Elektronischen Rechnungsworkflow (SAP-RWF) in SAP

Dokumentation Endanwender SAP-RWF / Vers. 2.0 / Korr. Version vom Oktober 2010 / Finanzbuchhaltung Seite 1 /32

Dokumentation und Anleitung

zum

Elektronischen Rechnungsworkflow (SAP-RWF) in SAP

an der Medizinischen Universität Graz

SUPPORT Bei Fragen und Problemen wenden Sie sich bitte an:

Barbara Wiesner 0316 / 385 - 74071 [email protected]

Martina Hierzer 0316 / 385 - 74012 [email protected]


Inhaltsverzeichnis

Support ....................................................................................................................... 1

(1) ALLGEMEINES ...................................................................................................... 3

Ablauf ................................................................................................................................ 3

Informationen zu Kontierungen und Bestellungen ............................................................. 4

Erhebungsblätter/Unterschriftenprobenblätter ................................................................... 5

(2) KONTIERUNGSANFRAGE ..................................................................................... 5

(3) SACHLICHE/RECHNERISCHE PRÜFUNG UND FREIGABE ................................... 11

(4) FREIGABE ZUR ANWEISUNG .............................................................................. 15

(5) EINSTIEGSMÖGLICHKEITEN UND ARBEITSVORRAT .......................................... 17

(A) Einstieg via MEDonline .............................................................................................. 17

(B) Einstieg via URL ......................................................................................................... 17

(6) AUSWERTUNGEN ZUM SAP-RWF ...................................................................... 19

(A) RWF- Funktionsübersicht für Kostenstellen u. Innenaufträge .................................... 20

(B) RWF-Dokumenteninformation .................................................................................. 23

Anzeige Detailinformationen zum Workitem über SAP-GUI ............................................ 25

Anzeige der eingescannten Rechnung im PDF-Format ..................................................... 28

Anzeige Rechnungsprüfungsdaten ................................................................................... 29

(7) RECHNUNGSANZEIGE / WORKFLOW-DETAIL-INFOS ....................................... 30


(1) ALLGEMEINES

Ablauf

Finanzbuchhaltung an BestellerIn: Kontierungsanfrage (optional)

BestellerIn: Bearbeiten der Kontierungsanfrage

BestellerIn an Finanzbuchhaltung: Rücksendung Kontierungsanfrage

Finanzbuchhaltung an Koordinatorin Übermittlung der Rechnung

zur sachl./rechnerischen Richtigkeit an Koordinatorin.

Finanzbuchhaltung: Vorerfassen der Rechnung im SAP

KoordinatorIn an „User X“: Option zur Weiterleitung sachl/rechn.

Richtigkeit“.

Finanzbuchhaltung: Prüfen der Rechnung (Anschrift, USt) =>

KoordinatorIn bzw. User X: Prüfung und Freigabe zur sachl./rechn.

Richtigkeit und automatische Weiterleitung an

Anweisungsberechtige/r: Freigabe zur Anweisung und automatische

Weiterleitung an Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung: Verbuchung der Rechnung im SAP

Finanzbuchhaltung: Zahlung der Rechnung (wöchentlicher Zahllauf)


Informationen zu Kontierungen und Bestellungen

Was läuft über den SAP-RWF? Eingangsrechnungen

Rechnungsanschrift (außer § 26er) ist zwingend beim Lieferanten

anzugeben!

Medizinische Universität Graz Finanzbuchhaltung Universitätsplatz 3 8010 Graz

AUSNAHMEN:

§ 26er Rechnungen Refundierungen Interne Leistungsverrechnungen ALEPH (Bibliothek) Stipendien Aufwandsentschädigung für Probanden A1 Sammelrechnung IT-Servicepauschalen KAGes KFU Telefonie: Gebühren und Wartung ÖBB Businesscard monatliche Abrechnung Dauerbelege (z. B. Mieten, Grundsteuer etc.)

In diesem Zusammenhang wird gebeten die Finanzbuchhaltung dahingehend zu unterstützen,

indem Sie Lieferanten darauf hinweisen, Bestellungen (ausschließlich) in SAP zu erfassen.

Sind SAP-Bestellungen aus technischen Gründen (noch) nicht möglich, ist der Lieferant

aufzufordern den Innenauftrag bzw. die Kostenstelle auf der Rechnung anzugeben.

ACHTUNG: Bestellungen für mehrere Kostenstellen/Innenaufträge, in welchem die

Anweisungsberechtigten nicht ident sind:

In diesem Fall muss aus technischen Gründen die Rechnung zwei- bzw. mehrmals durch den

RWF geschickt werden. Eine praktikablere (leichter nachvollziehbarere) Lösung wäre, wenn der

Lieferant pro Kostenstelle/Innenauftrag eine separate Rechnung ausstellen würde.

Bitte informieren Sie Ihren Lieferanten in diesem Fall über die Sachlage und bitten um separate

Rechnungslegung.


Erhebungsblätter/Unterschriftenprobenblätter

Sollten sich Funktionsänderungen zu den bisher eingesandten Erhebungsblättern ergeben,

bitten wir Sie diese im bekannten Formular zu melden.

Aufgrund einer Übergangsphase ist es weiterhin erforderlich die vorhandenen

Unterschriftenprobenblätter bei Bedarf ebenfalls zu aktualisieren.

(2) KONTIERUNGSANFRAGE

Wenn auf der Rechnung keine SAP-Bestell-Nr. angegeben wurde (bzw. die Kostenstelle oder

der Innenauftrag) wird die Finanzbuchhaltung eine Kontierungsanfrage an eine Person richten,

die (möglicherweise) für diesen Sachverhalt zuständig ist.

E-Mail Kontierungsanfrage (Bestellung, Kontierung)

Folgende Mail (Beispiel) wird bei einer Anfrage versendet.

Um zur Rechnung zu kommen, klickt man den angegebenen Link (rotes Oval / „hier“) an.

MUG-FI <finanzbuchhaltung>

Damit bleiben nur

unbearbeitete E-Mails

in Ihrem Posteingang

Bei Erinnerungsmail wird es eine fortlaufende Nr. neben dem Betreff geben. Zukünftig steht im E-Mail der Lieferanten-Name, die Rechnungs-Nr. und das Datum.


Wenn noch keine Portal-Anmeldung erfolgt ist, erhalten Sie das SAP-Portal-Anmeldefenster:

Anmeldung erfolgt mit Ihrem: MEDonline Benutzerdaten


1. Schritt: Kontierungsanfrage bearbeiten (Status Eingabe)

Sollte keine Erfassung einer SAP-Bestellung möglich sein, ist auch ausnahmsweise die Angabe

des Kontierungsobjektes (Kostenstelle/Innenauftrag) möglich.

Bitte dann die Kontierung im Anmerkungsfeld eintragen.

Die Angabe der Positions-Nr. ist nur dann erforderlich wenn die eindeutige Zuordnung zur

Rechnung nicht gewährleistet ist.

Eingaben sind bereits durch

A-FI erfolgt.

SAP-Bestell-Nr. und Position einfügen.

Die Bestellung kann durch Klicken auf das Pdf-Symbol

angeschaut werden.

Durch Hinzufügen können weitere Positionen bzw.

„Priorität“ und „Erledigung bis“ durch A-FI

vorgegeben.

Weiterleitungsmöglichkeiten (Auswahl User möglich)

Anmerkungsfeld für zusätzliche wichtige Informationen

Durch Klicken wird die Rechnung angezeigt.

Wenn die Kontierungsanfrage durch Sie nicht zu beantworten ist, bitte

„Zurückweisen“ klicken. Das Workitem geht dann an die

Finanzbuchhaltung!!!!

Bitte nur dann auf absenden klicken, wenn die Kontierungsanfrage

beantwortet werden konnte bzw. eine Weiterleitung erfolgen soll.


PDF-Dokument anzeigen

Sie können jederzeit in die Rechnung Einsicht nehmen, hierzu klicken Sie auf „Dokument

anzeigen“.


2. Schritt Überprüfen u. Absenden

Nach Klicken auf „Absenden“ erfolgt nochmal eine Abfrage, ob wirklich gesendet werden soll.


3. Schritt Kontierungsanfrage abgeschlossen


(3) SACHLICHE/RECHNERISCHE PRÜFUNG UND FREIGABE

E-Mail geht an die/den Koordinator/in (sachlich/rechnerische Prüfung) durch die

Finanzbuchhaltung


Sicht der Koordinatorin / des Koordinators zur Bearbeitung

Bitte den Button „Zurückweisen“ nur dann anklicken wenn Sie überhaupt nicht zuständig sind.

Ist noch etwas in Klärung dann bitte auf „Merken“ klicken.

Auswahl aus hinterlegten

Anweisungsberechtigten

Wenn ein Sachverhalt noch in Klärung sein sollte, gibt es die Möglichkeit „Merken“

anzuklicken mit der Verpflichtung in die Anmerkung die Begründung zu

hinterlegen

Der/die KoordinatorIn hat die Möglichkeit

der Weiterleitung an eine weitere Person,

die die sachl./rechnerisch Richtigkeit

An Finanzbuchhaltung –

es ist eine Begründung erforderlich!


User-Suche

E-Mail Sachlich/rechnerische Prüfung

(im Falle einer Weiterleitung) durch die Koordinatorin / den Koordinator

INFO: Die Mail wird spätestens 30 Minuten nach dem Absenden automatisch ausgelöst.


Sicht Sachlich/rechnerische Prüfung

Wenn alles in Ordnung ist, kann die Rechnung sachlich/rechnerisch freigegeben werden und

wird dann an den Anweisungsberechtigten automatisch weitergeleitet.


(4) FREIGABE ZUR ANWEISUNG

E-Mail an die/den Anweisungsberechtige/n (automatisch)


Sicht Anweisungsberechtigte/r


(5) EINSTIEGSMÖGLICHKEITEN UND ARBEITSVORRAT

(A) Einstieg via MEDonline

(B) Einstieg via URL entweder direkt od. aus eigenen Favoriten:

https://bwp.medunigraz.at:50101

Sie erhalten die Anmeldung ins SAP-Portal (wie bereits zu Beginn der Doku beschrieben)


Verzweigen in Arbeitsvorrat über Menüpunkt EveryWF

Tipp: die Aktualisierung Ihres Arbeitsvorrates kann bis zu einer Minute dauern.

Sie können dies mit folgender Aktion beschleunigen.

Beschreibung der Aufgabe

Bitte hier nicht

Bitte zur Bearbeitung der

Aufgabe nur hier klicken!


(6) AUSWERTUNGEN ZUM SAP-RWF

Alle Instituts-User (Bestell-User) können im SAP diverse Auswertungen zum

Rechnungsworkflow durchführen.

Im Benutzermenü stehen ihnen die Auswertungen zur Funktionsübersicht und der

Dokumenteninfo zur Verfügung.


(A) RWF- Funktionsübersicht für Kostenstellen u. Innenaufträge

Mit diesem Auswerteprogramm können sie die Funktionen ihrer Kostenstellen u.

Innenaufträge, für die sie berechtigt sind jederzeit überprüfen.

Der Aufruf erfolgt mit:

Anschließend können sie bestimmte Selektionen vornehmen:

Wenn Sie nichts auswählen und das Programm einfach ausführen, bekommen Sie mit

Stichtagsdatum (= Tagesdatum) eine Funktionsübersicht über alle Kontierungsdaten, für die

Sie berechtigt sind.

TIPP: Um eine bessere Performance zu erreichen, geben Sie direkt die Kostenstelle oder

Innenauftrag in die Selektionsauswahl ein.


Die nun angezeigte ALV-Liste ist sortiert nach Kontierung, Funktionen u. Prioritäten

(Verantwortlicher u. Stellvertreter).

Die Funktion der/s Hauptverantwortlichen hat keinen direkten Einfluss auf den RWF, da es eine

eigene Funktion für die Freigabe der Rechnung gibt und der/die Hauptverantwortliche/n nicht

immer die Rechnungen frei gibt.

Die Funktion der Hausbank wird von der Finanzbuchhaltung gepflegt, die anderen Funktionen

wurden von Ihnen entsprechend an die Finanzbuchhaltung gemeldet.

Durch Markieren von Zeilen u. Auswahl des Button‘s kommt man in die Detailsicht

der ausgewählten Funktionen:


Wichtig ist, dass der Status immer Ok anzeigt, da überprüft wird, ob die Person noch ein

gültiges Dienstverhältnis zur Med Uni Graz besitzt.

(Wichtig ist zu wissen, dass wenn die Person z.B. karenziert ist oder ein ruhendes

Dienstverhältnis hat, dies entsprechend auch im Status dargestellt wird.)

Mit den Buttons kann auf die vorige od. nächste Funktion verzweigt

werden.


(B) RWF-Dokumenteninformation

Mit diesem Auswerteprogramm können alle Workflow-Aktivitäten überprüft werden, für die

Sie laut Kontierung (Kostenstelle u. Innenaufträge) berechtigt sind. Sobald einer Rechnung

über den RWF eine Kontierung zugewiesen wurde, können Sie sich alle Details dazu ansehen.

Der Aufruf erfolgt mit:

Anschließend können sie bestimmte Selektionen vornehmen:

Wenn Sie nichts auswählen und das Programm einfach ausführen, bekommen Sie

Workflowinformationen, für die sie berechtigt sind.

TIPP: Um eine bessere Performance zu erreichen, ist es sinnvolle eine gewisse Selektion

vorzunehmen. z.B. Sie suchen Rechnungen zu einem bestimmten Lieferanten.


Die nun anzeigte Liste können Sie z.B. nach der Status-Last sortieren. Dadurch ist leichter

ersichtlich, welche Workitems bereits gebucht und somit erledigt sind oder welche noch auf

eine oder mehrere Aktionen warten.

Es stehen Ihnen jetzt folgende Funktionen zur Verfügung, die Sie durch markieren von Zeilen

und Auswahl der entsprechenden Buttons erreichen können:

Anzeige Detailinformationen zum Workitem über SAP-GUI

Anzeige der eingescannten Rechnung im PDF-Format

Anzeige Rechnungsprüfungsdaten


Anzeige Detailinformationen zum Workitem über SAP-GUI

Hier sehen Sie die Detaildaten einer bereits verbuchten Rechnung.

In der Statusübersicht können Sie folgendes erkennen:

Neu Rechnung wurde von Buchhaltung gescannt

Zugeordnet Rechnung wurde von Buchhaltung vorerfasst

Freigabe gestartet Rechnung wurde von Buchhaltung an die KoordinatorIn

freigegeben

Freigegeben (sachl.) Rechnung wurde sachlich freigegeben

Zur Anweisung freig. Rechnung wurde angewiesen

Beleg gebucht Rechnung wurde von Buchhaltung gebucht


In der Übersicht der Workitems bekommen Sie noch detailliertere Infos zum Status:

Beispiele:

Spalte E-Mails wie viele E-Mails jemand zu einer Aufgabe bekommen hat

Spalte Next-User der nächste im Workflowprozess zugeordnete Bearbeiter

Spalte Status ready = offen, completed = erledigt.

Übersicht der E-Mails

Hier sehen Sie genau, wann für jemanden ein E-Mail versendet wurde (Zeitstempel

„gesendet“).

Unter Ende-Datum u. Zeit-Ticket kann man erkennen wie lange ein Ticket gültig ist.

Bei Ablauf der Ticketgültigkeit wird automatisch ein neues E-Mail (Erinnerungsmail) versendet.

Die vorhergehende E-Mail mit dem ungültigen Ticket kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr

verwendet werden.

Übersicht der FI-Bestellungen


Wenn bereits Bestellungen dieser Rechnung zugeordnet wurden, werden diese dort angezeigt .

Durch Markieren einer Zeile und Auswahl des Buttons „Bestellung“ wird in die SAP

Bestellanzeige verzweigt.

Übersicht der FI-Kontierungen

Wenn bereits Kontierungen zur Rechnung erfasst sind oder zugeordnet wurden, kann man

diese hier sehen.

Übersicht Anfrage Bestellungen oder Kontierungen

Bei bereits rückgemeldeten Kontierungsanfragen, werden entweder die Kontierungs- oder die

Bestellzeilen dort dargestellt.

Übersicht Notizen

Wenn Anmerkungen bei den jeweiligen Aufgaben eingegeben wurden, dann kann man diese

hier sehen.


Anzeige der eingescannten Rechnung im PDF-Format


Anzeige Rechnungsprüfungsdaten


(7) RECHNUNGSANZEIGE / WORKFLOW-DETAIL-INFOS

(Nach Buchung der Rechnung)

1.) Kostenstellen oder Auftragsberichte starten und „Einzelposten Ist“ auswählen.

2.) Doppelklick auf die gewünschte Zeile

3.) Aus Belegübersicht (gebuchte Rechnung), Aufruf MUG-Rechnungsprüfung (Voraussetzung

Rechnung wurde über den Workflow gebucht)


Über den Standardbrowser werden die Detailinfos zum Rechnungsworkflow angezeigt

(wenn noch keine Anmeldung im SAP-Portal erfolgte, erscheint zuvor die SAP-Portal-

Anmeldung):

4.) Aus Belegübersicht (gebuchte Rechnung), Aufruf MUG-Rechnungsanzeige (Voraussetzung

Rechnung wurde elektronisch gescannt)


Über den Standardbrowser wird die Rechnung als PDF angezeigt:

Elektronischen Rechnungsworkflow (SAP-RWF) in SAP

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