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Seminararbeit Evaluation von Dokumenten Management Systemen: Potenziale und Grenzen der Verwaltung von unstrukturierten Informationen. vorgelegt bei Prof. Dr. Ludwig Nastansky April 2005 betreut durch Dipl.-Wirt.-Inf. Bernd Hesse vorgelegt von Tatjana Götz Studiengang Wirtschaftsinformatik Matrikelnummer 6057007 Rimbeckerweg 14 33100 Paderborn

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Seminararbeit

Evaluation von Dokumenten Management Systemen:

Potenziale und Grenzen der Verwaltung von

unstrukturierten Informationen.

vorgelegt bei

Prof. Dr. Ludwig Nastansky

April 2005

betreut durch

Dipl.-Wirt.-Inf. Bernd Hesse

vorgelegt von

Tatjana Götz

Studiengang Wirtschaftsinformatik Matrikelnummer 6057007

Rimbeckerweg 14 33100 Paderborn

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Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung ............................................................................................................................... 3

2. Grundlagen............................................................................................................................. 5

2.1. Dokumente ...................................................................................................................... 5

2.1.1 Definition................................................................................................................... 5

2.1.2 Dokumentenklassifikation......................................................................................... 6

2.1.3 Dokumenten Lebenszyklus......................................................................................... 7

2.2 Dokumenten-Management-Systeme ................................................................................ 8

2.2.1 Definition................................................................................................................... 9

2.2.2 Funktionen von Dokumenten-Management-Systeme................................................ 9

3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen............................................................ 14

3.1 Strukturierte Daten ......................................................................................................... 14

3.2 Unstrukturierte Daten..................................................................................................... 15

3.3 Anforderungen an Verwaltung von Dokumenten mit unstrukturierten Informationen . 16

4. Marktübersicht ..................................................................................................................... 19

5. Produktbeschreibungen ........................................................................................................ 21

5.1 d.3................................................................................................................................... 21

5.2 OS:DTR.......................................................................................................................... 23

6. Fazit...................................................................................................................................... 26

7. Literaturübersicht ................................................................................................................. 28

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Entwicklungsstufen von Dokumenten-Management-Systemen ......................... 8

Abbildung 2: Unstrukturierte Informationen in Unternehmen. .............................................. 15

Abbildung 3: d.3 Produktarchitektur........................................................................................ 21

Abbildung 4: Web-Client von d.3 ........................................................................................... 22

Abbildung 5: OS:DRT Client................................................................................................... 24

Tabellenverzeichnis:

Tabelle 1: Suchvarianten und geeignete Applikationen .......................................................... 17

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1. Einleitung 3

1. Einleitung

In der heutigen Informationsgesellschaft müssen die Unternehmen mit einer ständig

wachsenden Flut der Information fertig werden. Die Information aus unterschiedlichen

Quellen wie Internet, E-Mail, DV-Systeme müssen erfasst, ausgewertet, strukturiert abgelegt

und bei Bedarf schnell wieder gefunden werden.

„ Schneller Informationszugriff und hohe Auskunftsbereitschaft werden zu strategischen

Komponente eines Unternehmens. Information wird hier zum Wettbewerbsfaktor und

vielfach zum Produkt.“ (Gulbins et al., 2002 )

„Die Menge an Dokumenten und Informationen, die ein Unternehmen verwalten muss, um

seinen wirtschaftlichen, organisatorischen und rechtlichen Aufgaben zu erfüllen steigen

stetig.“ (Zoeller, 2005)

So sehen die Autoren der zahlreichen Publikationen zum Thema Dokumenten-Management,

das Wachstum von der Informationsmenge in Unternehmen. Daraus wird deutlich, dass der

Einsatz von Dokumenten- Management- Systemen (DMS) immer wichtiger für die

Konkurrenzfähigkeit und den Erfolg eines Unternehmens wird. Aber die heterogenen

Einsatzfelder von Dokumenten-Management-Systemen in den Unternehmen und ein

unübersichtlicher Herstellermarkt machen es nicht einfach ein passendes Werkzeug für das

Unternehmen zu finden.

Mit Hilfe von Dokumenten-Management-Systemen wurden viele Prozesse im Bürobereich

optimiert und beschleunigt.

− Die Wege, die ein Dokument in dem Unternehmen zurücklegen muss, wurden verkürzt.

− Die riesigen Papierberge in den Archiven konnten mit Hilfe von elektronischen Archiven,

abgebaut werden.

− Die Zeiten für die Suche nach den Unterlagen, die oft ergebnislos blieb, wenn das

Dokument falsch abgelegt wurde, konnten drastisch verkürzt werden

Diese Verbesserungen betreffen in erster Linie den geschäftlichen Schriftverkehr eines

Unternehmens, wie z.B. den Rechnungs- Ein-/ und –Ausgang. Das sind überwiegend

strukturierte Informationen. Sind aber die Dokumenten-Management-Systemen auch für die

Verwaltung von unstrukturierten Informationen geeignet? Wo liegen die Unterschiede

zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationen und welche besondere

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1. Einleitung 4

Anforderungen ergeben sich an die Dokumenten-Management-Systeme, wenn diese für die

Verwaltung von Dokumenten mit unstrukturierten Informationen eingesetzt werden sollen?

In der vorliegenden Arbeit werden insbesondere die speziellen Anforderungen an ein

Dokumenten Management System bei der Verwaltung von unstrukturierten Informationen in

einen Unternehmen erläutert und am Beispiel von zwei ausgesuchten Dokumenten

Management Werkzeugen evaluiert.

In dem Kapitel 2 werden die notwendigen Grundlagen und die Begriffe wie „Dokument“ und

„Dokumenten-Management-System“ geklärt. In dem Kapitel 3 werden dann die

Besonderheiten von unstrukturierten Informationen und sich daraus ergebenden

Anforderungen an die Dokumenten-Management-Systeme dargestellt. Kapitel 4 bietet einen

Überblick über die Situation auf dem Markt der DMS-Hersteller und erläutert die

Vorgehensweise bei der Auswahl der zu evaluierenden Dokumentenmanagement Produkten.

In Kapitel 5 werden die ausgesuchten Werkzeuge näher erläutert und auf die in dem Kapitel 3

ausgearbeiteten speziellen Anforderungen für die Verwaltung von unstrukturierten

Informationen geprüft. In dem Kapitel 6 wird ein Fazit gezogen.

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2. Grundlagen 5

2. Grundlagen

2.1. Dokumente

Dokumente sind wichtige Informationsträger in einem Unternehmen. Mit Hilfe von

Dokumenten können Informationen gesammelt, aufbewahrt und in dem Unternehmen verteilt

werden.

2.1.1 Definition

Der Begriff Dokument ist nicht einheitlich definiert und wird je nach Verständnis

unterschiedlich verwendet. Einerseits ist das Dokument in der Deutschen Sprache eng mit der

papierbasierten Form des Dokumentes verbunden und erhält dadurch einen hohen Anspruch

an die Qualität des Inhaltes und damit verbundene rechtliche Relevanz. Dagegen ist der

Begriff von „elektronischem Dokumenten“ weitergefasst und „…bezieht sich im Prinzip auf

alle Arten von unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem DV-

System als Datei vorliegen. Es kann sich dabei um ein gescanntes Faksimile oder ein digital

übermitteltes Fax aber auch um eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, einen

Datenbankauszug oder eine Liste handeln.“1 Das Wort Dokument wird auch als ein Synonym

für eine Textdatei, die mit Hilfe von einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wird,

verwendet. Als ein Dokument wird auch das Ergebnis einer Dokumentation zu einem

bestimmten Sachverhalt bezeichnet.2

In der Definition von (Götzer et al., 2004) wird zwischen den Dokumenten im engeren und

weiteren Sinne unterschieden:

„Als Dokumente im engeren Sinne werden Dokumente bezeichnet, die als körperliches Dokument (z.B. Papier) vorliegen oder ursprünglich als körperliches Dokument vorlagen oder für die Publizierung auf einem körperlichen Medium vorgesehen sind. Die Begrifflichkeit des Dokumentes im weiteren Sinne erweitert den Begriff des Dokumentes im engeren Sinne um semantisch zusammengehörige Informationsbestände, die für die Publikation in nicht-körperlichen Medien (z.B. Web-Seiten, Radio, Fernsehen) vorgesehen sind.“3

Neben dem eigentlichen Dokumentenbegriff sind auch die Dokumentenmerkmale, die ein

Dokument bezüglich seiner physikalischen, formalen und inhaltlichen Eigenschaften

1 vgl.Kampffmeyer, 2001. 2 vgl.Kampffmeyer, 2001 3 vgl. Götzer et al., 2004, S.2

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2. Grundlagen 6

beschreiben, wichtig. Die Ausprägungen von diesen Merkmalen sind für die Anforderungen

an die organisatorischen und technischen Eigenschaften eines Dokumenten-Management-

Systemen entscheidend. Aus den Dokumentenmerkmalen lässt sich schließen wie ein

Dokument in das Dokumenten-Management-System übergeben und wo es innerhalb der

Ablagestruktur abgelegt wird, welche gesetzliche Aufbewahrungsfristen für das Dokumente

gelten, für welche Anwender das Dokumente bestimmt ist und welche Anwendungen für die

Darstellung oder Bearbeitung von dem Dokument notwendig sind.

Bei (Kampffmeyer, 2001) werden folgende Dokumentenmerkmale unterschieden:

− physische Eigenschaften (Papier, Datei u.ä.),

− formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u.ä.),

− Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.),

− Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.),

− Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten u.ä.),

− Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung u.ä.),

− Erzeuger (Absender, Ersteller u.ä.),

− Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.).4

2.1.2 Dokumentenklassifikation Mit Hilfe von den oben beschriebenen Dokumentenmerkmalen lassen sich die Dokumente in

inhaltlich formal und technisch zusammenhängende Klassen einteilen um einerseits eine

strukturierte Ablage erreichen zu können und anderseits um die Anforderungen an das

Dokumenten-Management-System definieren zu können.

Bei (Angerhausen et al., 2002) wird hinsichtlich der Klassifikationskriterien zwischen der

Dokumentenart (z.B. Text, Zeichnung oder Video), dem Dokumentenformat (Word-

Dokument, Pixelgrafik usw.) und dem Dokumententyp (inhaltliche Einteilung anhand der

Indexklassen wie Berichte oder Rechnungsbelege) unterschieden5, eine ähnliche Aufteilung

ist auch bei (Götzer et al., 2004, S.117) zu finden.

Nach der Komplexität der Dokumente werden elementare Dokumente, Compound

Documents und Container unterschieden. Elementare Dokumente bestehen nur aus einem

Datentyp z.B. Text. Compound Documents sind zusammengesetzte Dateien aus mehreren

Datentypen z.B. Text, Bilder, Tabellen, Verweise. Zur besseren Handhabung werden

4 vgl. Kampffmeyer, 2001

5 vgl., Angerhausen et al., 2002, S. 28 f

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2. Grundlagen 7

Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links und Verwaltungsdaten in

Containern zusammengefasst.6.

Des Weiteren werden Dokumente, nach der Art der Kodierung, in zwei Klassen eingeteilt:

kodierte Informationen (CI = Coded Information) und nicht codierte Informationen (NCI

=Non Coded Information). Unter CI versteht man Dokumente, die in digitaler Form vorliegen

und elektronisch Ausgewertet werden können, diese Dokumente werden in den

unternehmensinternen bzw. –externen Anwendungssystemen erstellt. Solche Dokumente

können Office-, HTML-, CAD- oder E-Mail Dokumente sein.

Die NCI sind Dokumente die ursprünglich in Papierform vorlagen und durch Einscannen in

das System übertragen werden. Die NCI Dokumente können z.B. papierbasierte Eingangspost

oder Faxe sein. Mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognation) lassen sich auch diese

Informationen in kodierte Informationen umwandeln, um diese elektronisch auswertbar zu

machen.7

2.1.3 Dokumenten Lebenszyklus Dokumente unterliegen einem bestimmten Bearbeitungszyklus in einem Unternehmen, der

durch das eingesetzte Dokumenten-Management-System unterstützt werden soll. Das

Dokument wird erzeugt, abgelegt, bearbeitet, weitergeleitet, archiviert, und zu einem

bestimmten Zeitpunkt gelöscht, dieser Zyklus wird als Dokumenten Lebenszyklus bezeichnet.

Folgende Definitionen lassen sich in der Fachliteratur zu dem Begriff „Dokumenten

Lebenszyklus“ finden:

„Der Lebenszyklus von Dokumenten erfasst stark vereinfacht Eingabe, Indizierung, Ablage und gegebenenfalls Ausgabe“8.

„Der Lebenszyklus der Dokumente ist in der Regel eng mit den Geschäftsprozessen verknüpft:

• Geschäftsprozesse kreieren, verändern, und vernichten die Dokumente. • Dokumente begleiten und steuern Geschäftprozesse.“9

Wegen der engen Verknüpfung zwischen dem Dokumentenlebenszyklus und den

Geschäftsprozessen ist der Einsatz von Workflow Komponenten bei Dokumenten-

Management- Systemen sinnvoll.

6 vgl. Kampffmeyer, 2001 7 vgl. Gulbins et al., 2002, S.16 f., VOI, 2003, S.19 und Angerhausen et al.2002, S. 29 8 vgl. Angerhausen et al.,2002, S28 9 vgl. Götzer et al., 2004, S.12

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2. Grundlagen 8

2.2 Dokumenten-Management-Systeme Dokumentenmanagement fasst alle Prozesse die zur Verwaltung von Dokumenten dienen

zusammen. Die ursprünglichen elektronischen Dokumenten-Management-Systeme dienten

dazu, die in Papierform vorliegenden Dokumente mit Hilfe von Scannern zu digitalisieren

(Imaging). In erster Linie wurde das Imaging eingesetzt, um die Vorteile von elektronischen

Archiven zu nutzen10. Mit der Zeit wurden diese Funktionen zum elektronischen Dokumenten

Management, mit der Anforderung der Bearbeitung und Verteilung von aktuellen

Dokumenten, erweitert. Mit der Verbreitung von Web-Technologien und daraus

resultierenden Anforderungen, die Informationen in unterschiedlichen Medien darstellen zu

müssen, wurden die Dokumenten-Management Systeme um die (Web) Content- Management

Komponenten erweitert. Durch die zunehmende Integration in die Workflow –Anwendungen

können die Dokumente, mit Hilfe von „dokumentenbasierten Workflows“, auch strukturiert

verteilt werden.11 In der Abbildung 1 werden die zunehmende Integration in die

Arbeitsabläufe und der wachsende Funktionsumfang von Dokumenten-Management-

Systemen dargestellt.

Abbildung 1: Entwicklungsstufen von Dokumenten-Management-Systemen12 Heute werden die Dokumenten- Management- Systeme in Rahmen von unternehmensweiten

Informations- oder Content- Management- Systemen eingesetzt um die richtige Information

zum richtigen Zeitpunkt am richten Platz zu bringen.

10 Siehe dazu Gulbins et al.,2002, S 14ff 11 Siehe dazu Angerhausen et al., 2002, S.2 ff. und Thome et al., 2003, S 914 12 vgl. Thome et al., 2003, S 914

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2. Grundlagen 9

2.2.1 Definition Die heterogenen Einsatzfelder für Dokumenten-Management-Systeme machen eine

einheitliche Definition schwierig, in der Fachliteratur werden folgende Definitionen für

Dokumenten-Management-Systeme benutzt:

Bei (Götzer et al., 2004) werden die Dokumenten-Management-Systeme in Dokumenten-

Management-Systeme in engeren und weiteren Sinne unterteilt.

„Bei Dokumenten -Management-Systemen im engeren Sinne geht es um die Logik der Verwaltung von Dokumenten, deren Status, Struktur, Lebenszyklus und Inhalt. Dokumente werden beschrieben, klassifiziert und in einer bestimmten logischen Struktur eingeordnet, damit sie wieder einfach gefunden werden können. Dokumente entstehen, werden verändert und (irgendwann) vernichtet.“ „Den Dokumenten-Management- Systemen im weiteren Sinne ordnet man auch noch zusätzliche Funktionalitäten, wie Schrifterkennung, automatische Indizierung, Computer Output on Laser Disc (COLD), Vorgangssteuerung, Scannen, Publizieren. Hier lassen sich die Grenzen nicht mehr genau bestimmen.“13

Bei (Gulbins et al., 2002) werden die Dokumenten- Management- Systeme dort gesehen, wo

„die Verwaltung und Vorgangsbearbeitung der Dokumente im Vordergrund stehen und der

volle Lebenszyklus von Dokumenten wesentlich ist…“ und die „Versionierung,

differenzierte Zugriffsrechte und Volltextrecherche eine wichtige Rolle Spielen.“14

In der „BARC“- Studie wird unter einem Dokumenten-Management-System, ein System

verstanden, dass „die Archivierung (Ablage zumeist ohne Bearbeitungsmöglichkeiten) von

(Papier-) Dokumenten und Spooldaten, aber auch umfangreiche Bearbeitungsfunktionen (wie

Wiedervorlage, Versionsverwaltung, Mail- Integration oder volle Office- Integration)

umfasst.“15

Des Weiteren wird in der Literatur der Trend zur Trennung von ursprünglichen Dokumenten-

Management-Systemen, die hauptsächlich zur Archivierung von gescannten Dokumenten

(Imaging) vorgehen waren, in Archiv- und Dokumentenmanagement Systemen beobachtet.16

2.2.2 Funktionen von Dokumenten-Management-Systeme Bei allen vorangegangenen Definitionen von Dokumenten-Management-Systemen lässt sich

erkennen, dass diese sich stark an den Lebenszyklus von Dokumenten und den

13 vgl. Götzer et al., 2004, S.4 14 vgl. Gulbins et al., 2002, S.11 15 vgl. Angerhausen et al., 2002, S.2 16 Vgl. Angerhausen et al., 2002, S.3 und Gulbins et al., 2002, S. 10

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2. Grundlagen 10

unterstützenden Funktionalitäten anlehnen. Die Kernfunktionen von einem Dokumenten-

Management- System, nach der BARC Studie, sind

• Erfassung

• Indizierung

• Speicherung

• Bestandsverwaltung

• Retrieval (Suche)

• Ausgabe

Eine etwas andere Begrifflichkeit wird bei (Götzer et al., 2004) verwendet, hier werden die

vier Funktionsbereiche: Eingabe, Ablage, Ausgabe und Administration mit folgenden

Funktionseinteilung unterschieden.

• Eingabe (Dokumenteneingang und Indizierung)

• Ablage (Verwaltung und Archivierung)

• Ausgabe (Recherche und Reproduktion)

• Administration17

Für die nähere Beschreibung von den Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems

wird in dieser Arbeit die Aufteilung in der BARC- Studie verwendet.

Erfassung

Bei der Erfassung von Dokumenten muss nach der Art der Kodierung der zu erfassenden

Informationen zwischen Coded- Information (CI) und Non Coded- Information (NCI)

unterschieden werden.18 Die Coded- Information Dokumente können direkt aus einer

Fremdanwendung, wie z.B. Textverarbeitungs- oder Buchhaltungsprogramm, übernommen

und weiter verarbeitet werden. Bei den Non Coded- Informationen Dokumenten ist erst eine

Digitalisierung und eventuell eine Kodierung erforderlich. Zusätzlich zu diesen beiden

Klassen werden von den Dokumenten-Management-Systemen Datenströme (Massendaten)

aus den Host-Anwendungen, die erst in die einzelnen Dokumente zerlegt werden müssen, mit

Hilfe von Computer Output on Laserdisk (COLD) Verfahren erfasst. Da mit dem COLD

Verfahren stark strukturierte Masseninformationen verarbeitet werden, wird in dieser Arbeit

auf das COLD-Verfahren nicht näher eingegangen.

17 vgl. Götzer et al., 2004, S.14-30 18 Siehe dazu Kapitel 2.1

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2. Grundlagen 11

Indizierung

Das Ziel von Indizierung ist, eine schnelle und genaue Suche von den erfassten Dokumenten

zu ermöglichen. Bei der Indizierung werden dem Dokument Indexwerte zugeordnet, die in

der Regel Metadaten (Dokumenten-ID, Formatinformationen), beschreibende Merkmale

(Autor, Erstelldatum) und inhaltliche Merkmale (Schlagwörter) umfassen.19 Die Indizierung

kann manuell oder automatisiert erfolgen.

Bei der manuellen Indizierung werden die Indexwerte, durch den Verfasser, bei der Übergabe

in das Dokumenten-Management-System eingegeben. Die beschreibenden Merkmale werden

von meisten Applikationen automatisch erstellt und können durch das Dokumenten-

Management-System übernommen werden. Die Schlagwörter aus denen sich der

Dokumenteninhalt erschließen lässt und die Metadaten, die das Dokument formal

beschreiben, müssen mit Hilfe von Pflicht- oder Optional- Felder bei der Übergabe in das

DMS durch den Verfasser eingegeben werden.

Genauer und weniger fehleranfällig ist die automatisierte Indizierung. Wie auch bei der

Manuellen Indizierung können die Metadaten direkt aus dem Erzeugersystem übernommen

werden. Zusätzlich lassen sich die charakteristischen Angaben eines Dokumentes wie z.B.

Rechnungsnummer, Adresse von Absender, Kontonummer usw. ermitteln. Bei der

Volltextindizierung werden alle in dem Dokument vorkommenden Worte für die spätere

Suche als Indexwerte aus dem Text extrahiert und in die Indexdatenbank abgelegt. Da sich

daraus ein sehr großer Index ergeben kann wird die Volltextindizierung mit Hilfe von

lexikalischen Analyse des Textes, bei der Ausschluss von Stoppwörtern (und, aber, der, die,

das, usw.) vorgenommen wird, verbessert werden. Des Weiteren lässt sich die

Aussagefähigkeit von dem Volltextindex mit Hilfe von statistischen Verfahren oder

Häufigkeitsgewichtung der Suchbegriffe verbessern.20

Speicherung

Bei der Speicherung von Dokumenten werden diese dauerhaft oder nur für eine begrenzte Zeit

auf einen Datenträger gespeichert. Die Art der Speicherung hängt von der Dokumentenart, die

gespeichert werden soll, ab.

Bei den Dokumenten, die sich noch in Bearbeitung befinden und keinen gesetzlichen

Aufbewahrungsfristen unterliegen, steht der schnelle Zugriff auf die Daten und die

Unterstützung bei der Weiterleitung und der Versionskontrolle im Vordergrund. Hier werden

19 vgl. Angerhausen et al., 2002, S. 34 20vgl. Angerhausen et al., 2002, S.34-37

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2. Grundlagen 12

Magnetplatten und wiederbeschreibbare optische Datenträger mit kurzen Zugriffszeiten

eingesetzt.

Müssen die Dokumente langfristig und unveränderbar aufbewahrt werden, muss die

revisionssichere Langzeitarchivierung erfolgen.

Bestandsverwaltung

Wenn bei der Speicherung die technische und physikalische Ablage des Datenbestandes im

Vordergrund steht, dann geht es bei der Bestandsverwaltung um die organisatorische und

logische Ablage der Informationen. Zusätzlich zu den Daten und den Indexinformationen

müssen durch die Bestandsverwaltung, die Zugriffsrechte der Benutzer, der

Bearbeitungsstatus der Dokumente, die Check-In/ Check Out und die Versionskontrolle

Funktionalität verwaltet werden.

Mit der differenzierten Rechtevergabe an die Benutzer und Benutzergruppen kann

sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter nur die Dokumente lesen, bearbeiten und löschen

können, für die sie die nötigen Berechtigungen haben. Um den Administrationsaufwand zu

erleichtern sollte das Dokumenten-Management-System auf die systemübergreifende

Benutzerverwaltung des Unternehmens zugreifen können.

Anhand des Bearbeitungsstatus des Dokumentes kann eine automatische Vorgangssteuerung

mit Hilfe von Workflow- Komponenten angesteuert werden.

Um festzustellen von wem und wann das Dokument bearbeitet und verändert wurde ist ein

Check- In/ Check- Out Mechanismus mit einer Bearbeitungshistorie und einer automatischen

Versionskontrolle notwendig. Bei der Versionsverwaltung geht es um die Möglichkeit, sich

die unterschiedlichen Versionen von einem Dokument anzeigen zu können.

Retrieval (Suche)

Die Suche ist die Funktion mit der die Anwender von Dokumenten-Management-Systemen

am häufigsten in Berührung kommen. Bei der Suche geht es um schnelles und genaues

Finden aller relevanten Informationen, die mit dem Dokumenten-Management-System

verwaltet werden. Neben dem Anspruch die richtigen Informationen zu finden muss auch

sichergestellt werden, dass die vollständige Menge der relevanten Dokumente gefunden wird.

Die Grundlage für die Suche stellt die bei der Erfassung vorgenommene Indizierung dar. Die

Qualität des Indexes ist für den späteren Sucherfolg entscheidend.

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2. Grundlagen 13

Die Suche kann anhand von einem erstellten Index, der Ablagehierarchie oder mit

Volltextsuche erfolgen. Bei der Suche über die Indexwerte wird über eine Suchmaske nach

einzelnen oder Hilfe von den booleschen Operatoren verbundenen Stichwörtern gesucht.

Bei der Suche über die Ablagehierarchie wird die logische Struktur der Ablage Schritt für

Schritt abgearbeitet bis das gesuchte Dokument oder Dokumentenmenge auswendig gemacht

wird.

Die Volltextsuche unterscheidet sich aus der Anwendersicht nicht von der Suche über

Indexwerte, auch hier wird eine Suchmaske zur Eingabe von Suchwerten verwendet, nur sind

die Suchbegriffe die Bestandteile von der Textinformationen in den Dateien.

Des Weiteren können folgende Suchmethoden eingesetzt werden, wie z.B.

− Text Mining , eine inhaltsbezogene Suche 21

− phonetische/unscharfe Suche, die unterschiedliche Schreibweisen toleriert,

− eine semantische/assoziative Suche, nach inhaltlich verwandten Wörtern sucht,

− eine Freitextsuche, bei der relevante Dokumente anhand eines Textausschnittes ermitteln

werden.

Um die Trefferquote genauer einzuschränken und eine höhere Qualität des Suchergebnisses

erreichen zu können, werden mehrere Suchverfahren miteinander kombiniert.

Ausgabe

Die gefundenen Dokumente müssen jetzt dem Anwender präsentiert werden. Es gibt eine

Vielzahl von Möglichkeiten ein Dokument auszugeben. Ausgabe auf dem PC-Bildschirm

erfolgt über einen Viewer, wenn die Dokumente nicht mehr verändert werden dürfen, die

Ursprungsanwendung nicht zu Verfügung steht oder die Daten als nur NCI Formaten (TIFF,

GIF) abgelegt sind. Die Ausgabe über die Ursprungsanwendung erfolgt bei den Daten, die

sich noch in Bearbeitung befinden. Hier ist es wichtig, dass die Dokumente ordnungsgemäß,

über die Check-In/Check-Out Funktion, ein- und ausgecheckt werden, um die Richtigkeit der

Versionsverwaltung und der Benutzungshistorie zu gewährleisten.

Die Dokumente können aber auch per E-Mail verschickt, auf Papier gedruckt oder als Fax

versendet werden. Bei den Daten aus dem Langzeitarchiv, die nicht verändert werden dürfen,

kann bei der Hardcopy Ausgabe (Papier, Fax) ein Vermerk erfolgen, dass diese Daten aus

dem Archiv kommen und nicht mehr archiviert werden müssen. Damit kann doppelte Ablage

vermieden werden.

21 vgl. Angerhausen/Weiß/Mertens 2002, S. 50.

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3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen 14

3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen

3.1 Strukturierte Daten Strukturierte Informationen sind in der Regel Massendaten, die in relationalen Datenbanken

abgelegt und verwalte werden können. Dokumente mit strukturierten Inhalten können sein:

• Rechnungen

• Lieferscheine

• Bestellungen

• usw.

Die Informationen in den Dokumenten mit strukturiertem Inhalt sind nach bestimmten Regeln

aufgebaut. Zum Beispiel hat eine Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer, einen

Lieferanten und Empfänger, das Rechnungsdatum und Auflistung der erbrachten Leistung mit

dazugehörigen Preisen, einen Gesamtbetrag und Angaben zur Mehrwertsteuer. Diese Daten

lassen sich in jeder Rechnung wieder finden. Diese Eigenschaften von strukturierten

Informationen machen eine aussagekräftige, automatisierte Indizierung, und damit eine

automatische Verteilung von Dokumenten mit strukturierten Informationen möglich. Bei der

Suche nach solchen Dokumenten handelt es sich meistens um eine gezielte Suche nach einer

schon im Voraus feststehenden Information z.B. die Rechnung von einem bestimmten

Lieferanten oder die Bestellung von einem bestimmten Datum. So kann die Suche über

strukturierte Ablage auch zum schnellen Ergebnis führen.

Die Informationen in den Dokumenten mit strukturiertem Inhalt sind in der Regel steuerlich

und rechtlich relevante Daten und müssen nach bestimmten gesetzlichen Regelungen

(GoBS22,GDPdU23) aufbewahrt werden. Diese Informationen können entweder aus den

unternehmensinternen Host-Anwendungen oder als gescannte Eingangspost in das

Dokumenten-Management-System kommen. Sie werden nach fest vorgeschriebenen Regeln

in dem Unternehmen weiterverarbeitet.

22 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme 23 Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

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3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen 15

3.2 Unstrukturierte Daten Nach Schätzung der Experten liegen nur etwa 10- 20% der gesamten Informationen eines

Unternehmens in strukturierter Form vor. Ein Großteil der verbleibenden 80-90% besteht aus

unstrukturierten Informationen.24

Und diese 80 % werden auf folgende Informationsquellen in den Unternehmen aufgeteilt.

3%

2%

35%

45%

15%DMS Archives

Web Pages

e-Mail andAttachments

Office Files

PDFs, etc.

Abbildung 2: Unstrukturierte Informationen in Unter nehmen. 25

Bei den Dokumenten mit unstrukturierten Informationen handelt es sich meistens um große

Dateien mit überwiegend fließendem Text in dem Bilder und Grafiken eingebunden sein

können. Solche Dokumente können sein:

• Allgemeinen Korrespondenz

• Verträge

• Berichte

• Sitzungsprotokolle

• Dokumentationen (Produkt-, Prozess-, Projektdokumentationen)

• Fachvorträge( in Form von Präsentationen z.B. PowerPoint)

• Publikationen, Zeitungsartikel

• Richtlinien

Diese Art von Dokumenten unterliegt einem längeren Entstehungsprozess, bei dem in der

Regel mehrere Personen beteiligt sein können. Dokumente mit unstrukturierten Informationen

sind „lebendige Dokumente“, die bearbeitet, verändert, aktualisiert und als Informationsquelle

genutzt werden. Eventuell muss so ein Dokument einen Redaktionsvorgang durchlaufen bei

dem es bearbeitet, geprüft, freigegeben oder gesperrt werden kann. Für diese Art von

24 (vgl. Nastansky, 2000, S.254) 25Quelle:www.forcont.de/Internet/de/forcon/veranstaltungskalender/nachlese/Gauss_forcont_Webinar.ppt (2003)

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3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen 16

Dokumenten sind meistens keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgegeben. Nicht

aktuelle oder nicht mehr benötigte Dokumente müssen identifiziert und gelöscht werden. Bei

der Suche nach den Informationen, die in den Dokumenten mit unstrukturiertem Inhalt

abgelegt sind, steht das Ergebnis der Suche nicht im Voraus fest. Sie dient dazu heraus zu

finden, welche Informationen zu dem eingegebenen Suchbegriff in dem Unternehmen schon

existieren.

3.3 Anforderungen an Verwaltung von Dokumenten mit unstrukturierten Informationen Aus den oben aufgelisteten Eigenschaften von unstrukturierten Informationen lassen sich

spezielle Anforderungen an die Dokumenten-Management- Systemen Funktionen ableiten.

Erfassung

Da die Dokumente mit unstrukturierten Informationen überwiegend mit Office Anwendungen

erstellt werden, ist einen starke Integration von DMS in die Standard

Unternehmensanwendungen erforderlich. Die Dokumente sollten direkt aus der Office

Anwendung an das DMS übergeben werden können und umgekehrt muss es möglich sein die

Dokumente aus dem DMS-Archiv zu öffnen ohne die Anwendung wechseln zu müssen.

Indexierung

Wie schon in Kapitel 2.2 erwähnt ist die Qualität der Indexierung für das spätere Finden von

richtigen Dokumenten von besonderer Bedeutung. Um eine aussagekräftige

Indexinformationen zu erreichen ist eine Kombination, aus manuellen und automatischen

Indexverfahren sinnvoll.

Speicherung

Aus den häufigen Zugriffen auf diese Dokumente ergibt sich die Anforderung nach kurzen

Zugriffszeiten. Und da es sich oft um Dokumente mit kurzen bis mittelfristigen Lebensdauer

handelt, ist der Einsatz von wiederbeschreibbaren Speichermedien wünschenswert. Zur

Verkürzung von Zugriffszeiten auf häufig benutzte Dokumente sollte ein Cache-Speicher

verwendet werden.

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3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen 17

Bestandsverwaltung

Für diese Art von Dokumenten ist die Unterstützung der Teamarbeit, mit Hilfe von

Groupware und Workflow Komponenten, von besonderer Bedeutung. Für die Unterstützung

von wenig strukturierten Prozessen in der Projektarbeit sollten Ad-Hoc Workflows möglich

sein.

Aus den häufigen Zugriffen durch unterschiedliche Personen ergibt sich die Anforderung für

den Einsatz der Versionsverwaltung, die Check-In/Check-Out Funktion und ein

differenziertes Berechtigungskonzept.

Retrieval (Suche)

Bei der Suche nach Informationen in Dokumenten mit unstrukturiertem Inhalt, ist die

Anforderung an die semantische Richtigkeit der Ergebnisse und deren Relevanz für den

Anwender entscheidend. Die traditionellen Suchverfahren über Indexwerte, Volltextrecherche

oder Suche über die Ablage Struktur erreichen oft nicht die gewünschten Ergebnisse.

Bei (Angerhausen et al., 2002) werden 4 Suchvarianten unterschieden bei denen differenziert

wird ob sie in strukturierten oder unstrukturierten Daten Suchen und ob das Suchergebnis

bekannt oder unbekannt ist, (siehe dazu Tabelle1).

Zugriffsergebnis

Bekannt Unbekannt

Strukturiert Datenabfrage

Datenbanksysteme

Datenanfrage

Suchmaschinen,

Data Mining

D

A

T

E

N

Unstrukturiert Inhaltsabfrage

DMS

Inhaltsanfrage

Recherche Tools,

Text Mining

Tabelle 1: Suchvarianten und geeignete Applikationen 26

Da es sich bei der Suche in unstrukturierten Daten häufig um eine Suche mit einem

unbekanntem Suchergebnis handelt, sollten in diesem Bereich die Verfahren des „Text

Minings“ eingesetzt werden. Bei Text Mining handelt es sich um inhaltbezogenen Zugriff auf

Informationen. Text Mining subsumiert verschiedene Methoden, mit denen in den

Dokumentenarchiven eines Dokumenten-Management-Systems unbekanntes, aber potenzial

nützliches Wissen entdeckt werden kann. Häufig eingesetzte Verfahren des Text Minings sind

26 vgl. Angerhausen/Weiß/Mertens 2002, S. 50

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3. Besonderheiten von unstrukturierten Informationen 18

Klassifikation, Segmentierung und Abstracting. Des Weiteren bedient sich die Technologie

des Text Minings verschiedener Analysemethoden (Clusteranalyse, Entscheidungsbäume,

Neuronale Netze, Bayes- Verfahren) aus den verschiedenen Forschungsgebieten wie Statistik,

Datenbanktechnologie, Information Retrieval, künstliche neuronale Netze, natürliche

Sprachverarbeitung oder dem maschinellen Lernen.27

Um gute Suchergebnisse erreichen zu können sollen mehrere Suchvarianten mit einander

verbunden werden können. Da die Endauswahl der relevanten Ergebnisse aber immer noch

bei dem Anwender liegt ist eine übersichtliche Darstellung der Ergebnisse und Möglichkeit

zur komfortablen Navigation in den Ergebnissen (logische und physikalisch Verknüpfungen

von zusammengehörenden Dokumenten) genau so wichtig, wie die eingesetzten

Suchmethoden.

27vgl. Angerhausen et al., 2002, S.50-55

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4. Marktübersicht 19

4. Marktübersicht Der Markt für Dokumenten-Managementsystemen ist sehr heterogen gestaltet. Es gibt eine

Vielzahl von großen und kleinen DMS-Anbieter und dazu eine große Anzahl von

Marktsegmenten die mit den Dokumenten-Management-Systemen „verwandt“ sind , wie z.B.

elektronische Archivierung, Enterprice Content Management (ECM), (Web-) Content-

Management- Systeme ((W)CMS), Elektronisches Dokumenten-Management (EDM),

Workflow /Colaboration Systeme, Output Management und Record Management. In einigen

Publikationen wird Dokumenten- Management als Technologie für Wissensmanagement

gesehen.28

Bei der Suche nach dem richtigen Produkt und dem richtigen Anbieter können Fachmessen

(CeBIT29, DMSExpo30), Fachliteratur (Bücher und Zeitschriften) oder Seminare und

Workshops, die von unabhängigen Referenten und Beratungsfirmen veranstaltet werden,

helfen.

Eine weitere Möglichkeit sich im „Dschungel“ der Anbieter und immer neuer Begriffe

orientieren zu können sind die Marktstudien der Verbände, die sich mit dem Thema des

Dokumenten Managements beschäftigen. Hier einige der Studien:

• VOI (Verband Organisations- und Informationsmanagementsysteme e.V.)31

• BARC (Bisness Application Research Centers)32

• AIIM (Association for Information and Image management International)33

Bei der Auswahl, der zu evaluierenden Produkten, wurde auf alle oben aufgezählten

Hilfsmitteln zurückgegriffen.

Nach einer ausführlichen Studie der Fachliteratur und der Marktstudien von VOI und BARC

wurde eine engere Auswahl von interessanten Produkten getroffen. Diese wurden dann bei

der Besichtigung der CeBit im Lifetest angeschaut. Bei dem Besuch von einem Kongress zum

Thema: „Enterprice Content Management“ konnten die Lösungen sechs Anbietern von

Dokumenten Management Systemen verglichen werden. In dem Fokus der Veranstaltung

28 vgl. VOI, 2002, S.7 und Karagianis, 2001, S.319 ff 29„Die CeBIT ist die weltweit größte Messe für Informationstechnik und findet jedes Jahr im März in Hannover statt. Der Begriff CeBIT ist ein Akronym für Centrum der Büro- und Informationstechnik.“ (Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Cebit, 2005) 30 „Europas führende Fachmesse und –konferenz für elektronisches Informations-, Content- und dokumentenmanagement.“(Quelle: http://www.dms-expo.de, 2005) 31 http://www.voi.de/ 32 http://www.barc.de 33 http://www.aiim.org/

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4. Marktübersicht 20

standen die automatischen Indizierungsverfahren und die intelligenten Suchverfahren der

teilnehmenden Anbieter.

Aus der oben beschriebenen Auswahlphase ergaben sich 2 Produkte:

• d.3 der Firma d.velop AG 34

• OS:DTR der Firma Optimal Systems GmbH35

34 http://www.d-velop.de/ d.web/ homepage/de/about.shtml 35 http://www.optimal-systems.de/cms/unternehmen/ueberos/index.jsp

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5. Produktbeschreibungen 21

5. Produktbeschreibungen

5.1 d.3 Die Firma „d.velop“ positioniert sich als „ein Anbieter von innovativen Lösungen für digitale

Geschäftsprozessoptimierung auf Basis des integralen Archiv-, Dokumenten- und Workflow-

Management System d.3“.

In der BARC Studie wurden insbesondere die Übersichtlichkeit, Bedienung und

Leistungsfähigkeit von dem Produkt „d.3“ hervorgehoben. Insgesamt hat das Produkt

überdurchschnittliche Ergebnisse in der BARC Studie bei den Funktionen Erfassen und

Indizieren erreicht.

Abbildung 3: d.3 Produktarchitektur 36 Das System ist in Modulen aufgebaut, die die Bereiche Informationserfassung,

Informationsbereitstellung, Informationsverarbeitung und Informationsverknüpfung

unterstützen.

Von den oben beschriebenen Anforderungen konnten folgende von d.3 erfüllt werden.

Die Integration in die Office-Umgebung ist durch eine „bidirektionale Integration“, die einen

direkten Import der Daten aus der Microsoft Office Umgebung in d.3 und umgekehrt

ermöglicht, gelöst.

Es ist eine manuelle Indizierung mit Schlagworten oder optional eine automatische

Volltextindizierung vorgesehen.

36 Quelle: http://www.d-velop.de/d.web/homepage/de/products/details/architecture.shtml

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5. Produktbeschreibungen 22

Die erstellten Indexdaten werden in relationalen Datenbanken gespeichert. Für die

Datenobjekte können Festplatten, als Speichermedien mit kurzen Zugriffszeiten, gewählt

werden.

Im Bereich der Bestandsverwaltung steht ein Berechtigungskonzept anhand von Rollen und

Klassen zur Verfügung. Mit der Versionsverwaltung und Historie zu den Dokumenten kann

festgehalten werden welcher Anwender, am welchen Tag, welche Version des Dokumentes,

geprüft, freigegeben oder gesperrt hat.

Mit den Komponenten „d.link“ für MS Outlook/Exchange und Lotus Notes werden

Schnittstelen für die Integration in die Groupware Anwendungen angeboten.

Standardmäßig werden von d.3 Funktionen für die Ad-hoc-Worflow´s angeboten und durch

„d.3 flow“ werden die Möglichkeiten des d.3 Systems um eine integrierte regelbasierte

Workflow Komponente erweitert.

Nach den Dokumenten kann über einen Desktop- oder einen Web-Client gesucht werden.

Abbildung 4: Web-Client von d.3 37 Recherche kann nach Indexbegriffen, Dokumentenarten, Textpassagen oder mit Hilfe von

Dokumenten- ID erfolgen. Das Zusatzmodul „d.3 search“ ermöglicht Anbindung

verschiedenster Volltextsuchmaschinen an das d.3 Archiv, um dem Benutzer völlig neue

37 Quelle: http://www.d-velop.de/

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5. Produktbeschreibungen 23

Möglichkeiten bei der Dokumentsuche (phonetische und semantische Suche,

Dokumentranking nach Relevanz, Freitextsuche, Suche nach ähnlichen Dokumenten etc.)

anzubieten. Des Weiteren bietet das Modul „d.3 search“ dem Anwender als Ergänzung zur

regelbasierten Suche auch wissensbasiertes Text-Mining an. Mit der integrierten d.3 search

engine und dem als Zusatzmodul erhältlichen d.3 search pro bietet d.3 zwei Alternativen zur

standardmäßig in d.3 vorhandenen Volltextsuche.

Die Rechercheergebnisse werden als eine Liste mit den Angaben zu den wichtigen

Dokumentenattributen, Strukturinformationen der Ablage und einer Vorschauoption

dargestellt. d.velop bietet mit der Komponente d.3 view ein Visualisierungstool das

unterschiedlichste Dokumente am Bildschirm visualisiert und zur weiteren Bearbeitung

bereitstellt.38

5.2 OS:DTR Mit OS:DRT bietet die Firma Optimal Systems ein Produkt an, dass dem Anwender

„Integriertes Management und Archivierung aller Informationsarten, einheitliche Steuerung

der Informationszugriffe unabhängig von Quelle und Nutzung“ 39 ermöglicht.

Das Produkt besteht aus drei aufeinander aufbauenden Stufen

OS:DRT-Basic bietet ein digitales Archiv mit Suchfunktionen, Versionsverwaltung und einer

Rechtevergabe.

OS:DRT- Silver erweitert das Basic Paket zu einem Dokumenten Management- System. Mit

vielen zusätzlichen Funktionalitäten wie Integration in die Office Anwendungen, Check-

In/Chek-Out Funktion, Bearbeitungshistorie und der Anbindung an das Mailsystem. In

diesem System lassen sich allerlei Informationen verwalten unabhängig von deren Herkunft

oder Format. Abbildung 5 zeigt einige der möglichen Formate, wie Text-Dokumente, Video-

Dateien, Grafiken und E-Mails.

38 http://www.d-velop.de/d.web/homepage/de/news/services/downloads/prospects.shtml 39 http://www.optimal-systems.de/

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5. Produktbeschreibungen 24

Abbildung 5: OS:DRT Client.40 Mit dem Workflow-Management-System OS:DRT-Gold werden die Funktionalitäten der

Module Basic und Silver von Informationsmanagement zum Vorgangsmanagement erweitert.

Insgesamt konnten folgende, der oben geforderten Funktionalitäten, erfüllt werden:

Integration in die MS-Office Produkte wird mit Menüpunkten, die direkt in der

Anwendungsoberfläche integriert werden, realisiert. Dadurch können viele der OS:DRT-

Funktionen, wie z.B. automatisch Konvertierung, Abfrage von Dokumentenstatus oder

Indizierung, direkt in der Quell-Anwendung ausgeführt werden, ohne diese verlassen zu

müssen.

Für die Speicherung von Metadaten werden von OS-DRT Relationale Datenbanken

unterstützt. Die eigentlichen Dokumente werden für eine schnelle Verfügbarkeit in spezielle

Bereiche des Dateisystems abgelegt. Über Cache-Verfahren wird dafür gesorgt, dass

Dokumente, auf die oft zugegriffen wird, schnell zur Verfügung gestellt werden können.

Im Bereich der Bestandverwaltung wird durch gezielte Rechtevergabe, auf mehreren Ebenen

bis auf die Dokumentebene und Datenfelder, sichergestellt dass nur autorisierte Personen auf

die Dokumente zugreifen können. Mit der Check-In/ Chek-Out Funktion wird das explizite

Sperren und Entsperren und die damit verbundenen Aktualisierungen von Dokumenten

unterstützt. Zusätzlich zu der Versionskontrolle von Dokumenten, die eine Möglichkeit bietet

40 http://www.optimal-systems.de/cms/industrie/dc/index.jsp

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5. Produktbeschreibungen 25

sich unterschiedliche Versionen von einem Dokument anzeigen zu können, wird eine

Bearbeitungshistorie angeboten. Mit der Bearbeitungshistorie kann nachvollzogen werden

wann, welcher Anwender, welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Des

Weiteren wird eine Integration in MS Outlook angeboten. Dadurch können auch E-Mails

archiviert, aus dem Archiv beantworten und weitergeleitet werden.

Mit dem OS:DRT Gold Modul wird ein eigenes Workflow-Management-System angeboten,

das einem Workflow-Editor, Admin und –Client besteht. Mit dem Editor werden die

Workflows grafisch modelliert und die Organisationsstruktur abgebildet. Mit dem Workflow-

Admin können alle laufenden Vorgänge überwacht und eingesehen werden. Die Interaktion

mit dem Anwender findet über den Client statt, hier werden die laufende Vorgänge durch den

Bearbeiter geöffnet, bearbeitet und weitergeleitet. Zusätzlich können Ad-hoc-Workflows aus

dem Mailsystem oder bei Daten- und Dokumentenimport gestartet werden.

Die Recherche nach den Dokumenten kann über eine eigene Maske für jeden Objekttyp oder

als Volltextrecherche, über die Schlagworte oder Dokumenteinhalte, erfolgen. Die

Trefferliste kann einzelnen oder mehreren Spalten erfolgen und mit Hilfe von Filtern

verfeinert werden.

Mit dem zusätzlichem Modul OS:WEB wird von der Firma Optimal Systems das Angebot um

eine Online-Komponente erweitert. OS:WEB bietet die Möglichkeit einige der OS:DTR

Funktionen in dem Inter- bzw. Intranet dem Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.41

41 vgl. Optimal Systems GMBH (2003)

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6. Fazit 26

6. Fazit Die gestellten Anforderungen an ein Dokumenten-Managementsystem42, für die speziellen

Eigenschaften von Dokumenten mit unstrukturierten Informationen, werden von beiden

Produkten nur teilweise erfüllt.

Das Produkt d.3 der Firma d.velop bietet ein komfortables Werkzeug zur Unterstützung der

Arbeit mit Dokumenten. Dieses Produkt zeichnet sich besonders durch die übersichtliche

Darstellung von Dokumenten mit vielen Zusatzinformationen auf einem Blick und einer

gelungenen Integration in die Office Standard-Anwendungen, aus. Die standardmäßig

implementierte Ad-hoc-Workflow Funktionalität unterstützt das Weiterleiten von

Dokumenten innerhalb von unstrukturierten Prozessen. Mit Schnittstellen zu den Groupware-

Anwendungen anderer Anbieter wird den Anwendern die Arbeit in Teams ermöglicht. Mit

den Zusatzmodulen wird von d.velop eine breite Palette an Suchverfahren angeboten,

inklusive von inhaltsbezogenen Suchverfahren, wie Text Mining.

Optimal Systems bietet mit dem OS:DRT ein umfangreiches Dokumentenmanagement mit

einem eigenen Workflow- Management- System. Es existiert zwar eine Anbindung an das

MS-Outlook mit einem Outlook- AddIn, aber es ist keine umfassende Integration oder

Schnittstellen zur weiteren Groupware Systemen vorhanden. Bei der Suche werden Methoden

wie Volltext- und phonetische Suche eingesetzt. Es werden aber keine inhaltsbezogenen

Suchverfahren verwendet.

Insgesamt lässt sich zusammenfassen, dass der Einsatz von Dokumenten-Management-

Systemen für die Verwaltung von Dokumenten mit unstrukturiertem Inhalt empfehlenswert

ist. Mit den oben beschriebenen Produkten werden die Anwender bei der Erstellung der

Dokumente, deren Ablage und Suche nach der benötigten Information gestützt. Die

Schnittstellen zu den Groupware Anwendungen unterstützt das Arbeiten in Teams. Die

implementierten Workflow-Komponenten ermöglichen das automatische Weiterleiten der

Dokumente nach vorgeschriebenen Regeln.

Es können aber nicht alle gestellten Anforderungen zur 100 % erfüllt werden. In den

Bereichen der automatischen Indizierung und Kategorisierung, Information Retrieval und der

Integration in die Wissensmanagement – bzw. Informations-Management Systeme sind noch

viele offene Potenziale vorhanden.

Bei den Dokumenten mit strukturierten Informationen werden bei der automatischen

Indizierung und damit verbundenen automatischen Kategorisierung und Weiterleitung der

42 Siehe Abschnitt 3.3.

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6. Fazit 27

Dokumente gute Ergebnisse erzielt. Aber bei den Dokumenten mit unstrukturierten

Informationen kann der Inhalt, mit den zur Verfügung stehenden Methoden, nicht so

ausgewertet werden, dass der Text sich eindeutig kategorisieren lässt. Es bedarf einer

manuellen Verschlagwortung oder durch den Verfasser erstellten Zusammenfassung um den

Sinn des Textes wiedergeben zu können.

Bei der Suche können die Suchergebnisse mit dem Einsatz von den neuen Verfahren, wie z.B.

das Text Mining, dass die Methoden aus den Gebieten der Statistik und der künstlichen

Intelligenz nutzt, verbessert werden. Aber die Entscheidung über die Qualität und die

Relevanz der angezeigten Dokumente liegt, in der letzten Instanz, bei den Anwendern.

Der Einsatz von Dokumenten-Management-Systeme darf nicht als eine Insellösung für die

Verwaltung von Dokumente gesehen werden, sondern als eine Basistechnologie für einen

ganzheitlichen unternehmensweiten Lösungsansatz zum Informations- Management.

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7. Literaturübersicht 28

7. Literaturübersicht Angerhausen, K.; Weiß, D.; Mertens, H., Dokumenten-Management. 11 Dokumenten-

Management-Systeme im Vergleich.1.Aufl.- Feldkirchen: Oxygon Verlag GmbH, 2003.

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Bach, V.; Thiesse, F.: „Tools und Architekturen für Business Knowledge Management. “ In

Bach, V. (Hrsg.); Vogler, P.; Österle, H.: Business- knowledge Management:

Praxiserfahrungen mit intranet-basierten Lösungen. Berlin: Springer, 1999. S.85-116.

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überarb. und erw. Aufl.- Heidelberg: dpunkt-Verlag, 2004.

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http://www.optimal-systems.de/cms/cache/public/osdrt/Brosch%C3%BCre---OS-DRT---Das-

integrierte-System-f%C3%BCr-digitale-Archivierung,-DMS-und-Workflow.pdf.

Am 15.04.2005

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7. Literaturübersicht 29

Thome, R.; Böhn, M.; Hagn,A.: “ Dokumenten-Management-Systeme“. In: WISU,

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