Document ManagementArchiving

Workflow

ELOenterprise

ELO Enterprise ContentManagement

Sehr geehrte Damen und Herren,

es freut mich, dass Sie sich für unser ELO Enterprise-Content-Management (ECM)-System interessieren. UnserBestreben ist es, Softwarelösungen auf Basis der neuesten ECM-Technologie zu entwickeln, die Ihnen helfen, IhreGeschäftprozesse erfolgreicher zu gestalten - an Ihrem eigenen Arbeitsplatz und für Ihr gesamtes Unternehmen.Wir stehen heute einer Vielzahl an Herausforderungen gegenüber: Wir müssen schneller werden, Kosten sparen,die Qualität steigern und letztlich gegen einen immer härter werdenden Wettbewerb bestehen, national aber vorallem auch auf internationaler Ebene. Die Antwort auf diese Herausforderungen lautet: Setzen Sie auf neue undintelligente Technologien, wie das ECM-System ELOenterprise.

ELOenterprise verbindet spezialisierte Einzellösungen wie zum Beispiel ERP-, CAD- sowie Office-Systeme undschlägt applikationsübergreifend Brücken bis in die kleinste Nische. Dies gewährleistet, dass alle wichtigenInformationen an einem gemeinsamen Punkt zusammenfließen und zur richtigen Zeit an der benötigten Stellebereit stehen. Hierfür vereint ELOenterprise eine Vielzahl an Funktionsmodulen unter einem Dach. Die Stärke liegtin der Modularität und Flexibilität, sich mit jeder Art von System zu verbinden, Information inhaltlich zu erschließen,zu bewerten und nachgelagerten Prozessen oder dem Menschen direkt zur Verfügung zu stellen. Betrachtet wirdhierbei der komplette Lebenszyklus einer Information: von der Entstehung bis hin zur Vernichtung. InformationLifecycle Management (ILM) ist eine wichtige Kernaufgabe, die ein ECM-System wie ELOenterprise erfüllt. Heutegilt es, zahlreiche gesetzliche Vorschriften (Stichwort: Compliance) im Geschäftsablauf und bei der Handhabungvon Information zu berücksichtigen. All dies soll jedoch nicht Ihre Sorge sein. Durch umfassende Funktionalitätsorgt ELOenterprise für die ordnungsgemäße und den Vorschriften entsprechende Aufbewahrung, Protokollierungund Handhabung sämtlicher Geschäftsdaten.

Die Informationserfassung und Inhaltserschließung ist der Startpunkt eines jeden Geschäftsprozesses. Unabhängigdavon, ob es sich hierbei um Papierdokumente, elektronische Office-Dokumente, E-Mails, ERP- oder sonstigeDaten handelt. Einer intelligenten und automatisierten Erfassung (Capturing) kommt im Zeitalter derInformationsflut eine immer höhere Bedeutung zu. Nur so lassen sich Aufgaben beschleunigen oder gänzlich auto-matisieren - und somit auch Fehler minimieren. Die sichere Steuerung nachgelagerter Business-Prozesse erfolgtmit Hilfe der Workflow-Komponente. Zielsicher führt diese Beleggut und Daten dem nächsten Arbeitsschritt zu,unabhängig davon, ob es um eine von einem Sachbearbeiter ausgeführte manuelle Tätigkeit oder eine speziali-sierte Business-Applikation geht. Die ganzheitliche Betrachtung von Geschäftsprozessen ist heute unumgänglichfür eine effiziente und zeitnahe Geschäftsabwicklung. Mit Hilfe von Webportalen und Internetapplikationen lassensich sowohl Geschäftspartner (Collaboration) als auch Endkunden in den direkten Prozessablauf mit einbeziehen.Die effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg wird inZukunft noch weiter an Bedeutung gewinnen. Hierfür bedarf es eines leistungsfähigen ECM-Systems wieELOenterprise.

Gerne unterstützen wir Sie mit unseren Lösungen, unserem Know-how und unserer Erfahrung bzw. Expertise -auch im Zusammenspiel mit unseren spezialisierten ELO Business-Partnern. Viele zufriedene Kunden bestäti-gen unseren Anspruch an Qualität und Leistung.

Mit freundlichem Gruß

Karl Heinz MosbachELO Digital Office GmbH

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E L O E N T E R P R I S E C O N T E N T M A N A G E M E N T

Für zahlreiche geschäftskritische Applikationen existierenbereits fertige, umfassende Systemintegrationen wie bei-spielsweise mit SAP, Baan, Navision, Sage Software usw.Die Mächtigkeit der ELOenterprise ECM-Suite wird abervor allem durch deren Funktionsbandbreite bestimmt:Dank der modularen und flexiblen Komponentenstrukturlässt sich mittlerweile nahezu jedes Funktionsfeld mitELOenterprise abdecken. Leistungsfähige Komponentenwie der ELO DocXtractor klassifizieren auf intelligenteWeise vollautomatisch große Mengen unstrukturierterEingangsinformationen wie E-Mails, Rechnungen usw.Das ELO Workflow-Modul steuert und kontrolliert effizient,ohne Unterbrechung sowie ohne Liegezeiten denGeschäftsablauf, und der ELO Archiv-Server sorgt für dierechtskonforme Signatur und Langzeitspeicherung derDaten.In welche Richtung Sie sich auch bewegen: Mit derELOenterprise-Suite sind Ihre Investitionen gesichert.

Das herausragende Merkmal von ELOenterprise ist dessendurchgängige, auf einem zentralen Repository aufbauendeSystemarchitektur, die komplett in Java entwickelteEnterprise-Content-Management-Dienste bereitstellt.Diese sind auf nahezu allen Systemplattformen wieWindows, Linux, UNIX, Solaris usw. verfügbar. Die hoheSkalierbarkeit wird zum einen durch die Fähigkeit,Servercluster zu nutzen, zum anderen durch die beliebigmultiplizierbaren modularen Applikations-Server-Diensteerreicht. Möglich wird so auch der Betrieb sehr großerServerfarmen für Konzerne. Dank der serviceorientiertenArchitektur (SOA) von ELOenterprise lassen sich Content-,Process- und Repository-Dienste auf einfachste Weisemit bereits vorhandenen SOA-fähigen Applikationen ver-binden. Über Web Services stellt ELOenterprise dieMöglichkeit bereit, durchgängige Prozessabläufe, derenDaten und Dokumente sehr rasch und kostengünstig mitanderen Applikationen zu verzahnen.

ELOenterprise - Die ECM-Architektur der Zukunft

A R C H I T E K T U R D I E L E I S T U N G S C H A F F T

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„Wer hohe Türme baut,braucht ein gutes Fundament...“

„Gleiches gilt für Unternehmenund deren Geschäftsprozesse“

Zum einen steuert der ELOenterprise Workflow-Serverautomatisiert und regelbasiert den Informationsfluss inAbhängigkeit des Geschäftsablaufs. Zum anderen stellenleistungsfähige Such- und Recherche-Mechanismen desRepositorys die Verfügbarkeit von Wissen undInformationen sicher - und all dies in intelligenter Form.Dies gewährleistet der ELOenterprise Archiv- undContent-Server. Abhängig vom Lebenszyklus einerInformation und den Anforderungen an eine schnelleVerfügbarkeit ermöglicht das ELO ECM-System ein öko-nomisches Management der Informationen auf beliebi-gen Speichersystemen. Dabei werden Daten automa-tisch umgelagert, und nicht zuletzt wird derenVernichtung unter Einhaltung aller gegebenen gesetz-lichen Vorschriften gesteuert. ELOenterprise sorgt mit sei-ner ILM-Strategie dafür, dass die Unternehmensdatendem Anwender für seine Arbeit zu möglichst geringenBetriebskosten zur Verfügung stehen.

Es kommt heute in besonderem Maße darauf an, diebenötigte Information zur rechten Zeit am richtigen Ortzu haben. Mit traditionellen Methoden ist dies jedochnicht mehr zu leisten. Daher bedarf es eines leistungsfä-higen ECM-Systems wie ELOenterprise, um denInformationsfluss und Lebenszyklus von Dokumentenund Daten effizient, kostengünstig und zeitnah zu managen.Dies umfasst intelligentes Capturing zur Informations-erfassung und die nachfolgende ganzheitliche Verwal-tung in einem gemeinsamen Repository. ObInformationen per E-Mail, Post oder intern von denMitarbeitern oder übergeordneten Fachanwendungenkommen, ELOenterprise archiviert nicht nur dieInformationen, sondern erfasst diese auch inhaltlich, umsie dann - entweder vollautomatisch oder auf Anforderung- gezielt nachgelagerten Geschäftsprozessen zuzuführen.

Informationsverfügbarkeit ist der Schlüssel zum Erfolg

E LO L I F E C Y C L E M A N A G E M E N T

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„Um vorne mitlaufen zu können,muss man nicht nur gut rennen,...

...sondern auch rechtzeitig starten“

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„Um vorne mitlaufen zu können,muss man nicht nur gut rennen,...

...sondern auch rechtzeitig starten“

ELOenterprise unterstützt nachhaltig die kompletteProzesskette, um die regulativen und rechtlichenVorgaben (wie unveränderbares Speichern, Signieren,Protokollieren usw.) einzuhalten. ELOenterprise bietethierfür Module zur effizienten Speicherung von E-Mailssowie zur GDPdU-konformen Archivierung von ERP- undBelegdaten. Das Funktionsspektrum ermöglicht jedochauch, die Geschäftsdaten in einem vorgangsbezogenenGesamtzusammenhang zu sehen und hierfür alle benö-tigten Informationen zu erfassen und zu speichern.Gerade im Hinblick auf steuerliche Belange sind schonzahlreiche Kundenlösungen geprüft und zertifiziert worden.Ohne ELO wäre die Einhaltung rechtlicher Anforderungenoftmals schwieriger und aufwändiger gewesen. Mit ELOsind Sie auf der sicheren Seite.

Die Sicherheit und Verfügbarkeit der Unternehmens-daten sind ein nicht zu unterschätzender Aspekt bei derDatenspeicherung. Fehlen klare Konzepte und unterneh-mensinterne Anweisungen, werden wichtige Dokumenteund Informationen oft unstrukturiert im Unternehmenverteilt, gespeichert, gelagert oder gar versehentlichgelöscht. Nicht selten fehlt der Überblick, ob eineInformation überhaupt vorhanden bzw. wo sie abgelegtist. Es existieren Duplikate, unterschiedliche Versionen anverschiedenen Stellen, was den korrekten und schnellenZugriff erschwert. Dies birgt neben dem Kostenfaktorauch erhebliche rechtliche Risiken. Denn jedesUnternehmen ist heute verpflichtet, die ordnungsgemäßeHandhabung, Speicherung und Protokollierung vonUnternehmensdaten (wie zum Beispiel von Dokumenten,Belegen, E-Mails, Protokollen) sicherzustellen. Um dieunter dem Schlagwort "Compliance" zusammengefasstengesetzlichen Vorschriften (wie digitale Signatur, GDPdU,GoBS, Basel II usw.) zu erfüllen, verfügen ECM-Systemewie ELOenterprise über alle Mechanismen.

Rechtssicherheit - ein wichtiger Aspekt für ELOenterprise

R O B U S T U N D A U S F A L L S I C H E R

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„Viel unserer Schaffenskraft liegt brach,da wir zu Besitzstandswahrern geworden sind“

„Die Kunst ist es, Bewährtes mit neuen Technologienzum Einsatz zu bringen“

Standardschnittstellen und die Bereitstellung vordefinierterPortlets erlauben die einfache Integration der Workflow-Funktionalität in eigene Unternehmensportale. Nebenden Standardfunktionen lässt sich der ELO Workflow aucheinfach über Java-Scripts für individuelle Ausprägungenerweitern. Schon im Standard besitzt der ELO-eigeneWorkflow ausgefeilte Fähigkeiten: So können über einPortal erfasste Aufträge automatisch klassifiziert und insERP-System eingestellt werden. Vom Unternehmenerstellte Unterlagen können automatisiert an denKunden gesendet werden, der dann die nächstenBearbeitungsschritte beispielsweise direkt aus seinemOutlook-System freigeben kann.

Dank der automatisierten Geschäftsprozesse lassen sichnachhaltig Fehler und Medienbrüche vermeiden. HöhereQualität und Geschwindigkeit der Prozesse sind die Folge.

Der Unternehmenserfolg wird heute maßgeblich von derSicherheit und Geschwindigkeit der Unternehmenspro-zesse beeinflusst. Die Qualität und die Performance, mitdenen heute Aufträge bearbeitet, produziert, geliefertbzw. installiert werden, beschreiben in hohem Maße dieLeistungsfähigkeit eines Unternehmens. Gut organisierteund automatisierte Prozesse sind der Grundstein einesjeden Unternehmenswachstums. Kein leichtes Unterfangen,betrachtet man die Komplexität, die mittlerweile nahezualle Geschäftsprozesse prägt. Eine ECM-Lösung wieELOenterprise dient als ideale Basis, um Systemwelten zuverbinden, um Dokumenten- und Informationsflüsse zuautomatisieren, zu kontrollieren und gezielt gemäß derUnternehmensanforderungen zu steuern. Schlüssel-komponente hierfür ist der ELO-eigene Workflow-Server,mit dessen Hilfe sich Geschäfts- und Prozessabläufegezielt entsprechend der Unternehmenserfordernissesowohl intern als auch extern steuern lassen. Ein leistungs-fähiges grafisches User-Interface unterstützt bei derBeschreibung der Prozesse.

Blitzschnelle Prozessverarbeitung mit dem ELOenterprise Workflow

S C H N E L L A N S Z I E L

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„Der Erfolg des Unternehmensliegt im Einzelerfolg seiner Mitarbeiter“

„Dies zu bündeln und zusammenzuführen ist die Kunst,die ein Unternehmen nach vorne bringt“

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„Der Erfolg des Unternehmensliegt im Einzelerfolg seiner Mitarbeiter“

„Dies zu bündeln und zusammenzuführen ist die Kunst,die ein Unternehmen nach vorne bringt“

Dies beginnt mit dem automatischen Erfassen undZuordnen aller Dokumentenarten in Aufgaben bezogeneSichten und standardisierte Ablagestrukturen. So bietetdas ECM leistungsfähige Mechanismen der Teamarbeitwie automatische Versionierung, Protokollierung vonÄnderungen, Checkin/Checkout bei der Bearbeitung,Mobilität und Replikation wichtiger Daten auf demLaptop für unterwegs. ELOenterprise denkt mit und achtetdarauf, dass Daten vollständig versendet werden. DasSystem erinnert per Wiedervorlage an wichtige Vorgängeund protokolliert Arbeitsschritte für die spätere einfacheNachvollziehbarkeit. Es erschließt durch leistungsfähigeSuchmechanismen blitzschnell Informationsinhalte, diean irgendeiner Stelle gespeichert wurden und dringendfür die eigene Arbeit benötigt werden. Mit dem richtigenWerkzeug steigern Sie nachhaltig Effektivität undLeistungsfähigkeit Ihrer Organisation.

In welchem Bereich wir auch arbeiten, ob imManagement, im Vertrieb, in der Buchhaltung, imMarketing oder in der öffentlichen Verwaltung: Allengemein ist die Abwicklung der Geschäftstätigkeit mitPapier- und digitalen Dokumenten unterschiedlichsterArt. Betrachtet man die Mechanismen und Werkzeuge,die uns hierfür zur Verfügung stehen, erkennt man raschden Mangel an Effektivität. Enorm viel Zeit geht alleindurch die Verwaltung der Information an unterschiedlichstenOrten wie dem E-Mail-System, der Papierablage oderdem File-System verloren. Dazu kommt der hohemanuelle Aufwand für die Informationsverwaltung.Abhilfe schafft hier eine durchgängige Enterprise-Content-Management-(ECM)-Plattform wie ELOenterprise.Diese verwaltet alle vorhandenen Informationen undDokumente in einem Repository und stellt leistungsfähigeDMS-Funktionalität zur Verfügung, welche die Effizienzund Qualität der täglichen Arbeit nachhaltig steigert.

Enterprise Content Management für effektive Teamarbeit

I M T E A M U N D V E R N E T Z T A R B E I T E N

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„Mit dem richtigen Werkzeugkann der Mensch viel bewegen“

Das Modul basiert auf einer neuronalen Netzdatenbankund ist daher in der Lage, völlig unstrukturiertesInformationsgut zu verarbeiten. Das System ist selbst lernendund verbessert - wenn möglich eigenständig - seineArbeitsergebnisse. Es ist nicht an Regel basierteAlgorithmen gebunden, was zu einer hohen Flexibilitätführt. Das Einsatzspektrum des ELO DocXtractor ist viel-fältig, so kann beispielsweise der komplette Rechnungs-eingang mit nachgelagerter Verbuchung automatisiertwerden. Wichtige Belegdaten wie Positionen,Rechnungsnummern etc. werden dabei selbstständigvom System extrahiert. Erhebliche Einsparungen an Zeitund Kosten sind die Folge. Ob im Qualitätswesen, derPersonalabteilung oder im Vertrieb: Überall wo größereMengen von Dokumenten eingehen, ist der ELODocXtractor die richtige Wahl, um die Informationenautomatisch zu klassifizieren, zu extrahieren und demrichtigen Bearbeitungsprozess zuzuordnen.

Zur Bewältigung, Erfassung und Verwaltung derInformationsflut, mit der sich heute jedes Unternehmenkonfrontiert sieht, bedarf es leistungsfähiger Mechanis-men. Mit den herkömmlichen Bearbeitungsmethodenund Werkzeugen, sprich der manuellen Bearbeitung derEingangspost sowie der Informationsverwaltung im Datei-System, ist eine Leistungssteigerung nicht zu erreichen.Der zunehmende Kostendruck lässt aber kaum nocheine andere Wahl. Intelligente Module von ELOenterpriseschaffen hier Abhilfe: Sie übernehmen bisher mühsammanuell durchgeführte Arbeitschritte und entlasten denMenschen dadurch nachhaltig. Spezialisiert auf dieVerarbeitung großer Belegmengen, verarbeitet das ELODocXtractor-Modul eingehende Dokumente vollautoma-tisch. Es analysiert Belege und E-Mails eigenständig undextrahiert automatisch inhaltlich wichtige Daten für nach-gelagerte Prozesse.

Intelligente Informationsverarbeitung und Wissensmanagement mit ELOenterprise

G E W I N N M A X I M I E R U N G I S T D A S Z I E L

„Hart arbeiten viele, ...

... erfolgreich sind jedoch nur diejenigen,die auch intelligent arbeiten“

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Der komplette Geschäftsprozess kann damit auf einemRepository und einer einheitlichen Datenbasis aufgebautwerden, was doppelte Datenhaltung und Schnittstellen-probleme vermeidet - und damit die Kosten minimiert.Dabei transformiert ELOenterprise automatisch dieFormate im Sinne einer raschen und komfortablenGeschäftsabwicklung und führt über das Internet bereit-gestellte Dokumente und Daten direkt dem internenGeschäftsprozess zu. Das Ergebnis sind neueGeschäftsmodelle sowie neue Möglichkeiten derZusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern. Füreine zeitnahe Abwicklung lassen sich diese nahtlos inden kompletten Unternehmensprozess einbinden, wobei dieDatensicherheit jederzeit über spezielle Verschlüsselungs-und Authentifizierungsmechanismen gewahrt ist.Funktionen, die ELOenterprise per se bereitstellt.

Das Internet als Kommunikationsplattform hat vieles inunserem beruflichen sowie privaten Umfeld revolutio-niert. Es stellt heute ein mächtiges Werkzeug für über-greifende Kommunikation und die Abwicklung vielfältigsterGeschäftsprozesse dar. Über Unternehmens- undLandesgrenzen hinweg eröffnet es die Möglichkeit, welt-weit Geschäftstransaktionen durchzuführen. ELOenterpriseträgt dieser Entwicklung in besonderem Maße Rechnung.Technologisch basiert die ECM-Suite auf internationalenStandards und Protokollen (JSR 168, HTML, XML usw.),die eine nahtlose Integration in die Internetwelt erlau-ben. Sie ist durchgängig in Java-Technologie entwickelt,läuft auf nahezu allen Plattformen und lässt sich einfachin Portale und eigene Internetseiten integrieren. DerVorteil: Informationsinhalte können durchgängig voninnen nach außen bereitgestellt oder übernommen werden.

Internet und Portaltechnologie eröffnen neue Möglichkeiten

D I E Z U K U N F T F E S T I M B L I C K

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„Wer zu neuen Ufern aufbrechen möchte,muss die alten verlassen“

„Zukunft gestalten heißt,neue Technologien zu nutzen“

Enterprise-Content-Management-Systeme sind heutedie Basis, um bestehende Fachapplikationen zu ver-zahnen sowie Dokumente und wichtigeInformationsinhalte in ein gemeinsames Repositoryzu überführen. Sie sind spezialisiert auf dieVerwaltung von unterschiedlichem Content, vor allemauch zur Sicherstellung rechtlicher Anforderungen.Ihre Stärke liegt darin, Geschäftsprozesse komplettvon Anfang bis Ende zu begleiten und ohneMedienbruch an jeder Stelle die benötigtenInformationsinhalte bereitzustellen. Wo bishermanuelle Bearbeitung angesagt war, bieten sie alleVorteile der Automatisierung. Das spart Zeit undKosten.

Heute stellt sich nicht mehr die Frage ob, sondernvielmehr warum wir noch kein ECM-System einset-zen. Der Handlungsbedarf ist an so vielen Stellensichtbar. Ob es nun um die dringend zu archivierendenE-Mails, die automatische Verarbeitung derEingangsrechnungen, die zentrale Projektverwaltungoder nur die Abbildung einer digitalen Kunden- oderAuftragsakte geht. All dies birgt so großesOptimierungspotenzial, dass dringender Handlungs-bedarf besteht. Den größten Nutzen erzielen Sie,wenn die Lösung optimal auf Ihre eigenen individuellenGeschäftsprozesse abgestimmt ist. Hierfür steht Ihnenein Team von spezialisierten ELO Business-Partnern,aber auch unabhängigen Beratern zur Seite. VerlierenSie darum keine Zeit und starten Sie jetzt!

Ihre ELO Digital Office GmbH

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Hauptsitz:

ELO Digital Office GmbH

Heilbronner Straße 150

D-70191 Stuttgart

info@elo.com

www.elo.com

Ihr ELO-Partner:

ELO solutions improve business processes

© ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Germany. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigungder ELO Digital Office GmbH. Technische Änderungen vorbehalten. Printed in Germany. Artikel-Nr. 99028-00-06.