ERechnungen – elektronische Rechnungen richtig einsetzen, Kosten und Ressourcen sparen...

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eRechnungen – elektronische Rechnungen richtig einsetzen, Kosten und Ressourcen sparen Vortragsreihe Handwerkskammer München, November 2012 Dr. Reiner Kappler, Steuerberater Augsburg, Vertreter Steuerberaterkammer München

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eRechnungen – elektronische Rechnungen richtig einsetzen, Kosten und Ressourcen sparen

Vortragsreihe Handwerkskammer München, November 2012

Dr. Reiner Kappler, Steuerberater Augsburg, Vertreter Steuerberaterkammer München

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Vorneweg…

Rechnungs-aussteller

Rechnungs-empfängerRechnung

Papier?Digital?

Egal!

eRechnung 2

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Was ist für Sie wichtig? Agenda…

Elektronische Rechnungen – nur ein Trend?

Chancen durch die Digitalisierung des Geschäftsprozesses

rechtliche Anforderungen an die eRechnungen

eRechnung 3

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Definition Rechnung und Definition eRechnung

Definition Rechnung: (UStG § 14)

„Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet

wird.“

Definition eRechnung: (UStG § 14)„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem

elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“

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Übermittlungswege• per Email (Bilddatei,

Textdatei)• De-Mail• Computerfax oder

Faxserver• Webdownload• EDI (Datenaustausch)

eRechnung

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Verbreitung von eRechnungen in Deutschland

Quellen: tns gallup/Itella 2008; Uni Hannover, Studie eRechnung 2008

Elektronische Rechnungsstellung durch kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

8 %

22 %

43 %

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

2006 2008 2011

+ 21 %

aktuell häufig Beibehaltung der Papierrechnung

Unsicherheit bei Umgang mit eRechnungen

eRechnung

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Was ist für Sie wichtig? Agenda…

Elektronische Rechnungen – nur ein Trend?

Chancen durch die Digitalisierung des Geschäftsprozesses

rechtliche Anforderungen an die eRechnungen

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Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen

Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen …

… auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren.

… Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität).

… das Unternehmensimage modernisieren.

… umweltbewusst agieren.

… Kosten für Papier, Druck, Porto senken.

eRechnung

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Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel

Umsatzerlöse 1.000.000 Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung 100.000 Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36

z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (eRechnung)

gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen 91.667 Euro Verminderung der Forderungen 8.333 Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins 12.000 Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins 11.000 Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr 1.000 Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro

eRechnung

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Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender

DruckenKuvertierenVerschicken

3,90 €

Zahlung oder M

ahnung

0,50 €

Archivierung

2,20 €

ZahlungsabgleichCash

Managem

ent

4,50 €

Voll-kosten

11,10 €

4,70 €*

Papier

elektronisch,automatisiert 0 0,40 € 0,80 €3,00 €

Einsparung pro Rechnung 6,40 € = 57 %*Berücksichtigt sind 0,50 € Transaktions-

kosten für E-Invoicing DienstleisterQuelle: Billentis Marktstudie 2012

„E-Rechnungen als Chance ineinem veränderlichen Marktumfeld“ eRechnung

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Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger

Empfangen

Zuordnen

1,10 €

Erfassen

3,00 €

PrüfenBestellabgleich

4,00 €

Reklam

ationbearbeiten

2,50 €

Archivierung

2,20 €Zahlung

Cash Managem

ent4,80 €

Voll-kosten

17,60 €

6,70 €*

Papier

elektronisch,automatisiert 0 0 1,20 € 2,00 € 0,80 €2,00 €

Einsparung pro Rechnung 10,90 € = 62 %*Berücksichtigt sind 0,50 € Transaktions-

kosten für E-Invoicing DienstleisterQuelle: Billentis Marktstudie 2012„E-Rechnungen als Chance in

einem veränderlichen Marktumfeld“ eRechnung

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Digitalisierung der Geschäftsprozesse – am Beispiel DATEV: eRechnung „einfach“ online bezahlen

Rechnungsbetrag: 700,00 €

Direkte Zahlung über digitalen Beleg möglich.

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eRechnung - Besonderheiten

„Echtheit der Herkunft“

Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers

Authentizität„Unversehrtheit des Inhalts“

Keine Veränderung der Daten

Integrität

gewährleistet durch

Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad

(oder qualif. Elektr. Signatur oder EDI)

Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers• Zustimmung bedarf keiner besonderen Form• Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend • Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende

Billigung

Für JEDE Rechnung (Papier + Digital) gilt

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eRechnungInnerbetriebliches KontrollverfahrenVerfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt.d.h. verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen.

Für einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann

jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente,

Lieferscheine, buchhalterische Abbildung

16eRechnung

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eRechnungInnerbetriebliches Kontrollverfahren

… dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach §§14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen

Angaben

Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden!

17eRechnung

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eRechnungVorsteuerabzugsberechtigungVorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung

BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger

Zahlungsempfänger - rechtfertigt die Annahme dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind!

Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu.

18eRechnung

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Was gilt als elektronisch übermittelte Rechnung?

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Medium Berechtigt zumVorsteuerabzug?

Bemerkung

Standard zu Standardfax Ja Gilt als Papierrechnung

PC-Fax zu PC-Fax ja

Ausdruck elektronische Rechnung ja Medienbruch!

E-Mail mit Rechnung im Anhang (als pdf oder Textdatei)

Ja Rechnung in elektronischer Form (Ausdruck ist ungenügend!). Archiviert werden muss ebenfalls die E-Mail

De-Mail, ePost JaVerwendung EDI-System Ja

Rechnungen per Thermopapier Ja Telefaxe auf Thermopapier sind durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren lesbar ist.

per Web-Download Ja

eRechnung

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6 Jahre sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

10 Jahre Buchungsbelege

6 Jahre empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe

10 Jahre Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte,

Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen

Generell gilt: die Zehnjahrespflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.Geplant ist die Verkürzung auf 8 Jahre (Jahressteuergesetz 2013).

Aufbewahrung – welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?

Rechnungen über Bauleistungen an Privatpersonen 2 Jahre

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eRechnungen – es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten!

Ihre Meinung, Ihre Fragen?Interessant für Sie?

Was möchten Sie von uns wissen?

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