Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und...

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Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand 4.0-Agentur Handel c/o ibi research an der Universität Regensburg GS1 Praxistag Elektronische Rechnung Köln, 28. Juni 2016 www.handel-mittelstand.digital www.ibi.de

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Elektronische Rechnungsabwicklung

und Archivierung – Fakten aus der

Unternehmenspraxis

Holger Seidenschwarz

Mittelstand 4.0-Agentur Handelc/o ibi research an der Universität Regensburg

GS1 Praxistag Elektronische Rechnung

Köln, 28. Juni 2016

www.handel-mittelstand.digital

www.ibi.de

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ibi research an der Universität Regensburg

2

– Gründungsjahr 1993

– ibi research forscht zu Fragestellungen rund um das Thema

„Finanzdienstleistungen in der Informationsgesellschaft“

(angewandte Forschung)

– Brücke zwischen Universität Regensburg („An-Institut“) und Praxis:

Beteiligung an der universitären Lehre (Vorlesungen, Bachelor- und

Masterarbeiten, …)

ibi-Partnernetzwerk (über 40 Banken und Technologiedienstleister)

Konsortialführer E-Commerce-Leitfaden (www.ecommerce-leitfaden.de)

2009: Träger des E-Commerce-Kompetenzzentrums Ostbayern:

Begleitvorhaben Elektronische Rechnungsabwicklung

2012-2015: Träger des eBusiness-Lotsen Ostbayern

Seit 2015: Projektpartner der Mittelstand 4.0-Agentur Handel als Teil der

BMWi-Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und

Arbeitsprozesse“

Projektträger der „Virtuellen Hochschule Bayern“ für die Projekte

„E-Commerce“ und „Elektronische Rechnungsabwicklung“

Schulungsprogramm für Unternehmen „ibi academy“

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Das ibi-Partnernetzwerk

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Mittelstand 4.0-Agentur Handel

– Teil der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und

Arbeitsprozesse“ im Rahmen des Förderschwerpunkts „Mittelstand-

Digital – Strategien zur digitalen Transformation der

Unternehmensprozesse“ des Bundeswirtschaftsministeriums

– Ziel: Transfer von Wissen zur Digitalisierung und Anwendung von

Industrie 4.0 im Mittelstand, durch

• Aufbereitung und Weiterentwicklung von aktuellem,

praxisrelevantem Digitalisierungswissen und Übersetzung in die

„Sprache des Mittelstandes“

• Vermittlung von fachspezifischem Know-how und Expertise in

die Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren, an weitere

Multiplikatoren (z. B. Kammern und Verbände) und an kleine

und mittlere Unternehmen

– Schwerpunkte:

• Produktionsverbindungshandel zwischen vernetzter Produktion

und Verbraucher

• Einsatz innovativer Technologien an der Verkaufsstelle

• Digitale Arbeitsprozesse im E-Finance

4Internet: www.handel-mittelstand.digital

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Praxisnahe Informationsmaterialien zur elektronischen

Rechnungsabwicklung

5

Im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) informiert die Mittelstand 4.0-Agentur

Handel über das Thema „Elektronische Rechnungsabwicklung“.

– Praxisnahe Informationsmaterialien (kostenlos herunterladbar)

• Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung – Fakten aus der

Unternehmenspraxis“ (Mai 2015)

• Fallbeispiele erfahrener Unternehmen (Juli 2015)

• Leitfaden zur Einführung (Juli 2015)

• Marktüberblick über verfügbare Lösungen (2013)

– Vorträge und Veranstaltungen

Weitere Informationen unter:

www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

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Studie zur elektronischen Rechnungsabwicklung

Kostenlos verfügbar unter:

www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

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Rahmendaten zur Umfrage

Update einer Unternehmensbefragung aus dem Jahr 2011, also der „alten“

E-Rechnungs-Welt

Ziele: Ermittlung des Status quo in Bezug auf E-Rechnungen in Deutschland;

Zahlen und Daten zum Einsatz; Wissensstand der Unternehmen;

Herausforderungen für die Unternehmen

Online-gestützte Befragung unter www.ebusiness-lotse-ostbayern.de/erechnung

Zielgruppe: alle Unternehmen

Laufzeit der Befragung: Februar bis März 2015

Aufrufe des Fragebogens: 423

Ausgefüllte und verwertete Fragebögen nach Qualitätssicherungsmaßnahmen

(ausreichende Anzahl beantworteter Fragen, angemessene Zeitdauer,

Ausschluss mehrfacher Teilnehmer etc.): 356

7

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Agenda

8

1. Betrachtung des Rechnungsausgangs

2. Betrachtung des Rechnungseingangs

3. Betrachtung der Rechnungsarchivierung

4. Fazit

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Mehr als ein Drittel der Unternehmen bevorzugt den

elektronischen Rechnungsversand

Welche Form der Übermittlung bevorzugt Ihr Unternehmen?

61%

27%

3%

3%

2%

1%

4%

Papierhaft

Per E-Mail

Per Download

Per elektronischem Datenaustausch (EDI)

Per De-Mail oder E-Postbrief

Per Fax

Sonstiges

elektronisch

gesamt:

35%

9n = 203 (alle Unternehmen)

Page 10: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung –Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand

Gerade größere Unternehmen bevorzugen häufig noch

den Versand von Papierrechnungen

Welche Form der Übermittlung bevorzugt Ihr Unternehmen?

Kleine Unternehmen Mittlere Unternehmen Große Unternehmen

Bevorzugt werden papierhafte Übermittlungsformen 55% 72% 72%

Bevorzugt werden elektronische Übermittlungsformen 45% 28% 28%

10n = 76 kleine, 87 mittlere, 39 große Unternehmen (alle Unternehmen)

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Es ist eine deutliche Zunahme des Anteils

ausgehender elektronischer Rechnungen zu erwarten

Plant Ihr Unternehmen, zukünftig den Anteil ausgehender elektronischer

Rechnungen zu verändern?

39%

35%

0%

25%

Wir planen, den Anteilinnerhalb der nächsten 3 Jahre

zu steigern

Wir planen, den Anteil nicht zuändern

Wir planen, den Anteilinnerhalb der nächsten 3 Jahre

zu senken

Damit haben wir uns noch nichtbeschäftigt

11n = 170 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

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Kosteneinsparungen sind der Haupttreiber für die

Nutzung des elektronischen Rechnungsversands

Was waren für Ihr Unternehmen die wichtigsten Gründe, Rechnungen elektronisch

zu versenden?(Mehrfachauswahl möglich)

60%

52%

48%

34%

31%

27%

15%

14%

4%

Kosteneinsparungen

Wunsch unserer Geschäftspartner

Schnellere Bearbeitung

Durchgängig IT-gestützte Prozessabläufe

Schnellere Bezahlung

Umweltschutz

Fehlerreduktion

Verbindliche Aufforderung unserer Geschäftspartner

Sonstige Gründe

12n = 173 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

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Kosten- und Effizienzverbesserungen bei der

Einführung des elektronischen Rechnungsversands

Wie haben sich in Ihrem Unternehmen insgesamt die folgenden Aspekte nach

Einführung des elektronischen Rechnungsversandes entwickelt?

38%

23%

28%

26%

7%

13%

10%

45%

49%

35%

32%

37%

28%

13%

17%

25%

32%

33%

55%

59%

75%

3%

4%

9%

Umweltverträglichkeit

Kostensituation

Bearbeitungszeit

Durchgängigkeit der Abläufe

Kundenzufriedenheit

Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und Bezahlung

Fehlerquote

stark verbessert leicht verbessert unverändert leicht verschlechtert stark verschlechtert

1318 ≤ n ≤ 262 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden); Werte ≤ 2% nicht beschriftet

Page 14: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung –Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand

Die Anpassung der Prozessabläufe beschäftigt

besonders mittlere und große UnternehmenWas waren die größten Herausforderungen für Ihr Unternehmen bei der Einführung

des elektronischen Rechnungsversandes?(Mehrfachauswahl möglich)

14

57%

14%

24%

10%

11%

8%

2%

2%

2%

5%

2%

25%

42%

38%

34%

28%

23%

17%

13%

13%

6%

4%

21%

46%

42%

25%

17%

21%

33%

17%

8%

13%

0%

Es gab keine großen Herausforderungen

Anpassung der Prozessabläufe

Identifizierung der rechtlichen Anforderungen

Aufwändige technische Anpassungen

Aufbau von Fachwissen

Akzeptanzschaffung bei den Geschäftspartnern

Unterschiedliche Rechnungsformate derGeschäftspartner

Rechnungsversand ins Ausland

Akzeptanzschaffung innerhalb des Unternehmens

Hohe Kosten bei der Einführung

Sonstiges

kleine Unternehmen

mittlere Unternehmen

große Unternehmen

n = 63 kleine, 71 mittlere, 24 große Unternehmen (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

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Elektronische Rechnungen werden nur noch sehr

selten signiert

Versieht Ihr Unternehmen elektronische Ausgangsrechnungen mit einer

elektronischen Signatur?

8%

84%

8%

Ja

Nein

Teilweise

Bis zum 1. Juli 2011

mussten Versender

elektronische

Rechnungen noch mit

einer qualifizierten

elektronischen Signatur

versehen.

(Ausnahme:

EDI-Verfahren)

15n = 172 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

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Strukturierte Daten werden von den befragten

Unternehmen nur in den wenigsten Fällen übertragen

Übertragen Sie mit Ihren elektronischen Rechnungen auch strukturierte Daten für

deren Weiterverarbeitung?

Ja14%

Nein86%

davon:

57 Prozent XML

35 Prozent ZUGFeRD

16n = 170 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

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Agenda

17

1. Betrachtung des Rechnungsausgangs

2. Betrachtung des Rechnungseingangs

3. Betrachtung der Rechnungsarchivierung

4. Fazit

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Im Durchschnitt ist jede vierte erhaltene Rechnung

elektronisch

Wie hoch ist der Anteil an Rechnungen, die Ihr Unternehmen derzeit in

elektronischer Form erhält?

Der Durchschnitt

beträgt 27 Prozent.In der Studie aus

dem Jahr 2011 betrug

der Durchschnitt noch

15 Prozent.33%

40%

23%

4%

0% - 9,99% 10% - 49,99% 50% - 89,99 % 90% - 100%

18n = 163 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen)

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60 Prozent der Unternehmen bevorzugen derzeit den

papierhaften Rechnungsempfang

Was ist die bevorzugte Form Ihres Unternehmens, Rechnungen zu erhalten?

60%

28%

6%

4%

2%

0%

1%

Papierhaft

Per E-Mail

Per Download

Per elektronischemDatenaustausch (EDI)

Per De-Mail oder E-Postbrief

Per Fax

Sonstiges

elektronisch gesamt:

40%

19n = 178 (alle Unternehmen)

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Kleine Unternehmen sind dem Empfang elektronischer

Rechnungen gegenüber aufgeschlossener

Was ist die bevorzugte Form Ihres Unternehmens, Rechnungen zu erhalten?

Kleine Unternehmen Mittlere Unternehmen Große Unternehmen

Bevorzugt werden papierhafte Übermittlungsformen 55% 65% 62%

Bevorzugt werden elektronische Übermittlungsformen 45% 35% 38%

20n = 74 kleine, 77 mittlere, 26 große Unternehmen (alle Unternehmen)

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Schnelleren Bearbeitung und Lieferantenwunsch sind

Hauptgründe für den Empfang von E-Rechnungen

Was sind für Ihr Unternehmen die wichtigsten Gründe, Rechnungen elektronisch zu

akzeptieren?(Mehrfachauswahl möglich)

67%

52%

38%

31%

30%

30%

29%

25%

20%

4%

Geschäftspraxis/Wunsch unserer Geschäftspartner

Schnellere Bearbeitung

Kosteneinsparungen

Verbindliche Aufforderung unserer Geschäftspartner

Durchgängig IT-gestützte Prozessabläufe

Umweltschutz

Gebühren für papierhafte Rechnungen

Nutzung von Skonti

Fehlerreduktion

Sonstiges

21n = 190 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen)

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Große Unternehmen standen vor deutlich vielfältigeren

Herausforderungen als kleine Unternehmen

Was waren die größten Herausforderungen für Ihr Unternehmen bei der Einführung

des elektronischen Rechnungsempfangs?(Mehrfachauswahl möglich)

54%

14%

26%

18%

7%

5%

4%

3%

1%

3%

5%

28%

45%

46%

28%

23%

18%

10%

14%

8%

8%

1%

15%

73%

31%

35%

50%

27%

23%

31%

23%

27%

4%

Es gab keine großen Herausforderungen

Anpassung der Prozessabläufe

Identifizierung der rechtlichen Anforderungen

Aufbau von Fachwissen

Unterschiedliche Rechnungsformate der Geschäftspartner

Akzeptanzschaffung innerhalb des Unternehmens

Akzeptanzschaffung bei den Geschäftspartnern

Aufwändige technische Anpassungen

Hohe Kosten bei der Einführung

Rechnungen aus dem Ausland

Sonstiges

kleine Unternehmen

mittlere Unternehmen

große Unternehmen

22n = 76 kleine, 71 mittlere, 26 große Unternehmen (Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen)

Page 23: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung –Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand

Durchgängigkeit der Abläufe und Bearbeitungszeiten

verbessern sich bei etwa vier von zehn Unternehmen

Wie haben sich in Ihrem Unternehmen insgesamt die folgenden Aspekte nach

Einführung des elektronischen Rechnungsempfangs entwickelt?

23%

15%

17%

5%

9%

7%

4%

35%

30%

22%

28%

14%

16%

16%

37%

44%

51%

58%

71%

75%

79%

4%

10%

9%

8%

3%

Umweltverträglichkeit

Bearbeitungszeit

Durchgängigkeit der Abläufe

Kostensituation

Fehlerquote

Zufriedenheit der Geschäftspartner

Nutzung von Skonti

stark verbessert leicht verbessert unverändert leicht verschlechtert stark verschlechtert

23147 ≤ n ≤ 163 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen); Werte ≤ 2% nicht beschriftet

Page 24: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung –Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand

69%

26%

2%

1%

Wir drucken die Rechnung aus undbearbeiten sie in Papierform weiter

Wir bearbeiten die Rechnung in digitalerForm weiter

Wir fordern eine papierhafte Rechnung an

Ein externer Dienstleister nimmt dieseentgegen

Die Rechnungsbearbeitungsprozesse sind in vielen

Unternehmen optimierbar

Wie verfahren Sie üblicherweise mit elektronischen Eingangsrechnungen?

Rechnungseingang Datenerfassung

54%

20%

17%

8%

Wir erfassen die Rechnungsdatenmanuell in unser IT-System

Wir führen keine Erfassung derRechnungsdaten in ein IT-System durch

Wir versuchen in der Regel,Rechnungsdaten automatisiert in unser

IT-System zu erfassen

Die Rechnungsdaten werden für uns voneinem externen Dienstleister erfasst

73 Prozent der kleinen,

77 Prozent der mittleren,

aber nur 35 Prozent der

großen Unternehmen drucken

die Rechnung zur weiteren

Bearbeitung aus.

24194 ≤ n ≤ 203 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen)

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Kaum ein Unternehmen kann die Bearbeitungskosten

von E-Rechnungen beziffern…

Kennen Sie die ungefähren Kosten, die Ihrem Unternehmen durch den

Versand/Empfang einer elektronischen Rechnung entstehen?

25

Nein

85%

Ja

15%Nein

93%

Ja

7%

Versand Empfang

n = 169 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

n = 198 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen)

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…obwohl diese beträchtlich sein können!

Zahlenbeispiel (Billentis):

Vollkosten einer Ausgangsrechnung

papierhaft: € 11,10

elektronisch: € 4,50

Vollkosten einer Eingangsrechnung

papierhaft: € 17,60

elektronisch: € 6,40

26

• Elektronische Abwicklung ist wohl meist (deutlich) günstiger als papierhafte.

• Die in der ibi-Studie angegebene Verbesserung der Kostensituation ist von den

meisten Unternehmen nur geschätzt.

• Ohne Kenntnis der Kosten ist kein zielgerichtetes Prozesscontrolling möglich!

Quelle: Bruno Koch, Billentis: E-Invoicing / E-Billing. Digitisation & Automation, 2016.

Page 27: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung –Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand

Agenda

27

1. Betrachtung des Rechnungsausgangs

2. Betrachtung des Rechnungseingangs

3. Betrachtung der Rechnungsarchivierung

4. Fazit

Page 28: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung –Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand

Nur drei Viertel archivieren elektronische

Eingangsrechnungen auch in elektronischer Form

Wie archiviert Ihr Unternehmen derzeit Rechnungen?(Mehrfachauswahl möglich)

Ausgangsrechnungen Eingangsrechnungen

papierhaft elektronisch papierhaft elektronisch

Papierhafte Archivierung/Ablage im

Unternehmen77% 55% 82% 65%

Papierhafte Archivierung bei einem

Dienstleister1% 2% 1% 3%

Elektronische Archivierung im

Unternehmen49% 70% 35% 68%

Elektronische Archivierung bei einem

Dienstleister7% 8% 5% 7%

Sonstige Archivierungsform 1% 1% 0% 2%

Keine Archivierung 0% 3% 0% 1%

28142 ≤ n ≤ 217 (alle Unternehmen, die die jeweilige Rechnungsart versenden bzw. empfangen)

Page 29: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung –Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand

Nur gut zwei Drittel der kleinen Unternehmen

archivieren elektronische Rechnungen elektronisch

Wie archiviert Ihr Unternehmen derzeit Rechnungen?(Mehrfachauswahl möglich)

elektronische Ausgangsrechnungen elektronische Eingangsrechnungen

kleine

Unternehmen

mittlere

Unternehmen

große

Unternehmen

kleine

Unternehmen

mittlere

Unternehmen

große

Unternehmen

Papierhafte Archivierung/

Ablage im Unternehmen70% 42% 58% 77% 64% 40%

Papierhafte Archivierung bei

einem Dienstleister2% 3% 0% 4% 2% 0%

Elektronische Archivierung im

Unternehmen64% 71% 79% 63% 68% 80%

Elektronische Archivierung bei

einem Dienstleister7% 8% 16% 5% 7% 10%

Sonstige Archivierungsform 2% 0% 0% 2% 1% 0%

Keine Archivierung 2% 3% 5% 0% 1% 3%

2919 ≤ n ≤ 82 (alle Unternehmen der jeweiligen Größe, die die jeweilige Rechnungsart versenden bzw. empfangen)

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Nur in vier von zehn Unternehmen gibt es eine

Verfahrensdokumentation zur Archivierung

Ist in Ihrem Unternehmen die Vorgehensweise bei der elektronischen Archivierung

von Rechnungen dokumentiert?

39%

12%

49%

Ja, der Prozess istentsprechenddokumentiert

Nein, aber wir planendie Erstellung einersolchenDokumentation

Nein, eine solcheDokumentation istnicht vorhanden

30n = 156 (Unternehmen, die elektronisch archivieren)

Page 31: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung –Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand

Schnellere Auffindbarkeit ist ein wichtiger Grund für das

elektronische Archiv

Was sind für Ihr Unternehmen die wichtigsten Gründe, Rechnungen elektronisch zu

archivieren?(Mehrfachauswahl möglich)

78%

63%

56%

50%

36%

36%

27%

13%

Schnellere Auffindbarkeit

Platzersparnis

Kosteneinsparungen

Durchgängig IT-gestützte Prozessabläufe

Umweltschutz

Höhere Informationssicherheit

Fehlerreduktion

Sonstige Gründe

31

Page 32: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung –Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand

Aber knapp die Hälfte nutzt das elektronische Archiv

ausschließlich zur Ablage

Wozu nutzen Sie Ihr elektronisches Archiv?(Mehrfachauswahl möglich)

49%

45%

25%

9%

Recherche (z. B. Volltextsuche)

Ausschließlich zur Archivierungaus rechtlicher Sicht

BetriebswirtschaftlicheAuswertungen

Sonstige Nutzung

32

Page 33: Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... · Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung –Fakten aus der Unternehmenspraxis Holger Seidenschwarz Mittelstand

Die Anpassung der Prozessabläufe war die größte

Herausforderung bei der elektronischen Archivierung

Was waren die größten Herausforderungen für Ihr Unternehmen bei der Einführung

der elektronischen Archivierung?(Mehrfachauswahl möglich)

41%

34%

32%

25%

25%

24%

21%

10%

1%

Anpassung der Prozessabläufe

Es gab keine großen Herausforderungen

Identifizierung der rechtlichen Anforderungen

Akzeptanzschaffung innerhalb des Unternehmens

Aufbau von Fachwissen

Aufwändige technische Anpassungen

Generierung von Mehrwert neben reinerArchivfunktion (z. B. Verschlagwortung)

Hohe Kosten bei der Einführung

Sonstige Herausforderungen

33n = 140 (Unternehmen, die elektronisch archivieren)

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Der Kenntnisstand der Unternehmen in Bezug auf die

rechtlichen Anforderungen ist gemischt

Wie schätzen Sie Ihr Wissen bezüglich der rechtlichen Situation zur elektronischen

Archivierung von Rechnungen ein?

22%

26%

33%

8%

11%

Ich bin umfassend über die rechtliche Situation zur elektronischenArchivierung von Rechnungen informiert, kenne Pflichten und Rechte und

bin mir darüber im Klaren, welche Konsequenzen sich daraus fürUnternehmen ergeben

Ich bin umfassend über die rechtliche Situation zur elektronischenArchivierung von Rechnungen informiert, kenne Pflichten und Rechte, bin

mir aber hinsichtlich der Konsequenzen nicht immer sicher

Ich kenne einige rechtliche Grundlagen über die rechtliche Situation zurelektronischen Archivierung von Rechnungen, bin mir aber unsicher, ob

mein Wissen ausreichend ist

Ich habe schon öfter von Einzelheiten über die rechtliche Situation zurelektronischen Archivierung von Rechnungen gehört. Mein Wissen reicht

jedoch nicht für eine Diskussionsrunde unter Kollegen

Ich habe kein spezielles Wissen über die rechtliche Situation zurelektronischen Archivierung von Rechnungen

34n = 166 (Unternehmen, die Rechnungen elektronisch archivieren)

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Elektronische Archivierung ist bei Betriebsprüfungen

aber offenbar (noch) kein problematisches Thema

War die elektronische Archivierung in Ihrem Unternehmen schon einmal

Gegenstand einer Betriebsprüfung?

45%

38%

16%

1%

Nein, die elektronische Archivierung wurde bislangnicht angesprochen

Wir hatten noch keine Betriebsprüfung, seitdemwir Rechnungen elektronisch archivieren

Ja, der Betriebsprüfer hatte keineBeanstandungen

Ja, der Betriebsprüfer hatte Beanstandungen

35n = 144 (Unternehmen, die Rechnungen elektronisch archivieren)

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Agenda

36

1. Betrachtung des Rechnungsausgangs

2. Betrachtung des Rechnungseingangs

3. Betrachtung der Rechnungsarchivierung

4. Fazit

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Fazit

Für über ein Drittel der Unternehmen ist die elektronische Rechnung bereits das

bevorzugte Rechnungsformat, sowohl beim Versand als auch beim Empfang von

Rechnungen.

Kosten- und Effizienzvorteile sind die größten Treiber bei der Einführung von

elektronischem Rechnungsversand und -empfang.

Viele Unternehmen haben keine optimierten Prozesse, v. a. in der

Rechnungseingangsbearbeitung.

Gerade bei KMU ist der Versuch zu beobachten, papierhafte Prozesse einfach auf

E-Rechnungen zu übertragen.

Das Wissen über die rechtliche Situation zur elektronischen Rechnung und

Archivierung ist in vielen Unternehmen ausbaufähig.

ABER: Viele KMU fokussieren zu stark auf rechtliche Anforderungen (GoBD) statt

auf die durchgängig digitale Prozessgestaltung.

37

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Kontakt

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Holger Seidenschwarz

Mittelstand 4.0-Agentur Handel

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Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – Strategien zur digitalen

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• Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt kleine und mittlere Unternehmen

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„Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“, „eStandards:

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