Zehn wichtige Aussagen zu Reisekosten-Trends und unternehmerischen Praktiken

Europäische Reisekosten-Analyse

für 2015

Vorwort

Bernd Schulz

Amadeus Germany GmbH

Diese Studie wir� einen Blick auf die Highlights

März/April 2015, die von Amadeus unterstützt wurde.

Nach einigen Jahren des Rückgangs nehmen die Ausgaben

590 Antworten von Budget-Verantwortlichen für das Reise-kosten-Management ihrer jeweiligen Unternehmen uns verrieten, stehen sie mehr denn je unter dem Druck, die

gleichzeitig für Sicherheit und Komfort ihrer Reisenden zu sorgen.

Wir bei Amadeus helfen Unternehmen dabei, Sparmöglichkeiten zu identifizieren, indem wir ihnen die vielfältigen Technologien zur Verfügung stellen und den Budget-Verantwortlichen so die Möglichkeit bieten, diese Ziele zu erreichen.

Die Daten, die wir durch unsere Forschung erhalten, helfen Unternehmen besser zu verstehen, wie sie im Vergleich mit ihren Wettbewerbern abschneiden in Hinblick auf die Frage,

Wir haben festgestellt, dass immer mehr Unternehmen sich selbst mit Online Booking Tools (OBT) und Expense Manage--ment Systems (EMS) ausstatten, die es ihnen erlauben, ihre Prozesse vollständig zu optimieren.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen bereits ausgerei�e technologische Lösungen nutzt, wenn es um das Management von Geschä�sreisekosten geht, oder ob Sie gerade erst damit beginnen, Ihre Geschä�sreise-Prozesse zu verbessern: Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Amadeus Sie dabei unterstützen kann, die Zukun� Ihres Geschä�sreise- und Reisekosten-Managements zu optimieren und zu gestalten.

einer unabhängigen Umfrage aus den Monaten

Geschä�sführer

Die zehn wichtigsten Erkenntnisse aus der europäischen Reisekosten-Analyse für 2015

1 2

65

8

Der Hauptgrund dafür, dass europäische Unter-

beziehungen auszubauen

Nach mehreren Jahren des Rückgangs

in Europa wieder zu.

Das Hauptaugenmerk der Reisekosten-Verantwortlichen

liegt weiterhin auf der Kontrolle direkter Kosten, aber gleichzeitig wird es deutlich wichtiger, die Sicherheit der

Reisenden zu garantieren.

Travel Manager verlassen sich auf ein OBT, um ihre direkten Kosten zu senken, (59 Prozent der OBT-Nutzer konnten mehr als 10 Prozent ihres Reisekosten-Budgets durch

den Einsatz eines OBT einsparen) und bauen sowohl die Technologie als auch die

Nutzung deutlich aus.

Daraus folgt, dass Abläufe und automatisierte Prozesse zur

Kostenkontrolle ständig zunehmen.

Die zehn wichtigsten Erkenntnisse aus der europäischen Reisekosten-Analyse für 2015

1 2

65

8

Der Hauptgrund dafür, dass europäische Unter-

beziehungen auszubauen

Nach mehreren Jahren des Rückgangs

in Europa wieder zu.

Das Hauptaugenmerk der Reisekosten-Verantwortlichen

liegt weiterhin auf der Kontrolle direkter Kosten, aber gleichzeitig wird es deutlich wichtiger, die Sicherheit der

Reisenden zu garantieren.

Travel Manager verlassen sich auf ein OBT, um ihre direkten Kosten zu senken, (59 Prozent der OBT-Nutzer konnten mehr als 10 Prozent ihres Reisekosten-Budgets durch

den Einsatz eines OBT einsparen) und bauen sowohl die Technologie als auch die

Nutzung deutlich aus.

Daraus folgt, dass Abläufe und automatisierte Prozesse zur

Kostenkontrolle ständig zunehmen.

43

7

9 10

Ausgaben für eine Geschä�sreisewerden immer noch

als Kosten und nicht als Investition betrachtet.

Unternehmen planen, ihre Aktivitäten im Ausland

in den kommenden drei Jahren zu steigern; Europa ist dabei Hauptreiseziel (mehr als

Reisen ins außereuropäische Ausland).

Unternehmen glauben, dass die Optimierung direkter Kosten eine Sättigung erreicht hat,

und dass sie sich nun darauf konzentrieren müssen, ihre indirekten Kosten zu optimieren (Prozesseinsparungen, Verbesserungen im Arbeitsablauf vor der Reisebuchung

und nach Ende der Reise sowie bei der Kostenerstattung).

End-to-End-Systeme sind auf dem Vormarsch. Unternehmen statten sich

sowohl mit OBTs als auch EMS aus, entweder als integrierte oder separate Lösungen.

Vier verschiedene Gruppen wurden identifiziert, die die Technologiereife

einer Organisation beschreiben. Verglichen mit früheren Studien bemühen sich

Unternehmen verstärkt um bessere Kontrolle über ihr Reisekosten-Budget. Allerdings

mit unterschiedlichen Ergebnissen je nach Branche und Markt.

2011

+2.1%

+3.2%

+1.0%

+0.5%+0.8%

+1.4%

-1.8%

-1.0%

2012 2013 2014

Entwicklung der T&E-Gesamtausgaben

Unternehmensinvestitionen in der Eurozone

Erhalt/Ausbau bestehender Kundenbeziehung

Lieferantenbesuche

Neukundengewinnung

Meetings & Events

Organisationsinterne Reisen

Interne Veranstaltungen

20152013

56%46%

Reisegründe (Anteil des Budgets)

17%83%

InvestitionKosten

Wie betrachten Sie Ihre Reisekosten?(% der Befragten)

1

2

3

Nach mehreren Jahren des Rückgangs nehmen Ausgaben für Geschä�sreisen in Europa wieder zu.

Der Hauptgrund dafür, dass europäische Unternehmen Geld für Geschä�sreisen ausgeben ist, Kunden zu gewinnen und Geschä�sbeziehungen auszubauen.

Ausgaben für eine Geschä�sreise werden immer nochals Kosten und nicht als Investition betrachtet.

Das Geschä�sreisebudget von Unternehmen ist in den letzten 18 Monaten um 0,8 Prozent gestiegen. Damit wurde der rückläufige Trend der letzten zwei Jahre umgekehrt, was ebenfalls auf die Gesamtzahl unternehmerischer Investitionen in der Eurozone zutrifft.

56 Prozent eines durchschnittlichen Reisebudgets ist für geschä�liche Entwicklung vorgesehen

+10 Punkte verglichen mit 2013 und zu Lasten von Meetings, Veranstaltungen und Reisen innerhalb der Organisation

Wachstumsbereiche für Reisekosten (% der Befragten, Mehrfachnennungen möglich)

50%58%

Europa

47%ausserhalb Europas

35%im Inland

46%

36%

2012 2013 2015 2016+

Ausgabenverteilung (Anteil des Budgets)

Im Inland In Europa Außerhalb Europas

38% 37% 26%

Internationaler Businessplan für die kommenden drei Jahre (% der Antworten)

35%38%

43%

2012

2013

2014

Prioritäten im Reisemanagement (% der Befragten)

85%

76%

50%

Kontrolle direkter Kosten

Sicherheit der Reisenden

Übersicht aller Ausgaben

1

2

3

2012 20152013

Die Fürsorgepflicht gewinnt an Bedeutung

4

5

Unternehmen planen ihre Aktivitäten im Ausland in den kommenden drei Jahren zu steigern; Europa ist dabei Hauptreiseziel (mehr als Reisen ins außereuropäische Ausland).

Das Hauptaugenmerk der Reisekosten-Verantwortlichen liegt weiterhin auf der Kontrolle direkter Kosten, aber gleichzeitig wird es deutlich wichtiger, die Sicherheit der Reisenden zu garantieren.

43 Prozent der Unternehmen planen, ihre Auslandsaktivitäten in den nächsten drei Jahren zu steigern.

Immer mehr Unternehmen erklären Budgetsteigerungen mit einer Steigerung ihrer europäischen Aktivitäten.

Diese Entwicklung folgt dem Trend der Unternehmensinvestitionen in der Eurozone mit einem Anstieg von 1,8 Prozent im Jahr 2015. (Quelle: Eurostar, Investitionsrate nichtfinanzieller Kapitalgesellscha�en).

Dieser Anteil übersteigt „außereuropäische” Aktivitäten und sollte in kün�igen Studien bestätigt werden.

Sicherheit wird für Travel Manager in den kommenden drei Jahren immer wichtiger werden – sagen 76 Prozent von ihnen im Vergleich zu 64 Prozent im letzten Jahr und 45 Prozent im Jahr 2012.

87 Prozent der Unternehmen möchten in der Lage sein, den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter zu ermitteln und mit ihnen während der Reise in Kontakt zu treten.

73 Prozent möchten in der Lage sein, im Notfall ihre Angestellten sicher nach Hause zu holen.

Online Booking Tools in Kombination mit speziellen Lösungen für die sichere Rückholung eines Geschä�sreisenden spielen eine wichtige Rolle bei der Erreichung dieser Ziele. 25 Prozent der Unternehmen erklären, dass ein OBT ein interessantes Tool zur Bestimmung des Aufenthaltsortes von Reisenden ist.

Obwohl es sich ein wenig stabilisiert hat in diesem Jahr, bleibt der Überblick über alle Ausgaben ein wichtiges Thema.

>20% des Reisebudgets

10 bis 20% des Reisebudgets

<10% des Reisebudgets

Keine Vorteile

59% der OBT-Nutzerhaben mehr als 10% ihresBudgets eingespart

Einsparungen aufgrund der Anwendung eines OBT (% der Unternehmen, die ein OBT nutzen)

20%

39%

29%

13%

Unternehmen mit Online Booking Tool (% der Befragten)

2012 2013(+8%)

2015(+16%)

50%42%66%

OBT Kein OBT

Anteil an Buchungen durch ein OBT (% der OBT-Nutzer)

0-25%

50-74%25-40%

>75%

65%

18%

7%10%

28%

8%

14%

50%

2013 2015

Möglichkeiten, direkte Kosten zu optimieren (% der Befragten)

201220132015

28%36%

47%

Keine Moderat Hoch

_ 47Prozent der Unternehmen erklären,

dass sie ihre direkten Kosten nicht noch weiter optimieren können.

_ Die Reduzierung indirekter Kosten

wird jetzt als das Mittel zur Budgetoptimierung für die kommenden Jahre betrachtet.

6

7

Travel Manager verlassen sich auf ein OBT, um ihre direkten Kosten zu senken, (59 Prozent der OBT-Nutzer konnten mehr als 10 Prozent ihres Reisekosten-Budgets durch den Einsatz eines OBT einsparen) und bauen sowohl die Technologie als auch die Nutzung deutlich aus.

Unternehmen glauben, dass die Optimierung direkter Kosten eine Sättigung erreicht hat, und dass sie sich nun darauf konzentrieren müssen, ihre indirekten Kosten zu optimieren (Prozesseinsparungen, Verbesserungen im Arbeitsablauf vor der Reisebuchung und nach Ende der Reise sowie bei der Kostenerstattung).

Konsequenterweise steigt die Nutzung von OBTs (+24 Prozent innerhalb der letzten drei Jahre) und 65 Prozent der Unternehmen geben an, dass mehr als 75 Prozent ihres Buchungsvolumens über ein OBT entstanden ist (+15 Prozent innerhalb der letzten drei Jahre).

Automatisierte Kontrollprozesse (% der Befragten)

22% 25%

54%

Teilweise automatisiert

Voll automatisiert

Komplett manuell

In 8 von 10 Unternehmen gibt es manuelle Prozesse

Kontrollmaßnahmen vorhanden (% der Befragten)

2012 2013 2015

80% 81% 90%

2012 2013 2015

80% 81% 90%

2012 2013 2015

80% 81% 90%

JaNein

2012 2013 2014

Keins davon Nur EMS Nur OBT OBT + EMS

OBT- / EMS-Nutzung (% der Antworten)

None of them EMS only OBT only OBT + EMS

28%

7%

23%

42%

8%

23%26%

21% 21%

15%

42%

43%OBT- und EMS-Nutzungsrate

(% der Antworten)

2012 2013 2015

42% 50% 66%

OBT EMSKein OBT Kein EMS

2012 2013 2015

35% 36% 49%

+24+13

28%

23%

31%

11%

7%

OBT + EMS: ein einziges Tool

OBT + EMS: 2 ToolsNur OBT

Nur EMSKeins

_90 Prozent der Unternehmen erklären, dass sie spezielle Maßnahmen haben, um Folgekosten kontrollieren zu können.

_Voll- und teilautomatisierte Tools zur Prozesskontrolle sind bei knapp 76 Prozent der Unternehmen vorhanden.

8

9

Daraus folgt, dass Abläufe und automatisierte Prozesse zur Kostenkontrolle ständig zunehmen.

End-to-End-Systeme sind auf dem Vormarsch, und Unternehmen statten sich sowohl mit OBTs als auch EMS aus, entweder als integrierte oder separate Lösungen.

Die Nutzung von Expense Management Systems und Online Booking Tools steigt deutlich mit einer Steigerungsrate von 49 bzw. 65 Prozent (+13 und +24 Prozentpunkte in den letzten drei Jahren).

Wenn Unternehmen neue Tools anschaffen, dann meist beide in Kombination (+21 Prozentpunkte innerhalb von drei Jahren). Komplette End-to-End-Systeme (EMS + OBT in einem Tool) machen 11 Prozent der Gesamt-summe aus.

Globale Kontrolle

GezielteKontrolle

PragmatischerKontrollansatz

EingeschränkteKontrolle

Gewichtung in der Stichprobe 41% 13% 30% 15%

Geltende Reiserichtlinie 97% 89% 83% 53%

Einhaltung der Reiserichtlinie (>70% Einhaltung)

56% 83% 43% 31%

OBT Ausstattung 96% 64% 66% 22%OBT Einhaltung Mittel Hoch Mittel NiedrigDoppelte Ausstattung OBT+EMS 87% 14% 21% 11%Ausmaß der Kostenautomatisierung Hoch Mittel Mittel NiedrigNutzung von mobilen Endgeräten (aktuelle Nutzung für Geschä�sreisemanagement ++ - +++ +

Zentrale Zahlungslösung (Unternehmenskarten,hinterlegte Karten, virtuelle Karten) +++ + + -

ROI Messung bei Geschä�sreisen 42% 14% 46% 11%Reise-Management-Struktur +++ ++ + -Reisebüro am Ort 100% 100% 87% 47%TMC als Haupt-Reisebüro genutzt 81% 79% 31% 3%Rolle des Reisebüros im OBT Management Hoch Sehr hoch Hoch Niedrig

Gruppeneigenscha�en

Geschä�sreise-Budget

Mittlere Größe (500K€-5M€)Große Unternehmen (>5M€)

KMU (< 500K€)20%

8%

72%26%

17%

57%33%40%

26%

34%36%

30%

Globale Kontrolle

GezielteKontrolle

Pragmat.Kontrollans.

Eingeschr.Kontrolle

_

_

10

Vier verschiedene Gruppen wurden identifiziert, die die Technologiereife einer Organisation beschreiben. Verglichen mit früheren Studien bemühen sich Unternehmen verstärkt um bessere Kontrolle über ihr Reisekosten-Budget. Allerdings mit unterschiedlichen Ergebnissen je nach Branche und Markt.

Anhand von zehn Variablen wurden unter den Befragten vier Gruppen und deren unter-schiedliche Kontroll-Maßnahmen identifiziert (global, gezielt, pragmatisch und eingeschränkt). Diese Gruppen spiegeln die erreichte Techno-logiereife eines Unternehmens in Hinblick auf das Geschä�sreisemanagement wider - mit globaler Kontrolle als ausgerei�ester Ebene:

Alle Strukturen sind eingerichtet (TMC, Reiserichtlinien) Sie messen ROI (mehr als andere, wenn auch immer noch weniger als 50 Prozent) Sie nutzen unterschiedliche zentrale Bezahlmöglichkeiten Dennoch können sie eventuell Schwierigkeiten mit der Einhaltung der Geschä�sreiserichtlinien haben und haben möglicherweise mobile Anwendungen noch nicht vollständig in ihre Abläufe integriert.

_

Die Technologiereife ist nicht zu 100 Prozent an die Größe des Reisebudgets gekoppelt. Jede Art von Unternehmen kann Teil jedes Clusters sein (obwohl der entsprechende Cluster grob die Größe des Unternehmens widerspiegelt).

Globale Kontrolle

GezielteKontrolle

PragmatischerKontrollansatz

EingeschränkteKontrolle

Gewichtung in der Stichprobe 41% 13% 30% 15%

Geltende Reiserichtlinie 97% 89% 83% 53%

Einhaltung der Reiserichtlinie (>70% Einhaltung)

56% 83% 43% 31%

OBT Ausstattung 96% 64% 66% 22%OBT Einhaltung Mittel Hoch Mittel NiedrigDoppelte Ausstattung OBT+EMS 87% 14% 21% 11%Ausmaß der Kostenautomatisierung Hoch Mittel Mittel NiedrigNutzung von mobilen Endgeräten (aktuelle Nutzung für Geschä�sreisemanagement ++ - +++ +

Zentrale Zahlungslösung (Unternehmenskarten,hinterlegte Karten, virtuelle Karten) +++ + + -

ROI Messung bei Geschä�sreisen 42% 14% 46% 11%Reise-Management-Struktur +++ ++ + -Reisebüro am Ort 100% 100% 87% 47%TMC als Haupt-Reisebüro genutzt 81% 79% 31% 3%Rolle des Reisebüros im OBT Management Hoch Sehr hoch Hoch Niedrig

Gruppeneigenscha�en

Geschä�sreise-Budget

Mittlere Größe (500K€-5M€)Große Unternehmen (>5M€)

KMU (< 500K€)20%

8%

72%26%

17%

57%33%40%

26%

34%36%

30%

Globale Kontrolle

GezielteKontrolle

Pragmat.Kontrollans.

Eingeschr.Kontrolle

_

_

10

Vier verschiedene Gruppen wurden identifiziert, die die Technologiereife einer Organisation beschreiben. Verglichen mit früheren Studien bemühen sich Unternehmen verstärkt um bessere Kontrolle über ihr Reisekosten-Budget. Allerdings mit unterschiedlichen Ergebnissen je nach Branche und Markt.

Anhand von zehn Variablen wurden unter den Befragten vier Gruppen und deren unter-schiedliche Kontroll-Maßnahmen identifiziert (global, gezielt, pragmatisch und eingeschränkt). Diese Gruppen spiegeln die erreichte Techno-logiereife eines Unternehmens in Hinblick auf das Geschä�sreisemanagement wider - mit globaler Kontrolle als ausgerei�ester Ebene:

Alle Strukturen sind eingerichtet (TMC, Reiserichtlinien) Sie messen ROI (mehr als andere, wenn auch immer noch weniger als 50 Prozent) Sie nutzen unterschiedliche zentrale Bezahlmöglichkeiten Dennoch können sie eventuell Schwierigkeiten mit der Einhaltung der Geschä�sreiserichtlinien haben und haben möglicherweise mobile Anwendungen noch nicht vollständig in ihre Abläufe integriert.

_

Die Technologiereife ist nicht zu 100 Prozent an die Größe des Reisebudgets gekoppelt. Jede Art von Unternehmen kann Teil jedes Clusters sein (obwohl der entsprechende Cluster grob die Größe des Unternehmens widerspiegelt).

Gewichtung in der Stichprobe

Globale Kontrolle

2013

2015

GezielteKontrolle

Pragmatischer Kontrollansatz

Eingeschränkte Kontrolle

24% 28% 27%21%

13% 30% 15%41%

Globale Kontrolle

Gezielte Kontrolle

Pragmatischer Kontrollansatz

Eingeschränkte Kontrolle

Unterschiedliche Reifegrade pro Land

Spanien

55% 14% 29% 3%

Frankreich

53% 21% 12% 14%

VereinigtesKönigreich

51% 14% 25% 10%

Italien

21% 7%

52% 20%

Deutschland

48% 8%

15% 28%

Skandinavien*

26% 12% 45% 17%

Belgien/Niederlande

41% 14% 30% 15%

* Dänemark, Schweden und Norwegen

Unterschiedliche Reifegrade pro Branche

Gesundheit & Pharma, Neue

Technologien

Fertigungsindustrie

Andere Industrien

Banken, Versicherungen

Unternehmerische Dienstleistungen

Andere Dienstleistungen

Öffentl. Sektor, Verbände

Andere

Schwerindustrie

INDUSTRIE

DIENSTLEISTUNGEN

ÖFFENTLICHER BEREICH

ANDERE

Globale Kontrolle

GezielteKontrolle

Pragmat.Kontr.

Eingeschr.Kontrolle

16%14%11%27%

13%

12%

15%

8%8%

11%

7%

11%

13%

15%2%4%

16%

15%

9% 9%

10%

20%

18%

9%7%

12%

6%8%

12%

12%

12%

7%

4%12%

11%3%

In den vergangenen 18 Monaten haben viele Unternehmen große Anstrengungen unternommen, um eine gewisse Technologiereife zu erreichen. Dazu versuchen sie mehr und mehr, in den Bereich der globalen Kontrolle zu gelangen, welcher 41 Prozent des Marktes repräsentiert (+21 Punkte in drei Jahren).

Über die Studie:

Diese Studie auf Basis einer telefonischen Umfrage wurde von Amadeus unterstützt. Sie wurde zwischen dem 4. März und dem 9. April 2015 durchgeführt. Teilnehmer waren Verantwortliche für Reisekosten-budgets von weniger als 250.000 Euro bis hin zu über 50 Millionen Euro (Finanzdirektoren, Einkaufsleiter und Travel Manager) in 590 europäischen Unternehmen aus 10 Ländern: Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Belgien, Luxemburg, die Niederlande, Spanien, Italien, Dänemark, Schweden und Norwegen.

Über Amadeus

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Amadeus ist der bevorzugte Partner der globalen Reisebranche für Technologie-Lösungen und Transaktionsverarbeitung.

Zu den Kunden von Amadeus zählen Reiseanbieter (Reiseveranstalter, Airlines, Hotels, Mietwagen-Unternehmen, Fähr- und Kreuzfahrtgesellscha�en, Reiseversicherer und Bahnunternehmen), Reiseverkäufer (Reisebüros) und Reiseeinkäufer (Reisende & Unternehmen).

Amadeus ist mit Zentralen in Madrid (Hauptsitz & Marketing), Nizza (Entwicklung) und Erding (Betrieb – Rechenzentrum) vertreten. Daneben betreibt das Unternehmen regionale Büros in Miami, Buenos Aires, Bangkok und Dubai. Für Kunden in 195 Ländern ist Amadeus mit seinen Amadeus Commercial Organisations an 73 Standorten Ansprechpartner.

Amadeus befindet sich im Herzen der Reisebranche und damit an einer einzigartigen Position, um Unternehmen vielfältigste Technologie, umfassende Angebote und langjährige Erfahrung zur Verfügung zu stellen.

Mit Amadeus entscheiden sich unsere Kunden für eine langfristige Partnerscha�, die sie dabei unterstützt, ihre eigene geschä�liche Zukun� zu gestalten. Amadeus verfügt über Einblicke und eine klare Zielsetzung in den Bereichen IT und Reise-Technologie – und über die nötigen Ressourcen, um sie nachhaltig umsetzen zu können.

Lassen Sie uns gemeinsam die Zukun� des Reisens gestalten.

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