www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt Komus

Erfolgsfaktoren bei DMS:

Was beim Dokumentenmanagement wichtig ist.

Prof. Dr. Ayelt Komus

www.komus.de0172 6868697

ayelt@komus.de

Mainz, 27.4.2010

2www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt Komus

http://photography.nationalgeographic.com/photography/enlarge/car-transport_pod_image.html

3www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt Komus

BPM-Umfrage (Studie)

BPM-Labor - Forschungsthemen

BPM-Expertise

Wikimanagement

BPM-Umfrage (Studie)

BPM-Check

(LernendesOnline-

Reifegrad-Modell)

BPMSTATUS

QUOBEST

PRACTICE

BPM-Best Practice

(Experten-gesprächemit BPM-

Best Practices)

BPMund

Six Sigma

(Studie)

* BPM: Business Process Management

*

BPM-Best Practice

(Experten-gesprächemit BPM-

Best Practices)

4www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusErfolgsfaktoren für DMS

Klare Ziele, klare Nutzenerwartung

Integrativ denken, pragmatisch umsetzen

Von Open Source lernen

Kein ‚Elektrifizieren‘ bestehender Prozesse

Prozesse und Systeme nicht einbetonieren

Akzeptanz ist der Schlüssel

5www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusKlare Ziele, klare Nutzenerwartung als Basis

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Road_with_hairpin_turns.jpg

6www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusKlare Ziele, klare Nutzenerwartung als Basis

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Road_with_hairpin_turns.jpg

Was soll das DMS bringen? End-to-End-Betrachtung als Basis Scope klar? Ziele auf allen Ebenen transparent? Vision möglichst greifbar

– je plastischer desto besser (story board!)

Nur wer das Ziel kennt, kann den Weg finden

Nur 32% der IT-Projekte werden erfolgreich (in-time, in-budget) abgeschlossen*

*Quelle: Chaos Report, Standish Group 2009

7www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusIntegrativ denken – pragmatisch umsetzen

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bundesarchiv_B_145_Bild-F003562-0006,_Sindelfingen,_Mercedes_Autowerk.jpg

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bundesarchiv_B_145_Bild-F003562-0006,_Sindelfingen,_Mercedes_Autowerk.jpg

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Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusIntegrativ denken – pragmatisch umsetzen

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bundesarchiv_B_145_Bild-F003562-0006,_Sindelfingen,_Mercedes_Autowerk.jpg

Integrativ denken Business / Strategie Prozesse IT Menschen Modelle Dokumentation/Schulung

Pragmatisch umsetzen Koppeln als Alternative zum Integrieren Welche Prozesse wie tief modellieren? Kommunikation und Einbindung wichtiger

als formale Verknüpfung Round-trip eher die Ausnahme, aber der richtige Denkansatz

9www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusVon Open Source lernen

10www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusVon Open Source lernen

Wir überschätzen unsere Fähigkeiten,Dinge rational zu durchdringen

Von Open Source lernen:Release early – release often

Lernkurven sind Erfahrungskurven!

Work-arounds sind oftmals die wirtschaftlichste Lösung

11www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt Komus

Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt: schnellere Pferde. (Henry Ford)

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Door_paard_getrokken_taxi.jpg

12www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusKein ‚Elektrifizieren‘ bestehender Prozesse

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Door_paard_getrokken_taxi.jpg

* Zugeschrieben Michael Hammer

Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt: schnellere Pferde. (Henry Ford)

Tagging statt Hierarchie DMS als Basis für neue Prozesse und Funktionalitäten:

Automatisierung, Monitoring, Collaboration, Business Intelligence

Prozesse laufend hinterfragen „If it does not make 3 people angry, it is not a process“* Denkansätze von Core-based-Engineering und Zero-base Budgeting

auch für Prozesse

13www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusAgile Prozesse und Systeme erhalten

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lentos-Betonporsche_Linz_09.jpghttp://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lentos-Betonporsche_Linz_09.jpg

14www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusAgile Prozesse und Systeme erhalten

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lentos-Betonporsche_Linz_09.jpg

Prozesse sind der rote Faden

Der Produktionsstart ist nicht der Abschluss, sondern nur ein Zwischenpunkt

Prozessverantwortlichkeiten fließend aus dem Projekt in die Produktion mitnehmen

Prozesse müssen ganzheitlich gelebt werden

15www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusAkzeptanz ist der Schlüssel

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lentos-Betonporsche_Linz_09.jpghttp://commons.wikimedia.org/wiki/File:Horse-drawn_fire_reel_and_car.jpg

16www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusAkzeptanz ist der Schlüssel

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Lentos-Betonporsche_Linz_09.jpghttp://commons.wikimedia.org/wiki/File:Horse-drawn_fire_reel_and_car.jpg

Projekte mit Change Management sind nachweislich erfolgreicher

Change Management wird meist unterschätzt und unterbudgetiert

Change Management ist keine Esoterik – Information, Zielgruppenorientierung und Kompromissfähigkeit sind der Schlüssel

Change Management ist vor allem kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren, …

Wann ist ein Projekt erfolgreich?

17www.komus.de

Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusChancen von DMS

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bundesarchiv_Bild_183-S16064,_Rudolf_Caracciola,_Bernd_Rosemeyer.jpg

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Struktur Technologie MenschProf. Dr. Ayelt KomusChancen von DMS

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bundesarchiv_Bild_183-S16064,_Rudolf_Caracciola,_Bernd_Rosemeyer.jpg

effektives, funktions- und prozessübergreifendes Arbeiten

Abdeckung von Compliance-Erfordernissen

Vermeidung von ‚Blindleistung‘

Transparenz

Verbesserte Zusammenarbeit

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FH KoblenzProf. Dr. Ayelt Komus

www.komus.de0172 6868697

komus@fh-koblenz.de

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Bantam_jeep_flying_37mm_sm.jpg