ähnlicher

Editor bereitgestellt.

Dieses Portal stellt auch den anderen Modulen Dienste bereit, z.B.

Suchmechanismen (Extended Search)– diese Erlauben die Volltextsuche in allen zum System

gehörenden Modulen. Auch die im System abgelegten Anhänge (z.B. PDF-Dateien,

Powerpoint-Präsentationen usw.) können mit durchsucht werden.

Rollenkonzept/Rechtesystem -Der Benutzer erhält über ein modulübergreifendes

Rollenkonzept Rechte auf die im eIMS verwalteten Objekte. Aktionen, auf welche der

Benutzer keinen Zugriff hat, sieht dieser nicht. Es wird immer nur das gezeigt, was nötig ist.

Personalisierung – auf der Basis des Rechtesystems werden den jeweiligen Benutzern

Informationen bereitgestellt. Der Benutzer bekommt nur die Informationen, die ihn im

jeweiligen Kontext nützlich sind.

30.10.2011 Whitepaper eIMS 8 von 17

Mehrsprachigkeit – durch einen einfachen Klick ist es möglich, die komplette Menüstruktur,

sowie alle Meldungen und Eingabemasken in eine andere Sprache (aktuell Deutsch und

Englisch) umzustellen.

Kalender – Das Portal stellt einen zentralen Planungskalender bereit. Die Termine werden

zentral durch das System verwaltet und können u.U. durch einzelne Module (z.B.

Maßnahmenmanagement) automatisiert erzeugt werden.

Core-ModuleeIMS stellt eine Reihe von „Kernmodulen“ bereit, welche die Business Applikationen und die Arbeit

mit Informationen unterstützen

Abbildung 3: Core Module des IMS

Als Kernmodule sind derzeit vorhanden

Workflow, d.h. vordefinierte Abfolgen von Aktivitäten der Organisation.

ZMV – das Modul „Zentrale Maßnahmenverfolgung“ als Kernmodul des „Zentralen

Maßnahmenmanagements“

Formularcenter – zentrales Bereitstellen und Verwalten von betrieblichen Formularen.

Process Maps – Durch einen integrierten Prozesseditor können Geschäftsprozesse grafisch

dargestellt werden. Die Prozessdarstellungen dienen als Navigator für die Bereitstellung von

Informationen. Durch die AKRA BS wird standardmäßig das Prozessmodellierungswerkzeug

Semtalk integriert. Es lassen sich aber auch die Prozessmodelle aus diversen

Modellierungstools, z.B. ARIS, einbinden.

Organisation Charts – Abbildung der Organisationsstrukturen, incl. Rollendefinitionen. Es

können auch Konzepte, wie z.B. lebensfähige Organisationen nach Beer oder das OSTO-

Modell abgebildet werden. Die Inhalte der Organisationsdiagramme lassen sich mit den

Prozessdarstellungen verbinden.

30.10.2011 Whitepaper eIMS 9 von 17

Glossar (nicht in der Abbildung dargestellt) – Zentrales Bereitstellen von

Begriffserläuterungen und Abkürzungen. Glossareinträge werden wie Dokumente verwaltet.

Zentrale Maßnahmenverfolgung - ZMV

Die ZMV verwaltet zentral Maßnahmen und Aufgaben, die aus diversen Quellen

(Geschäftsanwendungen) zusammengeführt werden.

Aus Prozessen und Projekten entstehen im Tagesgeschäft Maßnahmen und Aufgaben, welche

kontrolliert umgesetzt werden müssen. Diese Maßnahmen werden entweder direkt in der ZMV

angelegt, oder über diverse Schnittstellen automatisiert in die ZMV übertragen. Gleichfalls fallen in

diversen Geschäftsanwendungen Maßnahmen an, z.B.

Durchführen von Begehungen

Auswertung des externen Erfahrungsrückflusses

Corrective Action Program – Erfassen und Auswerten von Beinahe-Ereignissen

Verwalten von Maßnahmen und Aufgaben, die aus der Kommunikation mit der Aufsichts-

und Genehmigungsbehörde resultieren.

Gesetzesmonitoring und Legal Compliance

Interne Kontrollsysteme uvm.

Gemeinsam ist diesen Applikationen, das sie Maßnahmen erzeugen, die notwendigerweise zentral

gesteuert werden müssen. Die ZMV bietet hierzu das entsprechende Handwerkzeug.

Die Arbeit mit der ZMV ist ausführlich im White Paper „Zentrales Maßnahmenmanagement“

beschrieben.

30.10.2011 Whitepaper eIMS 10 von 17

Formularcenter

Abbildung 4: Formularcenter des eIMS

Im Formularcenter werden in strukturierter Form die betrieblichen Formulare über einen

Formularmanager bereitgestellt. Eine gleichnamige Rolle kann über eine Administrationsmaske alle

Arten von Formularen verwalten. Hierdurch wird garantiert, dass alle Mitarbeiter immer auf die

aktuelle Version der Formulare zugreifen. Ähnlich wie bei Dokumenten gibt es für die Formulare eine

formularverwaltende Stelle, welche die inhaltliche Pflege der Formulare verantwortet.

30.10.2011 Whitepaper eIMS 11 von 17

Geschäftsprozesse

Abbildung 5: Prozessdarstellungen im eIMS

Beginnend mit einer Prozessübersicht erfolgt der Zugriff auf die Geschäftsprozesse und die für den

jeweiligen Prozess relevanten Informationen. Hierzu wird die Aufnahme der Prozesse streng nach

dem AKRA eigenem Vorgehensmodell „KLEPEK“ durchgeführt. Die Ergebnisse der Prozessaufnahmen

werden in einer Datenbank abgelegt. ‚Das Vorgehensmodell „KLEPEK“ ist im gleichnamigen

Whitepaper ausführlich beschrieben.

Ein Klick auf den jeweiligen Prozess in der Landkarte führt zu einer Navigation, über die die

prozessrelevanten Informationen bereitgestellt werden.

Abbildung 6: KLEPEK Navigator

30.10.2011 Whitepaper eIMS 12 von 17

Ein Klick auf den jeweiligen Bereich im Navigator führt zu den entsprechenden Informationen, die

entweder aus der internen Datenbank oder aus Drittsystemen entnommen werden.

Ein Klick auf das Prozesssymbol führt zu den eigentlichen Prozessabbildungen.

Hier werden für Übersichten Wertschöpfungsketten und für Detailabbildungen BPMN 2.0

Darstellungen verwendet.

An den Symbolen der BPMN-Darstellungen können wiederum zusätzliche Informationen, wie z.B.

Dokumente

Risiken

Kosteninformationen …

bereitgestellt werden.

Organisationsdarstellungen

In diesem Bereich erfolgt der Zugriff auf die Organigramme des Unternehmens. Derzeit werden hier

Organisationseinheiten, Stellen und Rollen in Matrixorganisationen abgebildet. Es besteht eine

Verbindung zu den Prozessdarstellungen.

Über die Stellen und Rollen können wiederum zusätzliche Informationen, wie z.B. Kompetenzprofile,

Stellenbeschreibungen usw. abgerufen werden.

Bei der Erfassung und Bereitstellung personenbezogener Informationen arbeiten wir generell mit den

jeweiligen Betriebsräten zusammen. Muss das hier rein? Ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit…

30.10.2011 Whitepaper eIMS 13 von 17

IMS – Datenbank

Prozessinformationen

In der IMS Datenbank werden intern alle Informationen des Systems aufbewahrt und prozess-,

themen-, oder organisationsbezogen über das Portal bereitgestellt. Hierzu gehören u.a.

Schnittstellen des Prozesses

Informationen zum Prozessteam

Protokolle der Prozessaudits

Smart Business Applications

Abbildung 7: IMS Datenbank

Anwendungen, dieden Geschäftsbetrieb unterstützen, gehören ebenfalls zum Inhalt der IMS-

Datenbank. Diese Geschäftsanwendungen (Small Business Applictions) sind programmierte Module,

welche den Geschäftsbetrieb unterstützen. Die Small Business Applications werden durch uns – in

Zusammenarbeit mit unseren Kunden – ständig erweitert.

Auditmanagement

Dieses Modul dient der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Audits. Die aus dem

Audit entstehenden Maßnahmen können direkt im Modul „ZMV“ verfolgt werden.

List of Open Point (Liste offener Punkte)

Dient der Verwaltung offener Verwaltungsvorgänge aus dem Aufsichts- und

Genehmigungsverfahren. Diese sich aus dem Schriftverkehr mit der Behörde und den Gutachtern

ergebenden Punkte können verfolgt und terminiert werden. Ein besonderes Augenmerk liegt hierbei

auf der Historisierung einzelner Vorgänge. Jede Änderung wird dokumentiert und ist somit

durchgängig nachvollziehbar, sowohl für das Unternehmen, als auch für die Behörde.

30.10.2011 Whitepaper eIMS 14 von 17

Mittels automatisierter Reports lassen sich auf Knopfdruck alle benötigten Daten in Echtzeit auf

vorformatierten Listen zusammenführen. Diese Listen können als Nachweis gegenüber Behörden

und Gutachtern dienen. Intern umzusetzende Maßnahmen und Aufgaben werden über die ZMV

verfolgt.

Manager in the Field (Begehungen)

Der „Manager in the Field“ ist ein Terminplanungssystem für interne oder durch Regeln geforderte

Begehungen. Über dieses Modul können Begehungen geplant und dokumentiert werden.

Aus den Begehungen entstehen Feststellungen, deren Umsetzung mittels der zentralen

Maßnahmenverfolgung ZMV überwacht wird.

Abweichungen vom Begehungsplan werden direkt eskaliert. Die geplanten Begehungen werden in

den Planungskalender eingetragen.

Gesetzesmonitoring und Legal Compliance

Über dieses Modul wird die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sichergestellt. Es können

Gesetze und Regeln auf Relevanz geprüft und bewertet werden.

Für wesentliche Module, wie z.B. ISO-Normen, werden „Wäschelisten“ mitgeliefert. Die daraus

resultierenden Forderungen und deren Umsetzung im Unternehmen können geprüft und

dokumentiert werden.

Sind Forderungen nicht erfüllt, werden Maßnahmen festgelegt. Die Umsetzung der Maßnahmen wird

wiederum im ZMV-Modul überwacht.

KatasterKataster sind Sammlungen von elektronischen Karten zu einem bestimmten Sachverhalt. Diese

Karten werden in der IMS-Datenbank definiert und gepflegt. Die Kataster sind im Übersichtsschaubild

nicht dargestellt. Kataster werden definiert zu:

Gesetzen und Verordnungen

Messwerten und Indikatoren

Controls zum Aufbau interner Kontrollsysteme

Risiken

Die Kataster werden ständig erweitert.

System-IntegrationIn jedem Unternehmen sind heute bereits Systeme vorhanden, welche diverse Informationen und

Daten enthalten. Hierzu gehören i.d.R.

Dokumentenmanagementsystem

Betriebsführungssystem/Betriebshandbuch

Enterprise Resource Planning System (ERP – z.B. SAP)

Customer Relationship Management Systems (CRM)

Schulungssteuerungs- und -informationssystem (SIS).

30.10.2011 Whitepaper eIMS 15 von 17

Daneben existieren diverse Informationsquellen in Form von Excel-Tabellen, Access-Datenbanken

usw.

Im eIMS werden diese Informationen mittels Konnektoren angebunden und die darin enthaltenen

Daten transparent zugänglich gemacht. Dabei ist es wichtig, das jeweils führende System zu

definieren.

Abbildung 8: Systemintegration im eIMS

Reporting ServicesMittels Microsoft Reporting Services werden systemübergreifende Auswertungen erzeugt.

Die definierten Reports werden als „Templates“ über das Portal zur Verfügung gestellt und erzeugen

in Echtzeit Auswertungen – auch über mehrere Systeme. Diese können gedruckt oder als PDF-Datei

gespeichert werden. Der Zugriff auf die Templates erfolgt über die interne Rechteverwaltung.

30.10.2011 Whitepaper eIMS 16 von 17

Transparenz und Übersichtlichkeit der InformationenDie Anforderungen an das Portal wurden gemeinsam mit den späteren Benutzern aufgenommen und

umgesetzt. Ziel war es, Informationen des Arbeitsumfeldes möglichst strukturiert bereitzustellen und

mit wenigen Klicks erreichbar zu machen. Hierzu sind eine Reihe von persönlichen Werkzeugen, wie

Notizzettel, Lesezeichen, Gruppenmitgliedschaften, Speicherung von Suchanfragen usw. installiert

worden.

Es hat sich gezeigt, dass bestimmte Informationen immer wieder gesucht werden. Wir erleichtern

das Finden dieser Informationen durch bestimmte Werkzeuge

Bereitstellen von „Hitlisten“

Häufigste Suchanfragen im Unternehmen

Häufigste Suchanfragen durch den Benutzer

Meine Lesezeichen

Meine Beiträge

Meine Termine

Meine Gruppen

Es werden ebenfalls kleine Hilfsmittels angeboten

ToDo Listen

Notizzettel

gespeicherte Informationsfilter usw.

30.10.2011 Whitepaper eIMS 17 von 17

FazitMit dem elektronischen Intelligenten Management System eIMS steht im Unternehmen ein

mächtiges Werkzeug zur Verfügung, das unterschiedlichen Benutzergruppen die Arbeit nachweislich

erleichtert. Wie ist denn der Nachweis erbracht worden ?

Durch externe Zertifizierer wurde die Wirksamkeit des eingesetzten Systems bestätigt. Die

Forderungen der KTA 1402, des PAS 99 und div. Forderungskataloge für integriertes Management

wurden umgesetzt.

Sollten Sie Interesse an weiteren Whitepaper haben, wenden Sie sich bitte an das Team der AKRA BS.

http://www.akrabs.de oder wenden Sie sich direkt an mich

Meine Kontaktdaten finden Sie im Titel dieses Whitepaper bzw. im XING

Ich freue mich auf ihr Feedback,ihre Anregungen und eventuelle Verbesserungsvorschläge.

Ihr

Hans Schmitz