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© 2010 Seminarunterlagen-Verlag Helmut Dettmer

Neuer Schafweg 12, D-76889 Kapellen

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Excel 2010 SVS Einführung

Saarländische Verwaltungsschule Seite 3

Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkungen .................................................................................................................... 6

1.1 Tasten-Bezeichnungen .................................................................................................. 6 2 Programm Excel 2010 ............................................................................................................ 7

2.1 Excel starten .................................................................................................................. 7 2.2 Der Excel-Bildschirm ...................................................................................................... 8

3 Der Befehlsaufruf ................................................................................................................... 9 3.1 Das Menüband ............................................................................................................... 9 3.2 Das Datei-Menü ........................................................................................................... 11 3.3 Symbole ....................................................................................................................... 13 3.4 Kontextmenüs und -Symbolleisten ............................................................................... 13 3.5 Tasten (Shortcuts) ....................................................................................................... 14 3.6 Hilfe .............................................................................................................................. 14 3.7 Wechsel zu anderen Programmen .............................................................................. 16 3.8 Excel beenden ............................................................................................................. 17

4 Arbeitsmappe ........................................................................................................................ 18 4.1 Bewegungen in der Tabelle ......................................................................................... 18 4.2 Zoom ............................................................................................................................ 20 4.3 Daten-Eingabe ............................................................................................................. 21 4.4 Eingabe abschließen .................................................................................................... 21 4.5 Eingabe abbrechen ...................................................................................................... 22 4.6 Eingabe verändern ....................................................................................................... 22 4.7 Bildung von Summen ................................................................................................... 23

5 Arbeitsmappe speichern ...................................................................................................... 25 5.1 Das Explorerfenster Speichern unter ........................................................................... 25 5.2 Die Befehle Speichern und Speichern unter ................................................................ 26 5.3 Sicherungskopie ........................................................................................................... 27 5.4 Automatisches Speichern ............................................................................................ 27 5.5 Datei schließen ............................................................................................................ 28 5.6 Datei öffnen .................................................................................................................. 29 5.7 Neue Arbeitsmappe erstellen ....................................................................................... 30 5.8 Zusammenfassung Dateien und Excel beenden ......................................................... 32

6 Bereiche ................................................................................................................................ 33 6.1 Bereich markieren ........................................................................................................ 33 6.2 Zwischenablagen ......................................................................................................... 35 6.3 Zellen kopieren ............................................................................................................. 36 6.4 Änderungen rückgängig machen ................................................................................. 36 6.5 Wiederholen ................................................................................................................. 37 6.6 Übungen ....................................................................................................................... 37 6.7 Zellinhalte ausschneiden .............................................................................................. 38 6.8 Zellinhalte aus einer Zwischenablage einfügen ........................................................... 38 6.9 Sammeln und Einfügen ................................................................................................ 40 6.10 Drag & Drop ................................................................................................................. 40 6.11 Löschen ........................................................................................................................ 41 6.12 Zusammenfassung: Bereiche ...................................................................................... 43

7 Funktionen ............................................................................................................................ 44 7.1 Aufbau der Funktionen ................................................................................................. 44 7.2 Statistische Auswertungen ........................................................................................... 44 7.3 Verwendung der Funktionen ........................................................................................ 44



8 Tabelle gestalten .................................................................................................................. 48 8.1 Spaltenbreite ändern .................................................................................................... 48 8.2 Mit der Maus die Spaltenbreite ändern ........................................................................ 49 8.3 Zeilenhöhe ändern ....................................................................................................... 49 8.4 Ausrichtung .................................................................................................................. 49 8.5 Zahlen-Formatierung.................................................................................................... 50 8.6 Zeilen und Spalten einfügen ........................................................................................ 53 8.7 Schriftstil ....................................................................................................................... 54 8.8 Überschriften zentrieren ............................................................................................... 56 8.9 Linien ziehen ................................................................................................................ 57 8.10 Füllfarbe ....................................................................................................................... 58 8.11 Suchen und Ersetzen ................................................................................................... 59 8.12 Die Rechtschreibprüfung.............................................................................................. 60 8.13 Übungen ....................................................................................................................... 63 8.14 Zusammenfassung: Tabelle gestalten ......................................................................... 64

9 Prämien ausrechnen ............................................................................................................ 65 9.1 Arretierung von Spalten und Zeilen .............................................................................. 65 9.2 Rechenzeichen der 4 Grundrechenarten ..................................................................... 65 9.3 Mit konstanten Zahlen rechnen .................................................................................... 65 9.4 Übungen ....................................................................................................................... 65 9.5 Mit variablen Zahlen rechnen ....................................................................................... 66 9.6 Relative und absolute Adressierung ............................................................................ 67 9.7 Übungen ....................................................................................................................... 67 9.8 Fehler in einem Arbeitsblatt ......................................................................................... 68 9.9 Formatvorlagen ............................................................................................................ 70 9.10 Office-Designs ............................................................................................................. 71 9.11 Bereichsnamen ............................................................................................................ 71 9.12 Übung ........................................................................................................................... 73 9.13 Fenster-Befehle ............................................................................................................ 73 9.14 Berechnungen mit der WENN-Funktion ...................................................................... 75 9.15 Übungen: ...................................................................................................................... 76 9.16 Bedingte Formatierung ................................................................................................. 76 9.17 Datenillustration mit der bedingten Formatierung ........................................................ 78 9.18 Zusammenfassung: Prämien ausrechnen ................................................................... 80

10 Diagramm .............................................................................................................................. 81 10.1 Ein neues Diagramm erstellen ..................................................................................... 81 10.2 Kontextwerkzeuge ........................................................................................................ 82 10.3 Das Diagramm gestalten ............................................................................................. 82 10.4 Übungen ....................................................................................................................... 87 10.5 Das Aussehen des Diagramms ändern ....................................................................... 87 10.6 3D-Kreisdiagramm ....................................................................................................... 89 10.7 Elemente in das Diagramm zeichnen .......................................................................... 90 10.8 Zusammenfassung: Diagramm .................................................................................... 93

11 Ausdruck ............................................................................................................................... 94 11.1 Druckereinrichtung ....................................................................................................... 94 11.2 Seitenansicht (Druckvorschau) .................................................................................... 94 11.3 Seite einrichten ............................................................................................................ 95 11.4 Seitenumbruchvorschau .............................................................................................. 97 11.5 Kopf- und Fußzeilen ..................................................................................................... 98 11.6 Seitenlayoutansicht ...................................................................................................... 99 11.7 Drucken ...................................................................................................................... 100



12 3D-Arbeitsblätter ................................................................................................................ 103 12.1 Arbeitsblätter einfügen und löschen ........................................................................... 103 12.2 Kopieren in mehreren Arbeitsblättern ........................................................................ 104 12.3 Gruppen-Modus ......................................................................................................... 104 12.4 3D-Bereiche ............................................................................................................... 105 12.5 Übung ......................................................................................................................... 105

13 Daten füllen ......................................................................................................................... 106 13.1 Datumswerte ausfüllen............................................................................................... 107 13.2 Autoausfüllen mit der Maus........................................................................................ 107

14 Datenbank ........................................................................................................................... 108 14.1 Vorüberlegungen - Neue Datenbank ......................................................................... 109 14.2 Bereiche in einer Datenbank ...................................................................................... 109 14.3 Filter ........................................................................................................................... 111 14.4 Kriterien eintragen ...................................................................................................... 113 14.5 Übung ......................................................................................................................... 115 14.6 Sortieren ..................................................................................................................... 115 14.7 Zusammenfassung: Datenbank ................................................................................. 117

15 Anhang ................................................................................................................................ 118 15.1 In einem anderen Dateityp speichern ........................................................................ 118 15.2 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen ........................................................... 121 15.3 Die Statusleiste einstellen .......................................................................................... 122 15.4 Funktionstastenbelegung ........................................................................................... 123

16 Stichwortverzeichnis ......................................................................................................... 124



1 Vorbemerkungen

Diese Schulungsunterlage ist lernorientiert aufgebaut. Sie führt schrittweise in das Programm

Excel 2010 ein. Durch das Inhalts- und das Stichwortverzeichnis kann dieses Skript aber auch

sehr gut zum späteren Nachschlagen verwendet werden.

Um den Umfang der Unterlage nicht zu groß werden zu lassen, sind ganz bewusst nicht alle

Möglichkeiten aufgeführt, die dieses Programm bietet. Bei der Auswahl der Themen hilft den

Autoren besonders ihre langjährige und große Erfahrung in der Computer-Schulung.

Bei häufig benutzten Befehlen, wie zum Beispiel Ausschneiden, Kopieren und Einfügen, kön-

nen Sie bis zu 4 verschiedene Wege “gehen“, um einen Befehl durchzuführen. Die meisten An-

wenderinnen und Anwender benutzen sicherlich die Maus und klicken auf ein Symbol. Andere

wiederum arbeiten lieber mit den schnellen Tastaturbefehlen. Darum der Tipp: Wenn Excel

Ihnen verschiedene Möglichkeiten anbietet, dann “gehen“ Sie den Weg, der Ihnen am besten

gefällt, und den Sie sich leicht merken können.

1.1 Tasten-Bezeichnungen

Bei den in dieser Seminarunterlage beschriebenen Tasten und Tastenkombinationen beachten

Sie bitte:

(ª_)-Taste

Für diese Taste zum

Großschreiben finden Sie

verschiedene Namen:

Umschalt-Taste

Shift-Taste

Groß-Taste

Großschreib-Taste.

(¢)-Taste

Auch diese Taste hat

unterschiedliche

Namen:

Return-Taste

Enter-Taste

Eingabe-Taste

Zeilenschaltung.

(æ__) Rücktaste

Diese Taste liegt

oberhalb der (¢)-

Taste. Sie löscht

unter anderem beim

Editieren das Zeichen

links von der

Cursorposition.

Windows-Taste

Taste zum Öffnen des Windows-Startmenüs.

Kontext-Taste

Taste zum Öffnen eines Kontextmenüs.

Bei Tastenkombinationen mit einem Plus-Zeichen +, beispielsweise

(AltGr)+(E)

für die Eingabe des Eurosymbols €, drücken Sie zuerst die (AltGr)-Taste und halten sie fest,

und dann drücken Sie kurz die (E)-Taste.



2 Programm Excel 2010

In unserem Einführungskurs arbeiten wir mit dem Kalkulations- und Grafik-Programm Excel für

Windows von der Firma Microsoft.

Das Programm Excel umfasst 3 Funktionsbereiche:

1 Tabellen-Kalkulation

Kalkulieren heißt viel Rechnen, und so können Sie hier in einer riesengroßen (elektroni-

schen) Tabelle Berechnungen durchführen.

2 Diagramm

Eine Anhäufung von Zahlen ist nicht sehr aussagekräftig. Mit einem Diagramm stellen Sie

Zahlen sehr anschaulich dar.

3 Datenbank

Die wohl bekannteste Datenbank ist das Telefonbuch: eine Ansammlung von Daten in einer

bestimmten, strukturierten Form.

2.1 Excel starten

Die Startwege sind in Windows 7, Windows Vista und Windows XP grundsätzlich gleich:

Öffnen Sie das Startmenü mit einem Mausklick auf die Start-Schaltfläche links in

der Taskleiste oder mit der Tastenkombination (Strg)+(Esc), oder drücken Sie die Windows-

Taste.

Wenn im linken Teil des Startmenüs der Ein-

trag Microsoft Excel 2010 angebracht ist,

klicken Sie auf diese Zeile.

Andernfalls wählen Sie im Startmenü den fol-

genden Weg: Alle Programme, Microsoft

Office, Excel 2010. Mit einem Einfachklick

auf diese Zeile starten Sie das Programm mit

einem neuen, leeren Dokument.

Nur Windows 7 und Vista

Windows 7 und Vista bieten Ihnen noch eine zu-

sätzliche Möglichkeit an. Dazu öffnen Sie wieder

das Startmenü. Oberhalb der Start-Schalt-

fläche blinkt bereits der Schreibcursor | in dem

Schnellsuchfeld:

Schnellsuchfeld

Startmenü mit dem Benutzernamen Schulung

Geben Sie die Zeichenfolge Excel ein. Bereits mit dem Eintippen des ersten Buchstabens be-

ginnt Windows mit der Suche und zeigt die ersten Ergebnisse an, wie es im nachfolgenden Bild

zu sehen ist. Zum Starten klicken Sie im Startmenü oben links auf das entsprechende Sucher-

gebnis. Excel öffnet ein neues, leeres Dokument.



Die Farbe des Fensterrahmens, z.B. die Farbe

der Titelleiste, kann auf Ihrem Computer von den

Bildern in dieser Schulungsunterlage abweichen.

Dies hängt von der verwendeten Windows-Ver-

sion und den Einstellungen in der Systemsteue-

rung ab.

Suchergebnis im Startmenü

2.2 Der Excel-Bildschirm

Moderne Programme bieten Ihnen auf dem Bildschirm eine große Fülle an Informationen an. In

dem unten stehenden Bild ist daher nur ein Teil des Excel-Bildschirms benannt. Weitere Ele-

mente werden in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben.

Menü

Datei

Symbolleiste Schnellzugriff Menüband mit den Befehls-Schaltflächen

Fenster-Schaltflächen

horizontale

Bildlauf-

leiste

TitelleisteRegisterkarten

Ansichts-

Schaltflächen

ZoomModusanzeige Statusleiste

Zellcursor

vertikale

Bildlauf-

leiste

Der Excel-Bildschirm

Aufgabenbereich

Der Aufgabenbereich aus den Excel-Versionen XP und 2003 wird in Excel 2010 nur noch in

bestimmten Situationen angeboten, z.B. Office-Zwischenablage, Dokument-Wiederherstellung.



3 Der Befehlsaufruf

In Excel haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Befehle auszuführen:

Aus dem Menüband auswählen

Symbole und Schaltflächen anklicken

Mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü und eine Kontext-Symbolleiste aufrufen

Tasten und Tastenkombinationen drücken.

3.1 Das Menüband

Nach dem Start von Excel fällt Ihnen vielleicht als Erstes das im oberen Bereich angebrachte

große Menüband (Multifunktionsleiste) besonders auf. Hier bietet Ihnen das Programm ver-

schiedene Möglichkeiten an, Ihre Arbeiten leicht und schnell zu erledigen:

Registerkarten

Befehlsgruppen

Menüband, aktuell: Registerkarte Start

Hauptelemente des Menübandes sind die Registerkarten (Start, Einfügen, Seitenlayout…), die

wiederum in Befehlsgruppen (Zwischenablage, Schriftart, Ausrichtung…) unterteilt sind. In

jeder Gruppe werden die einzelnen Befehle durch Schaltflächen symbolisiert, z.B. das Unter-

streichen in der Gruppe Schriftart.

Die Registerkarten

Mit Mausklick das Register wechseln

Wie in einem Karteikasten sind im Menüband mehrere Registerkarten angeordnet. Um die Karte

zu wechseln, klicken Sie auf das gewünschte Register, z.B. auf Seitenlayout. Auch diese Re-

gisterkarte ist wieder in Befehlsgruppen (Designs, Seite einrichten, An Format anpassen…)

unterteilt. Die Anzahl der Befehle, die Sie in einer Gruppe sehen können, ist von der Breite des

Programm-Fensters abhängig.

Mit der Rad-Maus (Seite 20) können Sie sehr einfach in den Registerkarten blättern: Zeigen Sie

auf das Menüband, und drehen Sie ganz langsam das Rädchen, ohne eine Taste zu drücken.

Ein Dreh nach vorn wandert in der Registerkarten-Zeile nach links, und ein Dreh nach hinten

wandert nach rechts.



Falls Sie bei bestimmten Arbeitsschritten auf dem Bildschirm mehrere Programm-

fenster nebeneinander anordnen, werden bei einem verkleinerten Excel-Fenster

aus Platzgründen auch eine oder mehrere Befehlsgruppen kleiner dargestellt. Mit

einem Klick auf das Dreieck öffnen Sie einen Auswahlrahmen:

Wegen Platzmangel wurden Gruppen im Menüband verkleinert

Bei den Gruppen, bei denen rechts vom Gruppennamen eine kleine Schaltfläche angebracht

ist, öffnen Sie nur durch Zeigen mit der Maus auf diese Schaltfläche eine QuickInfo. In dem

nachfolgenden Bild gibt es diese Schaltflächen bei den Befehlsgruppen Seite einrichten, An

Format anpassen, Blattoptionen. Um die Gruppe Blattoptionen vollständig zu sehen, wurde

das Excel-Fenster mit der Maus wieder etwas verbreitert:

Nur durch Zeigen auf die Schaltfläche eine QuickInfo öffnen

Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche wird das dazugehörende Dialogfeld (Dialogfenster)

geöffnet (auch Seite 96):

Ein Dialogfeld (Ausschnitt)



Das Menüband verkleinern

Sie können das Menüband auch bis auf die Registerkarten-Zeile minimieren:

Das verkleinerte Menüband mit der Registerkarten-Zeile

Mit einem Maus-Doppelklick auf einen Registernamen (Start, Einfügen, Seitenlayout…)

verkleinern Sie das Menüband. Zum Vergrößern gibt es zwei Varianten:

- Mit einem Einfachklick auf das gewünschte Register wird das Menüband nur vorüberge-

hend vergrößert. Ein Klick unten in die Tabelle schließt sie wieder.

- Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Register wird sie dauerhaft vergrößert.

Oder klicken Sie am rechten Rand der Registerkarten-Zeile auf dieses Symbol zum Ver-

kleinern bzw. zum Vergrößern.

Oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(F1) zum Verkleinern und Vergrößern.

3.2 Das Datei-Menü

Bedienung mit der Maus

Register Datei

Mit einem Mausklick auf das Register Datei im Excel-Fenster oben links öffnen Sie

das Datei-Menü. Es besteht aus mehreren Seiten, die Sie über den linken Navigati-

onsbereich erreichen. Ohne eine Maustaste zu drücken, nur durch Zeigen mit der

Maus wird eine Schaltfläche oder ein Befehl markiert und durch einen kurzen Maus-

klick mit der linken Maustaste ausgeführt.

Das Datei-Menü mit dem Mauszeiger im Navigationsbereich



Das Datei-Menü wird von Microsoft auch Backstage genannt. Der von den Zuschauern nicht

einsehbare Bereich hinter einer Bühne wird als Backstage bezeichnet. Aber Sie schauen hier im

Datei-Menü hinter die Kulissen: In dieser Registerkarte werden die erforderlichen Arbeiten mit

den Dateien und nicht in den Dateien durchgeführt.

Navigationsbereich des Datei-Menüs

(Ausschnitt)

Wenn Sie auf einen der sechs Befehle klicken, die hier links in diesem Aus-

schnitt des Navigationsbereichs zu sehen sind, wird die entsprechende Seite

im Datei-Menü geöffnet. Ein Beispiel ist in dem vorherigen Bild mit den In-

formationen zum aktuellen Dokument zu sehen.

Bei den anderen Befehlen im Navigationsbereich wird entweder ein Dialog-

fenster geöffnet (Speichern unter, Öffnen, Optionen), oder der Befehl wird

direkt ausgeführt (Speichern, Schließen, Beenden), bei dem Befehl Spei-

chern allerdings nur dann, wenn das aktuelle Dokument bereits einen Da-

teinamen hat. Alle diese Befehle werden noch näher erläutert.

Bedienung über die Tastatur

Navigationsbereich im Tastatur-Modus

mit den Zugriffstasten

Auch über die Tastatur ist die Ausführung eines Befehls möglich. Falls die

Maus einmal defekt sein sollte, und Sie dringend speichern oder drucken

müssen, können Sie das Datei-Menü auch über die Tastatur aufrufen.

Um einen Befehl auszuführen, drücken Sie einmal nur kurz die (Alt)- oder

die (F10)-Taste. Damit aktivieren Sie den Tastatur-Modus. Bei einigen Ele-

menten sehen Sie nun in einem kleinen Kästchen einen Buchstaben oder

eine Zahl, z.B. (D) für die Registerkarte Datei:

Befehle im Tastatur-Modus

Nun tippen Sie dieses eingerahmte Zeichen ein. Das ist auf Ihrer Tastatur

die so genannte Zugriffstaste. In der Registerkarte drücken Sie wiederum

den eingerahmten Buchstaben oder die Zahl eines Befehls ein.

Wenn Sie beispielsweise ein neues Dokument erstellen wollen, ist dazu die folgende Tastenfol-

ge einzeln einzutippen:

(Alt) (D) (N).

Im Tastatur-Modus können Sie in einer geöffneten Registerkarte die einzelnen Befehle auch mit

den Pfeil-(Cursor)-Tasten anwählen. Je nach Situation drücken Sie zuerst die (¼)- oder die

(Æ)-Taste und markieren dann mit den Pfeil-Tasten (Æ) (æ) (¼) (½) die gewünschte

Schaltfläche. Mit der (¢)-Taste rufen Sie den Befehl auf. Probieren Sie es bitte aus.

Schließen des Datei-Menüs

Wenn Sie das Datei-Menü schließen möchten, ohne einen Befehl auszuwählen, haben Sie die

folgenden Möglichkeiten:

Mausklick oben links auf das Register Datei oder

die (Esc)-Taste drücken.



3.3 Symbole

Die meisten Befehle können direkt durch einen linken Mausklick

auf eine Schaltfläche (Symbol, Icon) ausgeführt werden. Wenn Sie

mit der Maus auf ein Symbol zeigen, wird die Hintergrundfarbe

gelb und in der Standardeinstellung die Erklärung des Symbols mit

der Tastenkombination angezeigt (QuickInfo):

QuickInfo

Symbol mit QuickInfo und Anzeige der Tastenkombination (hier Einfügen)

Darüber hinaus erkennen Sie an einem gelb hinterlegten Symbol die aktuelle Einstellung an der

Cursorposition.

Symbolleiste für den Schnellzugriff

In der Standardeinstellung ist die so genannte Symbolleiste für den

Schnellzugriff im oberen linken Bereich des Fensters mit drei Befehlen

angebracht. Sie können diese Leiste auch selbst zusammenstellen.

Dazu stehen Ihnen fast alle Excel-Befehle zur Verfügung. Auf der Seite

121 ist beschrieben, wie Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff

individuell anpassen.

Schnellzugriff

3.4 Kontextmenüs und -Symbolleisten

Sehr praktisch sind die situationsabhängigen Menüs und

Symbolleisten. Sie sind mit den Befehlen bestückt, die bei

dem aktuellen Objekt (z.B. Text oder Bild) am häufigsten

gebraucht werden. Für den Aufruf klicken Sie mit der

rechten Maustaste

auf eine Zelle, auf mehrere vorher markierte Zellen oder auf

ein Objekt (z.B. Diagramm, Grafik, Bild). In einem Kontext-

menü oder in der -Symbolleiste klicken Sie dann auf den von

Ihnen gewünschten Befehl.

Eine weitere Möglichkeit zum Aufrufen nur eines Kontextme-

nüs ohne -Symbolleiste: Sie drücken auf der Tastatur die

Kontext-Taste.

Kontext-Symbolleiste (oben) und Kontextmenü (unten)

Schließen der Kontextmenüs und Kontext-Symbolleisten

Kontextmenü und Kontext-Symbolleiste werden nach dem Anklicken eines Befehls automatisch

geschlossen. Wenn Sie ein geöffnetes Kontextmenü schließen möchten, ohne einen Befehl

auszuwählen, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:



Mausklick in das Fenster außerhalb des Menüs in das Dokument oder

(Esc) Taste drücken.

Mini-Symbolleisten

Eine ganz raffinierte Neuerung seit der Vorgänger-Version Excel 2007 ist

die so genannte Mini-Symbolleiste. Wenn Sie beim Editieren mit der Maus

auf markierten Text oder Zahlen zeigen, erscheint zunächst schwach im

Hintergrund eine Symbolleiste mit den häufigsten Befehlen, die Sie zum

Formatieren der Zeichen benötigen. Um einen Befehl auszuwählen, führen

Sie den Mauszeiger auf die Leiste und klicken das gewünschte Symbol an.

Markierter Text mit Mini-Symbolleiste

Die Mini-Symbolleiste verschwindet automatisch wieder, wenn Sie sich mit der Maus von der

Markierung entfernen, oder wenn die Markierung aufgehoben wird. Ab Seite 33 ist das Markie-

ren und ab Seite 54 sind die Schriftformate beschrieben.

3.5 Tasten (Shortcuts)

Eine ganze Reihe von Befehlen können Sie auch direkt über Tasten und Tasten-Kombinationen

aufrufen. In den Office-Programmen werden die Tasten-Befehle auch Shortcuts genannt, z.B.:

(F1) Hilfe

(Strg)+(S) Speichern

(ª_)+(Strg)+(U) markierten Text unterstreichen.

Zeigen Sie jetzt mit der Maus oben links in der Symbolleiste für den

Schnellzugriff auf das Symbol Rückgängig. In der QuickInfo wird nicht nur

die Erklärung des Symbols mit der letzten Aktion, sondern auch die Tasten-

kombination angezeigt:

Symbol Rückgängig

QuickInfo

Wenn die letzte Aktion rückgängig gemacht werden kann, können Sie gleich mit der Tasten-

kombination (Strg)+(Z) den letzten Befehl zurücknehmen, ohne auf das Symbol zu klicken.

Excel versteht dafür aber auch die Tastenkombination

(Alt)+(æ__) Rücktaste.

Eine Zusammenstellung der Funktionstasten sehen Sie auf der Seite 123.

3.6 Hilfe

Microsoft Office bietet Ihnen eine umfangreiche Hilfe an. Sie ist in allen Office-Programmen

gleich:

In der Registerkarten-Zeile finden Sie das Symbol Microsoft Office Excel-Hilfe .

Einige Dialogfelder haben in der rechten oberen Ecke ein Hilfesymbol .

Darüber hinaus können Sie sich an fast jeder Stelle mit der (F1)-Taste Hilfe holen.



Das Hilfe-Fenster

Klicken Sie in der Registerkarten-Zeile ganz rechts auf das Symbol Microsoft Office

Excel-Hilfe. Es wird ein neues Fenster geöffnet. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche

in der Hilfe-Symbolleiste öffnen und schließen Sie im linken Teil den Navigationsbereich mit

dem Inhaltsverzeichnis. Im großen rechten Rahmen stehen die Hilfetexte. Verknüpfungen (in

Englisch: Links) erkennen Sie an der blauen Schriftfarbe:

Das Hilfe-Fenster mit Verknüpfungen (engl.: Links) in blauer Schriftfarbe

Hilfe Symbolleiste

Suchbegriff eingeben

Über die Symbolleiste oben links stellen Sie das Hilfe-

fenster ein, navigieren zwischen den Themen, verändern

die Schriftgröße und drucken den aktuellen Hilfetext aus.

In das Textfeld Suchen können Sie einen Begriff einge-

ben und über das Symbol die Suche starten.

Ein Buchsymbol links im Inhaltsverzeichnis kennzeichnet eine Gruppe von Hilfeseiten. Mit

einem Mausklick auf ein Buchsymbol können Sie ein Buch öffnen und schließen. Durch das

Fragezeichen wird ein Hilfethema symbolisiert. Klicken Sie auf die gewünschte Zeile, um den

Hilfetext anzeigen zu lassen. Über die Symbole Zurück und Vorwärts bzw. Weiter im

Hilfe-Fenster oben links kommen Sie dann auch wieder auf bereits von Ihnen besuchte Hilfesei-

ten. Auch im rechten Rahmen des Hilfe-Fensters surfen Sie mit einem Mausklick auf einen

blauen Text durch die Hilfe.

Falls der Hilfetext aus mehreren Bildschirmseiten besteht, können Sie mit der Maus

blättern:

Wenn der Mauszeiger auf die rechts angebrachte vertikale Bildlaufleiste (Rollbalken)

zeigt, blättern Sie mit der linken Maustaste. Ein Klick auf die Pfeile blättert zei-

lenweise. Ein Mausklick unterhalb der Schiebeleiste holt die nächste Seite, ober-

halb die vorherige Seite.

Sie können zum Blättern auch die Schiebeleiste bei gedrückter linker Maustaste

innerhalb der Bildlaufleiste hinauf und hinunter ziehen. Eventuell ist auch am unteren

Fensterrand eine horizontale Bildlaufleiste angebracht. Diese Erläuterungen gelten

nicht nur in diesem Fenster, sondern auch in allen anderen Programmen.

Eine weitere Möglichkeit zum Blättern bietet Ihnen die IntelliMaus mit dem Rädchen.

Die Radmaus ist auf der Seite 20 näher beschrieben.



3.7 Wechsel zu anderen Programmen

In Windows gibt es die Möglichkeit, mehrere Programme (engl. Tasks) zu starten. Jedes gestar-

tete Programm erscheint mit einer eigenen Schaltfläche unten in der Taskleiste. Zum Wechseln

klicken Sie in der Taskleiste auf die entsprechende Schaltfläche:

In der Taskleiste zwischen verschiedenen Programmfenstern wechseln

In der Standardeinstellung sind die Symbole nicht beschriftet. Im Eigenschaften-

Fenster der Taskleiste können Sie die Beschriftung zu den Symbolen aktivieren:

Taskleiste mit aktivierter Beschriftung der Symbole

Wechseln mit Alt- + Tabtaste

Zwischen geöffneten Programmen wechseln Sie auch mit der Tastenkombination:

(Alt)+(ÿ) Tabtaste.

Zwischen geöffneten Programmen wechseln

Dabei wird die (Alt)-Taste zuerst gedrückt und festgehalten, und bei gedrückter (Alt)-Taste

wird die (ÿ)-Tabtaste einmal oder mehrmals kurz getippt. In der Bildschirmmitte erscheint ein

Auswahlrahmen, in dem die Miniaturansichten oder Symbole stehen. Bei gedrückter (Alt)-Taste

wird die (ÿ) Tabtaste so oft gedrückt, bis das gewünschte Fenster umrahmt ist. Nun lassen Sie

die (Alt)-Taste wieder los.

Flip-3D in Windows 7 und Vista

Wenn in Windows 7 oder Vista das so genannte Aero-Design eingestellt ist, haben Sie mit der

Funktion Flip-3D eine weitere Möglichkeit, zwischen den geöffneten Fenstern umzuschalten.

Dazu drücken und halten(!) Sie die linke(!) Windows-Taste (unten neben der (Alt)-Taste)

und tippen einmal oder mehrmals kurz auf die (ÿ) Tabtaste. Nun werden die geöffneten Fens-

ter dreidimensional hintereinander aufgereiht, z.B.:



Flip-3D beim Aero-Design

Mit einem Mausklick in ein Fenster holen Sie dieses Fenster in den Vordergrund. Die Funk-

tion Flip-3D steht allerdings nur beim Aero-Design, also nicht in allen Windows-Versionen,

bzw. Einstellungen zur Verfügung!

3.8 Excel beenden

Um einem Datenverlust vorzubeugen, ist es notwendig, Programme ordnungsgemäß zu been-

den. Die Dateien, mit denen Sie gerade arbeiten, sollten vorher gespeichert werden:

Symbol Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder

Datei-Menü, Speichern oder

Tastenkombination (Strg)+(S).

Falls Sie Ihrem Dokument noch keinen Namen gegeben haben, tragen Sie nun in dem Dialog-

feld einen Dateinamen ein (über 200 Zeichen sind erlaubt).

Nach dem Speichern können Sie Excel beenden:

Symbol in der rechten oberen Ecke des Programmfensters anklicken oder

im Datei-Menü die Schaltfläche anklicken oder

die Tastenkombination (Alt)+(F4) drücken.



4 Arbeitsmappe

Nachdem Sie Excel gestartet haben, sehen Sie vor sich die Arbeitsmappe mit mehre-

ren Tabellen (Arbeitsblätter). Falls die Fenster nicht im Vollbild erscheinen, richten Sie

das Excel-Programm-Fenster und das Mappen-Fenster jeweils im Maximieren-Modus

ein. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste in beiden Fenstern auf das Maximieren-

Symbol. In dieser Schulungsunterlage werden aber aus Platzgründen die Excel-Fenster

im Verkleinern-Modus gezeigt.

Das Symbol bzw. schließt ein Fenster!

Eine Tabelle ist in 16.384 Spalten (A bis XFD) und in 1.048.576 Zeilen (1 bis 1.048.576) unter-

teilt. In jeder Zelle, das ist der Schnittpunkt zwischen Spalten und Zeilen, können Sie Eintra-

gungen vornehmen. Mit der Maus oder mit den Cursor-(Pfeil-)Tasten wird der Zellcursor (Zell-

zeiger) in der Tabelle bewegt. Jede Zelle kann angesteuert werden. Über die Blattreiter

(Tabelle1, Tabelle2, Tabelle3) am unteren linken Tabellenrand wechseln Sie zwischen den

Tabellen.

Die Arbeitsmappe

Die aktuelle Zelladresse, also die Position des Zellcursors, wird oben

links im so genannten Namenfeld angezeigt. Bewegen Sie zum Bei-

spiel den Zellcursor in die B-Spalte und in die Zeile 9, so lautet die

momentane Zelladresse B 9 .

4.1 Bewegungen in der Tabelle

Um sich in einer Tabelle mit ihren 17 Milliarden Zellen schnell zu bewegen, stehen neben der

Maus die folgenden Tasten und Tasten-Kombinationen zur Verfügung.

Voraussetzung ist, dass das Kontrollkästchen Alternative Bewegungstasten in

den Optionen ausgeschaltet ist: Registerkarte Datei (Datei-Menü), Schaltfläche

, Seite Erweitert, Bereich Lotus-Kompatibilität:



Excel-Optionen, Seite Erweitert

(Æ) Zellcursor 1 Zelle rechts

(æ) Zellcursor 1 Zelle links

(¼) Zellcursor 1 Zelle abwärts

(½) Zellcursor 1 Zelle aufwärts

(Pos1) Zellcursor zum Zeilenanfang

(Ende) (¢) Zellcursor zum Zeilenende

(nur bei Tabellen mit Daten)

(Strg)+(Pos1) Zellcursor zum Tabellenanfang

(Strg)+(Ende) Zellcursor zum Tabellenende

(nur bei Tabellen mit Daten)

(Bild¼) 1 Bildschirmseite abwärts

(Bild½) 1 Bildschirmseite aufwärts

(Alt)+(Bild¼) 1 Bildschirmseite rechts

(Alt)+(Bild½) 1 Bildschirmseite links

(Strg)+(Bild¼) Nächstes Tabellenblatt

(Strg)+(Bild½) Vorheriges Tabellenblatt

(F5) Adresse Die "Gehe zu" Taste (F5) ruft das

nebenstehende Dialogfeld auf.

Tippen Sie die Zelladresse ein,

z.B. B9, und drücken Sie die (¢)–

Taste, oder klicken Sie auf [_OK_].

Das "Gehe zu" Fenster

Die Tastenkombinationen mit der (Ende)-Taste führen den Zellcursor an einen Rand:

(Ende) (Æ)

(Ende) (æ)

(Ende) (¼)

(Ende) (½)

2 Fälle sind zu unterscheiden:

Zellcursor steht in einer Zelle mit Eintrag:

Zellcursor springt in Pfeilrichtung auf die letzte Zelle mit Eintrag oder an den Rand der Ta-

belle.

Zellcursor steht in einer Zelle ohne Eintrag:

Zellcursor springt in Pfeilrichtung auf die erste Zelle mit Eintrag oder an den Rand der Ta-

belle.



Bemerkungen zu den Tasten (Strg) und (Ende):

(Strg)+ Die (Strg)-Taste beim Drücken einer weiteren Taste festhalten.

(Ende) Die (Ende)-Taste nur kurz drücken und dann loslassen. Unten links steht in der Status-

leiste Modus beenden. Jetzt die andere Taste antippen.

Mit der (Ende)-Taste und den Pfeiltasten (¼) (Æ) in die untere rechte Zelle springen

Falls Sie die Cursorsteuer-Tasten, z.B. (Æ), (Pos1), (Ende), (Bild¼), im rechts liegen-

den Zahleneingabeblock (Nummernblock) drücken, muss die Zahleneingabe ausge-

schaltet sein. Dabei leuchtet das NumLock-Lämpchen oberhalb des Nummernblocks

nicht. Zum Umschalten drücken Sie die NumLock-Taste ((Numº)) im Nummernblock.

Bei Notebooks (Laptops) kann es davon Abweichungen geben.

Blättern mit der Radmaus

Bei der Radmaus, auch IntelliMaus oder Wheel-Maus genannt, ist zusätzlich ein Rädchen zwi-

schen den beiden Tasten angebracht. Hiermit können Sie schnell bei großen Tabellen blättern.

Das Rädchen der IntelliMaus bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, z.B.:

Führen Sie den Mauszeiger in die Tabelle, und drehen Sie nur das Rädchen,

ohne es zu drücken. Je nach Drehrichtung blättern Sie nach oben bzw. nach

unten.

Zeigen Sie mit der Maus in die Tabelle, und drücken Sie nur kurz auf das Räd-

chen. Der Mauszeiger ändert sein Aussehen, z.B. vier kleine Dreiecke mit ei-

nem Punkt. Das Aussehen ist eventuell von der angeschlossenen Maus bzw.

vom Mausprogramm abhängig. Im Hintergrund sehen Sie das gleiche Symbol

in grauer Farbe. Bewegen Sie den schwarzen Mauszeiger unterhalb bzw.

oberhalb des grauen Hintergrundsymbols, blättert Excel in der Tabelle nach un-

ten bzw. nach oben. Steht der Mauszeiger rechts bzw. links vom grauen

Symbol, wird nach rechts bzw. links geblättert. Je größer dabei der Abstand

zwischen dem grauen Hintergrundsymbol und dem schwarzen Maussymbol ist,

umso schneller wird die Tabelle bewegt. Mit einem Klick auf das Rädchen oder

mit irgendeinem Tastendruck beenden Sie diesen Bildlauf.

4.2 Zoom

Sie können mit der Radmaus die Tabelle auch zwischen 10% und 400% zoomen: Zeigen Sie

mit der Maus in die Tabelle, drücken und halten Sie die (Strg)-Taste, und drehen Sie das Räd-

chen nach vorn zum Vergrößern und nach hinten zum Verkleinern.



Aber auch ohne Rad-Maus können Sie die Ansicht vergrößern und

verkleinern:

Zoomen in der Statusleiste

Klicken Sie in der Statusleiste unten rechts auf die Prozent-

zahl, und wählen Sie aus dem Dialogfeld Zoom die neue

Größe aus, oder geben Sie im Zahlenfeld Benutzerdefi-

niert einen Wert ein. Schließen Sie das Fenster über [_OK_].

Eine Prozentzahl auswählen oder eingeben

Oder zoomen Sie die Ansicht bei gedrückter linker Maustaste über den Schiebeschalter

oder die Plus- und Minus-Schaltflächen in der Statusleiste.

4.3 Daten-Eingabe

In der nachfolgenden Tabelle sind die Namen von fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu se-

hen, die im vergangenen Jahr Verbesserungsvorschläge einreichten. Die Zahlen zeigen die

betrieblichen Einsparungsbeträge:

Daten-Eingabe

Bewegen Sie den Zellcursor auf die Zelle A2, und tippen Sie den Namen Heintz ein. Achten Sie

nach dem ersten Buchstaben auf die Modusanzeige unten links in der Statusleiste: Der Modus

wechselt von Bereit auf Eingeben.

4.4 Eingabe abschließen

Der Eintrag in eine Zelle kann auf mehrere Arten beendet werden:

Mit der (¢)-Taste oder

mit einer Cursor-(Pfeil-)Taste: (Æ)(æ)(¼)(½) oder

mit einem Mausklick auf das Bestätigungsfeld (Haken), links von der Bearbei-

tungsleiste (siehe nachfolgende Abbildung).

Der Abschluss mit einer Cursor-Taste (ohne (¢)) ist dann zweckmäßig, wenn gleich darauf in

einer benachbarten Zelle der nächste Eintrag erfolgen soll, wie in unserem Beispiel.



4.5 Eingabe abbrechen

Solange der Eintrag nicht abgeschlossen ist, können Sie mit der (Esc)-Taste oder mit

einem Mausklick auf das Abbruchfeld (Kreuz) links von der Bearbeitungsleiste die Ein-

gabe abbrechen:

Namenfeld

Funktion einfügen

Bestätigungsfeld

Abbruchfeld

Bearbeitungsleiste

Spaltenkopf

Zeilenkopf

Tabelle

markieren

Wichtige Teile einer Arbeitsmappe (hier: im Bearbeiten-Modus)

4.6 Eingabe verändern

Stellen Sie nach Abschluss des Eintrags fest, dass in einer Zelle ein Fehler ist, gibt es mehrere

Möglichkeiten, den Eintrag zu verändern. Voraussetzung: Excel ist im Bereit-Modus! Stellen Sie

den Zellcursor auf die zu editierende Zelle:

Sie überschreiben den alten Eintrag. Bei der Dateneingabe ist es egal, ob die Zelle bereits

Daten enthält oder leer ist.

Möchten Sie nur einen Teil des Zell-Eintrags verändern oder den Eintrag erweitern, drücken

Sie die (F2)-Taste. Die Modusanzeige unten links in der Statusleiste wechselt auf

Bearbeiten. Auch mit einem Mausklick in die Bearbeitungsleiste oder mit einem

Doppelklick auf die Zelle wechseln Sie in den Bearbeiten-Modus. Die Änderungen nehmen

Sie direkt in der Zelle oder oben in der Bearbeitungsleiste vor.

Im Bearbeiten-Modus gelten folgende Tasten

(æ) (Æ) Bewegt den Cursor (blinkende Eingabemarke) seitwärts.

(Pos1) Setzt den Cursor vor das erste Zeichen.

(Ende) Setzt den Cursor hinter das letzte Zeichen.

(æ__) Rücktaste Löscht das Zeichen links vom Cursor oder die markierten Zeichen.

(Entf) Löscht das Zeichen rechts vom Cursor oder die markierten Zeichen.

(Einfg) Wechselt zwischen Einfüge- und Überschreib-Modus. Im Überschreib-

Modus kann Überschreiben unten links in der Statusleiste stehen.

(Alt)+(¢) Fügt innerhalb der Zelle an der Cursorposition einen festen Zeilenumbruch

(neue Zeile) ein.

(Esc) Bearbeiten-Modus abbrechen, zurück in den Bereit-Modus.

Änderungen werden nicht berücksichtigt.

Mausklick auf das Abbruchfeld bricht das Editieren ab .

(¢) Schließt das Editieren ab.

Mausklick auf das Bestätigungsfeld schließt das Editieren ab .



Einzelne Zeichen markieren

Nur im Bearbeiten-Modus können Sie einen Teil des Inhalts direkt in der Zelle oder oben in der

Bearbeitungsleiste markieren. Neben dem Löschen der markierten Zeichen haben Sie somit die

Möglichkeit, einen Text innerhalb einer Zelle unterschiedlich zu formatieren, z.B. Schriftart,

-größe, -farbe (Schriftstil ab S. 54). Sie markieren die Zeichen mit der Maus oder der Tastatur:

Bewegen Sie den Mauszeiger vor das erste Zeichen, an dem die Markierung beginnen soll.

Bei gedrückter linker Maustaste markieren Sie die Zeichen.

Oder setzen Sie den Schreibcursor vor das erste Zeichen. Nun markieren Sie die Zeichen

bei gedrückter (ª_)-Taste zusammen mit einer Cursor-Pfeiltaste, z.B. (Æ).

Einfüge- oder Überschreib-Modus

Damit Sie im Bearbeiten-Modus erkennen, ob der Einfüge- oder der Überschreib-Modus ein-

geschaltet ist, können Sie unten in der Statusleiste dafür ein Feld aktivieren. Wie es auf der

Seite 122 beschrieben ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste. Im Konfi-

gurations-Menü aktivieren Sie die Zeile:

Dieses Feld sichtbar machen

Die Erfahrung zeigt, dass Sie die meiste Zeit im Einfüge-Modus arbeiten. Aber es passiert auch

immer wieder, dass die (Einfg)-Taste aus Versehen gedrückt wird, und damit der Überschreib-

Modus aktiv ist.

Ihre Aufgabe

Geben Sie nun alle Daten aus der Tabelle von der Seite 21 ein.

Bitte die Ziffer 0 (Null) nicht mit dem kleinen oder großen Buchstaben O (wie Otto)

verwechseln. Für Excel sind dies 3 verschiedene Zeichen.

4.7 Bildung von Summen

Nachdem Sie vom 1. bis zum 4. Vierteljahr für die fünf Namen die Eintragungen vorgenommen

haben, bilden Sie nun die Jahressummen der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Jetzt zeigt sich zum ersten Mal der Vorteil einer Tabellen-Kalkulation; denn bisher hätten Sie die

Daten auch mit der Schreibmaschine verarbeiten können.

Von der Mitarbeiterin Heintz benötigen Sie die Jahressumme in der Zelle F2. Die 4 Zahlen ste-

hen in den Zellen B2, C2, D2 und E2. Jetzt müssen diese 4 Zellen nur noch miteinander durch

eine Formel verknüpft werden: =B2+C2+D2+E2.

Für die Eingabe dieser Formel gibt es verschiedene Methoden:

1. Stellen Sie den Zellcursor auf die Zelle F2, tippen Sie ein:

= B 2 + C 2 + D 2 + E 2

Schließen Sie diesen Eintrag mit der (¢)-Taste ab. Als erstes Zeichen ist das Gleichheits-

zeichen (=) wichtig. Damit beginnen Sie in Excel eine Formel, also einen Rechenvorgang.



2. Tippen Sie in der Zelle F3 zunächst nur das Gleichheitszeichen (=) ein. Jetzt wandern Sie

mit der Cursor-Taste (æ) auf die Zelle B3. Die Modusanzeige unten links wechselt auf Zei-

gen. In der Bearbeitungsleiste oben steht jetzt: =B3. Tippen Sie ein (+) ein, der Zellcursor

springt zurück auf F3. Zeigen Sie als Nächstes auf die Zelle C3. Danach tippen Sie wieder

ein (+) ein und zeigen auf die Zelle D3; erneut ein (+) hinzufügen und auf die Zelle E3 zei-

gen. In der Bearbeitungsleiste steht:

= B 3 + C 3 + D 3 + E 3

Jetzt ist der Eintrag fertig. Es wird kein Pluszeichen mehr angefügt, sondern mit der Taste

(¢) abgeschlossen.

Die zweite Methode wird Ihnen vielleicht etwas umständlich vorkommen, aber in Excel wer-

den Sie später immer mal wieder im Zeigen-Modus arbeiten.

Das Symbol Summe

Eine weitere Möglichkeit zur Bildung einer Summe bietet Ihnen das Symbol Summe, zu

finden auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten. Der Zellcursor steht auf

der Zelle F4. Klicken Sie auf den linken Teil des Symbols. Excel fügt die Funktion

SUMME ein. Nun klicken Sie auf die Zelle B4 und markieren bei gedrückter linker

Maustaste den Bereich B 4 : E 4 . Damit ziehen Sie einen blinkenden Rahmen auf. Unter

der Funktion erscheint auch ein Infofeld:

Funktion Summe mit Infofeld

Schließen Sie den Eintrag mit der (¢)-Taste ab.

Excel wählt bei der AutoSumme den nächst gelegenen Bereich nach oben oder links aus. Sie

können mit der Maus oder mit den Cursor-(Pfeil-)Tasten den Bereich verändern.

Unterschied Bildschirmanzeige und Zelleintrag

Klicken Sie noch einmal auf die Zelle F4. Im Tabellenbereich, dort wo der Zellcursor steht, se-

hen Sie die Summe: 199656,4. In der Bearbeitungsleiste oben dagegen steht der eigentliche

Zelleintrag:

= S U M M E ( B 4 : E 4 )

Ab der Seite 44 werden die Funktionen noch ausführlicher beschrieben.

Es fehlen jetzt noch die Summen in den Zellen F5 und F6. Lassen Sie die Zellen zunächst noch

frei. Die fehlenden Formeln werden hinein kopiert. Zunächst aber soll Ihre Arbeit gespeichert

werden.



5 Arbeitsmappe speichern

Das Programm Excel hält immer die ganze Arbeitsmappe im Arbeitsspeicher des Computers.

Falls einmal eine Störung auftritt, z.B. Stromausfall, ist diese Arbeitsmappe verloren. Deshalb ist

es notwendig, regelmäßig (mindestens jede Stunde, besser alle 10 Minuten) die wertvolle Arbeit

auf der Festplatte oder auf einem Wechseldatenträger zu speichern.

Die meisten Computer haben mindestens zwei Laufwerke, um Dateien, z.B. Texte, dauerhaft zu

speichern: die Festplatte und ein oder mehrere Wechseldatenträger (z.B. USB-Stick, Speicher-

karte, CD/DVD-Brenner). Um den Überblick nicht zu verlieren, sind die Laufwerke (Datenträger)

in mehrere Ordner (Unterverzeichnisse) gegliedert.

5.1 Das Explorerfenster Speichern unter

Öffnen Sie das Fenster Speichern unter:

Datei-Menü

Drücken Sie die (F12)-Taste.

Oder klicken Sie im Datei-Menü links im Navigationsbereich auf die Schaltflä-

che [Speichern_unter].

Bei allen Datei-Befehlen (Speichern unter, Öffnen, etc.) erscheint ein Fenster des Windows-

Explorers (Explorerfenster):

Aktueller Ordner

Symbolleiste

Mit Mausklick in der Ordner-

Rangfolge höher gehen Suchenfeld

Dateiliste

Einen Dateinamen eingeben Extras-Menü aufrufen

Navigations-

Fenster

Explorerfenster Speichern unter

Bei einem Explorerfenster wechseln Sie mit einem Mausdoppelklick auf die obere Titelleiste zwi-

schen Vollbild- und Wiederherstell-Modus.

Sie können links im Navigationsfenster mit der Maus das Laufwerk und/oder den Ordner aus-

wählen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Oder Sie klicken oben in der Adressleiste auf

einen darüber liegenden Ordner, bei diesem Bild beispielsweise auf Training. Dabei können Sie

auch gleich mehrere Ebenen überspringen. Um zu einem untergeordneten Ordner zu wechseln,

doppelklicken Sie auf einen Ordner in der Dateiliste.



Adressleiste

Dateiname

In dem Textfeld Dateiname steht als Vorschlag , in inverser (markierter) Darstellung.

Dieser Name ist nicht sehr aussagekräftig. Überschreiben Sie einfach das markierte Wort:

Betriebliches Vorschlagswesen1, Einsparungen

Geben Sie nur diesen Dateinamen-Stamm ein, und tippen Sie am Ende keinen Punkt und keine

Dateinamen-Erweiterung ein. Schließen Sie das Explorerfenster Speichern unter über die

Schaltfläche [Speichern]. Den Dateinamen sehen Sie jetzt im Titelbalken am oberen Rand des

Excel-Fensters. Das Speichern eines Dokuments in einem anderen Dateityp wird ab der Seite

118 beschrieben.

Standard-Ordner

Sehr häufig speichern Sie Ihre Dokumente immer wieder im selben Ordner ab. In den

Optionen können Sie einen Standard-Speicherort zum Öffnen und Speichern festle-

gen: Datei-Menü, Optionen, Speichern:

Den Standard-Speicherort festlegen

Um den Standard-Ordner für Ihre Excel-Dokumente zu ändern, klicken Sie in das Textfeld

Standardspeicherort und tragen einen neuen kompletten Pfad ein oder ändern den bestehen-

den Pfad ab. In dem oberen Bild wurde der Ordner Training\Excel 2010 Ein im Laufwerk D: als

Beispiel genommen.

Übrigens, weil Sie gerade das Optionen-Fenster geöffnet haben: Auf der Seite Allgemein kön-

nen Sie Ihren Benutzernamen ändern. Diese Information wird dann auch im Eigenschaften-

Fenster (Datei-Menü, Informationen, Schaltfläche Eigenschaften) automatisch eingetragen.

Erst nach einem Klick auf die Schaltfläche [_OK_] im Optionen-Fenster werden Ihre Änderungen

gespeichert.

5.2 Die Befehle Speichern und Speichern unter

Öffnen Sie bitte noch einmal das Datei-Menü. Dort finden Sie die beiden

rechts stehenden Menüpunkte. Während bei dem Befehl Speichern das

aktuelle Dokument wieder unter dem gleichen Dateinamen gespeichert

wird, erscheint bei dem Befehl Speichern unter das Explorerfenster,

und Sie haben die Gelegenheit einen neuen Dateinamen zu vergeben

und/oder einen anderen Ordner zu wählen.



Sie können den Befehl Speichern beim nächsten Mal auch direkt im Excel-Fenster

oben links in der Leiste für den Schnellzugriff mit einem Klick auf das rechts stehen-

de Symbol oder mit der Tastenkombination (Strg)+(S) durchführen.

Wählen Sie den Befehl Speichern unter, und tippen Sie einen neuen Dateinamen ein:

Probe1 von BVW1, Einsparungen

Klicken Sie auf [Speichern].

Sie haben jetzt in Ihrem Ordner die zwei Dateien: Betriebliches Vorschlagswesen1, Einspa-

rungen.xlsx und Probe1 von BVW1, Einsparungen.xlsx. Die Dateien sind voneinander voll-

ständig getrennt. Eine Änderung in der einen Datei, hat keinen Einfluss auf die andere. Die ak-

tuelle Datei ist jetzt Probe1 von BVW1, Einsparungen.xlsx.

Falls in dem Ordner, in dem Sie eine Datei abspeichern möchten, bereits eine Datei mit demsel-

ben Namen steht (einschl. Dateinamen-Erweiterung), gibt das Programm eine Meldung aus.

Sicherheitsmeldung beim Speichern

[__Ja__] Bei Bestätigung dieser Schaltfläche wird die alte Datei überschrieben.

[_Nein_] Keine Speicherung. Ein anderer Dateiname kann eingegeben werden.

5.3 Sicherungskopie

Wenn Excel bei jedem Speichern von der alten Datei automatisch eine Sicherungskopie erstel-

len soll, klicken Sie im Fenster Speichern unter auf die Schaltfläche [__Tools__]. In dem dann

folgenden Untermenü wählen Sie die Zeile Allgemeine Optionen…, und in der nachfolgenden

Dialogbox aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sicherungsdatei erstellen. Excel-Sicherungs-

kopien bekommen die Endung .xlk.

Speicheroptionen

5.4 Automatisches Speichern

Neben der Einstellung für die Sicherungskopie ist es empfehlenswert, auf der vorher abgebilde-

ten Seite Speichern im Optionen-Fenster auch unbedingt bei

AutoWiederherstellen-Informationen speichern alle



eine Minutenzahl größer als 0, z.B. 10, einzugeben und damit das Kontrollkästchen einzu-

schalten. Dann werden automatisch alle 10 Minuten noch zusätzliche interne Systemkopien von

allen geöffneten Dateien erstellt.

Nach einem Absturz restauriert dann das Programm bei einem Neu-Start die Dokumente. Es

erscheint am linken Fensterrand der Aufgabenbereich Dokumentwiederherstellung, in dem

eine Liste der wiederhergestellten Datei(en) angezeigt wird.

Dokumentwiederherstellung

Wenn Sie in dem Rahmen auf einen Dateinamen klicken, wird das

wiederhergestellte Dokument geöffnet. Dagegen öffnen Sie mit

einem Mausklick auf den Listenpfeil ein Menü, aus dem Sie ei-

nen Befehl auswählen:

Einen Befehl auswählen

Unabhängig davon müssen Sie aber auch selbst regelmäßig spei-

chern!

5.5 Datei schließen

Um die aktuelle Arbeitsmappe Probe1 von BVW1, Einsparungen.xlsx zu schließen, führen Sie

einen der folgenden Schritte durch:

Datei-Menü, Schließen oder

Tastenkombination (Strg)+(F4) oder (Strg)+(W). Oder:

Falls in der rechten oberen Fensterecke zwei Schließen-Symbole

vorhanden sind, klicken Sie das untere Symbol an. Mit dem oberen wür-

den Sie das Programm Excel beenden.

Programm

beenden

Dokument

schließen

Haben Sie der Arbeitsmappe noch keinen Namen gegeben, oder wurde der Inhalt seit dem letz-

ten Speichern verändert, werden Sie durch eine Meldung darauf aufmerksam gemacht:

Sicherheitsmeldung beim Schließen

Bestätigen Sie bei dieser Meldung die Schaltfläche [Speichern].



5.6 Datei öffnen

Eine bereits bestehende Datei kann auch wieder von einem Laufwerk in den Arbeits-

speicher geladen werden. Öffnen Sie wieder das Datei-Menü, und klicken Sie im

Navigationsbereich auf den Befehl Zuletzt verwendet.

Im rechten Teil des Datei-Menüs sehen Sie eine Liste mit den zuletzt geöffneten Arbeitsmap-

pen. Falls das gewünschte Dokument in der Liste aufgeführt ist, öffnen Sie es mit einem Maus-

klick auf den Dateinamen.

Ein Dokument im Datei-Menü öffnen

Darüber hinaus können Sie in dem nachfolgenden Explorerfenster jede Arbeitsmappe öffnen:

Klicken Sie in der Registerkarte Datei (Datei-Menü) auf den Befehl Öffnen, oder

drücken Sie, ohne das Datei-Menü aufzurufen, die Tastenkombination

(Strg)+(O) oder (Strg)+(F12).

In dem Explorerfenster Öffnen klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Dateinamen:

Eine Datei öffnen

Nun hängt es von den Einstellungen in den Ordneroptionen in der Windows-Systemsteuerung

ab, ob mit diesem linken Mausklick die Datei gleich geöffnet, oder ob sie in diesem Dialogfeld

nur markiert wird. Eine markierte Datei öffnen Sie mit:



Mausklick auf die Schaltfläche [Öffnen] oder

mit der (¢)-Taste oder

Mausdoppelklick auf das Symbol vor dem Dateinamen.

Falls Sie einen Doppelklick auf den Namen (nicht auf das Symbol) sehr langsam aus-

führen, wird der Dateinamen-Editiermodus eingeschaltet. Mit der (Esc)-Taste können

Sie diesen Modus wieder beenden. Dieser Hinweis gilt nicht nur für das Programm

Excel, sondern auch für den Windows-Explorer und für alle anderen Programme.

Der Befehl Öffnen stellt eine Arbeitsmappe zusätzlich in den Arbeitsspeicher. Mit der Tasten-

kombination (Strg)+(F6) wechseln Sie zwischen den geöffneten Dateien. Falls Sie eine Arbeits-

mappe nicht mehr benötigen, sollten Sie vor dem Öffnen erst das betreffende Fenster schlie-

ßen.

Zuletzt verwendete Dokumente

Auf der vorherigen Seite wurde es

bereits erwähnt: Im Datei-Menü

können Sie sich über den Befehl Zuletzt ver-

wendet eine Liste mit den zuletzt geöffneten

Dokumenten anzeigen lassen, die zeitlich sor-

tiert ist. Je nach Einstellung in den Optionen

(Seite Erweitert im Bereich Anzeigen) ist

diese Liste auf maximal 50 Namen begrenzt.

Liste der zuletzt verwendeten Dokumente (Ausschnitt)

Bei einer vollen Liste wird das älteste Dokument aus der Liste gelöscht, wenn ein neuer Name in

der Liste auftaucht. Wollen Sie einen Dateinamen dauerhaft in der Liste belassen, klicken Sie

am rechten Rand des Dateinamens auf die graue Nadel . Die Farbe der Nadel ist jetzt blau ,

und die Nadel ist "eingedrückt", wie bei dem Dokument Betriebliches… im oberen Bild.

Schnellzugriff auf die zuletzt verwendeten Dokumente

Navigationsbereich im Datei-Menü

(Ausschnitt)

Am unteren Rand der Seite Zuletzt verwendet im Datei-Menü können Sie

den Schnellzugriff auf die zuletzt geöffneten Dokumente ein- und aus-

schalten :

Schnellzugriff ein- und ausschalten und die Anzahl einstellen

Nach dem Einschalten werden auch links im Navigationsbereich zwischen

den Befehlen Schließen und Informationen die zuletzt geöffneten Dateien

direkt aufgeführt. Damit haben Sie einen noch schnelleren Zugriff auf diese

Dokumente. Die Anzahl stellen Sie in dem Zahlenfeld ein.

5.7 Neue Arbeitsmappe erstellen

Wenn Sie eine neue, leere Arbeitsmappe öffnen möchten, geht es am schnellsten mit

der Tastenkombination (Strg)+(N). Ein anderer Weg führt Sie über das Datei-Menü:

Klicken Sie in der Registerkarte Datei links im Navigationsbereich auf den Befehl

Neu, um die nachfolgende Seite zu öffnen:



Eine neue Arbeitsmappe erstellen

Klicken Sie doppelt auf das Symbol Leere Arbeitsmappe, oder markieren Sie es

nur mit einem Einfachklick, und dann klicken Sie unten rechts auf die Schaltflä-

che [Erstellen]. Darüber hinaus können Sie auch außerhalb von Excel, bei-

spielsweise im Windows-Explorer, ein neues Office-Dokument erstellen.

Tabellenvorlage

In Excel besteht die Möglichkeit, Tabellenvorlagen einzusetzen. Eine Vorlage ist eine Art Formu-

lar, das als Grundlage für die Erstellung neuer Arbeitsmappen verwendet werden kann. In Vor-

lagen werden zum Beispiel Gestaltungsgrundlagen, Formate, Zahlen oder Texte gespeichert.

Diese können Sie in späteren, darauf basierenden Arbeitsmappen immer wieder einsetzen. Das

erspart sehr viel Arbeit und Zeit. Neben den auf Ihrem Computer installierten Vorlagen, bietet

Microsoft kostenlos über das Internet laufend neue Vorlagen an.

Wählen Sie in dem vorherigen Fenster eine Kategorie, z.B. Kalender, und eventuell noch eine

Unterkategorie, z.B. Kalender 2010. Wenn Sie nun im mittleren Rahmen auf eine der Vorlagen

klicken, sehen Sie rechts die Vorlagenvorschau. Falls Sie diese Vorlage verwenden möchten,

laden Sie sie rechts über die Schaltfläche [Download] bzw. [Erstellen].

Eine Tabellenvorlage auswählen und auf Download klicken

Diese Seite Neu zum Auswählen einer Tabellenvorlage bietet Excel Ihnen nur bei

dem Weg Datei-Menü, Neu an und nicht bei der Tastenkombination (Strg)+(N).



5.8 Zusammenfassung Dateien und Excel beenden

Datei-Menü und Symbolleiste für den Schnellzugriff

Datei-Menü

Mit einem Mausklick auf das Register Datei im Excel-Fenster oben links öffnen Sie

das Datei-Menü, aus dem Sie einige der nachfolgenden Befehle auswählen. In der

Standardeinstellung ist oberhalb des Registers Datei die Symbolleiste für den

Schnellzugriff positioniert:

Datei-Menü, Speichern

Dieser Befehl speichert das aktuelle Dokument. Falls noch kein Dateiname verge-

ben wurde, erscheint das Explorerfenster Speichern unter. Der Befehl kann auch

direkt mit der Tastenkombination (Strg)+(S) oder über das Symbol Speichern in der

Symbolleiste für den Schnellzugriff ausgeführt werden.

Datei-Menü, Speichern unter

Dieser Befehl speichert auch das aktuelle Dokument. Sie haben aber vorher die Möglich-

keit, den Dateinamen, den Dateityp, das Laufwerk und/oder den Ordner (Unterverzeichnis)

zu ändern; auch direkt über die Taste (F12).

Dateityp ändern

Im Explorerfenster Speichern unter wählen Sie einen anderen Dateityp aus, z.B. ältere

Excel-Versionen, HTML, PDF oder als Nur-Text-Datei.

Standardspeicherort

Datei-Menü, Schaltfläche , Seite Speichern, Textfeld Standardspeicherort.

Automatisches Speichern

Datei-Menü, Schaltfläche , Seite Speichern: bei AutoWiederherstellen-Infor-

mationen speichern alle ein Minutenintervall eingeben bzw. aktivieren. Nach einem

Programm-Absturz restauriert Excel automatisch die Dokumente.

Sicherungskopie

Falls Excel bei jedem Speichern von der alten Datei automatisch eine Sicherungskopie an-

legen soll: Datei-Menü, Speichern unter, [_Extras_], Allgemeine Optionen, Siche-

rungsdatei erstellen.

Datei-Menü, Neu

Die Seite Neu wird geöffnet. Wählen Sie eine leere Arbeitsmappe aus, oder beginnen Sie

mit einer Vorlage. Mit der Tastenkombination (Strg)+(N) bekommen Sie direkt eine neue,

leere Arbeitsmappe.

Datei-Menü, Öffnen

Öffnet (lädt) eine bereits bestehende, gespeicherte Arbeitsmappe von einem Laufwerk in

den Arbeitsspeicher; auch über die Tastenkombination (Strg)+(O).

Datei-Menü, Schließen

Schließt das aktuelle Dokument; auch über die Tastenkombination (Strg)+(F4). Falls die

letzte Änderung noch nicht gespeichert wurde, macht Sie Excel darauf aufmerksam.

Wechsel zu anderen Programmen

Über die Taskleiste oder mit der Tastenkombination (Alt)+(ÿ)-Tabtaste.

Excel beenden

Vorher alles speichern und dann über das Schließen-Symbol oben rechts oder im

Datei-Menü im Navigationsbereich Schaltfläche anklicken oder mit der Tas-

tenkombination (Alt)+(F4) Excel beenden.



6 Bereiche

Bisher haben wir uns meistens nur auf einzelne Zellen bezogen und dort Eintragungen vorge-

nommen. Um die Arbeit zu erleichtern, gibt es bei Excel die Möglichkeit, mehrere Zellen zu Be-

reichen zusammenzufassen. Sie werden ab jetzt immer wieder auf Bereichsangaben stoßen.

Zwei Bereichsregeln:

1. Ein Bereich bildet immer ein Rechteck!

2. Ein Bereich ist eine zusammenhängende Ansammlung von Zellen!

Beschrieben wird ein Bereich durch zwei sich diagonal gegenüberliegende Eck-Zellen dieses

Rechtecks, z.B.: B1:E6:

Der markierte Bereich B1:E6 (das Menüband wurde minimiert (Seite 11))

Bereits eine einzelne Zelle erfüllt formal die Voraussetzungen für einen Bereich (z.B. F3:F3).

Aber auch eine ganze Zeile oder eine Spalte kann ein Bereich sein (z.B. A1:A65536).

6.1 Bereich markieren

Bei vielen Befehlen ist es zweckmäßig, bereits vor dem Befehlsaufruf den betreffenden Bereich

zu markieren. Dazu gibt es Möglichkeiten über die Tastatur und mit der Maus.

Markieren mit den Tasten

Zunächst stellen Sie den Zellcursor auf die obere linke Zelle des Bereichs, den Sie markieren

wollen, und dann drücken Sie:

(ª_)+Cursortasten:

(æ) (Æ) (½) (¼) (Bild½) (Bild¼).

Hierbei drücken Sie zuerst die (ª_)-Taste, und halten sie fest und erweitern nun mit den Cursor-

Steuertasten die Markierung.

Falls Sie einen markierten Bereich vergrößern oder verkleinern wollen, müssen Sie

zuerst wieder die (ª_)-Taste drücken und festhalten und nun mit den Cursor-

Steuertasten die Markierung verändern.

Markieren mit der Maus

Bewegen Sie den Mauszeiger in die Mitte der ersten Zelle, an dem die Markierung beginnen

soll. Bitte achten Sie darauf, dass der Mauszeiger seine normale Form beibehält. Bei ge-

drückter linker Maustaste erweitern Sie nun die Markierung. Wollen Sie dabei auch Zellen ein-



schließen, die nicht im sichtbaren Bildschirmbereich stehen, bewegen Sie den Mauszeiger ein-

fach über den Fensterrand hinaus.

Falls Sie einen markierten Bereich vergrößern oder verkleinern wollen, müssen Sie

zuerst die (ª_)-Taste drücken und festhalten und nun auf die neue untere rechte Eck-

zelle klicken.

Mehrere Bereiche markieren

Mit der Maus können Sie bei gedrückter (Strg)-Taste auch mehrere getrennte Bereiche markie-

ren:

Bei gedrückter (Strg)-Taste mehrere getrennte Bereiche markieren

Ganze Spalte markieren

Das graue Feld am oberen Rand einer Spalte, in dem der jeweilige Spalten-Buchstabe A bis

XFD steht, wird Spaltenkopf genannt. Mit einem Mausklick auf diesen Spaltenkopf markieren

Sie die gesamte Spalte. Wollen Sie mehrere Spalten markieren, dann erweitern Sie bei ge-

drückter linker Maustaste die Markierung.

Namenfeld

Funktion einfügen

Bestätigungsfeld

Abbruchfeld

Bearbeitungsleiste

Spaltenkopf

Zeilenkopf

Tabelle

markieren

Wichtige Teile einer Arbeitsmappe

Ganze Zeile markieren

Das graue Feld am linken Rand einer Zeile, in dem die jeweilige Zeilennummer 1 bis 1048576

steht, wird Zeilenkopf genannt. Mit einem Mausklick auf diesen Zeilenkopf markieren Sie die

gesamte Zeile. Wollen Sie mehrere Zeilen markieren, dann erweitern Sie bei gedrückter linker

Maustaste die Markierung.

Ganzes Tabellenblatt markieren

Im oberen linken Eck der Tabelle, oberhalb des Zeilenkopfs Nr. 1, befindet sich die Schaltfläche

für das Markieren des gesamten Tabellenblattes.



6.2 Zwischenablagen

Die Symbole zum Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Zellinhalten,

Texten und anderer Objekte (z.B. Bilder) sind im Menüband auf der Regis-

terkarte Start in der Gruppe Zwischenablage zusammengefasst.

In Excel 2010 und in den anderen Office 2010 Programmen (Word, Access,

PowerPoint, Outlook etc.) stehen Ihnen zwei verschiedene Zwischenabla-

gen zur Verfügung:

Die Gruppe Zwischenablage

Die Windows-Zwischenablage und die Office-Zwischenablagen.

Windows-Zwischenablage

Die Windows-Zwischenablage des Betriebssystems gibt es nur einmal, und sie beinhaltet immer

den zuletzt ausgeschnittenen oder kopierten Text. Die Zwischenablage steht jederzeit und au-

tomatisch jedem Windowsprogramm zur Verfügung. Der Inhalt kann auch von anderen Anwen-

dungen übernommen werden und bleibt so lange erhalten, bis er überschrieben oder Windows

beendet wird.

Eine Zwischenablage wird nicht benutzt, wenn Sie die (Entf)-Taste allein oder die

(æ__) Rücktaste drücken.

Office-Zwischenablagen

Aufgabenbereich Zwischenablage

Innerhalb von Office 2010 werden Ihnen maximal 24 Zwischen-

speicher zur Verfügung gestellt. Die Office-Zwischenablage wird in

einem so genannten Aufgabenbereich am linken Fensterrand ange-

zeigt. Mit einem Klick auf diese kleine Schaltfläche in der unteren

rechten Ecke der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte

Start öffnen Sie den Aufgabenbereich.

Über die Schaltfläche [Optionen] im Aufgabenbereich können Sie

unter anderem festlegen, ob das Office-Zwischenablagensymbol

unten rechts im Infobereich, im rechten Teil der Taskleiste neben

der Uhrzeit, automatisch angezeigt werden soll. Es erscheint aber

erst, wenn Sie in einem Office Programm Daten in der Zwischenab-

lage abgelegt haben.

Zwischenablage-Optionen

Wenn Sie in dem Optionen-Menü die entsprechenden Zeilen aktivie-

ren, bietet Excel Ihnen noch zwei weitere Befehle zum Öffnen des

Aufgabenbereichs Zwischenablage:

Infobereich (Systray) mit Zwischenablagensymbol neben der Uhrzeit und darüber eine QuickInfo

(Eventuell muss aber auch noch der Infobereich

eingestellt werden!)

zweimal (!) Tastenkombination (Strg)+(C) drücken

Maus-Doppelklick auf das Office-Zwischenablagensymbol im Infobereich (Systray).



Das Optionen-Menü schließen Sie mit einem Klick in das Dokument. Wie üblich wird der Auf-

gabenbereich über das Schließen-Symbol in der rechten oberen Ecke geschlossen.

6.3 Zellen kopieren

Die Datei Betriebliches Vorschlagswesen1, Einsparungen.xlsx ist

die aktuelle Arbeitsmappe. Der Befehl Kopieren benutzt die Zwi-

schenablagen. Excel bietet verschiedene Möglichkeiten für das Ko-

pieren an:

Mausklick auf den linken Teil des Symbols Kopieren in

der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start oder

Tastenkombination (Strg)+(C) oder

Kontextmenü mit rechter Maustaste, Kopieren.

In bestimmten Situationen, z.B. in Dialogfeldern, können Sie zum

Ausschneiden, Kopieren und Einfügen nur Tastenkombinationen

verwenden!

In unserer Tabelle fehlt u.a. noch die Summe für Bauer in der Zelle

F5. Sie können die Formel aus der Zelle F4 (=Quelle) in die Zelle F5

(=Ziel) kopieren. Hier ein Beispiel für das Kopieren über die Tastatur:

Ein Kontextmenü

Quelle

Der Zellcursor steht noch in der Zelle F4. Die Modusanzeige unten links zeigt Bereit. Drücken

Sie jetzt die Tastenkombination

(Strg)+(C).

Danach wird die Zelle F4 zusätzlich von einer gestrichelten bewegten Linie um-

rahmt. Falls Sie aus verschiedenen Gründen jetzt das Kopieren abbrechen

möchten, können Sie mit der (Esc)-Taste die gestrichelte Umrahmung des Quell-

Bereichs wieder aufheben.

Quell-Bereich mit zusätzlicher

Umrahmung

Ziel

Achten Sie auf die Meldung in der Statusleiste. Gehen Sie mit der (¼)-Taste oder mit der Maus

auf die Zelle F5, und holen Sie jetzt den Inhalt der Zwischenablage mit der

(¢)-Taste.

6.4 Änderungen rückgängig machen

Sie können in Excel die meisten Änderungen an einer Mappe rückgängig machen. Dies gilt nicht

nur für das Editieren, sondern auch bei vielen anderen Änderungen, die später noch besprochen

werden.

Klicken Sie auf das Symbol Rückgängig in der Leiste für den Schnellzugriff,

oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(Z) oder (Alt)+(æ__) Rücktaste.

Mit einem Mausklick auf das kleine Dreieck bei dem Symbol Rückgängig öffnen Sie eine

kleine Liste, in der Sie auch mehrere Aktionen mit der Maus markieren können.

Ist das Symbol in einer Schaltfläche grau dargestellt, steht Ihnen der Befehl nicht zur



Verfügung. Bei dem Symbol Rückgängig ist das beispielsweise der Fall, wenn an

der Arbeitsmappe noch nichts geändert wurde oder wenn bereits alle Änderungen

rückgängig gemacht worden sind.

Wiederherstellen

Wollen Sie die rückgängig gemachten Änderungen unmittelbar

danach wiederherstellen, so

klicken Sie auf das Symbol Wiederherstellen in der

Leiste für den Schnellzugriff,

oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(Y).

Symbolleiste für den Schnellzugriff mit dem

Symbol für das Wiederherstellen

Der Befehl Wiederherstellen steht Ihnen allerdings nur nach der Aktion Rückgängig zur Verfü-

gung.

6.5 Wiederholen

Das rechte Symbol in der Leiste für den Schnellzugriff ist mit einem Wechsel-Symbol belegt.

Wie erwähnt, gibt es den Befehl Wiederherstellen nur nach der Aktion Rückgängig. In den

anderen Situationen sehen Sie dort den Befehl Wiederholen. Damit können Sie die letzte Akti-

on noch einmal durchführen. Das kann irgendein Befehl oder auch eine Eingabe sein.

Klicken Sie auf das Symbol Wiederholen in der

Leiste für den Schnellzugriff,

oder drücken Sie die Taste (F4)

oder die Tastenkombination (Strg)+(Y).

Symbolleiste für den Schnellzugriff mit dem

Symbol für das Wiederholen

6.6 Übungen

1. Für den Mitarbeiter Sander kopieren Sie die Summe von F5 nach F6.

2. Speichern und schließen Sie die aktuelle Arbeitsmappe

Betriebliches Vorschlagswesen1, Einsparungen.

3. Es ist empfehlenswert, die nachfolgenden Übungen in der Arbeitsmappe Probe1 von

BVW1, Einsparungen durchzuführen, um die Daten in der Mappe Betriebliches Vor-

schlagswesen1, Einsparungen zu erhalten. Öffnen Sie Probe1…

4. Angenommen Sie benötigen für eine weitere Liste wiederum die 5 Namen der Mitarbeite-

rinnen und Mitarbeiter. Die neue Liste soll in der Zelle A10 beginnen:

5. Zellcursor auf A2 stellen (Name Heintz).

6. Quell-Bereich (Bereich, aus dem kopiert werden soll) A2:A6 markieren:

bei gedrückter (ª_)-Taste und der (¼)-Taste oder

bei gedrückter linker Maustaste nach unten ziehen.

7. Markierten Bereich in die Zwischenablage kopieren:

Tastenkombination (Strg)+(C) drücken oder Mausklick auf den linken Teil des

Symbols Kopieren.

8. Ziel (Bereich, in den kopiert werden soll):

Klicken Sie mit der Maus auf die Ziel-Zelle A10, und drücken Sie die

(¢)-Taste.



6.7 Zellinhalte ausschneiden

Es ist gar nicht so selten, dass der Inhalt von Zellen an eine andere Position versetzt werden

muss. Die fünf Namen im Bereich A10:A14 (Quelle) sind nun auszuschneiden und ab der Zelle

A15 (Ziel) wieder einzufügen.

Der Zellcursor steht in der Zelle A10. Die Modusanzeige unten links zeigt Bereit. Nun müssen

die zu versetzenden Zellen über die Tastatur oder mit der Maus markiert werden:

Tastatur: Bei gedrückter (ª_)-Taste die Pfeil-Taste (¼) drücken bis zur Zelle A14. Damit

ist der Bereich A10:A14 markiert.

Maus: Mit dem Mauszeiger auf die Zelle A10 zeigen und bei gedrückter linker Maus-

taste den Bereich markieren: A10:A14.

Beim Ausschneiden wird der Inhalt zunächst in die Zwischenablage kopiert. Excel bietet uns

verschiedene Möglichkeiten für das Ausschneiden an:

Symbol Ausschneiden in der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start oder

Tastenkombination (Strg)+(X) oder

Kontextmenü mit rechter Maustaste, Ausschneiden.

Damit ist der Inhalt des Bereichs A10:A14 in der Windows-Zwischenablage und in der Office-

Zwischenablage abgelegt. Zusätzlich wird der Bereich von einer gestrichelten bewegten Linie

umrahmt, und unten in der Statusleiste erscheint die Meldung:

Markieren Sie den Zielbereich, und drücken Sie die Eingabetaste.

Das Versetzen von Zellen ist im Ablauf ähnlich dem Kopieren. Nur das Ergebnis ist anders:

Beim Kopieren bleibt der Inhalt im Quell-Bereich der Tabelle stehen, während beim Versetzen

der Inhalt im Quell-Bereich gelöscht wird.

6.8 Zellinhalte aus einer Zwischenablage einfügen

Stellen Sie mit der Pfeil-Taste (¼) oder mit der Maus den Zellcursor auf die Zelle A15. Dort wird

der Inhalt einer Zwischenablage eingefügt:

Mit der (¢)-Taste, unmittelbar nach dem Kopieren oder Aus-

schneiden.

Oder den oberen Teil des Symbols Einfügen auf der Register-

karte Start in der Gruppe Zwischenablage anklicken oder

das betreffende Symbol aus dem Aufgabenbereich

Zwischenablage anklicken oder

Tastenkombination (Strg)+(V) drücken oder

Kontextmenü mit rechter Maustaste aufrufen und eine Einfüge-

option wählen.

Den oberen Teil des Symbols Einfügen anklicken

Ein Eintrag in der Office Zwischenablage

Die Zwischenablage wird von allen Dokumenten benutzt. Damit haben Sie die Möglichkeit, Da-

ten zwischen verschiedenen Dateien, ja sogar zwischen verschiedenen Programmen auszutau-

schen. Falls etwas schief läuft, können Sie mit der Widerrufen-Funktion einen oder mehrere

Schritte rückgängig machen, z.B. mit der Tastenkombination (Strg)+(Z).



Das Symbol Einfügen

Das Symbol Einfügen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwi-

schenablage ist zweigeteilt. Wenn Sie im Symbol unten auf das Drei-

eck klicken, öffnet sich ein Menü, aus dem Sie einen Befehl auswäh-

len. In dem Untermenü können ein oder mehrere verschiedene Symbo-

le und weitere Befehle platziert sein. Die Symbole bieten zusätzlich eine

Vorausschau: Wenn Sie mit der Maus nur auf ein Symbol zeigen, ohne

zu klicken, wird an der Einfügestelle (=aktuelle Position des Zellcur-

sors) der Inhalt der Zwischenablage bereits angezeigt. Sie entscheiden,

welche Einfügeoption Sie mit einem Mausklick bevorzugen. Da je nach

Art und Formatierung der Zahlen, des Textes oder anderer Objekte

eine ganze Reihe verschiedener Schaltflächen hier angeboten werden,

nachfolgend die häufigsten Einfügeoptionen:

Symbol Einfügen mit Auswahlmenü

Einfügen: Der gesamte Zellinhalt der Quelle wird zusammen mit der Formatierung einge-

fügt, entspricht dem Anklicken auf den oberen Teil des Symbols.

Formeln: Der Zellinhalt der Quelle wird ohne Formatierung eingefügt. Die Formatierung am

Ziel bleibt erhalten.

Werte: Das Ergebnis einer Formel wird ohne Formatierung eingefügt.

Keine Rahmenlinien: wie der Befehl Einfügen, aber ohne Linien.

Transponieren: Inhalte in Spalten werden zusammen mit der Formatierung zeilenförmig

eingefügt und umgekehrt.

Verknüpfung einfügen: der Inhalt wird ohne Formatierung als Verknüpfung eingefügt,

z.B. =$A$2.

Inhalte einfügen: Ein Klick auf diesen Befehl am unteren Rand des Auswahlmenüs öffnet das

nachfolgende Dialogfeld, aus dem Sie sich auch die verschiedenen Einfügeoption auswählen

können. Allerdings steht hier keine Vorausschau zur Verfügung:

Das Einfügen genau festlegen

SmartTag

Nach dem Einfügen des Zellinhalts aus der Zwischenablage

ist Ihnen vielleicht ein kleines Symbol an der Einfüge-

stelle aufgefallen. Mit diesen so genannten SmartTags möch-

te Excel Ihnen die Arbeit zusätzlich erleichtern.

SmartTag mit QuickInfo



Wenn Sie mit der Maus auf einen SmartTag zeigen, wird die

QuickInfo angezeigt. Mit einem Klick auf den SmartTag öff-

nen Sie einen Aktionsrahmen. Darin können Sie die Art der

Einfügung noch nachträglich ändern. Der Inhalt des Rahmens

kann aber unterschiedlich sein.

SmartTag Aktionsrahmen, um die Art der Einfügung nachträglich zu ändern

6.9 Sammeln und Einfügen

Mithilfe der Office-Zwischenablage im Aufgabenbereich können Sie auch unterschiedliche Zell-

inhalte von verschiedenen Stellen hintereinander sammeln und dann über das Symbol Alle ein-

fügen in einem Schritt den gesamten Inhalt der Office-Zwischenablage an einer Stelle in der

Arbeitsmappe einfügen:

1. Falls noch nicht geöffnet, öffnen Sie den Aufgabenbereich Zwischenablage, beispielswei-se über einen Klick auf die kleine Schaltfläche in der unteren rechten Ecke der Gruppe

Zwischenablage auf der Registerkarte Start.

2. Löschen Sie zunächst den Inhalt der Office-Zwischenablage über das

Symbol Alle löschen im Aufgabenbereich.

3. Stellen Sie den Zellcursor auf die zu kopierende Zelle, oder markieren Sie mehrere Zellen

(Quelle).

4. Mit einem Mausklick auf den linken Teil des Symbols kopieren Sie die

markierten Zellen in die Zwischenablage.

5. Wiederholen Sie die Schritte 3. und 4. bis Sie alle Inhalte in der Office-Zwischenablage

gesammelt haben. Maximal stehen Ihnen 24 Zwischenspeicher zur Verfügung.

6. Positionieren Sie den Zellcursor in der linken oberen Eckzelle des Einfügebereichs (Ziel) in

der gleichen oder in einer anderen Arbeitsmappe.

7. Klicken Sie in der Office-Zwischenablage auf das Symbol Alle einfü-

gen. Die gesammelten Inhalte werden eingefügt.

6.10 Drag & Drop

Mit der Editierfunktion Drag & Drop (Ziehen und Fallenlassen) haben Sie

noch eine zusätzliche Möglichkeit, mit der Maus Zellinhalte zu versetzen

oder zu kopieren. Dazu muss in den Optionen auf der Seite Erweitert im

Bereich Optionen bearbeiten das Kontrollfeld Ausfüllkästchen und

Drag & Drop von Zellen aktivieren eingeschaltet sein. Drag & Drop ver-

wendet nicht die Zwischenablage.

Bei aktiviertem Kontrollfeld sehen Sie am Zellcursor in der rechten unteren

Ecke ein kleines Kästchen, das so genannte Ausfüllkästchen .

Zellcursor mit dem Ausfüllkästchen in der

rechten unteren Ecke

Drag & Drop von Zellen aktivieren



Mit Drag & Drop kopieren

Klicken Sie in die Zelle, die Sie kopieren möchten. Zeigen Sie mit der Maus auf das Ausfüllkäst-

chen in der rechten unteren Ecke des Zellcursors: Der Mauszeiger wird dort zu einem schwar-

zen Kreuz +. Erweitern Sie nun bei gedrückter linker Maustaste den Bereich. Damit wird der

Zellinhalt in den erweiterten Bereich kopiert.

Der danach erscheinende SmartTag bietet Ihnen wieder verschiedene Möglichkeiten, das

Einfügen nachträglich zu verändern.

Mit Drag & Drop versetzen

Markieren Sie den Zellbereich, den Sie versetzen möchten, und zeigen Sie dann mit der

Maus auf den Rahmen des markierten Bereichs: Der Mauszeiger wird zu einem Vier-

fach-Pfeil. Verschieben Sie nun bei gedrückter linker Maustaste den Bereich.

6.11 Löschen

Das Kopieren der fünf Namen und das darauf folgende Versetzen war eine Übung. Für unsere

weitere Arbeit sollen sie gelöscht werden.

Vor den einzelnen Löschbefehlen erst noch eine Vorbemerkung: Die Arbeitsmappe, mit der Sie

am Bildschirm arbeiten, befindet sich im Arbeitsspeicher des Computers. Die Datei Probe1 von

BVW1, Einsparungen, die Sie vorhin gespeichert haben, befindet sich aber auch auf einem

Laufwerk, also auf einem Wechseldatenträger oder auf der Festplatte.

In der aktuellen Arbeitsmappe löschen

Excel stellt Ihnen verschiedene Löschbefehle zur Verfügung. Die Zwischenablage wird, ausge-

nommen beim Ausschneiden, nicht verwendet. Mit der Maus können Sie bei gedrückter (Strg)-

Taste auch mehrere getrennte Bereiche markieren.

Die (Entf)-Taste löscht den Zellinhalt der aktuellen Zelle oder der vorher markierten Be-

reiche, Formatierungen bleiben erhalten.

Die Befehle zum Ausschneiden von der Seite 38 schneiden den Inhalt der aktuellen Zelle oder der vorher markierten Bereiche aus und legen ihn in der Zwischenablage ab.

Klicken Sie auf das Symbol Löschen (Registerkarte Start,

Gruppe Bearbeiten) In dem folgenden Untermenü wählen Sie aus:

Alle löschen: Inhalte, Formate und Kommentare werden aus der

aktuellen Zelle oder aus mehreren vorher markierten Zellen (=

Bereich) gelöscht.

Formate löschen: Nur die Formatierungen werden gelöscht.

Inhalte löschen: Löscht nur den Zellinhalt, Formatierungen blei-

ben erhalten. Diesen Befehl können Sie auch direkt mit der

(Entf)-Taste durchführen.

Kommentare löschen: Wenn Sie in der aktuellen Zelle Notizen

abgelegt haben, werden diese entfernt.

Gruppe Bearbeiten

Untermenü Symbol Löschen in der Gruppe Bearbeiten

Hyperlinks löschen: Falls der Inhalt der aktuellen Zelle eine Verknüpfung ist, z.B. eine In-

ternet- oder E-Mailadresse, wird zwar diese Verknüpfung (engl. Link), jedoch nicht die For-



matierung entfernt. In der Standardeinstellung wird ein Hyperlink blau und unterstrichen

formatiert. Der Text bleibt in der Zelle erhalten.

Links entfernen: Falls der Inhalt der aktuellen Zelle eine Verknüpfung ist, wird diese Ver-

knüpfung zusammen mit der Formatierung entfernt. Der Text bleibt in der Zelle erhalten.

Klicken Sie in der Befehls-

gruppe Zellen bei dem

Symbol Löschen auf das

kleine Dreieck . In dem

rechts stehenden Unterme-

nü wählen Sie den ge-

wünschten Befehl aus.

Symbol Löschen in der Gruppe Zellen

Gruppe Zellen

Diese Befehle löschen nicht nur den Inhalt von Zellen, sondern

verschieben auch die benachbarten Zellen, Zeilen und Spalten

an die Position der gelöschten Zellen. Damit ändern sich auch

die Zelladressen (z.B. B9 oder Spalte C) der benachbarten Zel-

len. Zeilen und Spalten werden immer in der gesamten Tabelle

gelöscht, auch wenn die Zellinhalte nicht sichtbar sind.

Der Befehl Zellen löschen im Untermenü öffnet die rechts ste-

hende Dialogbox. Wenn Sie aber vorher durch Mausklick auf

den Spaltenkopf ganze Spalten oder auf den Zeilenkopf ganze

Zeilen markieren, erscheint bei einem Klick auf den linken Teil

des Symbols nicht die Dialogbox. Die markierten Zel-

len, Spalten oder Zeilen werden sofort gelöscht.

Dialogbox Zellen löschen

Der Befehl Rückgängig ist auf der Seite 36 beschrieben.

Die Unterschiede zwischen den beiden Lösch-Symbolen

Es gibt sowohl in der Gruppe Bearbeiten , als auch in der Gruppe Zellen jeweils

ein Symbol, das Löschen heißt:

Mit dem Lösch-Symbol in der Gruppe Bearbeiten werden nur die Inhalte und/oder

Formatierungen von Zellen gelöscht. Die Zellstruktur und damit die Zelladressierung

bleiben erhalten.

Bei dem Lösch-Symbol in der Gruppe Zellen dagegen, werden tatsächlich die

Zellen, Zeilen oder Spalten entfernt, und die anderen Zellen rücken an diese Position.

Damit ändert sich die Zelladressierung der betroffenen Zellen!

Eine Datei auf einem Laufwerk löschen

In Excel können Sie direkt in den Explorerfenstern Öffnen und Speichern unter eine Datei auf

der Festplatte oder auf einem Wechseldatenträger löschen. Dies gilt aber nicht für eine bereits

geöffnete Datei! Markieren Sie mit einem Mausklick die zu löschende Datei, und drücken Sie die

(Entf)-Taste. Danach ist noch eine Sicherheits-Meldung zu bestätigen. Der Löschvorgang kann

in Excel nicht mehr rückgängig werden. Falls die gelöschte Datei auf der Festplatte Ihres Com-

puters, also lokal gespeichert war, können Sie aber die Datei im Windows-Papierkorb wieder-

herstellen.

Speichern und schließen Sie die Arbeitsmappe Probe1 von BVW1, Einsparungen, und öffnen

Sie, falls geschlossen, die Mappe Betriebliches Vorschlagswesen1, Einsparungen.



6.12 Zusammenfassung: Bereiche

Markieren

Wenn Sie nur den Inhalt einer Zelle ausschneiden, kopieren oder löschen möchten, setzen

Sie den Zellcursor in diese Zelle, bei mehreren Zellen ist der Bereich vorher zu markieren.

Mit der Maus können Sie bei gedrückter (Strg)-Taste auch mehrere getrennte Bereiche

markieren.

Vor dem Einfügen stellen Sie den Zellcursor in die obere linke Eckzelle des Zielbereichs.

Übersicht

Befehl Ausschneiden Kopieren Einfügen

Kontextmenü

(rechte Maustaste):

Ausschneiden Kopieren z.B.

Tasten-

Kombinationen:

(Strg)+(X) oder

(ª_)+(Entf)

(Strg)+(C) oder

(Strg)+(Einfg)

(Strg)+(V) oder

(ª_)+(Einfg)

Symbole

(Registerkarte Start

und Aufgabenbereich

Zwischenablage):

In bestimmten Situationen, z.B. in Dialogfeldern, können Sie zum Ausschneiden,

Kopieren und Einfügen nur Tastenkombinationen verwenden.

Löschen

Registerkarte Start, Befehlsgruppe Bearbeiten, Symbol Löschen

In dem Untermenü wählen Sie aus: Alles, Formate, Inhalte (auch direkt mit der (Entf)-

Taste), Kommentare oder Hyperlinks. Dieser Befehl löscht nur die Inhalte und/oder For-

matierungen, die Struktur einer Tabelle bleibt erhalten.

Registerkarte Start, Befehlsgruppe Zellen, Symbol Löschen

Löscht die aktuelle Zelle, den markierten Bereich, eine oder mehrere ganze Spalten o-

der eine oder mehrere ganze Zeilen und verschiebt die Nachbarzellen, -zeilen oder

-spalten. Die Struktur einer Tabelle wird durch diesen Befehl verändert.

Rückgängig

Eine Änderung können Sie unmittelbar danach rückgängig machen mit der Tastenkombina-

tion (Alt)+(æ__) Rücktaste oder (Strg)+(Z) oder dem Symbol. Wenn Sie mit der Maus auf

das kleine Dreieck rechts vom Symbol Rückgängig klicken, bietet Ihnen Excel eine Liste

der letzten Änderungen an.

Wiederherstellen

Sie können die rückgängig gemachte Änderung unmittelbar danach auch wiederherstellen

mit der Tastenkombination (Strg)+(Y) oder dem Symbol.



7 Funktionen

Eine besonders große Arbeitserleichterung in einer Tabellen-Kalkulation sind die Funktionen.

Vereinfacht gesagt, handelt es sich um vorbereitete Formeln, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.

Hiermit können Sie auch sehr komplizierte Berechnungen durchführen. Mehr als 600 Funktionen

stellt Ihnen Excel in den folgenden Kategorien zur Verfügung:

Finanzmathematik

Datum und Uhrzeit

Mathematik und Trigonometrie

Statistik

Matrix

Datenbank

Text

Logik

Informationen

Benutzerdefiniert

Konstruktion

Cube

Kompatibilität

7.1 Aufbau der Funktionen

Funktionsname (Argumente)

z.B.:

= S u m m e ( b 2 : b 6 )

Bei den meisten Funktionen sind nach dem Funktionsnamen ein oder mehrere Argumente ein-

zutragen. Mehrere Argumente werden jeweils durch ein Semikolon (;) getrennt. Es gibt nur

einige wenige Funktionen mit leeren Klammern, z.B. =Jetzt(),

aber die Klammer ist immer zu schreiben.

Steht der Funktionsname am Anfang einer Formel, muss davor unbedingt das

Gleichheitszeichen = stehen!

7.2 Statistische Auswertungen

Sehr häufig werden in der Tabellen-Kalkulation statistische Funktionen eingesetzt.

In unserer Tabelle benötigen wir noch die Summen der einzelnen Vierteljahre und die Jahres-

summe. Ferner interessiert uns das Maximum, der Mittelwert und das Minimum.

Tragen Sie in die Tabelle1 der Arbeitsmappe Betriebliches Vorschlagswesen1, Einsparun-

gen in GROSSBUCHSTABEN ein:

A8 SUMMEN:

A10 MAXIMUM:

A12 MITTELWERT:

A14 MINIMUM:

7.3 Verwendung der Funktionen

Eine Funktion kann allein in einer Zelle oder innerhalb einer Formel stehen. Funktionen können

aber auch verschachtelt werden, d.h. in der Klammer einer Funktion können als Argument wie-

derum eine oder mehrere Funktionen stehen.

Für die Tabelle Betriebliches Vorschlagswesen benötigen Sie jetzt vier Funktionen:

=Summe(Bereich)

=Max(Bereich)

=Mittelwert(Bereich)

=Min(Bereich).



Tragen Sie in B8 ein: = S u m m e ( b 2 : b 6 )

Den Funktionsnamen können Sie auch in Kleinbuchstaben eingeben, er wird automatisch um-

gewandelt. Beim Bereich reicht ein Punkt aus. Excel setzt den Doppelpunkt selbst dorthin.

Für die anderen Vierteljahre und die Jahressummen kopieren Sie diese Funktion aus der Zelle

B8 in den Bereich C8:F8.

1. Positionieren Sie den Zellcursor in der Zelle B8.

2. Kopieren Sie die neue Formel, z.B. über das Symbol Kopieren .

3. Markieren Sie den Bereich C8:F8.

4. Drücken Sie die (¢)-Taste.

Die Summen-Funktion

Nun tragen Sie in der Zelle B10 noch die nachfolgende Formel ein und kopieren die Formel

auch in den Bereich C10:F10:

= M a x ( b 2 : b 6 )

Funktions-Assistent

Zum Einfügen einer Funktion, können Sie auch einen Assistenten aufrufen:

Symbol Funktion einfügen in der Bearbeitungsleiste oberhalb des Arbeitsblattes

(Seite 22) oder

(ª_)+(F3) oder

Menüband, Registerkarte Formeln, Gruppe Funktionsbibliothek,

Schaltfläche Funktion einfügen.

Probieren Sie es aus:

1. Positionieren Sie den Zellcursor in der Zelle B12.

2. Klicken Sie auf das Symbol .



3. In dem Dialogfeld Funktion einfügen wählen Sie aus dem Listenfeld die Kategorie Sta-

tistik aus.

4. In der unteren Liste Funktion auswählen klicken Sie MITTELWERT an:

Funktions-Assistent 1. Schritt

5. Schließen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_].

6. In dem nun folgenden Dialogfeld Funktionsargumente tragen Sie im Textfeld

Zahl1 den Bereich b2:b6 ein, oder klicken Sie in diesem Textfeld rechts das Sym-

bol an. Jetzt können Sie im Zeigen-Modus den Bereich markieren. Nach dem Mar-

kieren kommen Sie mit der (¢)-Taste wieder zurück in das Dialogfeld.

Funktions-Assistent 2. Schritt

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_].

8. Kopieren Sie die Formel in den Bereich C12:F12. Wenn Sie das Kopieren mit Drag & Drop

vornehmen möchten, dann bewegen Sie den Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen in der

rechten unteren Ecke des Zellcursors in der Zelle B12: Der Mauszeiger wird dort zu einem

schwarzen Kreuz +. Markieren Sie nun bei gedrückter linker Maustaste den Bereich

B12:F12. Nach dem Loslassen der Maustaste wird die Formel in den erweiterten Bereich

kopiert.



Die Gruppe Funktionsbibliothek

Neben der Schaltfläche Funktion einfügen sind auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe

Funktionsbibliothek weitere Funktions-Kategorien platziert. Mit einem Klick auf ein Symbol,

z.B. , öffnen Sie eine Liste, aus der Sie die Funktion wählen. Danach wird, mit

einer Ausnahme, das vorher gezeigte Dialogfeld Funktionsargumente geöffnet. Wenn Sie

allerdings auf den linken Teil des Symbols AutoSumme klicken, wird die Funktion direkt in die

Zelle eingefügt, wie es auf der Seite 24 vorgestellt wurde.

Die Gruppe Funktionsbibliothek auf der Registerkarte Formeln

Ihre Aufgabe

1. Tragen Sie auch in die Zelle B14 die nächste Formel mithilfe des Funktions-Assistenten

ein: =MIN(B2:B6)

2. Kopieren Sie die Formel in den Bereich C14:F14.

3. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Dateinamen

Betriebliches Vorschlagswesen2, Einsparungen ab.

Ein kleiner Tipp: Sie brauchen nicht den kompletten Dateinamen neu einzugeben. In dem

Explorerfenster Speichern unter heben Sie mit einem Mausklick die Markierung des Na-

mens auf und ersetzen nur die Ziffer 1 durch die 2.

Tabelle mit statistischen Auswertungen



8 Tabelle gestalten

Excel bietet Ihnen eine große Fülle an Gestaltungsmöglichkeiten. Sie können die Spaltenbreite

ändern, das Format der Zahlen festlegen, Schriftart und -größe verändern, Linien in die Tabelle

einziehen und die ganze Tabelle oder nur kleine Bereiche farblich gestalten.

8.1 Spaltenbreite ändern

Die Spaltenbreite ist mit einer Standardbreite von ca. 10 Zeichen vorgegeben. Sie kann mit ver-

schiedenen Befehlen zwischen 0 und 255 Zeichen über ein Menü, aber auch direkt mit der Maus

verändert werden. Bei der Breite 0 wird die Spalte ausgeblendet.

Die Veränderung wirkt immer auf die gesamte Spalte bis zur untersten Zeile. Wenn Sie mehrere

Spalten in der Breite ändern wollen, sind die entsprechenden Spalten vorher zu markieren:

Mehrere Spalten

Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie den Mauszeiger über die Spaltenköpfe.

Ganzes Tabellenblatt

Klicken Sie auf die Schaltfläche für die Tabellen-Markierung, links vom Spaltenbuch-

staben A.

Namenfeld

Funktion einfügen

Bestätigungsfeld

Abbruchfeld

Bearbeitungsleiste

Spaltenkopf

Zeilenkopf

Tabelle

markieren


Die Spalte A ist optimal zu verbreitern. Klicken

Sie mit der Maus in die A-Spalte und dann auf

der Registerkarte Start in der Befehlsgruppe

Zellen auf das Symbol Format. Für die Spalten-

breite stehen Ihnen in dem Untermenü die fol-

genden Befehle zur Verfügung:

Gruppe Zellen

Symbol Format mit Untermenü

Spaltenbreite…

Einen Wert zwischen 0 und 255 für die markierten Spalten

eingeben. Bei der Breite 0 wird die Spalte ausgeblendet.

Spaltenbreite automatisch anpassen (Optimale Breite)

Dieser Befehl wählt die Breite so aus, dass alle Daten sicht-

bar sind.

Standardbreite

Das Eingabefeld Standardbreite bestimmt die Breite für die

gesamte Tabelle. Ausgenommen sind hiervon die Spalten,

die vorher schon in der Breite verändert wurden.

Ausblenden & Einblenden

Dieser Befehl blendet die markierten Spalten oder Zeilen aus und ein.



8.2 Mit der Maus die Spaltenbreite ändern

Nun soll die B-Spalte verbreitert werden. Zeigen Sie mit dem Mauskreuz oben im Spaltenkopf

auf die Trennlinie zwischen der B- und der C-Spalte. Bitte arbeiten Sie langsam. Das Mauskreuz

ändert sich dort zu einem Doppelpfeil . Nun halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ver-

schieben zum Verbreitern den rechten Spaltenrand nach rechts. Die aktuelle Breite wird dabei in

einer QuickInfo angezeigt. Bei der richtigen Breite lassen Sie die Maustaste

los. Soll die optimale Spaltenbreite mit der Maus eingestellt werden, klicken Sie doppelt oben im

Spaltenkopf auf die Trennlinie.

8.3 Zeilenhöhe ändern

In der Excel Standardeinstellung passt sich die Zeilenhöhe an die größte Schrift in der betref-

fenden Zeile automatisch an. In dem Untermenü des Symbols Format legen Sie für die markier-

ten Zeilen eine feste Höhe in Punkten (Seite 56) oder eine optimale Höhe fest. Bei einem Wert

von 0 wird die Zeile ausgeblendet. Zum Ändern mit der Maus zeigen Sie im Zeilenkopf auf den

unteren Zeilenrand und ziehen bei gedrückter linker Maustaste die Zeile auf die gewünschte

Höhe.

8.4 Ausrichtung

Texte und Zahlen können Sie linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausrichten. Für größere

Textmengen innerhalb einer Zelle ist zusätzlich die Ausrichtung Blocksatz vorgesehen, die Sie

vielleicht schon aus der Textverarbeitung kennen. Standardmäßig richtet Excel einen Text links-

bündig und Zahlen und Formeln rechtsbündig aus. Wenn Sie die Ausrichtung ändern wollen,

gehen Sie den folgenden Weg:

1. Markieren Sie den Bereich, sonst gilt die Formatierung nur für die

aktuelle Zelle.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ausrichtung

rechts unten auf die Schaltfläche , oder wählen Sie im Kontextme-

nü (rechte Maustaste) den Befehl Zellen formatieren, oder drücken

Sie die Tastenkombination [Strg]+[1].

Gruppe Ausrichtung auf der Registerkarte Start

Registerseite Ausrichtung



3. Auf der Registerseite Ausrichtung klicken Sie das Listenfeld

Horizontal an und wählen aus der rechts stehenden Liste die ge-

wünschte Ausrichtung aus.

4. Über die Schaltfläche [_OK_] schließen Sie das Dialogfeld.

Listenfeld Horizontal

Ausrichtung über ein Symbol auswählen

1. Markieren Sie den Bereich, sonst gilt die Formatierung nur für die aktuelle Zelle.

2. Klicken Sie das entsprechende Symbol auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ausrich-

tung an:

Linksbündig: Zentriert: Rechtsbündig:

Zeilenumbruch

Auf der Seite 22 wurde es schon kurz erwähnt: Mit der Tastenkombination (Alt)+(¢) fügen Sie

innerhalb der Zelle an der Cursorposition einen festen Zeilenumbruch, also eine neue Zeile ein.

Dies kann bei größeren Textmengen innerhalb einer Zelle notwendig sein. Sie können aber

auch einen variablen Zeilenumbruch einstellen, wenn Sie in dem vorherigen Dialogfeld Zellen

formatieren auf der Registerseite Ausrichtung das Kontrollkästchen Zeilenumbruch akti-

vieren. Der Umbruch orientiert sich an der Spaltenbreite.

8.5 Zahlen-Formatierung

Die Zahlen in unserer Tabelle sind nicht sehr übersichtlich angeordnet. Eini-

ge ganze Zahlen wechseln sich ab mit Dezimalzahlen, mit einer oder zwei

Dezimalstellen.

Es besteht die Möglichkeit, das Aussehen der Zahlen zu verändern, zu for-

matieren. Die Formatierung hat nur Einfluss auf die Bildschirmdarstellung

und auf den Ausdruck, aber nicht auf den eigentlichen Zellinhalt.

Gruppe Zahl auf der Registerkarte Start

Markieren Sie den Bereich B2:F14, sonst gilt die Formatierung nur

für die aktuelle Zelle. Wählen Sie einen der nachfolgenden Befehle

aus:

Klicken Sie in der Gruppe Zahl im Symbol Buchhaltungszah-

lenformat auf das kleine Dreieck , und wählen Sie

€ Deutsch (Deutschland).

Währungsformat auswählen



Oder klicken Sie im Listenfeld Zahlenformat in der

Gruppe Zahl auf das kleine Dreieck , und wählen Sie Wäh-

rung aus.

Oder öffnen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren, wie es auf

der Seite 49 beschrieben ist. Darüber hinaus können Sie auch

über den Befehl Mehr im rechts stehenden Listenfeld das Dia-

logfeld öffnen. Dort stellen Sie ein:

- Registerseite Zahlen

- Kategorie: Währung. Einige Formatmöglichkeiten sind auf

der Seite 52 zusammengestellt.

- Dezimalstellen: 2

- Symbol: € Deutsch

- [_OK_]: Der Bereich wird formatiert.

- [Abbrechen]: Der Bereich wird nicht formatiert.

Falls in den Zellen statt einer Zahl diese Zeichen ##### erschei-

nen, vergrößern Sie die Spaltenbreite (Seite 48).

Listenfeld Zahlenformat

Ein Währungsformat im Dialogfeld auswählen

Dezimaltrennzeichen

Um das Dezimaltrennzeichen (Komma oder Punkt) festzulegen, haben Sie verschiedene Mög-

lichkeiten:

Windows 7: Startmenü, Systemsteuerung, Region und Sprache, Registerkarte Forma-

te, Schaltfläche [Weitere_Einstellungen].

Windows Vista: Startmenü, Systemsteuerung, Regions- und Sprachoptionen, Regis-

terkarte Formate, Schaltfläche [Dieses_Format_anpassen].

Windows XP: Startmenü, Systemsteuerung, Regions- und Sprachoptionen, Register-

karte Regionale Einstellungen, Schaltfläche [Anpassen].

Excel: Möchten Sie in Excel das Trennzeichen abweichend von der Windows-System-

steuerung einstellen, wählen Sie den Weg: Datei-Menü, , Seite Erweitert.

Deaktivieren Sie unter Optionen bearbeiten das Kontrollkästchen Trennzeichen

vom Betriebssystem übernehmen, und geben Sie andere Dezimaltrennzeichen ein:



Dezimaltrennzeichen ändern

Formatmöglichkeiten

Excel bietet die vielfältigsten Möglichkeiten an, die Beispielzahl

1 2 3 4 , 5 6 7

zu formatieren. Sie können dabei auf Standard-Formate zurückgreifen oder über die Kategorie

Benutzerdefiniert das Aussehen der Zahlen auch selbst bestimmen. Nachfolgend sehen Sie

ein paar Muster:

Kategorie Aussehen der Beispielzahl

Zahl 1234,57 2 Dezimalstellen, kein 1000er-Trennzeichen

Zahl 1.234,57

2 Dezimalstellen und 1000er-Trennzeichen (.)

Währung, Symbol € 1.234,57 € 2 Dezimalstellen

Währung, Symbol EUR 1.234,57 EUR 2 Dezimalstellen

Währung, Symbol CHF 1.234,57 CHF 2 Dezimalstellen und ISO-Symbol Schweiz CHF

Datum 18.05.1903 Der ganzzahlige Anteil der Beispielszahl (1234) wird hier als Datums-seriennummer verwendet. 01.01.1900 = 1

Uhrzeit 13:36:29 Die Ziffern hinter dem Komma bei der Beispielzahl (,567) werden hier als Zeitseriennummer verwendet. 06:00 Uhr = 0,25, 12:00 Uhr = 0,5, 13:36:29 Uhr = 0,567

Prozent 123456,7 % Die Zahl wird mit 100 multipliziert und mit Prozentzeichen versehen, 1 Dezimalstelle

Wissenschaft 1,23E+03 Wissenschaftliche Schreibweise mit Exponent, 2 Dezimalstellen

Ihre Aufgabe

Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Betriebliches Vorschlagswesen3, Einspa-

rungen ab. Im Explorerfenster Speichern unter heben Sie dazu die Markierung im Textfeld

Dateiname auf und tauschen nur die Zahl 2 durch die 3 aus.



Zahlen mit Währungsformat

8.6 Zeilen und Spalten einfügen

Neue Zeilen werden oberhalb des Zellcursors eingefügt, neue Spalten links davon. Wenn Sie

mehr als eine Spalte bzw. Zeile einfügen wollen, markieren Sie vorher die Anzahl der Spalten

bzw. Zeilen. Oberhalb der ersten Zeile sind 5 neue Zeilen für die Überschriften einzufügen. Nun

gibt es etwas unterschiedliche Möglichkeiten:

Markieren Sie mit der Maus die Zeilenköpfe der Zeilen 1 bis

5. Damit sind die Zeilen komplett markiert. Klicken Sie in der

Befehlsgruppe Zellen auf den linken Teil des Symbols Ein-

fügen . Die 5 Zeilen werden eingefügt.

Oder markieren Sie mit der Maus oder der Tastenkom-

bination (ª_)+(¼)-Pfeiltaste fünf untereinander liegende

Zellen der Zeilen 1 bis 5. Klicken Sie jetzt auf das kleine

Dreieck im Symbol Einfügen , und wählen Sie in dem Un-

termenü den Befehl Blattzeilen einfügen.

Alternativ können Sie per Rechtsklick das Kontextmenü auf-

rufen und mit dem Befehl Zellen einfügen eine Dialogbox

öffnen, aus der Sie die Option Ganze Zeile wählen.

Der danach erscheinende SmartTag links unterhalb der

neuen Zeilen bietet Ihnen Einfügeoptionen, um die Formatierung

der neuen Zeilen noch zu verändern.

Ihre Aufgabe

In die Zelle A2 tragen Sie die Überschrift ein:

Betriebliches Vorschlagswesen

Gruppe Zellen auf der Registerkarte Start

Untermenü

Die Formatierung der neuen Zeilen nachträglich verändern



Die Zeilen 1 bis 5 wurden eingefügt

8.7 Schriftstil

Den Inhalt der Zelle A2 wollen wir jetzt in einer größeren Schrift formatieren. Wie üblich gilt die

Formatierung für die Zelle, in der der Zellcursor steht oder für den markierten Bereich. Aber

auch das unterschiedliche Formatieren von verschiedenen Zeichen innerhalb einer Zelle ist

möglich (Markieren Seite 23).

Symbole für die Zeichen-Formatierung

Eine Zusammenstellung der Symbole, die Sie am häufigs-

ten für die Zeichen-Formatierung benötigen:

- Registerkarte Start, Gruppe Schriftart

- Kontext-Symbolleiste (rechte Maustaste, Seite 13).

Wenn rechts von einem Symbol ein kleines Dreieck zu

sehen ist, klappen Sie mit einem Mausklick auf das Dreieck

eine Auswahlliste auf. Beim Klick auf den linken Teil eines

Symbols wird direkt die aktuelle Formatierung, die Stan-

dardeinstellung oder die zuletzt gewählte Einstellung ange-

wendet.

Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start

Kontext-Symbolleiste

Livevorschau

Beispielhaft ist hierfür die Schaltfläche Schriftart. Klicken

Sie auf das Dreieck , um die rechts stehende Liste zu öff-

nen. Die aktuelle Schriftart an der Cursorposition ist in der

aufgeklappten Liste gelb markiert. Mit der Maus blättern Sie

über die rechte Bildlaufleiste. Die Schriftnamen sind bereits

als Beispiel in der jeweiligen Schriftart formatiert. Und das

Besondere: Wenn Sie in der Liste auf eine Schrift zeigen,

wird der aktuelle Bereich sofort in der neuen Schrift forma-

tiert. Mit einem Klick auf den Namen wählen Sie eine Schrift

aus.

Schriftart auswählen



Dialogfeld Zellen formatieren

Das Dialogfeld Zellen formatieren rufen Sie über die folgenden Wege auf:

- Menüband Registerkarte Start, Gruppe Schriftart, Schaltfläche oder

- Kontextmenü (rechte Maustaste), Zellen formatieren, Registerseite Schrift:

Schriftstil

Die Registerseite Schrift bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

Schriftart

Hier sehen Sie verschiedene Schriftarten

Schriftschnitt Standard, ohne Hervorhebung

Kursiv, auch über das Symbol

Fett, auch über das Symbol

Fett Kursiv, auch über die Symbole

Schriftgrad eine Punktgröße auswählen oder eintragen, auch Symbol :

Hier sehen Sie verschiedene Größen

Unterstreichung Ohne, Einfach, Doppelt, Einfach (Buchhaltung)

oder Doppelt (Buchhaltung) auswählen,

teilweise auch über das Symbol

Effekte Durchgestrichen: Schaltfläche zum Ein- oder

Ausschalten

Hochgestellt: ein- oder ausschalten

Tiefgestellt: ein- oder ausschalten

Auswahlrahmen Unterstreichen

Farbe Farbe am Bildschirm und bei Farbdruckern, auch über das Symbol

Standardschrift mit Häkchen: Es wird für den markierten Bereich die Standardschriftart

verwendet.

[_OK_] schließt das Dialogfeld und formatiert den markierten Bereich.

[Abbrechen] schließt das Dialogfeld und formatiert nicht den Bereich.



Proportional-Schrift

Bei einer Schreibmaschinen-Schrift, z.B. Courier, bekommt jeder Buchstabe den gleichen Platz

zugewiesen. Anders ist dies bei modernen Proportional-Schriften, z.B. Calibri. Hier hat jeder

Buchstabe nur den Platz, der ihm gebührt. Ein kleines i zum Beispiel ist viel schmaler als ein

großes M.

In Windows-Programmen werden häufig Proportional-Schriften verwendet. Deshalb kann vorher

nicht genau gesagt werden, wie viele Zeichen in eine Zeile passen.

Ihre Aufgabe

Windows-Programme, wie Excel, verwenden bei der Schriftgröße das typographische Maß

Punkt. Hierbei wird die Buchstaben-Höhe angegeben. 72 Punkt sind gleich 1 Zoll. Die Standard-

größe ist eine 11 Punktschrift.

1. Wählen Sie für die Zelle A2 eine 24-Punkt Schrift aus, und klicken Sie auf [_OK_].

2. Schreiben Sie in die Zelle A4 das Wort Einsparungen. Formatieren Sie diese Zelle mit

einer 14-Punkt Schrift und in Fett.

8.8 Überschriften zentrieren

Die zwei Überschriften in den Zellen A2 und A4 sind nun zwischen den Spalten A bis F zentriert

auszurichten:

1. Markieren Sie den Bereich A 2 : F 4 .

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ausrichtung rechts unten auf die

Schaltfläche .

3. Klappen Sie das Listenfeld Horizontal auf.

4. Wählen Sie die Zeile Über Auswahl zentrieren. Hierdurch wird der markierte Text nicht

innerhalb einer Zelle, sondern innerhalb der markierten Spalten justiert.

Überschriften zentrieren




Die zentrierten Überschriften zwischen den Spalten A bis F

Symbol Verbinden und zentrieren

Wenn Sie das Symbol Verbinden und zentrieren in der Gruppe

Ausrichtung anwenden möchten, müssen Sie dies bei unseren

Überschriften allerdings in zwei Schritten vornehmen: Sie markieren

zunächst nur den Bereich A2:F2 und klicken auf das Symbol und

führen das Gleiche mit dem Bereich A4:F4 durch.

Verbinden und zentrieren in der Gruppe Ausrichtung

8.9 Linien ziehen

Zwischen den Zeilen und/oder zwischen den Spalten können

Linien gezogen werden. Stellen Sie den Zellcursor in die Zelle

A6, und markieren Sie den Bereich A6:F6.

Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Befehlsgruppe

Schriftart bei dem Wechsel-Symbol Rahmenlinien auf das

kleine Dreieck . Bei diesem Wechsel-Symbol wird als Bild-

chen der zuletzt benutzte Befehl angezeigt. Wählen Sie aus

dem Katalog den Befehl Rahmenlinie unten.

Falls Sie eine andere Linien-Art und -Farbe bevorzugen, rufen

Sie auf dem üblichen Weg das Dialogfeld Zellen formatieren

auf. Im rechts stehenden Katalog bewirkt das auch der Befehl

Weitere Rahmenlinien.

Auf der Registerseite Rahmen können Sie die Linienart und

die Farbe auswählen und über verschiedene Schaltflächen

bestimmen, an welcher Stelle im markierten Bereich eine

Linie gezogen werden soll.

Aber zuerst müssen Sie die Linienart und die Farbe festlegen!

Erst danach klicken Sie auf die gewünschten Positions-

Schaltflächen. In dem kleinen Vorschaufenster, in dem das

Wort Text steht, muss dann die richtige Linie zu sehen sein.

Zum Schluss schließen Sie das Fenster über [_OK_].

Katalog des Symbols Rahmenlinien in der Befehlsgruppe Schriftart



Linien ziehen

Linien entfernen

Zum Entfernen einer Linie markieren Sie zunächst den entsprechenden Bereich.

Klicken Sie dann im Katalog Rahmenlinien auf den Befehl Kein Rahmen.

Oder schalten Sie in dem Dialogfeld die betreffenden Schaltflächen aus, bzw.

klicken Sie auf die Schaltfläche Keine.

Keine

8.10 Füllfarbe

Sie können Zellen mit einer Hintergrundfarbe formatieren. Dazu markie-

ren Sie den gewünschten Bereich und klicken in der Befehlsgruppe

Schriftart bei dem Wechsel-Symbol Füllfarbe auf das kleine Dreieck

. Wählen Sie aus der Palette die Farbe aus.

Falls Sie nicht nur die Füllfarbe, sondern auch das Muster im Hinter-

grund der Zelle ändern möchten, rufen Sie auf dem üblichen Weg (z.B.

Kontextmenü) das Dialogfeld Zellen formatieren auf. Auf der Register-

seite Ausfüllen bestimmen Sie die Farbe und das Muster:

Ein Muster für den Hintergrund der Zelle wählen

Symbol Füllfarbe mit Farbpalette



8.11 Suchen und Ersetzen

Über den Weg Registerkarte Start, Gruppe Bearbeiten, Schaltfläche

Suchen und Auswählen, Untermenü Ersetzen können Sie in den Ar-

beitsmappen nach Zellinhalten suchen und ersetzen lassen. Oder drü-

cken Sie die Tastenkombination (Strg)+(F), um das nachfolgende Dia-

logfeld mit der Registerseite Suchen aufzurufen, bzw. (Strg)+(H) für die

Registerseite Ersetzen.

Wenn Sie beispielsweise in der aktuellen Arbeitsmappe den Text Heintz

durch Nagel ersetzen lassen wollen, tragen Sie in dem Dialogfeld den

Such- und den Ersetzungstext ein. Über die Schaltfläche [Optionen] kön-

nen Sie die untere Hälfte des Dialogfelds öffnen und schließen:

Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen

Untermenü Suchen und Auswählen

Die Suche starten Sie über die Schaltfläche [Weitersuchen]. Wenn Excel die Suchdaten (Zahlen

oder Text) in einer Zelle gefunden hat, geht der Zellcursor auf diese Zelle. Für das weitere Vor-

gehen haben Sie jetzt die folgenden Möglichkeiten:

[Alle_ersetzen]: Der Zellinhalt wird ersetzt und das Programm ersetzt ohne Rückfrage danach

auch alle weiteren Daten auf die der Suchbegriff zutrifft.

[Ersetzen]: Die Daten werden ersetzt, und der Zellcursor geht zur nächsten Zelle, in der

der Suchtext vorkommt.

[Alle_suchen]: Die gefundenen Daten werden in einem Listenfeld unterhalb des Dialogfelds

angezeigt. Die Fundstellen in der Liste sind verlinkt, und mit Mausklick sprin-

gen Sie zu den einzelnen Zellen.

[Weitersuchen]: Der Zellinhalt wird nicht ersetzt, und der Zellcursor geht zur nächsten Zelle, in

der der Suchtext vorkommt.

[Schließen]: Das Dialogfeld wird geschlossen.

Optionen im Dialogfeld Suchen und Ersetzen

Suchen: In den beiden Listenfeldern bestimmen Sie die Suche

im Blatt oder in der Arbeitsmappe und die Suche in Zei-

len oder in Spalten.

Suchen in: In diesem Listenfeld legen Sie die Suche nach For-

meln, Werten oder Kommentaren fest.

Ausschnitt aus dem Dialogfeld Suchen

und Ersetzen

Groß-/Kleinschreibung beachten: Bei ausgeschaltetem Kontrollkästchen wird die Groß-

oder Kleinschreibung des Suchtextes nicht beachtet.



Gesamten Zellinhalt vergleichen: Bei eingeschaltetem Kontrollkästchen findet Excel nur die

Zellen, in denen der gesamte Zellinhalt mit dem Suchtext übereinstimmt.

[Format]: Über diese Schaltfläche öffnen Sie das nachfolgende Dialogfeld. Damit kön-

nen Sie nach den verschiedensten Formaten suchen und sie durch andere er-

setzen lassen, z.B.:

Nach Formaten suchen

8.12 Die Rechtschreibprüfung

Excel enthält ein Standardwörterbuch und Regeln für die Überprüfung der Rechtschreibfehler.

Es sind die gebräuchlichsten Wörter gespeichert.

So rufen Sie die Rechtschreibprüfung auf:

1. Starten Sie die Prüfung entweder über das links stehende Symbol auf der

Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Dokumentprüfung, oder drücken

Sie die Taste (F7).

2. Nach Abschluss der Prüfung erscheint der folgende Hinweis:

Rechtschreibung abgeschlossen

3. Bei den Wörtern, die nicht im Standardwörterbuch oder in dem von Ihnen ausgewählten

Wörterbuch vorzufinden sind, blendet Excel das Dialogfeld Rechtschreibung ein. In die-

sem Fenster werden gegebenenfalls einige Änderungsvorschläge für die korrekte Schreib-

weise vorgenommen:



Dialogfeld Rechtschreibung

4. Möchten Sie das von Excel gefundene Wort korrigieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:

einen Vorschlag auswählen oder

die Änderung in dem Feld Nicht im Wörterbuch manuell vornehmen.

5. Das Dialogfeld bietet Ihnen die folgenden Schaltflächen:

Schaltfläche Aktion

[Einmal_ignorieren] Das Wort wird an dieser Stelle nicht korrigiert.

[Alle_ignorieren] Das Wort wird im gesamten Arbeitsblatt nicht geändert.

[Zum_Wörterbuch_hinzufügen] Das Wort im Feld Nicht im Wörterbuch wird dem Wörter-

buch hinzugefügt.

[Ändern] Das falsch geschriebene Wort wird entweder durch das in der

Vorschlagsliste markierte Wort oder durch das manuell ge-

änderte Wort ersetzt.

[Immer_ändern] Jedes entsprechende Wort im Arbeitsblatt wird entweder

durch das in der Vorschlagsliste markierte Wort oder durch

das manuell geänderte Wort ersetzt.

[AutoKorrektur] Das falsch geschriebene und das manuell geänderte oder in

der Vorschlagsliste markierte Wort werden in die AutoKor-

rektur-Liste aufgenommen.

[Optionen] Das Dialogfeld Optionen-Rechtschreibung wird angezeigt,

in dem Sie u.a. ein anderes Wörterbuch (z.B. ein Fachwör-

terbuch) für die neuen Wörter auswählen können.

[Rückgängig] Eine Änderung wird zurückgenommen.

[Abbrechen] bzw.[Schließen] Das Fenster wird geschlossen.

AutoKorrektur

Durch die AutoKorrektur-Funktion korrigiert Excel während der Texteingabe Ihre Tipp- und

Rechtschreibfehler. Dazu vergleicht Excel die Texteingabe mit den Einträgen aus einer Korrek-

turliste. Wird ein Eintrag in der Liste gefunden, erfolgt die Korrektur automatisch bei der Text-

eingabe.



Über den Weg Datei-Menü, , Seite Dokumentprüfung, ,

Registerseite AutoKorrektur können Sie die Korrekturliste bearbeiten.

Beispiel: Angenommen Sie machen hin und wieder den Fehler, anstatt "geprüft" "geprütf" zu

schreiben. Sie können nun das falsche und das richtige Wort in die AutoKorrektur-Liste eintra-

gen, so dass beim nächsten Tippfehler Excel automatisch für Sie die Korrektur vornimmt, und

Sie sofort mit der Texteingabe fortfahren können.

Dialogfeld AutoKorrektur



8.13 Übungen

1. Speichern Sie zunächst Ihre Tabelle unter dem Namen Betriebliches Vorschlagswesen4,

Einsparungen ab. Wiederholen Sie dies nach jeder erfolgreichen Übung. Falls ein Prob-

lem auftaucht, können Sie dann wieder auf die gespeicherte Datei zurückgreifen.

2. Ersetzen Sie, wie vorher beschrieben, die Zeichenfolge Vj. in der Zeile 6 durch den

Ausdruck Vierteljahr

3. Kopieren Sie den Bereich B6:E6 (1. Vierteljahr bis 4. Vierteljahr) nach G6.

4. Ziehen Sie die Linien wie im nachfolgenden Bild Betriebliches Vorschlagswesen:

"Betriebliches Vorschlagswesen"



8.14 Zusammenfassung: Tabelle gestalten

Markieren

Markieren Sie zuerst den Bereich, den Sie gestalten möchten, oder das ganze Tabellen-

blatt. Mit der Maus können Sie bei gedrückter (Strg)-Taste auch mehrere getrennte Berei-

che markieren.

Spaltenbreite ändern

Nach dem Markieren rufen Sie auf: Registerkarte Start, Gruppe Zellen, Symbol Format. In

dem darauf folgenden Untermenü wählen Sie einen Befehl aus.

Texte und Zahlen ausrichten

Klicken Sie nach dem Markieren in der Gruppe Ausrichtung (Registerkarte Start) auf ein

Ausrichtungs-Symbol. Oder klicken Sie in der Gruppe Ausrichtung rechts unten auf die

Schaltfläche , und bestimmen Sie die Ausrichtung in einem Dialogfeld.

Zahlen-Formatierung

Nach dem Markieren klicken Sie in der Gruppe Zellen (Registerkarte Start) auf das ge-

wünschte Zahlen-Symbol. Oder öffnen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren (z.B. im Kon-

textmenü), und bestimmen Sie auf der Registerseite Zahlen die Kategorie (z.B. Währung),

die Anzahl der Dezimalstellen, das Symbol (z.B. € Euro) und das Aussehen der negativen

Zahlen.

Zeilen und Spalten einfügen

Neue Zeilen werden oberhalb des Zellcursors eingefügt, neue Spalten links davon. Die An-

zahl der Zeilen bzw. Spalten ist zuerst zu markieren. Klicken Sie dann auf der Registerkarte

Start in der Gruppe Zellen auf das Symbol Einfügen.

Schriftstil

Wählen Sie in der Gruppe Schriftart (Registerkarte Start) oder auf der Kontext-

Symbolleiste (rechte Maustaste) die Formatierung. Oder öffnen Sie das Dialogfeld Zellen

formatieren. Auf der Registerseite Schrift bestimmen Sie Schriftart, Schriftschnitt (z.B.

Fett), Schriftgrad (Punktgröße) und weitere Auszeichnungen.

Überschriften zentrieren

Nach dem Markieren klicken Sie in der Gruppe Ausrichtung rechts unten auf die Schalt-

fläche und wählen im Listenfeld Horizontal die Zeile Über Auswahl zentrieren.

Linien ziehen

Markieren Sie zuerst die Zeile oder Spalte, und wählen Sie die Linie aus dem Katalog des

Symbols Rahmenlinien aus (Gruppe Schriftart). Oder öffnen Sie das Dialogfeld Zellen

formatieren, und bestimmen Sie auf der Registerseite Rahmen zunächst die Linienart und

die Farbe und dann erst die Position der Linie.

Füllfarbe und Muster

Nach dem Markieren wählen Sie die Farbe aus der Farbpalette des Symbols Füllfarbe aus

(Gruppe Schriftart). Die übliche Alternative: Dialogfeld Zellen formatieren, Registerseite

Ausfüllen.

Suchen und Ersetzen

Über den Weg Registerkarte Start, Gruppe Bearbeiten, Symbol Suchen und Auswählen,

Untermenü Suchen bzw. Ersetzen können Sie in der Arbeitsmappe nach Zellinhalten und

Formaten suchen und ersetzen lassen; auch (Strg)+(F), bzw. (Strg)+(H).

Rechtschreibprüfung

Starten Sie die Prüfung mit der Taste (F7) oder über den Weg Registerkarte Überprüfen,

Gruppe Dokumentprüfung, Symbol Rechtschreibprüfung.



9 Prämien ausrechnen

Die Datei Betriebliches Vorschlagswesen4, Einsparungen.xlsx ist die aktuelle Arbeitsmap-

pe. Zunächst haben Sie die Beträge eingetragen, die durch das Betriebliche Vorschlagswesen

eingespart werden. Jetzt sind im Bereich G7:J11 die Geldprämien auszurechnen, die die einzel-

nen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür bekommen.

9.1 Arretierung von Spalten und Zeilen

Die Tabelle ist nun schon recht breit. Eventuell passt nicht alles auf den Bildschirm. Wenn Sie

nun im Bereich G7:J11 die Formeln eintragen, sehen Sie vielleicht nicht mehr, welche Zeile zu

welchem Namen gehört. Hier können Spalten und/oder Zeilen arretiert werden. Diese so ge-

nannten Titel sind dann immer sichtbar.

Ob nur Spalten, nur Zeilen oder Spalten und Zeilen fixiert werden, hängt von der Position des

Zellcursors ab. Der Bereich links und oberhalb des Zellcursors wird arretiert.

In unserer Tabelle sollen nun die A- und B-

Spalten dauernd sichtbar sein. Drücken Sie

zunächst die Tastenkombination (Strg)+(Pos1),

und stellen Sie dann den Zellcursor in die Zelle

C1. Rufen Sie auf:

Registerkarte Ansicht, Gruppe Fenster, Sym-

bol Fenster einfrieren, Fenster einfrieren.

Die fixierten Spalten sind durch eine vertikale

Linie kenntlich gemacht. Die Fixierung können

Sie über diesen Weg auch wieder rückgängig

machen.

Symbol Fenster einfrieren mit Untermenü

9.2 Rechenzeichen der 4 Grundrechenarten

Im Computerwesen werden unter anderem folgende mathematische Operatoren (Rechen-

zeichen) verwendet:

Addition: + z.B. 2+3 Ergebnis: 5

Subtraktion: - z.B. 5-2 Ergebnis: 3

Multiplikation: * z.B. 3*2 Ergebnis: 6

Division: / z.B. 6/3 Ergebnis: 2

9.3 Mit konstanten Zahlen rechnen

Nehmen wir an, die Geldprämie beträgt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 2,5 % des ein-

gesparten Betrags. Für die Mitarbeiterin Heintz steht der Einsparungsbetrag in der Zelle B7. Die

Prämie ist auszurechnen in G7:

= B 7 * 2 , 5 %

Tippen Sie diese Formel in die Zelle G7 ein. Vor dem Spaltenbuchstaben B muss ein Gleich-

heitszeichen = stehen, damit Excel den Eintrag als Formel erkennt.

9.4 Übungen

1. Kopieren Sie den Inhalt von G7 in den Bereich G7:J11.



2. Formatieren Sie den Bereich G7:J11 im Währungsformat.

3. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Betriebliches Vorschlagswesen5,

Einsparungen + Prämien ab:

Arretierte A- und B-Spalten und Prämienberechnung im Bereich G7:J11

9.5 Mit variablen Zahlen rechnen

In allen Zellen des soeben formatierten Bereichs steht die Prozentzahl 2,5% bzw. 0,025 fest

drin. Sie ist eine konstante Zahl in den Formeln.

Mit Konstanten zu arbeiten ist aber umständlich. Falls Sie den Prozentsatz ändern müssen, so

ist die Änderung in allen Zellen durchzuführen. Dabei ist unsere Tabelle noch sehr übersichtlich.

Später arbeiten Sie teilweise mit sehr umfangreichen Tabellen.

Änderungen sind schneller durchzuführen, wenn Sie den Prozentsatz in eine eigene Zelle

schreiben und in den Formeln mit dieser Zelle rechnen. Hierdurch können Sie die Berechnun-

gen sehr variabel gestalten. Sie müssen nur den neuen Prozentsatz in die Variablenzelle eintra-

gen, und es werden alle Formeln neu berechnet. Das Ergebnis sehen Sie sofort auf dem Bild-

schirm.

Tragen Sie in die Zelle J1 den Prozentsatz von 2,5% ein. Ändern Sie die Zelle G7:

= B 7 * J 1

Kopieren Sie die Zelle G7 in den Bereich G7:J11. Das Ergebnis ist nicht erfreulich. Außer in der

Zelle G7 stehen in den Zellen keine Beträge.



9.6 Relative und absolute Adressierung

Bisher ist dieses Problem, das auf dem Bildschirm jetzt zu sehen ist, beim Kopieren nicht aufge-

taucht. Um den Kopiervorgang zu erläutern, verlassen wir jetzt die Tabellen-Kalkulation und

wenden uns dem Radfahren zu.

Angenommen Sie nehmen an zwei Fahrrad-Wettbewerben teil:

1. Sie sollen zunächst 10 km nach Süden und dann 20 km in westlicher Richtung radeln. Da-

bei ist es unwichtig ob Sie in Altötting, Berlin oder Dresden starten; denn der Weg ist wich-

tig, nicht das Ziel.

2. Sie sollen in Burghausen ankommen. Dabei ist es auch wieder unwichtig ob Sie in Altötting,

Berlin oder Dresden starten. Hier ist jetzt das Ziel wichtig, nicht der Weg.

Zugegebenermaßen werden Wettbewerbe in der geschilderten Form sicher nicht allzu häufig

durchgeführt, für uns sind das aber recht anschauliche Beispiele.

Bisher haben Sie immer nach dem Beispiel 1 kopiert. Es wurde der Weg kopiert, die Beziehun-

gen, die Relationen, z.B. von der Zelle G25 ausgehend 3 Zellen nach unten und 4 Zellen nach

rechts. Dies ist das relative Kopieren oder die

relative Adressierung.

Bei dem letzten problematischen Kopieren aber ist das Beispiel 2 wichtig. Es ist immer die Zelle

J1 zu kopieren, egal wohin kopiert wird. Dies ist das absolute Kopieren oder die

absolute Adressierung.

Für die absolute Adressierung ist bei der Zelladresse, das Dollarzeichen $ zu verwenden. Dafür

gibt es mehrere Möglichkeiten:

Nur die Spalte ist absolut, die Zeile bleibt relativ: $J1

Nur die Zeile ist absolut, die Spalte bleibt relativ: J$1

Die ganze Zelle ist absolut: $J$1

Das Dollarzeichen $ können Sie entweder eintippen ((ª_)+(4)) oder nach dem Eintrag der Zel-

ladresse J1 die (F4)-Taste drücken.

9.7 Übungen

1. Ändern Sie in der Zelle G7 den Eintrag:

= B 7 * $ J $ 1

und kopieren Sie die Zelle nochmals in den Bereich G7:J11.

2. Formatieren Sie die Zellen J1 und J2 (für später) in Prozent mit

einer Dezimalstelle: z.B. über die Symbole in der Gruppe Zahl auf

der Registerkarte Start.

Gruppe Zahl auf der Registerkarte Start

3. Tragen Sie in die Zelle J1 den neuen Wert 4% ein und beobachten Sie die veränderten

Zahlen auf dem Bildschirm. Probieren Sie dies auch noch mit anderen Prozentsätzen aus.

Auch bei Zellen, die das Zahlenformat Prozent haben, ist die Eingabe wie bisher vor-

zunehmen: 4% oder 0,04.



9.8 Fehler in einem Arbeitsblatt

Wenn bei der Berechnung eines Ergebnisses in einer Formel Probleme auftreten, zeigt Excel

eine Fehlermeldung an. Angenommen Sie geben in einem neuen, leeren Arbeitsblatt in der Zelle

C2 die Zahl 5 und darunter irgendeinen Text ein. In die Zelle C5 tragen Sie eine Formel ein:

=C2+C3. Diese Formel ist falsch, da ein Wert mit einem Text addiert werden soll. Nachdem Sie

den Eintrag mit (¢)-Taste abgeschlossen haben, erscheint die Fehlermeldung #WERT!, und in

der oberen linken Ecke der Zelle sehen Sie ein kleines grünes Dreieck . Steht der Zellcursor

auf der fehlerhaften Zelle, sehen Sie links davon einen SmartTag :

Fehlermeldung mit SmartTag

Fehlerüberprüfung

Wie eine Grammatikprüfung verwendet Microsoft Excel bestimmte Regeln, um Probleme in

Formeln zu ermitteln. Diese Regeln garantieren aber nicht, dass die Kalkulationstabelle keine

Probleme enthält! Mit ihnen lassen sich jedoch die häufigsten Fehler finden. Sie können diese

Regeln einzeln aktivieren oder deaktivieren.

Die Einstellungen für die automatische Fehlerprüfung finden Sie unter Datei-Menü,

, Seite Formeln, Bereich Fehlerüberprüfung:

Excel-Optionen, Seite Formeln

Ist die Prüfung aktiviert, erscheint ein SmartTag mit dem Fehler-

symbol, wenn die Zelle markiert wird. Klicken Sie auf den Smart-

Tag neben der Fehlerzelle, um die Optionen zu dieser Fehler-

meldung (hier: #WERT!) anzeigen zu lassen.

Sie können die Fehlerprüfung auch manuell durchführen: Klicken

Sie im Menüband auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe

Formelüberwachung auf das Symbol Fehlerüberprüfung .

SmartTag Fehler



Manuelle Fehlerüberprüfung

Mit den Schaltflächen [Zurück] und [Weiter] können Sie die Fehler einzeln "abklappern", im Dia-

logfeld wird dabei eine kurze Fehlerbeschreibung angezeigt.

Wenn das Arbeitsblatt zuvor überprüft, aber die Probleme ignoriert wurden, sehen

Sie die Anzeige erst nach einer Zurücksetzung der ignorierten Fehler! Dazu klicken

Sie in den vorher gezeigten Optionen auf der Seite Formeln im Bereich

Fehlerüberprüfung auf die Schaltfläche .

Fehlermeldungen

Die folgenden Fehlermeldungen können in Excel angezeigt werden:

Fehlermeldung Mögliche Ursachen

#WERT! Es wird mit einem falschen Datentyp gerechnet, wie im vorher gezeig-

ten Beispiel auf der Seite 68.

#DIV/0! Eine Zahl wird durch Null dividiert, z.B. =5/0

#NAME? Text in einer Formel wird nicht als Funktions- oder Bereichsname er-

kannt, vielleicht wurde der Name falsch geschrieben. Das Thema Be-

reichsname wird ab der Seite 71 besprochen.

#NV Ein Wert für eine Funktion oder Formel ist nicht verfügbar. Zwei Bei-

spiele:

1. Sie kennen den Wert eines Arguments noch nicht und haben dafür

stellvertretend die Zeichenkette #NV (Nicht Verfügbar) eingegeben.

2. Das Suchkriterium in einer Verweisfunktion ist kleiner als der kleins-

te Wert im Kopf der Matrix.

#BEZUG! Ein Verweis auf eine Zelle ist ungültig, weil beispielsweise die Zeile oder

Spalte, in der sich diese Zelle befand, gelöscht wurde.

#ZAHL! In einer Funktion wird ein unzulässiges Argument verwendet. Ein Bei-

spiel: In einer Datumsfunktion wird mit einer negativen Jahreszahl

(-2010) gerechnet.

#NULL! Diese Fehlermeldung tritt unter anderem auf, wenn Sie einen Schnitt-

punkt für zwei Bereiche angeben, für die kein Schnittpunkt existiert.

Ein Beispiel: =SUMME(B8:B11 E8:E11). Hier fehlt zwischen den Be-

reichsangaben das Semikolon ;

Richtig: B8:B11;E8:E11

Wenn in einer Zelle statt einer Zahl diese Zeichen ##### erscheinen, ist dies keine Fehlermel-

dung. Die Spaltenbreite für die Darstellung dieser Zahl ist zu gering (Seite 48). Bei einem Ver-

weis auf diese Zelle wird aber mit dem richtigen Wert gerechnet.



9.9 Formatvorlagen

Formatvorlagen sind in der Textverarbeitung sehr verbreitet, und Sie helfen Ihnen auch hier in

Excel, eine Tabelle einheitlich zu gestalten. Eine Formatvorlage speichert das Format einer Zelle

und überträgt es auf andere Zellen.

Livevorschau

Es wird für den Prämienteil unserer Tabelle noch eine Überschrift benö-

tigt. Sie soll das gleiche Format haben, wie die Überschrift Einsparun-

gen. Stellen Sie den Zellcursor auf die Zelle A4 (Einsparungen), und

klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen

auf das Symbol Zellenformatvorlagen. Der nachfolgende Katalog wird

geöffnet:

Gruppe Formatvorlagen

Katalog der Formatvorlagen

Wenn Sie mit der Maus in dem Katalog auf eine Formatvorlage zeigen, wird der aktuelle Bereich

im Hintergrund sofort in der neuen Formatierung angezeigt. Mit einem Klick auf den Namen

wählen Sie eine Formatierung aus.

Formatvorlage erstellen

Wir wollen aber eine neue Formatvorlage erstellen.

Klicken Sie in dem Katalog auf den Befehl Neue

Zellenformatvorlage.

In die Zeile Name der Formatvorlage tragen Sie

Eigene Überschrift ein. Darunter sehen Sie, wel-

che Formate diese Formatvorlage enthält. Über die

Schaltfläche [Formatieren] können Sie die einzelnen

Formatierungsarten noch verändern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_].

Eine neue Formatvorlage erstellen

Formatvorlage verwenden

Nun verwenden Sie diese Formatvorlage auch für eine Überschrift über den Prämien:

1. Schreiben Sie in die Zelle G4 das Wort Prämien, und schließen Sie den Eintrag ab. Die

Modusanzeige unten links zeigt Bereit.

2. Markieren Sie den Bereich G4:J4, um die Überschrift in diesem Bereich über Spalten zu

zentrieren.



3. Öffnen Sie wieder über das Symbol Zellenformatvorlagen den Katalog, und klicken Sie

oben im Bereich Benutzerdefiniert auf die neue Formatvorlage Eigene Überschrift.

9.10 Office-Designs

Eine Zellformatvorlage kann zwar für die ganze Arbeitsmappe verwendet werden, meistens

werden damit aber nur einzelne Zellen oder Bereiche formatiert. Somit sind sie auch mit den

Formatvorlagen in Word vergleichbar.

Dagegen bestimmt ein so genanntes Design das Aussehen der

kompletten Mappe, und es wird Programm übergreifend auch in

Word, PowerPoint und Outlook eingesetzt. Ein Unternehmen

oder eine Behörde kann ein Design erstellen, um allen Doku-

menten (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ein einheitliches

Aussehen zu geben.

In einem Design sind Farben, Schriftarten, Effekte und andere

Formatierungen enthalten, die natürlich auch geändert werden

können. Um den Design-Katalog aufzurufen, klicken Sie auf der

Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Designs auf die

rechts stehende Schaltfläche.

Wenn Sie in dem Katalog auf ein Design zeigen, wird die Tabelle

sofort in der neuen Formatierung angezeigt (Livevorschau). Mit

einem Klick auf den Namen wählen Sie ein Design aus. Über die

anderen Schaltflächen in der Gruppe Designs ändern Sie das

aktuelle Design, und im Katalog ist am unteren Rand der Befehl

zum Speichern der Änderungen platziert. Es wird als benutzerde-

finiertes Office-Design mit der Dateinamen-Endung *.thmx ge-

speichert (engl: Themes), und es kann auch in Word, Power-

Point und Outlook geöffnet werden.

Registerkarte Seitenlayout

Design-Katalog

In der Rangfolge haben die Formatierungen des Designs die niedrigste Priorität. Darüber rangie-

ren die Zellformatvorlagen, während eine direkte Formatierung einer Zelle oder eines Bereichs

die höchste Priorität hat. Dies bedeutet: Wenn Sie nachträglich ein anderes Design zuweisen,

werden die direkten Formatierungen, z.B. Fett , und die Formatierungen durch Formatvorla-

gen nicht verändert!

9.11 Bereichsnamen

Wenn häufig mit derselben Zelle oder demselben Bereich zu arbeiten ist, empfiehlt es sich, Na-

men zu verwenden. Der Name sollte so gewählt werden, dass Sie auch später einen Bezug zum

Inhalt erkennen können. Ein Bereich kann eine oder auch mehrere zusammenhängende Zellen

umfassen.

Um einen Bereichsnamen zu erstellen, markieren Sie zunächst die

Zellen, wenn der Bereich mehr als eine Zelle umfasst. Bei einer ein-

zelnen Zelle positionieren Sie dort den Zellcursor. Maximal 255 Zei-

chen darf der Name lang sein, Leerzeichen und Sonderzeichen sind

nicht erwünscht. Ein Name muss immer mit einem Buchstaben be-

ginnen. Zu vermeiden sind Namen, die mit Zelladressen verwechselt

werden, z.B. A12, IV220, Z12S2 etc.

Gruppe Definierte Namen auf der Registerkarte Formeln



Die Zellen J1 und J2 sollen Prozent1 und Prozent2 heißen:

1. Stellen Sie den Zellcursor auf die Zelle J1.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf J1, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl

Namen definieren. Oder klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Defi-

nierte Namen auf das Symbol .

3. In der Textzeile Name tragen Sie ein: Prozent1

4. In der Zeile Bezieht sich auf steht bereits: =Tabelle1!$J$1

Weg: Registerkarte Formeln, Gruppe Definierte Namen, Symbol Namen definieren


6. Für spätere Aufgaben geben Sie der Zelle J2 den Namen Prozent2

Bereichsname und absolute Adressierung

Für einen Bereichsnamen ist automatisch die absolute Adressierung festgelegt.

Verwendung eines Bereichsnamens

Der Name kann immer verwendet werden, wenn ein Bereich anzugeben ist, z.B. beim Einfügen.

Bei Formeln hilft auch die Taste (F3). Dann kann aus einer Liste der Bereichsname ausgewählt

werden.

Bei der Verwendung von Bereichsnamen in einer Formel ist auf die korrekte Schreib-

weise des Namens zu achten.

Namenfeld und Gehezu-Taste F5

Besonders praktisch ist die Verwendung von Bereichsnamen mit dem Namenfeld oder der Ge-

hezu-Taste (F5). Meistens finden Sie so in großen Blättern bestimmte Bereiche schneller. Aber

auch beim Kopieren, Versetzen und Einfügen, wenn Sie Bereiche markieren müssen, ist dies

über das Namenfeld oder über die Taste (F5) einfach zu erledigen.



Namenfeld

Funktion einfügen

Bestätigungsfeld

Abbruchfeld

Bearbeitungsleiste

Spaltenkopf

Zeilenkopf

Tabelle

markieren


9.12 Übung

1. Dem Bereich B7:E11 können Sie den Namen Einsparungen geben.

2. Und der Bereich G7:J11 soll den Namen Prämien bekommen.

3. Heben Sie die Fixierung von der Seite 65 wieder auf.

4. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Dateinamen

Betriebliches Vorschlagswesen6, Verwendung von Namen ab.

9.13 Fenster-Befehle

Bei größeren Tabellen kommt es oft vor, dass Sie in verschiedenen Bereichen arbeiten. Hier ist

es praktisch, das Tabellen-Fenster in Ausschnitte zu teilen. Dieses Teilen darf aber nicht ver-

wechselt werden mit der Möglichkeit, bei Windows-Programmen mit mehreren Windows-

Fenstern zu arbeiten.

Fenster teilen

Über den Weg Registerkarte Ansicht, Gruppe Fenster, Symbol Teilen können Sie Aus-

schnitte einrichten. An der Position des Zellcursors wird das Excel-Fenster geteilt. Hierbei ent-

stehen je nach Zellcursor-Position 2 oder 4 Ausschnitte:

Zellcursor steht in der linken oberen Ecke der Tabelle:

Fenster wird in 4 gleiche Ausschnitte geteilt.

Zellcursor steht am oberen Tabellenrand:

Fenster wird links vom Zellcursor vertikal geteilt.

Zellcursor steht am linken Tabellenrand:

Fenster wird oberhalb des Zellcursors horizontal geteilt.

Zellcursor steht nicht am Rand:

Fenster wird in 4 Ausschnitte geteilt.



2 vertikale Ausschnitte

Fenster teilen mit der Maus

Mit der Maus ist das Excel Fenster ebenfalls vertikal oder horizontal teilbar:

Vertikal teilen

Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den kleinen grauen Tei-

lungsknopf rechts unten, rechts von der horizontalen Bild-

laufleiste. Hier ändert sich der Mauszeiger zu einem Kreuz mit

Doppellängsstrich .

vertikaler

Teilungsknopf

Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie jetzt die Trennungslinie bis auf die Spalte, in der Sie

das Fenster teilen wollen. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los.

Horizontal teilen

Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf den kleinen grauen Tei-

lungsknopf am rechten Rand, oberhalb der vertikalen Bild-

laufleiste. Hier ändert sich der Mauszeiger zu einem Kreuz mit

Doppelquerstrich .

horizontaler

Teilungsknopf

Bearbeitungs-

leiste erweitern

Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie jetzt die Trennungslinie bis auf die Zeile, in der Sie

das Fenster teilen wollen. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los.

Bearbeitungsleiste erweitern

In dem vorherigen Bild ist auch eine weitere Schaltfläche gut zu erkennen: Oberhalb des

horizontalen Teilungsknopfes liegt diese Schaltfläche, um die Bearbeitungsleiste zu erweitern.

Da Sie in eine einzelne Zelle eine sehr große Anzahl an Zeichen eingeben können, ist es beim

Editieren (Seite 22) ganz praktisch, über diese Schaltfläche die Bearbeitungsleiste zu vergrö-

ßern und auch wieder zu verkleinern.



Ausschnitt wechseln und Teilung aufheben

Zwischen den Ausschnitten können Sie mit der

(F6)-Taste

und natürlich durch Mausklick wechseln. Die Teilung heben Sie über folgenden Weg wieder auf:

Registerkarte Ansicht, Gruppe Fenster, Symbol Teilen .

Ihre Aufgabe

1. Teilen Sie den Bildschirm in der Mitte vertikal, falls dies noch nicht geschehen ist.

2. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen

Betriebliches Vorschlagswesen7, Fenster teilen ab.

Ganzer Bildschirm

In der Ansicht Ganzer Bildschirm, die Sie über das Symbol auf der Register-

karte Ansicht in der Gruppe Arbeitsmappenansichten einschalten, sehen Sie fast nur das

Arbeitsblatt auf dem Bildschirm. Dies erleichtert Ihnen das Arbeiten mit größeren Tabellen. Über

die (Esc)-Taste oder im Kontextmenü (Rechtsklick), Befehl Ganzer Bildschirm schließen,

schalten Sie diese Ansicht wieder aus.

9.14 Berechnungen mit der WENN-Funktion

Die Berechnungen in Formeln und das Formatieren von Zahlen können Sie auch von Bedingun-

gen abhängig machen. Hiermit haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, die Berechnung der

Prämien in unserem Betrieblichen Vorschlagswesen zu staffeln oder Zahlen ab einem bestimm-

ten Betrag farblich hervorzuheben.

Um das Betriebliche Vorschlagswesen noch attraktiver zu gestalten, werden nun gestaffelte

Prozentsätze eingeführt. Bei Einsparungen unter 40.000,00 Euro bekommen die Mitarbeiterin-

nen und Mitarbeiter 2,5% Prämie, ab 40.000,00 Euro 4%.

Excel bietet Ihnen für dieses Problem eine logische Funktion an:

=WENN(Bedingung;Ja-Argument;Nein-Argument).

Wenn die Bedingung erfüllt ist, wird die Formel im Ja-Argument zur Berechnung herangezogen.

Bei Nichterfüllung verwendet Excel das Nein-Argument.

Damit gilt in unserer Tabelle für die Mitarbeiterin Heintz im 1. Vierteljahr in allgemeiner Form:

Bedingung:

Wenn B7 mindestens 40.000

Ja-Argument:

B7 multiplizieren mit 4%

Nein-Argument:

B7 multiplizieren mit 2,5%

Als Zelleintrag: =WENN(B7>=40000;B7*4%;B7*2,5%)

Nun sind in dieser Formel allerdings konstante Zahlen (40000, 4% und 2,5%) enthalten. Wir

wollen aber wenigstens bei den Prozentwerten mit Variablen arbeiten.



Tragen Sie in die Zelle J1 den Wert 4% und in J2 den Wert 2,5% ein. Für das darauf folgende

Kopieren sind die Zelladressen J1 und J2 absolut zu verwenden.

Geben Sie in die Zelle G7 ein:

=WENN(B7>=40000;B7*$J$1;B7*$J$2)

9.15 Übungen:

1. Nachdem Sie die Formel in die Zelle G7 eingetragen und mit der (¢)-Taste abgeschlossen

haben, kopieren Sie diese neue Formel in den Bereich Prämien (G7:J11).


Betriebliches Vorschlagswesen8, Wenn-Funktion ab.

9.16 Bedingte Formatierung

Die Beträge in dem Einsparungsbereich B7:E11 sollen ab

einer Höhe von 40.000,- Euro in blauer Farbe erscheinen:

1. Markieren Sie den Bereich Einsparungen (B7:E11).

2. Rufen Sie im Menüband auf: Registerkarte Start, Grup-

pe Formatvorlagen, Symbol Bedingte Formatierung,

Neue Regel.

3. In dem nachfolgenden Dialogfeld legen Sie fest:

- Nur Zellen formatieren, die enthalten

- Zellwert größer oder gleich 40000

Untermenü

Dialogfeld Neue Formatierungsregel

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Formatieren…]. Das Dialogfeld Zellen formatieren er-

scheint:



Eine Farbe auswählen

5. Wählen Sie auf der Registerseite Schrift die Farbe Blau aus.

6. Schließen Sie das Dialogfeld Zellen formatieren mit einem Mausklick auf die Schaltfläche

[_OK_].

7. In dem Dialogfeld Neue Formatierungsregel sehen Sie in dem kleinen Vorschau-Rahmen

die blaue Schriftart. Mit einem Klick auf die Schaltfläche [_OK_] schließen Sie auch dieses

Dialogfeld. Die Zahlen ab 40.000,- Euro sind jetzt blau formatiert.


Betriebliches Vorschlagswesen8, Bedingungen ab.

Formatierung mit zwei oder drei Bedingungen

In Excel können Sie maximal drei Bedingungen für die Formatierung festlegen. Zusammen mit

dem Grundformat stehen Ihnen damit vier verschieden Formate, z.B. Schriftfarben, zur Verfü-

gung.

Bei den Einsparungen sollen jetzt noch zusätzlich die Werte über 60.000,- Euro in roter Farbe

erscheinen:

1. Markieren Sie wieder den Bereich Einsparungen (B7:E11).

2. Wählen Sie im Untermenü des Symbols Bedingte Formatierung den Befehl Regeln ver-

walten.

3. Klicken Sie in dem Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung auf die

Schaltfläche .

4. In dem Dialogfeld Neue Formatierungsregel legen Sie wieder die Regeln fest:



Werte über 60.000,- Euro in roter Farbe

5. Klicken auf Sie auf [_OK_]. Im Manager ist nun auch die zweite Bedingung eingetragen:

Manager mit zwei Bedingungen

6. Mit einem Klick auf die Schaltfläche [_OK_] schließen Sie das Dialogfeld. Die Zahlen ab

60.000,- Euro sind jetzt rot formatiert.

7. Speichern Sie zum Schluss die Arbeitsmappe ab, ohne den Dateinamen zu ändern.

Bedingte Formatierung löschen

Zum Löschen einer oder mehrerer Bedingungen klicken Sie in dem Dialogfeld Manager für

Regeln zur bedingten Formatierung auf die Bedingung, die Sie löschen möchten und an-

schließend auf die Schaltfläche .

9.17 Datenillustration mit der bedingten Formatierung

Bestimmte Trends oder Werte in Ihrem Arbeitsblatt heben Sie schnell und professionell mit

neuen Möglichkeiten der Datenillustration hervor:

1. Markieren Sie den entsprechenden Bereich.

2. Rufen Sie auf: Registerkarte Start, Gruppe Formatvorlagen, Schaltfläche Bedingte For-

matierung, und wählen Sie dann z.B. Datenbalken, Farbskalen oder Symbolsätze. Be-

reits beim Zeigen auf ein Format im Katalog sehen Sie die Formatierung (Livevorschau):



Datenbalken zeigen einen farbigen Balken in

der Zelle an, dessen Länge den Wert der Zel-

le darstellen.

Farbskalen zeigen mehrfarbige abgestufte

Farbschattierungen entsprechend dem Zell-

wert an.

Symbolsätze stellen Ihnen einen Katalog von

unterschiedlichen Zeichen bereit, die - in der

Zelle platziert – Trends durch vorangestellte

Symbole aufzeigen.

In dem nachfolgenden Ausschnitt sehen Sie eine

Tabelle mit farbigen Datenbalken:

Katalog mit Livevorschau

Bedingte Formatierung mit farbigen Datenbalken

Und hier wurde die bedingte Formatierung mit Symbolsätzen angewendet. Durch die zusätzli-

chen Zeichen musste die Spaltenbreite angepasst werden:

Bedingte Formatierung mit Symbolsätzen (hier: Indikatoren)



9.18 Zusammenfassung: Prämien ausrechnen

Arretierung von Spalten und Zeilen

Positionieren Sie zuerst den Zellcursor. Der Bereich links und oberhalb des Zellcursors wird

arretiert. Wählen Sie Registerkarte Ansicht, Gruppe Fenster, Symbol Fenster einfrieren,

und im Untermenü den Befehl Fenster einfrieren. Zum Aufheben gehen Sie wieder diesen

Weg.

Absolute Adressierung (absolutes Kopieren)

Vor dem Spaltenbuchstaben bzw. vor der Zeilenzahl ist ein $ voranzustellen. Im Normalfall

ist die ganze Zelle absolut: $J$1 oder nur die Spalte: $J1 oder nur die Zeile: J$1.

Formatvorlage

Eine Formatvorlage speichert das Format einer Zelle und überträgt es auf andere Zellen.

Positionieren Sie den Zellcursor in der Zelle, die die Formatierungen enthält. Rufen Sie auf:

Registerkarte Start, Gruppe Formatvorlagen, Symbol Zellenformatvorlagen, Neue Zel-

lenformatvorlage. Tragen Sie einen Formatvorlagenamen ein.

Um die Formatvorlage zu verwenden, markieren Sie den Bereich und wählen über den

Weg Registerkarte Start, Gruppe Formatvorlagen, Symbol Zellenformatvorlagen die

Vorlage aus dem Katalog aus.

Office-Designs

Auf der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Designs können Sie den Design-Katalog

öffnen. Hier wird mit einem Programm übergreifenden Office-Design (*.thmx) die ganze

Arbeitsmappe formatiert. Es kann beispielsweise eine andere Schrift zugewiesen werden.

Die Office-Designs werden in Excel, Word, PowerPoint und Outlook eingesetzt.

Bereichsnamen

Zuerst den Zellcursor positionieren bzw. den Bereich markieren. Wählen Sie Registerkarte

Formeln, Gruppe Definierte Namen, Symbol Namen definieren, und legen Sie den Na-

men fest. Um einen benannten Bereich, z.B. zum Kopieren oder Einfügen zu markieren,

wählen Sie den Namen aus dem Namenfeld oben links aus, oder rufen Sie mit der (F5)-

Taste das Gehezu-Fenster auf.

Fenster teilen

Je nach Position des Zellcursors können Sie das Excel-Fenster in 2 oder 4 Ausschnitte tei-

len. Über Registerkarte Ansicht, Gruppe Fenster, Symbol Teilen oder über die Schalter an

den Bildlaufleisten richten Sie die Ausschnitte ein. Mit Mausklick oder mit der (F6)-Taste

wechseln Sie zwischen den Ausschnitten. Aufgehoben wird die Teilung auch wieder über

den Weg: Registerkarte Ansicht, Gruppe Fenster, Symbol Teilen.

WENN-Funktion

Berechnungen können auch von Bedingungen abhängig gemacht werden. Excel bietet da-

für die WENN-Funktion an:

=WENN(Bedingung;Ja-Argument;Nein-Argument)

Wenn die Bedingung erfüllt ist, wird die Formel im Ja-Argument zur Berechnung herange-

zogen. Bei Nichterfüllung verwendet Excel das Nein-Argument.

Bedingte Formatierung

Zahlen können ab einem bestimmten Betrag, z.B. durch eine andere Schrift oder Farbe,

hervorgehoben werden. Rufen Sie auf: Registerkarte Start, Gruppe Formatvorlagen,

Symbol Bedingte Formatierung, Neue Regel.



10 Diagramm

Speichern Sie die aktuelle Arbeitsmappe unter dem Namen

Betriebliches Vorschlagswesen9, Diagramm ab.

Eine Ansammlung von Zahlen ist nicht sehr anschaulich. Gerade bei einer Präsentation sind

nicht so sehr die absoluten Zahlenwerte, sondern vielmehr Trends und Vergleichsmöglichkeiten

wichtig.

Hierbei helfen uns Diagramme. Sie machen deutlich, was sich hinter einer Zahlentabelle ver-

birgt. Microsoft Excel bietet uns sehr gute Möglichkeiten an, schnell und bequem aussagekräfti-

ge Grafiken zu erstellen.

X-Achse

Y-Achse Ein Diagramm ist meistens in einem

Koordinaten-System angeordnet. Die untere,

horizontale Achse ist die X-Achse, auch

Kategorie- oder Rubrikenachse genannt.

Die linke, vertikale ist die Y-Achse, sie heißt

auch Wert- oder Größenachse.

10.1 Ein neues Diagramm erstellen

Wir wollen jetzt von unserer Tabelle Betriebliches Vor-

schlagswesen ein Säulen-Diagramm von den Einspa-

rungsbeträgen erstellen. Markieren Sie den Diagramm-

Datenbereich:

A 6:E 1 1

Gruppe Diagramme auf der Registerkarte Einfügen

Jetzt klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der

Gruppe Diagramme auf das Symbol Säule. In dem

Katalog wählen Sie bei dem Bereich 2D-Säule das

erste Muster.

Katalog Säulen-Diagramm



Diagramm

10.2 Kontextwerkzeuge

Excel hat ein Diagramm eingefügt. Dieses Diagramm ist markiert, und damit ist es das aktuelle

Objekt. Jetzt sehen Sie eine Besonderheit von Office 2010: die Kontextwerkzeuge (Bedarfs-

werkzeuge). Im Menüband sind zusätzliche Registerkarten (Entwurf, Layout, Format) für das

Bearbeiten von Diagrammen eingefügt. Zusätzlich ist oben in der Titelleiste die Schaltfläche

[Diagrammtools] positioniert. Sie wird automatisch geschlossen, wenn das Diagramm nicht mehr

das aktuelle Objekt ist. Die kontextbezogenen Werkzeuge werden Ihnen in allen Programmen

von Office 2010 vielfältig angeboten, in Excel 2010 gibt es beispielsweise auch die Bildtools,

wenn ein Bild oder eine Grafik markiert ist.

Die Kontextwerkzeuge Diagrammtools

10.3 Das Diagramm gestalten

Sie können das Diagramm nur bearbeiten, wenn es als aktuelles Objekt markiert ist. Dies er-

kennen Sie zum einen an den Markierungssymbolen am Außenrahmen des Diagramms und

zum anderen an der Schaltfläche [Diagrammtools] oben in der Titelleiste.

Ansicht vergrößern

Damit Sie die Details des Diagramms gut erkennen können, sollten Sie die Ansicht über die

Zoom-Werkzeuge unten rechts in der Statusleiste vergrößern (Seite 21):

Zoomen in der Statusleiste



Und damit das Diagramm noch mehr den Bildschirm ausfüllt, können Sie auch jederzeit das

Menüband bis auf die Registerkarten-Zeile verkleinern (Seite 11). Über eine Registerkarte oder

über die Schaltfläche [Diagrammtools] oben in der Titelleiste wird das Menüband wieder geöffnet.

Zeile/Spalte wechseln

In dem Säulen-Diagramm stehen unterhalb der waagerechten X-Achse die

Namen Heintz, Weber, Reuter, Bauer und Sander. Diese Daten ergeben die X-

Achsenbeschriftung. Im rechten Teil des Diagramms erkennen Sie an der so

genannten Legende, welche Farbe einem Vierteljahr zugeordnet ist.

Die Daten für das Diagramm können aus unserer Tabelle entweder zeilenför-

mig oder spaltenförmig ausgelesen werden. Und dem entsprechend werden

auch die Daten für die X-Achsenbeschriftung und für die Legende vertauscht.

Damit Sie sich das besser vorstellen können, hilft Ihnen vielleicht eine kleine

Eselsbrücke:

Legende

Stehen die Daten für die X-Achsenbeschriftung in der Tabelle untereinander, also in einer

Spalte, dann ist der Datenbereich spaltenförmig aufgebaut. In unserer Tabelle: Heintz,

Weber, Reuter, Bauer, Sander.

Stehen die Daten für die X-Achsenbeschriftung in der Tabelle nebeneinander, also in einer

Zeile, dann ist der Datenbereich zeilenförmig aufgebaut. In unserer Tabelle: 1. Vierteljahr,

2. Vierteljahr, 3. Vierteljahr, 4. Vierteljahr.

Jetzt sollen die Daten für das Diagramm zeilenförmig übernommen werden: Klicken

Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Daten auf das Symbol Zeile/Spalte

wechseln.

Objekte markieren

Damit Sie in dem Diagramm an einem Objekt die Formatierung ändern kön-

nen, muss das Objekt vorher mit einem Mausklick markiert werden. An den

Markierungspunkten erkennen Sie das aktuelle Objekt. Über die Symbole auf

der Registerkarte Layout gestalten Sie die einzelnen Teile eines Diagramms.

Legende mit Mar-kierungspunkten

Registerkarte Layout (Diagrammtools)

Eine weitere Möglichkeit bietet Ihnen das Kontextmenü eines Objektes: Klicken Sie mit der rech-

ten Maustaste auf das Objekt, und wählen Sie in dem Kontextmenü den Befehl aus.

Formatierung der Größenachse (Y)

An der auf der linken Seite des Diagramms angebrachten vertikalen Größenachse können Sie

den Wert eines Balkens ablesen. Da hier nur eine Y-Achse zu sehen ist, finden Sie in Excel

auch die Bezeichnung vertikale Primärachse. Um das Zahlenformat der Größenachse zu än-

dern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Zahlen in der Y-Achse, z.B. auf

80.000,00 €. In dem Kontextmenü wählen Sie den Befehl Achse formatieren aus. Bestimmen

Sie die Formatierung nach dem Dialogfeld:



Die Zahlen der Größenachse (Y) formatieren

Ihre Aufgabe

Ändern Sie die Schriftgröße der Y-Achse und der X-Achse auf 12 Punkt: Klicken Sie jeweils mit

der rechten Maustaste auf eine der Zahlen einer Achse, und wählen Sie in der Kontext-

Symbolleiste den Schriftgrad 12 aus.

Diagramm in der Größe ändern

Um die Größe des Diagramms zu ändern, zeigen Sie mit der

Maus im äußeren Rahmen auf einen so genannten Ziehpunkt .

Sie befinden sich im Rahmen in jeder Ecke und auf jeder Seite.

Der Mauszeiger wird dort zu einem Doppelpfeil . Jetzt können

Sie bei gedrückter linker Maustaste die Größe ändern.

Der Diagramm-Rahmen mit den Ziehpunkten:

Titel

Oberhalb unseres Diagramms soll die Überschrift stehen.

Der Text wird aus der Tabelle übernommen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Layout (Diagramm-

tools) in der Gruppe Beschriftungen auf das Symbol

Diagrammtitel. In dem Untermenü wählen Sie den

Befehl Über Diagramm.

2. Es wird ein markierter Textrahmen mit dem Wort

Diagrammtitel eingefügt.

3. Oben in der Bearbeitungsleiste steht die Formel

=“Diagrammtitel“

Löschen Sie diese Zeichenfolge, und geben Sie nur

ein Gleichheitszeichen = in die Bearbeitungsleiste ein.

Registerkarte Layout, Gruppe Beschriftungen

4. Klicken Sie in der Tabelle auf die Zelle A2. Eventuell blättern Sie dazu über die rechte

Bildlaufleiste nach oben. Nun steht in der Bearbeitungsleiste:



5. Klicken Sie auf das Bestätigungsfeld , oder schließen Sie den Eintrag mit der Return-

Taste (¢) ab.

6. Ändern Sie die Schriftgröße auf 24 Punkt: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den

Diagrammtitel Betriebliches Vorschlagswesen, und wählen Sie in der Kontext-Symbol-

leiste den Schriftgrad 24 aus.

Ihre Aufgabe

Fügen Sie auch die Achsentitel hinzu (Registerkarte Layout, Gruppe Beschriftungen):

1. Übernehmen Sie, wie vorher beim Diagrammtitel beschrieben, den Inhalt der Zelle A4 (Ein-

sparungen) für die horizontale Primärachse.

2. Geben Sie für die vertikale Primärachse den Text "In Euro" direkt ein.

3. Formatieren Sie die Achsentitel in einer 14 Punkt-Schrift und in Fett.

4. Passen Sie eventuell die Größe des Diagramms nach Ihren Wünschen an, wie es vorher

beschrieben wurde.

Verschiedene Titel im Diagramm

Legende

Bei unserem Diagramm stehen immer 5 Balken für ein Vierteljahr zusammen. An der Legende

können Sie erkennen, welche Farbe oder Schraffur zu einem Namen gehört.

Sie können die Legende an einen anderen Platz schieben: Markieren Sie mit einem

Mausklick die Legende. Sie führen die Mauszeiger-Spitze zwischen die Markie-

rungssymbole, drücken die linke Maustaste und halten sie gedrückt. Der Mauszei-

ger wird zu einem Vierfachpfeil . Nun ziehen Sie den Rahmen bei gedrückter lin-

ker Maustaste an eine neue Position.

Um die Legende zu formatieren, rufen Sie mit einem rechten Mausklick das Kon-

textmenü auf und wählen den Befehl Legende formatieren.

Legende



Neben der Positionierung der Legende

mit der Maus, können Sie auch in dem

Dialogfeld die Legendenposition aus-

wählen.

Wie bei allen Dialogfeldern, die Ihnen

zur Formatierung der verschiedenen

Teile des Diagramms zur Verfügung

stehen, bietet Ihnen auch dieses Fens-

ter eine große Fülle an Formatie-

rungsmöglichkeiten, wie Füllung, Rah-

menfarbe und –art. Besonders viel

Auswahl haben Sie auch, wenn Sie

einen Schatten hinzufügen möchten.

Probieren Sie es aus!

Zum Schluss verändern Sie über die

Kontext-Symbolleiste den Schriftgrad

der Legende auf 12 Punkt.

Die Legende formatieren

Raster

Bei vielen Diagrammen können Gitternetzlinien die Überschaubarkeit erhöhen. Beim Hauptgit-

ternetz werden die Linien in Höhe der Beschriftungs-Zahlen durchgezogen. Dagegen werden

sie bei dem Hilfsgitternetz dazwischen gesetzt.

Ein Klick auf das Symbol Git-

ternetzlinien auf der Register-

karte Layout (Diagrammtools)

in der Gruppe Achsen öffnet

die rechts stehenden Unter-

menüs.

Aktuell ist das horizontale

Hauptgitternetz für die Y-Achse

eingeschaltet.

Das Symbol Gitternetzlinien mit Untermenüs

Das Diagramm verschieben

Das markierte Diagramm soll nun in ein neues Arbeitsblatt verschoben werden.

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf (Diagrammtools) in der Gruppe Ort auf

das Symbol Diagramm verschieben. In der folgenden Dialogbox wählen Sie die

Option Neues Blatt und klicken auf [_OK_].

Das Diagramm in ein neues Blatt verschieben



Das Diagramm wurde in ein neues Blatt gestellt. Über das Blattregister unten links wechseln Sie

zwischen den Blättern:

Recordericons (links) und Blattregister

Veränderungen in der Tabelle

Es kommt immer wieder vor, dass Sie nach dem Erstellen eines Diagramms Änderungen in der

Tabelle vornehmen müssen. Wie wirkt sich dies aber auf das fertige Diagramm aus? Dazu fol-

gen einige Übungen.

10.4 Übungen

1. Ändern Sie nach Belieben den Text (Betriebliches Vorschlagswesen) in der Zelle A2 auf

dem Blatt Tabelle1, und schließen Sie den Eintrag ab.

2. Wechseln Sie auf das Blatt Diagramm1: Der Diagrammtitel muss sich geändert haben.

3. Machen Sie die Änderung von Nr. 1 wieder rückgängig, z.B. über das Symbol in

der Leiste für den Schnellzugriff.

4. Ändern Sie auch den Text (Einsparungen) in der Zelle A4, überprüfen Sie das Diagramm,

und machen Sie danach diese Änderung wieder rückgängig.

5. Fügen Sie in der Tabelle zwischen der A- und B-Spalte eine Spalte mit der Breite 6

(47 Pixel) ein.

6. Überprüfen Sie das Diagramm. Nach dem Einfügen der Spalte darf sich nichts an dem

Diagramm geändert haben.

7. Löschen Sie wieder die neue Spalte.

8. Speichern Sie die Arbeitsmappe ab, ohne den Dateinamen zu ändern.

10.5 Das Aussehen des Diagramms ändern

Bei markiertem Diagramm werden Ihnen auf der Registerkarte Entwurf (Diagrammtools) eine

ganze Fülle der verschiedensten Möglichkeiten angeboten, um das Aussehen des Diagramms

zu ändern:

Registerkarte Entwurf (Diagrammtools)

Diagrammtyp ändern

Um den Diagrammtyp zu ändern, klicken Sie auf das Symbol und wählen einen ande-

ren Typ aus:



Diagrammtyp ändern

Diagrammlayouts

Ein anderes Diagrammlayout wählen Sie aus dieser

Befehlsgruppe aus:

Diagrammlayout-Katalog

In der Befehlsgruppe blättern

Blättern Sie mit den Pfeilen rechts direkt in der Gruppe

Diagrammlayouts. Mit einem Klick auf das untere Pfeil-

symbol in der Blätterleiste öffnen Sie den ganzen Ka-

talog, aus dem Sie ein Layout auswählen können.

Diagrammformatvorlagen

Und wenn Sie jetzt auch noch die Farben der

Säulen und/oder des Hintergrunds ändern

möchten, blättern Sie in der Gruppe Dia-

grammformatvorlagen. Der große Vorteil die-

ser Vorlagen liegt u.a. darin, dass die Farben

harmonisch aufeinander abgestimmt sind.

Gruppe Diagrammformatvorlagen

Auch hier öffnen Sie mit einem Klick auf das untere Pfeilsymbol in der Blätterleiste den gan-

zen Katalog:

Eine große Auswahl an Diagrammformatvorlagen



10.6 3D-Kreisdiagramm

Für ein neues 3D-Kreisdiagramm markieren Sie im Arbeitsblatt Tabelle1 den Diagramm-

Datenbereich:

A 6 : B 1 1

Jetzt klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Dia-

gramme auf das Symbol Kreis. In dem Katalog wählen Sie bei dem

Bereich 3D-Kreis das erste Muster.

Ein Kreisdiagramm

Katalog Kreis-Diagramm

Diagramm verschieben

Um das Diagramm innerhalb der Tabelle an eine andere Stelle zu verschieben, führen

Sie die Maus in die Nähe des äußeren Rahmens. Am Mauszeiger ist jetzt zusätzlich

noch ein Vierfachpfeil. Ziehen Sie nun bei gedrückter linker Maustaste das Diagramm

nach unten. Die obere linke Ecke soll ungefähr auf die Zelle A22 zeigen

Datenbeschriftungen

Manchmal ist es sehr hilfreich, direkt an jedem Kreis-

segment den Datenwert ablesen zu können. Hier

bietet Ihnen das Programm die Datenbeschriftun-

gen an. Zum Einstellen klicken Sie auf der Register-

karte Layout in der Gruppe Beschriftungen auf das

Symbol Datenbeschriftungen. Wählen Sie aus dem

Untermenü eine der Einstellungsmöglichkeiten aus,

oder klicken Sie auf Weitere Datenbeschriftungs-

optionen und öffnen so das nachfolgende Dialogfeld.

Registerkarte Layout, Gruppe Beschriftungen



Positionieren Sie dieses Dialogfeld

so, dass Sie wenigstens einen Teil

des Diagramms sehen. Zum Ver-

schieben ziehen Sie bei gedrückter

linker Maustaste die Titelleiste des

Dialogfeldes an eine andere Stelle.

Wenn Sie nun Kontrollkästchen ein-

und ausschalten und Optionen aus-

probieren, sind sofort im Diagramm

die Änderungen zu erkennen.

Schalten Sie die Kontrollkästchen

Rubrikenname und Prozentsatz

ein, legen Sie auch eine Beschrif-

tungsposition fest, und klicken Sie

auf die Schaltfläche [Schließen].

Die Datenbeschriftung ändern

Kreisdiagramm mit Datenbeschriftung

Ihre Aufgabe

Da die Mitarbeiternamen jetzt an jedem Kreissegment stehen, ist die rechts stehende Legende

überflüssig. Schalten Sie sie aus.

10.7 Elemente in das Diagramm zeichnen

Auf das größte Segment in dem Kreis-Diagramm soll ein Pfeil

mit dem Text "Super" zeigen.

Ausschnitt



Bevor Sie den Pfeil mit dem Text zeichnen: Es ist empfehlenswert, durch einen

Mausklick in eine Zelle neben dem Diagramm, die Markierung des Diagramms aufzu-

heben. Danach ist es leichter die beiden Objekte Pfeil und Text zu markieren.

Den Pfeil zeichnen

1. Um den Pfeil zu zeichnen, klicken Sie auf der Re-

gisterkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen

auf das Symbol Formen.

2. In dem Katalog klicken Sie im Bereich Linien auf

den Pfeil .

3. Bewegen Sie das Mauskreuz zum gewünschten

Pfeilende, und ziehen Sie bei gedrückter linker

Maustaste eine Linie zur Pfeilspitze.

4. Die Markierungskreise (Ziehpunkte) geben an, dass

es sich um ein aktuelles Objekt handelt. Nur mar-

kierte Objekte können geändert werden.

5. Um die Größe oder die Richtung des Pfeils zu än-

dern, ziehen Sie einen Markierungspunkt bei ge-

drückter linker Maustaste, bis der Pfeil die ge-

wünschte Größe oder Richtung hat.

Den Pfeil auswählen

6. Falls Sie den Pfeil an eine andere Stelle bewegen wollen: Ziehen Sie den Pfeil auch

wieder mit der Maus, aber zeigen Sie diesmal nicht auf einen Markierungspunkt,

sondern auf den Pfeilschaft.

7. Wenn der Pfeil markiert ist, wird die kontextbezogene Registerkarte Format oben im Me-

nüband zusätzlich geöffnet:

Zeichentools Registerkarte Format

8. Hier können Sie in der Gruppe Formenarten direkt Farbe und Linienstärke des Pfeils aus-

wählen (Livevorschau).

9. Möchten Sie noch weitere, umfassendere Formatierungsänderungen vornehmen, wählen

Sie im Kontextmenü des Pfeils den Befehl Form formatieren. Oder klicken Sie auf der Re-

gisterkarte Format (Zeichentools) in der Gruppe Formenarten auf die Schaltfläche . Das

nachfolgend rechts stehende Dialogfeld erscheint:



Kontextmenü

Linienbreite ändern

Den Text Super einfügen

1. Klicken Sie auf das Text-Symbol entweder

- in der Gruppe Formen einfügen auf der Zeichentools Registerkarte Format oder

- im Katalog des Symbols Formen (Gruppe Illustrationen, Registerkarte Einfügen).

2. Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie einen Textrahmen.

3. Schreiben Sie in den Rahmen das Wort Super. Den Abschluss nehmen Sie mit einem

Mausklick auf den Textrahmen vor. Damit bleibt der Textrahmen das markierte Objekt.

4. Ändern Sie den Schriftgrad auf 24 Punkt. Sie können dies beispielsweise in der Kontext-

Symbolleiste vornehmen.

5. Schalten Sie den Rahmen um den Text und die Füllung aus: Im Kontextmenü wählen Sie

den Befehl Form formatieren. In dem Dialogfeld aktivieren Sie auf der Seite Füllung die

Option Keine Füllung und auf der Seite Linienfarbe Keine Linie.

6. Ziehen Sie das Wort Super mit der Maus auf den Pfeil.

7. Der Text ist von den Markierungskreisen und dem grünen Dreh-

Punkt eingerahmt. Über den grünen Punkt drehen Sie bei ge-

drückter linker Maustaste das Objekt.

8. Speichern Sie die Arbeitsmappe ab, ohne den Dateinamen zu

ändern.

markierter Textrahmen und Pfeil

3D-Kreis-Diagramm mit zeichnerischen Elementen



10.8 Zusammenfassung: Diagramm

Diagramm erstellen

1. Markieren Sie in dem Arbeitsblatt den Diagramm-Datenbereich.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Diagramme auf den Dia-

grammtyp.

3. In dem Katalog wählen Sie ein Muster aus.

4. Falls Sie die Anordnung der Datenreihen ändern möchten, klicken Sie auf der Dia-

grammtools-Registerkarte Entwurf in der Gruppe Daten auf das Symbol Zeile/Spalte

wechseln.

5. Geben Sie über die Symbole auf der Diagrammtools-Registerkarte Layout in der Grup-

pe Beschriftungen einen Titel für das Diagramm und für die Achsen ein.

6. Wenn das Diagramm in ein neues Blatt verschoben werden soll, klicken Sie auf der Di-

agrammtools-Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ort auf das Symbol Diagramm ver-

schieben.

Die Diagramm-Daten ändern

Die Daten, auf die das Diagramm zurückgreift, ändern Sie direkt im Arbeitsblatt. Möchten

Sie den Zellbezug (Quelle) zu den Zahlen und Texten im Arbeitsblatt ändern, klicken Sie

auf der Diagrammtools-Registerkarte Entwurf in der Gruppe Daten auf das Symbol Daten

auswählen.

Ein Diagramm-Objekt ändern

Am einfachsten öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf ein Objekt das Kontextmenü und

wählen den gewünschten Befehl aus, oder Sie klicken auf die Symbole auf der Diagramm-

tools-Registerkarte Layout in den Gruppen Beschriftungen und Achsen:

Diagrammtitel: Um einen Diagrammtitel zu ändern oder neu einzugeben.

Achsentitel: Um einen Achsentitel zu ändern oder neu einzugeben.

Legende: Das Anzeigen der Legende ein- und ausschalten und die Legende platzieren.

Datenbeschriftungen: Falls auch die Werte oder die Beschriftungen der Datenpunkte

angezeigt werden sollen, können Sie das hier aktivieren.

Datentabelle: Unter dem Diagramm können Sie auch die Datenwerte zusammen mit

der Legende in einer Tabelle darstellen.

Achsen: Um die X- und Y-Achsen zu gestalten.

Gitternetzlinien: Zum Ein- und Ausschalten der Rasterlinien.

Zeichnen

Zum Zeichnen klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf

das Symbol Formen. Wählen Sie eine der vielfältigen AutoFormen aus dem Katalog aus.

Um ein Textfeld einzufügen ist auf dieser Registerkarte in der Gruppe Text ein Symbol

platziert.

Das Diagramm kopieren, ausschneiden oder löschen

Zum Kopieren oder Ausschneiden in die Zwischenablage und anschließendem Einfügen

markieren Sie das Diagramm und verwenden die üblichen Befehle von der Seite 43. Zum

Löschen drücken Sie die (Entf) Taste.



11 Ausdruck

Bevor Sie ausdrucken, sollten Sie eine wichtige Empfehlung beachten:

Wenn sich die Arbeitsmappe seit der letzten Speicherung geändert hat oder noch

nicht gespeichert wurde, sollten Sie vor dem Ausdruck noch einmal die Datei ab-

speichern!

Während des Ausdrucks können Probleme auftauchen, die zu einem Systemabsturz führen.

Danach ist es gut, auf die gespeicherte Datei zurückgreifen zu können.

11.1 Druckereinrichtung

Voraussetzung für einen guten Ausdruck ist die richtige Auswahl

des Druckers. Bitte überprüfen Sie dies im Datei-Menü auf der

Seite Drucken. Eine dauerhafte Änderung des Standard-Druckers

nehmen Sie in den Windows Drucker-Einstellungen vor: Klicken

Sie auf die Start-Schaltfläche in der Taskleiste. Im Startmenü

wählen Sie:

Windows 7: Geräte und Drucker

Windows Vista: Systemsteuerung, Drucker

Windows XP: Drucker und Faxgeräte.

In dem Dialogfenster klicken Sie mit der rechten Maustaste auf

das betreffende Druckersymbol und wählen aus dem Kontextme-

nü den Befehl Als Standarddrucker festlegen.

Kontextmenü

11.2 Seitenansicht (Druckvorschau)

In fast jedem Programm, mit dem Sie etwas ausdrucken können, gibt es die Möglichkeit, den

Ausdruck vorher auf dem Bildschirm zu kontrollieren. Davon sollten Sie Gebrauch machen, um

unnötige Drucke zu vermeiden. In Excel 2010 ist die Seitenansicht im Datei-Menü integriert.

Um die Seitenansicht zu starten,

drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(P), oder

Sie öffnen das Datei-Menü und klicken auf den Befehl Drucken.

Auf der rechten Seite des Fensters ist die Seitenansicht platziert, wie es im nachfolgenden Bild

zu sehen ist.

Über das Symbol Auf Seite zoomen unten rechts können Sie die Ansicht entweder auf

Ganze Seite oder auf Seitenbreite vergrößern und verkleinern. Eine weitere Möglichkeit: Sie

zoomen zwischen diesen beiden Möglichkeiten bei gedrückter (Strg)-Taste mit der Rad-Maus.

Drehen Sie das Rädchen nach vorn zum Vergrößern und nach hinten zum Verkleinern.

Die Anzeige der Seitenränder schalten Sie mit dem linken Symbol in der unteren rechten

Ecke des Fensters ein und aus.

Läuft der Ausdruck über mehrere Seiten, blättern Sie über die Pfeile am unteren Rand

durch die Seitenansicht. Nur in der Ansicht Ganze Seite können Sie zum Blättern

zwischen den Seiten die Tasten (Bild¼) bzw. (Bild½) oder die vertikale Bildlaufleiste am rech-

ten Rand verwenden, oder Sie drehen das Rädchen der Rad-Maus.



Die Seitenansicht auf der rechten Seite des Fensters

Mit der (Esc)-Taste wird das Fenster wieder geschlossen.

11.3 Seite einrichten

Registerkarte Seitenlayout

Um das Papierformat einzustellen, klicken Sie im Menü-

band auf der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe

Seite einrichten auf das Symbol Größe und wählen ein

Format aus dem Katalog aus.

Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Format einstellen möch-

ten, rufen Sie das Dialogfeld Seite einrichten auf:

Im rechts stehenden Katalog klicken Sie unten auf

den Befehl Weitere Papierformate, oder

klicken Sie auf der Registerkarte Seitenlayout in der

Gruppe Seite einrichten auf diese Schaltfläche .

Auf der Registerseite Papierformat des nachfolgenden

Dialogfelds können Sie beispielsweise einrichten:

Hochformat oder Querformat.

DIN A4 Papier: Breite 21 cm und Höhe 29,7 cm.

Letter Papier: Breite 8,5 Zoll und Höhe 11 Zoll.

Katalog Papierformat



Ein Klick auf die Schaltflächen

[Drucken] bzw. [Seitenansicht]

öffnet im Datei-Menü die Seite Drucken

mit der Seitenansicht (Bild Seite 95).

Über die Schaltfläche [Optionen] öffnen

Sie das Eigenschaften-Fenster zum spe-

ziellen Einstellen des Druckers, z.B. Auf-

lösung. Das Dialogfeld Eigenschaften ist

vom Drucker abhängig!

Dialogfeld Seite einrichten

Skalierung

In dem Dialogfeld Seite einrichten haben Sie auf der Registerseite Papierformat im Bereich

Skalierung die Möglichkeit, den Ausdruck prozentual zu verkleinern oder zu vergrößern. Oder

Sie passen den Druckbereich an die Seitengröße an:

Die Größe des Ausdrucks anpassen

Seitenränder

Die Seitenränder verändern Sie in dem Dialogfeld Seite einrichten auf der nachfolgenden Re-

gisterseite:

Die Seitenränder festlegen

Druckoptionen

Die Registerseite Blatt bietet Ihnen eine große Fülle weiterer Einstellungsmöglichkeiten für den

Ausdruck an. So können Sie beispielsweise Zeilen und/oder Spalten aus der Arbeitsmappe fest-



legen, die als Drucktitel auf jeder Seite wiederholt werden. Falls es notwendig ist, können zu-

sätzlich auch die Zeilen- und Spaltenüberschriften (Köpfe) und/oder die Gitternetzlinien ausge-

druckt werden:

Druckoptionen ein- und ausschalten

Das Ein- und Ausschalten einer Option aus dem vorherigen Dialogfeld gilt nur für den Ausdruck.

Möchten Sie dagegen auch am Bildschirm beispielsweise die Zeilen- und Spaltenköpfe oder die

Gitternetzlinien einstellen, dann rufen Sie in den Optionen die Seite Erweitert auf:

Bildschirmoptionen ein- und ausschalten

11.4 Seitenumbruchvorschau

Immer wenn Sie zum ersten Mal die Seite Drucken mit der Seitenansicht im Datei-Menü geöff-

net und dann wieder geschlossen haben, ist danach in der Tabelle zwischen manchen Spalten

eine senkrechte gestrichelte Linie angebracht. Die Position dieser gestrichelten Linien ist von

den Spaltenbreiten und den Seiten-Einrichtungen abhängig. Diese Linien symbolisieren den

Seitenumbruch, und die Spalten rechts von einer Linie werden auf einer neuen Seite ausge-

druckt. Sie werden erst entfernt, wenn Sie die Datei schließen und wieder öffnen.



Mit der Seitenumbruchvorschau bietet Ihnen Excel ei-

nen weiteren Bildschirm-Modus. Zum Umschalten klicken

Sie in der Normalansicht auf der Registerkarte Ansicht

in der Gruppe Arbeitsmappenansichten auf die Schalt-

fläche oder in der Statusleiste unten rechts

auf die Schaltfläche Umbruchvorschau.

Registerkarte Ansicht, Gruppe Arbeitsmappenansichten

In dieser Vorschau zeigt Ihnen Excel die Position der Seitenumbrüche durch blaue Linien. Einen

automatischen, weichen Seitenumbruch erkennen Sie an einer unterbrochenen blauen Linie.

Der harte Seitenumbruch wird durch eine durchgezogene blaue Linie dargestellt. Einfach nur mit

der Maus können Sie bei gedrückter linker Maustaste einen Seitenumbruch an eine neue Positi-

on ziehen:

Seitenumbruchvorschau (hier: Zoom 60%)

Um die Seitenumbruchvorschau zu beenden, klicken Sie zunächst bei der Willkom-

men-Box auf [_OK_] und dann oben in der Gruppe Arbeitsmappenansichten auf die

Schaltfläche Normal oder in der Statusleiste unten rechts auf die gleichnamige

Schaltfläche .

11.5 Kopf- und Fußzeilen

In Kopf- und Fußzeilen stehen Texte, die auf jeder Seite am Anfang (Kopfzeile) bzw. am Ende

(Fußzeile) wiederholt werden. Mit den neuen Kopf- und Fußzeilentools stellt Ihnen Excel einen

vereinfachten Weg zum Hinzufügen oder Bearbeiten der Kopf- und Fußzeilen in Ihren Arbeits-

blättern zur Verfügung.

Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Befehlsgruppe Text auf die Schalt-

fläche Kopf- und Fußzeile. Es wird in die so genannte Seitenlayoutansicht (Seite

99) gewechselt, und der Schreibcursor blinkt in einem Kopfzeilenfeld.



Für die linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Ausrichtung sind drei Bereiche eingerichtet.

Hier geben Sie beliebige Texte ein. Auf der Registerkarte Entwurf (Kopf- und Fußzeilentools)

sind Schaltflächen platziert, über die Sie beispielsweise die Seitenzahl (Nummer der Seite), das

Datum, die Uhrzeit und den Dateinamen den Texten beifügen können:

Der Schreibcursor blinkt im zentrierten Kopfzeilenfeld

Die Schaltflächen Kopfzeile und Fußzeile auf der Registerkarte Entwurf

(Kopf- und Fußzeilentools) bieten Ihnen eine Liste vorgefertigter Kopf- bzw.

Fußzeilen an.

11.6 Seitenlayoutansicht

Die Seitenlayoutansicht hat eine große Ähnlichkeit mit der gleichnamigen Ansicht in Word und

zeigt die Tabelle wie beim Ausdruck. Eine uneingeschränkte Bearbeitung der Zellen ist möglich,

auch die Daten in den Kopf- und Fußzeilen können Sie mit einem Mausklick editieren. Darüber

hinaus werden Lineale eingeblendet.

Um in diese Ansicht umzuschalten, klicken Sie in der Statusleiste unten rechts auf die

Schaltfläche Seitenlayout oder auf der Registerkarte Ansicht auf die rechts ste-

hende Schaltfläche.

Seitenlayoutansicht (hier: Zoom 50%)



Die Seitenlayoutansicht bietet Ihnen auch die Möglichkeit, die weißen Leerflächen zwischen

den Druck- und Seitenrändern sowie den grauen Zwischenraum zwischen den Seiten auszu-

blenden, um Platz auf dem Bildschirm zu sparen. Kopf- und Fußzeile sind dann nicht zu sehen.

Dazu zeigen Sie mit der Maus auf einen grauen Streifen zwischen zwei Seiten. Das Aussehen

des Mauszeigers ändert sich , und eine QuickInfo wird geöffnet. Mit einem Einfachklick blen-

den Sie die Leerflächen aus, und genauso können Sie sie wieder einblenden.

Solange der Schreibcursor sich in einem Kopf- oder Fußzeilenfeld befindet, können

Sie von der Seitenlayoutansicht nicht in eine andere Ansicht wechseln!

11.7 Drucken

Falls in der Symbolleiste für den Schnellzugriff das Symbol Schnelldruck enthalten ist

(Anpassen Seite 121), und Sie zum Ausdrucken dieses Symbol anklicken, wird das komplette

Dokument ausgedruckt. Es erscheint kein Dialogfeld!

Symbolleiste für den Schnellzugriff mit dem optionalen Symbol Schnelldruck

Rufen Sie im Datei-Menü die Seite Drucken auf:

Datei-Menü, Drucken oder

Tastenkombination (Strg)+(P).

Die Seite Drucken im Datei-Menü

In dem Rahmen rechts vom Navigationsbereich stellen Sie den Ausdruck ein:



Druck einstellen und Ausdruck starten

Drucken

Über die Schaltfläche [Drucken] starten Sie den Ausdruck.

Aber vorher überprüfen oder verändern Sie die nachfol-

genden Einstellungsmöglichkeiten.

Exemplare

Anzahl der Druckexemplare eintragen oder auswählen .

Drucker

Über den Pfeil öffnen Sie eine Liste, aus der Sie das

Ausgabegerät auswählen. Eine Änderung gilt, solange Sie

Excel nicht beenden. Nach einem Excel-Neustart ist wie-

der der Standard-Drucker eingetragen.

Druckereigenschaften

Mit einem Klick auf die Verknüpfung Druckereigenschaften

öffnen Sie ein Dialogfenster zum Einstellen des Druckers,

z.B. Papiergröße, Farbe oder Druck-Auflösung. Teilweise

können Sie diese Einstellungen aber auch über die darun-

ter stehenden Listenfelder vornehmen.

Einstellungen

Wählen Sie aus , ob Sie die Aktive Tabelle, die Gesam-

te Arbeitsmappe oder nur die vorher markierten Zellen

(Auswahl) drucken möchten.

Seiten

Wenn Sie nicht alle Seiten ausdrucken möchten, können Sie hier eine Auswahl treffen.

Sortiert

Falls Sie oben in dem Zahlenfeld mehrere Exemplare eingestellt haben, können Sie hier

wählen, ob jedes Exemplar erst komplett ausgedruckt wird, bevor der Ausdruck des nächs-

ten Exemplars beginnt. Oder Sie lassen jede Seite in der eingestellten Anzahl gleich hinter-

einander drucken, bevor die nächste Seite beginnt.

Hochformat

Wenn Sie im Querformat drucken möchten, ändern Sie hier die Orientierung.

A4

Hier ändern Sie das Papierformat, das auf der Seite 95 beschrieben ist.

Seitenränder

Das Ändern der Seitenränder wirkt sich auch sofort in der Druckvorschau im rechten Be-

reich aus (Seite 96).

Skalierung

Soll die Tabelle in der Originalgröße oder verkleinert ausgedruckt werden?

Seite einrichten

Mit einem Klick auf die Verknüpfung Seite einrichten öffnen Sie das gleichnamige Dialog-

feld von der Seite 96.

Über die Schaltfläche oben links starten Sie

den Ausdruck.



XPS-Druckdatei

In diesem Beispiel wurde zum Ausprobieren der Druckertreiber

Microsoft XPS Document Writer ausgewählt. Hier wird in

eine Datei "gedruckt", die Sie sich mit dem XPS-Viewer oder

dem Internet Explorer anschauen können. Nach dem Klick

auf die Schaltfläche [Drucken] wird ein Dateiname eingetippt

und beispielsweise auf der Festplatte abgespeichert:

Druckvorgang gestartet

XPS-Dateiname eingeben

XPS-Druckdatei

Mit Doppelklick auf den XPS-Dateinamen wird die Druckdatei entweder im XPS-Viewer

oder im Internet Explorer geöffnet



12 3D-Arbeitsblätter

Speichern und schließen Sie alle Excel-Dateien, und öffnen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe.

Am schnellsten geht dies mit der Tastenkombination (Strg)+(N). In dieser neuen Mappe können

Sie die nachfolgenden Schritte ausprobieren.

In Excel können Sie mehrere Arbeitsblätter (Tabellen) in einer Mappe verwenden. Die dreidi-

mensionalen Arbeitsblätter sind mit Karten in einem Karteikasten vergleichbar. Wie bei den Kar-

teikarten können Sie von einem Blatt zum nächsten blättern:

Über die Blattregister in der unteren linken Ecke des Mappenfensters oder

mit den Tastenkombinationen (Strg)+(Bild¼) bzw. (Strg)+(Bild½).

BlattregisterBlättern in derBlattregister-Leiste

Ein neuesBlatt einfügen

Platz für Blattregister-Leisteund Bildlauf-Leiste verändern

Arbeitsmappe mit drei Tabellenblättern

Diese hintereinander liegenden Arbeitsblätter werden wie gewohnt in einer einzigen Datei

gespeichert. Hierzu ist der übliche Befehl Datei-Menü, Speichern bzw. Speichern unter

verwendbar.

Es besteht aber auch die Möglichkeit, verschiedene Mappen (Dateien) zu öffnen. Jede Mappe

kann wiederum ein oder mehrere Arbeitsblätter enthalten.

Blattnamen ändern

Die Arbeitsblätter werden mit dem Wort Tabelle und einer Zahl bezeichnet, z.B. Tabelle1. Mit

einem Doppelklick auf diesen Namen im Blattregister unten links, können Sie den Tabellenna-

men verändern. Mit der (¢)-Taste schließen Sie die Namensänderung ab.

12.1 Arbeitsblätter einfügen und löschen

Zum Einfügen neuer Arbeitsblätter bietet Excel Ihnen zwei Befehle an, die allerdings Unter-

schiede aufweisen:

Das Symbol , unten neben den Blattregistern, fügt immer nur

ein neues Arbeitsblatt und immer nach dem letzten Blatt ein.

Möchten Sie vor dem aktuellen Arbeitsblatt ein oder mehrere neue,

leere Blätter einfügen, markieren Sie die Anzahl der Blattregister mit

Mausklick bei gedrückter (ª_)-Taste, und klicken Sie im Menüband

auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zellen im Untermenü

des Symbols Einfügen auf den Befehl Blatt einfügen.

Untermenü



Über das Untermenü des Symbols wird entweder das aktuelle Blatt, oder es werden

die vorher markierten Arbeitsblätter gelöscht.

Schließen Sie alle Excel-Dateien, ohne zu speichern, und öffnen Sie die Datei

Betriebliches Vorschlagswesen5, Einsparungen + Prämien.

Speichern Sie diese Arbeitsmappe unter dem Dateinamen

Betriebliches Vorschlagswesen10, Einsparungen + Prämien mit drei Jahrestabellen und

einer Summentabelle ab.

Sie sehen jetzt die bekannte Prämien-Tabelle. Fügen Sie über das Symbol , unten neben

den Blattregistern, ein neues Blatt ein. Damit sind mindestens vier Tabellenblätter enthalten. Um

uns die Arbeit zu ersparen, neue Werte einzugeben, kopieren wir nun die Daten aus der Tabel-

le1 in die drei anderen Blätter hinein.

12.2 Kopieren in mehreren Arbeitsblättern

Stellen Sie den Zellcursor im Arbeitsblatt Tabelle1 in die Zelle A1.

1. Mit der Tastenkombination (ª_)+(Strg)+(Ende) erweitern Sie die Markierung bis zum Tabel-

lenende:

Tabelle1!A1:Tabelle1!J19

2. Die markierte Quelle kopieren Sie in die Zwischenablage:

über das Symbol Kopieren oder

Tastenkombination (Strg)+(C).

3. Klicken Sie mit der Maus unten links auf das Blattregister Tabelle2, und stellen Sie den

Zellcursor in die Zelle A1 im Arbeitsblatt Tabelle2.

4. Drücken Sie zweimal (ª_)+(Strg)+(Bild¼). Damit markieren Sie nur die Eckzellen des

Zielbereichs:

Tabelle2!A1:Tabelle4!A1

Die Blattregister Tabelle2 bis Tabelle4 sind weiß markiert.

5. Zum Schluss fügen Sie den Inhalt aus der Windows-Zwischenablage ein:

über das Symbol Einfügen oder

Tastenkombination (Strg)+(V).

Stellen Sie jetzt den Zellcursor auf die Zelle Tabelle1!A4. Klicken Sie oben in die Bearbeitungs-

leiste, und hängen Sie im Bearbeitungs-Modus an das Wort Einsparungen die Jahreszahl

2008 an, desgleichen in Tabelle2!A4 2009 und in Tabelle3!A4 2010. In die Zelle Tabelle4!A4

wird das Wort Gesamt nachgetragen.

12.3 Gruppen-Modus

Wenn Sie jetzt in den Tabellen der verschiedenen Jahre blättern und den Zellcursor auf die Zah-

len der Einsparungen bewegen, dann stellen Sie fest, dass in den neuen Arbeitsblättern die

Spalten nicht breit genug sind. Es kann nämlich für jedes Arbeitsblatt getrennt eine Formatie-

rung vorgenommen werden.

Excel bietet uns den so genannten Gruppen-Modus an. Damit können Sie die Formatierung für

alle markierten Arbeitsblätter gleichzeitig vornehmen.



Stellen Sie den Zellcursor in der Tabelle1 in die Zelle A1. Mit der Tastenkombination

(ª_)+(Strg)+(Ende) markieren Sie den Bereich, der Daten enthält. Bei gedrückter (ª_)-Taste

klicken Sie mit der Maus unten links auf das Blattregister der Tabelle4. Damit sollten jetzt die

vier Blattregister von Tabelle1 bis Tabelle4 weiß markiert sein. In der Titelleiste steht jetzt oben

rechts hinter dem Dateinamen der Hinweis

[Gruppe].

Ihre Aufgabe

Stellen Sie jetzt die optimale Spaltenbreite ein (Seite 48). Mit einem Mausklick (ohne (ª_)-

Taste) auf eines der Blattregister Tabelle2, 3 oder 4 (nicht Tabelle1) heben Sie den Gruppen-

Modus wieder auf.

12.4 3D-Bereiche

Bereiche können auch dreidimensional verwendet werden:

1. Stellen Sie den Zellcursor in die Zelle Tabelle4!B7.

2. In dieser Zelle soll jetzt von der Mitarbeiterin Heintz die Summe aus dem 1. Vierteljahr von

den drei Jahren gebildet werden. Bitte achten Sie darauf, dass der Gruppen-Modus aufge-

hoben ist! Tippen Sie die folgende Formel ein, und schließen Sie den Eintrag ab:

=summe(tabelle1:tabelle3!B7)

12.5 Übung

1. Kopieren Sie diese Funktion im Gesamt-Arbeitsblatt (Tabelle4) auch für die anderen Zeilen

und Spalten:

Die Summe aus drei Tabellen

2. Speichern Sie die Arbeitsmappe ab, ohne den Dateinamen zu ändern.

3. Schließen Sie danach alle Arbeitsmappen.



13 Daten füllen

Zum Ausfüllen einer Reihe bietet Excel den Befehl Füllen an. Der Bereich muss bereits vor dem

Menüaufruf markiert sein. Oft ist allerdings vorher der genaue Bereich oder der Endwert

(Stoppwert) nicht bekannt. Hier ist es wichtig, den nicht bekannten Teil genügend groß zu wäh-

len.

Bei einem negativen Schrittwert (Inkrement) ist darauf zu achten, dass der Endwert kleiner sein

muss als der Startwert.

Ein Beispiel:

In einer neuen, leeren Arbeitsmappe soll eine Zahlenreihe mit 25% beginnen und bei einem

Schrittwert (Inkrement) von 0,5% bei 3% enden. Der Endwert ist also kleiner als der Startwert,

und so muss der Schrittwert ein negatives Vorzeichen tragen.

1. Erstellen Sie eine neue Mappe über Datei-Menü, Neu…, Leere Arbeitsmappe, oder drü-

cken Sie die Tastenkombination (Strg)+(N).

2. Tragen Sie in die Zelle A1 den Wert 25% ein, und schließen Sie den Eintrag ab.

3. Der Bereich ist nicht bekannt, daher wählen Sie ihn sehr groß:

Markieren Sie den Bereich A1:A100

4. Rufen Sie auf: Registerkarte Start, Gruppe Bearbeiten, Symbol

Füllbereich, Reihe….

5. In dieser Dialogbox wählen Sie aus und tragen ein:

Reihe in: Spalten

Typ: Linear

Trend: kein Häkchen!

Inkrement: -0,5%

Endwert: 3%.

Reihe ausfüllen

Gruppe Bearbeiten

Untermenü Symbol Füllbereich

Bei Prozentwerten, z.B. 3%, ist das Prozentzeichen % auch einzugeben, sonst ent-

spricht die Eingabe 300% !


7. Formatieren Sie die Zahlenreihe im Prozentformat mit einer Dezimalstelle.



13.1 Datumswerte ausfüllen

Als Start- und Endwert können auch Datumswerte eingetragen werden. Beim Reihentyp ist dann

Datum auszuwählen, und als Zeiteinheit können Sie bestimmen:

Tag

Wochentag

Monat

Jahr.

Eventuell ist danach für den Bereich noch ein Datum- oder Zeitformat festzulegen.

13.2 Autoausfüllen mit der Maus

Eine große Arbeitserleichterung bietet Ihnen auch das Autoausfüllen nur mit der Maus. Dazu

ein Beispiel:

1. Schreiben Sie in die Zelle B1 das Wort Januar, und schließen Sie diesen Eintrag ab.

2. Stellen Sie den Zellcursor wieder zurück in die Zelle B1.

3. Zeigen Sie mit dem Mauskreuz auf die untere rechte Ecke des Zellcursors, auf das Ausfüll-

kästchen (Seite 40). Das Mauskreuz wird schwarz: +.

4. Erweitern Sie nun bei gedrückter linker Maustaste die Markierung bis zum gewünschten

Bereich bzw. bis zum gewünschten Monatsnamen. Rechts vom Mauskreuz erscheint dabei

in einer QuickInfo der Monatsname:

Autoausfüllen der Monatsnamen

5. Der danach erscheinende SmartTag bietet Ihnen wieder verschiedene Möglichkeiten,

das Einfügen nachträglich zu verändern.



14 Datenbank

Im Prinzip beschreibt der Begriff Datenbank nichts Neues. Mit großer Wahrscheinlichkeit haben

Sie zu Hause oder an Ihrem Arbeitsplatz Zugang zu Datenbanken, auch wenn diese nicht so ge-

nannt werden.

Stellen Sie sich einen großen Karteikasten mit vielen Karteikarten vor. Angenommen Sie müss-

ten eine Lieferanten-Kartei in Ihrem Büro anlegen und bearbeiten. Dabei fallen viele typische

Bearbeitungsvorgänge an. Vergleichen Sie die Vorgänge in der nachfolgenden Gegenüberstel-

lung. Sie erkennen sicher, dass die Datenbanken auf den Computern von Ihrem Grundprinzip

sehr vieles von den alten Papierdatenbanken übernommen haben.

Karteikasten Datenbank

Einen Karteikasten neu einrichten. Eine Datenbank neu anlegen.

Einen bestehenden Karteikasten öffnen. Eine bestehende Datenbank öffnen.

Für neue Lieferanten neue Karteikarten ausfül-

len und der Kartei hinzufügen.

Neue Anschriften hinzufügen.

Lieferanten, mit denen keine Geschäftsbezie-

hung mehr besteht, löschen.

Nicht mehr benötigte Anschriften löschen.

Bei Bestellungen den entsprechenden Lieferan-

ten suchen.

Bestimmte Lieferanten suchen.

Die Anschrift ändern, wenn ein Lieferant neue

Geschäftsräume bezieht.

Anschriften ändern.

Nach getaner Arbeit den Karteikasten schlie-

ßen.

Datenbank schließen und

Programm beenden.

Alle Tätigkeiten im Karteikasten haben ihre Entsprechung in der Datenbank. Auch der Aufbau

der Karteikarten findet sich in den Datenbanken wieder. Auf vielen Karteikarten sind Bereiche

oder Felder bereits vorgedruckt. Dort tragen Sie die dazugehörigen Informationen ein.

Eine Access Datenbank-Tabelle

Die Computer-Datenbank legt die Anschriften in einer Liste ab. Die Spalten heißen hier Felder

oder besser Daten-Felder und die Zeilen Daten-Sätze. Daten-Felder werden über Namen an-

gesprochen, den Feld-Namen.



14.1 Vorüberlegungen - Neue Datenbank

Bevor eine neue Datenbank erzeugt wird, ist zu überlegen, wie die Struktur aussehen soll. Wer

sich dabei etwas Zeit nimmt, kann vielleicht später viel Zeit sparen.

Zuerst ist zu überlegen:

"Welche Informationseinheiten brauchen Sie?"

"Auf welche Daten müssen Sie später zugreifen?"

"Welche Daten müssen sortiert werden?"

Wenn Sie auf den Nachnamen zugreifen wollen, ist es sinnvoll, für Vor- und Nachnamen zwei

getrennte Daten-Felder vorzusehen. Dagegen kann der Straßenname mit der Hausnummer in

einem Feld abgespeichert werden; denn es kommt wohl selten vor, dass jemand die Datenbank

nach der Hausnummer sortieren möchte. Postleitzahl und Ort wiederum, legt man am besten in

getrennten Feldern ab.

In Zweifelsfällen in getrennten Datenfeldern ablegen.

14.2 Bereiche in einer Datenbank

Eine vollständige Datenbank in Excel besteht aus 3 Bereichen:

Listenbereich

Hier stehen die Datensätze.

Kriterienbereich

Um bestimmte Datensätze herauszufiltern, tragen Sie hier die Bedingungen ein.

Ausgabebereich

Die Datensätze, auf die die Suchkriterien (Bedingungen) zutreffen, können in den Ausgab-

ebereich kopiert werden.

Erstellen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe über das Datei-Menü, Neu…, Leere Arbeitsmap-

pe, oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(N). Speichern Sie die Mappe unter dem

Dateinamen Betrieb, Kunden-Datenbank ab.

Listenbereich

Die ersten 8 Zeilen lassen Sie bitte für den Kriterienbereich frei. Beginnen Sie deshalb erst mit

der Zeile 9, und tragen Sie die Feldnamen in den Bereich A9:F9 in getrennten Zellen ein:

VORNAME NACHNAME PLZ ORT GEBDAT UMSATZ

Markieren Sie jetzt diese Feldnamen, also den Bereich A9:F9, und geben Sie diesem Bereich

den Namen Datenbank, wie es auf der Seite 71 beschrieben ist.

Daten-Eingabemaske

Selbstverständlich können Sie die Daten, wie bisher, direkt in die Zellen eintippen. Aber

Excel bietet Ihnen auch an, die Daten über eine Maske einzugeben. Voraussetzung ist

allerdings, dass in der Symbolleiste für den Schnellzugriff das Symbol Maske vorhan-

den ist. Ab der Seite 121 ist beschrieben, wie Sie ein Symbol der Leiste hinzufügen.

Symbolleiste für den Schnellzugriff mit dem Symbol Maske



Lassen Sie den Bereich A9:F9 (Datenbank)

noch markiert, und klicken Sie auf das Symbol

Maske. Eine leere Eingabemaske erscheint

auf dem Bildschirm.

Eine leere Eingabemaske

Falls die nachfolgende Meldung erscheint, ist der Bereich A9:F9 nicht benannt. Kli-

cken Sie auf die Schaltfläche [_OK_], dann erscheint die Eingabemaske trotzdem.

Um die Spaltenbeschriftung festzulegen, klicken Sie auf [_OK_].

Füllen Sie jetzt die einzelnen Felder aus. Die Daten entnehmen Sie dem nachfolgenden Bild-

schirmfoto. Auf das nächste Eingabefeld in der Maske gehen Sie mit der

(ÿ) Tabtaste.

Wenn ein Datensatz ausgefüllt ist, bekommen Sie mit der (¢)-Taste eine neue, leere Maske für

den nächsten Satz.

Datenbank-Liste

Bei der Eingabe von Zahlen gibt es allerdings ein Problem: Wenn die Zahlen mit einer 0 (Null)

beginnen, lässt Excel die Null weg. Das ist natürlich bei den Postleitzahlen (PLZ) für Leipzig und



Dresden nicht akzeptabel. Das gleiche Problem würde auch bei dem Eintippen einer Telefon-

Vorwahl bestehen.

Excel bietet dazu zwei Lösungsmöglichkeiten an:

Wenn die Postleitzahl mit einer Null beginnt, geben Sie in der Eingabemaske im Feld PLZ

am Anfang als erstes das Zeichen Hochkomma ' ein ((ª_)+(#)). Ein Beispiel sehen Sie in

dem vorherigen Bild bei der Zelle C18 oben in der Bearbeitungsleiste.

Oder: Bevor Sie die Eingabemaske öffnen, markieren Sie den Bereich für die Postleitzahlen

(C10:C19) und formatieren die Zellen als Text (auch Seite 49):

Text-Format

Nachdem Sie den letzten Datensatz in die

Maske eingegeben haben, klicken Sie auf die

Schaltfläche [Schließen].

Die Eingabemaske mit dem 10. Datensatz

14.3 Filter

Häufig arbeiten Sie nicht mit allen Datensätzen in der Liste. Oft müssen Sie auf ganz bestimmte

Informationen zugreifen. Excel bietet Ihnen sehr komfortable Möglichkeiten, Daten auszufiltern:

Auto-Filter

Spezial-Filter.

Auto-Filter

Mit dem AutoFilter können Sie besonders schnell auf bestimmte Datensätze zugreifen:



1. Stellen Sie den Zellcursor auf den ersten Feldnamen, auf

VORNAME.

2. Wählen Sie: Registerkarte Daten, Sortieren und Filtern,

Symbol Filtern.

3. Rechts von jedem Feldnamen steht jetzt ein Listenpfeil .

Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern

Autofilter mit Listenpfeilen neben den Feldnamen

4. Klicken Sie bei dem Feld ORT auf den Pfeil , und wäh-

len Sie als Filter München aus. Dazu deaktivieren Sie das

Kontrollkästchen (Alles auswählen) und aktivieren

München. Klicken Sie auf [_OK_].

5. Jetzt sehen Sie in dem Listenbereich nur noch die gefilter-

ten Datensätze. Der Listenpfeil bei ORT hat sich geän-

dert, damit jeder gleich erkennt, dass bei diesem Feld der

Filter gesetzt wurde.

6. Um alle Datensätze wieder anzeigen zu lassen, öffnen Sie

die Filter-Liste ORT und klicken auf den Befehl Filter

löschen.

Spezial-Filter

Der Spezial-Filter bietet Ihnen erweiterte Möglichkeiten. Es ist

aber ein Kriterienbereich einzurichten, in den Sie die Filter-

Bedingungen, die Kriterien eintragen.

Filter löschen

Kriterienbereich

Für den Kriterienbereich benötigen Sie eine Zeile mit den Feldnamen und zunächst nur eine

leere Zeile darunter. Kopieren Sie den Bereich mit den Feldnamen A9:F9 in die Zelle A3.

Ausgabebereich

Die Datensätze, auf den die Kriterien (Bedingungen) zutreffen, können von Excel einschließlich

der Zeile mit den Feldnamen in den Ausgabebereich, z.B. I 3:N 3, kopiert werden.



Im gesamten Bereich unterhalb des Ausgabebereichs (bis zur letzten Zeile) dürfen

keine weiteren Daten stehen. Sonst werden sie gelöscht!

Die 3 Bereiche im vertikal geteilten Fenster

14.4 Kriterien eintragen

Um gezielt auf bestimmte Informationen zuzugreifen, schreiben Sie im Kriterienbereich unter

dem entsprechenden Feldnamen das Kriterium hin. Ein Kriterium wird auch Bedingung oder

Filter genannt.

Tragen Sie unterhalb des Feldnamens

ORT im Kriterienbereich in der Zelle D4

den Filter München ein. Stellen Sie da-

nach den Zellcursor auf die linke obere

Zelle A9 im Listenbereich, also auf den

Feldnamen VORNAME. Jetzt wählen Sie

Eintrag im Kriterienbereich

Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol .

Wählen Sie aus, und tragen Sie ein:

1. An eine andere Stelle kopieren.

2. Der Listenbereich $A$9:$F$19 ist bereits eingetragen.

3. Kriterienbereich: A3:F4

4. Kopieren nach: I3:N3

Wenn Sie die Bereiche im Zeigen-Modus über-nehmen, werden die Adressen absolut gesetzt. Beim

Eintippen können Sie den Tabellennamen und die $-Zeichen aber weglassen.


Ein Spezialfilter



Die Datensätze mit dem ORT München wurden in den Ausgabebereich kopiert:

Ausgabe mit Spezialfilter

Filtern mit einem Operator

1. Bitte löschen Sie wieder den Filter München in der Zelle D4. Jetzt sollen die Datensätze

angezeigt werden, in denen im Feld PLZ eine größere Zahl als 60000 steht:

> 6 0 0 0 0

Diese Bedingung tragen Sie im Kriterienbereich in der Spalte (Feld) PLZ in die Zelle C4

ein, und dann lassen Sie die Datensätze in den Ausgabebereich kopieren.

Achtung: Stellen Sie zuerst den Zellcursor auf die linke obere Zelle A9 im Listenbe-

reich (VORNAME), bevor Sie das Symbol anklicken.

2. Löschen Sie wieder den Filter im Feld PLZ. Es sind die Datensätze auszuwählen, bei denen

im Feld UMSATZ ein Betrag kleiner als 5000 steht:

< 5 0 0 0

Filter mit mehreren Bedingungen

Bei der Abfrage mit mehr als einer Bedingung, sind zwei Möglichkeiten zu unterscheiden:

U N D -Verknüpfung

Die gefilterten Datensätze sollen alle Bedingungen erfüllen. Hierzu müssen Sie die Bedin-

gungen im Kriterienbereich in eine Zeile schreiben.

Der Kriterienbereich ist eventuell neu zu bestimmen: Er umfasst die Zeile mit den Feldna-

men und eine Zeile.

O D E R -Verknüpfung

Die gefilterten Datensätze müssen nur eine der Bedingungen erfüllen. Hierzu müssen Sie

die Bedingungen im Kriterienbereich in untereinander liegende Zeilen schreiben.

Der Kriterienbereich ist eventuell neu zu bestimmen: Er umfasst die Zeile mit den Feldna-

men und alle Zeilen, in denen ein Suchkriterium steht.



Das Postleitzahlen- und Telefonvorwahl-Problem

Wenn Sie alle Datensätze ausfiltern möchten, deren PLZ kleiner ist als 60000, werden die Da-

tensätze Leipzig und Dresden nicht mitkopiert. Diese Postleitzahlen beginnen ja mit einer 0

(Null) und sind vom Typ Text.

Um dieses Problem zu lösen, fügen Sie noch eine ODER-Verknüpfung in die Zelle C5 ein: >0*

Das Stern-Zeichen * fungiert hier als Platzhalter, als Joker, und Sie kennen dieses Zeichen viel-

leicht schon von der Suche im Windows-Explorer.

Da der Kriterienbereich sich nun verändert hat, müssen Sie ihn in der Dialogbox Spezialfilter

um eine Zeile vergrößern: A3:F5.

Postleitzahlen kleiner als 60000

14.5 Übung

1. Es sind alle Datensätze herauszufiltern, bei denen die Postleitzahl höher ist als 40000

und der Umsatz über 5000 liegt:

Postleitzahl höher als 40000 und der Umsatz über 5000

2. Speichern Sie die Arbeitsmappe ab.

14.6 Sortieren

Der Befehl für das Sortieren steht zwar auch auf der Daten-Registerkarte, er kann aber auf

jeden Bereich verwendet werden. Unsere Datenbank ist nun nach dem UMSATZ aufsteigend zu

sortieren. Excel erkennt selbständig eine Liste:

1. Stellen Sie den Zellcursor im Listenbereich auf den Feldnamen UMSATZ.

2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol

Sortieren.



3. In dem Dialogfeld Sortieren wählen Sie aus:

- Spalte Sortieren nach: UMSATZ.

- Daten haben Überschriften (Damit werden die Feldnamen nicht mitsortiert).

Sortieren nach UMSATZ


Für einfache Sortieraufgaben können Sie auch die rechts stehenden Symbole

anklicken: Von A bis Z bzw. Von Z bis A sortieren.



14.7 Zusammenfassung: Datenbank

Vorüberlegungen - Neue Datenbank

Bevor eine neue Datenbank erzeugt wird, ist zu überlegen, wie die Struktur mit den Feld-

namen aussehen soll.

Bereiche in einer Datenbank

Eine vollständige Datenbank in Excel besteht aus den drei Bereichen: Listenbereich, Kri-

terienbereich, Ausgabebereich.

Listenbereich

In die erste Zeile des Listenbereichs sind in getrennten Zellen nebeneinander die Feldna-

men einzutragen.

Kriterienbereich und Ausgabebereich

Kopieren Sie den Bereich mit den Feldnamen aus dem Listenbereich in zwei getrennte freie

Bereiche im Arbeitsblatt. Unterhalb des Ausgabebereichs dürfen keine Daten stehen.

Filter

Wenn Sie gezielt auf bestimmte Daten zugreifen möchten, können Sie den Auto-Filter oder

den Spezial-Filter einsetzen.

Auto-Filter

Stellen Sie den Zellcursor auf den ersten Feldnamen, und rufen Sie auf: Registerkarte Da-

ten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol Filtern. Bei jedem Feldnamen können Sie jetzt

aus einer Liste einen Filter auswählen.

Spezial-Filter

1. Tragen Sie im Kriterienbereich unter dem entsprechendem Feldnamen das Kriterium

(Bedingung) ein, z.B. bei dem Feld ORT das Wort München.

2. Rufen Sie auf: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Symbol Erweitert.

3. In dem Dialogfeld wählen Sie aus, bzw. tragen Sie ein: An eine andere Stelle kopie-

ren, Listenbereich, Kriterienbereich, Ausgabebereich (=Kopieren nach).

UND-Verknüpfung

Die gefilterten Datensätze sollen alle Bedingungen erfüllen. Hierzu müssen Sie die Bedin-

gungen im Kriterienbereich in eine Zeile schreiben.

ODER-Verknüpfung

Die gefilterten Datensätze müssen nur eine der Bedingungen erfüllen. Hierzu müssen Sie

die Bedingungen im Kriterienbereich in untereinander liegende Zeilen schreiben.

Sortierung

Zum Sortieren einer Liste stellen Sie den Zellcursor in die Spalte, nach der sor-

tiert werden soll. Wählen Sie den Weg: Registerkarte Daten, Gruppe Sortieren

und Filtern, Symbol Sortieren, oder klicken Sie auf die Symbole Von A bis Z

bzw. Von Z bis A sortieren.



15 Anhang

15.1 In einem anderen Dateityp speichern

Programme werden von den Herstellern ständig weiter entwickelt. Wir arbeiten hier mit der

Excel-Version 2010 für Windows. Die gespeicherten Dokumente haben die Dateinamen-Er-

weiterung .xlsx. Diese xlsx-Dateien können Sie auch in der Vorgänger-Version 2007, aber nicht

in den Versionen 2003, 2002/XP, 2000 etc. öffnen. Microsoft bietet aber einen Konverter als

Update (Erneuerung) an, damit auch in den vorherigen Versionen die xlsx-Dateien geöffnet wer-

den können.

In dem Explorerfenster Speichern unter, das

Sie auch mit der (F12)-Taste öffnen können

(Seite 25), haben Sie die Möglichkeit, das aktu-

elle Dokument unter einem anderen Dateityp zu

speichern, z.B. für ältere Excel-Versionen, O-

penDocument, XML, PDF oder als Nur-Text-

Datei.

Klicken Sie auf den Listenpfeil bei dem Feld

Dateityp, und wählen Sie den Typ aus. Den

Dateinamen können Sie beibehalten oder än-

dern. Die Erweiterung wird von Excel automa-

tisch angepasst.

Dateitypen

Excel 97-2003-Dokument

Neben dem vorher beschriebenen Weg, das aktuelle Dokument in einer älteren Excel-

Version zu speichern, bietet die Registerkarte Datei noch eine weitere Möglichkeit an.

Klicken Sie im Datei-Menü auf den Weg Speichern und Senden, Dateityp ändern:

Den Dateityp ändern

Im rechten Bereich markieren Sie den Rahmen Excel 97-2003-Arbeitsmappe (*.xls), und dann

klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter. Es erscheint das Explorerfenster Speichern

unter (Seite 25) mit dem voreingestellten Dateityp.



Als Webseite speichern

Wenn Sie Ihre Dokumente für das Internet vorbereiten möchten, müssen die Texte im so ge-

nannten HTML-Format abgespeichert werden. HTML ist eine Seitenbeschreibungs-Sprache.

Die Abkürzung steht für HyperText Markup Language. HTML macht es möglich, dass Web-

Seiten von den verschiedenen Teilnehmern im Internet mit Hilfe eines Browsers angezeigt wer-

den. Um ein Excel-Dokument (.xlsx) als HTML-Datei zu formatieren, wählen Sie im Explorerfen-

ster Speichern unter den Dateityp Webseite (*.htm; *.html). Nach dem Abspeichern können

Sie dieses HTML-Dokument nicht nur in Excel, sondern auch in einem anderen Office-Pro-

gramm und natürlich in einem Web-Browser öffnen, z.B. im Internet Explorer.

XML-Dateityp

Der Dateityp XML (Extensible Markup Language) hat eine gewisse Ähnlichkeit mit dem HTML-

Dateityp. Die Möglichkeiten, die XML bietet, gehen aber viel weiter. Nicht nur Excel-Arbeits-

blätter, sondern auch Word-Dokumente und Access-Tabellen können im XML-Dateityp gespei-

chert werden. Darüber hinaus ist jedes Programm, das den Nur-Text-Dateityp verarbeiten kann,

in der Lage, XML-Dateien zu lesen, zu verändern und wieder zu speichern. Dabei wird aber

keine Formatierung (Layout) wie in Excel dargestellt. Programme, die Nur-Text-Dateien anzei-

gen, sind neben Excel beispielsweise Windows-WordPad und Windows-Editor.

Der große Vorteil dieses XML-Dateityps liegt darin, dass die Inhalte, also die Daten, Programm

übergreifend genutzt werden können. Und damit ist der Informationsaustausch wesentlich ver-

einfacht.

Microsoft Office Open XML-Format

Der normale, standardmäßige Dateityp für Excel 2010 Dokumente hat die Endung *.xlsx. Tat-

sächlich handelt es sich aber um XML- und andere Dateien, die komprimiert wurden. Mit einem

Pack-Programm, das ZIP-Dateien entpacken kann, wie z.B. WinZip oder ZipMagic, können Sie

sich den Inhalt einer xlsx-Datei anschauen:

Eine xlsx-Datei besteht aus mehreren XML- und anderen Dateien

OpenDocument-Kalkulationstabelle (*.ods)

Der Dateityp OpenDocument-Kalkulationstabelle (*.ods) gehört zur standardisierten Gruppe

der Offenen Dokument-Formate (ODF). Dieser Standard für Dateiformate von Bürodoku-

menten ist inzwischen in vielen Firmen und staatlichen Institutionen als Dateityp verpflichtend

eingeführt. Wie bei dem XLSX-Excel-Dateityp handelt es sich auch bei den Offenen Dokument-

Formaten um XML- und andere Dateien, die komprimiert wurden. Zwar bleiben die Formatie-

rungen in Excel 2010 erhalten, wenn Sie aber ein ODF-Dokument in einem anderen Programm

öffnen, werden eventuell spezifische Excel-Formatierungen nicht oder anders dargestellt.

http://de.wikipedia.org/wiki/Office-Paket

http://de.wikipedia.org/wiki/Office-Paket



PDF-Dateityp

Mit Hilfe moderner Programme haben wir die Möglichkeit, Dokumente layoutgetreu elektronisch

weiterzugeben. Wenn gewünscht, können die Empfänger Kommentare dazuschreiben oder

Texte markieren und Formulardaten ausfüllen. Am häufigsten wird für diese elektronischen Do-

kumente der Dateityp PDF verwendet. PDF steht für Portable Document Format. Das kostenlo-

se Programm Adobe Reader sollte auf keinem Computer fehlen. Hiermit können Sie PDF-

Dokumente lesen, die sehr häufig im Internet zum Herunterladen bereitgestellt oder auch als

eMail-Anhang (Attachment) verschickt werden.

Um ein geöffnetes Excel 2010 Dokument auch als PDF-Datei abzuspeichern, wählen Sie im

Explorerfenster Speichern unter den Dateityp PDF (*.pdf):

Optionen im Explorerfenster Speichern unter

Im unteren Teil können Sie bei umfangreichen Dokumenten Einfluss auf die PDF-Dateigröße

nehmen. Diese Optimierung bestimmt auch die Ausgabe-Qualität der PDF-Datei, besonders

wenn in Ihrem Dokument Bilder, Zeichnungen oder Grafiken enthalten sind.

Nachdem Sie die Optionen ausgewählt und auf die Schaltfläche [Speichern] geklickt haben, wird

die PDF-Datei angelegt. Unter der Voraussetzung, dass ein PDF-Leseprogramm (z.B. Adobe

Reader) auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie die PDF-Datei betrachten. Dabei werden

auch vorhandene Webadressen in Hyperlinks (Internet-Verknüpfungen) umgewandelt, und die-

se Webseiten können mit der Maus direkt aus dem Reader aufgerufen werden.

Eine PDF-Datei



15.2 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

In der Standardeinstellung ist die so genannte Symbolleiste für den

Schnellzugriff im oberen linken Bereich des Excel-Fensters mit drei

Befehlen angebracht. Sie können diese Leiste auch selbst zusammen-

stellen. Dazu stehen Ihnen fast alle Excel-Befehle zur Verfügung.

Schnellzugriff

Zum Einstellen klicken Sie in der Titelleiste auf

die Schaltfläche , rechts von der Symbolleis-

te für den Schnellzugriff. In dem Menü

aktivieren und deaktivieren Sie ein Symbol.

Außerdem können Sie die Symbolleiste un-

terhalb des Menübandes platzieren. Damit

nimmt sie die ganze Fensterbreite ein. Hier ist

sicherlich ausreichend Platz, um Ihre "Lieb-

lings"-Symbole aufzunehmen.

In dem rechts stehenden Menü werden nur

einige wenige Symbole direkt eingeschaltet.

Über die Zeile Weitere Befehle öffnen Sie die

Optionen mit der nachfolgenden Seite:

Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen

Einen Befehl markieren und dann auf Hinzufügen oder Entfernen klicken

Zunächst klicken Sie in der Liste Befehle auswählen auf

den Pfeil und wählen die Kategorie aus.

Um einen neuen Befehl (Symbol) in die Symbolleiste auf-

zunehmen, markieren Sie diesen Befehl in der linken Liste

und klicken auf die Schaltfläche [Hinzufügen]. Umgekehrt

wird ein Befehl aus der Symbolleiste gelöscht, indem Sie

ihn in der rechten Liste markieren und auf die Schaltfläche

[Entfernen] klicken.

Kategorie auswählen (verkürzt)

Mit den Pfeilen am rechten Rand können Sie die Rei-

henfolge der Symbole in der Leiste verändern.



Falls Sie sehr viele Symbole in dieser Leiste unterbringen möchten, platzieren Sie sie am besten

unter dem Menüband.

Kontextmenü

Ein Kontextmenü bietet Ihnen noch weitere Möglichkeiten, die Symbole in der Schnellzugriff-

Leiste zusammenzustellen. Wenn Sie eine Schaltfläche hinzufügen möchten, öffnen Sie die

entsprechende Registerkarte im Menüband und klicken mit der rechten Maustaste auf das ge-

wünschte Symbol. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den folgenden Befehl:

Kontextmenü

Um ein Symbol aus der Schnellzugriff-Leiste zu löschen, rufen Sie das Kontextmenü des Sym-

bols in der Schnellzugriff-Leiste auf und klicken auf den Befehl …entfernen.

15.3 Die Statusleiste einstellen

Am unteren Rand des Excel-Programmfensters liegt die Statusleiste, die Ihnen eine Reihe von

Informationen und Einstellungsmöglichkeiten liefern kann:

Statusleiste

Sie können selbst die Inhalte der Statusleiste

einstellen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die

Statusleiste, das rechts stehende Menü wird

geöffnet.

Mit einem Mausklick auf eine Zeile schalten Sie

eine Optionen ein oder aus, und mit einem

Klick in eine Zelle des Arbeitsblattes schließen

Sie wieder das Konfigurations-Menü.

Die Statusleiste einstellen



15.4 Funktionstastenbelegung

allein (ª_)+ (Strg)+ (Alt)+ (ª_)+ (Strg)+

(F1) Hilfe

Menüband

kleiner oder größer

Diagramm

einfügen

(F2) Zelle bearbeiten Zellkommentar

bearbeiten Seitenansicht

(Druckbildvorschau) Datei

speichern unter

(F3) Namen

einfügen Funktion

einfügen Namen

definieren

Überschriften als

Namen definieren

(F4) absolute / relative

Zellbezüge Suchen

wiederholen Arbeitsmappe

schließen Excel

beenden

(F5) Gehe zu

Suchenfenster

aufrufen Fenster

wiederherstellen

(F6) Nächstes

Datei-Fenster Vorheriges

Datei-Fenster

(F7) Rechtschreib-

prüfung Datei-Fenster

verschieben

(F8) Markierung

erweitern zur Markierung

hinzufügen Fenster-

Größe Dialogfeld Makro

anzeigen

(F9) alle Blätter neu

berechnen aktuelles Blatt

berechnen Datei-Fenster

minimieren

(F10) Menüleiste

aktivieren Kontextmenü

aufrufen Datei-Fenster

Vollbild

(F11) Diagramm erstel-

len neues Tabellen-

blatt einfügen Makro-Tabel-

lenblatt einfügen Makro bearbeiten

(VBA)

(F12) Datei

speichern unter Datei

speichern Datei

öffnen Drucken



16 Stichwortverzeichnis

3 3D-Arbeitsblätter ......................................... 103 3D-Bereiche ................................................ 105

A Abbrechen .................................................... 22 Abbruchfeld ................................................... 22 Abschluss ..................................................... 21 Absolute Adressierung .................................. 67 Achsen formatieren ....................................... 83 Achsenbeschriftung ...................................... 83 Addition ......................................................... 65 Adobe Reader ............................................. 120 Adressierung ................................................. 67 Aktionsrahmen .............................................. 40 Alle ersetzen ................................................. 59 Alle Programme .............................................. 7 Ändern .......................................................... 22 Änderung rückgängig .................................... 36 Ansicht Seitenlayout ..................................... 99 Anzahl der Druckexemplare........................ 101 Arbeitsblatt löschen .................................... 104 Arbeitsmappe .................................... 18, 29, 41 Argumente .................................................... 44 Arithmetisch ................................................ 106 Arretierung .................................................... 65 Aufgabenbereich ............................................. 8

Zwischenablage ........................................ 35 Auflösung .................................................... 101 Auschneiden ................................................. 38 Ausdruck ....................................................... 94 Ausfüllen ..................................................... 106 Ausgabebereich .................................. 109, 112 Ausrichtung ............................................. 49, 50 Ausschneiden ............................................... 38 Autoausfüllen .............................................. 107 Auto-Filter ................................................... 111 AutoKorrektur ................................................ 61 Automatisch speichern ................................. 27 AutoWiederherstellen ................................... 28

B Backstage ..................................................... 12 Bearbeiten-Modus ........................................ 22 Bearbeitungsleiste .................................. 24, 74 Bedingte Formatierung ................................. 76 Bedingungen ......................................... 77, 109 Beenden Excel .............................................. 17 Befehl .............................................................. 9

Auswählen ................................................ 28 Öffnen ....................................................... 29 Speichern unter ........................................ 27 Wiederherstellen ....................................... 37 Wiederholen ............................................. 37 Zellen löschen ........................................... 42

Befehlsaufruf ................................................... 9 Befehlsgruppe ................................................. 9

Achsen ...................................................... 86 Arbeitsmappenansichten .................... 75, 98 Ausrichtung ......................................... 49, 56 Bearbeiten .......................................... 24, 41

Beschriftungen .................................... 84, 89 Daten ......................................................... 83 Definierte Namen ...................................... 72 Diagramme ................................................ 81 Diagrammformatvorlagen .......................... 88 Diagrammlayouts ...................................... 88 Dokumentprüpfung .................................... 60 Fenster ................................................ 65, 73 Formatvorlagen ......................................... 70 Formelüberwachung .................................. 68 Formenarten .............................................. 91 Funktionsbibliothek ............................. 45, 47 Illustrationen .............................................. 91 Ort ............................................................. 86 Schriftart .................................................... 54 Seite einrichten ......................................... 95 Sortieren und Filtern ................................ 113 Zahl ........................................................... 51 Zellen ................................................ 53, 103 Zwischenablage ............................ 35, 38, 39

Benutzerdefiniert ........................................... 44 Benutzername ............................................... 26 Berechnen ..................................................... 65 Bereich .......................................................... 33 Bereich markieren ......................................... 33 Bereichsnamen ............................................. 71 Bereit ............................................................. 21 Beschriftungs-Zahlen .................................... 86 Bestätigungsfeld ...................................... 22, 85 Bildlaufleiste ............................................ 15, 80 Bildschirm ........................................................ 8 Bildschirmanzeige ......................................... 24 Bildschirmdarstellung .................................... 50 Bildtoos ......................................................... 82 Blatt löschen ................................................ 104 Blättern .......................................................... 15 Blattnamen .................................................. 103 Blattregister ................................................. 103 Breite ............................................................. 49 Browser ....................................................... 119 Buchhaltungsformat ...................................... 50

C Courier .......................................................... 56 Cube .............................................................. 44 Cursor ........................................................... 23 Cursortaste .................................................... 20

D Darstellung .................................................... 55 Datei ........................................................ 17, 27

Beenden .................................................... 17 Drucken ..................................................... 94 Druckereinrichtung .................................... 94 Erweiterung ....................................... 26, 118 Format ..................................................... 118 Laden ........................................................ 29 Löschen ..................................................... 42 Name ......................................................... 26 Öffnen........................................................ 29 Schließen .................................................. 28



Speichern .................................................. 27 Typ .................................................... 26, 118

Datei-Menü ............................................. 11, 26 Öffnen ....................................................... 29 Seitenansicht ............................................ 94

Datei-Menü schließen ................................... 12 Daten füllen ................................................. 106 Datenbalken .................................................. 79 Datenbank ........................................ 7, 44, 108 Datenbeschriftung ......................................... 89 Dateneingabe ......................................... 21, 22 Datenillustration ............................................ 78 Datenreihe .................................................... 83 Datensatz .................................................... 110 Datenverlust .................................................. 17 Datum ..................................................... 44, 99 Datumsseriennummer .................................. 52 Datumswert ................................................. 107 Designs ......................................................... 71 Dezimalstellen .............................................. 52 Dezimaltrennzeichen .............................. 51, 52 Diagramm ................................................. 7, 81

Assistent ................................................... 81 Datenbereich ................................ 81, 89, 93 Formatvorlagen ......................................... 88 Größe ändern ........................................... 84 Layout ....................................................... 88 Optionen ............................................. 89, 91 Text einfügen ............................................ 92 Tools ......................................................... 82 Typ ............................................................ 87 Verschieben ........................................ 86, 89

Dialogfeld AutoKorrektur ............................................ 62 Datenbeschriftungen formatieren ............. 90 Form formatieren ...................................... 91 Funktion einfügen ..................................... 46 Funktionsargumente ................................. 46 Gehe Zu .................................................... 19 Inhalte einfügen ........................................ 39 Legende formatieren ................................. 86 Manager für Regeln .................................. 77 Neue Arbeitsmappe .................................. 30 Neue Formatierungsregel ......................... 76 Öffnen ....................................................... 29 Rechtschreibung ....................................... 60 Seite einrichten ................................. 95, 101 Sortieren ................................................. 116 Suchen und Ersetzen ............................... 59 Zellen formatieren ......................... 50, 51, 55 Zoom ......................................................... 21

Dialogfenster Drucken .................................................. 101 Neues Dokument ...................................... 30 Speichern unter ........................................ 25

DIN A4 .......................................................... 95 Division ......................................................... 65 Dokumentwiederherstellung ......................... 28 Dollarzeichen .......................................... 67, 72 Doppelklick ................................................... 30 Doppelpfeil .................................................... 49 Drag & Drop .................................................. 40 Druckbereich ............................................... 101 Druckbildvorschau ........................................ 94 Drucken .............................................. 100, 101

Drucker Eigenschaften ......................................... 101 Name ....................................................... 101

Druckereinrichtung ........................................ 94 Druckexemplare .......................................... 101 Druckformate ................................................. 70 Drucklayout ................................................... 99 Druckoptionen ............................................... 96 Drucktitel ....................................................... 97 Durchgestrichen ............................................ 55

E Eck-Zellen ..................................................... 33 Editieren ........................................................ 22 Editiermodus ................................................. 30 Einfügemodus ......................................... 22, 23 Einfügen .................................................. 53, 64

Namen ....................................................... 71 Eingabefeld ................................................. 110 Eingabemaske ............................................ 109 Eingabe-Taste ................................................. 6 Eingeben ....................................................... 21 Endwert ....................................................... 106 Enter-Taste...................................................... 6 Ersetzen ........................................................ 59 Excel 2007....................................................... 7 Excel 97-2003-Format ................................. 118 Excel starten.................................................... 7 Excel-Bildschirm .............................................. 8 Explorer ......................................................... 30 Explorerfenster .............................................. 25

F Farbe ............................................................. 55 Farbpalette .................................................... 58 Farbskalen .................................................... 79 Fehler ...................................................... 22, 68 Fehlermeldung .............................................. 69 Fehlersymbol ................................................. 68 Fehlerüberprüfung ......................................... 68 Feld-Name .................................................. 108 Fenster .......................................................... 73

Fixieren ...................................................... 65 Rand .......................................................... 34 Teilen................................................... 73, 80 Vollbild ....................................................... 18 Wechseln .................................................. 75

Festplatte ................................................ 25, 41 Fett ................................................................ 55 Filter .................................................... 111, 113 Finanzmathematik ......................................... 44 Format ........................................................... 48

Ausrichtung ............................................... 49 Zellen ........................................................ 50

Formatarten ................................................... 70 Formatmöglichkeiten ..................................... 52 Formatvorlagen ............................................. 70 Formel ..................................................... 23, 65 Fülleffekte ...................................................... 88 Füllen .......................................................... 106 Füllfarbe ........................................................ 58 Funktion einfügen .......................................... 45 Funktionen .................................................... 44 Funktions-Assistent ....................................... 45 Funktionsbereiche ........................................... 7



Funktionsname ............................................. 44 Funktionstasten .......................................... 123 Fußzeile ........................................................ 98

G Ganze Spalte ................................................ 34 Ganze Zeile .................................................. 34 Ganzer Bildschirm ........................................ 75 Ganzes Tabellenblatt .................................... 34 Gehezu-Taste ......................................... 72, 80 Gitternetzlinien ........................................ 86, 97 Gleichheitszeichen ........................................ 23 Größenachse ................................................ 83 Großschreib-Taste .......................................... 6 Groß-Taste ..................................................... 6 Gruppe .................................................... 9, 104

Achsen ...................................................... 86 Arbeitsmappenansichten .......................... 75 Arbeitsmappenansichten .......................... 98 Ausrichtung ......................................... 49, 56 Bearbeiten .......................................... 24, 41 Beschriftungen .................................... 84, 89 Daten ........................................................ 83 Definierte Namen ...................................... 72 Diagramme ......................................... 81, 89 Diagrammformatvorlagen ......................... 88 Diagrammlayouts ...................................... 88 Dokumentprüfung ..................................... 60 Fenster ................................................ 65, 73 Formatvorlagen ......................................... 70 Formelüberwachung ................................. 68 Formen ..................................................... 92 Formenarten ............................................. 91 Funktionsbibliothek ............................. 45, 47 Illustrationen ............................................. 91 Ort ............................................................. 86 Schriftart ................................................... 54 Seite einrichten ......................................... 95 Sortieren und Filtern ............................... 113 Text ........................................................... 98 Zahl ..................................................... 50, 67 Zellen ................................................ 41, 103 Zwischenablage ............................ 35, 38, 39

Gruppenmodus ........................................... 104

H Hauptgitternetz ............................................. 86 Hilfe ............................................................... 14 Hilfe-Fenster ................................................. 15 Hilfsgitternetz ................................................ 86 Hintergrundfarbe ..................................... 58, 88 Hochformat ................................................... 95 Hochgestellt .................................................. 55 Hochstell-Taste ............................................... 6 Höhe ............................................................. 49 Horizontal teilen ............................................ 74 HTML .......................................................... 119 Hyperlinks ............................................... 41, 42

I Infobereich .................................................... 35 Information .................................................... 44 Inhalte löschen.............................................. 41 Inkrement .................................................... 106 IntelliMaus ..................................................... 20

Internet Explorer .......................................... 119 Intervall .......................................................... 28 Italic ............................................................... 55

J Ja-Argument ............................................ 75, 80 Jahr ............................................................. 107 Jahressumme ................................................ 23

K Karteikasten ................................................ 108 Kompatibilität ................................................. 44 Konstante ................................................ 65, 66 Konstruktion .................................................. 44 Kontextbezogenes Werkzeug ....................... 82 Kontextmenü ........................................... 13, 36 Kontext-Symbolleiste ..................................... 13 Kopf- und Fußzeilentools .............................. 98 Kopfzeile ....................................................... 98 Kopien ......................................................... 101 Kopieren ........................................................ 36 Kreisdiagramm .............................................. 89 Kriterienbereich ................................... 109, 112 Kursiv ............................................................ 55

L Laden, Datei .................................................. 29 Laufwerk ........................................................ 41 Leerflächen aus-/einblenden ....................... 100 Legende ........................................................ 85 Letter Papier .................................................. 95 Linien entfernen ............................................ 58 Linien ziehen ................................................. 57 Linksbündig ................................................... 50 Listenbereich ............................................... 109 Livevorschau ..................................... 54, 70, 71 Logik .............................................................. 44 Löschen ......................................................... 41 Löschsymbol ................................................. 42

M Markieren .......................................... 23, 33, 34 Markierungspunkt .......................................... 91 Maske .......................................................... 109 Mathematische Operatoren ........................... 65 Matrix ............................................................. 44 Mauskreuz ....................................... 49, 91, 107 Max(Bereich) ................................................. 44 Mehrere Bedingungen ................................. 114 Mehrere Bereiche .......................................... 34 Mehrere Spalten ............................................ 48 Menü ............................................................. 12 Menü Datei schließen.................................... 12 Menüband ....................................................... 9 Menüband minimieren ................................... 11 Microsoft Office Open XML-Format ............. 119 Min(Bereich) .................................................. 44 Mini-Symbolleiste .......................................... 14 Mittelwert(Bereich) ........................................ 44 Modus............................................................ 21 Modusanzeige ............................................... 21 Monat .......................................................... 107 Monatsname................................................ 107 Multifunktionsleiste .......................................... 9 Multiplikation ................................................. 65



Muster ........................................................... 58

N Namenfeld .................................................... 72 Nein-Argument ........................................ 75, 80 Neue Arbeitsblätter ..................................... 103 Neue Arbeitsmappe ...................................... 30 Neue Datenbank ................................. 109, 117 Neue Zeilen ............................................ 53, 64 Neuer Dateiname .......................................... 26 Neues Dokument .......................................... 30 Normalansicht ............................................... 98 NumLock ....................................................... 20 Nummernblock .............................................. 20 Nur-Text-Datei ............................................ 118

O Oder-Verknüpfung ...................................... 114 ods .............................................................. 119 Office-Design ................................................ 71 Office-Schaltfläche ........................................ 11 Office-Zwischenablage ................................. 35 OpenDocument ........................................... 119 Operator ...................................................... 114 Ordner ........................................................... 25

P PDF-Dokument ........................................... 120 Pluszeichen .................................................. 24 Präsentation .................................................. 81 Priorität ......................................................... 71 Programme ..................................................... 7 Programm-Fenster ........................................ 18 Proportional-Schrift ....................................... 56 Prozentsatz ................................................... 66 Prozentwert ................................................. 106 Punkt ............................................................. 56 Punktgröße ................................................... 55

Q Quelle ........................................................... 36 Querformat .................................................... 95 Quickinfo ....................................................... 10

R Radmaus ...................................................... 20 Rad-Maus ..................................................... 10 Rahmen ........................................................ 88 Rangfolge ..................................................... 71 Raster ........................................................... 86 Rechenvorgang ............................................ 23 Rechenzeichen ............................................. 65 Rechtsbündig ................................................ 49 Rechtschreibprüfung ..................................... 60 Rechtschreibung ..................................... 60, 64 Recorder-Icon ............................................. 103 Regionale Einstellungen ............................... 51 Register .......................................................... 9

Ansicht ................................................ 65, 73 Ausfüllen ................................................... 58 Ausrichtung ............................................... 50 AutoKorrektur ............................................ 62 Daten ...................................................... 113 Einfügen ........................................ 81, 89, 98 Entwurf .................................... 83, 87, 93, 99

Format ................................................. 31, 91 Formeln ............................................... 45, 47 Layout........................................................ 83 Papierformat .............................................. 95 Rahmen ..................................................... 57 Regionale Einstellungen ........................... 51 Schrift .................................................. 55, 77 Seitenlayout............................................... 95 Start ................................... 24, 43, 48, 76, 78 Tabelle....................................................... 96 Texte ......................................................... 31 Überprüfen ................................................ 60 Zahlen ....................................................... 31

Registerkarte ................................................... 9 Blättern ...................................................... 10 Datei .......................................................... 11 Minimieren ................................................. 11

Registerseite Zahlen ..................................... 51 Registerzunge ............................................. 103 Reihe ........................................................... 106 Relative Adressierung ................................... 67 Return-Taste ................................................... 6 Rollbalken ..................................................... 15 Rückgängig ................................................... 36

S Sammeln und einfügen ................................. 40 Schaltfläche ..................................................... 9

Anpassen .................................................. 51 Diagrammtools .......................................... 82 Erstellen .................................................... 31 Excel beenden ........................................... 17 Excel Optionen .......................................... 32 Formatieren ............................................... 70 Hinzufügen .............................................. 121 Neue Regel ............................................... 77 Normal ....................................................... 98 Öffnen........................................................ 30 OK ............................................................. 46 Optionen .................................................... 18 Regel löschen ........................................... 78 Schriftart .................................................... 54 Seitenumbruchvorschau............................ 98 Speichern .................................................. 26 Start ............................................................. 7 Tools.......................................................... 27 Weiter ........................................................ 69 Weitersuchen ............................................ 59 Zurück ....................................................... 69

Schiebeleiste ................................................. 15 Schließen ...................................................... 28 Schnellzugriff ......................................... 13, 121 Schriftart ........................................................ 54 Schriftgrad ..................................................... 55 Schriftgröße ................................................... 55 Schriftstil .................................................. 54, 55 Schrittwert ................................................... 106 Seite einrichten ............................................. 95 Seiten drucken ............................................ 101 Seiten pro Blatt ............................................ 101 Seitenansicht ................................................. 94 Seitenlayout .................................................. 99 Seitennummer ............................................... 99 Seitenränder .................................................. 96 Seitenumbruch .............................................. 98



Seitenumbruchvorschau ............................... 98 Shift-Taste ...................................................... 6 Sicherheits-Meldungen ................................. 42 Sicherungskopie ........................................... 27 Skalierung ..................................................... 96 SmartTag ...................................................... 39 Sortieren ............................................. 101, 115 Spalten .......................................................... 18 Spalten einfügen ........................................... 53 Spalten markieren ......................................... 34 Spaltenbreite ................................................. 48 Spaltenkopf ................................................... 42 Spaltenüberschrift ......................................... 96 Speichern ................................................ 25, 26 Speichern unter ............................................ 27 Speicherort ................................................... 26 Spezial-Filter ............................................... 111 Standardbreite .............................................. 48 Standard-Ordner ........................................... 26 Standard-Schriftart ........................................ 55 Standard-Speicherort .................................... 26 Starten Excel .................................................. 7 Startmenü ....................................................... 7 Start-Schaltfläche ..................................... 7, 94 Statistik ......................................................... 44 Statistische Auswertung ............................... 44 Statusleiste ........................................... 23, 122 Stoppwert .................................................... 106 Subtraktion .................................................... 65 Suchen .......................................................... 59 Suchen und Ersetzen ................................... 59 Summe ......................................................... 24 Summe(Bereich) ........................................... 44 Summen ....................................................... 23 Symbol ...................................................... 9, 13

Alle einfügen ............................................. 40 Alle löschen .............................................. 40 Ausschneiden ..................................... 38, 43 Bedingte Formatierung ....................... 76, 78 Buchhaltungsformat .................................. 50 Datenbeschriftungen ................................. 89 Diagramm verschieben ............................. 86 Diagrammtitel ............................................ 84 Diagrammtyp ändern ................................ 87 Einfügen .................................. 38, 39, 43, 53 Erweitert .................................................. 113 Fehler ........................................................ 68 Fehlerüberprüfung .................................... 68 Fenster fixieren ......................................... 65 Fett ............................................................ 55 Filtern ...................................................... 112 Format ...................................................... 48 Formen ..................................................... 91 Füllbereich .............................................. 106 Füllfarbe .................................................... 58 Funktion einfügen ..................................... 45 Ganzer Bildschirm .................................... 75 Gitternetzlinien .......................................... 86 Größe ........................................................ 95 Hilfe ........................................................... 14 Kopieren ................................. 36, 37, 40, 43 Kreis .......................................................... 89 Kursiv ........................................................ 55 Leere Arbeitsmappe ................................. 31 Linksbündig ............................................... 50

Löschen ............................................... 41, 42 Maske ...................................................... 109 Maximieren ................................................ 18 Namen definieren ...................................... 72 Office ......................................................... 11 Programm.................................................. 16 QuickInfo ................................................... 13 Rahmenlinien ............................................ 57 Rechtsbündig ............................................ 50 Rechtschreibung ....................................... 60 Rückgängig ................................... 14, 36, 43 Säule ......................................................... 81 Schließen .................................................. 17 Schnelldruck ............................................ 100 Schriftfarbe ................................................ 55 Schriftgrad ................................................. 55 Seitenlayout............................................... 99 SmartTag ................................................... 39 Sortieren .................................................. 115 Speichern ............................................ 17, 27 Suchen ...................................................... 15 Summe ...................................................... 24 Teilen......................................................... 73 Text ........................................................... 92 Unterstreichen ........................................... 55 Verbinden und zentrieren .......................... 57 Währung.................................................... 51 Wiederherstellen ....................................... 37 Wiederholen .............................................. 37 Zeile/Spalte wechseln ............................... 83 Zellenformatvorlagen................................. 70 Zentriert ..................................................... 50 Zoom ......................................................... 94 Zwischenablage ........................................ 35

Symbolleiste Anpassen ................................................ 121 Hilfe ........................................................... 15 Kontext ...................................................... 54 Mini ............................................................ 14 Schnellzugriff ....................................... 13, 32

Symbolsätze .................................................. 79 Systemabsturz......................................... 28, 94 Systray .......................................................... 35

T Tabelle .................................................... 18, 48 Tabelle markieren ......................................... 48 Tabelle1 ...................................................... 104 Tabellen-Datei ............................................... 29 Tabellen-Fenster ........................................... 18 Tabellenkalkulation ......................................... 7 Tabellennamen ändern ............................... 103 Tabellenvorlage ............................................. 31 Tabellenzellen einfügen ................................ 53 Tag .............................................................. 107 Tastatur ......................................................... 12 Tastaturbefehl ............................................... 12 Tastatur-Modus ............................................. 12 Tastenkombinationen ...................................... 6 Tausender-Trennzeichen .............................. 52 Teilung aufheben .......................................... 75 Text ............................................................... 44 Text kopieren ................................................. 36 Text-Symbol .................................................. 92 thmx............................................................... 71



Tiefgestellt .................................................... 55 TimesRoman ................................................ 56 Titel ......................................................... 65, 84 Trend .......................................................... 106 Trigonometrische Funktionen ....................... 44

U Überschreibmodus .................................. 22, 23 Überschriften .......................................... 56, 57 Uhrzeit .......................................................... 99 Umschalt-Taste ............................................... 6 Und-Verknüpfung ........................................ 114 Unterstreichen .............................................. 55 Unterverzeichnis ........................................... 32

V Variable ......................................................... 66 Verbinden und zentrieren ............................. 57 Vergrößern .................................................... 96 Verkleinern .................................................... 96 Verknüpfung ....................................... 114, 117 Versetzen ...................................................... 38 Vertikal teilen ................................................ 74 Vollbild .......................................................... 18 Vorlage ......................................................... 31 Vorschau ....................................................... 94

W Währung ....................................................... 51 Webseite ..................................................... 119 Webseite speichern .................................... 119 Wechseldatenträger ............................... 25, 41 Weitersuchen ................................................ 59 Wenn ...................................................... 75, 80 Wenn-Funktion ............................................. 75 Wheel-Maus ................................................. 20 Wiederhergestellt .......................................... 28 Wiederherstellen ..................................... 37, 43 Wiederholen ................................................. 37 Windows ......................................................... 7 Windows-Explorer ......................................... 30 Windows-Fenster .......................................... 73 Windows-Taste ............................................... 6 Windows-Zwischenablage ...................... 35, 38 Wissenschaftliche Schreibweise .................. 52 Wochentag ................................................. 107

X xlsx .............................................................. 119 xml ............................................................... 119

Z Zahleneingabe .............................................. 23 Zahleneingabeblock ...................................... 20 Zahlenformat ................................................. 51 Zahlen-Formatierung ..................................... 50 Zahlenreihe ................................................. 106 Zeichenformatierung ..................................... 54 Zeichnen ....................................................... 90 Zeigen ........................................................... 24 Zeile/Spalte wechseln ................................... 83 Zeilen ............................................................ 18 Zeilen einfügen .............................................. 53 Zeilen markieren ........................................... 34 Zeilenhöhe .................................................... 49 Zeilenkopf .......................................... 34, 42, 97 Zeilenumbruch ........................................ 22, 50 Zeit .......................................................... 44, 99 Zeiteinheit .................................................... 107 Zeitformat .................................................... 107 Zeitseriennummer ......................................... 52 Zelladresse .................................................... 18 Zellcursor .............................................. 18, 105 Zelle .............................................................. 18 Zelleintrag ..................................................... 24 Zellen formatieren ................................... 49, 55 Zellen kopieren .............................................. 36 Zellen löschen ......................................... 42, 43 Zellinhalt .................................................. 38, 50 Zellinhalt ersetzen ......................................... 59 Zellzeiger ....................................................... 18 Zentriert ................................................... 49, 56 Ziehen und fallenlassen ................................ 40 Ziel ................................................................ 36 Ziffer 0 ........................................................... 23 Zoom ............................................................. 82 Zoomen ......................................................... 20 Zugriffstaste .................................................. 12 Zuletzt verwendete Dokumente ..................... 30 Zwischenablage ...................................... 35, 38

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