Erply update 2014 deutsch teil1

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Bedienungsanleitung ERPLY Setup

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Inhaltsverzeichnis

1 Neuerungen1.1 Arbeitsbeginn und Arbeitsende1.1.1 Einstieg

1.1.1.1 Login1.1.1.1.1 Startseite

1.1.1.1.2 Benutzer1.1.1.1.3 Sprachen1.1.1.1.4 Passwörter1.1.1.1.5 Menüleiste1.1.2 Abmelden1.1.3 Funktionsschaltflächen

2 ERPLY Arbeitsablauf2.1 Die ersten 30 Minuten mit ERPLY - 5 Schritte3.1 Kunden einrichten

3.1.1 Adressarten3.1.2 Berufsbezeichnung - Position3.1.3 Rechtsformen3.1.4 Kundengruppen3.1.5 Vertragsarten Kunden3.1.6 Kategorien Kundennotizen3.1.7 Banken3.1.8 Länder3.1.9 Branchen

3.2 Importieren und hinzufügen von Kunden3.2.1 Unternehmen hinzufügen3.2.2 Kontakte erstellen

3.2.2.1 Sichtbarkeit von Kunden in Abhängigkeit der Benutzergruppe3.3 Auswahl von Kundenvorgängen3.3.1 Offene Posten Debitoren3.3.2 Kundenrechnungen und Belege3.3.3 Debitoren und Kundensalden

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1 Neuerungen

Als Resultat ständiger Bemühungen, wurde die Bedienernavigation neu gestaltet und um Zusatzmenüs erweitert.

Jetzt ist es noch einfacher die benötigten Funktionen zu finden.ERPLY Anwendungen und Erweiterungen haben Sie nun schnell zur Hand.

Die Symbole wurden durch Menüpunkte ersetzt.

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Aus den Hauptmenüs kann man nun die am meisten benötigten Bereiche und Berichte öffnen.Jedes Menü ist auf den jeweiligen Anwendungsbereich zugeschnitten, zum Beispiel:

EINKAUF für alle Einkaufsprozesse,

EINZELHANDEL um alle Preislisten, Promotions, Standorte, Arbeitszeiten, Mitarbeiter, Webseiten und Kassen zu verwalten.

Untermenüs sind weiterhin in bekannter Reihenfolge, wie Kunden, Verkauf, Lager...Somit ist die Umstellung auf die neue Menüführung einfach.

Anwender machen sich mit dem neuen Menü schnell vertraut und erkennen, dass sehr viel Zeit eingespart wird.Schnellere und effektivere Arbeitsabläufe.

Mit diesen neuen Menüs sind Anwendungen einfacher zu bedienen und zu finden.

Häufig benötigte Anweisungen, wie neue Belege, Buchungen hinzufügen oder Bestellungen erfassen, kann man direkt auswählen, unabhängig davon an welcher Stelle man sich geradein den Modulen befinden.

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Die Suche nach Dokumenten ist nun direkt in die Menüs integriert.

Um schneller zu arbeiten, reduziert die neue Menüführung unnötige Zwischenschritte und bietet mehr Unterstützung, besonders bei komplexen Vorgängen.

Diese aktualisierte ERPLY Anleitung hilft Ihnen bei allen grundlegenden Vorgängen und auch dabei, die wichtigsten Antworten zu finden, die Sie benötigen.

Wie kann im Lager kommissioniert werden und wie werden Rechnungen und Lieferscheine erstellt?

Was sind die Aufträge meiner Bestandskunden, die auf Grund des neuen Wareneingangs ausgeliefert werden können?

Wie bestelle ich Artikel bei den entsprechenden Lieferanten?

Wie kann man genau die Menge der Etiketten drucken, die der Menge des Wareneingangs entsprechen?

Um den Abruf von Informationen zu vereinfachen und die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen, finden Sie nun einige Prozeduren bereits in den neuen Menüs.

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1.1 Arbeitsbeginn und Arbeitsende

1.1.1 Einstieg

Um Ihre Arbeit mit ERPLY zu beginnen, öffnen Sie den Weblink, vergleichbar dem nachfolgenden Link oder durch Login auf erply.com

https://www.erply.net/4315

Ihr genauer Weblink wird sich unterscheiden, je nachdem wo Ihr Server sich befindet und wie Ihr Benutzername, Passwort sowie der ERPLY Kunden-ID Code lautet.

Über einen entsprechenden Weblink haben Sie einen gesicherten Zugang zum System, ohne Zertifikationsmeldungen des Browsers zu erhalten.

Empfohlene Webbrowser sind Mozilla Firefox (6 oder neuer) oder Google Chrome. Anwendbar ist auch der Microsoft's Internet Explorer (neuer als 6), wobei dieser aber die schlechteste Wahl wäre.

Die Version des Mozilla Firefox Browsers kann im Hilfemenü der Windowsversion abgefragt werden, bei Apple PC-Systemen unter 'Über Firefox'.

‘Über Internet Explorer’ zeigt Ihnen die verwendete Microsoft Internet Explorer Browserversion an. Aktualisieren Sie den Browser, falls erforderlich.

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1.1.1.1 Login

Nach Ihrer Neuanmeldung, bekommen Sie Zugang über folgendes Dialogfenster:

Bei Eingabe des falschen Benutzernamens oder Passworts, erscheint dieses Dialogfenster:

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, wählen 'Passwort vergessen?'Folgendes Dialogfenster erscheint:

Geben Sie Ihre Email oder Ihren Benutzernamen ein. Benutzer erhalten an die registrierte Email-Adresse einen Email-Link, um das Passwort zu ändern.

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Sollten Benutzer die Anmeldedaten hintereinander fünfmal falsch eingegeben haben, wird der Zugang für 15 Minuten blockiert. In einem solchen Fall, kann jedoch der Administrator den Zugang über das Modul >Einstellungen>Benutzer, sofort wieder herstellen.

Um dies zu tun, einfach <Freigabe> auswählen.

1.1.1.1.1 Startseite

Nach erfolgreicher Anmeldung, erscheint die Startseite:

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Die Inhalte und das Erscheinungsbild der Startseite, sowie der Aufbau der Hauptübersicht, ist abhängig von den zusätzlich aktivierten Anzeigefelder der Widgets und den Benutzerrechten sowie der definierten Benutzergruppe,

entweder<Regular Dashboard - Ansicht Standard>oder<HQ Dashboard - Ansicht Zentrale>.

Zu beachten ist, dass die Sitzung solange läuft, solange der Browser geöffnet ist!

Sofern Ihnen die Textgröße auf dem Bildschirm zu klein ist, können Sie die Größe wie folgt verändern:

Taste <ctrl> (cmd/strg) und + um zu vergrößernTaste <ctrl> (cmd/strg) und - um zu verkleinernTaste <ctrl> (cmd/strg) und 0 für die Originalgröße

Sie können auch die Taste <ctrl> (cmd/strg) gedrückt halten und die Bildlauffunktion der Maus (Trackball,Trackpad) verwenden, um in den Text herein- oder heraus zu zoomen.

Die Browser erinnern sich an die Größeneinstellungen der jeweilig aufgerufenen Seiten.

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Diese Schaltfläche, welche sich links auf der Unterteilungslinie befindet, öffnet und schliesst den linken Navigationsbereich, in welchem sich die Kundenliste befindet.Dort können Sie schnell nach Kundeneinträgen und deren Aktivitäten suchen.

Sie können hier auch neue Kunden hinzufügen oder diese aus einer Datei importieren.

Es ist nun möglich, dass die Kundenliste nicht erscheint, da nur Kunden gezeigt werden die mit einer Flagge markiert wurden.

Die komplette Kundenliste ist im Modul Kunden.

Zwei neue Schaltflächen wurden der Startseite hinzugefügt:<Neues Widget (Zusatzanzeigefeld)> und

<Aktualisieren>

Über die Schaltfläche <Neues Widget> können Sie Ihre Startansicht schnell konfigurieren:

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So könnte das Resultat dieser Einstellungen dann aussehen:

Für Echtzeitdaten wählen Sie <Aktualisieren>:

Einige Diagramme zeigen nur die reinen Umsätze, inkl. Mwst., jedoch ohne Gutschriften.

Neu ist, dass die Startseite nur die Daten jener Geschäfte anzeigt, für welche die entsprechenden Nutzer auch eine Berechtigung zugeteilt bekommen haben.

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1.1.1.1.2 Benutzer

In der Menüleiste werden das Unternehmen und der jeweilig angemeldete Benutzer angezeigt:

1.1.1.1.3 Sprachen

Rechts oben finden Sie die Sprachauswahl:

Hier können Sie die gewünschte Sprache auswählen.Denken Sie daran, das Bezeichnungen, beispielsweise für Artikel, auch in den anderen Sprachen eingetragen werden sollten.

ERPLY bietet derzeit eine reiche Auswahl an Sprachen:Englisch, Estnisch, Finnisch, Deutsch, Griechisch, Lättisch, Litauisch, Russisch, Spanisch und Schwedisch.In naher Zukunft, hoffen wir weitere Sprachen, hinzufügen zu können und freuen uns über die Unterstützung und das Feedback unserer Anwender.

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1.1.1.1.4 Passwörter

Sollten Sie vermuten, dass Passwörter Unbefugten bekannt sein könnten, ändern Sie diese mit Administratorrechten wie folgt:

>Einstellungen>Mitarbeiter >BenutzerSchaltfläche<Passwort> auswählen

Zusätzliche Berechtigungsparameter werden je Benutzer im rechten Bereich markiert.Die Zugriffsberechtigungen auf die Standorte werden im unteren Bereich festgelegt.

Login:Neues PasswortNeues Passwort wiederholen:

Geben Sie das neue Passwort zweimal ein und wählen Sie den Texlink <Passwort>.ERPLY zeigt dann folgende Nachricht an: 'Passwort geändert'.

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1.1.1.1.5 Menüleiste

Die angezeigten Module unterscheiden sich je nach Lizenzpaket.

1.1.2 Abmelden

Als Neuerung finden Sie in der Menüleiste rechts oben eine neu Schaltfläche <Abmelden>.

Sie werden nicht automatisch abgemeldet!

Um den Zugang für andere Benutzer zu gestatten, müssen Sie ERPLY zuerst durch <Abmelden> schliessen. Danach erscheint dann das <Login> Dialogfenster wieder.

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1.1.3 Funktionsschaltflächen

Es gibt eine Reihe von Funktionsschaltflächen, welche Auswahlmenüs öffnen oder Informationen und Dialoge anzeigen, sobald Sie sich über gewisse Bereiche der Menüleiste mit der Maus bewegen oder während Sie durch das System navigieren.

a) ein Suchfenster mit dem Suchbefehl.

Schreiben Sie einen Teil des Namens und verwenden Sie dann die Lupe.

b) <Hinzufügen> Neuanlage oder hochladen

c) <Druckersymbol> für Ausdrucke

d) <Emails> für die Emailverarbeitung*

* Massen-Emailversand muss zuerst von ERPLY aktiviert sein, andernfalls erscheint dieser

Hinweis:

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e) Auswahl verschiedener Optionen und Programmfunktionen mit <Mehr...>

f) Sortierfilter auf/absteigend

g) Als PDF-Dokument speichern

h) Datensatz bearbeiten

i) Ansehen

j) Auswahl Artikel

k) Auswahl Dienstleistungen

m) Sortierrichtung ändern

n) Datum aus Kalender auswählen

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2.1 Die ersten 30 Minuten mit ERPLY - 5 Schritte

Schritt 1:

Erfassen Sie die Informationen zu Ihrem Unternehmen:>Einstellungen>Informationen über das eigene Unternehmen

Diese Informationen können so dann auch in der Kopf- oder Fusszeile IhrerStandardformulare für Verkaufsbelege oder Rechnungen verwendet werden.Mit dem neuen Vorlagensystem ‘Actual Reports’ können Rechnungen, Lieferscheine, Etiketten uvm. maßgeschneidert werden.

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Schritt 2:

>EINSTELLUNGEN>Mitarbeiter <Mitarbeiter hinzufügen> links von den Pfeilen <Filter>Pflichtfeld Nachname<Speichern>

Nun können Sie ein Benutzerkonto erstellen, sofern Sie über die Adminrechte verfügen.

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Pflichtfelder bei der Neuanlage der Benutzerkonten für bereits erfasste Mitarbeiter sind: Benutzername, Passwort, Benutzergruppe zb. Kasse, Buchhaltung, Verkauf und die Auswahl der Person.

Abgesehen von den Privilegien, die der jeweiligen Benutzergruppe zugeordnet werden können, findet hier die Vergabe der Zugangsberechtigung zu den entsprechenden Lagerstandorten (Kassen) / Filialen statt, siehe Kästchen unterhalb zum anhaken.Weitere Berechtigungen für Kreditlimitverwaltung, Neuanlage von Waren, Abschriften, Stornos, Retouren und manuelle Anwendung von Couponcodes von Verkaufsaktionen, werden hier schon festgelegt, siehe Kästchen auf der rechten Seite zum anhaken.

Schritt 3:

>EINSTELLUNGEN>Konfigurationen

Konfiguration operativer Parameter des ERPLY-Accounts. Definieren Sie hier die Druckerdetails für Verkaufsbelege, Rechnungen und sonstige generelle Einstellungen.

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Schritt 5:

Artikel/Servicekategorien und Gruppen defininieren, dann Artikeldaten eingeben/importieren.Eine optimale Auswertung mit Berichten erfordert hier eine gut durchdachte Struktur.Saisonkennzeichen könnten beispielsweise als Prioritätgruppe angelegt werden um dann eine aussagekräftige Abverkaufsstatistik erstellen zu können (Renner-Penner-Liste).

Artikel anlegen in >LAGER >Hinzufügen

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und/oder

>Artikel von TXT-Datei importieren, nach dem der Verzeichnisbaum mit allen Gruppen und Untergruppen / Unterkategorien angelegt wurde.

>danach werden Kunden und Lieferanten importiert.

>KUNDEN>Importieren Sie, wie bei den Artikeln aus einer (Unicode)Textdatei, wählen Sie Kunden oderLieferanten aus. Laden Sie hierzu die Musterdateien herunter oder erfassen Sie manuell.

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Importfelder Kunden / Lieferanten

Handelsregisternr. Adresse 2 - Stadt

Firmenname Adresse 2 - Postleitzahl

Kunden / Lieferantengruppe Adresse 2 - Land

Telefon Adresse - Region

Fax Zahlungsfrist, Anz. der Tage

Handy-Nr. Verzugszinsen pro Tag

Email VAT/Ust-ID Nummer

Webseite Kreditlimit

Voller Name der Kontaktperson Anmerkungen

Vorname der Kontaktperson Anmerkungen 2

Nachname der Kontaktperson Anmerkungen 3

Ausweis/Passnr. der Kontaktperson Anmerkungen 4

Telefon Kontaktperson Anmerkungen 5

Fax Kontaktperson Anmerkungen 6

Mobilfunk Kontaktperson Anmerkungen 7

Email Kontaktperson Externe ID

Position Kontaktperson Konto

Adresse - Straße mit Hausnr. Bankname

Adresszeile Zusatz Währung

Adresse - Stadt Kundencode von Hansa

Adresse - Postleitzahl Bonuskarten-Code

Adresse - Land Branche

Adresse - Region Kundenbetreuer

Adresse 2 - Straße mit Hausnr. Kreditlimit-Blockade (ja/nein)

Adresszeile 2 Zusatz Herstellerland

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Importfelder Artikel

Code Bruttogewicht kg

EAN Code Lieferant

Code 3 (Intrastat) Herkunftsland (Ländercode)

Herstellerbezeichnung Übliche Lieferzeit

Artikelgruppe Umsatzsteuer %

Einheit Artikelkategorie

Bezeichnung Hersteller

Bezeichnung auf Englisch Lageradresse

Verkaufspreis Netto Mengen in Verpackungen (Felder mit Leerzeichen trennen)

Verkaufspreis mit Mwst. Status (aktiv/archiviert/keine Nachbestellungen/kein Verkauf)

Einkaufspreis (Lagerwert) Marke

Lagermengen Prioritätsgruppe

Beschreibung Im Webshop anzeigen (ja/nein)

Beschreibung 2 Lagerartikel (ja/nein)

Beschreibung 3 Länge mm

Beschreibung 4 Breite mm

Beschreibung 5 Höhe mm

Beschreibung 6 Volumen ml

Beschreibung 7 Mindestbestand

Beschreibung 8 Maximalbestand

Beschreibung 9 Artikel kann nur bestellt werden als Mehrfaches von X

Gewicht kg

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3 KundenDurch die Bestandsverwaltung mit ERPLY, können Sie wertvolle Einsichten erhalten, was sich wie, wann und wo verkauft und wer was kauft. Daher ist es sehr hilfreich Kunden mit Parametern zu beschreiben und zu kategorisieren.Somit erhalten Sie Informationen über deren Vorlieben. Damit können Sie besser reagieren, wenn es darum geht was Sie Ihren Kunden anbieten möchten.

3.1 Kunden einrichten

Füllen Sie die Felder bei der Erstellung eines Kunden aus und fügen Sie gegebenenfalls zusätzliche Details, wie beispielsweise Adressarten unter Einstellungen hinzu.

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Mit der Auswahl Kundengruppe, können Sie den Kontakt einer Gruppe zuordnen.

Nach dem Speichern erscheint oben der Finanzstatus mit Kundensaldo, im unteren Bereich sind die Anzeigefelder für die letzten Einkäufe, Bestellungen und Zahlungen.

>EINSTELLUNGEN>Alle Einstellungen>Einstellungen Kundendaten>Kundengruppen>Hinzufügen

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3.1.1 Adressarten

>EINSTELLUNGEN >Einstellungen Kundendaten >Adressarten<Hinzufügen> um eine neue Adressart anzulegen.

Beschreibung der Adressart in den jeweiligen verwendeten Sprachen.

Setzen Sie den Haken bei ' [√] Auf der Rechnung ausdrucken ', sofern Sie wünschen dass diese entsprechende Adresse auf der Rechnung gedruckt werden soll.

<Speichern>

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3.1.2 Position

Erstellen Sie alle unterschiedlichen Positionen für Ihre Mitarbeiter.

>EINSTELLUNGEN>Alle Einstellungen>Einstellungen Kundendaten>Berufsbezeichnungen

>Hinzufügen< einer neuen Berufsbezeichnung (Mehrsprachige Felder)

<Speichern>

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3.1.3 Rechtsformen

Erstellen Sie die juristischen Bezeichnungen für Unternehmen, beispielsweise: AG, GmbH, GbR, GmbH & Co. KG, e.K., S.E., Ltd., S.r.l. usw.

>EINSTELLUNGEN>Kundeneinstellungen>Unternehmensarten

<Neu> um eine neue Rechtsform zu erstellen

<Speichern>

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3.1.4 Kundengruppen

Kategorisieren Sie Ihre Kunden, um Berichte nach Kundengruppen, basierend auf diesen Kategorien, zu erstellen und somit besser Ihre Kunden zu verstehen und gezielt anzusprechen.

>EINSTELLUNG>Kundengruppen

<Hinzufügen> um neue Kundengruppen zu erstellen.

Eine neue Gruppe entsteht, mit der Bezeichnung <Neue Kategorie>.

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Rechtsklick zum Öffnen der Auswahlmöglichkeiten.Wählen Sie <Umbennen> um die Vorgabe <Neue Kategorie> zu überschreiben.Wählen Sie <Löschen> um nicht benötigte Kategorien sofort zu entfernen.

Wählen Sie <Bearbeiten> um Bezeichnungen einzutragen oder Preislisten zuzuordnen.

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<Hinzufügen> Diese Option ermöglicht es Ihnen eine neue Unterkategorie anzulegen.

3.1.5 Vertragsarten Kunden

<Neu> hinzufügen neue Kunden-Vertragsart<Speichern>

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3.1.6 Kategorien Kundennotizen

<Hinzufügen> neue Kategorien für Kundennotizen erstellen, wie Bank, Zugangsdaten, usw.

Rechts-Klick auf die bestehenden Einträge für weitere Auswahlmöglichkeiten.<Hinzufügen> um eine neue Kategorie oder eine neue Unterkategorie zu erstellen.

<Umbenennen> der Bezeichnung oder <Löschen> falls erforderlich.

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3.1.8 Länder

Es existiert bereits eine Liste mit Ländern in der Auswahltabelle.

<Hinzufügen> um ein neues Land mit mehrsprachigen Bezeichnungen zu erstellen.

<Speichern>

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3.1.9 Branchen

Es existiert bereits eine Liste mit <Branchen> als eine Beschreibung von Geschäftsfeldern, wie Einzelhandel, Grosshandel, Produktion, Dienstleistungen, Beratung, usw.<Neu> zum hinzufügen von neuen Werten.

Erfassen Sie die Beschreibungen in den erforderlichen Sprachen und speichern diese dann.Nun können Sie bereits beginnen neue Kunden zu erfassen oder zu importieren und deren Branchen später hinzufügen. In der Kundenkarte finden Sie verschiedene Felder und wählen einfach die erforderlichen Werte aus den jeweiligen Menütabellen aus.

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3.2 Importieren und hinzufügen von Kunden

Firma oder Kontaktperson manuell hinzufügen oder Kunden importieren.

Diese Anzeige erscheint, wenn Sie 'Importieren von Kunden aus TXT-Datei' wählen:

Rechts vom Feld 'Importiere:' können Sie zwischen Kunden und Lieferanten wählen.

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In den einzelnen Zeilen können Sie dann die jeweiligen Felder zuordnen.Hat die Tabelle eine Überschriftszeile mit Feldbezeichnungen, dann den entsprechenden Haken setzen um diese Zeile nicht mitzuimportieren.

Hinweis:Kundendaten oder Lieferantendaten können NICHT durch erneuten Import aktualisiert oder überschrieben werden. Mehrfacher Import führt zu mehrfachen Datensätzen!

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Sollten Sie den Import nicht selbst vornehmen können, kann ein einfacher, erster Import der Daten auch vom ERPLY-Team durchgeführt werden. Komplexere Datenmigrationen und Konvertierungen sind eine gesonderte Dienstleistung.

Achten Sie darauf dass Importtabelle nur aus einem Tabellenblatt bestehen!

In MS Excel >Speichern als > andere Formate > speichern als Unicode TXT (ev. auch Unicode UTF-8 oder UTF-16 je nach Version). Eine neue Datei wird angelegt.

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Hier können Sie suchen, <Unternehmen hinzufügen> oder <Person hinzufügen> sowie auchbearbeiten und löschen.

Übersichtsliste:

Sie können Kontaktpersonen zu Unternehmen und auch zu Kontakten selbst hinzufügen!

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3.2.1 Unternehmen hinzufügen

Wählen Sie Unternehmen <Hinzufügen>

Die roten Pflichtfelder müssen um speichern zu können ausgefüllt werden:a) Name der Organisationb) Rechtsform des Unternehmensc) Kundengruppe (Standardgruppe ändern, falls erforderlich), weitere Gruppen können angelegt werden.Erfassen Sie alle sonst notwendigen Informationen.

Um einen Kontakt zu erstellen, gehen Sie in die Zeile Kontakte und speichern mit dem Diskettensymbol am Zeilenende, siehe Erläuterung weiter unten.

Dann tragen Sie ggf. die zuständige Person oder den Ersteller des Datensatzes ein:

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Hinweis:

Als Standardwert für das Kreditlimit der neu angelegten Kundendatensätze erscheint 0, dies bedeutet aber eine unbegrenzte Kreditlinie (!)

Legen Sie von daher ggf. bitte zuerst ein Kreditlimit fest.

Sie können auch ‘Nur Barverkauf möglich’ als Zahlungsbedingung festlegen, nur Gutschriften und Bar- oder Kreditkartenverkäufe sind dann zugelässig.

Als weitere Zahlungsbedingung können Sie das Zahlungsziel in Tagen definieren.

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Zu einem Unternehmen können mehrere Adressen und mehrere Kontakte hinzugefügt werden. Speichern (Diskettensymbol), bearbeiten und löschen erfolgt zeilenweise!

Mit diesem Symbol können Sie die Daten löschen.

Es erscheint ein Hinweis, welcher bestätigt werden muss, ansonsten <Abbrechen>.

Mit diesem Symbol können Sie die geänderten Daten speichen. Die erfassten Daten in dieser entsprechenden Zeile werden somit gespeichert.Die generelle Schaltfläche <Speichern> im oberen Bereich speichert nicht die soeben eingebene Adresszeile! Das Disketten-Symbol muss hierzu in jeder neuen Zeile betätigt werden, es erscheint dann kurz ein Haken. Somit werden dann Kontaktpersonen zu bereits erfassten Unternehmen hinzufügt.Eine neue Zeile für weitere Kontakte kann dann jeweils darunter hinzugefügt werden.

Mit diesem Symbol können Sie die Zeile der Kontaktperson oder Adresse bearbeiten.

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Links oben sehen Sie den Verlauf der letzten Änderungen, welche an der Unternehmenskarte vorgenommen wurden.

Hier können Sie einen Schnappschuss von früheren Versionen der Unternehmenskarte aufrufen.Wenn Sie versuchen, eine ältere Version zu speichern, zeigt das Programm eine Warnung an und fragt ob Sie die aktuelle und neueste Version, mit der ausgewählten vorherigen Version überschreiben wollen:

Wählen Sie <OK> um zu einer älteren Version zurückkehren und diese zu speichern!

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Preislisten:

Je Kunde können gleichzeitig mehrere Preislisten hinterlegt werden.

Das Arbeitsprinzip ist wie folgt:Zuerst wird ein Preis für einen bestimmten Artikel im System abgefragt.Dann kommt die Preisliste zur Anwendung, welche einer bestimmten Kundengruppe zugeordnet wurde, in der Reihenfolge Preisliste 1, 2, 3. Wird der Preis für ein Artikel abgefragt (ob als prozentualer Rabatt oder als Sonderpreis), werden die vorherigen, zugeordneten Preise überschrieben.

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3.2.2 Kontakte erstellen

Öffnen Sie die Karte Kontaktperson:

Die rot umrandeten Bereiche sind die Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen, um die Kontaktkarte speichern zu können.a) Vornameb) Nachnamec) Kontaktgruppe (bereits mit Standardgruppe ausgefüllt)

Sie können das Standardfeld der Kontaktgruppe ändern, in dem Sie eine andere Gruppe aus der Liste auswählen.

Es wird empfohlen, die meisten Felder auszufüllen, um genaue Rechnungen oder Abrechnungen erstellen zu können und um statistische Vorgänge zu ermöglichen.

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Hinweis:

Als Standardwert für das Kreditlimit der neu angelegten Kundendatensätze erscheint 0, dies bedeutet aber eine unbegrenzte Kreditlinie (!)

Legen Sie von daher ggf. bitte zuerst ein Kreditlimit fest.

Sie können auch ‘Nur Barverkauf möglich’ als Zahlungsbedingung festlegen, nur Gutschriften und Bar- oder Kreditkartenverkäufe sind dann zugelässig.

Als weitere Zahlungsbedingung können Sie das Zahlungsziel in Tagen definieren.

Auch eine Kontaktperson kann mehrere Adressen und mehrere eigene Kontaktpersonen haben! Eine Kontaktperson kann aber muss nicht, auch nachträglich einer Organisation hinzugefügt werden oder in eine solche umgewandelt werden.

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Links oben sehen Sie den Verlauf der letzten Änderungen, welche an der Karte der Kontaktperson vorgenommen wurden.

Hier können Sie einen Schnappschuss von früheren Versionen der Karte der Kontaktperson aufrufen.

Wenn Sie versuchen, eine ältere Version zu speichern, zeigt das Programm eine Warnung an und fragt ob Sie die aktuelle und neueste Version, mit der ausgewählten vorherigen Version überschreiben wollen:

Wählen Sie <OK> um zu einer älteren Version zurückkehren und diese zu speichern!

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3.2.2.1 Sichtbarkeit von Kunden in Abhängigkeit der Benutzergruppe

Je nach Einstellung der Zugriffsrechte des Benutzergruppe des Benutzers auf das Kundenmodul, können Kunden sichtbar sein oder auch nicht.Jedem Kontakt oder jeder Organisation kann ein Kundenbetreuer (Benutzer) in der Kundenkarte zugewiesen werden.

Darf die Benutzergruppe des Benutzers beispielsweise nur die eigens erstellten Kunden sehen und auf vordefinierte Lagerstandorte (zb. Filialen) zugreifen, ist es trotzdem möglich für die sichtbaren Kunden, welche dann auch in der linken Seitenleiste gelistet werden, alle Transaktionen und Aktivitäten wie Rechungen, Angebote, Gutschriften, Projekte und Dokumente in diesem Zusammenhang zu sehen. Somit erhält dieser Benutzer eine Rundum-Ansicht auf seine zugewiesenen Kunden.

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3.3 Auswahl von Kundenvorgängen

Mit <Mehr> erhalten Sie eine Auswahl für verschiedene Kundenvorgänge:

Beispielsweise die Übersicht der Vorgänge eines Kunden:

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3.3.1 Debitoren - Offene Posten

Wenn Sie den Debitorenreport auswählen, erscheint ein Kontoauszug mit den offenen Posten. Bei neu angelegten Kunden oder Kunden ohne offene Posten erscheint ein Hinweis:Dieser Kunde hat keine überfälligen, unbezahlten Rechnungen.

Hier können Kommentare für jede Position erstellt und gespeichert werden.

Die entsprechenden Rechnungen können Sie direkt über die Links öffnen.

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3.3.3 Debitoren und Kundensalden

Abfragen und Anzeigen von Kontoauszügen, Salden und offenen Rechnungen.

Verwenden Sie hierzu das Modul BERICHTE oder verwenden Sie die entsprechende Auswahl in der Kundenkarte über die Schaltfläche <Mehr>.

Markieren Sie für wen Sie die Kontoauzüge oder Zahlungserinnerungen erstellen möchten.

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Der Kontostand auf der Kundenkarte zeigt nicht den Stand in einer bestimmten Periode an! Wählen Sie daher die entsprechende Filter und Zeiträume für Summen und Salden für den Bericht aus. Kontoauszüge oder Zahlungserinnerungen können Sie direkt per Email senden.

Hinweis:Es ist zu beachten, dass die Zahlungserinnerung alle offene Posten ausweist, während die Angaben und Saldo des Kontoauszuges lediglich einen bestimmten Zeitraum reflektieren.Über das Menü können Sie auswählen ob sich die Angaben auf den gewählten Zeitraum einen bestimmten Monat oder auf eine Jahres(ende)übersicht beziehen sollen.

Mahnungen und Kontoauszüge können in großen Mengen gedruckt werden. Am Ende des Berichts finden Sie die Summen. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um diejenigen auszuwählen, die angeschrieben werden sollen.

Damit Ihre Kunden besser erkennen können, ob es sich um einen Gesamtsaldo handelt oder nur um einen ausgewählten Zeitraum, können Sie die entsprechende Auswahl durch die rot umrahmten Felder steuern. Sie können festlegen, ob im Kundenkontoauszug alle Positionszeilen angezeigt werden soll oder ob die bezahlten Rechnungen nicht aufgeführt werden sollen.

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