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WebtopVersión 6.7

Guía del usuario

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Tabla de Contenidos

Prefacio ............................................................................................................................... 13

Capítulo 1 Repositorios ................................................................................................ 15Iniciar sesión en un repositorio .......................................................................... 15Iniciar sesión en un repositorio mediante la autenticación SSO deWebSEAL..................................................................................................... 16Iniciar sesión como usuario rápido ................................................................ 17Iniciar sesión en otro repositorio .................................................................... 17Cerrar la sesión de todos los repositorios........................................................ 18Definir los repositorios favoritos.................................................................... 18

Explorar repositorios ........................................................................................ 18Seleccionar las columnas que aparecen en las listas ......................................... 19Explorar categorías ....................................................................................... 20

Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección ................................... 21Definir las preferencias ..................................................................................... 22Abrir una ventana de repositorio adicional......................................................... 24Arrastrar y colocar............................................................................................ 24Hacer clic con el botón derecho ......................................................................... 25Ver mensajes .................................................................................................... 25Ver el estado de las operaciones en segundo plano.............................................. 25Actualizar la página.......................................................................................... 25Seleccionar la transferencia de contenido HTTP o UCF........................................ 26Uso de los cuadros de diálogo modales .............................................................. 26Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de MyDocumentum ................................................................................................... 27Ver la información del producto ........................................................................ 27

Capítulo 2 Archivos y carpetas .................................................................................... 29Crear un archivo............................................................................................... 29Crear una carpeta ............................................................................................. 29Crear un archivador.......................................................................................... 30Definir las propiedades ..................................................................................... 30Retirar y editar archivos .................................................................................... 31Información general sobre retirada y edición .................................................. 31Retirar archivos ............................................................................................ 32Registrar archivos......................................................................................... 33Información de registro............................................................................. 33Versiones ................................................................................................. 35Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente ................... 36

Cancelar la retirada de archivos ..................................................................... 36Ver archivos retirados actual y recientemente ................................................. 37

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 3

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Tabla de Contenidos

Ver un archivo en modo de sólo lectura.............................................................. 37Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo............................................... 38Restaurar los formatos de archivo asociados a los valorespredeterminados .......................................................................................... 39

Importar archivos en el repositorio .................................................................... 39Importar objetos OLE enlazados ........................................................................ 40Exportar archivos del repositorio ....................................................................... 41Exportación detallada ................................................................................... 42

Eliminar elementos del repositorio .................................................................... 42Mover un elemento a otra ubicación del repositorio ............................................ 43Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio................................ 44Ver el Portapapeles ........................................................................................... 44Enlaces ............................................................................................................ 45Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio..................................... 45Enlazar un elemento a otro repositorio........................................................... 45Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento ......................... 46Enlazar un elemento de repositorio a su equipo.............................................. 47Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos desu explorador ............................................................................................... 47Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento delrepositorio ................................................................................................... 48Conversión de las DRL de escritorio en las URL de Webtop............................. 48Abrir enlaces enviados por correo electrónico................................................. 49Acceder al DRL de una versión de documento eliminada delrepositorio ................................................................................................... 49

Suscripciones ................................................................................................... 50Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo ............................. 50Exportar la información mostrada en una lista.................................................... 51Exportar resultados de búsqueda específicos como un archivo CSV ................. 52

Capítulo 3 Mensajes de correo electrónico .................................................................. 53Compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correoelectrónico ....................................................................................................... 53Almacenamiento de los anexos de correo electrónico .......................................... 54En el modo Colaboración .............................................................................. 54En el modo Archivo ...................................................................................... 54

Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio .......................... 54Conversión del correo electrónico al formato EMCMF..................................... 55

Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización................................... 58Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF ............................... 59Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio ................................... 59Buscar y abrir un anexo de correo electrónico ..................................................... 59Crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico ................................. 60Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio ...................................... 60Buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece el anexo ........................ 61

Capítulo 4 Buscar ......................................................................................................... 63Ejecutar una búsqueda simple ........................................................................... 63Definir más los términos de búsqueda............................................................ 63

Ejecutar una búsqueda avanzada ....................................................................... 66

4 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Tabla de Contenidos

Especificar valores para una búsqueda avanzada ............................................ 66Ver los resultados de la búsqueda ...................................................................... 70Exploración inteligente ................................................................................. 71Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real..................................... 71Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos ............................... 73

Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda........................ 73Mejorar su experiencia de búsqueda .................................................................. 73Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda ................. 74Indexar un repositorio .................................................................................. 75Elementos que se pueden buscar ................................................................... 76

Búsquedas guardadas ....................................................................................... 76Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante .......................................... 77Ejecutar una búsqueda guardada................................................................... 77Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutarla búsqueda.................................................................................................. 77Editar una búsqueda guardada...................................................................... 78Copiar una búsqueda guardada..................................................................... 78

Plantillas de búsqueda ...................................................................................... 79Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda ................................. 79Crear una plantilla de búsqueda .................................................................... 79Editar una plantilla de búsqueda ................................................................... 80Modificar la definición de una plantilla de búsqueda ...................................... 80Copiar una plantilla de búsqueda .................................................................. 81

Definir preferencias de búsqueda ...................................................................... 82

Capítulo 5 Bandeja de entrada ..................................................................................... 83Bandeja de entrada información general............................................................. 83Abrir tareas o notificaciones .............................................................................. 83Realizar tareas .................................................................................................. 84Completar una tarea ......................................................................................... 85Aceptar tareas asignadas a varios usuarios ......................................................... 85Rechazar una tarea ........................................................................................... 86Delegar una tarea ............................................................................................. 86Repetir tareas ................................................................................................... 87Cambiar la disponibilidad para las tareas ........................................................... 87Tareas de cola de trabajos .................................................................................. 88Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola ........................................ 88Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos .......................... 89Seleccionar tareas de la cola........................................................................... 90

Capítulo 6 Flujos de trabajo y flujos rápidos ................................................................ 91Iniciar flujos de trabajo...................................................................................... 91Enviar flujos rápidos......................................................................................... 92Ver flujos de trabajo .......................................................................................... 93Pausar un flujo de trabajo.................................................................................. 94Reanudar un flujo de trabajo en pausa ............................................................... 94Detener un flujo de trabajo ................................................................................ 94Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o unejecutante del flujo de trabajo ............................................................................ 95Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo...................................................... 95

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 5

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Tabla de Contenidos

Cambiar el supervisor del flujo de trabajo .......................................................... 96Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo deMicrosoft Excel................................................................................................. 96Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo................................ 96Crear una plantilla de flujo de trabajo ................................................................ 97

Capítulo 7 Colas de trabajos ........................................................................................ 99Roles de colas de trabajos .................................................................................. 99Configuración de administración de colas ........................................................ 100Configurar una nueva cola de trabajos ............................................................. 101Configurar la coincidencia de asignación de trabajo .......................................... 102Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso ......................... 102Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo ................................. 103Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una colade trabajos ................................................................................................. 104

Políticas de colas de trabajos............................................................................ 105Prioridades de tareas .................................................................................. 105Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad yantigüedad de las tareas.......................................................................... 106

Crear o modificar políticas de colas.............................................................. 106Definir una categoría de cola ........................................................................... 108Definir una cola de trabajos ............................................................................. 108Definir políticas de anulación de colas de trabajos............................................. 110Gestionar usuarios de colas de trabajos ............................................................ 111Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos .............................................. 111Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos ............................................... 112Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación detrabajo ...................................................................................................... 112Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos.............................. 114

Supervisar colas de trabajo .............................................................................. 115Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuariodeterminado .............................................................................................. 116Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario ............... 117Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos ............................ 117Suspender una tarea de cola de trabajos ....................................................... 118Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos.................................... 118Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola................................... 118

Crear calendarios comerciales ......................................................................... 119

Capítulo 8 Ciclos de vida ............................................................................................ 121Ver ciclos de vida............................................................................................ 121Asignar un ciclo de vida a un archivo .............................................................. 121Quitar ciclos de vida de archivos ..................................................................... 122Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida..................................... 122Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida ....................................... 122Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida ...................................... 123Reanudar un archivo suspendido .................................................................... 123

Capítulo 9 Colaborar con otros usuarios ................................................................... 125Crear y editar texto con formato ...................................................................... 125

6 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Tabla de Contenidos

Discusiones .................................................................................................... 126Ver discusiones........................................................................................... 126Agregar y editar comentarios ...................................................................... 127Eliminar comentarios.................................................................................. 128Discusiones en los resultados de búsqueda................................................... 128

Notas............................................................................................................. 128Carpetas y archivadores contextuales............................................................... 129Calendarios.................................................................................................... 130Crear calendarios y eventos......................................................................... 131Especificar propiedades de eventos repetidos ............................................... 133Ver calendarios y eventos ............................................................................ 134Editar calendarios y eventos ........................................................................ 134Eliminar calendarios y eventos .................................................................... 135Calendarios en los resultados de búsqueda .................................................. 135Exportar e importar con calendarios ............................................................ 135

Tablas de datos ............................................................................................... 136Crear tablas de datos y entradas .................................................................. 136Ver tablas de datos...................................................................................... 139Ver las entradas de la tabla de datos............................................................. 139Editar tablas de datos.................................................................................. 140Editar las entradas de la tabla de datos......................................................... 140Eliminar tablas de datos .............................................................................. 141Importar y exportar con tablas de datos ....................................................... 141

Salas .............................................................................................................. 141Visitar salas................................................................................................ 142Enlazar a salas............................................................................................ 142Acerca de los objetos controlados por salas................................................... 142Quitar el control de los objetos de una sala ............................................... 143

Crear una sala ............................................................................................ 143Editar las propiedades de una sala............................................................... 145Pertenencia a salas ...................................................................................... 145Copiar salas ............................................................................................... 147Mover o enlazar a una sala .......................................................................... 147Eliminar una sala........................................................................................ 147

Gestionar la pertenencia a salas ....................................................................... 148Administrar usuarios sin la función de administrador....................................... 150Crear nuevos usuarios ................................................................................ 151Modificar usuarios...................................................................................... 152Ocultar usuarios (ocultar miembros) ............................................................ 153Carpetas restringidas ................................................................................. 153

Capítulo 10 Formularios ............................................................................................... 155Introducir datos en formularios ....................................................................... 155Formato de texto en un formulario .................................................................. 155Crear nuevos formularios................................................................................ 157Guardar como funcionalidad........................................................................... 158

Capítulo 11 Registros ................................................................................................... 159Declarar documentos electrónicos o físicos como registros formales................... 159Introducción de valores en el formulario de registros formales ...................... 165Introducción de valores en el formulario DoD pertinente al declararregistros formales del Departamento de Defensa .......................................... 167Introducción de valores en el formulario de registros estándarDoD....................................................................................................... 167

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 7

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Tabla de Contenidos

Introducción de valores en el formulario de registros de correoelectrónico DoD...................................................................................... 172Introducción de valores en el formulario de registros clasificadosDoD....................................................................................................... 176

Ver asociaciones de registros de documentos .................................................... 186Enlazar un registro ......................................................................................... 187Crear y ver relaciones de registros ................................................................... 187Quitar una relación de registros....................................................................... 190Realizar una solicitud de biblioteca .................................................................. 190Ver/editar una solicitud de biblioteca ............................................................... 198

Capítulo 12 Documentos virtuales ............................................................................... 201Información general sobre los documentos virtuales ......................................... 201Crear un documento virtual ............................................................................ 201Ver la estructura de un documento virtual........................................................ 202Ver el contenido de documentos virtuales ........................................................ 202Agregar descendientes a documentos virtuales................................................. 203Reordenar los descendientes de documentos virtuales ...................................... 205Quitar descendientes de documentos virtuales ................................................. 206Especificar que una versión determinada de un descendiente siemprese utilice siempre ............................................................................................ 206Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales ................................ 207Crear un archivo de documentos virtuales ....................................................... 207Convertir documentos virtuales en documentos simples ................................... 208Definir las preferencias de documentos virtuales .............................................. 209

Capítulo 13 Anotaciones en PDF .................................................................................. 211Información general acerca de las anotaciones PDF........................................... 211Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al verun PDF .......................................................................................................... 211Agregar comentarios a documentos PDF.......................................................... 212Ver los comentarios de documentos PDF.......................................................... 212

Capítulo 14 Relaciones ................................................................................................. 213

Capítulo 15 Copias y transformaciones ....................................................................... 215Información general sobre copias y transformaciones........................................ 215Consulta de una lista de las diferentes copias de un archivo .............................. 216Importar copias .............................................................................................. 216Transformar documentos al formato PDF o HTML ........................................... 216Crear copias mediante transformaciones .......................................................... 217Creación de un archivo relacionado mediante transformación ........................... 218

Capítulo 16 Programación ............................................................................................ 221Información general sobre programaciones ...................................................... 221Crear una programación ................................................................................. 221Editar una programación existente .................................................................. 222

8 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Tabla de Contenidos

Editar reglas de programación......................................................................... 222Reglas de programación.................................................................................. 223Quitar una programación de un elemento ........................................................ 225Eliminar una programación............................................................................. 225La programación de Webtop Express ............................................................... 226

Capítulo 17 Conjuntos de permisos ............................................................................. 229Información general sobre los conjuntos de permisos ........................................ 229Permisos básicos............................................................................................. 229Permisos extendidos ....................................................................................... 230Crear o editar un conjunto de permisos ............................................................ 231Editar permisos .............................................................................................. 231

Capítulo 18 Usuarios, grupos y roles ........................................................................... 235Usuarios ........................................................................................................ 235Localizar a un usuario................................................................................. 235Crear o editar un usuario ............................................................................ 236Propiedades de usuario............................................................................... 236Importar usuarios a partir de la información contenida en unarchivo de entrada ...................................................................................... 238Archivo de entrada para nuevos usuarios................................................. 238

Activar o desactivar usuarios....................................................................... 240Cambiar el repositorio inicial de un usuario ................................................. 240Ver los grupos a los que pertenece un usuario .............................................. 241Reasignar elementos de un usuario a otro .................................................... 241Eliminar un usuario .................................................................................... 241Ver registros de administración de usuarios ................................................. 242

Grupos .......................................................................................................... 242Crear o editar un grupo .............................................................................. 242Propiedades de grupo................................................................................. 243Agregar o quitar miembros de un grupo ...................................................... 245Reasignar elementos de un grupo a otro....................................................... 245Ver los grupos a los que pertenece un grupo................................................. 246Ordenar grupos y miembros de grupos........................................................ 246Eliminar un grupo ...................................................................................... 246

Roles ............................................................................................................. 247Crear o editar un rol ................................................................................... 247Propiedades de rol...................................................................................... 247Agregar o quitar miembros de un rol ........................................................... 248Reasignar elementos de un rol a otro ........................................................... 249Ver los grupos a los que pertenece un rol...................................................... 249Eliminar un rol ........................................................................................... 249

Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativosMicrosoft Windows y Mac ......................................................................... 251

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 9

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Tabla de Contenidos

Lista de figuras

Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista ......................................... 22Figura 2. Visor HTML para el correo electrónico ................................................................... 56Figura 3. Búsqueda mejorada .............................................................................................. 57Figura 4. Utilidad de conversión para correos electrónicos .................................................... 58Figura 5. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda................... 72Figura 6. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y

roles de una sala ............................................................................................. 146Figura 7. Ficha Crear cuando se declara un elemento .......................................................... 160Figura 8. Ficha Crear cuando se declaran varios elementos.................................................. 161Figura 9. Listas de suscripción de clasificación.................................................................... 162Figura 10. Declarar registro formal ...................................................................................... 164Figura 11. Formulario de registro de correo electrónico......................................................... 164Figura 12. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales ............... 165Figura 13. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales

estándar......................................................................................................... 168Figura 14. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales

de correo electrónico....................................................................................... 172Figura 15. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales

clasificados..................................................................................................... 176Figura 16. Pantalla predeterminada al crear una relación de registros .................................... 189Figura 17. Pantalla Relaciones de registros ........................................................................... 190Figura 18. Pantalla que se muestra cuando el contacto ESTÁ asociado a una dirección ............ 192Figura 19. Pantalla que aparece al realizar la solicitud para otra persona si el

usuario es un gestor de retención..................................................................... 193Figura 20. Números de teléfono que aparecen para el contacto .............................................. 194Figura 21. Edición de la pantalla de números de teléfono ...................................................... 195Figura 22. Opciones de botón derecho de un cuadro ............................................................. 196Figura 23. Selección de la dirección de envío ........................................................................ 198

10 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Tabla de Contenidos

Lista de tablas

Tabla 1. Preferencias generales........................................................................................... 22Tabla 2. Preferencias de formatos ....................................................................................... 23Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades ............................................. 31Tabla 4. Información de registro......................................................................................... 34Tabla 5. Ficha Formatos ..................................................................................................... 38Tabla 6. Propiedades de archivos importados ..................................................................... 39Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados ................................ 55Tabla 8. Definir más los términos de búsqueda.................................................................... 64Tabla 9. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada ..................................................... 67Tabla 10. Selección de una relación de propiedad a valor....................................................... 69Tabla 11. Roles de usuario para colas de trabajos .................................................................. 99Tabla 12. Estados del ciclo de vida comunes ....................................................................... 121Tabla 13. Herramientas de edición de texto con formato ...................................................... 125Tabla 14. Eventos de calendario ......................................................................................... 131Tabla 15. Tipos de campo de la tabla de datos..................................................................... 137Tabla 16. Editar tipos de campos de tabla de datos.............................................................. 138Tabla 17. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario ............................ 155Tabla 18. Motivos por los que no se pueden seleccionar una carpeta .................................... 162Tabla 19. Atributos para registros formales......................................................................... 166Tabla 20. Atributos para registros estándar......................................................................... 169Tabla 21. Atributos para registros de correo electrónico....................................................... 174Tabla 22. Atributos para registros clasificados .................................................................... 179Tabla 23. Tipos de objetos válidos para las relaciones de registros ........................................ 188Tabla 24. Atributos de la pantalla Realizar solicitud de biblioteca......................................... 196Tabla 25. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de arrastrar

y colocar en un documento virtual ................................................................... 204Tabla 26. Preferencias de documento virtual....................................................................... 209Tabla 27. Reglas de programación...................................................................................... 223Tabla 28. Funciones del usuario limitado............................................................................ 226Tabla 29. Permisos básicos................................................................................................. 229Tabla 30. Permisos extendidos ........................................................................................... 230Tabla 31. Propiedades de usuario....................................................................................... 236Tabla 32. Valores predeterminados para nuevos usuarios ................................................... 239Tabla 33. Privilegios de grupos .......................................................................................... 243Tabla 34. Propiedades de grupo......................................................................................... 243Tabla 35. Propiedades de rol.............................................................................................. 248Tabla 36. Accesos directos del teclado ................................................................................ 251

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 11

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Tabla de Contenidos

12 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Prefacio

Webtop es una aplicación basada en WDK. Las aplicaciones basadas en WDK están incorporadasen la funcionalidad WDK (Web Development Kit). Las aplicaciones basadas en WDK permiten elacceso a un repositorio de EMC Documentum mediante un explorador Web. La funcionalidad WDKpermite obtener acceso, editar y gestionar el contenido de varios repositorios. Mediante la funciónWDK, puede distribuir el contenido utilizando procesos empresariales automatizados; restringir elacceso a contenido según los conjuntos de permisos; y asignar números de versión al contenido que leayudarán a realizar un seguimiento de las revisiones.

Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el que trabaja y quecomparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad, herramientas y servicios paracompartir contenido entre muchos usuarios. Los procesos controlan la distribución automatizada delcontenido y le asignan ciclos de vida de documentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar yreenviar contenido, sin importar los conocimientos técnicos del usuario.

Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido:

• El contenido, que forma el archivo; es decir, el texto, gráficos, sonido, vídeo, contenido binario uotro contenido.

• Las propiedades, es decir, las características descriptivas del archivo, como su fecha de creación,autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedad sólo los puede editar elcreador del archivo o un usuario con una configuración de seguridad lo suficientemente alta.

La guía explica cómo utilizar EMC DocumentumWebtop y describe el comportamiento de la interfazde Webtop. La instalación se puede personalizar. Si es así, es posible que los elementos de la interfazque vea no correspondan con los que se describen en este manual.

Posibles destinatariosEn este manual se asume que el lector está familiarizado con las convenciones de Microsoft Windowsy los exploradores Web y que sabe cómo abrir, cerrar, cambiar de tamaño y mover ventanas, asícomo explorar mediante el uso de hipervínculos y botones. También debe saber cómo trabajar convarias ventanas y gestionar archivos del equipo, así como poder realizar operaciones básicas como lacopia y el pegado de archivos.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 13

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Marzo 2011 Publicación inicial

14 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 1Repositorios

Iniciar sesión en un repositorioPara iniciar sesión en un repositorio, necesita:

• URL de Webtop o URL de WebSEAL

• Nombre del repositorio

• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio

• La ubicación de red de Webtop (si procede)

• El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede)

• Idioma (si procede)

Para iniciar sesión en un repositorio:

1. En su navegador Web, escriba la URL de Webtop.Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación basada en SSO, Webtop le pedirá queseleccione un repositorio en la lista Repositorio de la pantalla Inicio de sesión si es la primera vezque inicia sesión o si la información del repositorio no está disponible en la caché. Seleccioneun repositorio y haga clic en Aceptar para iniciar sesión en Webtop. Como alternativa, laautenticación basada en SSO hará que inicie sesión automáticamente en Webtop cuando acceda ala URL de Webtop. Omita el resto de este procedimiento.

2. Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión y contraseña para elrepositorio. Los nombres de inicio de sesión y las contraseñas distinguen entre mayúsculas yminúsculas.

3. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.

4. En la lista Ubicación (si procede), seleccione la ubicación en la red de su organización desde laque accede a Webtop.Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según laconfiguración de su organización, esta ubicación podría ser un valor fijo.

5. Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próxima vez queejecute Webtop desde este equipo, seleccione ¿Recordar credenciales la próxima vez?Sugerencia: después de iniciar sesión, puede ver o eliminar sus credenciales guardadas mediantelas preferencias.

6. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic enMás opciones eintroduzca el dominio.

7. Para seleccionar el idioma, haga clic enMás opciones y seleccione el idioma.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 15

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Repositorios

8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic enMás opciones y seleccione Opciones deaccesibilidad adicionales.El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús ytexto descriptivo adicional.

9. Para cambiar su contraseña, siga este procedimiento:

a. Haga clic enMás opciones.

b. Haga clic en Cambiar contraseña.

c. Escriba la contraseña actual y la nueva.

d. Haga clic en Aplicar.

Nota: Si su organización utiliza Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), no podrácambiar la contraseña desde la página de inicio de sesión. Pregunte al administrador del sistemacómo puede cambiar la contraseña.

10. Haga clic en Inicio de sesión.

Iniciar sesión en un repositorio mediante laautenticación SSO de WebSEAL

WebSEAL actúa como servidor proxy web inverso recibiendo las solicitudes HTTP o HTTPS de unnavegador web y entregando contenido de los servidores de aplicaciones back-end. Las solicitudesque pasan por WebSEAL se evaluarán mediante el servicio de autorización propio para determinar siel usuario está autorizado para acceder a Webtop.

Para iniciar sesión en un repositorio:

1. En el navegador web, escriba la URL de WebSEAL.La URL de WebSEAL es específica a la aplicación de Documentum que acceda. Si la aplicación ala que desea acceder es Webtop, escriba una URL de WebSEAL que corresponda a Webtop.

Ejemplo 1-1. URL de WebSEAL

http://WEBSEAL:90/myjunction/webtop

http://<Host_Name>:<PORT>/<Junction_Name>/<Application>

2. Escriba el nombre de usuario y la contraseña en el cuadro de diálogo Inicio de sesión deWebSEAL.

3. Webtop le pedirá que seleccione un repositorio en la lista repositorio de la pantalla inicio desesión si es la primera vez que inicia sesión o si la información del repositorio no está disponibleen la caché. Seleccione un repositorio y haga clic en Aceptar para iniciar sesión en Webtop. Comoalternativa, la autenticación basada en SSO hará que inicie sesión automáticamente en Webtopcuando acceda a la URL de Webtop.

4. En la lista Ubicación (si procede), seleccione la ubicación en la red de su organización desde laque accede a Webtop.

16 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Repositorios

Esta configuración le permitirá acceder al contenido desde el área de almacenamiento máscercana en la red. En función de la configuración de su organización, esta instalación podríatratarse de un valor fijo.

5. Para seleccionar el idioma, haga clic enMás opciones y seleccione el idioma.

6. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic enMás opciones y seleccione Opciones deaccesibilidad adicionales.El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugar de menús ytexto descriptivo adicional.

7. Para cambiar su contraseña, siga este procedimiento:

a. Haga clic enMás opciones.

b. Haga clic en Cambiar contraseña.

c. Escriba la contraseña actual y la nueva.

d. Haga clic en Aplicar.

Nota: Si su organización utiliza Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), no podrácambiar la contraseña desde la página de inicio de sesión. Pregunte al administrador del sistemacómo puede cambiar la contraseña.

8. Haga clic en Inicio de sesión.

Iniciar sesión como usuario rápido

Si su aplicación incluye la función de usuario rápido y se le ha asignado esa función, al iniciar sesióntendrá un acceso limitado a la funcionalidad del repositorio.

Si se le ha asignado la función de usuario rápido, inicie sesión mediante el procedimiento habitual deinicio de sesión descrito en Iniciar sesión en un repositorio, página 15.

Iniciar sesión en otro repositorioPara iniciar sesión en otro repositorio:

1. Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase al Paso 3.

2. Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento:

a. Seleccione Agregar repositorio.

b. Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo y haga clic enAceptar. Pasar a Paso 3.

c. Si el repositorio no se mostrara en la página Agregar un repositorio, haga clic enMásrepositorios.

d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente de conexión y hagaclic en Agregar. Un agente de conexión determina los repositorios que hay disponiblespara iniciar sesión. Pregunte al administrador por los nombres de los agentes de conexiónque utiliza su organización.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 17

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Repositorios

e. Haga clic en Aceptar.

f. En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y haga clic en Aceptar.

3. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio.

4. Haga clic en Inicio de sesión.

Cerrar la sesión de todos los repositorios

Para cerrar sesión, seleccione Archivo > Cerrar sesión.

Definir los repositorios favoritosPara definir los repositorios favoritos:

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Repositorios.

3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregar y, acontinuación, haga clic en la flecha para agregar.

4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clic en la flechapara quitar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione un repositorio en la listaRepositorios favoritos y haga clic en la flecha arriba o abajo.

6. Haga clic en Aceptar.

Explorar repositoriosUn repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de su organización. Esposible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositorio se compone de nodos quedan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Por ejemplo, el nodo Archivador inicialcontiene los archivos y carpetas personales del usuario. Webtop muestra los nodos del repositorioen el panel de exploración.

Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones: Pruebe cada uno paraconsultar cómo difieren las acciones:

• Haga clic en un nodo en el panel de exploración.

• Haga doble clic en un nodo en el panel de exploración.

• Haga clic en el signo más situado junto al nodo en el panel de exploración.

• Haga clic en una ubicación en el panel de contenido.

• Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior del panel decontenido.

18 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Repositorios

Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él.

Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en el primerelemento, mantenga presionada la teclaMayúsculas y haga clic en el último elemento.

Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no estén contiguos, haga clic en cadaelemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

Para seleccionar todos los elementos en el panel de contenido, seleccione un elemento en el panel decontenido y presione Ctrl+A.

Para anular la selección de un único elemento seleccionado, haga clic en él.

Para anular la selección de un elemento de un grupo de elementos seleccionados, mantengapresionada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento.

Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido, siga alguno deestos procedimientos:

• Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres, escriba lacadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panel de contenido y hagaclic en .

Para volver a la lista original, haga clic en .

• Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos, seleccione el filtroadecuado en el menú desplegable situado encima de la lista.

• Para mostrar u ocultar las miniaturas, haga clic en .

• Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el orden, vuelvaa hacer clic en el encabezado.

Sugerencia: para ordenar por propietario de bloqueo , haga clic en .

Para cambiar las columnas que aparecen, consulte Seleccionar las columnas que aparecen enlas listas, página 19.

Seleccionar las columnas que aparecen en las listas

En este tema se incluyen varios procedimientos diferentes para seleccionar las columnas queaparecen en una lista.

Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista actual:

1. Desplácese hasta la lista.

2. En el encabezado de columna seleccione .

3. Para agregar una columna, siga este procedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedadque desea mostrar.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que desea mostrar enuna columna.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 19

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Repositorios

c. Haga clic en la flecha para agregar.

d. Repita los pasos del Paso a al Paso c con tantas propiedades como desee agregar.

4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en Atributosseleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo.

5. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en Seleccionaratributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.

6. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar.

Para seleccionar las columnas que aparecen en una determinada ubicación:

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Columnas.

3. Desplácese a la vista correspondiente y haga clic en Editar.

4. Para agregar una columna, siga este procedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga la propiedadque desea mostrar.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad.

c. Haga clic en la flecha para agregar.

d. Repita del Paso a al Paso c para cada propiedad que desee agregar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la listaAtributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flecha arriba o abajo.

6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionar atributos paramostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.

7. Haga clic en Aceptar dos veces.

Para quitar una columna de una lista:

1. Desplácese a la lista de la que desea quitar una columna.

2. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y seleccione Quitar columna.

Explorar categorías

Las categorías proporcionan métodos alternativos de organizar archivos en comparación a la maneraen que se organizan en archivadores. Las categorías están disponibles si Webtop se ha integrado conEMC Documentum CI Server y si el repositorio se ha activado para la exploración de categorías.Pregunte al administrador si su organización utiliza categorías y cómo las utiliza.

Para explorar las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientos habituales paradesplazarse por la estructura jerárquica.

20 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Repositorios

Si su organización utiliza categorías:

• Podrá enviar archivos para su clasificación.

• Al crear un nuevo documento desde una plantilla, la plantilla podrá especificar que el nuevodocumento está enlazado a una o varias categorías.

Para enviar un archivo para clasificación:

1. Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Elija Herramientas > Enviar para clasificación.

3. En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos:• Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar.

• Si va a enviar varios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado haciendo clicen Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para confirmar el envío de todos los archivos restantes de una sola vez, hagaclic en Terminar.

Buscar un elemento en un cuadro de diálogode selecciónPara buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, siga uno de estos procedimientos:

• Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación.

• Para regresar a una ubicación anterior, haga clic en la ubicación en la ruta de exploración sobre lalista.

• Para buscar en un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista desplegableRepositorio, si está disponible.

• Para mostrar sólo los elementos que comienzan con una determinada cadena de caracteres, escribala cadena de caracteres en el cuadro de texto situado sobre la lista y presione Entrar.

• Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto en el menúdesplegable encima de la lista.

Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluye dos cuadrosde lista, como se muestra en Figura 1, página 22, también debe hacer clic en la flecha para mover laelección al segundo cuadro de lista. Puede mover varios elementos al segundo cuadro de lista.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 21

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Repositorios

Figura 1. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista

Definir las preferenciasLas preferencias determinan las opciones acerca de cómo Webtop muestra los repositorios y realizaciertas acciones.

La mayoría de las opciones de preferencias se almacenan en el repositorio para que se sigan aplicandosi inicia sesión desde un equipo diferente.

Algunas preferencias, como la configuración de inicio de sesión, se almacenan en una cookie en elequipo local. Esas opciones sólo se utilizan en el equipo local.

En este tema se describen las preferencias generales. Para establecer preferencias específicas para unadeterminada funcionalidad de Webtop, consulte el tema correspondiente a esa funcionalidad.

Para definir las preferencias generales:

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha General y rellene los campos de Tabla 1, página 22.

Tabla 1. Preferencias generales

Campo Descripción

La sección empezará en La página que se abre al iniciar sesión.

Ubicación de retirada La ubicación del directorio de retirada. El directorio deretirada es la ubicación en el equipo donde Webtop copia losarchivos cuando se retiran del repositorio.

Credenciales guardadas Los nombres de usuario y contraseñas que se utilizan parainiciar sesión automáticamente en determinados repositorios.

Diseño El conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizan en loselementos mostrados.

Arrastrar y colocar Permite arrastrar y colocar elementos con el ratón. Esta opciónrequiere que se reinicie el explorador para que el cambio surtaefecto.

22 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Repositorios

Campo Descripción

Autocompletar Si la opción Autocompletar está activada, cuando comiencea escribir en un campo, se mostrarán sugerencias paracompletarlo.

Para aceptar una sugerencia, haga clic en ella.

Autocompletar muestra las sugerencias de un registro de laspalabras y frases introducidas previamente y, en algún caso,de la lista de su organización de texto común que todos losusuarios podrían introducir.

Para borrar de la caché las palabras y frases introducidasanteriormente, haga clic en Restablecer.

Objetos ocultos En las listas de archivos, se muestran los elementos marcadoscomo ocultos.

Enlaces de documento Si está disponible, seleccione esta opción para que Webtopexplore cada documento importado o registrado de cualquierdocumento vinculado. Si se encuentran documentosenlazados, éstos se importan o registran y el documentooriginal se convierte en un documento virtual. Los documentosenlazados se convierten en descendientes.

Opciones de accesibilidad El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y porfichas, listas en lugar de menús y texto descriptivo adicional.

3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Para definir las preferencias de formatos:

En este tema describe las preferencias de formato.

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos y complete los campos siguientes en Tabla 2, página 23.

3. Haga clic en Agregar.Puede agregar la vista personalizada y las aplicaciones de edición y establecer sus preferenciasde formatos para la visualización y edición.

Tabla 2. Preferencias de formatos

Campo Descripción

Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo de objeto en la lista desplegable.

Formato primario Seleccione el formato primario del objeto que ha seleccionado.

Formato de visualización Seleccione el formato de visualización. De formapredeterminada, puede parecer basado en su formatoprimario.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 23

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Repositorios

Campo Descripción

¿Desea que este contenidoaparezca en el exploradorWeb?

Seleccione la opción.

Aplicación de visualización Seleccione la aplicación para ver el objeto en la lista desplegableo utilice el enlace Seleccionar aplicación para examinar yseleccionar la aplicación para su visualización.

Aplicación de edición Seleccione la aplicación para editar el objeto en la listadesplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicación paraexaminar y seleccionar la aplicación para su edición.

4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Abrir una ventana de repositorio adicionalPara abrir una ventana adicional que muestre el repositorio, seleccione Herramientas > nuevaVentana.

Arrastrar y colocarLos usuarios pueden seleccionar varios archivos y arrastrar y colocar. La función de arrastrar ycolocar con selección múltiple está disponible para todas las áreas donde arrastrar y colocar archivosúnicos estaba disponible anteriormente. Por ejemplo, los usuarios pueden seleccionar varias veces losarchivos y arrastrarlos y colocarlos en otra carpeta del repositorio o en el escritorio. La función dearrastrar y colocar con selección múltiple también funciona al exportar e importar varios archivos enel sistema de archivos local.

Para utilizar el procedimiento de arrastrar y colocar, debe habilitar primero la opción de arrastrar ycolocar en sus preferencias generales, como se describe en Definir las preferencias, página 22.

Para realizar una acción con el procedimiento de arrastrar y colocar:

1. Desplácese a los elementos que desea arrastrar y colocar y selecciónelos.

2. Haga clic en los elementos para arrastrarlos y siga manteniendo presionado el botón del ratón.Mientras presiona el botón del ratón, arrastre los elementos a la ubicación de destino y suelte elbotón del ratón.Sugerencia: si va a arrastrar los elementos a una ubicación de destino que no se muestraactualmente, primero debe desplazarse a la ubicación de destino con uno de estos procedimientos:• Utilizando el otro panel de Webtop.

• Abriendo una nueva ventana. Para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas >Nueva ventana.

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Repositorios

Hacer clic con el botón derechoPara realizar una acción en un elemento, puede hacer clic con el botón secundario del ratón en elelemento y seleccionar la acción del menú de acceso directo.

Ver mensajesLos mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferiorde la página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado,se podrá ver el mensaje completo seleccionando Herramientas > Ver mensajes.

Ver el estado de las operaciones en segundoplanoPara mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccione Herramientas > Estadodel trabajo.

Una operación en segundo plano es la que puede realizar mientras el usuario ejecuta otra. Porejemplo, si al registrar un archivo se le ofrece la opción de almacenar primero el contenido en la redlocal antes de almacenarlo de forma global, la operación de almacenamiento global se producirá ensegundo plano.

Actualizar la páginaWebtop mejora el rendimiento reduciendo la cantidad de actualizaciones y optimizando la utilizacióndel marco de trabajo de AJAX. A continuación se muestran algunos ejemplos:• El usuario elige una carpeta del árbol del navegador para ver una lista del contenido existentede la carpeta. Antes de Documentum ECM 6.5, hubo una primera actualización del applet delárbol del navegador y después de la lista de contenido. Desde Documentum ECM 6.5, no hayactualización del árbol del navegador.

• En el panel de la lista de contenido, el usuario hace doble clic en una subcarpeta para ver elcontenido existente. Antes de Documentum ECM 6.5, se actualizaron el applet del árbol delnavegador y el panel de contenido para mostrar el contenido. El árbol del navegador se actualizapara mostrar una selección de la carpeta del árbol del navegador y expandirla en caso necesario.Desde Documentum ECM 6.5 la selección y expansión se completa sin una actualización.

• El usuario tiene un documento retirado. El usuario decide que no son necesarios los cambios ydesea cancelar la retirada. El usuario selecciona el contenido y elige la opción de menú paracancelar la retirada. Previamente en Documentum ECM 6.5, la pantalla se puso en blanco antes demostrar un cuadro de diálogo para elegir Aceptar para cancelar. Después de elegir Aceptar, elusuario vio otra pantalla en blanco y una barra de progreso que mostraba la evolución de la acción.La aplicación después volvió al panel de contenido. Cuando volvía al panel de contenido, seactualizaron el applet del árbol del navegador y el panel de contenido. En este caso, la eliminación

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Repositorios

de las actualizaciones, la barra de progreso de la transferencia mejorada, el uso de los cuadros dediálogo modales, así como un rendimiento mejorado, optimizan la experiencia del usuario.

La reducción de las actualizaciones de pantalla se encuentran por todo el producto. Éstos son sóloalgunos ejemplos.

Seleccionar la transferencia de contenidoHTTP o UCFDocumentum Webtop 6.5 y versiones posteriores permiten a los administradores especificar latransferencia de contenido HTTP o UCF para distintos usuarios dentro de la misma instalación deWebtop. Antes de Documentum ECM 6.5, todos los usuarios de la misma instalación de Webtoptenían que utilizar o bien la transferencia de contenido HTTP o UCF.

La transferencia de contenido UCF es más útil y funciona mejor. A continuación se enumeran lasmejoras UCF desde Documentum ECM 6.5:• Reducción del número de viajes entre el cliente UCF y el servidor. Esta función es especialmenteeficaz para mejorar el rendimiento de transferencia para archivos pequeños a través de unared WAN de gran latencia.

• Las siguientes son mejoras de inicio o inicialización del cliente UCF:— Compartición de una instancia JVM a través de varias sesiones Web

— Inicio de JVM tras el inicio de sesión

• Compatibilidad para la transmisión de secuencias de bytes de PDF a través de un visor nativo.

• Uso de secuencias paralelas para aumentar la velocidad de transferencia de contenido. Estafunción es especialmente eficaz para mejorar el rendimiento de la transferencia de contenido degrandes archivos a través de una red WAN de gran latencia (de entrada y salida).

• Liberación frente a amenazas de atascos para optimizar los recursos y aumentar la concurrencia.

• Reducción de las llamadas de clientes WDK UCF innecesarias.

Un cuadro de diálogo de transferencia de contenido mejorado que muestra la acción que se ejecuta(en el encabezado del cuadro de diálogo), el archivo que se está transfiriendo en ese momento y elprogreso de dicha transferencia. El nuevo cuadro de diálogo es más fácil de comprender y similar aotras aplicaciones con las que el usuario está más familiarizado.

Uso de los cuadros de diálogo modalesEsta función proporciona cuadros de diálogo emergentes modales para las pantallas de acción concuadros de diálogo. Un cuadro de diálogo modal es una ventana secundaria que requiere que elusuario interactúe con ella antes de que pueda volver a la aplicación principal. Esta función mejora elrendimiento y permite al usuario ver el contexto desde el que se inició la acción. Anteriormente, elusuario había elegido una acción, la pantalla se actualizó y llevó al usuario a una nueva pantalla.Con los cuadros de diálogo modales aparece una nueva ventana emergente en la parte superiorde la pantalla anterior. Se mostrará la pantalla anterior, pero no se podrá realizar ninguna acciónmientras el cuadro de diálogo modal esté activo.

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Repositorios

Trabajar con documentos del repositorio sinconexión a través de My DocumentumMy Documentum es una aplicación cliente que le permite trabajar en sus documentos en modo sinconexión cuando no está conectado a Webtop. My Documentum debe estar instalado en el equipolocal para poder utilizarlo. Si no está seguro de si está instalado, pregunte a su administrador delsistema.

My Documentum mantiene los archivos de repositorio seleccionados disponibles en su equipopara que pueda seguir trabajando con ellos aunque esté desconectado de Webtop. Cuando vuelvaa conectarse, My Documentum sincronizará los documentos de su equipo con los del repositorio.Puede realizar la sincronización manualmente o configurarla para que se realice automáticamente auna hora o momento preestablecido.

Si My Documentum está instalado en su equipo, puede acceder a él a través del Explorador deWindows o a través de las aplicaciones de Microsoft Office. La jerarquía de carpetas dentro de lacarpeta My Documentum coincide con la jerarquía de carpetas utilizada en el repositorio.

Puede buscar, editar, guardar y crear documentos en la carpeta My Documentum. Cuando vuelva aconectarse y sincronice los documentos, los cambios se cargarán en el repositorio. Para obtener másinformación sobre My Documentum, consulte el sistema de Ayuda de My Documentum o la Guía delusuario de EMC Documentum My Documentum.

Ver la información del productoPara ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo > Acerca deWebtop.

La información del producto incluye la versión de Web Development Kit (WDK) a partir del quese ha creado Webtop. WDK es el marco de trabajo de EMC Documentum utilizado para generaraplicaciones que tienen acceso a los repositorios utilizando los exploradores Web.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 27

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Repositorios

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Capítulo 2Archivos y carpetas

Crear un archivoPara crear un nuevo archivo:

1. Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento.

3. Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivo y hagaclic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro dediálogo de selección, página 21.Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipo personalizado, nose podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puede crear un archivo en el equipolocal, importarlo al repositorio y, a continuación, asignarle el tipo personalizado.

4. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

a. Escriba el nombre del nuevo archivo.

b. Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de vida y seleccione el ciclode vida. A continuación, si la opción está disponible, seleccione el estado del ciclo de vida.

c. Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario.

5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 enel tema Definir las propiedades, página 30.

6. Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Si precisa másinformación sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esasfunciones.

7. Haga clic en Terminar.

Crear una carpetaPara crear una nueva carpeta:

1. Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.

3. En la ficha Crear, especifique el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca la informaciónadicional que sea necesaria.

4. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 enel tema Definir las propiedades, página 30.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 29

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Archivos y carpetas

5. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos a la carpeta.Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página 231.

6. Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisa másinformación sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esasfunciones.

7. Haga clic en Terminar.

Crear un archivadorLos archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadorescontienen carpetas y archivos.

Para crear un nuevo archivador:

1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador.

2. Seleccione el nodo Archivadores.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador.

4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y tipo de archivador. Introduzcala información adicional que sea necesaria.

5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 enel tema Definir las propiedades, página 30.

6. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios al archivador. Si precisainstrucciones, consulte Editar permisos, página 231.

7. Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa más informaciónsobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema que trata esas funciones.

8. Haga clic en Terminar.

Definir las propiedadesPara definir las propiedades de un elemento:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.Sugerencia: para seleccionar varios elementos al mismo tiempo, haga clic en cada elementomientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.

Sugerencia: si aparece el icono junto a un elemento, puede hacer clic en el icono para verlas propiedades de dicho elemento.

3. En cada ficha, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31. Si su productoincluye fichas que no figuran en esta tabla, busque en este documento los temas que describen lasfunciones controladas por esas fichas.

30 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

Si desea definir las propiedades de varios elementos al mismo tiempo, tenga en cuenta que elcuadro de diálogo de propiedades sólo muestra las propiedades comunes a todos los elementosseleccionados.

4. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

Tabla 3. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades

Ficha Descripción

Ficha Información Para editar una propiedad, siga el procedimiento que corresponda:

• Escribir un nuevo valor.

• Haga clic en Editar o Seleccionar y seleccione el valor.

• Marque la casilla de verificación de la propiedad.

• Haga clic en el icono de la propiedad y seleccione el valor.

• Si está disponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los valoresde propiedad sugeridos.

Para mostrar las propiedades adicionales, seleccioneMostrar más. Paramostrar todas las propiedades, seleccioneMostrar todas las propiedades.

Ficha Permisos Muestra el acceso que distintos usuarios tienen al elemento. Para cambiarpermisos, consulte Editar permisos, página 231.

Ficha Historial Muestra una lista de eventos que le han sucedido a un elemento, porejemplo retiradas, registros y promociones.

Retirar y editar archivosEsta sección incluye:

• Información general sobre retirada y edición, página 31

• Retirar archivos, página 32

• Registrar archivos, página 33

• Cancelar la retirada de archivos, página 36

• Ver archivos retirados actual y recientemente, página 37

Información general sobre retirada y edición

Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, Webtop lo bloquearáen el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, perono realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a varias ubicaciones del repositorio, el archivose bloqueará en todas ellas.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 31

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Archivos y carpetas

Cuando retire un archivo, Webtop copiará o transmitirá el archivo al equipo, dependiendo dela aplicación de edición del archivo.

Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, Webtop lo descargará en el directoriode retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde su directorio de retirada. Lasmodificaciones que realice no se guardarán en el repositorio hasta que registre el archivo.

De forma predeterminada, el directorio de retirada es el que se indica a continuación, dependiendodel sistema operativo:

• Windows

//Documentum/Retirada

• Macintosh

Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada

Si el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, Webtop lo transmitedirectamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiará en el equipo. Cuando guarde elarchivo en la aplicación de edición, el archivo se guardará directamente en el repositorio. Sinembargo, el archivo seguirá retirado. Para desbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo.

Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abre inmediatamenteel archivo en la retirada.

Webtop muestra un icono de llave al lado de los archivos que ha retirado actualmente. Webtopmuestra un icono de candado junto a los archivos que otros usuarios han retirado actualmente.

Para ver una lista de los archivos que actualmente ha retirado, haga clic enMis archivos y, acontinuación, en el icono de llave en la fila de encabezados de columna.

Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o noconectado al repositorio.

Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivo tiene el mismonombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflicto de denominación. Un conflictosurge si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de retirada. En ese caso, Webtopanexa un número al nombre del archivo recientemente descargado. Cuando se vuelve a registrar elarchivo, mantiene su nombre de archivo original y se coloca el número anexado.

Retirar archivosPara retirar un archivo:

1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para retirar un archivo sin abrirlo, seleccione Archivo > Retirar.

• Para retirar un archivo y abrirlo automáticamente, seleccione Archivo > Editar.

Sugerencia: también puede retirar y abrir el archivo haciendo doble clic en él.

32 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

3. Si se le solicita que introduzca información adicional, introdúzcala y siga uno de estosprocedimientos:• Si va a retirar un archivo, haga clic en Aceptar.

• Si va a retirar varios archivos, especifique la información de cada uno por separado haciendoclic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar las entradas de todos los archivos restantes al mismo tiempo, hagaclic en Terminar.

Cuando se haya realizado la retirada, el archivo se bloqueará en el repositorio y se copiará en eldirectorio de retirada local, desde donde podrá abrirlo directamente.

Registrar archivos

Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas las copias enminiatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copias permanecen con la versiónanterior. No obstante, según la configuración definida, si registra el archivo como la misma versión yya existe una copia PDF, se enviará automáticamente una solicitud de copia PDF.

Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación con ningúndocumento padre, a menos que el documento padre también se haya registrado como una nuevaversión.

Para registrar un archivo:

1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Archivo > Registrar.

3. Si Webtop no puede localizar el archivo en el equipo y le solicita que indique la ubicación, busqueel archivo en su equipo.

4. Si se le solicita información de registro, introduzca los datos adecuados. Esta información variaráen función de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos deregistro comunes, consulte Información de registro, página 33.

5. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a registrar un archivo, haga clic en Aceptar.

• Si va a registrar varios archivos, especifique la información de cada uno por separadohaciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar la información a todos los archivos restantes de una sola vez, hagaclic en Terminar.

Información de registro

Consulte Tabla 4, página 34 para obtener una explicación de los campos de registro comunes. Esposible que algunos de los campos no aparezcan.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 33

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Archivos y carpetas

Tabla 4. Información de registro

Campo Descripción

Guardar como Establece el número de versión. Si selecciona elmismo número de versión, el archivo original sesobrescribirá con el actualizado. Si necesita másinformación, consulte Versiones, página 35.

Etiqueta de versión Permite etiquetar la versión actualizada.

Descripción Le permite escribir una descripción opcional delarchivo.

Formato Define el tipo de archivo.

ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida al archivo.

Buscar enlaces a otros documentos de Microsofty buscar en documentos enlazados

Si está disponible, seleccione esta opción paraqueWebtop escanee los documentos importadosen busca de documentos enlazados. Si seencuentran documentos enlazados, se importano registran como descendientes del documentooriginal.

Cargar opciones Determina la rapidez con la que el nuevocontenido está disponible a otros usuarios y sise puede utilizar Webtop mientras se produceel registro.

Nota: si utilizó arrastrar y colocar, no se leofrecerá esta opción.

Seleccione una de estas opciones:

• Enviar para un acceso global inmediato:actualiza inmediatamente el repositoriopara todos los usuarios de su organización.Mientras esto sucede, no se pueden realizarotras acciones en Webtop.

• Enviar primero para acceso local: actualiza elrepositorio inmediatamente para los usuariosde su área geográfica, pero Webtop tarda másen actualizar el repositorio para todos losusuarios. Esto le permite seguir utilizandoWebtop mientras se produce la actualización.

Nota: si va a registrar varios archivos medianteel botón Siguiente, esta opción sólo aparece parael primer archivo. La opción que elija se aplicaráautomáticamente a todos los archivos restantes.

34 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

Campo Descripción

Mantener bloqueo Guarda el archivo actualizado en el repositoriopero conserva el archivo retirado en su nombre.

Convertir en la versiónactual

Hace que el archivo actualizado sea la versiónactual. Si precisa más información, consulteVersiones, página 35.

Mantener una copialocal tras el registro

Conserva una copia del archivo en el equipolocal. Sin embargo, el archivo ya no estaráretirado y cualquier cambio realizado en lacopia local no tendrá efecto en el archivo delrepositorio.

Suscribirse a estearchivo

El archivo se enlaza a sus suscripciones.

Mostrar opciones

Registrar desdearchivo

Sustituye el archivo del repositorio con elarchivo que elija.

Versiones

Una versión es una copia de un archivo realizada en un determinado momento cuando éste seregistró en el repositorio. Es posible crear una nueva versión cada vez que el archivo se registra. Lasversiones permiten realizar un seguimiento de los cambios introducidos en un archivo.

Cuando se crea o importa un nuevo archivo al repositorio, éste recibe el número de versión 1.0.

Al registrar un archivo, puede decidir si desea crear una nueva versión o sobrescribir la existente.(Debe tener los permisos adecuados Sobre el archivo para poder disponer de estas opciones).

• Si crea otra versión, se aplicará al archivo un número de versión superior al que tenía cuando loretiró y se mantendrá una copia de la versión previa en el repositorio.

• Si opta por sobrescribir la versión existente, se mantendrá el mismo número de versión en elarchivo y no se guardará una copia de la anterior.

Según la configuración, es posible que pueda seleccionar entre aumentar el número de versión unnúmero entero o sólo un decimal (es decir, una décima parte). si se aumenta el número de versiónun número entero, se considera una revisión mayor; si se aumenta un decimal, es una revisión menor.por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo y la registra como una revisión menor, el archivose almacena como la versión 1.1. Si repite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como laversión 1.2. Si decide volver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el número deversión del archivo pasará de 1.2 a 2.0.

El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Las listas de archivos siempremuestran las versiones actuales de ellos, a menos que seleccione que se muestren todas.

Para mostrar todas las versiones de un archivo:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Versiones.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 35

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Archivos y carpetas

Para mostrar todas las versiones de todos los archivos de una lista, seleccioneMostrar todos losobjetos y versiones en el filtro desplegable situado sobre la lista.

Puede trabajar con una versión anterior de un archivo siguiendo los mismos procedimientos queutilizaría para trabajar con cualquier archivo del repositorio.

Si edita una versión anterior de un archivo, cuando registre el archivo editado, se le ofrecerán estasopciones:

• Puede registrar la versión más antigua del archivo como la versión actual, nueva. Si seleccionaesta opción, Webtop asigna al archivo un número de versión superior a la anterior versión actualdel archivo.

• Puede registrar la versión anterior del archivo como una versión ramificada. Esto aumentará elarchivo anterior en un número decimal. La versión aumentada pasará a ser la versión actual enuna nueva ramificación de números de versión. Por ejemplo, si un usuario registrase la versión 5.0de un documento, la edita y después la registra como una versión mayor, el número será 6.0. Laversión 6.0 pasará a ser la versión actual del documento. Si posteriormente otro usuario retirara yeditara la versión 5.0, que ha dejado de ser la actual, cuando la registre, Webtop creará una nuevaramificación del documento, que comenzará con el número de versión 5.0.1.

Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente

Para reemplazar un archivo del repositorio por un archivo diferente:

1. Retire el archivo del repositorio. Si precisa instrucciones, consulte Retirar archivos, página 32.

2. Seleccione el archivo retirado en el repositorio y elija Archivo > Registrar.Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo de reemplazodesde su equipo local al archivo retirado del repositorio. Si utiliza el método de arrastrary colocar, no se le proporcionará la opción de actualizar el contenido localmente antes deactualizarlo globalmente. La actualización se realizará globalmente de inmediato.

3. Si solicitó información de registro, asegúrese de que la opción Registrar desde archivo estáseleccionada. Introduzca otra información que considere necesaria. Esta información variará enfunción de la instalación de su organización. Para obtener una explicación de los campos deregistro comunes, consulte Información de registro, página 33.

4. Haga clic en Aceptar.

Cancelar la retirada de archivos

Si cancela la retirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambios realizados en lacopia del archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la última versión del archivo como laversión actual.

Para cancelar la retirada de un archivo:

1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

36 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

2. Seleccione Archivo > Cancelar retirada.

3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos:• Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar.

• Si va a cancelar la retirada de varios archivos, confirme la cancelación con cada uno porseparado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para confirmar la cancelación de todos los archivos restantes de una sola vez,haga clic en Terminar.

Ver archivos retirados actual y recientemente

Para ver la lista de los archivos que ha utilizado recientemente, haga clic enMis archivos.

Mis archivos permite ver tanto los archivos que están actualmente retirados como los que se hanregistrado nuevamente. Los archivos que ha retirado se identifican mediante el icono de llave.

Para ver los archivos que ha retirado actualmente, ordene la lista Mis archivos por propietario delbloqueo haciendo clic en el icono de llave en la fila de encabezados de columna.

Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desde Mis archivos. Siga los mismosprocedimientos que utilizaría para cualquier ubicación del repositorio.

Si la configuración de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios, Mis archivostambién mostrará los archivos a los que se ha tenido acceso recientemente en otros repositorios, asícomo los del repositorio que está viendo en esos momentos. Puede realizar operaciones estándaren archivos de otros repositorios siempre que tenga las contraseñas y los nombres de usuariorequeridos para ellos.

Ver un archivo en modo de sólo lecturaAl ver un archivo, Webtop lo transmite directamente al equipo o descarga una copia del archivo aldirectorio de visualización. El archivo no se retira del repositorio. Puede realizar cambios en elarchivo localmente, pero no puede guardar los cambios en el repositorio.

Para los usuarios de Windows, el directorio de visualización predeterminado es el siguiente:C:\Documentum\Viewed

Si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de visualización, Webtop agregaráun número al nombre.

Es posible ver un archivo aunque lo haya retirado otro usuario.

Para ver un archivo sin retirarlo:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Abrir (Sólo lectura).Para ver los enlaces incluidos en un archivo HTML, debería tener instalado el enlace virtual.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 37

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Archivos y carpetas

Cambiar el formato asociado a un tipo dearchivoCada elemento del repositorio tiene un tipo de objeto asociado. El tipo de objeto define de quéclase de elemento se trata y determina las propiedades y acciones disponibles para el elemento. Deforma predeterminada, un tipo de objeto está asociado a un formato de archivo de edición y a unformato de archivo de visualización.

Para cambiar el formato asociado a un tipo de archivo:

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos.En la ficha Formatos se muestran los tipos de objeto en los que han cambiado las aplicacionesasociadas con respecto a las asociaciones predeterminadas.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para asociar una aplicación a un tipo que no aparece en la lista, haga clic en Agregar.

• Para asociar una aplicación a un tipomostrado en la lista, seleccione el tipo y haga clic en Editar.

4. Rellene los campos de Tabla 5, página 38:

Tabla 5. Ficha Formatos

Campo Descripción

Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo para el que desea definir elformato.

Formato primario Seleccione el formato de archivo que seasociará al tipo.

Formato de visualización Seleccione el formato de archivo que deseaasociar a una vista de sólo lectura de unarchivo de este tipo.

¿Desea que este contenido aparezca en elexplorador Web?

Si la aplicación se puede abrir con unexplorador Web, puede convertirla en laaplicación de visualización predeterminada.Para hacerlo, seleccione Sí.

Aplicación de visualización Haga clic en Seleccionar aplicación y elija laaplicación utilizada para ver elementos de estetipo.

Aplicación de edición Haga clic en Seleccionar aplicación y elija laaplicación utilizada para editar elementos deeste tipo.

5. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

38 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

Restaurar los formatos de archivo asociados a losvalores predeterminadosPara restablecer los formatos de archivo asociados a los valores predeterminados:

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos.

3. Seleccione el tipo de objeto.

4. Haga clic en Restaurar valores predeterminados.

Importar archivos en el repositorioSi importa una carpeta, también se importará el contenido de la carpeta.

Dependiendo de la configuración de su organización, podría haber un límite en el número deelementos que puede importar simultáneamente.

Si la configuración admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempo entre lahora de la importación y la creación de las copias.

Cuando importa un documento que tiene documentos secundarios enlazados, no puede especificarvalores para las propiedades de los documentos enlazados al importar el documento padre.

Para importar al repositorio:

1. Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar.

2. Seleccione Archivo > Importar. A continuación, haga clic en Agregar archivos o Agregarcarpetas. Seleccione el archivo o carpeta y haga clic en Aceptar. Para agregar varios archivos ocarpetas, repita la secuencia. Cuando termine, haga clic en Siguiente.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo o carpetade su equipo local a la ubicación de Webtop. Si utiliza el método de arrastrar y colocar, no se leproporcionará la opción de importar el contenido localmente antes de importarlo globalmente.La importación se realizará globalmente de inmediato.

3. Si se le solicita que defina propiedades para los archivos importados, defina las propiedades tal ycomo se describe en Tabla 6, página 39. En la tabla se describen las propiedades comunes. Suinstalación de Webtop podría incluir propiedades diferentes.

Tabla 6. Propiedades de archivos importados

Campo Descripción

Tipo No cambiar esta propiedad

Formato No cambiar esta propiedad

ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida a cada elementoimportado.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 39

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Archivos y carpetas

Campo Descripción

Buscar enlaces a otros documentos deMicrosoft e importar documentos enlazados

Si este campo aparece, márquelo para queWebtop explore cada documento importadoen busca de documentos enlazados. Si seencuentran documentos enlazados, éstostambién se importan. El documento originalse convierte en un documento virtual y losdocumentos enlazados se convierten endescendientes.

Cargar opciones Si aparece este campo, puede determinar larapidez con la que el contenido importadoestará disponible a otros usuarios y si sepuede utilizar Webtop mientras se realiza laimportación. Seleccione una de estas opciones:

• Enviar para un acceso global inmediato

Actualiza inmediatamente el repositoriopara todos los usuarios de su organización.Mientras esto sucede, no se pueden realizarotras acciones en Webtop.

• Enviar primero para acceso local

Actualiza inmediatamente el repositoriopara los usuarios de su área geográfica, peroWebtop tarda más tiempo en actualizar elrepositorio para todos los usuarios. Esto lepermite seguir utilizando Webtop mientrasse realiza la actualización.

4. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a importar un archivo, haga clic en Aceptar.

• Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado haciendoclic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivos de una solavez, haga clic en Terminar.

Importar objetos OLE enlazadosPuede importar objetos OLE enlazados en Webtop sólo después de habilitar los objetos OLEenlazados para importación.

Para habilitar la importación de objetos OLE enlazados:

1. Abra el archivo app.xml en la carpeta WDK/custom de la aplicación Webtop.

2. Active <embedded-links-scan> en <WebApp Root>/wdk/app.xml.

40 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

3. Guarde y cierre el archivo app.xml.

Para importar objetos OLE enlazados al repositorio:

1. Inicie sesión en Webtop y desplácese hasta la ubicación del repositorio donde se va a realizarla importación.

2. Seleccione Archivo > Importar.Se mostrará el cuadro de diálogo de selección de archivos.

3. Seleccione la opción Buscar enlaces a otros documentos de Microsoft e importar documentosenlazados.

4. Haga clic en Agregar archivos o Agregar carpetas.Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar archivos o Seleccionar carpetas.

5. Seleccione un archivo de objetos OLE enlazados o una carpeta que contenga dichos objetos, yhaga clic en Aceptar.

6. Haga clic en Siguiente.

7. Establezca los atributos de los archivos de objetos OLE enlazados seleccionados o los atributos dela carpeta de la que se van a importar archivos de objetos OLE enlazados.

8. Haga clic en Terminar.

9. Si se le solicita, establezca las propiedades de los archivos importados.

Consejo: Puede arrastrar-y-colocar el archivo o carpeta de objetos OLE enlazados desde el equipo ala ubicación de Webtop correspondiente en lugar de usar el menú Archivo.

Exportar archivos del repositorioPuede exportar un archivo de todo el contenido de la carpeta desde el repositorio. Para obtenerinformación acerca de una exportación detallada, consulte Exportación detallada.

Cuando se exporta un archivo o carpeta, se crea una copia del elemento en una ubicación externa alrepositorio. Cuando se exporta una carpeta, se exportan también sus archivos y subcarpetas.

Mientras exporta un archivo o carpeta desde el repositorio, si Documentum Webtop encuentrael archivo o la carpeta seleccionados en el equipo local, mostrará un mensaje preguntándole queconfirme si desea que la operación de exportación sobrescriba o no los archivos y carpetas existentesen el equipo local.

Para exportar desde el repositorio:

1. Desplácese a uno o varios archivos o carpetas y selecciónelos.

2. Seleccione Archivo > Exportar.Sugerencia: si utiliza Internet Explorer (IE), puede arrastrar y colocar los elementos delrepositorio hasta la ubicación correspondiente del equipo local.

3. Especifique la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 41

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Archivos y carpetas

4. Si se le pide que defina las opciones de exportación, realice uno de los siguientes pasos:• Si va a exportar un archivo, defina las opciones y haga clic en Aceptar.

• Si va a exportar varios archivos o carpetas, defina las opciones para cada archivo o carpetade manera independiente haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic enTerminar.

Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los archivos restantes al mismo tiempo,haga clic en Terminar.

5. Si el archivo o la carpeta ya existen en el equipo local, se mostrará un mensaje. Siga esteprocedimiento:

a. Haga clic en Aceptar para sobrescribir o reemplazar un archivo o una carpeta específicos delequipo local. Haga clic en Sí a todo para sobrescribir o reemplazar los archivos y carpetasexistentes.

b. Haga clic en No para cancelar la sobrescritura de un archivo o una carpeta específicos delequipo local. Haga clic en No a todo para cancelar la sobrescritura de todos los archivos ocarpetas existentes.

Exportación detallada

Webtop proporciona la capacidad de exportar una o varias carpetas y permite que la estructura deéstas permanezca intacta dependiendo de los permisos establecidos para ellas.

De manera predeterminada, se desactiva la Exportación detallada y tendrá que activarla en el archivoapp.xml para hacerla funcionar.

Al exportar archivos que contengan caracteres especiales (por ejemplo, :, ?, <>, ", |, *) en los nombres,Webtop exporta los archivos después de eliminar los caracteres especiales del nombre de archivo.

Se permite la exportación detallada de una carpeta oculta si se exporta una carpeta principal. Si enWebtop hay una carpeta invisible, todas las subcarpetas, incluidas las carpetas ocultas se exportarándurante la Exportación detallada.

Se aplican algunas reglas al utilizar la Exportación detallada:

• La Exportación detallada es compatible con la transferencia de contenido UCF, no con latransferencia de contenido HTTP.

• Sólo se exporta el contenido primario, no se exportan las copias.

• Sólo se exportan las versiones actuales de documentos.

• La Exportación detallada se reduce y no es compatible con VDM.

• La Exportación detallada es automática cuando se selecciona una carpeta para la exportación.

Eliminar elementos del repositorioPara eliminar un elemento del repositorio:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

42 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Archivo > Eliminar.

3. Si se le solicita que indique si desea eliminar objetos relacionados, realice las seleccionesadecuadas y siga uno de estos procedimientos:• Si va a eliminar un solo elemento, haga clic en Aceptar.

• Si va a eliminar varios elementos, realice las selecciones para cada uno por separado haciendoclic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar las selecciones a todos los archivos restantes de una sola vez, hagaclic en Terminar.

Mover un elemento a otra ubicación delrepositorioPuede mover un elemento a otra ubicación dentro del mismo repositorio. De forma predeterminada,Webtop sólo mueve la versión seleccionada del elemento. Es posible que el administrador hayaconfigurado Webtop para mover todas las versiones. Pregunte a su administrador el comportamientoque debe adoptar.

No puede mover un elemento que esté bloqueado. Si un elemento está bloqueado, el propietario delbloqueo debe desbloquearlo primero.

Sugerencia: también puede mover un elemento con la operación de arrastrar y colocar.

Para mover un elemento a una ubicación nueva:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.Sugerencia: puede seleccionar varios elementos.

2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles.Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones alportapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se moverán ala misma ubicación.

3. Desplácese a la ubicación a la que desea mover el elemento y abra la ubicación de forma que losarchivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar> Mover aquí.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en laubicación y seleccionarMover aquí.Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hastala siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el portapapeles, seleccione Editar> Ver portapapeles.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 43

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Archivos y carpetas

Copiar un elemento a una nueva ubicación enel repositorioPuede copiar un elemento de un repositorio a otro, así como dentro de un repositorio. Cuando copiaun elemento, sólo la versión seleccionada se copia.

Para copiar un elemento a una ubicación nueva:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.Sugerencia: puede seleccionar varios elementos.

2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles.Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones alportapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se copiaránen la misma ubicación.

3. Si va a copiar a otro repositorio, abra dicho repositorio en el panel de exploración. Si precisa másinformación, consulte Iniciar sesión en otro repositorio, página 17.

4. Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el elemento y abra la ubicación de forma que losarchivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar> Copiar aquí.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en laubicación y seleccionar Copiar aquí.

5. Si se muestra el portapapeles, seleccione los elementos que desee copiar y haga clic en Copiar.Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hastala siguiente vez que agregue elementos al mismo.Si copió un elemento en una ubicación que ya incluye dicho tipo de elemento con el mismonombre, Webtop agregará Copia al nombre del elemento copiado.

Ver el PortapapelesLos archivos y otros elementos que esté moviendo, copiando o enlazando a otra ubicación delrepositorio se guardan en el portapapeles. En el portapapeles se pueden guardar varios archivos ala vez.

Para ver el portapapeles, seleccione Editar > Ver portapapeles. Si un elemento esperado noapareciera, asegúrese de que ha definido los filtros de vista para que se muestre.

Para quitar un elemento de su portapapeles, selecciónelo y haga clic en Quitar.

44 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

EnlacesEsta sección incluye:

• Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio, página 45

• Enlazar un elemento a otro repositorio, página 45

• Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 46

• Enlazar un elemento de repositorio a su equipo, página 47

• Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador, página 47

• Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio, página 48

• Abrir enlaces enviados por correo electrónico, página 49

• Acceder al DRL de una versión de documento eliminada del repositorio, página 49

Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio

Al enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio, se puede acceder al elemento desde la nuevaubicación de la misma manera que se accede desde su ubicación original.

No se puede enlazar ningún elemento que esté bloqueado. Si el elemento está bloqueado, elpropietario del bloqueo debe desbloquearlo primero.

Para enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.Sugerencia: puede seleccionar varios elementos.

2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles.Sugerencia: puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de varias ubicaciones alportapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos del Portapapeles se enlazarána la misma ubicación.

3. Desplácese a la ubicación a la que desea enlazar el elemento y abra la ubicación para que losarchivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar> Enlazar aquí.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botón secundario en laubicación y seleccionar Enlazar aquí.Los elementos se copian a la nueva ubicación. Los elementos se quedan en el portapapeles hastala siguiente vez que agregue elementos al mismo. Para ver el portapapeles, seleccione Editar> Ver portapapeles.

Enlazar un elemento a otro repositorio

Puede enlazar un elemento de un repositorio a otro. Esto crea un acceso directo al elementoseleccionado.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 45

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Archivos y carpetas

Puede realizar la mayor parte de las operaciones estándar de archivos y carpetas en los accesosdirectos. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar accesos directos. Utilice los procedimientosestándar para realizar esas operaciones. Al efectuar una operación, Webtop realiza la acción en elelemento original en el repositorio original. Por ejemplo, al retirar el acceso directo, Webtop tambiénretira el original del repositorio de origen.

Los accesos directos se distinguen con un pequeño icono duplicado superpuesto sobre el icono dearchivo. La superposición parece una pequeña copia del icono de carpeta o de archivo.

Los accesos directos permiten a los usuarios de repositorios diferentes compartir los archivossalvando grandes distancias, a la vez que esos archivos compartidos son locales en cada oficina. Unacceso directo puede tener propiedades globales y locales. Al cambiar un valor de propiedad global,éste cambia en el elemento de origen y en el resto de los accesos directos. Sin embargo, al cambiar unvalor de propiedad local, el valor sólo cambia en el acceso directo actual.

Para desplazarse del acceso directo al elemento original, seleccione el acceso directo y, a continuación,elija Archivo > Ir a destino.

Para enlazar un elemento a otro repositorio:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles.

3. En la misma ventana de Webtop, abra el repositorio al que desee enlazar.

4. Desplácese hasta la ubicación del nuevo repositorio.

5. Seleccione Editar > Enlazar aquí.Content Server utiliza trabajos automatizados para sincronizar accesos directos y originales.

Nota:

• Los trabajos de replicación sincronizan automáticamente el acceso directo con el archivo original.Puede actualizar para sincronizar manualmente el acceso directo sin esperar a que se produzca lasincronización automática.

• Las operaciones que modifican un elemento se realizan implícitamente en el elemento de origen, yse actualiza el elemento de acceso directo para que se refleje el cambio.

• Si la configuración admite traducciones, al crear una traducción de un acceso directo, se crea unarchivo nuevo en el repositorio. No puede crear un acceso directo.

• Puede realizar operaciones de ciclo de vida en accesos directos a los que ya se les hayan aplicadociclos de vida.

Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado unelementoPara ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

46 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

2. Siga uno de estos procedimientos:• SeleccioneMostrar > Ubicaciones.

• SeleccioneMostrar > Pertenencias.

Enlazar un elemento de repositorio a su equipoPara enlazar un elemento del repositorio al equipo:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.Aparecerá un icono de acceso directo al lado del nombre de los elementos.

3. Arrastre el icono de acceso directo y colóquelo en la ubicación adecuada. Por ejemplo, arrastre elicono y colóquelo en una carpeta de su equipo.

Agregar un documento o carpeta a los marcadores ofavoritos de su exploradorPara agregar un documento o una carpeta a los marcadores o favoritos delexplorador:

1. Desplácese hasta el documento o la carpeta del repositorio y selecciónelo.

2. Elija Archivo > Agregar a Favoritos.

3. Haga clic en Aceptar.

Para abrir un documento o carpeta desde los marcadores o favoritos del explorador:

1. En el explorador, seleccione el documento o carpeta en el menú de marcadores o de favoritos.

2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión.

Para agregar un marcador a un documento o a una carpeta desde el cuadro dediálogo Propiedades:

1. Desplácese hasta el documento o la carpeta del repositorio y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.El cuadro de diálogo Propiedades se mostrará con la ficha Información seleccionada.

3. Haga clic en <insertar el icono adjunto> y seleccione Agregar a Favoritos para agregar unmarcador al documento o carpeta.Aparecerá el cuadro de diálogo Agregar favorito.

4. Haga clic en Aceptar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 47

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Archivos y carpetas

Uso del correo electrónico para enviar un enlace a unelemento del repositorioPara enviar un enlace en un mensaje de correo electrónico:

1. Busque el elemento del repositorio y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Archivo > Enviar por correo electrónico como enlace Web.Su aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico e insertará elenlace al elemento del repositorio.

3. Escriba la dirección de correo electrónico y el mensaje que desee y envíe el mensaje.

Conversión de las DRL de escritorio en las URL deWebtop

El cliente Documentum Desktop ha sido suprimido. Como resultado, los usuarios de Desktop ya nopodrán acceder a las DRL de escritorio (enlaces a los documentos del repositorio) incrustados en losmensajes de correo electrónico. DocumentumWebtop 6.5 SP2 y versiones posteriores proporcionan alos usuarios existentes del cliente Documentum Desktop la aplicación Linvoker (DRLinvoker.exe)que convierte las DRL de escritorio en las URL de Webtop y abre los documentos vinculados en unaventana del explorador perfectamente. Después de instalar la aplicación DRLinvoker, los usuariosdeben asociar la utilidad del conversor Desktop DRL con el SO como una configuración de una vez.

Nota: La plataforma .NET 2.0 es necesaria para garantizar que la conversión de las URL de Desktopa las URL de Webtop funciona correctamente.

Para descargar la aplicación DRLinvoker:

1. Descarga del archivo DTC-DRL-To-Webtop-URL.zip desde el sitio FTP.

2. Extrae el contenido del archivo zip en una carpeta local.

3. Garantiza que el archivo de configuración "DRLinvoker.exe.config" se extraiga correctamente, yse coloque en la misma carpeta en la que reside la aplicación.

4. Edite el archivo de configuración y realice los siguientes cambios utilizando un editor de texto:

a. Modifique la entrada de host para que señale a la ubicación donde está instalado el servidorde aplicaciones que aloja a Documentum Webtop.

b. Modifique la entrada de puerto para que señale al puerto de escucha del servidor deaplicaciones de Documentum Webtop.

c. Modifique la entrada contextURI con el nombre de contexto correcto con el que estéregistrado Documentum Webtop en el servidor de aplicaciones (Por ejemplo, si la URLutilizada para acceder a Webtop es http://mypictet.com:8080/Webtopdev, entonces la entradacontextURI debe ser "Webtopdev").

d. Guarde los cambios de configuración y cierre el editor de texto.

48 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

Para asociar la utilidad del convertidor Desktop DRL con el SO (sólo una vez):

1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene la DRL.

2. Haga clic con el botón derecho en la DRL y guarde el documento vinculado en el equipo local.

3. Ubique el archivo .drl en el equipo local.

4. Según el sistema operativo, realice los siguientes pasos importantes:En Windows XP/XP Home:1. Haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Abrir con.

2. Seleccione Elegir programa. Se mostrará el cuadro de diálogo Abrir.

3. Ubique el programa DRLinvoker.exe para abrir los archivos de este tipo.

4. Seleccione la casilla de verificación Utilizar siempre el programa seleccionando para abrireste tipo de documento.

5. Haga clic en Aceptar.

En otras inversiones de Windows:1. Seleccione el archivo.

2. Mantenga pulsada a la tecla Mayús y haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo.

3. Seleccione la opción Abrir con. Se mostrará el cuadro de diálogo Abrir.

4. Ubique el programa DRLinvoker.exe para abrir los archivos de este tipo.

5. Seleccione la casilla de verificación Utilizar siempre el programa seleccionando para abrireste tipo de documento.

6. Haga clic en Aceptar.

Posteriormente, podrá hacer doble clic en los archivos .drl para abrir los documentos vinculados.

Abrir enlaces enviados por correo electrónicoPara abrir un enlace enviado por correo electrónico:

1. Haga clic en el enlace.

2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Inicio de sesión.

3. Si se le solicita que seleccione el modo de abrir el archivo, elija la opción que corresponda.

Acceder al DRL de una versión de documento eliminadadel repositorio

Al hacer clic en un DRL para acceder a una versión de documento que se ha eliminado del repositorio,aparece un mensaje de advertencia que indica que la versión ya no está disponible. Al hacer clic enAceptar, Webtop accede a la versión actual del documento y le pide que elija entre ver o editar eldocumento antes de abrirlo. Por ejemplo, si hace clic en el DRL de la versión 1.2 de un documento,y esa versión se ha eliminado del repositorio, aparece un mensaje de advertencia que indica que la

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 49

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Archivos y carpetas

versión 1.2 ya no está disponible. Al hacer clic en Aceptar, Webtop le pide que elija entre ver oeditar la versión actual del documento.

Configure Webtop para que pueda acceder a la versión actual de un documento cuando utilice elDRL de la versión detectada del documento. Para obtener más información acerca de la configuraciónde Webtop, consulte la guíaWeb Development Kit Development Guide, versión 6.7.

SuscripcionesLos elementos a los que se suscribe aparecen en el nodo Suscripciones. Cuando acceda a un elementomediante este nodo, el elemento se recuperará de su ubicación original en el repositorio.

Cuando se suscribe a un elemento del repositorio, solamente se suscribe a la versión actual, que es laúltima versión del elemento. Por ejemplo, si selecciona un elemento del repositorio que tiene variasversiones cuya última versión es la 1.3, y se suscribe a la versión 1.2, se suscribirá a la versión 1.3 delelemento de repositorio pero no a la versión 1.2 de dicho elemento.

Para suscribirse a un elemento del repositorio:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Herramientas > Suscribir.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Herramientas, puede arrastrar y colocar los elementosen el nodo Suscripciones del panel de exploración.

Para suscribir a otro usuario a un elemento del repositorio:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Herramientas > Suscribir a otros.

3. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más usuarios y haga clic enAceptar. Para obtenermás información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.

Para cancelar la suscripción a un elemento:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Herramientas > Cancelar suscripción.

Recibir una notificación cuando se lee o secambia un archivoPara recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo:

1. Seleccione el archivo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

50 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Archivos y carpetas

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para que la notificación se envíe siempre que se acceda al contenido del archivo, ya sea paraabrirlo, retirarlo o exportarlo, seleccione Herramientas > Activar notificación de lectura.

• Para recibir una notificación en el momento en que se cambia un archivo, seleccioneHerramientas > Activar notificación de cambios.

Las notificaciones se envían a su bandeja de entrada de Webtop y a su bandeja de entrada decorreo electrónico.Sugerencia: puede desactivar después la notificación seleccionando el archivo y seleccionandoHerramientas > Desactivar notificación de lectura o Herramientas > Desactivar notificación decambios.

Exportar la información mostrada en una listaCuando se exportan los valores de propiedad de los elementos de una determinada lista,la información se guarda como un archivo .csv, que puede abrirse utilizando la aplicaciónpredeterminada para los archivos de este tipo.

Antes de realizar este procedimiento, asegúrese de que la configuración de seguridad de suexplorador permite descargar archivos.

Para exportar la información mostrada en una lista:

1. Desplácese por la lista.

2. Seleccione Herramientas > Exportar a CSV.

3. Seleccione las columnas que desee exportar como metadatos.

4. Haga clic en Aceptar.

5. Seleccione si desea ver o guardar el archivo .csv.

6. Si decidió guardar el archivo, seleccione la ubicación en la que desea hacerlo.

7. Siga uno de estos procedimientos:• Si utiliza un explorador distinto de Internet Explorer (IE), haga clic en Aceptar.

• Si utiliza IE presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en Aceptar.

Si ha exportado columnas que contienen caracteres especiales y abre el archivo .csv en MicrosoftExcel pero Excel no los muestra correctamente, guarde el archivo en el equipo y ciérrelo y, acontinuación, utilice la opción de menú Datos > Obtener datos externos > Importar datos paraimportar el archivo .csv.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 51

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Archivos y carpetas

Exportar resultados de búsqueda específicos comoun archivo CSV

Puede exportar los elementos que seleccione en una lista del repositorio a un archivo de valoresseparados por comas (.csv). Cuando elige elementos específicos en una lista de resultados debúsqueda y los exporta, los datos se exportan a un archivo .csv.

Para exportar filas seleccionadas:

1. Desplácese hasta una lista.

2. Seleccione los elementos que desee exportar como valores separados por comas.

3. Haga clic con el botón secundario y elija Exportar a CSV o seleccione Herramientas > Exportar aCSV.Aparece el cuadro de diálogo Exportar contenido a CSV.

4. Mueva las columnas que desee exportar de la lista Seleccionar columnas a la lista Columnasseleccionadas.

5. Haga clic en Aceptar. Se le pedirá que abra o guarde el archivo .csv.

52 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 3Mensajes de correo electrónico

Compatibilidad con la importación de archivosde mensajes de correo electrónicoWebtop importa los mensajes de correo electrónico con o sin anexos del tipo dm_email_message, yen formato de mensajes de Outlook al repositorio, y exporta los mensajes de correo electrónico alsistema de archivos locales. Desde Webtop 6.5, podrá importar los mensajes de correo electrónico deltipo dm_message_archive, y en formato de mensaje de correo electrónico (Email Message Format,EMCMF). Este formato almacena contenido, metadatos e información anexa conjuntamente como unaúnica unidad de información. De manera predeterminada, la importación de archivos de mensajes decorreo electrónico está deshabilitada.

Para activar la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes, realice los siguientescambios de configuración durante la instalación de la aplicación basada en WDK.

Activar la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes

1. Active <messageArchive-support> en <WebApp Root>/wdk/app.xml.Con este cambio, para la importación de Outlook Message Format (.msg), el tipo de objeto sedefine como tipo dm_message_archive, y en Email Message Format (EMCMF).

2. Anule los comentarios de la sección de ejecutables para ExMRE.exe en <WebAppRoot>/wdk/contentXfer/ucf.installer.config.xml bajo la configuración de la plataforma deWindows.Con este cambio, ExMRE.exe se descarga e instala en el equipo cliente.

Webtop es compatible con los dos siguientes modos de importación para el tipo dm_message_archive:• Modo de colaboración

Si ha activado la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes, Webtop importarámensajes de correo electrónico del tipo dm_message_archive e Email Message Format en el modoColaboración. De manera predeterminada, Webtop utiliza el modo de colaboración durantela importación.

• Modo de archivo

Para cambiar el modo de colaboración al modo de archivo, realice los siguientes cambios deconfiguración durante la instalación de la aplicación basada en WDK:

Defina <store-emf-object-as-archive> en verdadero en <WebApp Root>/wdk/app.xml.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 53

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Mensajes de correo electrónico

Almacenamiento de los anexos de correoelectrónicoEsta sección describe cómo Webtop almacena los anexos de correo electrónico en los modosColaboración y Archivo.

En el modo Colaboración

Cuando importe un mensaje de correo electrónico en Webtop, y el mensaje de correo electrónicotenga un anexo, éste se almacenará de manera predeterminada en una carpeta oculta (la carpeta deanexos) en el modo Colaboración. La carpeta de anexos se ubica en la misma ubicación donde sehaya importado el mensaje de correo electrónico, y no aparecerá cuando se enumeren los mensajes.Deberá utilizar la opción Buscar objetos ocultos en la página de Búsqueda avanzada para ubicaresta carpeta de anexos.

En el modo Archivo

Cuando importe un mensaje de correo electrónico en Webtop, y el mensaje de correo electrónicotenga un anexo, los anexos más pequeños permanecerán incrustados en el contenido del mensaje decorreo electrónico en el modo Archivo y los anexos más grandes se almacenarán como copias delobjeto dm_message_archive. Si el mensaje de correo electrónico tiene un mensaje incrustado, éste sealmacenará como un objeto hijo VDM en la misma ubicación que el mensaje padre.

Importar mensajes de correo electrónico yanexos al repositorioAl importar un mensaje de correo electrónico al repositorio, el mensaje se guarda en el repositoriopara visualización pero no para edición. Si el mensaje contiene anexos, éstos también se guardan paravisualización pero no para edición.

El mensaje se puede exportar del repositorio con sus anexos y guardar localmente como un archivoúnico, con los anexos incrustados. Tenga en cuenta que el mensaje no se puede exportar si lainstalación de Webtop utiliza Transferencia de contenido de HTTP, aunque sí se pueden exportarlos anexos.

Para importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio:

1. En Microsoft Outlook, siga uno de estos procedimientos:• Arrastre uno o varios mensajes de correo electrónico y colóquelos en una ubicación deWebtop. Vaya al Paso 4.

• Guarde uno o varios mensajes de correo electrónico en una ubicación del equipo.

54 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Mensajes de correo electrónico

2. En Webtop, desplácese a la ubicación del repositorio a la que desea importar los mensajes decorreo electrónico.

3. Seleccione Archivo > Importar. Haga clic en Agregar archivos. A continuación, seleccione unmensaje de correo electrónico y haga clic en Aceptar. Para agregar varios mensajes de correoelectrónico, repita la secuencia. Cuando termine, haga clic en Siguiente.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivo o carpetade su equipo local a la ubicación de Webtop.

4. Defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 7, página 55. Si va a importar variosmensajes de correo electrónico, defina las propiedades de cada mensaje por separado haciendoclic en Siguiente.

Tabla 7. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados

Campo Descripción

Archivo No puede cambiar esta propiedad.

Nombre Introduzca un nombre para el mensaje de correo electrónicoen el repositorio.

Tipo No cambiar esta propiedad. Esta propiedad asigna el tipopredeterminado para los mensajes de correo electrónico, que esdm_message_archive o un subtipo de dm_message_archive.

Formato No cambie esta propiedad.

ID de ciclo de vida Para asignar un ciclo de vida al mensaje de correo electrónico,haga clic en Seleccionar y asigne el ciclo de vida.

5. Después de definir las propiedades, haga clic en Terminar.

Conversión del correo electrónico al formato EMCMF

Los archivos de mensajes de correo electrónico (.msg) se importarán como tipo o subtipo del tipodm_message_archive y se convertirán al formato EMCMF. La conversión de los mensajes de correoelectrónico nativos al formato EMCMF es realizada por UCF.

Las siguientes funciones mejoradas están disponibles desde Documentum Webtop 6.5:• Importar. Cuando un usuario importa un mensaje de correo electrónico (.msg), el mensaje seconvierte al formato EMCMF y se almacena como tipo dm_message_archive. Todos los anexos delcorreo electrónico se importan y se relacionan con él.

• Exportar. Cuando un usuario exporta un objeto de EMCMF, éste se convierte al formato de correoelectrónico nativo (.msg) para mostrarse en Outlook.

• Ver las páginas de enumeración y propiedades. Las páginas de enumeración y propiedades sehan mejorado para mostrar los atributos fundamentales como Para, Desde, Enviado y Asunto.

• Transformar. Los mensajes de EMCMF se pueden transformar a HTML, XML o PDF.

Nota: De manera predeterminada, se desactiva la función de conversión de correo electrónico alformato EMCMF. Si activa esta función, habrá un retraso la primera vez que importe y exporte un

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 55

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Mensajes de correo electrónico

mensaje de correo electrónico, que se producirá debido a la descarga de un gran archivo ejecutableque inicializa esta función.

Si se activa la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónicoen Webtop guarde los mensajes de Outlook (.msg) en formato de mensajes de correo electrónico(EMCMF) con el tipo dm_message_archive para la importación. Para convertir los objetosdm_email_message existentes en dm_message_archive, consulteWebtop Email Migration Guide (Guíade migración de correo electrónico de Webtop).

Si se desactiva la compatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico enlas aplicaciones basadas en WDK, los archivos de mensajes de Outlook (.msg) se importarán comoobjeto dm_email_message, y se producirá un error en la importación de los archivos .msg en caso deque defina el tipo como dm_message_archive de manera manual.

Webtop permite ver los correos electrónicos a través de un visor HTML especial. El visor HTMLproporciona al usuario acceso a los anexos de correo electrónico relacionados. Los anexos sólo sepueden ver, pero también se pueden encontrar a través de la pantalla de resultados de la búsqueda.Para obtener una versión de un anexo, el usuario debe copiarlo y pegarlo en una ubicación delrepositorio y convertir ese nuevo anexo en un objeto independiente.

Figura 2. Visor HTML para el correo electrónico

Los usuarios también ven una pantalla de búsqueda mejorada en Webtop, para buscar por valores deatributos específicos de correo electrónico (Figura 3, página 57).

56 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Mensajes de correo electrónico

Figura 3. Búsqueda mejorada

También hay disponible una utilidad de conversión para correos electrónicos ya existente en elrepositorio. Esta utilidad se ejecuta como una aplicación independiente para convertir los correoselectrónicos existentes al formato EMCMF (Figura 4, página 58).

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 57

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Mensajes de correo electrónico

Figura 4. Utilidad de conversión para correos electrónicos

Abrir un mensaje de correo electrónico paravisualizaciónUna vez importado en el repositorio un mensaje de correo electrónico, puede verlo en modo de sólolectura. No puede editarlo.

Para abrir un mensaje de correo electrónico para visualización:

1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo.Nota: cuando se muestre una lista con mensajes de correo electrónico, podrá decidir agregarinformación de columnas adicionales relevantes a los mensajes de correo electrónico, comoel remitente y los destinatarios. Para agregar columnas a una lista, consulte Seleccionar lascolumnas que aparecen en las listas, página 19.

2. Seleccione Archivo > Mostrar.

58 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Mensajes de correo electrónico

Convertir un mensaje de correo electrónico enHTML o PDFPara convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF:

1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo.

2. Seleccione una de estas opciones:• Herramientas > Transformación > Copia en HTML

• Herramientas > Transformación > Copia en PDF

Exportar un mensaje de correo electrónico delrepositorioAl exportar un mensaje de correo electrónico, Webtop crea una copia del mensaje como un archivo.msg en la ubicación que elija. Todos los anexos del mensaje se incrustan en el archivo .msg exportado.

No puede exportar mensajes de correo electrónico si su instalación utiliza Transferencia de contenidoHTTP.

Para exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio:

1. Desplácese hasta uno o varios mensajes de correo electrónico y selecciónelos.

2. Seleccione Archivo > Exportar.Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar los mensajes de correoelectrónico del repositorio hasta la ubicación correspondiente del equipo local.

3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, siga uno de estos procedimientos:• Si va a exportar un mensaje, defina las opciones y haga clic en Aceptar.

• Si va a exportar varios mensajes, defina las opciones de cada uno por separado haciendo clicen Siguiente. Tras el último mensaje, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los mensajes restantes al mismo tiempo,haga clic en Terminar.

4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar.

Buscar y abrir un anexo de correo electrónicoEsta sección describe cómo ubicar y abrir un anexo de correo electrónico en el modo Colaboración.

Puede abrir un anexo de correo electrónico y verlo en modo de sólo lectura. No puede editar el anexo,pero puede crear una copia del mismo y editar la copia, tal y como se explica en Crear y editar unacopia de un anexo de correo electrónico, página 60.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 59

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Mensajes de correo electrónico

Para buscar y abrir un anexo de correo electrónico:

1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir unmensaje de correo electrónico para visualización, página 58.Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Para ello, escriba elnombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsqueda sitiado sobre el panel del árbol deexploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar.

2. Haga clic en el enlace Ver propiedades.

Crear y editar una copia de un anexo de correoelectrónicoEsta sección describe cómo copiar y editar un anexo de correo electrónico en el modo Colaboración.

Para crear y editar una copia de un anexo de correo electrónico:

1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir unmensaje de correo electrónico para visualización, página 58.Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Para ello, escriba elnombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsqueda sitiado sobre el panel del árbol deexploración. Si precisa más información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar.

2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Agregar al portapapeles.

3. Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el anexo y abra la ubicación de forma que losarchivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido. Seleccione Editar> Copiar aquí.

4. Si se muestra el portapapeles, seleccione el anexo del mensaje de correo electrónico y haga clicen Copiar.

5. Para editar la copia, seleccione la copia y elija Archivo > Editar.

6. Para realizar cualquier otra operación de Webtop común en la copia, utilice el procedimientocorrespondiente a esa operación.

Exportar un anexo de correo electrónico delrepositorioEsta sección describe cómo exportar un anexo de Correo electrónico en el modo Colaboración.

Para exportar un anexo de correo electrónico:

1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe en Abrir unmensaje de correo electrónico para visualización, página 58.

2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Exportar.

3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, hágalo y haga clic en Aceptar.

60 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Mensajes de correo electrónico

4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y haga clic en Aceptar.

Nota: En el modo Archivo, desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo. VayaaMostrar > Copias, y después realice la exportación.

Buscar el mensaje de correo electrónico al quepertenece el anexoEsta sección describe cómo ubicar un correo electrónico al que pertenece un anexo en el modoColaboración. Para el modo Archivo, consulte la sección En el modo Archivo, página 54 para obtenerinformación sobre cómo se almacenan los anexos de correos electrónicos en el modo Archivo.

Para buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece un anexo:

1. Busque el anexo de correo electrónico escribiendo todo o parte del nombre de anexo en el cuadrode búsqueda situado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobrelas búsquedas, consulte Capítulo 4, Buscar.

2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccioneMostrar > Ubicación.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 61

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Mensajes de correo electrónico

62 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 4Buscar

Ejecutar una búsqueda simpleCuando se introduce un término de búsqueda (una palabra o frase) en el cuadro de búsqueda simple,se busca dicho término en los documentos u otros objetos, bien en el propio documento o dentro delas propiedades del objeto. Este tipo de búsqueda se denomina búsqueda de “texto completo”.

Busca los archivos en su ubicación de búsqueda predeterminada. La ubicación de búsquedapredeterminada se especifica en las preferencias de búsqueda. Definir preferencias de búsqueda,página 82, describe cómo agregar una ubicación de búsqueda. Es posible buscar en varios repositoriosal mismo tiempo pero también es posible buscar orígenes externos como bases de datos externas,orígenes Web o su equipo de escritorio.

Si el repositorio se ha indexado para partes de la oración, Webtop muestra los archivos que incluyenvariaciones de las palabras introducidas. Por ejemplo, si escribe examinar, Webtop busca tambiénarchivos que contengan las palabras examen o examinado.

Para ejecutar una búsqueda simple:

1. En el cuadro de texto situado sobre el panel de exploración, escriba el texto que desea buscar.Para restringir la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página 63.

2. Haga clic en .Si la búsqueda incluye varios términos, y el servidor de índice es Fast, los resultados mostradosen primer lugar contendrán todos los términos de búsqueda y, a continuación, Webtop mostrarálos resultados que sólo contienen algunos de los términos de búsqueda.Si su búsqueda incluye varios términos, y el servidor de índice es xPlore, todos los resultadosmostrados contendrán todos los términos de búsqueda.Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en Detener .

3. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 70.

Definir más los términos de búsqueda

Puede utilizar la sintaxis de Tabla 8, página 64 para definir más detalladamente los términos debúsqueda en una búsqueda simple o en el campo Contiene en una búsqueda avanzada.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 63

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Buscar

Tabla 8. Definir más los términos de búsqueda

Sintaxis Descripción

Palabra o frase entrecomillas: " "

Para buscar una palabra o frase exacta, introduzca la palabra o fraseentre comillas.

Para una búsqueda simple (incluso el campo Contiene en una búsquedaavanzada), si no utiliza las comillas, Webtop muestra los archivos quecontienen tanto las palabras exactas que se escriben como las variacionesde las palabras, como examinar para el palabra examen.

Esta opción está deshabilitada cuando se buscan varias palabras o si elrepositorio no se ha indexado para variaciones.

Las comillas no se pueden utilizar para buscar palabras con el mismouso de mayúsculas o minúsculas.

Los operadores ANDy OR

Para obtener resultados que contengan dos términos de búsqueda, escribaAND entre los términos. Un término puede ser una palabra o una fraseentre comillas.

Para obtener resultados que contengan al menos un término, escriba ORentre las palabras o las frases entrecomilladas.

Puede encadenar varios términos juntos con los operadores AND y OR.El operador AND tiene precedencia sobre el operadorOR. Por ejemplo, siescribe:

knowledge or management and discovery

Sus resultados deben contener conocimiento o deben contener gestióny detección.

El operador NO Para obtener resultados que no contengan un término, escriba NOTdelante del término. El término puede ser una palabra o una fraseentrecomillada. Sólo se toma en cuenta el término que sigue al operador.

El operador NOT se puede utilizar después del operador AND u OR,separado por un espacio.

Las sintaxis válidas serían: Documentum NOT adaptador o DocumentumAND NOT adaptador, ambas consultas devolverán resultados quecontienen "Documentum" pero no "adaptador".

Si escribe Documentum OR NOT adaptador, obtendrá resultados quecontienen "Documentum" (y posiblemente "adaptador") o que nocontienen "adaptador". Use esta sintaxis con cuidado. Puede generar ungran número de resultados.

El operador NOT se puede utilizar solo al principio de la consulta. Porejemplo, si escribe NOT adaptador, obtendrá resultados que no contienenla palabra "adaptador". Use esta sintaxis con cuidado. Puede generar ungran número de resultados.

64 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Buscar

Sintaxis Descripción

El operador NOT no se admite para consultas en orígenes externoscuando aparece solo al principio de la consulta o si se utiliza junto conel operador OR.

El operador NOT no se puede utilizar con paréntesis. Esta opción no esválida: ANOT ( B OR C ). Sin embargo, el operadorNOT se puede utilizardentro de paréntesis. Esta opción es válida: (A NOT B) O (A NOT C).

YNO no es un operador, si introduce YNO en una consulta, se considerarácomo un término de búsqueda.

Paréntesis alrededorde los términos: ( )

Para especificar que se deben procesar ciertos términos juntos, utilice losparéntesis. Cuando se utilizan paréntesis, se debe introducir un espaciodelante y detrás de cada paréntesis, como se muestra a continuación: (gestión o detección ).

Por ejemplo, si escribe conocimiento and gestión or detección, los resultadoscontendrán "conocimiento" y "gestión" o contendrán "detección". Pero siescribe conocimiento and ( gestión or detección ), los resultados contendrán"conocimiento" y o bien "gestión" o bien "detección".

El comodín de varioscaracteres: *

Si el repositorio está indexado con el servidor de índice Fast, puede utilizarel comodín de varios caracteres para indicar caracteres adicionales encualquier parte de una palabra. Hace coincidir ninguno o más caracteres.

Si el repositorio está indexado con el servidor de índice xPlore, el comodínde varios caracteres sólo funcionará con palabras completas, no conpartes de palabras, pero los resultados podrán incluir variaciones de laspalabras que haya escrito. Por ejemplo, una consulta para equipo* coincidecon tienda de equipos o piezas de equipos pero no con equipar. De manerapredeterminada, xPlore no admite la búsqueda de partes de palabraporque es mucho más rápido buscar palabras completas. Para cambiareste comportamiento predeterminado para que funcione como el servidorde índice Fast, el administrador de XPlore puede activar la opción debúsqueda de fragmentos de palabras.

El comodín de varios caracteres sólo está disponible para una búsquedasimple (incluso el campo Contiene en una búsqueda avanzada).

El comodín de varios caracteres no está disponible para búsquedas enrepositorios no indexados, para búsquedas de valores de propiedad nipara búsquedas de orígenes externos. Para este tipo de búsquedas debeutilizar operadores de truncamiento, como el operador Empieza por.

Cuando se utilizan comodines, Webtop no muestra los resultados queincluyan variaciones de las palabras escritas. Por ejemplo, si escribe

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 65

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Buscar

Sintaxis Descripciónd*ment, los resultados deben contener: documento, departamento, etc.pero no documentado o documentación.

El comodín de un solocarácter: ?

Si el repositorio está indexado con el servidor de índice Fast, puedeutilizar el comodín de un solo carácter para indicar un único carácterdesconocido en cualquier parte de una palabra.

El comodín de un solo carácter sólo está disponible para una búsquedasimple (incluso el campo Contiene en una búsqueda avanzada).

El comodín de un solo carácter no está disponible para búsquedas enrepositorios no indexados, para búsquedas de valores de propiedad nipara búsquedas de orígenes externos. No está disponible con el servidorde índice xPlore.

Nota:• Los operadores AND, OR y NOT son palabras reservadas. Para buscar un término que incluya unoperador, utilice comillas. Por ejemplo, si busca "hardware and software", Webtop devolverá losdocumentos que contengan esa cadena de tres palabras. Si escribe hardware and software sincomillas, Webtop devolverá todos los documentos que contengan ambas palabras.

• Los operadores AND, OR y NOT no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo,para su comodidad, puede escribir: AND, and, And.

Ejecutar una búsqueda avanzadaPara buscar un documento por una de sus propiedades, utilice la búsqueda avanzada. Una búsquedaavanzada le permite definir de forma más precisa su consulta de las propiedades del documento. Porejemplo, puede buscar la versión actual de los documentos cuyo autor es John Smith y modificadosentre el 1 de Noviembre de 2006 y el 31 de Diciembre de 2006.

Para ejecutar una búsqueda avanzada:

1. En la página principal de Webtop, haga clic en la flecha junto al icono de lupa y, a continuación,haga clic en Avanzada.

2. Especifique valores para la búsqueda. Consulte Especificar valores para una búsqueda avanzada,página 66.

3. Haga clic en Buscar.Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener .

4. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 70.

Especificar valores para una búsqueda avanzada

En este procedimiento se supone que ya ha abierto la página Búsqueda avanzada. Si no es así,consulte Ejecutar una búsqueda avanzada, página 66.

66 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Buscar

Sugerencia: en la página Búsqueda avanzada, si desea borrar cualquier valor existente y empezar conlos campos vacíos, haga clic en Borrar.

Para especificar valores para una búsqueda avanzada:

1. En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar.Este campo es similar a la búsqueda simple. Para definir más la búsqueda, consulte Definir máslos términos de búsqueda, página 63.

2. En Ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que desee buscar.Para agregar ubicaciones, siga este procedimiento:

a. Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Sólo en la ubicación actual y haga clicen Editar.

b. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese a la ubicación yselecciónela. La ubicación en Repositorios disponibles puede ser un repositorio, unarchivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestra si Webtop está configuradopara buscar orígenes externos.Si selecciona repositorios u orígenes en los que no se han guardado sus credenciales, puedeaparecer una ventana de inicio de sesión.

c. Haga clic en la flecha para agregarla a la lista Incluidos en la búsqueda.

d. Repita el Paso b y el Paso c para todas las ubicaciones que sean necesarias.

e. Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha para quitar.

f. Para establecer las ubicaciones como sus ubicaciones predeterminadas para cada nuevabúsqueda, seleccione Definir como predeterminado.

g. Haga clic en Aceptar.

3. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de archivos que desea buscar.

4. Especifique el resto de las propiedades según sea necesario En Tabla 9, página 67 se describen laspropiedades comunes. Las propiedades disponibles dependen del tipo de archivo en el que serealiza la búsqueda, que se selecciona en la lista Tipo de objeto en Paso 3.

Tabla 9. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada

Campo Descripción

Lista de propiedades Especifique uno o varios valores de propiedad mediante esteprocedimiento:

1. Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionar unapropiedad.

2. En una línea determinada: en la primera lista desplegable,seleccione una propiedad. En la segunda lista desplegable,seleccione una relación de propiedad y valor. Para obtener unadescripción de las relaciones posibles, consulte Tabla 10, página 69.En los campos restantes, seleccione o escriba un valor.Si escribe varias palabras, se buscarán como si se tratara de unafrase. Por ejemplo, si escribe "gestión del conocimiento", Webtop

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 67

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Buscar

Campo Descripciónbusca valores que contengan la frase "gestión del conocimiento",pero no busca valores que contengan "conocimiento" y "gestión"separados por otras palabras. Si quiere que sus resultados incluyanambos términos como una frase o separadamente, debe crear dossubconsultas y utilizar el operador AND.

3. Para agregar propiedades adicionales, haga clic en Agregar otrapropiedad y, a continuación, seleccione uno de estos operadores:• And: la selección de este operador especifica que los resultadosde la búsqueda deben coincidir tanto con el valor de propiedadde esta línea como con el valor de propiedad de la línea anterior.

• Or: la selección de este operador especifica que los resultadospueden coincidir con el valor de propiedad de esta línea o conel valor de la línea anterior. Si busca en orígenes externos, noutilice el operador OR entre tipos diferentes de propiedades.Esta consulta es válida: "Autor contains Lewis OR Autor containsTwain," sin embargo, ésta otra no lo es: "Autor contains Lewis ORNombre contains Gestión del conocimiento."

Si agrega tres o más líneas de propiedades, el orden de lasoperaciones es el orden en que se han definido. Cada vez quese agrega And u Or, los operadores anteriores se agrupan entresí. Por ejemplo, si define la consulta "Nombre contains Gestión delconocimiento AND Autor contains Lewis OR Autor contains Twain",los resultados deben contener los documentos cuyo nombre esGestión del conocimiento y cuyo autor es Lewis, o deben contenertodos los documentos cuyo autor es Twain. Para buscar todoslos documentos cuyo nombre sea Gestión del conocimiento ycuyo autor sea o bien Lewis o Twain, deberá definir las siguienteconsulta: Autor contains Lewis OR Autor contains Twain ANDNombre contains Gestión del conocimiento.

4. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda, haga clicen Quitar en dicha propiedad.

Fecha Seleccione el tipo de fecha que desea buscar. Especifique un intervalode fechas o un intervalo de fechas fijo utilizando la fecha actual oespecificando las fechas De y/o A. Los meses se pueden escribir encifras o con su nombre completo. Los años se pueden escribir condos o cuatro cifras.

Al especificar una fecha Desde, la fecha no se incluye en el intervalo defechas. Por su parte, al especificar una fecha Hasta, la fecha se incluyeen el intervalo de fechas.

Tamaño Seleccione un intervalo de tamaños.

68 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Buscar

Campo Descripción

Asunto

Para

De

Escriba las palabras por las que desearealizar la búsqueda. Para restringir labúsqueda, consulte Definir más los términosde búsqueda, página 63.

Enviado Seleccione la fecha cuando se ha enviado elmensaje de correo electrónico.

Propiedades al buscarmensajes de correoelectrónico

Recibido Seleccione la fecha cuando se ha recibido elmensaje de correo electrónico.

Buscar objetosocultos

Puede optar por incluir elementos ocultos en la búsqueda. Labúsqueda mostrará sólo los elementos ocultos para los que tengapermiso de visualización.

Buscar todas lasversiones

Puede buscar versiones anteriores del archivo, así como la versiónactual.

La relación entre una propiedad y su valor correspondiente se define por los operadores. Tabla 10,página 69 describe los operadores disponibles en la página de búsqueda avanzada.

Tabla 10. Selección de una relación de propiedad a valor

Operador Descripción

Operadores relacionales:

Menor que <

Menor o igual que <=

Mayor que >

Mayor o igual que >=

Puede utilizar estos operadores con valoresnuméricos o cadenas.

Igual a = Muestra los resultados en los que el valor depropiedad contiene sólo el valor exacto que haescrito.

Distinto de <> Muestra los resultados en los que el valor depropiedad nunca coincide con el valor exactoque ha escrito.

Operadores de truncamiento: En lugar del comodín de varios caracteres sepueden utilizar operadores de truncamiento.

Empieza por Muestra los resultados en los que el valor depropiedad empieza por el valor que ha escrito.Es lo mismo que si se utilizase un comodín definal.

Termina por Muestra los resultados en los que el valor depropiedad termina por el valor que ha escrito.Es lo mismo que si se utilizase un comodín deinicio.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 69

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Buscar

Operador Descripción

Contiene Muestra los resultados en los que el valor depropiedad contiene el valor que ha escrito encualquier lugar. Tiene el mismo efecto queutilizar caracteres comodín inicial y final.

No contiene Muestra los resultados en los que el valor depropiedad no contiene el valor que ha escritoen ningún lugar.

Otros operadores:

En Muestra los resultados en los que el valor depropiedad coincide con uno de los valores queha escrito. Los valores potenciales se escribencomo una lista delimitada por comas.

No en Muestra los resultados en los que el valor depropiedad no coincide con ninguno de losvalores que ha escrito.

Es nulo Muestra los resultados en los que el valorde propiedad no se ha definido. Si sabe queuna propiedad no contiene ningún valor,puede utilizar este operador para restringir labúsqueda.

No es nulo Muestra los resultados en los que se ha definidoel valor de propiedad, pero sin ningún valorespecífico. Puede utilizar este operador parabuscar sólo los documentos cuyas propiedadesestén definidas. Por ejemplo, si seleccionapalabras clave no es nulo, sus resultados debencontener sólo los documentos con palabrasclave.

Ver los resultados de la búsquedaEn los resultados de la búsqueda, puede realizar los siguientes procedimientos:

• Resalte los resultados.

Haga clic en para activar el resaltado.

Haga clic en para desactivar el resaltado.

• Los resultados aparecerán en el panel de exploración así como en el panel de contenido. Losresultados del panel de exploración están organizados por propiedad.

Para ver los resultados que incluyan una determinada propiedad, haga clic en la propiedad. Siprecisa más información, consulte Exploración inteligente, página 71.

70 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Buscar

• Para obtener información adicional sobre la búsqueda, haga clic en Estado . Con estaoperación se muestran estadísticas de búsqueda según la ubicación. Si su organización incluye lafunción de supervisión de la búsqueda, se mostrarán estadísticas en tiempo real, como se describeen Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real, página 71.

• Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Editar , defina los valores como sedescribe en Especificar valores para una búsqueda avanzada, página 66 y, a continuación, hagaclic en Buscar.

• Para ejecutar de nuevo la búsqueda sin revisarla, haga clic en Reiniciar .

• Para guardar la búsqueda de forma que pueda ejecutarse de nuevo para recibir los resultadosactualizados, consulte Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 77.

• Para guardar la búsqueda como plantilla de búsqueda de modo que pueda volver a ejecutarla conotros parámetros, consulte Crear una plantilla de búsqueda, página 79.

• Para guardar los resultados de un origen externo en un repositorio, consulte Guardar losresultados de búsqueda de orígenes externos, página 73.

Exploración inteligente

Al ejecutar una búsqueda, los resultados no sólo aparecen en el panel de contenido, sino que semuestran también en clústeres de resultados relacionados en el panel de exploración.

Para contraer o expandir la lista Exploración inteligente, haga clic en el signo menos/más en laparte superior de la lista.

Para expandir un clúster o subclúster, haga clic en el signo más situado junto al clúster.

Para mostrar los resultados de un subclúster en el panel de contenido, haga clic en él.

Para actualizar la lista Exploración inteligente con los nuevos resultados, haga clic en . El iconoaparece sólo si hay nuevos resultados disponibles.

Webtop calcula los subclústeres utilizando la estrategia definida en las preferencias de usuario. Paraestablecer las preferencias, haga clic en y, a continuación, haga clic en Definir preferencias debúsqueda, página 82.

Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real

La supervisión de búsqueda muestra el estado de la búsqueda en tiempo real. El estado en tiemporeal aparece en una pantalla animada y en una tabla, como se muestra en la Figura 5, página 72. Lasupervisión de la búsqueda permite ver los orígenes de búsqueda que devuelven los resultadosmás rápidamente.

Para mostrar la supervisión de la búsqueda, haga clic en Estado tan pronto como se hayainiciado la búsqueda.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 71

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Buscar

Para reproducir la animación cuando haya finalizado la búsqueda, haga clic en el icono Actualizar,

. Cuando reproduzca la animación, volverá a ver cómo se realizó la búsqueda. Lareproducción de la animación no vuelve a ejecutar la consulta.

Figura 5. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda

En la animación, cada origen de búsqueda está representado por un sector del gráfico circular. Elnúmero de capas de un sector corresponde al número de resultados: una capa indica que no hayresultados; dos capas indican de 1 a 50 resultados; y tres capas indican 51 o más resultados. Estecomportamiento puede variar en las configuraciones modificadas.

El color de la sección indica el estado del origen: azul si está realizando una búsqueda, verde cuandose ha completado la búsqueda y naranja si la búsqueda ha fallado.

Haga clic en el sector de un origen para resaltar su fila correspondiente en la tabla.

Haga clic enMostrar consulta nativa para ver la consulta nativa que indica cómo se tradujo laconsulta para el origen.

La animación muestra los orígenes de dieciséis en dieciséis, por lo que en la primera vista sóloaparecen los primeros dieciséis orígenes. Si ejecuta la búsqueda en un número de orígenes mayor,podrá ver los dieciséis siguientes haciendo clic en Siguiente debajo de la animación.

Si no se puede buscar en un origen determinado, se muestra un mensaje de error detallado en lacolumna Nota de la tabla. Para obtener información adicional sobre el error, seleccione Herramientas> Ver mensajes.

Nota: si inicia la supervisión al visualizar los resultados de las búsquedas guardadas o los últimosresultados de búsqueda, no se vuelve a ejecutar la consulta y la animación no se vuelve a reproducirpor completo. El estado aparece primero en espera con ningún resultado y a continuación se actualiza

72 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Buscar

inmediatamente para mostrar el estado final de los orígenes y el número de resultados válidosdevueltos por cada uno.

Guardar los resultados de búsqueda de orígenesexternos

Este procedimiento permite guardar los resultados de un origen externo en un repositorio.

Para guardar un resultado de búsqueda de un origen externo en el repositorio:

1. Seleccione los resultados.

2. Elija Archivo > Guardar en repositorio.

3. En la ventana Selección de carpeta, seleccione la carpeta de destino de la lista de repositoriosdisponibles.

4. Haga clic en Siguiente para comprobar la definición de objeto o en Terminar para completar elprocedimiento.

5. En la ventana Definición de objeto, modifique las propiedades del objeto según sea necesario.

6. Haga clic en Siguiente para marcar la definición del objeto de estos resultados o en Terminarpara completar el procedimiento.

7. Repita el Paso 5 y el Paso 6 tantas veces como sea necesario.Los resultados guardados están disponibles en la carpeta seleccionada pero también se muestranenMis archivos.

Ver los resultados más recientes sin volver aejecutar la búsquedaEste procedimiento sólo se aplica a su sesión actual de Webtop.

Para ver los resultados de búsqueda más recientes:

1. En la parte superior de la página de Webtop, haga clic en la flecha situada junto al icono de lupa.

2. Haga clic en Últimos resultados.

Mejorar su experiencia de búsquedaSu experiencia de búsqueda puede verse restringida o mejorada según su comprensión de la sintaxisde búsqueda y de los distintos parámetros que definen el entorno de la búsqueda. La sintaxis debúsqueda es la forma en que se escribe la consulta, que implica el uso de operadores y de caracteresespeciales tales como paréntesis, comillas o comodines. La sintaxis de búsqueda se documenta alprincipio de este capítulo en Ejecutar una búsqueda simple, página 63 y Ejecutar una búsqueda

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 73

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Buscar

avanzada, página 66. El entorno de búsqueda corresponde a las circunstancias cuando se ejecutala consulta; es decir, la configuración del repositorio, la configuración de los orígenes externos, laconfiguración de su aplicación de WDK, etc. Todos estos parámetros no son visibles ni accesibles paralos usuarios; sin embargo, deben tomarse en consideración al ejecutar las consultas para conseguir losresultados más pertinentes.

En esta sección se describen estos aspectos que influyen en su experiencia de búsqueda:• Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda, página 74

• Indexar un repositorio, página 75

• Elementos que se pueden buscar, página 76

Cómo puede afectar la configuración a su experienciade búsqueda

La descripción de la función de búsqueda que se proporciona en este manual se refiere a laconfiguración predeterminada. Sin embargo, su administrador del sistema puede configurar estafuncionalidad de muchas maneras. En esta lista se indican posibles configuraciones que puedenafectar a su experiencia de búsqueda:• Indexación

Si un repositorio está indexado o no da lo mismo, y por lo general, no necesitará saberlo. Sinembargo, en algunos casos, las capacidades de indexación se pueden utilizar para definirconsultas más precisas. Por ejemplo, los comodines sólo pueden utilizarse si el repositorio estáindexado, si no es así, se omitirán. En Documentum versión 6.7, se admiten dos servidores deíndice: Fast y xPlore. El comportamiento de los operadores de búsqueda puede ser algo distintoentre los dos. Por ejemplo, en la búsqueda de varios términos separados por espacios, los espaciosse interpretan como un operador OR con el servidor de índice Fast, mientras que con el servidorde índice Xplore se interpretan como un operador AND. Si desea ejecutar consultas complejas,consulte con el administrador del sistema para obtener detalles sobre la configuración de laindexación del repositorio. La sección Indexar un repositorio, página 75, proporciona másinformación sobre la indexación.

• Clasificación de relevancia

El administrador del sistema puede especificar una clasificación adicional para determinadosorígenes, agregar relevancia a un valor de propiedad determinado o mejorar la puntuaciónobtenida para un formato específico.

• Programación

El administrador del sistema puede definir una programación para restringir la lista de tiposdisponibles en la página Búsqueda avanzada. La programación puede ser diferente de unrepositorio a otro. Si selecciona sólo los orígenes externos, se aplica la programación delrepositorio actual.

• Personalización de la página Búsqueda avanzada

La página Búsqueda avanzada puede personalizarse completamente para guiarle a la hora derealizar consultas. Por este motivo, todas las opciones descritas en esta guía pueden no estardisponibles y pueden aparecer otras para definir y/o condicionar sus consultas.

74 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Buscar

• Número máximo de resultados

El número máximo de resultados se define en dos niveles. De forma predeterminada, el númeromáximo de resultados de todos los orígenes juntos es 1000 y 350 resultados por origen. Sinembargo, su administrador del sistema puede modificar estos parámetros. Cuando realiceuna consulta en un origen externo, el número máximo de resultados también depende de laconfiguración de dicho origen. Los resultados se seleccionan de acuerdo con su importancia.De este modo, siempre consigue los resultados con la mejor puntuación; el resto de resultadosse omiten.

• Diferenciación entre mayúsculas y minúsculas

Si el repositorio está indexado, las consultas no distinguen entre mayúsculas y minúsculas deforma predeterminada, incluso si se utilizan las comillas. Si el repositorio no está indexado,las consultas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, para los repositoriosno indexados, el administrador del sistema puede activar y desactivar la diferenciación entremayúsculas y minúsculas.

• Normalización gramatical (lematización)

Cuando no se utilizan comillas, Webtop muestra los archivos que incluyen variaciones de laspalabras escritas además de las palabras exactas. Estas variaciones se basan en la raíz de lapalabra. Este comportamiento depende de la configuración del sistema de texto completo y sedenomina normalización gramatical. Las variaciones se basan en el contexto gramatical de lapalabra. Por ejemplo, una búsqueda para el verbo "correr" también encuentra "corrió", pero noencontramos el participio "corrido".

• Orígenes externos

Al consultar un origen externo, los resultados mostrados en Webtop dependen en parte de laconfiguración de este origen. Por ejemplo, si el origen no devuelve información sobre fechas,entonces no se puede filtrar por fechas.

• Varios repositorios

En cuanto a orígenes externos, los resultados dependen de la configuración de cada repositorio.Por ejemplo, la indexación puede establecerse de forma distinta en los distintos repositorios.

Indexar un repositorio

La indexación de un repositorio es tarea del administrador y se podría pensar que no es necesariosaber qué es la indexación y si el repositorio que utiliza está indexado o no. Sin embargo, la indexaciónpuede tener una repercusión en la experiencia de búsqueda. Cuando se indexa un repositorio, secrea una estructura de datos, el índice, para almacenar información. La información puede estarsólo en las propiedades de los archivos o en las propiedades y el contenido de los archivos. Labúsqueda de un repositorio indexado facilita una recuperación rápida de los documentos ya que norequiere explorar todos los archivos sino únicamente buscar en el índice. En esta guía, cuando sehace referencia a un repositorio indexado, se trata de un repositorio para el que el contenido y laspropiedades se han indexado y no sólo las propiedades. Si el repositorio está indexado, se ejecutanconsultas de texto completo cuando se usa el cuadro de búsqueda simple o el campo Contiene dela ventana de búsqueda avanzada. Si el repositorio no está indexado, la consulta se convierte auna consulta sobre las propiedades más pertinentes: nombre, título y asunto. Este mecanismo estransparente y permite recuperar los resultados más relevantes.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 75

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Buscar

Elementos que se pueden buscar

Sólo los documentos que son indexables se pueden buscar. Por ejemplo, las imágenes o el contenidobinario no se pueden buscar porque no son indexables.

Además, no todos los caracteres se pueden buscar. Los caracteres que se pueden buscar son loscaracteres alfabéticos, numéricos, de extensión y personalizados. Los caracteres personalizados sonlas letras y meses chinos, japoneses y coreanos.

Otros caracteres, como la puntuación, acentos y las marcas diacríticas, y los caracteres tales como |y #, no se indexan ni se buscan. Estos caracteres que no se pueden buscar se eliminan del textoindexado y se tratan como si fueran espacios en blanco. El servidor de índices trata estos caracterescomo si fueran espacios en blanco: !@#$%^_,.&;:()+=<

Cuando estos caracteres aparecen en el contenido indexable, se reemplazan por un espacio en blanco.Por ejemplo, si la dirección de correo electrónico [email protected] está indexada, aparececomo "MyName company com" en el índice. El texto se trata como tres palabras. Los documentosdevueltos por una búsqueda de [email protected] se tratan como si contuvieran las palabras"MyName company com".

Si se incluye un carácter especial en una consulta, se eliminará. Por ejemplo, una consulta sobreRichard + Dodd devolvería un documento que contiene el texto Richard = Dodd porque los signos +y = se sustituyen por un espacio en blanco. Si un término de búsqueda incluye un acento o marcadiacrítica, la búsqueda devuelve todas las palabras que coinciden con o sin el acento o la marcadiacrítica.

Nota:• A diferencia de las búsquedas que se realizan en un explorador Web, no se pueden utilizar lossignos menos y más como operadores. En su lugar, debe utilizar el operador AND y OR.

• El asterisco y el signo de interrogación se pueden utilizar como caracteres comodín.

Búsquedas guardadasLas búsquedas se pueden guardar para que pueda ejecutarlas regularmente sin tener que volvera definirlas, para compartirlas con otros usuarios o para recuperar rápidamente los resultadoscorrespondientes. En el nodo Búsquedas guardadas, las búsquedas públicas y privadas se distinguenpor los iconos siguientes:

• indica que esta búsqueda guardada es pública y accesible a cualquier usuario.

• indica que usted es el único que puede acceder a esta búsqueda guardada.

Las búsquedas guardadas se muestran fuera del nodo Búsquedas guardadas con un icono general: .

Esta sección incluye:

• Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 77

• Ejecutar una búsqueda guardada, página 77

• Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutar la búsqueda, página 77

76 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Buscar

• Editar una búsqueda guardada, página 78

• Copiar una búsqueda guardada, página 78

Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante

Puede guardar una búsqueda para que pueda ejecutarse de nuevo posteriormente para recuperarlos resultados actualizados.

Para guardar una búsqueda y ejecutarla más adelante:

1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar .

2. Escriba un nombre para la búsqueda guardada.

3. Para mostrar los resultados de la búsqueda en el nodo Búsquedas guardadas sin tener queejecutar de nuevo la búsqueda, seleccione Incluir resultados.

4. Para permitir a otros usuarios tener acceso a esta búsqueda, seleccione Hacer pública.

5. Haga clic en Aceptar.La búsqueda guardada se almacenará en el nodo Búsquedas guardadas del repositorio.Aunque la búsqueda guardada se almacena en un repositorio, puede utilizar la búsquedaguardada para buscar en varios repositorios.

Ejecutar una búsqueda guardada

Al ejecutar una búsqueda guardada, ésta utiliza los mismos parámetros pero devuelve resultadosactualizados.

Para ejecutar una búsqueda guardada:

1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En casocontrario, omita este paso.

3. Seleccione la búsqueda guardada y Archivo > Mostrar.Webtop ejecutará la búsqueda.Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener .

4. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 70.

Ver los resultados de una búsqueda guardada sinvolver a ejecutar la búsquedaPara ver los resultados de una búsqueda guardada:

1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 77

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Buscar

2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En casocontrario, omita este paso.

3. Haga doble clic en cualquier búsqueda guardada para la cual la columna Resultados indique quela búsqueda encontró uno o más elementos.

Nota: Si los resultados no se guardan con la búsqueda, se volverá a ejecutar la búsqueda al hacerdoble clic en ella. Si no desea volver a ejecutar la búsqueda, utilice el menú contextual. Para ello, hagaclic con el botón secundario en la búsqueda guardada y seleccione Ver resultados guardados. Estecomando sólo está disponible cuando los resultados se han guardado con la búsqueda.

Editar una búsqueda guardadaPara editar una búsqueda guardada:

1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En casocontrario, omita este paso.

3. Seleccione la búsqueda y elija Archivo > Editar.

4. Establezca los valores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada,página 66 y, a continuación, haga clic en Buscar.

5. Haga clic en Guardar búsqueda para aplicar los cambios. También debe guardar su búsqueda siha modificado los resultados que se muestran.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Haga clic en Sobrescribir.

Copiar una búsqueda guardadaPara copiar una búsqueda guardada:

1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido. En casocontrario, omita este paso.

3. Seleccione la búsqueda y elija Archivo > Editar.

4. Establezca los valores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada,página 66 y, a continuación, haga clic en Buscar.

5. En la página de resultados, haga clic en Guardar búsqueda.

6. Para guardar la búsqueda como una copia con un nombre diferente, escriba un nombre nuevopara la búsqueda. En caso contrario la búsqueda se guarda como una copia con el mismo nombre.

7. Edite la información adicional según sea necesario.

8. Haga clic en Aceptar.

9. Haga clic en Guardar como nueva.

78 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Buscar

Plantillas de búsquedaAl igual que con las búsquedas guardadas, las plantillas de búsqueda están diseñadas para quepuedan reutilizarse fácilmente. Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la quealgunos valores de búsqueda son fijos y otros puede definirlos el usuario actual. Las plantillas debúsqueda pueden ser privadas o públicas. En el nodo Búsquedas guardadas, las plantillas debúsqueda públicas y privadas se distinguen por los iconos siguientes:

• indica que esta plantilla de búsqueda es pública y accesible a cualquier usuario.

• indica que usted es el único que puede acceder a esta plantilla de búsqueda.

Las plantillas de búsqueda se muestran fuera del nodo Búsquedas guardadas con un icono general:.

Esta sección incluye:

• Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda, página 79

• Crear una plantilla de búsqueda, página 79

• Editar una plantilla de búsqueda, página 80

• Modificar la definición de una plantilla de búsqueda, página 80

• Copiar una plantilla de búsqueda, página 81

Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda

Puede ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda creada por usted o por otro usuario.

Para ejecutar una búsqueda basada en una plantilla de búsqueda:

1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En casocontrario, omita este paso.

3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Mostrar.

4. Si se le pide que indique valores de búsqueda, especifique los valores según corresponda.

5. Haga clic en Buscar.Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener .

6. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 70.

Crear una plantilla de búsqueda

Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la que puede cambiar ciertos valores debúsqueda cada vez que la ejecuta. Por ejemplo, una plantilla de búsqueda podría buscar las facturascon fecha de este mes del cliente que elija. Podría ejecutar la plantilla de búsqueda para obtenerfacturas de muchos clientes diferentes.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 79

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Buscar

Una plantilla de búsqueda no puede incluir el operador OR.

Para crear una plantilla de búsqueda:

1. Ejecute una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar una búsqueda avanzada, página 66) yseleccione las propiedades y valores que se incluirán en la plantilla de búsqueda. Debeseleccionar al menos una combinación de propiedad y valor.Para incluir una propiedad para la que el usuario establecerá el valor de búsqueda, establezca unvalor temporal para dicha propiedad. Puede hacer que esa propiedad sea editable más adelanteen este procedimiento.

2. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar plantilla .

3. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda.

4. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsquedaesté disponible para otros.

5. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha paratrasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada.Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadroValores fijos.

6. Haga clic en Guardar.

Editar una plantilla de búsquedaPara editar una plantilla de búsqueda:

1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En casocontrario, omita este paso.

3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar.

4. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsquedaesté disponible para otros.

5. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha paratrasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada.Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadroValores fijos.

6. Haga clic en Guardar.

Modificar la definición de una plantilla de búsquedaPara modificar la definición de una plantilla de búsqueda:

1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

80 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Buscar

2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En casocontrario, omita este paso.

3. Haga clic con el botón secundario en la plantilla de búsqueda y seleccione Editar definición.

4. Modifique los valores de búsqueda. Consulte Especificar valores para una búsqueda avanzada,página 66.

5. Haga clic en Buscar.Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic en Detener .

6. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar plantilla .

7. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda.

8. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccione Hacer que esta búsquedaesté disponible para otros.

9. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flecha paratrasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada.Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad en el cuadroValores fijos.

10. Haga clic en Guardar.

11. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

12. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar.

13. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda.

14. Modifique la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo se actualizacon los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción está visible como unacolumna en el nodo Búsquedas guardadas.

15. Haga clic en Guardar.

Nota: A diferencia de las búsquedas guardadas, cuando guarda una plantilla después de unamodificación, la versión anterior no se sobrescribe: se crea una nueva plantilla.

Copiar una plantilla de búsquedaPara copiar una plantilla de búsqueda:

1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido. En casocontrario, omita este paso.

3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar.

4. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda.

5. Modifique la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo se actualizacon los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción está visible como unacolumna en el nodo Búsquedas guardadas.

6. Haga clic en Guardar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 81

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Buscar

Definir preferencias de búsquedaPara definir las preferencias de búsqueda:

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Buscar.

3. En el área Ubicaciones de búsqueda predeterminadas, siga uno de estos procedimientos:• Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminadas en los repositorios de la lista derepositorios predeterminada, seleccioneMis repositorios favoritos.

• Para definir la ubicación de búsqueda predeterminada en el repositorio que está visualizandoactualmente, seleccione Sólo repositorio actual.

• Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminada en otras ubicaciones, seleccioneOtras y, a continuación, Seleccionar. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles,desplácese y seleccione una ubicación específica y, a continuación, haga clic en la flechaapropiada para agregar la ubicación. Agregue tantas ubicaciones como necesite. La ubicaciónpuede ser un repositorio, un archivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestrasi Webtop está configurado para buscar orígenes externos.

4. En el área Exploración inteligente, elija si desea agrupar los resultados de la búsqueda enclústeres según unas propiedades específicas.Si selecciona Activada, elija las propiedades utilizadas para la exploración inteligente haciendoclic en Editar y, a continuación, seleccionando las propiedades en las listas desplegables. Paraagregar o quitar las propiedades, utilice los botones adecuados.

5. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.Para seleccionar las columnas mostradas en las páginas de resultados, defina sus preferencias decolumna como se describe en Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 19.

Para recuperar la configuración predeterminada de las ubicaciones de búsqueda y de exploracióninteligente, haga clic en Restaurar valores predeterminados.

82 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 5Bandeja de entrada

Bandeja de entrada información generalLa bandeja de entrada contiene tareas y notificaciones. Las tareas son asignaciones electrónicas,mientras que las notificaciones son mensajes que avisan de que se ha producido un evento.

Una tarea puede serle asignada manualmente por otro usuario, o bien de forma automática por unproceso empresarial conocido como flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es una serie de tareas que seasignan por orden de un usuario a otro. Al finalizar una tarea de flujo de trabajo, el flujo de trabajoenvía automáticamente una tarea al usuario siguiente en el flujo de trabajo.

En algunos casos, es posible que una tarea que aparece en su bandeja de entrada no se le hayaasignado sólo a usted, sino también a otros usuarios. En esta circunstancia, el primer usuario que laacepta es el que la ejecuta. La tarea se elimina automáticamente de las bandejas de entrada de losdemás usuarios.

Si su organización emplea colas de trabajos, puede solicitar asignaciones de tareas, como se describeen Tareas de cola de trabajos, página 88.

Una tarea puede incluir archivos anexos que se le solicita que edite o revise. Los archivos anexospasan al siguiente usuario del flujo de trabajo.

Abrir tareas o notificacionesPara abrir una tarea o notificación:

1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar.

• Para realizar una acción, consulte el procedimiento correspondiente:

— Realizar tareas, página 84

— Completar una tarea, página 85

— Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 85

— Rechazar una tarea, página 86

— Delegar una tarea, página 86

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 83

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Bandeja de entrada

— Repetir tareas, página 87

— Seleccionar tareas de la cola, página 90

Realizar tareasPara realizar una tarea:

1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre.

2. En la ficha Información, siga este procedimiento:

a. La ficha Información podría mostrar un formulario personalizado para una tareadeterminada de su organización. En ese caso, escriba la información adecuada. Pida losdetalles a su administrador.Si la ficha Información incluye un enlace para crear un nuevo formulario para el próximousuario en la tarea, haga clic en el enlace y siga las instrucciones de la pantalla.

b. Para realizar operaciones en los archivos anexos, utilice los procedimientos estándar dedichas operaciones.

c. Para adjuntar archivos adicionales, haga clic en Agregar anexos, seleccione los archivos yhaga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en uncuadro de diálogo de selección, página 21.

d. Si se muestran los campos Hora y Costo, registre el tiempo y el costo que supone realizar latarea.

3. En la ficha Comentarios, agregue comentarios de la siguiente manera:

a. Haga clic en Agregar o Editar.

b. En el campo Comentario, escriba un comentario.

c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas:• Para los destinatarios posteriores

envía el comentario a todos los usuarios que realizan todas las tareas futuras del flujode trabajo.

• Sólo para los destinatarios siguientes

envía el comentario únicamente a los usuarios que realizan la siguiente tarea del flujode trabajo.

d. Haga clic en Aceptar.

e. Repita estos pasos con tantos comentarios como sea necesario. Para quitar un comentario,haga clic en Quitar.

4. Seleccione la ficha Progreso para ver el historial de la tarea.

5. Siga uno de estos procedimientos:• Para marcar la tarea como terminada, consulte Completar una tarea, página 85.

• Para cerrar la tarea sin marcarla como terminada, haga clic en Cerrar.

84 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Bandeja de entrada

La tarea se cerrará. Puede volver a abrirla para marcarla como terminada más adelante.Cuando desee marcar la tarea como terminada, consulte Completar una tarea, página 85.

Completar una tareaAl completarse una tarea, ésta se envía al siguiente usuario o actividad en el flujo de trabajo.Cualquier cambio realizado en los archivos anexos se incluye con la tarea si la versión de los archivosanexos y los archivos registrados es la misma.

Para completar una tarea:

1. Abra la tarea seleccionándola en la bandeja de entrada.

2. Haga clic en Terminar.La tarea se elimina de la Bandeja de entrada y aparece la página Terminar.

3. Active la casilla de verificación No volver a mostrar esta confirmación si no desea ver la páginaTerminar tras finalizar una tarea y haga clic en Aceptar.

Nota: Además puede configurar webcomponent/app.xml para desactivar el aspecto de lapágina Terminar para todos los usuarios de la instancia Webtop. Establezca el elemento<suppress_task_confirmation> como verdadero en webcomponent/app.xml:<suppress_task_confirmation>true</suppress_task_confirmation>

4. Si se le solicita una contraseña, escríbala.

5. Haga clic en Aceptar.

6. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento:

a. Elija haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionar los ejecutantes.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija uno o más ejecutantes y haga clic en Aceptar.Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo deselección, página 21.

c. Haga clic en Aceptar.

7. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar en la lista Seleccionar tareas de reenvíosiguientes.

8. Haga clic en Aceptar.

Aceptar tareas asignadas a varios usuariosSi una tarea se ha enviado a un grupo, el primer usuario que la acepte será el que la ejecute. Si aceptauna tarea de este tipo, se eliminará automáticamente de las bandejas de entrada de los demás usuarios.

Para aceptar una tarea asignada a varios usuarios:

1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. Seleccione la tarea que desee aceptar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 85

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Bandeja de entrada

3. Haga clic en Aceptar.

4. Siga uno de estos procedimientos:• Para cerrar la tarea, elija Cerrar.

• Para realizar una acción, consulte el procedimiento correspondiente:

— Realizar tareas, página 84

— Completar una tarea, página 85

— Rechazar una tarea, página 86

— Delegar una tarea, página 86

— Repetir tareas, página 87

Rechazar una tareaSi el flujo de trabajo lo permite, puede rechazar una tarea. Al hacerlo, la tarea va a otro paso comose define en la plantilla. Si la tarea va dirigida a un grupo de usuarios, se elimina de su Bandeja deentrada. Dependiendo de la definición de la plantilla, la tarea puede o no permanecer en las Bandejasde entrada de los otros usuarios del grupo.

Para rechazar una tarea:

1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre.

2. Haga clic en Rechazar.

3. Si se le solicita, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea.

4. Haga clic en Siguiente.

5. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas en la lista Seleccionar tareas de rechazosiguientes.

6. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión para cerrar lasesión de la tarea.

7. Haga clic en Aceptar.

Delegar una tareaSi el flujo de trabajo lo permite, puede pasar a otro usuario la responsabilidad de realizar una tareaque originariamente se le ha asignado a usted.

Para delegar una tarea:

1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella.

2. Haga clic en Delegar.

3. Si se le pide que especifique el usuario al que desea delegar la tarea, siga este procedimiento:

86 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Bandeja de entrada

a. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y hagaclic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro dediálogo de selección, página 21.

4. Haga clic en Aceptar.

Repetir tareasSi el flujo de trabajo lo permite, tiene la posibilidad de pedir a otro usuario o grupo que repita unatarea que usted acaba de completar.

Para repetir una tarea:

1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella.

2. Haga clic en Repetir.

3. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.

4. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario en el que desee delegar la tarea y hagaclic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro dediálogo de selección, página 21.

5. Haga clic en Aceptar.

Cambiar la disponibilidad para las tareasEn la parte superior de la bandeja de entrada se muestra su disponibilidad para recibir tareas.Puede establecer el estado como Estoy disponible o No estoy disponible en estos momentos. Paradelegar tareas en otra persona cuando su estado está establecido como no disponible, asegúrese deseleccionar la casilla Delegar el trabajo de la actividad en otra persona en la ficha Ejecutante delcuadro de diálogo Inspector de actividades de Process Builder.

Nota: Cuando seleccione esta opción, debe especificar también dónde se enviará la tarea si falla ladelegación en la persona seleccionada por el ejecutante. La tarea se puede enviar al supervisor delflujo de trabajo o devolver al ejecutante original en caso de que falle la delegación automática.

Para establecer el estado en No disponible:

1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. Haga clic en Estoy disponible.Aparece el cuadro de diálogo Disponibilidad del flujo de trabajo.

3. Seleccione la opción No estoy disponible en estos momentos.

4. Haga clic en Editar.

5. Seleccione el usuario o grupo al que se asignarán las tareas.

6. Haga clic en Aceptar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 87

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Bandeja de entrada

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Disponibilidad del flujo de trabajo.

Nota: Si usted se muestra como no disponible, esto sólo afectará a las tareas futuras que se hayanmarcado como delegables. Esta opción no afecta a las tareas que estén actualmente en su bandeja deentrada o a cualquier tarea futura que no permita la delegación.

Para establecer el estado en Disponible:

1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. Haga clic en No estoy disponible en estos momentos.Aparece el cuadro de diálogo Disponibilidad del flujo de trabajo.

3. Desactive la opción No estoy disponible en estos momentos.

4. Haga clic en Aceptar.

Tareas de cola de trabajosLas colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponibles asignados auna cola. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una cola de trabajos en función delas propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadores asignados para trabajar en una cola recibenlas tareas en sus bandejas de entrada por orden de prioridad. Los usuarios con la función "procesadorde colas avanzado" pueden extraer de forma selectiva elementos de la cola con independencia de suprioridad o sin necesidad de esperar a que se asignen a la bandeja de entrada del procesador.

Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola

Los procesadores de colas de trabajos tienen disponibles opciones distintas para ayudar a gestionarlas tareas y la carga de trabajo existentes en sus bandejas de entrada.

Para suspender una tarea en la cola de trabajos:

Si trabaja en una tarea y debe esperar a que se ejecute algún otro documento o tarea auxiliar, puedesuspender la tarea. Como recordatorio, asigne a la tarea una fecha para quitar su suspensión y volvera activarla en la cola. El sistema ejecuta un trabajo que quita la suspensión de la tarea basado en estafecha. También puede quitar manualmente la suspensión de una tarea.

1. Seleccione la tarea que desee suspender.

2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender.

3. Elija la fecha y la hora a las que la tarea ya no continuará suspendida.

4. Haga clic en Aceptar.El estado de la tarea aparecerá como Pausado.

Para quitar la suspensión de una tarea en la cola de trabajos:

1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la suspensión.

2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > No suspender.

88 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Bandeja de entrada

El estado de la tarea aparecerá como Adquirido.

Para quitar la asignación y volver a asignar una tarea en la cola de trabajos:

1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la asignación.

2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación.El sistema devolverá la tarea a la cola de trabajos y su estado aparecerá como Inactivo hasta quela vuelva a asignar a otro usuario.

3. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar.

4. Seleccione un usuario que desee asignar a la tarea.

5. Haga clic en Aceptar.

Obtener la siguiente tarea disponible de una cola detrabajos

Si su organización ha implementado colas de trabajos, puede obtener la siguiente tarea de la cola sinnecesidad de esperar a que un supervisor o el sistema se la asigne. La tarea siguiente es la que tienemayor prioridad en las colas de trabajos que tiene asignadas. Puede elegir manualmente su próximatarea desde una opción en el menú Bandeja de entrada, o bien hacer que aparezca automáticamenteen la bandeja cuando rechace o complete la tarea actual.

Los elementos que el sistema envía automáticamente a la Bandeja de entrada aparecen como noasignados en la columna asignada de la lista de trabajos. Los elementos que el gestor de la cola haasignado de forma manual muestran Sí en la columna asignada. Use la etiqueta de esta columna paradistinguir cómo se ha enviado la tarea a la bandeja de entrada.

Para recuperar manualmente la siguiente tarea de la cola de trabajos:

1. En Bandeja de entrada, seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos >Obtener tarea siguiente.La siguiente tarea aparecerá en la parte superior de la lista de tareas de la bandeja de entrada.

Para activar el recibo automático de tareas de colas de trabajos:

1. En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente.

Para desactivar el recibo automático de tareas de colas de trabajos:

1. Cierre cualquier tarea de la cola de trabajos que esté abierta.

2. En la Bandeja de entrada, desactive Obtener tarea siguiente automáticamente.

3. Vuelva a abrir la tarea que tiene asignada actualmente y termínela, de forma que no quedeninguna tarea sin finalizar en la Bandeja de entrada.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 89

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Bandeja de entrada

Seleccionar tareas de la cola

Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienenla capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar y obtenerlasindependientemente de su prioridad. También tienen acceso al nodo Cola de trabajos en el árbol dedirectorios principal, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas deentrada independientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionarlas tareas sin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades, o bien cualquiertarea no asignada que no requiera ninguna habilidad.

Los procesadores con el rol queue_advance_processor tienen la opción de filtrar la vista Bandeja deentrada de la cola de trabajos. Al seleccionar Todas las tareas que se pueden elegir, se muestrantodas las tareas sin asignar a las que el procesador puede optar o con las que puede trabajar. Todaslas tareasmuestra las tareas con las que el procesador puede trabajar, así como cualquier tarea queéste ya haya obtenido o que le haya asignado el supervisor de la cola.

Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) no puedenasignar tareas a otros procesadores de colas ni extraer una tarea que ya esté asignada o que hayaextraído otro procesador de colas.

Para obtener una tarea sin asignar:

1. Desplácese hasta el nodo Colas de trabajos en el árbol de directorios y haga clic en la cola detrabajos para abrirla.

2. Seleccione el filtro para mostrar Todas las tareas que se pueden elegir o Todas las tareas enla Bandeja de entrada de la cola de trabajos.

3. Seleccione una o más tareas.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea.El sistema le asignará la tarea y la enviará a su bandeja de entrada. Si selecciona sólo una tarea, elsistema la abrirá en Task Manager de forma que pueda trabajar en ella inmediatamente.Sugerencia: esta acción también se puede realizar desde Task Manager mediante el botónObtener tarea disponible para los procesadores de colas avanzados. Permite a este tipo deprocesadores examinar la tarea antes de decidirse a extraerla. Utilizando el botón Obtener tareadesde la tarea en Task Manager, la tarea se le asigna y se actualiza la página, lo que le permitirátrabajar con ella de inmediato.

90 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 6Flujos de trabajo y flujos rápidos

Iniciar flujos de trabajoUn flujo de trabajo es un proceso automatizado que pasa archivos e instrucciones entre individuos,por orden, para que realicen ciertas tareas. Cuando se asigna a un usuario una tarea de un flujo detrabajo, la tarea aparece en su bandeja de entrada.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas que realiza el sistema, como la ejecución desecuencias de comandos. Las tareas automáticas permiten la integración de flujos de trabajo y ciclosde vida que permiten, por ejemplo, la promoción de archivos a nuevos estados del ciclo de vida.

Al iniciar un flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo que incluya la secuencia detareas que se van a realizar. Es posible iniciar varios flujos de trabajo simultáneamente desde unamisma plantilla. Una plantilla de flujo de trabajo puede permitirle dirigir una tarea a un grupo deusuarios; en este caso, el primer usuario que acepta la tarea es quien la realiza y la tarea se elimina delas bandejas de entrada de los demás usuarios.

Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos. Los archivos se pueden anexar si ya estánanexados en otra parte, están bloqueados por otro usuario o se encuentran en un estado avanzado delciclo de vida. No olvide que, cuando anexe archivos en varios idiomas, los filtros del destinatario deuna tarea podrían mostrar sólo los archivos cuyo idioma coincida con el de ese usuario.

Para iniciar flujos de trabajo:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Para iniciar un flujo de trabajo seleccionando primero el tipo de flujo de trabajo, elijaHerramientas > Flujo de trabajo > Inicio.

• Si el flujo de trabajo está diseñado para incluir varios paquetes, seleccione Herramientas >Flujo de trabajo > Iniciar anexos y elija un documento para cada paquete.

2. Seleccione el flujo de trabajo y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulteBuscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.

3. Haga clic en Aceptar.

4. En la ficha Información, en el campo Descripción de flujo de trabajo, escriba un nombre para elflujo de trabajo.

5. Para anexar un archivo al flujo de trabajo, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en Agregar.

b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiada y, a continuación,desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. El desplazamiento por las fichas quecorresponden a nodos del repositorio se lleva a cabo del mismo modo que por los nodosdel repositorio.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 91

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Flujos de trabajo y flujos rápidos

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregar los archivosenlazados seleccionando la opción Agregar automáticamente objetos enlazados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar.

6. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formulario existente, sigaeste procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, en función de loque aparezca.

b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clic en Aceptar.Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulario se eliminaráautomáticamente.

7. Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios o grupos deusuarios para una o más tareas. Siga este procedimiento:

a. Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario o grupo que realizará la tarea y haga clicen Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento en un cuadro dediálogo de selección, página 21.

8. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar.

b. Escriba sus comentarios.

c. Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios:• Para los destinatarios posteriores

Se envían los comentarios a todos los demás usuarios del flujo de trabajo.

• Sólo para los destinatarios siguientes

Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguiente tareaasignada del flujo de trabajo.

9. Haga clic en Aceptar.

10. Haga clic en Terminar.

Enviar flujos rápidosUn flujo rápido es una tarea individual que se envía a uno o más usuarios. Si envía un flujo rápido avarios usuarios, podrá elegir si los usuarios recibirán la tarea a la vez o por orden.

Para enviar un flujo rápido:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

92 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Flujos de trabajo y flujos rápidos

2. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Flujo rápido.

3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que se enviará el flujo rápido, haga clic en Seleccionarusuario/grupo, elija los que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para obtener másinformación, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.

4. En la lista desplegable Prioridad, seleccione la prioridad.

5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios.

6. Seleccione la opción Devolver a usuario para recibir una tarea cuando un usuario terminela revisión.

7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar la revisión, marque lacasilla de verificación Exigir firma.

8. Haga clic en Aceptar.

Ver flujos de trabajoPuede ver los flujos de trabajo activos mediante Informes de flujo de trabajo o con Mis flujos detrabajo. En este tema se describen ambos métodos.

Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo.Aparecerá la lista de flujos de trabajo. Para cambiar el formato de la lista, haga clic en Editarinforme de flujo de trabajo y elija entre las opciones disponibles.

2. Para ver más información sobre un flujo de trabajo, seleccione el flujo de trabajo y, a continuación,elija una de estas opciones:• Para ver la plantilla de flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Verdetalles > Asignar.

• Para ver el progreso del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Verdetalles > Resumen. Para restringir o ampliar la lista, seleccione el filtro adecuado en laparte superior de la página.

• Para ver un registro de eventos del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo detrabajo > Ver detalles > Auditoría.

Para ver los flujos de trabajo que posee mediante Mis Flujos de trabajo

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo.Mis flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo que usted posee pero no los que poseen losgrupos a los que usted pertenece. Para ver los flujos de trabajo que posee un grupo, utilice elprocedimiento Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo, página 93.

2. Para ver un flujo de trabajo concreto, seleccione el flujo y elija Archivo > Mostrar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 93

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Flujos de trabajo y flujos rápidos

Pausar un flujo de trabajoAl pausar un flujo de trabajo, lo detiene temporalmente pero espera restituirlo posteriormente.Puede, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar la plantilla. Una vez realizados loscambios, podrá reanudar el flujo de trabajo para continuar desde el punto exacto en el que se pausó.

Para pausar un flujo de trabajo:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo.Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujosde trabajo.

2. Seleccione uno o más flujos de trabajo.

3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Pausar flujos de trabajo.

4. Si se le pide que confirme la pausa, haga clic en Aceptar.

Reanudar un flujo de trabajo en pausaAl reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se pausó. Los flujos de trabajopausados pueden reanudarse, pero no así los detenidos.

Para reanudar un flujo de trabajo pausado:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo.Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujosde trabajo.

2. Seleccione uno o más flujos de trabajo.

3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Reanudar flujos de trabajo.

4. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.

Detener un flujo de trabajoPuede detener un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajo detenidono puede reiniciarse.

Para detener un flujo de trabajo:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo.Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujosde trabajo.

2. Seleccione uno o más flujos de trabajo.

3. Seleccione Herramientas > Flujo de Trabajo > Detener flujos de trabajo.

94 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Flujos de trabajo y flujos rápidos

4. Para asegurarse de que el flujo de trabajo se elimina automáticamente de la lista de flujos detrabajo, seleccione la opción El flujo de trabajo anulado se eliminará.

5. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.

Enviar por correo electrónico el supervisor delflujo de trabajo o un ejecutante del flujo detrabajoPara enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutantedel flujo de trabajo:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo.Sugerencia: como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujosde trabajo.

2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione una de estas opciones:• Herramientas > Flujo de trabajo > Enviar por correo electrónico al supervisor

• Herramientas > Flujo de trabajo > Enviar por correo electrónico a los ejecutantes

Su aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje con las direcciones de correoelectrónico rellenadas.

4. Escriba el mensaje y envíelo.

Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajoSi es supervisor del flujo de trabajo y recibe el aviso de que una tarea automática ha fallado, puederealizar uno de los siguientes procedimientos.

Para reintentar una tarea automática fallida:

1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.

2. Haga clic en Volver a ejecutar.

3. Haga clic en Aceptar.

Para completar una tarea automática fallida:

1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.

2. Haga clic en Completar.

3. Haga clic en Aceptar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 95

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Flujos de trabajo y flujos rápidos

Cambiar el supervisor del flujo de trabajoCada flujo de trabajo tiene un supervisor del flujo de trabajo que puede modificar, pausar o detenerun flujo de trabajo activo.

Para cambiar el supervisor del flujo de trabajo:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione Cambiar supervisor.

4. Seleccione Todos los usuarios o el grupo al que pertenece el nuevo supervisor.

5. Seleccione el usuario que será el nuevo supervisor del flujo de trabajo.

6. Haga clic en Aceptar.

Guardar información del flujo de trabajo comouna hoja de cálculo de Microsoft ExcelLa disponibilidad de este procedimiento depende de la configuración de Webtop que tenga suorganización.

Para guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de MicrosoftExcel:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujos de trabajo.

2. Haga clic en Guardar informe.

3. Escriba un nombre para obtener la información que está guardando.

4. Seleccione una ubicación en la que guardar.

5. Haga clic en Aceptar.

Ver informes agregados del rendimiento delflujo de trabajoPara ver informes, debe tener el rol process_report_admin.

Para ver informes históricos:

1. Seleccione una de estas opciones:• Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico > Proceso

• Herramientas > Flujo de Trabajo > Informe histórico > Usuario

2. En la ficha General, seleccione la duración y otros parámetros que desee para ejecutar el informe.

96 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Flujos de trabajo y flujos rápidos

3. Haga clic en Ejecutar.

4. Haga clic en la ficha Resultados para ver el informe.

5. Para ver información adicional, haga clic en un proceso, instancia o usuario.

6. Para guardar el informe para nuevas ejecuciones, haga clic en Guardar.

Crear una plantilla de flujo de trabajoPara crear una nueva plantilla de flujo de trabajo, seleccione Archivo > Nuevo > Plantilla de flujo detrabajo para abrir WorkflowManager. Consulte la ayuda de esa aplicación para obtener instruccionessobre cómo crear la nueva plantilla de flujo de trabajo.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 97

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Flujos de trabajo y flujos rápidos

98 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 7Colas de trabajos

Roles de colas de trabajosLas colas de trabajos contienen las tareas que van a realizar los usuarios disponibles asignados a unacola. Los usuarios de la cola de trabajos reciben las tareas en sus bandejas de entrada. Las tareas deestos usuarios las asigna el servidor automáticamente u otro usuario manualmente. Los usuarios conel rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) pueden elegir extraer elementosde la cola con independencia de su prioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen en susbandejas de entrada.

Los usuarios de la cola de trabajos también se denominan procesadores.

Los administradores de las colas de trabajos supervisan qué colas presentan tareas atrasadas que sedeban realizar o cuáles contienen demasiadas. Asimismo, pueden agregar, editar y asignar perfiles dehabilidades a usuarios de colas de trabajos individuales.

Los administradores de las colas de trabajo son los encargados de crearlas, de asignar usuariospara que trabajen con las tareas de la cola y de definir los perfiles de habilidades que permitena la aplicación asignar tareas al procesador adecuado, y pueden agregar, editar o asignar perfilesde habilidades a los usuarios de colas de trabajos individuales.

Además, el administrador o gestor puede utilizar Monitor de colas de trabajos para ver las tareasexistentes en la cola, el nombre del procesador asignado a cada una, el estado de las tareas, cuándo sehan recibido y su prioridad actual.

Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles que se describen enTabla 11, página 99.

Tabla 11. Roles de usuario para colas de trabajos

Rol Lo que permite hacer

Queue_processor Trabaja con elementos que le ha asignado elsistema de una o más bandejas de entrada dela cola de trabajos. Los procesadores de colaspuede solicitar trabajos, suspender y quitar lasuspensión de trabajos, completar trabajos yreasignar su trabajo a otros.

Los usuarios con el rol queue_processor noseleccionan las tareas en las que trabajan.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 99

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Colas de trabajos

Rol Lo que permite hacer

Queue_advance_processor Trabaja con elementos que le ha asignado elsistema de una o más bandejas de entrada de lacola de trabajos. Además, selecciona las tareascon las que va a trabajar de una o más bandejasde entrada de la cola de trabajos.

Queue_manager Supervisa las colas de trabajos y asigna rolesa las colas y usuarios para que trabajen conlos elementos que contienen. Los usuarioscon este rol pueden volver a asignar tareas ysuspenderlas.

Los gestores de colas que tengan privilegiospara CREAR GRUPOS pueden crear colas detrabajos.

Queue_admin Crea colas de trabajos y políticas decolas. Los miembros del rol queue_admin(administradores de colas) no tienen el rol deadministrador de forma predeterminada.

Los administradores de colas que tenganprivilegios para CREAR GRUPOS pueden crearcolas de trabajos.

Process_report_admin Ejecuta informes de flujo de trabajo históricosdesde el menú Flujo de trabajo.

Configuración de administración de colasEl administrador del sistema debe configurar el registro global, el repositorio y el servidor deaplicaciones correctamente para utilizar la administración de colas.

La Administración de colas requiere del siguiente entorno:• Content Server 6.0 o posterior, y un repositorio designado como registro global.

• Content Server 6.0 o posterior, y un repositorio designado para ejecutar la administración de colas.

• DFC 6.0 o posterior en el host de servidor de aplicaciones donde Webtop se implementa con lasinformaciones de conexión para el repositorio de registro global.

• Webtop 6.0 o posterior.

• BPM.dar y Form.dar 6.0/6.0 SP1 o Process Engine 6.5 o posterior.

Un repositorio único puede ejecutar la administración de colas y designarse como registro global.Sin embargo, esta configuración no es obligatoria. Otra posibilidad es que dos repositoriosindependientes puedan también ejecutar la administración de colas y designarse como registrosglobales. Asegúrese de que el Motor de proceso se ha instalado en el repositorio donde se ejecuta laadministración de colas y en el repositorio designado como registro global.

100 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colas de trabajos

Para instalar la administración de colas:

1. Designe un repositorio como registro global de FrameWork de objetos empresariales.

Nota: Asegúrese de que el repositorio se designa mientras crea un repositorio o al actualizar unoya existente. Para obtener más información sobre la configuración del repositorio, consulte laGuía de instalación de Content Server.

2. Registre las credenciales de inicio de sesión del repositorio para el usuario del registro global.

3. Cuando DFC se haya instalado como parte del proceso de implementación de Webtop,proporcione las credenciales de inicio de sesión para el usuario del registro global en el archivodfc.properties.

4. Instalar BPM.dar y Form.dar 6.0/6.0 SP1 o Process Engine 6.5 o posterior en el repositorio deregistro global.Los SBO y los TBO necesarios para la administración de colas están instalados.

Configurar una nueva cola de trabajosPara configurar la primera cola de trabajos, siga estos procedimientos en el orden en que se indican:

• Cree los usuarios y grupos que utilizará para procesar las colas de trabajo.

El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómo configurar usuariosy grupos.

• Configure la coincidencia de asignación de trabajo.

Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 102 proporciona información detalladasobre la coincidencia de asignación de trabajo.

• Cree las políticas de colas que necesitará para la cola.

Políticas de colas de trabajos, página 105 proporciona más información específica sobre políticasde colas.

• Cree las categorías de colas.

Definir una categoría de cola, página 108 explica cómo crear categorías de colas.

• Cree la cola de trabajos.

Definir una cola de trabajos, página 108 proporciona más características específicas sobre cómodefinir las colas de trabajo.

• Cree políticas de anulación.

Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 110 explica el paso opcional de definirlas políticas de anulación para las políticas de cola de trabajos.

• Elabore las plantillas de proceso utilizadas para la cola de trabajos en Process Builder.

Cuando una cola de trabajos sea el ejecutante de una tarea, la casilla de verificación para delegar eltrabajo de la actividad en algún otro usuario debe estar marcada en la definición de la actividad.

Los procedimientos para definir las plantillas de procesos se encuentran en la Guía del usuario deDocumentum Process Builder.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 101

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Colas de trabajos

Configurar la coincidencia de asignación detrabajoCuando vaya a crear una cola de trabajos, lo primero que debe hacer es configurar los filtros decoincidencia de asignación de trabajo mediante la definición de las habilidades o las propiedadesque son necesarias para procesar tareas en la cola de trabajos. El Filtro de coincidencia de asignaciónde trabajo muestra las capacidades, las propiedades o la experiencia que se requieren para ejecutartareas en una cola. El Perfil de procesador, por su parte, enumera cuáles de estos filtros se han asignadoa un procesador de colas de trabajos. Cuando el procesador extrae la siguiente tarea o cuando ungestor asigna una tarea, el sistema emplea las habilidades definidas en el filtro de coincidencia deasignación de trabajo para calificar a un procesador según las habilidades o las propiedades que seprecisan para trabajar en una tarea concreta.

Si no se ha definido un filtro de coincidencia de asignación de trabajo para una cola, cualquierprocesador puede trabajar en las tareas independientemente de las habilidades de las que disponga.

Cuando se ejecuta un proceso del flujo de trabajo y el sistema crea un nuevo elemento para una colade trabajos, se comprueban las habilidades de la cola de trabajos que se han definido en la tarea segúnlas reglas de asignación de actividad configuradas en la plantilla correspondiente en Process Builder.(Una vez que se crea la tarea, no hay forma de cambiar las habilidades necesarias asociadas). Elsistema compara las habilidades que requiere la tarea con las que se enumeran para los usuarios en lacola de trabajos y emplea esta comparación para las funciones Obtener tarea siguiente y Asignar tarea.

Por ejemplo, la cola de trabajos loan_underwriter_queue (colas de asegurador de préstamos) tienetres habilidades necesarias definidas: préstamos para vehículos, préstamos comerciales y préstamosdomésticos. Cuando una aplicación de préstamos para vehículos entra en el flujo de trabajo, elsistema evalúa la asociación de habilidades almacenada en la plantilla de actividad y resuelve el valorde habilidad para un préstamo para vehículos. A continuación, envía la aplicación de préstamos aloan_underwriter_queue. Cuando un supervisor asigna una tarea o un procesador intenta extraeruna tarea, el servidor se asegura de que el procesador tiene los préstamos para vehículos comohabilidad antes de permitir que la obtenga. Una tarea determinada asociada con una cola puederequerir una o más habilidades para poder completarse. Y un procesador puede tener variashabilidades relacionadas con una cola de trabajos.

Configurar perfiles de habilidades en la plantilla deproceso

Cuando crea una actividad que realiza una determinada cola de trabajos, selecciona el nombre de lacola y configura las habilidades necesarias para la actividad en la ficha Ejecutante de Inspector deactividades. Puede usar los datos de proceso para asignar a los valores de la habilidad necesaria.Cuando asigna una habilidad, ésta se agrega a la tarea y el sistema la emplea en tiempo de ejecuciónpara calificar a un procesador como su posible ejecutante.

Consulte Guía del usuario de Business Process Manager: Trabajar con actividades.

102 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colas de trabajos

Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo

Cada filtro de coincidencia de asignación de trabajo contiene las definiciones de habilidad quepermiten al sistema hacer coincidir un procesador con una tarea en función de las habilidades queésta requiere y las capacidades o la experiencia con las que cuenta el procesador. Cuando se crea elfiltro, se definen los posibles valores de habilidad, las etiquetas de visualización, los tipos de datos ylos operadores que el sistema emplea para comparar la lista de habilidades del procesador con lashabilidades que se requieren, y se asigna la tarea a un procesador adecuado.

La plantilla de proceso de Process Builder también debe tener estas habilidades definidas para la tarea.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear, eliminar o modificarlos filtros de coincidencia de la cola. Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) sólopueden ver la configuración de los filtros de coincidencia.

Para definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia deasignación de trabajo > Filtros coincidentes.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo filtro, seleccione Archivo > Nuevo > Información de habilidad dela cola de trabajos.

• Para editar un filtro existente, seleccione el filtro y, en el menú que aparece al hacer clic conel botón derecho, elija Propiedades o seleccione el filtro y, a continuación, elijaMostrar >Propiedades > Información.

3. Escribe un nombre para el filtro.

4. Escriba una descripción para el filtro.

5. Seleccione el tipo de datos de los valores de habilidad disponibles en el cuadro de lista Tipode datos.Los valores válidos son Entero, Cadena y Doble.El valor que seleccione aquí determina el tipo de operador de comparación disponible en elcuadro de lista Operador de comparación.

6. Seleccione un operador de comparación en el cuadro de lista.

7. Escriba un valor en Valor para utilizar en la comparación y una etiqueta de visualización segúnel tipo de datos que haya seleccionado.Por ejemplo, para hacer coincidir el trabajo según el procesamiento de un préstamo convencional,escriba conv en la columna de cadena para representar un préstamo convencional y préstamoconvencional como etiqueta de visualización.

8. Haga clic en Insertar para agregar más filas a la tabla según sea necesario para definir los distintostipos de valores de comparación de coincidencia de trabajo.

9. Seleccione Los procesadores pueden tener más de una habilidad para este filtro para permitirque un procesador tenga más de una habilidad asociada a este filtro.Por ejemplo, un procesador podría tener habilidades para procesar tanto préstamos inmobiliarioscomo préstamos para vehículos.

10. Haga clic en Aceptar.

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Colas de trabajos

Agregar filtros de coincidencia de asignación detrabajo a una cola de trabajos

Agregue filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos para definir elconjunto de habilidades de la cola y de sus usuarios. Todos los usuarios deben tener sus habilidadesactualizadas cada vez que se agregue un filtro nuevo a la cola. Tras agregar el filtro de coincidenciade asignación de trabajo, el sistema le solicita que defina las habilidades relacionadas para cadaprocesador de la cola.

Cuando se quita una habilidad de la cola de trabajo, el sistema comprueba dicha habilidad en lastareas existentes para esta cola de trabajo y las quita inmediatamente.

Para asignar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajosy seleccione una cola de trabajos.

2. Haga clic con el botón derecho en la cola y seleccione Propiedades o elijaMostrar > Propiedades> Información para mostrar la página Propiedades de la cola de trabajos.

3. Debajo de Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar.

4. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo.

5. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenidode la página.

6. Haga clic en Aceptar.El sistema le solicitará que seleccione habilidades para cada uno de los usuarios de la cola.

7. Seleccione las habilidades de cada usuario y haga clic en Siguiente.Observe que los perfiles de habilidades no están disponibles para los grupos.

8. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.

Para quitar filtros de coincidencia de asignación de trabajo de una cola de trabajos:

1. Desplácese hasta la cola de trabajos y selecciónela.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.

3. En la tabla Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que esté relacionadocon las habilidades que desea cambiar.

4. Haga clic en Quitar.

5. Haga clic en Aceptar.Cuando el sistema elimina el filtro coincidente de la cola de trabajo, no se eliminan automáticamentelos valores de habilidad correspondientes configurados para los usuarios en la cola de trabajo. Laspropiedades de habilidad del usuario se conservarán hasta que se eliminen en el cuadro de diálogoPerfil del procesador de cada procesador.

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Colas de trabajos

Políticas de colas de trabajosUna política de colas de trabajos contiene la lógica que emplea el sistema para realizar un seguimientode las tareas y gestionarlas en la cola. Esta lógica permite al sistema asignar una prioridad inicialy aumentar la antigüedad de la tarea en función de valores distintos que el usuario configura enla política.

La política de colas de trabajos contiene configuración para prioridades, parámetros de gestión,umbrales y otras funciones de administración. Cuando un nuevo elemento llega al flujo de trabajo, elservidor identifica la actividad como elemento de la cola de trabajos, comprueba el valor de prioridaden la política y asigna una prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, eltrabajo de aumento de antigüedad eleva su prioridad de forma incremental según la política hastaque finalmente se trabaja con la tarea.

También puede configurar valores de umbral para desencadenar notificaciones para el gestor de lacola cuando no se procesen los elementos con una prioridad mayor o cuando un determinado númerode tareas estén a la espera en una cola de trabajos.

Con una política de colas de trabajos, puede definir parámetros para mover una tarea con la queaún no se haya trabajado a un nivel de prioridad mayor cuando se ejecute el trabajo de aumentode antigüedad.

Asimismo, puede indicar un porcentaje de tareas que se deben distribuir a controles de calidad.

Prioridades de tareas

Para la mayoría de los usuarios de la cola de trabajos, los elementos de trabajo aparecen en la Bandejade entrada en función de su prioridad: los elementos con mayor prioridad se asignan antes que loselementos de trabajo con menor prioridad. Los valores de prioridad y antigüedad son elementosesenciales a la hora de procesar tareas de colas de trabajos. Cuando el sistema crea un nuevo elementode trabajo, el servidor identifica la tarea como un elemento de cola de trabajos y comprueba la lógicaque permite asignar una prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, un trabajode clasificación por antigüedad aumenta la prioridad de la tarea en función de otra lógica, quemueve la tarea a una posición superior en la Bandeja de entrada hasta que se realiza. El aumentode la prioridad puede provocar que el administrador de la cola redistribuya las tareas o reasignerecursos entre las colas de trabajos.

El nivel de prioridad que tiene inicialmente una tarea y la velocidad con la que aumenta la prioridadse pueden definir en la política de la cola de trabajos o en la plantilla de actividad de la tarea. Porejemplo, si establece la prioridad inicial para las nuevas tareas de una cola en 1, que significa quetodas las nuevas tareas comienzan con una prioridad de 1. Si ha establecido el valor de Aumentarprioridad en 10, a continuación siempre que se ejecute el trabajo dm_QmPriorityAging, la prioridadaumentará por un factor de diez, si la tarea no se ha llevado a cabo. En este ejemplo, la tarea hapermanecido en la cola y el trabajo dm_QmPriorityAging se ha ejecutado tres veces, aumentando laprioridad a 31. El campo de prioridad máximo está establecido en 30, por lo que el sistema envíauna notificación al grupo de gestores de la cola, advirtiendo que la tarea ha superado su prioridadmáxima y necesita asistencia.

Mediante una política de cola de trabajos, el administrador de la cola o el gestor de colas puedeespecificar la prioridad inicial de la tarea y la frecuencia y porcentaje en los que se incrementa en

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Colas de trabajos

función de valores diferentes definidos en la política. En escenarios de inicialización y clasificaciónpor antigüedad más complejos, se utiliza Documentum Application Builder para crear un módulo deprioridad que contenga la lógica que calcula y actualiza dinámicamente la prioridad en función de losdatos de proceso u otras propiedades que pertenecen al proceso. Un módulo de prioridad puedeestar asociado a una política de cola de trabajos o a una plantilla de actividad de Process Builder.

Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad yantigüedad de las tareas

Puede haber situaciones en las que prioridad inicial y la cantidad en la que ésta aumenta debancalcularse dinámicamente. En estos casos, se crea un módulo de prioridad que utiliza el sistema enlugar de la política de cola de trabajos para establecer la lógica de clasificación por prioridad yantigüedad. Un módulo de prioridad se puede seleccionar al crear la política de cola de trabajos. Enla Guía del usuario de Documentum Process Builder se proporciona información sobre cómo crear unmódulo de prioridad.

Los datos de proceso se pueden utilizar para establecer la prioridad inicial y aumentarla en funciónde valores del flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando una aplicación de préstamos perteneciente a uncliente preferente pasa por una cola de trabajos, se le puede asignar inmediatamente un valor deprioridad más alto que una aplicación de préstamos de otros clientes. Además, si la solicitud delpréstamo es para una cantidad mayor o proviene de un agente de préstamos preferente, la prioridadpuede aumentar a mayor velocidad para asegurarse de que el supervisor de la cola recibe una alertasi la tarea no se completa dentro de un período de tiempo especificado. Este tipo de lógica puedeser especialmente útil para aumentar la prioridad de una tarea cuando se acerca a su fecha límiteo debido a alguna otra restricción temporal: la prioridad aumenta más rápidamente conforme seaproxima a la fecha límite y, por tanto, sube por la cola a mayor velocidad.

Crear o modificar políticas de colas

Cada cola de trabajos puede tener una política. Si ha asociado una política de anulación con undocumento que se va a distribuir en el flujo de trabajo, el sistema utiliza esa política de anulación enlugar de la política de colas de trabajos para ese elemento.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear o modificar políticas decolas.

Para crear o modificar una política de colas de trabajos:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticasde colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar una nueva política o editar una políticaexistente.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política, seleccione Archivo > Nuevo > Política de la cola de trabajos.

• Para editar una política existente, selecciónela y elijaMostrar > Propiedades > Información.

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Colas de trabajos

Puede editar las propiedades de una política, pero el campo de nombre permanece comode sólo lectura. Para cambiar el nombre de la política es preciso que elimine la existente yvuelva a crear la misma pero con otro nombre.

4. Escriba un nombre para la política.

5. Defina estos valores:• Umbral

Se trata del número de tareas no terminadas en la cola que determina que se envíennotificaciones al gestor de la cola advirtiéndole que su número es elevado. Las notificacionesse desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajo dm_QmThresholdNotification.

El grupo de gestores de colas se especifica en la definición de la cola y define quién recibe lasnotificaciones.

• Prioridad máxima

Cuando una tarea de la cola de trabajos alcanza este nivel, se envían notificaciones algrupo de gestores de colas advirtiéndoles que hay una tarea importante que no se estáprocesando. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajodm_QmPriorityNotification.

• Prioridad inicial

Se trata del nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creada cuando la colade trabajos utiliza esta política. Cuando una tarea permanece en la cola sin llevarse a cabo,el sistema agrega el número especificado en el campo Aumentar prioridad a este númeroinicial cada vez que se ejecuta el trabajo dm_QmPriorityAging.

• Aumentar prioridad

Se trata de un valor mediante el cual el sistema incrementa el nivel de prioridad de las tareasque todavía están en cola cada vez que el sistema ejecuta el trabajo dm_QmPriorityAging. Seagrega a la prioridad inicial cada vez que se ejecuta el trabajo de clasificación pro antigüedad.

• Calcular las prioridades dinámicamente

Para utilizar un módulo de prioridad para establecer la prioridad inicial y aumentarla cuandose ejecuta el trabajo de clasificación por antigüedad, marque la casilla y elija un módulo deprioridad en el cuadro de lista. En Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad yantigüedad de las tareas, página 106 se proporciona más información sobre los módulos deprioridad.

• Control de calidad porcentual

El porcentaje que se emplea para decidir de forma aleatoria si el elemento de trabajo se debedistribuir a otro procesador para un control de calidad. En Decisión de repasar tarea de la colade Process Builder se usa la configuración del control de calidad porcentual para determinarsi el elemento de trabajo se distribuye para un control de calidad.

6. Haga clic en Aceptar.

Para eliminar una política de colas de trabajos:

1. Seleccione la política de colas que desea eliminar.

2. Seleccione Archivo > Eliminar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 107

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Colas de trabajos

Si la política está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos o elementos de trabajo,el sistema no la eliminará.

3. Haga clic en Aceptar.

Definir una categoría de colaLas categorías de colas son como las carpetas en las que se organizan las colas de trabajos. Esposible designar categorías para que reflejen la jerarquía de su modelo empresarial; de esta formapodrá desplazarse por las distintas categorías y localizar la cola de trabajos en una representaciónlógica de su organización. Las categorías de colas de trabajos se deben crear antes que las colas detrabajos relacionadas.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de lacola) pueden crear y editar categorías.

Para crear una categoría de colas:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.

2. Para anidar la nueva categoría dentro de una categoría existente, desplácese a la categoríaexistente.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Categoría de la cola de trabajos.

4. Escriba el nombre de la nueva categoría.

5. Si corresponde, escriba una descripción para la nueva categoría.

6. Haga clic en Aceptar.

Para eliminar una categoría de colas:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.

2. Seleccione la categoría de colas que desea eliminar.

3. Seleccione Archivo > Eliminar.El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer.Si la categoría está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos, el sistema no laeliminará.

4. Haga clic en Aceptar.

Definir una cola de trabajosLas colas de trabajos se organizan y enumeran debajo de las categorías de colas de trabajos. Antesde crear una cola de trabajos, se debería crear en primer lugar una categoría de cola y una políticade cola. Definir una categoría de cola, página 108 y Políticas de colas de trabajos, página 105proporcionan información más específica sobre estos temas.

108 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colas de trabajos

Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) y con privilegios para CREAR GRUPOSpueden crear colas de trabajos.

Para crear una cola de trabajos:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la categoría de colas de trabajos en la que desee ubicar la nueva cola de trabajos.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Cola de trabajos.El sistema muestra la página Propiedades de la cola de trabajos.

4. Escriba en minúscula el nombre de la nueva cola de trabajos. No utilice comillas en el nombrede la cola de trabajo.

5. Escriba una descripción para la nueva cola de trabajos, si fuera necesario.

6. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor de la cola,haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otro usuario y hagaclic en Aceptar.

7. Seleccione un nombre de política para aplicar a la cola.La configuración para la política de la cola aparece como campos de sólo lectura en la página,salvo para el nombre del gestor de políticas.

8. Para cambiar el nombre del gestor de políticas, haga clic en Editar.El nombre del administrador de políticas aparece de forma predeterminada.

9. En el área Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar para seleccionarlas habilidades que se requieren para la cola de trabajos. El sistema utiliza estas habilidadespara filtrar y asignar tareas a la cola.El sistema mostrará una página en la que podrá seleccionar habilidades específicas para aplicara la cola de trabajos.

10. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha paraagregar para mover las habilidades al área de selección de contenido de la página.

11. Haga clic en Aceptar.

12. Asigne usuarios a la cola haciendo clic en Agregar en la tabla Procesadores asignados.

13. Seleccione los usuarios que vaya a agregar a la cola de trabajo. Haga clic en la flecha para agregarpara mover los usuarios al área de selección de contenido de la página. Sólo los usuarios con rolesqueue_processor (procesadores de colas) y queue_advance_processor (procesadores de colasavanzados) aparecen en la lista de usuarios disponibles. El capítulo sobre la gestión de usuariosproporciona más detalles sobre cómo configurar usuarios y grupos.

14. Haga clic en Aceptar.El sistema le solicitará que seleccione las habilidades que usa para establecer las coincidenciasentre las asignaciones de trabajo y los usuarios individuales.

15. Seleccione las habilidades necesarias para cada usuario haciendo clic en Siguiente tras haberconfigurado las habilidades coincidentes de cada uno.

16. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.El sistema no le permitirá guardar la página hasta que todos los usuarios asignados tengan sushabilidades seleccionadas.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 109

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Colas de trabajos

De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual.

Para mover una cola de trabajos a otra categoría:

1. Seleccione la cola de trabajos.

2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles.

3. Desplácese hasta la categoría a la que desea mover la cola de trabajos.

4. Seleccione Editar > Mover.

Para eliminar una cola de trabajos:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de trabajos.

2. Desplácese por las categorías para seleccionar la cola de trabajos que desea eliminar.

3. Seleccione la cola de trabajos.

4. Seleccione Archivo > Eliminar.El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer.Si la cola de trabajos está en uso y hacen referencia a ella otros elementos de trabajo, el sistemano la eliminará.

5. Haga clic en Aceptar para eliminar la cola de trabajos.Cuando se elimina una cola de trabajos, no se elimina la categoría con la que está relacionada.

Definir políticas de anulación de colas detrabajosUna política de anulación de colas de trabajos permite que los procesos de asignación de prioridad yde aumento de antigüedad de una tarea se controlen según las propiedades y el ciclo de vida de losdocumentos. Las políticas de anulación se pueden emplear cuando distintos tipos de documentoscon necesidades de procesamiento diferentes se distribuyan por el flujo de trabajo. Por ejemplo, lasaplicaciones para tipos diferentes de productos de préstamo podrían tener prioridades distintasy otros requisitos de aumento de antigüedad.

Para utilizar políticas de anulación, cuando aplica un ciclo de vida a un documento, define el conjuntode alias %wq_doc_profile en la política de anulación que desea que el sistema aplique al documento.Si no hay ninguna política de estas características asociada al documento, el sistema utiliza la que estáasociada a la cola de trabajos para definir las propiedades del elemento de trabajo.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear o modificar políticasde anulación de colas.

Para crear o modificar una política de anulación de colas de trabajos:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas > Políticasde anulación.

110 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colas de trabajos

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política de anulación, seleccione Archivo > Nuevo > Política deanulación de la cola de trabajos.

• Para editar una política de anulación existente, selecciónela y elijaMostrar > Propiedades> Información.

3. Si crea una nueva política, escriba un nombre para la política de anulación.Una vez se ha guardado la política de anulación, el campo de nombre se hace de sólo lectura.

4. Haga clic en Agregar para ver la página Asignación de políticas de colas de trabajos, dondepuede seleccionar una cola de trabajos y una política.

5. Seleccione los nombres de la política y la cola que desee utilizar como políticas de anulación.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Para quitar una política de anulación de colas de trabajos, selecciónela y haga clic en Quitar.

8. Haga clic en Aceptar.

Gestionar usuarios de colas de trabajosLos usuarios de colas de trabajos se pueden gestionar desde la propia cola o desde el Monitor decolas de trabajos. Cuando la lista de colas de trabajos de una categoría está abierta y se hace clic en elnúmero de usuarios activos, aparece la lista de usuarios y grupos que son miembros de una cola.También es posible visualizar la disponibilidad de un miembro y si existe un usuario delegadopara dicho miembro.

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos

Si una cola de trabajos está recibiendo muchas tareas y la velocidad de procesamiento es demasiadolenta para sus necesidades empresariales, puede agregar más usuarios a una cola.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de lacola) pueden asignar usuarios y grupos a colas.

Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos:

1. Haga clic en el nodoMonitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas detrabajos > Colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa.

3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.

4. Seleccione Archivo > Agregar miembro.

5. Seleccione el usuario o el grupo y haga clic en la flecha. Los usuarios deben estar asignadosal rol queue_processor (procesadores de colas) o queue_advance_processor (procesadores decolas avanzados) para aparecer en esta lista.

6. Haga clic en Aceptar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 111

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Colas de trabajos

7. Seleccione las habilidades del procesador que se utilizan en la coincidencia de asignación detrabajo.

8. Haga clic en Aceptar.

Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden quitar a un usuario o grupo de una cola de trabajos.

Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos:

1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de trabajos> Colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa.

3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.

4. Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos.

5. Seleccione Archivo > Quitar miembro.

6. Haga clic en Continuar.

7. Haga clic en Aceptar.Si elimina un usuario de la cola tras haberse obtenido una tarea, ésta permanece en su bandeja deentrada hasta que se completa.

Agregar habilidades a perfiles de procesador deasignación de trabajo

Un perfil de procesador puede incluir distintas habilidades basadas en las capacidades, laspropiedades o la experiencia de un procesador. El sistema emplea estos perfiles de habilidades paraasignar un procesador a una tarea según las habilidades o las propiedades que requiere realizarla.

El gestor y el administrador de la cola asignan, editan o quitan perfiles de habilidades relacionadoscon usuarios de colas de trabajos, y pueden agregar o quitar colas de trabajos de un procesadormediante un perfil.

Asimismo, las habilidades se pueden agregar a un perfil de procesador cuando se agregue un filtrode coincidencia de asignación de trabajo a una cola existente. Tras agregar el filtro y las habilidadesrelacionadas a la cola, el sistema muestra cada perfil de procesador, lo que permitirá al usuariorealizar actualizaciones en el conjunto de habilidades. Los perfiles de habilidades no se definenpara los grupos.

Si una cola de trabajos no cuenta con ningún requisito de habilidades asociadas, el sistema nosolicitará que se asignen habilidades a un procesador.

112 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colas de trabajos

Para agregar habilidades a un perfil de procesador:

1. Es posible agregar habilidades a un perfil de procesador con cualquiera de estos métodos:• Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia deasignación de trabajo > Perfil del procesador.

• O desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas detrabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace de la cola número usuarios enla columna Usuarios activos.

• O en Monitor de colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlacenúmero usuarios de la cola en la columna Usuarios activos. Para elegir el perfil del usuario,seleccione Propiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón secundario o elijaMostrar > Propiedades > Información.

La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscarun usuario específico por nombre o grupo.

2. Acceda al procesador al que va a agregar habilidades de una de estas dos formas:Seleccione Buscar en el cuadro de lista y escriba el nombre de usuario, el grupo o el nombre delsistema operativo del usuario para buscar el procesador.O bien, seleccioneMostrar todos los usuarios en el cuadro de lista y desplácese hasta el nombredel procesador.

3. Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información o seleccione Propiedades en elmenú que aparece al hacer clic con el botón derecho.Aparecerá la página Perfil del procesador.

4. Debajo de Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar.

5. Seleccione un filtro en el cuadro de lista.Webtop muestra las habilidades relacionadas con dicho filtro.

6. Seleccione los valores apropiados para el procesador.

7. Haga clic en Aceptar.

Para cambiar las habilidades de un procesador:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia deasignación de trabajo > Perfil del procesador.La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscarun usuario específico por nombre o grupo.

2. Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información.

3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que estérelacionado con las habilidades que desea cambiar.

4. Haga clic en Editar.También puede agregar o cambiar las habilidades del procesador.

5. Haga clic en Aceptar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 113

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Colas de trabajos

Para eliminar habilidades de un procesador:

1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Coincidencia deasignación de trabajo > Perfil del procesador.La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos los usuarios o buscarun usuario específico por nombre o grupo.

2. Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información.

3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro que estérelacionado con las habilidades que desea eliminar.

4. Haga clic en Eliminar.

5. Haga clic en Aceptar.Si una cola de trabajos que tenga un procesador asignado requiere un conjunto concreto dehabilidades, el sistema no elimina el filtro asociado.

Actualizar el perfil de procesador en una cola detrabajos

El sistema emplea el perfil de usuario para asignar tareas a un procesador según los niveles dehabilidades que las tareas requieren. Puede actualizar, agregar o quitar una habilidad de un usuario.Asimismo, puede cambiar las asignaciones de colas de trabajos que le corresponden agregando oquitando una cola de trabajos de su lista de colas asignadas.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de lacola) pueden actualizar un perfil de usuario.

Para actualizar un perfil de procesador:

1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos o desplácese hasta Administración de colas detrabajos > Colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa.

3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.

4. Seleccione un usuario o grupo.

5. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información o elija Propiedades en el menú que apareceal hacer clic con el botón derecho.La página Perfil del procesador mostrará una lista de las habilidades del usuario, además de lalista de colas de trabajos que se han asignado a ese procesador.

6. Para cambiar el conjunto de habilidades del procesador, haga clic en Agregar en la tablaHabilidades para coincidencia de asignación de trabajo.La página Habilidad del procesador se abre y muestra el nombre de usuario y un cuadro de listade los filtros asociados con las colas de trabajos asignadas.

7. Seleccione un filtro de coincidencia de asignación de trabajo en el cuadro de lista.

8. Seleccione las habilidades que desea asociar al procesador.

9. Haga clic en Aceptar.

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Colas de trabajos

Supervisar colas de trabajoAunque la mayoría de las funciones de las colas de trabajos se pueden gestionar desde suscomponentes individuales, puede emplear Monitor de colas de trabajos como panel de mandospara hacerlo desde una ubicación. Monitor de colas de trabajos permite ver el estado de asignaciónde cada tarea, los recuentos de tareas reales y de tareas de política, la prioridad de una tarea y laprioridad más alta de la política, así como el número de usuarios activos que hay asignados a cadacola. Si un recuento o prioridad supera el nivel especificado en la política, el sistema muestra unicono de precaución en la fila correspondiente a la cola y el elemento de la columna que superala política en negrita.

Mediante los controles situados en la parte superior de la página, puede seleccionar distintas vistasen el monitor, en función de su acceso y privilegios. También puede elegir qué columnas desea quese muestren en la página y su orden haciendo clic en el icono de configuración de la columna yrealizando las selecciones que desee.

Para ver todas las colas de trabajos existentes en el sistema a las que tiene acceso, seleccione Todas lascolas de trabajos en la lista desplegable de la página. También puede aplicar un filtro para mostrarsólo las colas de trabajos que gestiona seleccionandoMis colas de trabajos. La opciónMostrardescendientes permite ver todas las colas de trabajos anidadas en las categorías.

Con el enlace Mis categorías podrá configurar qué categorías se muestran en el cuadro de listadesplegable de la pantalla del monitor. Sólo las categorías que gestione el usuario estarán disponiblespara su selección.

Para seleccionar la categoría de colas de trabajos que se va a supervisar:

1. Desplácese hastaMonitor de colas de trabajos.

2. Haga clic enMis categorías.

3. Seleccione las categorías que desea supervisar. Haga clic en la flecha para agregar con el fin demover las categorías al área de selección de contenido de la página.

4. Haga clic en Aceptar.

Para ver la tarea de la cola de trabajos en la que un solo usuario o grupo va a trabajar:

Los gestores y administradores de colas pueden ver las bandejas de entrada de los usuarios o gruposasociados a sus colas de trabajos.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de lacola) pueden llevar a cabo este procedimiento.

1. AbraMonitor de colas de trabajos.Puede desplazarse hasta Administración > Administración de colas de trabajos y seleccionaruna cola de trabajos.

2. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.

3. Seleccione el usuario o grupo.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Carga de trabajo.El sistema muestra la bandeja de entrada de ese usuario y las tareas que contiene.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 115

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Colas de trabajos

Para controlar y actualizar colas de trabajos activas:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En el panel de árbol, haga clic en el nodoMonitor de colas de trabajos.

• Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Monitor de colas detrabajos.

2. Para ver las tareas de la cola activa, haga clic en cualquier nombre de cola.Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (donde númeroes el número de usuarios).

3. Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado:• Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado, página 116

• Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 117

• Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos, página 117

• Suspender una tarea de cola de trabajos, página 118

• Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos, página 118

• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 111

• Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 112

• Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo , página 112

• Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página 114

Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a unusuario determinado

Cuando una tarea de la cola de trabajos está asignada o reasignada, el sistema hace coincidir la nuevahabilidad del ejecutante con la habilidad de la tarea. Si el nuevo ejecutante no tiene las habilidadesrequeridas por la tarea, el sistema no permitirá que tenga lugar la reasignación.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden asignar una tarea de una cola de trabajos a un usuario determinado.

Para asignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado:

1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.

3. Seleccione una o más tareas.

4. Seleccione una de estas opciones:• Si las tareas seleccionadas aún no están asignadas a un usuario, elija Herramientas >Administración de colas de trabajos > Asignar.

• Si las tareas seleccionadas ya se han asignado a un usuario, elija Herramientas >Administración de colas de trabajos > Reasignar.

Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.

116 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colas de trabajos

5. Seleccione el usuario al que desea asignar las tareas.

6. Haga clic en Aceptar.

Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajosde un usuario

Puede reasignar una tarea que ya se haya asignado a un procesador y enviarla a otro quitando laasignación existente. Al quitar la asignación de la tarea, ésta se devuelve a la cola, donde se puedeasignar a otro procesador de colas de trabajos.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden quitar la asignación de una tarea de la cola de trabajos de un usuario.

Para quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario:

1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.

3. Seleccione una o más tareas que ya se hayan asignado a usuarios.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación.

Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola detrabajos

Para equilibrar la carga de trabajo entre colas, es posible que desee mover tareas de una cola a otra.Cuando se mueve una tarea a otra cola, el sistema compara las habilidades de la cola de trabajos dedestino con las habilidades que precisa la tarea. Las tareas se pueden mover a otra cola sólo si la dedestino contiene todas las habilidades necesarias para la tarea. Por ejemplo, si la tarea requiere losatributos de habilidad región oriental y préstamo "jumbo", puede moverse a una cola con regiónoriental, región sur y préstamo "jumbo". Pero no a una cola con préstamo "jumbo" exclusivamente.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden mover una tarea de una cola de trabajos a otra.

Si la tarea ya está asignada a un usuario, primero deberá quitar la asignación de la tarea, como sedescribió en Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 117.

Para mover una tarea de una cola a otra:

1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.

3. Seleccione una o más tareas.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Mover a la cola.

5. Seleccione la cola de trabajos a la que desea reasignar las tareas.

6. Haga clic en Aceptar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 117

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Colas de trabajos

Suspender una tarea de cola de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de lacola) pueden suspender una tarea y especificar la forma en la que debe permanecer suspendida. Laaplicación la reanudará de forma automática una vez transcurrido el tiempo especificado.

Para suspender una tarea de una cola de trabajos:

1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.

3. Seleccione una o más tareas.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender.Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.

5. Escriba la fecha y la hora a las que desee que la aplicación reanude la tarea automáticamente.

Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager (gestor de la cola)pueden quitar la suspensión de una tarea de la cola de trabajos que se haya suspendido.

Para quitar la suspensión de una tarea:

1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.

3. Seleccione una o más tareas suspendidas.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > No suspendida.Sugerencia: esta acción también está disponible en Task Manager.

Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola

Los usuarios a los que se ha asignado el rol queue_advance_processor (procesadores de colasavanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar yobtenerlas independientemente de su prioridad. Los usuarios con el rol queue_advance_processor(procesadores de colas avanzados) tienen el nodo Cola de trabajos adicional en el árbol dedirectorios, que muestra todas las colas de trabajos que tienen asignadas como bandejas de entradaindependientes. Desde estas bandejas de entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareassin asignar con las que pueden trabajar según su conjunto de habilidades.

Si un procesador extrae sólo una tarea de la cola, ésta se abre automáticamente en TaskManager para que pueda trabajar en ella inmediatamente. Para evitar que el sistema abra deforma automática la tarea después de que el procesador la extraiga, debe cambiar la etiqueta<openTaskManager>true</openTaskManager> en el archivo pullqueuedtask_component.xml a false.

118 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colas de trabajos

El procesador aún podrá obtener la tarea, pero deberá abrirla desde la bandeja de entrada de lacola de trabajos.

Crear calendarios comercialesLos usuarios de varias regiones o unidades de negocio de la organización se pueden adherir adiferentes horas y calendarios laborales. Para permitir que los temporizadores del flujo de trabajoutilicen las horas laborables y los días no laborables reales, puede crear calendarios comercialespersonalizados que reflejen estos calendarios laborales diferentes. Todos los temporizadores queutilizan días y horas laborables usarán el calendario comercial asociado a la plantilla de proceso.

Los usuarios con los conjuntos de permisos necesarios pueden crear calendarios en función de loscalendarios laborales, días no laborables específicos del país u otras restricciones horarias especiales.A continuación, un diseñador del proceso puede utilizar la aplicación Process Builder para seleccionarun calendario específico para un proceso completo o para una actividad concreta. De esta manera, lostemporizadores de un proceso se calculan en función de las horas laborables reales.

Al crear un nuevo calendario, puede seleccionar un calendario existente y utilizarlo como base paracrear otro calendario, realizando las modificaciones necesarias en el nuevo calendario.

También puede crear períodos de tiempo diferentes dentro de un calendario para facilitar laadministración. Por ejemplo, puede crear un calendario para la región occidental para los años 2008 a2009. El calendario puede tener dos períodos de tiempo diferentes en la ficha Períodos: un período detiempo en 2008 y un período de tiempo en 2009. Cada período de tiempo se puede editar por separadoy puede tener sus propias fechas de inicio y finalización, días laborables y días no laborables.

Nota: Si modifica un calendario que se utiliza en un flujo de trabajo en funcionamiento o en pausa, lasfechas de caducidad del temporizador se actualizan en función del calendario modificado.

Para crear un nuevo calendario:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario.La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro del repositorio.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario de flujo de trabajo.

3. Para crear el nuevo calendario a partir de un calendario existente, seleccione el nombre decalendario en la lista Calendario base.El valor predeterminado es Ninguno.Si el calendario se va a utilizar en un proceso, el sistema muestra el nombre del proceso enla lista Proceso.

4. Escriba un nombre y una descripción para el calendario.

5. Haga clic en Siguiente para mostrar la página Períodos en la que se pueden crear períodosde tiempo independientes.

6. Escriba un nombre para el grupo.

7. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para este evento.

8. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para los días pertenecientes a lacategoría de días laborables.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 119

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Colas de trabajos

Seleccione Utilizar la misma hora para todos los días seleccionados para definir una hora parauno de los días laborables y utilizarla para los días seleccionados.

9. Para identificar un día como un Día no laborable, selecciónelo en el control de calendariodesplegable y haga clic en Agregar.La fecha aparece en la lista de días no laborables. Para Editar o Eliminar la fecha, selecciónelaen la lista y haga clic en el enlace para editarla o eliminarla.

10. Haga clic en Siguiente para mostrar la ficha Detalles y la lista de eventos que están asociados alcalendario.En la ficha Detalles, puede agregar, modificar y eliminar eventos.

11. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos.El superusuario o los usuarios con el rol bpmuser pueden crear o eliminar un calendariocomercial. Cualquier usuario puede modificar el calendario.

12. Haga clic en Terminar.El sistema guarda el calendario en la carpeta /System/Workflow/Calendar.

Para eliminar un calendario:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario.La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro del repositorio.

2. Haga clic con el botón secundario en el calendario y seleccione Eliminar.

Nota: El sistema no eliminará un calendario al que se haga referencia en alguna definición deproceso.

Para editar un calendario:

1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario.La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro del repositorio.

2. Haga clic con el botón secundario en el calendario y seleccione Propiedades.

3. La definición del calendario se abre para que pueda modificar los detalles del calendario.

120 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 8Ciclos de vida

Ver ciclos de vidaTodos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida, que define la secuencia de estados queexperimenta el archivo cuando pasa de la creación a la revisión y, finalmente, a la aprobación. Porejemplo, un empleado podría crear un formulario de recursos humanos, otro podría revisarlo y untercero podría dar la aprobación necesaria para que el archivo estuviera disponible para todos losempleados. El ciclo de vida determina el estado del archivo en cada punto del proceso.

Para ver el ciclo de vida y el estado de ciclo de vida actual de un archivo, abra las propiedadesdel archivo. Si el archivo no tiene ningún ciclo de vida asignado, puede asignar el ciclo de vida através de las propiedades.

También puede asignar un ciclo de vida a un archivo al crear, importar o registrar el archivo, oseleccionando el archivo en una lista de archivos y utilizando la opción de menú Aplicar ciclo devida. Al aplicar un ciclo de vida, puede especificar el estado del ciclo de vida inicial para el archivo.

Podrá avanzar por un archivo mediante el flujo de trabajo manualmente seleccionando dicho archivoy utilizando la opción de menú Promover, o bien Records Manager (RM) Administrator podráhacerlo automáticamente en función de las condiciones especificadas en la definición del ciclo devida, si una directiva de retención se asociado al ciclo de vida. También puede devolver un archivo aun estado del ciclo de vida anterior.

Consulte Tabla 12, página 121 para obtener una descripción de los estados de ciclo de vida comunes.

Tabla 12. Estados del ciclo de vida comunes

Estado Descripción

Trabajo en curso El archivo está en modo borrador o revisión.

En prueba El archivo esta completo y preparado pararealizar pruebas. De forma predeterminada, nopuede editar ningún archivo que esté en esteestado.

Asignar un ciclo de vida a un archivoPara asignar manualmente un ciclo de vida a un archivo:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Aplicar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 121

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Ciclos de vida

3. En el cuadro de diálogo de selección, haga lo siguiente:

a. Busque y seleccione el ciclo de vida. Haga clic en Aceptar. Para obtener más información,consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.

b. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar el estado del ciclode vida, seleccione el estado del ciclo de vida en el que desea colocar el archivo.

c. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar un conjunto dealias, seleccione un conjunto de alias para utilizar con el ciclo de vida. El conjunto de aliasdetermina qué usuarios tienen acceso a un archivo según se mueve a través de su ciclo devida.

d. Haga clic en Aceptar.Si realiza este procedimiento en una plantilla, el ciclo de vida se asigna a todos los archivosfuturos creados a partir de la plantilla. El ciclo de vida no está asignado a archivos ya creados apartir de la plantilla.

Quitar ciclos de vida de archivosPara quitar un ciclo de vida de un archivo:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de Vida > Separar.

Promover archivos al siguiente estado delciclo de vidaPara promover un archivo al siguiente estado del ciclo de vida:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Promover.

3. Si se solicita, seleccione si promover o no los archivos relacionados.

Devolver archivos al estado anterior del ciclode vidaPara devolver un archivo al estado anterior del ciclo de vida:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Volver al estado anterior.

122 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Ciclos de vida

3. Haga clic en Volver al estado anterior.

Suspender archivos del estado actual del ciclode vidaLa suspensión de un archivo detiene temporalmente el desarrollo del ciclo de vida.

Para suspender un archivo del estado actual del ciclo de vida:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Suspender.

3. Haga clic en Suspender.

Reanudar un archivo suspendidoPara reanudar un archivo suspendido:

1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.Sugerencia: puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolos a la vez.

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Reanudar.

3. Si se solicita que seleccione a qué estado reanudar, seleccione dicho estado.

4. Haga clic en Reanudar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 123

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Ciclos de vida

124 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 9Colaborar con otros usuarios

Crear y editar texto con formatoCuando escribe notas, comentarios, respuestas y otro texto, utiliza a menudo el Editor de textoenriquecido (RTE). Puede escribir directamente el texto en el Editor de texto enriquecido o agregarcontenido pegándolo o arrastrándolo y colocándolo desde otra aplicación.

En la tabla siguiente se describen las herramientas disponible en el Editor de texto enriquecido.

Tabla 13. Herramientas de edición de texto con formato

Herramienta Descripción

Da acceso a opciones de edición de comentarios como deshacer, rehacer,eliminar y seleccionar todo. Con Microsoft Internet Explorer, haydisponibles opciones adicionales: cortar, copiar, pegar y quitar estilos.

Agrega gráficos. El cuadro de diálogo Insertar imagen se abre yproporciona controles para elegir y cargar una imagen .bmp, .gif, .jpeg o.png cada vez, que se insertará en el área de edición.

Crea hipervínculos. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar enlace. Definael título y la dirección URL del hipervínculo y elija si desea abrir el enlaceen una nueva ventana.

Revisa la ortografía. (Se le solicitará que descargue un complemento).Cuando el corrector ortográfico encuentre una posible palabra incorrecta,ésta se seleccionará, se centrará en la vista y se abrirá el cuadro de diálogoComprobar ortografía. La palabra en cuestión aparece en el cuadroCambiar con la alternativa sugerida en el cuadro Por. Puede editar eltexto en el cuadro Por o seleccionar una palabra de la lista. Los comandosde corrección ortográfica son los siguientes:

• Cambiar. Cambia la palabra seleccionada por la que hay en el cuadroA.

• Cambiar todo. Cambia todas las repeticiones de la palabra seleccionadaen el texto.

• Omitir. No cambia la palabra seleccionada.

• Omitir todo. Omite todas las repeticiones de la palabra seleccionadaen el texto.

• Agregar al diccionario. Agrega la palabra seleccionada al diccionarioutilizado para comprobar la ortografía.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 125

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Colaborar con otros usuarios

Nota: En general, el Editor de texto enriquecido puede mostrar cualquier contenido HTML quepueda mostrar el explorador Web. Sin embargo, si pega en el Editor de texto enriquecido contenidoque se creó fuera del editor, tal vez no pueda editar algunos elementos de ese contenido. Por ejemplo,si pega una tabla HTML en el Editor de texto enriquecido, ésta se mostrará correctamente y podráeditar las celdas de la tabla, pero no podrá editar la propia tabla.

DiscusionesLas discusiones son hilos de comentarios en línea que permiten la colaboración en torno adeterminados elementos. Por ejemplo, un equipo de producción de sitios Web puede utilizar lasdiscusiones para compartir comentarios sobre el contenido antes de publicarlo. Los equipos dedesarrollo pueden utilizar las discusiones para intercambiar ideas, debatir y llegar a un acuerdo sobreel diseño y las especificaciones de un producto.

La mayoría de los elementos (como los documentos o los archivos multimedia enriquecidos) tienenuna página de discusión anexa. La carpeta y las páginas de notas tienen discusiones incrustadas quese muestran debajo de la lista de elementos secundarios de una carpeta o del cuerpo de una nota.Puede agregar, editar, eliminar y responder a los comentarios de una discusión, pero no puedeseleccionar ni modificar una discusión que no forme parte de su elemento principal.

Cada nueva versión de un elemento comparte la misma discusión que la versión inmediatamenteanterior. Una configuración WDK puede cambiar este comportamiento predeterminado de maneraque las discusiones sólo sean comunes a cada nueva versión menor o rama (mientras que lasversiones mayores tengan nuevas discusiones), o que ninguna versión de un objeto compartadiscusión (cada versión cuenta con su propia discusión). De esta forma, las versiones de un objetopueden proporcionar una especie de línea temporal de un objeto, junto con los comentarios de cadauna de las discusiones. Cuando varias versiones comparten una discusión, los marcadores de versióncorrespondientes a cada retirada aparecerán entre los comentarios.

Ver discusiones

En la columna opcional Estado de la discusión de una lista (indicada mediante el icono ), los objetosque tengan comentarios de discusiones se indicarán mediante uno de estos iconos de discusiones:

• significa que ha leído todos los comentarios de la discusión.

• significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión.

Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario), haga clic enel icono de la discusión o bien seleccione un único objeto y elijaMostrar > Discusión.

Para ordenar una lista de objetos de acuerdo con los comentarios de las discusiones (leídos, no leídoso ninguno), haga clic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión. Para desactivarla columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferencias Configuración de visualizaciónde las columnas.

126 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colaborar con otros usuarios

Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sin leer. Porejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando se agreguen nuevoscomentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto al que está asociado y haga clic enArchivo > Marcar discusión como leída. También puede hacer que todos los comentarios aparezcancomo no leídos haciendo clic en Archivo > Marcar discusión como no leída. Al seleccionar variosobjetos, se aplican estos comandos a cada objeto de la selección.

Agregar y editar comentarios

Los usuarios que dispongan al menos del permiso de escritura en un objeto pueden ir a la fichaPropiedades: Información de dicho objeto, y marcar o desmarcar la casilla de verificaciónMostrardiscusión. Cuando se muestra una discusión, los usuarios que dispongan al menos de permisopara RELACIONAR sobre el padre principal de la discusión pueden agregar un comentario o unarespuesta a esa discusión.

Para agregar comentarios a una discusión:

1. Para mostrar la discusión, siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en o .

• Seleccione un único objeto y elijaMostrar > Discusión.

2. Bajo el último comentario de la discusión, haga clic en agregar un comentario. (Si no apareceun botón agregar un comentario para un objeto, su permiso para el objeto padre es inferior alde RELACIONAR).

3. Especifique el título (obligatorio) y el cuerpo (opcional) del comentario.

4. Haga clic en Aceptar.El comentario aparece debajo y con el mismo margen izquierdo que el último comentario.

Para responder a un comentario concreto:

1. Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo del comentario.Sus notas aparecen debajo del comentario al que está respondiendo.

Si no hay ningún icono para responder al comentario, puede que el permiso que tenga parael objeto padre no sea suficiente. Para agregar o responder a comentarios, es necesario al menosel permiso RELACIONAR.

Para editar un comentario:

1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y/o el cuerpo del comentario.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.A menos que disponga de privilegios administrativos, sólo podrá editar los comentarios que ustedagregue.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 127

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Colaborar con otros usuarios

Eliminar comentarios

Puede borrar un comentario siempre que tenga el permiso ELIMINAR correspondiente y el permisoRELACIONAR en la discusión. Estos son sus permisos cuando escribe un comentario.

Cuando borra un comentario, cualquier respuesta también se borrará, a pesar de sus permisos alrespecto. Si tiene permiso ELIMINAR de un objeto, podrá borrar todos los comentarios en sudiscusión, incluso si carece de permiso para editar esos mismos comentarios.

Aunque no pueda eliminar explícitamente una discusión, la eliminación de todos sus padres eliminaigualmente la discusión.

Discusiones en los resultados de búsqueda

El índice de búsqueda del repositorio incluye el contenido en texto enriquecido de las discusiones,pero no sus propiedades ni metacontenido. Esto significa que los comentarios de la discusión puedencoincidir con una búsqueda de texto completo, pero no así una búsqueda por propiedades como tipode objeto o fecha de creación. Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de losautores de los comentarios.

Cuando una discusión coincide con los términos de búsqueda, los resultados muestran el objetopadre, no la propia discusión. Para abrir la discusión de un resultado de búsqueda, utilice los mismosprocedimientos que en otros contextos.

NotasUna nota es una página simple para escribir, editar y compartir información sin necesidad de utilizarotras aplicaciones. Las notas pueden tener discusiones incorporadas y contenido de texto enriquecido.

Las notas ( ) aparecen en Webtop sólo donde se muestran documentos. Pueden tener discusionesincrustadas si se marca la opciónMostrar discusión en las propiedades de la nota.

Aunque puede suscribirse a las notas, éstas no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover, copiaro enlazar una nota, pero no registrarlas, retirarlas ni exportarlas.

Para buscar notas, realice una búsqueda avanzada y defina el tipo de campo de objeto como Sysobject(dm_sysobject) o Note (dmc_notepage).

Para crear una nota:

1. Desplácese a la ubicación de la nueva nota.

2. Seleccionar Archivo > Nuevo > Nota.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva nota.

128 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colaborar con otros usuarios

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva nota, que ha de ser distinto a todos los nombresde los demás objetos del mismo contenedor.

• Nota (opcional). Mediante el editor de texto enriquecido, especifique el cuerpo de la nota.Este campo se puede editar después de haber creado la nota.

• Para suscribirse a la nota, marque la opción Suscribirse a esta página de notas (si fueranecesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción).

Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la nota.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la nota.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la nota, haga clic en Cancelar.

Para editar el cuerpo de una nota:

1. Seleccione Archivo > Editar.

2. Edite el cuerpo de la nota.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.

Para editar el nombre de una nota:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic con el botón secundario en la nota y seleccione Propiedades en el menú contextual.

• Seleccione la nota y elijaMostrar > Propiedades > Información.

Se mostrará la ficha Propiedades: Información.

2. Edite el Nombre y otras propiedades de la nota, si es necesario.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.Para eliminar una nota, selecciónela y, a continuación, elija Archivo > Eliminar.

Como las notas no tienen versiones, el cuadro de diálogo Eliminar de una nota es diferente al de losdocumentos típicos. Las opciones del cuadro de diálogo Eliminar son las siguientes:• Enlaces. se elimina sólo el enlace al nombre de la ubicación (opción no seleccionada y desactivadasi la nota sólo tiene una ubicación; de lo contrario, seleccionada de forma predeterminada).

• Nota. se elimina permanentemente la nota (opción seleccionada de forma predeterminada si lanota tiene sólo una ubicación).

Carpetas y archivadores contextualesLas carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio con descripciones entexto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas. Estas funciones ofrecen la posibilidad decapturar y expresar el contexto orientado hacia el trabajo de la jerarquía de una carpeta. Dichainformación contextual puede incluir detalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos,etc. Las descripciones y discusiones, así como los elementos relacionados con ellas, son fáciles deencontrar, ya que las búsquedas de texto completo guardan un índice de todas las descripciones ydiscusiones del repositorio.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 129

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Colaborar con otros usuarios

Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpeta contextual,como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, por ejemplo, resúmenesde documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de un proyecto o punteros hacia otrasubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato, imágenes e hipervínculos, las descripcionesde carpetas pueden ser informativas, personalizadas y llamativas, de manera que atraiganinmediatamente la atención del usuario.

Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a los miembrosdel equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo, para la revisión dedocumentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo, para la correspondencia en susproyectos. Estas discusiones están organizadas en un árbol de comentarios y ayudan a capturar yconservar el flujo de información relacionada con el trabajo.

De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad de temas, porejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo, ideas sobre el productoe interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetas conceptuales permiten a los equiposguardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc, tan valiosos a posteriori.

Para crear una carpeta contextual nueva:

1. Desplácese a la ubicación de la nueva carpeta.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). el nombre de la nueva carpeta.

• Tipo. el tipo de carpeta.

• Descripción. En la ventana de edición de texto enriquecido, cree una descripción queaparecerá junto a la ruta de exploración de la página de la carpeta (opcional).

• Para suscribirse a la carpeta, marque la casilla Suscribirse a esta carpeta (si fuera necesario,haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).

Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la carpeta.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la carpeta.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una carpeta, haga clic en Cancelar.

Para activar una discusión en la carpeta, debe marcar la casillaMostrar discusión en la fichaInformación del cuadro de diálogo de propiedades de la carpeta.

CalendariosLos calendarios permiten organizar, realizar seguimientos y programar eventos. Como loscalendarios admiten el formato estándar iCalendar (o iCal) para el intercambio de datos de calendariopor Internet, resultan ideales para usarlos en grupos de colaboración distribuidos.

Aunque puede suscribirse a los calendarios, éstos no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover,copiar o enlazar calendarios, pero no registrarlos ni retirarlos.

130 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colaborar con otros usuarios

Se puede agregar un calendario al portapapeles y, a continuación, enlazarlo, moverlo o copiarlo delmismo modo que una carpeta. Una copia de un calendario incluye copias de todos los descendientesdel original. Los calendarios sólo pueden contener eventos y sólo los eventos pueden copiarse en loscalendarios. Sin embargo, los eventos se pueden copiar en cualquier ubicación de carpeta.

Crear calendarios y eventosPara crear un calendario:

1. Desplácese a la ubicación del calendario.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario.Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo calendario.

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). Introduzca el nombre del calendario, que debe ser distinto de todos losnombres de los demás objetos del mismo contenedor.

• Descripción. Cree una descripción, que aparecerá debajo de la ruta de exploración de lapágina del calendario (opcional).

• Para suscribirse al calendario, marque la casilla Suscribirse a este calendario (si fueranecesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).

Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear el calendario.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el calendario.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear un calendario, haga clic en Cancelar.

Para activar una discusión en el calendario, debe marcar la casillaMostrar discusión en la fichaInformación del cuadro de diálogo de propiedades del calendario.

Para crear un evento de calendario:

1. Desplácese hasta el calendario (o créelo) en el que desee crear un evento.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Evento.Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario.

3. En la ficha Crear, facilite la información según corresponda. Para obtener descripciones de loscampos, consulte Tabla 14, página 131.

Tabla 14. Eventos de calendario

Campo Descripción

Nombre (obligatorio) Escriba el nombre del nuevo evento. Si está marcada la casilla deverificación Enviar correo cuando termine, el nombre del eventoaparece en el campo Asunto: del encabezado del correo electrónicosobre el evento.

Fecha de inicio(obligatorio)

Seleccione una fecha para el inicio del evento.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 131

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Campo Descripción

Hora de inicio(obligatorio si no estáseleccionada Todo eldía)

Indique la hora en la que desea que se inicie el evento.

Todo el día Active esta casilla de verificación si el evento se desarrolla durantetodo el día.

Fecha de finalización(obligatorio)

Seleccione la fecha en la que desea que finalice el evento.

Fecha de finalización(obligatorio si no estáseleccionada Todo eldía)

Indique la hora en la que desea que finalice el evento.

Organizador(obligatorio)

Seleccione el nombre del usuario que organiza el evento si es distintodel usuario (predeterminado) que lo ha creado. Si selecciona lacasilla de verificación Enviar correo cuando termine, el nombre delorganizador aparecerá en el campo CC: del encabezado del correoelectrónico sobre el evento.

Lista de asistentes Seleccione los nombres de los usuarios que asistirán al evento. Siestá marcada la casilla de verificación Enviar correo cuando termine,estos nombres aparecen como destinatarios en el campo Para: delencabezado del correo electrónico sobre el evento.

Ubicación Especifique la ubicación del evento.

Notas Introduzca información sobre el evento (opcional). Si activa la casillaEnviar correo cuando termine, estas notas aparecerán detrás del textopredeterminado en el cuerpo del mensaje de correo electrónico paralos destinatarios. El texto predeterminado del correo electrónico esel siguiente:

You are invited to the following meeting: Topic:

meeting name Date: recurrence pattern or start date,

time, duration Location: location To view the event,

point your browser to: event drl Or open this event in

your desktop calendar: ICS inline attachment

Enviar correo cuandotermine

Active esta casilla de verificación si desea enviar avisos de correoelectrónico acerca del evento.

4. Para un evento repetido, abra la ficha Repetición y siga las instrucciones de la sección Especificarpropiedades de eventos repetidos más adelante en este capítulo.

5. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el evento.Si está marcada la casilla Enviar correo cuando termine al hacer clic en Terminar, se envía uncorreo electrónico de notificación sobre el evento a los usuarios especificados en la Lista deasistentes.O bien haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo. En este caso, no se creará ningúnevento ni se enviará ningún mensaje de correo electrónico.

132 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Especificar propiedades de eventos repetidos

Los eventos repetidos siguen un patrón de frecuencia especificado para una duración determinada.Estas propiedades se definen en la ficha Repetición del cuadro de diálogo de propiedades delevento de calendario.

Elija entre las siguientes opciones para especificar un patrón de frecuencia de un evento periódico:• Ninguno (predeterminada). El evento no se repite y se desactivan las opciones de duración de éste.

• Diariamente. El evento se repite todos los días o (si se ha seleccionado) Días alternos.

• Semanalmente. El evento se repite todas las semanas según las opciones que se muestrana continuación:— Semanas alternas (opcional). El evento se repite cada dos semanas en los días seleccionados.

— Días (obligatorio cuando se elige la frecuencia Semanalmente). Seleccione uno o más díasde la semana en los que tiene lugar el evento. La configuración predeterminada es el día dela semana en el que cae la fecha de inicio.

• Mensualmente. El evento se repite todos los meses según las opciones que se muestran acontinuación.— Misma fecha. El evento se repite una vez por mes en la misma fecha. Si la fecha es el 29 delmes o posterior, esta opción incluye el texto o el último día del mes. Por ejemplo:

Día 17.

Día 30 o último día del mes.

— Mismo día de la semana, en semanas alternas (disponible sólo si la fecha de inicio cae el día28 del mes o antes). El evento se repite siguiendo un patrón similar al de estos ejemplos:

El primer y tercer miércoles.

El segundo y cuarto viernes.

— Mismo día de semana, final de mes (disponible sólo si el día en el que se inicia el evento esuno de los últimos siete días del mes). Por ejemplo:

Último martes del mes.

Último viernes del mes.

• Anualmente. El evento se repite una vez por año en la misma fecha.

Si el patrón de frecuencia del evento se define como Ninguno, se desactiva la configuración deduración. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones para la duración de un evento repetido:• Repeticiones. Especifique el número de veces que tiene lugar el evento.

• Fecha de finalización. Seleccione la fecha de la última vez que tendrá lugar el evento. Laconfiguración predeterminada es la fecha en la que cae el último número especificado de Nº deveces. Si la Fecha de finalización es el 29 del mes, o posterior, y el mes no tiene ese día, la fecha esel último día del mes.

• Siempre. Seleccione esta opción si el evento no tiene un número finito de veces ni fecha definalización.

Si está marcada la casilla Enviar correo cuando termine al especificar las propiedades del eventoperiódico, el correo electrónico de notificación que se envía a los participantes del evento incluye

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 133

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una descripción de la repetición en el campo Fecha. A continuación se incluyen algunos ejemplosde estas descripciones:• Diariamente, 5 veces

• Días alternos, 5 veces

• Semanalmente el miércoles, jueves, hasta 20 de septiembre, 2007

• Mensualmente el día 30 o último día del mes, siempre

• Anualmente, 5 veces

Ver calendarios y eventos

Los calendarios muestran los eventos en una lista que puede modificar cambiando las preferencias dela vista de lista. Las columnas predeterminadas de la vista de lista del calendario son las siguientes:

• Evento. El nombre del evento.

• Icono de anexo. Se muestra si hay anexos disponibles en el evento. Los anexos no se puedenagregar a un evento, pero se pueden agregar mediante otras aplicaciones. Al hacer clic en el iconode anexo, se abre una vista de carpeta en la que se muestra una lista de los anexos.

• Icono de tipo de excepción. Indica excepciones independientes o eventos repetidos conexcepciones.

• Inicio. La fecha y hora de inicio del evento.

• Terminar. La fecha y hora de finalización del evento.

• Ubicación. La ubicación del evento.

Editar calendarios y eventos

Estas propiedades son las mismas cuando se ven o editan que cuando se crean.

Al igual que es posible editar varios objetos al mismo tiempo, también es posible editar varioseventos a la vez. Sin embargo, al editar varios eventos, sólo están disponibles las fichas Informacióny Permiso.

En la edición de eventos, se aplican las siguientes reglas:• Para un evento periódico, se edita siempre toda la serie.

• Para una excepción de un evento periódico, sólo se modifica la excepción.

Los servicios de colaboración no pueden crear excepciones en eventos periódicos, pero puedenmostrar las excepciones que crea otra aplicación o importación. Estas excepciones se pueden editar.

Si ve o edita un evento del calendario, y marca la casilla Enviar correo cuando termine, el correoelectrónico de notificación se envía a los participantes del evento al hacer clic en Terminar.

134 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Eliminar calendarios y eventos

Al eliminar un calendario, decida si desea eliminar sólo el calendario seleccionado o bien éste ytodos los eventos (similar a eliminar una carpeta).

Para eliminar un evento, selecciónelo y elija el comando Eliminar. En este caso, se aplican las reglassiguientes:• Para un evento periódico, debe confirmar la eliminación de todas las excepciones.

• Para una excepción a un evento periódico, sólo se elimina la excepción seleccionada.

Calendarios en los resultados de búsqueda

Todo el contenido de un calendario (incluidas las descripciones y comentarios de discusión) se indicapara las búsquedas de texto completo. En el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, se incluyen elcalendario y el evento de calendario en la lista de tipos de objeto en los que puede buscar.

Exportar e importar con calendarios

Los servicios de colaboración pueden exportar eventos como archivos .ics, en formato iCal. Elcomando Exportar está disponible cuando se selecciona un calendario o evento, o bien cuando se abreuno. Se puede exportar un evento en concreto o todo el calendario.

Cuando se importa un evento, sus propiedades se gestionan de una de estas formas:

• Uso. Si se admite una propiedad, se utiliza del modo siguiente:

— sin cambio. Se mantiene el valor original si se admite. Por ejemplo: Duración.

— cambiar formato. Cambia el formato de un valor por uno equivalente. Por ejemplo, una horade inicio se puede expresar en varias zonas horarias.

— convertir. Convierte un valor demasiado complejo o no compatible. Por ejemplo, los segundosse quitan de las horas y la duración.

• Mover. Si no se admite una propiedad, pero sí una propiedad similar, el valor de la primera semueve a la segunda. Por ejemplo, un comentario se mueve y se combina con una descripción.

• Caché. Si no se admite una propiedad, pero su presencia es inocua, se mantiene la propiedad si seexporta el evento. Por ejemplo: Libre/ocupado.

• Descartar. Si una propiedad entra en conflicto con un modelo de objeto de los servicios decolaboración, se descarta. Por ejemplo: Anexos.

La importación de un evento previamente exportado actualiza el evento original si se modificó elevento exportado antes de volver a importarse.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 135

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Tablas de datosUtilice tablas de datos para crear y gestionar colecciones estructuradas de datos similares como listasde problemas, tareas, hitos y contactos. La información de una tabla de datos se organiza como unaserie de entradas (o registros, o filas) que tienen un formato común, o esquema. Cada tabla consta deun esquema, que describe los atributos de cada campo, incluidos el nombre y el tipo de datos.

Las tablas de datos proporcionan también un resumen mejorado para los campos de las tablas dedatos tipo semáforo. La vista de las entradas de las tablas de datos proporciona una vista descriptivay fácil de usar de las entradas de las tablas. La vista de las entradas también admite los anexos parauna entrada determinada además de la posibilidad de examinar la entrada consultada.

Aunque puede suscribirse a las tablas de datos, no tienen versiones ni copias. Puede editar, mover,copiar o enlazar tablas de datos, pero no puede registrarlas ni retirarlas.

Puede copiar, mover y pegar tablas de datos. Al copiar una tabla de datos con entradas, las nuevasentradas tienen una nueva serie de autonumeración y un historial vacío.

Las entradas de tabla de datos se pueden copiar y pegar entre las tablas y dentro de la misma tabla.

Cuando una tabla de datos está controlada o no controlada, todas sus entradas estarán tambiéncontroladas o no controladas. Al copiar o mover entradas entre tablas con un control diferente, elcontrol cambia automáticamente en las entradas copiadas o movidas.

Crear tablas de datos y entradasPara crear una tabla de datos:

1. Desplácese a la ubicación de la nueva tabla de datos. Pegue una tabla de datos del Portapapeles,importe una tabla de datos o realice estos procedimientos para crear una desde el principio.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Tabla de datos.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva tabla de datos.

3. En la ficha Crear, introduzca las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva tabla de datos.

• Descripción (opcional). Una descripción que aparece debajo de la ruta de exploración en lapágina de la tabla de datos. Este campo se puede editar después de haber creado la tablade datos.

Para suscribirse a la tabla de datos, marque la opción Subscribirse a esta tabla de datos (si fueranecesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).

4. Haga clic en Siguiente para crear los campos (o columnas) de la tabla de datos. Una entradade tabla de datos está compuesta de los campos que constituyen una fila. Cada campo tiene unnombre y un tipo de datos, y uno de los campos es el nombre de la entrada designado. Trescampos de texto sin formato y sin nombre se proporcionan inicialmente para la nueva tabla.Puede editar, agregar o eliminar campos según corresponda.

136 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Para cada campo, elija la configuración como sigue:• Nombre de campo (obligatorio). La etiqueta de nombre del campo. Por ejemplo, Nombre,

Fecha, Número de referencia, etc. El nombre debe tener entre 1 y 128 caracteres de longitud ydebe ser único dentro de la tabla actual. Uno de los nombres de campo se designa comoel nombre de la entrada.

• Tipo de campo. El tipo de datos que el campo contiene. Elija un tipo de campo, como sedescribe en Tabla 15, página 137. No puede cambiar (editar) el tipo de datos de un campo unavez creada la tabla.

• Utilizar como nombre de entrada. El campo identificado como el nombre de la entrada. Alhacer clic en el nombre de la entrada en una fila de la tabla de datos, se abre la entrada.Los tipos de campo siguientes pueden ser nombres de entrada: texto sin formato, número,autonumeración, fecha o miembro. No se puede cambiar (editar) o quitar el campo de nombrede entrada una vez creada la tabla.

Para agregar un campo, haga clic en Agregar; para eliminar un campo, haga clic en Quitar.Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la tabla de datos.

5. Haga clic en Terminar para cerrar el asistente y crear la tabla de datos.O bien puede hacer clic en Cancelar para cerrar el asistente sin crear una tabla de datos.

Para activar una discusión en una tabla de datos, debe marcar la casillaMostrar discusión en laficha Información del asistente para crear tablas de datos o del cuadro de diálogo de propiedadesde la tabla de datos.

Tabla 15. Tipos de campo de la tabla de datos

Tipo de campo Descripción

Texto simple Para campos que muestran el texto sin ningún formato especial.

Texto con formato Para campos que muestran el texto con estilos de fuente como negrita ycursiva, así como los gráficos e hipervínculos.

Fecha Para campos que muestran las fechas del calendario. Cuando se crea unatabla y se define un campo de fecha, puede (opcionalmente) marcar unacasilla que especifique el campo como una fecha de vencimiento.

Número Para campos que contienen dígitos fijos y caracteres relacionados, comosímbolos de moneda, comas o puntos decimales.

Autonumeración Valores numéricos creados automáticamente de acuerdo con la secuenciaen la que se crea la entrada. Una tabla de datos sólo puede tener uncampo de autonumeración.

Sí / No Para campos que muestran valores vacíos, sí o no.

Luz de tránsito Para campos que muestran valores vacíos, rojos, amarillos o verdes, queindican el estado global de las entradas.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 137

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Tipo de campo Descripción

Lista de opciones Para campos que muestran un subconjunto de valores predefinidos.Especifique los valores de las opciones en el cuadro de texto (por ejemplo:opción 1, opción 2, opción 3 sin las comas, y cada una en su propialínea).Una lista de opciones debe tener por lo menos una opción, cada opcióndebe ser única en la lista y ninguna línea puede estar en blanco. El ordende las líneas determina el orden en el que aparecen las opciones en la listade opciones cuando los usuarios crean o editan una entrada.

Para permitir a los usuarios elegir más de un valor para este campo,marque la casilla denominada Permitir opciones múltiples.

Lista de miembros Para campos que muestran los nombres de los miembros. Los miembrospueden ser usuarios o grupos. Decida si se pueden seleccionar variosusuarios para este campo o sólo una lista de usuarios especificados.

Discusión Para incluir un campo de discusión en la entrada. Una tabla de datos sólopuede tener un campo de discusión.

Anexos Para incluir un campo de anexos en la entrada. Una tabla de datos sólopuede tener un campo de anexos.

Para crear una entrada de la tabla de datos:

1. Desplácese hasta (o cree) la tabla de datos en la que desea crear una entrada.

2. En la vista de resumen de la tabla de datos, seleccione Archivo > Nuevo > Entrada.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva entrada de tabla.

3. En la ficha Crear, escriba datos de cada uno de los tipos de campos.Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la entrada.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la entrada.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una entrada, haga clic en Cancelar.

Tabla 16. Editar tipos de campos de tabla de datos

Tipo de campo Descripción

Texto simple Edite un campo de texto sin formato mediante un cuadro de textoestándar.

Texto con formato Edite un campo de texto con formato utilizando el RTE.

Fecha Edite un campo de fecha utilizando un cuadro de texto con un selector defechas proporcionado para elegir una fecha. Si la fecha es una fecha devencimiento es, puede marcar opcionalmente la casilla ¿Ha terminado?para indicar que una tarea ha finalizado.

Número Edite un campo de número mediante un cuadro de texto.

Autonumeración El campo de autonumeración es de sólo lectura.

Sí / No Seleccione un valor en blanco, Sí o No.

138 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Tipo de campo Descripción

Luz de tránsito Seleccione Rojo, Amarillo, Verde o espacio en blanco.

Lista de opciones En un campo de lista de opciones que sólo permite una opción, seleccioneel valor de una lista desplegable de opciones predefinidas. En un campoque permite varias opciones, seleccione un valor del conjunto de valoresde predefinidos.

Lista de miembros Utilice el selector de miembros para seleccionar miembros (usuarios ogrupos).

Discusión No se puede editar un campo de discusión.

Anexos No se puede editar un campo de anexos.

Ver tablas de datos

Al examinar una carpeta, las tablas de datos aparecen como iconos de tabla de datos.

Para abrir una tabla de datos, selecciónela y elija Archivo > Abrir o haga doble clic en ella.

La tabla de datos se abre en la vista de resumen. Las entradas se muestran en filas. Cada fila sedivide en campos o columnas de datos, como nombre, dirección y número de teléfono, según elesquema de la tabla.

Puede ordenar las columnas y editar las preferencias de columna de igual forma que en una carpeta.Si elimina un campo, la columna correspondiente desaparece. Sin embargo, si agrega un campo, debemodificar las preferencias de columna para que aparezca en la vista de resumen.

Ver las entradas de la tabla de datos

Para ver una entrada de la tabla de datos desde la vista de resumen de la tabla de datos, selecciónela yelija Archivo > Abrir o haga doble clic en ella.

Si la entrada pertenece a una tabla de datos controlada por sala, el gráfico de encabezado de la sala(si existe) aparece en la página debajo del nombre de la entrada.

Si el esquema de la tabla de datos incluye un campo Anexos, aparece una vista de lista incrustada enla página de entrada similar a una lista de carpetas. El área de anexos admite la funcionalidad dearrastrar y colocar de Webtop. (Para utilizar el método de arrastrar y colocar, primero debe habilitarla opción de arrastrar y colocar en sus preferencias generales).No se admiten carpetas y subtipos de carpetas en el área de anexos. Los anexos, si aún no estáncontrolados por sala, se controlan automáticamente cuando una tabla de datos pasa a estar controladapor sala.

Si el esquema de la tabla de datos incluye un campo Discusión, la discusión aparece incrustada en lapágina de entrada del mismo modo que en una carpeta o página de notas.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 139

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Editar tablas de datos

Para editar las propiedades de una tabla de datos, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Selecciónela y elija Archivo > Editar.

• Selecciónela y elijaMostrar > Propiedades.

• Haga clic con el botón secundario en el icono de tabla de datos y seleccione Propiedades enel menú emergente.

• En la vista de resumen, haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página.

Cuando edite una tabla de datos, estarán disponibles las fichas estándar Información, Permisos eHistorial, además de una ficha Campos, que permite editar los campos de la tabla.

Al editar los campos de una tabla de datos, puede agregar, cambiar de nombre y eliminar loscampos, así como modificar algunas opciones de campo. Sin embargo, una vez creada la tabla dedatos, no puede• cambiar el tipo de datos de un campo

• cambiar o quitar el campo de nombre de entrada

• cambiar el orden de los campos

Puede cambiar las opciones de una lista de opciones y los miembros de una Lista de miembros. Sinembargo, no puede convertir una fecha en una fecha de vencimiento ni un campo de miembro quepermita varias opciones en uno que sólo permita una única opción.

Si elimina un campo Discusión, se quitan todos los comentarios de todas las entradas de la tabla dedatos.

Si elimina un campo Anexos, se quitan todos los anexos de todas las entradas de la tabla de datos.Esta acción no se puede deshacer. Se quita el enlace de los anexos que están enlazados en alguna partedel repositorio. Si no se puede eliminar un anexo, no se elimina ninguno. Hasta que la operaciónde eliminación termine, nadie puede eliminar la tabla de datos, agregar o quitar entradas, editar laspropiedades de la tabla de datos ni editar las entradas de la tabla de datos.

Editar las entradas de la tabla de datos

Para editar los valores de campo de una entrada o fila de la tabla de datos, siga uno de estosprocedimientos:

• Seleccione la entrada y elija Archivo > Editar.

• Haga clic con el botón secundario en el nombre de la entrada y elija Editar en el menú emergente.

• En una página de entrada, haga clic en el botón Editar.

La página de entrada de edición se abre y los campos aparecen en el mismo orden y con el mismonombre que tienen en el esquema de la tabla. El nombre y el valor de cada campo aparecen uno juntoal otro. Los valores de campo se modifican del mismo modo que cuando se crea una entrada.

140 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colaborar con otros usuarios

Para editar las propiedades de una entrada de tabla de datos, siga uno de los procedimientossiguientes:

• Selecciónela y elijaMostrar > Propiedades.

• Haga clic con el botón secundario en el nombre de entrada de tabla de datos y seleccionePropiedades en el menú emergente.

• En la página de entrada, haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página.

Cuando se editan las propiedades de una entrada de tabla de datos, las fichas disponibles son lassiguientes:• Información: ficha Información de estándar

• Permisos: ficha Permisos de estándar

• Historial: ficha Historial de estándar para una entrada de tabla de datos

Eliminar tablas de datos

Para eliminar una o varias tablas de datos, debe tener permisos para eliminar tablas de datos, entradasde tabla de datos y todos los anexos de las tablas de datos. Si tiene permisos de eliminación para lastablas de datos pero no para uno o varios anexos de las tablas de datos, no se eliminará la tabla.

Importar y exportar con tablas de datos

Puede agregar entradas a una tabla importando las entradas de un archivo. Para ello, abra la tabla yelija el comando Archivo > Importar, que abre el cuadro de diálogo Importar. Cuando se importanentradas, los valores no se modifican aunque entren en conflicto.

Las entradas en una tabla pueden exportarse en formato .csv a través del comando Exportar. Losdatos se exportan según las mismas reglas que al importar.

SalasLas salas son lugares de trabajo virtuales donde tienen lugar las interacciones del grupo. Las salastienen miembros y los miembros están asociados a los procesos y al contenido de una sala. Loselementos de una sala están controlados por esa sala (es decir, la sala determina sus conjuntos depermisos) y los usuarios que no sean miembros no pueden acceder a dichos elementos.

Los usuarios del repositorio que tengan los permisos adecuados podrán crear y administrar una salaen Webtop, sin depender de un administrador del sistema. Los creadores y propietarios de la sala, asícomo los administradores de usuarios determinan la lista de miembros de la sala.

Nota: la creación y administración de salas sólo se pueden realizar en aplicaciones basadas enWDK, como Webtop.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 141

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Colaborar con otros usuarios

Visitar salas

Las salas son como las carpetas del árbol de navegación de Webtop.

Para abrir la página principal de una sala de la que es miembro:

1. En una lista de elementos, haga clic en el icono de sala ( ).La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción de suscribirse a ésta (amenos que sea usted su creador y ya lo haya hecho con anterioridad).

2. Seleccione Sí o No y, a continuación, haga clic en Continuar.Si selecciona Sí, la página principal de la sala se agrega a sus suscripciones.

La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con las siguientesparticularidades:

• El título está formado por el nombre de la sala seguido de las palabras "página principal".

• Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje de bienvenida de la sala.(El gráfico de encabezado de una sala aparece también en las páginas de las carpetas, notas ydiscusiones controladas desde esa sala).

• Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala.

• El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de un archivo detexto enriquecido.

• La discusión incorporada se denomina Anuncios.

Enlazar a salas

Se pueden agregar enlaces a la página principal de una sala en cualquier parte del repositorio quepermita enlaces.

Acerca de los objetos controlados por salas

Cuando una sala controla un objeto, la sala controla su conjunto de permisos y sólo pueden acceder adicho objeto los miembros de la sala. Aunque un objeto puede estar enlazado a otras ubicaciones delrepositorio, sólo pueden acceder a él los miembros de la sala que controla el objeto. Una sala controlatodo lo que se haya creado o se haya importado a ella, excepto otra sala.

Cuando un objeto está controlado (se crea o se copia en la sala o en una carpeta controlada), lospermisos predeterminados de la sala se aplican al objeto. Si se cambia el conjunto de permisos de lasala, se cambian todos los conjuntos de permisos de los objetos controlados en consecuencia.

En la columna Sala de una lista (indicada mediante el icono ), los objetos que pertenezcan a lassalas se indican mediante uno de los siguientes iconos, que son los indicadores de control:

• significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que la carpeta actual.

• significa que un objeto pertenece a una sala distinta.

142 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colaborar con otros usuarios

Al hacer clic en el indicador de control, se abre la página de inicio de la sala. Haga clic en el iconode encabezado para ordenar una lista de objetos en función de si pertenecen a la misma sala, auna sala distinta, o a ninguna.

Si elige la opción de mostrar todas las versiones en una carpeta, cada una de las versiones visibles deun objeto tendrá su propio indicador de control, ya que es posible que distintas versiones pertenezcana distintas salas.

Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de la visualizaciónde las columnas.

Quitar el control de los objetos de una sala

Un usuario debe tener permisos Escribir y Cambiar en un objeto para quitarle el control. Asimismo,una opción de la sala puede impedir que los propietarios quiten el control de un objeto.

Si a un objeto se le quita el control, obtiene el conjunto de permisos predeterminado del repositorio,a menos que se le quite el control desde una carpeta controlada y el conjunto de permisospredeterminado sea CARPETA, en cuyo caso obtiene el conjunto de permisos predeterminado delusuario.

La relación de control de un objeto con una sala se puede quitar de los modos siguientes:

• Mover los enlaces del interior de la sala de los objetos a cualquier ubicación en el exterior de lamisma puede llevar a quitar el control de dichos objetos.

• Mediante el comando Archivo > Quitar de la sala.

• Copiar un objeto controlado en una carpeta que no tiene control.

• Al mover un enlace para un objeto controlado fuera de su sala a través de un flujo de trabajo,siempre y cuando este esté autorizado para quitar el control en dicha sala.

Si copia entradas entre tablas de datos con controles diferentes, se cambiará automáticamente elcontrol en las copias para que coincida con el conjunto de permisos de la sala controladora.

Crear una sala

Se puede crear una sala en cualquier lugar del repositorio que permita carpetas. Sin embargo, esaconsejable que restrinja el número de salas en un repositorio a menos de 250.

Para crear una sala, los usuarios no sólo deben tener permiso para crear objetos en la ubicacióndeseada, sino que además deben pertenecer al rol Crear sala del repositorio.

Al crear una sala, se convertirá en su propietario.

Para crear una sala:

1. Desplácese a la ubicación de la nueva sala.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 143

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Colaborar con otros usuarios

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Nueva sala.

• Seleccione Archivo > Nuevo > Sala.

Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva sala.

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir con el deotros objetos del mismo archivador.

• Mensaje de bienvenida. Debajo de la ruta de exploración de la página principal de la salapuede aparecer texto enriquecido.

• Para suscribirse a la sala, marque la casilla Suscribirse a esta sala (si fuera necesario, haga clicen [+] Mostrar opciones para ver la opción).

Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la sala.

4. Elija los miembros de la sala ahora o una vez creada la sala.• La ficha Elegir propietarios proporciona los controles de Webtop habituales para seleccionarusuarios, grupos o roles. Puede agregar o quitar miembros de este rol más adelante. Comocreador de la sala, se convierte automáticamente en propietario.

• En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles del repositorio quedesea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puede agregar o quitar miembrosde este rol más adelante.

5. Seleccione las opciones de la sala ahora o una vez creada la sala.• Permisos para quitar el control. Decida quién puede quitar la relación de control que la salatiene sobre los objetos que pertenecen a ella: sólo los propietarios de la sala o cualquiera desus miembros (colaboradores y propietarios).

• Encabezado de la sala. Decida si la sala va a mostrar un gráfico en la parte superior detodas sus páginas. Para especificar un encabezado personalizado, marque la casilla Utilizarencabezado personalizado. Seleccione el archivo gráfico (en formato .gif, .jpg, .jpeg o .png,cuya altura no supere los 36 píxeles) que desea que se cargue en la sala cuando haga clic enTerminar.

Puede quitar el gráfico de una sala. Para ello, edite las propiedades de dicha sala, desactivela casilla de verificación Utilizar titular personalizado y haga clic en Aceptar para que elcambio tenga efecto.

• Descriptores de acceso de objetos recién agregados. Configure los permisos que deseaagregar a un objeto cuando la sala pase a controlarlo. Un gráfico enumerará los permisosque se otorgarán a cada grupo local. En cada fila del gráfico se mostrará el nombre, laconfiguración actual de un grupo, con un botón Editar que le llevará a un cuadro de diálogode edición. El gráfico muestra inicialmente los dos grupos incorporados, Colaboradores yPropietarios, con la siguiente configuración predeterminada:— Contribuyentes: RELACIONAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación.

— Propietarios: ELIMINAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación.

Si se crean grupos de nivel de sala adicionales después de crear una sala, también se incluiránen el gráfico con el permiso inicial NINGUNO y sin permisos extendidos.

144 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colaborar con otros usuarios

El creador de la sala puede cambiar la opción de cualquier grupo haciendo clic en Editar de sufila, con el que se abre el cuadro de diálogo Definir permisos de acceso: Para nuevos objetosagregados a la sala, que contiene los controles usuales de para definir permisos.

6. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la sala.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una sala, haga clic en Cancelar.

Editar las propiedades de una sala

Los propietarios de la sala pueden editar el conjunto completo de las propiedades de la sala. Losmiembros de la sala que tienen el permiso ESCRIBIR en la misma pueden editar un subconjunto depropiedades heredadas del tipo de carpeta. Sin embargo, sólo los propietarios de la sala puedencambiarle su nombre.

Para editar las propiedades de una sala:

1. Desplácese a la ubicación que contenga la sala.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información.

• Abra la sala y haga clic en el enlace Propiedades situado en la página principal de la sala.

Se mostrará la ficha Propiedades: Información.

3. Cambie las propiedades que sean necesarias y haga clic en Aceptar para que se apliquen a la sala.Los cambios realizados en la ficha Propiedades: Pertenencia se aplican inmediatamente (noserá necesario hacer clic primero en Aceptar).

Pertenencia a salas

Los miembros de una sala son un conjunto de usuarios, grupos y roles de un repositorio que estánincluidos en la lista de miembros de la sala.

Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala.• El rol Colaborador normalmente concede el permiso RELACIONAR sobre los objetos de la sala.La mayoría de los miembros de las salas son colaboradores.

• El rol Propietario permite la gestión de la lista de miembros y normalmente concede el permisoELIMINAR sobre los objetos de la sala. Los creadores de salas son propietarios de éstas de formapredeterminada.

Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, y no tienensignificado alguno fuera del contexto de una sala.

Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tiene asignadoel rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo), el rol de propietarioadquirirá prioridad para ese miembro.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 145

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Colaborar con otros usuarios

Los miembros de una sala pueden pertenecer a grupos locales privados dentro de la sala. Estos gruposlocales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, Aprobadores de especificaciones). Elnombre de un grupo local no puede coincidir con el de otros grupos dentro de la misma sala.

Figura 6. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles de una sala

Nota: Si un repositorio contiene más de 250 salas, es aconsejable que sólo los usuarios que seanmiembros de grupos de menos de 250 repositorios accedan a dichos repositorios.

Todos los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, pero sólo lospropietarios de una sala y los administradores de usuarios pueden gestionar la pertenencia a ésta.

Para abrir la lista de miembros de la sala:

1. Siga uno de estos procedimientos:• En la página principal de la sala, haga clic en el enlaceMiembros.

• Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades: Pertenencia).

Las columnas en la lista de miembros de la sala son las siguientes:

• Nombre. El nombre del grupo o miembro.

• Rol. Distingue a los propietarios de los colaboradores.

• Estado. Indica si los miembros disponen de cuentas de trabajo en el repositorio.

• Descripción. Direcciones de correo electrónico para los usuarios, descripciones para los grupos.

• Grupo. Visible cuando está marcada la casilla de verificaciónMostrar grupos. Si un miembrono se agrega a la sala de forma explícita, esta columna mostrará el grupo que le otorga lapertenencia a la misma. (Aunque podrían existir varios grupos, sólo se mostrará el primeropor orden alfabético).

Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo. Para ir hacia atrás hacia arriba,utilice la ruta de exploración que aparece sobre la lista de miembros del grupo.

Si es administrador de usuarios, también aparecerá en este cuadro de diálogo un botón para crearnuevos usuarios.

146 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colaborar con otros usuarios

Copiar salas

Puede copiar una sala en cualquier ubicación del repositorio en la que se pueda copiar una carpeta.

Cuando copie una sala, la nueva sala contendrá copias de todos los datos que sean accesibles desdeel original. La copia de una sala cuenta con todas las propiedades del original. Los roles locales ygrupos de la copia son duplicados de los de la sala original y sólo se diferencian en que el miembroque crea la copia tiene el rol Propietario (no el rol de propietario de la sala original, si es diferente).

Mover o enlazar a una sala

Puede mover una sala a cualquier ubicación del repositorio a la que se pueda mover una carpeta.

Se puede agregar un enlace a la página principal de una sala en cualquier ubicación del repositorioque permita los enlaces.

Eliminar una sala

Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, pero los usuarios que no seanmiembros de la sala no podrán hacerlo, ni siquiera los que tengan el permiso ELIMINAR.

Seleccione una de estas opciones:

• Eliminar sólo el enlace a [nombre de sala] (opción predeterminada).

• Eliminar la sala, incluyendo la lista de miembros y los grupos locales y todos los enlaces a ésta.En este caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual, o bien todas las versiones.

Si elimina el último enlace a una sala, eliminará la sala, por lo que debe decidir entre:

• Eliminar la sala, su lista de miembros y sus grupos locales (opción predeterminada). Esta acciónsólo se puede realizar si la página principal no tiene enlaces, ni siquiera enlaces ocultos a versionesanteriores, lo que implica también que la sala deja de tener control alguno.

• Eliminar la sala, su lista de miembros, sus grupos locales y todas las subcarpetas y objetos. Eneste caso, debe decidir entre:

— Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (opción predeterminada)

Con esta opción se empieza por eliminar la versión actual de todos los objetos enlazados. Sinembargo, el proceso de eliminación se detiene si la página principal y las subcarpetas aúncontienen enlaces a otras versiones de cualquiera de dichos objetos, incluso enlaces ocultos aversiones anteriores. Para que se pueda realizar la eliminación completa, la sala no deberátener ningún enlace (ni siquiera oculto) a versiones no actuales de los objetos.

— Eliminar todas las versiones de los objetos enlazados

Si va a eliminar varios objetos, el cuadro de diálogo de eliminación dispone de varias páginas con lasopciones anteriores para cada sala que lo necesite.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 147

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Colaborar con otros usuarios

Gestionar la pertenencia a salasLos propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios, determinan la pertenencia a lasala. Se pueden agregar miembros al crear o modificar una sala. Los administradores de usuariospueden crear también nuevos usuarios para una sala.

Una vez especificados los miembros de la sala, puede invitarlos a ésta enviándoles una invitación. Deesta forma, podrá personalizar la introducción a una sala así como su forma de acceso (haciendo clicen el enlace de la invitación).

Para agregar usuarios de un repositorio como miembros de una sala:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Agregar.

2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros para localizar y seleccionar losmiembros, grupos y roles del repositorio que desea agregar a la lista de miembros de la sala.

3. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembros seleccionados. (Sihace clic en Cancelar, volverá a la ficha Pertenencia).

4. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol de los nuevos miembros (Colaborador oPropietario).

5. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y volver a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar,volverá al cuadro de diálogo de la selección de miembros).

Para invitar a miembros a una sala:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Invitar.

2. En el cuadro de diálogo de correo electrónico que se abre, haga clic en para y/o cc para seleccionarlos miembros de la sala que desea invitar.

3. En el cuerpo de la invitación, escriba su mensaje. El mensaje incluye inicialmente un enlacea la ubicación de las salas.

4. Haga clic en Enviar para enviar el mensaje a los miembros especificados.O haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo sin enviar el mensaje de correoelectrónico.

Para quitar miembros de una sala:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la ficha Seleccionar miembros:Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendoa los grupos locales.

2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que deseequitar de la lista de miembros de la sala.

3. Con los miembros seleccionados, haga clic en .

4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros de la lista de miembros de la sala.Se abrirá la ficha Pertenencia. Los miembros que se quitan de una sala se eliminarán también detodos los grupos locales de la misma. Estos miembros siguen siendo miembros del repositorioaunque se quiten de una sala.

148 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colaborar con otros usuarios

Para cambiar los roles de los miembros locales:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Cambiar rol.

2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar para localizar yseleccionar los miembros y grupos de la sala para los que desea cambiar los roles.

3. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembros seleccionados. (Sihace clic en Cancelar, volverá a la ficha Pertenencia).

4. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol de los nuevos miembros (Colaborador oPropietario).

5. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y volver a la ficha Pertenencia. (Si hace clic en Cancelar,volverá al cuadro de diálogo de selección de miembros).

Para crear un grupo local nuevo:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Nuevo grupo para abrir la ficha Crear nuevogrupo de sala.

2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto de todos los nombresde los demás grupos locales de la sala.

3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.

4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.Un grupo local pertenece al grupo Propietarios de la sala (aunque se haya eliminado de ésta). Portanto, sólo se puede utilizar en los conjuntos de permisos de objetos controlados.

Para editar las propiedades de un grupo local:

1. Abra la ficha Pertenencia de la sala.

2. Modifique las propiedades del grupo según sea necesario y, a continuación, haga clic en Aceptarpara implementar los cambios.

Para agregar miembros de sala a un grupo local:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del grupo cuyos miembros deseemodificar.Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar.Se abrirá una página para localizar a los miembros de la sala.

3. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la sala que deseeagregar al grupo.

4. Con los miembros seleccionados, haga clic en .

5. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.

Para quitar un grupo local de una sala:

1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Eliminar para abrir la ficha Seleccionar miembros:Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros de la sala, incluyendoa los grupos locales.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 149

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Colaborar con otros usuarios

2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los grupos que desee quitar de la lista de miembrosde la sala.

3. Con los grupos seleccionados, haga clic en .

4. Haga clic en Aceptar para quitar los grupos de la lista de miembros de la sala.Volverá a la ficha Pertenencia.

Los miembros quitados de una sala se quitan de todos los grupos locales de la sala, pero siguensiendo miembros del repositorio. Sin embargo, los grupos locales quitados de una sala se eliminandel repositorio.

Cuando se elimina un grupo local de una sala, se vaciará la lista de miembros, y ya no volverá aaparecer en las listas de miembros, ni en los selectores de miembros. Tampoco volverán a apareceren la lista para los descriptores de acceso en la ficha Propiedades de habitación: opciones, enDescriptores de acceso de objetos recién agregados. Los grupos siguen apareciendo en los conjuntosde permisos que ya están activados, pero en su nombre se indica que se han "eliminado". Sigueperteneciendo al grupo Propietarios de la sala, con lo que se garantiza su seguridad. Los gruposlocales incorporados (Propietarios y Colaboradores) no se pueden quitar y, por tanto, no aparecen enel cuadro de diálogo de eliminación.

Administrar usuarios sin la función deadministradorLos proyectos algunas veces implican que los usuarios de repositorios trabajen con los usuariosexternos como clientes, auditores o proveedores. Los usuarios externos habitualmente no disponende cuentas de usuarios administradas centralmente en el repositorio, como usuarios LDAP, porejemplo. Tales grupos mixtos pueden realizar un trabajo confidencial o propietario y puedenbeneficiarse de pertenecer a la misma sala.

Para solucionar estos casos, los administradores del sistema pueden delegar algunas tareasde administración de usuarios a usuarios que no son administradores asignándoles al rol deAdministrador de usuarios (dce_user_manager). Los administradores de usuarios pueden realizaruna gran variedad de tareas de administración sin tener que ser administradores del sistema.Concretamente, los administradores de usuarios pueden:

• Examinar usuarios y grupos. Los administradores de usuarios pueden acceder a un nodo delárbol del repositorio denominado Administración, que contiene un enlace a Administración deusuarios que enlaza, a su vez, a las páginas Usuarios, Grupos y Roles.

• Crear nuevos usuarios. En el área Administración y en las páginas de miembros de una sala, losadministradores de usuarios pueden acceder a un cuadro de diálogo que permite crear nuevosusuarios.

• Modificar usuarios. Los administradores de usuarios pueden ocultar determinados usuarios en lalista o evitar que sus nombres aparezcan en la lista de usuarios del repositorio en el selector deusuarios. También pueden restringir el acceso de determinados usuarios al contenido.

150 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colaborar con otros usuarios

Crear nuevos usuarios

Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios en el nivel de repositorio en el áreaAdministración o en la sala de la que sean propietarios.

Para crear un nuevo usuario:

1. Abra el cuadro de diálogo Nuevo usuario de alguna de estas formas:• Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Usuarios. SeleccioneArchivo > Nuevo > Usuario.

• Desplácese hasta la sala a la que desee agregar un nuevo usuario. Abra la ficha Propiedades:Pertenencia de la sala y haga clic en el enlaceMiembros en la página principal de la sala oacceda a las propiedades de la sala de la forma habitual. Haga clic en el botónNuevo usuario.

Los controles del cuadro de diálogoNuevo usuario están deshabilitados para los administradoresde usuarios, salvo cuando se indique lo contrario en este procedimiento.

2. Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre.

3. La propiedad Origen de usuario se define como Contraseña interna y los administradores deusuarios no pueden cambiarla. Esta configuración indica que el usuario debe proporcionar unacontraseña que sólo se almacena en el repositorio. No hay autenticación externa.

4. Escriba la contraseña del usuario en el campo Contraseña. La contraseña se cifra y almacenaen el repositorio.

5. Vuelva a escribir la contraseña del usuario en el campo Comprobar contraseña.

6. Escriba una descripción en el campo Descripción para el nuevo usuario (opcional).

7. Escriba la dirección de correo del usuario en Dirección de correo electrónico.Ésta es la dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareas de flujo detrabajo y eventos registrados.

8. En el campo Nombre de SO de usuario, escriba el nombre de usuario del sistema operativodel usuario.Es el nombre de usuario del repositorio correspondiente al usuario.

9. Seleccione el repositorio inicial del usuario en Repositorio inicial.

10. Para evitar que se incluya el nombre del usuario en las listas de miembros del repositorio, marquela casilla No está en la lista. Si no lo hace, el nombre del usuario aparecerá en las listas demiembros del repositorio, como ocurre normalmente. Para obtener más información sobre estaopción, consulte Ocultar usuarios, más adelante en este capítulo.

11. Para restringir el acceso de usuarios a sólo determinadas carpetas, archivadores o salas, hagaclic en Seleccionar carpeta para localizarlas y seleccionarlas en el repositorio. Para obtener másinformación sobre esta opción, consulte Carpetas restringidas, más adelante en este capítulo.

Nota: Para quitar algunos contenedores de la lista de carpetas restringidas, abra la lista,seleccione las carpetas y haga clic en Quitar. Para quitar todos los contenedores de la lista,haga clic en Borrar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 151

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Colaborar con otros usuarios

12. Seleccione una de las siguientes opciones para la carpeta predeterminada del usuario:• Elegir carpeta existente. Haga clic en Seleccionar carpeta para elegir una carpeta, archivadoro sala distinta de la carpeta predeterminada /Temp.

• Elegir/crear carpeta con el nombre de usuario. Ésta es la opción predeterminada.

13. La configuración de Privilegios y Privilegios extendidos se define como Ninguno. Losadministradores de usuarios no podrán cambiar esta configuración.

14. La capacidad de cliente del usuario se define como Consumidor y los administradores deusuarios no podrán cambiarla.

15. Haga clic en Aceptar para crear el nuevo usuario.

Modificar usuarios

El administrador del sistema puede modificar cualquier usuario, mientras que el administrador deusuarios sólo puede modificar aquellos usuarios creados por alguien que, en ese momento, eraadministrador de usuarios pero no administrador. (Cuando un administrador de usuarios, quetambién es administrador del sistema, crea un usuario, éste se considera creado por un administradory no un administrador de usuarios).

El rol de administrador de usuarios (dce_user_manager) deberá estar presente en la lista de roles delrepositorio para que los servicios de colaboración puedan detectar qué usuarios podrán modificar losadministradores de usuarios.

Los miembros se pueden modificar mediante el acceso al cuadro de diálogo Propiedades de usuariode la forma habitual, en el nivel de repositorio o de la sala. Todos los controles que pueden editar losadministradores de usuarios en el cuadro de diálogo Nuevo usuario, también pueden editarlos en elcuadro de diálogo Propiedades de usuario, con estas especificaciones:• Lamodificación del nombre de un usuario no se aplica hasta que se ejecuta una tarea en el servidor.

• Para cambiar la contraseña de un usuario, sustituya los caracteres de entrada enmascarada(generalmente viñetas o asteriscos) por un nuevo valor en los campos Contraseña y Comprobarcontraseña.

• La lista de carpetas en la lista Restringir acceso de carpeta a podría incluir carpetas para las que eladministrador de usuarios no tuviese el permiso EXAMINAR. Estas carpetas se indican en la listacon un mensaje que especifica que la carpeta no puede aparecer en la lista. Para eliminar estascarpetas de la lista, el administrador de usuarios puede hacer clic en Borrar. Estas carpetas noaparecen en el selector de carpetas.

152 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Colaborar con otros usuarios

Ocultar usuarios (ocultar miembros)

El nombre de un usuario que no está en la lista, no se muestra a los usuarios normales de la lista deusuarios del repositorio. Cuando se oculta un usuario de la lista, los únicos lugares donde aparecesu nombre son:• Listas de usuarios del área Administración.

• La lista de usuarios para agregar personas a una sala (en el cuadro de diálogo Nueva sala oAgregar miembro) cuando la visualiza el administrador de usuarios.

• Listas de miembros de las salas a las que pertenece el usuario.

• Contextos en los que se ya se ha seleccionado al usuario por algún motivo, como una entrada delconjunto de permisos de un objeto, el atributo Propietario de un objeto, un campo de miembrode una tabla o una asignación de ejecutante en un flujo rápido.

• Aplicaciones fuera de WDK, como Workflow Manager.

Los usuarios que están ocultos en las listas aparecen en las listas de usuarios como "[no está en lalista]" después del nombre, salvo en las listas de las salas.

En la raíz de la lista de usuarios del repositorio se crea un grupo para los usuarios ocultos,dce_hidden_users. Este grupo está visible para los administradores y administradores de usuarios enel área Administración y los administradores deben abstenerse de cambiarles el nombre o eliminarlos.La descripción del grupo indica que está administrado por los servicios de colaboración y la lista dehijos no se debe modificar directamente. Si ya existe un grupo con el mismo nombre, se utilizará esegrupo en lugar de crear uno nuevo. Si no se encuentra un grupo con el nombre correcto, se crea uno.Los administradores y administradores de usuarios pueden abrir el grupo para ver los hijos, pero nopueden agregar manualmente usuarios ni eliminarlos de este grupo.

Nota: la ocultación afecta a las listas, no a los objetos. El contenido creado por un usuario oculto nose verá afectado. La ocultación se aplica en cuanto el administrador de usuarios guarda el cuadrode diálogo.

Carpetas restringidas

Cuando los usuarios tienen algún objeto en la lista de carpetas restringidas, el acceso al contenidodel repositorio se limita a los objetos descendientes del elemento mostrado. Si la lista de carpetasrestringidas está vacía, el usuario tiene acceso a todas las carpetas y archivadores del repositorio,aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichas carpetas y archivadores, así como a laseguridad de carpeta.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 153

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Colaborar con otros usuarios

La restricción de carpetas no se aplica nunca a:

• Salas a las que pertenece el usuario

• Archivadores del sistema necesarios para la participación en el repositorio, como /System,/Templates y /Resources

154 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 10Formularios

Introducir datos en formulariosLos formularios proporcionan campos para que pueda introducir y recuperar datos. La aperturade los formularios se realiza desde una lista de archivos o desde una tarea. Cuando se anexa unformulario a una tarea, aparece como archivo anexo o como campos dentro de la tarea. Al introducirdatos en el formulario, éstos se guardan como contenido, propiedades o ambos. Si los datos seguardan sólo como propiedades, el tamaño de archivo del formulario será cero (0).

Para introducir datos en un formulario:

1. Si el formulario se abre automáticamente en una tarea, vaya al Paso 3.

2. Desplácese hasta el formulario, selecciónelo y, a continuación, elija Archivo > Editar.

3. Introduzca la información necesaria. Si precisa instrucciones, consulte Formato de texto enun formulario, página 155.

4. Para borrar los cambios, haga clic en Restablecer.

5. Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar o en Enviar.

6. Si se le pide que confirme, haga clic en Sí.

Formato de texto en un formularioPara aplicar formato al texto de un formulario, utilice los botones que se describen en Tabla 17, página155. Es posible que algunos de los botones no aparezcan.

Tabla 17. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario

Botón Descripción

Mueve el texto seleccionado al Portapapeles y loelimina de la ubicación actual.

La configuración de seguridad de determinadosnavegadores podría desactivar este botón. Paramover texto al Portapapeles, presione Ctrl+X.

Copia el texto seleccionado en el Portapapeles.

La configuración de seguridad de determinadosnavegadores podría desactivar este botón. Paracopiar texto, presione Ctrl+C.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 155

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Formularios

Botón Descripción

Pega el texto del Portapapeles en la ubicaciónseleccionada.

La configuración de seguridad de determinadosnavegadores podría desactivar este botón. Parapegar texto, presione Ctrl+V.

Cambia a negrita el texto seleccionado.

Cambia a cursiva el texto seleccionado.

Subraya el texto seleccionado.

Alinea el bloque de texto actual con el margenizquierdo.

Centra el bloque de texto actual.

Alinea el bloque de texto actual con el margenderecho.

Alinea el bloque de texto actual con los márgenesizquierdo y derecho.

Aplica sangría al bloque de texto actual.

Quita la sangría del bloque de texto actual.

Asigna al texto seleccionado un formato desubíndice.

Asigna al texto seleccionado un formato desuperíndice.

Asigna al texto seleccionado un formato de listanumerada.

Asigna al texto seleccionado un formato de listacon viñetas.

Cambia el color del texto seleccionado.

Cambia el color de fondo del texto seleccionado.

156 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Formularios

Botón Descripción

Deshace la acción anterior.

• La opción de deshacer no se aplica a lasacciones realizadas a través del menú delbotón derecho.

• La opción de deshacer no se aplica a loscambios realizados en tablas.

• Es posible que algunos navegadores nopermitan deshacer la modificación del colorde fondo.

Restaura la acción deshecha.

Inserta una imagen.

Convierte el texto seleccionado en unhipervínculo.

Inserta una tabla del Portapapeles. La tablapuede estar en formato HTML, RTF o MicrosoftWord.

Revisa la ortografía.

Muestra el origen HTML del texto.

Crear nuevos formulariosAl crear un nuevo formulario, éste se basa en una plantilla que determina los campos del formulario.Los desarrolladores crean plantillas de formulario mediante EMC Documentum Forms Builder.Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tener asignado el rol de usuario form_user, quese define mediante Forms DocApp.

Para crear un formulario:

1. Desplácese al lugar donde se creará el formulario.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Usuario.

3. En el campo Nombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario.

4. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar para crear elformulario.

5. Haga clic en Siguiente.

6. Para introducir datos en el formulario, consulte Introducir datos en formularios, página 155.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 157

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Formularios

Guardar como funcionalidadLa funcionalidad Archivo > Guardar como en Webtop está activada sólo cuando trabaja con losformularios. Esta funcionalidad le permitirá guardar una Instancia de formulario nueva con losmismos permisos.

158 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 11Registros

Declarar documentos electrónicos o físicoscomo registros formalesLas instrucciones de esta sección tienen por objeto declarar los registros formales. Los registrosformales pueden ser tanto los tipos de registros oficiales del Departamento de Defensaestadounidense (DoD) como los registros formales normales que no tienen que ser admitidos por elDepartamento de Defensa. Aunque puede utilizar estas instrucciones para declarar cualquier tipo deregistro formal, los atributos de cada uno de los formularios respectivos se describen por separado.Los atributos del formulario de registro normal formal (dmc_rm_formal_record) se describen en estasección, en el párrafo que sigue inmediatamente a las instrucciones Introducción de valores en elformulario de registros formales, página 165. Consulte la Guía del usuario de EMC DocumentumRecords Client para obtener más información. Los cuatro tipos formales de formulario de registrose enumeran en el apéndice.

Nota: Cuando se están declarando, los registros formales también se pueden relacionar con otroregistro formal utilizando el botón Crear relación de registros, situado en la parte inferior delformulario. Este botón permite crear con comodidad relaciones de registros también cuando sedeclara un registro formal. No es necesario seguir un proceso para declarar un registro formal yluego otro proceso distinto para crear una relación de registros.

Los usuarios deben seleccionar la forma adecuada para declarar un registro formal, si la funcionalidaddel Departamento de Defensa está disponible. Todos los registros, excepto los comunes, deben estarasociados a un formulario y ser declarados en una ubicación válida del plan de archivo.

Al declarar un documento, físico o electrónico o ambos, así como un mensaje de correo electrónico,como un registro formal, se está creando una instantánea de uno o varios documentos de origen paracapturar toda la información, contenido y metadatos en un VDM en un momento determinado.Para obtener más información acerca de los documentos físicos o los objetos físicos en general,consulte la "parte correspondiente" en este documento (o, en la ayuda electrónica) que cubre PhysicalRecords Manager. Las versiones más recientes de los mismos documentos de origen pueden volver adeclararse cuando sea necesario, aunque la versión más reciente del documento original se asociará alnuevo registro formal.

Para declarar mensajes de correo electrónico y documentos electrónicos o físicos oambos como registros formales:

Estas instrucciones permiten declarar contenido electrónico, contenido de correo electrónico (si yaestá en un repositorio de DCTM) y contenido físico como registros formales o como registros formalesespecializados que cumplen los estándares DoD.

Nota: Los correos electrónicos pueden ser declarados utilizando Records Client según lasinstrucciones o utilizando Records Activator para Microsoft Outlook si está disponible. Los mensajesde correo electrónico declarados directamente desde Records Activator para Microsoft Outlook seguardan en el repositorio en formato EMCMF (y se convierten automáticamente desde el formato

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 159

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Registros

MSG durante el proceso de archivado). Los mensajes de correo electrónico declarados manualmentedesde el cliente de EMC Documentum Records o Webtop, según estas instrucciones, deben exportarsedesde Microsoft Outlook y, a continuación, importarse en un repositorio de DCTM. El formato seconvierte automáticamente durante la importación.

1. Desplácese hasta la ubicación del documento o el mensaje de correo electrónico que vaya adeclararse y selecciónelo en el panel de contenido.

Nota: Aunque puede seleccionar varios elementos y declararlos de forma individual o en grupo,de acuerdo con un tipo de registro en concreto, no puede declararlos como tipos de registrodistintos. Tendría que declararlos uno por uno para poder archivar cada uno de ellos como untipo de registro diferente.

2. Haga clic en Registros > Declarar como registro formal. Se muestra una de las dos siguientespantallas, según si ha seleccionado uno o varios elementos.La pantalla que se muestra cuando se seleccionan varios documentos es ligeramente distinta de laque aparece cuando se selecciona un solo registro o registros individuales de los documentos.Incluye un campo opcional para realizar un registro o registros individuales de los documentosseleccionados.

Figura 7. Ficha Crear cuando se declara un elemento

160 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Figura 8. Ficha Crear cuando se declaran varios elementos

Nota: Opcionalmente, puede cambiar la configuración predeterminada de Declare losdocumentos seleccionados del siguiente modo en Registros individuales a Un registro si tienevarios documentos seleccionados.

3. Haga clic en Seleccionar, junto a la entrada Plan de archivo, y seleccione un plan de archivo, unarchivador o una carpeta válidos en la pantalla del ubicador que se muestra. Las opciones válidasson objetos de contenedor gestionados que tienen al menos una política aplicada.

Nota: Si se ha creado una lista de suscripción de clasificación (CSL, Classification SubscriptionList), los usuarios podrán seleccionar su icono correspondiente en la pantalla del ubicador Elijauna carpeta, con el fin de elegir un acceso directo hasta la ubicación de archivado. Esto ahorra alos usuarios el tener que buscar la ubicación deseada cada vez que se declare un registro.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 161

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Registros

Figura 9. Listas de suscripción de clasificación

Los archivadores y las carpetas se resaltan para diferenciarlos de las opciones que no son válidas.Un contenedor que no es válido podría contener también opciones válidas. Por ejemplo, unacarpeta válida podría estar incluida en un archivador que no es válido o no está gestionado. En lasiguiente tabla se describen los motivos por los que podría ser imposible seleccionar una carpeta:

Tabla 18. Motivos por los que no se pueden seleccionar una carpeta

Motivo Notas

El contenedor está cerrado. De forma predeterminada, los contenedoresestán abiertos.

162 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Motivo Notas

El contenedor no tiene ninguna políticaaplicada.

Cualquiera de estas políticas es suficiente:• retención

• seguridad

• contención

• denominación

• cualquier marca de seguridad (nivel deseguridad, marca de uso compartido, marcarestrictiva)

No hay ninguna política de retención aplicaday la configuración del sistema exige que lahaya.

De forma predeterminada, no es necesarioaplicar ninguna política de retención. Esteparámetro se puede cambiar en el objeto deconfiguración de RPS.

Hay una política de seguridad aplicada y elpermiso ampliado "Enlazar" de RM no se haconcedido a la carpeta.

Nota: Una carpeta dm_folder que posea un usuario de inicio de sesión no aparecerá en la listaMío del ubicador del plan de archivo cuando su fecha de modificación sea anterior al intervalode tiempo configurado para la listaMío. La listaMío, en el ubicador del plan de archivo,contiene todos los objetos de tipo dm_folder o sus subtipos que posea el usuario y que fueronmodificados por el usuario de inicio de sesión en los siete días anteriores a la fecha actual. Elintervalo de tiempo, siete días de forma predeterminada, se configura en el componente deWDK MyObjectLocator.

4. Haga clic en Aceptar para confirmar la ubicación del plan de archivos seleccionado.La pantalla del ubicador se cierra mientras que la pantalla Declarar registro formal se actualizamostrando el plan de archivo seleccionado y algunos atributos adicionales. Entre estos atributosadicionales se incluyen los siguientes:• Tipo, obligatorio

• Plantilla de formulario, obligatorio

• Desenlazar documentos de origen, opcional

• Mostrar opciones, opcional

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 163

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Registros

Figura 10. Declarar registro formal

5. Seleccione el Tipo de registro formal que desee declarar.El valor para Plantilla de formulario se rellena automáticamente según el valor seleccionadopara Tipo.

Nota: Sólo se muestran los formularios Registro de correo electrónico y Registro formal en elcuadro de lista cuando se declaran registros de correo electrónico.

Figura 11. Formulario de registro de correo electrónico

6. Opcionalmente, puede activar la casilla de verificación Desenlazar documentos de origen sólo sidesea permitir a cualquiera que disponga de privilegios Desenlazar quitar los documentos deorigen de su ubicación original una vez declarado como registro formal.

7. Si quiere, puede suscribirse a la carpeta seleccionada en el plan de archivo haciendo clic enMostrar opciones y activando la casilla de verificación situada junto a Suscribirse a este archivo.Se agrega un acceso directo al nodo Suscripciones para facilitar el acceso frecuente.

8. Haga clic en Continuar para rellenar el formulario que se muestra de acuerdo con la Plantilla deformulario seleccionada.Consulte Introducción de valores en el formulario de registros formales, página 165 paraintroducir valores en el formulario de registro formal.

164 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Podrá ver claramente que está declarando varios documentos como Registros individualescuando aparece 1 de un número en la parte superior del formulario.

9. Haga clic en Terminar cuando haya terminado de rellenar el formulario. Haga clic en Cancelarpara respaldar el proceso completo.

Introducción de valores en el formulario de registrosformales

Consulte esta sección si se declara un documento como un registro formal según el tipo de formulario"dmc_rm_formal_record". En la tabla que sigue al formulario de ejemplo, que se ilustra en la figura,se describe cada uno de los atributos del formulario.

La opción Siguiente se muestra en la parte inferior del formulario únicamente cuando seleccionavarios elementos para declararlos como Registros individuales. No debe hacer clic en Siguiente.Puede hacer clic en Terminar para aplicar los mismos metadatos a los registros restantes. Sólo debehacer clic en Siguiente si desea que cada registro individual tenga metadatos distintos al archivar.

Figura 12. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales

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Registros

Todos los campos obligatorios requieren que se completen las entradas para proceder. Cualquiercampo que no esté bien completado no podrá ser procesado. Las entradas no aceptadas se describenclaramente en rojo en la parte inferior del formulario cuando se impida el proceso. Asegúrese decompletar las entradas de todos los campos obligatorios y de que todas las entradas sean válidas.

Tabla 19. Atributos para registros formales

Atributo

(*) indica que el atributo esobligatorio

Descripción

*Nombre El nombre del documento se inserta automáticamente eneste campo si se ha seleccionado un solo documento parael registro. Si se han seleccionado varios documentos paraser completados como un solo registro, aparecerá Ingrese elnombre del registro en este valor.

Asunto Se acepta cualquier valor que escriba en este campo. Se puedeutilizar el tema principal tratado en un documento.

Autores El valor que escriba en este campo debe identificar al autor deldocumento que se esté declarando como registro formal.

Puede Insertar más campos para identificar a varios autoressi es necesario, aunque sólo puede seleccionar uno medianteel botón de opción. También puede eliminar los camposadicionales que inserte seleccionando el botón de opción yhaciendo clic en Eliminar.

Nota: Todos los campos insertados se reorganizan, después deguardar el formulario, de forma que aparecen bajo el campoque tenga el botón de opción seleccionado.

Palabras clave El valor que escriba para este campo se puede utilizar parafacilitar la búsqueda. Los metadatos de un formularioasociados a un registro concreto se pueden utilizar parapalabras clave.

Puede Insertarmás campos para identificar varios conjuntos depalabras clave si es necesario, aunque sólo puede seleccionaruno mediante el botón de opción. También puede eliminarlos campos adicionales que inserte seleccionando el botón deopción y haciendo clic en Eliminar.

Nota: Todos los campos insertados se reorganizan, después deguardar el formulario, de forma que aparecen bajo el campoque tenga el botón de opción seleccionado.

Crear relación de registros Muestra una página que permite elegir el tipo de relaciónde registros. En esta página también hay un ubicador quepermite conectar el registro que se esté declarando con otroregistro, como hijo o como padre, mediante el tipo de relaciónseleccionado.

166 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Introducción de valores en el formulario DoD pertinenteal declarar registros formales del Departamento deDefensa

En esta sección se describen los atributos de los formularios utilizados para declarar registrosformales del Departamento de Defensa. El botón al final de cada formulario Crear relación deregistros está disponible para crear una relación de registros con otros objetos siempre que seanecesario. Cuando sea necesario, puede relacionar inmediatamente el registro formal que estédeclarando con otro objeto, sin tener que seguir un procedimiento aparte. Seleccione la sección quedesee del tipo de registro DoD que esté declarando:• Introducción de valores en el formulario de registros estándar DoD, página 167, formulario quecumple los requisitos de DoD sin atributos de clasificación

• Introducción de valores en el formulario de registros de correo electrónico DoD, página 172,formulario que cumple los requisitos de DoD para el correo electrónico

• Introducción de valores en el formulario de registros clasificados DoD, página 176, formularioque cumple los requisitos de DoD con atributos de clasificación

Aunque entre las opciones disponibles pueden aparecer formularios personalizados, sólo se describenlos que se ofrecen predeterminados de fábrica.

Todos los campos obligatorios y opcionales de cada atributo se describen en la sección pertinente,según el formulario que esté usando para declarar un registro formal.

Nota: Aunque las entradas son necesarias en los campos obligatorios para procesar el formulario, loscampos opcionales pueden ser abordados más tarde en las Propiedades del formulario.

Introducción de valores en el formulario de registros estándar DoD

Consulte esta sección si va a declarar registros formales estándar. En la tabla que sigue al formulariode ejemplo, que se ilustra en la figura, se describe cada uno de los atributos del formulario.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 167

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Registros

Figura 13. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales estándar

168 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

La opción Siguiente se muestra en la parte inferior del formulario únicamente cuando seleccionavarios elementos para declararlos como Registros individuales. No debe hacer clic en Siguiente.Puede hacer clic en Terminar para aplicar los mismos metadatos a los registros restantes. Sólo debehacer clic en Siguiente si desea que cada registro individual tenga metadatos distintos al archivar.

Todos los campos obligatorios requieren que se completen las entradas para proceder. Cualquiercampo que no esté bien completado no podrá ser procesado. Las entradas no aceptadas se describenclaramente en rojo en la parte inferior del formulario cuando se impida el proceso. Asegúrese decompletar las entradas de todos los campos obligatorios y de que todas las entradas sean válidas.

Tabla 20. Atributos para registros estándar

Record DoD 5015 V3 Standard (dmc_rm_dod5015v3_std_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

*Nombre del registro El nombre del documento se inserta automáticamente en este camposi se ha seleccionado un solo documento para el registro. Si se hanseleccionado varios documentos para un solo registro, apareceráIngrese el nombre del registro en este valor.

*Asunto Se acepta cualquier valor que escriba en este campo. Se puede utilizarel tema principal tratado en un documento.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Tipo de medios El valor que seleccione identifica el material o entorno en el que estáinscrita la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo).

El administrador de registros es el encargado de crear estos valores.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 169

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Registros

Record DoD 5015 V3 Standard (dmc_rm_dod5015v3_std_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

*Formato de aplicación El valor que seleccione identifica el formato según la aplicación usadapara crear el documento que se está declarando como registro.

El administrador de registros es el encargado de crear estos valores.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Organización de origen El valor que escriba en este campo debe identificar el nombre oficialo código del departamento responsable de la creación del documentoque se está declarando.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Fecha de archivado El valor de este campo se inserta automáticamente cuando undocumento se declara como registro formal.

Fecha de recepción El valor que escriba o seleccione con el botón de control de fecha podríaser la fecha en que recibió el documento. El valor que seleccione con elbotón de control de fecha hace que el campo de la izquierda se rellenecon la fecha y el de la derecha, con una hora predeterminada definidacomo 12:00 AM. También puede colocar el cursor en cualquiera de loscampos para cambiar los valores manualmente.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Fecha de publicación El valor que escriba o seleccione con el botón de control de fecha podríaser la fecha de publicación del documento. El valor que seleccione conel botón de control de fecha hace que el campo de la izquierda se rellenecon la fecha y el de la derecha, con una hora predeterminada definidacomo 12:00 AM. También puede colocar el cursor en cualquiera de loscampos para cambiar los valores manualmente.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Identificador de registroexclusivo

Campo de sólo lectura que se rellena automáticamente (con un valorgenerado por el sistema) para identificar el objeto de registro.

Identificador decategoría de registro

Este campo se rellena automáticamente en función de la política dedenominación en vigor.

Registro vital Esta casilla de verificación es de sólo lectura e indica si el documentoque se declarando se ha marcado como Registro vital utilizando lafunción de marca de retención de RPS. Se define cuando se aplica unamarca de retención con la designación Registro vital.

170 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Record DoD 5015 V3 Standard (dmc_rm_dod5015v3_std_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

*Autores Escriba el nombre de las personas que han creado el documento que seestá declarando como registro formal.

Puede Insertar más campos para identificar a varios autores si esnecesario, aunque sólo puede seleccionar uno mediante el botón deopción. También puede eliminar los campos adicionales que inserteseleccionando el botón de opción y haciendo clic en Eliminar.

Palabras clave Escriba texto que pueda usarse para facilitar la búsqueda. Losmetadatos de un formulario asociado a un registro determinadopueden usarse como palabras clave.

Puede Insertar más campos para identificar varios conjuntos depalabras clave si es necesario, aunque sólo puede seleccionar unomediante el botón de opción. También puede eliminar los camposadicionales que inserte seleccionando el botón de opción y haciendoclic en Eliminar.

Destinatariosprincipales

Escriba el nombre principal de las personas responsables de la autoríadel documento.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Otros destinatarios Escriba los nombres de las demás personas responsables que puedanresponder a preguntas si es necesario.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Ubicaciones Escriba el nombre de la ubicación para indicar dónde se guarda elregistro.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Nombre de proyecto Seleccione las marcas de atributo de este conjunto de marcas de atributoque proporciona la cantidad de seguridad necesaria para que losmiembros del grupo vinculados a una marca de atributo determinadapuedan acceder al registro.

Marcador suplementario Agregue marcas suplementarias para añadir seguridad al objeto.

Crear relación deregistros

Muestra una página que permite elegir el tipo de relación de registros.En esta página también hay un ubicador que permite conectar elregistro que se esté declarando con otro registro, como hijo o comopadre, mediante el tipo de relación seleccionado.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 171

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Registros

Introducción de valores en el formulario de registros de correoelectrónico DoD

Consulte esta sección si va a declarar registros formales de correo electrónico. Esta información seaplica si se declaran registros de correo electrónico directamente desde Records Activator paraMicrosoft Outlook o desde Records Client. En la tabla que sigue al formulario de ejemplo, que seilustra en la figura, se describe cada uno de los atributos del formulario. Los administradores puedenpersonalizar las asignaciones opcionales de los correos electrónicos, si es preciso.

Figura 14. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales de correo electrónico

172 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Los mensajes de correo electrónico declarados por Records Client se deben exportar desde MicrosoftOutlook y luego importarlos a un repositorio DCTM. Los mensajes de correo electrónico que tenganel formato originalMSG al importarse a DCTM se convierten automáticamente a EMCMF durante laimportación. Primero se deben modificar los dos archivos para que funcione la conversión, consulteCompatibilidad con la importación de archivos de mensajes de correo electrónico, página 53 paramodificar los dos archivos.

La opción Siguiente se muestra en la parte inferior del formulario únicamente cuando seleccionavarios elementos para declararlos como Registros individuales. No debe hacer clic en Siguiente.Puede hacer clic en Terminar para aplicar los mismos metadatos a los registros restantes. Sólo debehacer clic en Siguiente si desea que cada registro individual tenga metadatos distintos al archivar.

Todos los campos obligatorios requieren que se completen las entradas para proceder. Cualquiercampo que no esté bien completado no podrá ser procesado. Las entradas no aceptadas se describen

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 173

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Registros

claramente en rojo en la parte inferior del formulario cuando se impida el proceso. Asegúrese decompletar las entradas de todos los campos obligatorios y de que todas las entradas sean válidas.

Tabla 21. Atributos para registros de correo electrónico

Record DoD 5015 V3 Email (dmc_rm_dod5015v3_email_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

*Nombre del registro El nombre del documento se inserta automáticamente en este camposi se ha seleccionado un solo documento para el registro. Si se hanseleccionado varios documentos para un solo registro, apareceráIngrese el nombre del registro en este valor.

*Asunto Se acepta cualquier valor que escriba en este campo. Se puede utilizarel tema principal tratado en un documento.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Tipo de medios El valor que seleccione identifica el material o entorno en el que estáinscrita la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo).

El administrador de registros es el encargado de crear estos valores.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Formato de aplicación El valor que seleccione identifica el formato según la aplicación usadapara crear el documento que se está declarando como registro.

El administrador de registros es el encargado de crear estos valores.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Organización de origen El valor que escriba en este campo debe identificar el nombre oficialo código del departamento responsable de la creación del documentoque se está declarando.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Fecha de archivado El valor de este campo se inserta automáticamente cuando un mensajede correo electrónico se declara como registro formal.

Fecha de recepción El valor de este campo está asignado a la fecha de recepción delmensaje de correo electrónico.

*Fecha de publicación El valor de este campo está asignado a la fecha de envío del mensaje decorreo electrónico.

*Identificador de registroexclusivo

Campo de sólo lectura que se rellena automáticamente (con un valorgenerado por el sistema) para identificar el objeto de registro.

174 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Record DoD 5015 V3 Email (dmc_rm_dod5015v3_email_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

Identificador decategoría de registro

Este campo se rellena automáticamente en función de la política dedenominación en vigor.

Registro vital Esta casilla de verificación es de sólo lectura. Se selecciona si la carpetaen la que está declarando el registro tiene la propiedad Vital, lo quesignifica que este registro la heredará. No es posible seleccionar nianular la selección de esta casilla de verificación; sólo aparece si hayuna marca de vital (aplicada directa o indirectamente) en el objeto.

*Autores Valor de sólo lectura que se asigna desde el campo de remitente delmensaje de correo electrónico.

Puede Insertar más campos para identificar a varios autores si esnecesario, aunque sólo puede seleccionar uno mediante el botón deopción. También puede eliminar los campos adicionales que inserteseleccionando el botón de opción y haciendo clic en Eliminar.

Palabras clave Escriba texto que pueda usarse para facilitar la búsqueda. Losmetadatos de un formulario asociado a un registro determinadopueden usarse como palabras clave.

Puede Insertar más campos para identificar varios conjuntos depalabras clave si es necesario, aunque sólo puede seleccionar unomediante el botón de opción. También puede eliminar los camposadicionales que inserte seleccionando el botón de opción y haciendoclic en Eliminar.

Destinatario(s) Valor de sólo lectura que se asigna desde el campo de destinatario delmensaje de correo electrónico.

Otros destinatarios Valor de sólo lectura que se asigna desde el campo de destinatarios encopia del mensaje de correo electrónico.

Destinatarios ocultos Valor de sólo lectura que se asigna desde el campo de destinatarios encopia oculta del mensaje de correo electrónico.

Ubicación Escriba el nombre de la ubicación para indicar dónde se guarda elregistro.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Nombre de proyecto Seleccione las marcas de atributo de este conjunto de marcas de atributoque proporciona la cantidad de seguridad necesaria para que losmiembros del grupo vinculados a una marca de atributo determinadapuedan acceder al registro.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 175

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Registros

Record DoD 5015 V3 Email (dmc_rm_dod5015v3_email_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

Marcador suplementario Agregue marcas suplementarias para añadir seguridad al objeto.

Crear relación deregistros

Muestra una página que permite elegir el tipo de relación de registros.En esta página también hay un ubicador que permite conectar elregistro que se esté declarando con otro registro, como hijo o comopadre, mediante el tipo de relación seleccionado.

Introducción de valores en el formulario de registros clasificadosDoD

Consulte esta sección si va a declarar un documento como un registro clasificado. En la tabla quesigue al formulario de ejemplo, que se ilustra en la figura, se describe cada uno de los atributosdel formulario.

Figura 15. Configuración predeterminada de un formulario para registros formales clasificados

176 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 177

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Registros

Nota: Actualice la plantilla de formulario clasificado si su sistema no utiliza No clasificado como elnivel de seguridad más bajo. Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec)integrado admite Sin clasificar como el nivel más bajo de seguridad. En la nota situada en la partesuperior de la sección de Declarar documentos electrónicos o físicos como registros formales, página159 figuran instrucciones sobre cómo realizar la actualización.

La opción Siguiente se muestra en la parte inferior del formulario únicamente cuando seleccionavarios elementos para declararlos como Registros individuales. No debe hacer clic en Siguiente.Puede hacer clic en Terminar para aplicar los mismos metadatos a los registros restantes. Sólo debehacer clic en Siguiente si desea que cada registro individual tenga metadatos distintos al archivar.

Todos los campos obligatorios requieren que se completen las entradas para proceder. Cualquiercampo que no esté bien completado no podrá ser procesado. Las entradas no aceptadas se describenclaramente en rojo en la parte inferior del formulario cuando se impida el proceso. Asegúrese decompletar las entradas de todos los campos obligatorios y de que todas las entradas sean válidas.

Todos los registros clasificados tienen un nivel de seguridad, cuyo nivel más bajo es Sin clasificar.Un nivel de seguridad predeterminado o una clasificación de "0" representa una clasificación Sinclasificar para los registros desclasificados. La categoría de los registros clasificados se puede bajar,por ejemplo, de Máximo secreto a Secreto. Sin embargo, la función de reducción de categoría nopermite bajar la categoría a Sin clasificar. Un registro clasificado cuya categoría deba bajarse a Sinclasificar debe desclasificarse mediante Desclasificar por, Desclasificar por fecha y Desclasificar porevento. También es posible subir de categoría los registros clasificados y sin clasificar cuando seanecesario.

El formulario le permite:• crear un registro clasificado mientras se derivan valores de una guía de clasificación o de otroregistro clasificado que ya esté presente en el sistema

• cambiar la configuración de la clasificación para subir o bajar de categoría el registro

• programar bajadas de categoría y desclasificación

178 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

• desclasificar registros clasificados o convertir registros no clasificados en registros clasificados

• identificar los revisores si es necesario

Nota: Los valores necesarios para crear registros clasificados pueden derivarse de las guías declasificación que actúan como una plantilla para facilitar el proceso. Si no hay guías de clasificacióndisponibles, los usuarios finales deberán ponerse en contacto con el administrador de registros.

Ciertos atributos opcionales son condicionales y se convierten en obligatorios únicamente cuandose declaran registros clasificados. El atributo Agencia clasificadora, por ejemplo, es opcional si laclasificación de seguridad de Clasificación actual está definida como Sin clasificar. Cualquier otrovalor que no sea Sin clasificar hace que el atributo Agencia clasificadora sea obligatorio.

Todos los campos obligatorios requieren que se completen las entradas para proceder. Cualquiercampo que no esté bien completado no podrá ser procesado. Las entradas no aceptadas se describenclaramente en rojo en la parte inferior del formulario cuando se impida el proceso. Asegúrese decompletar las entradas de todos los campos obligatorios y de que todas las entradas sean válidas.

Tabla 22. Atributos para registros clasificados

Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

*Nombre del registro El nombre del documento se inserta automáticamente en este camposi se ha seleccionado un solo documento para el registro. Si se hanseleccionado varios documentos para un solo registro, apareceráIngrese el nombre del registro en este valor.

Identificador decategoría de registro

Este campo se rellena automáticamente en función de la política dedenominación en vigor.

*Asunto Se acepta cualquier valor que escriba en este campo. Se puede utilizarel tema principal tratado en un documento.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Tipo de medios El valor que seleccione identifica el material o entorno en el que estáinscrita la información (microficha, electrónico y papel, por ejemplo).

El administrador de registros es el encargado de crear estos valores.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Formato El valor que seleccione identifica el formato según la aplicación usadapara crear el documento que se está declarando como registro.

El administrador de registros es el encargado de crear estos valores.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 179

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Registros

Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

*Organización de origen El valor que escriba en este campo debe identificar el nombre oficialo código del departamento responsable de la creación del documentoque se está declarando.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Fecha de archivado El valor de este campo se inserta automáticamente cuando undocumento se declara como registro formal.

Fecha de recepción El valor que seleccione podría ser la fecha en que recibió el documento.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Fecha de publicación El valor que seleccione podría ser la fecha de publicación deldocumento.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

*Identificador de registroexclusivo

Campo de sólo lectura que se rellena automáticamente (con un valorgenerado por el sistema) para identificar el objeto de registro.

Indicador de registrovital

Casilla de verificación de sólo lectura. Si está seleccionada, significaque el documento que se está declarando tiene una marca de retenciónaplicada con la designación Vital.

*Autores Escriba el nombre de las personas que han creado el documento que seestá declarando como registro formal.

Haga clic en Insertar si necesita especificar valores adicionales paraeste atributo. La opción Eliminar quita el campo que tenga su botónde opción seleccionado. Aunque puede insertar más de un campopara crear una lista de posibles opciones, sólo es posible seleccionarun botón de opción.

Palabras clave Escriba texto que pueda usarse para facilitar la búsqueda. Losmetadatos de un formulario asociado a un registro determinadopueden usarse como palabras clave.

Haga clic en Insertar si necesita especificar valores adicionales paraeste atributo. La opción Eliminar quita el campo que tenga su botónde opción seleccionado. Aunque puede insertar más de un campopara crear una lista de posibles opciones, sólo es posible seleccionarun botón de opción.

180 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

Destinatarios Escriba el nombre principal de las personas responsables de la autoríadel documento.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Haga clic en Insertar si necesita especificar valores adicionales paraeste atributo. La opción Eliminar quita el campo que tenga su botónde opción seleccionado. Aunque puede insertar más de un campopara crear una lista de posibles opciones, sólo es posible seleccionarun botón de opción.

Otros destinatarios Escriba los nombres de las demás personas responsables que puedanresponder a preguntas si es necesario.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Haga clic en Insertar si necesita especificar valores adicionales paraeste atributo. La opción Eliminar quita el campo que tenga su botónde opción seleccionado. Aunque puede insertar más de un campopara crear una lista de posibles opciones, sólo es posible seleccionarun botón de opción.

Ubicaciones Escriba el nombre de la ubicación para indicar dónde se guarda elregistro.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Haga clic en Insertar si necesita especificar valores adicionales paraeste atributo. La opción Eliminar quita el campo que tenga su botónde opción seleccionado. Aunque puede insertar más de un campopara crear una lista de posibles opciones, sólo es posible seleccionarun botón de opción.

Derivado de Los campos de clasificación de un registro clasificado pueden derivarse(es decir, rellenarse automáticamente) desde una guía de clasificacióno un registro original clasificado. También pueden rellenarsemanualmente si se selecciona el botón de opción correspondiente aninguno. En cualquiera de los casos, tanto si marca el botón de opciónde una Guía de clasificación o de un Registro original clasificado,debe seleccionar un elemento del cuadro de lista correspondiente.

Los siguientes campos de clasificación copiarán sus valores alformulario:• Clasificación inicial

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 181

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Registros

Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

• Desclasificar por

• Desclasificar por fecha

• Clasificado por

• Marcador suplementario

• Nombre de proyecto

• Categoría de exención

• Motivo de la clasificación

Todos estos campos rellenan el formulario en ambos casos, si se usauna guía de clasificación o un registro original clasificado.

Otros orígenes El cuadro de texto de este atributo permite describir otros orígenes quepuede usar o consultar para obtener valores si no los deriva desde unaguía de clasificación o un registro original clasificado. Puede insertar yeliminar tantos cuadros de texto como resulte necesario para definirmás de un origen.

Nombre de proyecto Seleccione las marcas de atributo de este conjunto de marcas de atributoque proporciona la cantidad de seguridad necesaria para que losmiembros del grupo vinculados a una marca de atributo determinadapuedan acceder al registro.

Marcador suplementario Seleccione las marcas de atributo de este conjunto de marcas deatributo si necesita añadir seguridad a la existente.

Bajar de categoría segúnprogramación

Si selecciona la casilla de verificación de este atributo, se agregan lassiguientes opciones en la parte inferior del formulario:

• Bajar de categoría por

• *Bajado de categoría en la fecha

• *Bajado de categoría por el evento

• Nivel de descenso de categoría de destino

• *Instrucciones para bajar de categoría

• Bajado de categoría el

• Bajado de categoría por

182 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

Nota: Los campos marcados con un asterisco son condicionales ypueden ser opcionales u obligatorios en función del desencadenadorseleccionado para Bajar de categoría por.

El descenso de categoría no se puede aplicar a los registros sin clasificar(que ya tienen la clasificación de seguridad más baja, Sin clasificar,igual a "0").

Bajar de categoría por Utilice esta opción para identificar el desencadenador que se utilizarápara iniciar el descenso de categoría. Aunque hay 3 desencadenadores(Fecha, Evento y Fecha y evento) en la lista, en la lista se deja en blanco uncuarto elemento para realizar un descenso de categoría manual.

Nota: A pesar de que ciertas opciones son condicionales y dependendel desencadenador seleccionado, sólo es necesario rellenar lasopciones que sean obligatorias.

Bajar de categoría porfecha

Especifique la fecha en que desee que se produzca el descenso decategoría si el desencadenador incluye una fecha.

Este campo es condicional y sólo se vuelve obligatorio si seleccionaFecha o Fecha y evento con el desencadenador.

Bajar de categoría porevento

Especifique el evento que producirá el descenso de categoría si eldesencadenador incluye un evento.

Este campo es condicional y sólo se vuelve obligatorio si seleccionaEvento o Fecha y evento con el desencadenador.

Nivel de descenso decategoría de destino

Sólo puede descender de categoría a cualquier nivel inferior al nivelde seguridad actual, pero no directamente a Sin clasificar, ya que ellosupondría desclasificar, que se hace de manera distinta en el formulario.

Instrucciones para bajarde categoría

Especifique las instrucciones para bajar de categoría.

Este campo es condicional y se vuelve obligatorio independientementedel desencadenador seleccionado, a menos que no se especifiqueninguno.

Bajado de categoría el Campo de sólo lectura que se rellena automáticamente cuando seprocesa el descenso de categoría.

Bajado de categoría por Seleccione a cualquier usuario de la lista.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 183

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Registros

Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

Subir de categoría Si selecciona la casilla de verificación de este atributo, se agregan lassiguientes opciones en la parte inferior del formulario:

• Subido de categoría el

• Subido de categoría por

• Motivos de la subida

Subido de categoría el El valor de este campo se rellena automáticamente al procesar la subidade categoría.

Subido de categoría por Agregue el nombre del usuario.

Motivos de la subida Elija el botón de opción situado junto al método que prefiera paraespecificar el valor y completar la entrada.

Revisión Si selecciona la casilla de verificación de este atributo, se agregan lassiguientes opciones en la parte inferior del formulario:

• Revisado el

• Revisado por

Nota: La opción Revisado por sólo es obligatoria cuando se especificauna fecha en la opción Revisado el.

Revisado el Especifique la fecha y la hora en la que se llevó a cabo la revisión, sise ha hecho una revisión.

Revisado por Introduzca el nombre de los revisores. Este campo sólo es obligatorio sise especifica una fecha de revisión.

*Clasificación inicial El valor de este campo se rellena automáticamente si los valoresderivan de un origen tal como guías de clasificación o registros originalesclasificados. Independientemente de origen del que deriven los valores,puede redefinir el valor según sea necesario.

*Clasificación actual El valor de este campo se rellena automáticamente si los valoresderivan de un origen tal como guías de clasificación o registros originalesclasificados. Independientemente de origen del que deriven los valores,puede redefinir el valor según sea necesario.

Agencia clasificadora Escriba el nombre de la agencia clasificatoria al crear un registroclasificado.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

184 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

Clasificado por Este campo pasa a ser obligatorio al crear un registro clasificado cuandoel valor de Clasificación actual es superior a Sin clasificar. Si se creanregistros sin clasificar, el valor es opcional.

Seleccione el botón de opción situado junto al método por el que deseeespecificar un usuario válido para este valor. Puede optar entre elegirde entre una lista y escribir el valor.

Confirme con el administrador de registros cómo está definido estecampo en la organización.

Razones paraclasificación

Seleccione, de entre una lista de valores válidos, la razón para crear unregistro clasificado, si no se ha especificado una guía de clasificaciónpara Derivado de o si se ha seleccionado una, pero no tiene ningúnvalor especificado para rellenar automáticamente este campo.

Si es necesario, puede cambiar el valor predeterminado definido por laguía de clasificación.

Desclasificar por Seleccione, de entre la lista de desencadenadores, el desencadenadornecesario para iniciar la desclasificación de registros clasificados. Sibien se incluye un espacio en blanco entre las opciones del cuadro delista, las otras cuatro opciones de los desencadenadores son:• Categoría de exención y fecha

• Fecha manual

• Evento

• Fecha y evento

• Fecha calculada automáticamente

La opción Fecha calculada automáticamente toma la fecha depublicación introducida en el formulario y le suma el umbral dedesclasificación para generar la fecha de desclasificación.

Los registros clasificados se deben desclasificar en algún momento.Entre los desencadenadores se incluye un valor vacío como el valor quese debe seleccionar para los registros no clasificados cuando el valor deClasificación actual sea Sin clasificar.

El valor de este campo puede rellenarse automáticamente de acuerdocon una guía de clasificación, si se selecciona una en la opciónDerivadode. Puede cambiar el valor según sea necesario.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 185

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Registros

Record DoD 5015 V3 Classified (dmc_rm_dod5015v3_classified_rec)

Atributo

(*) indica que el atributoes obligatorio

Descripción

El campo no se puede rellenar automáticamente si no se ha asignadoun valor a la opción Desclasificar por en la guía de clasificaciónseleccionada.

*Desclasificar por fecha Este campo es obligatorio si el desencadenante de desclasificaciónseleccionado para Desclasificar por está definido como Fecha o Fechay evento.

Desclasificar por evento Este campo es obligatorio si el desencadenante de desclasificaciónseleccionado para Desclasificar por está definido como Evento o Fechay evento.

Categoría de exención Seleccione, de entre una lista de valores válidos, la categoría deexención si no se ha especificado una guía de clasificación paraDerivado de o si se ha seleccionado una, pero no tiene ningún valorespecificado para rellenar automáticamente este campo.

La categoría de exención es obligatoria si selecciona una fecha dedesclasificación que supere el umbral de desclasificación (en otraspalabras, normalmente los registros se desclasificarían en una fechadeterminada, pero se está pidiendo una ampliación).

Si es necesario, puede cambiar el valor predeterminado definido por laguía de clasificación.

Cualquier valor distinto de las guías de clasificación seleccionadas paraDerivado de hace que este campo sea de sólo lectura.

Desclasificado el Valor de sólo lectura que indica la fecha y la hora en que se desclasificóel registro (de forma manual o automáticamente mediante el trabajode desclasificación).

Desclasificado por Valor de sólo lectura que identifica a la persona que realizó ladesclasificación o la cuenta asociada al trabajo.

Crear relación deregistros

Muestra una página que permite elegir el tipo de relación de registros.En esta página también hay un ubicador que permite conectar elregistro que se esté declarando con otro registro, como hijo o comopadre, mediante el tipo de relación seleccionado.

Ver asociaciones de registros de documentosUtilice esta función para determinar si un documento ha sido declarado alguna vez registro formal.Cada registro formal declarado con respecto a un documento determinado se denomina asociación

186 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

de registros formales. Si es necesario, un documento puede declararse como registro formal másde una vez.

Para ver asociaciones de registros formales:

1. Desplácese hasta un documento del plan de archivo en Archivadores.

2. Haga clic con el botón secundario en el documento que se muestra en el panel de contenido yhaga clic enMostrar > Asociaciones de registros formales.La pantalla se actualiza para mostrar todos los registros formales que contengan el objeto encuestión.

Enlazar un registroSólo puede enlazar los registros en una carpeta abierta o una carpeta reabierta. Para enlazarun registro de una carpeta, primero debe abrirla, si estaba cerrada. Puede enlazar un registroalmacenado en una carpeta gestionada por política con otra carpeta gestionada por política si resultanecesario regular el registro mediante más de una carpeta gestionada por política. Los registros deinstancias enlazadas heredan las políticas de todas las carpetas.

Puede enlazar un registro de una carpeta gestionada por política con otra carpeta gestionada porpolítica, en el mismo plan de archivo o en otro distinto, sólo si la carpeta gestionada por políticaseleccionada está abierta. No se permite enlazar un registro a una carpeta gestionada por política quese haya cerrado (Registros > Cerrar carpeta). Para obtener más información acerca de los niveles deenlace y las políticas de contención, consulte "Acerca de las políticas de contención".

Para enlazar un registro a una carpeta abierta o a un plan de archivo

1. Desplácese hasta el registro y selecciónelo.

2. Seleccione Editar > Agregar al portapapeles.

3. Desplácese hasta la carpeta o plan de archivo con los que desee enlazar el registro.

4. Seleccione Editar > Enlazar aquí.

Crear y ver relaciones de registrosEl objeto seleccionado en el panel de contenido podría no ser apto para una relación de registros, enfunción de las definiciones de relación de registros disponibles en el nodo Definiciones de relacionesde registros. El nombre de relación (tipo de relación) utilizado para definir las reglas según losobjetos padre e hijo puede impedir que un usuario cree la relación. Los objetos seleccionados para larelación deben coincidir con las reglas. Si la regla especifica que tanto el padre como el hijo deben serregistros formales, cualquier otra opción seleccionada impedirá que se cree la relación. En el cuadrode lista sólo están disponibles (filtrados) aquellas definiciones de relación de registros del nodoDefiniciones de relación de registros, cuando crea una relación de registros, si el padre y el hijoseleccionados coinciden con las reglas. Al intercambiar el padre y el hijo en una relación de registros,se podría cambiar el filtrado, cuando tienen reglas distintas. El número de definiciones de relacionesde registros incluidas en el cuadro de lista, por ejemplo, podría ser mayor o menor. El usuario,

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 187

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Registros

además, debe ser miembro del Nombre del grupo de creación seleccionado para la Definición derelación de registros que se esté usando. En el cuadro de lista sólo aparecen aquellas definiciones derelaciones de registros a las que se ha agregado el usuario.

Para crear relaciones de registros:

Nota: Es necesaria una definición de relación de registros para crear una relación de registros. Losadministradores pueden comprobar y, si es necesario, crear la definición de relaciones que desee enel nodo Definiciones de relaciones de registros. Entre las definiciones de relaciones de registrosdisponibles de fábrica se incluyen las siguientes:• Relación de referencia cruzada

• Relación de anexo de correo electrónico interno

• Relación de sustitución

• Relación de apoyo

• Relación de suspensión

Las relaciones de suspensión y de sustitución se pueden crear sólo cuando los objetos relacionadosestán bajo retención individual. Para crear una relación de suspensión o de sustitución entre registrosen un plan de archivos, éste debe estar bajo retención individual.

El uso de las definiciones de relaciones de registros no está limitado únicamente a los registrosformales; pueden utilizarse con registros formales e incluso con documentos antiguos sencillosque no se conserven. La siguiente tabla muestra los tipos de padres e hijos que pueden participaren una relación de registros.

Tabla 23. Tipos de objetos válidos para las relaciones de registros

Relación de registros Padre Hijo

Relación de referencia cruzada dm_sysobject dm_sysobject

Relación de anexo de correoelectrónico interno

dmc_rm_formal_record dmc_rm_formal_record

Relación de sustitución dm_document dm_document

Relación de apoyo dm_sysobject dm_sysobject

Relación de suspensión dm_document dm_document

1. Desplácese hasta un registro formal, por ejemplo, dentro de Archivadores, y haga clic en élen el panel de contenido.

2. Seleccione Registros > Crear relación de registros.

188 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Figura 16. Pantalla predeterminada al crear una relación de registros

3. Seleccione hijo o padre para crear el extremo adecuado de la relación que le interese.

4. Seleccione en el cuadro de lista la Definición de relación de registros que represente el tipo derelación que desee crear. El cuadro de lista estará vacío si no hay definiciones de relaciones deregistro o si ninguna de las definiciones existentes tiene reglas que coincidan. Si aún no estádisponible, tendría que crear el registro deseado y después volver a este procedimiento. Si notiene el rol de administrador, póngase en contacto con el administrador de registros.

5. Haga clic en Seleccionar para buscar el registro formal con el que establecer la relación.

6. Haga clic en Aceptar para completar la operación.

Para ver relaciones de registros:

Hay dos formas de ver relaciones de registros: Mostrar > Relaciones de registros, que pueden utilizartanto usuarios como administradores, yMostrar > Usos de definición de relación de registros, quesólo pueden usar los administradores.

1. Desplácese hasta uno de los registros formales implicados en una relación de registros.

Nota: Los administradores también pueden desplazarse hasta la definición de relaciones deregistros que les interese, hacer clic en ella con el botón secundario y seleccionarMostrar >Usos de definición de relación de registros.

2. Haga clic con el botón secundario en el registro formal que se muestra en el panel de contenido yseleccioneMostrar > Relaciones de registros.El tipo de relación se indica bajo el Nombre de definición junto con los registros seleccionadospara el Padre y el Hijo.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 189

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Registros

Figura 17. Pantalla Relaciones de registros

Quitar una relación de registrosLos usuarios y administradores deben ser capaces de distinguir el padre y el hijo para eliminar unarelación de registros. También son necesarios los permisos para Examinar y deben estar en elNombrede grupo de eliminación, como se indica en una definición de relación de registros.

Para quitar una relación de registros:

1. Desplácese a un registro formal y selecciónelo en el panel de contenido.

2. Haga clic enMostrar > Relaciones de registros.

3. Haga clic con el botón secundario en el objeto enumerado y seleccione Registros > Eliminarrelación de registros.Si el registro tiene múltiples relaciones, es decir, si hay más de un objeto en la lista, haga clic conel botón secundario en el objeto deseado y después seleccione Registros > Eliminar relación deregistros.

Realizar una solicitud de bibliotecaRealizar solicitud de biblioteca es la opción del botón secundario del ratón, o la opción de menú,que se utiliza para reservar uno o más objetos físicos para sí mismo o en nombre de otra persona.

Los miembros de los siguientes roles pueden realizar solicitudes de biblioteca:• Physical Records Manager

• Administrador de bibliotecas

• Usuario de bibliotecas

Todos los objetos físicos seleccionados para una solicitud de biblioteca deben tener al menos permisospara LEER.

El valor para el Nombre debe ser único y se utiliza para identificar la solicitud de biblioteca.

La información de Contacto obligatoria se utiliza para realizar un seguimiento de la persona quesolicita el elemento.

190 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

El valor para la Fecha solicitada se define automáticamente de manera predeterminada en 30 días apartir de la fecha en que se realizó la solicitud de biblioteca. La configuración predeterminada para laFecha solicitada se puede cambiar según sea necesario.

La Preferencia de notificación que seleccione indica el medio por el que se comunicará con PhysicalRecords Manager, que puede cumplir con su solicitud.

La opción de envío se puede seleccionar de modo que los objetos físicos se envíen al contactodirectamente. Enviar al contacto directamente está deshabilitada si el contacto especificado noestá asociado a una dirección.

La Dirección de envío es obligatoria. El valor de Dirección de envío se rellena automáticamente si laopción de envío está establecida en Enviar al contacto directamente y se ha asociado una direcciónal contacto especificado. Aunque la Dirección de envío se rellene automáticamente, si el contactoespecificado está asociado a una dirección, se podrá editar para especificar una dirección nueva odistinta seleccionando Enviar a la dirección en vez de Enviar a contacto directamente.

Independientemente del botón de opción seleccionado para la opción de envío, también se puedemarcar la casilla de verificación Enviar todo de una vez si es necesario enviar juntos todos loselementos seleccionados.

Las opciones de la siguiente captura de pantalla muestran la configuración predeterminada. Lacaptura de pantalla siguiente muestra la configuración predeterminada cuando el contacto delusuario conectado no esté asociado a una dirección. La opción Enviar al contacto directamente estádeshabilitada. La Dirección de envío sólo se muestra si se cambia la configuración predeterminadapara la opción Opciones de envío o bien a Enviar al contacto directamente o Enviar a la dirección.La Dirección de envío se rellena automáticamente si se selecciona Enviar al contacto directamente.La Dirección de envío se deberá especificar manualmente si la opción Enviar a la dirección estámarcada. Puede ver la Dirección de envío en la captura de pantalla que sigue a ésta.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 191

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Registros

Figura 18. Pantalla que se muestra cuando el contacto ESTÁ asociado a una dirección

En la siguiente captura de pantalla se cambia la solicitud de forma que se realiza por otra persona, yaque la casilla de verificación Para mí no está marcada, dejando que sea usted quien especifique uncontacto, ya sea de una lista existente o mediante la adición de un nuevo contacto. El botón Nuevocontacto sólo se muestra si el usuario es un gestor de retención. Sólo los gestores de retención puedencrear contactos sobre la marcha. Si hace clic en el botón, se puede crear un nuevo contacto.

Nota: El contacto no se eliminará si se cancela la solicitud de biblioteca.

Si elige Editar, un localizador le permite seleccionar el contacto para el que realiza la solicitud.

192 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Figura 19. Pantalla que aparece al realizar la solicitud para otra persona si el usuario es un gestorde retención

La interfaz asume que la reserva se realiza para usted cuando sólo tiene un contacto asociado. Paradeterminar si la reserva es para usted, compruebe que se muestre la casilla de verificación Para mí. Elvalor de Contacto se rellena automáticamente y se muestra junto a una casilla de verificación Para mí,marcada de forma predeterminada, para el usuario que tiene iniciada la sesión sólo si éste ya estáasociado a exactamente un contacto. De lo contrario, no se mostrará el nombre o valor de la casilla deverificación Contacto y Para mí, ya que el sistema no sabrá qué contacto mostrar si usted no estáasociado a ningún contacto o lo esté a más de uno.

Quite la marca de la casilla de verificación Para mí si realiza la solicitud de biblioteca para otrapersona. A continuación, haga clic en Editar para especificar el contacto de una lista existente oagregar el nuevo nombre de contacto mediante el botón Nuevo contacto (que sólo está disponiblesi tiene el rol de gestor de retención de RPS). El botón Nuevo contacto, cuando aparece, facilita laespecificación de un nuevo contacto, ya que evita la necesidad de realizar los pasos adicionalesque supone dejar este procedimiento para crear un nuevo contacto. Asimismo, la información delcontacto se rellenará automáticamente cuando vuelva de realizar el contacto.

Nota: El número de teléfono proporcionado para Contacto, si la opción A través del teléfono estáactivada en Preferencia de notificación, se toma, de forma predeterminada, de la parte superior dela lista si el contacto tiene más de un número. La cadena de cincos del ejemplo que se muestra acontinuación, sería el número de teléfono utilizado.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 193

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Registros

Figura 20. Números de teléfono que aparecen para el contacto

Si es necesario, el número de Teléfono que aparece para Contacto se puede cambiar de lugar alseleccionar Editar. Los listados de Correo electrónico se editan de forma similar. Cada númeronuevo agregado se agrega, sin embargo, al final de la lista, tal y como se muestra a continuación, deforma que si desea que el número se utilice como número predeterminado, asegúrese de moverlo ala parte superior de la lista antes de hacer clic en Aceptar. Por ejemplo, si desea que 777.777.7777sea el número predeterminado del contacto, muévalo a la parte superior de la lista antes de hacerclic en Aceptar.

194 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Figura 21. Edición de la pantalla de números de teléfono

Si realiza una solicitud en nombre de otro usuario, necesita seleccionar el contacto de una lista.El solicitante se define como la persona que obtendrá el elemento y está asociado a un contactode RPS. Igualmente, el contacto debe tener una dirección de correo electrónico o estar asociado aun usuario de Documentum.

El mismo objeto físico se puede solicitar en varias solicitudes de biblioteca; el objeto físico solicitadotambién puede ser solicitado por otros. Las solicitudes de biblioteca se cumplen a discreción deladministrador, no en función de la primera que llegue al sistema.

Para realizar una solicitud de biblioteca (reserva):

1. Desplácese a un objeto físico que le gustaría reservar: normalmente, una caja, una carpeta física oun documento físico.Una vez creada la solicitud de biblioteca, el contenido de un contenedor, como una caja o unacarpeta física, se identifica en el manifiesto de una solicitud de biblioteca. La creación de unasolicitud de biblioteca para una caja, por ejemplo, incluye todas las carpetas físicas y todos losdocumentos físicos en el manifiesto si dichos objetos físicos están en el cuadro seleccionado. Elmanifiesto sólo identifica el contenedor si no incluye ningún otro objeto físico.

2. Haga clic con el botón derecho en el objeto físico y seleccione Realizar solicitud de biblioteca.Puede seleccionar varios objetos físicos. Por ejemplo, dos cuadros se podrían incluir en unasola solicitud de biblioteca, seleccionando los dos cuadros y haciendo clic en uno de ellos paraseleccionar Realizar solicitud de biblioteca.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 195

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Registros

Figura 22. Opciones de botón derecho de un cuadro

Se muestra la pantalla Realizar solicitud de biblioteca.

3. Introduzca los valores en la pantalla Realizar solicitud de biblioteca correspondientes a los tresatributos obligatorios y, si es necesario, para los atributos opcionales, según la tabla siguiente:

Tabla 24. Atributos de la pantalla Realizar solicitud de biblioteca

Atributo Descripción

*Nombre Escriba un nombre único de modo que se pueda identificar cuandoaparezca con otras solicitudes de biblioteca.

*Contacto Utilice este atributo para realizar una solicitud de biblioteca para símismo o para otra persona.

Quite la marca de la opción Para mí al realizar la solicitud para otrapersona.

Haga clic en Editar si necesita agregar o cambiar un contacto.

Haga clic en el botón Nuevo contacto, mostrado sólo para gestores deretención, si no puede encontrar el contacto necesario en la lista existentemediante Editar.

196 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

Atributo Descripción

*Fecha solicitada El valor predeterminado de este atributo obligatorio está establecidoen 30 días desde la fecha actual. La recepción o el envío de elementossolicitados se esperan a los 30 días a partir del día en que se realizóla solicitud. Puede cambiar la configuración predeterminada segúnsea necesario. Puede cambiar la configuración predeterminada desdedmc_prm_docbase_config según sea necesario.

Preferencia denotificación

Seleccione los medios preferidos de comunicación.

Si selecciona la opción de bandeja de entrada de DCTM, asegúrese deque el contacto esté asociado a un usuario de DCTM.

Opciones de envío Independientemente del botón de opción seleccionado para la opción deenvío, también puede seleccionar la casilla de verificación para enviartodos los elementos solicitados a la vez y limitar la solicitud a un solopréstamo. La opción predeterminada es Recepción. La Dirección deenvío se rellena automáticamente si la opción de envío marcada esEnviar al contacto directamente. Necesitará especificar la Dirección deenvío si la opción de envío es Enviar a la dirección.

*Dirección deenvío

El localizador o selector de dirección aparece al hacer clic en Editar.

Nota Si necesita instrucciones adicionales indíquelas.

Se muestra la pantalla Seleccionar un elemento al hacer clic en la opción Editar correspondientea Dirección de envío. Aunque se muestren otros objetos, los únicos válidos son los objetos dedirección.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 197

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Registros

Figura 23. Selección de la dirección de envío

4. Haga clic en Terminar en la pantalla Realizar solicitud de biblioteca para aceptar los valoresintroducidos.La nueva solicitud de biblioteca se muestra ahora en el panel de contenido bajo Solicitudes debiblioteca. El valor de Estado actual es Enviado y permanecerá así hasta que la solicitud debiblioteca se convierta en préstamo.

Ver/editar una solicitud de bibliotecaDebe tener uno de los roles siguientes para ver o redactar una solicitud de biblioteca:• Administrador físico

• Administrador de inventario

• Administrador de bibliotecas

• Usuario de bibliotecas

Puede ver y editar los valores asociados a una solicitud de biblioteca desde sus Propiedades.

Para ver o editar una solicitud de biblioteca:

1. Desplácese hasta Physical Records Manager > Solicitudes de biblioteca.

2. Haga clic con el botón derecho en la solicitud de biblioteca que aparece en el panel de contenidoy seleccione Propiedades.

198 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Registros

La pantalla Propiedades aparece de forma predeterminada con la ficha Información.La pantalla Propiedades para las solicitudes de biblioteca incluye fichas para:• Información

• Elementos solicitados

• Elementos pendientes

• Préstamos asociados

• Historial

3. Haga clic en la ficha que desea ver o editar.

4. Haga clic en Aceptar para aceptar todos los cambios, si los hay. Haga clic en Cancelar cuando seanecesario, para omitir algún cambio involuntario.Haga clic en Aceptar o Cancelar si no se realizaron cambios.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 199

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Registros

200 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 12Documentos virtuales

Información general sobre los documentosvirtualesUn documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. El documento virtualtambién se denomina documento padre y los archivos contenidos en él, descendientes o hijos.

Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y rellenar el documento virtual conlos archivos que conforman los capítulos del libro. Cada capítulo será un archivo aparte anidado enel documento padre.

Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentos virtuales a su vez.Esto conlleva que podrá tener varios niveles de anidamiento.

Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar sólo el documento padre o retirarel documento padre y sus descendientes.

Al visualizar un documento virtual, puede seleccionar si desea ver la estructura del documento o sucontenido. Cuando ve su estructura, Virtual Document Manager (VDM) se abre para mostrar losdescendientes del documento virtual.

Un documento virtual puede contener descendientes con distintos formatos de archivo. Por ejemplo,un archivo de Microsoft Word puede ser el archivo padre, y una hoja de cálculo de Excel y unaimagen TIFF sus descendientes.

Puede agregar, quitar y reorganizar los descendientes de un documento virtual. Los documentosvirtuales se pueden volver a convertir en documentos simples que no contengan descendientes.

Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono:

Crear un documento virtualPara crear un documento virtual, puede convertir un documento simple en documento virtual. Estedocumento pasará a ser el documento padre, al que puede agregar descendientes.

Para crear un documento virtual:

1. Desplácese hasta el archivo que desea convertir y selecciónelo.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento virtual.

3. Agregue descendientes, como se describe en Agregar descendientes a documentos virtuales,página 203.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 201

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Documentos virtuales

Ver la estructura de un documento virtualAl visualizar la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager (VDM) se abre paramostrar los descendientes del documento. En VDM, puede agregar, quitar o cambiar la ubicación delos descendientes en el documento virtual. Asimismo, es posible realizar operaciones estándar dearchivo en los descendientes mediante los procedimientos que se emplearían con cualquier archivodel repositorio.

Para ver la estructura de un documento virtual:

1. Desplácese hasta el documento virtual.

2. Seleccione el documento virtual.

3. Seleccione Herramientas > Documento virtual > Ver documento virtual.

4. Para mostrar los descendientes en el panel de exploración, siga uno de estos procedimientos:• Para mostrar el siguiente nivel de descendientes, haga clic en el signo más (+) situado junto aldocumento virtual.

Cuando un descendiente sea en sí un documento virtual, haga clic en el signo más (+) para versus descendientes.

• Para mostrar todos los descendientes, seleccione el documento virtual y elija Visualización >Expandir selección.

5. Para mostrar al mismo tiempo la estructura de directorios del repositorio y la estructura deldocumento virtual, seleccione Visualización > Mostrar todos.Para ocultar la estructura de directorios del repositorio, seleccione Visualización > Mostrardocumento virtual.

Ver el contenido de documentos virtualesAl ver el contenido de un documento virtual, el contenido se abre en una aplicación de edición.

Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a ver un documento virtual basado en XML, puedever tanto el padre como los descendientes en un único archivo de sólo lectura. Si el documento virtualno tiene contenido, Virtual Document Manager (VDM) muestra automáticamente la estructuradel documento virtual.

Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura:

1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Abrir (Sólo lectura).Webtop realiza una acción de tres posibles, dependiendo de cómo estén definidas las opcionesde apertura en las preferencias de documentos virtuales, tal como se explica en Definir laspreferencias de documentos virtuales, página 209.

202 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Documentos virtuales

3. Siga uno de estos procedimientos:• Si Webtop muestra el contenido del documento, omita el resto de este procedimiento.

• Si Webtop le solicita que seleccione entre el contenido y la estructura, elija Abrir el contenidodel documento y haga clic en Aceptar.

• Si Webtop muestra la estructura del documento a través de VDM (en lugar de mostrar sucontenido a través de una aplicación de edición), seleccione el nombre del documento dentrodel encabezado de VDM y, a continuación, seleccione Archivo > Abrir (sólo lectura).

Agregar descendientes a documentos virtualesPara agregar un descendiente, debe tener permisos adecuados para acceder al documento padre.Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez.

Para agregar un descendiente a un documento virtual:

1. Siga uno de estos procedimientos:• Para seleccionar el descendiente ahora, desplácese hasta él y agréguelo al Portapapeles.

• Para seleccionar al descendiente posteriormente o para crear un nuevo archivo como eldescendiente, omita este paso. Seleccionará al grupo posteriormente en este procedimiento.

2. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura. Si precisa más instrucciones sobrecómo examinar la estructura, consulte Ver la estructura de un documento virtual, página 202.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para utilizar un descendiente del Portapapeles, seleccione Herramientas > DocumentoVirtual > Agregar hijo > Desde el Portapapeles, después seleccione el descendiente y, acontinuación, haga clic en Aceptar.

• Para desplazarse hasta el descendiente en el repositorio, seleccione Herramientas >Documento virtual > Agregar hijo > Desde selector de archivos, seleccione al descendiente y,a continuación, haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulteBuscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.

• Para crear un nuevo archivo que se utilice como descendiente, seleccione Herramientas >Documento Virtual > Agregar hijo > Mediante Nuevo documento.

Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará. Si el archivo queactuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierte automáticamente en undocumento virtual.

4. Si decide crear un nuevo archivo para que se utilice como descendiente, cree el nuevo archivoutilizando el procedimiento estándar para crear un nuevo archivo. En caso contrario, omitaeste paso.

5. Registre el documento padre de la siguiente manera:

a. Seleccione el documento padre.

b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.

c. Haga clic en Aceptar.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 203

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Documentos virtuales

d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.El nuevo descendiente se agrega como último descendiente del documento padre.

Para agregar descendientes mediante la operación de arrastrar y colocar:

1. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura en el panel de exploración.

2. En el panel de contenido o en una nueva ventana, desplácese a los archivos que desea agregarcomo descendientes.Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana.

3. Arrastre y coloque los archivos de Paso 2 en la ubicación adecuada en el documento padre; paraello, coloque el puntero del ratón en la parte superior, inferior o central de un descendienteexistente, como se describe en Tabla 25, página 204.Aparecerá un menú de acceso directo.

4. En el menú de acceso directo, seleccione Agregar aquí.El archivo se agregará al documento padre. Si no ha seleccionado una ubicación específicadentro de los descendientes, el archivo se agregará como último descendiente del documento.Si el archivo que actuará como padre no es un documento virtual, el sistema lo convierteautomáticamente en un documento virtual.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará.

5. Registre el documento padre de la siguiente manera:

a. Seleccione el documento padre.

b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.

c. Haga clic en Aceptar.

d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.

Tabla 25. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de arrastrar y colocar enun documento virtual

Puntero del ratón Resultado

Coloque el ratón en una posición alta sobre elarchivo de destino, tal y como se muestra acontinuación.

El archivo agregado se convierte en eldescendiente que va antes del archivo de destinoen el orden de descendientes.

204 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Documentos virtuales

Puntero del ratón Resultado

Coloque el ratón en una posición media sobreel archivo de destino, tal y como se muestra acontinuación.

El archivo agregado se convierte en undescendiente del archivo de destino. Si elarchivo de destino es un documento simple,Webtop lo convierte en un documento virtual.

Coloque el ratón en una posición baja sobreel archivo de destino, tal y como se muestra acontinuación.

El archivo agregado se convierte en eldescendiente que va después del archivo dedestino en el orden de descendientes.

Reordenar los descendientes de documentosvirtualesPara reordenar los descendientes de un documento virtual:

1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructurade un documento virtual, página 202.

2. Seleccione el documento padre.

3. Elija Herramientas > Documento virtual > Reordenar hijos.

4. Seleccione el descendiente.

5. Haga clic en Arriba o Abajo para subir o bajar el descendiente en la lista.

6. Repita el Paso 4 y el Paso 5 por cada descendiente que desee reordenar.

7. Haga clic en Aceptar.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará.

8. Seleccione el documento padre.

9. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.

10. Haga clic en Aceptar.

11. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.

Para mover descendientes a otras ubicaciones de un documento virtual:

1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructurade un documento virtual, página 202.

2. En el panel de árbol o en una nueva ventana, desplácese hasta el descendiente.Nota: para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 205

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Documentos virtuales

3. Arrastre y coloque los descendientes en la ubicación adecuada del documento padre; para ello,coloque el puntero en la parte superior, central o inferior de otro descendiente, como se describeen Tabla 25, página 204.Aparecerá un menú de acceso directo.

4. En el menú de acceso directo, haga clic en Recolocar.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará.

5. Registre el documento padre de la siguiente manera:

a. Seleccione el documento padre.

b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.

c. Haga clic en Aceptar.

d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.

Quitar descendientes de documentos virtualesAl quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retirará automáticamente siel usuario no lo ha hecho aún. Quitar descendientes no implica eliminar los archivos del repositorio.Tan sólo se eliminan de la estructura del documento virtual.

Para quitar un descendiente de un documento virtual:

1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver la estructurade un documento virtual, página 202.

2. Seleccione los descendientes que va a quitar.

3. Elija Herramientas > Documento virtual > Quitar hijo.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará.

4. Registre el documento padre de la siguiente manera:

a. Seleccione el documento padre.

b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.

c. Haga clic en Aceptar.

d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.

Especificar que una versión determinada de undescendiente siempre se utilice siemprePuede especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice cuando seabre o se exporta un documento virtual. Normalmente, un documento virtual siempre utiliza laversión ACTUAL de un descendiente. Pero puede establecer una regla de enlace que especifiqueque se usa otra versión.

206 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Documentos virtuales

Si falta la versión del descendiente, el documento virtual tendrá un enlace roto. En las preferencias,puede elegir si Virtual Document Manager (VDM) mostrará u omitirá los enlaces rotos. ConsulteDefinir las preferencias de documentos virtuales, página 209.

Para especificar que siempre se utilice una determinada versión de un descendiente:

1. Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual y selecciónelo. Paradesplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documento virtual, tal y como se describe enVer la estructura de un documento virtual, página 202.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Fijar en versión.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, Webtop lo retirará.

3. En el campo Usar siempre, seleccione la versión en la que fijar el documento virtual.

4. Haga clic en Aceptar.

5. Registre el documento padre de la siguiente manera:

a. Seleccione el documento padre.

b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.

c. Haga clic en Aceptar.

d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.

Establecer etiquetas de versión paradocumentos virtualesPara definir una etiqueta de versión para un documento virtual:

1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Modificar etiquetas de versión.

3. Introduzca una etiqueta de versión.

4. Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual, marque lacasilla de verificación Aplicar a los descendientes.

5. Haga clic en Aceptar.

Crear un archivo de documentos virtualesEl archivado de un documento virtual se denomina instantánea.

Para ver una lista de las instantáneas creadas para un documento virtual:

1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Instantáneas.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 207

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Documentos virtuales

Para crear una instantánea:

1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Nueva instantánea.

3. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

a. Escriba un nombre para la instantánea.

b. Seleccione una ubicación para la nueva instantánea.

c. Seleccione el tipo de instantánea.

d. Para inmovilizar la instantánea, asegúrese de que está activada la opción Inmovilizarinstantánea. Debería estar activada de forma predeterminada. Al inmovilizar la instantánea,se garantiza que la versión inmovilizada del documento y la versión inmovilizada de cadadescendiente no puede cambiarse sin crear una nueva versión.

4. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 3, página 31 enel tema Definir las propiedades, página 30.

5. Defina la información en el resto de fichas según corresponda. Si precisa más información sobrelas funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema de esta guía que trata esas funciones.

6. Haga clic en Terminar.

Para inmovilizar o liberar una instantánea:

1. Desplácese hasta la instantánea y selecciónela.

2. Seleccione una de estas opciones:• Elija Herramientas > Documento virtual > Inmovilizar instantánea.

Inmovilizar una instantánea bloquea a los usuarios de editar la versión inmovilizada deldocumento o la versión inmovilizada de cada descendiente. Cualquier cambio realizado porun usuario en el documento o en un descendiente sólo se puede guardar como una nuevaversión del documento o descendiente.

• Elija Herramientas > Documento virtual > No inmovilizar instantánea.

Liberar una instantánea permite de nuevo a los usuarios editar el documento y losdescendientes sin necesidad de versiones. Sin embargo, si un descendiente forma parte devarias instantáneas inmovilizadas, es necesario liberar todas las instantáneas para podereditar el descendiente.

Convertir documentos virtuales en documentossimplesPuede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtual no tienedescendientes.

Para convertir un documento virtual en un documento simple:

1. Desplácese hasta el documento virtual.

208 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Documentos virtuales

2. Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. Consulte Quitardescendientes de documentos virtuales, página 206.

3. Seleccione el documento virtual.

4. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento simple.

Definir las preferencias de documentosvirtualesPara definir las preferencias de documentos virtuales:

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Documentos virtuales y rellene los campos de Tabla 26, página 209.

Tabla 26. Preferencias de documento virtual

Propiedad Descripción

Opciones de apertura Permite seleccionar lo que sucederá cuandoabra un documento virtual al hacer clic en sunombre. Esta preferencia no se aplica si eldocumento virtual ya se encuentra abierto enVirtual Document Manager (VDM):

• Ver estructura: Cuando haga clic en elnombre del documento virtual, aparecerá elprimer nivel de archivos anidados.

• Ver contenido: Cuando haga clic en elnombre del documento virtual, apareceráuna copia de sólo lectura del contenido.

• Preguntarme siempre: Cuando haga clicen el nombre del documento virtual, sele solicitará que elija si desea mostrar laestructura o el contenido de sólo lectura.

Si el documento virtual no tiene contenido,VDM muestra automáticamente la estructuradel documento virtual, con independencia deesta preferencia.

Enlaces Seleccione si desea que VDM muestre losenlaces rotos. Un enlace estará roto si VDMno puede encontrar la versión del componenteespecificada por la regla de enlace de esecomponente.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 209

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Documentos virtuales

Propiedad Descripción

Copiar Permite seleccionar qué acción se debe realizarcuando se copie un documento virtual en elportapapeles. Puede seleccionar una de lasopciones siguientes:

• Sólo raíz: Copia el contenido y laspropiedades únicamente del archivo padre.

• Raíz y descendientes: Copia el archivopadre y todos los descendientes anidadosen él, incluidos los descendientes de losdescendientes, y así sucesivamente.

• Raíz y enlace a descendientes existentes:Copia el archivo padre y se crean referenciasa los descendientes.

• Preguntar siempre: solicita al usuario queseleccione lo que desea copiar.

Retirar Permite seleccionar lo que ocurrirá al intentarretirar un elemento bloqueado por otrousuario:

• Descargar como sólo lectura: Descarga unacopia del elemento como sólo lectura.

• Preguntar siempre: Solicita al usuario queseleccione si desea descargar como sólolectura.

3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

210 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 13Anotaciones en PDF

Información general acerca de las anotacionesPDFSi su organización ha instalado los Servicios de anotación en PDF de EMC Documentum, podráalmacenar en un repositorio comentarios creados en Adobe Acrobat o Reader. Se pueden ver eintroducir directamente comentarios en los PDF desde Webtop.

Los comentarios se asocian a una versión específica de un documento. Al crear una versión de undocumento, los comentarios de la versión anterior no migran a la nueva versión.

Ejemplo: Si retira una versión 1.0 ACTUAL de un documento y, a continuación, otro usuario agregacomentarios al mismo, los comentarios se asociarán a la versión 1.0. Si, a continuación, registra ycambia el número de versión a 1.1, cuando vea la versión 1.1 ACTUAL, no verá los comentariosde la versión 1.0.

Para utilizar Servicios de anotación en PDF, debe configurar Webtop de modo que abra los Serviciosde anotación en PDF al ver un PDF.

Configurar los Servicios de anotación en PDFpara que se abran al ver un PDF

Para configurar los Servicios de anotación en PDF de modo que se abran al verun PDF:

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos.

3. En la lista Elegir tipo de objeto, seleccione Documento (dm_document).

4. En la lista Formato primario del objeto, seleccione Acrobat PDF (pdf).

5. En la lista Aplicación de visualización, seleccione Comentario.

6. Si es necesario, repita del Paso 3 al Paso 5 para obtener documentos de otros formatos (comoMicrosoft Word). Si lo hace, no seleccione Acrobat PDF (pdf) en el Paso 4. En su lugar, seleccioneel formato adecuado.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 211

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Anotaciones en PDF

Agregar comentarios a documentos PDFPara agregar comentarios a un documento PDF:

1. Desplácese a un documento PDF.

2. Seleccione el documento y elija Archivo > Abrir (sólo lectura).Se abrirá el PDF con sus comentarios en otra ventana, en modo de sólo lectura.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Paraevitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de InternetExplorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directosen ventanas ya abiertas esté seleccionada.

3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisa másinformación, consulte la documentación de Acrobat.

4. Para guardar sus comentarios en el repositorio, haga clic en el botón Send and ReceiveComments (Enviar y recibir comentarios) de Adobe.Los comentarios que se guardan en un repositorio tienen el formato .XFDF de Acrobat.

Ver los comentarios de documentos PDFPara ver los comentarios de un documento PDF:

1. Desplácese a un documento PDF.

2. Seleccione el documento y elija Archivo > Abrir (sólo lectura).Se abrirá el PDF en otra ventana con sus comentarios.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blanco adicional. Paraevitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opciones de Internet de InternetExplorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese de que la opción Iniciar accesos directosen ventanas ya abiertas esté seleccionada.

212 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 14Relaciones

Una relación es una conexión entre dos elementos de un repositorio. Mediante las relaciones Webtoppuede procesar los elementos juntos. Los usuarios también pueden utilizarlas para tener acceso adeterminados elementos accediendo primero a otros elementos relacionados. Por ejemplo, si variosrevisores han anotado un documento y cada anotación tiene una relación con el documento original,un usuario puede acceder a las anotaciones mediante la visualización de las relaciones del documento.

Para ver las relaciones de un elemento:

1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Relaciones.

Para crear una relación entre dos elementos:

1. Desplácese hasta el elemento que desea que sea el padre y selecciónelo.

2. Haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione Agregar relación.

3. En el área de selección, elija el elemento que se relacionará con este elemento y haga clic enAceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadrode diálogo de selección, página 21.

4. Haga clic en Siguiente.

5. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación.

6. Haga clic en Terminar.

Para crear una relación entre dos elementos con la operación de arrastrar y colocar:

1. Desplácese a uno de los elementos.

2. Si el otro elemento está en una ubicación diferente, abra una ventana del explorador adicionalseleccionando Herramientas > Nueva ventana y, a continuación, desplácese hasta el otroelemento.

3. Arrastre el elemento hijo y colóquelo en el elemento padre.

4. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación.

5. Haga clic en Terminar.

Para quitar una relación entre dos elementos:

1. Desplácese a uno de los dos elementos y selecciónelo.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 213

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Relaciones

2. SeleccioneMostrar > Relaciones.

3. Seleccione la relación que va a quitar.

4. Haga clic en Archivo > Quitar relación.

5. Haga clic en Aceptar.

214 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 15Copias y transformaciones

Información general sobre copias ytransformacionesUna copia es una reproducción alternativa de un archivo o un archivo alternativo que está asociadoa un archivo original. Por ejemplo, puede tratarse de una copia de una imagen con un formatodiferente o con una resolución distinta.

Puede mostrar todas las copias de un archivo si selecciona las opciones de menúMostrar > Copias.

Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas o generar copias dentro de Webtop mediantetransformaciones.

Las transformaciones le permiten transformar automáticamente la apariencia y el formato de unarchivo existente para crear una nueva copia asociada al archivo original.

Al transformar un archivo, elegirá una tarea de transformación preestablecida e introducirá todos losparámetros de transformación aplicables. Los perfiles de transformación disponibles para un archivoconcreto dependen del formato del archivo y de los productos de EMC Documentum instaladosy configurados para el repositorio.

Las transformaciones sólo pueden producirse en un elemento al mismo tiempo y se procesan deforma asíncrona, lo que significa que puede que las copias y los elementos transformados no esténdisponibles inmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un fallo enuna transformación, recibirá una notificación.

Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, no formaránparte de la nueva versión del archivo de forma automática. Si crea una versión del archivo, lascopias permanecen con la versión anterior. No obstante, Webtop puede generar nuevas copiasautomáticamente al registrar y crear versiones de un archivo si así lo selecciona al crear la copia.Consulte Crear copias mediante transformaciones, página 217 si precisa más información sobre laactualización automática de copias al crear versiones.

Nota: algunas funciones de copia y transformación sólo están disponibles en los repositorios que seconfiguran con los productos de Servicios de transformación de contenido de EMC Documentum.Sin la presencia de estos productos, es posible que algunas funciones de copia y de transformacióndescritas en esta guía no estén disponibles.

Nota: Webtop no permite varias copias del mismo formato. Por tanto, en todas las nuevas copiascreadas, Webtop reemplaza las copias existentes del mismo formato. Por ejemplo, un documento deMicrosoft Word sólo puede tener una copia de Acrobat PDF a la vez.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 215

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Copias y transformaciones

Consulta de una lista de las diferentes copiasde un archivoPara ver una lista de las diferentes copias de un archivo:

1. Desplácese hasta un archivo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Copias.Webtop muestra todas las copias del archivo.

Importar copiasPara importar un archivo fuera del repositorio para utilizarlo como una nueva copiade un archivo del repositorio existente:

1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Importar copia.

3. En el campo Archivo para importar, indique el archivo que desea importar. Puede escribir laruta de acceso del archivo o buscar el archivo directamente.

4. En el campo Formato, seleccione el formato del archivo de copia si el formato correcto no semuestra automáticamente.

5. Haga clic en Aceptar.El archivo se importa como una copia de la copia principal.

Transformar documentos al formato PDF oHTMLWebtop utiliza los productos Content Transformation Services de EMC Documentum paraproporcionar unas funciones de transformación de documentos a los formatos PDF o HTML. Cuandose selecciona un documento para la transformación al formato HTML o PDF, se envía una solicitud ala cola donde espera que los productos Content Transformation Services la procese. Se utilizarán losparámetros predeterminados de transformación para ese tipo de documento. Cuando se completael procesamiento, se almacena un nuevo archivo, ya sea en formato PDF o HTML, en la lista decopias del archivo original.

Puede que también sea posible, dependiendo de los productos de Documentum que tenga instaladosen el sistema, transformar un documento al formato PDF o HTML con opciones. Consulte Crearcopias mediante transformaciones, página 217 y Creación de un archivo relacionado mediantetransformación, página 218 si precisa más información.

Para transformar un documento al formato PDF o HTML:

1. Desplácese hasta el documento que desea transformar al formato PDF o HTML y selecciónelo.Nota: puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copias se describe enConsulta de una lista de las diferentes copias de un archivo, página 216).

216 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Copias y transformaciones

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Copia PDF o Herramientas > Transformar > CopiaHTML.La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para su procesamientoy aparece en la lista de copias del archivo padre cuando se completa.

Crear copias mediante transformacionesWebtop utiliza los productos EMC Documentum Content Transformation Services para transformarun archivo mediante un conjunto de propiedades con el fin de crear una nueva copia.

Las transformaciones para crear nuevas copias se producen en un elemento cada vez, y las solicitudesse procesan de manera asincrónica, lo que significa que es posible que las copias no estén disponiblesinmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si se produce un fallo en unatransformación, recibirá una notificación en su bandeja de entrada.

Precaución: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente estándisponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicartransformaciones. La disponibilidad de las transformaciones depende de los productos ContentTransformation Services instalados y de la configuración específica de su sistema.

Para crear una copia nueva mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una copia nueva y selecciónelo.Nota: puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copias se describe enConsulta de una lista de las diferentes copias de un archivo, página 216).

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos.

3. Aparecerá el asistente de transformación. Siga este procedimiento:

a. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.

b. Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, especifique toda la informaciónnecesaria para establecer los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente.

c. En la pantalla Guardar como, seleccione Crear una copia nueva y haga clic en Siguiente.

d. En la pantalla Definición de la copia, rellene los campos necesarios. En este momento,puede elegir guardar la transformación para que se realice cada vez que se cree una versióndel archivo.

e. Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic en Siguiente. Tambiénpuede hacer clic en Finalizar si desea aplicar los parámetros seleccionados a todos losarchivos seleccionados para la transformación o si solo ha seleccionado un archivo para latransformación.

La solicitud de transformación se envía inmediatamente al servidor adecuado para suprocesamiento. Cuando se complete la transformación, se enviará una notificación a su bandejade entrada.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 217

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Copias y transformaciones

Creación de un archivo relacionado mediantetransformaciónWebtop utiliza los productos EMC Documentum Content Transformation Services para transformarun archivo mediante un conjunto de propiedades con el fin de crear un nuevo archivo relacionado.

Las transformaciones para crear nuevos archivos relacionados se producen en un elemento cada vez,y las solicitudes se procesan de manera asincrónica, lo que significa que es posible que los nuevosarchivos no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación haya terminado, o si seproduce un fallo en una transformación, recibirá una notificación en su bandeja de entrada.

Precaución: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguiente estándisponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos no es posible aplicartransformaciones. La disponibilidad de las transformaciones depende de los productos ContentTransformation Services instalados y de la configuración específica de su sistema.

Para crear un nuevo archivo relacionado mediante transformación:

1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear un nuevo archivo relacionadoy selecciónelo.Nota: puede transformar un archivo padre o una copia. (La búsqueda de copias se describe enConsulta de una lista de las diferentes copias de un archivo, página 216).

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos.Aparecerá el asistente de transformación.

3. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.

4. Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, especifique toda la información necesariapara establecer los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente.

5. En la pantalla Guardar como, seleccione Crear un objeto nuevo y haga clic en Siguiente.

6. En la pantalla Nueva definición de objeto puede introducir o aplicar las propiedades de losnuevos archivos. Entre estas propiedades se incluye el nombre, el título, el conjunto de permisos,el ciclo de vida y la ubicación. La única propiedad obligatoria es el nombre. En esta pantallatambién puede elegir si desea realizar esta transformación cada vez que se cree una versiónde estos nuevos archivos.Siga este procedimiento:

a. Introduzca un nombre para el nuevo archivo. El nombre de archivo se introduce de formapredeterminada.

b. Si lo desea, introduzca un título para el archivo.

c. Si lo desea, seleccione un tipo de objeto alternativo para el archivo.

d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativo para el archivo.

e. Para aplicar un ciclo de vida a los archivos, haga clic en Editar.

f. Seleccione la ubicación para el nuevo archivo. Tiene dos opciones:• Igual que el archivo padre

218 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Copias y transformaciones

Coloque el nuevo archivo en la misma ubicación de archivador o de carpeta que el original.

• Nueva ubicación

Tendrá que seleccionar una nueva ubicación en una ventana de edición.

g. Para realizar esta transformación cada vez que se cree una versión del archivo original, hagaclic en Guardar transformación.

7. Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic en Siguiente. Tambiénpuede hacer clic en Finalizar si desea aplicar los parámetros seleccionados a todos los archivosseleccionados para la transformación o si solo ha seleccionado un archivo para la transformación.La solicitud de transformación se envía inmediatamente al servidor adecuado para suprocesamiento. Cuando se complete la transformación, se enviará una notificación a su bandejade entrada.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 219

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Copias y transformaciones

220 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 16Programación

Información general sobre programacionesUna programación determina las opciones o acciones disponibles en una situación determinada. Alcrear una programación, se proporciona una manera de reducir las opciones de pantalla a aquéllasque son relevantes para la tarea del usuario en una determinada situación.

Una programación se asigna a un elemento determinado o conjunto de elementos. Por ejemplo, unaprogramación se podría asignar a un grupo de usuarios determinado. O se podría asignar unaprogramación a un determinado grupo de usuarios cuando se combina con una ubicación de carpetaconcreta. El elemento o conjunto de elementos se denomina alcance de la programación. El ámbitoasignado a cada programación debe ser único.

Una programación consta de una o varias reglas. Cada regla determina las opciones o accionesdisponibles dentro de un área funcional concreta. Por ejemplo, una regla puede determinar los ciclosde vida disponibles, las acciones disponibles o el texto que se rellena automáticamente disponible.Para ver una lista de las áreas funcionales para las que puede crear reglas, consulte Reglas deprogramación, página 223:

Al crear una programación para una carpeta, las reglas no sólo se aplican a los archivos que se creanen la carpeta, sino también a los archivos que se importan en la carpeta. Por ejemplo, después deimportar un archivo a una carpeta a la que sólo se puede aplicar Ciclo de vida A, el usuario nopodrá aplicar Ciclo de vida B a ese archivo. Además, las reglas de programación descienden alas subcarpetas.

El orden predeterminado de prioridad para aplicar las programaciones es el siguiente: unaprogramación para una ubicación tiene mayor prioridad y, después, una programación para unusuario, para un rol y para un tipo de objeto. Es posible que varíen en las instalaciones personalizadas.

Para acceder a las programaciones, desplácese hasta Administración/Programación.

Es importante tener en cuenta que las programaciones no se utilizan para proporcionar seguridad.

Crear una programaciónPara crear una nueva programación:

1. Desplácese hasta Administración/Programación.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Programación. Se muestra la página de configuración deprogramaciones.

3. Escriba un nombre y una descripción para la programación.

4. Seleccione el usuario, rol o grupo al que aplicar la programación; para ello, haga clic enSeleccionar, junto al campo Aplicar a un usuario, grupo o rol, seleccione el usuario, rol o grupo

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 221

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Programación

pertinente y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte la sección Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección.

5. Seleccione la ubicación del repositorio a la que aplicar la programación; para ello, haga clic enSeleccionar, junto al campo Aplicar a ubicación existente, seleccione la ubicación del repositoriopertinente y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte la sección Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección.

6. Seleccione el tipo de elemento al que se aplicará la programación; para ello, haga clic enSeleccionar, junto al campo Aplicar al tipo específico, seleccione el elemento pertinente y hagaclic en Aceptar. Para obtener más información, consulte la sección Buscar un elemento en uncuadro de diálogo de selección.

7. Seleccione si la nueva programación se aplicará a todos los repositorios o sólo al repositorioactual; para ello, haga clic en Seleccionar, junto al campo Aplicar a un repositorio concreto,seleccione el repositorio pertinente y haga clic en Aceptar. Para obtener más información,consulte la sección Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección.

8. Haga clic en Siguiente.Aparecerá la ficha Reglas.

9. Si lo desea, puede utilizar una programación existente como plantilla para la nueva. Para utilizaruna programación existente como plantilla para la nueva, haga clic en Seleccionar situadojunto a la opción Iniciar con otra programación, seleccione la programación existente y hagaclic en Aceptar.

10. Para definir reglas de programación, consulte Editar reglas de programación, página 222.

Editar una programación existentePara editar una programación:

1. Desplácese hasta Administración/Programación y seleccione la programación.

2. Seleccione Archivo > Editar.

3. Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 222.

Editar reglas de programaciónEn este procedimiento se presupone que ha abierto una programación creando una nuevaprogramación o editando una existente.

Para editar las reglas de la programación:

1. En la ficha Reglas, en la primera lista, seleccione el tipo de regla. Para obtener descripciones delas reglas consulte Reglas de programación, página 223.

222 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Programación

2. En la lista Disponible, siga uno de estos procedimientos:• Para la regla Acciones: Seleccione la acción que se excluirá y haga clic en la flecha paramover la selección al cuadro de lista Excluido. Para mostrar acciones adicionales, utilicelos campos sobre la lista.

• Para la regla Atributos: Seleccione un tipo de objeto, elija una propiedad, escriba los valoresque estarán disponibles como atributos automáticos para dicha propiedad y, a continuación,haga clic en Aplicar.

• Para la regla Exploración: Seleccione los nodos del repositorio que estarán disponibles cuandoun usuario inicie la sesión y, en el campo La sección empezará en, seleccione el nodo que seráel primero que se abrirá cuando el usuario inicie sesión en un repositorio.

• Para todas las demás reglas: Seleccione el elemento al que se concederá acceso y haga clicen la flecha para mover la selección al cuadro de lista Seleccionado. Para mostrar valoresadicionales, utilice los campos sobre la lista.

Las reglas que ha seleccionado para esta programación aparecen en el resumen en la parteinferior de la página.

3. Para seleccionar otra regla u otro valor de regla, vuelva a Paso 1.

4. Haga clic en Terminar.

Reglas de programaciónConsulte Tabla 27, página 223 para obtener una explicación de las funciones que puede asignara una programación.

Tabla 27. Reglas de programación

Regla de programación Descripción

Permisos Los conjuntos de permisos que se puedenasignar a un elemento.

Formatos Los formatos de archivo que se pueden asignara archivos nuevos, importados o registrados.Puede que también haya disponibles formatosadicionales basados en la extensión del archivo.

Tipos Los tipos de objetos de repositorio que sepueden asignar a archivos nuevos o importados.

Cada elemento de un repositorio tiene un tipode objeto asociado. El tipo de objeto definelas características del elemento. Por ejemplo,hay un tipo de objeto para documentos, otropara carpetas y un tercero para mensajes decorreo electrónico. La organización puede crear,además, tipos de objeto personalizados.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 223

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Programación

Regla de programación Descripción

Grupos Los filtros disponibles para restringir la lista deusuarios o grupos de una lista de selección paraun conjunto de permisos o flujo rápido.

Flujos de trabajo Las plantillas disponibles para iniciar un nuevoflujo de trabajo.

Ciclos de vida Los ciclos de vida disponibles para asignar alarchivo. Tenga en cuenta que cuando un usuarioasigna un ciclo vital a un archivo, la lista deciclos vitales disponibles quizás se limite máspor el tipo de objeto de archivo.

Plantillas Las plantillas disponibles para crear nuevosarchivos. Tenga en cuenta que cuando unusuario selecciona una plantilla para crear unnuevo archivo, la lista de plantillas podríareducirse en función del tipo y formato delarchivo que el usuario vaya a crear.

Acciones Los elementos de menú, botones deherramientas, enlaces de acciones y botones deacciones disponibles.

Atributo Los valores predeterminados de una propiedadcuando se crea o enlaza un archivo. Estaconfiguración sigue estas reglas:

• Si una propiedad tiene un único valor queya está definido, el valor existente no sesustituye.

• Si la propiedad tiene varios valores, se agregael valor especificado.

• Si el diccionario de datos no permite el valor,éste no se define.

Si el conjunto de valores de atributoautomático ya no está sincronizado con eldiccionario de datos, el conjunto de valoresdel diccionario de datos se presenta alusuario.

• Si esta configuración se aplica a una carpeta,se aplica a todos los archivos importados aésta. Cuando se modifica una programación,los cambios sólo se aplican a los elementosrecién creados.

• Si esta configuración se aplica a un usuario,rol o grupo, se aplica a todos los archivos

224 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Programación

Regla de programación Descripcióncreados por ese usuario o usuarios de ese rolo grupo.

• No pueden tener valores de programación:el atributo object_name, el atributoa_content_type y los atributos de sólo lectura.Si un atributo es de sólo lectura debidoal ciclo de vida y el estado actuales deun elemento, no se establecerá el valor deatributo automático.

• Los atributos de programación se limitanestos tipos: cadena, entero y doble.

• Para la importación, si todos los valoresde atributo obligatorios los define laprogramación de atributo automático, laimportación se realiza en segundo planodespués de que el usuario seleccione losarchivos para su importación.

Exploración Los nodos del repositorio disponibles. Esto sólose aplica cuando la programación está asignadaa un usuario, grupo o rol. Al seleccionaresta regla, se eligen los nodos de repositoriodisponibles y también se designa el nodo queserá el primero en abrirse cuando un usuarioinicie sesión.

Quitar una programación de un elementoPara quitar una programación de un elemento:

1. Desplácese hasta Administración/Programación y seleccione la programación.

2. Seleccione Archivo > Editar.

3. Haga clic en Seleccionar junto al tipo de elemento al que se aplica la programación.

4. En el cuadro de diálogo de selección, borre el elemento seleccionándolo y haciendo clic en laflecha de eliminación.

Eliminar una programaciónAl eliminar una programación, se elimina de todos los elementos que la utilizan.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 225

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Programación

Para eliminar una programación:

1. Desplácese hasta Administración/Programación.

2. Seleccione la programación.

3. Seleccione Archivo > Eliminar.

4. Para ver la información técnica, haga clic en Ayuda.

5. En el mensaje de advertencia, haga clic en Continuar.

La programación de Webtop ExpressLa programación Webtop Express controla el acceso al repositorio de los usuarios que tiene el rolexpress_user. La programación Webtop Express está destinada a los usuarios que sólo necesitanun acceso limitado a los repositorios. Tabla 28, página 226 describe el acceso que concede laprogramación Webtop Express.

Los administradores que pertenecen al rol dmc_wdk_presets_coordinator pueden editar laprogramación Webtop Express. Para modificar la programación Webtop Express, utilice elprocedimiento habitual para editar una programación.

Tabla 28. Funciones del usuario limitado

Programación Valores

Formatos Ninguno | Texto | PDF | todos los formatos deMS Office

Tipos dm_document | dm_folder

Plantillas Muestra las plantillas correspondientes a losformatos

Acciones Documento: transferencia de contenido,suscripciones, correo electrónico, flujo rápido,Propiedades, acciones del portapapeles, crear,eliminarExcluidas: Relaciones, exportar a CSV, favoritos,notificaciones, ciclo de vida y acciones dedocumento virtual, herramientas (mayoría);nueva plantilla de flujo de trabajo, sala,formulario, archivador

Ubicaciones Archivador inicial | Archivadores |Suscripciones | Archivos recientes | Bandeja

226 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Programación

Programación Valoresde entrada (sin incluir Búsquedas, Categorías,Administración)

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 227

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Programación

228 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 17Conjuntos de permisos

Información general sobre los conjuntos depermisosCada elemento del repositorio tiene asignado un conjunto de permisos que determina quién puedeacceder a éste. El conjunto de permisos enumera los usuarios y grupos que tienen acceso y especificael nivel de acceso de cada uno, por ejemplo, un conjunto podría dar permiso a un usuario sólo paraver un elemento, mientras que a otro le daría permisos adicionales para editarlo y eliminarlo.

El conjunto de permisos especifica el nivel de acceso asignando a cada usuario o grupo permisosbásicos y permisos extendidos. Para las descripciones consulte Permisos básicos, página 229 yPermisos extendidos, página 230.

Al crear un nuevo elemento del repositorio, se elige el conjunto de permisos que se asignará alelemento. Si no elige un conjunto de permisos, Webtop asigna automáticamente el conjunto depermisos especificado como predeterminado en las propiedades de usuario.

Para acceder a los conjuntos de permisos, desplácese a Administración/Seguridad.

Permisos básicosAl agregar un usuario o grupo a un conjunto de permisos, se asigna al usuario o grupo uno de losniveles de permiso descritos en Tabla 29, página 229.

Tabla 29. Permisos básicos

Nivel de permiso Permisos

Ninguno No se permite acceder al elemento.

Examinar El usuario puede ver las propiedades pero no elcontenido del elemento.

Leer El usuario puede ver el contenido y laspropiedades del elemento.

Relacionar El usuario puede agregar anotaciones alelemento.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 229

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Conjuntos de permisos

Nivel de permiso Permisos

Versión El usuario puede modificar el contenido delelemento, además de registrar una nuevaversión de éste (con un nuevo número deversión). Sin embargo, no puede sobrescribirversiones existentes del elemento ni modificarsus propiedades.

Escribir El usuario puede editar las propiedades delelemento y registrarlo manteniendo la mismaversión.

Eliminar El usuario puede eliminar artículos.

Permisos extendidosEs posible agregar uno o más permisos extendidos a un nivel de permiso básico de un conjunto depermisos de un usuario o grupo. Los permisos extendidos se describen en Tabla 30, página 230.

Tabla 30. Permisos extendidos

Permiso extendido Descripción

Ejecutar procedimiento El usuario puede cambiar al propietario deun elemento y puede ejecutar procedimientosexternos sobre determinados tipos de elemento.

Cambiar ubicación El usuario puede mover el elemento.

Cambiar estado El usuario puede cambiar el estado del ciclo devida del elemento.

Cambiar permiso El usuario puede modificar los permisos delelemento.

Cambiar propiedad El usuario puede cambiar el propietario delelemento.

Eliminar extendido El usuario puede eliminar el elemento.

230 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Conjuntos de permisos

Crear o editar un conjunto de permisosPara crear o editar un conjunto de permisos:

1. Desplácese hasta Administración/Seguridad.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo conjunto de permisos, seleccione Archivo > Nuevo > Nuevo conjunto depermisos.

• Para editar un conjunto de permisos existente, desplácese hasta el permiso y selecciónelo. Acontinuación, seleccioneMostrar > Propiedades > Información.

3. Introduzca o edite el nombre del conjunto de permisos.

4. Para cambiar quién posee el conjunto de permisos, haga clic en Seleccionar propietario,seleccione el nuevo propietario y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientosdetallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.

5. En el campo Clase, seleccione una de las siguientes opciones:• Normal

El conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o el grupo que lo crea. Todos losusuarios o grupos del repositorio, excepto el propietario del mismo, pueden crear un conjuntode permisos normal.

• Público

El conjunto de permisos que puede utilizar cualquier usuario de un repositorio. Todos losusuarios o grupos del repositorio pueden crear un conjunto de permisos público. Sólo elpropietario del conjunto de permisos, un superusuario, un administrador del sistema o elpropietario del repositorio pueden modificar o eliminar conjuntos de permisos públicos. Siel propietario del repositorio es el propietario de un determinado conjunto de permisos, sedenomina conjunto de permisos del sistema.

6. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos.De forma predeterminada, un conjunto de permisos incluye el dm_owner usuario, y el grupodm_world. El usuario dm_owner es el usuario que es el propietario del conjunto de permisos. Elgrupo dm_world es el grupo que contiene todos los usuarios del repositorio.

7. Para editar la ficha Permisos, consulte Editar permisos, página 231.

Editar permisosPara editar los permisos:

1. Si ya está abierta la ficha Permisos, vaya a Paso 2. Si no ha accedido a la ficha Permisos, seleccioneun archivo o conjunto de permisos y después elijaMostrar > Propiedades > Permisos.Sugerencia: puede editar de una vez los permisos para varios elementos si selecciona varioselementos y eligeMostrar > Propiedades > Permisos. En tal caso, la ficha Permisos sólo muestralos valores que son comunes a todos los elementos seleccionados.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 231

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Conjuntos de permisos

2. Para asignar un conjunto de permisos diferente, haga clic en Seleccionar, elija el conjunto depermisos y haga clic en Aceptar. Para obtener más información, consulte Buscar un elemento enun cuadro de diálogo de selección, página 21.

3. Para cambiar los niveles de permiso asignados, haga lo siguiente en el área Permisos adicionaleso Permisos comunes adicionales (dependiendo de cuál se muestre):

a. Para agregar usuarios o grupos y asignarles permisos, haga clic en Agregar, seleccione losusuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c.

b. Para editar permisos de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar.

c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso de cada usuario o grupo. Paraobtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 229.

d. En la lista Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que otorgará al usuario ogrupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisos extendidos,página 230.

e. Siga uno de estos procedimientos:• Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar:

— Ha seleccionado sólo un usuario o grupo.

— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar el mismo nivel a todoslos demás.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintos niveles a cada uno,haga clic en Siguiente y vuelva al Paso c.

f. Para realizar más cambios en los niveles de permiso, repita del Paso a al Paso e.

g. Para quitar usuarios o grupos del conjunto de permisos, selecciónelos y haga clic en Quitar.

4. Para restringir el acceso de los usuarios o grupos a los repositorios donde está habilitadoTrusted Content Services, haga lo siguiente en el área Restricciones o Restricciones comunes(dependiendo de cuál se muestre):

a. Para agregar restricciones a usuarios o grupos adicionales, haga clic en Agregar, seleccionelos usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c.

b. Para editar restricciones de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar.Si se muestran conflictos de validación, siga uno de estos procedimientos:• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.

• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos usuarioso grupos.

c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso que denegará al usuario o grupo.Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 229.

d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que denegará alusuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisosextendidos, página 230.

232 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Conjuntos de permisos

e. Siga uno de estos procedimientos:• Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar:

— Ha seleccionado sólo un usuario o grupo.

— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar las mismas restriccionesa todos los demás.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintas restricciones a cadauno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso c.

f. Para realizar más cambios a las restricciones, repita estos subpasos.

g. Para quitar restricciones a usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar.

5. Para editar los grupos o los conjuntos de grupos necesarios en los repositorios donde estáhabilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Permisos avanzados:

a. En el área Grupos requeridos o Conjunto de grupos requeridos, siga uno de estosprocedimientos:• Para agregar usuarios o grupos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios o los gruposy haga clic en Aceptar.

• Para editar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar.

• Para quitar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar. Diríjase al Paso e.

b. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso que denegará al usuario o grupo.Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisos básicos, página 229.

c. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que denegará alusuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos, consulte Permisosextendidos, página 230.

d. Siga uno de estos procedimientos:• Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar:

— Ha seleccionado sólo un usuario o grupo.

— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar el mismo nivel a todoslos demás.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintos niveles a cada uno,haga clic en Siguiente y vuelva al Paso b.

e. Para realizar más cambios en grupos o conjuntos de grupos requeridos, repita estos subpasos.

6. Cuando haya terminado de editar los permisos, siga uno de estos procedimientos:• Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

• Para ir a otra ficha, haga clic en la ficha.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 233

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Conjuntos de permisos

234 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Capítulo 18Usuarios, grupos y roles

UsuariosEn esta sección se describe:

• Localizar a un usuario, página 235

• Crear o editar un usuario, página 236

• Propiedades de usuario, página 236

• Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada, página 238

• Activar o desactivar usuarios, página 240

• Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 240

• Ver los grupos a los que pertenece un usuario, página 241

• Reasignar elementos de un usuario a otro, página 241

• Eliminar un usuario, página 241

• Ver registros de administración de usuarios, página 242

Localizar a un usuarioPara localizar a un usuario:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic enMostrar todos los usuarios.

• En uno o varios campos de búsqueda, especifique la información sobre el usuario y, acontinuación, hace clic en Buscar.

Aparecerá una lista de usuarios.Sugerencia: para volver a mostrar los campos de búsqueda, haga clic enMás opciones.

3. Localice al usuario en la lista utilizando la exploración de estándar. Si precisa instrucciones,consulte Explorar repositorios, página 18.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 235

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Usuarios, grupos y roles

Crear o editar un usuario

Debe tener los privilegios adecuados para crear o editar usuarios.

• Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.

• Si crea usuarios que los va a gestionar un servidor LDAP, las propiedades user_login_namey user_name del objeto dm_user deberán tener valores únicos, no nulos, y la propiedaduser_address del objeto dm_user deberá tener un valor no nulo.

Para crear o editar usuarios:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo usuario, seleccione Archivo > Nuevo > Usuario.

• Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elijaMostrar >Propiedades > Información. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un usuario,consulte Localizar a un usuario, página 235.

3. Especifique valores para definir el nuevo usuario. Para obtener una explicación de laspropiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 236.

4. Haga clic en Aceptar.

Propiedades de usuario

Consulte Tabla 31, página 236 para obtener una descripción de las propiedades de usuario querequieran una explicación adicional además de los nombres de campo.

Tabla 31. Propiedades de usuario

Campo Descripción

Estado Determina si el usuario puede conectarseal repositorio. Los usuarios activos puedenconectarse al repositorio. Un usuario inactivono puede.

Nombre Determina el nombre del usuario cuandoaparece en el archivador inicial del usuario y enlos elementos que el usuario crea o modifica.

Nombre de inicio de sesión del usuario Determina el nombre con el que el usuario iniciasesión en el repositorio.

Origen de usuario El origen de autenticación. Seleccione Ningunosi el usuario se autentica en un dominio deWindows o tiene una cuenta en el host deContent Server y es autenticado por el sistemaoperativo.

236 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Usuarios, grupos y roles

Campo Descripción

Dirección de correo electrónico Dirección a la que se enviarán las notificacionescorrespondientes a tareas de flujo de trabajo yeventos registrados.

Nombre de SO de usuario El nombre de inicio de sesión para autenticaral usuario en un sistema operativo o en unservidor LDAP.

Dominio de Windows Establece el dominio de Windows del usuario,que se utilizará si el repositorio está en un hostde Windows o en un host de Unix con un mapade dominio para la autenticación de dominiosde Windows.

Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibenotificaciones y tareas.

Restringir acceso de carpeta a Restringe el acceso del repositorio del usuario alas ubicaciones del repositorio determinadas.

Carpeta predeterminada Ubicación predeterminada para almacenar loselementos que crea el usuario.

Grupo predeterminado Grupo asignado a los elementos que crea elusuario.

Conjunto de permisos predeterminado Conjunto de permisos asignado a los elementosque crea el usuario.

Nombre de base de datos Nombre del usuario en un RDBMS. Se utilizasi el usuario es propietario del repositorio oregistra las tablas RDBMS.

Privilegios Este campo autoriza al usuario a realizar ciertasactividades.

Cuando se configura, si otorga privilegiosde superusuario a un usuario después deinstalar o actualizar un repositorio, o bien trasejecutar manualmente la secuencia de comandostoolset.ebs, agregue dicho usuario manualmenteal grupo denominado admingroup.

Si revoca los privilegios de superusuario de unusuario, quítelo del grupo admingroup.

Conjunto de alias Conjunto de alias predeterminado del usuario.

Flujo de trabajo desactivado Indica que el usuario no está disponible pararecibir las tareas de flujo de trabajo.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 237

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Usuarios, grupos y roles

Campo Descripción

Propagar cambio a los miembros Si va a crear un usuario global, esta opciónpropaga sus cambios a los miembros de lafederación de repositorios. Un usuario globales un usuario que se encuentra en todos losmiembros de una federación de repositorios ycuyos valores de propiedades son los mismos entodos los repositorios. Los usuarios globales segestionan a través del repositorio controlador.Los usuarios globales también pueden tenerpropiedades locales, que pueden modificarse enun repositorio local.

Si precisa más información, consulte la Guía delusuario de Documentum Administrator.

Desactivar comprobación de fallo deautenticación

Permite al usuario más intentos de inicio desesión que el límite establecido en el objetoConfiguración del repositorio.

Importar usuarios a partir de la información contenidaen un archivo de entradaPara importar un usuario de información incluida en un archivo de entrada:

1. Determine qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a los usuarioscon el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el host del servidor antesde crear los usuarios.

2. Cree el archivo de entrada. Consulte Archivo de entrada para nuevos usuarios, página 238.

3. En Webtop, siga este procedimiento:

a. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.

b. Haga clic en Archivo > Importar usuario.

c. En el campo Ruta de archivo de entrada, haga clic en Examinar y seleccione la ubicación delarchivo de entrada para crear los nuevos usuarios.

d. Según corresponda, introduzca valores adicionales que se apliquen a todos los usuariosque va a importar. Los valores especificados en el archivo de entrada anulan los valoresespecificados en esta página. Para obtener una explicación de las propiedades de usuario,consulte Propiedades de usuario, página 236.

e. Haga clic en Terminar.

Archivo de entrada para nuevos usuarios

Puede importar usuarios desde información incluida en un archivo de entrada.

238 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Usuarios, grupos y roles

Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidorautentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en el hostdel servidor.

Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios, los usuariosno necesitarán tener cuentas del sistema operativo.

Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name (el conjuntode permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos de permisos deben existir antesde que importe los usuarios.

Si va a crear un usuario que se autentica mediante una contraseña almacenada en el repositorio,la contraseña no se podrá asignar en el archivo de entrada. Tendrá que asignar la contraseñamanualmente.

Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezado object_type:dm_user. Acontinuación del encabezado, introduzca una lista de combinaciones attribute_name:attribute_value.Los atributos user_name y user_os_name son necesarios. Además, se asignan los valorespredeterminados de Tabla 32, página 239 cuando se importa el archivo:

Tabla 32. Valores predeterminados para nuevos usuarios

Argumento Predeterminado

user_login_name nombre de usuario

privileges 0 (ninguno)

carpeta /nombre de usuario

group docu

client_capability 1

Cada combinación de nombre_atributo:valor_atributo debe estar en una nueva línea. Por ejemplo:object_type:dm_useruser_name:Pat Smithuser_group:accountingacl_domain:smithacl_name:Global User Default ACLobject_type:dm_useruser_name:John Brown

Si el archivo contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelo como un archivoUTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengan caracteres extendidos no se importarán.

Los atributos que puede definir desde el archivo de entrada son:user_nameuser_os_nameuser_os_domainuser_login_nameuser_login_domainuser_passworduser_addressuser_db_nameuser_group_nameuser_privileges (set to integer value)default_folderuser_db_namedescriptionacl_domain

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 239

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Usuarios, grupos y roles

acl_nameuser_source (set to integer value)home_docbaseuser_state (set to integer value)client_capability (set to integer value)globally_managed (set to T or F)alias_set_id (set to an object ID)workflow_disabled (set to T or F)user_xprivileges (set to integer value)failed_auth_attempt (set to integer value)

Puede especificar tantos de estos atributos como desee, pero los nombres de atributo (attribute_names)deben coincidir con los atributos reales del tipo.

Los atributos se pueden incluir en cualquier orden detrás de la primera línea (object_type:dm_user).Los atributos booleanos se especifican mediante T (de true [verdadero]) o F (de false [falso]). No seaprueba el uso de true, false, 1 ó 0.

Todos los conjuntos de permisos que identifique mediante acl_domain y acl_name deben existir antesde ejecutar el archivo para importar los usuarios. Asimismo, las LCA deben representar conjuntos depermisos del sistema. No pueden representar conjuntos de permisos privados.

Cualquier grupo que identifique mediante user_group_name debe existir antes de ejecutar el archivopara importar los usuarios.

Content Server creará la carpeta predeterminada para cada usuario si aún no existiera.

Activar o desactivar usuariosPara convertir un usuario en activo o inactivo:

1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página235.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.

3. Para activar un usuario, haga clic en Activo.

4. Para desactivar un usuario, haga clic en Inactivo.

5. Haga clic en Aceptar.

Cambiar el repositorio inicial de un usuario

El repositorio inicial es donde el usuario recibe tareas y notificaciones de la Bandeja de entrada.

Para cambiar el repositorio inicial de un usuario:

1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página235.

2. Haga clic en Herramientas > Cambiar repositorio inicial.

3. Seleccione el nuevo repositorio inicial.

240 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Usuarios, grupos y roles

4. Seleccione cuándo se debe ejecutar el trabajo que asigna el nuevo repositorio inicial.

5. Haga clic en Aceptar.

Ver los grupos a los que pertenece un usuarioPara ver los grupos a los que pertenece un usuario:

1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un usuario, página235.

2. SeleccioneMostrar > Ubicaciones.

Reasignar elementos de un usuario a otro

Este procedimiento resulta útil si elimina un usuario del repositorio y desea reasignar los archivosy objetos del usuario a otro usuario.

Para reasignar los elementos de un usuario a otro usuario:

1. Busque y seleccione el usuario. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un usuario,consulte Localizar a un usuario, página 235.

2. Haga clic en Herramientas > Reasignar usuario.

3. Haga clic en Seleccionar usuario y seleccione el nuevo usuario al que desea reasignar elementos.Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro dediálogo de selección, página 21.

4. Complete los campos restantes:• Ejecutar el trabajo Cambiar nombre

Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente.

• Objetos retirados

Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior había bloqueado.

5. Haga clic en Aceptar.

Eliminar un usuario

EMC Documentum recomienda encarecidamente convertir a los usuarios en inactivos en lugar deeliminarlos del repositorio.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 241

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Usuarios, grupos y roles

Es importante saber que si elimina un usuario, el servidor de contenido no elimina las referencias aese usuario en otros objetos del repositorio, como grupos y conjuntos de permisos. Esto significa quesi elimina un usuario, debe realizar alguno de estos procedimientos:

• Reasigne los objetos del usuario a otro usuario. Consulte Reasignar elementos de un usuario aotro, página 241.

• Crear un usuario con el mismo nombre. Si crea un usuario con el mismo nombre, el nuevo usuariohereda la pertenencia a grupo y los permisos de objeto que pertenecen al usuario eliminado.

No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación o eliminarse así mismo.

Ver registros de administración de usuariosPara ver los registros del usuario:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.

2. Seleccione una de estas opciones:• Mostrar > Registros de reasignación

• Mostrar > Registros de cambios del repositorio inicial

GruposUn grupo es una colección de usuarios, otros grupos y roles. Un grupo puede ser propietario deobjetos del sistema y conjuntos de permisos. De forma predeterminada, el propietario del grupo es elusuario que lo creó.

Para buscar grupos, desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Grupos.

Para abrir un grupo, haga doble clic en él.

Esta sección incluye:

• Crear o editar un grupo, página 242

• Propiedades de grupo, página 243

• Agregar o quitar miembros de un grupo, página 245

• Reasignar elementos de un grupo a otro, página 245

• Ver los grupos a los que pertenece un grupo, página 246

• Ordenar grupos y miembros de grupos, página 246

• Eliminar un grupo, página 246

Crear o editar un grupo

Para crear o modificar un grupo, debe tener los privilegios adecuados. Consulte Tabla 33, página 243.

242 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Usuarios, grupos y roles

Tabla 33. Privilegios de grupos

Privilegio Descripción

Crear grupo Puede crear un grupo en el que usted sea elpropietario.

Puede modificar los grupos a los que pertenece.

Administrador del sistema Puede modificar cualquier grupo.

Superusuario Puede crear un grupo y asignar un usuariodiferente como propietario.

Para crear o editar un grupo:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Grupos.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo grupo, seleccione Archivo > Nuevo > Grupo.

• Para editar un grupo existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elijaMostrar >Propiedades > Información.

Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un grupo, consulte Grupos, página 242.

3. Escriba la información adecuada para definir el grupo. Para obtener una explicación de laspropiedades de los grupos, consulte Propiedades de grupo, página 243.

4. Haga clic en Aceptar.

Propiedades de grupo

Consulte Tabla 34, página 243 para obtener una descripción de los campos que requieran unaexplicación adicional además de los nombres de campo.

Tabla 34. Propiedades de grupo

Campo Descripción

Nombre Nombre del grupo. El nombre debe estarformado por caracteres que sean compatiblescon la página de códigos del SO del servidor deContent Server.

Sala nativa de grupos Disponible en repositorios con los servicios decolaboración habilitados. Si selecciona una sala,el grupo se considerará como privado en la sala.

Clase Este campo distingue entre los grupos y roles.Seleccione Grupo.

El servidor no aplica el valor de esta propiedadni la define con otro valor que no sea el de grupo.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 243

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Usuarios, grupos y roles

Campo Descripción

Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico del grupo.Ésta es normalmente la dirección de correoelectrónico del propietario del grupo. Si nose introduce ningún valor en este campo, seutilizará de forma predeterminada el nombre delgrupo como su dirección de correo electrónico.

Propietario Propietario del grupo. El usuario que seleccionatiene el privilegio Crear grupo. Si es unsuperusuario, podrá seleccionar el propietario.De lo contrario, podrá definir este campo comoun grupo del que es miembro.

Administrador Administrador del grupo. El administradorpuede modificar el grupo. Si el valor es nulo,sólo un superusuario y el propietario del grupopodrán modificar el grupo.

Conjunto de alias Conjunto de alias para el grupo.

Grupo global Si está conectado al repositorio controlador deuna federación, esto convierte el grupo en ungrupo global.

Grupo privado Convierte al grupo en un grupo privado.En caso contrario, el grupo es público. Deforma predeterminada, los grupos creados porusuarios con privilegios de administrador delsistema o superusuario son públicos, mientrasque los creados por usuarios con un nivel deprivilegios inferior son privados.

Grupo dinámico Convierte al grupo en un grupo dinámico.Un grupo dinámico es un grupo formado pormiembros potenciales, cualquiera de los cualespuede convertirse en miembro real en tiempode ejecución.

La opción de pertenencia predeterminada paraun grupo dinámico es Tratar usuarios comono miembros. Esto significa que, en tiempode ejecución, los miembros potenciales no seconvierten automáticamente en miembrosreales.

Sin embargo, en tiempo de ejecución, laaplicación desde la que un usuario accede alrepositorio puede solicitar que el usuario seconvierta en un miembro real.

Puede utilizar los grupos dinámicos paramodificar la seguridad basada en roles.Por ejemplo, supongamos que define un

244 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Usuarios, grupos y roles

Campo Descripcióngrupo dinámico denominado AdmIngen. Elcomportamiento predeterminado de pertenenciaes dar por supuesto que los usuarios no sonmiembros del grupo. El grupo tiene privilegiospara cambiar la pertenencia y los permisos. Siun usuario del grupo accede al repositorio desdeuna aplicación segura, dicha aplicación puedeemitir una llamada de sesión para agregarlo algrupo. Si el usuario accede al repositorio desdefuera del servidor de seguridad o desde unaaplicación no aprobada, no se emite ningunallamada de sesión y Content Server no trata alusuario como un miembro del grupo. El usuariono puede ejercer los permisos para cambiar lapertenencia o los permisos del grupo.

Agregar o quitar miembros de un grupoPara agregar o quitar miembros:

1. Desplácese a Administración/Administración de usuarios/Grupos y haga doble clic en el grupo.

2. Para agregar miembros:

a. Seleccione Archivo > Agregar miembros.

b. Seleccione los miembros. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.

c. Haga clic en Aceptar.

3. Para quitar un miembro:

a. Seleccione el miembro.

b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros.

Reasignar elementos de un grupo a otroPara reasignar los elementos de un grupo a otro grupo:

1. Desplácese a Administración/Administración de usuarios/Grupos y seleccione el grupo.

2. Seleccione Herramientas > Reasignar.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo grupo al que desea asignar elementos. Para obtenermás información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.

4. Complete los campos restantes:• Ejecutar el trabajo Cambiar nombre

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 245

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Usuarios, grupos y roles

Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente.

• Objetos retirados

Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior había bloqueado.

5. Haga clic en Aceptar.

Ver los grupos a los que pertenece un grupoPara ver los grupos a los que pertenece un grupo:

1. Desplácese a Administración/Administración de usuarios/Grupos y seleccione el grupo.

2. SeleccioneMostrar > Ubicaciones.

Ordenar grupos y miembros de grupos

Con Webtop 6.6, el administrador puede ordenar grupos y miembros de un grupo mediante elencabezado de columna. Esta función permite administrar un gran número de grupos y miembrosdentro del grupo.

Para ordenar grupos mediante el encabezado de columna:

1. Desplácese hasta el nodo Administración.

2. Seleccione Administración de usuarios > Grupos.Aparecerá una lista con todos los grupos existentes.

3. Haga clic en el encabezado de columna para ordenar los grupos de forma ascendente odescendente.

Para ordenar los miembros de un grupo mediante el encabezado de columna:

1. Desplácese hasta el nodo Administración.

2. Seleccione Administración de usuarios > Grupos > Usuarios.Aparecerá una lista con todos los usuarios existentes en el grupo seleccionado.

3. Haga clic en el encabezado de columna para ordenar los miembros de un grupo en ordenascendente o descendente.

Eliminar un grupo

EMC Documentum no recomienda eliminar grupos. En su lugar, quite todos los miembros delgrupo y manténgalo en el repositorio.

246 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Usuarios, grupos y roles

RolesUn rol es un grupo que contiene las tareas asignadas a los usuarios y grupos en un dominio dela aplicación cliente.

Para buscar roles, desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Roles.

Nota: Un rol que se ha creado como un dominio aparece en la lista de grupos, no en la de roles.

Para abrir el rol, haga doble clic en él.

Esta sección incluye:

• Crear o editar un rol, página 247

• Propiedades de rol, página 247

• Agregar o quitar miembros de un rol, página 248

• Reasignar elementos de un rol a otro, página 249

• Ver los grupos a los que pertenece un rol, página 249

• Eliminar un rol, página 249

Crear o editar un rol

Nota: Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero no en la de roles.

Para crear o editar un rol:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Roles.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo rol, seleccione Archivo > Nuevo > Rol.

• Para editar un rol existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elijaMostrar >Propiedades > Información.

3. Especifique valores para definir el rol. Si precisa información detallada sobre las propiedades,consulte Propiedades de rol, página 247.

4. Haga clic en Aceptar.

Propiedades de rol

Consulte Tabla 35, página 248 para obtener una descripción de los campos que requieran unaexplicación adicional además de los nombres de campo.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 247

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Usuarios, grupos y roles

Tabla 35. Propiedades de rol

Campo Descripción

Clase Seleccione Rol. Esto permite a sus aplicacionesdistinguir entre los grupos y los roles. Elservidor no aplica el valor de esta propiedad nila define con otro valor que no sea el de grupo.

Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico del propietariodel rol. Si no se introduce ningún valor, seutilizará de forma predeterminada el nombredel rol como su dirección de correo electrónico.

Propietario El propietario puede modificar el rol.

Administrador Usuario o grupo, además de un superusuarioo el propietario del rol, que puede modificar elrol. Si el valor es nulo, sólo un superusuario y elpropietario del rol podrán modificar el rol.

Grupo privado Crea el rol como un rol privado. En casocontrario, el rol es un rol público. De formapredeterminada, los roles creados por usuarioscon privilegios de administrador del sistemao superusuario son públicos, mientras que loscreados por usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Crear rol como dominio Si crea un rol como dominio, dicho rol apareceráen la lista de grupos, pero no en la de roles.

Grupo dinámico Crea el rol como un grupo dinámico. Paraobtener más información sobre los gruposdinámicos, consulte Propiedades de grupo,página 243.

Agregar o quitar miembros de un rolPara agregar o quitar miembros:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Roles y haga doble clic en el rol.

2. Para agregar miembros:

a. Seleccione Archivo > Agregar miembros.

b. Seleccione los miembros. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.

c. Haga clic en Aceptar.

3. Para quitar un miembro:

a. Seleccione el miembro.

b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros.

248 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Usuarios, grupos y roles

Reasignar elementos de un rol a otroPara reasignar los elementos de un rol a otro rol:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Roles y seleccione el rol.

2. Haga clic en Herramientas > Reasignar.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo rol al que desea asignar elementos. Para obtenermás información, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 21.

4. Complete los campos restantes:• Ejecutar el trabajo Cambiar nombre

Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente.

• Objetos retirados

Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior había bloqueado.

5. Haga clic en Aceptar.

Ver los grupos a los que pertenece un rolPara ver los grupos a los que pertenece un rol:

1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Roles y seleccione el rol.

2. SeleccioneMostrar > Ubicaciones.

Eliminar un rol

EMC Documentum recomienda no eliminar roles. En su lugar, quite todos los miembros del rol ymanténgalo en el repositorio.

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 249

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Usuarios, grupos y roles

250 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Apéndice A

Accesos directos del teclado paralos sistemas operativos MicrosoftWindows y Mac

Puede utilizar accesos directos del teclado para seleccionar los menús y botones utilizando el tecladoen lugar de utilizar el ratón. La Tabla 36, página 251 describe los accesos directos del tecladopredeterminados. Es posible que varíen en las instalaciones personalizadas.

Tabla 36. Accesos directos del teclado

AcciónAcceso directo de MicrosoftWindows Acceso directo de Mac OS

Crear un nuevo documento Mayús+N Mayús+N

Retirar O O

Editar E E

Registrar I I

Mostrar V V

Abrir en modo de sólo lectura Introducir Introducir

Ver propiedades P P

Importar Mayús+I Mayús+I

Exportar Mayús+E Mayús+E

Guardar como Como Como

Buscar Mayús+S Mayús+S

Suscribir U U

Agregar al Portapapeles Mayús+C Mayús+A

Copiar aquí Mayús+V Mayús+C

Mover aquí Mayús+M Mayús+M

Enlazar aquí Mayús+L Mayús+L

Eliminar Eliminar Eliminar

Iniciar un flujo rápido Q Q

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 251

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Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac

AcciónAcceso directo de MicrosoftWindows Acceso directo de Mac OS

Aplicar un ciclo de vida a undocumento

L L

Enviar un documento a supróximo estado del ciclo devida

R R

Devolver un documento alestado anterior del ciclo de vida

D D

Declarar un registro Mayús+R Mayús+R

Crear una discusión Mayús+U Mayús+U

Convertir un documentosencillo en un documentovirtual

Mayús+T Mayús+V

Correo electrónico M M

Seleccionar todos los elementosen la página

Ctrl+A Comando+A

Seleccionar el siguienteelemento

Flecha derecha Flecha derecha

Seleccionar el elemento anterior Flecha izquierda Flecha izquierda

Seleccionar el elemento dearriba

Flecha arriba Flecha arriba

Seleccionar el elemento deabajo

Flecha abajo Flecha abajo

Ir al campo o al botón siguiente Ficha Ficha

Ir al campo o al botón anterior Mayús+Tab Mayús+Tab

Ayuda Mayús+H Mayús+H

Cerrar sesión Mayús+O Mayús+O

252 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Índice

Aaccesos directos

a elementos de otros repositorios, 45archivos utilizados recientemente, 37enlaces, 45suscripciones, 50

activosusuarios, 240

Administración de colas de trabajos, 103,108 hasta 110, 115 hasta 118

administradores de usuarioscrear nuevo usuario, 151en los servicios de colaboración, 150ocultar usuarios, 153

Administradores de usuarioscarpetas restringidas, 153modificar usuarios, 152

agentes de conexiónseleccionar, 17

agregar repositorio, opcióniniciar sesión en nuevos

repositorios, 17alertas

en Bandeja de entrada, 83También consulte notificaciones

anexosabrir, 59buscar, 61copiar, 60editar copia, 60ver, 58

archivadorcrear, 30

Archivador inicial, 18archivadores

historiales, 31propiedades, 30

archivoguardar como, 158

archivo csv

exportar a, 51archivos, 91

anexar, 84, 91arrastrar y colocar, 24cancelar retirada, 36ciclos de vida, 29, 34, 39, 121copiar, 44copiar localmente, 41copias, 215 hasta 216crear, 29desbloquear, 36documentos virtuales, 201editar, 32eliminar, 42enlaces virtuales, 37enlazar a otros repositorios, 45enlazar a varias ubicaciones, 45enviar a flujos de trabajo, 91estados de ciclos de vida, 121, 125exportar, 41historiales, 31importar, 39programaciones, 221promover, 122propiedades, 30quitar, 92quitar ciclos de vida, 122reemplazar, 36registrar, 33retirar, 32seleccionar, 19tareas comunes, 29transformaciones, 215ver, 37ver ubicaciones, 46versiones, 35volver al estado anterior, 122

Archivosanular la selección, 19

archivos anexados

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 253

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Índice

quitar, 92archivos anexos

en tareas, 83ver, 84

archivos bloqueadosal retirar un documento virtual, 210definir preferencias, 210información general, 31mantener bloqueo al registrar, 35ordenar por, 19, 37ver, 37

archivos de Excelexportar a, 51

arrastrar y colocar, 39, 55habilitar, 22para agregar descendientes, 204para crear relaciones, 213para exportar, 41, 59para mover descendientes, 205para realizar acciones, 24para registrar desde archivo, 36para suscribirse a los elementos, 50

asíncronostransformaciones, 215

Asignación de políticas de colas de trabajos(página), 111

atributosautomáticos, 225

atributos automáticosprogramación, 225

atributos de habilidad, 103Aumentar prioridad, 107Autenticación

WebSEAL, 16autocompletar

aceptar una sugerencia, 23borrar la caché, 23opciones, 23

Bbúsquedas

últimos resultados, 73, 77búsquedas avanzadas, 66búsquedas guardadas, 76 hasta 78búsquedas simples, 63configuración, 74copiar, 78editar, 66, 78elementos que pueden buscarse, 76

estado, 70 hasta 71experiencia, 73exportar resultados, 51información general, 63operadores, 63, 69plantillas de búsqueda, 79 hasta 81preferencias, 82repositorio indexado, 75resaltar resultados, 70resultados, 70 hasta 71, 73, 77, 82resultados externos, 73supervisar, 70 hasta 71

búsquedas avanzadasejecutar, 66

búsquedas simplesejecutar, 63

bandeja de entradagestionar tareas, 88

Bandeja de entradaabrir elementos, 83colas de trabajos, 89 hasta 90columnas mostradas, 20disponible para tareas, 87información general, 83mostrar al inicio, 22no disponible para tareas, 87obtener tarea siguiente, 89tareas comunes, 83ver, 83

barra de estadomensajes en, 25

Buscar objetos ocultos (opción)en búsquedas, 69

Buscar todas las versiones (opción)en búsquedas, 69

Ccalendarios

crear, 131crear eventos, 131eventos repetidos, 133exportar e importar, 135

Calendarios, 119 hasta 120carpetas

anular la selección, 19arrastrar y colocar, 24contextuales, 129copiar, 44crear, 29

254 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Índice

eliminar, 42enlazar a varias ubicaciones, 45historiales, 31mostrar al inicio, 22programaciones, 221propiedades, 30seleccionar, 19ver ubicaciones, 46

carpetas contextualescrear, 130información general, 129

categoríasbuscar, 66categorías de cola de trabajo, 115categorías de cola de trabajos, 108copiar, 44eliminar, 42enlazar a varias ubicaciones, 45enviar elementos a, 20explorar, 20

categorías de cola. Consulte categorías decola de trabajos

categorías de cola de trabajosdefinir, 108

categorías de colas de trabajoscrear, 108eliminar, 108

ciclos de vidaaplicar, 29, 121asignar, 29, 34, 39, 55, 121estados, 121, 125filtrar para, 19información general, 121promover, 122quitar, 122reanudar, 123suspender, 123tareas comunes, 121volver al estado anterior, 122

coincidencia de asignación de trabajoagregar filtros a una cola, 104configurar, 102configurar habilidades en la plantilla

de proceso, 102definir filtros, 103perfiles de procesador, 114

colaborarinformación general, 125

colas. Consulte colas de trabajoscolas de tareas

gestionar la bandeja de entrada, 88colas de trabajo

agregar grupos, 111agregar usuarios, 111grupos, 111 hasta 112información general, 99quitar un grupo, 112quitar un usuario, 112roles, 99usuarios, 111 hasta 112

colas de trabajosactualizar, 116asignar tareas, 116categorías, 108configurar notificaciones, 107crear, 101, 105, 108definir, 109definir prioridades, 107eliminar, 110grupos, 114modificar, 116mover categorías, 110mover tareas a nuevas colas, 117obtener tarea siguiente, 89políticas, 105políticas de colas, 105quitar asignación de tareas, 117quitar la suspensión de las tareas, 118realizar tareas, 88reanudar tareas suspendidas, 118reasignar tareas, 116 hasta 117seleccionar tareas, 90supervisar, 115suspender tareas, 118usuarios, 114ver, 115

coloraplicar a fondo, 156aplicar a texto, 156

color de fondo, 156columnas

en listas, 19 hasta 20mostrar, 20

comentariosagregar en discusiones, 127buscar, 128editar en discusiones, 127eliminar en discusiones, 128responder en discusiones, 127

comprobar ortografía, 157

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 255

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Índice

configuraciónpreferencias, 22

También consulte preferenciasconjuntos de alias, 110

en ciclos de vida, 122conjuntos de grupos requeridos

en los conjuntos de permisos, 233conjuntos de permisos

crear, 231localizar, 229permisos básicos, 229 hasta 230tareas comunes, 229

También consulte permisosconsultas

buscar consultas, 71contenido

en documentos virtuales, 202en repositorio, 13tareas comunes, 29

También consulte archivoscontraseñas

cambiar, 16 hasta 17control de calidad, 107Control de calidad porcentual, 107convertir

las DRL de escritorio en las URL deWebtop, 48

copias, 215asociados a una versión, 215crear, 217importar, 216información general, 215primarias, 215ver, 216

copias primarias, 215crear

programación, 221create_group (privilegios), 100credenciales

eliminar, 22guardar, 15, 22ver, 22

credenciales guardadasdefinir, 15, 22eliminar, 22ver, 22

DDCS

ver colaborar, 125descendientes

agregar, 203 hasta 204buscar, 202en documentos virtuales, 201quitar, 206reordenar, 205ver, 202

detallesflujos de trabajo, 93

directorio de visualizaciónubicación predeterminada, 37

directoriosretirar, 32

discusionesagregar comentarios, 127buscar comentarios, 128editar comentarios, 127eliminar comentarios, 128información general, 126responder a comentarios, 127

disponiblepara tareas, 87

dm_message_archiveasignado a mensajes de correo

electrónico, 55dm_owner

en conjunto de permisos, 231dm_QmThresholdNotification

(trabajo), 107dm_world

en conjunto de permisos, 231documentos

tareas comunes, 29También consulte archivos

transformar en HTML, 216transformar en PDF, 216

documentos hijoen documentos virtuales, 201

También consulte descendientesdocumentos padre

de documentos virtuales, 201También consulte documentos

virtualesdocumentos simples

convertir en, 208documentos virtuales

agregar descendientes, 203 hasta 204contenido, 202convertir en documentos simples, 208

256 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Índice

crear, 201estructura, 202etiquetas de versión, 207fijar en una versión, 206información general, 201instantáneas, 207 hasta 208mostrar enlaces rotos, 209mover descendientes, 205preferencias, 209quitar descendientes, 206reordenar descendientes, 205tareas comunes, 201ver contenido, 202ver estructura, 202

Documentum Collaborative Servicesver colaborar, 125

dominiosiniciar sesión en, 15

DRLversión del documento, eliminada, 49

EEditor de texto enriquecido

en los servicios de colaboración, 125elementos relacionados

crear mediante transformaciones, 218eliminar, 42

elementos relacionestransformaciones, 215

Eliminar (permiso), 230Empieza por (campo)

en listas, 19En prueba, 121enlaces

a otros repositorios, 45a varias ubicaciones, 45crear, 47, 157eliminar, 42en mensajes de correo electrónico, 48

hasta 49suscripciones, 50tareas comunes, 45ver ubicaciones de, 46

enlaces virtualesver, 37

ensambladosver, 207

También consulte instantáneasEscribir (permiso), 230

estadooperaciones en segundo plano, 25

Estoy disponibleseleccionar, 87

estructurade documento virtual, 204 hasta 205de documentos virtuales, 202 hasta

203, 206documentos virtuales, 205

etiquetas de versiónagregar, 207

eventos de auditoríaen flujos de trabajo, 93

Examinar (permiso), 229exploración inteligente

resultados de búsqueda, 71, 82Exportar

resultados de búsqueda, CSV, 52

Ffavoritos

agregar un documento o una carpetadel repositorio, 47

archivos utilizados recientemente, 37repositorios, 18suscripciones, 50

federacionesusuarios, 238

filtrosen colas de trabajos, 90, 102 hasta 104en el cuadro de diálogo de selección, 21en listas, 19

filtros de coincidenciaactivar varias habilidades, 103asignar a una cola, 104

filtros de coincidencia de asignación detrabajoagregar a una cola, 104quitar de una cola, 104

flujos de trabajoanexar archivos, 91completar tareas, 85completar tareas fallidas, 95crear plantillas de flujo de trabajo, 97detalles, 93detener, 94eventos de auditoría, 93información general, 91informes, 96

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 257

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Índice

Informes de flujo de trabajo, 93iniciar, 91Mis flujos de trabajo, 93participantes del correo electrónico, 95reanudar, 94rechazar tareas, 86reintentar tareas fallidas, 95supervisor, 96tareas fallidas, 95terminar tareas, 85ver, 93 hasta 94

flujos rápidosenviar, 92

formatospreferencias, 38 hasta 39

formatos de archivoasociar a tipos de objetos, 38preferencias, 38

También consulte formatosrestaurar asociaciones

predeterminadas, 39formatos de archivo LDIF, 238formularios

crear, 157dar formato al texto, 155introducir datos, 155tareas comunes, 155

formularios de registros formalesintroducir valores, 167

Ggeneral, ficha

en preferencias, 22grupo

público, 244privado, 244

gruposagregar a una cola de trabajos, 111agregar usuarios, 245crear, 242dinámicos, 245, 248editar, 242eliminar, 246en colas de trabajo, 111 hasta 112en colas de trabajos, 114información general, 242localizar, 242programaciones, 221quitar usuarios, 245

reasignar elementos, 245usuarios, 241

Gruposver, ordenar, encabezado de

columna, 246grupos dinámicos

información general, 245, 248grupos requeridos

en los conjuntos de permisos, 233guardar como

archivo, 158

HHabilidades para coincidencia de

asignación de trabajo, 114hacer clic con el botón derecho

para realizar acciones, 25historiales

de elementos de repositorio, 31HTML

copias, 215transformar en, 216ver enlaces, 37

Iidiomas

elegir, 15, 17filtrar para, 19

indicación de rutainformación general, 18

También consulte ruta de exploracióninformación de habilidad de la cola de

trabajos, 103información del repositorio

exportar, 51informes

flujos de trabajo, 96informes de flujo de trabajo, 100Informes de flujo de trabajo

cambiar supervisor, 96informes históricos

flujos de trabajo, 96instantáneas

crear, 208etiquetas de versión, 207inmovilizar, 208liberar, 208ver, 207

258 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Índice

introducir valoresregistros clasificados, 176registros de correo electrónico, 172registros estándar, 167registros formales, 165

Llas DRL de escritorio

convertir en las URL de Webtop, 48LDAP

cambio de contraseñas, 16 hasta 17crear usuarios, 236 hasta 237, 239

Leer (permiso), 229Lightweight Directory Access Protocol

contraseñas cambiantes, 16 hasta 17También consulte LDAP

lista de miembros de una salaabrir, 146

listascampo Empieza por, 19columnas, 19 hasta 20explorar, 18, 21filtrar, 19, 21hacer clic en nombres de archivo, 37nombres de archivo, 37ordenar, 19ver, 18 hasta 19

listas de habilidades de la cola de trabajos.Consulte coincidencia de asignación detrabajo

listas numeradas, 156listas ordenadas, 156

Mmétodos abreviados

teclas de acceso rápido de teclado, 251marcadores

agregar un documento o una carpetadel repositorio, 47

suscripciones, 50menús

abrir haciendo clic con el botónderecho, 25

mensajesver, 25

mensajes de correo electrónicoanexos, 58 hasta 61ciclos de vida, 55

convertir, 59enviar enlaces, 48exportar, 59 hasta 60importar, 54información general, 53ver, 58

metadatosexportar, 51

miniaturasvista, 19

Mis archivoscolumnas, 20mostrar al inicio, 22ver, 37

Mis colas de trabajos, 115Mis flujos de trabajo

ver, 93modo de accesibilidad

selección, 16 hasta 17seleccionar, 23

modo sin conexiónacceso, 27

Monitor de colas de trabajo, 111 hasta 112Monitor de colas de trabajos, 113 hasta 116

seleccionar vistas, 115Mostrar más, 31My Documentum

acceder, 27carpeta, 27

NNinguno (permiso), 229niveles de acceso

información general, 229 hasta 230niveles de prioridad, 107no disponible

para tareas, 87No estoy disponible en estos momentos

seleccionar, 87notas

buscar, 128crear, 128editar, 129eliminar, 129

notificacionesdefinir, 50en colas de trabajo, 107información general, 83

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 259

Page 260: EMC Documentum Webtop · EMC® Documentum® Webtop Versión6.7 Guíadelusuario EMCCorporation Oficinaprincipalcorporativa: Hopkinton,MA01748-9103 1-508-435-1000

Índice

Oobjetos controlados

información general, 142objetos ocultos

en búsquedas, 69mostrar, 23

Obtener tareapermitir, 118seleccionar, 90

Obtener tarea siguiente, 89Obtener tarea siguiente

automáticamente, 89operaciones en segundo plano

ver estado, 25operadores de comparación, 103origen HTML, 157

PPDF, documentos

agregar comentarios, 212anotar, 211configurar servicios de anotación, 211ver comentarios, 212

perfil de habilidad. Consulte coincidenciade asignación de trabajo

perfil de procesador, 102perfil del procesador, 113perfiles de documentos. Consulte políticas

de anulación de colas de trabajosperfiles de procesador. Consulte perfiles de

procesador de asignación de trabajoperfiles de procesador de asignación de

trabajoagregar habilidades, 112 hasta 113cambiar habilidades, 113eliminar habilidades, 114

permisoscrear conjunto de permisos, 231definir, 231editar, 231gestionar, 229información general, 229localizar, 229permisos básicos, 229 hasta 230tareas comunes, 229

También consulte conjuntos depermisos

ver, 231permisos básicos

información general, 229 hasta 230pertenencia a salas

agregar miembros, 148cambiar roles locales, 149crear grupo local, 149editar propiedades de grupos

locales, 149gestionar, 148invitar a miembros, 148

pertenencia a una salaacerca de, 145agregar miembros a un grupo

local, 149quitar grupos locales de una sala, 149

plantilla de proceso, 102plantillas

ciclos de vida, 29, 34, 39, 55, 121plantillas de búsqueda, 79 hasta 81quitar ciclos de vida, 122

plantillas de búsquedacopiar, 81crear, 79editar, 80ejecutar, 79modificar, 80

plantillas de formularioRecords Manager, 159

políticas. Consulte políticas de anulación decolas de trabajos. Consulte políticas decolas de trabajospolíticas de anulación de colas de

trabajos, 110políticas de anulación. Consulte políticas de

anulación de colas de trabajospolíticas de anulación de colas de

trabajos, 110políticas de colas, 103, 106, 110

También consulte colas de trabajospolíticas de colas de trabajo

definir prioridadesdinámicamente, 107

políticas de colas de trabajosanular, 110configurar controles de calidad, 107crear, 106definir prioridades, 107definir umbrales, 107eliminar, 107información general, 105modificar, 106

260 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Índice

portapapelesagregar al, 44quitar del, 44ver, 44

preferencias, 22búsquedas, 82columnas mostradas, 20documentos virtuales, 209general, 22

Prioridad inicial, 107Prioridad máxima, 107prioridades dinámicas, 107privilegios

superusuario, 237usuario, 237

procesadores de colasgestionar, 111permitir extracción selectiva, 118

procesadores de colas avanzados, 90Process_report_admin, 100programación

atributos automáticos, 225crear, 221, 236editar, 222eliminar, 225quitar, 225tipos, 223Webtop Express, 226

programacionesinformación general, 221tareas comunes, 221ver, 221

propiedadesdefinir, 30en el repositorio, 13ver, 30

Propiedades de la cola de trabajos(página), 104, 109, 112

QQueue_admin, 100Queue_advance_processor, 100Queue_manager, 100Queue_processor, 99

Rregistrar

generar copias, 215

generar versiones, 35información general, 31registrar, 33Registrar desde archivo, 35tareas comunes, 31

registrosclasificados, 178crear relación de registros, 159declarar como registros formales,

información general, 159declarar registros formales,

procedimiento, 159enlazar, 187quitar relaciones de registros, 190relaciones de registros, 187sin clasificar, 178tareas comunes, 159usuario, 242

reglas de enlaceespecificar, 206mostrar enlaces rotos, 209

Relacionar (permiso), 229relaciones

crear, 213eliminar, 213quitar, 213tareas comunes, 213

También consulte relacionesver, 213

relaciones de registroscrear relación de registros, 187quitar relaciones de registros, 190ver relación de registros, 187

repositoriosagregar, 17 hasta 18buscar, 21cambiar, 17cerrar sesión, 18credenciales guardadas, 15, 22explorar, 18favoritos, 18grupos, 242información general, 15iniciar sesión, 15, 17iniciar sesión en modo de

accesibilidad, 16 hasta 17modo de accesibilidad, 16 hasta 17, 23nombres, 17quitar, 18varios, 15, 17 hasta 18, 37

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 261

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Índice

resaltadosen los resultados de búsqueda, 70

Restablecer, 23, 155Restaurar valores predeterminados

en la ficha Formatos, 39restricciones

en conjuntos de permisos, 232restricciones de acceso

en conjuntos de permisos, 232resultados

búsquedas, 70 hasta 71, 73, 77orígenes externos, 73

retiradacancelar, 36información general, 31ver archivos retirados, 37ver archivos retirados

recientemente, 37retirar

directorio, 32retirar archivos, 32ubicación, 32

revisionesflujos de trabajo, 91flujos rápidos, 92tareas comunes, 83

RMplantillas de formulario, 159registros, 159

rolusuario rápido, 17, 226

rol Colaboradoren los servicios de colaboración, 145

rol Propietarioen los servicios de colaboración, 145

rolesagregar usuarios, 248crear, 247editar, 247eliminar, 249en colas de trabajo, 99información general, 247localizar, 247Process_report_admin, 100programaciones, 221propiedades, 247Queue_admin, 100Queue_advance_processor, 100Queue_manager, 100Queue_processor, 99

quitar usuarios, 248reasignar, 249

RTEen los servicios de colaboración, 125

También consulte Editor de textoenriquecido

ruta de exploracióninformación general, 18, 21

Ssólo lectura

de archivos, 37salas

copiar, 147crear, 143editar propiedades de, 145eliminar, 147grupos locales, 146información general, 141mover, 147objetos controlados, 142pertenencia, 145roles locales, 145Sala nativa de grupos, 243visitar, 142

seguridadestareas comunes, 229

También consulte permisosselección, cuadro de diálogo

buscar un elemento, 21Servicios avanzados de transformación de

contenido, 215Servicios de transformación de

contenido, 215Servicios de transformación de publicación

regulatoria, 215sesiones

cerrar sesión, 18iniciar sesión, 15, 17modo de accesibilidad, 16 hasta 17, 23

sitioshistoriales, 31propiedades, 30

software, versionesver, 27

solicitudes de bibliotecaeditar, 198realizar, 190ver solicitudes de biblioteca, 198

262 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7

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Índice

subíndice, 156superíndice, 156superusuario

privilegios, 237supervisores

cambiar, 96suscripciones

cancelar, 50cancelar la suscripción, 50columnas mostradas, 20crear, 50mostrar al inicio, 22suscribir, 50suscribir a otros usuarios, 50ver, 50

Ttablas, 157tablas de datos

crear, 136crear entradas, 138editar, 140importar y exportar, 141información general, 136

tareasabrir, 83aceptar, 85anexar archivos, 84automáticas, 95colas de trabajo, 115colas de trabajos, 88completar, 85delegar, 86fallidas, 95información general, 83, 91quitar la suspensión, 88realizar, 84reasignar, 86rechazar, 86repetir, 87seleccionar, 89suspender, 88

tareas automáticascompletar, 95en flujos de trabajo, 91fallidas, 95

tareas de cola de trabajosasignar, 116

tareas de colas de trabajos

quitar asignación, 117quitar la suspensión, 118reanudar, 118reasignar, 116suspender, 118

tareas de las colas de trabajosmover, 117

taxonomíasexplorar, 20

También consulte categoríasteclado

métodos abreviados, 251teclas de acceso rápido, 251

teclas de acceso rápidoinformación general, 251

textocrear enlaces a partir de, 157dar formato, 155

tipos de objetoasociar con formatos de archivo, 39

tipos de objetosasociar a formatos de archivo, 38definición, 38en programaciones, 223

trabajo dm_QmPriorityAging, 107Trabajo en curso, 121trabajos

en accesos directos, 46trabajo dm_QmPriorityAging, 107

traduccionesfiltrar para, 19

transformaciones, 215crear nuevas copias, 217crear nuevos archivos, 218en HTML, 216en PDF, 216información general, 215perfiles, 215resultados, 215, 218

UÚltimos resultados (opción)

en búsquedas, 73ubicaciones

iniciar sesión, 15 hasta 16ver, 46

umbrales, 107URL

crear enlaces, 157

Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7 263

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Índice

usuario rápidorol, 17, 226

usuariosactivos, 236, 240agregar a conjuntos de permisos, 231agregar a un grupo, 245agregar a un rol, 248agregar a una cola de trabajos, 111asignar tareas, 116crear, 236, 238editar, 236eliminar, 241en colas de trabajo, 111 hasta 112en colas de trabajos, 114estado, 240global, 238grupos, 241importar, 238inactivos, 236información general, 235localizar, 235privilegios, 237programaciones, 221propiedades, 236reasignar elementos, 241reasignar tareas, 116registros, 242supervisar usuarios de colas, 115

usuarios activos, 113usuarios de colas de trabajos. Consulte

procesadores de colasusuarios globales

propagar, 238

Vvalor para utilizar en la comparación, 103VDM

información general, 201También consulte documentos

virtuales

ventana nuevaabrir, 24

ventanasabrir nueva, 24

Versión (permiso), 230versión actual

convertir, 35crear, 36información general., 35

versión de softwarever, 27

versionescopia, 215eliminar, 42guardar nuevo, 33ver, 35versión actual, 35 hasta 36

Virtual Document Managerinformación general, 201

También consulte documentosvirtuales

vista de sólo lecturade mensajes de correo electrónico, 58

WWDK

ver versión, 27Web Development Kit

ver versión, 27WebSEAL

Autenticación, 16Webtop Express

programación, 226Workflow Manager

abrir, 97

264 Guía del usuario de EMC Documentum Webtop versión 6.7