Enterprise Social Network-final - flying dog · PDF fileA Enterprise Social Network Enterprise...

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  • A Enterprise Social Network

    Enterprise Social NetworkOft auch als Social Intranet (SI) bezeichnet.

    Enterprise Social Networks werden definiert als Menge von Technologien,die Unternehmen einen Mehrwert verschaffen, indem sie die Mitglieder einerOrganisation durch Profile, Aktualisierungen und Mitteilungen miteinandervernetzen ([1], S. 3, eigene bersetzung).

    Enterprise Social Networks (im Singular und im Plural im Folgenden mit ESNabgekrzt) gelten als wichtigste Komponente im Enterprise 2.0. ImUnterschied zu klassischen Kollaborationslsungen wie Foren, Wiki oderChat handelt es sich beim ESN um eine integrierte Software, die das gesamteIntranet einbezieht und von Look & Feel her den bekannten sozialenNetzwerken aus dem Internet Public Social Networks (PSN) bzw. InternetSocial Networks (ISN) wie Facebook oder Google+ nachempfunden ist. EinESN kann sowohl im Unternehmens-Intranet (Corporate Intranet, imFolgenden kurz Intranet) eingesetzt werden als auch im Extranet mit Kundenund Lieferanten. Weiterhin kann es z.B. zur Vernetzung von Verbnden undanderen Organisationen dienen.

    Gem einem McKinsey-Report aus dem Jahr 2012 wird geschtzt, dass 20-25 % der sog. Wissensarbeiter (Knowledge Worker) eine Steigerung derProduktivitt durch Social Technologies erreichen, 74 % greifen schnellerauf Wissen zu und 58 % der beteiligten Unternehmen konnten dieKommunikationsausgaben reduzieren. [2]

    Mit der oben gegebenen Definition des ESN wird betont, dass sein Mehrwertvor allem auf der sozialen Ebene liegt und nicht rein technologisch zu sehenist. Insofern hebt dieser Beitrag auf beide Aspekte ab:

    Worin besteht der Nutzen des ESN?

    Wie kann das ESN optimal technologisch realisiert werden?

    Dieser Beitrag beginnt mit der Diskussion von Problemen klassischerIntranetlsungen und wendet sich dann genauer dem angestrebten Nutzen undden Zielen bei der Einfhrung eines ESN zu. Es folgen eine Kurzbersichtber die Komponenten eines ESN sowie ein Vergleich mit Facebook. Der27

  • A Enterprise Social Network

    technologisch orientierte Teil endet mit der Beschreibung von Besonderheitendes ESN in Intranets. Abschlieend werden in Anlehnung an Studien Faktoren benannt, die eine erfolgreiche Einfhrung des ESN im Unternehmenbegnstigen.

    Probleme klassischer Intranetlsungen

    Der Bedarf nach neuer Software ergibt sich u.a. aus den folgenden Problemenklassischer Intranetlsungen in Unternehmensnetzwerken:

    One-way-KommunikationDie Informationen bzw. Inhalte (Content) werden ber ein ContentManagement System (CMS) von wenigen Personen (Redak-teuren) aus den Fachabteilungen oder sogar nur aus einer Abteilungbereitgestellt. Eine dezentrale Pflege und ein Feedback finden seltenbis gar nicht statt. Ein Gefhl der Eigenverantwortung kommt nichtauf.

    Abhngigkeit vom zentralen AdministratorNeue Bereiche im Intranet (z.B. Informationen zu einerProjektgruppe) lassen sich nur ber einen Intranet-CMS-Administrator anlegen und verwalten. Dadurch kommt es oftmals zuVerzgerungen oder man verzichtet ganz auf eine internePublikation.

    Schwierige Struktur und NavigationDurch die Bereitstellung einer zentralen Navigation sind vieleInhalte nur tief in den unteren Ebenen versteckt zu finden. Oftknnen diese Inhalte erst durch eine Volltextsuche aufgefundenwerden. Neue Informationen werden dabei nicht augenfllig betontund damit oft nicht wahrgenommen.

    Veraltete Inhalte und tote BereicheDurch Abhngigkeit von wenigen Redakteuren und komplexenCMS-Systemen werden nach dem ersten Einpflegen viele Inhaltenicht aktualisiert. So sind veraltete Beitrge anzutreffen, mituntersogar leere Rubriken ohne jeden Inhalt.

    Viele Tools, wenig IntegrationEin ber Jahre gewachsenes Intranet zeichnet sich, neben dem

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    CMS, durch weitere Anwendungen aus wie Foren, Wiki, Chat undE-Mail, die nebeneinander aufgebaut worden sind allzu oft ohneVerbindung zueinander. Mitarbeiter mssen bei der tglichen Arbeitzwischen diesen Anwendungen wechseln. Einheitliche Nutzbarkeit(Uniform Usability) und Integration fehlen zumeist.

    Keine mobile VersionIntranets wurden hufig in den Jahren 2000-2004 aufgebaut undspter nur geringfgig erweitert, z.B. um eine Volltextsuche. Dabeiwerden moderne Endgerte wie Tablets oder Smartphones meistensnoch nicht voll untersttzt. Weil Social Network Software (SNS)relativ jung ist, sind solche Funktionen dort in aller Regelvorzufinden.

    Nutzen und Ziele eines ESN

    Charlene Li [1] nennt als ein Ergebnis ihrer Befragung von 44Unternehmen mit jeweils mehr als 250 Angestellten folgende Zielefr die Einfhrung eines ESN:

    bewhrte Vorgehensweisen (Best Practice) miteinander teilen;

    abteilungsbergreifende Zusammenarbeit strken;

    Informationsfluss frdern;

    strategische Transformation des Unternehmens sowie Wandel derUnternehmenskultur untersttzen;

    Zusammenarbeit innerhalb der Teams bzw. Abteilungen strken;

    Bildung einer virtuellen Kaffeekche initiieren;

    Experten identifizieren;

    spezifische Unternehmensprozesse verbessern (Marketing, Verkauf,Forschung & Entwicklung);

    Aufkommen interner E-Mails reduzieren;

    weniger und effektivere Meetings;

    Mitarbeiterbindung erhhen.

    Im Folgenden werden einige Punkte genauer erlutert:

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    Kommunikation optimieren: Durch ein ESN rcken die Mitarbeiter vonAbteilungen in verschiedenen Gebudebereichen und Unternehmens-standorten nher zusammen. Sie knnen dadurch schneller und effizienterkommunizieren, Wettbewerbsvorteile erkennen und nutzen. DieseEntwicklung folgt einem aktuellen Trend, der sich auch in der Architekturmoderner Brogebude widerspiegelt. Dabei werden z.B. Sofa-Eckenzwischen den Bros aufgestellt, die fr Projekttreffen verwendet werden, oderRumlichkeiten sind um ein zentrales Atrium angeordnet, um einenMarktplatz fr Zusammenknfte zu schaffen. Als beispielhaft gilt dasUNILEVER-Haus in der Hamburger Hafencity. Die Problematik derfehlenden Kommunikation zwischen Mitarbeitern eines Unternehmens wirddurch die sog. Allen-Kurve benannt nach Prof. Thomas J. Allen amMassachusetts Institute of Technology (MIT) beschrieben. [3]

    Bild 006341: Allen-Kurve, Quelle: [5]

    Demnach existiert eine starke negative Korrelation zwischen der Distanz vonMitarbeitern im Brogebude und der Frequenz ihrer Kommunikation. Nachder Beobachtung von Allen erstreckt sich diese Regel auch auf andereKommunikationsformen, wie z.B. das Telefonieren. Entgegen der Erwartung,dass aufgrund der greren rumlichen Entfernung mehr telefoniert wird,findet man, dass hufiger mit denjenigen Kollegen telefoniert wird, die manohnehin oft persnlich sieht. Andererseits gilt auch, dass das E-Mail-Netzwerknicht sehr gut das informelle persnliche Kommunikationsnetzwerk einesUnternehmens abbildet (vgl. [4]), wie man das nach Allens Regel vielleichterwarten wrde. Ein ESN bietet dagegen u.a. durch Profilfotos undVideokonferenzen ein Gefhl rumlicher Nhe.

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    Akzeptanz bei jungen Mitarbeitern steigern: Die Social MediaGeneration nutzt privat ganz selbstverstndlich Tools wie Facebook undTwitter. Die Mglichkeit, diese moderne Art der Kommunikation auch amArbeitsplatz anzubieten, ist daher ein Schlsselfaktor, um neue Talente zugewinnen. Hier zeigen sich Parallelen zu anderen Internet-Technologien, wiez.B. E-Mail, welche zuerst im universitren Umfeld genutzt wurden und erstgegen Mitte/Ende der 1990er-Jahre Einzug in Unternehmen gehalten haben.Mit der erfolgreichen Einfhrung einer Social Intranet Software (SIS) knnendas Betriebsklima verbessert und die Motivation der Mitarbeiter gesteigertwerden. Allerdings setzt das insgesamt eine Organisation mit einer offenenKommunikationskultur voraus.

    Innovation frdern: Laut einer MIT-Studie, ebenfalls von Thomas J. Allen,entstehen 80 % aller Innovationen durch informelle Gesprche [5].Innovative Unternehmen oder solche, die ihre Innovationsgeschwindigkeiterhhen mchten, schaffen daher Mglichkeiten zur informellenKommunikation, die u.a. auch in einem ESN stattfinden kann. Denn beimESN handelt es sich nicht ausschlielich um zielgerichtete Kommunikationwie am Telefon oder per E-Mail; es ist mitunter eher vergleichbar mitzuflligen, nicht geplanten Gesprchen ber unternehmensrelevante Themenim Bro, auf dem Flur oder in der Kaffeekche. In den letzten Jahren wurdenin Unternehmen durch die Einfhrung von Volltext-Suchmaschinenvorhandene digitale Inhalte erschlossen, z.B. Dateiserver oderDokumentenmanagementsystem (DMS), um sie Mitarbeitern zugnglich zumachen. Ein Social Network hingegen ist gegenwartsorientiert. Es bildet ab,was momentan gerade im Unternehmen stattfindet, also welche Inhalte geradeeingegeben werden, an welchen Projekten aktuell gearbeitet wird, was dieMitarbeiter beschftigt und welche Ideen fr die Zukunft daraus entstehenknnen. Inwieweit es Innovationen, die im ESN entstehen, am Ende wirklichvon der virtuellen in die reale Welt schaffen, ist Gegenstand aktuellerForschung. [6]

    Interne E-Mails abschaffen: Teile der E-Mail-Kommunikation knnenverlagert oder berflssig werden, denn ESN bieten schnellere Mglichkeiten,Information in Echtzeit auszutauschen. Ein Vorreiter dieser Idee ist derfranzsische IT-Dienstleister Atos1: So hat Thierry Breton, Vorstands-

    1http://www.de.atos.net

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    vorsitzender von Atos, den Ausstieg a