Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung ... Elektronische Rechnungsabwicklung und...

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  • Elektronische Rechnungsabwicklung

    und Archivierung Fakten aus der

    Unternehmenspraxis

    Holger Seidenschwarz

    Mittelstand 4.0-Agentur Handelc/o ibi research an der Universitt Regensburg

    GS1 Praxistag Elektronische Rechnung

    Kln, 28. Juni 2016

    www.handel-mittelstand.digital

    www.ibi.de

  • ibi research an der Universitt Regensburg

    2

    Grndungsjahr 1993

    ibi research forscht zu Fragestellungen rund um das Thema

    Finanzdienstleistungen in der Informationsgesellschaft

    (angewandte Forschung)

    Brcke zwischen Universitt Regensburg (An-Institut) und Praxis:

    Beteiligung an der universitren Lehre (Vorlesungen, Bachelor- und

    Masterarbeiten, )

    ibi-Partnernetzwerk (ber 40 Banken und Technologiedienstleister)

    Konsortialfhrer E-Commerce-Leitfaden (www.ecommerce-leitfaden.de)

    2009: Trger des E-Commerce-Kompetenzzentrums Ostbayern:

    Begleitvorhaben Elektronische Rechnungsabwicklung

    2012-2015: Trger des eBusiness-Lotsen Ostbayern

    Seit 2015: Projektpartner der Mittelstand 4.0-Agentur Handel als Teil der

    BMWi-Frderinitiative Mittelstand 4.0 Digitale Produktions- und

    Arbeitsprozesse

    Projekttrger der Virtuellen Hochschule Bayern fr die Projekte

    E-Commerce und Elektronische Rechnungsabwicklung

    Schulungsprogramm fr Unternehmen ibi academy

  • Das ibi-Partnernetzwerk

    3

  • Mittelstand 4.0-Agentur Handel

    Teil der Frderinitiative Mittelstand 4.0 Digitale Produktions- und

    Arbeitsprozesse im Rahmen des Frderschwerpunkts Mittelstand-

    Digital Strategien zur digitalen Transformation der

    Unternehmensprozesse des Bundeswirtschaftsministeriums

    Ziel: Transfer von Wissen zur Digitalisierung und Anwendung von

    Industrie 4.0 im Mittelstand, durch

    Aufbereitung und Weiterentwicklung von aktuellem,

    praxisrelevantem Digitalisierungswissen und bersetzung in die

    Sprache des Mittelstandes

    Vermittlung von fachspezifischem Know-how und Expertise in

    die Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren, an weitere

    Multiplikatoren (z. B. Kammern und Verbnde) und an kleine

    und mittlere Unternehmen

    Schwerpunkte:

    Produktionsverbindungshandel zwischen vernetzter Produktion

    und Verbraucher

    Einsatz innovativer Technologien an der Verkaufsstelle

    Digitale Arbeitsprozesse im E-Finance

    4Internet: www.handel-mittelstand.digital

  • Praxisnahe Informationsmaterialien zur elektronischen

    Rechnungsabwicklung

    5

    Im Auftrag des Bundesministeriums fr Wirtschaft und Energie (BMWi) informiert die Mittelstand 4.0-Agentur

    Handel ber das Thema Elektronische Rechnungsabwicklung.

    Praxisnahe Informationsmaterialien (kostenlos herunterladbar)

    Studie Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung Fakten aus der

    Unternehmenspraxis (Mai 2015)

    Fallbeispiele erfahrener Unternehmen (Juli 2015)

    Leitfaden zur Einfhrung (Juli 2015)

    Marktberblick ber verfgbare Lsungen (2013)

    Vortrge und Veranstaltungen

    Weitere Informationen unter:

    www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

  • Studie zur elektronischen Rechnungsabwicklung

    Kostenlos verfgbar unter:

    www.elektronische-rechnungsabwicklung.de

    6

  • Rahmendaten zur Umfrage

    Update einer Unternehmensbefragung aus dem Jahr 2011, also der alten

    E-Rechnungs-Welt

    Ziele: Ermittlung des Status quo in Bezug auf E-Rechnungen in Deutschland;

    Zahlen und Daten zum Einsatz; Wissensstand der Unternehmen;

    Herausforderungen fr die Unternehmen

    Online-gesttzte Befragung unter www.ebusiness-lotse-ostbayern.de/erechnung

    Zielgruppe: alle Unternehmen

    Laufzeit der Befragung: Februar bis Mrz 2015

    Aufrufe des Fragebogens: 423

    Ausgefllte und verwertete Fragebgen nach Qualittssicherungsmanahmen

    (ausreichende Anzahl beantworteter Fragen, angemessene Zeitdauer,

    Ausschluss mehrfacher Teilnehmer etc.): 356

    7

  • Agenda

    8

    1. Betrachtung des Rechnungsausgangs

    2. Betrachtung des Rechnungseingangs

    3. Betrachtung der Rechnungsarchivierung

    4. Fazit

  • Mehr als ein Drittel der Unternehmen bevorzugt den

    elektronischen Rechnungsversand

    Welche Form der bermittlung bevorzugt Ihr Unternehmen?

    61%

    27%

    3%

    3%

    2%

    1%

    4%

    Papierhaft

    Per E-Mail

    Per Download

    Per elektronischem Datenaustausch (EDI)

    Per De-Mail oder E-Postbrief

    Per Fax

    Sonstiges

    elektronisch

    gesamt:

    35%

    9n = 203 (alle Unternehmen)

  • Gerade grere Unternehmen bevorzugen hufig noch

    den Versand von Papierrechnungen

    Welche Form der bermittlung bevorzugt Ihr Unternehmen?

    Kleine Unternehmen Mittlere Unternehmen Groe Unternehmen

    Bevorzugt werden papierhafte bermittlungsformen 55% 72% 72%

    Bevorzugt werden elektronische bermittlungsformen 45% 28% 28%

    10n = 76 kleine, 87 mittlere, 39 groe Unternehmen (alle Unternehmen)

  • Es ist eine deutliche Zunahme des Anteils

    ausgehender elektronischer Rechnungen zu erwarten

    Plant Ihr Unternehmen, zuknftig den Anteil ausgehender elektronischer

    Rechnungen zu verndern?

    39%

    35%

    0%

    25%

    Wir planen, den Anteilinnerhalb der nchsten 3 Jahre

    zu steigern

    Wir planen, den Anteil nicht zundern

    Wir planen, den Anteilinnerhalb der nchsten 3 Jahre

    zu senken

    Damit haben wir uns noch nichtbeschftigt

    11n = 170 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

  • Kosteneinsparungen sind der Haupttreiber fr die

    Nutzung des elektronischen Rechnungsversands

    Was waren fr Ihr Unternehmen die wichtigsten Grnde, Rechnungen elektronisch

    zu versenden?(Mehrfachauswahl mglich)

    60%

    52%

    48%

    34%

    31%

    27%

    15%

    14%

    4%

    Kosteneinsparungen

    Wunsch unserer Geschftspartner

    Schnellere Bearbeitung

    Durchgngig IT-gesttzte Prozessablufe

    Schnellere Bezahlung

    Umweltschutz

    Fehlerreduktion

    Verbindliche Aufforderung unserer Geschftspartner

    Sonstige Grnde

    12n = 173 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

  • Kosten- und Effizienzverbesserungen bei der

    Einfhrung des elektronischen Rechnungsversands

    Wie haben sich in Ihrem Unternehmen insgesamt die folgenden Aspekte nach

    Einfhrung des elektronischen Rechnungsversandes entwickelt?

    38%

    23%

    28%

    26%

    7%

    13%

    10%

    45%

    49%

    35%

    32%

    37%

    28%

    13%

    17%

    25%

    32%

    33%

    55%

    59%

    75%

    3%

    4%

    9%

    Umweltvertrglichkeit

    Kostensituation

    Bearbeitungszeit

    Durchgngigkeit der Ablufe

    Kundenzufriedenheit

    Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und Bezahlung

    Fehlerquote

    stark verbessert leicht verbessert unverndert leicht verschlechtert stark verschlechtert

    1318 n 262 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden); Werte 2% nicht beschriftet

  • Die Anpassung der Prozessablufe beschftigt

    besonders mittlere und groe UnternehmenWas waren die grten Herausforderungen fr Ihr Unternehmen bei der Einfhrung

    des elektronischen Rechnungsversandes?(Mehrfachauswahl mglich)

    14

    57%

    14%

    24%

    10%

    11%

    8%

    2%

    2%

    2%

    5%

    2%

    25%

    42%

    38%

    34%

    28%

    23%

    17%

    13%

    13%

    6%

    4%

    21%

    46%

    42%

    25%

    17%

    21%

    33%

    17%

    8%

    13%

    0%

    Es gab keine groen Herausforderungen

    Anpassung der Prozessablufe

    Identifizierung der rechtlichen Anforderungen

    Aufwndige technische Anpassungen

    Aufbau von Fachwissen

    Akzeptanzschaffung bei den Geschftspartnern

    Unterschiedliche Rechnungsformate derGeschftspartner

    Rechnungsversand ins Ausland

    Akzeptanzschaffung innerhalb des Unternehmens

    Hohe Kosten bei der Einfhrung

    Sonstiges

    kleine Unternehmen

    mittlere Unternehmen

    groe Unternehmen

    n = 63 kleine, 71 mittlere, 24 groe Unternehmen (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

  • Elektronische Rechnungen werden nur noch sehr

    selten signiert

    Versieht Ihr Unternehmen elektronische Ausgangsrechnungen mit einer

    elektronischen Signatur?

    8%

    84%

    8%

    Ja

    Nein

    Teilweise

    Bis zum 1. Juli 2011

    mussten Versender

    elektronische

    Rechnungen noch mit

    einer qualifizierten

    elektronischen Signatur

    versehen.

    (Ausnahme:

    EDI-Verfahren)

    15n = 172 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

  • Strukturierte Daten werden von den befragten

    Unternehmen nur in den wenigsten Fllen bertragen

    bertragen Sie mit Ihren elektronischen Rechnungen auch strukturierte Daten fr

    deren Weiterverarbeitung?

    Ja14%

    Nein86%

    davon:

    57 Prozent XML

    35 Prozent ZUGFeRD

    16n = 170 (Unternehmen, die elektronische Rechnungen versenden)

  • Agenda

    17

    1. Betrachtung des Rechnungsausgangs

    2. Betrachtung des Rechnungseingangs

    3. Betrachtung der Rechnungsarchivierung

    4. Fazit

  • Im Durchschnitt ist jede vierte erhaltene Rechnung

    elektronisch

    Wie hoch ist der Anteil an Rechnungen, die Ihr Unternehmen derzeit in

    elektronischer Form erhlt?

    Der Durchschnitt

    betrgt 27 Prozent.In der Studie aus

    dem Jahr 2011 betrug