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EU-Vertragsmanagement, Vorlagepflicht von EU- Forschungsverträgen & e- Unterschriften im Horizon 2020 Siegfried Huemer, Verena Dolovai und Dagmar Kieber 15.04.2016

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EU-Vertragsmanagement, Vorlagepflicht von EU-

Forschungsverträgen & e-Unterschriften im Horizon 2020

Siegfried Huemer, Verena Dolovai und Dagmar Kieber

15.04.2016

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EU-Forschungssupport der TU Wien

• zentrale Kontaktstelle für EU-Forschungsprojekte an der TU Wienunter Einbindung anderer Abteilungen

• Serviceeinrichtung für ForscherInnen & Verwaltungspersonal

• Beratungs- und Informationsaktivitäten

• EU-Förderprogramme für Forschung, Technologie & Innovation• Antragsphase bis zum Vertragsabschluss• EU-konforme Kostenkalkulation & Budgetierung

• Implementierung der e-Unterschrift auf Organisationsebene im H2020

• Gestaltung & Prüfung von EU-Forschungsverträgen (Letter of Intent, Memorandum of Understanding, Confidentiality Agreement, Grant Agreement, Consortium Agreement, Subcontract, … )

S. Huemer, V. Dolovai & D. Kieber

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Zuständigkeit des EUFS für europäische Forschungsförderprogramme &

Technologieinitiativen:- European Commission – Rahmenprogramm für Forschung und

Innovation „Horizon 2020“

- Joint Member States and EU Initiatives (ERA-NET Actions, Joint Programming Initiatives Article 185, Joint Technology Initiatives Article 187)- European Cooperation in Science and Technology Networking (COST)- European Initiative for applied research and development funding (EUREKA)- European Science Foundation (ESF)- European Structural and Investment Funds (ESIF)- European Regional Development Fund (ERDF)- Competitiveness of Enterprises and SMEs (COSME)- Research Fund for Coal and Steel (RFCS)- European Space Agency (ESA)

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Horizon 2020 im ÜberblickI. Wissenschaftsexzellenz II. Führende Rolle der Industrie III. Gesellschaftliche 

Herausforderungen

1. Europäische Forschungsrat (ERC)

1. Grundlegende und  industrielle Technologien

1. Gesundheit, Demographischer Wandel und Wohlergehen

1.1 Informations‐ und Kommunikationstechnologien (IKT)

2. Ernährungs‐ und Lebensmittel‐sicherheit, Land‐ und  Forstwirtschaft, maritime Forschung und Biowirtschaft

2. Künftige und neu entstehende Technologien (FET)

1.2 Nanotechnologie 3. Sichere Energieversorgung

1.3 Fortgeschrittene Werkstoffe 4. Intelligenter Verkehr

3. Marie Sklodowska‐Curie Maßnahmen (MSCA)

1.4 Biotechnologie 5. Klimaschutz, Umwelt, Ressourceneffizienz und Rohstoffe

1.5 Fertigung und Verarbeitung 6. Integrative, innovative und reflektierende Gesellschaften

4. Forschungsinfrastrukturen

1.6 Raumfahrt 7. Sichere Gesellschaften ‐ Schutz der Freiheit & Sicherheit Europas/Bürger2. Risikofinanzierung

3. Innovation in KMUQuelle: Verordnung (EU H2020) Nr. 1291/2013

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Horizon 2020 im Überblick

IV. Verbreitung von Exzellenz und Ausweitung der BeteiligungV. Wissenschaft mit der und für die GesellschaftVI. Gemeinsame Forschungsstelle (nicht nuklear)VII. Europäische Innovations‐ und Technologie Institut (EIT) Verordnung (EU H2020) Nr. 1291/2013

EURATOM für Forschung und Ausbildung Verordnung (EURATOM) Nr. 1314/2013

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Erfolgeicher Start der TU Wien ins H2020

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63 H2020 ProjectsTUW Costs: € 21.186.219,-- EU Contribution: € 21.085.261,-

Quelle: EUFS PdbGraphik: R.SchierGeprüft: S. Huemer

Project numbers

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Richtlinie des Rektorats zu § 27 UG 2002

Art IV.RL in Umsetzung von § 27 Abs 1 UG 2002

• Definition des Begriffs „Organisationseinheit mit Lehr-und Forschungsaufgaben“: Fakultäten, Institute, Zentrum für Mikro und Nanostrukturen, ZID, Abteilung Genderkompetenz, Forschungszentren, TUW DoctoralSchool

• D.h. unterzeichnungsberechtigt für die Forschungsverträge sind Leiter_in der Institute, Dekan_in, VR_in für Forschung und Innovation

• Vertretung bei Abwesenheit des primär Unterzeichnungsberechtigten immer in der Hierarchie aufwärts

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Richtlinie des Rektorats zu § 27 UG 2002

Art IV.RL in Umsetzung von § 27 Abs 1 UG 2002

• Projekte des WWTF (Wiener Wissenschafts-, Forschungs- und Technologiefonds): Anträge für WWTF-Projekte dürfen nur von VR_in für Forschung und Innovation unterzeichnet werden

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Richtlinie des Rektorats zu § 27 UG 2002

Art V.RL in Umsetzung von § 27 Abs 2 UG 2002

Die Vollmacht für Projektleiter_innen umfasst

• den Abschluss der für die Vertragserfüllungerforderlichen Rechtsgeschäfte

• die Verfügung über die FördergelderErteilung der Projektleiter_innenvollmacht durch Leiter_in der OE in der TISS-DatenbankVollmacht und Weisungsbefugnis der Leiter_in der OE aufrecht

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Richtlinie des Rektorats zu § 27 UG 2002

Art V.1.RL in Umsetzung von § 27 Abs 1 Z 3 UG

• Gemäß lit a) Vorlagepflicht von EU- und sonstigen internationalen Forschungsförderungsverträgen

• Vorlage an EUFS hat „rechtzeitig“, spätestens 2 Wochen vor Vertragsabschluss zu erfolgen

• Vorzulegende Dokumente sind bspw. Letter of Intent, Memorandum of Understanding, Confidentiality Agreement, Grant Agreement, Consortium Agreement, Subcontract, …

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Richtlinie des Rektorats zu § 27 UG 2002

Art V.1.RL in Umsetzung von § 27 Abs 1 Z 3 UG

• Gemäß lit c) bedürfen Verträge über EUR 5.000 der Freigabe durch den EUFS in der TISS-Projektdatenbank

• Gemäß lit d) Freigabe der Unterzeichnung durch Vizerektor_in für Forschung und Innovation:

- Projektanteil der TU Wien oder Gesamtbetrag der von der TU Wien verwalteten Fördermittel beträgt mehr als 350.000€ oder- geplante Vertragslaufzeit mehr als 3 Jahre

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Richtlinie des Rektorats zu § 27 UG 2002

Art V.3.RL in Umsetzung von § 27 Abs 1 Z 3 UG

• Gemäß Artikel V.3.RL besteht bei EU-Kostenabrechnungen:

- intern das 4-Augen-Prinzip (Projektleiter_in und Leiter_in der OE unterschreiben, Form C (Financial Statement) im TISS hochladen)- Projektleiter_in = Leiter_in der OE: Dekan_inzeichnungsberechtigt- nach außen (ggü. EU Kommission) ein Zeichnungsberechtigter (Projektleiter_in), Form C im Research Participant Portal hochladen und senden

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Zweck der Vorlagepflicht

Administrative und finanzielle Begutachtung:

• Stammdaten der TU Wien • Participant Identification Code (PIC): 9999 79 888• Unterschriftsberechtigte (Leiter_in der OE)• Prüfung des Projektbudgets und des EU-Finanzbeitrages

auf Plausibilität

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Zweck der Vorlagepflicht

Rechtliche Begutachtung:

• Vertragspartner (TU Wien) • Unterzeichnungsberechtigung• Entscheidungsfindung im Konsortium• Haftungsbegrenzung auf den einfachen Projektanteil• Geistiges Eigentum (Eigentum, Schutzrechte,

Publikationen, Verwertung, Zugangsrechte)• Streitbeilegung

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Zeitpunkt der Vorlage

Bitte legen Sie dem EUFS schon den ersten Entwurf des Vertrages und alle nachfolgenden Entwürfe bis zur Endfassung umgehend vor!

Von vielen Koordinatoren werden mittlerweile kurze Fristen gesetzt und die Begutachtung kann aufwändig sein.

Auch ist das Erfordernis der Freigabe seitens VR_in für Forschung und Innovation zeitlich einzuplanen (min. 2 Wochen VOR der Unterzeichnung). Beantragung der Freigabe übernimmt der EUFS nach Vorlage der vollständigen Vertragsdokumente durch das Institut.

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Verträge im Projektzyklus H2020Vorbereitungsphase Projektdurchführung Nach Projektende

• Konsortium bilden• Projektantrag

schreiben undeinreichen

• Verträge verhandeln

• Durchführung der Arbeiten gemäß der Description of theAction (DoA)

• Verträge verhandeln

• Publikationen

• Verbreitung und• Verwertung der

Resultate• Publikationen

• ConfidentialityAgreement

• Letter of Intent• Grant Agreement• Consortium

Agreement

• Grant Agreement• Consortium

Agreement• Subcontract

• ConsortiumAgreement

• LicensingAgreements

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Horizon 2020 Grant Agreement

• Musterverträge auf dem Research & Innovation Participant Portal/Reference Documents (General Model Grant Agreement und Specific Model Grant Agreements)

• Annotated Model Grant Agreements gibt Auslegungshilfen statt den verschiedenen Guides im FP7; aktueller Stand: Vs. 2.1, 30 October 2015

• Rechtsfolgen der Nichterfüllung sind gleich in jedem Paragraphen erwähnt

S. Huemer, V. Dolovai & D. Kieber

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Horizon 2020 Consortium Agreement

Model Consortium Agreements für H2020:

• DESCA Model CA http://www.desca-2020.eu/

• EUCAR Model CAhttp://www.eucar.be/category/publications/legal-documents/

• MCARD-2020 Model CA• http://www.digitaleurope.org/Services/H2020ModelConsortiumAgreement.aspx

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Horizon 2020 e-Unterschrift

• ECAS account (European Commission Authentication System)

• „single sign-on“ approach:1 person = 1 email address = 1 ECAS account =1 Password

• The creation of an ECAS account is free !

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/

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Participant Portal

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Participant Portal - Login

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Horizon 2020 e-Unterschrift

15.04.2016P. Härtwich: Participant Portal services, EC

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Horizon 2020 e-Unterschrift

S. Huemer, V. Dolovai & D. Kieber

TU Wien PIC: 9999 79 888

Projekt

Organisation

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Horizon 2020 Rollen

S. Huemer, V. Dolovai & D. Kieber

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Horizon 2020 e-Unterschrift

S. Huemer, V. Dolovai & D. Kieber Project LSIGN / Project FSIGN

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e-Signing the Grant Agreement

Source: H2020 Online Manual, 2014

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Vorlagepflicht, Unterzeichnung und TISS-Freigaben

S. Huemer, V. Dolovai & D. Kieber

1) Institut legt das Projekt im TISS an

2) Verständigung des EUFS mit Projektakronym von der „Grant Preparation Phase“ durch das Institut

3) EUFS legt LSIGN (und FSIGN) im Participant Portal an

4) Coordinator/Participant Contact weist Project LSIGN (und PFSIGN) zu

5) GA „Declaration of Honour“ wird von InstitutsleiterIn elektronisch unterzeichnet und im TISS hochgeladen

6) Übermitteln des Entwurfes des Consortium Agreements (CA) an den EUFS durch das Institut

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Vorlagepflicht, Unterzeichnung und TISS- Freigaben

S. Huemer, V. Dolovai & D. Kieber

7) Übermitteln des Entwurfes des Grant Agreements (GA) mit Anhänge (1 DoA, 2 Budget & 3 Accession Form) an den EUFS durch das Institut

8) Freigabe zur Unterzeichnung des GA und CA durch den Vizerektor für Forschung (> EUR 350.000, > 36 Monate) im Wege des EUFS einholen

9) Von InstitutsleiterIn unterzeichnete GA mit Anhänge 1 – 4, (finalisedGrant Agreement) und unterzeichnete Consortium Agreement CA an die Universitätskanzlei (E018) senden zum Archivieren & Hochladen im TISS

10) Finale Freigabe sämtlicher EU-Forschungsverträge mit Anhänge durch den EUFS (E0155) im TISS

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Projekt im TISS anlegen

https://tiss.tuwien.ac.at/research/main.xhtml

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Finale Vertragsfreigabe im TISS

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Wichtige Links

Research and Innovation Participant Portal – EU Dokumentehttp://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html• Rechtsgrundlagen von Horizon 2020• Model Grant Agreements & Leitfäden

Rektoratsrichtlinie zu §§26, 27 und 28 UG 2020https://tiss.tuwien.ac.at/mbl/main/mbl_anhang?a=0&n=616

TISS Forschungsportalhttps://tiss.tuwien.ac.at/research/main.xhtml

S. Huemer, V. Dolovai & D. Kieber

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KontaktpersonenLeiter: EU-Förderinstrumente, EU-Finanzhilfevereinbarungen, Budgetierung und EU-Kostenkalkulation, LEARDI Siegfried HUEMER: 58801 41553; [email protected]: Veranstaltungsorganisation, EUFS-Buchhaltung und –Datenbanken, Lear Account AdministratorRenate SCHIER, : 58801 41571; [email protected]ät: Marie S.-Curie, EURAXESS & ERC Grants, Lear Account AdministratorMag. Ann-Christin KEHRBERG, : 58801 41567; [email protected]

EU-Vertragssupport: EU-Vertragsbegutachtung, -Konsortialverträge, etc.MMag. Dr. Verena DOLOVAI, : 58801 41559 ; [email protected]. Dagmar KIEBER, LL.M, : 58801 41558 ; [email protected](bis 24.4.2016)

Participant Identification Code der TU Wien: PIC 9999 79 888www.tuwien.ac.at/dle/eufs

S. Huemer, V. Dolovai & D. Kieber