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ELENA: Arbeitgeberpflicht mit Mehraufwand für die Lohnabrechnung? Klaus Schütz DATEV eG 08.12.2009 HWK Reutlingen

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ELENA: Arbeitgeberpflicht mit Mehraufwand für die Lohnabrechnung?

Klaus Schütz DATEV eG

08.12.2009 HWK Reutlingen

09.12.2009 ELENA 2

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Datenübermittlungsverfahren heute

Finanzbehörden

� Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung

Statistische Ämter

� vierteljährliche/jährliche Verdiensterhebung � Monatserhebungen (z. B. im Einzelhandel)

Meldungen im Rahmen der Sozialversicherung – z. B. Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen:

� Krankenkassen� Sozialkassen der Bauwirtschaft, Versorgungswerke � Deutsche Rentenversicherung

Kreditinstitute

� Löhne und Gehälter� vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersversorgung� sonstige Überweisungen (z. B. Krankenkassen, Finanzämter)

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Was ist ELENA?

� ELENA steht für Elektronischer Entgeltnachweis.

� Die monatliche Meldung der Arbeitnehmerdaten an die Zentrale Speicherstelle ersetzt die Bescheinigung von Arbeitsentgelt durch den Arbeitgeber.

� Ziel: weniger Bürokratie, mehr Effizienz

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Bisher: Ausstellen einer Arbeitsbescheinigung ohne ELENA

elektronische Erfassung

5. bringt (alle) Formular/eArbeitgeber

Lohn-Buchhaltung

Agentur für Arbeit

3. füllt Formular aus

4. gibt Formular an Arbeitnehmer

2. bringt Formular zu Arbeitgeber

1. holt Formular

7. erteilt Bescheid

6. Erfassung und

Berechnung

Arbeitnehmer

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1. meldet monatlichen

Datensatz

Ab 2012: Ausstellen einer Arbeitsbescheinigung mit ELENA

3. startet Datenabfrage

4. erhält Arbeitsbescheinigung

2. gibt Datenabruf frei

5. erteilt Bescheid

ArbeitgeberAgentur für Arbeit

zentrale Speicherstell

e

Arbeitnehmer

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Änderungen im Überblick

� ab Januar 2010

� übermitteln Arbeitgeber monatlich eine zusätzliche elektronische Meldung von Arbeitnehmerdaten

� für alle Arbeitnehmer*

� an die zentrale Speicherstelle (ZSS) der Deutschen Rentenversicherung

� ab 2012

� entfallen zunächst fünf Bescheinigungen auf Papier

� greifen die zuständige Behörden (Agentur für Arbeit, Gemeinde etc.) bei Antragstellung von Sozialleistungen auf die gemeldeten Daten zu

*Ausnahme: geringfügig Beschäftigte in einem Privathaushalt nach § 8a SGB und Versorgungsbezugsempfänger

�vorerst doppelte Arbeit:

� monatliche Meldung und

� Erstellen der Papierbescheinigungen

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Was ändert sich für Sie als Arbeitgeber ab 2012

Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III

Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 des Dritten Buchs

Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 des SGB III

Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach § 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes

Einkommensnachweis nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundesentgelt- und Elternzeitgesetzes

Fünf Bescheinigungen entfallen:

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Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III (Ausschnitt)

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� Bereitstellung abrechnungsbezogener Stamm-/Ergebnisdaten, z. B.

� Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Anschrift

� Name und Anschrift des Arbeitgebers

� vermögenswirksame Leistungen

� Pfändungsbeträge

� Sachbezüge

Was bedeutet ELENA für Sie als Arbeitgeber ab 2010?

� Bereitstellung abrechnungsunabhängiger Daten ab 1. Januar 2010

� Name und Telefonnummer des Ansprechpartners in Unternehmen/Kanzlei

� Angaben zur Arbeitszeit: wöchentliche Arbeitszeit

� Ausbildung: Beginn und voraussichtliches / tatsächliches Ende der Ausbildung

� Heimarbeiter: jährlicher Urlaubsanspruch

� Beamte: Verfahrensnummer

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Was bedeutet ELENA für Sie als Arbeitgeber ab 2010?

� Bereitstellung weiterer Daten bei Kündigung ab 1. Juli 2010 (nicht für geringfügig Beschäftigte):

� befristetes Arbeitsverhältnis j/n

� Kündigungsdatum

� schriftliche Kündigung j/n

� betriebsbedingte Kündigung j/n

� Kündigungsschutzklage j/n

� Kündigung per Post j/n

� Schilderung des vertragswidrigen Verhaltens („Freitext“)

� …

� Information der Arbeitnehmer über Datenübermittlung und Auskunftsanspruch (§ 103 Abs.4 SGB IV):

� Der Arbeitnehmer ist auf der Entgeltbescheinigung auf die Übermittlung der Daten und seinen Auskunftsanspruch über die gespeicherten Daten hinzuweisen.

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Was bedeutet ELENA für Sie als Arbeitgeber ab 2010?

� Protokollierung der Datenübermittlung (§ 97 Abs. 2 SGB IV)

� Absendezeitpunkt des Datensatzes

� die Versicherungs- oder Verfahrensnummer des Teilnehmers

� die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs

� nach zwei Jahren muss die Protokollierung gelöscht werden

� Korrektur/Stornierung von Meldungen (§ 97 Abs. 5 SGB IV)

� Werden Daten nach der Übermittlung für einen Abrechnungszeitraum geändert, ist die Meldung für diesen Zeitraum unverzüglich zu stornieren.

� Eine neue Meldung mit den geänderten Daten ist zu erstellen.

Vorsicht: Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

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Was müssen Sie tun?

�Bereitstellung der nötigen Daten

Lohnabrechnung mit anderer Software

Lohnabrechnung beim Steuerberater / im

Unternehmen mit DATEV-Software

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Was müssen Sie tun?

DAKOTAsv.net

Datenübermittlung

�Bereitstellung der nötigen Daten

Lohnabrechnung mit anderer Software

Lohnabrechnung beim Steuerberater / im

Unternehmen mit DATEV-Software

09.12.2009 ELENA 14

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Was müssen Sie tun?

�Information der Mitarbeiter

DAKOTAsv.net

Datenübermittlung

�Bereitstellung der nötigen Daten

Lohnabrechnung mit anderer Software

Lohnabrechnung beim Steuerberater / im

Unternehmen mit DATEV-Software

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Was müssen Sie tun?

ArbeitgeberArchivierung des Protokolls

�Information der Mitarbeiter

DAKOTAsv.net

Datenübermittlung

�Bereitstellung der nötigen Daten

Lohnabrechnung mit Software anderer

Hersteller

Lohnabrechnung beim Steuerberater / im

Unternehmen mit DATEV-Software

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Was ändert sich für Ihre Arbeitnehmer?

ab 2012

� Arbeitnehmer möchte beispielsweise Arbeitslosengeld beantragen

- die entsprechende Bescheinigung (Einkommensnachweis …) wird nicht mehr inPapierform erstellt bzw.

- von der leistungsbewilligenden Behörde (Bundesagentur für Arbeit) nicht mehr in Papierform bearbeitet

� Arbeitnehmer beantragt Signaturkarte bei Antragsstelle – erhält Signaturkarte

� Arbeitnehmer geht mit Signaturkarte zu leistungsbewilligender Behörde

� Leistungsbewilligende Behörde fragt nach Legitimation durch Signaturkarte dieDaten des Arbeitnehmers bei der zentralen Speicherstelle ab

� Arbeitnehmer erhält Leistung

Weitere gesetzliche Änderungen ab 2010

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Jahreswechsel 2009/2010 – Überblick

Prüfung Mitgliedsnummer Berufsgenossenschaft

Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung

Faktorverfahren

Wir unterstützen Sie gerne!

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Prüfung Mitgliedsnummer Berufsgenossenschaft

bisher:

� Januar 2009: Erweiterung der DEÜV-Meldungen um den Datenbaustein Unfallversicherung

� Daten zur Unfallversicherung müssen bei jeder Entgeltmeldung an Krankenkassen gemeldet werden:

- zuständige Berufsgenossenschaft und Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft

- Strukturschlüssel oder Gefahrtarif sowie Stundenermittlungsverfahren

neu:

� Erweiterung der Prüfkriterien um die formale Prüfung der Mitgliedsnummer der Berufsgenossenschaft für die DEÜV.

� auch für DEÜV-Jahresmeldungen 2009 und alle DEÜV-Meldungen, die in 2010 für das Jahr 2009 erstellt werden (z. B. bei Korrekturen für das Vorjahr)

Wie bekomme ich eine neue/gültige Mitgliedsnummer?

Bitte nehmen Sie direkten Kontakt mit der zuständigen Berufsgenossenschaft auf.

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Jahreswechsel 2009/2010 – Überblick

Prüfung Mitgliedsnummer Berufsgenossenschaft

Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung

Faktorverfahren

Wir unterstützen Sie gerne!

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bisher:

Bisher sind Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung nur in eingeschränktem Umfang steuerlich absetzbar.

Was ändert sich durch das Bürgerentlastungsgesetz –Krankenversicherung?

neu:

Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung ab 2010 steuerlich voll absetzbar.

Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung ab 2010 steuerlich absetzbar in Höhe des Leistungskatalogs gemäß Basistarif (ohne steuerfreie Arbeitgeber-Zuschüsse)

Vorsorgepauschale auf 12 % erhöht (Lohnsteuerabzugsverfahren)

neue Bescheinigungspflichten in der Lohnsteuerbescheinigung

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Was ist zu beachten beim Bürgerentlastungsgesetz?

� Was muss ein DATEV -Anwender berücksichtigen? Nichts.

� von den Änderungen profitieren:

� gesetzlich Kranken- und Pflegeversicherte

� privat Kranken- und Pflegeversicherte

� die Änderungen sind erstmals anzuwenden:

� auf den laufenden Arbeitslohn, der für einen nach dem 31.12.2009 endenden Lohnzahlungszeitraum gezahlt wird

� für sonstige Bezüge, die nach dem 31.12.2009 zufließen

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Jahreswechsel 2009/2010 – Überblick

Prüfung Mitgliedsnummer Berufsgenossenschaft

Bürgerentlastungsgesetz Krankenversicherung

Faktorverfahren

Wir unterstützen Sie gerne!

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Faktorverfahren ab Januar 2010

� neu ab 01.01.2010 optionales Faktorverfahren nach § 39f EStG

� Ehegatten hatten bisher die Steuerklassen-Kombination III/V

� jetzt möglich: die Steuerklassen-Kombination IV/IV jeweils mit Faktor

� Berechnung des Faktors erfolgt durch das Finanzamt

� Der Faktor ist kleiner als 1 und wird auf den Lohnsteuerkarten beider Ehegatten mit Steuerklasse IV eingetragen.

�Folge: Verschiebung der Steuerlast zugunsten des Ehegatten mit vorheriger Steuerklasse V auf den Ehegatten mit vorheriger Steuerklasse III.

�Ziel: Eine gerechtere Besteuerung von arbeitenden Ehepartnern.

Ausblick auf weitere Datenübermittlungsverfahren ab 2011

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Ausblick: Weitere Datenübermittlungsverfahren ab 2011

� ElsterLohn II

� komplette Ablösung des bisherigen Lohnsteuerkarten-Verfahrens durch Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) Mitte 2011

� letzte Ausgabe Lohnsteuerkarte in 2009 für 2010 und 2011

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Ausblick: Weitere Datenübermittlungsverfahren ab 2011

� Erstattungsantrag U1/U2

Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung des U1/U2-Erstattungsantrags für Arbeitgeberaufwendungen im Rahmen der Lohnfortzahlung für Krankheit/Mutterschutz

Wie unterstützt Sie DATEV zum Jahreswechsel?

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Weitere DATEV-Hilfsmittel zum Jahreswechsel

� Für alle Interessierten:

� aktuelle Informationen rund um den Jahreswechsel unter www.datev.de/jahreswechsel-lohn

� Für DATEV-Anwender:

� kostenloser E-Mail-Service informiert über aktuelle Themen und Neuerungen in den Lohn-Programmenwww.datev.de/infoservice-lohn oder DATEV Informations-Datenbank Dok.-Nr.: 1020487

� Jahreswechselseminare mit Informationen zu gesetzlichen Änderungen und zur Umsetzung in den DATEV-Programmenwww.datev.de/jahreswechsel-lohn

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Die Intensität der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist variabel…

Erfassen von Stamm-und Bewegungsdaten

Durchführung der kompletten Lohn- und Gehaltsabrechnung

Unternehmen

Zugriff aufAuswertungen

Steuerberater

Einlesen vorerfasster Daten und Durch-führen der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Einrichten Stammdaten und Unterstützung bei der Lohn-abrechnung

Vollständiges Durchführen der Lohn- und Gehaltsabrechnung

DATEV-S

oftware

als unterstützende W

erkzeu

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Lauf

ende

Bet

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ung

durc

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teue

rber

ater

Laufende Betreuung/Beratung

durch Steuerberater

09.12.2009 ELENA 31

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Ihre Meinung, Ihre Fragen?

Interessant für Sie?

Was möchten Sie von uns wissen?

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und viel Erfolg!

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