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E-Mail-Archivierung – eine neue Herausforderung

Ausgangssituation

• Elektronische Kommunikation in Form von E-Mails ist heute

grundlegender Bestandteil jeder modernen Unternehmens-

struktur

• Immer größere Teile der geschäftlichen Kommunikation

werden über E-Mails abgewickelt (Bestellungen, Angebote,

Organisatorisches)

• Gesetzliche Vorgaben verpflichten zur lückenlosen

Dokumentation jeglicher geschäftsrelevanter Korrespondenz

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Architektur einer E-Mail-Datei

Persönliche

Informationen

Private

Informationen

E-Mail

E-Mail-Anhang

Geschäftliche Informationen

Protokolle, Berichte, Angebote, Rechnungen,

Präsentationen, Gutachten, Projektdaten, etc.

Sicherheitsrelevante Daten

(Viren, Spam, etc.)

Unternehmens-

wissen

Datenschutz-

bestimmungen

Aufbewahrungs

richtlinien

Geschäftliche

InformationenWirtschaftlichkeit

Archivierungs-

pflichtige

Informationen

Postgeheimnis

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E-Mails: Die Vorschriften

Richtlinien und Vorschriften, die den

Umgang mit E-Mails regeln:

GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

AO Abgabenordnung

HGB Deutsches Handelsgesetzbuch

KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich

Basel II Neufassung der internationalen Eigenkapitalanforderungen für

Kreditinstitute durch den Baseler Ausschuss für Bankenaufsicht

BDSG Bundesdatenschutzgesetz

GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

TKG Telekommunikationsgesetz

HIPPA Health Insurance Portability & Accountability Act

SOX /SOA Sarbanes Oxley Act

und viele mehr...

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E-Mail-Archivierung – eine rechtliche Herausforderung!

Die korrekte Umgang von E-Mails ist komplex, denn:

• Jede gesendete E-Mail ist ein abgeschlossener Vorgang

• Die Inhalte einer E-Mail können jederzeit manipuliert werden und

müssen daher vor Missbrauch geschützt werden

• Das Konvertieren von E-Mails in Formate wie PDF, Tiff, JPEG,

(Dokumentenmanagement-Formate), oder ein Ausdruck auf

Papier zu Archivierungszwecken hat keine gerichtlich anerkannte

Beweiskraft!!!

• E-Mail-Informationen verlieren niemals an Aktualität

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E-Mail-Archivierung – eine wirtschaftliche Herausforderung!

Die korrekte Umgang von E-Mails ist komplex, denn:

• E-Mails enthalten wichtige geschäftliche Informationen und

transportieren somit Unternehmenswissen, was für die

Wirtschaftlichkeit von hoher Bedeutung sein kann

• E-Mails dokumentieren Arbeitsabläufe und geschäftliche

Vorgänge, deswegen gelten rechtliche Regeln zur Archivierung

(Compliance)

• E-Mails enthalten persönliche Informationen über Ihre Absender,

Empfänger oder Dritte und obliegen Richtlinien zum Datenschutz

und Postgeheimnis

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Wirtschaftliche Aspekte der E-Mail-Archivierung

Organisierte E-Mail-Verwaltung und Archivierung:

• Fördert die Transparenz über das Unternehmenswissen

• E-Mail-Archivierung ist eine Chance zu einer verbesserten

Unternehmenskultur- und Kommunikation

• Beinhaltet Implementierung einer E-Mail Policy

(Vertrag mit den Angestellten, Sensibilisierung für den

Umgang mit E-Mails)

• Spart Zeit und damit Kosten

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Anforderungen an E-Mail- und Dokumenten-Archivierungssysteme

• Garantie der Unveränderbarkeit des Archivs (Fixed Content)

• Hoheit der archivierten E-Mail-Daten E-Mail muss beim

Besitzer bleiben

• Einfache Bedienung

• Kein administrativer Aufwand

• One-Point-Configuration

• Absolute Sicherheit vor Datenverlusten

• Verfügbare und schnelle Online-Daten anstelle von

langsamen Offline-Archiven

• Einfache Integration in bestehende IT-Infrastruktur

• Einfache Integration in vorhandene Speicher- und Backupsystem

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EMA® – E-Mail- und Dokumenten-Archivierung clever gelöst

EMA® -Features (Alleinstellungsmerkmale)

• Einfache Plug&Play Installation mit 3 Anschlüssen: WAN, LAN, Strom für direkte Integration von EMA® in Umgebungen mit SMTP/POP3; alternativ einfache Integration in bestehende Mailserver (z.B. Exchange, Scalix, Tobit, Lotus Notes, etc.), ohne aufwändige zusätzliche Software- oder Systeminstallation

• Betrieb unabhängig von vorhandenen Hardwarekomponenten und verwendeten Betriebssystemen

• Speicherunabhängige Archivierung (lokale oder externe Speichersysteme, z.B. Windows Dateiserver, Unix NFS Ressourcen, etc.)

• Maximaler Datenschutz durch Verschlüsselung aller E-Mails (AES-Verfahren mit 128 Bit)

• Sicherer Online-Archiv-Zugang durch SSL-Verschlüsselung

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EMA® – E-Mail- und Dokumenten-Archivierung clever gelöst

EMA® -Features (Alleinstellungsmerkmale)

• Fälschungssichere digitale Signatur aller E-Mails durch ANA® Automated Network Administrator

• Wiederherstellen gelöschter oder verloren gegangener E-Mails mit nur einem einzigen Mausklick!

• Kein administrativer Aufwand durch den Einsatz von ANA® Automated Network Administrator (Automatischer Download und Installation neuster Software-Updates, Erstellen digitaler Signaturen, Überwachung sicherheitsrelevanter Authentifizierungen und Remote-Verbindungen)

• Möglichkeit zur Übernahme bestehender E-Mail-Daten in das E-Mail-Archiv zur Entlastung von Server und Client (optional)

• 3 Jahre kostenfreier Updateservice und Support (inkl. digitalem Signaturdienst)

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Einfache Implementierung: Funktioniert „out-of-the-box“

• Die Lösung ist sehr schnell betriebsbereit.

WAN, LAN, Strom anschließen. Fertig!

Ready touse

PowerWANLAN

Out of the Box

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Einfache Implementierung: Im Bridge-Modus

Keine Änderung am Netzwerk notwendig – System funktioniert Plug & Play

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Einfache Implementierung: Verwendung als Router

EMA® kann die Aufgaben eines Routers übernehmen

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Einfache Implementierung: Integration in Mailserver-Umgebung

Archivierungs-Szenario für interne und externe E-Mail-Kommunikation

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Implementierung: Einmalige Konfiguration

System läuft und funktioniert nach wenigen Schritten

Konfigurationseinstellungen erfordern keine

Fachkenntnisse

(1) Passwort setzen

(3) Speicherort für das Archiv angeben(2) Nutzart festlegen

Keine Änderungen an Client-Rechnern oder Servern nötig.

EMA® findet und sichert E-Mail Konten selbstständig.

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Einfach zu bedienen

Die archivierten E-Mails können mit nur

einem Mausklick wiederhergestellt werden!

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Besondere Sicherheitsmerkmale des EMA®-Archivs

• Erstellung einer 2. Kopie des Archivs in räumlich getrennt

aufbewahrter Location

• Backup von Archiv jederzeit (Planung und Ausführung von Backup

des E-Mail-Archivs)

• Migration des Archivs auf moderne Speichermedien ist zu jedem

Zeitpunkt möglich

• Automatische Administration in Verbindung mit ANA-Server®-

Technologien

• Fälschungssichere Digitale Signatur für archivierte E-Mail-Daten

• Archiviert unabhängig von Server und Client E-Mail-Daten im

Standard-SMTP-Format

• Der Zugang zum Archiv ist nur von autorisiertem Besitzer möglich

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Herkömmliches Archiv

E-Mail- und Dokumenten-Daten sind nicht ausreichend geschützt

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Das EMA®-E-Mail- und Dokumenten-Archiv

Revisionssichere Archivierung durch intelligentes Sicherheitskonzept

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ANA® Automated Network Administrator: Funktionsweise

Fälschungssichere digitale Signatur für archivierte E-Mails, Zeit- und Datumsstempel

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ANA® Automated Network Administrator: Funktionsweise

Administrationsfreier Betrieb von EMA®

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EMA® Volltextsuche – Professionell und einfach

• Hohe Benutzerfreundlichkeit

• Intuitiv benutzbar - ohne Vorkenntnisse

• Benutzer definiert, wie komplex der Suchdialog gestaltet wird

• Moderne und umfangreiche Volltextsuche in E-Mails und

gängigen Anhängen sowie in archivierten Dokumenten

• Schnelle Bereitstellung des Suchergebnisses

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EMA® Volltextsuche – Professionell und einfach

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Klassiche Dokumenten-Archivierung – ein notwendiges Übel?

Herkömmliche Dokumenten-Archivierungslösungen erfordern:

• Hohes Bedienungs-Know-How

• komplexes Ablagesysteme

• bilden oft die gewöhnliche Papierablage nach

• Verursacht hohe Kosten

• hohen Arbeitsaufwand

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Print To Archive®– Dokumenten-Archivierung einmal anders

Dokumentenarchvierung einmal anders – Frei nach dem

Motto„ungeordnet archivieren, einfach suchen, geordnet finden

und

wiederherstellen

• Keine zusätzlichen Änderungen an vorhandener Software- oder

Hardware

• Alle Abläufe bleiben unverändert

• Herkömmliche Drucker wird für Archivierung benutzt

• Einfache und professionelle Volltextsuche

• Jedes gefundene Dokument kann in unveränderter Form per

Mausklick wiederhergestellt werden

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Print To Archive®– Dokumenten-Archivierung einmal anders

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Erweiterter Schutz u. „Gewaltenteilung“ durch das 4-Augen-Prinzip

Mit Hilfe des 4-Augen-Prinzips kann das Unternehmen bei der

Konfiguration von EMA festlegen, welche Operationen nicht von

einer Person allein ausgeführt werden dürfen.

Übersicht der Funktionen, die mit dem 4-Augen –Prinzip

eingeschränkt werden können:

Infrastruktur

Netzwerk

Storage

Mailserver

Handling

Audit

Suche

Filter

Datenschutz

Export

Löschen

Benutzerverwaltung

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4-Augen Prinzip - Professioneller Schutz für das E-Mail Archiv

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4-Augen Prinzip - Professioneller Schutz für das E-Mail Archiv

Funktionen, die über das

4-Augen-Prinzip eingeschränkt sind,

werden im Interface mit einem

Augen-Symbol gekennzeichnet.

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Erweiterter Schutz u. „Gewaltenteilung“ durch das 4-Augen-Prinzip

• Die Verantwortung bei kritischen Vorgängen am E-Mail und

Dokumenten-Archiv kann so auf mehrere Schultern verteilt

werden (und dem Unternehmen so zu mehr Rechtssicherheit

verhelfen)

• Individuelle Mitarbeiter- und IT-Richtlinien, wie in Banken oder

Versicherungen üblich, können so einfach und effektiv umgesetzt

werden.

• Die Möglichkeiten des 4-Augen-Prinzips gewährleisten maximalen

Schutz für das E-Mail-Archiv, minimieren das Risiko von

Bedienungsfehlern und sorgen für mehr Sicherheit Ihrer

Unternehmensdaten - nach innen wie nach außen.

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EMA® E-Mail-Import-Assistent

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Zusammenfassung: Solutions for Business Continuity

Skalierbarkeit: EMA® stellt kein Hindernis bei wachsenden

Datenmengen dar. Die Kapazität ist nicht limitiert.

Einfache Nutzung: Jeder Benutzer hat leichten Zugriff auf seine

E-Mails. Administratoraufgaben erledigen sich mit wenigen

Klicks.

Geringe TCO: Vorhandene IT-Infrastruktur kann vollständig

genutzt werden, es ist keine zusätzliche Hardware notwendig.

Moderne E-Mail-und Dokumenten-

Archivierungs-Technologien

einfach und professionell

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Vielen Dank für

Ihre Aufmerksamkeit